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VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA SERVICIOS COMPARTIDOS

PROYECTO GESTIN INTEGRAL CONTRATISTAS (PROGIC) PRODUCTO: MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS

Equipo Desarrollador: Luis Abarca G. Gregorio Lavanchy M. Equipo Validador: Jorge Sales D. Alvaro Vilaplana B. Jos Reyes R. Haroldo Salas C. Ren Acevedo G. Revisado por: Henry Hanssens O. Aprobado por: Fernando Moure R. Cargo Director PROGIC Cargo Vicepres. Corp. Servicios Compartidos

rea DSAL - DDN CC VCSC rea SGO SGCM SGNACN DCAP DCSC VB Fecha 30.04.04 VB Fecha 11.05.04

Vigencia:

01 de junio de 2004

Revisin:

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CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE

MANUAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS

CONTRATOS DE CONSTRUCCION - INGENIERIA - SERVICIOS

(Rev. 0) Mayo 2004


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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO

MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS


INDICE

Manual N Doc. Rev. Vigencia Pg.

: GCAB-M-002 :0 : 01/06/2004 : 2 de 70

1. 2. 3. 4. 5. 6.

OBJETIVOS .......................................................................................................................... 4 ALCANCE .............................................................................................................................. 4 DEFINICIONES .................................................................................................................... 5 RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 6 ENTRADAS ........................................................................................................................... 7 PRINCIPIOS BSICOS Y CONSIDERACIONES GENERALES................................................. 8 6.1 RELACIONES CON CONTRATISTAS ................................................................................................. 8 6.2 TICA Y CONFLICTO DE INTERESES .............................................................................................. 8 6.3 DE LOS USUARIOS ................................................................................................................... 8 7. PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIN................................................................ 9 7.1 ESTRATEGIAS DE CONTRATACIN ................................................................................................. 9 7.2 APROBACIN DE CONTRATACIN................................................................................................ 10 7.3 DOCUMENTOS PARA UNA CONTRATACIN ..................................................................................... 10

7.4 7.5

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.4.1 7.4.2

PRESELECCIN DE CONTRATISTAS .............................................................................................. 13

Carta de invitacin ...................................................................................................... 11 Bases administrativas generales (BAG).......................................................................... 11 Bases administrativas especiales (BAE) ......................................................................... 11 Bases tcnicas (BT)..................................................................................................... 12 Mtodo de evaluacin de ofertas .................................................................................. 12 Seleccin de empresas contratistas a invitar del registro................................................. 13 Precalificacin de contratistas....................................................................................... 14

7.6 7.7 7.8

7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 7.5.7 7.5.8 7.5.9 7.5.10 7.5.11 7.5.12 7.7.1 7.7.2 7.8.1 7.8.2 7.8.3 7.8.4 7.8.5 7.8.6

LICITACIN PRIVADA .............................................................................................................. 14

LICITACIN PRIVADA DE ESCASO MONTO ...................................................................................... 23 ASIGNACIN DIRECTA ............................................................................................................. 23 LICITACIN PBLICA .............................................................................................................. 24

Emisin de cartas de invitacin..................................................................................... 15 Entrega de documentos de licitacin a los proponentes .................................................. 15 Reunin aclaratoria y/o visita a terreno ......................................................................... 16 Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones .............................................................. 16 Recepcin y acto de apertura de las ofertas .................................................................. 17 Evaluacin de las ofertas ............................................................................................. 17 Proposicin de adjudicacin y adjudicacin del contrato ................................................. 20 Notificacin de la adjudicacin ..................................................................................... 20 Preparacin y suscripcin de los contratos..................................................................... 21 Creacin del pedido (contrato) en sistema SAP .............................................................. 22 Excepciones al proceso de licitacin.............................................................................. 22 Excepciones al proceso de licitacin en proyectos de inversin de envergadura ................ 23 Asignacin directa solicitada por el usuario.................................................................... 23 Concepto de Asignacin Directa. ................................................................................. 24

Publicacin y venta de bases........................................................................................ 24 Recepcin de antecedentes de precalificacin................................................................ 25 Evaluacin de antecedentes de precalificacin ............................................................... 25 Resultados del proceso de precalificacin ..................................................................... 26 Elaboracin de bases y contratos preliminares ............................................................... 26 Rondas de discusin de las bases y contratos con los proponentes .................................. 26

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7.8.7

Manual N Doc. Rev. Vigencia Pg.

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7.9 ADMINISTRACIN DE CONTRATOS .............................................................................................. 27 7.10 MODIFICACIN DE LOS CONTRATOS ............................................................................................ 27 7.11 RECLAMOS .......................................................................................................................... 28 8. CONCEPTOS GENERALES ................................................................................................... 29 8.1 EMPRESAS Y PERSONAS RELACIONADAS ........................................................................................ 29 8.2 TRMINO Y FINIQUITO DE LOS CONTRATOS ................................................................................... 29 8.3 TIPOS DE CONTRATOS ............................................................................................................ 30 8.4 FORMATOS DE CONTRATOS ...................................................................................................... 31 8.5 ESTANDARIZACIN Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ...................................................................... 31 9. SALIDAS............................................................................................................................. 31 10. REFERENCIAS................................................................................................................. 31 11. REVISIONES ................................................................................................................... 32 12. ANEXOS .......................................................................................................................... 32 ANEXO N1: DEFINICIONES .................................................................................................... 33 ANEXO N2: DEFINICION DE ROLES Y RESPONSABILIDADES ............................................... 38 MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES ....................... 47 ANEXO N3: SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLPE). ............................................... 49 ANEXO N 4: METODOLOGA DE ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO ...................................... 51

Elaboracin de bases y modelo de contratos definitivos .................................................. 27

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1.

OBJETIVOS

La Gerencia Corporativa de Abastecimiento(GCAB) y sus unidades de gestin de contratacin, en lo general, tiene por objetivo primordial, disear e implementar constantemente nuevas metodologas de abastecimiento, planteando iniciativas enfocadas a los resultados del negocio de Codelco. El presente manual de contratacin de servicios, en lo particular, tiene por objeto explicar y definir, en trminos genricos, las etapas y acciones que se deben llevar a cabo en los procesos de licitacin y contratacin de servicios para la ejecucin de obras, servicios generales e ingeniera, requeridos por los distintos usuarios de la Corporacin (divisiones mineras y centro corporativo), desde las etapas previas a la celebracin de un contrato hasta su finiquito. Tambin este manual tiene el propsito de detallar las unidades organizacionales que deben intervenir, y asignar las principales responsabilidades y obligaciones que tienen los distintos participantes en los procesos de licitacin y contratacin de servicios. Este manual persigue adems, que los procedimientos de contratacin cumplan, los siguientes objetivos: Realizar la contratacin de servicios requeridos por el usuario en las mejores condiciones tcnicoeconmicas para la Corporacin. Establecer los criterios de dar servicios integrales de apoyo a las reas usuarias por parte de las unidades de gestin de contratacin, en el marco de los servicios compartidos. Servir de gua de accin y sealar los criterios comunes de contratacin, que aseguren la mayor uniformidad de criterios en los procesos de licitacin y contratacin y, de administracin de la documentacin que se origina en el proceso. Aplicar los principios de equidad y objetividad en la contratacin, que permitan a los oferentes hacer sus mejores ofertas y que aseguren la materializacin del compromiso de la Gerencia Corporativa de Abastecimientos con una gestin transparente y ticamente incuestionable. Estandarizar el proceso integral de contratacin desde que el usuario detecta la necesidad de contar con un servicio de apoyo, para poder emitir su requerimiento a las unidades de gestin de contratacin hasta la firma del respectivo contrato, y posteriormente realizar los cambios, modificaciones y ampliaciones requeridas, y el finiquito del servicio. Procurar el correcto uso de las facultades y la toma de decisiones en los procesos de contratacin de servicios.

2.

ALCANCE

El presente manual tendr el ms amplio alcance, con las menos restricciones posibles, en un escenario de control de gestin integral bajo el principio de la aplicacin del empoderamiento y del autocontrol, de manera de facilitar la accin del usuario y de las unidades de gestin de contratacin, en el apoyo que deben brindar a aquellos, de manera que stas unidades asuman el rol protagnico, significativo y preponderante en el proceso. En consecuencia, los procesos de contratacin, las estrategias para licitar o negociar, la administracin de contratos, el tratamiento de los reclamos y de toda otra gestin que sea necesaria para materializar proyectos de inversin o para entregar apoyo a las operaciones, se regirn por este manual. Sus

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disposiciones se aplicarn a la contratacin de estudios de ingeniera; de servicios profesionales generales (organizacin, ambientales, de seguridad, etc.); de obras de construccin civil; industrial y metalmecnica; de inspeccin; fabricacin; mantenimiento; montajes y servicios en general. Los procedimientos generales descritos en este documento se aplicarn a todas las reas o unidades de la organizacin de Codelco. En tanto se desarrollan y aprueban los procedimientos e instructivos de detalle, para cada uno de los procesos aqu descritos, en caso de contradiccin o inconsistencia entre las Normas Corporativas de Codelco que tratan el tema, el presente Manual, los procedimientos corporativos o divisionales y sus instructivos de detalle, se utilizar el orden de precedencia que se indica a continuacin: Normas Corporativas de Codelco Manual de Contratacin de Servicios Procedimientos Corporativos Procedimientos Divisionales Instructivos de detalle

3.

DEFINICIONES

Los trminos utilizados en este documento tienen los significados que se indican en el Anexo N1 adjunto, y son adicionales a las definiciones establecidas en las bases administrativas generales, contratos de construccin, ingeniera y servicios, en las que se encuentran incorporados los siguientes trminos: Adjudicaciones Administrador del contrato Aumento y disminucin de obras, trabajos o servicios Bases de licitacin Bases administrativas generales (BAG) Bases administrativas especiales (BAE) Bases de medida y pago Bases tcnicas (BT) Carta de invitacin Codelco Contratista Contrato Contrato a serie de precios unitarios Contrato a serie de precios unitarios con suma alzada de gastos generales y utilidades Contratos de suma alzada Contrato a costo reembolsable ms honorarios Coordinador del contrato Costo directo Costo indirecto Dlar observado

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Estado de pago Gastos generales Hito ndice de precios al consumidor (IPC) Inspeccin tcnica tem Itemizado de presupuesto Licitacin Licitacin privada Licitacin publica Licitante, oferente o proponente Modificaciones de contrato Moneda base del contrato Normas o reglamentos internos de Codelco Oferta Planos como construido (As Built) Plazo de ejecucin Plazo de vigencia del contrato Pronto inicio Registro de contratistas Representante del contratista Subcontratista Subcontrato Valor proforma

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Las unidades organizacionales mencionadas en el presente documento, como en el Anexo N1, se refieren a las vigentes a la fecha de emisin de este manual, o las que en el futuro asuman la funcin que tenga relacin con la materia que se trate o se haga referencia. En caso de discrepancia entre el presente manual y el contenido de sus anexos, primar el texto del manual.

4.

RESPONSABILIDADES

La Gerencia Corporativa de Abastecimiento y sus unidades organizacionales dependientes, son las nicas responsables en la Corporacin de la gestin de contratacin de servicios de terceros que los diferentes usuarios requieren para el desarrollo de sus trabajos o faenas, ya sean stas de inversin o de operacin. La Gerencia Corporativa de Abastecimiento podr delegar en las reas usuarias, en concordancia con ellas, determinados procesos de contratacin en su totalidad o alguna etapa de ellos, cuando las circunstancias as lo aconsejen, o bin, amerite una gestin de licitacin y contratacin distinta. Por lo anterior, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, tiene la responsabilidad todos los procesos de contratacin de servicios efectuados con los recursos propios delegado en las reas usuarias, se enmarquen ntegramente dentro de las polticas de de la normativa vigente. Por esto, su principal responsabilidad es liderar o apoyar contratacin, con la finalidad de asegurar que la Corporacin contrate servicios de asegurar que o que se hayan abastecimiento y los procesos de con los mejores

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estndares de calidad, plazo y costo, y que stos sean realizados dentro de un proceso eficiente, equitativo, objetivo, tico y transparente. Por otra parte, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento y sus unidades organizacionales deben asegurarse que todas las etapas del proceso de contratacin cumplan los requisitos de calidad y desempeo, aplicando lineamientos de aseguramiento de la calidad en las compras de servicios. Es de responsabilidad del usuario iniciar el proceso de contratacin de Servicios No Permanentes, con la debida anticipacin, en funcin del tipo de proceso y de la fecha de inicio requerida del contrato, en concordancia con los plazos definidos y acordados con las unidades de gestin de contratacin de servicios para ese tipo de contratacin. Adems, el usuario es responsable de la preparacin, emisin y aprobacin de la solicitud de autorizacin para contratar servicios externos, de la preparacin de todos los documentos tcnicos necesarios para formalizar un proceso de contratacin y de participar en las instancias que le son asignadas y que se detallan en este manual. El usuario contar con el apoyo y asesora de las unidades de gestin de contratacin de servicios para la realizacin de tales funciones. Es responsabilidad de las unidades de gestin de contratacin, informar oportunamente y con la anticipacin suficiente a los usuarios del trmino de los servicios contratados, ya sean estos permanentes o no. Para los Servicios Permanentes deber solicitar si habr variaciones o modificaciones en el alcance de ellos a fin de incorporarlos en el nuevo llamado a licitacin e iniciar el proceso de licitacin con la debida anticipacin. Para las sucesivas renovaciones de contratacin de los servicios permanentes ser necesaria la aprobacin de una solicitud de pedido por parte del usuario en seal de aceptacin del servicio. En Anexo N2 se indican las principales responsabilidades de las reas que tienen relacin con la contratacin de servicios.

5.

ENTRADAS

Todo proceso de contratacin de servicios tendr que cumplir y enmarcarse dentro de las polticas y normas de tipo financiero y administrativo que estn vigentes al momento de gestinar el proceso o aquellas que hagan sus veces en el futuro. La lista de documentos principales necesarios para llevar a cabo el proceso de contratacin se enumera a continuacin. Esta lista es referencial y no significa que sea una enumeracin taxativa de todos los documentos que se deben tener presente. Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con base de precios o valores expresados en otras monedas. N.C.C. N12. Normas de contratacin de bienes y servicios de ingeniera, de servicios generales y de construccin. N.C.C. N14 Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con terceros. N.C.C. N15 Negocios con personas relacionadas. N.C.C. N18 Procedimientos administrativos SAP. N.C.C. N23 Registro de contratistas (proveedores de servicios) Bases administrativas generales para contratos de construccin, ingeniera y servicios (BAG) Bases tcnicas (BT) Mtodo de evaluacin de propuestas

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Gua para la confeccin de las bases administrativas especiales (BAE) Manual de alcance de facultades de la direccin superior Resoluciones sobre alcance de facultades de los servicios compartidos Manual de alcance de facultades de las divisiones Procedimientos e instrucciones de cada divisin con relacin a materias de: gestin de riesgos ambiente, calidad y salud ocupacional para empresas contratistas Procedimientos operacionales de abastecimiento. Procedimientos divisionales relacionados con: trnsito en los recintos industriales e interior de la mina; control de personal y vehculos; otros. Normas y reglamentos internos de las divisiones relacionados con contratistas. Metodologa de abastecimiento

6.

PRINCIPIOS BSICOS Y CONSIDERACIONES GENERALES


6.1 Relaciones con contratistas

Las relaciones con los contratistas deben ser honestas y serias, debiendo desarrollarse en forma justa, en un ambiente de formalidad y respeto, manteniendo una total transparencia e imparcialidad en las decisiones que los afecten. Todos las empresas que participen en un proceso de contratacin debern recibir la misma informacin en cada una de las etapas, la que deber estar disponible para todos ellos en forma simultnea. En los procesos de contratacin, las comunicaciones oficiales entre las unidades encargadas de dicho proceso y los contratistas debern ser siempre por escrito y debern ser expeditas, precisas y veraces. Los proponentes tienen derecho a solicitar aclaraciones a las bases de licitacin o solicitudes de ofertas. Toda informacin que proporcione el contratista durante el proceso de contratacin deber ser tratada con la mayor reserva y discrecin, siempre que ella no sea de carcter pblico. No se deben cursar invitaciones a licitar con el slo objeto de valorizar trabajos para formular o complementar futuras licitaciones o cotizaciones, salvo que ste sea el verdadero objetivo de la invitacin, lo cual debe expresarse claramente, para que ello sea asumido por los contratistas. 6.2 tica y conflicto de intereses

Se deber tener presente, en todo proceso de contratacin, lo indicado en las polticas y normas corporativas de Codelco-Chile para su relacin con las empresas que suministran bienes y servicios y principios de negocios con empresas relacionadas. 6.3 De los usuarios

Todo trabajo o servicio, que sea ejecutado por un tercero debe estar amparado por un contrato, siempre que ste no corresponda a los que expresamente se especifiquen que quedan excluidos de tal obligacin.

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El usuario ser el responsable de solicitar el proceso de contratacin y posteriormente administrar el contrato, disponiendo para ello del apoyo de las reas asesoras y de apoyo de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento. Todo proceso de contratacin se debe ajustar a un cronograma de las etapas formales que deben realizarse antes de suscribir un contrato con la empresa seleccionada, el que debe confeccionarse en conjunto con la unidad de gestin de contratacin que corresponda. Por otra parte, el usuario se debe asegurar que los fondos necesarios y suficientes para realizar la obra o servicio estn presupuestados y autorizados.

7.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIN


7.1 Estrategias de contratacin

Las polticas de abastecimiento de Codelco, establecen que los procesos de contratacin de la Corporacin se realizarn principalmente por medio de licitaciones, a menos que existan argumentos suficientes que justifiquen la realizacin por otro medio. Lo antes sealado, se debe a que a travs de las licitaciones, se pretende que la contratacin de servicios, por parte de Codelco, se efecte en condiciones de competencia y en un marco de tica, formalidad y transparencia. Las licitaciones pueden ser realizadas en forma pblica o privada, siendo su principal diferencia la forma en que es efectuado el llamado a participar del proceso. Mientras que en las licitaciones pblicas el llamado a participar es realizado en medios de comunicacin masivos, en la pgina web corporativa de Codelco-Chile, o a travs de medios electrnicos, tales como el e-Marketplace Quadrem, u otros. Las licitaciones privadas consideran la emisin de invitaciones intransferibles a empresas seleccionadas con anterioridad, preferentemente inscritas en el registro de proveedores de servicios. Como caso distinto a las licitaciones pblicas y privadas se encuentran las asignaciones directas. las que, tienen como nica justificacin el hecho de que hayan razones estratgicas, tcnicas,de urgencias o econmicas, debidamente acreditadas, que hagan preferible la eleccin de un contratista especfico, sin mayor consulta al mercado. Los criterios que deben analizarse previa a la seleccin de esta modalidad de contratacin se detallan en el punto 7.7 de este manual de contratacin de servicios. En los puntos 7.5, 7.6, 7.7 y 7.8 se describen las diferentes modalidades de contratacin que, normalmente, se utilizarn en la Corporacin, sin que stas sean una limitante para agregar otras modalidades de contratacin. En anexo N 4 se adjunta la metodologa de abastecimiento estratgico, adoptada por la Subgerencia Contrataciones Mayores y por la Subgerencia Operaciones Abastecimiento que complementa operativamente el presente manual.

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7.2 Aprobacin de contratacin

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El usuario, como requirente de la contratacin de una obra, trabajo o servicio comprendido en el respectivo presupuesto anual de inversiones o en el presupuesto de operaciones, debe estimar su monto para definir el nivel de aprobacin de contratacin. El proceso de contratacin se inicia formalmente con la aprobacin, por parte del usuario, de la solicitud de pedido de servicios (SOLP) a las unidades de gestin de contratacin de la Gerencia Corporativa Abastecimiento, con todos los datos e informacin que dicha solicitud seala. Una vez aprobado, la unidad de gestin de contratacin debe crear, en el sistema de informacin SAP u otro sistema, el documento electrnico denominado solicitud de pedido. 7.3 Documentos para una contratacin

Para iniciar cualquier proceso de contratacin, el usuario, deber proporcionar todos los antecedentes requeridos para iniciar el proceso de licitacin. Los responsables del proceso de contratacin, por parte de la GCAB con apoyo del usuario, deben preparar los documentos formales para contactar el mercado de contratistas a los que va dirigida la licitacin. Para ello, deben emitir pliegos de condiciones generales y especiales, tales como: Bases administrativas generales, cuando corresponda. Bases administrativas especiales Itemizado de presupuesto Bases tcnicas completas, con todos sus anexos y planos Bases tcnicas corporativas de seguridad, calidad, medio ambiente y salud ocupacional Estudio de riesgo de la licitacin Bases de medicin y pago Presupuesto estimado Lista de contratistas sugeridos Mtodo de evaluacin sugerido Formularios para presentar la propuesta Otros El mtodo de evaluacin definitivo deber estar aprobado con anticipacin a la apertura de las ofertas. Los documentos deben ser preparados a la medida del llamado a licitacin y redactados en forma inequvoca, concordantes entre s, no redundantes, sin ambigedades y sin contradicciones. Las unidades de gestin de contrataciones deben verificar que los documentos o antecedentes preparados por el usuario para licitar as como los actos del procedimiento de licitacin, cumplan como mnimo, requisitos bsicos de aseguramiento de la calidad y desempeo como los siguientes: Todos los documentos o antecedentes de licitacin estn completos, claramente identificados y correctamente diagramados. Todas las actividades del proceso cuenten con procedimientos e instrucciones estndares y aprobadas, adems que tales actividades sean registradas, monitoreadas y controladas en su cumplimiento. Que los documentos, para la contratacin del servicio, logren comunicar adecuadamente el conjunto de intenciones tenidas por el usuario al solicitar la licitacin.

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Que los documentos para la contratacin contengan informacin clara y precisa para formular la propuesta, a fin de evitar, en la medida que se pueda prever, fuentes de potenciales controversias para la futura relacin contractual. 7.3.1 Carta de invitacin

La carta de invitacin, al proceso de licitacin privada, ser redactada y enviada, formalmente, por las unidades de gestin de contratacin de la Gerencia Corporativa Abastecimiento en forma individualizada, a cada una de las empresas invitadas. La carta de invitacin debe ir acompaada de toda la documentacin de respaldo para que los invitados puedan emitir su oferta, tales como: Bases administrativas generales (BAG), cuando corresponda Bases administrativas especiales (BAE) Bases tcnicas (BT) Modelo de contrato, cuando corresponda 7.3.2 Bases administrativas generales (BAG) (para contratos de construccin, ingeniera y servicios)

Las bases administrativas generales (BAG), corresponden al conjunto de disposiciones de carcter permanente que establecen las condiciones administrativas, jurdicas y comerciales de aplicacin para los contratos de ingeniera, construccin y servicios en forma independiente. An cuando su texto no se incluir normalmente en el contrato, formar parte y quedar constancia en l, que el contratista conoce las BAG y acepta sus disposiciones. En los casos, en que las bases administrativas generales (BAG) no sean adecuadas para un determinado llamado a licitacin, se debern preparar bases administrativas nuevas y completas en reemplazo de las BAG. 7.3.3 Bases administrativas especiales (BAE)

Las bases administrativas especiales son propias de los procesos de contratacin especficos que se quieran llevar a cabo, las que debern contener los antecedentes que complementen, aclaren, definan, reemplacen, supriman o modifiquen las condiciones generales descritas en las BAG, prevaleciendo sobre ellas. Las bases administrativas especiales (BAE) sern preparadas por las unidades de gestin de contratacin, con apoyo del usuario cuando sea necesario. En ellas, se establecern el conjunto de trminos (plazos, garantas, reajustes, impuestos, seguros, multas, premios, etc.) y condiciones que regirn la licitacin y, posteriormente, el contrato. Para este efecto, deben existir formatos diseados que aseguren que los contratistas contesten en forma uniforme y precisa con el objeto de facilitar el anlisis de las ofertas y evaluacin de ellas.

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7.3.4 Bases tcnicas (BT)

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En estas bases, responsabilidad del usuario, debern quedar claramente establecidos los antecedentes tcnicos necesarios para el cumplimiento satisfactorio del contrato; as como tambin se orientar a los contratistas en aquellos aspectos tcnicos que tendrn un valor comparable con aspectos econmicos, de manera que puedan mejorar sus ofertas a un nivel de conveniencia mutua. Las bases tcnicas debern ser lo ms precisas posible, sin perjuicio de considerar las libertades necesarias cuando se estime conveniente permitir los aportes de soluciones alternativas de parte de los contratistas. Respecto a todo aspecto que quede total o parcialmente indefinido, debe estipularse un procedimiento de definicin a aplicar en el momento oportuno, asignadas las responsabilidades, en forma consecuente con la causa de la indefinicin. En las bases tcnicas, deber evitarse incluir disposiciones destinadas a traspasar al contratista costos de aspectos indefinidos, para los cuales no tiene elementos que le permita cuantificarlos en su propuesta. Debe incluirse una lista de los documentos que las componen o complementan, especificaciones y planos con sus identificaciones y nmero de revisin; normas aplicables, y en caso de ser ms de una sealar el alcance de cada una. En ella, se establecern todos los requisitos y exigencias de calidad y desempeo exigidos para los bienes y servicios que se contratan, como tambin para las condiciones que deben cumplirse para la ejecucin de los trabajos, materia de la contratacin. Deben quedar, claramente, establecidos los materiales, dimensionamientos, disposiciones de equipos, interconexiones, interferencias, aportes, etc. Debe acompaar a las bases tcnicas, diagramas, bosquejos, planos, layout, etc. que sean necesarias para eliminar incertidumbres. Las bases tcnicas deben establecer al menos los siguientes elementos entre otros: Descripciones y alcance del proyecto o trabajo. Exigencias tcnicas y formas de trabajo requeridos. Requisitos de calidad, eficiencia y desempeo. Lugar de ejecucin de los trabajos. Normas de ejecucin, operacin y control que deben observar. Pruebas que deben superar las diferentes etapas del proyecto o trabajo efectuado, estableciendo parmetros y mediciones de productividad y calidad. Definicin de aportes del contratista y de Codelco. Forma de medicin y pago de los servicios ejecutados. Procedimientos, relativos al trmino, entrega y aceptacin de las distintas etapas de materializacin de un proyecto o trabajo. 7.3.5 Mtodo de evaluacin de ofertas

Las ofertas se evaluarn de acuerdo a un mtodo de evaluacin preestablecido,cuyo alcance o detalle podr ser conocido por los proponentes.

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En cualquier tipo de licitacin, la unidad de gestin de contratacin en conjunto con el usuario debern preparar, en forma previa al acto de apertura de ofertas, el mtodo de evaluacin que servir de marco para seleccionar la oferta que mejor se ajuste a los intereses de la Corporacin. El mtodo de evaluacin deber contar con la revisin y aprobacin del nivel facultado correspondiente, segn el monto estimado del contrato, siendo responsabilidad del usuario y/o de las unidades de gestin de contratacin, presentarlo y obtener su aprobacin. Los aspectos a evaluar, segn el mtodo de evaluacin y su respectiva ponderacin, dependern de la naturaleza y complejidad del servicio a contratar, el monto involucrado y la criticidad para las operaciones, entre otros factores, debiendo confeccionarse de manera de eliminar, hasta donde sea posible, la evaluacin de parmetros subjetivos. En el caso de las licitaciones pblicas, adems del mtodo de evaluacin, que considera la fijacin de estndares para la revisin de los aspectos propios de las ofertas tcnicas y ofertas econmicas, deber considerarse un mtodo de precalificacin con los requisitos mnimos que deban satisfacer las empresas en sus antecedentes (legales, econmicos, financieros, comerciales y de experiencia) para continuar en el proceso de licitacin y poder presentar sus ofertas. 7.4 Preseleccin de contratistas 7.4.1 Seleccin de empresas contratistas a invitar del registro

Las empresas seleccionadas para participar en un proceso de contratacin debern ser de probada solvencia tcnica y financiera, acorde con la magnitud de los servicios solicitados. Se parte de la premisa que todas las empresas inscritas en el registro de contratistas, dentro de la especialidad requerida por los trabajos y calificadas en un tramo determinado, se consideran potencialmente habilitadas y en igualdad de condiciones para formular ofertas. Se procurar dar la oportunidad de participar a todas las empresas inscritas, rotando el registro en cada proceso de contratacin. La cantidad de proponentes invitados a una licitacin no deber ser inferior a 3, excepto en aquellos casos en que el usuario o las unidades de gestin de contratacin de servicios justifiquen una cantidad menor de contratistas a invitar, segn las facultades y procedimientos vigentes. Si la cantidad de contratistas a invitar inscritos en el registro, es insuficiente, se deber invitar a los contratistas inscritos en la categora, inmediatamente, superior del registro. Tambin, se podr invitar a aquellos de la categora, inmediatamente inferior, que renan los requisitos tcnicos y la capacidad econmica que le permite financiar el flujo mximo de caja, considerando los contratos que tiene en ejecucin. Si la magnitud, tipo y especialidad de la obra o servicio lo amerita, se podr, tambin, consultar en otros registros disponibles (otras divisiones, ministerios u otras empresas). Todo el anlisis anterior deber ser realizado por las unidades de gestin de contratacin.

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La Unidad Gestin Empresa deber mantener actualizados los antecedentes de los contratistas inscritos en el registro, de manera que estn habilitados para realizar los trabajos, y as evitar ser eliminados en los procesos por razones tcnicas, financieras o legales. En caso que se curse una invitacin a licitar a una empresa que no tenga sus antecedentes actualizados o no est inscrita en el registro de contratistas, se condicionar su participacin a que actualice o presente sus antecedentes previo a la apertura de las ofertas. No se podr adjudicar un contrato a un contratista, cuyos antecedentes legales, econmicos y tcnicos, no hayan sido aprobados por Codelco. Se podrn exceptuar de lo anterior aquellos proveedores que realicen un servicio por una sola vez, de menor riesgo en su ejecucin y/o de un alcance menor y cuya inscripcin no se justifique. 7.4.2 Precalificacin de contratistas

Una precalificacin de contratistas se deber realizar cuando por el monto del presupuesto, complejidad del servicio, u otra condicin no sea recomendable utilizar directamente el registro de contratistas, configurando un registro especial, para lo cual se requiere preparar bases de precalificacin y un mtodo de evaluacin de los antecedentes de precalificacin. Este proceso de seleccin de contratistas se realizar por invitacin pblica o privada, en el cual se calificarn los antecedentes tcnicos, econmicos y jurdicos de los contratistas, de acuerdo a bases y pautas de evaluacin preestablecidas. Las bases de precalificacin de contratistas, debern ser preparadas por el usuario y las unidades de gestin de contratacin de servicios. Estos antecedentes debern ser aprobados por el nivel que corresponda al monto estimado de los trabajos o servicios a ejecutar, de acuerdo a lo establecido en el manual de alcance de facultades. 7.5 Licitacin privada

Es aquel proceso de contratacin ejecutado, a travs de las unidades de gestin de contratacin, por medio del cual se invita a un nmero determinado de contratistas, en forma privada, a licitar una obra o servicio, de acuerdo con las condiciones establecidas en las bases administrativas generales, especiales y tcnicas, que tiene por fin seleccionar la oferta ms conveniente para los intereses de Codelco. En este proceso de contratacin, generalmente, debern cumplirse las siguientes etapas: Invitacin a licitar Reunin aclaratoria y/o visita a terreno Formulacin de consultas Entrega de respuestas a las consultas Apertura de la oferta tcnica Apertura de la oferta econmica Evaluacin de ofertas Recomendacin de adjudicacin Asignacin de la propuesta Adjudicacin al contratista Firma del contrato

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Para aquellas licitaciones de poca complejidad, se podr utilizar un formato de bases simplificado y obviar algunas de las etapas definidas, anteriormente, con el objeto de agilizar el proceso. Las unidades de gestin de contratacin debern revisar los antecedentes tcnicos enviados por el usuario, preparar la estrategia e itinerario de la licitacin, con apoyo del administrador del contrato. El administrador del contrato, deber enviar una copia del acta de la reunin aclaratoria y/o visita a terreno, en caso que sea obligatoria la asistencia de los contratistas, a las unidades de gestin contratacin, previo a la apertura de los sobres con las ofertas. La etapa de recepcin de consultas y envo de respuestas debern ser canalizadas, a travs de las unidades de gestin de contratacin, para lo cual, el administrador del contrato deber entregar las respuestas a las consultas, con la debida anticipacin, de modo que estas sean revisadas por dichas unidades, en lo referente a los aspectos administrativos de las bases, siendo de responsabilidad del usuario los aspectos tcnicos. Si el presidente de la comisin evaluadora estima necesario pedir aclaraciones de cualquier aspecto de una oferta o complementar antecedentes, se har por escrito por intermedio de las unidades de gestin de contratacin o en quien sta delegue, teniendo como precaucin no contravenir el principio de la equidad e igualdad ante los proponentes y siempre que ello no afecte la oferta econmica. Estas aclaraciones se adjuntarn a los documentos del contrato, denominndose documentos anexos al contrato. Las relaciones de Codelco con el contratista, en la etapa de licitacin, slo sern canalizadas, a travs de las unidades de gestin de contratacin. 7.5.1 Emisin de cartas de invitacin

La carta de invitacin al proceso de licitacin privada ser preparada, redactada y enviada, formalmente, por las unidades de gestin de contratacin, a cada una de las empresas invitadas y, en sta, se deber adjuntar las bases e informar el itinerario de la licitacin. Al momento de despachar la carta invitacin se verificar la consistencia de la documentacin anexa. 7.5.2 Entrega de documentos de licitacin a los proponentes

Los documentos de la licitacin podrn ser entregados, formalmente, a todos los invitados del proceso de licitacin, pudiendo utilizarse, entre otros, cualquiera de los siguientes mecanismos, conforme a lo definido en el itinerario de la licitacin que se establezca en la carta de invitacin: Entrega de las bases junto con la carta de invitacin. Retiro de las bases, por parte de los invitados, directamente, en las oficinas de Codelco que se indiquen, con anterioridad a la realizacin de la reunin aclaratoria y/o visita a terreno. Envo de las bases va e-mail al correo electrnico de los invitados, con anterioridad a la realizacin de la reunin aclaratoria y/o visita a terreno.

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Entrega de las bases durante la reunin aclaratoria y/o visita a terreno. Descargar desde Internet del sitio web de Codelco. Envo de solicitudes de servicio va QUEST. Se deber constatar que los contratistas invitados hayan recibido, efectivamente, la documentacin conforme, para lo cual se les solicitar que confirmen la recepcin de ellos. 7.5.3 Reunin aclaratoria y/o visita a terreno

Segn el grado de complejidad de los servicios a contratar, se considerar la realizacin de una reunin aclaratoria y/o una visita al terreno donde sern prestados los servicios. La inasistencia a la reunin aclaratoria y/o visita a terreno por parte de algn proponente, podr ser considerada como causal de su eliminacin del proceso de contratacin, conforme las condiciones que sean definidas en el itinerario de la licitacin. Sin embargo, deber darse amplias facilidades de fecha para que en caso de ser una condicin obligatoria, todos los oferentes interesados puedan cumplirlo. La reunin aclaratoria y/o visita a terreno deber informarse en el itinerario de la licitacin y ser responsabilidad de las unidades de gestin de contratacin su coordinacin. La reunin aclaratoria y/o visita a terreno deber contar, en lo posible, con un representante de las unidades de gestin de contratacin, debiendo levantarse un acta firmada por todos los asistentes, cuyo original quedar en poder de dichas unidades, para su archivo en la carpeta correspondiente. Se entregar una copia del acta a los proponentes que lo soliciten. Las preguntas que se realicen durante la reunin aclaratoria y/o visita a terreno, es aconsejable que sean formalizadas por los proponentes en las rondas oficiales de consultas que considere la licitacin para permitir su incorporacin oficial a las bases. 7.5.4 Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones

En el itinerario de la licitacin se establecern una o ms etapas de consultas por parte de los proponentes, para que stos puedan aclarar todas sus inquietudes acerca de los aspectos tcnicos y administrativos de la licitacin. Todas las consultas generadas por los proponentes con respecto a la licitacin, sern recibidas por escrito, ya sea por carta, fax y/o e-mail, por las unidades de gestin de contratacin, siendo el encargado de recopilarlas y coordinar con el usuario la preparacin de un documento nico con todas ellas. Las respuestas y aclaraciones a las preguntas efectuadas por los proponentes sern estudiadas y preparadas por el usuario, con el apoyo de las unidades de gestin de contratacin de manera de discutir y complementar inmediatamente los aspectos tcnicos y administrativos. Las respuestas a las consultas recibidas de los proponentes sern enviadas a todos los participantes, por carta, fax y/o e-mail, por las unidades de gestin de contratacin a las direcciones informadas previamente, sin individualizar al proponente que las formul.

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7.5.5 Recepcin y acto de apertura de las ofertas

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Las ofertas de los proponentes debern ser entregadas por escrito o por algn sistema electrnico validado por Codelco ( Internet, Quadrem, etc.). En aquellos casos que se solicite la entrega de la oferta, en forma magntica, ello se dejar, expresamente, establecido en las bases de licitacin. De existir ofertas magnticas y escritas, primar el texto escrito en caso de existir discrepancias entre diferentes medios. Las ofertas debern ser entregadas en las condiciones establecidas en las bases de licitacin, conforme al da, hora y lugar establecido en algn documento oficial. El acto de recepcin y/o de apertura de ofertas podr ser efectuado con carcter pblico o privado, lo que ser definido por las unidades de gestin de contratacin, segn el mecanismo sealado en las bases de licitacin. A los actos de apertura pblicos, podrn asistir los proponentes que hacen entrega de sus ofertas. Los sobres que lleguen posteriormente a la apertura de las propuestas se devolvern, sin abrir, a los respectivos oferentes. El acto de recepcin y/o de apertura de las ofertas, ya sea pblico o privado, ser efectuado por la comisin de apertura de propuestas que estar conformada, al menos, por dos personas y ser presidida por un representante de la unidad de gestin de contratacin que corresponda, quien levantar un acta a ser firmada por todos los asistentes del acto, tanto proponentes como integrantes de la comisin, la segunda persona podr ser un representante del usuario si se considera necesario u otra persona de los servicios compartidos, preferentemente de otra rea . En esta acta se dejar constancia de todos los documentos recibidos de los proponentes y las observaciones que hayan sido formuladas en el acto de recepcin y/o apertura. Las observaciones debern ser aclaradas dentro del plazo que la comisin defina, entendindose que la oferta con observaciones se mantendr en carcter condicional. En las licitaciones que consideran actos de recepcin y/o apertura, diferidos entre las ofertas tcnicas y econmicas, se proceder, en ambos actos, conforme a lo definido en los prrafos anteriores. Sern las unidades de gestin de contratacin, quienes custodiarn los sobres cerrados con las ofertas de los proponentes. A los proponentes que, de acuerdo al procedimiento establecido, no hayan superado la evaluacin tcnica, se les devolver su oferta econmica sin abrir. 7.5.6 Evaluacin de las ofertas

En todo proceso de contratacin habr un mtodo de evaluacin, desde un simple cuadro comparativo de precios hasta un mtodo que considere, adems del precio cotizado, algunos o todos los factores que se enumeran: reajustes, costos financieros, costo de inventario, plazo de entrega, rendimientos, asistencia tcnica, garantas certificaciones de calidad, costos de mantencin, costos de operacin, detenciones, Etc. cuya suma valorizada arrojar el costo integral de las ofertas. Sin embargo, en procesos de contratacin de bajo monto, se podr obviar el mtodo de evaluacin.

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El mtodo de evaluacin deber establecerse de modo de eliminar, hasta donde sea posible, los aspectos subjetivos de los diversos factores considerados. La metodologa deber considerar todos los elementos pertinentes para determinar el costo integral, y su grado de exhaustividad estar determinado por el monto involucrado, la naturaleza y complejidad del bien o servicio y su criticidad para las operaciones. Los factores a evaluar y su respectiva ponderacin deben estar considerados en el mtodo de evaluacin aprobado, de acuerdo con las condiciones particulares de cada proceso de contratacin y debern estar en correspondencia con las exigencias establecidas en las bases de llamado a licitacin. La evaluacin conjunta o diferida de las ofertas tcnicas y/o econmicas ser realizada por una comisin evaluadora, integrada por, al menos, 3 personas, uno de los cuales deber actuar como presidente de dicha comisin. La estructura de la comisin evaluadora ser definida por la unidad de gestin de contratacin que corresponda, sin perjuicio de lo sealado en el segundo prrafo del punto 4. de este manual, y aprobada por el nivel facultado. Uno de los integrantes deber pertenecer al rea de abastecimiento, siendo recomendable que se encuentre integrada por al menos una persona que represente al rea que finalmente recibir la obra o servicio y por una persona con competencia en el tema, para asegurar la objetividad del proceso de evaluacin. La comisin evaluadora, basndose en el mtodo de evaluacin, deber verificar si las ofertas recibidas cumplen con las condiciones establecidas, debiendo preparar un informe escrito, donde se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluacin de las ofertas. Si la comisin evaluadora tiene dudas, sobre algn documento de una oferta o si necesita aclaraciones adicionales, ser la unidad de gestin de contratacin la responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y la posterior recepcin de la informacin aclaratoria. Las aclaraciones solicitadas a los proponentes debern ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitacin. Si hubiera alguna aclaracin que pudiera afectar las condiciones econmicas de la oferta, debiera analizarse la solicitud a todos los participantes. 7.5.6.1 Evaluacin de aspectos tcnicos Las evaluaciones tcnicas de las ofertas se debern efectuar para verificar si sta cumple satisfactoriamente con las bases tcnicas de los servicios u obras a contratar. A cada oferta se le asigna un puntaje en base a valores preestablecidos que sealan, para cada proponente, el grado de satisfaccin de los requisitos establecidos. Si de los antecedentes incluidos en los documentos de la oferta no se puede concluir claramente si cumple o no las condiciones establecidas, o si existen dudas o falta de claridad en cualquier aspecto de la propuesta, las unidades de gestin de contratacin debern hacer las consultas que correspondan para la aclaracin o para complementar con antecedentes adicionales, si esto se estima necesario para una decisin final.

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En todo caso, las aclaraciones debern ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en un proceso de contratacin y que no alteren las ofertas econmicas. 7.5.6.2 Evaluacin de aspectos econmicos Para efectuar la evaluacin econmica de las ofertas, se tiene como parmetro principal de comparacin, el presupuesto de referencia, el que deber tener el mismo quiebre que el itemizado de presupuesto de las ofertas. Esta evaluacin se realiza, mediante la comparacin de las ofertas vertidas en el itemizado de presupuesto, verificando que estn incluidos todos los elementos de costos y valorizacin de partidas de manera correcta y que sean consistentes con los trabajos o servicios solicitados. En caso que un proponente presente en su oferta una alternativa de solucin adicional y diferente a la solicitada en las bases, o que se solicite expresamente en las bases la presentacin de alternativas de soluciones adicionales diferentes, stas se deben separar de la evaluacin y analizarse bajo el concepto de factibilidad tcnico-econmico de alternativas de solucin adicional. En la evaluacin econmica de las ofertas por serie de precios unitarios, que tienen componentes cotizados relevantes de precios unitarios, se puede considerar la sensibilidad de las ofertas ante variaciones en las partidas ms significativas. Este elemento de anlisis es importante consignarlo en la presentacin ante la instancia que autorizar la adjudicacin. Para el anlisis del valor total, deben considerarse las ofertas revisadas, niveladas y homologadas de los trabajos, flujos de caja, monedas y plazo, segn el mtodo de evaluacin. En el caso de los procesos de contratacin que involucren financiamiento por parte del contratista, ya sea crdito, leasing, o pago diferido, se debe efectuar la evaluacin econmica y nivelacin de las ofertas. Si el financiamiento es en moneda extranjera, se podr solicitar la participacin de los departamentos de contralora. Del ordenamiento escalar de las ofertas pueden resultar disparidades importantes. Ello puede ser resultado de una interpretacin errnea de las bases de la propuesta o de un riesgo propio del contratista. En el caso que la desviacin, tanto negativa como positiva, de las ofertas sea notoria con respecto al presupuesto de referencia, deber revisarse los conceptos considerados en la elaboracin de dicho presupuesto, de modo de verificar su consistencia. Si la desviacin, con respecto al presupuesto revisado, es superior al +/- 20 %, dichas desviaciones debern ser autorizadas por el mismo nivel ejecutivo de aprobacin de la solicitud de autorizacin para contratar servicios. En la contratacin de servicios de ingeniera y asesoras, en los casos que as se determine por la importancia estratgica y/o econmica que de estos servicios se deriva, tendr preponderancia la calidad tcnica por sobre el valor econmico de las ofertas.

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7.5.7

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Proposicin de adjudicacin y adjudicacin del contrato

El informe de la comisin evaluadora con los resultados de la evaluacin de las ofertas, ser la base de la recomendacin de adjudicacin de la licitacin. En caso que la recomendacin de adjudicacin proponga una empresa o una persona natural relacionada, dicha recomendacin deber ser previamente aprobada por los niveles designados en la norma NCC-18. La recomendacin de adjudicacin ser aprobada por el nivel que corresponda segn el monto definitivo del contrato, conforme a lo definido en el manual de alcance de facultades. El nivel de aprobacin correspondiente podr aceptar, rechazar, condicionar o solicitar al presidente de la comisin evaluadora, que complemente y/o modifique los trminos de la recomendacin de adjudicacin de la licitacin. Tambin, se le podr solicitar a la comisin evaluadora que negocie, en conjunto con las unidades de gestin de contratacin, cuando se requiera adecuar las ofertas factibles de ser adjudicadas, para satisfacer de mejor manera los requerimientos del usuario, tanto desde el punto de vista tcnico como econmico, bajo el concepto de una relacin del tipo GANAR/GANAR Las unidades de gestin de contratacin sern las nicas reas autorizadas para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de la licitacin. Los usuarios obtendrn las aprobaciones a la recomendacin de adjudicacin de la comisin evaluadora al interior de cada divisin. La adjudicacin del contrato la hace la instancia, segn los montos a comprometer, de acuerdo a lo sealado en el manual de alcance de facultades. La instancia de adjudicacin debe aprobar como primera opcin para la adjudicacin del contrato, al proponente que obtenga el primer lugar en la evaluacin de las ofertas de acuerdo al mtodo de evaluacin. Se puede adjudicar, parcialmente, un servicio u obra, distribuido entre dos o ms proponentes, nicamente si ello ha sido previsto en las bases del proceso de contratacin. Si por cualquier circunstancia, debidamente validada por los niveles correspondientes, no fuese posible adjudicar al proponente que obtenga el primer lugar en la evaluacin de las ofertas, la licitacin se adjudicar al oferente que ocupe el segundo lugar. Las unidades de gestin de contratacin, una vez adjudicada la licitacin, iniciarn las gestiones para preparar, perfeccionar y/o suscribir el contrato con el oferente adjudicado, en los trminos que hayan sido definitivamente acordados. 7.5.8 Notificacin de la adjudicacin

Es funcin de las unidades de gestin de contratacin comunicar formalmente, la adjudicacin de cualquier contrato que haya sido realizado bajo cualquier modalidad de contratacin y de cualquier monto.

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Las unidades de gestin de contratacin, notificarn la adjudicacin del contrato, por escrito, al proponente seleccionado, solicitando el integro de la boleta de garanta bancaria si correspondiere. Una vez aceptada formalmente la adjudicacin por el proponente, mediante comunicacin escrita, se publicar o comunicar el resultado del proceso de contratacin a los dems proponentes y se proceder a la devolucin de las garantas de seriedad de las ofertas, si las hubiere. Las comunicaciones de notificacin de la adjudicacin y aceptacin por parte del proponente adjudicado podrn hacerse a travs de los medios electrnicos disponibles. 7.5.9 Preparacin y suscripcin de los contratos

Las unidades de gestin de contratacin sern las responsables, tras la adjudicacin de un proceso de licitacin o asignacin directa, de preparar o gestionar la preparacin, aprobacin, visacin y suscripcin del contrato para autorizar el inicio del servicio requerido por el usuario. Las unidades de gestin de contratacin remitirn, cuando corresponda, a la consejera jurdica el borrador del contrato, con los antecedentes del proceso de contratacin necesario para la visacin del respectivo documento, incluidos los antecedentes legales del contratista de ser stos requeridos. Una vez que el contrato ha sido aprobado y visado por la consejera jurdica, ste deber ser enviado a la unidad de gestin de contratacin para gestionar su firma por parte del contratista y del representante por parte de Codelco. Todo contrato de servicios, tiene que contar con la previa aprobacin y visacin de la consejera jurdica correspondiente, esta visacin podr omitirse, de contar con contratos estndar, previamente aprobados. La unidad de gestin de contratacin enviar inicialmente el contrato, en originales, al representante legal del contratista para su revisin final y suscripcin, por algn mecanismo que permita contar con un registro de la adecuada recepcin del documento por parte del contratista. Si el contratista tiene alguna objecin respecto a la redaccin del contrato, deber comunicarla por escrito a la unidad de gestin de contratacin, quien analizar las observaciones en conjunto con el usuario y la consejera jurdica. Si las observaciones del contratista son admisibles, se enviar el contrato corregido, para la suscripcin del contratista. En caso que las observaciones no sean aceptadas por Codelco-Chile, la unidad de gestin de contratacin enviar al contratista la justificacin del rechazo de las objeciones. En caso de desacuerdos contractuales con el contratista, podr ser necesario realizar reuniones entre el contratista, el usuario, la unidad de gestin de contratacin y la consejera jurdica para acordar las condiciones aceptables para las partes. Una vez que el contrato se encuentre debidamente suscrito por el contratista, ste deber ser devuelto exclusivamente a la unidad de gestin de contratacin, para que se gestione la posterior firma por el representante legal de Codelco-Chile. Firmado el contrato por la empresa contratista, la unidad de gestin de contratacin procede a requerir los documentos de resguardo del contrato, tales como: garantas de cumplimiento, plizas de seguros y otros.

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Cuando el contrato se encuentre firmado por ambas partes, la unidad de gestin de contratacin informar al usuario que el contrato est en condiciones de operar; adems de distribuir los respectivos originales y copias del documento firmado. Los contratos debern ser firmados por parte de Codelco por los personeros pertenecientes a los servicios compartidos, con poderes notariales suficientes, de acuerdo al manual de alcance de facultades. Si se estima pertinente, los contratos podrn ser enviados a los usuario para su revisin o a otras unidades organizacionales; estas revisiones constarn en hoja aparte. Los contratos foliados, se firman en 3 ejemplares de igual tenor y fecha, quedando uno en poder del contratista, otro en poder de la unidad de gestin de contratacin y el tercero en poder del administrador del contrato. La Unidad Gestin Empresas deber mantener un sistema de facsmiles de firmas de los apoderados de las empresas contratistas con la modalidad de firma en caso de ms de un apoderado. El sistema debe ser accesible por parte de los usuarios y por tanto residir en la intraweb de la Corporacin. 7.5.10 Creacin del pedido (contrato) en sistema SAP

La incorporacin del pedido en SAP es de responsabilidad de la unidad de gestin de contratacin y sta se efectuar una vez cumplido el paso indicado en punto 7.5.8 A partir de la solicitud de pedido, se crear y actualizar en sistema SAP, la peticin de oferta de la empresa contratista adjudicada y del resto de los oferentes, creando a continuacin el pedido con referencia a la peticin de oferta mencionada. La liberacin del pedido en SAP se efectuar una vez que la unidad de gestin de contratacin tenga en su poder el contrato debidamente perfeccionado y firmado segn los procedimientos vigentes. Las unidades de gestin de contratacin, en la seccin notas internas del documento de contrato o pedido en SAP, debern colocar toda la informacin requerida para efectos del pago a la empresa contratista. Adems, en la seccin datos Codelco, se ingresar la informacin relativa al tipo de asignacin y la marca de empresa relacionada y asimismo, en cada tem o posicin, el tipo de gasto asociado al contrato. Se asociarn al pedido en SAP, mediante la funcionalidad de enlaces, todos aquellos documentos en papel que permitan el adecuado conocimiento de los detalles del contrato. 7.5.11 Excepciones al proceso de licitacin

Las excepciones al proceso de licitacin, tales como pronto inicio, otorgamiento de anticipos, exencin de garantas, exencin de multas, etc. deben autorizarse por el nivel facultado para adjudicar el contrato.

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7.5.12

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Excepciones al proceso de licitacin en proyectos de inversin de envergadura

Cuando se genere un proyecto de desarrollo, de expansin o de inversin de envergadura que, por sus caractersticas tcnicas, econmicas y de relevancia para la corporacin amerite una gestin de contrataciones de servicios externos distinta a las definidas en este manual, el Gerente Corporativo de Abastecimiento podr definir las caractersticas y los procedimientos de una organizacin que permita gestionar adecuadamente la contratacin de servicios de dicho proyecto. 7.6 Licitacin privada de escaso monto

La Gerencia Corporativa de Abastecimiento, podr disponer la emisin de procedimientos operativos para procesos de licitacin y contratacin de bajo monto con el propsito de agilizar dichos procesos. 7.7 Asignacin directa

En trminos generales todos los servicios deben ser licitados, sin perjuicio de utilizar otros procesos de contratacin cuando las circunstancias lo aconsejen, como es la asignacin directa. Se justifica una asignacin directa cuando hay un proveedor que tiene una posicin claramente dominante que hace que una licitacin no sea competitiva y que sea mejor negociar las condiciones slo con esa empresa, o en el caso de consideraciones estratgicas que recomiendan contratar slo a esa empresa. En cada caso de asignacin directa, solicitada por el usuario, se deber dejar constancia escrita de los siguientes antecedentes en la solicitud de autorizacin de servicios: Justificacin de necesidad de asignar directamente Razones concretas que hacen exigible la eleccin de un determinado contratista. Razonabilidad del precio 7.7.1 Asignacin directa solicitada por el usuario.

En este proceso, el usuario solicita a la unidad de gestin de contratacin cotizar, con un nico proponente, una obra o servicio, en que se pacta el precio en un proceso de negociacin y las condiciones que regirn el contrato, en conformidad a las bases administrativas generales, especiales y bases tcnicas o en los trminos que para cada caso se establezcan. Este tipo de contratacin deber ser justificada, por escrito, por el usuario al momento de solicitar la autorizacin pertinente para iniciar el proceso de contratacin, adjuntando dicha justificacin a la solicitud de pedido de servicios, de acuerdo al manual de alcance de facultades. Este tipo de proceso de contratacin podr utilizarse preferentemente en servicios de ingeniera, asesoras o consultoras, dada la especialidad del proponente, su conocimiento de las operaciones, la especialidad de la materia, la prontitud requerida u otra condicin de naturaleza similar que por motivos estratgicos o econmicos sea conveniente para la divisin a la cual se est atendiendo.

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Previo a cotizar se deber verificar los antecedentes del proveedor nico en cuanto a su situacin en el registro de contratistas e iniciar el proceso de inscripcin en caso que no est inscrito. Una vez finalizado el proceso de negociacin de la oferta, instancia realizada por la unidad de gestin de contratacin conjuntamente con el usuario, el administrador del contrato enviar a la unidad todos los documentos con las modificaciones introducidas durante la negociacin. 7.7.2 Concepto de Asignacin Directa.

Para los efectos de aplicacin del punto 7.7.1 anterior, se entender por asignacin directa aquellas asignaciones a un proveedor de entre varios, que ofrecen servicios similares. Con el propsito de agilizar y simplificar este proceso de contratacin se podr omitir etapas , documentos y exigencias contemplados en un proceso normal. En todo caso los servicios sern autorizados por los niveles que se indican en el manual de alcance de facultades vigente. Se denomina asignacin nica cuando hay un nico proveedor del servicio no existiendo otros en el mercado. 7.8 Licitacin pblica

Es todo proceso de licitacin por el cual se genera una amplia convocatoria de oferentes a travs de algn medio masivo de comunicaciones de circulacin nacional y/o regional, sin restricciones de estar inscritos en los registros de contratistas. La aprobacin de este proceso deber hacerse de acuerdo al manual de alcance de facultades. Las licitaciones pblicas pueden considerar las siguientes etapas adicionales, con respecto a sealadas para las licitaciones privadas: Publicacin y venta de bases Recepcin de antecedentes de precalificacin Evaluacin de antecedentes de precalificacin Resultados del proceso de precalificacin las

En cuanto a la documentacin a ser entregada a las unidades de gestin de contratacin, por el usuario, para materializar el proceso de licitacin pblica, sta no difiere mayormente, respecto a la requerida para un proceso de licitacin privada, siendo lo central para determinar el nmero de etapas adicionales, la definicin de la estrategia de licitacin y del mtodo de evaluacin que se seguir. El mtodo de precalificacin, debe incorporar la evaluacin de los antecedentes legales, financieros, comerciales y tcnicos de las empresas que entreguen sus antecedentes en la etapa de precalificacin, si esta etapa se realiza. Asimismo, para el caso de estas licitaciones, se recomienda solicitar boletas de garantas bancarias que garanticen la seriedad de la oferta de los proponentes. 7.8.1 Publicacin y venta de bases

Una vez definido el itinerario de la licitacin, por el usuario y las unidades de gestin de contratacin, ser sta ltima, la encargada de hacer la publicacin, en medios de

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comunicacin masivos, en la pgina web corporativa de Codelco, en el e-Marketplace Quadrem o donde corresponda, del llamado a participar de la licitacin por la contratacin de los servicios requeridos. El ttulo de la publicacin del llamado a licitar deber ser lo suficientemente explcito e identificar los servicios requeridos, debiendo incluir una pequea descripcin de su alcance. En cuanto al itinerario de la licitacin, el aviso deber informar al menos el perodo de venta de bases y las fechas de entrega de los distintos antecedentes. El precio de venta de las bases ser definido por las unidades de gestin de contratacin, conforme al tipo de servicio licitado y al monto estimado del contrato asociado, pudiendo ser vendidas va electrnica o fsica, utilizando la caja recaudadora de la Casa Matriz o de las divisiones. En cualquier forma, se deber llevar un registro de los proponentes que adquieran estas bases, de manera de verificar que las empresas que hagan entrega de antecedentes, correspondan a las que adquirieron las bases. 7.8.2 Recepcin de antecedentes de precalificacin

Los antecedentes de precalificacin corresponden a los antecedentes legales, econmicos, financieros, comerciales y tcnicos propios de la empresa, cuya revisin y evaluacin es necesaria para asegurar que los proponentes que compraron bases y que estn interesados en presentar ofertas, tengan una situacin que asegure la correcta ejecucin de los servicios que les pudieran ser encomendados. Los antecedentes de precalificacin debern ser entregados en las condiciones, da, hora y lugar establecidos en las bases, o en algn documento aclaratorio posterior. La recepcin de los antecedentes de precalificacin podr ser efectuada por medio de un acto de recepcin formal, a travs de la oficina de partes de la Casa Matriz u oficinas de las divisiones. En el caso que se opte por la recepcin de antecedentes de precalificacin, a travs de un acto formal, ste deber ser realizado por una comisin presidida por un representante de la unidad de gestin de contratacin, quin levantar un acta a ser firmada por todos los asistentes del acto, tanto proponentes como integrantes de la comisin, segn corresponda. En esta acta, se dejar constancia de todos los documentos recibidos por parte de los proponentes y las observaciones que hayan sido formuladas en dicho acto. Las observaciones debern ser aclaradas dentro del plazo mximo que la comisin defina, entendindose que la oferta con observaciones se mantendr en forma condicional. 7.8.3 Evaluacin de antecedentes de precalificacin

La evaluacin de los antecedentes de precalificacin ser realizada por una comisin evaluadora, integrada por al menos 3 personas, uno de los cuales actuar como presidente de dicha comisin. La estructura de la comisin evaluadora ser definida por el usuario y la unidad de gestin de contratacin y aprobada por el nivel facultado, siendo recomendable que se encuentre integrada por al menos un representante del usuario, un representante de abastecimiento y por personas con competencia en el tema de otras reas, para asegurar la objetividad del proceso de evaluacin.

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La comisin evaluadora, basndose en el mtodo de precalificacin preparado y aprobado, deber verificar si los antecedentes cumplen los requisitos definidos, debiendo preparar, posteriormente, un informe, en el cual se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluacin. Si la comisin evaluadora tiene dudas sobre algn documento o si necesita aclaraciones adicionales, ser la unidad de gestin de contratacin la responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y la posterior recepcin de la informacin aclaratoria. Las aclaraciones solicitadas a los proponentes debern ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitacin. 7.8.4 Resultados del proceso de precalificacin

El informe de la comisin evaluadora con el resumen de los resultados de la evaluacin de los antecedentes de precalificacin, ser la base para recomendar la continuidad o no en el proceso de licitacin de un determinado proponente. Esta recomendacin de continuidad ser aprobada por el nivel que corresponda, segn el monto estimado del contrato, conforme a lo definido en el manual de alcance de facultades. El nivel de aprobacin correspondiente podr aceptar, rechazar, condicionar o solicitar a la comisin evaluadora, que complemente y/o modifique los trminos de la recomendacin de continuidad. La aprobacin o rechazo por parte del nivel facultado, ser informada oficialmente, por la unidad de gestin de contratacin, a los proponentes acerca del resultado del proceso de evaluacin de antecedentes de precalificacin. 7.8.5 Elaboracin de bases y contratos preliminares

Se podr disear la estrategia del proceso, elaborando bases de licitacin preliminares que incluyan la mejor definicin de la necesidad de la corporacin en el momento en que se decida iniciar el proceso, a fin de ser discutidas con los oferentes interesados para que puedan hacer aportes a la solucin de la necesidad y de Codelco, para conocer del mercado las condiciones y riesgos asociados a dichas bases. Lo expuesto, permitir evaluar la conveniencia de considerar o no algunas de las exigencias establecidas preliminarmente y que pudieran eventualmente retirarse o modificarse. Es factible en esta etapa de la licitacin entregar formatos de contratos preliminares, los que tambin podrn ser discutidos con los oferentes para evaluar como afectan, a cada oferente, los aspectos contractuales solicitados en las bases preliminares. 7.8.6 Rondas de discusin de las bases y contratos con los proponentes

Dentro del diseo anterior, se podrn realizar rondas de consultas con los proponentes para recoger las mejoras a los requerimientos tcnicos y comerciales, en cuanto a los volmenes mnimos requeridos para hacer atractiva la licitacin, los aspectos prescindibles o mejorables del proyecto, los plazos ms atractivos para los oferentes, los riesgos que los oferentes

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perciben como excesivos en las bases, con el fin de asumir aquellos en los que Codelco no obtiene ventajas al traspasarlos al oferente. Este proceso se deber desarrollar en forma equitativa para todos los oferentes, asignndoles tiempos de discusin que sean apropiados a cada empresa, segn corresponda. Es recomendable desarrollarlo en forma separada, con cada uno de los oferentes, tratando de asegurar la equidad de la informacin, en particular cuando se requiere entregar aclaraciones que competen a todos. Se podr tambin, en esta etapa abrir nuevas rondas de preguntas y respuestas, las que se realizarn de la misma forma que la sealada este manual. 7.8.7 Elaboracin de bases y modelo de contratos definitivos

A partir de la informacin recogida de las rondas de discusin con los diferentes oferentes o de las reuniones aclaratorias conjuntas, el equipo encargado de la licitacin elaborar las bases definitivas de los aspectos que corresponda modificar y que sern las nuevas condiciones en que los oferentes debern considerar en sus ofertas. Si se ha realizado la discusin de los contratos se debera desarrollar tambin modelos de contratos definitivos que reflejen lo sealado en las bases definitivas. Los dems pasos del proceso de licitacin se enmarcan en lo expuesto para las licitaciones privadas. 7.9 Administracin de contratos

Ser obligacin de los administradores de contrato, mantener copia de los documentos que respalden el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades adquiridas por Codelco y el contratista en los contratos que sean suscritos. Copias de los documentos indicados, a continuacin, debern ser enviadas a las unidades de gestin de contratacin: Acta de inicio de actividades Aplicacin de multas Recepcin definitiva de los servicios Evaluacin de desempeo del contratista Solicitud de finiquito Modificacin de los contratos

7.10

Los contratos podrn ser modificados en las responsabilidades y obligaciones asumidas por cada una de las partes, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones mnimas: El contrato a modificar est vigente Existencia de presupuesto para el aumento de servicio u obra Las modificaciones no deben significar una alteracin sustancial de las condiciones originales de contratacin, tanto en sus alcances como en sus obligaciones esenciales.

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Existir mutuo acuerdo entre las partes para efectuar la modificacin del contrato. Las condiciones econmicas de la modificacin reflejarn las condiciones acordadas en el momento de la adjudicacin original, salvo justificacin expresa, debidamente, autorizada por el nivel correspondiente.

La unidad de gestin de contratacin ser responsable de preparar o gestionar la preparacin y suscripcin de la respectiva modificacin de contrato. Para ello, el usuario deber entregar a la unidad de contratos la siguiente documentacin: Informe que justifique la real necesidad de efectuar la modificacin del contrato, junto con demostrar que la modificacin no altera las condiciones originales de contratacin, en sus alcances y obligaciones esenciales, adems de las condiciones econmicas. SOLP, solicitando la modificacin del contrato debidamente aprobada por el mismo nivel jerrquico que autoriz la solicitud inicial. En caso que la modificacin del contrato signifique un aumento en el monto, la SOLP debe estar autorizada por el nivel jerrquico correspondiente al nuevo monto.

La modificacin de aquellos contratos visados por la consejera jurdica, ser enviada por la unidad de gestin de contratacin a la consejera jurdica para su revisin. Una vez que la modificacin del contrato haya sido visada por la consejera jurdica correspondiente, sta deber ser enviada a la unidad de gestin de contratacin para gestionar las firmas por parte del contratista y de Codelco. La unidad de contratos enviar primeramente la modificacin del contrato al representante legal del contratista para su suscripcin, por correo certificado o algn otro mecanismo que permita contar con un registro de la adecuada recepcin del documento por parte del contratista. La modificacin del contrato debidamente suscrita por el contratista deber ser devuelta exclusivamente a la unidad de gestin de contratacin, para que sta posteriormente gestione la firma del representante legal de la corporacin. 7.11 Reclamos

Se entender por reclamo cualquier solicitud de pago adicional o de aumento de plazo del contratista por sobre los trminos especficamente pactados en el contrato original. Las principales causas de reclamos en el desarrollo de los contratos se derivan de indefiniciones, falta de datos o datos inexactos, informacin insuficiente, demoras en los aportes del mandante, diseo defectuoso, cambios en el alcance del contrato, ambigedades en la definicin de ciertas partidas, interferencias operativas, perjuicios por fuerza mayor, paralizaciones de faenas, normativas y procedimientos que impactan los precios establecidos durante el desarrollo de la obra, traspaso de riesgos no controlados por los contratistas como variaciones econmicas, cambios en la legislacin, cambios meteorolgicos extremos, etc. Todas estas causas redundan en solicitudes de pago adicional y/o aumentos de plazo, lo que constituye, generalmente, la esencia de un reclamo y significan definitivamente mayores costos para Codelco. La mayora de las referidas causas de potenciales controversias son del dominio directo de los usuarios y de las unidades de gestin de contratacin; por consiguiente stos pueden evitar las

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fuentes de conflictos, mediante las debidas provisiones y estipulaciones en la confeccin de las bases de licitacin del proceso de contratacin. Las siguientes medidas preventivas deben ser consideradas a objeto de evitar los reclamos: Asegurarse de la idoneidad tcnico financiera de los invitados. Eliminar clusulas asimtricas e inequitativas. Reunir todos los informes y datos y dems condiciones y circunstancias, cuya omisin pueda afectar la ejecucin del contrato. Analizar la completitud de los aspectos de diseo y construccin, considerando que es la fase que determina los mtodos constructivos, los equipos, la organizacin, los recursos humanos, sistemas de control de gestin de calidad, seguridad y medio ambiente que se aplicarn en la ejecucin de la obra o servicio. Estudiar la asignacin de riesgos, de manera que ste lo asuma aquel que est en mejores condiciones de controlarlo, de preverlo, de hacerle frente o bien que sean compartidos ante iguales responsabilidades. Estudiar cuidadosamente la redaccin de las clusulas. Dar oportunidad de segundas rondas de consultas. Estudiar rigurosamente las ofertas que se consideran fuera de los rangos normales.

Debe darse adecuada consideracin a aquellos reclamos comunes que puedan ser resueltos usando los procedimientos normales de administracin de contratos. El nivel de esfuerzo aplicado a la evaluacin y solucin de un reclamo debe ser consecuente con la magnitud y significacin del mismo. La base contractual y validez de un reclamo, frecuentemente, no est clara mientras no se hayan evaluado todos los hechos. Una vez resuelto un reclamo se debe documentar el acuerdo, mediante una nota de cambio o modificacin al contrato. Se entender por reclamo no resuelto aquel que no fuere solucionado durante la vigencia del contrato.

8.

CONCEPTOS GENERALES
8.1 Empresas y personas relacionadas

Para dar cabal cumplimiento a lo establecido por la corporacin para negocios con personas relacionadas, el responsable de la licitacin deber verificar lo establecido por la Norma NCC-18 que se encuentre vigente a la fecha de contratacin del servicio. 8.2 Trmino y finiquito de los contratos

Los administradores de contratos sern los responsables de solicitar a la unidad de gestin de contratacin la debida tramitacin de los finiquitos de los contratos, documentos que sern obligatorios de suscribir en todos los contratos de Codelco que hayan llegado a su trmino.

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Para materializar el finiquito de un contrato, el usuario deber entregar a la unidad de gestin de contratatacin la respectiva modificacin SOLP y el documento que avale la recepcin definitiva de los servicios y la evaluacin de desempeo del contratista. Estos antecedentes sern enviados por la unidad de gestin de contratacin a la consejera jurdica, para revisar el finiquito del contrato. El finiquito del contrato, visado por la consejera jurdica, ser enviado a la unidad de gestin de contratacin para gestionar las firmas por parte del contratista y de Codelco. 8.3 Tipos de contratos

Existen diversos tipos de contratos, dependiendo de la forma de pago, de las definiciones legales, del tipo de trabajo, etc. Una adecuada estrategia de licitacin debe permitir seleccionar el tipo ms apropiado de contrato, teniendo en cuenta los beneficios econmicos y la proteccin de los intereses de Codelco, como tambin la seguridad de que se obtendr un trabajo de mejor calidad. Se citan a modo de ejemplo, algunas modalidades que pueden utilizarse en las contrataciones de servicios y sugerencias de cuando utilizarlas: Contratos suma alzada: Son preferibles siempre que el trabajo a realizar as lo permita, como tambin cuando el clima econmico asegure, razonablemente, la seriedad de este tipo de propuestas. Se caracterizan, porque el monto de la propuesta cubre el costo total del trabajo terminado o de los servicios encargados. En estos casos, Codelco sabe por adelantado cuanto costar el contrato y el contratista asume todos los riesgos y responsabilidades involucradas en la entrega total de los trabajos a satisfaccin de Codelco. Un contratista puede proponer, justa y adecuadamente, una suma alzada slo en la medida que se le proporcionen comprensibles y precisas especificaciones y que la descripcin del trabajo a realizar sea completa y detallada. La falta de precisiones en la invitacin a licitar a suma alzada puede traducirse en mayores costos para Codelco, y a que el contratista reservar una suma alta para cubrir contingencias, o requerir notas de cambio con costo agregado en el transcurso del trabajo, o el contratista puede desmejorar la calidad de los materiales, trabajos o servicios para encuadrarse en la suma alzada. Contratos por precios unitarios con sumas alzadas de gastos generales y honorarios: Se utilizarn cuando no exista un nivel suficiente de detalle en la informacin tcnica que servir para establecer el alcance de un trabajo, ya que por su definicin permitir un manejo ms eficiente durante la administracin de eventuales ajustes de cantidad y/o modificaciones de diseo. Otra ventaja de esta modalidad es que permite adelantar el proceso de contratacin, porque se puede comunicar e interesar al potencial mercado de contratistas sobre la realizacin de un trabajo determinado, comprometiendo recursos disponibles y precios antes de contar con la ingeniera de detalle completa. Contratos tarifado de precios: Son contratos en los que se fija una determinada tarifa por da, o por semana o mes, siendo el costo total para Codelco lo que resulte de multiplicar la tasa por el nmero de unidades de tiempo contempladas. Generalmente, los materiales son aportados, por el contratista, al costo. Estos contratos se adaptan, generalmente, a los casos de asesoras tcnicas.

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Contratos a serie de precios unitarios alzados: Por su definicin, estos contratos deben aplicarse en trabajos en los que slo se esperan pequeas variaciones en los volmenes de obras y/o servicios. 8.4 Formatos de contratos

Se podrn usar los siguientes formatos de contratos, en funcin de rangos de precio: a) b) c) d) Contrato Contrato Contrato Contrato en forma corta (carta contrato con anexos) estndar simplificado estndar para prestaciones de servicios y/o ejecucin de obra material SAP u otro

El contrato a) puede utilizarse para trabajos hasta KUS$ 300. El contrato b) puede utilizarse para trabajos hasta KUS$ 1.000. El contrato c) y d) pueden utilizarse en todo rango de montos. En cualquier circunstancia, debe usarse solamente como texto de un contrato, aquel que haya sido revisado, previamente, por la consejera jurdica. La consejera jurdica aprobar los modelos estndares o formas de acuerdos que Codelco utilice para formular contratos. 8.5 Estandarizacin y contenido de los contratos

Las unidades de contratos deben propender el uso de contratos estandarizados. La estandarizacin de los contratos tiene sus fundamentos en que el universo de contratos, que emite la Corporacin, tiene gran cantidad de clusulas comunes iguales a todos ellos y clusulas ad-hoc, lo que permite centrar la atencin en clusulas especficas.

9.

SALIDAS
Contrato y documentos anexos

10. REFERENCIAS
Bases tcnicas corporativas de seguridad, calidad, medio ambiente y salud ocupacional Procedimientos operativos, divisionales.

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11. REVISIONES

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REVISIN

NATURALEZA DEL CAMBIO

FECHA

LANZAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

12. ANEXOS
ANEXO N1: DEFINICIONES ANEXO N2: DEFINICION DE ROLES y RESPONSABILIDADES MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES ANEXO N3: SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA CONTRATAR SERVICIOS EXTERNOS

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ANEXO N1: DEFINICIONES


CONSEJO DE ADMINISTRACIN DIVISIONAL (CAD) Cuerpo colegiado nombrado por el Presidente Ejecutivo que hace las veces de Directorio para cada divisin con determinadas atribuciones y facultades. DIVISIN O DIVISIONES Se refiere a las divisiones mineras de la Corporacin Nacional del Cobre de Chile: Divisin Codelco Norte, Divisin Salvador. Divisin Andina y Divisin El Teniente. GERENCIA CORPORATIVA ABASTECIMIENTO Se refiere a la unidad organizacional, dependiente de la Gerencia Servicios Compartidos. SUBGERENCIAS Y DEPARTAMENTOS CORPORATIVOS Se refiere a las unidades organizacionales, dependientes, directamente, de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, responsables de la gestin de contratacin bienes y servicios de las divisiones. DEPARTAMENTOS SERVICIOS CLIENTES Se refiere a las unidades organizacionales, dependientes del Departamento Corporativo Servicios Clientes, con asiento en las divisiones. UNIDADES DE GESTION DE CONTRATACIN Nombre genrico con que se denomina en este manual a las unidades encargadas de los procesos de contratacin de una obra, trabajo o servicio requeridos por los usuarios y que dependen de las Subgerencias o Departamentos Corporativos de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento. USUARIO Unidad responsable de la contratacin de una obra o servicio DEPARTAMENTO CONTRALORA Unidades organizacionales, dependientes de la Gerencia Corporativa Contralora de los Servicios Compartidos, responsables de efectuar los pagos y descuentos pactados, contractualmente, con las empresas contratistas, custodiar y devolver boletas bancarias de garanta, cautelar la responsabilidad solidaria y subsidiaria de la divisin. SAP Software integrado de gestin utilizado por Codelco. SOLICITUD DE PEDIDO Es el documento electrnico o formulario creado por el usuario, en sistema SAP, en el cual se especifican cantidades, unidad y precios referenciales en dlares, de los tems que conforman el servicio a licitar. El usuario puede incorporar en este documento otras especificaciones que estime necesario.

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PETICION DE OFERTA Es un documento electrnico del Sistema SAP, mediante el cual se solicita cotizar a las empresas contratistas, previamente, seleccionadas los servicios, segn las condiciones definidas en las bases tcnicas y administrativas. SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLP) Es el formulario, por medio del cul se solicita la autorizacin para contratar o iniciar el proceso de licitacin de una obra o servicio. Este formulario debe ser aprobado, de acuerdo a lo indicado en el manual de alcance de facultades de cada divisin. OBRAS DE CONSTRUCCION Y MONTAJE Se consideran obras de construccin y montaje, todas las obras industriales y civiles, tales como montajes estructurales, mecnicos y elctricas; construcciones de edificaciones habitacionales, comunitarias, industriales y de oficinas; obras hidrulicas para la captacin, conduccin y almacenamiento de fluidos; desarrollos mineros, excavaciones de tneles, cavernas, piques, movimiento de tierra, transporte de material de emprstitos, rellenos, terraplenes, bases estabilizadas, preparacin de bancos y terrazas; sondajes y perforaciones; fabricaciones e instalaciones, etc. SERVICIOS DE INGENIERIA Se consideran como servicios de ingeniera, los estudios de prefactibilidad, de factibilidad, desarrollo de proyectos de ingeniera conceptual, bsica y de detalle, asistencia tcnica durante la construccin, asistencia tcnica para la seleccin de equipos y materiales para proyectos, inspeccin tcnica de obras, inspeccin tcnica de suministros para proyectos y obras, control de proyectos y administracin de contratos. SERVICIOS GENERALES Para efectos del presente procedimiento, se consideran servicios generales todas aquellas prestaciones de terceros tales como transporte de carga, transporte de personal, arriendo de maquinarias y vehculos, mantencin y reparacin de equipos, maquinarias e instalaciones, atencin de casinos, aseo, lavado, mantencin de reas verdes, trabajos de laboratorio, procesamiento de datos, y reproduccin de documentos, Etc. SERVICIOS DE ASESORIA Se consideran como servicios de consultora o asesora, todos aquellos tales como, las asesoras legales, tributarias, ambientales, laborales, capacitacin, seguridad, comunicaciones, organizacin, recursos humanos, etc. PRECALIFICACION DE CONTRATISTAS Proceso de seleccin de contratistas que se realiza por invitacin pblica o privada, en el cual se califican los antecedentes tcnicos, econmicos y jurdicos de los contratistas, de acuerdo a bases y pautas de evaluacin preestablecidas.

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BASES DE PRECALIFICACION

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Conjunto de disposiciones administrativas y tcnicas que regulan el proceso de precalificacin de contratistas, establecindose los requisitos en las bases correspondientes.

REGLAMENTO DE SEGURIDAD PARA EMPRESAS CONTRATISTAS Es la normativa que establece cada divisin para el control de riesgos operacionales y procedimientos administrativos de control interno que deben cumplir las empresas contratistas y subcontratistas, en el desarrollo de faenas o servicios contratados por ellos y que se realicen dentro de sus recintos. ESTUDIO DE RIESGOS DE LA LICITACION Es el documento que contiene los anlisis de riesgos, las fichas de las leyes y normas que deben cumplirse, inherente a las obras o servicios incluidos en la licitacin. ESTUDIO DE RIESGOS DEL PROPONENTE Es la proposicin que contiene el anlisis de riesgos, ficha y normas aplicables para la ejecucin de las obras o servicios. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AMBIENTALES Es la normativa que establece cada divisin para los requerimientos de control ambiental y procedimientos administrativos de control interno para resguardar el medio ambiente, que deben cumplir las empresas contratistas y subcontratistas, en el desarrollo de faenas o servicios contratados. MANUAL DE ALCANCE DE FACULTADES O RESOLUCIONES DE DELEGACIN Documento corporativo o divisional, que faculta a los ejecutivos de Codelco para aprobar o autorizar determinadas actividades, en particular aquellas actividades relacionadas con el proceso de contratacin de servicios externos a partir de determinados montos. Actualmente, existen los siguientes documentos: Manual de alcance de facultades de la Direccin Superior de Codelco. Manual de alcance de facultades de las divisiones: El Teniente, Andina, Salvador, Codelco Norte. Resoluciones de delegacin del rol ejecutivo del Centro Corporativo. Resoluciones de delegacin del rol ejecutivo de los Servicios Compartidos.

PRESUPUESTO ESTIMADO Es el presupuesto que prepara cada divisin para un contrato, en forma confidencial, como si fuera un proponente ms en la licitacin. El presupuesto estimado se usa para analizar los presupuestos presentados por los contratistas y de referencia para el proceso de evaluacin de ofertas. OFERTA HOMOLOGADA Es la oferta revisada en la cual se asegura que en cada tem, el precio ofrecido tiene el mismo alcance en todas las ofertas.

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OFERTA NIVELADA

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Es la oferta revisada y corregida por las divisiones para de cada uno de los contratistas, en la cual se asegura que todas las ofertas tienen la misma cantidad fsica en cada partida del itemizado. As, el monto total (provisional) de las diferentes ofertas est calculado con la misma base de cantidades provisionales. Este concepto se aplica a las ofertas a serie de precios unitarios. INSPECCION TCNICA Toda persona o grupo de personas nombrada, por escrito, por el administrador del contrato, cada vez que sea necesario, para fiscalizar e inspeccionar las obras o los servicios y cuyas atribuciones son las que, por escrito, le delegue el administrador del contrato y que, por escrito, se le comuniquen al contratista. SERIE DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS Recopilacin de las preguntas escritas hechas por los proponentes, en relacin con la licitacin y las respectivas respuestas escritas dadas por cada divisin y que forman parte de las bases de licitacin. ACTA DE APERTURA DE PROPUESTA Es el acta firmada por todos los presentes, en la que se sealan los nombres de los proponentes, los datos y valores totales de mayor inters de cada propuesta. Asimismo, en el acta se anotar los nombres de aquellos proponentes a quienes les haya sido devuelta su propuesta por no ajustarse a las bases de licitacin, como tambin aquellas observaciones que se planteen durante el acto de apertura. Se entregar una copia del acta a los representantes de las empresas que asistan a la apertura de la propuesta. CARTA INTENCION Es el documento, por medio del cual se instruye al contratista adjudicado para hacerse cargo del terreno e iniciar las obras o servicios en la fecha que en ella se indica, cuando se inicia el trabajo con un pronto inicio. Con esta fecha, se firma el acta de entrega de terreno o acta de inicio de actividades, fecha a partir de la cual se determinan los plazos establecidos en el contrato. MONTO DEL CONTRATO Es el monto inicial neto que se establece en el contrato entre Codelco y el contratista por el servicio u obra objeto del mismo. El concepto de su alcance se define segn tipo de contrato. AJUSTE DE PRECIO Es la variacin que experimenta el valor total del contrato, para compensar la fluctuacin de la moneda o precios de algunos insumos del contratista, el cual se determina de acuerdo a procedimientos establecidos en las bases administrativas especiales. ORDEN DE CAMBIO Procedimiento que permite al administrador del contrato en cualquier momento, incorporar modificaciones a las obras o servicios, dentro y fuera del propsito general del contrato. HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS Es el documento electrnico de SAP, mediante el cual el administrador del contrato registra las obras, correctamente, ejecutadas por el contratista y su correspondiente imputacin contable.

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LIBERACION

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Es el proceso electrnico, mediante el cual el usuario, a travs del cdigo asignado, aprueba un documento creado en el sistema SAP. OBRA O TRABAJO EXTRAORDINARIO Es aquella obra o trabajo adicional al alcance y a lo estipulado en los documentos del contrato y que no est incluida en el itemizado del contrato, que se le solicita al contratista, segn el procedimiento establecido en los documentos contractuales. MODIFICACION DE PLAZO Es una alteracin en el plazo de ejecucin total del trabajo, autorizado por la Corporacin al contratista, siguiendo procedimientos establecidos en los documentos contractuales. Se aplica, tambin, a plazos parciales cuando stos han sido expresamente estipulados en el contrato. RECEPCION PROVISIONAL Es la instancia, por medio de la cual el administrador del contrato recibe una obra en forma provisional, procediendo a firmar el acta correspondiente. En caso que no haya observaciones, se proceder a la devolucin de las retenciones que estuviesen en poder de la divisin por la correcta ejecucin de los trabajos, si fuese procedente. RECEPCION PARCIAL Es la instancia, por medio de la cual el administrador del contrato recibe una obra o un servicio de ingeniera en forma parcial, procediendo a firmar el acta correspondiente. En caso que no haya observaciones, se proceder a la devolucin de las retenciones que estuviesen en poder de la divisin por la correcta ejecucin de los trabajos, si fuese procedente. Esta recepcin parcial define la instancia en que dejan de ser anticipos los pagos efectuados al contratista. RECEPCION DEFINITIVA Es la instancia, por medio de la cual se recibe una obra o un servicio de ingeniera en forma definitiva, siendo sta requisito previo para la firma del finiquito del contrato. DOCUMENTOS DE GARANTIA Son las boletas bancarias, emitidas por instituciones bancarias de primera clase a la orden de Codelco, por los montos y conceptos, segn caractersticas estipuladas en las bases o contratos. DOCUMENTOS DE RESGUARDO Son plizas de seguro, emitidas por instituciones aseguradoras para cubrir los eventos y con las caractersticas estipuladas en las bases o contratos. El asegurado es el propio contratista, salvo que se indique, expresamente, lo contrario. DOCUMENTOS DE CERTIFICACION Son certificados, generalmente, emitidos por instituciones previsionales, fiscales y otras de carcter pblico o privado, con las cuales el contratista tiene obligaciones establecidas en la legislacin y que, por falta de cumplimiento, hacen que la Corporacin, subsidiariamente, quede obligada.

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ANEXO N2: DEFINICION DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

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MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES


Las responsabilidades de cada uno de los involucrados en el presente manual, o las que las reemplace o hagan sus veces, son las siguientes: 1.0 De la Gerencia Corporativa de Abastecimiento

Unidad organizacional, encargada del abastecimiento de bienes y servicios para la operacin, inversin de equipos y maquinarias, proyectos de ingeniera y proyectos de expansin y desarrollo de las divisiones y centro corporativo. 1.1 Del Departamento Corporativo Servicios Cliente

Unidad organizacional, encargada de la gestin integral de la relacin entre la Gerencia Corporativa de Abastecimiento (GCAB) y las reas usuarias o clientes, propiciando una administracin que permita conocer y satisfacer el nivel del servicio requerido por los usuarios e internalizar la constante dinmica de cambio en las caractersticas tcnicas y operacionales de los bienes y servicios requeridos por el cliente o usuario. Sus principales funciones son las siguientes: Difundir y promover la cartera de servicios de la GCAB entre los clientes. Negociar y formalizar, por parte de la GCAB, los contratos de nivel de servicio con los clientes. Gestionar cambios de actitudes y prcticas, en la relacin entre las reas prestadoras de servicios de la GCAB y los clientes. Monitorear, influir y apoyar a las reas prestadoras de servicios de la GCAB para que stas entreguen servicios o productos que permitan cumplir con los niveles de satisfaccin acordados con los clientes, de manera de incorporar una forma de operar asociada a mejoras continuas. Involucrar a los clientes en el desarrollo de la estrategia de compra o contratacin para satisfacer su requerimiento. Asesorar a los clientes en la formulacin de sus requerimientos, tanto de compras como de contratos, asegurando calidad en la informacin, propiciando la estandarizacin y agregacin de la demanda, apoyando el desarrollo de nuevas alternativas de suministro y modalidades de operacin. Apoyar a las reas, al interior de la GCAB, en la planificacin adecuada (anticipacin del requerimiento) y su estrategia de contratacin o adquisicin. Apoyar a los clientes o usuarios en la administracin de los contratos, operatividad de los contratos marcos de compras, resolucin de conflictos, reclamos y modificaciones contractuales. Participar en la prueba de nuevos materiales y productos, llevando el registro y seguimiento datos de rendimientos y/o consumos especficos.

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Propiciar el desarrollo de nuevas alternativas de suministro, en cuanto a proveedores, productos o modalidades de operacin. Negociar con las divisiones los trminos de los contratos y convenios a celebrar, tales como: precios, multas, modalidades de pago, vigencia, modificaciones, otros. Administrar los contratos de servicio de abastecimiento que celebre la Gerencia Corporativa Abastecimiento y las divisiones. Negociar con las divisiones los trminos de los contratos y convenios a celebrar, tales como: precios, multas, modalidades de pago, vigencia, modificaciones, otros. Administrar los contratos de servicio de abastecimiento que celebre la Gerencia Corporativa de Abastecimiento y las divisiones.

1.2

De los Departamentos Servicios Clientes con asiento en las divisiones

Coordinar el abastecimiento de bienes y servicios, entre el usuario o cliente y las unidades de gestin de contratacin, en la ejecucin de las principales actividades que componen un proceso de contratacin de servicio, descritos en este manual. Solucionar los reclamos de los usuarios, frente a los servicios que entregan las unidades de contratos. Representar a la Gerencia Corporativa Abastecimiento en las divisiones. 1.3 Departamento Corporativo Abastecimiento Proyecto

Unidad organizacional, encargada de la gestin integral del abastecimiento de bienes y servicios para la inversin de equipos y maquinarias, proyectos de ingeniera, proyecto de expansin y desarrollo de las divisiones y centro corporativo y para lo cual se relaciona, directamente, con las reas de ingeniera de las divisiones y con las reas de gestin de las inversiones del centro Corporativo. 1.4 Subgerencia Contrataciones Mayores

Unidad organizacional, encargada de la gestin integral del proceso de compra, contratacin de los bienes y servicios mayores que las divisiones necesitan para su operacin de acuerdo con las polticas, normas y procedimientos vigentes en la Corporacin. Se entiende por mayores la contratacin de bienes y servicios sobre US$1 milln al ao y asociada a una cantidad mxima de 300 temes. 1.5 Subgerencia Operaciones Abastecimiento

Unidad organizacional, encargada de la gestin integral del proceso de compra y contratacin de los siguientes bienes y servicios no mayores: abastecimiento material de stock, abastecimiento material de stock a pedido, abastecimiento material cargo directo y contratacin de servicios descritos, estos ltimos, en el presente manual.

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1.6 Subgerencia Negocios Abastecimiento CodelcoNorte

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se refiere a la unidad organizacional responsable de la gestin integral de los siguientes servicios de contratacin para CodelcoNorte: 1.7 Contratacin de servicios permanentes Contratacin de servicios no permanentes De las Unidades de Gestin de Contratacin

Verificar que todos los procesos de contratacin de las obras y/o servicios de terceros, que se hayan delegado en las reas usuarias, se enmarquen ntegramente dentro de las polticas de abastecimiento y de la normativa vigente. Atender consultas de usuarios, proponentes y contratistas. Preparar los calendarios de licitacin y realizar los llamados a licitacin de las obras y/o servicios de terceros requeridos por los usuarios para el desarrollo de sus trabajos o faenas. Determinar las fechas para la apertura de propuestas en coordinacin con el presidente de la comisin evaluadora. Actualizar y proporcionar las bases administrativas generales a los usuarios y coordinar y asesorar al administrador del contrato en la preparacin de bases . Verificar la correcta aplicacin de la legislacin tributaria y leyes complementarias que afectan a los contratos y asesorarse en casos especficos. Firmar o hacer firmar los contratos, las modificaciones y los finiquitos. Verificar que los mtodos de evaluacin de propuestas sean aprobados por los niveles que correspondan, segn el manual de alcance de facultades, que su estructura sea consistente con el servicio u obra a contratar. Asesorar y participar en su preparacin. Estructurar la comisin evaluadora de la propuesta participe En coordinacin con el presidente de la comisin evaluadora, coordinar y participar en la apertura de propuestas y presidir dicho acto. Ser responsable de la suscripcin, distribucin y archivo de dicha acta. Verificar que la comisin evaluadora aplique, correctamente, el mtodo de evaluacin aprobado. Someter los contratos a revisin de las consejeras jurdicas. Firmar contratos que suscriba la divisin. Encargarse de todo el proceso de tramitacin y visacin del contrato hasta la distribucin y archivo del original y copias del contrato suscrito. Redactar el documento "carta intencin" y solicitar los documentos que respaldan dicha solicitud de inicio anticipado (pronto inicio) de un contrato. Ingresar los antecedentes generales, moneda, polinomio de ajuste de precios, y el itemizado del contrato y sus modificaciones al Sistema SAP. Adems, las notas internas relativas a pago, las marcas de tipo de adjudicacin, empresa relacionada, tipo de gasto y, crear los enlaces electrnicos a la documentacin contenida en papel.

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Informar, por escrito, a los departamentos contralora la devolucin o cobro de los documentos de garanta por seriedad de la oferta. Informar los contratos suscritos al Servicio Nacional de Geologa y Minera (SERNAGEOMIN) Preparar, a peticin del administrador del contrato, las modificaciones de contrato. Encargarse de todo el proceso de tramitacin, visacin y firma de las modificaciones hasta la distribucin y archivo del original y copias. Participar en las negociaciones de ofertas con el proponente seleccionado o contratista asignado, a travs de un proceso de contratacin. Mantener el archivo oficial de toda la documentacin relacionada con contratos. Proporcionar la informacin requerida sobre contratos y contratistas a todas las unidades organizacionales de las divisiones. Tramitar el finiquito del contrato, una vez recibido el informe de trmino de ste, e incorporar el resultado de la evaluacin del contratista a sus antecedentes en el registro de contratistas y sistema existente. Informar, peridicamente, a los administradores de contrato, aquellos trabajos que han finalizado y tienen el finiquito pendiente. Autorizar llamados a licitacin y adjudicar contratos. Actuar como coordinador y como presidente en los actos de apertura de propuestas. Informar a los contratistas las sanciones que la Gerencia Corporativa de Abastecimiento resuelva aplicar y velar por su cumplimiento. Administrar los perfiles de creacin y liberacin de hojas de entrada de servicios en sistema SAP. 2.0 De los Departamentos Contralora dependientes de la Gerencia Corporativa Contralora

Cautelar la responsabilidad solidaria y subsidiaria que tiene la divisin, en cuanto a las obligaciones de las empresas contratistas y subcontratistas (que le prestan servicios) ante sus trabajadores. Informar el cumplimiento laboral de las empresas contratistas y subcontratistas a la unidades de gestin de contratacin para la tramitacin del finiquito correspondiente. Efectuar los descuentos de anticipos a contratistas y la devolucin de retenciones, segn lo establezca el contrato. Efectuar las retenciones, revisar y aplicar las clusulas de premios y multas o cualquier cargo o abono, de acuerdo a lo establecido en el contrato, previa instruccin del administrador del contrato. Exigir certificados de cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista, referidas al contrato previo a generar los egresos. Controlar y exigir las garantas respectivas, de acuerdo al contrato, verificando la vigencia de dichos documentos, durante el desarrollo o cumplimiento del trabajo o servicio. Cursar los pagos correspondientes a los estados de pago, previa deduccin de las retenciones y descuentos que procedan, segn contrato. Revisar las provisiones de gastos correspondientes a las obras o servicios ejecutados entre el ltimo pago efectuado y el 31 de diciembre de cada ao con los estados de pagos proforma correspondientes.

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Asesorar de acuerdo a los intereses de la divisin, en coberturas de plizas de seguro. Calificar, de acuerdo a los intereses de la divisin, la documentacin de resguardo de riesgos de los contratos, tales como boletas de garanta, cartas de crdito u otras a fines. Revisar y dar aprobacin de los documentos de resguardo de las obligaciones del contrato, custodiar y registrar, contablemente, las boletas de garantas, e informar, peridicamente, a la unidad de contratos y al administrador del contrato sobre su vigencia, de acuerdo con lo establecido en los documentos del contrato. Integrar las comisiones evaluadoras de propuestas, cuando le sea solicitado. Asesorar a la unidades de gestin de contratacin, en la revisin de los antecedentes econmico-financiero de las sociedades o personas y nivel y composicin de compromisos, que hayan solicitado su inscripcin en el registro de contratistas. Asesorar al administrador del contrato y unidades de gestin de contrataciones en el mejor planteamiento de los trminos financieros y econmicos de la propuesta, relativo a ajustes de precios, tipo de cambio, intereses, formas de pago y garantas. Recomendar formas de anlisis o evaluacin econmica, anlisis de sensibilidad o cualquiera forma que contribuya a una mejor resolucin sobre las ofertas si fuese solicitado por el administrador del contrato o unidades de gestin de contrataciones. 3.0 De las Consejeras Jurdicas

Revisar y aprobar, a requerimiento de las unidades de gestin de contratacin, los antecedentes de la constitucin legal y dems requisitos que deban cumplir las sociedades o empresas, o personas naturales que soliciten su inscripcin en el registro de contratistas de contratos. En materia de contratos, le corresponde la revisin y aprobacin de documentos contractuales y complementarios, y de toda clusula, documento anexo o modificacin que pueda afectar los trminos originales del contrato, as como su ejecucin y efectos posteriores. Visar toda la documentacin para la aprobacin definitiva de la autoridad habilitada para firmar un contrato y enviar estos antecedentes a la unidad de gestin de contratacin para la suscripcin del contrato por parte del contratista asignado. Visar el contrato y sus modificaciones. Asesorar a la unidad de gestin de contratacin y a los administradores de contratos, cuando stos lo requieran, en la correcta aplicacin y efectos de las clusulas del contrato con motivo del desarrollo de las obras o servicios contratados o de sus efectos posteriores. Asesorar al administrador del contrato y unidades de gestin de contratacin en la revisin de cartas y notas enviadas al contratista, relacionadas con aspectos contractuales. Asesorar al administrador del contrato y a la unidad de gestin de contratacin, en la resolucin de reclamos del contratista, a requerimiento de stos. Mantener informado a la unidades de gestin de contratacin, respecto de los cambios legales que se producen en relacin con contratos. Calificar la procedencia legal del trmino anticipado del contrato. Recomendar las formas de inicio anticipado de las obras o servicios, que mejor protejan los intereses divisionales, atendiendo las circunstancias que fundamentan dicha anticipacin.

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Seguir las acciones legales, con el objeto de sancionar al contratista, en caso que fuese necesario, lo que deber contar con la aprobacin de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento. Representar, judicialmente, a la divisin ante juicios o advenimientos judiciales o extrajudiciales con motivo del contrato y sus efectos posteriores. 4.0 De la Unidad de Auditora Interna

Fiscalizar que los diferentes estamentos involucrados en la gestin de contratos cumplan con las normas y procedimientos. Desarrollar auditoras sobre control administrativo de contratos. Asesorar a las unidades de gestin de contratacin y administradores de contrato tanto en los controles como en la auditora de gestin que se realizan durante el desarrollo del contrato. 5.0 Del Usuario

Preparar las bases administrativas especiales en conjunto con las unidades de gestin de contratacin, en relacin con aspectos tcnicos, bases tcnicas, bases de medida y pago y otros documentos necesarios para la licitacin, y someterlo a las aprobaciones que corresponda. Evaluar la necesidad de solicitar seguros de responsabilidad civil y coberturas adicionales, segn los riesgos asociados al servicio u obra a contratar. Solicitar, cuando corresponda, la asesora de servicios legales y de la unidades de gestin de contratacin. Preparar la solicitud de pedidos de servicios y solicitar las autorizaciones que corresponda. Crear, en sistema de informacin SAP, las solicitudes de pedidos (SOLP) y obtener sus liberaciones o aprobacin, cuando corresponda. Solicitar, de acuerdo a lo establecido en el manual de alcance de facultades, la autorizacin de condiciones de excepcin. Nombrar al administrador del contrato. Verificar la existencia de la disponibilidad presupuestaria autorizada, previo a la emisin de una solicitud de autorizacin para contratar servicios externos. Participar en la apertura de la propuesta, cuando le sea requerida. Participar en la elaboracin del mtodo de evaluacin de las ofertas. Participar en la negociacin de la oferta con el proponente seleccionado. Participar en la preparacin del contrato respectivo, cuando le sea requerida. Administrar los contratos, de acuerdo a los criterios vigentes en la divisin. 6.0 Del Administrador del Contrato

Participar desde el inicio del proyecto o generacin de la idea en el proceso de contratacin del servicio, sugerir el mtodo de evaluacin de las ofertas, participar en la preparacin de las bases administrativas especiales, bases tcnicas, bases de medicin y pago y del presupuesto estimado del servicio u obra,

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seleccionar desde el registro de contratistas de el panel de participantes y proponer a las unidades de gestin de contratacin los participantes en la licitacin, y coordinar la visita de terreno o la reunin explicativa, segn corresponda. Preparar las respuestas a las consultas de los licitantes sobre el trabajo o servicio a realizar, participar en el anlisis tcnico-econmico de las propuestas recibidas, y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa de licitacin. Exigir el cumplimiento de las clusulas estipuladas en el contrato. Debe someter a la revisin del rea de control de riesgos operacionales, el programa de control de riesgos del contratista. Adems deber hacer cumplir con todo lo estipulado por dicha rea, en relacin con el control de riesgos operacionales por contratistas. Establecer el control permanente de normas y reglamentos de seguridad y verificar su prctica por parte de los contratistas. Debe velar por el cumplimiento, por parte del contratista del programa de proteccin del medio ambiente, asumiendo las responsabilidades inherentes a los procedimientos ambientales definidos por la divisin en el manual correspondiente. Autorizar disminuciones de obras o servicios, proponer y negociar aumentos de obras o servicios y los aumentos de plazo correspondientes, previa autorizacin del nivel que corresponda de acuerdo al manual de alcance de facultades; coordinar y controlar el cumplimiento del trabajo o servicio estipulado en el contrato, recibir, aprobar o rechazar los estados de avance de la obra o servicio contratado y los estados de pago correspondientes. Disponer la creacin de la Hoja de Entrada de Servicio en sistema SAP por los avances de obra o servicios aprobados. Liberar en sistema SAP las Hojas de Entrada de Servicios, de acuerdo a los montos aprobados en los Estados de Pagos, verificando la aplicacin de los polinomios de reajuste aplicadas por el sistema SAP, cuando corresponda. En aquellos casos en que haya ms de un contratista para una obra o servicio y existan interferencias entre ellos y con la operacin del proceso productivo, debe coordinar los programas de actividades, de manera de controlar las interferencias y evitar o minimizar las prdidas de produccin correspondientes. Mantener informados, por escrito, a los contratistas sobre los cambios de planes, especificaciones, condiciones de trabajo y programas. Revisar y aprobar planes y mtodos de trabajo del contratista. Ordenar, por escrito, la paralizacin de la actividad contratada cuando se estime que se estn cometiendo errores graves durante el desarrollo del contrato. Preparar y mantener registros para los informes de avance en las obras o servicios, preparar pruebas de puesta en marcha y registrar datos de stas y comportamiento de los equipos. Controlar, permanentemente, el avance financiero del contrato considerando sus modificaciones o cambios, los estados de pago cursados y los saldos correspondientes. Debe controlar cualquier desviacin gastos importantes que pueda condicionar el avance de los trabajos. Fijar los lugares y fechas de recepcin de entrega de los informes, documentos, libro de obra, libro de comunicaciones y la correspondencia oficial.

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Ser el representante de la divisin frente al contratista, teniendo la responsabilidad del manejo del libro de obras o de comunicaciones, segn sea el caso. Mantener y resguardar el archivo de todos los documentos originales y copias, informes y correspondencia oficial que la obra o servicio genere. Solicitar a los departamentos contralora, la aplicacin de multas o premios conforme a las reglas del contrato, debidamente documentadas. Recibir las obras o servicios contratados, calificar tcnicamente el desempeo del contratista, informando a las unidades de gestin de contratacin. Resolver los reclamos formulados por el contratista, pedir las asesoras correspondientes en este tema. Calcular los saldos de obras o servicios, correspondientes al perodo de cierre de fin de ao, que sern provisionados, por la Gerencia Contralora, identificando las respectivas cuentas de cargo, de acuerdo al plan de cuentas establecido. Le corresponde ajustarse al programa de gastos del contrato, de acuerdo con el presupuesto estimado y la programacin de los trabajos entregados. 7.0 De la Inspeccin Tcnica

Designada por el usuario o el administrador del contrato, es responsable, ante ste, por supervisar, permanentemente, durante el desarrollo del contrato, el avance de las obras o servicios y por mantener informado, por escrito, al administrador del contrato, de cualquier desviacin, modificacin o interferencia que pudiera producirse. Tendr las atribuciones que, expresamente, le otorgue el administrador del contrato, por medio del libro de obras o de comunicaciones, segn sea el caso. Emitir documentos de respaldo para que el administrador del contrato pueda tomar decisiones. Intervenir, en cualquier fase de la actividad contratada, con el objeto de efectuar una adecuada inspeccin tcnica, control de calidad, prueba o examen, rechazar la ejecucin defectuosa del servicio u obra y exigir su correccin al contratista previo aviso al administrador del contrato. Proponer al administrador del contrato la paralizacin de la actividad contratada cuando el contratista est cometiendo errores graves en el desarrollo de las obras o servicios contratados. Medir los avances de obra o servicios utilizando las bases de medicin y pago respectivas. Debe revisar los protocolos y firmar el acta de cubicaciones o cantidades de obra o servicio con respaldo para cada tem de pago. Visar los estados de pago, presentados por el contratista, cuidando que, para cada situacin aceptada en los estados de pago, haya evidencia escrita que la sustente en forma clara y completa. Hacer cumplir que los contratistas se ajusten a planos, especificaciones tcnicas y otros relacionados con la obra o servicio y controlar que se cumplan, por parte del contratista, las normas y reglamentos vigentes en la divisin. Detectar y proponer soluciones frente a defectos de la obra o deficiencia de los servicios al administrador del contrato. respetar y hacer respetar las clusulas estipuladas en el contrato, asimismo, de las bases tcnicas.

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8.0 De las Comisiones 8.1 Comisin de apertura de propuestas

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Tiene por funcin la recepcin y apertura de propuestas, de acuerdo a lo indicado en las bases de licitacin, actividad que se realiza, formalmente, en una sesin llamada acto de apertura a efectuarse en fecha, hora y lugar indicados, previamente, en la carta de invitacin. Dicha comisin la conforman al menos 2 personas y ser presidida por el representante de la unidad de gestin de contratacin. 8.2 Comisin evaluadora de propuestas

Tiene por funcin realizar la evaluacin tcnico-econmica de la propuesta de acuerdo a lo establecido en el mtodo de evaluacin aprobado. Esta comisin debe estar compuesta a lo menos de tres personas pertenecientes a la divisin. Para realizar la evaluacin de las ofertas, la comisin puede solicitar, si lo estima necesario, la asesora de otras unidades organizacionales que estime conveniente. La comisin evaluadora, deber preparar un informe de evaluacin y entregar una recomendacin, para ser sometida a la aprobacin de quin corresponda, de acuerdo al manual de alcance de facultades.

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MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES


SITUACION
USUARIO ABAST AMBOS

ACTIVIDAD PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Definir estrategia de licitacin Preparacin Bases Tcnicas Creacin y liberacin Solicitud de Pedido en SAP Preparacin Bases Administrativas Generales Preparacin Bases Administrativas Especiales Definicin de multas Definicin Garantas Definicin listado de Proveedores Elaboracin Mtodo de Evaluacin Aprobacin Mtodo de Evaluacin Firma invitacin Llamado a Licitacin Visita a Terreno Recepcin de Consultas Respuestas a Consultas Tcnicas Respuestas a Consultas Econmicas Envo de respuestas Recepcin de Ofertas Ingreso de Ofertas en SAP Apertura Tcnica y recepcin de econmica Preparacin Consultas Tcnicas a los Proveedores Envo Consultas Tcnicas a los Proveedores Emisin de Informe de Evaluacin Tcnica Apertura de Ofertas Econmicas Consultas Econmicas a los Proveedores Emisin de Informe de Eval Tcnico - Econmico Aprobacin Adjudicacin Eventuales negociaciones Emisin, Firma y Envo Carta de Intencin (si procede) Creacin, Firma y Distribucin Contrato X X X X X X X X X X X X X X X X X

Pueden haber situaciones de contratos que pueden aprovechar sinergia con otras Divisiones

X X X X X X

Documento preestablecido; cualquier variacin de estas bases debe estipularse en las BAE

De acuerdo a MAF

En las dependencias que determine la unidad de gestin de contratacin correspondiente

Participacin opcional de usuario

De acuerdo al MAF X X X

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ACTIVIDAD CONTRATO

SITUACION USUARIO ABAST AMBOS

OBSERVACIONES

31 32 33 34 35 36 37 38

Ingreso Contrato en sistema SAP Emisin Contrato Controlar el cumplimiento en la prestacin de servicios de acuerdo a lo establecido en los contratos Ingresar Hoja de Entrada para el pago de servicios Modificaciones de Contratos Emisin de Modificacin Ingreso Modificaciones en SAP Ajuste de Cantidades en SAP (sin modificacin)

X X X X X X X X

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ANEXO N3: SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLPE).
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GCAB-R-005
REV. 0

AO MES DIA TTULO DEL TRABAJO O SERVICIO DESCRIPCIN RESUMIDA DEL TRABAJO O SERVICIO EN SUS GLOSAS PRINCIPALES :

REA SOLICITANTE: ADMINISTRADOR DEL CONTRATO CARGO:

DIVISIN: FONO:

DOCUMENTOS QUE ACOMPAAN ESTA SOLICITUD : Bases o Especificaciones Tcnicas Mtodo de Evaluacin Presupuesto Confidencial Otro:

INTEGRANTES DE LA COMISIN EVALUADORA EN REPRESENTACIN DEL USUARIO - Administrador del contrato - Representante Abastecimiento (Uso exclusivo AB)

TIPO DE CONTRATO SOLICITADO Normal Asignacin Directa Addendum (Modificacin) (1) Otro: (1) Anexar tabla adjunta TIPO DE SERVICIO No Permanente Permanente

ITINERARIO Normal Urgencia MONTO TOTAL ESTIMADO KUS$

CONTRATISTAS PROPUESTOS (OPCIONAL) CARGO CONTRATO (elegir slo uno) Operacin, Centro Costo, Orden Inversin, Grafo

Meses

SI ES CONTRATO NO PERMANENTE SI DELEGA ADJUDICACION NO EN ABASTECIMIENTO?

SI ES CONTRATO PERMANENTE, INDICAR LOS SIGUIENTES DATOS RESPECTO DEL CONTRATO ANTERIOR (SI EXISTE): Monto Anual Comparable: CLASIFICACION PRESUPUESTARIA US$ N Contrato en SAP Fecha Trmino Contrato OBSERVACIONES

AGD Proyecto Gasto Diferido SOUC Servicio a otras Unidades Corporativas AIT Proyecto de Innovacin CH Contrato habitual de la Unidad para realizar su tarea API Proyecto Inversional PMG Proyecto de Mejoramiento de Gestin BOT Contrato BOT o similar APROBACIN DEL REQUERIMIENTO DEL SERVICIO, SEGN PUNTOS 3.5.1 3.5.3 DEL MAF SOLICITA

Nombre APRUEBA

Cargo

Firma

Nombre USO EXCLUSIVO SERVICIOS COMPARTIDOS: Fecha de Recepcin Nmero Propuesta/Licitacin

Cargo

Firma

Nmero Contrato

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Anexo a Solicitud de Pedido de Servicios - formulario GCAB-R-005

Contrato (Datos originales)


N Contrato Plazo (das) Fecha inicio Monto Total Presupuesto (API) Fecha Trmino
KUS$ KUS$

Desglose del monto total KUS$


Costo Directo Gastos Generales Utilidades

26-mar-04

Tipo Contrato
- Tarifa sin compromiso de Q Precios Unitarios c/GG incluidos Precios Unitarios + GG a Suma A. - Suma Alzada - Otra: (Indicar)

(Marcar con X las opciones correspondientes)

- Tarifa con Q mn. comprometido Precios Unitarios c/GG incluidos Precios Unitarios + GG a Suma A. - Precios Unitarios c/mx. garantizado

Tipo Asignacin
Licitada Directa c/varias cotizaciones Directa c/una cotizacin

Historia del Contrato


N Monto KUS$ Avance financiero a la fecha % Fecha

Detalle de Modificaciones
Aumentos o Disminuciones de Obra KUS$ Obras Extraordinarias a PU del contrato KUS$ Nuevos Precios KUS$ Variacin de Gastos Generales KUS$
Compensaciones (+/-) KUS$ Das

Nueva Fecha de Trmino

Ctto Mod 1

Mod n

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Nuevo Monto Total del Contrato

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ANEXO N 4: METODOLOGA DE ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO


1. Antecedentes e Introduccin

Dentro del Plan Estratgico de la Corporacin de duplicar el valor de la empresa al ao 2006, desde hace un tiempo las reas de Abastecimiento, Contabilidad y Tecnologas de la Informacin (TI), han venido elaborando el Proyecto de Servicios Compartidos, que a partir de la resolucin N 52/2002 del Presidente Ejecutivo, de fecha 30 de Diciembre de 2002, ha entrado en su etapa de implementacin. En dicha resolucin se centraliz la dependencia administrativa y funcional de las reas antes citadas en las respectivas Gerencias Corporativos y se cre la SubGerencia de Operaciones de Abastecimiento, con sede en Codelco Norte. Con fecha 29 de Enero de 2003, de acuerdo a la resolucin N 005/2003, se describi la organizacin de partida con que operarn las respectivas Gerencias Corporativas, crendose la SubGerencia de Contrataciones Mayores, cuya misin es implementar la estrategia y realizar la contratacin de Bienes y Servicios para la operacin, es decir, el abastecimiento de carcter estratgico, en el mbito Corporativo, Multidivisional y Divisional, para los rubros de bienes y servicios, con montos anuales superiores a US$ 1 milln y con una cantidad de temes para los rubros de bienes que en general no supere los 300 temes. La anterior misin tiene los siguientes objetivos estratgicos comunes a toda la Gerencia Corporativa de Abastecimiento: - Satisfacer las necesidades del cliente optimizando el costo integral para Codelco en la solucin - Constituirse en la mejor alternativa para el cliente garantizando un servicio de calidad - Aprovechar y desarrollar las oportunidades del mercado Para realizar esta tarea, esta SubGerencia ha desarrollado una metodologa para abordar este proceso en forma sistemtica y eficiente. Se trata de una serie de pasos o etapas que es necesario al menos revisar que se hayan cumplido y que se generen los documentos de respaldo o las instancias de dilogo que permitan capitalizar el conocimiento que se logre en cada proceso. 2. Metodologa de Abastecimiento Estratgico

Esta metodologa consta de 3 Fases, las cuales se dividen a su vez en diversas etapas, donde se debern generar reportes y documentos que luego sern almacenados y administrados en un sistema de Gestin del Conocimiento para el rea que se pondr en desarrollo durante el ao 2003, con el objetivo de capitalizar el conocimiento experto que se vaya generando a travs de los diferentes procesos que se realicen y centralizar las relaciones de cooperacin con el mercado Proveedor, a travs de tecnologas de ltima generacin. Fase I: 3 etapas (Preparacin) Tiene por objetivo identificar las potencialidades de los diferentes procesos y priorizar los recursos en funcin de la disponibilidad de los mismos, las oportunidades detectadas y otros factores que afecten el resultado del proceso. Etapa 1: Estimacin preliminar de la oportunidad del rubro

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Resultado del anlisis, debiera generarse un documento resumen, Documento N 1. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Ahorro anual identificado (forma de medicin): Establecer las mtricas adecuadas para medir el ahorro anual que se logre, intentando separar la gestin y los efectos de la situacin existente en el mercado del rubro. Otros objetivos a perseguir: Conocer las tendencias de precios del mercado, para aprovechar oportunidades en perodos de baja demanda. Mercados asociados al rubro y que vinculan la demanda con la oferta Ej: Demanda de refractarios con produccin de acero Ampliar el mercado de la oferta Testear nuevas tecnologas Modificar modalidad habitual del suministro Testear cambios en la logstica del proceso

Etapa 2: Planeamiento de la iniciativa: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 2. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Plan de trabajo detallado (actividades, tiempos, hitos, productos finales, recursos, etc): Definir modalidad (quick-win o completa) Planificar con clientes los plazos para satisfacer sus necesidades.

Grupos de inters identificados: Realizar anlisis de posibles impactos en grupos internos de la Corporacin que puedan afectar proceso de licitacin: bonos de produccin, condiciones de trabajo, estabilidad laboral, conflictos con dirigentes sindicales, etc, Impactos en grupos externos a la empresa (medio ambiente, comunidades cercanas, proveedores locales, PYMES, otros). Posibles desarrollos tecnolgicos en la industria del rubro Bienes sustitutos

Nota: Al cabo de las Etapas 1 y 2 se debiera examinar el anlisis respecto de la relacin de ahorro alcanzable v/s recursos requeridos, para ordenar los procesos que se deban realizar conforme a la mejor relacin costo - beneficio. Etapa 3: Organizacin del equipo de trabajo de la iniciativa: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 3. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Equipo de trabajo (responsables, soporte, % tiempo asignado):

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Definir personas responsables de las reas usuarias o de los clientes para que participen en los procesos, conocedoras de las mejores prcticas y capaces de implementarlas. Deben estar empoderados por sus reas para avanzar en los procesos. Definir recursos a utilizar (oficinas, equipos, asesores, otros ). Recopilacin de experiencias anteriores a partir de los sistemas de soporte y de capitalizacin del conocimiento que estn disponibles. Seleccin del Lder de acuerdo a las caractersticas del rubro Identificar capacidades negociadoras en integrantes del equipo en caso de estimarse necesarias Conocimiento del mercado especfico y redes de ayuda Socializar el objetivo buscado en el proceso (el equipo y los superiores de los participantes deben comprender, compartir e impulsar el objetivo)

FASE II: 6 etapas (Desarrollo) Tiene por objetivo la refinacin de las oportunidades detectadas, seleccionando las estrategias adecuadas en cada uno de los procesos que finalmente se realizarn, destinando todos los recursos necesarios para lograr el objetivo definido, identificando todos los aspectos y factores que pudieran afectar el resultado del proceso.

Etapa 1: Refinar el perfil del rubro Definicin clara del rubro y sus caractersticas: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 4. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Visin estratgica del rubro en el futuro: impacto en operacin y criticidad interna del rubro Definir mbito y tamao del rubro Identificar si la industria est sujeta a cambios tecnolgicos y cmo afectara al rubro. Impacto en el mercado de las decisiones de adjudicacin (desaparicin de competidores, baja en nivel de precios del mercado, etc.). Aprovechamiento del conocimiento del rubro capitalizado en el pasado en la Corporacin (buscar donde la informacin relevante se encuentre) Analizar diversas modalidades de contratacin: - Comprar v/s Arrendar - Separar en partes v/s integrar - Externalizar v/s hacer internamente - Renovar v/s licitar

Volmenes de uso e impulsores de consumo: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 5. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Estadsticas de consumo actualizadas y coordinacin con personal de proyectos, mantenimiento y otros, cuyas actividades puedan hacer variar la demanda futura. Ej. Proyectos de optimizacin, aumentos de produccin, cambios operacionales, reemplazo de equipos obsoletos o trmino de vida til.

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Requerimientos de los clientes - Bases Tcnicas:

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Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 6. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Identificar y precisar requerimientos de los clientes, coordinado con las posibilidades de oferta del mercado. Realizar reuniones con clientes internos y empresas colaboradoras. Benchmarking interno y externo (otras industrias relevantes y/o complementarias). Bsqueda de alternativas de suministro, servicios o soluciones integrales.

Precios actuales e histricos: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 7. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Estadsticas de precios actualizadas y realizar anlisis de tendencias del mercado.

Proveedores actuales, nuevos y su estructura de costos: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 8. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Estudio de mercado: quin es quin en el mercado de proveedores Consulta de Empresas a invitar en Registro de Proveedores de los rubros especficos involucrados. Consulta a las reas usuarias de nuevos Proveedores del mismo rubro. Revisin de Contratos de servicios similares en SAP, evaluacin preliminar de costos unitarios y de presupuesto estimado del futuro contrato. Revisin de Maestro de Servicios donde estn desagregados los principales servicios que componen el rubro. Revisin de evaluacin de desempeo con Codelco de posibles invitados del rubro. Elaboracin de listado preliminar de empresas a invitar. Benchmarking externo (con otras mineras, por ejemplo) para descubrir otras empresas a invitar. Dependiendo de la situacin de competencia y el tamao del contrato a licitar, es posible la contratacin de asesora experta para hacer un levantamiento de nuevas empresas nacionales y extranjeros en el rubro. Consulta a bases de la CBC u otras bases para ampliar base de invitados. Reunin con empresas lderes del mercado para delinear la estrategia de contratacin de acuerdo a las estrategias de mercado de las propias empresas del rubro. Actualizacin de Registro de Proveedores relevantes a partir del anlisis de mercado. Actualizacin del sistema de Inteligencia de Mercado incorporando las nuevas empresas identificadas Anlisis de rivalidad en la industria, con metodologa de M. Porter: Poder de compradores, poder de vendedores, barreras de entrada, barreras de salida, bienes o servicios sustitutos. Realizar reuniones con empresas colaboradoras para conocer la estructura de costos del mercado en que compiten. Sistematizar informacin de estructura de costos del proveedor o de la industria recibida en licitaciones en que se haya solicitado respaldo de los precios ofertados (memorias de clculo, otros).

Estructura de tarifas y restricciones gubernamentales:

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Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N 9. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Concordar tarifas con los clientes a partir de la estructura o tipo de tarifas que aplicar la GCAB a sus clientes. Si no hay un contrato que ampare el servicio del rea o es un servicio spot o adicional a los habituales, se definir las tarifas a aplicar para cada caso. Restricciones o exigencias ambientales que condicionen el rubro Normas y regulaciones legales asociadas al rubro, a partir de anlisis del Servicio Jurdico, con anlisis del alcance, con el objeto de requerirlo a las empresas colaboradoras para su adecuado cumplimiento y no hacer exigencias por sobre lo legal, que puedan encarecer nuestros suministros y servicios. Incorporacin de restricciones de otros actores ( personal, sindicatos, etc.) en la definicin de los resultados.

Costo Total de Abastecimiento (CTA): Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N10. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Fijar las metas a alcanzar en el proceso: Monetarias (ahorros en US$ y %) y de calidad del servicio: plazos de inicio, calidad de bienes y servicios, garantas de respaldo, etc. Unificar criterios de evaluacin corporativos y definir estndares de mercado para el clculo del costo integral o VAC (tasas de descuento, fletes, costo de inventario, otros.) Definir claramente quin toma la decisin de adjudicacin en caso de dudas Pronstico de consumo para hacer sensibilidades si es requerido Ahorros por gestin, condiciones de mercado, aporte al VAN Desarrollo de especificaciones y/o planos. Deteccin de falencias en conocimiento del rubro y capacitacin a participantes en caso requerido. Definicin de Fletes, Embalaje, Almacenamiento requerido, en costo Elaboracin del Mtodo de Evaluacin del rubro a realizar

Etapa 2: Refinar estrategia de abastecimiento Caracterizacin del mercado proveedor (anlisis de la industria, posicionamiento de los diferentes participantes): Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N11. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Estudios de mercado, benchmarking, conocimiento de empresas colaboradoras, estudio de alternativas tcnicas, otros. Anlisis de los intereses de los diferentes proveedores del rubro Testeo en mercado proveedor que la visin de Codelco es concordante con la del mercado Anlisis de estructura de costos del mercado proveedor

Estrategias de aprovisionamiento a aplicar (palancas internas y externas): Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N12. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos:

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Ambito Interno: Redefinir especificaciones con clientes internos -

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Analizar necesidades, requerimientos y proponer alternativas para solucionarlas Aprovechar las experiencias de otras divisiones, de otras mineras

Estandarizar especificaciones entre divisiones Estandarizacin de equipos, materiales y servicios, soluciones integrales. Estandarizar los requerimientos de clientes internos, primero al interior de cada Divisin y luego corporativamente.

Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement): Definir mejor oportunidad para salir al mercado: estudio de evolucin histrica y tendencias de precios, polticas de reajuste de precios de empresas proveedoras (ao fiscal de hemisferio norte). Revisin de polticas de aprobacin de inversiones corporativas en relacin con oportunidad de licitacin (compras de equipos) Anlisis de ventajas de usar subasta electrnica via Quadrem o con herramienta de Codelco

Corporativizar compras: Analizar procedimiento de licitacin que aportara ms valor Revisin de las normas internas que impidan lograr los objetivos y metas planteadas Definir unidades mnimas adjudicables que generen ms competencia

Ambito Externo: Realizar cambios en relacin con los proveedores: Pago por unidad especfica de produccin, por ej., por tonelada transportada. Preparar bases flexibles que incorporen visiones de los proveedores. Compartir la metodologa de evaluacin con el Proveedor Considerar diversos niveles de integracin del proveedor (P2) Evaluar la conveniencia de hacer o no etapa de precalificacin

Ampliar la base de proveedores - Cantidad: contratar estudios de mercado, asesora de CBC u otros - Geografa: ampliacin a mbito regional internacional ante cambio de condiciones mundiales Negociar mejores trminos de compras Incluir la negociacin como una etapa establecida del proceso Establecer diferentes modalidades de negociacin dependiendo del proceso y del tipo de industria involucrada. Revisar la estrategia de asignar parcialmente un suministro o servicio ya que no genera la competencia suficiente

Refinacin de los ahorros anuales buscados/otros objetivos no monetarios:

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Contratar o comprar en forma corporativa. Estudiar si es posible optimizar operaciones, inventarios, procesos internos, modalidades de contratacin y otros aspectos que puedan generar ahorros. Mtrica de proveedores, performance de bienes y servicios, garantas asociadas. Posibilidades de ampliar o reducir plazos dependiendo de la situacin de mercado de la industria y de la estructura de costos del proveedor. Buscar aspectos beneficiosos para ambas partes.

Etapa 3: Crear portafolio de proveedores: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N13. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Seleccin de proveedores que nos interesa que participen Disear estrategia comunicacional para asegurarnos que participen los que nos interesan Anlisis de qu otros servicios estn dando los proveedores que nos interesan Capacidad disponible de los proveedores de inters Conocer nivel de integracin de proveedores Desarrollar proveedores estratgicos Determinar capacidades y aspectos a evaluar a proveedores Benchmarking minero: Qu proveedores que participan en las licitaciones de Codelco, abastecen a mis competidores? Prospeccin de mercados por rea geogrfica/industria complementaria

Lista amplia de proveedores: Mantener actualizadas las bases de datos de proveedores inscritos, clasificados adecuadamente por rubros, con informacin rpida, detallada y confiable, de su nivel de negocios y comportamiento ante la empresa. Consultar con otras empresas mineras o industriales los proveedores que utilizan, para determinar si hay adicionales.

Criterios de bsicos de identificacin Revisin de la informacin que se solicita a las empresas para su inscripcin en el registro de la Corporacin

RFI (Request for Information): Utilizar Internet para obtener informacin tcnica, comercial y financiera de proveedores.

Criterios de seleccin: Similar a lo indicado en Criterios bsicos de identificacin. Valor agregado requerido a los proveedores: - Servicios - Estandarizacin de materiales - Cdigo nico. - Cambios tecnolgicos - Integracin de actividades va Quadrem

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Etapa 4: Definir plan de accin detallado: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N14. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Definicin del plan de accin: Definir si licitacin ser pblica o privada. Si licitacin es pblica, verificar que las empresas que prestan el servicio o suministran los bienes estn en conocimiento del proceso, para que no queden fuera por razones de falta de informacin o mala difusin. Revisar medios por los cuales es ms eficiente publicar las licitaciones. - Cmo licitar (canal tradicional, Quadrem, Reverse Auction, otro) - Es aceptada la negociacin? Cul es el marco de negociacin? Formalidades, visin del Proveedor, visin de la Administracin Superior de Codelco. Mtodo de evaluacin de ofertas (CTA-VAO-VAC) Validacin de parmetros usados en la evaluacin (fletes, consumos especficos, rendimientos) Tratamiento de garantas del proveedor v/s resultados histricos Tratamiento de proveedores nuevos Tratamiento de productos nuevos de proveedores habituales Estrategia de Adjudicacin Costo del cambio

Aprobacin del plan de accin: Presentar planes de accin con algn tipo de flexibilidad operacional, para efectuar cambios durante el proceso, sin tener que someterlo a la aprobacin previa del nivel superior. Por ejemplo, cambio de fecha de presentacin de ofertas.

Ejecucin y seguimiento de tareas: Definicin de plazos y responsables Elaboracin de carta gantt Definicin de lder tcnico Definicin de equipos evaluadores y/o negociadores

Etapa 5: Llevar a cabo proceso de seleccin Etapas del proceso a realizar Definicin precisa de modalidad seleccionada Definicin de recursos a utilizar y nominacin de personas responsables Mtricas y reas potenciales de negociacin: Incorporar a la negociacin del servicio o suministro, asesoras, estudios de optimizacin u otros similares, a efectuar por la empresa colaboradora.

RFQ (Request For Quotation):

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Emitir bases tcnicas y administrativas con buena definicin de lo requerido, as como condiciones claras que debe cumplir el suministro y el contrato. Evitar la inclusin de rigideces que no aporten al proceso, signifiquen costos al proceso o al servicio o suministro y perjudiquen la competencia Permitir presentacin de ofertas alternativas a oferta base.

Estrategia de negociacin: Revisar posibilidad de negociar con ms de una empresa, cuando el costo integral de dos ofertas sea similar, por ejemplo, no mayor de un dos o tres por ciento o cuando no se estn cumpliendo los objetivos pre establecidos con los clientes y el nivel facultado.

Modelos de anlisis y evaluacin (cualitativos y cuantitativos) Utilizar modelos, simulaciones, estudios, etc cuando no sea factible realizar la evaluacin con los antecedentes objetivos disponibles. Dichos modelos deben estar probados para representar adecuadamente el comportamiento de los agentes econmicos actuando racionalmente.

Etapa 6: Realizar integracin operativa: Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N15. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Planes de trabajo: Identificacin de cdigos de materiales repetidos entre Divisiones. Seleccin de cdigo nico (Un criterio: el de la divisin ms usado). Emisin de O/C en Quadrem Incorporacin en SAP de tem o contrato HES va internet Mejoras operacionales para capturar el VAN o ahorros esperados Proceso de captura e informe sistemtico por reas usuarias de las Divisiones de los rendimientos de los productos incorporados con la adjudicacin - Evaluacin de parmetros de mercado para clculo de reajustes - Planificacin de la compra del tem adjudicado: determinacin de stocks requeridos, montos mnimos para activar la reposicin Temas contractuales: Elaboracin y negociacin del contrato Definicin de procedimiento de ingreso a SAP para poder hacer gestin de contratos Identificacin del grupo artculo que mejor refleja el contrato Ingreso de elementos claves del contrato en forma sistemtica Responsabilidades de la administracin local Responsabilidades de la administracin central Seleccin y capacitacin de Administradores Centrales y Locales

Plan de comunicacin: Comunicacin externa: Cartas de Adjudicacin

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Cartas de agradecimiento a proveedores no adjudicados Retroalimentacin de resultados a proveedores no adjudicados

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Comunicacin interna: Informar a los clientes involucrados, los resultados de los procesos y el impacto operativo que pudiera significar el producto o servicio que finalmente se adjudic de modo que los ahorros prometidos captar en las licitaciones o negociaciones, finalmente sean capitalizados por la Corporacin.

Fase III: 3 etapas (Evaluacin y Seguimiento) Etapa 1: Evaluacin del Proceso de Contratacin Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N16. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Resultados obtenidos en relacin con la mtrica establecida Discusin de resultados. Experiencias aprendidas: Generacin de historia del rubro para futuras negociaciones Aspectos positivos que se debieran repetir en otros procesos Aspectos a mejorar De qu debemos estar atentos Ajustes a los contratos derivados del proceso Ajustes a las bases

Conversacin con proveedores no adjudicados de inters sobre los siguientes tpicos entre otros: Qu determin la adjudicacin ? Qu puede hacer mejor para la prxima licitacin ? Qu puede hacer Codelco para mejorar su competitividad (la del proveedor) ?

Etapa 2: Evaluacin de la Administracin del Contrato y del rubro Una vez adjudicado la compra o el servicio, y al menos una vez al ao, los responsables de la administracin central y local debern realizar formalmente la evaluacin del rubro y/o del contrato, en relacin a cambios del entorno que puedan afectar el resultado del rubro o de algn contrato especfico. Resultado del anlisis, debiera generarse el Documento N17. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Cambios tecnolgicos, Condiciones legales, Normativas nuevas, Oportunidades de nuevos actores que ingresan al mercado, Clusulas de trmino anticipado, Garantas, Reclamos, Performance del proveedor, etc.

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Etapa 3: Evaluacin semestral del contrato

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Semestralmente, cada administrador local deber emitir un informe el Documento N18. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Performance del proveedor: servicio, calidad, oportunidad Principales Dificultades encontradas Aspectos no contemplados en contrato que han generado conflictos Resolucin de conflictos

Elaboracin de Documentos Los documentos numerados anteriormente debern ser emitidos en forma obligatoria por el Experto responsable del proceso y ser incorporados al sistema de soporte que se desarrollar para apoyar los procesos de licitacin y la captura del conocimiento experto. No es necesario hacer un informe por cada documento solicitado. Un informe podr contener varios documentos requeridos y ser almacenadas las referencias a dicho reporte en un solo lugar. En casos debidamente justificados se podr obviar la eleaboracin de un determinado documento lo que debe ser autorizado por el SubGerente de Contrataciones Mayores.

3.

Procedimientos de Contratacin de Bienes y/o Servicios Mayores Propsito y Alcance El objetivo de esta parte del procedimiento es definir la forma de operar en los procesos de Licitaciones de Contrataciones Mayores encomendados a la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, de acuerdo a la resolucin N 04/2003. Por Licitaciones de Contrataciones Mayores se entienden todos los procesos de contratacin que involucren a una o ms Divisiones, actuales o futuras, cuyos montos totales del Contrato u Orden de Compra supere los US$ 1.000.000 y que correspondan a procesos donde no haya involucrada ms de 400 temes. No incluye aquellas cotizaciones solicitadas en carcter de informativas destinadas a cumplir con exigencias de estudios de mercado o evaluacin de nuevos proveedores. Las unidades de Expertos o Especialista de Rubros de la Subgerencia de Contrataciones Mayores sern las responsables de efectuar las Licitaciones encomendadas, quienes debern mantener informados al Subgerente de Contrataciones Mayores de los aspectos relevantes del proceso.

OBTENCION DE OFERTAS o COTIZACIONES Seleccin de proveedores El proceso de seleccin de proveedores debe permitir contar con una cantidad suficiente de ofertas para asegurar condiciones de competitividad, de acuerdo a las caractersticas del material o insumo y situacin de mercado.

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Esta etapa no es aplicable, en caso que se determine que la obtencin de cotizaciones debe hacerse mediante Licitacin pblica. La seleccin de proveedores se efectuar de acuerdo a la siguiente pauta y a los elementos sealados en la metodologa anteriormente detallada: Proveedores extrados del Registro de Proveedores, con capacidad para suministrar el insumo objeto de la licitacin. Proveedores que hubieran participado en licitacin anterior, presentando ofertas del rubro, hayan o no sido adjudicados. Proveedores propuestos por las reas usuarias de las Divisiones. Proveedores nuevos que hayan manifestado directamente a la Gerencia de Abastecimiento su inters en participar en las licitaciones. Proveedores que sean de inters considerar, de acuerdo a informacin de mercado, publicaciones, desarrollos estratgicos, etc.

El listado definitivo de proponentes seleccionados corresponder al aprobado por el SubGerente de Contrataciones Mayores. Aquellos proveedores que no estn inscritos en el Registro, debern regularizar su inscripcin previamente a la presentacin de sus ofertas. Plazo de Cotizacin El plazo de cotizacin deber ser suficiente para una adecuada preparacin de las ofertas por parte de los proponentes, considerando la complejidad del rubro. El plazo que se determine, en todo caso deber ser acorde con el programa de requerimientos del suministro. Se podrn otorgar extensiones en el plazo para cotizar, siempre que hubieren razones validas para ello, que sern calificadas por el Subgerente de Contrataciones Mayores. En todo caso, las extensiones de plazo para cotizar, debern ser otorgadas a todos los proponentes participantes y comunicadas a cada uno de ellos por escrito. Preparacin de Bases de Licitacin Las Bases de Licitacin debern contener los requisitos que deben cumplir los proponentes en la presentacin de sus ofertas, las condiciones comerciales principales que regularn las adquisiciones y las cantidades y especificaciones tcnicas de los productos requeridos, sobre la base de la informacin que debern proporcionar las Divisiones. Las Bases debern concordar con las polticas y Normas (NCC. N12, N 14 y N15) establecidas por la Empresa, que sean pertinentes a estas materias. En las Bases se deber establecer la modalidad de recepcin de ofertas, la cual ser ratificada por el Subgerente de Contrataciones Mayores. Estas podrn ser: a) b) Recepcin de Ofertas en la Secretara de Contrataciones Mayores. Recepcin de Ofertas en Acto de Apertura, sin lectura de precios.

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Recepcin de Ofertas en Acto de Apertura, con lectura de precios.

La exigencia de presentacin de Garantas Bancarias por seriedad de oferta de los proponentes, ser determinada en cada caso, por el Subgerente de Contrataciones Mayores. Invitacin a Licitacin y entrega de bases La modalidad de la invitacin a licitar ser determinada por Mayores, pudiendo ser: el Subgerente de Contrataciones

a) Licitacin Privada: En este caso la invitacin se realizar mediante carta dirigida solamente a los proponentes previamente seleccionados.
b) Licitacin pblica: En este caso la invitacin se realizar mediante publicacin del llamado a Licitacin en algn diario de circulacin nacional, otorgando a los interesados un periodo de tiempo suficiente para el retiro de bases. RECEPCION DE OFERTAS La modalidad de recepcin de ofertas se efectuar de acuerdo a lo establecido en las Bases de Licitacin. En cualquier caso las ofertas debern ser presentadas en sobres cerrados. Recepcin de Ofertas en la Secretara de Contrataciones Mayores. Las ofertas deben ser entregadas en la Secretara de Contrataciones Mayores, hasta la fecha y hora (hora de cierre) establecidas como lmite. Aquellas ofertas que se reciban con anticipacin a la fecha y hora lmite sern custodiadas, sin abrir, por el responsable del rubro respectivo. Una vez cumplido el plazo limite, se proceder a la apertura de cada uno de los sobres presentados, evento en que participarn el Subgerente de Contrataciones Mayores y el Experto del rubro que convoca a la Licitacin. El Subgerente de Contrataciones Mayores, podr delegar su participacin en el Experto del rubro que convoca a la Licitacin y ste a su vez en otro Experto u Especialista, distinto al que tenga bajo su responsabilidad la Licitacin. Siempre debern participar en el acto de apertura al menos 2 personas. Una vez extradas las ofertas del sobre respectivo, ambos procedern a firmar las pginas que contengan la informacin de precios y condiciones comerciales de la oferta original. Una vez finalizado este procedimiento se preparar un Acta, en la cual se dejar constancia de los proponentes participantes, el nmero que identifica la oferta y cualquier otra informacin que se estire relevante. Este documento deber ser firmado por ambas personas, enviando copia de l para conocimiento del SubGerente de Contrataciones Mayores en caso de no haber estado presente en el acto.

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Se considerarn fuera de plazo, las ofertas recibidas en la Secretara en fecha y hora posterior al lmite establecido en las Bases, salvo razones justificadas, debidamente autorizadas por el SubGerente de Contrataciones Mayores, lo que deber dejarse consignado en el acta de apertura y ser ratificada la aceptacin de las Ofertas por el Gerente Corporativo de Abastecimiento. Las ofertas recibidas fuera de plazo y finalmente no aceptadas debern ser devueltas sin abrir. Asimismo, no se aceptarn ofertas enviadas por Fax u otro medio distinto del establecido en las Bases, dentro de los plazos establecidos, salvo razones justificadas, debidamente autorizadas por el SubGerente de Contrataciones Mayores. Recepcin de ofertas en Acto de apertura (con o sin lectura de precios). Se realizar una Ceremonia de Apertura con participacin de representantes de los Proponentes invitados que se encuentren presentes. Esta ceremonia puede ser exclusivamente de recepcin e identificacin de ofertas, o bien, adicionalmente con lectura pblica de precios, de acuerdo a la modalidad establecida en las Bases de Licitacin. Este Acto ser presidido por el Subgerente de Contrataciones Mayores, con la participacin del Experto o Especialista de Rubro que convoca a la licitacin. En el caso que se contemplara la entrega de documentos de Garanta Bancaria por seriedad de las ofertas stos se enviarn a Tesorera para su revisin. Se levantar un Acta en la cual se consignar el nombre de los proponentes, el nmero de la Oferta, los precios, si corresponde, y cualquier observacin expresamente solicitada por los participantes o estimada por Codelco. El Acta deber ser firmada por los representantes de CODELCO all presentes y por cada proponente habilitado presente en la ceremonia en seal de conformidad. Copia de esta Acta ser entregada a cada uno de los participantes, presentes o ausentes. Aquellas ofertas que se presentaren antes de la fecha y hora lmite, sern mantenidas en su sobre cerrado y convenientemente custodiadas en la Secretara, hasta el da y hora fijado para su recepcin y apertura. Modificacin de Ofertas No se aceptarn modificaciones a las ofertas, con posterioridad a la fecha limite de recepcin de las mismas, a menos que se trato de errores evidentes y que no alteren fundamentalmente la oferta original, situacin que ser calificada en cada caso por el Subgerente de Contrataciones Mayores. EVALUACION DE OFERTAS Mtodo de Evaluacin Previo al acto de apertura en cualquiera de sus modalidades, el Experto o Especialista responsable de la Licitacin deber elaborar, en conjunto con las reas usuarias de las Divisiones involucradas, el Mtodo de Evaluacin, tanto Tcnico como Econmico, donde con anticipacin se definirn los criterios y parmetros que permitirn seleccionar objetivamente las ofertas que mejor satisfacen los requerimientos de la Corporacin. Todas las excepciones a criterios comunes debern estar consignadas con anticipacin a la apertura de las ofertas, al igual que la entrega de los parmetros tcnicos y econmicos necesarios para la correcta evaluacin del bien o servicio licitado.

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Evaluacin Tcnica

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La evaluacin tcnica ser realizada en conjunto por los expertos a cargo del proceso y por los representantes de las Divisiones en el proceso y consistir en verificar el cumplimiento de especificaciones tcnicas, e incorporar antecedentes que permitan determinar el costo integral de los productos y/o servicios. Se entender que en el concepto de costo integral, lo incluyen aspectos cualitativos y cuantitativos que reflejan el efectivo impacto en los costos de un determinado producto o servicio, tales como: rendimientos histricos, garantas, disponibilidad, confiabilidad, asistencia tcnica y otros. Los participantes conformarn una comisin evaluadora, ratificada por el SubGerente de Contrataciones Mayores y que le reportar a ste los resultados. En esta etapa la comisin deber revisar las alternativas de productos ofertados de los cuales no se posean antecedentes previos suficientes, sugiriendo formas alternativas para garantizar la calidad del suministro propuesto en caso de ser preliminarmente adjudicados y/o proponer posibles programas de pruebas como condicin de adjudicacin o para permitir la futura participacin de un proveedor, en caso en que estratgicamente fuera objetivamente muy riesgoso incorporar un material no probado. Se deber dejar por escrito la evaluacin econmica del riesgo involucrado que fundamenta tal decisin. Las ofertas que hayan superado la evaluacin tcnica sern evaluadas econmicamente. Las ofertas que tengan restricciones o condiciones precedentes o soluciones alternativas sern debidamente identificadas para evaluarlas en su mrito en la etapa siguiente. Evaluacin Econmica Para la evaluacin econmica se conformar una Comisin especial compuesta por al menos dos personas: el Experto a cargo del proceso de licitacin y al menos un representante de los usuarios involucrados en el proceso, comisin que debe ser ratificada por el SubGerente de Contrataciones Mayores y que le reportar a ste los resultados. Las ofertas econmicas slo sern conocidas por los participantes de la comisin evaluadora y no sern circuladas a ningn otro lugar de la Corporacin, salvo en las etapas de presentacin de los resultados a las instancias facultadas que correspondan. Esta evaluacin tiene por objeto comparar y establecer un orden de precedencia de las ofertas, a nivel de tem o total, aplicando conceptos comerciales y/o financieros. Para este efecto la evaluacin de las ofertas debe referirse a una misma base comn, considerando adems del precio, aspectos tales como: servicios, calidad, rendimientos, garantas, costo financiero, costo de transporte, tipo de cambio, costo de inventario, sistemas de reajustes, derechos de aduana, seguros y otros pertinentes. El resultado de la evaluacin deber entregar el Costo Integral de la Oferta, para cada tem, modalidad, parte o total del servicio, segn el cual se ordenarn las ofertas. Las ofertas ordenadas de acuerdo a su Costo Integral, constituirn la base para la elaboracin del Informe de Evaluacin Econmica. A partir del Mtodo de Evaluacin, previamente establecido, y de los resultados de la evaluacin Tcnica y Econmica, la comisin evaluadora, encabezada por el Experto de Rubro, elaborar el Informe con la Proposicin de Adjudicacin, que debe ser ratificado por el SugGerente de

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Contrataciones Mayores. Este informe podr ser sometido a consultas entre los usuarios ms relevantes en el caso que la adjudicacin propuesta se alejara de los criterios acordados previamente con ellos, y slo debido a razones fundadas y debidamente justificadas, para buscar la mejor manera de resolver la situacin con el menor impacto para alguna rea en particular. Logrado este acuerdo, ser presentado a los niveles facultados que correspondan para su aprobacin, si se exceden las atribuciones del SugGerente de Contrataciones Mayores. Informe de Negociacin En caso que a partir de la aplicacin del mtodo de evaluacin no se lograran los objetivos internos planteados para el proceso o no se derivara una proposicin de adjudicacin que sea inmediata y totalmente asignable, se incorporar en el informe de proposicin de Adjudicacin un anlisis de la situacin, sealando las posibles causas y sus consecuencias, sugiriendo la estrategia y las metas establecidas para la etapa de negociacin con los proponentes que corresponda, solicitando las atribuciones requeridas para lograr el objetivo, proposicin que deber ser debidamente sancionada por el nivel facultado. El sentido de la negociacin es cumplir con el objetivo central de adjudicar al mnimo costo integral, tomando en cuenta las restricciones tcnicas propias de cada Divisin u otros objetivos estratgicos especficos que se hayan definido para dicho proceso. De acuerdo a lo anterior, la justificacin de la necesidad de negociacin en el Informe respectivo podr referirse a aspectos tales como: Informacin de mercado disponible, Aspectos tcnicos y estratgicos Divisionales, Evolucin de precios histricos de los proponentes, Distribucin de adjudicacin de mnimo costo, Distribucin de adjudicacin recomendada Distribuciones de aos anteriores, Recomendaciones de tpicos a negociar y Otros aspectos que se consideren pertinentes para este efecto.

Previo a iniciar la etapa de negociacin, se deber contar con la aprobacin del Subgerente Contrataciones Mayores al informe y tener aprobadas las atribuciones de negociacin por el nivel facultado que corresponda de acuerdo al monto del contrato o producto a adjudicar. NEGOCIACION Las negociaciones se realizarn slo con aquellos proponentes para los cuales se han establecido materias a negociar en el respectivo informe y en el orden o secuencia establecida en el mismo. Los temas que se consideran objeto de negociacin, dicen relacin con los aspectos a discutir con los proponentes y bajo la premisa bsica que cualquier cambio negociado con alguno no debiera alterar el orden de precedencia entre empresas, de lo contrario se debiera dar la posibilidad a todos de recotizar: Descuentos por aumentos de volumen de adjudicacin, Descuentos por mayor porcentaje de adjudicacin, Descuentos por cambios en los plazos de adjudicacin Sistemas de reajuste,

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Garantas, Modalidades y plazos de entrega Incrementos anormales de precios, Condiciones de pruebas Condiciones Contractuales Clusulas de revisin de precios Clasulas de trmino anticipado Otros aspectos comerciales y/o tcnicos, legales o financieros

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Los temas especficos a negociar con cada proponente se consignarn en la pauta de negociacin, en la cual tambin se indicarn posteriormente los resultados obtenidos los que debern finalmente incorporarse al informe final de adjudicacin. En las reuniones de negociacin participarn los proveedores con sus representantes y participarn siempre al menos 2 personas en representacin de CODELCO. Todas las aclaraciones, modificaciones, consultas o complementos que se acuerden con los proponentes, como resultado de la negociacin debern ser ratificadas por escrito. PROPOSICIN DE ADJUDICACION A partir de los resultados de la negociacin, se reevaluar la adjudicacin preliminar, establecida en el Informe para Negociacin, hacindose los ajustes necesarios para incorporar los nuevos trminos negociados y efectundose las coordinaciones que sean necesarias con las Divisiones que correspondan. La proposicin final de adjudicacin, estar contenida y sustentada en un Informe de Adjudicacin que considerar al menos lo siguiente:

Descripcin del rubro. Proponentes invitados. Monto de adjudicacin segn mnimo comercial Distribucin de adjudicacin por Proveedor. Distribucin de adjudicacin por Divisin. Distribucin de adjudicacin histrica. Resultado de negociacin. Variacin del costo unitario del rubro. Perodo de asignacin.

El Informe de Adjudicacin final debe ser autorizado por el Subgerente de Contrataciones Mayores, antes de someterlo a la aprobacin de los niveles facultados segn corresponda. APROBACION DE ADJUDICACION La aprobacin de la adjudicacin deber ser efectuada, segn los montos comprometidos, por los niveles ejecutivos que estn facultados para ello, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Alcance de Facultades actualizado. Una vez aprobado el Informe de Adjudicacin, se proceder a comunicar la correspondiente asignacin a los proponentes y a las reas usuarias de las Divisiones respectivas.

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Las Divisiones sern inicialmente responsables de emitir las Ordenes de Compra o Contratos, mientras la Subgerencia de Contrataciones Mayores no tenga la capacidad de hacerlo, sobre la base de las adjudicaciones informadas, por la mencionada SubGerencia. Copia de las ordenes de Compra o contratos que sean emitidas por las Divisiones debern ser enviadas al Experto de Rubro respectivo, con el objeto de verificar su concordancia con la adjudicacin aprobada.

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MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS ACTA APERTURA OFERTAS

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Hoja __ de___

RUBRO. _____________________________________________________________________

LICITACION N: ___________________

FECHA: _______________________

PROPONENTE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

OFERTA N _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________

10. ___________________________________

OBSERVACIONES:

_________________________ EXPERTO RESPONSABLE Fecha: ____________

__________________________________________ SUBGERENTE CONTRATACIONES MAYORES

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MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS PAUTA DE REUNION DE NECOCIACION

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Hoja ____ de __

RUBRO: ___________________________________________________________________

LICITACION N ________________

FECHA: __________________

HORA:

__________________

4.

ASISTENTES POR CODELCO NOMBRE

POR PROVEEDOR NOMBRE CARGO

CARGO

OBJETIVO

RESULTADO /RESPUESTA

OBSERVACIONES:

FIRMAS:

__________________________

_________________________

NOMBRE DE NEGOCIADORES

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