I DIPLOMADO FORMACIÓN DE SUPERVISORES Y PREVENCIONISTAS DE RIESGOS EN SST Ing.

Abel Fernández Maurial
Módulo 3
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Gestión efectiva del tiempo y manejo de conflictos
Módulo 3
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 Establecer

nuevos hábitos en el uso del tiempo, analizando el impacto de las causas o “enemigos del tiempo” que le hacen improductiva la gestión diaria, y generar apoyo para mejorar los resultados.
 Aplicar herramientas de uso eficaz del tiempo, basándose en principios/leyes naturales y enfocándose en “lo importante” más que en “lo urgente” para lograr mayor efectividad y balance entre el trabajo y la vida.  Aprender a manejar conflictos con los colegas y trabajadores.
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net .tecnicapsac.Introducción ¿Qué piensas cuando escuchas la palabra tiempo? www.

Introducción Definiciones www.tecnicapsac.net .

net . Stephen Covey.Introducción Definiciones  “Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos que es lo verdaderamente importante para nosotros. pero sólo seremos también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente”.tecnicapsac. y manteniendo ese cuadro en mente. Podemos ser muy eficientes. actuamos cada día para ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa. www.

• Si uno es dueño de su tiempo es dueño de su vida.tecnicapsac.Introducción Gestión del tiempo = Administrar la vida. • Si se pierde el tiempo se pierde la vida. Características www.net .

Alimentarse – Estudiar – Trabajar – Recrearse – -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------www.tecnicapsac.net .Introducción EJERCICIO: Complete lo que todo el mundo hace en 24 h/d o 168 h/sem. Luego lo que debes hacer para lograr la diferencia.

Introducción Eficiencia: ¿Porqué hay personas que hacen más actividades en un turno de 8 h/d? • • • • Trabajan más inteligentemente. “No malgastan el tiempo”: Saben que es un RR y no se puede recuperar. Aceptan la realidad del tiempo. Conocen como lo invierten y lo controlan. • Por hábitos personales que han desarrollado. www.tecnicapsac.net .

Introducción Leyes del tiempo: A. Einstein www.net .tecnicapsac.

net . www. 7 Hábitos de la Gente Eficaz.tecnicapsac.Introducción Leyes del tiempo: Desarrollando hábitos: Steven Covey.

verifica que lo ejecutado esta de acuerdo con lo planeado y actúa/acción/toma decisiones/mejora” www.tecnicapsac.net .com www.Introducción Leyes del tiempo: Rueda o ciclo PHVA: Deming y Shewhart.tecnicapsac. “Todo lo que hagas planéalo.

tk www. 1 año buscando objetos y papeles extraviados 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa.Estadísticas del tiempo .tecnicapsac. www.net .jdsasesoria. 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos.Michael Fortino Toda persona en su esperanza de vida empleará: • • • • • • • • • • • • • 7 años en el baño 6 años comiendo 5 años haciendo filas 4 años limpiando la casa 3 años en reuniones 8 meses abriendo correspondencia 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde 120 horas lavándose los dientes Lee menos de 10 páginas de un libro por año 13 años viendo TV y 5 años mirando comerciales. Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de una pobre gestión del tiempo y el no tener bien claras nuestras prioridades.

ITEM 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 Llego a las reuniones puntualmente y preparado Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas) Las reuniones que organizo acaban puntualmente Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas 7 8 9 10 11 12 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo Leo los fax el día que los recibo Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas Cuando reflexiono acerca de una estrategia.Averigüe hasta qué punto gestiona su tiempo respondiendo a las afirmaciones siguientes. el jefe o una secretaria filtre mis llamadas Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré) Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo Leo los memorandos internos más adelante .a veces. cierro la puerta del despacho 13 14 15 16 17 18 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago Limito la duración de mis llamadas Permito que un colega. si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2. Si elige “pocas veces” marque 1.a menudo). Marque las opciones más próximas a su experiencia. Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar para su desempeño como Supervisor. 3.EJERCICIO: EVALUANDO LA APTITUD. Sea tan sincero como pueda..

Si su resultado es < 64 su aptitud de gestión de tiempo es baja.a veces. Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar para su desempeño como Supervisor. no más Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo) 26 27 28 29 30 31 32 TOTAL DE PUNTOS ……………………………………………………………………………………………… AUTOEVALUESE: Sume las respuestas. Si es > 95 puntos merece un aplauso y mantenga su aptitud pues esa excelente. .a menudo). si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2. ITEM 19 20 21 22 1 2 3 4 Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo Hago un seguimiento del trabajo delegado 23 24 25 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a actuar Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente Solo trabajo un cierto número de horas al día. 3 . Si su puntuación es > 64 y <= 95 su aptitud es aceptable.EJERCICIO: EVALUANDO LA APTITUD (Continuación).Si elige “pocas veces” marque 1..

tk www.jdsasesoria.Dos métodos para aumentar el desempeño www.net .tecnicapsac.

Dos métodos para aumentar el desempeño www.tecnicapsac.tk www.net .jdsasesoria.

net . Covey • Hacer lo importante…ya! www.jdsasesoria. las 5 S • Aprovechar el entorno y las oportunidades • Diferenciar lo importante de lo urgente: Matriz de Gestión del tiempo de S.tecnicapsac.Herramientas para la mejor gestión del tiempo 7 CLAVES PARA GESTIONAR MEJOR TU TIEMPO • Aclarar objetivos • Desarrollar el hábito de trabajar prioridades: Pareto • Identificar y eliminar a los ladrones del tiempo: “quitatiempos” • Orden y limpieza: “housekeeping”.tk www.

no con las “C”s. 2. www. Hacer las cosas de inmediato. mediano y largo plazo. 4. Escribirlos y ordenarlos de acuerdo con su importancia. Empezar con las “A”s.net .tk www. Elaborar diariamente el plan de acción. Manejar cada hoja de papel una sola vez. No dejar que los asuntos se conviertan en pendientes. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en estos momentos? 5. Definir los objetivos a corto. es decir. 6. los asuntos de primera y no con los de tercera importancia.Herramientas para la mejor gestión del tiempo Aclarar los objetivos: Alan Lakein 1. 3.tecnicapsac.jdsasesoria.

www.tecnicapsac.net .Herramientas para la mejor gestión del tiempo Identificar los “quitatiempos” EJERCICIO: Identifica y subraya todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar las funciones y responsabilidades como Supervisor.

Falta de autodisciplina Cambio o confusión de prioridades • • • • • • • • • • • • • • Las buenas intenciones … pero sin acciones La dificultad de decir no Reuniones largas Reuniones y visitas inesperadas Deficiente comunicación Fallas en la delegación.net . Falta de independencia No autoevaluarnos constantemente. “Hacerlo todo” o hacerlo todo al mismo tiempo Falta de objetivos y plazos. Planeación Pasar de una tarea a otra sin ningún orden Información incompleta “Hacer mandados” Conversaciones ociosas • • • • • www.Herramientas para la mejor gestión del tiempo Identificar los “quitatiempos” • • • • • • • • La desorganización. Aplazar Síndrome del experto No tener en cuenta las tres clases de tiempo impuesto: El del jefe. Papeleo El perfeccionismo Deficiente trabajo en equipo Interrumpir la actividad planeada con trivialidades La indecisión La procrastinación. el del sistema y el tiempo autoimpuesto o discrecional Inhabilidad para decir “No” Errores sistemáticos Preparación inadecuada.tecnicapsac.jdsasesoria.tk www.

jdsasesoria.tecnicapsac.tk www.net .Herramientas para la mejor gestión del tiempo Aplicar las 5 “S” Entorno Seiri Despejar Seiton Ordenar Seiso Limpiar Seiketsu Estandarizar Shitsuke Continuar SEI: SENTIDO www.

tecnicapsac.jdsasesoria.net .Herramientas para la mejor gestión del tiempo Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen covey SER PROACTIVO VICTORIA PRIVADA TENER UN FIN EN MENTE (VISIÓN) PRIMERO LO PRIMERO www.tk www.

tecnicapsac.net .tk www.Herramientas para la mejor gestión del tiempo Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen Covey GANAR .GANAR VICTORIA PÚBLICA ESCHUCHAR Y SER ESCUCHADO SINERGIA 7mo Hábito: “AFILAR LA SIERRA”: Mejora continua www.jdsasesoria.

tecnicapsac.net .tk www.jdsasesoria.Herramientas para la mejor gestión del tiempo Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen Covey www.

jdsasesoria.Herramientas para la mejor gestión del tiempo www.tecnicapsac.net .tk www.

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Herramientas para la mejor gestión del tiempo www.tecnicapsac.net .jdsasesoria.tk www.

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net .Herramientas para la mejor gestión del tiempo www.tecnicapsac.tk www.jdsasesoria.

www.tecnicapsac.jdsasesoria. el día de hoy durará un instante. Por eso se le llama Presente”.tk www.Reflexión • “El ayer se fué para siempre. el mañana depende de lo que se haga hoy” • “El pasado es historia. El futuro es misterio.net . Hoy es un regalo.

Taller Elaboración de Matriz de gestión del tiempo www.tecnicapsac.net .

Objetivo • Gestionar mejor el tiempo en el trabajo como Supervisor de seguridad.net Duración • 40 minutos .tecnicapsac. Equipo y materiales • Lap top • Plantilla en EXCEL • Papel www.

tecnicapsac.net .Instrucciones • Formar equipos de 3 personas • Analizar las actividades en un turno o guardia • Elaborar la matriz e interpretar los resultados. www.

tecnicapsac.com www. • Gestionar Analizar y pensar con efectividad sistémicamente el tiempo.Felicitaciones Ahora comienzan a • Observar y no mirar mirar.net . www.tecnicapsac.

net .Manejo de conflictos www.tecnicapsac.

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www.net 43 . a fin de garantizar la estabilidad emocional del individuo. a través del conocimiento de la naturaleza del mismo.Objetivo Facilitar el proceso de resolución de conflictos.tecnicapsac.

tecnicapsac.net .• • • • • • • • • • • Introducción Generalidades Elementos básicos Naturaleza del conflicto Problemas sustantivos y emocionales Tipos de conflicto Ventajas y desventajas Identificación del conflicto Causas Estilos de manejo de conflicto Estrategias de manejo de conflicto www.

representa un continuo ajuste de la realidad interna y externa dado que todo está en movimiento.Introducción El conflicto es inevitable. a nivel familiar o laboral. tanto a nivel individual como grupal. es parte inherente en las relaciones interpersonales. 45 . todos los espacios que llenamos como personas fluyen y se desarrollan incesantemente obligándonos a realizar ajustes cada cierto tiempo y esos ajustes son los conflictos.

cómo manejarlos. • Nuestra actividad laboral cotidiana no está exenta de situaciones conflictivas.• Al aceptar y entender que los conflictos están siempre vinculados a nosotros. controlando adecuadamente las emociones negativas y resolviendo los conflictos a través de estrategias y tácticas apropiadas.net 46 . por ende se requiere desarrollar habilidades para enfrentarlas con un enfoque distinto. lo importante es establecer una estrategia para abordarlos.tecnicapsac. www.

net 47 .El conflicto y sus generalidades Qué es el conflicto • Antagonismo. • Oposición de intereses entre dos o más personas. www.tecnicapsac. • La solución puede ser buscada por diversos medios. • ( negociación. choque. diálogo). violencia. lucha.

Elementos básicos del conflicto Los problemas o causas que constituyen el conflicto. 48 . Las consecuencias. Los actos de los protagonistas. Las circunstancias que precipitan el conflicto.

DINÁMICOS: Cambian. En los conflictos hay: ESCALAMIENTO: Tendencia a volverse cada vez mas conflictivo.net 49 . www.tecnicapsac. DESCENSO: Tendencia a la disminución.Naturaleza del conflicto Los conflictos son: CÍCLICOS: Se dan por periodos.

1. prácticas. políticas. Requiere negociación y solución de problemas www.Problemas Sustantivos y Emocionales En una situación de conflicto los problemas pueden ser sustantivos o emocionales o de ambas clases. Problemas sustantivos: (cognitivos) Se trata de desacuerdos sobre.net 50 . concepciones.tecnicapsac.

tecnicapsac.net 51 . examen y tratamiento de sentimientos. www. temor. Requiere reestructuración de percepciones. desprecio. desconfianza. Problemas emocionales: Se trata de problemas relacionados con la ira.Problemas Sustantivos y Emocionales 2.

www. • Frustración. Conflicto personal: Se presentan cuando hay: • Deseos o valores conflictivos.Tipos de conflictos Existen muchos tipos de conflicto y cada uno tiene sus raíces en diferentes niveles de la estructura de la organización.tecnicapsac. • Maneras competitivas de satisfacción. • Discrepancias de papeles.net 52 .

Tipos de conflictos Conflicto interpersonal: Se presentan cuando hay: * Diferencias individuales.tecnicapsac. www. * Diferenciación de roles.net 53 . * Recursos limitados.

 Promueve la cohesión grupal interna. www.Ventajas y Desventajas del conflicto Ventajas:  El conflicto es supuesto para el cambio.  Puede llevar a una reducción de las tensiones.net 54 .  El conflicto libera energía y actividad.tecnicapsac.  El conflicto promueve interés .

net 55 . • El conflicto rompe el flujo de las acciones modifica a la organización.tecnicapsac.Ventajas y Desventajas del conflicto Desventajas: • El conflicto extremo puede llevar a la inestabilidad. www. • El conflicto extremo reduce la confianza en la razón y promueve el comportamiento organizacional.

Como identificar conflictos • Los conflictos son una parte de nuestra vida cotidiana.tecnicapsac.net 56 . pueden adquirir muchas formas. pero se puede aprender a resolverlos y a evitarlos. • El primer paso consiste en detectar los conflictos a través de las siguientes claves: www.

cómo. Proporcionar retroalimentación: • La cantidad. Hacer preguntas como: Quién. por qué.net 57 Como identificar conflictos . precisión y oportunidad de la información que puede proporcionar a un individuo ayudará a comprender al otro.Ser visionario: • Visualizar acciones que vayan a causar o estén causando alguna clase de conflicto. qué. www.tecnicapsac. dónde. cuándo.

etc.net 58 . Definir expectativas: En el curso de las reuniones de trabajo determinar las prioridades. tareas. www.Como identificar conflictos Obtener retroalimentación: Tomarse el tiempo necesario para averiguar lo que piensan y sienten sus compañeros de trabajo. Revisar el nivel de rendimiento: Comunicarse abiertamente acerca de cómo (o cómo no) se está trabajando en conjunto. metas.tecnicapsac.

Bloqueos en la resolución de conflictos • Ego.tecnicapsac. vanidad • Dificultades para aceptar la posición o punto de vista del otro • Baja o elevada autoestima • Pérdida de la perspectiva • Rigidez o poca inclinación al cambio • Dificultades para someterse • Expectativas de que todos estén de acuerdo con uno www.net 59 .

Sarcasmo Actuar como victima Estallar sin pensar en lo que se dice Manejar el conflicto en forma emocional Luchar por imponer su punto de vista 60 www. no al problema.net .Errores para manejar el conflicto • • • • • • • • Ser demasiado directo y reservado Buscar al culpable o asignar culpas Atacar a la persona.tecnicapsac.

www.tecnicapsac. Diferencias individuales y comportamientos: Las diferencias individuales entre las personas de sexo. edad. actitudes. etc.Causas de los conflictos A. influyen en la forma como éstas perciben las situaciones y a los demás. creencias.net 61 . Comprender más sobre la naturaleza humana y los comportamientos de las personas ayudará a conocer las causas de los conflictos.

www.Causas de los conflictos B. Al establecerlos se conseguirá una mayor participación. Las metas y los recursos limitados: Las metas y objetivos están directamente relacionados con los resultados esperados. Sin embargo para el logro de las metas es muy posible que la organización tenga recursos limitados lo que puede también ser una fuente de conflicto. creatividad y compromiso.tecnicapsac.net 62 .

Diferenciación de roles y métodos de trabajo: El conflicto surge cuando no hay acuerdo en la definición de roles interdependientes.tecnicapsac. por otra parte nuestra forma de hacer las cosas ofrece potenciales de conflictos. Debemos comprender nuestros propios estilos de trabajo y el de los demás para manejar mejor el conflicto.Causas de los conflictos C. www.net 63 .

si el mensaje no ha sido comprendido. www. Dificultad para transmitir una mensaje: Si la información no es precisa. si el canal de comunicación no ha sido bien elegido.tecnicapsac. son algunas de las formas en que la comunicación puede ser una fuente de conflictos.net 64 .Causas de los conflictos D.

Estilos de manejo de conflictos
Cuando se enfrenta un conflicto, se podrá elegir entre cinco estilos de manejo de conflictos. Los cinco se basan en dos dimensiones de intereses: El interés de las necesidades de los demás y el interés de las propias necesidades. Estos intereses dan por resultado tres tipos de comportamiento.
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Estilos de manejo de conflictos
1. Estilo evasivo: (evitar) Tratar de ignorar en forma pasiva el conflicto en lugar de resolverlo. Cuando se elude afrontar el conflicto, se manifiesta un comportamiento poco asertivo y no cooperativo.

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Estilos de manejo de conflictos
2. Estilo complaciente: (ceder) Tratar de resolver el conflicto cediendo ante la otra parte. Quién adopta esta modalidad manifiesta un comportamiento poco asertivo pero cooperativo.

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Estilo impositivo: (competir) Tratar de resolver las situaciones mediante un comportamiento agresivo para que las cosas se hagan como uno quiere. En este estilo la conducta es poco cooperativa y agresiva.tecnicapsac.Estilos de manejo de conflictos 3.net 68 . se hace cualquier cosa para satisfacer las propias necesidades y si es preciso a expensas de los demás. www.

tecnicapsac. así por medio del compromiso se genera una situación de “yo gano en parte y tu también.net 69 .Estilos de manejo de conflictos 4. www. Estilo negociador: (transar) Tratar de resolver el conflicto mediante concesiones asertivas de toma y saca. En este estilo hay moderación en cuanto a asertividad y cooperación.

La colaboración se funda en una comunicación abierta y sincera. Estilo colaborador: (negociar) Tratar de resolver asertivamente el conflicto dando una solución que satisfaga a ambas partes (También se denomina estilo de resolución de problemas).tecnicapsac. www.net 70 .Estilos de manejo de conflictos 5.

net .Pasos a seguir en la administración del conflicto • • • • • • • Decida si vale la pena afrontar un conflicto Afronte el conflicto de una manera no defensiva Defina el problema (Escuche. examine causas) Genere soluciones viables Elija una solución mutuamente aceptada Planifique su implantación Planifique su evaluación 71 www.tecnicapsac.

tecnicapsac.Buscando soluciones www.net 72 .

reprimiendo las reacciones emocionales.net 73 . suele dejar una sensación personal de insatisfacción.Estrategias para manejar el conflicto Evitación: Se trata de evitar el conflicto. www. Aunque tiene valor en algunos casos.tecnicapsac.

tecnicapsac.net 74 . La dilación es útil cuando la postergación del conflicto es deseable. www.Estrategias para manejar el conflicto Dilación: Son utilizadas para “enfriar” una situación.

Estrategias para manejar el conflicto Confrontación: Implica el enfrentamiento de los temas conflictivos o de las personas. Puede ser subdividida en: www.tecnicapsac.net 75 .

(Ganar . El competidor usa para esto la persuasión o la coerción. pero sabe que tiene que perder “algo”.net 76 .perder) Compromiso: Refleja el deseo de hallar una solución que parcialmente satisfará las necesidades de los otros. (Perder – perder) www.tecnicapsac. La persona que utiliza esta táctica espera un resultado mutuamente aceptable.Estrategias para manejar el conflicto Competencia: Implica el deseo de satisfacer las necesidades propias sin importar la otra persona.

Dado su énfasis en GANAR – GANAR.tecnicapsac.net 77 . la negociación tiene el potencial de generar las consecuencias mas positivas de todas las estrategias de solución de problemas www. Con esta estrategia todos pueden ganar.Estrategias para manejar el conflicto Negociación: Busca satisfacer las necesidades de todas las personas involucradas en un conflicto. El negociador trabaja para que las necesidades de todos puedan ser reconocidas como importantes.

78 www.net .tecnicapsac.Algunas recomendaciones • • • • • • • • Busque la solución ganar – ganar. Póngase en el lugar de la otra persona Asuma su parte del conflicto Hable de sus sentimientos Establezca meta en común. Persista en buscar soluciones satisfactorias. De retroalimentación Sintetice los acuerdos.

Gracias por su atención Abel Eduardo Fernández Maurial Ingeniero Industrial .com www. Magíster en Gestión de Personas Doctorado en Administración y Dirección de Empresas afermaurial@gmail.net 79 .CIP 63043 Consultor en Seguridad y Salud en el Trabajo Magíster en Administración y Dirección de Empresas.tecnicapsac.