PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código: PG - 006 Versión: 001 Página 1 de 13

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cargo Elaborado por: Coordinador del SIG

Firma

Fecha 14/02/10

Revisado por: Representante de la Alta Dirección – Residente de Obra

15/02/10

Aprobado por:

16/02/10

CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR 

DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD

ALCANCE Este procedimiento se aplica a los documentos y registros generados y de uso necesario para el Sistema Integrado de Gestión de IESA S. Identificación. cuya distribución es controlada y es identificada por llevar el sello Copia Controlada que debe ser revisado y actualizado regularmente. II. por lo que deben encontrarse en su última versión.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . modificación y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. almacenamiento. garantizar que sean legibles. con respecto al Sistema Integrado de Gestión de Seguridad. aprobación. recuperación. asimismo.  Jefes de Guardia IV. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS  Documento Controlado: Documento original vigente del Sistema Integrado de Gestión.006 Versión: 001 Página 2 de 13 I. RESPONSABLES  Residente de Obra (RAD). DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . identificables.  Documento Maestros: Son aquellos documentos en físico y con las firmas originales que se encuentran en la oficina de la organización. protección.  Documento Interno: Cualquier documento generado dentro de la organización.  Administrador  Coordinador del SIG  Jefes de Área. tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema Integrado de Gestión.  Jefe de Seguridad y del Ambiente  Jefe de costos y sistemas.A. necesario para la planificación y operación del Sistema Integrado de Gestión. y trazables a la actividad correspondiente. revisión. III. distribución.  Documento Externo: Documento originado fuera del SIG. OBJETIVO   Controlar la correcta elaboración.

2 Elaboración y/o Modificación de Documentos. que identifique la necesidad de elaborar un Documento Nuevo debe comunicar al Coordinador del SIG para que se verifique su no existencia y se evalue la necesidad de elaborarlo.. EL CLIENTE y/o otros. Cualquier personal integrante de IESA S. Documentos elaborados anteriormente. 1.1 Identificación y Evaluación de la Necesidad de Elaborar un Documento Nuevo. Otras fuentes internas o externas. Para la elaboración de los documentos se puede tomar como referencia: I. serán identificados por un sello de “Documento Obsoleto”.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG .A.006 Versión: 001 Página 3 de 13  Documento No Controlado: Copia del Documento original vigente del Sistema Integrado de Gestión. para alcanzar unos objetivos establecidos  Trazabilidad: Capacidad de seguir la historia. la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración  SIG: Sistema Integrado de Gestión. el Coordinador del SIG autoriza la elaboración del nuevo documento o modificación. Para ver la viabilidad del cambio y si cumple con el objetivo establecido en los requisitos del SIG.  Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia. adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión. III. V. En caso de auditoria remitirse al documento Maestro”. Normas nacionales e internacionales. puede coordinar con el Coordinador del SIG relacionado con el tema a documentar tomando en consideración los posibles usuarios del documento. Si no hubiese ningún inconveniente. . El responsable de la elaboración y/o modificación del documento. II.  Documento Obsoleto: Documento del SIG que no está en vigencia. cuya distribución no es controlada y es identificada por llevar el sello “Sólo para capacitación. luego es revisado y aprobado por el DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD .DESCRIPCIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS 1.  Externo: Persona y/o empresa proveedora de servicios a IESA S.A.

será regresado al responsable de la elaboración para su modificación.006 Versión: 001 Página 4 de 13 responsable de acuerdo a Tabla de Responsabilidades para el Control de los Documentos.1 Codificación del Documento: El Coordinador del SIG asignará para cada documento un código de acuerdo a las siguientes características: La codificación se realiza teniendo en cuenta el tipo de documento acompañado de un número correlativo. como por ejemplo: Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TIPO DE DOCUMENTO Manual Procedimientos de Gestión Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro Estándares Instructivos Organigramas Formatos Formatos de Control Operacional Otros Documentos CODIFICACION M – (Nº correlativo) PG – (Nº correlativo) PETS .2.Nº del Procedimiento – (Letra Correlativa) F.(Nº correlativo) EST – (Nº correlativo) I – (Nº correlativo) O – (Nº correlativo) F . Si se presentara alguna observación al documento.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . De no tener observaciones el documento pasa a ser aprobado por el responsable según Tabla de Responsabilidades para el control de los documentos.CO – (Nº correlativo) Iniciales del nombre del documento .SGSSTA DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . Para la elaboración y/o modificación de los documentos se debe tener en consideración la siguiente estructura: 1.

Pie de Página: Letra tipo Arial Nº 8 en letra Mayúscula y Minúscula. Para Texto: Letra tipo Arial Nº 12 en letra Mayúscula y Minúscula Normal. Para Carátulas: Se presenta de acuerdo al siguiente modelo. explícita y todo lo posible resumido.006 Versión: 001 Página 5 de 13 1.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . La estructura que se emplea para el texto de las documentaciones será:      Para Títulos: Letra tipo Arial Nº 14 en Mayúscula y en Negrita. Para Subtítulos: Letra tipo Arial Nº 12 en letra Mayúscula y en Negrita. solo para los procedimientos de Gestión.2. Manuales NOMBRE DEL DOCUMENTO LOGO DE LA EMPRESA Código: PG-00X Versión: 00X Página: X de Y NOMBRE DEL DOCUMENTO Cargo Elaborado por: Revisado por: Coordinador del SIG Jefe de Seguridad y del Ambiente Jefe de Costos y Sistemas Administrador Representante de la Alta Dirección – Residente de Obra Firma Fecha Aprobado por: CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD .2 Redacción de la Documentación: La redacción de la documentación debe ser directa.

V. Contenido: Cuenta con 8 Ítems. Índice (Tabla de Contenido) Presentación.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . VII. Verificación y acciones correctivas. Revisión por la Dirección 1. Revisión y Aprobación del documento. Definiciones y Abreviaturas. revisión y aprobación del documento y recuadro de cambios posibles del documento. Pie de Página: Contiene la especificación de DOCUMENTO CONTROLADO – Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD. IV. Implementación y operación.3 Estructura de Documentos: 1.2 Procedimientos de Gestión: Carátula: Contiene Recuadro de copia controlada.2.3. Alcance. recuadro cambios de documentos y recuadro de Elaboración. XI. III. II.3. VIII. Objetivo. código. que son los siguientes: I. Encabezado: Contendrá el nombre. Responsable. Pie de Página: Contiene la especificación de DOCUMENTO CONTROLADO – Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD. X. Contenido: Cuenta con 11 Ítems.2.006 Versión: 001 Página 6 de 13 1. código. que son los siguientes: I. Política del SIG.1 Manual del SIG: Carátula: Contiene el recuadro de elaboración. Objetivo y Campo de Aplicación. versión y el número total de páginas del documento. Planificación IX.2. DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . III. versión y el número de páginas. Requisitos del SIG Alcance del Sistema. Encabezado: Contiene el nombre. VI. II.

1. 2. 4. Objetivo. Procedimiento. 3.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . Registro. Equipo y material requerido. Norma ISO 9000: 2009 Norma ISO 14001:2004 Diccionario de la Real Academia Española (consulta por Internet de la Vigésima Segunda Edición). Alcance. código y versión. Equipos de Protección personal. VIII. Definición de Términos del Art. 8.4 Otros Documentos relacionados con el SIG: La estructura de otros documentos necesarios para la implementación del sistema de gestión son analizados para su inclusión en el SIG. 5.006 Versión: 001 Página 7 de 13 IV. V. VII.2. Anexo.2. revisión y aprobación 1. Equipos / Herramientas / Materiales. VI. Contenido: Cuenta con 8 Ítems.3 Procedimientos Operacionales (PETS): Encabezado: Contiene el nombre del PETS.6º del Reglamento de Seguridad e Higiene Minera D. Nº 046-2001-EM. el Área de Responsabilidad.3. siendo a libre criterio su estructura. Registro.3. Personal. 7. 6. Descripción. Para el Item IV de Definiciones y Abreviaturas de los procedimientos se hace uso de los siguientes documentos como referencia:      Norma OHSAS 18001:2007. DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . que son los siguientes: 1. Las definiciones están descritas en orden alfabético. Firma y fecha de elaboración.S. Definiciones y abreviaturas.

La elaboración.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . aprobación y distribución de los documentos se realiza teniendo en cuenta la siguiente Tabla de responsabilidades para el control de los documentos: TABLA DE RESPONSABILIDADES PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS NIVEL TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIÓN Y/O MODIFICACIÓN Alta Dirección REVISIÓN ACTUALIZACIÓN APROBACIÓN DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Coordinador del SIG Coordinador del SIG Política de SIG NIVEL I Alcance del SIG Alta Dirección Alta Dirección Alta Dirección Alta Dirección Jefe de Seguridad y Medio Ambiente . revisión. Una vez realizado la revisión y aprobación de los documentos internos son entregados al Coordinador del SIG para su posterior ingreso en el formato F-006-A Lista Maestra de Documentos y en caso de los documentos externos son registrados en el mismo formato mencionado.006 Versión: 001 Página 8 de 13 1. Los encargados de realizar la revisión de los documentos se pueden observar en la Tabla de Responsabilidad para el control de documentos. o Jefe de costos y sistemas o Administrador Jefe de Seguridad y Medio Ambiente o Jefe de costos y sistemas o administrador Alta Dirección Manual del Sistema Integrado de Gestión Coordinador del SIG Representante de Coordinador del la Alta Dirección SIG NIVEL II Procedimientos de Gestión. Una vez realizado la revisión se deriva al Responsable según la Tabla de Responsabilidades para el Control de Documentos.3 Revisión y Aprobación: Considerar en la carátula los cambios generados para poder identificar de manera rápida el cambio realizado. Coordinador del SIG Representante de Coordinador del la Alta Dirección SIG Programas Responsables de Área / Actividad/ Coordinador del SIG Representante de la Alta Dirección Alta Dirección Coordinador del SIG DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD .

lo cual será una indicación para que no sea. Jefe de Guardia y/o responsables del SIG Página 9 de 13 NIVEL III Jefes responsables y/o Residente de Obra Jefe de seguridad y Medio ambiente. Las copias denominadas no controladas serán identificadas con el sello “Sólo para capacitación.4. Estándares.2 Medio Electrónico: Las copias controladas de la documentación en medio electrónica serán distribuidas en formato PDF (no editable) para garantizar que esta no sufra de modificaciones. El coordinador del SIG controla la distribución de los ejemplares ingresando los datos del ejemplar y destinatario en el formato F-006-B Registro de Distribución de Documento. 1. A diferencia de las copias no controladas éstos documentos serán actualizados después de su distribución cada vez que el documento maestro sufra alguna modificación.006 Versión: 001 Procedimientos Operacionales (PETS. asimismo cada una de sus páginas estarán identificadas con el texto COPIA CONTROLADA seguido del número correlativo de la copia. o Jefe de costos y sistemas o Administrador ---------- Residente de Obra Coordinador del SIG NIVEL IV Formatos y otros Coordinador del SIG Jefes de Área Representante de Coordinador del la Alta Dirección SIG NIVEL V Documentos Externos ---------- ---------- Coordinador del SIG 1. enmendado y/o modificado sin previa autorización del Representante de la Alta Dirección (RAD).A. DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . Los documentos maestros se archivan en su file respectivo con su identificación en la oficina del SIG de IESA S. Las copias controladas tiene la identificación de COPIA CONTROLADA en todas sus páginas así como el número correlativo de copia. En caso de auditoria remitirse al documento Maestro” en cada una de sus páginas. El Representante de la Alta Dirección determina el número de copias a imprimir y los destinatarios de cada una de ellas. Instructivos) Jefes de Área.4.4 Distribución del documento 1.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG .1 Medio Físico: El responsable de la distribución de los documentos es el Coordinador del SIG.

el área de Costos y Sistemas de IESA S.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . 1. en la columna “Fecha de devolución copia controlada”. DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . 1. el portador del documento deberá devolver la copia no válida. serán distribuidas en formato PDF (no editable). la identificación de los cambios en el documento se realiza mediante una descripción breve.6 Copia de Seguridad (Back Up): Para seguridad de los documentos digitales del Sistema Integrado de Gestión.A. La distribución de copias no controladas de la documentación en electrónico. es decir. asimismo en cada una de sus páginas se ubicará el texto: Sólo para capacitación.006 Versión: 001 Página 10 de 13 El Coordinador del SIG controla la distribución de los ejemplares ingresando los datos del ejemplar y destinatario en el formato F-006-B Registro de Distribución de Documento. de manera trimestral en medio magnético (DVD o CD). este texto está incluido en las carátulas de los documentos y esta con el siguiente título “CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR”.-Obra deberá generar una copia de seguridad (Back Up). la cual se identificará con un sello que indica DOCUMENTO OBSOLETO en todas sus páginas.5 Control de Cambios: Cada vez que se realicen cambios en un documento del Sistema Integrado de Gestion se modifica la versión. las modificaciones de la versión anterior serán eliminadas. Los cambios son conservados hasta que se modifique nuevamente dicho documento. la nueva versión del documento presentara solamente los cambios realizados. 1. En caso de auditoria remitirse al documento Maestro A diferencia de una copia controlada este documento no es actualizado después de su distribución. La devolución del documento se señala en el F-006-B Registro de Distribución de Documento.7 Manejo de Documentos Obsoletos Cuando la versión distribuida reemplace a una versión anterior. para garantizar que ésta no sufra modificaciones.

2. Todo registro que forma parte del Sistema Integrado de Gestión hará uso de los formatos que evidencian la conformidad con los requisitos del sistema y se encuentren aprobados. El responsable para el manejo de los registros es el Coordinador del SIG. identifica los documentos externos aplicables al Sistema Integrado de Gestión.A.2 Almacenamiento y/o Ubicación de Registros: Los registros físicos generados se archivarán y mantendrán en orden de acuerdo a los requisitos establecidos en la norma en la oficina de SIG de IESA S. 1.8 Evaluación posterior del documento. para posteriormente ser enviados a Almacén Lima. identificar estos documentos y hacer su ingreso al SIG mediante la inclusión en la F-006-A Lista Maestra de Documentos. Es competencia del Coordinador del SIG.A. Los encargados de realizar auditorias internas incluirán en sus informes el resultado de la evaluación realizada a los documentos evaluados. 1. éstos mantienen su estructura y presentación. DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD .A.1 Identificación de Registros: En caso de requerir un formato para la elaboración de un registro.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . La aplicación de los documentos así como la ejecución de las auditorias internas permiten comprobar la aplicabilidad y conformidad de los documentos con los requisitos establecidos. El Coordinador del SIG es el responsable de la distribución y almacenamiento de todos los registros generados.-Obra Uchucchacua. Todo registro generado es archivado en el file correspondiente.9 Documentos Externos: IESA S. se solicitará al Coordinador del SIG. CONTROL DE REGISTROS 2.006 Versión: 001 Página 11 de 13 La disposición final de los documentos obsoletos se almacenará por un período de 02 años en el Departamento del SIG de IESA S. para ello se han generado file físicos y electrónicos.

el Coordinador del SIG será el quien cuente con una copia actualizada. Calidad y del Ambiente mantiene registrado los siguientes documentos: DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD .PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG . VII.3 Tiempo de Retención de Registros: El tiempo de retención de los registros se indica en el Formato F-006-C de Lista Maestra de Registros en la columna Tiempo de Retención.006 Versión: 001 Página 12 de 13 En caso de registros electrónicos serán almacenados en un CD y/o DVD a cargo del Jefe de Costos y Sistemas. Para la conservación del medio magnético (CD-ROOM. quien dispondrá su almacenamiento de acuerdo a su procedimiento. Impresora. 2. Los registros en físico deben asegurar el ambiente donde se ubica para su protección contra daños. se deberá comunicar al responsable que lo elaboró. Cuando se quiera modificar un formato. VI. REGISTRO El Departamento de Seguridad . el Coordinador del SIG procederá a entregarlos a Almacén – Obra.5 Disposición de Registros: La disposición final de los registros se realiza luego que se haya cumplido el tiempo de retención establecido en el formato F-006-C en el ítem Tiempo de Retención. DVD) deben guardarse en recipientes que los protejan de riesgos ambientales y mantener alejados de fuentes que emitan radiación electromagnética.4 Control de Registros El control de registros del sistema se realiza mediante el formato F-006-C Lista Maestra de Registros. EQUIPO Y MATERIAL REQUERIDO     Computadora. Útiles de Oficina. pérdidas o deterioro por efectos del sol o el agua. Impresión de Formatos. Una vez cumplido este tiempo de su retención. 2. el cual lo derivará a Almacén Central – Lima. 2.

Coordinador del SIG Ubicación Oficina de SIG Oficina del SIG Oficina del SIG F -006. ANEXO  No Aplica DOCUMENTO CONTROLADO-Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorización del RAD . éstos deberán ser autorizados por el RAD y distribuidos por el Coordinador del SIG.006 Versión: 001 Página 13 de 13 Nombre del Registro Lista Maestra de Documentos Registro de Distribución de Documento Lista Maestra de Registros Formato (Código) F. que solicite acceso al file mencionado.006-A Responsable RAD. Si la parte interesada solicita los registros.PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: PG .B F. Coordinador del SIG RAD.006 . Coordinador del SIG RAD. puede solicitarlo al Coordinador del SIG.A.C Los registros que pertenecen a éste procedimiento están archivados en el File de Control de Documentos y Registros en el Departamento del SIG de IESA S. quien facilitará las copias solicitadas así lo autorice el RAD. VIII.A. El personal de IESA S.