EL DOCUMENTO PBLICO Y EL DOCUMENTO PRIVADO Antes de pasar a desarrollar la definicin y clasificacin de los documentos, resulta oportuno sealar la distincin

existente entre Documento e Instrumento. En ese sentido, la doctrina imperante es la que precisamente distingue el documento del instrumento; siendo que el primero, es el gnero, mientras que el segundo es la especie. Documento es el trmino general, comprensivo de cuanto consta por escrito o grficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografa, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido. En cambio, recibe el nombre especfico de instrumento el escrito que contiene una manifestacin o acto que debe surtir efectos jurdicos. En sentido estricto, entonces, el instrumento es un documento escrito. De all que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento. Definicin del Documento Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latn documentumenseanza, leccin, derivado del verbo doceo, ere ensear. El sentido actual est documentado en castellano por primera vez en 1786, y se lleg a l probablemente a travs de lo que sirve para ensear, luego escrito que contiene informacin (para ensear) y finalmente escrito que contiene informacin fehaciente. Segn Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestacin de voluntad que produce efectos jurdicos. Segn la afirmacin de Borjas que los instrumentos, documentos, ttulos escritos y escrituras, son vocablos sinnimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuacin cualquiera. Igual afirmacin hace Feo que en nuestras leyes usan a veces las voces genricas documento, o instrumento, ttulo, o escritura, como equivalentes; y as las emplea la prctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia. Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, pblico o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando as lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vnculo con el pasado, sealando cmo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente. El Cdigo Civil Venezolano, en el artculo 1.355 expresa: El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es slo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurdico que est destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto. De la lectura de los artculos 1.355 y 1.357 del Cdigo Civil y 434 y siguientes del Cdigo de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos, que como se dijo, vienen a ser sinnimos, de documentos o de las otras acepciones legales expresadas. El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto, los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de sinnimos, en realidad, corresponden a conceptos diferentes. Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representacin objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseas y literales, las escrituras designadas a comprobar una relacin jurdica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que segn su pensamiento no hay sinonimia entre los trminos, sino ms bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el gnero, y el instrumento una de sus especies. Clasificacin A. Por razn de la persona de que emana. Es la principal, la ms importante. Se clasifica en documentos pblicos, emanados de funcionarios pblicos en el desempeo de sus funciones y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningn funcionario sino slo personas privadas. B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, segn generen el acto y constituyen la nica forma de reconocer la existencia de un acto jurdico determinado o slo como prueba de este acto, que se puede acreditar tambin por cualquier otro medio probatorio. C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en autntica, aquella que prueba por s misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho. Elementos Esenciales En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido: A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentacin o soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plstico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, nmeros, etc., una declaracin de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurdico. B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaracin de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el documento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la representacin grfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento. C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la manifestacin de voluntad del autor tenga trascendencia jurdica y sirva para probar los hechos a que se refiere.

Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la que estudiaremos aqu es la que los clasifica en pblicos y privados. El Documento Pblico Es aquel autorizado por el funcionario pblico competente, con facultad para dar fe pblica y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurdicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas. El Cdigo Civil venezolano, en su artculo 1.357 seala: Instrumento pblico o autntico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado pblico que tenga facultad para dar fe pblica, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado. Tambin puede llamarse documento pblico cualquier otro acto constante de un Registro Pblico, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carcter de tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que debern constituirse por escritura pblica, para no caer en nulidad, antes de la celebracin del matrimonio. Clases de Documentos Pblicos Los documentos pblicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario pblico que ha actuado en su formacin, o al valor que el propio legislador le ha dado en las relaciones jurdicas. Segn el artculo 1.357 podran ser: 1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su formacin el funcionario, que segn la pertinente Ley de Registro Pblico est autorizado para tales funciones (Art. 10); 2. Judicialescuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Cdigo Civil y 927 del Cdigo de Procedimiento Civil); 3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notaras Pblicas, Art. 14, Ords. a y b y el Art. 32, Ord.1. Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe ntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un slo libro, no tiene duplicado, en l se plasma una sntesis del contenido del documento. El Documento Autntico Es importante tener claro, que todo documento pblico es autntico pero no todo documento autntico es pblico. Explicando esto, se puede afirmar junto aBrewer-Caras, que el documento es pblico, porque lo forma o interviene en su formacin un funcionario pblico facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurdicos que l ha realizado, visto u odo; y el documento autntico que son aqullos formados nicamente por los particulares que despus de formados y slo debido a la intervencin a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realiz. La Sala de Casacin Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualiz en la sentencia N 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento pblico y documento autntico, a saber: En este orden de ideas, del contenido del artculo 1.357 del Cdigo Civil, es preciso hacer la siguiente distincin: documentos pblicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades quela Leyestablece al efecto, y en cuya formacin interviene un funcionario con la facultad de darle fe pblica. La que alcanzara inclusive su contenido. Este documento pblico es tambin autntico. Ahora bien, existe otra categora de instrumentos que se reputan autnticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pblica, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningn modo en la elaboracin del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La redaccin del citado artculo 1.357 del Cdigo Civil, pudiera llevar a pensar que el documento pblico y el autntico, son anlogos, esto no es as y debe entenderse que el documento pblico por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es tambin un documento autentico. Sin embargo, el documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para otorgar fe pblica (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante l suscribieron el instrumento, ya redactado previamente El Documento Privado El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana. Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua CorteFederal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Caras en un trabajo sobrela Autenticidaddel Documento Pblico, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervencin del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a hechos jurdicos a los cuales pueden servir de prueba. Borjas, manifiesta que los instrumentos privados, como obra que son de los particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estn justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia. En consecuencia el documento privado surge como manifestacin de la voluntad de los particulares por s o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen funcin pblica. Otros autores como Pietri, sostiene que la escritura privada no es sino la confesin hecha mediante escrito de la obligacin que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe nicamente de la verdad del hecho histrico de esta confesin. Por ltimo se tiene a Chiovenda, que afirma que el documento privado, no proviniendo del funcionario pblico autorizado para atribuirle fe pblica, no hace por s prueba ni de s mismo ni de ninguna cosa de la que en l se afirmen

ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto pblico. Documento Reconocido o Autenticado Dentro de las atribuciones de los Notarios Pblicos, artculo 75, num. 17 dela Leyde Registro Pblico y del Notariado procede la autenticacin de los documentos que son: a. Cuando se reconoce slo la firma, se estar en presencia de un documento reconocido. b. Cuando el reconocimiento comprende el contenido y la firma, se estar ante un documento autntico o pblico (Autenticado). Ahora bien, conforme al Art. 1.363 del Cdigo Civil: El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones. Igualmente: Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un Juez con las formalidades establecidas en el Cdigo de Procedimiento Civil, Art. 1.366 ejusdem. EI Art. 927 del Cdigo de Procedimiento Civil seala: Todo instrumento que se presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leer en su presencia por el otorgante o cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarar autenticado, extendindose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente la cual firmarn el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el secretario del Tribunal. El Juez o Notario deber identificar al otorgante por medio de su Cdula de Identidad. La autenticacin, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervencin del funcionario pblico, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento jurdico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar a dudas acerca de la verdad de sus declaraciones. En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumentos reconocidos y no por las del instrumento pblico. La diferencia radica en que la prueba del instrumento reconocido es desvirtuable por medio de otras pruebas. Tal como lo confirma el artculo 1.363 del CC. que dice: El Instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones. La autenticacin de documentos est reservada actualmente a los Notarios Pblicos, artculo 75, num. 17 de la Ley de Registro Pblico y del Notariado, GO. N 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticacin asentado en estos libros, produce efectos erga omnes. En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. en su Art. 1.924 afirma que: Los documentos, actos y sentencia quela Ley sujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningn efecto contra terceros, que por cualquier ttulo, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble. Cuando la Ley exige un ttulo registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aqul con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales. Jurisprudencia Los documentos autenticados tienen La fuerza probatoria de documentos pblicos, pero no su carcter. Los instrumentos a que se refiere la formalizacin son documentos autenticados, lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los declar autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del documento pblico de acuerdo al artculo 1.363 del Cdigo Civil; pero ello no les confiere el carcter de documentos pblicos, sino que se trata de documentos privados cuya regla directa de valoracin no es el artculo denunciado, sino el 1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infraccin de la adecuada regla de valoracin probatoria, la Sala deber desestimar lo denunciado. (Sentencia dela Sala de Casacin Civil, 31-05-89). Documento Registrado Prescribe el Art. 1.924 del Cdigo Civil que: Los documentos, actos y sentencias quela Ley sujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tienen ningn efecto contra terceros, que por cualquier ttulo, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble. Cuando la Ley exige un ttulo registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquel con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales. Igualmente los Arts. 1.920 y ss. del Cdigo Civil, y el Art. 75, num. 1 dela Ley de Registro Pblico y del Notariado, prescriben que determinados actos y documentos deben registrarse; y mientras no se cumpla esa formalidad, no tendrn efecto contra terceros; y mientras no sean registrados, esos actos y documentos no podrn probarse por otros medios de prueba, cuando se exige ttulo registrado. Documentos extendidos en idiomas extranjeros legalizados Segn el artculo 185 del Cdigo de Procedimiento Civil, cuando se examinan documentos que no estn extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenar su traduccin por un intrprete pblico, quien prestar juramento de traducir con fidelidad su contenido, facultad sta que deben ejercer en todo caso los Jueces en virtud de la soberana de apreciacin de que estn investidos.

Valor probatorio de los Documentos Fuerza Probatoria del Documento Pblico. El documento pblico hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el funcionario en su carcter legal y en el ejercicio de su funcin, dejando constancia de todo aquello que fue por l realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y de lo que por la ley est llamado a dar fe. As, para impugnar la verdad de los dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia, habr de recurrirse a la accin de tacha de falsedad. Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposicin dela Ley no requieran ser extendidos en escritura pblica o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por s mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo seala el artculo 1.363 del Cdigo Civil. Finalmente se puede decir, que la importancia de la clasificacin de los documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos legales, los documentos autnticos o pblicos, por la gran importancia que tienen en las relaciones jurdicas, son los que por s mismos hacen prueba y dan fe de su contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los representantes legales. BIBLIOGRAFA Calvo Baca, E. (2009). Derecho Registral y Notarial. Caracas Venezuela: Ediciones Libra C.A. Cdigo Civil de Venezuela. (1982). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 2.990, Extraordinaria de fecha: Julio 26, de 1982. Cdigo de Procedimiento Civil. (1990). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 4.209, Extraordinaria de fecha: Septiembre 18, de 1990. Ley de Registro Pblico y del Notariado. (2006). Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.833, Extraordinaria, de fecha: Diciembre 22, de 2006. 1. CONCEPTO DE DOCUMENTO DESDE EL PUNTO DE VISTA JURDICO. Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propsito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en pblicos o privados. 1.1. DOCUMENTO PBLICO. Es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que se producen. 1.2. DOCUMENTO PRIVADO. El redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervencin de registrador, notario u otro funcionario pblico que le de fe o autoridad. 1.3. CONCEPTO DE DOCUMENTO SEGN EL CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.355. El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es slo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurdico que est destinado a probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto. Artculo 1.356. La prueba por escrito resulta de un instrumento pblico o de un instrumento privado. 1.4. EL INSTRUMENTO PBLICO SEGN CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.357. Instrumento pblico o autntico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado pblico que tenga facultad para darle fe pblica, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado. Artculo 1.358. El instrumento que no tiene la fuerza de pblico por incompetencia del funcionario o por defecto de forma es vlido como instrumento privado, cuando ha sido firmado por las partes. Artculo 1.359. El instrumento pblico hace plena fe, as entre las partes como respecto de terceros, mientras no sea declarado falso:1, de los hechos jurdicos que el funcionario pblico declara haber efectuado, si tenia facultad para efectuarlos; 2, de los hechos jurdicos que el funcionario pblico declara haber visto u odo, siempre que este facultado para hacerlos constar. Artculo 1.360. El instrumento publico hace plena fe, as entre las partes como respecto de terceros, de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realizacin del hecho jurdico a que el instrumento se con trae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la simulacin. Artculo 1.361. Igual fuerza probatoria que la determinada en el artculo anterior producen el instrumento pblico y el instrumento privado, entre las partes, aun de las cosas que no han sido expresadas sino de una manera enunciativa, con tal que la enunciacin tenga una relacin directa con el acto Las denunciaciones extraas al acto slo pueden servir de principio de pr ueba.

Artculo 1.362. Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en instrumento pblico, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a Ttulo universal. No se los puede oponer a terceros.. 1.5. LOS INSTRUMENTOS PRIVADOS SEGN CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.363. El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones. Artculo 1.364. Aqul contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento privado, est obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendr igualmente como reconocido. Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante. 1.6. LA FALSEDAD DE LOS INSTRUMENTOS. Artculo 1.380. El instrumento pblico o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con accin principal o redargirse incidentalmente como falso. 1.7. LA EXHIBICIN DE DOCUMENTOS. Artculo 436. La parte que deba servirse de un documento que segn su manifestacin , se halle en poder de su adversario, podr pedir su exhibicin. A la solicitud de exhibicin deber acompaar una copia del documento, o en su defecto, la afirmacin de los datos que conozca el solicitante acerca del contenido del mismo y un medio de prueba que constituya por lo menos presuncin grave de que el instrumento se halla o se ha hallado en poder de su adversario.. 1.8. LA TACHA DE LOS INSTRUMENTOS. Artculo 438. La tacha de falsedad se puede proponer en juicio civil, ya sea como objeto princi pal de la causa, ya incidentalmente en el curso de ella, por los motivos expresados en el Cdigo Civil. 1.9. EL RECONOCIMIENTO DE INSTRUMENTOS PRIVADOS. Artculo 444. La parte contra quien se produzca en juicio un instrumento privado como emanado de ella o de algn causante suyo, deber manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la contestacin de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco das siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la parte a este respecto, dar por reconocido el instrumento. 2. LA NOCIN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos. 2.1. FUNCIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Son dos (2) las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: 2.1.1. FUNCIN DE CONSTANCIA. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos. 2.1.2. FUNCIN DE COMUNICACIN: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin Pblica. Dicha comunicacin es - tanto interna - entre las unidades que componen la organizacin administrativa - como externa de la Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones. 2.2. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. 2.2.1. PRODUCEN EFECTOS JURDICOS. No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa. 2.2.2. SON EMITIDOS POR UN RGANO ADMINISTRATIVO. El emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica. 2.2.3. SU EMISIN ES VLIDA. Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa. 2.3. TIPOS DE DOCUMENTO PBLICO. Los documentos administrativos de utilizacin ms comn en la tramitacin de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitacin de que consta todo procedimiento. Esta clasificacin sera la siguiente:

2.3.1. DOCUMENTOS DE INICIACIN. 1. Acuerdo de iniciacin del procedimiento 2. Requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud 3. Peticin de mejora voluntaria de la solicitud 4. Acuerdo de adopcin de medidas provisionales 5. Acuerdo de acumulacin de procedimientos 6. Acuerdo de prctica simultnea de trmites 2.3.1.1. Acuerdo de Iniciacin del Procedimiento. Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciacin de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el rgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por peticin razonada de otros rganos o por denuncia. El documento debe, adems, ser notificado a los posibles interesados. 2.3.1.2. Requerimiento de Subsanacin de Defectos en la Solicitud. Es el documento a travs del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no rene todos los requisitos o no acompaa todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 das), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivara, terminando su tramitacin. 2.3.1.3. Peticin de Mejora Voluntaria de la Solicitud. Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el rgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesin de una subvencin, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabra modificar o mejorar esa solicitud. 2.3.1.4. Acuerdo de Adopcin de Medidas Provisionales. Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolucin que en su da se dicte y para ello el rgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento. 2.3.1.5. Acuerdo de Acumulacin de Procedimientos. La acumulacin de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitacin se lleve a cabo conjuntamente. 2.3.1.6. Acuerdo de Prctica Simultnea de Trmites. Es el documento a travs del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trmites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar. 2.3.2. DOCUMENTOS DE INSTRUCCIN. 1. Acuerdo de apertura de un perodo de prueba 2. Acuerdo de prctica de prueba 3. Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas 4. Oficio de peticin de informe preceptivo no determinante 5. Oficio de peticin de informe preceptivo determinante 6. Oficio de peticin de informe facultativo 7. Citacin de comparecencia 8. Concesin de trmite de audiencia 9. Acuerdo de apertura del perodo de informacin pblica 10. Acuerdo de ampliacin de plazos 11. Acuerdo de tramitacin de urgencia 12. Acreditacin de la notificacin 2.3.2.1. Acuerdo de Apertura de un Periodo de Prueba. Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un perodo probatorio, en el que se practicarn pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el rgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento. 2.3.2.2. Acuerdo de Prctica de Prueba. Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el da, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya prctica se ha acordado en el procedimiento. 2.3.2.3. Acuerdo por el que se Rechazan las Pruebas Propuestas. Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando estas circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo.

2.3.2.4. Oficio de Peticin de Informe Preceptivo Determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del rgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolucin de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el procedimiento, y por tanto no se podr seguir con la tramitacin del mismo hasta que no se reciba dicho informe. 2.3.2.5. Oficio de Peticin de Informe Preceptivo No Determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del rgano competente no resultan imprescindibles para la resolucin del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se contina la tramitacin del mismo. 2.3.2.6. Oficio de Peticin de Informe Facultativo. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o valoraciones que el rgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningn caso su no recepcin puede suponer una interrupcin de plazos en la tramitacin de dicho procedimiento. 2.3.2.7. Citacin de Comparecencia. La citacin es una notificacin a travs de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas pblicas, indicndose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, as como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias. 2.3.2.8. Concesin de Trmite de Audiencia. Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trmite de audiencia. Con este trmite el interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se esta llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes para la resolucin que en su da se dicte. 2.3.2.9. Acuerdo de Apertura del Periodo de Informacin Pblica. Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisin del rgano competente de abrir un periodo de informacin pblica para dar a conocer a cualquier persona fsica o jurdica que este interesada los trmites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrn presentar las alegaciones que se estimen convenientes. 2.3.2.10. Acuerdo de Ampliacin de Plazos. Es un documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente estn establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento as lo aconsejen. Esta ampliacin de plazos la puede conceder la Administracin de oficio o a peticin de los interesados. Existen dos supuestos de ampliacin: 1.- Una ampliacin de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliacin puede concederse de oficio por la Administracin o a peticin del interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de terceras personas. 2.- Una ampliacin de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la tramitacin de un procedimiento. Esta ampliacin la decide de oficio la Administracin en aquellos supuestos en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el citado procedimiento. 2.3.2.11. Acuerdo de Tramitacin de Urgencia. Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reduccin a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolucin un procedimiento. 2.3.2.12. Acreditacin de la Notificacin. Es una diligencia a travs de la cual consta que se ha practicado la notificacin al interesado o interesados en la tramitacin de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificacin: fax, servicio postal, mensajera, etc., as como las circunstancias que han concurrido en la practica o no de la notificacin: si se ha notificado al interesado, su representante, si la notificacin ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificacin, etc. 2.4. DOCUMENTOS DE TERMINACIN. 1. Acuerdo de caducidad por paralizacin del procedimiento imputable al interesado 2. Acuerdo de caducidad de procedimientos iniciados de oficio no susceptibles de producir actos favorables 3. Resolucin tipo 4. Resolucin de inadmisin 5. Certificacin de acto presunto

6. Acuerdo de la suspensin de la ejecucin de un acto 2.4.1. Acuerdo de Caducidad por Paralizacin del Procedimiento Imputable al Interesado. Este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente, llegndose en este caso al archivo del expediente y a su notificacin al interesado. 2.4.2. Acuerdo de Caducidad por Paralizacin del Procedimiento Iniciado de Oficio No Susceptible de Producir Actos Favorables. Este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolucin expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta das desde el vencimiento del plazo en que debi ser dictada Este acuerdo solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos. 2.4.3. Resolucin Tipo. La resolucin es el documento administrativo que recoge las decisiones del rgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en ste. 2.4.4. Resolucin de Inadmisin. Es el documento que recoge las decisiones del rgano competente en cuanto a la inadmisin de una solicitud de reconocimiento de derechos que no estn previstos en el Ordenamiento Jurdico o son manifiestamente carentes de fundamento. 2.4.5. Certificacin de Acto Presunto. Es un documento que la Administracin expide a peticin del interesado cuando la misma no ha dictado resolucin a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificacin de acto presunto tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolucin expresa. 2.4.6. Acuerdo de la Suspensin de la Ejecucin de un Acto. Este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecucin de la resolucin pudiera causar perjuicios de imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la proteccin del inters pblico y la eficacia de la resolucin. 3. CRITERIOS JURISPRUDENCIALES QUE DETERMINAN UNA NUEVA CATEGORA DE DOCUMENTOS. Uno de los criterios jurisprudenciales ms novedosos producidos en el mbito probatorio del proceso contencioso administrativo de nulidad durante stos ltimos diez aos fue la dictada por la Sala Poltico-Administrativa de la extinta Corte Suprema de Justicia, en sentencia N 300, de fecha 28 de mayo de 1998, expediente N 12.818, caso: Consorcio Hidroelctrico Caron, en la que se defini, por vez primera en nuestro derecho, la nocin de documentos administrativos. Antes de la referida sentencia, existan criterios dismiles en relacin a la naturaleza de los documentos administrativos y la oportunidad en que los mismos deban ser promovidos y evacuados en juicio. Algunos los asimilaban a los instrumentos pblicos, caso en el cual podan ser presentados hasta los informes; otros, por el contrario, los equiparaban a los documentos privados, por lo cual deban ser presentados dentro del lapso de promocin de pruebas. Sin embargo, la cuestin fue dilucidada por la jurisprudencia, en los trminos siguientes: ...conforman una tercera categora dentro del gnero de la prueba documental, y por tanto, no pueden asimilarse plenamente a los documentos pblicos, ni a los documentos privados. La especialidad de los antecedentes administrativos radica, fundamentalmente, en que gozan de una presuncin de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presuncin puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario.... La consecuencia procesal de lo anteriormente expuesto es que: ...las partes que quieran servirse de un documento de esta especie pueden anunciarlo o promoverlo en el lapso de promocin y producirlos o evacuarlos en la etapa de evacuacin de pruebas .... Por su parte, en sentencia de la Sala de Casacin Civil del Tribunal Supremo de Justicia, expediente N 2001000885, de fecha 16 de Mayo de 2003, caso: Henry Jos Parra Velsquez, contra Constructora Basso, C.A., puntualiz lo siguiente: Seala el formalizante que el Juez de alzada infringi la referida regla de establecimiento de pruebas, pues apreci la copia certificada del croquis del accidente que dio lugar al proceso, a pesar de ser una prueba ineficaz, por haber sido extemporneamente promovida por la parte actora junto con su escrito de informes presentados ante el a-quo . Aduce, que las actuaciones administrativas de trnsito no constituyen documentos pblicos conforme al artculo 1.357 del Cdigo Civil, pues no son emanadas de un funcionario que labora para la Administracin Pblica, ni se trata del instrumento fundamental de la demanda segn sentencia de la Sala que transcribe, y en consecuencia, no poda producirse en todo tiempo, hasta los ltimos informes, sino en el lapso probatorio respectivo. Seala, que la referida infraccin fue determinante en el dispositivo de la sentencia, por cuanto ese medio de prueba valorado plenamente por el Juez de alzada constituy el fundamento para que se desecharan todas las declaraciones testimoniales rendidas en el juicio, que fueron promovidas por la parte demandada reconviniente, toda vez que consider que las referidas declaraciones no coinciden con las evidencias tomadas del sitio del accidente por las autoridades administrativas de trnsito.

Para decidir, la Sala observa: Si bien el formalizante aleg la infraccin del artculo 435 del Cdigo de Procedimiento Civil por falta de aplicacin, en vez de alegar su falsa aplicacin, ello no determina a priori la desestimacin de la denuncia, pues los argumentos que la sustentan se dirigen a evidenciar la existencia de ste ltimo supuesto, lo cual permite comprender el error de derecho en el juzgamiento de los hechos por el que se pretende obtener la nulidad del fallo de alzada. Al respecto, ha sido criterio pacfico y reiterado de la Sala, que las actuaciones administrativas levantadas por las Inspectoras de Vehculos, con ocasin de un accidente de trnsito, tienen valor probatorio en el juicio respectivo, y aun cuando dichas actuaciones hacen fe en todo cuanto se refiere a lo que el funcionario declara haber efectuado o percibido por sus sentidos, o practicado como perito, la prueba que se deriva de tales instrumentos no es absoluta o plena, porque el interesado puede impugnarla, y en consecuencia, desvirtuar en el proceso, mediante la utilizacin de las pruebas legales que estime pertinentes, la verdad de los hechos o circunstancias que el funcionario de trnsito hubiere hecho constar en su acta, croquis o en el avalo de los daos. (Sentencia de fecha 20 de octubre de 1988 caso: Autobuses Servicios Interurbanos Ruta Centro Oriental C.A. (Autosirco) contra Enrique Remes Zaragoza y otra). De igual forma, la Sala ha dejado establecido en sus decisiones que las mencionadas actuaciones administrativas, a pesar de no encajar en rigor en la definicin que del documento pblico da el artculo 1.357 del Cdigo Civil, tiene de todos modos el mismo efecto probatorio de los documentos pblicos, en razn de que emanan de funcionarios pblicos que cumplen atribuciones que les ha conferido la Ley de Trnsito Terrestre y contienen, por tanto, una presuncin de certeza que el interesado en lo contrario debe desvirtuar en el proceso judicial. (Sentencia de fecha 26 de abril de 1990, caso: Antonio Jos Paracare contra Colectivos Je-Ron C.A.). En el caso bajo examen, tiene razn el formalizante cuando afirma que las actuaciones administrativas de trnsito no pueden ser consideradas como documentos pblicos conforme al artculo 1.357 del Cdigo Civil, pues el mismo est referido al documento pblico negocial, es decir, aquel documento contentivo de negocios jurdicos de los particulares, que ha sido formado por un funcionario competente actuando en ejercicio de sus funciones, y no a los documentos pblicos administrativos como son las actuaciones administrativas de trnsito. Los documentos pblicos administrativos son aquellos realizados por un funcionario competente actuando en el ejercicio de sus funciones, pero que no se refiere a negocios jurdicos de los particulares, sino que tratan de actuaciones de los referidos funcionarios que versan, bien sobre manifestaciones de voluntad del rgano administrativo que la suscribe, conformando la extensa gama de los actos constitutivos (concesiones, autorizaciones, habilitaciones, admisiones, suspensiones, sanciones, etc), o bien constituyen manifestaciones de certeza jurdica que son las declaraciones de ciencia y conocimiento, que a su vez, conforman la amplia gama de los actos declarativos (certificaciones, verificaciones, registros, etc.), y que por tener la firma de un funcionario administrativo estn dotados de una presuncin desvirtuable de veracidad y legitimidad de su contenido, en razn del principio de ejecutividad y ejecutoriedad que le atribuye el artculo 8 de la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, y por tanto deben considerarse ciertos hasta prueba en contrario. Adems, las referidas actuaciones de trnsito no encajan en rigor en la definicin de documento pblico, porque precisamente, es posible desvirtuar su certeza por otra prueba pertinente e idnea, y no slo a travs de la tacha de falsedad o de la simulacin, como ocurre con los documentos pblicos negociales. As, la Sala observa que el artculo 435 del Cdigo de Procedimiento Civil, que regula los instrumentos pblicos que pueden producirse en todo tiempo hasta los ltimos informes, se refiere al documento pblico negocial y no a los documentos pblicos administrativos, pues de lo contrario, se creara una desigualdad extrema para la contraparte del promovente del documento pblico administrativo, producido luego de precludo el lapso probatorio ordinario. En efecto, al contener el documento pblico administrativo una presuncin de certeza desvirtuable por cualquier prueba en contrario, si el mismo es consignado en cualquier tiempo y no en el lapso probatorio, en caso de ser impugnado, el Juez estara obligado a abrir una articulacin probatoria, a fin de que la contraparte del promovente pueda desvirtuar la presuncin de veracidad mediante la produccin de la prueba en contrario; articulacin que tiene lapsos ms reducidos que los ordinarios concedidos por la Ley. Desde luego que tal problema no se presenta en el caso del documento pblico negocial, pues ellos slo pueden ser destruidos por tacha o a travs de la accin de simulacin. Por tal motivo, al tratarse las actuaciones de trnsito de documentos pblicos administrativos, stos no pueden ser producidos en todo tiempo, hasta los ltimos informes, sino en el lapso probatorio ordinario. Comparte igualmente la Sala el argumento del formalizante de que las actuaciones administrativas de trnsito no pueden ser consideradas como instrumentos fundamentales de la demanda, pues la

pretensin de indemnizacin de daos y perjuicios derivada de un accidente de trnsito, constituye un caso especial de responsabilidad civil extracontractual, cuya procedencia depende de la concurrencia de tres requisitos: la culpa, el dao y la relacin de causalidad, y por ello, jams podra existir prueba documental de la causa de pedir. En tal sentido, la Sala Poltico-Administrativa, en sentencia No. 300 de fecha 28 de mayo 1998, caso: CVG Electrificacin del Caron, Expediente No. 12.818, expres: Esta especie de documentos los administrativos- conforman una tercera categora dentro del gnero de la prueba documental, y por tanto, no pueden asimilarse plenamente a los documentos pblicos, ni a los documentos privados. La especialidad de los antecedentes administrativos radica, fundamental-mente, en que gozan de una presuncin de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presuncin puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario. Se distinguen as esta especie de documentos de los instrumentos pblicos, que slo pueden ser impugnados mediante la tacha de falsedad; y de los meros documentos privados, que pueden ser, incluso, desconocidos en contenido y firma por el adversario. Siendo los documentos administrativos como los promovidos por la empresa apelante- un medio de prueba distinto de los documentos privados, resulta claro para esta Sala que no pueden aquellos quedar sometidos a la disposicin consagrada en el aparte nico del artculo 434 del Cdigo de Procedimiento Civil, pues dicho precepto regula, nica y exclusivamente, la oportunidad en que deben producirse los documentos privados Observa la Sala, finalmente, que no existiendo una disposicin procesal especial que regule la oportunidad en que deben producirse en juicio los documentos administrativos , razn por la cual resulta plenamente aplicable, en esta materia, el principio general consagrado en los artculos 396 y 400 del Cdigo de Procedimiento Civil. En tal virtud, las partes que quieran servirse de un documento de esta especie pueden anunciarlo o promoverlo en el lapso de promocin y producirlos o evacuarlos en la etapa de evacuacin de pruebas... 4. Conclusiones. Conforme a lo anterior, podemos decir que los documentos administrativos conforman una tercera categora dentro del gnero de la prueba documental, y por tanto no pueden asimilarse plenamente a los documentos privados. La especialidad de los antecedentes administrativos radica, fundamentalmente, en que gozan de una presuncin de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presuncin puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los documentos pblicos, que slo pueden ser impugnado mediante la tacha de falsedad, y que pueden ser promovidos en el lapso de promocin y evacuarlos en la etapa de evacuacin de prueba. PRUEBAS DOCUMENTALES Dentro de la gama probatoria puesta a disposicin de las partes est la prueba documental, definida comnmente comoel escrito constitutivo de hechos jurdicos realizados; es ladeclaracin de una o ambas partes sobre un hecho o actodemostrativo de una determinada voluntad. La pruebadocumental se refiere a los instrumentos que las partesacredit an en el proceso en los lapsos acordados por la ley, o tambin aquellos documentos que se encuentran en oficinas pblicas, en poder de terceros o bien que los tenga la parte contraria, pero que sean trados al proceso mediante los medios que acuerda la ley para ello. Bien sea por exhibicin, informe o intimacin para su presentacin. En el derecho actual, la prueba documental se refiere no solo a los escritos contenidos en el instrumento, sino a todo aquello de que derive un conocimiento aun sin ser escrito, pues documentos son tanto los instrumentos escritos como representativos de hechos (fotografas, videos, pelculas calificadas como documentales sin locucin) o de simple representacin denominados tambin no declarativos (grficos, planos, mapas). En materia probatoria se habla de prueba por escrito odocumental. All se engloba todo escrito: PBLICO O PRIVADO ,en fin en cualquier instrumento en donde conste algo queconstituya un esfuerzo intelectual sobre su contenido y su inscri pcin. Es una prueba pre constituida que tiene por objeto dejar constancia de un hecho o de una declaracin anterior. En ella existe una declaracin de voluntad, que puede ser unilateral o bilateral. En todo caso es un medio de uso humano para evidenciar situaciones de hecho en la que participa o vivencia de alguna manera. CONCEPTO DE DOCUMENTO DESDE EL PUNTO DE VISTA JURDICO. Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propsito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en pblicos o privados. DOCUMENTO PBLICO. Es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que se producen. DOCUMENTO PRIVADO. El redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervencin de registrador, notario u otro funcionario pblico que le de fe o autoridad. CONCEPTO DE DOCUMENTO SEGN EL CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.355.

El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es slo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ningunainfluencia sobre la validez del hecho jurdico que estdestinado a probar, salvo los casos en que el instrumentase requiera como solemnidad del acto. Artculo 1.356. La prueba por escrito resulta de un instrumento pblico o de un instrumento privado. EL INSTRUMENTO PBLICO SEGN CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.357. Instrumento pblico o autntico es el queha sido autorizado con las solemnid ades legales por unRegistrador, por un Juez u otro funcionario o empleado pblico que tenga facultad para darle fe pblica, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado. Artculo 1.358. El instrumento que no tiene la fuerza de pblico por incompetencia del funcionario o por defectode forma es vlido como instrumento privado, cuando hasido firmado por las partes. Artculo 1.359. El instrumento pblico hace plena fe, as entre las partes como respecto de terceros, mientras nosea declarado falso:1, de los hechos jurdicos que el funcionario pblico declara haber efectuado, si teniafacultad para efectuarlos; 2, de los hechos jurdicos queel funcionario pblico declara haber visto u odo, siempre que este facultado para hacerlos constar. Artculo 1.360. El instrumento publico hace plena fe, as entre las partes como respecto de terceros, de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantesacerca de la realizacin del hecho jurdico a que el instrumento se con trae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la simulacin. Artculo 1.361. Igual fuerza probatoria que ladeterminada en el artculo anterior producen el instrumento pblico y el instrumento privado, entre las partes, aun de las cosas que no han sido expresadas sinode una manera enunciativa, con tal que la enunciacin tenga una relacin directa con el acto Las denunciaciones Extraas al acto slo pueden servir de principio de prueba. Artculo 1.362. Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en instrumento pblico, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a Ttulo universal. No se los puede oponer a terceros.. LOS INSTRUMENTOS PRIVADOS SEGN CDIGO CIVIL VENEZOLANO. Artculo 1.363. El instrumento privado reconocido otenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario,de la verdad de esas declaraciones. Artculo 1.364. Aqul contra quien se produce o a quiense exige el reconocimiento de un instrumento privado,est obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si nolo hiciere, se tendr igualmente como reconocido.Los herederos o causahabientes pueden limitarse adeclarar que no conocen la firma de su causante. LA FALSEDAD DE LOS INSTRUMENTOS. Artculo 1.380. El instrumento pblico o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con accin principal oredargirse incidentalmente como falso. LA EXHIBICIN DE DOCUMENTOS. Artculo 436. La parte que deba servirse de un documento que segn su manifestacin, se halle en poder de su adversario, podr pedir su exhibicin. A la solicitud de exhibicin deber acompaar una copia del documento, o en su defecto, la afirmacin de los datos que conozca el solicitante acerca del contenido del mismo y un medio de prueba que constituya por lo menos presuncin grave de que el instrumento se halla o se ha hallado en poder de su adversario.. LA TACHA DE LOS INSTRUMENTOS. Artculo 438. La tacha de falsedad se puede proponer en juicio civil, ya sea como objeto principal de la causa, ya incidentalmente en el curso de ella, por los motivos expresados en el Cdigo Civil. EL RECONOCIMIENTO DE INSTRUMENTOS PRIVADOS. Artculo 444. La parte contra quien se produzca en juicio un instrumento privado como emanado de ella o de algn causante suyo, deber manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la contestacin de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco das siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la parte a este respecto, dar por reconocido el instrumento.

CONDICIONES NECESARIAS PARA LA EXISTENCIA,VALIDEZ Y EFICACIA PROBATORIA DEL DOCUMENTO PBLI CO. Tratar el problema de los requisitos de efectividad plena de un documento pblico, hace que se toque todo lo relacionado con su existencia, su validez jurdica y su eficacia probatoria. Son estos tres los elementos que deben coexistir para que pueda ser apreciado como instrumento probatorio. Se examina cada uno de ellos as: REQUISITOS DE EXISTENCIA JURDICA DEL DOCUMENTO PBLICO A )Que represente un hecho cualquier . Debe contener una representacin de un pensamiento, de una voluntad de expresin del intelecto humano sobre cuestiones de hecho o derecho, que tengan inters de registrar paraefectos futuros. En fin la cosa que es el soporte del documento representa un hecho o acto jurdico, nodebiendo confundirse el uno con el otro. b)Que el acto sea autorizado por un funcionario pblico competente. El funcionario, conforme a la legislacin nacional, puede ser un registrador, un notario o un juez; debe agregarse que el funcionario debe estar en sus funciones. c)Que el documento sea autorizado en el lugar en que el funcionario ejerza sus funciones. Esto en virtud de la competencia territorial, pues, sera no existente undocumento autorizado por un funcionario fuera de su competencia sin disponer de los instrumentos propios del asiento o registro del acto. d)La firma del instrumento. Este es un requisito imprescindible para la existencia del documento pblico .Desde entenderse en el sentido amplio de este concepto. Pueden colocrsele las huellas de las partes que no, supieren firmar y persona de confianza firmar a ruego, circunstancia que debe mencionarse. El problema radica cuando se trata de instrumentos no escritos, como el caso de fotografas, diskettes, grabaciones, radiografas, planos, etc., pues all existen elementos cruzados. Por ejemplo, la radiografa de Pedro, intervienen el radilogo ,el especialista que interpreta y el paciente. Quin firma la radiografa? Pensamos que si el acto es presenciado y autorizado por el funcionario competente est en la obligacin de presenciar todas sus operaciones y exigir la firma de cada uno de los intervinientes. REQUISITOS DE VALIDEZ PROBATORIA DEL DOCUMENTO PBLICO a)Que el documento sea elaborado con consentimientode las partes. La elaboracin del documento deberesponder a la libertad jurdica de los autores, no puede originarse en un acto de violencia o coaccin fsica o moral. El acto tiene que ser un acto voluntario y consciente. Esto plantea un problema, por ejemplo, la grabacin de una conversacin, en el cual uno, en forma oculta, graba la confesin del otro. b)Que sea aportado al proceso de una forma legitima.Esto es consecuencia del principio de la licitud de la prueba, pues, tiene que ser obtenida y aportada bajo formas legales. No puede ser aportada al proceso a travs de la violacin de derechos del poseedor del documento, ya que se tratara de una prueba ilcita. c)Que se cumplan las formalidades exigidas por la Ley para la formacin del documento. Son formalidades, normalmente, ab inicio, en el sentido que van con el nacimiento de l y que la ausencia de alguno de ellos invalida el documento, Los documentos que estn investidos para su constitucin de solemnidad, sta esateniente a la misma existencia del documento, por ejemplo, la hipoteca no puede constituirse sino en el registro pblico en donde esta sentado el inmueble. En nuestra legislacin se determinan que deben observarseuna serie de formalidades en la formacin del documento pblico que se otorga ante un registrador, estos son: 1)Presencia del funcionario que autoriza el acto. 2)Presencia de los otorgantes y de los testigos. 3)Fe de conocimiento de los otorgantes por el funcionario. 4)Juicio sobre la capacidad de los que intervienen en la formacin del documento. 5)Calificacin del acto. 6)Lectura del documento. 7)Consentimiento de los otorgantes 8)Dacion de fe por parte del funcionario competente 9)Firma de los que intervienen en la formacin del documento. 10)Existencia de un protocolo d)que se hayan cumplido los requisitos exigidos por la ley para su expedicin. Cuando se trate de copias certificadas stas deben ser expedidas conforme a las formalidades de ley. La ley seala expresamente quienes estn facultados y como debe realizarse la expedicin. El original y la copia tienen el mismo valor probatorio. e)La licitud del objeto o de la causa del acto documentado. Este problema ha sido objeto de discusin. Es claro que hay una confusin entre acto y documento. No hay dudas que el acto que se forma sobre la base de un objeto o causa ilcita es nulo, pero no el documento. Este ltimo tiene existencia y puede tener valor probatorio, precisamente, para probar la ilicitud. Tambin puede ocurrir que el acto sea vlido, pero se anula la forma como se formo el documento. Hay que tener cuidado en la precisin de este requisito de validez del documento. REQUISITOS PARA LA EFICACIA PROBATORIA DEL DOCUMENTO a)Que est establecida o presumida su autenticidad . El juez debe estar seguro de la autenticidad del documento, para considerarlo como medio reprueba. Esta autenticidad puede estar legalmente presumida o valorada (tarifa) como prueba .En el Cdigo Civil en el artculo 1.359 se establece que el instrumento publico hace plena fe, mientras no sea declarado falso, All, hoy pues, una presuncin de autenticidad.

b)Cuando se trate de instrumentos otorgados en el exterior se cumplan sus especiales requisitos para su elaboracin y autenticidad .Hay un conjunto de requisitosestablecidos en leyes especiales y tratados internacionales. Hay que distinguir entres los requisitos de los documentosotorgados ante funcionarios del pas local o aquellos que pued en otorgarse ante las autoridades diplomticas del pas delos otorgantes porque el objeto del acto que tiene que ver con efectos jurdicos en dicho pas c)Que el contenido mismo del documento sea convincente .El documento deben tener claridad y precisin en su contenido y que tenga relacin con lo que se pretende probar. El documento debe dar convencimiento al juez sobre los hechos investigados. d)Que no haya prueba legalmente valida en contra. El contenido o el acto mismo pueden ser desvirtuados por otras pruebas. Puede ser tachado el documento y demostrada la tacha con otros pruebas; puede haber confesin en contra quedesvirte el acto o el contenido; pueden haber experticia, pruebas de testigos y otros medios. Todo depende de lo que discuta en el proceso. e)Que se haya hecho el registro o asentamiento bajo la condicin es exigidas por la ley . Si es de aquellos que requieren registro deben cumplirse las formalidades expresadas en la ley de Registro Publico, vase el caso de lahipoteca que en la ejecucin se requiere, conforme con el artculo 661 ordinal 1 del Cdigo de Procedimiento Civil, unode los requisitos o extremos para que proceda dicho procedimiento especial. f)Que este completo y sin alteraciones, mutilaciones o tachaduras que alteren su contenido. El documento debe aparecer sin tachaduras, sin alteraciones, porquesu fuerza probatoria resulta afectada. La excepcin es que dichos defectos hayan sido salvados en forma legal y exista, por supuesto, autenticidad del tal salvatura en el mismo documento.

Bibliografa. Las Pruebas en el Derecho VenezolanoRodrigo Rivera Morales.Universidad Catlica Andrs Bello.Editorial Jurdicas Rincn.La Prueba y sus Medios EscritosOswaldo Parilli Editorial Mobil Libros 1997