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MANUAL PARA LA DETERMINACIN, APLICACIN Y CONTROL DE MERMAS Y FALTANTES EN LAS FILIALES DEL ISSSTEZAC

GENERALIDADES

Como parte de la operacin de las Filiales del Instituto, resulta necesario tener un procedimiento claro y preciso que auxilie en el control operativo contable y legal de las mermas y faltantes que se generan en los diferentes puntos de venta de la Subdireccin de Filiales del ISSSTEZAC; cuyo objetivo principal es establecer las actividades y las instancias responsables para la determinacin, aplicacin y control de las mermas y faltantes en las Filiales del Instituto dentro del marco contable y legal, buscando con ello dar al sistema comercial transparencia y forma de proceder, respecto a los valores y unidades mermadas y faltantes que disminuyan los importes de los inventarios de mercancas bajo su cuidado y determinar las y los responsables de su manejo.

CAPTULO PRIMERO GLOSARIO DE TERMINOS Artculo 1.- Para la aplicacin de este Manual, se entender por: I. MERMA.- Se deber considerar por merma, la disminucin de productos que se da tanto en bodega como en piso de venta de la Unidad Comercial, por causas imputables al personal, la clientela, plagas, y a los agentes naturales en el manejo propio de la mercanca en su operacin, causando una disminucin en el inventario fsico, la cual puede ser por mercanca en mal estado, faltante o siniestrada; II. MERCANCA EN MAL ESTADO.- Ser considerada merma por mal estado, aquella mercanca que se haya daado, roto, descompuesto o est caducada y que se haya agotado el recurso de devolucin a la o el proveedor o de cobro al personal o la clientela en caso de accidente, abuso o descuido; III. MERCANCA FALTANTE.- Es la que se da por la sustraccin de mercanca por parte del personal y/o las y los consumidores y que no haya sido detectada, y/o la que resulte de la diferencia entre el Inventario Terico Valorado y el Inventario Fsico; IV. MERCANCA SINIESTRADA.- La mercanca que se haya daado por la consecuencia de un siniestro, siempre y cuando, agotados los recursos legales, no haya sido pagada por la aseguradora contratada; V. ADMINISTRADOR O ADMINISTRADORA DE FILIAL.- Responsable de la administracin de la Filial del Instituto; VI. FILIAL.- Tienda, Farmacia o Mueblera propiedad del ISSSTEZAC; VII. INVENTARIO.- Relacin detallada de las existencias de mercancas comprendidas en el activo de una Filial segn formato preestablecido por la Subdireccin de Filiales en el que se muestra: a) b) c) d) El nmero consecutivo; La unidad de medida; El nmero de unidades existentes; La descripcin de los bienes;

e) f) g) h)

Los precios unitarios; El importe total de cada rengln; Las sumas parciales por grupos y/o clasificaciones; y El total del inventario.

VIII. INVENTARIO TERICO VALORADO.- Aqul en cuyos renglones se hacen constar los totales de las existencias y costeo de las mercancas emitidas por el Sistema Punto de Venta antes de la Toma Fsica del Inventario; IX. INVENTARIO FSICO.- Aqul formulado mediante recuento, peso o medida de las existencias fsicas reales de mercanca; X. INVENTARIO FINAL. El inventario que resulta de la compulsa del Inventario Fsico con el Inventario Terico Valorado; XI. SISTEMA PUNTO DE VENTA.- Sistema de informacin que registra las entradas y salidas de inventarios y las operaciones comerciales de la Filial; y XII. DICTAMEN.- Resolucin administrativa emitida por las Subdirecciones de Filiales, Jurdica y Tcnica y Administrativa como resultado del procedimiento administrativo de investigacin iniciado con motivo del conocimiento que se tuvo de la existencia de una variacin de inventario. CAPTULO SEGUNDO POLTICAS GENERALES Artculo 2.- El porcentaje mximo de merma y faltante aceptable en una Filial es del 1.5% en Tiendas, 0.75% en Farmacias y 0% en Muebleras, sobre las ventas totales en el perodo comprendido entre el ltimo Inventario Final y la fecha del Inventario Final Actual. Artculo 3.- Las mermas y faltantes resultantes de la toma fsica de los inventarios, debern ser cuantificadas y, en caso de que sean superiores a lo aceptable, se fincarn responsabilidades a la o el Administrador de la Filial y/o a quien(es) resulte(n) responsable(s). Artculo 4.- Se evaluar el comportamiento de las mermas y faltantes de manera global; en caso de encontrar desviaciones a los criterios establecidos, se aplicar a la o el Administrador de la Filial y/o responsable(s), la(s) sancin(es) sealada(s) en el cuadro de aplicacin administrativa. Artculo 5.- En caso de que la suma de la merma y/o faltante en la Filial no exceda del 1.5 % en tiendas y 0.75 % en Farmacias sobre las ventas totales, pero se encuentre alguna desviacin a los criterios, se actuar en lo procedente conforme a lo contemplado en el cuadro de aplicacin administrativa correspondiente del presente Manual. Artculo 6.- Antes de considerar una mercanca daada o en mal estado como una merma, se debern realizar, cuando procedan, las acciones suficientes para la devolucin a las y los proveedores, presentando la documentacin que avale el hecho. Artculo 7.- En las muebleras con departamentos de lnea blanca, artculos electrnicos, electrodomsticos, muebles y enseres menores, no se aceptar ningn porcentaje de merma, excepto las que se generen por el uso y manejo, en este caso se proceder mediante acta administrativa conforme a las facultades conferidas a la Subdireccin de Filiales en el Manual General de

Organizacin del ISSSTEZAC. En caso de detectar faltantes de este tipo de mercanca, se iniciar el procedimiento administrativo correspondiente. Artculo 8.- Se excluirn de los faltantes de inventario, antes de calcular el porcentaje de merma, los montos originados por: I. Siniestros (anexando actas administrativas y reclamaciones a la Compaa Aseguradora); y II. Robo con violencia (anexando copia de la denuncia ante el Ministerio Pblico debidamente ratificada). Artculo 9.- En los casos en que la suma de la merma y faltantes en la Filial no excedan el 1.5 % en tiendas y 0.75 % en farmacias sobre las ventas totales, la o el Administrador de la Filial deber anexar a la toma del inventario, el Acta de Mermas correspondiente y turnarlos a la Subdireccin de Filiales quien a su vez informar mensualmente a la Subdireccin de Finanzas, para las afectaciones contables correspondientes. Artculo 10.- No debern existir sobrantes de inventario; en caso que esto ocurra, la o el Administrador de la Filial deber justificar o aclarar el origen del mismo ante la Coordinacin de Operacin de la Subdireccin de Filiales en un plazo no mayor a 10 das. En caso de no justificar el sobrante, la misma Coordinacin realizar la investigacin correspondiente y si hubiere elementos que presuman una responsabilidad, dar vista a las Subdirecciones Jurdica y Tcnica y Administrativa, para iniciar el procedimiento administrativo de investigacin correspondiente. Artculo 11.- Para llevar a cabo una adecuada evaluacin de las y los Administradores de las Filiales del ISSSTEZAC, que se encuentren en los rangos establecidos en el tratamiento Administrativo, despus de conocer el resultado del Inventario Final, la Subdireccin de Filiales tomar en cuenta los siguientes criterios de evaluacin, mismos que podrn incidir en el Reporte Interno de Variacin de Inventarios: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. El monto de los depsitos de ingresos por venta diaria; El correcto manejo de fondos de la unidad comercial; El servicio y operacin de las cajas; El control de inventarios que lleva; La recepcin de mercancas; Que el abasto y mercadeo sea el adecuado; La imagen que tiene la unidad comercial; Que la informacin proporcionada sea veraz y oportuna; El resultado de la operacin de la unidad; El resultado de los estados financieros; El manejo de los mrgenes de comercializacin; Control y relaciones con el personal operativo; y El expediente personal de las y los trabajador(es) involucrado(s). CAPTULO TERCERO APLICACIN ADMINISTRATIVA Artculo 12.- Despus de conocer los resultados del Inventario Final, la Subdireccin de Filiales deber actuar segn el rango de merma y/o faltante, aplicando los criterios que a continuacin se detallan.

I. En el caso de Tiendas: RANGO DE MERMA Y/O FALTANTE Del 0.01% al 0.49% APLICACIN ADMINISTRATIVA En caso de reincidencia y conforme a la valoracin de la Coordinacin de Operacin, el Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as) podrn hacerse acreedores(as) de una sancin disciplinaria por parte de la Coordinacin de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales. Se apercibir por escrito al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), hasta en un mximo de tres veces dentro de un semestre. Si persiste la situacin, se iniciar la investigacin correspondiente. Se citar a una audiencia al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), para que se manifieste(n) en relacin a las mermas y faltantes detectadas en la toma fsica de inventarios. Las Subdirecciones de Filiales, Jurdica y Tcnica y Administrativa iniciarn el procedimiento administrativo de investigacin correspondiente para determinar las responsabilidades y actuar conforme a derecho; asimismo, se le dar vista a la Auditoria Interna del Instituto para los efectos legales correspondientes.

Del 0.50% al 1.0%

Ms del 1.01% y hasta el 1.50%

Del 1.51% en adelante

II. En el caso de Farmacias: RANGO DE MERMA Y/O FALTANTE Del 0.01% al 0.25 % APLICACIN ADMINISTRATIVA En caso de reincidencia y conforme a la valoracin de la Coordinacin de Operacin, el Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as) podrn hacerse acreedores(as) de una sancin disciplinaria por parte de la Coordinacin de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales. Se apercibir por escrito al Administrador o

Del 0.26% al 0.50%

Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), hasta en un mximo de tres veces dentro de un semestre. Si persiste la situacin, se iniciar la investigacin correspondiente. Ms del 0.51% y hasta el 0.75% Se citar a una audiencia al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), para que manifieste(n) en relacin a las mermas y faltantes detectadas en la toma fsica de inventarios. Las Subdirecciones de Filiales, Jurdica y Tcnica y Administrativa iniciarn el procedimiento administrativo de investigacin correspondiente, para determinar las responsabilidades y actuar conforme a derecho; asimismo, se le dar vista a la Auditoria Interna del Instituto para los efectos legales correspondientes.

Del 0.76% en adelante

. Artculo 13.- Corresponde a la Subdireccin de Filiales analizar dentro de los primeros quince das posteriores al cierre mensual, las mermas o faltantes tomando como base las polticas generales y la aplicacin administrativa de este Manual atendiendo lo siguiente: I. Levantamiento de Inventario Terico Valorado e Inventario Fsico llevado a cabo por el Administrador o Administradora de la Filial y colaboradores(as), conforme a los lineamientos establecidos por la Subdireccin de Filiales; II. Emisin del Reporte Interno de Variacin de Inventarios por la Coordinacin de Operacin; y III. Anlisis del Reporte Interno de Variacin de Inventarios entre las Coordinaciones de la Subdireccin y la titularidad de la propia Subdireccin. CAPTULO CUARTO APLICACIN JURDICA Artculo 14.- Si derivado del anlisis del Reporte Interno de Variacin de Inventarios se acredita que existe una variacin en el inventario, conforme a las polticas generales y la aplicacin administrativa de este Manual, se dar inicio al procedimiento administrativo de investigacin previsto por la Ley del Servicio Civil del Estado de Zacatecas con la participacin de las Subdirecciones de Filiales, Jurdica y Tcnica y Administrativa, quienes elaborarn el dictamen correspondiente, el cual deber estar debidamente fundado y motivado y debiendo contener los documentos originales que lo sustenten. Artculo 15.- De acuerdo con el dictamen emitido, la Subdireccin Jurdica realizar los trmites ante las autoridades correspondientes.

Artculo 16.- La Subdireccin Jurdica, previo consenso con las reas involucradas, ser la nica instancia legal del Instituto para establecer acuerdos y/o convenios para la restitucin del dao econmico causado por mermas o faltantes que rebasen las consideraciones de este documento y la rescisin, reubicacin o despido de las personas involucradas. Artculo 17.- El marco normativo del presente Manual ser el que rige al Instituto. Artculo 18.- Las cuestiones no previstas por este Manual sern resueltas por la H. Junta Directiva. CAPTULO QUINTO APLICACIN CONTABLE Artculo 19.- Los faltantes o mermas detectados en la toma de inventarios hasta por los montos mximos autorizados en el artculo 2 del presente Manual, aplicarn directamente en la determinacin del costo de venta mensual de las Filiales y se realizar el registro contable al final del ao en cierre del ejercicio de la siguiente manera: Cargo a: 5100 Costo de Ventas. Abono a: 1106 Inventarios.

Artculo 20.- Por los faltantes o mermas detectados en la toma de inventarios que rebasen los montos mximos autorizados en el artculo 2 del presente Manual, se generar el Deudor Diverso contra Ingresos de la propia Filial, con base en el acuerdo o convenio realizado para la restitucin del dao econmico causado, de la siguiente manera: Cargo a: 1109 Deudores Diversos. Abono a: 4100 Ingresos.

En caso de que no haya sido recuperado el valor del faltante o merma mayor al monto mximo autorizado, sta afectar directamente al costo de ventas de la Filial con base en el artculo anterior. TRANSITORIOS Primero.- El presente Manual abroga el publicado en el suplemento nmero 59 del Peridico Oficial, rgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, correspondiente al da 25 de julio del ao 2007. Segundo.- El presente Manual entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Peridico Oficial, rgano del Gobierno del Estado de Zacatecas. Tercero.- El presente Manual considera en su redaccin un lenguaje incluyente de gnero.

Cuarto.- En el presente Manual, se atendi al hecho de que el ISSSTEZAC se adhiere voluntariamente a la alianza internacional que apoya El Pacto Mundial, sus diez principios de responsabilidad social y las reas de derechos humanos, condiciones laborales, medio ambiente, transparencia y anticorrupcin en sus actividades diarias.

DADO EN LA SALA DE JUNTAS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO DE ZACATECAS, EN LA SESIN ORDINARIA No. 249/2008, ACUERDO 2100/249/2008, DE LA H. JUNTA DIRECTIVA RGANO MXIMO DEL INSTITUTO, A LOS 16 DAS DEL MES DE JUNIO DE 2008: PRESIDENTE.- LIC. VCTOR ROBERTO INFANTE GONZLEZ; SECRETARIO LIC. MARTN QUEZADA JUREGUI; CONSEJERO.- ING. FELIPE DE JESS MARTNEZ GALLO; CONSEJERO.- PROF. ANTONIO MARTNEZ RAMREZ; CONSEJERO.- L.C. JORGE MIRANDA CASTRO; CONSEJERO.- L.E. EDUARDO RUZ FIERRO.

SE APRUEBA EL PRESENTE MANUAL PARA LA DETERMINACIN, APLICACIN Y CONTROL DE MERMAS Y FALTANTES EN LAS FILIALES DEL ISSSTEZAC PARA QUE LLEGUE A CONOCIMIENTO DE QUIEN DEBA Y SE LE D EL DEBIDO CUMPLIMIENTO, MANDO SE IMPRIMA, PUBLIQUE Y CIRCULE.

ATENTAMENTE Confa en Zacatecas, confa en tu Gobierno

_________________________________________ LIC. VCTOR ROBERTO INFANTE GONZLEZ PRESIDENTE DE LA H. JUNTA DIRECTIVA Y DIRECTOR GENERAL DEL ISSSTEZAC

C.P. ROSA LINA BARBOSA GALAVIZ SUBDIRECTORA TCNICA Y ADMINISTRATIVA

LIC. MARTN QUEZADA JUREGUI SUBDIRECTOR JURDICO Y SECRETARIO DE LA H. JUNTA DIRECTIVA

LIC. MIGUEL LAMPROS DE LA TORRE KUSULAS SUBDIRECTOR DE FINANZAS

LIC. MAURO RUZ BERUMEN SUBDIRECTOR DE SERVICIOS SOCIALES

LIC. JOS GUADALUPE REYES ORTZ SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES ECONMICAS

LIC. SERGIO DAZ DE LA TORRE SUBDIRECTOR DE FILIALES