C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas

Documentacin Contable

DOCUMENTACIN MERCANTIL

Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma tcnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.(1)

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operacin comercial. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos documentos mercantiles se envan al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
(1) GIRALDO JARA, Demetrio Documentacin mercantil teora y prctica, Editora Fecat 2007 p. 15
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En conclusin, podemos decir que: documentacin mercantil es toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que servir para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal. Importancia La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido
dentro del plazo establecido.

a. b. c. d. e.

Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. Constituye el orden y la organizacin de las empresas. Sirve para conocer al dueo de los bienes, derechos y valores. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o ms personas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

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PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES Documentos internos Recibos ingresos y egresos. Vale de entrada y salida. Solicitud de compra. Orden de compra. Proforma. Notas de pedido. Tarjetas de control de almacn.

Comprobantes de pago Factura. Recibo por honorarios. Boletas de venta. Liquidacin de compra. Ticket o cinta emitida por mquina registradora. Nota de Crdito y Dbito. Gua de Remisin - Remitente. Gua de Remisin - Transportista. Comprobante de Retencin. Comprobante de Percepcin.

Ttulos valores Letras de cambio. Pagar. Factura Conformada. Cheque

Documentos bancarios Nota de dbito bancario. Nota de crdito bancario. Estado de cuenta corriente. Papeleta de depsito. Papeleta de retiro. Carta de crdito.

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