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Hay muchos motivos para el control del desempeo general.

En primer lugar, permite aplicar a las metas de la empresa o de una divisin importante. En segundo lugar, la descentralizacin de la autoridad en especial en las divisiones de productos o territoriales crea unidades semiindependientes y stas deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa. En tercer lugar, el control general permite la medicin del esfuerzo total de un gerente de rea completa, ms que partes de ella. Muchos controles generales en los negocios son, como era de esperar, financieros. Los negocios deben su existencia continua a obtener utilidades; sus recursos de capital son un elemento escaso y que da vida. Ya que las finanzas son la fuerza cohesiva de los negocios, los controles financieros son ciertamente una vlvula objetiva importante para medir el xito de los planes. Ms an, sofisticados programas de computadora pueden utilizar los registros financieros como herramientas estratgicas. Las mediciones financieras resumen como un denominador comn, la operacin de varios planes. Ms an con precisin indican el gasto total de recursos para alcanzar metas. Esto es vlido para todas las formas de empresas. An cuando el propsito de una empresa educativa o gubernamental no es tener utilidades monetarias, cualquier gerente responsable debe tener alguna forma de saber cunto ha costado el logro de metas en trminos de recursos. Una contabilidad apropiada es importante, no slo para los negocios, sino para el gobierno.

CONTROL DE PRDIDAS Y GANANCIAS


Los controles financieros, como cualquier otro control, deben ser adaptados a las necesidades especficas de la empresa o la posicin. Doctores, abogados y gerentes a diferentes niveles organizacionales tienen necesidades para controlar su rea de operacin. Los anlisis financieros tambin ofrecen una ventana excelente a travs del cual puede verse el logro en reas no financieras. Una desviacin de los costos planeados, por ejemplo, puede llevar a un gerente a encontrar las causas en mala planeacin, capacitacin inadecuada para los empleados, u otros factores no financieros. El estado de ingresos de una empresa como un todo sirve a importantes propsitos de control, principalmente debido a que es til para determinar los factores inmediatos de ingresos o costos que representan el xito o el fracaso. Obviamente, si primero es puesto en la forma de un pronstico, el estado de ingresos es un dispositivo de control an mejor, ya que da a los gerentes una oportunidad, antes de que las cosas ocurran, para influir en los ingresos y en consecuencia, las utilidades.

Adaptar los controles a los administradores individuales Los controles se deben adaptar a los administradores individuales. Los sistemas de control y la informacin, por supuesto, tienen el propsito de ayudar a los administradores individuales a desarrollar su funcin de control. Si son del tipo que un gerente no pueda Disear controles para sealar excepciones en puntos crticos Una de las formas ms importantes para adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y efectividad es disearlos para sealar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones al desempeo planeado permiten a los administradores que se beneficien del honroso principio de excepcin y detecten reas que requieren su atencin. Pero no es suficiente concretarse a observar excepciones. Algunas desviaciones de los estndares tienen poco significado, en tanto que otras tienen mucho. Las pequeas desviaciones en ciertas reas pueden tener un mayor significado que grandes excepciones en otras reas. Un gerente podra estar preocupado si el costo de mano de obra de oficina se desva del presupuesto en 5%, pero podra no preocuparle si el costo de las estampillas postales se desva del presupuesto en 20%. En consecuencia, el principio de excepcin debera ir acompaado en la prctica por el principio del punto de control crtico. No es suficiente slo conformarse con buscar excepciones; debemos buscarlas en puntos crticos. Ciertamente, cuanto ms concentren los gerentes sus esfuerzos en las excepciones, ms eficiente . Ser su control. Pero el control efectivo requiere que los administradores presten atencin primaria a las cosas que son ms importantes. Buscar objetividad de los controles Necesariamente, la administracin tiene muchos elementos subjetivos, pero si un subordinado est haciendo un buen trabajo no debera idealmente ser una cuestin de determinacin subjetiva. Si los controles son subjetivos, la personalidad de un administrador o un subordinado puede influir en juicios de desempeo y hacerlos menos precisos. Sin embargo, las personas tendran dificultad para rechazar el control de su desempeo si los estndares y mediciones se mantienen actualizados mediante revisiones peridicas. El control efectivo requiere estndares objetivos, precisos y adecuados. McDonald's, por ejemplo, es muy estricto al aplicar y mantener los mismos estndares de calidad en todos sus restaurantes, como se vio en el caso de McDonald's discutido en el captulo

Auditora administrativa y empresa de contabilidad Aun cuando muchas empresas de consultora administrativas han emprendido varios tipos de evaluacin de sistemas administrativos, generalmente como parte de un estudio organizacional, el mayor inters en buscar las auditoras administrativas ha sido demostrado por empresas de auditoras contable. Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso al campo de los servicios de administracin de amplia naturaleza. Si bien este ha sido un campo de expansin importante para estas compaas de auditora, cuando ya estn dentro de una organizacin y la informacin financiera a la que tiene acceso proporciona una ventana abierta a los problemas de administrar, presenta la cuestin de conflictos de inters. En otras palabras, el asunto es si la misma empresa puede estar en la posicin de un consultor administrativo prestando, tanto asesora, como servicios y continua siendo completamente objetiva como un auditor contable. Control burocrtico y de clan Las organizaciones ejercen control de diferentes maneras. Podemos distinguir entre dos tipos de control estructural: El control burocrtico: se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, polticas, procedimientos y autoridad formal. Este tipo de control requiere descripcin de puesto y presupuestos claros y, a menudo, tareas estandarizadas. Se espera que los empleados cumplan las reglas y reglamentos y pueden tener oportunidades de participacin limitadas. El control de clan: por otra parte, se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otros aspectos relacionados con la cultura de la organizacin. El control de un clan se puede ilustrar mediante el uso equipos y por organizaciones que operan en un ambiente muy dinmico que requiere adaptacin rpida a los cambios en ese ambiente. Requisitos para control efectivos. Los administradores siempre alerta quieren tener un sistema adecuado y efectivo de controles que los asistentes para asegurarse de que los sucesos se conformen a los planes. En ocasiones no se comprende que los controles utilizados por los administradores de ben ser diseados para la tarea y persona especfica a las que se propone servicios. Si bien el proceso bsico y los fundamentos del control son universales, el sistema real requiere un diseo especial.

En verdad, si los controles han de funcionar, deben ser adaptados a los planes y posiciones, a los administradores como individuos y sus personalidades, y a las necesidades de eficiencia y efectividad. Adaptar los controles a los planes y puestos. Todas las tcnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseados. Tambin ser adaptados a los puestos. Lo que ser apropiado para un vicepresidente a cargo de manufactura ciertamente no ser adecuado para un supervisor se taller. Los controles tambin deben reflejar la estructura de la organizacin, mostrando quin es responsable de la ejecucin de los planes y para cualquier desviacin de los mimos.

PREGUNTAS Son los que se deben de adaptar a los administradores individuales: Los controles De qu debe de ir acompaado el principio de la excepcin? Del principio del punto de control critico

RESUMEN Adaptar los controles a los administradores individuales Los controles se deben adaptar a los administradores individuales. Los sistemas de control y la informacin, por supuesto, tienen el propsito de ayudar a los administradores individuales a desarrollar su funcin de control. Disear controles para sealar excepciones en puntos crticos Una de las formas ms importantes para adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y efectividad es disearlos para sealar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones al desempeo planeado permiten a los administradores que se beneficien del honroso principio de excepcin y detecten reas que requieren su atencin. Pero no es suficiente concretarse a observar excepciones. Algunas desviaciones de los estndares tienen poco significado, en tanto que otras tienen mucho. El principio de excepcin debera ir acompaado en la prctica por el principio del punto de control crtico. No es suficiente slo conformarse con buscar excepciones; debemos buscarlas en puntos crticos. Ciertamente, cuanto ms concentren los gerentes sus esfuerzos en las excepciones, ms eficiente. Buscar objetividad de los controles Necesariamente, la administracin tiene muchos elementos subjetivos, pero si un subordinado est haciendo un buen trabajo no debera idealmente ser una cuestin de determinacin subjetiva. Si los controles son subjetivos, la personalidad de un administrador o un subordinado puede influir en juicios de desempeo y hacerlos menos precisos.

Auditora administrativa y empresa de contabilidad: Empresas de consultora administrativas han emprendido varios tipos de evaluacin de sistemas administrativos, generalmente como parte de un estudio organizacional, el mayor inters en buscar las auditoras administrativas ha sido demostrado por empresas de auditoras contable Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso al campo de los servicios de administracin. Si bien este ha sido un campo de expansin importante para estas compaas de auditora, cuando ya estn dentro de una organizacin y la informacin financiera a la que tiene acceso proporciona una ventana abierta a los problemas de administrar. El control burocrtico: se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, polticas, procedimientos y autoridad formal. El control de clan: por otra parte, se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otros aspectos relacionados con la cultura de la organizacin. Requisitos para control efectivos: Los administradores siempre alerta quieren tener un sistema adecuado y efectivo de controles que los asistentes para asegurarse de que los sucesos se conformen a los planes. Si los controles han de funcionar, deben ser adaptados a los planes y posiciones, a los administradores como individuos y sus personalidades, y a las necesidades de eficiencia y efectividad. Adaptar los controles a los planes y puestos: Todas las tcnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseados. Tambin ser adaptados a los puestos.