C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas

Documentación Contable

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.(1)

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operación comercial. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos documentos mercantiles se envían al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
(1) GIRALDO JARA, Demetrio “Documentación mercantil” teoría y práctica, Editora Fecat 2007 p. 15
Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 1

Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. Rafael J.C. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o más personas.P. b. haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras. e. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 2 .C. c. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. derechos y valores. a. Sirve para conocer al dueño de los bienes. podemos decir que: documentación mercantil es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que servirá para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal. el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. Aguilar Salinas Documentación Contable En conclusión. identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras. archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.C. Importancia La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión. Constituye el orden y la organización de las empresas. d.

Solicitud de compra. Orden de compra. Cheque Documentos bancarios       Nota de débito bancario. Estado de cuenta corriente. Carta de crédito. Factura Conformada. Guía de Remisión . Guía de Remisión . Nota de crédito bancario. Recibo por honorarios.C. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 3 . Notas de pedido. Vale de entrada y salida. Proforma. Aguilar Salinas Documentación Contable PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES Documentos internos        Recibos ingresos y egresos. Comprobantes de pago           Factura. Comprobante de Retención.C. Nota de Crédito y Débito.Transportista.C. Papeleta de retiro. Títulos valores     Letras de cambio.P. Comprobante de Percepción.Remitente. Liquidación de compra. Tarjetas de control de almacén. Papeleta de depósito. Pagaré. Ticket o cinta emitida por máquina registradora. Rafael J. Boletas de venta.