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SALUD VIDA EPS

PROYECTO

Presentado por: MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062 NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016 LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009

SALUD VIDA EPS

PROYECTO

Presentado por: MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062 NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016 LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

PRESENTADO AL DOCENTE: JOSUE GUILLERMO CUCAITA MURCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009 INTRODUCCIÓN

El presente informe se realiza para la materia de sistemas de información gerencial, dirigida por el docente Josué Guillermo Cucaita Murcia SALUDVIDA EPS es una organización que está habilitada y certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo que garantiza la prestación de servicios de salud a afiliados bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario que vela por una población sana. Su alcance es la contratación con entes territoriales, mercadeo, afiliación, actualización, citas médicas, compra de servicios de salud, autorizaciones, auditoria médica y cuentas médicas que aseguran el acceso y la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS para el régimen subsidiado y contributivo a nivel nacional. Hemos centrado la atención en estos procesos después de haber realizado una investigación previa que nos permitió conocer el funcionamiento de la EPS, su proyección, su cobertura, los procesos de servicio y atención al cliente. La realización de este proyecto permitirá que las áreas gerencial, comercial y operacional de SALUDVIDA EPS Villavicencio se comuniquen a través de una aplicación independiente de la base de datos principal y donde los usuarios tendrán la facilidad de hacer consultas, hacer seguimientos y control de los documentos además de obtener estadísticas de la información procesada, para poder darles a la EPS un soporte a la toma de decisiones dentro de la empresa En SALUDVIDA EPS Villavicencio se presentan dificultades en la afiliación de un usuario a la EPS, en la actualización de documentos o datos y en el tramite para solicitar una cita, esto debido a que el área comercial, de donde llegan los datos y el área operacional que los ingresa a la base de datos y genera la información no poseen un sistema de información que controle la llegada, el tramite y el resultado de estos documentos. Estas tareas se ejecutan manualmente y generan confusión y retrasos entre los encargados que deben verificar dos y tres veces la misma información para estar seguros del trámite. La comunicación entre estas áreas es verbal y de referencia, hecho que retrasa el cumplimiento de los objetivos propuestos en los estándares de calidad que conciernen a la atención del usuario. Esto genera que se presente en la entidad una falta de comunicación entre dependencias en el manejo de los documentos físicos que circulan a diario.

1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1- Quienes somos? Somos una sociedad anónima de naturaleza abierta, con personería jurídica, aprobada por la superintendencia Nacional de Salud mediante la resolución 1231 del 20 de junio de 2001, para administrar los regimenes contributivo y subsidiado del SGSSS a nivel nacional. En SALUDVIDA EPS nos hemos convertido en innovadores, ya que nuestro actual Modelo de Salud, diferente al resto de modelos del mercado se fundamenta en lo preventivo (PYP Promoción y Prevención) para evitar la presencia de las enfermedades. Este modelo nos hace la administradora de salud en Colombia que valora al usuario como la mas importante, como su centro, su principio y su fin. 1.2- Nuestra visión

En el 2011 seremos una Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB) habilitada, certificada y acreditada, sólida financieramente, competitiva a nivel nacional e internacional, con una red de servicios habilitada, y con el mayor impacto en la calidad de vida de sus afiliados, medido a través de óptimos indicadores de salud. 1.3- Nuestra misión

Somos una empresa promotora de salud, habilitada, certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo, que garantiza la prestación de los servicios de salud a nuestros afiliados, bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario, que propende por una población colombiana sana.

2- LOCALIZACIÓN

SALUDVIDAEPS VILLAVICENCIO está ubicada en la Calle 33A No. 27-45 Barrio BARZAL media cuadra arriba de urgencias de la clínica Meta.

3- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

Para cada una de las zonales y de las sedes la organización dispone de una infraestructura física adecuada, con las herramientas tecnológicas idóneas y los equipos necesarios para el desarrollo de toda la operación (Hardware, Software, Equipos de Oficina y Periféricos); Dentro del Macro-Proceso de Informática están consignados los procesos para desarrollo de software, soporte técnico, administración de las bases de Datos y Administración del servidor. El sistema actual para el control de documentos utiliza métodos rudimentarios como el manejo de tableros para llevar el reporte de formularios devueltos, aprobados o en proceso; hojas pegadas a la pared en la oficina que contiene los códigos de motivo de devolución; un salón de archivo donde se almacenan con un orden especifico los documentos procesados.

4. ANALISIS

SALUDVIDA EPS cuenta con MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS en estos se contiene los siguientes Macro-procesos: • GERENCIAL que establece las directrices generales del sistema de Gestión de Calidad.

REGIMEN SUBSIDIADO encargado del mercadeo y la contratación, la constitución y Administración de la Base de Datos y el recaudo.

SALUD controla y establece la compra de servicios de salud, autorizaciones con la IPS auditorias y cuentas médicas. CONTRIBUTIVO que direcciona y relaciona el área comercial, el sistema de afiliaciones y el sistema de compensaciones. APOYO establece los procedimientos a nivel Administrativo, financiero, de informática, jurídico, de contabilidad y de imagen corporativa.

5- PROCESOS DE LA EMPRESA SALUD VIDA EPS. El sistema que le vamos a implementar a la empresa SALUDVIDA EPS, es un sistema de información automatizado que controle la llegada, el trámite y el resultado de todos los documentos de los usuarios. Como está la afiliación de un usuario a la EPS, la actualización de documentos o datos y el tramite para solicitar una cita, 1) AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Esta persona llega donde un asesor. Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos. (Nombre, Apellido, ID. Beneficiario, Teléfono, Dirección, fecha de nacimiento, dirección, fecha de la afiliación). La EPS verifica, si toda la información suministrada es verdadera. Si la información es verdadera y el usuario no se encuentra inscrito en otra EPS, la empresa aprueba y autorizan a entregar el formulario al usuario. Aquella persona diligencia el formato, lo lleva a la EPS al asesor que lo atendió. Y allí junto con el gerente le dan el visto bueno. Después la empresa envía a la ciudad de Bogotá donde se encuentra la principal de Salud Vida EPS, toda la información y documentos pertinentes. Todos los empleados de la empresa a través del computador asignado manejarán el programa, cualquier dato que se ingrese a este sistema, quedará programado para todos los computadores de la organización

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO - Afiliación de un usuario a la EPS

SOLICITUD DE AFILIACION
SE SOLICITA (NOMBRE, APELLIDO, ID, TELÉFONO, DIRECCIÓN, FECHA DE NACIMIENTO, DIRECCIÓN,

ASESOR

VERIFICAR DATOS USUARIO Inf. Verdad

SE APRUEBA INFORMACIÓN SE AUTORIZA DAR FORMULARIO AL USUARIO

ACTOR Nº 1 USUARIO

GERENTE EPS

2) PEDIR UNA CITA Esta persona pide la cita de manera tradicional, acudiendo personalmente al servicio de atención al usuario de la EPS. Al solicitar la cita medica se debe dictar el Nº de la cedula o entregar el carnet que lo acredita como miembro activo de la EPS Salud y Vida. Ellos a su vez comprueban en el sistema si esta en regla la documentación y pago oportuno. Para así ser aprobada la solicitud. Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el nombre de la persona que lo va atender en la cita medica.

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO - Pedir una Cita

SOLICITAR CITA MEDICA

ENTREGAR CARNET QUE LO ACREDITA COMO MIEMBRO ACTIVO DE LA EPS SALUD VIDA

USUARIO
SE COMPRUEBA EN EL SISTEMA

APRUEBA LA SOLICITUD SE ENTREGA FICHA CON HORA Y DIA DE LA CITA

SERVICIO ATENCIÓN AL USUARIO

3) ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Tener sus datos actualizados es supremamente importante para la correcta y oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho. Los procesos que se llevan a cabo en la actualización de los datos en la EPS Salud Vida son: - El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder actualizar los datos personales. - Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los miembros de el núcleo familiar, así:

PARENTEZCO / ESTADO

DOCUMENTO

FRECUENCIA

DE

ACTUALIZACIÓN

Cónyuge

Registro de matrimonio Declaración juramentada Una vez y cuando cambie en la que se manifieste el estado que la convivencia es igual o superior a dos años

Compañero permanente

Hijos, padres o parientes Registros civiles donde Una vez hasta tercer grado de conste el parentesco consanguinidad Certificación del Semestral establecimiento educativo, donde conste edad, escolaridad, período y dedicación académica.

Estudiante

Incapacidad permanente Certificación expedida Semestral de los hijos mayores de 18 por un médico autorizado años por la EPS - Se deben llenar los datos para la actualización * Identificación
þÿ þÿ

* Primer Nombre * Primer Apellido Correo Electrónico Celular

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Datos Básicos Personales Segundo Nombre Segundo Apellido

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Datos de la Residencia * Departamento
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* Ciudad * Barrio * Dirección * Teléfono

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Datos de la Oficina Departamento Ciudad Barrio Dirección Teléfono * Teléfono Contacto
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Extensión

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- Este oficio debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO - Actualización de documentos o datos

SOLICITA OFICIO

USUARIO

PRESENTA DOCUMENTOS LAS CONDICIONES LEGALES DE TODOS LOS MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR REGISTRO DATOS PARA ACTUALIZAR

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS EPS ATENCIÓN

OFICIO ENTREGADO A LA EPS.

SERVICIO

INICIO
“CITA ASIGNADA ”,
“HORA DE LA CITA ”, USUARIO= CEDULA HORA_CITAHORA_Cita

N_CEDULA = HORA_Cita = N_CEDULA, DISPONIBILIDAD= DISPONIBILIDAD USUARIO HORA_Cita HORASI FIN

NO

INICIO

EDAD, V_INF

EDAD >=18

DOCUMENTACION = V_INF

“CLIENTE AFILIADO”

FIN

CASOS DE USO DOCUMENTACIÓN

CASO DE USO SISTEMA GENERAL ACTUAL DE SALUD VIDA EPS.

Solicitar Afiliación

ASESOR Actor Primario

Solicitar Cita
BASE DE DATOS Actor Secundario

Solicitar Información

BENEFICIARIO Actor Primario

Verificar Información
GERENTE Actor Primario

Realizar Afiliación

Actualizar Información

AUX. DE OPERACIONES Actor Primario

Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

ASESOR Actor Primario

Solicitar Afiliación
BENEFICIARIO º Actor Primario

BASE DE DATOS Actor Secundario

Realizar Afiliación

GERENTE Actor Primario

AUX. DE OPERACIONES Actor Primario

Número 2. CASO - SOLICITAR CITA

Solicitar Cita
BENEFICIARIO Actor Primario

ASESOR Actor Primario

BASE DE DATOS Actor Secundario

Número 3. CASO - ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Solicitar Informació n
BENEFICIARIO Actor Primario

ASESOR Actor Primario

Verificar Informació n

BASE DE DATOS Actor Secundario

Actualizar Informació n
GERENTE Actor Primario

AUX. DE OPERACIONES Actor Primario

ACTORES:
Actor 1. Documentación actor beneficiario Nombre: Tipo: Casos de uso: • • • • • • Beneficiario Primario

Solicitar Afiliación Solicitar Cita Solicitar Información Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Actor 2. Documentación actor asesor Nombre: Tipo: Casos de uso: • • • Asesor Primario

Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Actor 3. Documentación actor base de datos Nombre: Base de datos Tipo: Secundario Casos de uso: • Solicitar Afiliación • Solicitar Cita • Solicitar Información • Verificar Información • Realizar Afiliación • Actualizar Información

Actor 4. Documentación actor gerente Nombre: Gerente Tipo: Primario Casos de uso: • Solicitar Afiliación • Solicitar Cita • Solicitar Información • Verificar Información • Realizar Afiliación • Actualizar Información

Actor 5. Documentación actor auxiliar de operaciones Nombre: Tipo: Casos de uso: • • • • • • Auxiliar de operaciones Primario

Solicitar Afiliación Solicitar Cita Solicitar Información Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Nombre: Afiliación de un usuario a la EPS Autor: Lizeth Rodríguez Torres Fecha: 07/02/2009 Descripción: Permitir la afiliación de pacientes Salud Vida EPS Actores: Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente y asesor de operaciones. Precondiciones:  El usuario o beneficiario debe llevar toda clase de documentos a la hora de la afiliación  El usuario o beneficiario no debe estar inscrito en otra EPS. Flujo normal: 1. El usuario o beneficiario llega donde un asesor. 2- El paciente solicita afiliación al usuario 3- Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos. 4- El asesor verifica, si toda la información suministrada es verdadera. 5- El auxiliar registra las solicitudes del paciente en la base de datos 6- El auxiliar genera la afiliación Flujo excepciones: El asesor y el auxiliar de operaciones comprueba la validez de los datos personales, si éstos no son correctos se avisa al usuario o beneficiario de ello permitiéndole que los corrija para luego generar la afiliación del paciente y su debido almacenamiento a la base de datos de la empresa Subflujos: No hay Poscondiciones: La afiliación del paciente ha sido realizada satisfactoriamente por el asesor y el auxiliar de operaciones y registrada en la base de datos de la EPS Salud Vida

Número 2. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO - SOLICITAR CITA

Nombre: Solicitar Cita Autor: Lizeth Rodríguez Torres Fecha: 03/ 07/2009 Descripción: Permitir al usuario o beneficiario de la EPS Salud Vida, poder solicitar una cita medica u odontológica. Actores: Beneficiario (usuario, paciente); Asesor y Base de datos (Computador) Precondiciones: El usuario o beneficiario debe ingresar a la EPS Salud Vida ó debe realizar una llamada telefónica a la misma Flujo normal: 1) El usuario o beneficiario solicita la cita medica u odontológica al asesor de la EPS 2) El usuario dicta al asesor el Nº de la cedula o entrega el carnét que lo acredita como miembro activo de la EPS 3) A través de la base de datos se comprueba en el sistema si el beneficiario o usuario esta en regla con la documentación y pago oportuno. 4) El asesor aprueba la solicitud 5) Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el nombre de la persona que lo va atender en la cita medica. Flujo excepciones: No hay Subflujos: No hay Poscondiciones: El usuario o beneficiario tendrá conocimientos sobre el día, la hora y el nombre de la persona que desea que lo atienda en la cita medica.

Número 3. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO- ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Nombre: Actualización de documentos o datos. Autor: Lizeth Rodríguez Torres Fecha: 03/07/2009 Descripción: Permitir al paciente la actualización de documentos o datos pertinentes, parqa la prestación de este servicio satisfactoriamente. Actores: Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente y asesor de operaciones. Precondiciones: El paciente debe actualiza los documentos o datos cada semestre. Tener los datos actualizados es supremamente importante para la correcta y oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho. Flujo normal:  El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder actualizar los datos personales.  Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los miembros de el núcleo familiar  Se deben llenar los datos para la actualización  Se verifica la información que el usuario suministro  El oficio del formulario debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS al asesor o al auxiliar de operaciones.  Se actualiza la información, documentos y datos. Flujo excepciones: 2. El auxiliar comprueba la validez de los datos personales, si éstos no son correctos se avisa al paciente de ello permitiéndole que los corrija para luego generar la actualización y su debido almacenamiento a la base de datos de Salud Vida EPS. Subflujos: No hay Poscondiciones: La actualización de documentos o datos ha sido realizada satisfactoriamente por el asesor y el auxiliar de operaciones, registrada en la base de datos de

Salud Vida EPS.

DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN
El sistema se encuentra estructurado, en tablas que almacenan información y se encuentran definidas así: - DISEÑO DEL SISTEMA 1- Beneficiario - Nombre - Apellido - Id _ beneficiario - Teléfono - Dirección - Fecha_nac - Fecha - Servicio 3- Base de Datos - Numero - cod_asesor - Fecha - No _ formulario - Beneficiario 2- Asesor - Nombre - Apellido - Password - Cod_asesor - Fecha

5- Auxiliar Operaciones - Nombre - Apellido - Cod_auxiliar - Password - Fecha

4- Gerente - Nombre - Password - Apellido - id _ gerente

Tabla1. 1- Beneficiario o Usuario Nombre o Campo Id _ beneficiario Nombre Apellido Teléfono Dirección Servicio Tipo de dato Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Tamaño 15 30 30 10 50 50 10 Descripción Identificación del beneficiario Nombre del beneficiario Apellido del beneficiario Número telefónico del beneficiario Dirección del beneficiario Tipo de servicio que desea el beneficiario

Fecha Fecha_nac Tabla2. 2- Asesor Nombre o Campo Cód_asesor Nombre Apellido Password Fecha Tabla3. 3- Base de Datos Nombre id _ respuesta Tipo No. Formulario Asunto Gerente Auxiliar operaciones Jefe comercial Fecha

Date Date

10 8

Fecha de solicitud Fecha de nacimiento del usuario

Tipo de dato Varchar Varchar Varchar Varchar Date

Tamaño 10 30 30 10 10

Descripción Identificación del asesor en la EPS Nombre del asesor Apellido del asesor Clave de acceso al sistema Fecha en la que lleva a cabo la solicitud junto con el cliente.

Tipo Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Date

Tamaño 10 40 10 40 30 30 30 10 08

Descripción Numero único de cada respuesta Identifica el tipo de servicio Formulario utilizado El asunto de la respuesta La persona que da el aval a la solicitud. Persona que manipulo la información Fecha de la respuesta

Tabla4. 4- Gerente Nombre o Campo Id _ gerente Nombre Apellido Password Tipo de Dato Varchar Varchar Varchar Varchar Tamaño 10 30 30 10 Descripción Identificación del gerente Nombre del gerente Apellido del gerente Clave de acceso al sistema

Tabla5. 5- Auxiliar de operaciones Nombre o Campo Cód_auxiliar Nombre Apellido Password Fecha Tipo Varchar Varchar Varchar Varchar Date Tamaño 10 30 30 10 08 Descripción Identificación del asesor en la EPS Nombre del asesor Apellido del asesor Clave de acceso al sistema Fecha en la que lleva a cabo la solicitud junto con el cliente.

DICCIONARIO DE DATOS TABLA A Beneficiario Nombre Nombre Apellido Cedula Fecha Servicio Tipo Varchar Varchar Varchar Date Varchar Longitud Rango Descripción 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del usuario 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del usuario 15 (0-9)(‘)(,) identificación del usuario 10 (0-9)(-) Fecha en la que se ingreso los datos, o solicitudes 20 (a-z)(A-Z) Es el servicio que el cliente requiere

TABLA B ASESOR Nombre Nombre Apellido código Password Fecha Tipo Varchar Varchar Varchar Varchar Date Longitud Rango 30 (a-z)(A-Z) 30 (a-z)(A-Z) 15 (0-9)(‘)(,) 10 08 Descripción Indica el nombre del asesor Indica el apellido del asesor identificación del asesor en el sistema (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa la devolución

TABLA C BASE DE DATOS Nombre id _ respuesta Tipo No. Formulario Asunto Gerente Asesor Operaciones Beneficiario Fecha Tipo Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Longit ud 10 40 10 40 30 30 30 10 8 Rango Descripción

(a-z)(A-Z) Numero único de cada (a-z)(A-Z) respuesta (0-9)(-) Identifica el tipo de servicio (a-z)(A-Z) Formulario utilizado (a-z)(A-Z) El asunto de la respuesta (a-z)(A-Z) La persona que da el aval a la (a-z)(A-Z) solicitud. (a-z)(A-Z) Persona que pertenece a la EPS (0-9)(-) Fecha de la respuesta

TABLA D GERENTE Nombre Nombre Apellido Password Cedula Tipo Varchar Varchar Varchar Varchar Longitud 30 30 10 15 Rango (a-z)(A-Z) (a-z)(A-Z) (a-z) (0-9) (0-9)(‘)(,) Descripción Indica el nombre del gerente Indica el apellido del gerente Clave de acceso al sistema identificación del gerente

TABLA E AUXILIAR DE OPERACIONES Nombre Nombre Apellido código Fecha Tipo Varchar Varchar Varchar Date Longitud Rango Descripción 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre de la persona que maneja la información de la BD 30 (a-z)(A-Z) Apellido del auxiliar de operaciones 10 (0-9) Numero que lo identifica en el sistema (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa la devolución

Password

Varchar

10

(a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema