You are on page 1of 8

Collection Development 

In Times Of 
Shrinking Budgets 
When Diana Cunningham asked me to speak to you today, she told me your theme, 
“Capital Ideas: Surviving & Thriving in Uncertain Times.” She indicated that my 
expertise in collection development would fit in well with the theme. Shortly after I 
agreed to speak, I had to submit a brief blurb for your conference brochure. I had 
been mulling over some topics, but they hadn’t jelled just yet, so I panicked for a few 
minutes. Trying to think of a catchy angle, I thought of the parallels between 
reducing a library’s acquisitions budget and actually going on a diet. So I wrote a 
couple of sentences, and submitted them, which is what appears in your program. 
But after I started to work on this presentation, I realized that the analogy really 
doesn’t work that well. To lose weight, there are two basic activities: eat less and 
exercise more. Sure, eating less corresponds to reduced spending on acquisitions, 
but exercising more just doesn’t translate into a library activity. You can’t get a 
library to exercise. 
Another problem with the analogy is that for many Americans, dieting is necessary 
because they are overweight. In order to stay healthy, many of us are voluntarily 
reducing our intake of food. The reduced spending in our libraries is hardly 
voluntary, and besides, I would hardly call our libraries overweight in information. 
I’ve never heard of anybody complaining that a library had too much information. 
So after I finished putting this presentation together, I’ve given it a more 
appropriate title: “Collection Development in Times of Shrinking Budgets.” 
Since we’re talking about collection development, who here is actually called a 
collection development librarian? Not that many. I want to be sure we’re all on the 
same page, and talking about the same things. So, what exactly is collection 
development? I started to make a list of what people know about collection 
Everybody generally knows how to do it 
Everybody does it differently 
But you really don’t know how anybody else does it 
…unless you do it with them 
But, most people do it by themselves 
After staring at these points for a while, I realized I had actually discovered why 
collection development is like sex. Now, while I think that is a very important 
discovery, and I hope to someday win a prize for this, it really isn’t relevant to what 
we’re here for today. Let’s just say that if you have responsibility for selecting and 
acquiring resources for a library, you’re involved in collection development. 

I wanted this to be more than just a typical “how I do it good” presentation. While I 
have 29 years of experience in collection development, all of those have been at 
medical schools. I needed ideas that could work in libraries of different sizes, 
budgets, and clientele. Like a zombie, I needed more brains. So I posted a request for 
ideas and tips on my blog, on medlib‐l, on the Hospital Library Section list, and the 
Collection Development Section list. I received over 35 replies, and I supplemented 
those with other suggestions I found on the Internet. 
In many of the responses, people told me that they had been told to “Do more with 
less.” How many of you have had that told to you? I really dislike this facile 
statement. It’s a lame attempt to put a positive spin on a negative reality. I find it not 
only patronizing, it also implies that we’ve not been wise in our choices up to now. 
This says, “OK, now you’re going to have to work.” In actuality, you can’t do more 
with less. 
What we’re really faced with is “Doing less with less.” This is a realistic description 
of our situation, without the sugarcoating of a platitude. I don’t think we should hide 
this reality from our users. If we are forced to make cuts, and our users never feel 
any pain, this just reinforces the administration’s view that our budget can be cut 
again and again, and no one will notice. When you let your users know that you are 
doing less with less, they will realize that when the library is affected by budget 
reductions, they are affected. I call this the “grumble factor.” Without a grumble 
factor, your users won’t know that services and resources are being reduced, and 
they won’t fight for you. However, this doesn’t mean we shouldn’t optimize our 
selection and acquisition procedures. So let’s jump in to our tips. I’ve placed them 
into four broad themes: 
B(u)y the numbers 
Buy less 
Buy smarter 
• Joining consortia was by far the most popular suggestion I received from my 
inquiry. Libraries both large and small are able to get more resources, and 
spend less money, when they join a consortium. Not all consortia are huge, 
like NERL. Many consortia I heard about were small. Some of these were local 
consortium where libraries at different hospitals organized themselves; 
some were statewide; some were organized by their NN/LM; and some were 
libraries at different locations of a single hospital system. Kitty Wrigley 
works at one hospital in a 13‐hospital system. She lobbied the system to 
purchase Micromedex for all of its members, resulting in a savings of tens of 
thousands of dollars. She is also constantly looking out for new buying 
groups. While she works in Illinois, she was able to use the Michigan Library 
Consortium to purchase Serials Solutions for her library. 

• State library. Right here in New York we have the great example of 
NOVELNY: Free to any NY state 
resident, using the number from your New York State Drivers License or New 
York State DMV Non‐Driver Photo ID Card. You can get access to ProQuest 
Platinum and the Health and Wellness Resource Center at no charge. 
• Departments. Many librarians reported they were able to partner with 
departments in their institution to share costs on big‐ticket items. This works 
particularly well for specialized tools or expensive e‐books that would only 
be used by a certain department. Jonathan Lord reported he was able to 
negotiate 50% shared funding for several specialized resources such as: 
Natural Standard, AccessSurgery, Psychiatry Online, and others. 
• Individual users. Mary Pat Harnegie reports that at the Cleveland Clinic, 
professional staff members are required to donate a copy of their newly 
published books to the library. Over the past 5 years, the library has received 
over $28,000 worth of books. (Mary Pat is reporting on her success with a 
poster at the 2009 Midwest Chapter meeting.) The library also sends out a 
request in the staff newsletter for staff physicians to donate their “gently 
used” books to the library. When residents are leaving in June, they may be 
more than willing to donate books they don’t need anymore, and don’t want 
to move. 
B(u)y the numbers. Use statistical data to guide your buying and retention. 
• Track usage. One thing that electronic publishing does very well for 
librarians is to track usage of our purchased resources. All of the major 
journal publishers can supply COUNTER statistics, and most of the society 
publishers as well, particularly if they’re on HireWire Press. Launched in 
2002, COUNTER is an “international initiative serving librarians, 
publishers and intermediaries by setting standards that facilitate the 
recording and reporting of online usage statistics in a consistent, credible 
and compatible way.” Go to to find which publishers 
are COUNTER‐compliant. Like journals, most database providers can also 
provide usage stats. When faced with cost cuts, I always prefer to cancel 
databases to journals. There are now many resources, including free 
Google Scholar, to let you discover journal articles. And, when times get 
better, you can always reinstate a database subscription, with no loss of 
years. With journal cancellations, you’ll usually have to buy the years 
when you had no subscription. 
• Cost/use. Once you have your usage statistics, it’s fairly easy to calculate 
the cost per use with a spreadsheet. Determining cost per use can help 
you make better, objective decisions on possible resource cancellations. 
• When you’re tracking usage and calculating cost/use, you are lead to this 
inevitable conclusion: use it or lose it. We shouldn’t be buying resources 
that aren’t being used. 
• Big deal cancellation allotments. Many academic libraries participate in 
so‐called big deal purchases with the giant medical publishers. While the 
deals are beneficial in keeping price caps at a barely tolerable maximum, 

they have severe limitations in cancellations, often around 1% of the total 
spend per license year. Big deal! They’re so small, you may have forgotten 
about them, so dig up your license and read the details. In most cases, you 
can probably use your total contractual cancellations in one year. For 
example, if you have a $100,000 big deal license with only a 1% annual 
cancellation over three years, you can usually use the entire three years 
of cancellations in one year, giving you an instant $3,000 savings now, in 
a bad year. 
Our next theme is Buy less. 
• Reduce “on spec” purchases. Scott Plutchak has rightly said: “Buying a lot 
of stuff just in case somebody needs it sometime really isn’t a viable 
option anymore.” [June 16, 2009; liblicense‐l] Before you buy something, 
make sure it’s absolutely needed. 
• Reconsider your approval plan. I’ve managed an approval plan for 29 
years. It was always an integral part of collection development for the 
medical school libraries I’ve worked in. Overall, about 85‐90% of the 
books I purchased over those 29 years came through approval plans. I 
believed in them because I was able to get books that fit the educational, 
research, and clinical needs of our users relatively quickly after they were 
published. This June, I canceled our approval plan, directly as a result of 
our decreased budget. I’m still getting weekly notifications of newly 
published books that fit our approval profile, but they’re not sent to me 
automatically. Instead, I review them online, and I’m now purchasing only 
two or three titles a week. Most of the titles I do purchase are proven 
winners—previous editions have circulated heavily, and I’m confident the 
new editions will also be used heavily. Several librarians mentioned not 
purchasing a new edition just because it’s on the Brandon‐Hill or the 
Doody Core list—verify that previous editions were actually used at your 
library by your customers. 
• Reduce overlap. How many clinical decision tools do you need? Rajia 
Tobia said that her library at The University of Texas at San Antonio has 
DynaMed, UpToDate, eMedicine, Essential Evidence Plus, and DxPlain. 
They’re using a combination of usage stats and faculty opinion to decide 
which to eliminate. This is a problem I’d actually like to have, but it does 
remind us to look at resources that may have high degrees of overlap 
with each other, and consider cancelling the least used or the highest cost 
per use. 
• Fewer concurrent seats; reduce site license to concurrent seats. Check the 
turn away reports on your concurrent seat subscriptions, and determine 
how many seats you can reduce. If you have a site license to a resource 
with unlimited users, inquire about dropping your site license down to 
concurrent seats. You will probably meet with resistance from the 
producer, but if it’s a choice between getting less money from your library 
or no money from your library, they will probably agree. Yes, more 
people will get turned away, but this only reinforces the grumble factor, 

which allows you to explain how library budget reductions cause 
• Use alternative, free versions. Rather than pay for access to AGRICOLA, 
use the free version available from the U.S. Department of Agriculture. 
Likewise, ERIC is free from the U.S. Department of Education. Link to all 
the free e‐books at the NCBI Bookshelf. Last week, there were over 100 
titles available. 
• Move from Print to E‐only (but only if this saves money) While 10 years 
ago many publishers added electronic access to their print subscriptions, 
it’s just fairly recently that even small society publishers are now offering 
e‐only versions, allowing you to drop the print copy, and save money. 
Journal vendors can produce reports of your current subscriptions that 
are available in e‐only versions. Ask for this report several months before 
your renewal next year. Look to see where you can save money on going 
e‐only. Keep in mind you will need to psychologically prepare your users 
for this change. Be prepared to keep some titles as print plus electronic, 
especially for popular browsing journals such as JAMA, NEJM, and the top 
specialty journals. The Krafty Librarian pointed out that even if electronic 
access costs a little more than print, you will be saving in other ways by 
going electronic: no checking‐in of issues, no claiming of issues, no 
binding, and no circulation or re‐shelving. 
Keep in mind that switching to e‐only will not always reduce your costs. 
This is particularly true for items such as the “Clinics in…” titles, which 
cost three or more times as much for electronic access over the print. 
Some publishers, particularly societies, use tier pricing, and your tier’s 
price may be too expensive for a seldom‐used journal. For example, the 
British Journal of Hospital Medicine costs us $1247 in print, expensive for 
a little used journal. Our tier pricing for e‐only access is $4134, which 
means this journal will remain in print. Tom Craig at the University of 
Texas Health Science Center at Tyler reports that they are going back to 
print only subscriptions for some journals whose electronic prices cost 
substantially more than the print. So keep in mind the print and e‐only 
option can be a two‐way street. 
• Don’t buy every year. Many of us have standing orders for directories that 
come out annually. Take a look at how often these are used. If they’re not 
frequently consulted, or the information you need isn’t updated that 
often, cancel your standing order. You can probably get by with 
purchasing these directories every other year, or maybe even every three 
years. When you do this, be sure to stagger your purchases to even out 
your budget—determine to buy some directories in even years, others in 
odd years. Most book vendors can either supply you with a slip service 
for directories you cancelled, notifying you when new editions come out, 
or they can change your standing order to reflect every other year 
purchases. Michele Shipley reported that her library canceled 50% of 
their printed reference standing orders. Usage had decreased 

dramatically, because so much information is now easily found through 
• Stop binding. If you’re getting the combo version of a journal, consider 
discontinuing binding the print copies. Most licenses now allow libraries 
to retain the archival rights to the years they subscribed to. So even if you 
cancel that journal, you will still be able to access those years online. This 
saves not only the bindery costs, but also the time and labor involved in 
the whole binding process.  
• Pay‐per‐view. This is an interesting, developing response from Nicole 
Mitchell and Liz Lorbeer at the University of Alabama–Birmingham. 
They’ve had a dramatic decrease in their budget. In 2006, their library 
had a $2.4 million budget for serials, and lots of journal bundles through 
big deals. Today, their serials budget is half of what it was four years ago. 
They’ve canceled all their bundles, cutting over 4,500 titles. With the 
library charging $15 per ILL, many users could not afford to get the 
information they needed. As an experiment, in 2010 they will be investing 
$100,000 of their journals budget into deposit accounts with publishers 
to subsidize pay‐per‐view access, controlled by the library. According to 
Liz, all ILL requests will be subsidized by $12, so a regular $15 ILL will 
cost a patron $3, and a rush request will vary from $13 to $18. They 
calculate they can serve over 8,000 ILLs for this $100,000. It will be 
fascinating to find out if this type of approach can work, without breaking 
the bank. Nicole and Liz hope to report preliminary results on this 
experiment at the MLA annual meeting next year. 
Our last category is Buy smarter. 
• Question all increases, and ask for a reduction. This was something most 
of us would not have considered before these times. Several librarians 
reported they successfully asked vendors to drop or lower their price 
increases for their renewal. (Note that’s a drop in the increase, not a drop 
in the price…) Most publishers know about our financial situation, and 
many are willing to lower their increases rather than lose an account. It 
might be handy to have the statements put out by the International 
Coalition of Library Consortia and the Association of Research Libraries 
ready to show your rep. These statements, which came out last winter, 
bluntly describe the financial difficulties of libraries, and ask information 
producers and suppliers to work with their customers to set realistic 
pricing goals. You can download them at and 
• Review tier price quotes. I mentioned earlier how some journal 
publishers use tier pricing. Some tiers are based on size, where the tiers 
may be specific ranges of FTE, or sometimes as vague descriptions of 
small, medium, or large institutions. Other tiers may be based on the type 
of institution, such as a community hospital or teaching hospital, or the 
types of degrees granted by your institution. When you receive your 
journal renewal list, go to the publisher’s web site and verify that you are 

in the correct tier. Many times the journal vendor has had to make an 
assumption about your institution, and you may have been placed in too 
expensive a tier. 
• Vendor specials. Several librarians mentioned taking advantage of special 
savings that many medical book vendors have. I can’t name all of the 
vendors’ specials, but here are a few examples: Matthews Medical Books 
has a 20% price reduction on their stock publishers every March and 
November. Rittenhouse has an annual Oktoberfest sale, with extra 
discounts. This year Majors has a 22% discount on a single order placed 
between July and October. If you don’t need the books right now, save up 
your orders and place them during these specials. Get on the email lists of 
the medical book vendors to stay notified of these specials. Some vendors 
can offer higher discounts if you maintain a deposit account with them. It 
may be difficult to convince your accounts payable office to send a vendor 
money prior to an actual purchase, but if you can realize some extra 
savings, it’s worth the effort. 
• Our library has started using Amazon a lot this past year. 
My department has a credit card to charge purchases, but Amazon makes 
it easy to set up an institutional account, so you can order what you want, 
and get billed once a month. Most times their prices are below the 
publisher’s list price, and sometimes they’re even below a vendor’s 
discount. They also have quite speedy delivery times on their regular 
shipping, but if an order isn’t required quickly, you can opt for the free 
super saver shipping. Any order over $25 is eligible for free shipping, 
although it does add an additional 3 to 5 days to the shipping time. 
I want to thank all of our colleagues who sent in their tips. I couldn’t use every one 
submitted, and many were duplicated, but I read them all and tried to incorporate as 
many as possible. I hope they will prove useful to you, but I will be the first to admit 
that my presentation today will only help a little. While stretching your budget is 
very important in collection development, there are other factors involved in getting 
the “best bang for your buck,” which is ultimately what we’re trying to do. There are 
three guiding principles, or commandments, in achieving this. I have carved them in 
stone for you to help you remember: 
Stretch your budget, which is what I talked about today 
Buy what your customers need 
This has a very important corollary: Don’t buy what your customers don’t need 
And make resources easy to find 
All three of these principles must be in place to get the best bang for your buck. It 
doesn’t matter how great a price you got on the American Journal of Potato 
Research if very few people at your institution need information on spuds. Likewise, 
if a wonderful electronic resource needs more than 2 or 3 clicks to get to, your 
customers won’t find it, and they won’t use it. Getting customers to use our 
resources is vital. 

Most of you have probably never heard of John Gilmore, an American computer 
scientist, Internet activist, and one of the founders of the Electronic Frontier 
Foundation. But you’ve probably heard of his famous quote: “The Net interprets 
censorship as damage and routes around it.” He said that in 1993, when web 
browsing was in its infancy, and even considered exotic. Today, our customers 
consider using the Internet as natural as reading. When our customers need 
biomedical information, it should be a quick, direct, and easy route through the 
library, with little or no delays or obstructions. This is good. When our customers 
can’t easily get information through the library, either because we don’t have it, or 
we made it too difficult to find or use, they regard us as damaged, and they will go 
around us. This is bad. It’s bad for our reputation, bad for our budgets, and 
ultimately bad for our job security. 
So please, think beyond merely meeting this year’s budget reductions. While painful, 
the current economic situation will pass. But the other principles – getting the right 
resources and making them easily discoverable, will always remain. Keep the library 
as the main source of quality information, and avoid our users re‐routing around us. 
For now, here’s to better times and a speedy calm to the storms of life.  
Thank you, and good luck. 
Oct. 1, 2009 

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-Noncommercial-

Share Alike 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit
You are free:
to Share — to copy, distribute and transmit the work
to Remix — to adapt the work

Under the following conditions:

Attribution — You must attribute the work in the manner specified by the
author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or
your use of the work).
Noncommercial — You may not use this work for commercial purposes.
Share Alike — If you alter, transform, or build upon this work, you may
distribute the resulting work only under the same or similar license to this one.