You are on page 1of 6

Designing And Evaluating Management Control Systems

Dibuat Oleh

:

Kevin Denio Sugiarto (2011 – 012 – 282) Irene Wenisari P.H.T (2011-012-486) Aloysius Agung (2011-012-137) Ardian Sudikin (2011-012-176)

Personnel / cultural controls an an initial consideration Dalam memutuskan di antara banyak alternatif pengendalian manajemen. Kemungkinan masalah kontrol yang dapat terjadi seperti kurangnya arah (lack of direction). Pengendalian tindakan (action control) merupakan pengendalian yang benar – benar penting jika pengendalian tersebut dilakukan di awal proses. Advantages and disadvantages of action controls Keuntungan yang paling signifikan dari pengendalian tindakan (action control) adalah suatu bentuk langsung dalam pengendalian. dan apakah mereka mampu memenuhi apa yang menjadi peran mereka. Pemahaman yang lebih baik tentang tujuan dan strategi perusahaan akan menghasilkan kontrol yang layak dan mengurangi kemungkinan terjadinya masalah perilaku karyawan. Choices of Controls Berbagai jenis kontrol manajemen tidak sama efektif untuk mengatasi setiap masalah pengendalian manajemen.What desire ? And what is likely ? Sistem pengendalian manajemen tidak dapat dirancang atau dievaluasi tanpa pemahaman apa yang menjadi tujuan perusahaan (apa yang diinginkan perusahaan kepada karyawan) . Jika tindakan atau hasilnya berbeda dari yang diinginkan perusahaan. maka manajer harus mempertanyakan sistem pengendalian manajemen apa yang harus digunakan dan seberapa ketat untuk menerapkannya. Kedepannya. Pengendalian tindakan dilakukan pertama kali karena keputusan tersebut tidak mudah untuk dibatalkan. . Strategi yang berasal dari pemahaman yang baik tentang tujuan organisasi sering memberikan panduan penting untuk tindakan yang diharapkan. Organisasi harus bertanya apakah karyawan mereka memahami apa yang diharapkan dari perusahaan (key actions) atau apa yang ingin dicapai (key results). atau keterbatasan pribadi (personel limitation). personel/cultural control dapat memberikan kontrol manajemen yang efektif dengan sendirinya. Perusahaan tidak hanya menentukan apa yang diinginkan. seperti perusahaan kecil. Personel/cultural control yang layak sebagai pertimbangan utama karena memiliki relatif sedikit efek samping yang berbahaya dan relatif rendah dari biaya. kurangnya motivasi (lack of motivation). apakah mereka benar termotivasi. manajer harus mulai dengan mempertimbangkan apakah personel/cultural control akan cukup. tetapi juga perlu mencoba untuk menilai apa yang mungkin terjadi. Pengendalian manajemen yang akan dipilih harus memberikan manfaat terbesar. Pertimbangan personel/ cultural control memungkinkan perusahaani untuk mempertimbangkan bagaimana keandalan bentuk kontrol manajemen dan menilai sejauh mana perusahaan harus mempertimbangkannya untuk menggunakan bentuk kontrol lain. jika pengendalian atas tindakan dinilai tidak terlalu memadai maka tidak ada lagi keperluan untuk memantau hasil. Dalam beberapa kasus.

Sebagian besar kontrol tindakan sering mencegah kreativitas.buru. Aksi akuntabilitas dapat menyebabkan kecerobohan. Namun. yaitu : 1. menghambat karyawan dalam melakukan pengembangan / inovasi / improvisasi pekerjaan. manfaat tersebut akan menghasilkan produk seperti peraturan dan prosedur. Sehingga dapat menimbulkan hal-hal yang sangat membahayakan bagi perusahaan. (Action accountability can cause sloppiness). memberikan cara yang efisien dalam kooridinasi organisasi. dokumen seperti peraturan dan prosedur dapat digunakan sebagai informasi bagi karyawan baru (new employee). kontrol tindakan yang membuat karyawan (employee) bekerja sesuai dengan prosedur perusahaan tanpa diijinkan melakukan kreativitas akan membuat karyawan memiliki ketergantungan yang tinggi pada prosedur tersebut. Manfaat tersebut memberikan efisiensi dalam mengantarkan informasi kepada karyawan yang akan menjalankan pekerjaannya. . akumulasi dokumen mengenai pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk dilakukan. dan adaptasi (Most action controls also often discourage creativity. Ada batasan kelayakan (There is a severe feasibility limitation) Seperti yang telah didiskusikan sebelumnya. Seperti pemahaman yang tidak diharapkan (means – end inversion). Hal tersebut akan menyebabkan perubahan perilaku (behavioral displacement). yaitu Pengendalian tindakan membentuk dokumentasi atas akumulasi pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk dilakukan dan Menghasilkan efisiensi atas koordinasi di dalam organisasi. Jika hal tersebut tidak langsung ditindaklanjuti akan dapat membahayakan penumpang pesawat. Misalnya. innovation. karena pekerjaan rutin tersebut. Disamping itu. 3. kecelakaan pesawat terbang dimana pilot melakukan prosedur lepas landas dan pendaratan secara terburu . Untuk manfaat yang pertama. 2. Sehingga. akan membuat karyawan melakukan yang dapat diprediksi dan mengurangi jumlah informasi yang beredar dalam organisasi untuk mencapai upaya yang terkoordinasi. seseorang yang memiliki pengetahuan yang cukup baik memiliki kesempatan untuk menjalankan pekerjaan yang rutin. Karyawan yang terbiasa berkerja dengan seperangkat aturan yang stabil cenderung mengambil jalan pintas daripada mengambil jalan yang sesuai prosedur.Pengendalian tindakan (action control) memberikan dampak negatif dan dampak positif. inovasi. Manfaat yang kedua. and adaptation). Hal tersebut dapat menyebabkan karyawan tidak mampu menuangkan kreativitasnya. Ada 4 dampak negatif yang di miliki. pengendalian tindakan juga memiliki dampak negatif. Selain memiliki dampak positif. karyawan akan cenderungan untuk fokus pada hal yang mereka ketahui atau pahami sehingga mudah di awasi tapi tidak terlalu penting. Dampak positif dari pengendalian tindakan ada 2.

Advantages and disadvantages of results controls Pengendalian berdasarkan hasil juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Jika mereka tidak dapat memberikan waktu untuk sepenuhnya untuk menunjukkan review tersebut maka tujuan pengendalian yang dimaksud akan susah untuk diterapkan. pengendalian hasil juga memiliki kekurangan. Pengendalian berdasarkan hasil merupakan pengendalian yang efektif di saat pengetahuaan (prosedur dan peraturan) yang dimaksud sangatlah sedikit. Pengukuran kinerja tidak secara langsung berkorelasi terhadap pengendalian manajemen. Selanjutnya adalah keuntungan yang terakhir. Pengendalian tindakan / control yang membutuhkan pre-action review / ulasan pra-tindakan memberikan biaya yang cukup mahal. dan kesempatan dalam pengembangan diri. are costly). Karyawan yang terlalu diketatkan dengan aturan perusahaan tidak akan memberikan efisiensi bagi perusahaan dalam jangka panjang melainkan akan menimbulkan konflik yang membuat mereka sakit hati dan aksi negatif. gagal dalam memenuhi satu . Selain itu. pihak yang melakukan ulasan haruslah orang yang berpengetahuan baik dan waktu serta pelayanannya sangat mahal. Walaupun kreativitas karyawan tidak terlalu diperlukan bagi perusahaan namun dengan memberikan otonomi bagi karyawan tetap dapat memberikan keuntungan. Jadi. 5. (some action controls. Pihak yang melakukan review / ulasan haruslah dilakukan dengan baik atau lebih berkualitas dari pihak yang melakukan tindakan. pengendalian berdasarkan hasil dapat memberikan semacam pelatihan. Aksi kontrol sering menimbulkan sikap negatif (Action control often cause negative attitudes). dan jika pengukuran kinerja mudah untuk di adaptasikan ke dalam pengendalian hasil maka biaya tambahan atas pengendalian dapat diminimalkan. strategi formulasi. hal ini sangat diperlukan karena otonomi memungkinkan ruang untuk mengembangkan kreativitas dan inovasi berpikir bagi karyawan. Keuntungan tersebut adalah meningkatnya komitmen dan motivasi karyawan karena kebutuhan pribadi yang cukup tinggi seperti prestasi diri. yaitu memiliki biaya yang relatif murah jika dibandingkan dengan pengendalian atas tindakan (action control). seperti karyawan akan belajar sesuatu yang baru dari setiap pekerjaan yang mereka jalankan (learning by doing). Kebanyakan karyawan tidak senang bekerja dalam tekanan yang lebih dari seharusnya. Namun.4. inovasi. Kelebihan yang ada di pengendalian berdasarkan hasil adalah perilaku karyawan dapat dipengaruhi ketika karyawan diberikan otonomi yang signifikan. Satu hal yang umum tentang keuntungannya adalah kelayakan. seperti Review atas laporan keuangan. Banyak dari mereka yang lebih memilih tempat kerja yang dapat menuangkan kreativitas. Hasil control juga memberikan ruang istimewa bagi karyawan dalam mengembangkan potensi bagi karyawan sehingga dapat memberikan kontribusi yang cukup besar bagi perusahaan. laporan pajak. particularly those that require preaction reviews. Kekurangan yang pertama adalah hasil pengukuran tidak mampu menyediakan indikasi yang sempurna serta tidak dapat menunjukan apakah tindakan yang benar telah di ambil di saat tindakan yang tepat.

seleksi karyawan haruslah sesuai dengan kemampuan dan potensi yang dimiliki oleh karyawan. hal yang terbaik adalah melepaskan salah satu target dan tetap fokus pada target yang lebih di prioritaskan. yaitu hasil yang dipengaruhi oleh hal yang lain. Jangan sampai dalam suatu perencanaan memiliki banyak sekali tujuan yang ingin dicapai. Di lain sisi. ketelitian. kontrol yang ketat sangat berpengaruh pada kesuksesan sebuah organisasi. Control yang ketat sangat menguntungkan pada saat performance perusahaan sedang buruk. Sebagian karyawan tidak menginginkan otonomi bagi dirinya. target haruslah realistis dan mampu dikoordinasikan dengan baik kepada seluruh karyawan. Jika hal tersebut terjadi. perlu ada rencana untuk mencapai target tersebut. Target yang diberikan kepada karyawan haruslah menantang namun bisa diperoleh. seperti ketidakpastiaan lingkungan. kadangkala karyawan yang diberikan kompensasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan yang tidak menerima beban atau risiko tambahan cenderung mengurangi risiko daripada meningkatkan nilai. perusahaan harus berpikir lebih keras dalam menetapkan kompensasi yang adil bagi karyawan yang memperoleh beban atau risiko tambahan dibandingkan dengan karyawan yang tidak diberikan beban atau risiko tambahan. atau saling pengertian. untuk menghindari masalah yang dapat memberikan dampak terburuk bagi perusahaan. Akhirnya. rencana yang dibuat haruslah fokus pada tujuan yang ingin dicapai. Risiko ini timbul karena berbagai factor yang tidak dapat dikendalikan. Kegagalan perusahaan dalam memberikan kompensasi yang tepat dapat menimbulkan depresi. objektivitas.atau lebih sifat – sifat tindakan yang baik : kesesuaian. Selanjutnya kekurangan yang ketiga adalah ketidakmungkinan dalam mengoptimalkan target kinerja yang ditetapkan sebagai bagian dari sistem pengendalian (seperti target anggaran). Selain itu. ketidakpuasan bagi karyawan. Oleh karena itu. dapat membebankan karyawan itu sendiri. atau berfokus pada key action yang menggunakan data terperinci inventaris dan aturanaturan keputusan. menangani inventaris berat dengan kontrol ketat yang berfokus pada key results jika karyawan percaya dapat menentukan bagaimana merawat inventaris pada tingkat perawatan yang dibutuhkan. yang kemudian dapat memunculkan persepsi ketidakadilan. Contohnya. Seringkali karyawan yang diberikan beban atau risiko tambahan memunculkan masalah yang cukup serius. dan ketergantungan organisasi. kekurangan yang keempat adalah tidak semua karyawan yang diberdayakan menghasilkan hasil yang sesuai dengan mereka. Choice of control tightness Di banyak perusahaan. Perusahaan penerbangan ketat dalam melakukan kontrol kapasitas kursi karena merupakan salah satu faktor yang berdampak langsung pada kesusksesannya. begitupun mereka juga tidak menikmati tanggung jawab dan risiko yang diberikan kepada mereka. frustasi. Kekurangan yang kedua. Terlepas dari kompensasi yang diberikan kepada karyawan tersebut. ketepatan waktu. ketidakberuntungan (bad luck). Dalam hal ini. bukan dari kemampuan dan usaha karyawan. . Target juga harus memberikan motivasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik.

Yang di sebabkan oleh ketidak sempurnaan pemahaman atas efek dari manajemen kontrol pada keadaan tersebut yang terkait dengan pertumbuhan dan perubahan yang cepat pada pasar tersebut. Dimana ketat pada tujuan dan nilai-nilai inti. Dengan kata lain. Contohnya. dan results controls yang ketat menimbulkan masalah dalam menentukan langkah-langkah yang tepat dan dalam menentukan tatangan yg sesuai dengan target. insinyur desain cenderung berekasi negatif terhadap action controls daripada karyawan yang bekerja di bagian penjadwalan atau akuntansi. Simultaneous tight-loose controls Di dalam buku In Search of Excellence.Selain itu. Ini dapat dicapai dengan menggunakan kontrol yang ketat pada banyak key actions atau key result. semangat perusahaan yang sehat dan biaya yang rendah. tetapi longgar pada prosedur. Meskipun kontrol yang dilakukan sedikit longgar tetapi mungkin memiliki manfaat yang tidak terlihat seperti kreatifitas yang tinggi. pedagang. Kritik membuat menjadi berhati-hati. karyawan yang membutuhkan kreatifitas seperti eksekutif periklanan. Sulitnya melakukan pengendaliaan menajemen dalam waktu yang panjang. sehingga mendorong karyawan untuk bekerja. Contohnya. Keeping A Behavioral Focus Perilaku pada setiap orang berbeda pada tiap negara. Banyak perusahaan menemukan berbagai kelemahan yang sebenarnya dari manajemen kontrol sistemnya. jika lingkungan yang tidak menentu dan membutuhkan kreatifitas yang tinggi. Maintaining Good Control Banyak organisasi tidak lagi bertahan karena gagalnya manajemen kontrol sistem. perusahaan lebih menekankan pada kontrol personil dan budaya. maka manajemen harus terbuka pada perbedaan tersebut karena efektifitas manajemen kotrol yang diggunakan bergantung reaksi yang berbeda dapa setiap karyawan yang terlibat. . seperti perusahan teknologi tinggi. Peters and Waterman mengamati beberapa perusahaan di katakan unggul karena memakai simultaneous tight-loose controls. Kecenderungan manajemen menaklukan penerapan manajeman kontrol kepada yang lainnya setelah menghadapi tekanan lebih dari permintaan bisnis. tiap oraganisasi. salah penetapan kontrol yang ketat dapat mengakibatkan dampak yang buruk bagi perusahaan. Karyawan tersebut lebih tertarik dan lebih termotivasi dengan bayaran yang besar. tiap bagian dari sebuah oraganisasi yang sama. Itu mungkin saja melakukan pendekatan simultaneous tight-loose controls tanpa unsur budaya yang kuat. Action controls yang ketat hanya akan melumpuhkan kreatifitas. tiap bagian dari sebuah negara.