Titulo

:
Elaboración del análisis de gestión administrativa dentro de la empresa Papelería
Kraneos, C.A

Planteamiento del Problema:
Hoy en día conocer a fondo todos los procesos administrativos llevados a cabo dentro
de una empresa representan una fuerte ventaja para el correcto funcionamiento de la
misma, por cuanto se puede conocer en detalle cual es el manejo que se le debe dar a
cada proceso e incluso establecer procedimientos que mejoren significativamente su
rendimiento y ejecución de funciones.
En su mayoría las empresas no realizan análisis de gestión hasta tanto no ven en
riesgo la obtención de una elevada rentabilidad, debido a que no conocen en detalle la
importancia de los procesos administrativos y la relación que estos mantienen con el
resto de la misma, mismo así siempre tienen presente que para poder obtener
resultados positivos en cualquier negocio primero debe saberse administrar conforme
a lo establecido como proceso administrativo haciendo el mejor uso de sus
principales funciones como lo son la planificación, organización ejecución, dirección
y control.
Cualquiera sea el ramo de la empresa o su naturaleza amerita bastante atención a los
procesos administrativos que en ella se realizan, mas aun cuando de ello depende la
estabilidad y funcionamiento de la misma.
La papelería Kraneos, C.A es una empresa que viene funcionando desde hace
más de 5 años es una empresa de servicios que se encarga de la comercialización de
productos y servicios relacionados con el ramo de la papelería y librería
específicamente en Barcelona y puerto la cruz.
La Papelería Kraneos, C.A Es una empresa líder en el sector de distribución
de material de oficina y papelería comprometido en superarse día a día en la atención,
el servicio y la calidad, siendo su principal objetivo la máxima satisfacción al cliente.
Sus fines son comerciales, de servicio e intercambio, ya que mediante la realización
de sus actividades se pueden identificar las necesidades de la clientela que la
frecuenta en materia de prestación de servicios y comercialización de productos.
Últimamente los dueños de la empresa y el personal en general han observado
con preocupación que las ventas han bajado y que no se debe únicamente a
restricciones de tipo económico, por lo que han realizado una observación con
detenimiento sobre cuales podrían ser las posibles causas que generan que la empresa
no produzca las mismas ganancias que años anteriores.
Se ha observado que el sistema de inventario y de selección de proveedores no
se lleva correctamente, por lo que se demora el pedido y esto ocasiona que no se
pueda cumplir a tiempo con los clientes, ocasionando entonces disminución en la
adquisición de productos, así como en la prestación de servicios.
Es por ello y que basada en la preocupación que sienten sus dueños y gerente
se toma la decisión de solicitar los servicios de un equipo de licenciados en
administración para que realicen un análisis de gestión administrativo dentro de la
mencionada empresa, para que al concluir dicho estudio este profesional capacitados
y eficientemente pueda dar con la falla que genera toda esta incertidumbre y que a
través de sus conclusiones y recomendaciones pueda presentar alternativas de
solución para aplicarlas según sea el caso y así solventar esta situación que se
presenta dentro de la empresa.
El propósito del análisis de gestión administrativa se establece siguiendo los
siguientes criterios que definen de manera efectiva su actuación y el porque de su
realización indicando cuales son los aspectos fundamentales que debe poseer un
análisis de gestión administrativa para que sea valido
Para ello el administrador cuenta con técnicas y mecanismos necesarios que
permiten inicialmente hacer un diagnostico de la situación y luego proceder a realizar
el análisis de la empresa, tanto de manera interna como externa para así presentarle
un informe a los dueños y gerente donde indique cuales son las causas del problemas
pero a su vez le presenta las posibles alternativas de solución al mismo para que estos
puedan tomar decisiones e implementar acciones correctivas según sugerencia de este
licenciado en administración.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:
OBJETIVO GENERAL:
Realizar un análisis de gestión administrativo en la empresa papelería Kraneos, C.A
en el periodo de tiempo comprendido entre mayo 2007 – julio 20007

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
- Realizar un estudio detallado de la situación actual de la empresa a través de
un diagnostico organizacional
- Estudiar los aspectos organizacionales de la empresa
- Establecer características de los aspectos procedimentales dentro de la
empresa
- Analizar los aspectos financieros de la empresa
- Indicar los aspectos del sistema de información gerencial usado en la empresa
- Analizar los aspectos relacionados con el clima organizacional de la empresa
- Medir el funcionamiento de los diferentes sistemas encontrados dentro de la
empresa.
- Presentar un informe final de gestión administrativo a la gerencia donde se
indique las causas que generan el problema y las posibles soluciones del
mismo.


JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
La Auditoria Administrativa se ha considerado como la técnica capaz de
realizar el estudio y análisis de la organización, en cada una de sus áreas y
proporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se considera que el
conocimiento de la misma es indispensable para la formación académica y para el
desarrollo profesional de los Administradores.
Parte fundamental de toda planificación es programar cada una de las
actividades a realizar. Cabe destacar que un programa no es más que un plan que se
usa una sola vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades de la
organización y especifica los pasos más importantes, su orden y oportunidad, así
como la unidad responsable de cada paso. En función a esto todas las acciones que se
llevarán a cabo durante el desarrollo de la Auditoria Administrativa deben estar
contempladas en un programa de trabajo.
Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una
organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los
diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de
aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta
atención.
La realización de una Auditoria Administrativa es sumamente importante
dentro de una empresa si quiere lograr las metas propuestas en el tiempo previsto, es
por ello que resulta indispensable que este se realice con cierta periocidad dentro de
la misma y donde el principal objeto de este proceso se puede desglosar de la
siguiente manera:
- A través de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo
y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control
interno, propios de la organización.
- La Auditoria Administrativa como herramienta propia del proceso
administrativo, incluye a la planificación como parte vital y punto de apoyo
inicial para su aplicación y desarrollo, pero no constituye tampoco una etapa
independiente de las otras, ya que su incidencia es notoria a lo largo de todo el
proceso.
- Cada fase de la Auditoria Administrativa requiere una planificación, pero a la
planificación inicial, la que abarca todo el trabajo, hay que darle mayor fuerza
y amplitud para poder concebir unas bases sólidas en el examen y evaluación
del mismo.
- La Auditoria Administrativa señala las diferencias que están generando el
problema y las causas de las mismas.
- Le presenta a los dueños del negocio alternativas de solución que lo
conduzcan a solventar el problema
- Informa a los dueños del negocio acerca de la capacidad administrativa de la
alta dirección y señala métodos para que la misma pueda operar de manera
eficiente.
- La Auditoria Administrativa generalmente es constructivo en su concepción
general y objetivo en su enfoque metodológico, es decir que no solo señala
fallas y diferencias sino que establece los métodos para corregir efectivamente
estas fallas.
- La Auditoria Administrativa contribuye a que la alta dirección o gerencia
alcance sus objetivos en forma eficiente y eficaz.
Con la realización de esta investigación se pretende a través de la realización de una
Auditoria Administrativa ayudar a la dirección a lograr una administración eficaz Su
intención es examinar y valorar los métodos, así como el desempeño en todas las
áreas.
Los factores de evaluación abarcan desde el panorama económico en que
actúa la empresa, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de las
políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los métodos
protectores adecuados, las causas de las variaciones, la adecuada utilización de
personal, equipo y materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios.
Por consiguiente, siendo el análisis un elemento primordial para separar las
partes de un todo, se deberá de considerar todos los factores, hasta conocer con
profundidad los elementos de que está compuesto; para verificar la viabilidad de los
diversos procesos especializados.
LIMITACIONES:
Durante la realización de esta investigación es posible que se presenten las siguientes
limitaciones:
- Escasa información suministrada por la empresa lo que puede ocasionar un
análisis algo incompleto.

- Escaso material bibliográfico sobre la elaboración de análisis administrativos
dentro de la empresa específicamente en el ramo de papelería.

- Escaso tiempo para la realización del mismo, por cuanto se trabaja en base a
un semestre regular de estudios y un análisis de gestión aun cuando no tiene
tiempo establecido de realización, se considera que un mes es poco para su
optima realización.

- Problemas externos (situación política – social del país) que dificultan las
asesorías por no poder ir a la universidad

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