Tablas dinmicas con Excel

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Controla la informacin de tus listas de datos

Si est trabajando con una gran base de datos y necesitas recopilar un tipo concreto de informacin, con la funcin de tablas dinmicas de Excel podrs resumir grandes volmenes de datos y agilizar la bsqueda de informacin. Toma nota para crear tu propia tabla.

xcel, a pesar de ser una hoja de clculo, tambin se puede utilizar para crear listas de datos. Cuando stas son de un volumen considerable es difcil agrupar determinados datos si no se echa mano de la funcin de tablas dinmicas de la que dispone Excel. Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rpidamente los datos de una larga lista de datos. Con ella, puedes cambiar rpidamente el diseo y el formato de un informe arrastrando los elementos al lugar deseado. Esta funcin es ideal cuando necesitas comparar totales relacionados, especialmente cuando tengas una lista de nmeros larga para resumir y desees realizar comparaciones distintas con cada nmero, para realizar de forma automtica ordenaciones y el clculo de subtotales y totales, etc. Como un informe de tabla dinmica es interactivo, puedes cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes. Podrs girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes pginas o mostrar los detalles de determinadas reas de inters. Existe la posibilidad de crear dos tipos de informes dinmicos: una tabla o un grfico. Con la tabla dinmica puedes mostrar de forma resumida los datos de una hoja de clculo y con el grfico dinmico creas un grfico y una tabla dinmica asociada que comparte los mismos datos y refleja los camTablas dinmicas con Excel 3

bios del informe en el grfico dinmico. Un grfico dinmico debe tener asociado un informe de tabla dinmica en el mismo libro.

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Las posibilidades de las tablas dinmicas estn limitadas nica y exclusivamente por los tipos de datos que estn incluidos en ella. Excel te ofrece la opcin de resumir los datos de forma automtica siempre que stos se coloquen en la hoja y mantengan las mismas condiciones.

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Para poder sacarle partido a una tabla dinmica es necesario disponer de un listado bastante extenso para trabajar y con el que puedas sacarle partido a esta funcin. De esta forma podrs recopilar los datos que te interesan con varios clics de ratn. 1. Cmo crear la tabla dinmica

En este paso vas a utilizar una tabla de datos de un almacn en el que se han clasificado las prendas por precio, referencia, color y textura. Abre el fichero Base de datos de Excel. Una vez abierta la hoja de clculo puedes empezar a trabajar con las tablas dinmicas. Para ello ve al men Datos, Informe de tablas y grficos dinmicos. Se abre una ventana en la que puedes elegir diferentes opciones para crear una tabla dinmica. En el apartado Dnde estn los datos que desea analizar? tienes varias opciones para elegir el origen de donde provienen los datos: Lista o base de datos de Microsoft Excel con el que creas un informe de tabla dinmica o grfico dinmico a partir de los datos organizados en filas con rtulos
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y columnas organizados en una hoja de clculo. Otra opcin es Fuente de datos externa, con la que creas una tabla o grfico dinmico a partir de una base de datos que no se encuentra en la hoja de Excel. Por ltimo, la opcin Rangos de consolidacin mltiple con la que creas un grfico o tabla dinmica a partir de varios rangos de una hoja de clculo de Excel. Selecciona Lista o base de Microsoft Excel y Tabla dinmica. A continuacin, pulsa sobre Siguiente. En la segunda ventana del Asistente debes seleccionar los rangos de la hoja de clculo que quieres utilizar para crear la tabla dinmica.

Por defecto Excel seleccionar toda la tabla. Pero si quieres que la tabla dinmica disponga de un determinado rango, haz clic sobre el botn Contraer dilogo para desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo y puedas introducir el rango y seleccionar las celdas de la hoja de clculo. Cuando hayas finalizado vuelve a

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hacer clic en el botn otra vez para presentar todo el cuadro de dilogo. Si sin embargo, no quieres cambiar la seleccin que Excel deja por defecto ya que te interesa realizar una tabla dinmica de toda la base de datos, pulsa sobre Siguiente.

En la siguiente ventana tienes la opcin de elegir dnde quieres colocar la tabla dinmica, ya sea en una hoja de clculo nueva o en la hoja de clculo existente. Para esta ltima opcin selecciona la celda en la hoja de clculo o escribe una referencia de celda en el cuadro Hoja de clculo existente para especificar la celda superior izquierda del rango en la hoja de clculo en el que desees colocar el informe de tabla dinmica. Si es la primera opcin, selecciona Hoja de clculo nueva y luego pulsa sobre el botn Opciones. En la ventana Opciones de tabla dinmica tienes la posibilidad de cambiar el nombre de la tabla dinmica o dejar el que aparece por defecto.
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En el apartado Opciones de formato puedes establecer las opciones de presentacin de la tabla dinmica en la hoja de Excel. Configura el diseo de la pgina, los campos por columna que quieres que aparezcan, etc. En el apartado Opciones de datos puedes configurar opciones del origen de los datos como actualizar al abrir o establecer las opciones de los datos obtenidos a partir de datos externos. Esta opcin slo est activada si el informe est basado en datos externos.

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A continuacin, haz clic sobre el botn Diseo. Aparece otra ventana desde la cual puedes construir la tabla dinmica. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastra los campos que desees a las reas de fila y de columna del diagrama. Los datos, en este caso el precio, arrstralo al rea de DATOS. Un campo de texto, como Producto, Textura, Color, debes colocarlo en una FILA o COLUMNA. Existe otra posibilidad para realizar la estructura de la tabla dinmica, consiste en que no pulses sobre el botn Diseo y directamente hagas clic sobre Siguiente. As podrs organizarla desde la propia hoja de Excel nueva que se ha creado. Por ejemplo, imagina que tu jefe te ha pedido que le informes del nmero de prendas que hay en el almacn segn su material de fabricacin y precio de cada uno.

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Para ello tienes que crear la tabla dinmica con los siguientes criterios: el campo del Precio colcalo en la parte de la tabla dinmica en la que pone Coloque campos de fila aqu, el campo Textura lo vas a colocar en el apartado Coloque campos de columna aqu y el campo de Producto arrstralo al apartado Coloque datos aqu. Observa cmo de forma inmediata se crea una tabla en la que aparecern de forma resumida los aspectos que ms te interesan de la tabla en un momento determinado.

2.

Cmo modificar la tabla dinmica Ya tienes resumidos los datos de forma esquemtica en una tabla dinmica. Sin embargo ahora te piden que les digas slo cuntas prendas se encuentran en el almacn que sean slo de lana, licra y algodn, y conocer adems los colores disponibles de cada una. Esto parece que se complica, pero gracias a las tablas dinmicas se resuelve en un momento.

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Para poder conseguir este resultado, en primer lugar arrastra el nuevo campo que tienes que aadir a la tabla, en este caso el de Color al lado del de Textura. El aspecto de la tabla cambia y muestra por colores y texturas los productos que se encuentran en el almacn y sus correspondientes totales. Fjate en que algunos campos muestran un botn para desplegar una lista. Si despliegas la lista obtienes el mismo listado que hay debajo del campo con la finalidad de que puedes eliminar de la lista los datos que desees. A continuacin, como lo que te interesa es quedarte slo con los campos lana, licra y algodn, desactiva todos los dems con un simple clic de ratn. Es una forma de resumir de forma ms concisa todos los datos. Luego pulsa sobre Aceptar. Posteriormente, podrs volver a mostrarlas si despliegas de nuevo el botn y las activas. La tabla quedar reducida simplemente con los campos que has seleccionado y resumida de forma cmoda sin que te estorbe ningn otro dato no necesario en ese momento. En el caso de que algn campo de la tabla no lo quieras visualizar en un momento determinado puedes ocultarlo. Por ejemplo, selecciona el campo Textura y haz clic sobre l con el botn derecho del ratn. Selecciona de la lista de opciones Ocultar.
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3.

Dar formato a la tabla dinmica Observa que ha aparecido una barra de herramientas y el panel de tareas con funciones para modificar y concretar los diferentes aspectos de la tabla dinmica. sta aparecer con todas sus opciones

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en activo siempre que hagas clic sobre cualquier celda que se encuentre dentro de la tabla.

Si te fijas en la barra de herramientas de la Tabla dinmica aparecen varios botones. Haz clic sobre el botn Dar formato al informe para probar varios aspectos de formato.

Selecciona de la ventana Autoformato el aspecto que quieras y pulsa sobre Aceptar para aplicar el cambio. Puedes seleccionar un formato con un diseo de Informe o uno con diseo de Tabla. Por ejemplo, selecciona el formato Informe 10 para poder conseguir un aspecto como el de la imagen.
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Prueba con todos los formatos que quieras hasta conseguir el que ms se adapte a tus necesidades. Si quieres mantener el que tenas en un principio siempre puedes deshacer las acciones para obtenerlo. 4. Configuracin de campo Permite cambiar la configuracin, por ejemplo subtotales, opciones de ordenacin y opciones de formato en el campo seleccionado del informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Para configurarlo, selecciona primero una celda con un campo especfico de la tabla dinmica. Por ejemplo, Precio. A continuacin, haz clic sobre el icono Configurar campo y aparece la ventana Campo de la tabla dinmica. En ella como nombre te debe aparecer el de la celda que has seleccionado. En el apartado Subtotales haz clic en una o ms opciones para especificar los subtotales del campo seleccionado. Los subtotales se sitan en filas diferentes en un informe de tabla dinmica. Los subtotales no aparecen en los informes grficos dinmicos. Si quieres calcular el subtotal de cada elemento de un campo de fila o de columna externo seleccionado haz clic en Automticos. Haz clic en Personalizados para calcular el subtotal de cada
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elemento de un campo de fila o de columna interno seleccionado. Para los campos de pgina los subtotales seleccionados no se muestran hasta que se mueva el campo al rea de la fila o de la columna. Por ltimo, haz clic en Ninguno para ocultar u omitir subtotales en el capo seleccionado. Para poder acceder a las funciones de resumen tienes que activar la casilla Personalizados. Luego selecciona de la lista de la derecha la funcin para calcular el subtotal. Si haces clic sobre el botn Avanzado aparece la ventana de opciones avanzadas desde la cual podrs controlar el orden de los elementos del campo seleccionado y de las opciones especificadas en Opciones de Autoordenar.

Si no deseas ordenar el campo de forma automtica haz clic en Manualmente. Haz clic en Ascendente para ordenar los elementos de un campo de columna izquierda a derecha con el nmero ms bajo, la primera letra del alfabeto o la primera fecha. Haz clic Descendente para ordenarlos a partir del nmero ms alto, el final de una fecha o la ltima letra del alfabeto.
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En el apartado Opciones de Automostrar podrs controlar la presentacin de los elementos de un campo a partir de los datos que desees mostrar u ocultar. Por ltimo haz clic en Nmero para configurar el formato del contenido de la celda.

5.

Frmulas Si desea crear una frmula que opere con los datos de la tabla dinmica o del grfico dinmico. Puedes crear un campo calculado o un elemento calculado. Para crear un campo calculado:

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Haz clic en una celda en el informe de tabla dinmica o haz clic en el informe de grfico dinmico. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haz clic en Tabla dinmica o Grfico dinmico, elige Frmulas y, a continuacin, haz clic en Campo calculado. En el cuadro Nombre, escribe un nombre para el campo calculado. En el cuadro Frmula, escribe la frmula para el campo. Para utilizar los datos de un campo en la frmula, haz clic en el cuadro Campos y, a continuacin, haz clic en Insertar campo. Elige Sumar y haz clic en Aceptar. Si es preciso, sita el campo calculado en la posicin que desee en el informe.

Para crear un elemento calculado:

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Selecciona el campo o un elemento del campo al que desees agregar el elemento calculado. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haz clic en Tabla dinmica o en Grfico dinmico, elige Frmulas y, a continuacin, haz clic en Elemento calculado. En el cuadro Nombre, escribe un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Frmula, escribe la frmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento en la frmula, haz clic en el campo Campos, elige un elemento en la lista Elementos y, a continuacin, haz clic en Insertar elemento. Pueden incluirse nicamente los elementos del mismo campo en que se cree el elemento calculado. Elige Agregar y haz clic en Aceptar.

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Si los elementos se agruparon originalmente y se han desagrupado pueden agruparse otra vez o crearse nuevos grupos que incluyen el elemento calculado. Para mostrar una lista de frmulas en un informe de tabla o de grfico dinmico haz clic en una celda en el informe de tabla dinmica o en el informe de grfico dinmico. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haz clic en Tabla dinmica o en Grfico dinmico, elige Frmulas y, a continuacin, haz clic en Crear lista de frmulas.

La hoja de clculo que muestra las frmulas del campo calculado y del elemento calculado es de slo lectura. No pueden realizarse cambios en las frmulas reales de esta hoja de clculo. 6. Cmo imprimir informes de tabla dinmica Para repetir los nombres de campo y de elemento al imprimir un informe de tabla dinmica, el informe debe ser el nico que haya en el rea de impresin. Haz clic en el informe de tabla dinmica.

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En el men Archivo, haz clic en Configurar pgina, elige la ficha Hoja y, a continuacin, comprueba que los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda estn en blanco.

En la barra de herramientas Tabla dinmica, haz clic en Tabla dinmica y, a continuacin, haz clic en Opciones de tabla. En Opciones de formato, activa la casilla de verificacin Imprimir ttulos. Elige Imprimir en el men Archivo. Puedes utilizar la vista preliminar para ver cmo aparecern los rtulos repetidos en cada una de las pginas. Para imprimir los rtulos de fila y de columna slo en la primera pgina del informe de tabla dinmica, desactive la casilla de verificacin Imprimir ttulos del cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica y, a continuacin, compruebe que no ha establecido las filas ni
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las columnas como ttulos que se van a imprimir en la ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina (men Archivo).

Recupera la barra de herramientas Tabla dinmica

Cuando trabajes con las tablas dinmicas de Excel la barra de herramientas correspondiente a esta funcin aparecen en forma de ventana en la pantalla de la herramienta. sta, si no est integrada en la barra superior puede llegar a ser molesta y a veces por comodidad podemos tender a cerrarla. Para recuperarla en pantalla de nuevo ve al men Herramientas, Personalizar. Se abre la ventana Personalizar desde la cual debers activar la casilla Tabla dinmica para que la ventana correspondiente aparezca de nuevo en pantalla.

Elementos de un informe de tabla dinmica

Campos de fila Son los campos de los datos de origen subyacentes a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Un informe de tabla dinmica que tenga ms de un campo de fila tiene un campo de fila interior que es el ms prximo al rea de datos. Cualquier otro campo de fila se considera un campo de fila exterior. Los campos de fila interiores y exteriores tienen atributos diferentes. Los elementos del campo de fila exterior ms lejano se muestran slo una vez, pero los elementos del resto de los campos se repiten tantas veces como sea necesario.

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Campo de columna Es un campo que se asigna a una orientacin de columna en un informe de tabla dinmica. Un informe de tabla dinmica puede tener varios campos de columna del mismo modo que puede tener varios campos de fila. La mayora de los informes de tabla dinmica con sangra no tienen campos de columna. Elemento Es una subcategora o integrante de un campo de tabla dinmica. Los elementos representan entradas nicas en el mismo capo o columna en los datos de origen. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos. Campo de pgina Es el campo que se asigna a una orientacin de pgina o filtro. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar el informe por regiones. Con el campo Regin, se pueden mostrar datos resumidos slo de la regin Este, slo de la regin Oeste o de otras regiones. Si haces clic en otro elemento de un campo de pgina, todo el informe de tabla dinmica cambiar para mostrar slo los datos resumidos asociados a ese elemento. Elemento del campo de pgina Hace referencia a cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista de campos de pgina. Campo de datos Es un campo de una lista o tabla de origen que contiene datos que se van a resumir. Por ejemplo, Suma de Ventas es un campo de datos que resume las entradas del campo o columna Ventas en los datos de origen. En el ejemplo de informe con formato de sangra, este campo recibe el nombre Ventas en lugar de Suma de Ventas. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como estadsticas o cifras de ventas, pero tambin puede contener textos. De manera predeterminada. Microsoft Excel resume los datos de texto utilizando la funcin resumen Contar y resume datos numricos con la funcin Suma.

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rea de datos Es la parte de un informe de tabla dinmica que contiene datos de resumen. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores del rea de datos representan un resumen de los datos precedentes de registros de origen.

Agrupar y desagrupar datos

Selecciona los elementos que quieras agrupar y haz clic con el botn secundario en los elementos seleccionados, elige Agrupar y esquema en el men contextual y, a continuacin, haz clic en Agrupar. Microsoft Excel crear un nuevo elemento que combine los elementos seleccionados y agregar un campo de grupo al informe de tabla dinmica. Para Desagrupar un conjunto de elementos, haz clic con el botn secundario en el grupo, elige Agrupar y esquema en el men contextual y, a continuacin, haz clic en Desagrupar. No podr des-

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agrupar un nico conjunto de nmeros, fechas u horas que haya agrupado al mismo tiempo. Excel desagrupar todos los conjuntos del campo.

Actualizar datos
Las tablas dinmicas estn expuestas a cambios de contenido. Es lgico, ya que al tratarse de una lista de datos, stos pueden modificarse constantemente. Desde la barra Tabla dinmica puedes actualizar los datos siempre que los datos de origen hayan cambiado. Tambin es posible actualizar un rango de datos externo en la hoja. Para poder conseguir esta actualizacin tan slo tienes que pulsar sobre el icono Actualizar datos que se encuentra en la barra de herramientas.

Existe tambin la posibilidad de que los datos tambin se actualicen cada vez que abres la hoja de Excel en donde se encuentra la tabla dinmica. Para ello, en el momento en el que se crea la tabla activa la opcin Actualizar al abrir que se encuentra en el Asistente de la opcin Opciones.

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Grficos dinmicos
Utiliza un informe de grfico dinmico si deseas cambiar rpidamente la vista del grfico para ver comparaciones y tendencias de formas distintas. Otra de las opciones que aparece en la barra de herramientas es la del Asistente para grficos. Desde ste botn puedes crear un grfico y visualizar de un solo golpe los resultados que definas en la tabla dinmica. Si haces clic sobre este botn se crear en una hoja nueva del libro un grfico de la tabla dinmica con los datos seleccionados tal y como se encuentren en ese momento.

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Desde la barra de herramientas del grfico puedes definir el tipo de grfico que quieras para representar los datos de la tabla, visualizar o esconder la leyenda, definir el ttulo, etc. Selecciona el tipo de grfico con el que quieres representar los datos. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el grfico tan slo debers hacer clic sobre el icono Leyenda que aparece en la barra Grfico. Asimismo, puedes ampliar lo resumido en el grfico con informacin extra dentro del mismo grfico. Tan slo tienes que hacer clic sobre el icono Tabla de datos y aparecer en forma de tabla la explicacin del grfico en la parte inferior del mismo. Para darle formato a esta tabla de datos haz clic sobre el icono Formato de tabla de datos. En la ventana que aparece puedes cambiarle el aspecto a la tabla en la pestaa Trama. Ah, cambia el contorno, el color de la lnea, etc. Si seleccionas la pestaa Fuente definirs el aspecto de la letra que aparece en la tabla de datos.

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As, uno por uno ve desplazndote por todas las secciones del grfico y modificando los aspectos que consideras ms importantes para la presentacin de tu trabajo. Pulsa sobre el desplegable que aparece en la parte izquierda de la barra Grfico y ve modificando cada uno de los aspectos de cada apartado.

Cmo modificar los grficos

Una de las formas ms rpidas para modificar el aspecto de los grficos en Excel es hacer doble clic sobre el rea que se quiere cambiar.
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De esta forma aparecer la ventana correspondiente desde la cual puedes realizar todos los cambios oportunos ya sean de rea, bordes, color, etc. Por ejemplo, si haces clic sobre el rea de trazado te aparecer una ventana como la de esta imagen desde la cual podrs cambiar su aspecto.

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Controla la informacin de tus listas de datos Tablas dinmicas .. Cmo crear la tabla dinmica . Cmo modificar la tabla dinmica . Dar formato a la tabla dinmica . Configuracin de campo .... Frmulas . Cmo imprimir informes de tabla dinmica ... Recuperar la barra de herramientas Tabla dinmica ... Elementos de un informe de tabla dinmica Agrupar y desagrupar datos . Actualizar datos ... Grficos dinmicos ... Cmo modificar los grficos ...

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