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Noções de Arquivologia
U1
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Dicas Importantes
Cadastro no site:
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Grupo Yahoo
http://br.groups.yahoo.com/group/professormarcelomarques/
Slide 1
U1
User; 25/5/2009
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GRUPO YAHOO – passo-a-passo
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Grupo Yahoo – 2º passo
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Grupo Yahoo – 3º passo
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Conteúdo Programático
Noções de Arquivologia – Conceitos fundamentais de Arquivologia.
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos;
arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos;
arquivos permanentes.
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação;
preservação, conservação e restauração de documentos.
ÊNFASE FCC
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Introdução
Documento – (Conceito)
Documento = Suporte + Informação
(independe da natureza do suporte)
Gestão do Conhecimento vs Arquivologia
Dados x informação x conhecimento
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Órgãos de Documentação
1. Arquivos
2. Bibliotecas
3. Museus
Documentos produzidos e
conservados para fins
profissionais
Criada por compra ou doações,
documentos existem em
numerosos exemplares
Objetivo – informação e
entretenimento - valor cultural
e histórico
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEUS
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Várias definições de Arquivos
Móvel para guarda de documentos;
Órgão de documentação – Ex: Arquivo Nacional; e
Conjunto de documentos
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Glossário Básico
Atividades _ Conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e
permanente, para o cumprimento das competências de determinado órgão, tendo sempre a
característica de rotina (ex.: classificação, avaliação etc.).
Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o
desempenho de suas competências específicas.
Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas competências específicas.
Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades administrativas ligadas por relações de
hierarquia e coordenação.
Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.
Documento _ Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte utilizado.
Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição, no
exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
Dossiê _ Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por
assunto.
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Glossário básico – cont.
Espécie documental _ Divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por suas características comuns de estruturação da
informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, planta,
relatório.
Gênero documental _ Reunião de espécies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a
forma de registro da informação, como documentação audiovisual,
documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação
informática, documentação textual.
Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificação, localização
ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão
normalmente empregada em arquivos permanentes.
Protocolo _ Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação,
distribuição, tramitação e expedição de documentos
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Conceitos fundamentais de Arquivologia
Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.
Solon Buck (ex-arquivista EUA): “ é o conjunto de
documentos produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si
e seus sucessores para efeitos futuros”.
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Arquivo - conceitos
• ARQUIVO ARQUIVO: documentos de qualquer institui : documentos de qualquer instituiç ção p ão pú ública ou blica ou
privada, considerados de valor, merecendo preserva privada, considerados de valor, merecendo preservaç ção ão
permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para dep depositado ou selecionado para depó ósito num arquivo de sito num arquivo de
cust custó ódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de dia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de
documentos produzidos e recebidos por documentos produzidos e recebidos por ó órgãos p rgãos pú úblicos, blicos,
institui instituiç ções de car ões de cará áter p ter pú úblicas, e entidades privadas, em blicas, e entidades privadas, em
decorrência do exerc decorrência do exercí ício de atividades espec cio de atividades especí íficas, bem como ficas, bem como
por pessoa f por pessoa fí ísica, qualquer que seja o suporte da informa sica, qualquer que seja o suporte da informaç ção ão
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91) ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
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arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos no
decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de
uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Esquematicamente tem-se:
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Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos e,
com isso servir à administração no
processo de aquisição de conhecimento e
tomada de decisões.
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Funções Básicas
Guarda
Conservação
Não esqueçam - a arquivologia tem uma
íntima relação com a gestão do conhecimento
organizacional.
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Interconexão entre ciências
Diplomática - é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é
verdadeiro) e fidedignidade (possui fé pública), além da sua estrutura formal.
Paleografia – técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da
escrita e evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro,
pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (cálamo, pena etc.) para escrever. O
estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais
para o resgate de fatos históricos.
Fonte: Arquivologia para Concursos – Editora Campus – Renato Valentini.
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Questões de Prova – TRE PE/2007-FCC
1. A escrita e suas variações ao longo do tempo são objeto da:
a) Paleografia
b) numismática
c) linguística
d) Paleontologia
e) Heráldica
1. Quanto a diplomática, é a disciplina que estuda:
a) tratados e acordos internacionais
b) comprovantes de títulos autênticos
c) Estrutura formal e a autenticidade dos documentos
d) documentos em pergaminho
e) selos, timbres e assinaturas
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Valor dos Documentos
DUPLO VALOR DOS DOCUMENTOS
Valor primário - “Defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado
nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por
outras palavras, nas razões para as quais os documentos foram criados.” “Valor
atribuído aos documentos em função do interesse que possam Ter para o gerador
do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.”
Valor secundário - “Defini-se como sendo a qualidade do documento baseada
nas utilizações não imediatas ou científicas. Esta qualidade radica essencialmente
no testemunho privilegiado e objetivo que o documento fornece.” “Valor atribuído
aos documentos em função do interesse que possam Ter para o gerador do
arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foram originalmente produzidos.”
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Classificações de Arquivos
ENTIDADES MANTENEDORAS
Públicas – Órgãos de Administração Pública, direta e
indireta – Federal, Estadual, Municipal e Distrito
Federal.
Institucionais – Escolas, entidades sem fins
lucrativos, ONG´S
Comerciais – firmas, empresas e coorporações
Pessoais – familiares ou pessoais
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Natureza dos documentos:
Especiais
Especializados
Classificações de Arquivos
Abrangência dos arquivos:
Setoriais – os documentos ficam localizados junto aos órgãos operacionais,
em função ao grande número de consultas. Centralizados ou
descentralizados?
Gerais – Recebem documentos de vários setores de uma organização.
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Classificações de Documentos
Sonoros
informáticos
Filmográficos
correspondências Iconográficos
Sigilosos
Reservado
Confidencial
Secreto
Ultra-secreto
Atos
comprobatórios
Cartográficos
Ostensivos ou
ordinários
Atos normativos Textuais
Natureza do
Assunto
Espécie
(aspecto formal)
Gênero
(suportes)
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Teoria das Três Idades – ciclo de
vida documental
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Teoria das três idades – Ciclo vital dos documentos
Arquivo Corrente - “Conjunto de documentos em tramitação ou não, que
pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o
produziu, a quem compete sua administração.”
Período de atividade - “É o período durante o qual os documentos são
indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas de uma
administração. Devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se
estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis.”
Arquivo Intermediário - “Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, que aguarda destinação e com uso pouco freqüente.”
Período de semi-atividade - “É o período durante o qual os documentos, seja
qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões
administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para
assegurar as atividades quotidianas da administração.”
Arquivo Permanente - “Conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor”
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Teoria das três idades
Arquivo de 1ª Idade – ligados à finalidade dos
arquivos – valor primário – uso restrito aos
produtores do documento
Arquivo de 2ª Idade – documentos que
aguardam destino final – depósito temporário –
valor primários e o acesso mediante autorização
do órgão produtor
Arquivo de 3ª Idade – permanente – é o arquivo
propriamente dito, valor secundário e histórico
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Arquivo morto??
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Destinações de documentos.
Transferência – passagem do arquivo
corrente para o intermediário.
Recolhimento – passagem do arquivo
intermediário para o permanente.
Eliminação – descarte documental.
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Gestão de Arquivos
Gestão de arquivos ou Gestão Documental,
é um conjunto de atividades desenvolvidas,
desde a criação do documento até a sua
destinação final – eliminação ou
recolhimento, visando: a preservação da
informação; a perpetuação do suporte; a
racionalização e garantir a eficiência
administrativa; a economia de tempo e de
recursos humanos, logísticos, financeiros e
material. A gestão de arquivos inclui a
administração de recursos humanos,
material e equipamentos em um sistema
integrado interligando todas as etapas/ciclos
dos documentos.
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Gestão de documentos
segundo Marilena Leite Paes
Produção
Utilização
Destinação
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Fases da Gestão Documental
1ª Fase - Produção de documentos : refere-se ao ato de elaborar documentos
em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção
daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automação.
Esta fase é composta pelos seguintes elementos :
elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
utilização de processadores de palavras e textos.
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Fases da Gestão documental
2ª Fase - Utilização de documentos : refere-se ao fluxo percorrido pelos
documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa,
assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve
métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos
de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de
arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo
e de recuperação da informação.
3ª Fase - Destinação de documentos : envolve as atividades de análise,
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente
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Destinação de documentos - Instrumentos
Tabela de Temporalidade de Documentos
A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida útil dos documentos na empresa sob o
ponto de vista legal, técnico, administrativo e fiscal.
Através do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve
ser arquivado, em que formato físico deverá ser armazenado.
O tempo de guarda é definido com suporte na legislação vigente definindo
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento
intermediário e documento inativo.
É dado treinamento para manutenção da TTD que é parte integrante da
Gestão Documental da Empresa.
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TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos
Eliminação 5 Até a aprovação das
contas
041.12 – Conta de Gás
Eliminação - 5 030.1 – Cadastro de
fornecedores
Guarda Permanente 5 Até o Transito em julgado 029.6 – Ações
Trabalhistas
Eliminar - 7 025.153 – Contribuição
sindical do
empregador
Eliminar 47 5 024.151 FGTS
Eliminar 95 5 024.144 – Pensão
alimentícia
Fase
Permanente
Fase
Intermediária
Fase
Corrente
OBS PRAZO DE GUARDA Assunto
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TIPOS DE TRANSFERENCIA
A PERMANENTE - aquela que se processa
em intervalos regulares.
PERIÓDICA – é a remoção de documentos
em intervalos determinados.
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CRITÉRIOS QUE REGULAM A
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
documentos cujos textos estiverem reproduzidos em
outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
cópias cujos originais sejam conservados.
documentos cujos elementos essenciais se achem
reproduzidos em outros.
documentos de pura formalidade, como convites, cartas
de agradecimento e outros;
documentos que se tornarem obsoletos e não mais
representem interesse para à administração.
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GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
racionalização do trabalho - aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de
documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde sua geração até a
sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a
transferência.
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Princípios arquivísticos
1. PRINCÍPIO DE PROVENIÊNCIA - Fixa a identidade do documento em relação ao
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.
2. PRINCÍPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental
(arquivos/fundo) relativa à estrutura, funções e atividades do produtor.
3. PRINCÍPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento é único em seu
contexto de produção, sem importar seu grau de tradição documental.
4. PRINCÍPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada, que comprometem a integridade arquivística.
5. PRINCÍPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo
como uma acumulação estruturada, progressiva, orgânica, natural e fechada.
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Arquivística
Princ Princí ípio da Proveniência: pio da Proveniência:
Fixa a identidade do documento, relativamente a Fixa a identidade do documento, relativamente a
seu produtor. Por este princ seu produtor. Por este princí ípio, os arquivos devem pio, os arquivos devem
ser organizados em obediência ser organizados em obediência à à competência e competência e à às s
atividades da institui atividades da instituiç ção ou pessoa legitimamente ão ou pessoa legitimamente
respons responsá ável pela produ vel pela produç ção, acumula ão, acumulaç ção ou guarda dos ão ou guarda dos
documentos. documentos.
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Arquivística
Princ Princí ípio da Proveniência: pio da Proveniência:
Arquivos origin Arquivos originá ários de uma institui rios de uma instituiç ção ou de uma ão ou de uma
pessoa devem manter a respectiva individualidade, pessoa devem manter a respectiva individualidade,
dentro de seu contexto orgânico de produ dentro de seu contexto orgânico de produç ção, não ão, não
devendo ser mesclados a outros de origem distinta. devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
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Arquivística
Princ Princí ípio da Organicidade: pio da Organicidade:
As rela As relaç ções administrativas orgânicas se ões administrativas orgânicas se
refletem nos conjuntos documentais. A refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade organicidade é é a qualidade segundo a qual os a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, fun arquivos espelham a estrutura, funç ções e ões e
atividades da entidade atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas rela produtora/acumuladora em suas relaç ções ões
internas e externas. internas e externas.
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Arquivística
Princ Princí ípio da Unicidade: pio da Unicidade:
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte,
os documentos de arquivo conservam seu os documentos de arquivo conservam seu
car cará áter ter ú único, em fun nico, em funç ção do contexto em que ão do contexto em que
foram produzidos. foram produzidos.
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Arquivística
Princ Princí ípio da Invisibilidade ou integridade: pio da Invisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados Os fundos de arquivo devem ser preservados
sem dispersão, mutila sem dispersão, mutilaç ção, aliena ão, alienaç ção, ão,
destrui destruiç ção não autorizada ou adi ão não autorizada ou adiç ção indevida. ão indevida.
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Arquivística
Princípio da cumulatividade:
O arquivo é uma formação progressiva, natural
e orgânica
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Conceitos diversos
DOSSIÊ DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pert : unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a inentes a
um assunto ou pessoa. um assunto ou pessoa.
DESCRI DESCRIÇ ÇÃO ÃO: processo que sintetiza elementos em conte : processo que sintetiza elementos em conteú údos textuais para uso dos textuais para uso
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, invent nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventá ários, cat rios, catá álogos). logos).
FUNDO FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos proveni : principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de entes de
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte uma fonte
geradora, reunidos pela semelhan geradora, reunidos pela semelhanç ça das atividades. a das atividades.
INFORMA INFORMAÇ ÇÃO ÃO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital e : Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as ntre as
unidades das Organiza unidades das Organizaç ções e como tal sua ausência trar ões e como tal sua ausência trará á dificuldades para o dificuldades para o
cumprimento de metas. Pode ser textual ou gr cumprimento de metas. Pode ser textual ou grá áfico e fico e à às vezes se apresenta s vezes se apresenta
codificado; mat codificado; maté éria prima b ria prima bá ásica para qualquer pensamento ou a sica para qualquer pensamento ou aç ção humana que ão humana que
venha a ser desenvolvida. venha a ser desenvolvida.
ITEM DOCUMENTAL ITEM DOCUMENTAL: menor unidade : menor unidade arquiv arquiví ística stica materialmente indivis materialmente indivisí ível. vel.
NOTA NOTAÇ ÇÃO ÃO: elemento de identifica : elemento de identificaç ção das unidades de arquivamento, composto por ão das unidades de arquivamento, composto por
letras, n letras, nú úmeros ou combina meros ou combinaç ção, permitindo sua localiza ão, permitindo sua localizaç ção. ão.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de : menor conjunto de documentos reunidos de
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Ma acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maç ços os
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Organização de arquivos
Exigências:
Apoio dos gestores (cúpula organizacional);
Trabalho em equipe;
Treinamento dos recursos humanos;
Espaço físico – layout; e
Sistemas de arquivamento.
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Organização de arquivos
Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):
Levantamento de dados;
Análise dos dados coletados;
Planejamento;
Execução ou implantação e posterior acompanhamento.
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Organização de arquivos
Executar o plano
arquivístico
Desenvolve-se o
plano arquivísitico
Verifica-se a
relevância dos
documentos
Conhecimento da
estrutura
organzicional,
documentos e
atividades
Implantação e
acompanhamento
Planejamento Análise de dados
coletados
Levantamento de
dados
Etapas da organização de arquivos
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Materiais de consumos definidos no
planejamento de arquivos:
FICHAS
GUIAS
DIVISÓRIAS
PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO
DE ARQUIVOS:
Armário De Aço
Arquivos
Arquivos Fole
Estantes
Fichários
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Estrutura de Pastas de Arquivos
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Estrutura de Pastas de Arquivos
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Organização de arquivos
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Atividades dos arquivos CORRENTES
Protocolo;
Expedição;
Arquivamento;
Empréstimo; e
Consulta.
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Protocolo
Atividades de controle – recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado órgão da estrutura organizacional,
freqüentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra
denominação similar.
(PAES, 2005)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuição e tramitação de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
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Protocolo
Recebimento e Classificação:
Recebe o documento;
Separa os documentos;
Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular
aos destinatários;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Encaminha os documentos ao setor de registro e
movimentação.
Registro e Movimentação
Atua na distribuição e redistribuição de documentos
Fonte: Arquivologia para concursos – Renato Valentine – Editora Campus
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Expedição
Refere-se a saída de documentos
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Arquivamento na fase corrente
Etapas:
Inspeção – exame do documento
Análise – envolve a interpretação
Ordenação – após classificados e codificados,
procede-se a ordenação
Arquivamento – guarda documental
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Empréstimo
Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais
como:
Recibos;
Guia-fora.
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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventário, Catálogo e Repertório
Guia – Instrumento de pesquisa mais genérico, informa
sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de
tempo de um arquivo permanente.
Inventário – Instrumento de pesquisa no qual as unidades
de arquivamento de um fundo são identificada
sucintamente.
Catálogo – temático, cronológico, geográfico que incluem
todos os documentos de um ou mais fundos.
Repertório – semelhante ao catálogo, porém mais
completo.
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Instrumentos auxiliares de pesquisas
ÍNDICE
TABELA DE EQUIVALÊNCIA OU CONCORDÂNCIA:
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAÇÕES
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.
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CORRESPONDÊNCIA
CLASSIFICAÇÃO E CARACTERÍSTICAS
Interna ou externa
Oficial (trata de assunta da organização)
Particular (interesse pessoal dos
servidores da instituição)
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Características dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual
Guarda temporária
Guarda permanente
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Guarda Eventual: são os documentos de
interesse passageiro que não possuem valor
administrativo e jurídico para o órgão.
Exemplo : material de divulgação de terceiros,
convites e correspondência recebida que não
se relacionam com o desempenho de
nenhuma atividade do órgão.
Características dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
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Características dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda Temporária - são aqueles em que prevalece o interesse administrativo
como determinante do seu valor e, conseqüentemente, do seu prazo de retenção.
Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e
as informações essenciais acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado
período.
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Características dos Documentos de
acordo com o Prazo de Guarda
Guarda permanente : são documentos de valor probatório, isto é, relativos
a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e
de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados
cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda
permanente deve abranger :
documentos relativos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da
instituição. Exemplos : atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções);
atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos
a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição.
Exemplos : todos os atos que digam respeito à sua organização e
funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que
tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas);
acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência que
trate de suas atividades-fim;
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Inicialmente temos dois grupos de métodos:
Básicos
Padronizados
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Métodos de Arquivamento
Métodos Padronizados:
Variadex
Automático
soudex
Mnemônico
Rôneo
Métodos BÁSICOS:
Alfabético
Geográfico
Numérico
Ideográfico
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Métodos de Arquivamento
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Métodos de Arquivamento
Métodos Diretos vs Métodos Indiretos
Sistema Direto – busca direta ao documento,
não exige índice remissivo; e
Sistema Indireto – a busca é indireta, recorre-
se a um índice remissivo
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Métodos Básicos - ALFABÉTICO
Regras de Alfabetação:
Nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Marilda Marques
Marques, Marilda
Renée Neiva Soares
Soares, Renée Neiva
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Regras de alfabetação
Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivam não se separam, bem como
sobrenomes ligados por hífem.
Renée Monte Lindo
Monte Lindo, Renée
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor
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Regras de alfabetação
Sobrenomes formados pela palavra
Santa, Santo ou São seguem a regra
anterior:
Ana Santa Clara
Santa Clara, Ana
Rita Santa Lúcia
Santa Lúcia, Rita
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Regras de alfabetação
As iniciais abreviaturas de prenomes tÊm
precedência na classificação de sobrenomes
iguais:
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
Marques, M.
Arquiva-se:
Marques, M.
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
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Regras de alfabetação
As preposições e os artigos não são
considerados:
Renato de Oliveira
Oliveira, Renato de
Renato d´Almeida
Almeida, Renato d´
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Regras de alfabetação
Sobrenomes que exprimam grau de
parentesco não são separados:
Djalma José Marques Neto
Marques Neto, Djalma José
João Carlos de Oliveira Filho
Oliveira Filho, João Carlos
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Regras de alfabetação
Os títulos não são considerados:
Professor Marcelo Marques
Marques, Marcelo (Professor)
Engenheiro João Buracão
Buracão, João (Engenheiro)
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Regras de alfabetação
Nomes estrangeiros são considerados pelo
último sobrenome, exceto os espanhóis
e orientais.
James Bond
Bond, James
Jammy Bourrei
Bourrei, Jammy exceções
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Regras de Alfabetação
Partículas de nomes estrangeiras podem ou
não ser consideradas. O mais comum é
considerá-la parte integrante do sobrenome,
quando começada com letra maiúscula.
Charles Du Pont
Du Pont, Charles
Tonni di Capri
Capri, Tonni di
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Regras de alfabetação
Nomes espanhóis – registra-se pelo
sobrenome da família do pai e lá é o
Penúltimo sobrenome.
José Gutierres Molinero
Gutierres Molinero, José
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Regras de alfabetação
Nomes orientais não devem ser alterados.
Tai xim xum
Ali Mohamed
Pon Pin Pong
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Regras de alfabetação
Nomes de instituiçoes (empresas, firmas etc)
não são alterados.
Curso Espaço Jurídico
Curso Espaço Jurídico
The New York Time
New York Time (The)
O dia
Dia (O)
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Regras de alfabetação
Congressos, eventos etc (os números vão
para o fim)
III Congresso de Arquivologia
Congresso de Arquivologia (III)
Primeiro Simpósio de Cardiologia
Simpósio de Cardiologia (Primeiro)
24ª Feira Beneficente de Boa Viagem
Feira Beneficente de Boa Viagem (24ª)
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Método Geográfico
Geográfico - O método geográfico é o mais indicado
para os casos em que consideramos a precedência
ou o local como elemento principal em um
documento. Ele também é um método do sistema
direto, pois a busca é feita diretamente ao documento,
facilitando o manuseio.
Esse método exige sempre duas classificações: nome
do local (cidade, estado ou país) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.
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Método Geográfico
MARQUES, MARCELE MARQUES SANTOS SÃO PAULO
ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUES CAMPINAS SÃO PAULO
PACHECO, ALEXSANDER SÃO PAULO SÃO PAULO
MARQUES, MARILDA PETRÓPOLIS RIO DE JANEIRO
SOARES, RENÉE NEIVA CAMPOS RIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELO RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO
SOARES, CARLOS ALBERTO VILA VELHA ESPÍRITO SANTO
MARQUES, MARCELO VITÓRIA ESPÍRITO SANTO
CORRESPONDENTE CIDADE ESTADO
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Método Geográfico
CARDOSO, MARCELO ESPÍRITO SANTO VITÓRIA
SILVA, IRENILDO DA CONCEIÇÃO SÃO PAULO VILA VELHA
PACHECO, ALEXSANDER SÃO PAULO SÃO PAULO
ABREU FILHO, LUCIO DE SÃO PAULO SANTOS
MARQUES, MARCELO RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO
MASS, FILIPE RIO DE JANEIRO PETRÓPOLIS
LESSA, PAULO RIO DE JANEIRO CAMPOS
MARQUES, DÉBORA SÃO PAULO CAMPINAS
CORRESPONDENTE ESTADO CIDADE
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Método Geográfico
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque,
Maria
Ferreira, Antônio
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Correspondente Cidade País
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Método Numérico
SIMPLES;
CRONOLÓGICO; E
DÍGITO TERMINAL.