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ARCHIVO
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ISO 14001

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“El archivo en la oficina” no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orien-
taciones prácticas sobre cómo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como
exposición de dos casos prácticos, este libro está orientado sobre todo a las pequeñas y
medianas empresas, y esperamos que sea de utilidad para todas las personas que trabajan
en sus oficinas.
La creación de normas o pautas para la organización de un sistema archivístico evita la
pérdida de documentos; facilita su organización y rápida localización; incrementa la produc-
tividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas a invertir más tiempo del necesario
en la recuperación de información mal clasificada; y aprovecha al máximo el espacio desti-
nado a conservar la documentación de una empresa, lo que se traduce en una reducción de
costes significativa.
Como veremos en este libro, para lograr estos objetivos tan importante es el tratamien-
to de los documentos, conservando sólo los necesarios, clasificándolos y ordenándolos,
como la gestión adecuada de los tres archivos de la oficina y el uso correcto de los elemen-
tos de archivo y del mobiliario.
“El archivo en la oficina” es el quinto libro que hemos editado. Uno de los aspectos más
atractivos de su publicación ha sido la elección del tema, puesto que han sido los propios
lectores de los libros anteriores de Ediciones Ofita quienes nos han sugerido la idea de expli-
car un sistema de archivo, que resulte sencillo y práctico para las empresas.
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PRESENTACION
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Atodos ellos, gracias por transmitirnos sus opiniones e inquietudes, y al lector que a par-
tir de ahora se adentra en su lectura, mi deseo de que le resulte útil.
En Ofita tenemos una máxima: Calidad de Vida en el Trabajo. Esperamos que este docu-
mento contribuya a este fin.
Fernando Iglesias
Director de Marketing de Ofita
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1. INTRODUCCIÓN
2. POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
3. ARCHIVO Y DOCUMENTOS
3.1. DOCUMENTO
3.2. ELCICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS
- Edades
- Tipos de archivo
4. TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
4.1. ORGANIZACIÓN DELARCHIVO
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL
4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE I+D
5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
5.1. SOPORTES
5.2. MATERIALDE ARCHIVO
- Elementos auxiliares
- Contenedores
- Mobiliario
6. MOBILIARIO - SISTEMAS DE ARCHIVO
7. MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
3
INDICE
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“En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan”; “con este
desorden es imposible localizar nada”; “llevo tres días buscando un papel”... Éstas son
expresiones muy habituales en las empresas.
La organización de los archivos es una de las tareas que más nos desagrada, así que
rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Se entra, entonces, en un
círculo vicioso: se duplican los documentos; se acumulan; mayor desorden; la búsqueda
resulta dificultosa; pérdida de información... Alo que se suma la utilización inadecuada del
material de archivo y del mobiliario, lo que obliga a que las empresas necesiten más espa-
cio, con la consecuente inversión en metros cuadrados de oficina que esta desorganización
conlleva. Es decir, no suele existir, por norma general, una planificación racional del espacio
necesario, ni una cultura de archivo que permita su adecuada gestión.
Aello puede añadirse la aparición constante de nuevas tecnologías y soportes: microfil-
mes, CD Rom, disquetes, DVD, etc. Ahora bien, no parece que el papel vaya a desaparecer,
puesto que de hecho las impresoras y las fotocopiadoras, de momento, producen más papel
que nunca, lo que incrementa el desorden.
Para evitar ese desorden es preciso, primero, crear una cultura archivística, lo que sig-
nifica normalizar esta tarea (es decir, crear unas pautas que conozcan todas las personas de
la organización) y diseñar un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina,
tanto presentes como futuras. La organización de los documentos en las oficinas va a supo-
ner una sustancial agilización de las tareas de gestión y un importante ahorro de espacio en
las mismas.
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1
INTRODUCCION
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El objetivo principal es promover la economía y eficacia en la planificación, organización
y control. Organizar un archivo requiere la utilización de un método preestablecido, en el que
estén implicados todos los responsables de la oficina.
Cada oficina tiene sus peculiaridades y debe ser su personal quien establezca un siste-
ma que se adapte a sus circunstancias y necesidades. La realidad es que siempre llega un
momento en el que se ha alcanzado tal nivel de desorden que es imposible encontrar un
documento concreto. Yademás, generalmente, la organización de archivos se realiza cuan-
do ya existe un problema que hace necesaria esta tarea, con precipitación, y sin ningún plan
establecido. En muy pocas ocasiones se plantea ante la creación de una nueva oficina o de
un nuevo servicio, como sería aconsejable.
Establecer normas
Todas las acciones que se van a efectuar en un sistema de archivo tienen que ser de uti-
lidad para todo el personal, presente y futuro. Para conseguir este objetivo, es preciso ela-
borar unas normas que sirvan como guía y como documentos de consulta ante las dudas
que puedan ir surgiendo: normas de organización, de conservación y de expurgo (o elimina-
ción de documentos). La creación de una normativa interna en cada empresa conduce a que
cada empleado no tenga que pensar qué método va a utilizar para la organización de su
archivo, y además va a permitir que cualquier persona localice fácilmente los documentos.
Estas normas no se encuadernan, sino que se clasifican en archivadores que permitan
sacar las hojas para su consulta o incluir hojas nuevas.
Señalar, por último, que este libro no es un manual de archivística, puesto que sólo pre-
tendemos ilustrar con un par de ejemplos sencillos cómo se pueden archivar documentos en
una empresa. En este sentido, entendemos que las normas oficiales de archivística pueden
llegar a resultar extrañas para el personal de una oficina, ajeno a este campo, a su termino-
logía y sus preceptos, y que además no siempre son aplicables en organizaciones peque-
ñas, puesto que éstas no cuentan con personal especializado en las tareas de archivo, ni por
el volumen de documentos que se generan precisan realizar necesariamente tantos proce-
sos como los que establece la Ciencia de la Archivística.
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Este libro ha sido elaborado con la única pretensión de subrayar la importancia de esta-
blecer unas normas de archivo en las oficinas, a fin de que resulte sencillo localizar cada
documento. En sus páginas se definen los tres archivos de una oficina, y se describe el pro-
ceso para archivar los documentos en dos supuestos departamentos, con tipos documenta-
les diferentes. Veremos, además, cómo la utilización de mobiliario apropiado y de los ele-
mentos de archivo adecuados permite ahorrar espacio y reducir costes.
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La gestión o tratamiento de los documentos es una actuación sobre éstos encaminada
a asegurar la economía y la eficiencia en su gestión, y que permita su identificación, su con-
servación y la utilización de los archivos de forma ordenada y sistemática. En definitiva, el
objetivo que se pretende es conseguir menos documentos pero mejores. O en palabras de
A. Ricks (La gestión de documentos como una función archivística): “Asegurar una docu-
mentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso de
papeleo, mejorar la forma en cómo se organizan y recuperar los documentos, proporcionar
el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos
intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde
hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento”.
Los objetivos de un sistema archivístico son:
- Disminuir el volumen de documentos a conservar. Insistimos en la importancia del
expurgo.
- Racionalizar la utilización de recursos tanto humanos como materiales.
- Facilitar la localización de los documentos.
- Reducir costes.
- Aprovechamiento del espacio. Los estudios realizados en el sector privado estiman en
un metro lineal la documentación producida al año por cada empleado.
- Incrementar la productividad de las personas.
Es decir, eficacia en la búsqueda y en la gestión de los documentos, rentabilidad y segu-
ridad. Por lo tanto, se reducen los costes y se evitan las pérdidas informativas.
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2
POR QUE TRATAR LOS
DOCUMENTOS
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Existen razones de orden económico para subrayar la importancia que adquiere la ges-
tión de los documentos ya desde la fase de archivo de oficina. Un ejemplo: según explica
José Ramón Cruz Mundet (Manual de archivística), los empleados de los servicios adminis-
trativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, y
hasta más del 20% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos
costes elevadísimos. En 1985 un fondo de pensiones francés estimaba en unas 17.000
pesetas (102,17 euros) el coste medio que implicaba la búsqueda de un expediente mal cla-
sificado. La organización adecuada de los documentos debe iniciarse desde que se produ-
cen o generan en las oficinas.
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Antes de abordar un método para la organización y gestión de archivos, es importante
definir una serie de términos habituales en la archivística.
3.1. DOCUMENTO
Los archivos están formados por documentos. Según la Ley del Patrimonio Histórico
Español, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informáticos.
También nos interesa conocer qué es un Documento de Archivo, y la definición que
encontramos es la siguiente: toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de
los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye
la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forma
parte del Patrimonio Bibliográfico. (De acuerdo con el artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid).
Un documento de archivo, según otra definición, es el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas
o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal (Diccionario de
Terminología Archivística).
Los documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar características muy
diferentes. Por ejemplo, pueden ser de papel o de material plástico. Se puede acceder a
ellos directamente o a través del ordenador, etc.
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3
ARCHIVO Y DOCUMENTOS
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Al margen del soporte, la información puede ser sólo texto, en este caso es un docu-
mento textual; bien puede ser un documento iconográfico (mapas, planos, diapositivas, trans-
parencias, etc.); sonoro (discos, cintas, compactos, etc.); audiovisual (filmes, cintas de vídeo,
etc.) o electrónico (CD Rom, disquetes, etc.).
Por su parte, los documentos en soporte papel pueden estar compuestos por una o dos
hojas reflejo de un solo acto (documento simple), o por varias hojas que recogen varios actos
(documento complejo).
El formato está en función de la manera de reunir los documentos y del soporte. En el
caso del papel, sería DIN A3, A4...; si se trata de un soporte informático podría ser un CD
Rom, un disquete de 3
1/2
pulgadas, etc.
Por otra parte, señalar que actualmente se propone la terminología “documentos en
trámite” o “documentos finalizados”, en lugar de los términos “vivo” y “muerto”, empleados
hasta la fecha.
Los elementos que forman un documento son:
- El soporte que le da corporeidad física, que puede ser desde un papel hasta un disco
óptico.
- La información que transmite.
- El registro, es decir, cómo se fija la información en el soporte (tinta, etc.).
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Grupos de documentos:
En una oficina podemos encontrar diferentes documentos. Aefectos de organización
interna, es preciso que cada empresa establezca grandes grupos. Sirva de ejemplo las cate-
gorías que se establecen en una oficina municipal:
Correspondencia: conjunto de cartas que emite y recibe una oficina. Si es posible, se
deben archivar formando parte de un expediente, puesto que se entiende que las cartas se
refieren a algún tema concreto del que ya se ha abierto un expediente.
Expediente: lo constituye el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sir-
ven de antecedente y fundamento a una resolución, así como las diligencias encaminadas a
ejecutarla. Por ejemplo, imaginemos una actuación concreta: “Compra de material informá-
tico”. Se abre un expediente donde se van incluyendo todos los documentos relativos a esa
actuación. Por ejemplo, la petición del presupuesto; la respuesta del proveedor; el pedido tra-
mitado; una carta a este respecto que nos haya remitido ese proveedor advirtiendo de una
demora en el plazo de entrega, etc.
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Soportes: Información: Registro:
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Los expedientes están compuestos por:
1. Los documentos: que se insertan de manera sucesiva en el transcurso de la tramita-
ción, y deben estar unidos por una relación de causa-efecto.
2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede presentar
diferentes informaciones: fecha de inicio y finalización, resumen del asunto, número de
documentos, dígitos del cuadro de clasificación. Es decir, cada expediente debe ser
identificado, haciendo constar en la parte exterior de la carpetilla un título, las fechas
y un número de orden.
3. La relación del contenido: breve descripción de cada documento, con su fecha y
número de orden.
Ejemplo de carpetilla
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Los documentos se deben foliar y ordenar en el interior de la carpetilla siguiendo la cro-
nología de los hechos. El primer documento será siempre el más antiguo, y éste será el pri-
mero que nos encontraremos al abrir la carpetilla. Cuando el documento esté formado por
original y fotocopias adjuntas, el conjunto se grapará (nunca utilizar clips), y la fecha a con-
siderar será la del documento original. Cuando no es posible ordenar los documentos cro-
nológicamente, se puede hacer una agrupación interior utilizando subcarpetas para unificar
acciones semejantes.
Hay que tener cuidado de no dejar documentos sueltos; todo documento debe formar
parte inmediatamente de un expediente. Tampoco se deben extraer documentos originales
de los expedientes (para consultarlos, hacer fotocopias), ni abrir nuevos expedientes sin
comprobar antes si ya existen.
Si por algún motivo se extrajera un documento de su expediente, además de apuntarlo
en un libro de control de préstamos, dejaremos constancia de su ausencia colocando una
ficha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la persona que lo ha cogido y la fecha
del préstamo.
Documentos de notificación: son los que se envían a todas las oficinas -en este caso,
municipales- para comunicar asuntos de interés general, o aquellos dirigidos a un empleado
particular. En el primer caso, se incluyen las circulares y/o comunicados. En el segundo, pue-
den incluirse las certificaciones de acuerdos sobre asuntos personales. En algunas oficinas
se archivan como “correspondencia interior”, aunque no es aconsejable puesto que acaba
convirtiéndose en un “cajón de sastre” donde tienen cabida todo tipo de papeles.
Documentos de enlace: son documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar
documentos de una a otra. Aveces forman grupos de tres hojas con el fin de que la oficina
remitente conserve como testimonio del envío un ejemplar hasta que regrese el tercero con
el recibí. Se suelen archivar en una carpeta independiente, ordenadas por oficinas. Su fun-
ción es la de dejar constancia de que los documentos se envían y reciben, por lo tanto
podrán ser eliminados pasado un tiempo.
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Dossieres: son conjuntos de documentos agrupados en razón de su afinidad temática.
No deben ser confundidos con los expedientes, que siempre son el resultado de una actua-
ción determinada.
Ejemplo
Documentos de apoyo a la gestión: todos aquellos que recibe o elabora una oficina
para facilitar la gestión de sus asuntos. Suelen ser copias de otros documentos y carecen de
valor, salvo el meramente informativo, por lo que pueden ser destruidos una vez utilizados.
Las oficinas, asimismo, suelen emplear otros tipos documentales que requieren un pro-
cedimiento mucho más sencillo:
Los textos de apoyo: son instrumentos legales o administrativos, como boletines ofi-
ciales, normativas, etc. que sirven de apoyo a la tramitación. Se guardan ordenados siguien-
do su número de serie y/o su secuencia lógica.
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Ejemplo de catálogos ordenados en clasificadores
Catálogos y folletos publicitarios: se ordenan por materias en carpetas clasificadoras,
y se eliminan cuando pierden su utilidad o actualidad.
Libros y publicaciones periódicas: en función de su volumen se decidirá colocarlos en
las estanterías de acuerdo a un criterio temático, o solicitar su catalogación.
Hemeroteca: compuesta por recortes de prensa, pegados en hojas DIN A4 o folio, y
ordenadas temáticamente en carpetas de anillas. Cuando ya se han utilizado, son remi-
tidos al archivo (para consultas futuras) o destruidos (si se estima que ya no poseen nin-
gún interés).
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3.2. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
En la vida de un documento generado por una institución o empresa se suceden diver-
sas etapas hasta que se expurga o elimina, o hasta que ingresa en el conocido como Archivo
Histórico o Archivo Corporativo. Es lo que se denomina el ciclo vital de los documentos, que
significa que éstos tienen una vida similar a la de un organismo vivo; es decir, nacen (fase
de creación), viven (mantenimiento y uso) y mueren (fase de conservación o de eliminación).
Para una adecuada gestión del archivo, es imprescindible establecer estas etapas, que se
definirán en función de las necesidades particulares de cada empresa y su actividad.
En la Ciencia de la Archivística se define la Teoría de las Tres Edades. Según esta teo-
ría los documentos pasan por tres etapas desde su creación. En las administraciones
públicas pequeñas sólo suelen existir dos órganos para atender a todos los documentos:
el Archivo de Oficina y el General, mientras que en las mayores se suelen definir cuatro
tipos de archivos: Archivo de Oficina, Central, Intermedio e Histórico.
Ahora bien, esta clasificación rara vez se corresponde con la realidad de las pequeñas
empresas. En sus oficinas la vida de los documentos atraviesa tres etapas, a saber:
1. Primera Edad: cuando los documentos se están tramitando, y por lo tanto son de
acceso muy frecuente.
2. Segunda Edad: es la fase en la que los documentos ya han sido tramitados pero se
siguen utilizando, consultando, etc. de forma frecuente.
3. Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados
en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. se estima que deben
conservarse.
Las tres edades que definen el ciclo vital de los documentos se corresponden con los tres
archivos comunes en una oficina: el archivo del puesto, el departamental y el corporativo.
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Archivo del Puesto: es el archivo para la documentación que está en trámite, de uso
muy frecuente por parte de un usuario, y que tiene que estar al alcance de su mano. De aquí,
los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al Depar-
tamental.
En cada puesto de trabajo deben estar presentes los expedientes en tramitación, los
cuales se individualizan mediante carpetas y éstas a su vez pueden guardarse en un siste-
ma de carpetas colgantes. Este sistema nos permite acceder a los documentos de manera
rápida y sencilla.
El archivo del puesto está integrado por todos aquellos archivos de acceso continuo y
directo desde el puesto de trabajo: bloques de cajones, armarios bajos y de media altura,
elementos colocados en los paneles, etc.
El archivo del puesto evita movimientos innecesarios por parte de las personas, lo que
aporta dos ventajas: en primer lugar, incrementa la productividad de las personas, al no per-
der tiempo en desplazamientos, y en segundo, es beneficioso para su salud puesto que no
se ven obligadas a transportar peso.
Archivo Departamental: en éste se conservan documentos que son utilizados con
mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento, y cuyo trámite ya
ha finalizado.
El sistema recomendable para este archivo es conservar los documentos en armarios,
donde ordenadamente se colocan en carpetas AZ.
Las cualidades principales de este archivo son: accesibilidad y gran capacidad. Es decir,
permite por una parte archivar gran cantidad de documentos, y por otra, que esa documen-
tación esté accesible.
Por otra parte, estos archivos suelen utilizarse como elementos de compartimentación;
es decir, en muchos casos se utilizan para separar distintos departamentos. Por lo tanto, es
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un elemento de ahorro cuando se emplea como separador. Su correcta ubicación facilita el
archivo, mejora el rendimiento de los equipos humanos y optimiza el espacio.
Archivo Corporativo: en este archivo se conservan aquellos documentos que tienen
un valor histórico o legal, y por lo tanto no son eliminados, y aquellos que se conservan por
otros motivos internos de la empresa, y que se consultan de forma muy esporádica. En fun-
ción del tiempo que los documentos vayan a permanecer en el archivo se guardan en car-
petas AZ (menos tiempo) o en cajas de archivo (más tiempo). Se desechan las carpetas AZ
para los documentos que vayan a conservarse durante muchos años debido a que los ele-
mentos metálicos que tienen estas carpetas pueden llegar a dañar los documentos. Para
evitarlo, se recomienda la elección de cajas de archivo, no provistas de estos elementos,
para documentos imperecederos y las citadas carpetas para períodos de conservación no
tan prolongados.
Para este archivo se suelen utilizar estanterías y grandes archivos compactos. Se carac-
teriza por el óptimo aprovechamiento del espacio y por su gran capacidad de archivo, opti-
mizando los metros lineales de archivo por metro cuadrado.
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21
1ª EDAD
Archivo del Puesto
Archivo Corporativo
Realizar expurgo entre la 1ª y la 2ª edad
De nuevo, eliminar documentos entre la 2ª y la 3ª edad
Archivo Departamental
Veamos a continuación un ejemplo que ilustra el ciclo vital de los documentos y sus
correspondientes archivos:
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Existe una tendencia generalizada a conservar todo indefinidamente, lo que aumenta el
caos y el desorden. Para una correcta organización del archivo, es imprescindible que a lo
largo de los ciclos citados se vayan eliminando documentos. ¿Para qué conservar, por ejem-
plo, una carta en la que se nos recuerda la fecha de una convocatoria, una vez que ésta ya
se ha celebrado?
La documentación inútil y que estorba no hay por qué conservarla, pues, careciendo de
utilidad futura, su destino es la destrucción.
El expurgo se rige por valores muy subjetivos. Será cada empresa quien establezca qué
documentos deben eliminarse. Para ello habrá que determinar si poseen algún valor:
- Valor histórico: porque dan testimonio de los orígenes e hitos importantes en la evolu-
ción de la empresa.
- Valor administrativo (directrices, reglamentos, etc.).
- Legal.
- Fiscal (documentos contables, etc.).
- Tecnológico (por ejemplo, resultados de estudios que aportan información relevante).
- Valor político (porque refleje decisiones relativas a la política de la empresa).
- Exclusividad: que esa información sea importante y no se encuentre en otros docu-
mentos.
- Documental: que esa información sirva de guía para otras actuaciones futuras, etc.
El primer paso para el expurgo será que cada persona revise pieza a pieza sus docu-
mentos a fin de eliminar todos aquellos que “engordan” innecesariamente los expedientes,
así como las copias, borradores, notas manuscritas...
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4.1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibidos en una organización.
Hace también referencia a otras funciones, como el espacio físico donde se conservan docu-
mentos, o la oficina donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos o de la
empresa.
El tratamiento archivístico, por su parte, es el conjunto de operaciones y tareas que se
aplican a los documentos en cada una de sus edades, y que tiene como objetivo su conser-
vación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diver-
sos fines (Ana Duplá del Moral. Manual de archivos de oficina para gestores).
Según los manuales de Archivística, dentro de este tratamiento existen diversas opera-
ciones: identificación, clasificación, ordenación, descripción, instalación y recuperación.
Ahora bien, a fin de ilustrar un proceso que sea aplicable en las pequeñas y medianas
empresas, vamos a esquematizar estas fases marcando unas mínimas pautas y descri-
biendo dos ejemplos de cómo se pueden archivar los documentos que se generan en una
oficina o que llegan a la misma.
Ya hemos comentado en la introducción que es imprescindible que en cada em-
presa se marquen unas normas que establezcan cómo deben archivarse los documen-
tos. Con ello, se logra que todas las personas que integran esa organización sigan las
mismas pautas, lo que permite que cualquier persona pueda localizar un documento en
un momento dado.
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4
TRATAMIENTO Y
ORGANIZACION DEL ARCHIVO
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La organización del archivo puede resultar muy sencilla si la primera norma que se adop-
ta es la realización de unos cuadros de clasificación, que conocen todas las personas, y que
van a servir como guía o índice para el archivo de todos los documentos. Es decir, archiva-
remos siguiendo esos cuadros.
Este proceso es la clasificación. Cada empresa puede elegir el modelo que más se ade-
cúe a su naturaleza y necesidades. La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios:
orgánico y funcional.
Es orgánico cuando los documentos se estructuran de acuerdo con el organigrama de
una institución. Así, si vamos a clasificar los documentos del área Comercial y ésta tiene
varias secciones, cada una con su propia denominación, agruparemos los documentos de
acuerdo con esas denominaciones y bajo esa estructura jerárquica.
Utilizamos el criterio funcional cuando estructuramos de acuerdo con las funciones y acti-
vidades que lleva a cabo una institución.
Por otra parte, los cuadros deben codificarse. Existen tres clases de códigos: alfabéti-
cos, numéricos y alfanuméricos. La clasificación alfabética consiste en asignar al Cuadro
una letra del alfabeto o una combinación de ellas. El numérico consiste en asignar un
número a cada división del Cuadro (ejemplo: 2.1. Compras, 2.2. Expediente de adquisición
de papelería).
Por su parte, el código alfanumérico es una combinación de los dos anteriores (ejemplo;
A. Compras, A-100 Adquisición de papelería).
Partiendo de este Cuadro, las carpetas de archivo (como veremos más adelante) se dis-
ponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Para ello es impres-
cindible que el Cuadro de Clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pue-
den llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña, en el
caso de las carpetas suspendidas.
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Cuando la empresa ya ha establecido estos cuadros de clasificación, podemos comen-
zar a archivar documentos. Para que este proceso sea fácilmente comprensible, lo explica-
remos con dos ejemplos: el archivo en un determinado Departamento Comercial y en un
Departamento de Investigación y Desarrollo (I+D).
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO
COMERCIAL
En primer lugar, estableceremos un cuadro de clasificación:
25
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
C.1. Formación
C.1.1. Expedientes de asistencia
C.1.2. Documentación
C.2. Expedientes de clientes
C.3. Proveedores
C.4. Marketing
C.4.1. Material de marketing
C.4.2. Acciones de marketing emprendidas
etc.
etc.
* La letra C identifica que es el Departamento Comercial.
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Apartir de aquí, imaginemos un supuesto concreto: el expediente del cliente Hermanos
Jiménez, S.L., que pertenecería al punto C.2. Expedientes de clientes.
En el momento que comienza la primera actuación relacionada con este cliente, abrimos
un expediente, que como todavía está en trámite permanece en el archivo del puesto. Ese
expediente deberá contener todos los documentos relativos a esa operación, ordenados cro-
nológicamente desde el primero hasta el último.
Por ejemplo:
Una carta que se le envía a ese cliente presentando nuestra empresa y su interés en
convertirse en su proveedor; el posterior presupuesto que se le remite a Hermanos Jiménez,
S.L. Si el cliente no acepta el presupuesto, aquí finalizaría su expediente. Si por el contrario
lo aprueba, el expediente pasaría al Departamento de Administración, donde se irán inclu-
yendo los siguientes documentos: los albaranes, pedidos a proveedores y las facturas.
Permanecerá en el archivo del puesto de Administración hasta que se cobra la factu-
ra, y por lo tanto finaliza su tramitación. De aquí, pasará al archivo departamental, donde
permanecerá durante un año, y de aquí al corporativo, donde se conservará durante, por
ejemplo 4 años, que es el plazo de la garantía del producto. Transcurrido este período, se
eliminará.
¿Cómo trataríamos los documentos?
En primer lugar, identificándolos. Si a cada documento le asignamos unos códigos, será
muy fácil volver a archivarlos si se han extraído de su expediente. (Recordamos a este res-
pecto que cuando una persona saca un documento de un expediente debe colocar en su
lugar un papel adhesivo de color, indicando quién se ha llevado ese documento y cuándo).
En el caso que nos ocupa, anotaremos en el documento:
C.2. -HER-1
HERMANOS JIMÉNEZ, S.L.
15 de diciembre de 1999
26
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C.2.: nos indica que ese documento pertenece al Departamento Comercial (C), y que es
un Expediente de clientes (2).
HER: nos indica en qué carpeta del archivo departamental se encuentra (como veremos
más adelante).
- 1. Nos señala que es el expediente número 1 de ese cliente. ¿Por qué? Porque cada
venta a un cliente es un expediente diferente. Por lo tanto, si a ese cliente se la han servido
varios pedidos, dentro de la carpeta de ese cliente habrá varios expedientes. La primera ope-
ración comercial será - 1; el expediente de la segunda venta será el - 2, y así sucesivamente.
La fecha: como dentro del expediente los documentos siguen un orden cronológico, su
fecha nos indica dónde situar ese documento dentro del expediente.
Indicamos además la razón social completa por si nos encontramos en la situación de
que el nombre de varios clientes comienza por las mismas iniciales.
Lo expuesto, es en cuanto a la identificación y registro de cada documento. Veamos
ahora cómo identificamos la carpeta del expediente.
En la carpeta de cada expediente anotaremos esa signatura (C.2. -HER-1), fecha de ini-
cio y finalización, y una breve descripción de su contenido.
27
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Estas carpetas irán dentro de otra que es la que contiene todos los expedientes de ese
cliente. En ella anotaremos:
C.2. -HER
Hermanos Jiménez, S.L.
y una descripción de los expedientes que contiene. Veamos un ejemplo:
Carpeta con todos los expedientes de ese cliente
Por lo tanto:
28
HERMANOS
J IMÉNEZ, S.L.
Contenido:
C.2. HER
- Expediente 1: Venta de 20 equipos
- Expediente 2: Venta en Munich
- Expediente 3: Venta de consumibles
- Etc.
CARPETA
DEL
CLIENTE
CARPETA
DE CADA
EXPEDIENTE
DOCUMENTOS
CONTIENE CONTIENE
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Por otra parte, hemos señalado que mientras un expediente está en trámite lo guarda-
mos en una carpeta colgante dentro de un bloque de cajones. Para su identificación, colo-
caremos en un visor el nombre del cliente.
Transcurrido su trámite, en el archivo departamental colocaremos carpetas AZ siguiendo
el cuadro de clasificación. Para ello, en su lomo indicaremos los dígitos del Cuadro, y las ini-
ciales de los clientes que contenga cada carpeta.
Ejemplo de lomos de carpeta y su orden en un armario:
29
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Así, sabremos que las carpetas señalizadas con el número 2 son expedientes de clien-
tes. Dentro de la zona donde estén las carpetas con este dígito, los expedientes se ordena-
rán por orden alfabético, colocándolos en la carpeta que les corresponda según las indica-
ciones de su lomo.
Nota: para ordenar los documentos dentro de un expediente hemos utilizado un orden
cronológico, pues es el más sencillo. Ahora bien, existen otros:
- Alfabético: se ordenan por la primera letra o palabra destacada que lleva el documen-
to. El uso de la ordenación alfabética es sólo habitual en los documentos referidos a
personas, lugares o entidades. Es sólo recomendable para oficinas con poco volumen
de documentación y sin posibilidades de crecimiento. El primer apellido dará la pauta
para la ordenación, seguido del segundo, y por último del nombre.
- La ordenación numérica: consiste en disponer los documentos siguiendo la serie de
los guarismos del 1 en adelante. No es muy aconsejable porque se pierde informa-
ción para su recuperación. Por ejemplo, el expediente nº 23.500, no nos indica el año
de su tramitación.
- La ordenación numérica-cronológica: ordenar los documentos por años y dentro de
éstos por un número correlativo. Ejemplo: Expediente 67/92.
- Ordenación alfanumérica: se ordenan los documentos según las letras del alfabeto y
se asigna, dentro de cada letra, un número. Por ejemplo: el expediente 42-A, quiere
decir Expediente de Adquisición nº 42.
- Ordenación por conceptos: quiere decir que dentro de una misma serie los docu-
mentos se ordenan de acuerdo a un índice previamente confeccionado, y dentro de
ellos por orden cronológico. Es útil, por ejemplo, para la correspondencia.
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Traslado de documentos
Hemos indicado que los expedientes permanecen un año en el archivo departamental.
Para trasladarlos al corporativo, lo más sencillo es establecer una periodicidad, que puede
ser anual, semestral, etc.
En el archivo corporativo se le asignará un área a cada departamento para que éstos
guarden en la misma sus carpetas o cajas de archivo. Este espacio seguirá el mismo orden
que el asignado en el archivo departamental.
En cada carpeta que vaya a eliminarse transcurrido un tiempo, anotaremos el año de
entrada en el archivo corporativo. De este modo, sabremos cuándo destruirlas. Por ejemplo,
en el año 2000 eliminaremos todas las carpetas registradas con el año 1996 (siguiendo con
el ejemplo de que la empresa haya establecido que los expedientes permanecen en este
archivo durante 4 años).
Por último, señalar que en este ejemplo hemos archivado expedientes. El proceso sería
el mismo para otros tipos de documentos, como dossieres, etc.
Síntesis
Simplificando lo expuesto, podemos resumir que:
- Cada empresa debe definir unas normas de archivo, que sean conocidas por toda
la organización. Estas normas deben contemplar también el expurgo o eliminación de
documentos.
- Cuando se recibe o se crea un documento, su responsable debe tener muy presente
que ese documento debe archivarse. Si no existe, deberá abrir una carpeta, identificarlo, etc.
No dejar para cuando se haya tramitado la operación, la tarea de preparar su conservación.
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- Mientras los documentos están en trámite permanecen en el archivo del puesto.
Finalizada su tramitación pasan al departamental, desde donde al cabo de un año se trasla-
dan al corporativo.
- Crear unos cuadros de clasificación, que servirán de guías para clasificar o separar los
documentos.
- Ordenar los documentos (cronológicamente, por ejemplo) dentro de cada expediente,
y las carpetas y cajas dentro de su archivo según el cuadro de clasificación.
- Si es necesario, en oficinas con grandes cantidades de documentos, crearemos índi-
ces informáticos, libros u otros elementos para su recuperación.
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4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO
DE I+D
Determinados departamentos, como puede ser uno de I+D, disponen de un gran
volumen de otros tipos documentales, como pueden ser libros, catálogos, recortes de
prensa, etc.
En estos departamentos, los expedientes, dossieres, etc. se archivan igual que en cual-
quier otro departamento, siguiendo el ejemplo anterior, pero ¿cómo archivamos los otros
documentos citados?
En primer lugar, si el volumen de documentos es considerable, se aconseja la creación
de elementos para su rápida localización.
Son los instrumentos de recuperación, que son imprescindibles cuando se necesite
satisfacer con rapidez una demanda de información; cuando en una oficina las consul-
tas sean muy numerosas, y cuando el volumen documental de una serie sea tan grande
que resulte imposible su control con los sistemas de instalación (carpetas codificadas,
colores, etc.).
Ala hora de crear estos instrumentos de recuperación tenemos varias opciones: libros,
ficheros convencionales, bases de datos, archivos electrónicos...
Libros: en sus páginas se va anotando si ha entrado el documento, dónde está archiva-
do, etc. La recuperación de la información es muy lenta.
Ficheros convencionales: están formados por fichas de cartulinas. En el mercado
se encuentran fichas de distintos tamaños. De todos ellos, el más aconsejable es el de
100x150 mm.
En principio, las fichas deben colocarse en posición vertical ya que el mobiliario está pre-
parado para esta posición. En este caso, se colocan unas detrás de otras, de tal manera que
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la primera tapa a las siguientes. Para evitar esto, existe un sistema de fichas de visibilidad
parcial. Son unas fichas con el ángulo superior derecho cortado, en donde oblicuamente se
pone el dato por el que se quiere recuperar la información. Las fichas se colocan escalona-
damente dejando ver su encabezamiento. En este caso, el mueble archivador debe ser de
tamaño mayor que las fichas.
Hemos explicado el modelo de fichero convencional. Ahora bien, es raro encontrar un
centro de trabajo que no cuente con medios básicos para automatizar este instrumento.
La recuperación informática consiste en elaborar una serie de índices mediante un pro-
grama informático. Una de las principales ventajas de este sistema es que nos permite la
recuperación de los datos por más de un campo y por referencias cruzadas. Las posibilida-
des que ofrece la informática son dos: la creación de bases de datos y un archivo docu-
mental electrónico.
Localizar un libro resulta sencillo si se crean tres ficheros, bien sean manuales o infor-
máticos:
1. Fichero por autores
2. Fichero por materias
3. Fichero por títulos
Cada libro estará registrado en cada uno de los tres ficheros citados. Es decir, se abren
tres fichas de cada uno, a saber:
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Título:
2 HIS* Historia europea del diseño / por Pierre Masat - Madrid:
Hespasa, 1982.
Materias:
2 HIS* Diseño
Historia europea del diseño / por Pierre Masat - Madrid:
Hespasa, 1982.
Autor:
2 HIS* MASAT, Pierre
Historia europea del diseño - Madrid:
Hespasa, 1982.
* La signatura es un signo compuesto de cifras (numérica), de letras (alfabética) o de una combinación de ambas
(alfanumérica) que sirve para identificar el lugar de un libro dentro de una colección y que, por tanto, debe figurar
tanto en el libro como en la ficha que lo describe.
Por lo tanto, podremos localizar cada ejemplar por cada uno de los tres campos. Ahora
bien, ¿dónde los localizamos? Nos lo indica la propia ficha: el dígito (2) indica en qué estan-
tería se encuentra, y dentro de ésta los libros se disponen alfabéticamente, tomando como
referencia las tres primeras iniciales del título (HIS).
En el lomo del libro se adhiere un rótulo, con la misma signatura que aparece en el lado
izquierdo de su ficha, en el caso del ejemplo que nos ocupa: 2 HIS.
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Identificados los documentos, veamos cómo señalizamos el mobiliario:
Las estanterías donde se disponen estos documentos se enumeran y clasifican por
materias, como se ilustra en el siguiente ejemplo:
36
H
i
s
t
o
r
i
a

d
e
l

D
i
s
e
ñ
o
H
i
s
t
o
r
i
a
d
e
l
D
i
s
e
ñ
o
2
HIS
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Su ordenación por materias, es decir, pegar un rótulo que indique éstas, nos permite, en
primer lugar, colocar adecuadamente un libro cuando llega al departamento. Igualmente nos
permite que si una persona quiere ver qué libros existen sobre una materia determinada
puede mirarlo directamente en su estantería.
En síntesis, cuando llega un nuevo libro:
- Determinamos su colocación, en el lugar que le corresponda según la materia, y den-
tro de la estantería de esta materia, por orden alfabético.
- Se abren las tres fichas (anteriormente descritas) para su posterior recuperación, donde
se registra dónde está ubicado, y se identifica el lomo del libro con el mismo registro.
Este sistema es válido para todos aquellos documentos encuadernados. En el caso de
estudios, investigaciones, recortes de prensa, etc. sería válida la identificación expuesta de
las estanterías, por números y materias. La única diferencia es que cada documento se
introducirá en carpetas AZ o en cajas de archivo (cada una de éstas contiene varios docu-
mentos, a fin de ahorrar espacio).
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Veamos un ejemplo:
Nos llega un estudio realizado por la Universidad de Yale sobre el diseño europeo, del
profesor Paul Smith.
De la estantería, cogemos la última carpeta con la inscripción DISEÑO, y vemos qué
número tiene el último documento que contiene. Le asignamos el número siguiente al docu-
mento de la Universidad de Yale (por ejemplo, el 26).
En el documento anotamos:
2 - DISEÑO 4- 26
- 2: nos indica en qué estantería está ubicado.
- DISEÑO: nos expresa que es una carpeta con estudios sobre DISEÑO.
- 4: que es la carpeta de diseño nº 4.
- 26: que dentro de esa carpeta, es el estudio nº 26.
Para su posterior localización, abrimos, como en el ejemplo de los libros, tres fichas: por
autor, por título y por materias, y en cada ficha anotamos lo mismo que en el documento, lo
que nos indica dónde se encuentra.
Ejemplo de ficha por materias:
2-DISEÑO 4-26 DISEÑO
Estudio sobre el diseño europeo / por Paul Smith - Yale,
1996
38
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En varias ocasiones hemos citado diferentes términos como carpetas, cajas de archivo,
etc. Estos elementos constituyen lo que se denomina la instalación física de los documen-
tos, es decir, en qué contenedores se guardan.
Este es un tema importante en la creación de un sistema de archivo, puesto que el
empleo de material y mobiliario adaptados a las necesidades es fundamental para archivar
y recuperar los documentos con rapidez. En este sentido, hay estudios que demuestran el
ahorro de tiempo que se obtiene al archivar documentos en determinadas carpetas. Por
ejemplo, se tarda muchísimo menos tiempo en hacerlo en una carpeta sin dispositivo de cie-
rre que en una que sí lo tenga.
En este apartado analizaremos los soportes de los documentos, el material de archivo y
el mobiliario.
39
5
LA INSTALACION FISICA DE
LOS DOCUMENTOS
´ ´
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5.1. SOPORTES
Los documentos se producen sobre diferentes soportes. En la antigüedad se utilizaron
tablas de arcilla, papiro, metales, pergaminos, etc. El uso del papel se generalizó a partir del
S. XV. En la actualidad, éste se compagina con otros soportes como el microfilm, los discos,
disquetes, etc. Por cuestiones de espacio, nos es imposible narrar la historia de todos los
soportes, pero sí vamos a recordar algunos.
Alo largo de la historia, y antes de la aparición del papel, encontramos soportes muy
curiosos para comunicar mensajes, como la utilización de objetos. Tenemos, por ejemplo, los
bastones mensajeros de los aborígenes australianos, incisos con marcas, estrías o mues-
cas, o las habichuelas marcadas con puntos que datan de la cultura preincaica de Perú.
Diferentes soportes han sido utilizados para contabilizar, para enviar mensajes, para
conservar registros genealógicos o para narrar historias importantes y leyendas, como es el
caso de los postes totémicos norteamericanos.
Al correr de los tiempos han sido utilizados todas las clases de materiales imaginables:
piedra, madera, bambú, caparazones de tortuga, metal, pieles animales, hojas, cerámica,
marfil, cera, huesos, cortezas de árbol, etc. Algunos, lamentablemente, fácilmente perece-
deros, como las hojas. Otros, en cambio, con la ventaja de ser casi indestructibles, como la
piedra. En Egipto y Mesopotamia, por ejemplo, las inscripciones en piedra se remontan al
cuarto milenio a.C. Todas las grandes civilizaciones del mundo antiguo, Asia, la Roma
Imperial... la utilizaron.
También el metal garantiza la duración. En la India y partes de Asia ciertos documentos
legales se grababan en planchas de bronce, al igual que se inscribían en este material las
leyes romanas. También se utilizaron metales más preciados y caros, como el oro y la plata,
por ejemplo, para demostrar respeto. La seda también resultaba cara, pero se utilizó en la
época del Han oriental para cartas, documentos oficiales, etc., por citar un caso.
En huesos, por ejemplo, se registraron algunos de los más antiguos testimonios de escri-
tura china, al igual que se utilizaron en otras partes de Asia y África. Los mayas, asimismo, los
utilizaron con mucha frecuencia, e incluso se conservan versos del Corán en este soporte.
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Un material muy común fue la madera, desde inscripciones egipcias en sarcófagos y
estatuas hasta aplicaciones mucho más recientes como las pizarras escolares.
Algunos de estos soportes debían ser tratados antes de su utilización. Por ejemplo, grie-
gos y romanos enceraban sus tabletas de escritura. Los mayas y aztecas trataban la corte-
za con una capa de barniz blanco. De comienzos de la era cristiana también encontramos
fragmentos de obras budistas sobre corteza de abedul, pulimentada y aceitada. También se
trataban las pieles, en algunos casos para convertirlas en cuero. Los documentos en cuero
más antiguos proceden del antiguo Egipto (ca. 2500 a.C.).
Más familiares nos resultan la arcilla, el papiro y el pergamino. Las tabletas de arcilla
fueron utilizadas durante miles de años. Su formato más común era el cilindro de varias
caras y el ladrillo oblongo con caras convexas. Curiosamente, en la antigüedad se guar-
daban en bibliotecas, donde se ordenaban en estantes.
Del papiro, por su parte, se ha encontrado un rollo que data de la época 3100-2890 a.C.
Durante más de 4000 años fue muy utilizado.
Por último, el término pergamino se deriva de la ciudad de Pérgamo, en Asia Menor,
donde apareció este material (197-158 a.C.). El pergamino no se utilizó ni en la India, ni en
Asia sudoriental ni en el Lejano Oriente porque tanto los hindúes como los budistas recha-
zaban la idea de escribir sus textos sagrados sobre la piel de animales sacrificados.
En Europa el pergamino fue el material más común hasta bien avanzada la Edad Media,
cuando fue sustituido por el papel (los árabes comenzaron a usar el papel antes, en el S. IX).
Se cree que la invención del papel, que según diversas fuentes procede de China, fue el
desarrollo de un proceso evolutivo basado en parte en la fabricación del papel de seda. Los
fragmentos más antiguos de papel que se conservan datan del siglo II d.C. Era una mezcla
de trapos, morera, laurel y césped chino. Llegó a Europa mil años después. Fue en el siglo
XIX cuando se introdujo la madera como sustituto de los trapos.
La sociedad se convirtió en una sociedad de papel, pero la aparición de nuevos soportes
(vídeo, discos, microfilm, etc.) marca una nueva era en el almacenamiento de la información.
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5.2. MATERIAL DE ARCHIVO
Dividimos este epígrafe en tres apartados: elementos auxiliares, contenedores y
mobiliario.
ELEMENTOS AUXILIARES
Es el material que ayuda en el proceso de la organización de los documentos.
Etiquetas adhesivas móviles.Son los conocidos Post-it y las banderitas (esa etiqueta
adhesiva de pequeño tamaño, que tiene una parte transparente y otra de color). Pueden ser-
virnos para hacer una primera clasificación aplicándolas en las carpetas o a los documentos,
pero deben retirarse antes de su archivo, puesto que el pegamento puede dañar el papel.
Etiquetas adhesivas fijas. Están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas
de archivo como indicadores de su contenido. Gracias a su diversidad de tamaños y colores,
pueden diferenciar a simple vista diversos contenidos. Por ejemplo, se pueden usar etique-
tas de un color para documentos administrativos y de otro para folletos.
42
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Índices.Tienen las letras del alfabeto en sus pestañas.
Separadores. Tienen espacios en blanco para insertar el texto que se desee.
Preferiblemente se usarán más los de cartón que los de plástico; asimismo se recomienda
los de hoja completa en lugar de los fraccionados.
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A
B
C
D
E
F
G
H
IJ
K
L
M
N
O
PQ
R
S
T
U
VW
XYZ
A
B
C
D
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A
B
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H
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M
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P
Q
R
S
T
U
VW
XYZ
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Bandejas clasificadoras.Sirven para depositar sobre ellas documentos en trámite. No
tienen que convertirse en un almacén donde todo tenga cabida, ni mezclar en ellas docu-
mentos de diversa índole. Una para cada cosa.
CONTENEDORES DE LOS DOCUMENTOS
Camisas, carpetillas. Son las cubiertas que se utilizan para la protección e individua-
lización de los documentos, y son además los elementos que identifican cada documento. Si
la cubierta es de papel, se denomina camisa, y si es de cartulina, carpetilla. Se deben em-
plear siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Se emplean (las de papel)
cuando se necesita crear varios apartados en los expedientes; y para protección de los docu-
mentos que forman un expediente, las de cartulina. Dependiendo del grosor del expediente,
se elige el tamaño de la carpetilla, y si llevan fuelle o no.
Además se recomienda que lleven solapas para que los documentos no se deslicen.
Se evitarán los métodos tradicionales de sujeción (como ciertos elementos metálicos),
44
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que estropean los documentos, porque obligan a taladrarlos y porque se oxidan y man-
chan el papel.
Como se presentan en varios colores, pero no son tantos como para abarcar todos los
tipos documentales, cuando se utilizan los colores para diferenciarlos, deben ser siempre los
mismos (para cada tipo) y en toda la oficina.
Los expedientes se deben archivar con la parte abierta hacia abajo -cuando las carpeti-
llas lleven pestañas- para individualizarlos en las carpetas suspendidas.
Clasificadores. Son las carpetas de anillas o archivadores AZ. Posibilitan ordenar los
documentos por medio de separadores y utilizar carpetas de diferente color para según qué
documentos. Ahora bien, si no están llenas se desaprovecha espacio y además obligan a
perforar las hojas.
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Estas carpetas están indicadas para la conservación de documentos en el archivo
departamental. Se recomienda el uso de carpetas de tamaño folio. Asimismo, deben estar
plastificadas, con cantos y orificios reforzados y su etiqueta debe ser extraíble.
Dentro de estos clasificadores hay dos variantes: los llamados conjuntos de clasifica-
dores y el conjunto de cuatro casetes. Los primeros llevan un mecanismo de fijación por
presión. Los segundos, están formados por varias carpetas introducidas en una especie
de caja abierta. Pueden servir, por ejemplo, para archivar documentación informativa:
folletos, catálogos, etc.
Cajas de archivo. El sistema más difundido son las cajas de cartón que vienen des-
montadas, que además resultan muy económicas. Deben emplearse sólo para conservar
documentos ya sin vigencia. Por lo tanto, muy apropiadas para los archivos corporativos, y
no para el del puesto. La pestaña o lengüeta debe ser de 5 cm como mínimo para que no se
abra con facilidad. Es preferible que la caja sea de cartón (fuerte y resistente), pues los docu-
mentos archivados en plástico se deterioran y producen mal olor. Asimismo, para que los
documentos se doblen lo menos posible, se recomienda que la caja se apoye por su parte
más larga.
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Carpetas suspendidas o colgantes. Es el sistema especialmente recomendado para
el archivo del puesto. Su tamaño habitual es DIN A4: 33 cm de ancho, y Folio: 36,5 cm de
ancho.
Son carpetas de cartulina que llevan unos ganchos para su suspensión y se deslizan por
unas guías incorporadas al mobiliario.
Características:
- La carpeta se utiliza como contenedor de 1 o varios expedientes.
- La propia carpeta es la cubierta del expediente. Tienen un espacio para escribir la
fecha, el número de orden y la relación del contenido.
- Suelen llevar pestañas que impiden que los documentos se caigan.
- Puede llevar visor incorporado o éste se coloca posteriormente. Se recomienda la pri-
mera opción, puesto que así se impide que caiga y se pierda en el mueble. Los viso-
res deben ser grandes y de lupa para una correcta lectura de su contenido.
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- En función del archivador empleado, las carpetas pueden ser de visibilidad horizontal
o vertical.
Según el grosor de los expedientes, habrá que elegir la carpeta adecuada: la cartulina
simple doblada por la mitad, o una con un lomo de 2 cm, etc.
Estas carpetas nos permiten además jugar con el color. Podemos, por ejemplo, en un
cajón ordenar los expedientes cronológicamente y utilizar carpetas o visores de diferente
color según el asunto del que traten.
Casetes para carpetillas
Son unos recipientes de plástico en los que se introducen los expedientes en forma ver-
tical. Se colocan sobre los estantes, y tienen un visor donde se inserta una cartulina con la
descripción del contenido.
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MOBILIARIO
En primer lugar, señalar que tanto el mobiliario como el resto del material de archivo
deben reunir las siguientes condiciones:
- Accesibilidad. El acceso a los documentos tiene que ser cómodo y rápido. Por ejemplo,
el mueble archivador tiene que estar en el puesto de trabajo.
- Rápida identificación de los documentos; es decir, tienen que tener un espacio que per-
mita describir los documentos.
- Extensibilidad. Mobiliario pensado para un posible crecimiento del archivo.
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- Buena conservación de documentos. Velar para que los materiales sean los apropia-
dos para la conservación. La documentación debe conservarse de acuerdo con las condi-
ciones ambientales idóneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de soportes (mag-
néticos, papel, etc.).
- Buena relación calidad/precio. El mobiliario debe ser resistente para soportar un uso
frecuente, pero esto no quiere decir que deba ofrecer un aspecto duro y oscuro. Aunque
debe primar la funcionalidad, no hay que olvidar el impacto psicológico positivo que puede
ejercer un aspecto agradable.
- Que optimice el espacio, es decir, que facilite su máximo aprovechamiento.
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Desde el portacarpetas extraíble hasta el archivo compacto de gran capacidad, se puede
encontrar en el mercado toda una gama de elementos de archivo, de entre los cuales habrá
que seleccionar el que más convenga en cada caso, en función de las necesidades de cada
usuario o grupo de personas, del tipo de contenedor, de la frecuencia de acceso a la infor-
mación, del volumen y naturaleza de la misma, etc.
Mini archivadores de sobremesa
Son archivadores de pequeño tamaño que se utilizan de sobremesa y que pueden ser
trasladados fácilmente. Es sólo un archivo provisional que sirve, por ejemplo, para hacer una
primera ordenación de documentos y para el archivo de catálogos, folletos, etc.
51
6
MOBILIARIO -
SISTEMAS DE ARCHIVO
AF LIBRO ARCHIVADORES 1 ok.qxd 14/4/00 12:01 Página 49
Portacarpetas extraíble
Soporte extraíble para un reducido número de carpetas colgantes (entre 10 y 15), y dota-
do generalmente de una bandeja portalápices. Con frecuencia resuelve las necesidades de
un puesto de trabajo en la oficina, donde la privacidad de los documentos de uso más fre-
cuente no sea importante. Para la mayoría de los usuarios es suficiente la capacidad de este
tipo de archivo.
Bloque personal
Es un bloque de cajones de una altura que ronda los 90 centímetros, dotado de ruedas
para su transporte y cerradura para proteger la privacidad de sus compartimentos.
Generalmente está dotado de una gaveta extraíble para carpetas suspendidas y com-
partimentos diversos para la colocación de carpetas AZ, libros u objetos más personales,
como pueden ser un portalápices, un ordenador portátil o un bolso de mano.
Este tipo de archivo suele ser utilizado en las oficinas “no territoriales”, es decir, aquellas
en las que los usuarios no tienen un puesto de trabajo físico exclusivo sino que cada día que
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acuden a una oficina se les asigna un puesto según su necesidad y la disponibilidad. Por lo
tanto, un mismo espacio de trabajo puede ser compartido por diferentes personas en distin-
tos horarios y/o días. Suele darse en empresas en las que los empleados trabajan tanto en
las propias instalaciones de la compañía, como en las oficinas de sus clientes o en sus pro-
pios domicilios.
Todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: bolí-
grafos, agendas, documentos, objetos personales, etc., que deben guardarse en un lugar
propio y privado. Para ello se dota a cada persona de un bloque personal que se “aparca”
formando baterías en lugares destinados a tal efecto.
Cada bloque se marca con el nombre de su usuario, y con frecuencia disponen de
una ranura buzón donde se puede depositar la documentación confidencial destinada a
su propietario.
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Módulos auxiliares
Cumplen la misma función que los armarios bajos, con la particularidad de que suelen
estar dotados de ruedas para que el usuario los ajuste a la posición idónea, bien para usar
su tapa como superficie auxiliar o plano de descarga, o bien para que el acceso a los docu-
mentos u objetos que contiene sea lo más cómodo posible.
Pueden ser abiertos o cerrados, generalmente con puertas de persiana. Sus formas
suelen ser más “amables” desde un punto de vista estético que las de los armarios con-
vencionales.
Elementos suspendidos del panel
Baldas o arcones contenedores que se utilizan en aquellos puestos de trabajo cuyo
grado de privacidad se obtiene mediante paneles separadores, y la necesidad de archivo del
puesto es muy alta, no siendo suficiente el bloque de cajones convencional.
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Acontinuación, podemos observar un puesto de trabajo con los cuatro tipos de mobilia-
rio de archivo que acabamos de citar:
Bloques de Cajones
Idóneos para el archivo de fichas y carpetas suspendidas. Se recomienda que reúnan
las siguientes cualidades:
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- Facilidad de acceso a la documentación, gracias a la extracción total de las gavetas
de archivo, lo que supone una mayor comodidad del usuario. De este modo, éste puede
acceder al 100% del material archivado.
- Seguridad. Que dispongan de un sistema de antivuelco, que impida abrir más de un
cajón a la vez, y que dispongan de quinta rueda en bloques rodantes con gaveta.
- Flexibilidad. Que las gavetas permitan archivar diferentes formatos de carpetas.
Ejemplo de flexibilidad.
- Limpieza. Que cuenten con guías cubiertas en los bloques, lo que además de asegu-
rar el perfecto funcionamiento del mecanismo a lo largo del tiempo, impide la acumula-
ción de polvo.
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Existen diferentes clases de bloques:
- Rodantes. Aportan movilidad al bloque, permitiendo al usuario su libre ubicación en
cada momento.
- Soporte. Además de archivo, cumplen la función de elemento estructural, ya que sirve
de apoyo a la mesa, lo que supone un ahorro en la adquisición del mobiliario.
- Altura de mesa. Al igual que los anteriores sirven de apoyo a la mesa, y presentan como
ventaja adicional una mayor capacidad de archivo.
- Suspendido. Está colgado debajo de la mesa, lo que facilita las labores de limpieza
debajo de la misma.
Además existen bloques de cajón o cajones verticales, muy útiles cuando se pretende
dotar de un pequeño archivo a puestos de trabajo cuya superficie es muy reducida, o en
puestos compartidos en los que en una mesa de dimensiones normales se busca dotar de
un cajón totalmente independiente a cada persona que trabaja en ese puesto durante los
diferentes turnos de trabajo.
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Armarios bajos
Se sitúan muy cerca de la superficie de trabajo o como soporte de la misma en aquellos
puestos donde la necesidad de archivo de acceso rápido es importante.
Pueden ser sin puertas o estar dotados de diferentes tipos de puertas, siendo aconseja-
bles las correderas o tipo persiana a fin de que el usuario no se tenga que desplazar para
abrirlas. También pueden llevar gavetas para el archivo de carpetas suspendidas.
Para aprovechar al máximo su capacidad, es importante que sus estantes sean regula-
bles en altura cada 20 mm.
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Archivadores
Consisten en un módulo formado por dos o más cajones donde se colocan carpetas sus-
pendidas o las fichas. Pueden estar en el puesto de trabajo, en ese caso se denominan
bucks, o bien constituir una unidad independiente.
Sus medidas suelen ser: 40 cm de anchura y 70 cm de profundidad, y sólo ocupa 0,3 m
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de superficie de suelo, a la que se añade otro tanto para la extracción de cajones. Su prin-
cipal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la locali-
zación de las carpetas.
Deben reunir las mismas características constructivas que los bloques de cajones
(antivuelco, accesibilidad, etc.).
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Estanterías
Las estanterías permiten el acceso directo a los documentos, tanto visual como manual-
mente. Es el sistema idóneo para colocar libros, carpetas, cajas de archivo... Se recomien-
dan además las estanterías preparadas para instalar carpetas colgantes, porque suponen un
importante ahorro de espacio.
Las estanterías deben reunir una serie de cualidades:
- Las baldas deberían ser movibles y poder ubicarse en altura cada 25 milímetros.
- Se rechazan los sistemas de montaje de perno y tuerca, las aristas vivas y todos los
elementos cortantes que puedan dañar a las personas y a la documentación.
- El aire debe circular entre las estanterías, para evitar la humedad, de modo que sólo
deben estar cerrados los laterales.
- Se instalarán a unos centímetros del suelo, y cerrado ese espacio, así como por
arriba, para evitar el polvo.
- Las estanterías deben ser sólidas puesto que un metro lineal puede alcanzar los 100 kg.
- La superficie será lisa, con tratamiento antioxidante.
Las dimensiones de un cuerpo de estantería habitualmente son: 1,90 metros de altura,
para que una persona de altura normal pueda acceder con la mano, con baldas o estantes
de 1 (longitud) x 0,40 (profundidad) x 0,50 (distancia entre baldas). Existen dos sistemas de
estanterías: fijas y compactas (que se deslizan).
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Armarios
Son recomendables los sistemas modulares que permiten una posible ampliación y ofre-
cen la posibilidad de transformar el interior.
En la parte inferior no se deben colocar carpetas ya que su extracción es incómoda, por
lo que reservaremos ese espacio para cajas.
En muchos casos se han empleado armarios y estanterías elaborados en madera, sin
embargo esta opción debe ser rechazada puesto que no soporta el peso, es combustible y
favorece la proliferación de insectos.
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Archivos compactos
Es la solución más adecuada para el archivo corporativo, puesto que además de garan-
tizar la correcta conservación de los documentos permite rentabilizar al máximo el espacio
de la oficina, aumentando en casi un cincuenta por ciento la capacidad de archivo con res-
pecto a los sistemas tradicionales.
Los archivos compactos se desplazan sobre el pavimento, de tal modo que el desliza-
miento de cada unidad permite la reducción del número de pasillos a uno solo, y basta con
reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí donde sea necesario mediante el desplaza-
miento de las estanterías. Por lo tanto, suponen el máximo ahorro del espacio.
El Compacto es el archivo que permite una máxima optimización del espacio disponible,
lo que se traduce en un importante ahorro para las empresas.
Otras soluciones mobiliarias:
Existen otras soluciones para documentos que no pueden ser doblados:
- Portaplanos horizontal: los planos se guardan en cajones de grandes dimensiones.
- Portaplanos vertical: los documentos están suspendidos por una banda adherida a
uno de sus bordes.
- Portatubos: previamente los documentos han sido enrollados en ellos. Su manipula-
ción es incómoda.
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La correcta conservación de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para
controlar diversos factores de riesgo: el fuego, los insectos, la humedad, etc.
La acción de determinados insectos (termitas, carcoma, cucarachas, etc.) así como de
los roedores puede causar la destrucción de los documentos. Su presencia debe evitarse
con todas las medidas posibles: limpieza de los depósitos, desinfección, control de la hume-
dad, cerramiento de orificios, rendijas, etc.
Por su parte, la humedad es uno de los principales problemas para la conservación de
los documentos. Para evitar sus efectos nocivos es necesario controlarla, bien mediante un
sistema de aire acondicionado, bien mediante deshumificadores.
El nivel adecuado para documentos es:
Soporte Humedad relativa Temperatura
Papel 45/65% 17/18ºC
Óptico 35-45 16-20
Magnético 40-50 14-18
Fotografía color 25-35 10-18
Film Color 25-35 10-20
Microformas 30-40 18-20
También es nociva la excesiva sequedad; para evitarla en determinados momentos se
recurrirá a la aireación mecánica o a un humidificador.
Otros factores peligrosos para la correcta conservación de los documentos son el polvo
(se evitará su presencia a través de un sistema de aire acondicionado -también útil para evi-
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MEDIDAS AMBIENTALES
Y DE SEGURIDAD
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tar la contaminación atmosférica-, del recubrimiento del suelo, de los contenedores de archi-
vo adecuados, etc.) y la luz solar, cuyos rayos ultravioletas atacan al papel y a las tintas. No
se trata de evitarla totalmente sino de controlarla, pues la luz juega un importante papel
como germicida. Se deben evitar los grandes ventanales, y se recomienda controlar la inci-
dencia de los rayos mediante vidrios filtrantes, partesoles, etc.
Asimismo, debemos recordar que la instalación eléctrica del archivo debe observar todos
los requisitos usuales de seguridad. La iluminación será suficiente pero sin excesos. En los
depósitos se recomienda: un punto de luz de 60 W cada dos metros en los pasillos entre
estanterías, y de 75 W cada cuatro metros en los pasillos centrales.
Mención especial merece el fuego, puesto que los documentos son fácil pasto de las lla-
mas. El depósito debe estar alejado de focos de peligro como calderas, motores... Asimismo
el mobiliario y los materiales de construcción deben ser ignífugos; así como respetarse las
normas de seguridad contra incendios (vías de evacuación señalizadas, sistemas de detec-
ción automática de humos en depósitos, etc.).
El edificio
En grandes organizaciones, instituciones, etc. los archivos están ubicados fuera de las
oficinas, en dependencias especiales, equipadas exclusivamente para este fin.
Es preferible que los archivos se ubiquen lejos de zonas peligrosas (zonas húmedas, con
contaminación atmosférica, focos industriales, etc.). El ideal, por otra parte, es un edificio
nuevo construido para tal efecto. La estructura será preferiblemente de hormigón armado;
los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra, el ladrillo a cara vista u otros
materiales de fácil conservación. Las cubiertas: inclinadas, dejando cámara de aire, con ele-
mentos impermeabilizantes.
En estos edificios los depósitos deben ser diáfanos (sin columnas o pilastras, o si las
hubiera, reducidas), y permitir la instalación de las estanterías en altura, para aprovechar al
máximo el metro cuadrado.
Asimismo, la construcción debe cumplir determinados requisitos generales de solidez,
resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc.
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