C.P .C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas

Documentación Contable

INTRODUCCIÓN
La presente obra tiene como propósito brindarles el conocimiento, dinámica, elaboración, manejo e interpretación; de los documentos básicos y fundamentales de la contabilidad; viabilizando y haciendo posible el normal desarrollo y funcionamiento de las actividades comerciales que derivan del objeto social de una organización. Entre estas herramientas destacan sin duda los documentos, a través de los cuales se plasman las decisiones, acuerdos y se realizan actos comerciales propios de un negocio teniendo en cuenta las causas y efectos de su utilización. Nuestra actividad profesional, nos exige saber utilizar correcta y oportunamente estos documentos, por medio de los cuales se deja constancia escrita, de las diversas transacciones realizadas por las empresas, evitando futuros litigios o malos entendidos; también debemos ser conscientes de sus implicancias contables, legales y tributarias que derivan de ellos. En esta oportunidad, desarrollamos temas relacionado a documentación mercantil, el comercio, la empresa y principales documentos internos utilizados en las empresas; desarrollando con un lenguaje sencillo y claro la parte práctica del uso de estos documentos.

CPCC. Rafael Jacobo Aguilar Salinas.

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C.P .C.C. Rafael J. Aguilar Salinas

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ÍNDICE CAPÍTULO I
Documentación Mercantil ........................................................................................ 4 El Comercio................................................................................................................ 6 La Empresa................................................................................................................ 8 Recibo de Ingreso a Caja ......................................................................................... 11 Recibo de Egreso de Caja ..........................................................................................11 Vale .......................................................................................................................... 13 Nota de Pedido .........................................................................................................15 Proforma ..................................................................................................................17 Solicitud de Compra .............................................................................................. 19 Orden de Compra................................................................................................... 21 Kardex de Almacén ..................................................................................................26 Bibliografía ..............................................................................................................31

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CAPÍTULO I Documentación Mercantil, El Comercio, La Empresa y Documentos Internos

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Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 4 . a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas. reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. podemos decir que: documentación mercantil es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que servirá para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal.P . En conclusión. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito.C. archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.(1) Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza. pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales. Importancia La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión. Estos documentos mercantiles se envían al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Rafael J. y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operación comercial. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Aguilar Salinas Documentación Contable DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial. sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas. sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.C.C. el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco. o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria. sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con los documentos internos que utiliza la empresa.

P . PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES Documentos internos        Recibos ingresos y egresos. Recibo por honorarios. Solicitud de compra. Constituye el orden y la organización de las empresas. c. Factura Conformada. Comprobante de Percepción. Comprobantes de pago           Factura. b. identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras. haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o más personas. Comprobante de Retención. e. Guía de Remisión . Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.Remitente.C.C.C.Transportista. derechos y valores. Orden de compra. Nota de Crédito y Débito. Editora Fecat 2007 p. Vale de entrada y salida. d. Títulos valores     Letras de cambio. Ticket o cinta emitida por máquina registradora. Guía de Remisión . Boletas de venta. Tarjetas de control de almacén. Rafael J. Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. Liquidación de compra. Pagaré. a. Notas de pedido. Demetrio “Documentación mercantil” teoría y practica. Sirve para conocer al dueño de los bienes. el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. 15 Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías. Proforma. Cheque 5 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta . Aguilar Salinas Documentación Contable (1) GIRALDO JARA.

Por internet: a. percibiendo una utilidad deseada.  Papeleta de retiro. b. Por su extensión: a.P . d. CLASES DE COMERCIO Por el medio de transporte: a.  Nota de crédito bancario. Minorista. Al crédito. sea para su uso. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 6 . Mayorista. Aéreo. Regional. Acuático. Internacional Por su volumen: a. Por su forma de pago: a. es el intercambio o transacción de algo a cambio de otra cosa de igual valor. b. para su venta o para su transformación.(2) El comerciante es la persona física o jurídica que se dedica al comercio en forma habitual. EL COMERCIO Se denomina comercio a la actividad socio económica consistente en la compra y venta de bienes. c. Terrestre. Aguilar Salinas Documentación Contable Documentos bancarios  Nota de débito bancario.C. b.C. Rafael J. Nacional. b.C. Al contado. Local.  Papeleta de depósito.  Carta de crédito.  Estado de cuenta corriente. c. Comercio electrónico.

. quien usa o consume la mercancía. Comercio por comisión Es el que se realiza a cuenta de otro.venta de mercancías cuyo comprador no es consumidor final de la mercancía. Aguilar Salinas Documentación Contable (2) GIRALDO JARA.venta de mercancías cuyo comprador es el consumidor final. que la emplee como materia prima para su transformación en otra mercancía o producto.C. p. Cit. Demetrio “Documentación mercantil” teoría y practica. Comercio interior Es el que se realiza entre personas que se hallan presentes en el mismo país. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 7 . es decir. Rafael J. 17 TIPOS DE COMERCIO Comercio mayorista Conocido también como "comercio al por mayor" o "comercio al mayor" es la actividad de compra . La compra con el objetivo de vendérsela a otro comerciante o a una empresa manufacturera. Comercio minorista Conocido también como "comercio al por menor".C. Ob.P . "comercio detallista". "comercio al menor". sujetos a la misma jurisdicción Comercio exterior Es el que se efectúa entre personas de un país y las que viven en otro.C. es la actividad de compra .

Rafael J. Personal Jerárquico. y ejecución de todas las actividades que se realizan para la obtención de los objetivos. 8. los elementos son los siguientes: a. administración y custodia de bienes.(3) La empresa es una organización legalmente constituida que puede tener como propietario uno o varias personas naturales y/o jurídicas contando con recursos humanos. Gerentes de Área o Sub-Gerentes. se encuentran ubicados en los órganos de gobierno. Personal Operativo de apoyo y servicio. 4. 4. Elevada inflación. materiales. Elementos de la empresa Son los recursos fundamentales que se necesitan para su empleo y uso por la administración en la dirección. La pérdida que genera una empresa no solo están ligadas a la falta de capacidad o gestión por parte de los empresarios si no también a factores externos tales como: 1. renta.C.C. pero respaldada por su patrimonio y reservas. remanente. Representado por el Gerente General o Administrador General. 2. comercializar o prestar servicios. Personal Técnico sin rango jerárquico jefatural. 3. 2. temperatura etc. de dirección y son los máximos directivos de la organización. transformación. y cuyo objetivo fundamental es la obtención de utilidad (lucro. 2. La falta de incentivos tributarios de los gobiernos de turno. Fenómenos naturales: tales como terremotos. gestión.P . Directores y Presidente del Directorio. incendios. Aguilar Salinas Documentación Contable LA EMPRESA 1. tiene como finalidad producir bienes. puede encontrarse con pérdida en determinados períodos. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 8 .C. Recursos Humanos 1. (3) ROSALES QUEZADA. circulación. e incrementarlo en forma efectiva en el transcurso del tiempo. beneficio o superávit). Beder “Contabilidad de costos comerciales y servicios” Guía Didáctica SUA p. Aplicación de impuestos que reducen o eliminan los presupuestos de inversión. o para la prestación de servicios. económicos y financieros. 3. en un ámbito geográfico determinado. Concepto Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la producción. Pero que sucede si la empresa no obtiene utilidad al final del ejercicio económico ¿significa que ya no es empresa? Si sigue siendo empresa hasta que no se produzca su liquidación.

Realiza sus actividades baja tal denominación o siglas SAC cuenta con un máximo de 20 socios. Finalidad La finalidad primordial es la de rentabilidad en un determinado periodo de tiempo 4. Cuyas siglas son EIRL. Sociedad de Responsabilidad Limitada Cuyas siglas son SRL cuenta con un máximo de 20 socios y su capital esta representado por participaciones. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 9 . Por su forma organizativa a. e. Rafael J.C. Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pública de constitución y está inscrita en el registro de personas jurídicas. b. c. 3. Recursos materiales.C. Sociedad anónima Abierta. Pertenece a un solo dueño con personería jurídica es totalmente diferente a la empresas unipersonales puesto que estas empresas cuentan con escritura pública de constitución. B. Persona Natural. 2. d. b. Sociedad Anónima Cerrada. Sociedad Colectiva Sociedad de tipo persona lista dedicada en nombre colectivo a la explotación de su objeto social el mínimo de socios son dos. Por su constitución a. Materiales y útiles de escritorio 3. Clasificación A. Aguilar Salinas Documentación Contable b. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.C. Son aquellas empresas unipersonales que se constituyen sin escritura pública de constitución se realiza mediante tramites municipales. 1.P . Materia prima e insumos. Realiza sus actividades baja tal denominación o siglas SAA cuenta con un número ilimitado de socios y sus acciones se cotizan en la Bolsa de Valores. Muebles y enceres. Persona Jurídica.

Empresas que se dedican a la compra y venta de productos. Por la procedencia del capital a. 9. Por su naturaleza: 1. (4) ROSALES QUEZADA. Extractivas. pesquera. Beder “Contabilidad de costos comerciales y servicios” Guía Didáctica SUA p. artículos o mercancías.C.Empresas que se dedican a las diversas actividades de fabricación.P . transformando la materia prima e insumos en productos o artículos. Ejemplo: fábricas de harina. con duración indefinida que tienen por finalidad ejecutar las políticas del gobierno de turno que en representación del estado deben desarrollar y controlar las operaciones y el mantenimiento de las actividades productivas y de servicios considerados estratégicos para preservar la seguridad nacional.C. En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente. azúcar. Públicas. Servicios. Agrícolas. 3. Cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. Aguilar Salinas Documentación Contable C. Transformación.Se dedican a la crianza y producción de animales. obteniendo de esta transferencia la utilidad necesaria para continuar con el siglo de seguir comprando y vendiendo. vigilancia. Comerciales. mensajería.Empresas que se dedican a la prestación de diferentes servicios ejemplo: servicios de consejería.C. Las empresas estatales son personas jurídicas de derecho público de propiedad del estado. operaciones bancarias. Pueden ser nacionales o extranjeros. artesanal. 5. cerveceras y conserveras.Son aquellas empresas que se dedican al cultivo y producción de las plantas y árboles de consumo alimenticio. 7.(4) D. su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Pecuarias. financieras y de servicios públicos. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 10 . 6. Producción Natural.(4) b. Cía.La crianza y reproducción de los peces en las piscigranjas. Privadas. 4. 2. de seguros. Rafael J.Se dedican a la extracción minera.

amortización.C. Aguilar Salinas Documentación Contable DOCUMENTOS INTERNOS Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades. Este documento de uso interno.P .C. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 11 . de un cobro. se redacta por duplicado.C. no existiendo normatividad legal que obligue su utilización. o cualquier otro concepto. RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un préstamo otorgado o recibido. Rafael J. el original para el que otorga y la copia para el que recibe. Estos documentos deben estar firmados y sellados en señal de aprobación y autorización.

001-5687 a Hotel Palma Real por separación de su auditorio para los días 26 y 27 de febrero.00 Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles Eliminación de desmonte 01 febrero 12 Carlos Rodríguez M 32961735 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 12 .00 a cuenta de la F/.C.C. cancela la cantidad de S/. Solución: 2.P .000.000. 2. 150.00 Inversiones Pacífico SAC Dos mil y 00/100 nuevos soles Pago a cuenta por separación del auditorio Para los días 26 y 27 de febrero del 2012 01 febrero 12 150. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable Casos prácticos Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 cancela S/.C.00 al señor Carlos Rodríguez Méndez por concepto de eliminación de desmonte. Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real.

C.P . Rafael J. Modelo de vale VALE CANT.C.C. DETALLE ALMACENERO Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 13 . Aguilar Salinas Documentación Contable VALE Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su personal. otorgándoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el departamento de tesorería o el departamento de almacén.

VALE 02 03 2012 Manuel Quispe Araujo CANT. el cual será utilizado para realizar el transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.C. Aguilar Salinas Documentación Contable Caso práctico: Con fecha 02/03/2012 el señor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer de la empresa de transportes “El Nazareno ” solicita autorización para retirar de los almacenes 50 galones de petróleo.00 S/. Rafael J. 50 DETALLE Galones de petróleo S/.C.P . 600.00 ALMACENERO Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 14 .C. 600.

indicando cantidad.P . los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado. Rafael J. para que a través de él.C. Aguilar Salinas Documentación Contable NOTA DE PEDIDO O VENTA Es el documento que utilizan las empresas.(5) (5) http://www.C.monografias.com/trabajos14/do… Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 15 .C. según las necesidades de la empresa. el original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido. detalle e importe.

P . 4587 05 03 Javier Lozano Rojas Urb.C. 160. 4587 del señor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb.100 bolsas de cemento Pacasmayo. 800. .00 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 16 .500. Rafael J. Los Pinos A-14 50 100 40 200 V arillas de fierro 3/8 Bolsas de cemento Pacasmayo Kilos de alambre Vueltas de alambrón 32858715 S/.00 12 05 marzo 12 S/. 2.50 varillas de fierro de 3/8.200 vueltas de alambrón. . Aguilar Salinas Documentación Contable Caso práctico Con fecha 05/03/2012 Ferretería y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No.250.00 S/. Los pinos A-14 .40 kilos de alambre.00 S/.C. . 1.00 S/.710.C. 4.

se extienden por duplicado o triplicado. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 17 . Aguilar Salinas Documentación Contable PROFORMA Documento utilizado por las empresas. Rafael J.P . para dar a conocer sus productos con los que cuenta su negocio indicando cantidad. precio unitario y condiciones de venta y que a través de él.C. calidad.C. los clientes soliciten los artículos deseados. según las necesidades de la empresa. el original se envía al cliente y la copia queda en poder de la empresa.C.

P .01 batería electrónica Korg 600 . El Acero Mza.00 S/.500. Aguilar Salinas Documentación Contable Caso práctico: El señor Juan López Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Bahía Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en: . Rafael J. 2.000. . 19 Lote 20 03 01 02 Guitarras eléctricas Kramer Neptune Batería electrónica Marca Korg Consolas marca Behringer SL 3242 S/. 4. 6.00 x Martín Hidalgo Gonzales 05 03 12 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 18 .500.C.02 consolas.00 S/.C.3 guitarras eléctricas.C. 3425675 Juan López Morán Urb.

C. Aguilar Salinas Documentación Contable SOLICITUD DE COMPRA Documento interno utilizado por el departamento de almacén para comunicar y solicitar al encargado del departamento de logística la necesidad de efectuar la adquisición de nuevas mercaderías o productos que él. Rafael J. en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo color etc.C. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 19 . como es natural.P .C. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores. o los demás departamentos requieren. las condiciones más favorables. se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca.

001263 Sr. . solicita al jefe de compras abastecernos con los siguientes productos: . . .200 cajas de insecticidas. Aguilar Salinas Documentación Contable Caso práctico: El señor Diego Pérez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa Agropecuaria El Chino EIRL.100 sacos de urea. Solicitud No.C.150 paquetes de semilla de alfalfa.250 Sacos de nitrato de amonio.P . Diego Pérez 03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012 Urea Insecticidas Semillas de alfalfa Nitrato de Amonio 100 200 150 250 Sacos Cajas Paquete Sacos Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 20 .C. Rafael J.C.

P .C.C. en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado. se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. (6) http://www.(6) Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. la orden de compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin. debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. Aguilar Salinas Documentación Contable ORDEN DE COMPRA Es un documento similar a la nota de pedido. claro y específico en lo que se solicita.C.100 camisas talla M color blanca marca John Holden El original es enviado al proveedor. Debe ser concreto. Rafael J. una copia al almacén y una segunda copia a contabilidad. . Caso práctico: Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 emite la orden de compra No. La operación será cancelada dentro de 30 días fecha. 1200 a la empresa Confecciones Perú SAC con RUC 20123456789 para que se nos envíe la siguiente mercadería: . Si está tiene un departamento de compras.monografias.(6) Antes de emitir la orden de compra.(6) Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.com/trabajos14/do… Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 21 .150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers.(6) Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere.

...... RUC:....... Rafael J............................................./.... Fecha.............................................. Sírvanse atender el siguiente pedido : Ítem Código Descripción Color Cantidad P ................................ Unitario P .. venta LAS FACTURAS DEBERAN VENIRACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRAPARASER CANCELADAS IMPORTE SON: .. Condiciones: ............. SUB TOTAL IGV JEFE DE COMPRAS TOTAL Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 22 ........................C.... ORDEN DE COMPRA Señores: ../.......................... Aguilar Salinas Documentación Contable Modelo de Orden de Compra Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 Numero: ...............C..................P ...C...................

....................Bº ALMACENERO GUIADE REMISION: ............ Rafael J..C............P .../..... Vº................... ORDEN DE INGRESOAL ALMACEN Ítem Código Descripción Cantidad Unidad OBSERV ACIONES: ORDEN DE COMPRA: ./........C..... Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 23 ... Fecha................ Aguilar Salinas Documentación Contable Modelo de Orden de Ingreso al Almacén Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 Número: ................C.........

.......000.. SUB TOTAL IGV Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles 15.00 LAS FACTURAS DEBERAN VENIRACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRAPARASER CANCELADAS S/. Sírvanse atender el siguiente pedido : Ítem Código Descripción Color Cantidad P ..76 JEFE DE COMPRAS TOTAL S/................000................000................. RUC:...18.../....P ..................................254......... Confecciones Perú SAC 20123456789 Fecha........ Rafael J...00 IMPORTE 12... 18....... venta 001 A TS 0100 Pantalón T -32 Azul 150 002 CTM 0520 Camisas T ................ 001-1200 Numero: ....00 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 24 .............. 01 02 12 Pago a 30 días Condiciones: .000...................... Unitario P ........................00 6..745............/..C...... Aguilar Salinas Documentación Contable Solución caso práctico Modelo de Orden de Compra Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 ORDEN DE COMPRA Señores: .........C....00 SON: ..00 60...M Blanca 200 80........................23 2..C..

............C..........C......................................................Bº ALMACENERO GUIADE REMISION: ....P .. 001 Fecha.......... Rafael J......./.. 001-8240 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 25 .. Aguilar Salinas Documentación Contable Solución caso práctico Modelo de Orden de Ingreso al Almacén Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 Número: . 001-1200 Vº.................C./.M 150 200 Azul Blanca OBSERV ACIONES: ORDEN DE COMPRA: ........ ORDEN DE INGRESOAL ALMACEN 04 02 12 Ítem Código Descripción Cantidad Color 001 002 A TS 0100 CTM 0520 Pantalón T -32 Camisas T.

medida. 117 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 26 . de suministros diversos. característica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas. mantener en inventario permanente. Aguilar Salinas Documentación Contable KARDEX DE ALMACÉN Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén. Productos en proceso. por qué no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias. Envases y embalajes Existencias por recibir. c) La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los estados financieros. Rafael J. normalmente. Materiales auxiliares. Editora Fecat. desechos y desperdicios.C. código. lo cual permitirá: a) Una adecuada planeación para la reposición de stocks. modelo.(7) El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock. debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas. permitiendo determinar la fecha de adquisición. precio unitario. Subproductos. es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico. la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de contabilidad. siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.C. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales. Materias primas. (7) GIRALDO JARA. la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias. está a cargo del Almacén. b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.P .(7) Empresas comerciales  Mercaderías Empresas industriales        Productos terminados. Demetrio “Contabilidad Intermedia” teoría y práctica. Si bien. vale decir aplicable en control de mercaderías. suministros y repuestos. materias auxiliares. talla. Control físico de los inventarios El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios. Edición 1996 pág. de materias primas.C.

C. debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico.C. se inicia a partir de un inventario físico. los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.  Tener la base de su ajuste contable. Saldos correctos.  Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado.  Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa. que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran. pues. la Gerencia Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 27 . su almacenamiento. Código de producto. con el debido sustento para las autoridades tributarias. Por lo que.  Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. su codificación y su control contable. Rafael J. pero siempre. Actualización del control de inventarios Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias.P . una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. Valor agregado de un inventario físico Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:  Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto. Conciliación con los libros contables La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente. respecto a: Código de ubicación. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable. Metodología de un buen inventario físico Las metodologías pueden ser variadas. Aguilar Salinas Documentación Contable Control físico de inventarios El Control Físico de Inventarios.C.

Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl.00 10/01. A.Vende a los Sres.C. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 28 .00 según factura 001-1263 25/01. 80. Corte Documentario. 001-2560 por qué los señores agricultores carecen de RUC. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.Compra según F/.El gerente general según informe del almacenero decide retirar de los almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado según orden 02 31/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252 28/01. 12/01. 5. Verificación física de la ubicación del stock. Vale decir.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado la empresa emite la nota de crédito No. debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.00 para lo cual la empresa emite una liquidación de compra No. Codificación del stock por ubicación. evitará sanciones por presunción de ingresos omitidos. 001-50 e ingresa los productos a los almacenes de la empresa. Rafael J. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un precio de S/90.P .950.C.00 05/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos precio unitario S/. 23/01. 19/01. si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero. como para el Impuesto a la Renta.C.1 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz. Ordenamiento de stock de difícil conteo.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001.00 07/01. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. 03/01. Aguilar Salinas Documentación Contable de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración.251 para ser enviados a la ciudad de Moro 15/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del Valle del Santa a un precio de S/. ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario. tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV).Según Autorización interna No. A un precio total incluidos IGV de S/. Incidencia tributaria Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el fisco.        Ordenamiento previo del stock. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 .250 el cliente cancelará a los 30 días. que un inventario físico de existencias realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente. José Pardo 646. Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. 84.Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un precio unitario de S/85.

P . Aguilar Salinas Documentación Contable KARDEX MES DE ……………………………. DETALLE ENTRADAS Cant.T Cant. Rafael J. ARTICULO: MARCA : MODELO : UNIDAD DE MEDIDA: STOCK MINIMO: STOCK MAXIMO FECHA Doc. C.T TOTALES Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 29 . C.C. SALIDAS C. C. SALDOS C. U. U.C.T Cant.. C.C. U.

5 75 65 165 SALDOS C.64 5078. 4000 8250 11850 6771.65 1693 80 60 70 84.P . SALIDA CANT.U. Perú SAC Ind.T. El Popular Retiro d M ercad.13 14377. C. C.64 84.6 55 105 91.96 91.96 C. CANT.65 84.1 TOTALES 250 22096 135 11719 Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 30 .4 6896.5 84. 29-ene 1-2560 Agricult.6 5078. Marino SAC Com. San Pedro 23-ene 1-1263 C. 80 82.1 05-ene 1-2560 Tanny EIRL 07-ene 10-ene 12-ene 15-ene 19-ene 1-152 1-250 1-251 1-50 001 Favisa SAC Ind.95 91.6 5925 4655.64 84.4 15 50 100 5000 30 10 100 84 8400 CANT. C.U.64 1269.6 5977.C.T.64 91. Santa 87.U.C.4 9655.64 846.8 91.4 84. Detalle Saldo inicial 50 40 85 90 4250 3600 60 20 10 84. Universo EIRL 25-ene 28-ene 1-252 002 C. Aguilar Salinas Documentación Contable Desarrollo caso práctico: ARTICULO MARCA MODELO : : : ARROZ COSTEÑO SUPERIOR UNIDAD DE MEDIDA : SACOS STOCK MINIMO STOCK MAXIMO : : 50 100 ENTRADA Fecha 03-ene Doc.T. Rafael J. C. Marino SAC Parrq.64 84.95 919.96 2758. 50 100 140 84.C.

Viviana “Manual Referencia Rápida del Contador” Contadores y Empresa.C. Documentos Empresariales y Laborales Primera Edición. Editora Fecat EIRL segunda edición 2007 3. Documentación Mercantil Teoría y Práctica. Rafael J.P . 2006. GOMEZ AGUIRRE. CONTADORES Y EMPRESAS. 2. Demetrio. GIRALDO JARA.C.COSSIO CARRASCO. Antonio . Aguilar Salinas Documentación Contable BIBLIOGRAFÍA 1.C. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 31 . primera edición octubre 2005 Imprenta Editorial El Búho EIRL. Agosto.

C...……………………………….....………………………..... 15..documento utilizado por la empresa. Rafael J....Son documentos simples que dejan constancia ya sea de u n préstamo otorgado..El .....Elementos de una empresa a)…………………………………………b)………………………………………… 12... 18. 9..………………………………….. 10.....Se emiten y utilizan según las según las necesidades de cada empresa no existiendo normatividad legal que obligue su utilización.. a)……………………b)……….............documento utilizado por la empresa.…………………………………….........a.... 6.....……………………………………..………Libro auxiliar donde se registra las entradas y salidas de existencias.....Actividad económica que consiste en la compra de mercaderías para venderlas: v) Empresa b) Empresa persona jurídica bb) Empresa persona natural vv) Comercio d) n.... Aguilar Salinas Documentación Contable CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PRIMERA UNIDAD 1.documento utilizado por la empresa.Es toda actividad económica organizada... 14.-Finalidad de las empresas…………………………………………………………….. 11.. 8... 16. transformación....Sirve de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.... es importante porque vincula y culturiza a los pueblos 5. a través del cual solicitamos a nuestro proveedor artículos deseados. recibido o de cualquier otro concepto.Clasificación de las empresas de acuerdo a su forma societaria......... auxiliares y suministros.C.Ejemplo de documento interno: v) Recibo x honorarios b)Recibo d arrendamiento bb) Recibo d ingresos vv) Ticket d) na Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 32 ...La empresa por la procedencia de su capital se clasifican en: a)…………………………………………b)………………………………………… 13..... administración....a. 17..... y custodia de bienes....Las empresas según su forma de constitución se clasifican en a) ………………………….. para la producción....Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pública : c) Persona Natural cc) Persona jurídica v) Comercio b) la empresa bb) n.. 19.... 20..Rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica todos los documentos que intervienen en la actividad comercial. 7.…………….…………c)………………………d………………… 3... a través del cual los clientes solicitan los artículos deseados.………………….Los documentos internos son utilizados obligatoriamente de acuerdo al reglamento de comprobante de pago ( V ) ( F) 4............ 2.a... a través del cual los clientes se enteran de nuestros productos.P .…………………………………..…………………………………....C..........…………………………………......No es un documento interno : v) Pro forma b) Nota de pedido bb) Nota de venta vv) Boleta de venta d) ticket dd) n. circulación..b). materias primas........

................C............... 8............Las ventas del día de Farmacia Universo suman 6000 según boletas de venta del 10 al 40 hallar el igv (tasa 19%) (el igv está incluido en los 6000).Las ventas del día de Farmacia Universo suman 2000 según boletas de venta del 801 al 950 hallar el igv (tasa 18%)(el igv está incluido en los 2000)....................................... 21.....................................C.....Las ventas del día de Farmacia Universo suman 3500 según boletas de venta del 61 al 80 hallar el igv (tasa 18%) (el igv está incluido en los 3500)................El precio de un radio sin igv es 250 cuál es el precio con igv tasa 19%............ 20..El precio de un radio con igv es 250 cuál es el precio sin igv tasa 18%. 23........................... 2. 19............... Rafael J....Determinar el 25% de 25...................El precio de un radio sin igv es 400 cuál es el precio con igv tasa 17%............................Las dos octavas partes de 140 es................Las tres quintas partes de 1000 es ... 3..................................................Las dos terceras partes de 80 es ................Desarrollar 1...Hallar el 35% de 100 ................... 24......................................El precio de un radio con igv es 250 cuál es el precio sin igv tasa 19%..........................Calcular el 10% de 100 .....Las ventas del día de Farmacia Universo suman 9..... Aguilar Salinas Documentación Contable D.....................Las dos terceras partes de 2000 es ...... 22.............. 14.....P .......... 13................Las tres octavas partes de 7 es...... 10......................................... 11..................................... 15......... Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 33 ................................................Las ventas del día de Farmacia Universo suman 5.................Las dos octavas partes de 4000 es.... 5.............................................................. 7.......C... 9......................... 18..................... 6..000 según boletas de venta del 701 al 800 hallar el igv (tasa 20%)(el igv está incluido en los 5000).El precio de un radio con igv es 700 cuál es el precio sin igv tasa 15%.....................................Las ventas del día de Farmacia Universo suman 2500 según boletas de venta del 41 al 60 hallar el igv (tasa 19%) (el igv está incluido en los 2500).......Las tres quintas partes de 50 es ................................................Las tres octavas partes de 3000 es. 16....................... 17............................... 4.....El precio de un radio con igv es 500 cuál es el precio sin igv tasa 12%.....000 según boletas de venta del 500 al 700 hallar el igv (tasa 19%)(el igv está incluido en los 9000).... 12................Buscar el 18% de 500.......

El gerente general decide retirar de los almacenes los 10 latas de aceite por encontrarse en mal estado según orden No. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 34 . Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 200 latas a un precio unitario de S/56. 50. Por a un precio de S/. 50. La empresa envía el saldo pendiente a Comercial Perú. Industrias Marino SAC 205 latas de aceite F/ 001250 el cliente cancelará a los 30 días 08/01. 001 07/01.C.001-1263 18/01. Elaborar el Libro Kardex de Almacén. la empresa envía solo lo que le queda en almacén y acuerda que en el próximo viaje enviará el saldo. 001. Saldo inicial de apertura 100 latas de aceite precio unitario S/.00 08/01. Se vende 10 latas de aceite al comedor el popular F/001-252 25/01. Vende a los Sres. Según Autorización interna No. El cliente Comercial Perú SAC solicita 50 latas de aceite. 2 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 latas de aceite. Compra según F/. 03/01. 22/01. 09/01. Se decide comprar un lote de 40 latas de aceite a comercial Tany eirl a un precio de S/. 15/01. 02 28/01.00 F/.C. 60. De RUC 20445301027 domiciliado en Manuel Ruiz 746.C.00 según factura No.00 06/01.P . El Gerente ordena al almacenero a retirar de 100 latas de aceite y Enviar al almacén de Casma dado a que no cuentan con stock para atender los pedidos según orden interna No. Aguilar Salinas Documentación Contable E. si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero 2005. la empresa emite la nota de crédito No.250 e ingresa los productos al almacén 12/01. 001-1254. Se compra 50 latas de aceite a la empresa Comercial Universo Eirl. (Producto Latas de Aceite) de la Empresa Comercial Favisa SAC con No.00 05/01. 1-152 a Romero SAC 10 latas a un precio de S/55. El almacenero de Casma devuelve el préstamo otorgado 31/01. para ser enviados a la ciudad de Casma. Industrias Marino SAC devuelve 30 latas de aceite por encontrarse en una situación económica difícil. Rafael J.