CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI

(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

1

MỤC LỤC
I. QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................................................................................................... Trang 2
1. Mục đích .................................................................................................................................................................................... Trang 2
2. Ban soạn thảo & phê duyệt quy trình ......................................................................................................................................... Trang 2
3. Phạm vi áp dụng quy trình ......................................................................................................................................................... Trang 3
4. Trách nhiệm của Phòng Khai Thác Container và các Ban trực thuộc ....................................................................................... Trang 3
5. Tài liệu tham khảo...................................................................................................................................................................... Trang 3
6. Các định nghĩa, thuật ngữ .......................................................................................................................................................... Trang 4
7. Biểu mẫu công việc .................................................................................................................................................................... Trang 4
8. Hồ sơ lưu trữ .............................................................................................................................................................................. Trang 5
9. Bảng theo dõi nội dung sửa đổi quy trình .................................................................................................................................. Trang 5

II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER TẠI CẢNG ĐỒNG NAI....................................................................... Trang 6
1. Quy trình giao nhận container hàng nhập từ sà lan vào bãi ....................................................................................................... Trang 6
2. Quy trình giao nhận container hàng nhập từ bãi lên xe khách hàng .......................................................................................... Trang 8
3. Quy trình giao nhận container hàng xuất từ xe khách hàng vào bãi .......................................................................................... Trang 11
4. Quy trình giao nhận container hàng xuất bãi xuống sà lan ....................................................................................................... Trang 14
5. Quy trình giao nhận container rỗng nhập từ sà lan vào bãi ...................................................................................................... Trang 17
6. Quy trình giao nhận container rỗng từ xe khách hàng vào bãi .................................................................................................. Trang 20
7. Quy trình giao nhận container rỗng từ bãi lên xe khách hàng. .................................................................................................. Trang 22
8. Quy trình giao nhận container rỗng xuất từ bãi xuống sà lan. ................................................................................................... Trang 24






CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

2


I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Mục đích:
- Đảm bảo thực hiện đúng các thủ tục cần thiết phù hợp với yêu cầu chất lượng công việc qui định của công ty và công tác giám sát hàng hoá
XNK của Hải quan tại Cảng Đồng Nai.
- Đảm tính thực thi và tính kỷ luật khi thực hiện các bước công việc trong quá trình giao nhận container của Phòng Khai Thác Container
- Cung cấp cho Cán Bộ Công Nhân Viên thuộc Phòng Khai Thác Container các bước tiến hành công việc tránh sai sót có thể xảy ra và đạt
hiệu quả cao nhất trong công việc,
- Đảm bảo công việc được hoàn tất trong kế hoạch, đúng chất lượng, hiệu quả trong ca trực của tất cả CBCNV thuộc Phòng Khai Thác
Container.
- Làm cơ sở đánh giá chất lượng công việc cũng như các hình thc khen thưởng và kỷ luật của từng Ban, Bộ phận cũng như tất cả CBCNV
trực thuộc Phòng Khai Thác Container
2. Ban soạn thảo & phê duyệt quy trình.
Ban Soạn Thảo
BÙI KHẮC CHÍNH
Chức vụ: Phó Trưởng Ban Thương vụ - Thủ tục
NGUYỄN QUANG SƠN
Chức vụ: Trưởng Ban Khai Thác
NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH
Chức vụ: Phó Phòng Khai Thác Container
NGUYỄN VĂN BAN
Chức vụ: Phó Phòng Khai Thác Container
Kiểm Duyệt
NGUYỄN NGỌC TUẤN
Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc kiêm Trưởng Phòng Khai Thác
Container
Người Phê Duyệt
NGUYỄN THỊ BẠCH MAI
Chức vụ: Tổng Giám Đốc


CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

3

3. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng cho Phòng Khai Thác Container và các Ban / Bộ phận trực thuộc và liên quan:
a. Ban Thương vụ - Thủ tục:
• Bộ phận Thủ Tục - Chng từ
• Bộ Phận Kế toán – Thu Ngân.
b. Ban Khai Thác:
• Trưởng Ca Đi!u Độ
• Bộ phận Đi!u Độ Bãi
• Bộ Phận Đi!u Độ Cầu Tàu
• Bộ Phận Giao Nhận Cầu Tàu
• Bộ Phận Cổng Kiểm Soát
• Bộ Phận Kiểm tra, giám định tình trạng container
• Các Phòng/ Ban và bộ phận khác liên quan
4. Trách nhiệm của Phòng Khai Thác Container và các Ban trực thuộc:
- Nhân viên các Ban/ Bộ phận liên quan phải có trách nhiệm thực hiện theo các bước công việc đã được mô hình hóa trong qui trình này.
- Lãnh đạo các Phòng/ Ban trực thuộc Phòng Khai Thác Container phải có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra nhân viên thực hiện các bước công
việc của bộ phận mình nhanh chóng sao cho hoàn thành qui trình công việc một cách hiệu quả nhất.
5. Tài liệu tham khảo:
- Chc n"ng nhiệm vụ của Phòng Khai Thác Container và các Ban trực thuộc Phòng Khai Thác Container
- Quy trình khai thác, giao nhận container của các cảng, ICD trong khu vực TP.HCM
- Quy trình cập nhật khai báo dữ liệu của phầm m!m CMS
6. Các đnh ngh!a, thu"t ng#:
- Manifest (MNF) : Bản khai chi tiết hàng hóa

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

4

- Attached list (Att’d. List) : Danh sách đính kèm
- Delivery Order (D.O) : Lệnh giao hàng
- Bill of lading (B.L) : Vận đơn
- Container Packing List : Bản kê tổng quát đóng hàng container
- Booking Confirmation : Giấy đ! nghị cấp container rỗng
- Equiment Interchange Receipt (EIR) : Phiếu giao nhận container
- Container Management System (CMS) : Hệ thống phần m!m quản lý khai thác container
- Container Loading List : Danh sách container xếp lên phương tiện vận chuyển
- Full Import Container Loading List : Danh sách container hàng nhập
- Full Export Container Loading List : Danh sách container hàng xuất
- Empty Import Container Loading List : Danh sách container rỗng nhập
- Empty Export Container Loading List : Danh sách container rỗng xuất
- Container Cut - off time : Hạn thanh lý container
- Closing time at ICD - Cảng Đồng Nai : Th#i gian c$t máng tại các ICD - Cảng Đồng Nai
- Các thuật ngữ khác s% bổ sung (nếu có)
7. M$u biểu trong công việc:
- Hồ sơ chuyển cảng
- Biên bản bàn giao
- Biên bản hiện trư#ng
- Phiếu đi!u động xe nâng
- Phiếu giao nhận container (EIR)
- Phiếu tạm thu
- Giấy đ! nghị cấp container rỗng
- Biên bản kết toán sản lượng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

5

- Phiếu yêu cầu cân xe
- Xác báo th#i gian phương tiên cập/r#i cảng
- Các biểu mẫu liên quan khác phát sinh trong công việc và hiện trư#ng giao nhận

8. H% sơ lưu:
- Bao gồm tấc cả các chng từ, hồ sơ cần thiết cho công việc,
- Hồ sơ được lưu trữ theo nguyên t$c thống nhất của Phòng/Ban và theo quy định của Công ty
- Những hồ sơ cần thiết để cung cấp cho Cảng, Hãng tàu khi có yêu cầu để giải quyết tranh chấp s% được lưu giữ theo qui định chung giữa
các bên liên quan.
9. Bản theo dõi nội dung s&a đổi quy trình:
Stt
Ngày
s&a đổi
V trí trang
s&a đổi
Nội dung s&a đổi Phê duyệt s&a đổi
Ghi chú





CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

6

II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER TẠI CẢNG ĐỒNG NAI.
1. QUI TRÌNH GIAO NHẬN CONTAINER HÀNG NHẬP T' SÀ LAN VÀO BÃI
Bư(c Quy trình Mô tả công việc của bộ ph"n Chứng t) Ghi chú


01

Ban Thương Vụ - Thủ tục & Ban Khai Thác
- Tiếp nhận thông tin v! lô hàng nhập, xem xét những thông tin đ&c biệt v! lô
hàng (nếu có)
- Thông báo thông tin kế hoạch tiếp nhận lô hàng cho: Bộ phận Thủ Tục - Chng
Từ; Bộ phận Trực Ban Sản Xuất (B'ng Email ho&c điện thoại)


- Attach List
- Draft Bill




02

Bộ Ph"n Thủ Tục – Chứng t)
- Liên hệ Hãng tàu nhận: Giấy uỷ quy!n, Manifest, Bill of Loading, các giấy t#
khác (nếu có).
- Nhập các thông tin vào phần m!m CMS, lập bộ hồ sơ chuyển Cảng
- Thanh lý hải quan chuyển cảng tại cảng liên kết và Cảng Đồng Nai
- Thông báo cho: Các bên liên quan sau khi hoàn tất thủ tục hải quan chuyển
cảng.

- Hồ sơ chuyển cảng
- Manifest
- Bill of Loading
- Biên bản bàn giao
- Giấy uỷ quy!n Hãng
tàu



03


Trưởng Ca Đi*u Độ
- Đ"ng ký và xác báo th#i gian phương tiện c&p cảng liên kết để nhận container
hàng (nếu có)
- Lập kế hoạch nhập container hàng vào bãi.
- Cung cấp List container nhập thực tế gửi cho các bên liên quan
- Tổ chc, đi!u hành nhập container hàng theo kế hoạch

- List Container Nhập
thực tế.







Phòng Khai Thác
Container
Tiếp nhận thông tin v!
lô hàng nhập
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Lập hồ sơ hải quan
chuyển cảng &
hoàn tất thủ tục hải
quan
Lập kế hoạch và tổ chc
khai thác
Ban Khai Thác

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

7




04
Bộ ph"n Đi*u độ C+u tàu
-Tiếp nhận, đi!u động phương tiện, s$p xếp vị trí phương tiện cập bến làm hàng.
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo th#i gian phương tiện ra vào cầu cảng
- Xác báo th#i gian
phương tiện ra/vào
cảng




05
Bộ phân kiểm tra tình trạng container
- Kiểm tra tình trạng,số container, số seal và phân loại container theo tiêu chu(n
quy định
Bộ phân Giao nh"n c+u tàu
- Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng Container, Seal …giao nhận với
chủ phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng với các bên liên quan..
- Cập nhật số liệu vào phần m!m CMS
- Biên bản kết toán
sản lượng với các
biên liên quan




06
Bộ ph"n Đi*u Độ Bãi:
- Bố trí Bãi, Block để tiếp nhận container theo quy định
- Đi!u động xe nâng, giám sát xếp container vào bãi đúng vị trí
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container theo thực tế.
- Cập nhập vị trí container vào phần m!m CMS.
Trưởng Ca Đi*u Độ
- Báo cáo sản lượng container nhập cho các bên liên quan.

- Phiếu đi!u động xe
nâng


Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu
Ban Khai Thác
Kiểm tra, đối chiếu
giao nhận container
với phương tiện
Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

8

2. QUI TRÌNH GIAO CONTAINER HÀNG NHẬP T' BÃI LÊN XE KHÁCH HÀNG
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú



01
Bảo vệ cổng cảng :
- Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn khách hàng cho xe vào khu vực làm thủ tục.





02


Khách hàng: Hoàn tất thủ tục Hải quan tại quầy Hải quan giám sát

Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t).
- Kiểm tra tính hợp lệ của chng từ ( D/O, Giấy Giới thiệu…)
- Kiểm tra số liệu trong hệ thống phần m!m CMS so với chng từ
- Liên hệ Đi!u Độ Bãi để xác định chính xác vị trí container và phát hành phiếu EIR.
- Viết phiếu yêu cầu cân xe (nếu có)
- Lưu chng từ: D/O, Giấy giới thiệu, EIR (liên tr$ng).

- T# Khai Hải Quan đã
thông quan

- Lệnh giao hàng
(D/O)
- Giấy mượn container
- Giấy Giới Thiệu
- Phiếu yêu cầu cân xe
(nếu có)


03
Bộ ph"n K, toán - Thu Ngân
- C"n c theo các phương án trên EIR để thu ti!n khách hàng.
- Phát hành hóa đơn cho khách hàng (ho&c lập bảng đối chiếu theo dõi công nợ)



- Phiếu EIR
- Hoá đơn


Kiểm tra chng từ
Phát hành phiếu
EIR
Thông quan tại
Hải quan Cảng
Bảo vệ Cảng
Kiểm tra theo
quy định của công ty
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Thu ti!n
Phát hành hoá đơn
cho khách hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

9




04

Trạm cân
- Cân tr)ng lượng xe (nếu có)

Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng vào):
- Cập nhật ngày, gi# xe vào cảng vào hệ thống phần m!m CMS.
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) và khu vực bãi container hàng nhập (nếu có)


- Phiếu yêu cầu cân xe


- Phiếu EIR





05


Bộ ph"n Đi*u độ bãi :
- C"n c thông tin trên phiếu EIR để tác nghiệp làm hàng.
- Viết phiếu đi!u động xe nâng
- Giám sát việc nâng container lên xe khách hàng
- Xác nhận tình trạng container khi giao cho khách hàng (nếu có đối với container lạnh)
- Cập nhập các thông tin tác nghiệp tại bãi vào phần m!m CMS

- Phiếu EIR
- Phiếu đi!u động xe
nâng.

- Nếu đảo chuyển
container trong
bãi thì Điều độ
bãi ghi lại vị trí
mới container và
cập nhật vào
phần mềm CMS



06


Hải Quan Giám Sát: Xác nhận thanh lý cổng ra trên phiếu EIR.
Trạm cân:
- Tiến hành cân tr)ng lượng xe hàng và in phiếu cân giao cho khách hàng (nếu có)
Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Kiểm tra các thông tin trên phiếu EIR so với thực tế.
- Cập nhập thông tin xe ra cổng vào phần m!m CMS.

- Phiếu EIR ( Có xác
nhận của HQ cổng)
- Phiếu cân


Có cân hàng
Trạm cân
Không
cân
hàng
Trạm cân
Không
cân
hàng
Thanh lý HQGS cổng
Ban Khai Thác
Đi!u động phương
tiện làm hàng.
Xác nhận tình trạng
container khi giao
Ban Khai Thác
Ghi gi# xe vào cổng
nhận container
Có cân hàng
Ban Khai Thác
Ghi gi# xe ra cổng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

10


07
Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty và cho xe r#i cảng.





















Bảo vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

11

3. QUY TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER HÀNG XUẤT T' XE VÀO BÃI (HBCX):
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú


01
Bảo vệ cổng cảng :
- Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) cho xe vào khu vực làm thủ tục.







02
Bộ ph"n Giám đnh tình trạng container:
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container, số container và lập “Phiếu giám định tình
trạng container” giao cho tài xế (khách hàng)
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) vào V"n phòng Thương vụ làm thủ tục.
- Packing List
- Phiếu xác nhận tình
trạng container, ghi rõ
seal hãng tàu, hải
quan (nếu có )




03
Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t)
- Kiểm tra và cập nhật thông tin trên “Packing list” và “Phiếu giám định tình trạng
container” vào phần m!m CMS.
- Phát hành “phiếu EIR”.
- Lập “phiếu yêu cầu cân xe” (nếu có)
- Lưu chng từ: Packing List, EIR (liên tr$ng.)…
- Lưu lại thông tin khách hàng để liên hệ khi cần thiết.
- Packing List
- Phiếu EIR
- Phiếu xác nhận tình
trạng container
- Phiếu yêu cầu cân xe

- Nếu Container bi
hư hỏng nặng thì
nhân viên Thương
vụ - Thủ tục liên hệ
với hãng tàu để xử

Ban
Thương vụ - Thủ tục
Kiểm tra thông tin
Phát hành phiếu EIR
Bảo Vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty
Ban Khai Thác
Kiểm tra tình trạng
container

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

12



04
Bộ ph"n K, toán - Thu Ngân
- C"n c theo phương án trên phiếu EIR để thu ti!n.
- Nhập thông tin vào hệ thống phầm m!m CMS.
- Thu ti!n và phát hành hoá đơn cho khách hàng.
- Lưu chng từ: Hóa đơn.

- Phiếu EIR
- Hoá đơn




05


Trạm cân
- Tiến hành cân tr)ng lượng xe và hàng (nếu có)


Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng vào):
- Cập nhật ngày, gi# xe, container vào cảng vào phần m!m CMS.
- Hướng dẫn khách hàng liên hệ Đi!u Độ Bãi để vào bãi để hạ container.



- Phiếu yêu cầu cân xe
- Phiếu EIR





06




Bộ ph"n Đi*u Độ Bãi
- Kiểm tra và thực hiện theo phương án trên “Phiếu EIR”.
- Kiểm tra thông tin trên “Packing list” để x$p xếp container theo từng tàu xuất
- Lập “Phiếu đi!u động xe nâng” và giám sát việc hạ conatiner vào bãi
- Đóng dấu xác nhận “Container đã hạ bãi” lên “phiếu EIR”.
- Cập nhật vị trí container hạ bãi vào phần m!m CMS.


- Phiếu EIR
- Phiếu đi!u động xe
nâng.
- Packing list



cân
hàng
Trạm cân
Không cân
hàng
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Phát hành hoá đơn
Ban Khai Thác
Kiểm tra thông tin trên
EIR & Ghi ngày,
gi# xe vào cảng
Ban Khai Thác
Đi!u động và giám
sát phương tiện làm
hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

13









07


Trạm cân:
- Cân và phát hành phiếu cân giao cho khách hàng (nếu có)

Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Nhận “Phiếu EIR” đã đóng dấu “Container đã hạ bãi” và cập nhật ngày, gi# xe r#i
cảng vào phần m!m CMS
- Lưu chng từ: Phiếu EIR (Liên vàng)



- Phiếu cân (nếu có)



- Phiếu EIR




08





Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty



Trạm cân
Bảo Vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty
Ban Khai Thác
Kiểm soát xe ra cổng

cân
hàng
Không
cân hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

14

4. QUY TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER HÀNG XUẤT T' BÃI XU-NG SÀLAN:
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú



01


Khách hàng: Hoàn tất thủ tục Hải Quan

Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t)
- Theo dõi và cập nhật chng từ thanh lý Hải Quan cho container đã hạ bãi ch# xuất.
- Kiểm tra th#i hạn “Closing time” ho&c “Cut off tại Cảng Đồng Nai” để phát hành
“Phiếu vào sổ tàu” cho khách hàng.


- T# khai hải quan đã
thanh lý và được
HQGS tại Cảng Đồng
Nai xác nhận
- Phiếu vào sổ tàu.
- Nếu khách hàng
vào sổ tàu sau giờ
Closing Time thì
vẫn tiến hành vào
sổ tàu cho khách
tuy nhiên Bộ phận
Thủ tục - Chứng từ
sẽ ghi chú vào
phiếu vào sổ tàu và
không chịu trách
nhiệm khi rớt
hàng.


02

Bộ ph"n Thủ tục – Chứng t).
- Cập nhật và đối chiếu List Container đủ đi!u kiện xuất với Trưởng Ca Đi!u Độ.
- Chốt số liệu container xuất tàu tại th#i điểm “Closing Time” tại Cảng Đồng Nai
- Cập nhập danh sách Container đã hạ bãi ch# xuất / Đủ đi!u kiện xuất vào phần m!m
CMS
- Cung cấp List container xuất theo từng chuyến tàu cho các bộ phận liên quan
- Lập hồ sơ chuyển cảng.
- Đối chiếu List Container xuất với Hãng tàu, Cảng liên kết.

- List Container hạ bãi
ch# xuất đã thanh lý
HQ
- Công v"n đ! nghị
chuyển cảng


Thanh lý HQ cảng
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Phát hành phiếu :
Vào sổ tàu
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Lập hồ sơ Hải Quan
Chuyển Cảng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

15



03

Trưởng Ca Đi*u Độ
- Cập nhật list container dự kiến xuất hàng ngày
- Lập kế hoạch xuất hàng gửi cho các bên liên quan
- Kiểm tra List container thực tế xuất tàu, phân bổ container xuất tàu cho phương tiện
nhận container theo list container hàng xuất và gửi các bên liên quan.
- Tổ chc, đi!u hành thực hiện xuất hàng theo kế hoạch

- Container Loading
List



04
Bộ ph"n Đi*u độ bãi
- C"n c vào Container loading list kiểm tra thực tế số lượng, tình trạng container
chu(n bị xuất tàu theo kế hoạch
- Bố trí đi!u động phương tiện để tác nghiệp làm hàng.

- Conatiner Loading
List.
- Phiếu CMC



05
Đi*u độ C+u tàu
- Tổ chc tiếp nhận, đi!u động phương tiện, s$p xếp vị trí để phương tiện nhận
container
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo th#i gian phương tiện ra vào cầu cảng

- Conatiner Loading
List.
- Xác báo th#i gian




06
Giao nh"n c+u tàu
- Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng Container, Seal …giao nhận với chủ
phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng, tình trạng container thc tế giao nhận với phương tiện vận
chuyển.
- Cập nhật số liệu tác nghiệp vào phần m!m CMS
Trưởng Ca Đi*u Độ
- Đ"ng ký và xác báo th#i gian phương tiện c&p cảng liên kết.

- Conatiner Loading
List.
- Biên bản kết toán
sản lượng với các bên
liên quan

Ban Khai Thác
Lập kế hoạch và tổ
chc sản xuất
Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại bãi
Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu
Ban Khai Thác
Kiểm tra, đối chiếu
giao nhận container
với phương tiện

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

16













07
Bộ ph"n Thủ tục – Chứng t) .
- Làm Biên bản bàn giao Hải quan, thanh lý Hải quan bãi, cầu tàu tại cảng Đồng Nai
- Chuyển Biên bản bàn giao hàng xuất đến cảng liên kết.
- Vào sổ tàu tại Cảng liên kết.
- Báo cáo số lượng container thực xuất với hãng tàu.
- Container Loading
List
- Công v"n chuyển
cảng
- Biên bản bàn giao
- Biên nhận vào sổ tàu
- Full export container
report

Ban
Thương vụ - Thủ tục
Hoàn tất thủ tục Hải
Quan Chuyển Cảng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

17

5. QUI TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER R.NG NHẬP T' SÀ LAN VÀO BÃI
Bư(c Quy trình Mô tả công việc của bộ ph"n Chứng t) Ghi chú


01


Ban Thương Vụ- Thủ tục & Ban Khai Thác
- Tiếp nhận thông tin v! lô rỗng nhập, xem xét những thông tin đ&c biệt v! lô
hàng (nếu có)
- Thông báo thông tin kế hoạch tiếp nhận lô hàng cho: Bộ phận Thủ tục - Chng
từ; Bộ phận Trực Ban Sản Xuất (B'ng Email ho&c điện thoại)


- Attach List





02

Bộ Ph"n Thủ Tục – Chứng t)
- Liên hệ Hãng tàu nhận: Giấy uỷ quy!n, các giấy t# khác (nếu có).
- Nhập các thông tin vào phần m!m CMS & Lập hồ sơ chuyển Cảng (Nếu có)
- Thanh lý hải quan chuyển cảng tại cảng liên kết và Cảng Đồng Nai
- Thông báo cho: Các bên liên quan sau khi hoàn tất thủ tục hải quan chuyển
cảng.


- Hồ sơ chuyển cảng
- Biên bản bàn giao
- Giấy uỷ quy!n Hãng
tàu





03


Trưởng Ca Đi*u Độ
- Đ"ng ký và xác báo th#i gian phương tiện c&p cảng liên kết để nhận container
rỗng (nếu có)
- Lập kế hoạch nhập container rỗng vào bãi.

- Tổ chc, đi!u hành nhập container hàng theo kế hoạch


- List Container Nhập







Lập kế hoạch và tổ chc
tiếp nhận lô container
rỗng nhập
Phòng Khai Thác
Container
Tiếp nhận thông tin v!
lô rỗng nhập
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Lập hồ sơ hải quan
chuyển cảng & hoàn
tất thủ tục hải quan
chuyển cảng
Ban Khai Thác

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

18




04
Bộ ph"n Đi*u độ C+u tàu
- Tiếp nhận, đi!u động phương tiện, s$p xếp vị trí phương tiện cập bến làm hàng.
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo th#i gian phương tiện ra vào cầu cảng





05
Bộ phân kiểm tra tình trạng container
- Kiểm tra tình trạng,số container, số seal và phân loại container theo tiêu chu(n
quy định
Bộ phân Giao nh"n c+u tàu
- Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng Container, Seal …giao nhận với
chủ phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng với các bên liên quan..
- Cập nhật số liệu vào phần m!m CMS


- List Container rỗng
nhập
- Biên bản kết toán
sản lượng với các
biên liên quan





06
Bộ ph"n Đi*u Độ Bãi:
- Bố trí Bãi, Block để tiếp nhận container theo quy định
- Đi!u động xe nâng, giám sát xếp container vào bãi đúng vị trí
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container theo thực tế.
Trưởng Ca Đi*u Độ
- Báo cáo sản lượng container nhập thực tế cho các bên liên quan.

- Phiếu đi!u động xe
nâng
- List container rỗng
thực nhập.


Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu
Ban Khai Thác
Kiểm tra, đối chiếu
giao nhận container
với phương tiện
Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

19

6. QUY TRÌNH NHẬN CONTAINER R.NG T' XE KHÁCH HÀNG VÀO BÃI :
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú


01

Bảo vệ cổng cảng :
- Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) cho xe vào khu vực làm thủ tục.







02

Bộ ph"n Giám đnh tình trạng container:
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container, số container và lập “Phiếu giám định tình
trạng container” giao cho tài xế (khách hàng)
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) vào V"n phòng Thương vụ làm thủ tục.


- Lệnh hạ rỗng
- Phiếu giám đinh tình
trạng container




03
Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t).
- Kiểm tra và cập nhật các thông tin trên “Lệnh hạ rỗng” và “Phiếu giám định tình
trạng container” vào phần m!m CMS.
- Phát hành: “Phiếu EIR”
- Lưu chng từ: Lệnh hạ rỗng, Phiếu EIR (liên tr$ng.), Phiếu giám định tình trạng
container


- Lệnh hạ rỗng
- Phiếu EIR
- Phiếu giám định tình
trạng container

Phát hành phiếu giao
nhận container
(EIR)
Bảo Vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty
Ban Khai Thác
Kiểm tra tình trạng
container
Ban
Thương vụ - Thủ tục

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

20



04
Bộ ph"n K, toán - Thu ngân
- C"n c theo phương án trên “phiếu EIR” để thu ti!n (ho&c ghi nợ)
- Tạm thu phí vệ sinh, sửa chữa, lưu v* container (nếu có)
- Cập nhật thông tin khách hàng vào phầm m!m CMS và phát hành “Hoá đơn”

- Phiếu EIR
- Hoá đơn
- Phiếu tạm thu


05
Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng vào)
- Cập nhật ngày, gi# xe, container vào cảng vào phần m!m CMS.
- Hướng dẫn khách hàng liên hệ Đi!u độ Bãi để vào hạ container rỗng.

- Phiếu EIR




06


Bộ ph"n Đi*u độ bãi
- Kiểm tra phương án trên “Phiếu EIR”, lập “Phiếu đi!u động xe nâng”
- Giám sát việc hạ conatiner vào bãi
- Đóng dấu xác nhận “Container đã hạ bãi” lên “Phiếu EIR”
- Cập nhật thông tin vào phần m!m CMS
Tài x, xe nâng: Hạ container theo yêu cầu của Đi!u độ bãi.


- Phiếu EIR
- Phiếu đi!u động xe
nâng.




07
Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Nhận “Phiếu EIR” đã đóng dấu “Container đã hạ bãi” và cập nhật ngày, gi# xe r#i
cảng vào phần m!m CMS
- Lưu chng từ: Phiếu EIR (Liên vàng)


- Phiếu EIR


Ban Khai Thác
Kiểm tra thông tin
trên EIR & Ghi gi#
xe ra cổng kiểm tra
Ban Khai Thác
Đi!u động xe nâng
hạ container vào
bãi container rỗng
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Thu ti!n & Phát hành
hoá đơn
Ban Khai Thác
Cập nhật ngày, gi# xe
vào cổng kiểm tra

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

21
















08






Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty và cho xe r#i cảng




Bảo Vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

22

7. QUY TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER R.NG XUẤT T' BÃI XU-NG SÀLAN:
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú



01

Quản lý Depot
- Tiếp nhận thông tin v! lô container rỗng xuất từ khách hàng và các bộ phận liên
quan
- Lập List Container rỗng xuất theo yêu cầu khách hàng.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan lập kế hoạch xuất rỗng.






02
Bộ ph"n Thủ tục – Chứng t).
- Xác nhận thông tin thanh toán của lô hàng.
- Cập nhập list container rỗng xuất vào CMS.
- Hoàn tất các thủ tục Hải quan liên quan (nếu có)


-List Container rỗng
xuất
- Chng từ thanh toán
của lô hàng.




03
Trưởng Ca Đi*u Độ
- Lập kế hoạch xuất rỗng
- Cung cấp List container rỗng xuất, phân bổ container xuất tàu cho phương tiện
nhận container rỗng theo list container rỗng xuất và gửi các bên liên quan gửi cho
các bên liên quan
- Tổ chc, đi!u hành thực hiện sản xuất trong ca theo kế hoạch.

- Empty Container
Loading List

Tiếp nhận thông tin v!
lô container rỗng xuất
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Lập danh sách
container rỗng xuất
Ban Khai Thác
Lập kế hoạch và tổ
chc sản xuất
Ban Khai Thác

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

23



04


Bộ ph"n Đi*u độ bãi
- C"n c vào Container loading list kiểm tra thực tế số lượng, tình trạng container
chu(n bị xuất tàu theo kế hoạch
- Bố trí đi!u động phương tiện để tác nghiệp làm hàng.
- Cập nhập các thông tin vào phần m!m CMS


- Empty Conatiner
Loading List.
- Phiếu đi!u động xe
nâng.




05
Đi*u độ C+u tàu
- Tiếp nhận, đi!u động phương tiện, s$p xếp vị trí để phương tiện nhận container
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo th#i gian phương tiện ra vào cầu cảng.


- Emty Conatiner
Loading List.





06
Giao nh"n c+u tàu
- Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng Container…giao nhận với chủ
phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng Container thực tế giao nhận với các bên liên quan.
- Cập nhật số liệu vào phần m!m CMS
Trưởng Ca Đi*u Độ
- Đ"ng ký và xác báo th#i gian phương tiện c&p cảng liên kết để xuất hàng.


- Emty Conatiner
Loading List.
- Biên bản kết toán
sản lượng với các bên
liên quan.

Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại bãi
Ban Khai Thác
Đi!u động phương tiện
tổ chc sản xuất tại
cầu tàu
Ban Khai Thác
Kiểm tra, đối chiếu
giao nhận container
với phương tiện

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

24

8. QUI TRÌNH GIAO CONTAINER R.NG T' BÃI LÊN XE KHÁCH HÀNG
Bư(c Quy trình Mô tả công việc Chứng t) Ghi chú


01


Bảo vệ cổng cảng :
- Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) cho xe vào khu vực làm thủ tục.






02



Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t)
- Kiểm tra các thông tin: Hãng tàu; loại container , số booking… theo lệnh cấp rỗng.
- Phát hành Giấy đ! nghị cấp container rỗng
- Lưu chng từ: Lệnh cấp rỗng.


- Lệnh cấp rỗng
- Giấy đ! nghị cấp
container rỗng

- Ghi chú loại
hàng đóng
container trên
“Giấy đề nghị
cấp rỗng” nếu
có yêu cầu của
hãng tàu


03

Bộ ph"n K, toán - Thu Ngân
- C"n c theo phương án tác nghiệp trên lệnh cấp rỗng thu ti!n khách hàng
(ho&c lập bảng đối chiếu theo dõi công nợ)



- Giấy đ! nghị Cấp
Container rỗng
- Lệnh cấp rỗng.

Bảo vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Kiểm tra chng từ
Lập Giấy đ! nghị cấp
container rỗng
Thu ti!n (ho&c lập
bảng kê theo dõi)
Ban
Thương vụ - Thủ tục

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

25



04

Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng vào)
- Cập nhập: ngày, gi# xe vào cảng vào phần m!m CMS.
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) và khu vực bãi container rỗng (Nếu có)


- Giấy đ! nghị Cấp
Container rỗng





05


Bộ ph"n Đi*u độ bãi :
- C"n c thông tin trên “Giấy đ! nghị cấp container rỗng” lập “Phiếu đi!u động xe nâng”
- Giám sát việc cấp container cho khách hàng.
Tài x, xe nâng: Thực hiện nâng container theo thông tin trên “Phiếu đi!u đông xe
nâng”
Bộ ph"n Đi*u độ bãi :
- Xác nhận tình trạng, số container, loại container thực tể khi giao cho khách hàng trên
“Giấy đ! nghị cấp rỗng”
- Yêu cầu khách hàng cho xe dừng tại khu vực cổng kiểm tra và hướng dẫn khách hàng
vào nhận phiếu EIR và Hoá Đơn
- Phiếu đi!u động xe
nâng.
- Giấy đ! nghị cấp
container rỗng



07
Bộ ph"n Thủ tục - Chứng t)
- C"n c thông tin : Số container thực tế trên Giấy đ! nghị cấp rỗng đối chiếu lại với lệnh
cấp rỗng và nhập các thông tin vào phần m!m CMS
- Phát hành phiếu EIR cho khách hàng
- Lưu chng từ: Lệnh cấp rỗng; Phiếu EIR liên tr$ng; Giấy đ! nghị cấp rỗng


- Phiếu EIR
- Giấy đ! nghị cấp
container rỗng
- Lệnh cấp rỗng

Ban Khai Thác
Đi!u động phương
tiện nâng container
Xác nhận tình trạng
container khi giao

Phát hành phiếu giao
nhận container EIR
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Ban Khai Thác
Ghi gi# xe vào cổng
nhận container rỗng

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐỒNG NAI
(PHÒNG KHAI THÁC CONTAINER)
Số tham chiếu 001-PKTC/CDN
Phiên bản REV_001. 2012
Ngày ban hành 01/06/2012
QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER

26



08
Bộ ph"n K, toán - Thu Ngân
- C"n phương án tác nghiệp làm hàng phát hành Hoá đơn cho khách hàng
- Lưu chng từ: Hoá dơn.


- Hoá đơn



09
Bộ ph"n cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Câp nhập ngày gi# xe, container ra cổng vào phần m!m CMS
- Lưu chng từ : phiếu EIR ( liên vàng)


- Phiếu EIR



10


Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty và cho xe r#i cảng







Bảo vệ Cảng
Kiểm tra theo quy
định của công ty
Ban Khai Thác
Kiểm soát xe ra cổng

Phát hành Hoá đơn
Ban
Thương vụ - Thủ tục