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UNIVERSIDAD GERARDO BARRIOS USULUTN

DOCENTE

Lic. Orlando Araujo

CARRERA Empresas

Licenciatura

en

Administracin

de

CICLO

I 2014

MATERIA

Administracin de Compras

Trabajo de Investigacin

Proceso de compras las Instituciones

Pblicas (Hospital nacional de Jiqulisco)

Fecha

Abril 2014

INTEGRANTES DEL GRUPO

GLADIS NOEMI PARADA DE REYES JOSE ARMANDO CCERES MONRROY HUGO EDGARDO AYALA AGUILAR ORSY NORBERTO LOPEZ VASQUEZ CONRADO ERNSTO BATRES OSTORGA

USLA102597 USLA010598 USLA052910 USLA048013 USLA048211

PROYECTO DE INVESTIGACION DE COMPRAS


ELEMENTOS: Portada ndice Tema
Introduccin Desde que una empresa o comercio se inicia, la persona o institucin que creo la idea, en lo primero que se analiza o piensa, es en los clientes, el producto y su margen de utilidad. En lo segundo aspecto que se piensa es en cmo adquirir, fabricar y entregar el producto al cliente. En este segundo aspecto: en el cmo adquirir, fabricar y entregar el producto, se estn analizando actividades de compra. Un comerciante practica la actividad de compra constantemente, de hecho, existe una frase comn que se utiliza: el que compra bien, venden bien, la cual es acertada tambin para un fabricante de algn producto o el proveedor de algn servicio. En la actualidad, la bsqueda de costos ocultos en todas las reas de una empresa, especialmente en reas fuera de los departamentos de produccin se ha incrementado, por ejemplo, en los gastos incurridos por la reposicin del rechazo de material de un proveedor. En este caso, la persona encargada de la compra o que negocio con el proveedor, debe saber el efecto de ese rechazo y de las decisiones que se tomen posteriormente dentro y fuera de su departamento. En presente trabajo, propone una sntesis de los temas, conceptos y estrategias para los encargados de toma de decisin de realizar una compra de un material, y un proceso de servicio. Se investigan los procesos de compras, los principios de libre competencia al momento en que una institucin estatal lleva a cabo los actos de adquisicin y contratacin, as como tambin el cumplimiento del procedimiento que la ley de contratacin y adquisicin establece. La administracin acta en el mercado de bienes y servicios intercambiando

Pg.

prestaciones con los administradores y con empresas especializadas. Con el objetivo que dicho procedimiento se realice en forma clara, gil y oportuna, asegurando procedimientos idneos y equitativos.

Captulo I: Metodologa de la investigacin 1.1 Planteamiento del problema


En la actualidad, las empresas e instituciones para llegar a ser competitivas tienen que pasar por una transicin que les permita poner a disposicin del consumidor de productos y demandantes de sus servicios y tener una mayor presencia en el medio y mercado, esto se logra a travs de diferentes herramientas. Las empresas enfrentan un problema en comn sobre no tener un mayor alcance en el mercado y ser poco competitivas. Para realizar el anlisis del problema nos basaremos en el proceso normal de compra de bienes y servicios de una institucin pblica. Las compras como procesos mediante los cuales cada una de las Instituciones de la Administracin Pblica, utilizan fondos pblicos, adquieren o contratan obras, bienes y servicios para un propsito determinado, ya sea para satisfacer necesidades pblicas de acuerdo con su naturaleza e importancia relativa, o para su funcionamiento. As mismo se establece que la adquisicin y contratacin dentro de la administracin pblica es muy importante para el cumplimiento de los fines de

las instituciones de la administracin pblica. Ante esta afirmacin de igual manera es de suma importancia los modos de procedimientos para realizar las compras, la forma de proceder en la interrogante Cules son los y si se apegan a

adquisicin y contratacin nos hacemos unas

procesos de compras del Hospital Nacional de Jiquilisco

derecho las contrataciones de administracin publica aplicando este derecho a las contrataciones por medio de las famosas licitaciones publica?

1.2 Objetivos generales y especficos


General Determinar los diferentes procesos que realizan las personas encargadas de las Unidades de Adquisicin y Contrataciones de la Administracin Publica para crear un instrumento de referencia que ayude a optimizar las actividades y operaciones relacionadas con la compra de bienes y servicios. Identificar las causas que generan el mal procedimiento de las instituciones de realizar actos administrativos como son los de adquisicin y contratacin de obras, servicios y bienes. Hacer valer la libre competencia con normas reguladoras de las adquisiciones y contrataciones. Especficos 1. Constituir la posicin del Departamento o Unidad de Compras dentro de la institucin, su importancia desde el punto de vista de econmico. 2. Desempeo e interrelacin con los dems departamentos o Unidades, dependiendo de la estructura organizacional que se tenga. 3. Ofrecer herramientas especficas para el desenvolvimiento normal de las operaciones relacionadas, tales como negociacin, compras de bienes y servicios, control de calidad, y transporte. 4. Ofrecer al lector una descripcin de la situacin actual de los departamentos o Unidades Jiquilisco). de compras en las Instituciones Pblicas (Hospital Nacional de

1.3 Justificacin del proyecto


Las compras son procesos mediante los cuales cada una de las Instituciones de la Administracin Pblica, utilizando fondos pblicos, adquieren o contratan obras, bienes y servicios para un propsito determinado, ya sea para satisfacer necesidades pblicas de acuerdo con su naturaleza e importancia relativa, o para su funcionamiento. Para lo cual se debe tomar en cuenta pblicas tales como: los principios que rigen las compras

No discriminacin Publicidad Libre Competencia Igualdad tica Transparencia Imparcialidad Probidad Centralizacin Normativa y Descentralizacin Operativa

La Unidades de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica UACI realizan los procesos de adquisicin y contratacin de acuerdo con el marco legal vigente, haciendo uso racional de los recursos financieros asignados, logrando la efectividad, oportunidad y transparencia en los procesos. As como Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades en materia de adquisicin a fin de abastecer de los bienes y suministros demandados de acuerdo a los procedimientos que enmarca la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica y otras leyes afines con el fin de observar las ventajas y errores cometidos en los diferentes procesos.

1.4 Alcances y limitaciones


Alcances Definir estrategias con el fin de adquirir los bienes y servicios de calidad cumpliendo con todos los estndares establecidos. Determinar la viabilidad de los diferentes procesos de compras de bienes y servicios aplicados por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica Limitaciones

Por polticas de la empresa la revelacin de los nombres, las cifras y cierta informacin que consideran importante de resguardar no sern

mencionadas en este proyecto. La decisin de la implementacin del proyecto de investigacin queda a discrecin de la Institucin Autnoma. El proyecto ser vlido en el periodo que este se realice con los datos proporcionados por la Institucin, debido a que puede ser modificada su normativa por el ejecutivo.

1.5 Mtodo de desarrollo de la propuesta


Esta investigacin es de carcter cualitativa no experimental a pequea escala. La investigacin cualitativa: se estudia la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situacin o problema. La misma procura por lograr una descripcin holstica, esto es, que intenta analizar exhaustivamente, con sumo detalle, un asunto o actividad en particular.

Captulo II: Marco terico 2.1 Generalidades de las compras


Definicin COMPRAS

Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio, tiempo y lugar pactado. Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes trminos: adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de inventarios y almacenes. La actividad de compras se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios. Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa, sea esta pequea, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial inters en las negociaciones que realizan. Toda empresa dedicada a la produccin de satisfactores, comercializacin de los mismos, tiene necesariamente que proveerse en forma adecuada y contina de materias primas, mercancas u otros materiales para su correcto funcionamiento. En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas deben considerar en su estructura organizacional como mnimo un Departamento de compras sobre el que recaigan precisamente estas funciones, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos indispensables para l fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados. Es el rea de compras la que debe utilizar de la mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y de pago. La funcin de compras es comnmente conocida como la funcin de adquirir, contemplando la necesidad, localizacin y seleccin de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a travs de un adecuado seguimiento.

En la actualidad, el trmino comprar ha ido evolucionando a adquirir, considerando una ampliacin a las opciones de comprar, sin embargo, considerando la costumbre en el uso del trmino comprar, ste se utilizar a lo largo del trabajo refirindonos indistintamente a compra o adquirir. Comprar es allegarnos de un bien o servicio en forma lcita, y compra es una de las formas en que podemos allegarnos de esos bienes pero tambin podemos hacerlo por arrendamiento, donacin, prstamo, etc. Es precisamente la habilidad de un profesional, el conocer las diferentes formas y modalidades de compra, considerando las circunstancias particulares de cada una de ellas como son: Insumo a comprar Volumen Peso Cantidad Fecha en que se requiere Unidad de medida Costo, etc.

Objetivos de las compras Para mantener una posicin competitiva en el mercado y obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio ms bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente: 1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales o productos. 4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 5. Adquirir materiales o productos al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

2.1.1 Situaciones que dan origen a la compra


Aunque el inters en el comportamiento de la funcin de compras ha sido un fenmeno especialmente del siglo XX, se reconoci como una funcin independiente e importante en muchas organizaciones, principalmente las ferrocarrileras mucho antes de 1890. Anteriormente a la Primera Guerra Mundial, la mayor parte de las empresas consideraban la funcin de compras principalmente como una actividad de oficina, meramente burocrtica; sin embargo durante los periodos de la Primera y Segunda Guerra Mundial, considerando que el xito de una empresa no dependa de lo que pudiera vender, dado que el mercado era casi ilimitado, la funcin de compras comenz a ser relevante. La capacidad de obtener de los vendedores las materias primas, los suministros y los servicios necesarios para seguir operando las fbricas y las minas era la clave determinante del xito de la organizacin, es por ello que se prest atencin a la organizacin, a las polticas y a los procedimientos de la funcin de compra y emergi como una actividad empresarial reconocida. Durante las dcadas de 1950 y 1960 las compras continuaron ganando posicin, as como las tcnicas para realizar esta funcin se hicieron ms refinadas a medida que aument la oferta de personas entrenadas y competentes para hacer evidentes las decisiones de compra. Al iniciarse la dcada de los setenta, derivado del aumento a los precios del petrleo, las organizaciones hicieron frente a dos problemas engorrosos una escasez internacional de casi todas las materias primas bsicas necesarias para sostener las operaciones y un incremento en el nivel de precios superior a lo normal desde el final de la Segunda Guerra Mundial.

Estos acontecimientos motivaron a los directivos de empresas a que enfocaran la atencin directamente sobre los departamentos de compras, debido a que su funcin para obtener los artculos necesarios de los vendedores a precios realistas significaba diferencia entre el xito y el fracaso. A medida que avanzamos en el tiempo y en concordancia con la competencia en las economas globalizadas del siglo XXI, se hace ms evidente que las organizaciones deben tener una funcin de compras y manejo de materiales eficientes y efectivos si quieren competir exitosamente con empresas nacionales y extranjeras. El departamento o rea de compras tiene el potencial para desempear un papel clave en el desarrollo y en la operacin de una estrategia que lleve a una gran eficiencia y elevada competitividad, a travs de acciones tales como: Combatir la inflacin resistiendo el buscar precios controlados. Reducir significativamente la inversin monetaria en inventario de materiales a travs de la ptima planeacin y seleccin de proveedores. Incrementar el nivel de calidad y la consistencia del producto final o servicio prestado con el fin de que sea mejorada. Reducir el segmento de materiales vendidos al costo de los artculos. Realizar mejoras al producto y al proceso estimulando y facilitando una comunicacin abierta entre comprador y vendedor, de modo que haya un beneficio mutuo para ambas partes.

2.1.1.1 Recompra directa


La recompra directa. Esta es una compra rutinaria, la organizacin compra al mismo proveedor y bajo las mismas circunstancias de compra, por lo que la incertidumbre es mnima. La necesidad de informacin en estos casos es nula y la toma de decisin se realiza casi de forma automtica.

2.1.1.2 Recompra modificada


Este tipo de situaciones se produce cuando hay un cambio en las condiciones de compra con el fin de obtener ms beneficios, es decir cuando hay un cambio en el precio, en la calidad o incluso cuando se produce un cambio de proveedor. En este tipo de compra se pueden utilizar los mismos criterios de eleccin que en la recompra directa, pero en este caso la incertidumbre es mayor por lo que se necesitar mayor cantidad de informacin. Este tipo de compra supone un peligro para los proveedores que pueden perder a sus clientes o verse obligado a aceptar condiciones de venta que no le son beneficiosas. Supone tambin una oportunidad para el resto de los vendedores.

2.1.1.3 Compra nueva


Este tipo de situaciones se produce cuando la organizacin compra por primera vez un producto. Ahora habr tomar decisiones sobre las especificaciones del producto, la calidad, el precio, las condiciones de pago, los proveedores... Cuanto mayor sea el grado de importancia del producto a comprar, mayor ser la necesidad de informacin y mayor cantidad de personas se necesitarn para tomar la decisin. La idea de compra nueva en una organizacin puede venir dada por necesidades internas de la organizacin, o por factores externos, tales como la presin de los clientes.

2.1.2 Objetivos e importancia del anlisis operacional y funcional de las compras


Objetivos de la funcin de compras El encargado de hacer las compras debe alcanzar simultneamente diversas metas, adems de intentar equilibrar los objetivos que con frecuencia son contrapuestos, y hacer las negociaciones necesarias para obtener una mezcla

ptima entre conseguir el insumo necesario al mejor costo posible, considerando, los diversos proveedores, volmenes a comprar, etc. Una declaracin ms especfica de las metas generales de las compras podr incluir los siguientes nueve puntos: 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la organizacin. 2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario. 3. Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados. 4. Encontrar o desarrollar proveedores competentes. 5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comprados. 6. Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo posible. 7. Mejorar la posicin competitiva de la organizacin. 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organizacin. 9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administracin. Sin embargo, la funcin de compras tiene objetivos de carcter ms especfico, stos incluyen: Sin embargo, la funcin de compras tiene objetivos de carcter ms especfico, stos incluyen: La reduccin de costos u obtencin de utilidades. El objetivo de utilidades est implcito en el concepto de obtener materiales apropiados, al precio adecuado, en la cantidad apropiada, del vendedor conveniente y en el momento preciso. La adherencia al objetivo de utilidad como una meta y una motivacin, requiere prudencia al juzgar el mejor valor por el dinero gastado, pues existe un equilibrio lgico entre el precio y el valor de uso. El servicio. El objetivo del servicio de las compras es una necesidad reconocida. Para permitir a la organizacin operar eficientemente a largo

plazo, la funcin de compras puede operar a menos de la eficiencia mxima en corto plazo. El Departamento de Compras ocasionalmente deber estar listo para dar servicio aunque esto represente una compra antieconmica. Compras tiene el objetivo primordial de apoyar el programa de operacin de la organizacin. A largo plazo la cooperacin entre los departamentos operativos y las actividades de compras pueden dar como resultado llevar al mximo la contribucin del Departamento de Compras a la consecucin del servicio y como consecuencia de las utilidades. Por otra parte, el servicio es slo una de las funciones de compras, rea que debe perseguir siempre el valor ptimo de los bienes y servicios que deben comprarse. Cuando el servicio debe tener prioridad, los precios pagados con exceso del valor ptimo deben ser fundamentados. Control de los compromisos financieros. Es imperativo que los miembros de la administracin conozcan exactamente y en todo momento que compromisos se han contrado y que tengan un control centralizado en la aceptacin de los mismos; ya que sin este, la estabilidad financiera de una compaa puede ser puesta en peligro fcilmente, por lo tanto, el Departamento de Compras debe mantener, necesariamente, reglas muy estrictas con respecto a la aceptacin de compromisos. Control de negociaciones y relaciones con proveedores. Es funcin inherente del Departamento de Compras mantener un control cuidadoso en las negociaciones y en las relaciones con los proveedores, por las siguientes razones: La efectividad de un negociador de un Departamento de Compras es bastante debilitada si no se le reconoce como la persona con quien se trata desde el comienzo mismo. Debe controlar todos los contactos con proveedores. Al negociar con los proveedores sobre el precio u otras condiciones, las revelaciones poco inteligentes pueden ser muy perjudiciales a los intereses

de la compaa. Se solicita a los otros departamentos restringir sus discusiones con los proveedores, a las especificaciones y a la ejecucin, y dejar las negociaciones de precios al Departamento de Compras. Es ms factible que los proveedores traten sobre una base confidencial con una organizacin controlada firmemente. En muchas industrias existen relativamente pocas firmas altamente competitivas. El progreso tecnolgico puede ser ms rpido. La ventaja de llegar primero con lo mejor puede significar la diferencia entre el xito y el fracaso. El Departamento de Compras es el encargado de la supervisin y el control de las negociaciones con los proveedores, con el fin de minimizar la posibilidad de dar a conocer la informacin en forma poco hbil. Las relaciones efectivas con los proveedores son necesarias para lograr la seguridad del abastecimiento y proteger la buena reputacin de la compaa.

2.1.3 Importancia
La misin general consistir en obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. Los objetivos sern vlidos para cualquier tipo de empresa ya sea de tipo industrial o comercial, en funcin de la estrategia competitiva de cada empresa se pondr al acento en los aspectos cualitativos o cuantitativos. Por ejemplo, la empresa que desarrolle su actividad en un mercado maduro (muchos competidores y poca diversificacin) tendr que poner el nfasis en la obtencin de unos precios mnimos, por el contrario la empresa innovadora que no surge esta presin sobre los precios, centrara sus preocupaciones en la investigacin, preocupndose en la obtencin de informacin sobre el comportamiento de nuevos materiales, nuevas tecnologas, etc.

El fin concreto de la gestin de compras consistir en cubrir (satisfacer) las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, maximizando el valor del dinero invertido (criterio econmico) pero este objetivo de corto plazo(inmediato) debe ser compatible con la contribucin de compras en armona con el resto de los Departamentos para lograr los objetivos de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del beneficio) o estratgicos(mejora de la posicin competitiva). Funcin de compras
Reduccin de costos u obtencin de utilidades Servicio Control de compromisos financieros Control de negociaciones y relaciones

2.1.4 Conceptualizacin del abastecimiento


Abastecimiento es algo que se adquiere en forma continua, esta actividad se realiza repetitivamente. Se debe planear y programar el abastecimiento, esto nos lleva a tomar acuerdos con proveedores normalmente en periodos que generalmente abarcan un ao. El abastecimiento es entonces la compra reiterada de uno o ms insumos, por lo que la estandarizacin de los mismos debe de ser en extremo detallada.

2.1.5 Situaciones que dan origen al abastecimiento


Las situaciones que dan origen al abastecimiento dependern de la empresa, giro, tamao y necesidades que puedan llegar a tener, con el fin de poder realizar sus actividades y con ello el lograr sus metas y objetivos previamente establecidos. Generalmente se presentan en organizaciones que ya tienen posicionado algn producto en el mercado y en consecuencia requieren mantener los niveles de calidad, cantidad y costo en forma estable. Entre algunas de las situaciones ms sobresalientes se encuentran: Volumen de produccin

Capacidad de almacenamiento Sistema de produccin Mantenimiento de equipo Limpieza de las fbricas Consumos de oficina Tomando en cuenta lo anterior, la funcin de abastecimiento programar las entregas de insumos de acuerdo a las necesidades previamente establecidas por los departamentos o reas solicitantes.

2.1.6 Importancia y objetivos del anlisis operacional


Es necesario realizar un anlisis operacional y funcional de los abastecimientos, para as poder conocer los ciclos de consumo, y poder asegurar los materiales disponibles cuando sean requeridos, puesto que de no ser as, sera imposible para la organizacin poder lograr sus objetivos. De igual forma, porque hay que llevar una administracin en compras y abastecimientos (ya que es un rea funcional), cuyo objetivo ms importante, es obtener el costo ptimo, cuidar que las inversiones sean con la calidad, precio y tiempo correcto, con el fin de satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos.

2.1.7 Definiciones de Compras


I. Compras: Conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mnimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. En este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones: a. Deteccin de la necesidad b. Solicitud y anlisis de alternativas de compra

c. Negociacin con los proveedores d. Colocacin de rdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operacin) e. Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Se refiere alproceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la produccin y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos. f. Recepcin de efectos comprados g. Almacenaje y registro h. Entrega de los insumos para su utilizacin al sector que originalmente los requiri. Autor.- Instituto de Enseanza Privada Yapey Economa y Gestin de las Organizaciones Tecnologas de Gestin

II. Compra o adquisicin: Actividad que tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en elmomento oportuno y al precio total ms conveniente. Autor.- Crous Alyail Colegio Universitario de Administracin y Mercadeo de Venezuela

III. Compras: Proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el

acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. Autor.- Jos Luis Benaque Definiciones de compras

2.1.7.1 Qu es una compra organizacional?


La compra organizacional es el proceso de toma de decisiones mediante el cual las organizaciones formales establecen la necesidad para la compra de productos y servicios e identifican, evalan y seleccionan entre marcas y proveedores alternativos.

2.1.8 Tipos de compras


COMPRAS Bienes de capital (son aquellos que nos ayudan a producir bienes que generan utilidades): Maquinaria Mobiliario Terrenos Vehculos Computadoras Materiales de acondicionamiento Bienes de consumo (recibe todos los costos adicionales administrativos, que pueden ser identificados o no en el producto final): Papelera Luz (Energa) Internet ABASTECIMIENTOS Materiales e insumos Materia prima

2.1.8.1 Compras anticipadas


Se les llama as, a aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano, mediante un programa, surgiendo de una necesidad normal o consuetudinaria y no de la adquisicin de productos para elaborar proyectos especiales.

2.1.8.2 Compras de emergencia


Surgen cuando el factor tiempo, priva de utilizar la compra normal, por lo que es preciso implantar ciertos controles como: A) Lmite de compras urgentes, segn polticas administrativas. B) Revisar con calma el Pedido, as como definir responsables. C) Autorizacin de la persona encargada de aprobar el pedido.

2.1.8.3 Compra especulativa


Se considera como a esta como una variable de la Compra Anticipada, combinada con la fluctuacin de precios a la alza y relacionada con la tica de comercio. La Compra Anticipada se puede transformar en una Compra Especulativa, en el instante en que su objeto e inters, son seguro suministro y eficiente, a precios lo ms bajos posibles, o buscar beneficios en los costos de los artculos comparados.

2.1.8.4 Compras recprocas


Son usadas por el proveedor como una medida de presin, realizndose entre un comprador y un proveedor, en la cual ste tiene ms poder, pues pone condiciones a su conveniencia, dicha compra se observa en poca de Depresin, donde se hace todo lo posible para obtener pedidos, o cuando hay escasez de lo que se quiere comprar.

2.1.8.5 Compras personales


Se refieren a realizar compras para la gente de la Entidad, por medio del Departamento de Compras, para beneficios de ellas, ya que obtienen precios de

mayoristas, descuentos especiales, atencin esmerada, tiempo de entrega y de pago.

2.1.8.6 Compras de salvamento


Tambin denominadas Adquisiciones de Salvamento, estn relacionadas con el abastecimiento y ocurren cuando un artculo, resulta ser excedente de uno u otro departamento. El departamento de Compras, ante dicha situacin, propone la transferencia del producto, lo cual trae como ventaja evitar comprar y tener excedentes; lo anterior conforma un salvamento en la utilidad y en el valor del material, lo que es responsabilidad del Departamento de Compras.

2.1.8.7 Compras de excedentes


Es adquirir normalmente materiales, para cubrir necesidades normales y quiz futuras de la empresa, situacin que suele ser una fuente de abastecimiento econmico para cubrir aspectos ocasionales, casos de emergencia, o tener prevenciones, y posiblemente excesos perfectamente estudiados y convenientes.

2.1.8.8 Compras en el mercado abierto


Sucede cuando las solicitudes de un material, artculo o servicio, son en poco volumen; cuando la tendencia en el Mercado es cambiante; cuando se presentan situaciones convenientes en el Mercado para comprar; cuando los artculos y dems materiales, productos o servicios solicitados, se pueden conseguir con facilidad.

2.1.8.9 Compras de artculos relacionados


Se realizan en pequeas porciones de artculos y/o servicios, proporcionando economa en ciertas actividades diferentes a la fabricacin, principalmente para los departamentos Administrativos y el de Contabilidad.

2.1.8.10 Compras especiales


Ocurren cundo se solicitan artculos y/o servicios, que no se ocupan rutinariamente en la Compaa, o bien, cuando los departamentos requieren de un solo producto o servicio, en volumen muy pequeo.

2.1.8.11 Compras de elementos especiales

Sucede cuando se desea adquirir artculos, materiales, o servicios de costo estable, de elementos importantes y particulares para la entidad, en los se pueden obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto nmero de proveedores.

2.1.8.12 Compras de elementos de bajo costo


Los artculos deben ser analizados cuanto a su monto, calidad, y necesidad que deben de cubrir, con el fin de saber si son potencialmente adquiribles.

2.1.8.13 Compras corporativas


Son aquellas que desarrollan los grandes grupos, las trasnacionales, o las corporaciones, para sus subsidiarias.

2.1.8.14 Compras consolidadas


Las realizan los grandes grupos empresariales, para sus sucursales o filiales.

2.1.8.15 Compras Nacionales


Son aquellas que se efectan dentro de las fronteras de un pas, con apego a las leyes del mismo, que a su vez pueden ser locales.

2.1.8.15.1 Licitaciones
Tambin denominada concurso pblico o contrato del Sector Pblico y Privado) es el procedimiento administrativo para la adquisicin de suministros, realizacin de servicios o ejecucin de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Pblico.

2.1.8.16 Compras Internacionales


Las compras internacionales son aquellas que se realiza una persona fsica o moral fuera de su pas original independiente de su forma de pago.

2.1.9 Principios bsicos de compras


Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su eleccin. Existen cuatro aspectos bsicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la compra y por ende en

los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio, financiamientos y servicio.

2.1.9.1 Calidad
La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga la necesidad que una persona tenga. Entre las peculiaridades elementales a considerar, se encuentran las siguientes: propiedades, volumen, tamao, tamao, etc. Consideraciones de calidad Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artculos o servicios, las cuales son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematizacin y control de calidad. 1) Conveniencia: Determinar cul es la calidad adecuada mnima aceptable. Es difcil, ya que no se puede medir, en general, por ser relativo a cada comprador, pues lo que es pertinente para uno puede no serlo para otro. 2) Disponibilidad: Significa, adems de conseguir el material, el artculo o el servicio que se desea, tambin adquirirlos con facilidad en condiciones de conveniencia, dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. 3) Costo: El Departamento de Compras o su Encargado, debe ser responsable de conseguir los precios mnimos, con la calidad deseada sin descuidar el servicio, ni financiamiento. 4) Sistematizacin: Incluye la conjugacin de los artculos, condiciones de calidad, ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos ms bajos; para tomar decisiones.

5) Control de Calidad: Se refiere a revisar que los artculos, los materiales, o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones y considerar ciertos parmetros determinados.

2.1.9.2 Cantidad
La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen econmicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar. La compra de la cantidad correcta en el pedido est regulada por: Tipo de artculos. Tiempo de entrega. Necesidad del pedido. Precio unitario del material o servicio. Promedio de compras del inventario. Emisin de pedidos. Costo de transaccin. Perodo de compra. Mantenimiento del inventario (mximo y mnimo).

2.1.9.3 Precio exacto


Es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Varias compras se obtienen por medio de ofertas, que tambin puede conocer la competencia, a

precios especiales, lo que puede dar lugar a precisar parte de la eficiencia de los responsables.

2.1.9.4 Financiamiento
Es el conjunto de recursos monetarios financieros para llevar a cabo una actividad econmica, con la caracterstica de que generalmente se trata de sumas tomadas a prstamo que complementan los recursos propios. Recursos financieros que el gobierno obtiene para cubrir un dficit presupuestario. El financiamiento se contrata dentro o fuera del pas a travs de crditos, emprstitos y otras obligaciones derivadas de la suscripcin o emisin de ttulos de crdito o cualquier otro documento pagadero a plazo.

2.1.9.5 Servicio
Un servicio es el conjunto de actividades que lleva a cabo internamente una empresa por ejemplo para poder responder y satisfacer las necesidades de un cliente. Es un bien pero se diferencia de este porque siempre se consume en el momento en que es prestado.

2.1.10 Objetivos del departamento de compra


Para hacer uso de los materiales, proveedores y equipos al menor costo posible: Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Asegurar el flujo continuo de la produccin: a travs de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, junto con el departamento de reparacin y mantenimiento. Aumentar la rotacin de activos: La inversin en los inventarios se debe mantener mnimo en relacin con el volumen de ventas. Esto aumentar el volumen de los activos y por lo tanto la rentabilidad de la empresa. Desarrollar una fuente alternativa de suministro: Explorar otras fuentes alternativas de suministro de materiales aumenta la capacidad de negociacin del

comprador, permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de responder a las emergencias. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolucin de una imagen favorable en los crculos empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en trminos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial de material en caso de escasez de materiales, etc Conseguir la mxima integracin con otros departamentos de la empresa: La funcin de compra est relacionada con el departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniera para la compra de herramientas, equipos y mquinas, al departamento de marketing por los pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propsito de mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de personal para una correcta dotacin de personal y al desarrollo de los departamento de compra y mantenimiento para una buena relacin con los proveedores. Formar y desarrollar al personal: el departamento de compras est compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitacin. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestin: Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado. La presentacin de informes peridicos de gestin de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

2.1.11 Relacin del departamento de compras con otras reas


Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con:

Direccin General: fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno.

Produccin: informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.

Finanzas: fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos.

Recepcin y almacenes: administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio.

Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.

2.1.12 Organizaciones del departamento de compras


La direccin de la empresa puede adoptar tres criterios distintos a la hora de organizar el Servicio de Compras: Un criterio centralizador. Un criterio descentralizador. Un criterio mixto.

Una empresa se organiza interiormente mediante la divisin de tareas, esa divisin se hace basndose en que existe:

Diversas funciones o servicios. Diversos emplazamientos o establecimientos. Diversas actividades econmicas externas o negocios.

Algunas funciones pueden centralizarse o bien descentralizarse con un criterio espacial o sectorial.

En una empresa grande con muchos establecimientos y que opere en diferentes sectores econmicos, la centralizacin absoluta de la funciones de compras seria no solo difcil, si no posiblemente ineficiente. Sin embargo, la dispersin total de la funcin tambin podra serlo al desaprovechar las economas de escala y hacer ms difcil el seguimiento de las directrices de la direccin general.

Centralizacin o Descentralizacin

Lo comn en grandes empresas es una poltica mixta de centralizacin descentralizacin, adoptando la prima o la segunda de las opciones segn los rasgos econmicos o fsicos de la compra: Pueden descentralizarse las compras que superen un determinado valor. Pueden centralizarse/descentralizarse ciertas clases de productos, segn su facilidad de localizacin, segn su aplicacin (materias primas, maquinaria, repuestos), segn su nacionalidad o la nacionalidad del suministrador, segn la procedencia de la necesidad (compra de stock, compra directa, nuevas inversiones). Cada empresa fijara unos criterios generales debidamente justificados; por ejemplo se podra decidir la centralizacin de: Las compras de ms de una cantidad fija de dinero. Los productos de consumo comn en ms de una dependencia. Las materias primas. Las importaciones. Tiene que tomar en cuenta que en cada caso se debe sopesar las ventajas y desventajas de optar por una de las dos alternativas.

2.1.13 Personal de compras


El personal que realiza funciones de compras est en una posicin vulnerable cuando se trata de cuestiones de tica. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de su rea cuando son compras que efecta el Estado, por razn de las adquisiciones que realiza y por el

trato continuo con fuentes externas a la compaa, de aqu que la conducta del personal de Compras deba estar libre de toda sospecha inmortal al realizar las adquisiciones, lo que le obliga a conducirse ticamente. Es decir, con: Honradez Integridad Equidad Probidad

Responsabilidad

2.1.14 Comit de compras


El Comit de Compras se encarga de estudiar y evaluar la adquisicin de bienes y servicios; para ello cuenta con el apoyo tcnico especializado de las reas segn cada caso y recomienda las mejores alternativas de compra, de acuerdo con criterios de calidad, pertinencia y relacin costo-beneficio. Su integracin tiene como fin consolidar debidamente la organizacin de las distintas acciones que concurren en el desarrollo de los planes de la empresa, y frecuentemente se integra por las siguientes reas: El director general de la empresa Finanzas Produccin Contabilidad Compras Almacn Crdito y cobranzas

2.1.14.1 Algunas atribuciones del comit de compras.


Establecer las bases sobre las cuales deban formularse las adquisiciones, derivadas del presupuesto para tal fin. Aprobar o modificar, segn el caso, los programas de adquisiciones.

Establecer polticas y normas que deban observarse en las adquisiciones y seleccin de proveedores. Establecer las bases para la estandarizacin de maquinaria y equipos. Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones. Evaluar los resultados obtenidos en la ejecucin del programa integral de las adquisiciones. Recomendar la rotacin o reorganizacin del comit a efecto de darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.

2.1.15 Polticas de compras


Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, que se aplican para realizar todas las adquisiciones. Poltica de producto: Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definicin de las especificaciones (qu se va a comprar) y la previsin de las necesidades (cunto y cuando). Poltica de proveedores: Es responsabilidad de Compras disear un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compaa. Poltica de ahorros: definir un criterio homogneo en la contabilizacin de los ahorros dentro de los diferentes procesos de negociacin, para ello existe un procedimiento de clculo y contabilizacin de los ahorros, en el que se definen los diferentes conceptos de ahorro y las metodologas para el clculo de los mismos. Poltica de sistemas de informacin: Compras aboga por una mejora continua en los sistemas de informacin de Compras, que permitan una comunicacin electrnica fluida entre usuarios y

compradores, y entre la organizacin y proveedores, generando y almacenando el mnimo posible de documentacin escrita en el proceso. Objetivos Establecer criterios para tomar decisiones. Son una herramienta administrativa. Delimitan la responsabilidad de compras. Deben darse a conocer a todo el personal de Compras. Deben revisarse y actualizarse peridicamente.

Algunos ejemplos de polticas de compras Queda prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones. Todas las adquisiciones de la empresa debern ser realizadas por el Departamento de Compras. El Departamento de Compras se reserva el derecho exclusivo para objetar la calidad y el tipo de materiales, a fin de proteger los intereses de la empresa. Las requisiciones debern describir las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales. Todas las compras superiores a un milln de pesos debern estar autorizadas por el comit de compras de la empresa. Todas las importaciones de maquinaria y equipos debern ser autorizadas por el comit de compras.

2.1.16 Manual de compras


El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras. El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organizacin del rea de Compras as como la definicin de las operaciones de la misma. Por esta razn el contenido del manual de Compras no se opondr al manual general establecido en la empresa y as se someter a sus disposiciones generales.

Normalmente, en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos: Introduccin. ndice. Instructivo para su uso. Objetivos. Polticas. Organigrama de la Unidad Descripcin de puestos. Procedimientos. Diagramas de flujo. Formatos que se emplearn en compras.

2.1.17 Como planear las compras en una empresa


Un programa integral de planificacin y control de utilidades, incluye la planificacin y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan en la fabricacin de los artculos terminados. Esta fase de la actividad productiva entraa un problema de coordinacin ya que ha de planificarse y controlarse: 1) las necesidades de materiales y partes componentes para la produccin. 2) los niveles del inventario de materias primas y partes. 3) Las compras de materias primas y partes. Cuando se especifican en el plan de produccin las cantidades requeridas de cada producto que habr de fabricarse, el siguiente paso en la planificacin del programa de manufactura implica la consideracin de las distintas necesidades y costos de la produccin (materiales directos y partes componentes, mano de obra directa y cargos indirectos de fabricacin). Se dice que para planear adecuadamente las compras de una empresa debe seguirse una regla juiciosa, pues las adquisiciones empricas en la actualidad ya no tienen razn de ser. En las empresas importantes las compras deben basarse

en mtodos cientficos y racionales, de manera que puedan realizarse correctamente

2.1.18 La funcin del departamento de compras


El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin. Obtener en el mercado nacional o internacional aquellos producto o materias primas que requiera una empresa asegurando un correcto proveedor y obtener eficiencia y calidad, puntualidad en la entrega con las mejores condiciones de compra ya sean de contado o creditito.

2.1.19 Proceso de compra


El proceso de compra para las compaas se compone de ocho pasos claros. En el primer paso la compaa identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la compra de un producto. El paso final es la ejecucin de un contrato de compra. Los pasos intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene como resultado que la compaa compre el producto correcto para cubrir su necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el ms duradero por el precio.

2.1.19.1 Reconocimiento del problema


Identificar una necesidad Identifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compaa de csped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto

necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, una podadora

2.1.19.2 Determinacin de soluciones


Seleccionar el producto especfico Selecciona un producto especfico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la compaa de csped debe seleccionar qu tipo de podadora de entre las mltiples variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compaa de una podadora de mejor manera.

2.1.19.3 Especificacin del producto


Especificaciones tcnicas Haz una lista de especificaciones tcnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la compaa

2.1.19.4 Bsqueda de proveedores


Investiga a proveedores potenciales Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo ms durable al mejor precio. Si la compaa de csped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigacin sobre qu marca y fabricante proporciona el producto ms duradero por el precio solicitado.

2.1.19.5 Adquisicin y anlisis de propuestas


Adjudicacin del contrato Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.

2.1.19.6 Evaluacin de propuestas del proveedor

2.1.19.7 Procedimiento de pedido


El comprador realiza un pedido a los proveedores elegidos, y se completa cuando los productos adquiridos son entregados a los usuarios y estn en condiciones de ser utilizados.

2.1.19.8 Evaluacin del rendimiento


Evaluacin del rendimiento de los productos adquiridos y de los proveedores que lo suministran. Si la evaluacin es positiva se mantiene la relacin con el proveedor considerado, y si la evaluacin es negativa puede plantearse la necesidad de prescindir del mismo, y sustituirlo por otro.

2.1.20 Influencia en el proceso de compra


El comportamiento del consumidor est influenciado por una serie de variables que se distribuyen en dos grandes grupos: Variables externas, que proceden del campo econmico, tecnolgico, cultural, medioambiental, clase social, grupos sociales, familia e influencias personales. Variables internas, que son principalmente de carcter psicolgico, y podran ser, la motivacin, la percepcin, la experiencia, caractersticas personales y las actitudes.

2.1.21 Personas que integran el proceso de compra


1. Influyentes: son las personas que explcita o implcitamente ejercen alguna influencia en la decisin y las encontramos en: Distribucin cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar adecuado. Promocin es importante para dar a conocer el producto.

El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las caractersticas del producto.

2. Los iniciadores: Reconocen un problema y la necesidad de adquirir productos o servicios. 3. Los influenciadores: Son los que de forma directa o indirecta ejercen alguna influencia en el proceso de toma de decisiones. Son los tcnicos y los asesores. 4. Los compradores: Son los que tienen la responsabilidad formal de elegir a los proveedores y efectuar las compras. Son los directores de compra. 5. Los decisores: Son los que tienen el poder efectivo de elegir al proveedor y los productos o servicios que deben adquirirse. Son los miembros de la direccin en las compras importantes. 6. Los cancerberos: Son los que controlan los flujos de informacin pertinentes a la decisin de compra. 7. Usuario: es la persona o personas que consumen o utilizan el producto o servicio.

Captulo III: Proveedores 3.1 Concepto


Proveedores es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la actividad. Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artculos), los cuales sern transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

3.2 Decisin de seleccionar los proveedores


La decisin de negociar un volumen dado de operaciones, con un determinado proveedor, siempre deber estar debidamente respaldada, ya que el arte de comprar, en cuanto a realizar tal funcin de manera adecuada, descansa en un razonamiento que justifique de manera adecuada, descansa en un razonamiento que justifique tal decisin.

3.3 Caractersticas de lo que es un buen proveedor


La seleccin de un proveedor se ver influida, segn sea la idea que tenga el Comprador, respecto a lo que es un buen vendedor. Un adecuado proveedor o proveedor preferido, ser aquel que realice lo siguiente para sus clientes: Vender productos de la calidad especificada y haga sus entrega de ellos, en las fechas establecidas. Ofrezca productos a un precio aceptable. Que sea capaz de avenirse a necesidades imprevistas, como podran ser los incrementos o las disminuciones repentinas en el volumen de negocios, los cambios en las especializaciones, los problemas referentes a servicios y cualquier otra solicitud legitima. El buen proveedor toma la iniciativa para sugerir modos adecuados, superiores de servir a la clientela, e intenta descubrir nuevas formas para desarrollar productos y servicios, que permitan a los clientes, efectuar sus operaciones de la manera ms econmica, anticipadamente cundo habr escasez de materiales, huelgas, y cualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del Comprador; brindar asesora tecnolgica y de otra ndole, cuando as lo solicite el cliente.

3. 3.1 Qu se busca en un proveedor?


1.- Que se comprometa con su empresa. Un buen proveedor es aquel que se relaciona en un proceso continuo con su cliente. Busque un proveedor colaborativo, que no solo le muestre un catlogo de productos, sino que le aconseje que es lo mejor para su negocio y sea capaz de responder y hacer sugerencias en todo momento, as como de resolver problemas en situaciones desesperadas. 2.- Que sea eficaz. Un buen proveedor es capaz de entregar el producto en el tiempo pactado y en buenas condiciones. Adems, tiene la capacidad de adelantarse a sus necesidades, es decir, sabe lo que piensa y lo que necesita antes de que se lo pida.

3.- Que entregue un trato cordial. Las empresas estn formadas por personas: lo importante, para una buena relacin con su proveedor, es que sean responsables, serviciales, informados y con experiencia en el tema. Que sean capaces de brindar informacin y opciones que satisfagan de la mejor forma las necesidades de su empresa.

3.4 Evaluacin del proveedor


Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deber efectuarse una evaluacin continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente. El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios: 1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu punto ha suministrado exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepcin y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de produccin. 2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo. 3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido urgente que no estaba previsto.

4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturacin. 5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado. Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa. Una posible ponderacin sera la siguiente: Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad informacin Competitividad 50% 20% 20% 5% 5%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los criterios: puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como los casos en que se pone una puntuacin u otra. En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuacin de 0 a 5 habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoracin sera la siguiente:

Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de

especificaciones en el perodo evaluado.

Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan

el 20% de las cantidades suministradas. Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los proveedores: trimestral, semestral, anual, as como las acciones a tomar en funcin del resultado obtenido, ya que la evaluacin tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente: Proveedores con puntuacin 0. Inmediatamente dejan de ser proveedores homologados y, por tanto, no podrn suministrar ms productos a la empresa. Si desean volver a suministrar productos, debern pasar de nuevo el proceso de homologacin. Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no puede demostrar que est realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, ser deshomologado y no podr suministrar ms productos.

Proveedores con puntuacin 3 4. Se notifican al proveedor los

incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anuncindole que en la prxima evaluacin deber mejorar sus resultados. Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue: 1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad. 2. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios. La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluacin, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que ha tenido el proveedor en los ltimos perodos de evaluacin.
ANEXO No.1 Ficha de Evaluacin de Proveedores

3.5 Anlisis de los proveedores


Los proveedores tambin son una pieza clave para el funcionamiento de nuestra empresa. En nuestro anlisis deberemos prestar especial atencin a los siguientes elementos sobre los proveedores: Localizacin geogrfica. Nivel de especializacin. Caractersticas del servicio o producto que nos ofrece: calidad, cantidad, precios.... Productos o servicios adicionales. Presentacin. Las garantas ofrecidas. Bonificaciones y descuentos. Servicio de informacin y asesoramiento. Servicio de postventa. Los plazos de entrega.

Condiciones y facilidades de pago.

Una vez seleccionados los proveedores de nuestro inters, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores. As mismo, se habr de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez.

3.6 Medios de reclutamiento de proveedores


Una vez que hemos elaborado nuestra lista de proveedores, y determinado los criterios de seleccin que vamos a utilizar, pasamos a recabar la informacin necesaria de cada proveedor, que nos permita evaluarlos de acuerdo a los criterios establecidos. Adems del medio a travs del cual llegamos a saber del proveedor, otras formas a travs de las cuales podemos obtener informacin de los proveedores pueden ser:

solicitndoles informacin: ya sea pidindosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidindosela a travs de correo electrnico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle informacin sobre sus precios, las caractersticas de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos enven catlogos, presupuestos, etc.).

visitndolos: para obtener la informacin de los posibles proveedores podemos optar tambin por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeo de su personal, su organizacin, su atencin al cliente, su infraestructura, etc.

buscando referencias: tambin podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quines son o han sido sus clientes, contactarlos y

consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfaccin que tienen con respecto al proveedor.

visitando sus pginas web: una forma rpida y sencilla de obtener informacin del potencial proveedor es visitando su pgina web, en donde adems de poder obtener la informacin que ellos incluyan en ella, podemos analizar su pgina para darnos una idea de la empresa, una pgina descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.

realizando pruebas: otra forma de obtener informacin del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitndole una muestra, hacindole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la produccin de una pequea cantidad de productos, etc.

3.7 Requisitos que debe reunir un proveedor


Todos los proveedores deben someterse al proceso de seleccin de proveedores en el cual se tendrn en cuenta los siguientes criterios: Comerciales, Financieros y de Calidad. En los mecanismo de seleccin de proveedores, la figura de licitacin abierta o cerrada, para la contratacin de obras, bienes o servicios. Cada proceso de Licitacin es independiente y debe garantizar los criterios de seleccin y calificacin que permitan realizar la seleccin objetiva de la mejor oferta. Los criterios de seleccin deben estar alineados a los contemplados dentro del Manual, sin embargo de acuerdo con el tipo de proveedor o aliado estas podrn ser modificadas por el responsable del proceso, dejando registro del mismo y del proceso de calificacin y seleccin. Las empresas a las cuales se les adjudique contratos a travs de esta modalidad, deben cumplir los dems requisitos establecidos en el Manual registro y evaluacin. Las condiciones que deben cumplir los interesados en participar en los procesos de Licitaciones, se listan a continuacin: Objeto de la invitacin

Descripcin general Plazo para presentacin de las ofertas Condiciones generales Condiciones especficas (Jurdicas, Financieras y Tcnicas) Plizas y Garantas Hora y lugar de recepcin de propuestas

Cumplir con evaluaciones de acuerdo con los siguientes criterios: DE ACUERDO CON SU CLASIFICACIN, CAPACIDAD FINANCIERA, CALIDAD

3.8 Registro de proveedores


Consiste en abrir un archivo por orden alfabtico que servir para guardar los resmenes de cotizaciones, listas de precios, catlogos, circulares y en s toda la informacin que pueda obtener sobre las mercancas que se compran o que puedan sustituir a las mismas. El registro del proveedor debe dar la siguiente informacin: 1. Tiempo necesario para los embarques hechos por ferrocarril, expreso o camin; 2. Capacidad del proveedor; 3. Calificacin crediticia; 4. Calificacin de la compaa en lo que respecta al juicio que le merece y otra informacin anloga

3.9 Desarrollo de proveedores


El Desarrollo de Proveedores es la coexistencia de Grandes Empresas con PyMEs en relaciones de proveedura. La motivacin principal de stas es mejorar la competitividad del conjunto, a travs de la generacin de relaciones de carcter estratgico y prolongado en el tiempo, que lleven a procesos de mejora continua detonando cadenas productivas. El dinamismo de los negocios a nivel mundial obliga a las empresas a replantear sus estructuras administrativas, comerciales y productivas para que stas puedan

responder a los requerimientos de sus clientes, en un mercado cada vez ms competitivo. Una de las estrategias que ha demostrado mayor efectividad y que apoya a eliminar barreras de entrada al mercado, es el Desarrollo de Proveedores o PDP. El concepto Desarrollo de Proveedores consiste en que una Gran Empresa, seleccione los Proveedores que le garanticen el tiempo, el costo y la calidad de los productos o servicios que le abastecen. Por lo tanto, se deben optimizar varios aspectos relevantes de la relacin, como la calidad de los productos, los precios y los tiempos de entrega. Desarrollo de Proveedores. Factores crticos:

Definir las caractersticas de los productos y servicios a adquirir. Determinar los criterios de evaluacin tanto de los Proveedores como de la Empresa, y la importancia relativa de cada uno de ellos.

Criterios a tener en cuenta con los Proveedores: Cumplimiento de temas legales y fiscales. Calidad del Producto-Servicio, precio competitivo. Tiempo de respuesta y de entrega del producto o servicio. Respuesta a requerimientos de mejora. Servicio de asesoramiento tcnico y de post venta. Capacidad logstica para las entregas. Capacidades comercial y financiera.

Criterios a tener en cuenta para la poltica de compra de la empresa: Comunicacin adecuada de las especificaciones de los productos-servicios. Plazos y formas de pago. Soporte tcnico y capacitacin a sus proveedores.

Programacin de las compras.

Medir la satisfaccin con los Proveedores actuales, realizar un anlisis respecto de las propuestas de provisin en el sector, y diagnosticar las capacidades del proveedor.

Proponer y aplicar un Plan de Mejora consensuado con el proveedor. Seguimiento y Auditora del Plan de Mejora. Seguimiento de los productos y servicios entregados por el proveedor. Alinear las estrategias de la empresa con la de los Proveedores.

3.10 Relacin con los proveedores


Se tiene que buscar, para mantener una buena relacin con los proveedores, procurando: A) Equidad Dar a todos los vendedores, una atencin completa. Mantener la competencia abierta y justa. Declinar de sacar ventaja de los errores del vendedor. No hacer que el Vendedor haga gastos innecesarios. No solicitar ofertas, por sistema, de un proveedor potencial, si el actual cumple con los requisitos. B) Integridad Observar una veracidad estricta en todas las transacciones, con los vendedores. Respetar la confianza del Proveedor, o de su empresa, en cuanto a las cotizaciones. Mantenerse libre de obligaciones con cualquier vendedor.

C) Servicio Contestar las cartas prontamente. Expeditar, cuando sea posible, las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rpidos a la entidad que present la muestra. D) Progresividad

Mantener una mente abierta, acerca de los mtodos nuevos y materiales ofrecidos. Estimular la elaboracin de pruebas o ensayos de materiales, que pueden ser de valor. Visitar, cuando sea necesario, las fuentes de aprovisionamiento y procurar informes acerca de la estabilidad y sus mtodos.

E) Amistad Es un plano apropiado, para ser estimulada entre comprador y vendedor, y que puede ser una gran ventaja ambas partes, pues tratar con amigos de negocios, cuando un artculo se requiere, es la manera ms rpida de encontrar lo adecuado y el mejor precio. F) Diversiones o Regalos de los Proveedores La aceptacin de regalos, distintos a las novedades publicitarias, se prohbe en todo momento, pues los empleados no deben obligarse con algn proveedor y no deben incluir transaccin alguna, por la cual puedan beneficiarse personalmente. G) Reciprocidad Las buenas relaciones, son un factor esencial en los negocios y un buen medio de desarrollarlas, es dar preferencia a aquellos que regresan a favor.

3.11 Vigilancia de la estabilidad del proveedor 3.11.1 Consideraciones financieras


A) Precio
Si la base de referencia se define, como el costo final para el usuario, ser contra la cual se midan los dems factores; sin embargo, el precio tal y como se cotiza por un proveedor, no representa tal costo.

B) Costo de transporte
ste, si no se incluye en el precio de la unidad entregada en el punto de consumo de Comprador, debe ser calculado con el peso de embarque cotizado, del punto de origen, y la tarifa de transporte apropiada.

C) Costo de instalacin

Es el costo de poner el bien comprado en uso, puede encontrarse que difiera materialmente entre las fuentes que cotizan, conforme se considera la instalacin y el ensamble.

D) Costo de preparacin
El costo de los accesorios, herramientas, datos, etc., es una variable en la poltica de cotizacin de los proveedores.

E) Costo de preparacin
stos raramente se incluyen en el precio del oferente, por lo que es conveniente, considerarlos para comparacin de precios.

F) Trminos de pago
En tanto que los descuentos por pronto pago, tiendan a seguir una norma dentro de una industria determinada, en el sentido contable, un descuento por pronto pago, no es una porcin del precio de un artculo.

G) Proteccin de precios
Lo cual se puede lograr, mediante contratos anticipados.

3.11.2 Seleccin de cotizaciones


Los factores a ser considerados, son:

A) Nmero de oferentes deseado


El nmero de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios, deben ser suficientes para asegurar la competencia, esta lista es conveniente que sea tan amplia, como necesaria para asegurar que se tomen en cuenta, todos los tipos de competencia deseados, incluyendo: Competencia de Precios: Busca a los productos del costo ms bajo para los distribuidores, en relacin con la calidad, el servicio, plazo de pago, bsicamente. Competencia Tecnolgica: Procurar las diferencias, que existen entre los proveedores potenciales en el campo de las ideas; en las soluciones de ingeniera, diseo, materiales y tcnicas de produccin.

Competencia de Servicio: Indagar a aquellos que estn mejor capacitados, para entregar en todo momento y en las cantidades requeridas, as como para proporcionar mantenimiento, partes y

refacciones, garantas, etc., en el caso de maquinaria, equipo, y unidades de transporte. Localizacin Geogrfica: Ciertamente una o varias fuentes locales, deben ser el comienzo de la investigacin. El costo de un artculo de la calidad requerida en el punto de su uso, es un buen criterio de compra. Representacin de Ventas: Localizar a lo ms adecuados, en todos los aspectos. Condiciones de Reciprocidad: Esto es frecuentemente un factor que influye, tanto en la solicitud de cotizaciones, como en la decisin final de la compra.

3.11.3 Calidad del producto


Es el grado de calidad, que resultar en la vida til ms econmica del artculo para el propsito requerido. Es la medida de las caractersticas deseadas del producto.

A) Especificaciones y diseo
Deben considerarse para ello: la tabulacin de ofertas o la lista de verificacin, el estudio de los catlogos y la literatura de los concursantes, la discusin concienzuda de los aspectos de especificaciones, y el diseo con los representantes de ventas.

B) Reputacin
El grado de respeto que un producto tiene en el mercado, es una indicacin de su calidad y confiabilidad para el propsito requerido.

C) Capacidad de abastecer volmenes anticipados


Es con base en que el Comprador tenga la seguridad, de que el Proveedor elegido sea capaz de cubrir los requerimientos futuros.

D) Compromisos con otros

Cubrir obligaciones con: compaa, matrices, subsidiarias o afiliadas, clientes excepcionales grandes.

3.11.4 Relaciones de trabajo


La relacin laboral son aquellas que se establecen entre el trabajo y el capital en el proceso productivo. En esa relacin, la persona que aporta el trabajo se denomina trabajador, en tanto que la que aporta el capital se denomina empleador, patronal o empresario. El trabajador siempre es una persona fsica, en tanto que el empleador puede ser tanto una persona fsica como una persona jurdica. En las sociedades modernas la relacin laboral se regula por un contrato de trabajo en el cual ambas partes son formalmente libres.

3.11.5 Responsabilidades financieras


Se encarga de ciertos aspectos especficos de una organizacin que varan de acuerdo con la naturaleza de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones ms bsicas que desarrolla la Administracin con responsabilidad financiera son: La Inversin, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organizacin. Manejo de Fondos, inversiones. Polticas de endeudamiento por emprendimientos. Cuantificacin de proyectos.

Captulo IV: Caso de estudio: (Nombre de lo que se investigar) 4.1 Antecedentes histricos 4.2 Misin 4.3 Visin 4.4 Valores 4.5 Polticas 4.6 Organigrama general 4.7 Sucursales (si tiene) 4.8 Proveedores 4.9 Descripcin del proceso actual de compras 4.10 Hechos relevantes a nivel empresa 4.11Desarrollo de la propuesta 4.12 Departamento de compras centralizado 4.13 Departamento de compras descentralizado 4.14 Departamento de compras mixto Conclusiones Referencias bibliogrficas Manual de contratacin de compras (Corferias Bogot Enero 19/11 GA-A-005
1) http://clubensayos.com/Negocios/Generalidades-De-Compras/287384.html 2) http://www.diclib.com/Recompra%20modificada/show/es/es_marketing/520 #.U1AzPFfF6PY#ixzz2zAxcxOAQ 3) http://reposital.cuaed.unam.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/656/1/1451. pdf 4) http://www4.ujaen.es/~emurgado/TEMA5.pdf 5) http://es.wikipedia.org/wiki/Licitaci%C3%B3n

6) http://clubensayos.com/Negocios/Principios-De-Compras-YAbastecimientos/584238.html 7) http://www.definicion.org/financiamiento 8) http://www.definicionabc.com/economia/servicio.php#ixzz2zBXWknJh 9) http://cubillos.info/objetivos-importancia-departamento-de-compras/ 10) http://www.califica.com.ec/noticias/las-compras-y-sus-relaciones-con-otrasareas-de-la-empresa.html#sthash.2uF8Hb34.dpuf 11) http://www.aysconsultores.com/elabora-tu-manual-de-compras/ 12) http://pyme.lavoztx.com/8-pasos-del-proceso-de-compra-de-unaorganizacin-de-negocios-4194.html 13) http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor 14) http://www.crecenegocios.com/busqueda-y-seleccion-de-proveedores/ 15) http://www.corferias.com/documentos/manual_comprasycontratacion_0120 11.pdf 16) http://jardininteligente.com/soluciones/desarrollo-de-proveedores/ 17) http://es.wikipedia.org/wiki/Relaciones_laborales

Anexos No.1 Ficha de Evaluacin de Proveedores