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Access: # 1

Base de dados I
O que ?
Uma base de dados um simples repositrio de informao, relacionada
com um determinado assunto ou finalidade, armazenada em computador
em forma de ficheiros
Para que serve?
Serve para gerir vastos conjuntos de informao de modo a facilitar a
organizao, manuteno e pesquisa de dados
Vantagens bsicas sobre os modelos tradicionais
Compacidade - evita os tradicionais volumosos conjuntos de papis
Rentabilidade - a manuteno da informao em papel um trabalho
bastante mais penoso
Velocidade - o computador consegue manusear grandes quantidades de
informao num curto espao de tempo
Correco - a informao tende a ser mais actual, correcta e precisa
Access: # 2
Base de dados II
Pequeno exemplo
Access: # 3
Base de dados III
Conceitos bsicos
Base de dados relacional - em lugar de manter toda a informao numa
nica tabela, esta separada por diferentes tabelas que se relacionam
entre si por idnticos conjuntos de atributos
Tabelas / Relaes - possuem uma organizao em colunas e linhas
Campos / Atributos - correspondem s diferentes colunas de uma relao
Registos / Tuplos - correspondem s vrias linhas de uma relao
Domnio - conjunto de valores permitidos para um dado atributo
Facilidades bsicas
Adicionar novas tabelas
Remover tabelas
Inserir novos registos numa tabela
Remover registos de uma tabela
Actualizar registos de uma tabela
Obter informao especfica a partir das tabelas da base de dados
Access: # 4
Microsoft Access
Nova base de dados
Abrir uma j
existente
Criar vazia
Criar usando o
assistente
Access: # 5
Assistente de base de dados
Vantagens
Bases de dados previamente definidas
Definio das tabelas e dos campos a utilizar
Definio do estilo dos formulrios e do estilo dos relatrios
Access: # 6
Ambiente de trabalho
Objectos de uma
Base de Dados do
Microsoft Access
Tabelas
Consultas
Formulrios
Relatrios
Pginas
Macros
Mdulos
Access: # 7
Tabelas I
Algumas regras a observar ao estruturar uma base de dados
Dividir a informao pelo maior nmero de tabelas que minimize a redundncia
entre os dados e maximize a eficincia no armazenamento dos mesmos
Atribuir aos campos das tabelas os tipos de dados adequados de forma a poupar
espao e melhorar as operaes de associao entre campos relacionados
Designar chaves primrias para cada tabela de modo a identificar exclusivamente
cada registo armazenado na tabela e impedir a introduo de valores duplicados
ou nulos nos campos de chave primria
Tipos de chave primria
Numerao automtica: a forma mais simples de criar chaves primrias. Um
campo de numerao automtica introduz automaticamente um nmero
sequencial sempre que um novo registo adicionado tabela
Campo simples: pode ser designado como chave primria quando o campo
possui valores exclusivos, como nmeros de cdigo ou de referncia
Mltiplos campos: em situaes em que no se pode garantir a exclusividade de
nenhum campo simples, deve designar-se dois ou mais campos como chave
primria. A situao mais comum em que isto acontece nas tabelas utilizadas
para relacionar duas ou mais outras tabelas
Access: # 8
Tabelas II
Nova tabela
Vista de folha de dados
Vista de estrutura
Assistente de Tabelas
Importao de Tabelas
Ligao de Tabelas
Access: # 9
Tabelas III
Vista de folha de dados
Apropriada para a edio e visualizao dos dados
Apresentao dos dados no formato de linhas e colunas
Botes de navegao
Menus de linha e de coluna
Access: # 10
Tabelas IV
Vista de estrutura
Apropriada para o desenho da estrutura de dados de cada tabela
Atribuio de nomes aos campos da tabela
Formatao do tipo de dados e propriedades de cada campo
Definio da chave primria
Access: # 11
Tabelas V
Tipo de dados I
Texto: para texto ou combinaes de texto e nmeros, bem como nmeros que
no requeiram clculos, tais como nmeros de telefone (at 255 caracteres)
Memo: para texto longo ou combinaes de texto e nmeros (at 65.535
caracteres)
Nmero: para dados numricos utilizados em clculos matemticos
Byte (inteiros de 1 byte)
Nmero inteiro (inteiros de 2 bytes)
Nmero inteiro longo (inteiros de 4 bytes)
ID de replicao (inteiros de 16 bytes usado pelo Gestor de Replicao)
Simples (vrgula flutuante de 4 bytes)
Duplo (vrgula flutuante de 8 bytes)
Decimal (fraccionrios de 16 bytes)
Data/hora: para valores de data e de hora (anos de 100 a 9999)
Moeda: para valores de moeda e dados numricos utilizados em clculos
matemticos e que implicam dados que tm at quatro casas decimais (preciso
de 15 dgitos no lado esquerdo do separador decimal e de 4 dgitos no lado direito)
Access: # 12
Tabelas VI
Tipo de dados II
Numerao automtica: nmeros sequenciais a incrementos de 1, ou nmeros
aleatrios exclusivos atribudos automaticamente pelo Microsoft Access sempre
que um novo registo adicionado (no permite actualizaes)
Sim/No: para campos que contm apenas um de dois valores (Sim/No,
Verdadeiro/Falso, Ligado/Desligado, ...)
Objecto OLE: para objectos criados em programas que suportam o protocolo OLE
(Object Linking and Embedding) e que podem ser ligados ou incorporados numa
tabela do Microsoft Access, como sejam documentos do Microsoft Word, folhas de
clculos do Microsoft Excel, certos formatos de imagens, etc (at 1 GigaByte)
Hiperligao: para armazenar hiperligaes. As hiperligaes so representadas
por sequncias do tipo: textoapresentado#endereo#subendereo. O item
endereo permite referenciar caminhos UNC (Universal Naming Convention) ou
caminhos URL (Uniform Resource Locator) (at 2048 caracteres cada item)
Assistente de pesquisas: assistente que permite escolher um tipo de dados de
uma outra tabela de modo a garantir a compatibilidade de dados entre campos
relacionados (o mesmo tamanho do campo relacionado)
Access: # 13
Tabelas VII
Propriedades dos campos I
Tamanho do campo: permite especificar o nmero mximo de caracteres que
podem ser introduzidos num campo do tipo Texto ou o intervalo de valores
numricos que podem ser introduzidos num campo do tipo Nmero
Casa decimais: permite especificar o nmero de casas decimais a apresentar
num campo do tipo Nmero ou Moeda
Novos valores: permite especificar se um campo do tipo Numerao automtica
utiliza nmeros sequenciais a incrementos de 1 ou nmeros aleatrios exclusivos
Legenda: permite definir um texto de apresentao mais longo/descritivo para
substituir o nome real do campo quando apresentado
Valor predefinido: permite especificar um valor por defeito a ser desde logo
introduzido sempre que se adiciona um novo registo (exempo: valor Portuguesa
no campo Nacionalidade)
Regra de validao: permite especificar regras que validem e limitem os dados a
serem introduzidos (exemplo: >=0 E <=20 no campo Classificao)
Texto de validao: permite personalizar a mensagem a apresentar no caso em
que a regra de validao no satisfeita
Access: # 14
Tabelas VIII
Propriedades dos campos II
Indexado: permite definir ndices para acelerar o acesso a campos que so
pesquisados ou ordenados com frequncia. Opcionalmente, permite tambm
garantir a exclusividade dos valores introduzidos. Valores possveis: No, Sim
com duplicao autorizada e Sim com duplicao no autorizada (exemplo: a
chave primria sempre um ndice com duplicao no autorizada)
Necessrio: obriga ou no introduo de dados nesse campo
Permitir comprimento zero: permite ou no a existncia de sequncias de texto
de comprimento zero (``)
Ao valor Nulo e sequncia esto associados respectivamente os significados
de no sei e sei que no existe nenhum valor
texto / / Nulo Sim No
texto / Nulo No No
texto / Sim Sim
texto No Sim
Valores Possveis Comprimento Zero Necessrio
Access: # 15
Tabelas IX
Propriedades dos campos III
Mscara de introduo: permite especificar padres para controlar o modo como
os dados so introduzidos (exemplo: 9 dgitos obrigatrios no campo Telefone). As
mscaras de introduo asseguram que os dados sero ajustados ao padro
definido e ao tipo de valores especificado para cada um dos espaos propostos
Formatar: permite personalizar o modo como os dados so apresentados
(exemplo: datas como dd/mm/yyyy). Os formatos so utilizados apenas na
apresentao dos dados, no afectando a representao interna dos mesmos.
Para os tipos Numerao automtica, Nmero, Moeda, Data/Hora e Sim/No
existe uma srie de formatos previamente definidos
Se para um campo for definido um formato de apresentao e uma mscara de
introduo, ento o Microsoft Access utilizar a mscara de introduo para a
edio de dados e o formato para a sua apresentao aps o registo ser guardado
Access: # 16
Tabelas X
Assistente de pesquisas I
Garante a correco das referncias entre dados relacionados
Acelera o processo de seleco de valores
Permite associar campos relacionados coluna de pesquisa
Access: # 17
Tabelas XI
Assistente de pesquisas II
Separador Pesquisa na
vista de estrutura
Caixa de combinao na
vista de folha de dados
Access: # 18
Tabelas XII
Relaes I
Associao estabelecida entre campos comuns de duas tabelas
Podem ser do tipo um-para-um, um-para-muitos ou muitos-para-muitos
Access: # 19
Tabelas XIII
Relaes II
Integridade referencial
Propagao da actualizao
dos campos relacionados
Propagao da eliminao
dos registos relacionados
Propriedades da associao
Access: # 20
Tabelas XIV
Tipos de associao
Associao interna
Associao externa
Access: # 21
Consultas I
Para que servem?
Servem para juntar, filtrar, agrupar, analisar e/ou alterar dados de diferentes
maneiras e podem servir como origem de registos para formulrios e relatrios
Como funcionam
As consultas tm um estatuto permanente na base de dados
As consultas no contm dados; apenas informao relativa s tabelas, campos e
critrios a utilizar na consulta
Uma consulta pode envolver tantas tabelas quanto as existentes
A actualizao dos dados resultantes duma consulta reflecte-se nos registos das
tabelas envolvidas
Tipos de consulta
Consultas Seleco: so o tipo mais comum de consultas; obtm os dados de
uma ou mais tabelas e mostram os resultados numa folha de dados
Consultas parametrizadas: so consultas que durante a sua execuo pedem
informaes, tais como critrios para obter registos ou valores a inserir
Consultas Tabela de referncia cruzada: mostram valores resumidos numa
tabela agrupada por um conjunto de atributos cruzados em linha e em coluna
Consultas de aco: efectuam alteraes sobre registos apenas numa operao
Consultas SQL: consultas criadas atravs de instrues SQL
Access: # 22
Consultas II
Nova Consulta
Vista de estrutura
Seleccionar
Referncia Cruzada
Criar tabela
Actualizar
Acrescenta
Eliminar
Assistente de Consultas
Simples
Referncia Cruzada
Localizar Duplicados
Localizar No Correspondentes
Access: # 23
Consultas III
Vista de estrutura
Diviso em duas janelas: campos envolvidos / grelha de estrutura
Campos a consultar: o campo * representa todos os campos da tabela
Ordenao: ascendente ou descendente
Mostrar ou ocultar campos de consulta
Critrios de seleco
Na mesma linha: E
Em linhas diferentes: Ou
Texto entre
Data/hora entre #
Botes associados
Mostrar tabela
Executar
Access: # 24
Consultas IV
Outras
Vistas
Access: # 25
Consultas V
Consulta com parmetros
Utiliza caixas de dilogo para atribuio dinmica de valores a parmetros da
consulta
Access: # 26
Consultas VI
Consulta com campos de clculo
um novo campo que no faz parte de nenhuma tabela e cujo contedo o
resultado de um clculo
Access: # 27
Consultas VII
Consulta de resumo I
Permite agrupar registos que possuam idnticos atributos e resumir informao
relativa a um outro atributo utilizando funes de agregao
Boto Totais
Grelha de estrutura: opo Total
Campos a agrupar: opo Agrupar Por
Funes de agregao: Soma; Mdia; Min, Max; Contar; DesvP; Var; Primeiro;
ltimo
Access: # 28
Consultas VIII
Consulta de resumo II
Registos a filtrar previamente: opo Onde
Campos de clculo envolvendo funes de agregao: opo Expresso
Consulta de valores de topo
Permite filtrar a quantidade de informao a ser visualizada
Boto Valores superiores
Access: # 29
Consultas IX
Consulta de referncia cruzada
Torna mais fcil e mais compacta a visualizao de dados agrupados
Cruza em linhas e colunas a informao relativa a dados agrupados
Grelha de estrutura: opo Referncia cruzada
Opes Ttulo da linha; Cabealho da coluna; Valor
Access: # 30
Consulta X
Consulta localizar duplicados
Localiza registos com valores de campo duplicados numa tabela
Assistente de Consultas Localizar Duplicados
Access: # 31
Consulta XI
Consulta localizar no correspondentes
Localiza registos duma dada tabela que no tm registos relacionados noutra tabela
Assistente de Consultas Localizar No Correspondentes
Pode ser usada para manuteno da integridade referencial
Associao externa entre as tabelas e o critrio Nulo
Access: # 32
Consultas XII
Consulta eliminao
Elimina um grupo de registos de uma ou mais tabelas
Grelha de estrutura: opo Eliminar
nica tabela: os registos relacionados apenas so eliminados se a opo
propagao da eliminao dos registos relacionados estiver activa
Mltiplas tabelas: apenas possvel eliminar os registos da tabela muitos. A opo
Onde diz respeito tabela um e a opo De diz respeito tabela muitos
Access: # 33
Consultas XIII
Consulta actualizao
Efectua alteraes globais para um grupo de registos em uma ou mais tabelas
til para actualizao macia de dados por um mesmo critrio de actualizao
Grelha de estrutura: opo Actualizar para
Access: # 34
Consultas XIV
Consulta criar tabela
Cria uma nova tabela
a partir de dados de
outras tabelas
Caso a tabela j
exista, esta
substituda na
totalidade pelo novo
contedo resultante
da consulta criar
tabela
til para fazer
cpias de segurana;
criar histrico de
registos; preservar
dados dum ponto
especfico no tempo
Caixa Criar tabela
Access: # 35
Consultas XV
Consulta acrescentar
Acrescenta um grupo de
registos de uma ou mais
tabelas ao fim de outra tabela
Grelha de estrutura: opo
Acrescentar a
Caixa Acrescentar
Access: # 36
Formulrios I
Para que servem?
Servem principalmente como alternativa s tabelas e s consultas para a
visualizao e introduo de dados de uma forma mais agradvel
Tambm so utilizados para criar caixas de dilogo para aceitar dados do
utilizador e efectuar tarefas com base nesses dados
Como so?
Access: # 37
Formulrios II
Como funcionam?
Disponibilizam uma srie de elementos grficos, aos quais se d o nome genrico
de controlos, para personalizar a interface com o utilizador
Permitem criar dependncias entre os registos existentes nas tabelas e os
controlos presentes no formulrio
Access: # 38
Formulrios III
Subformulrios
um formulrio dentro de outro formulrio
So particularmente eficazes para visualizar dados de relaes um-para-muitos
Um formulrio com subformulrios designado por formulrio hierrquico
Access: # 39
Formulrios IV
Formulrios ligados
O conceito de subformulrio fica representado por um controlo, normalmente um
boto de comando
Os dados so igualmente apresentados hierarquicamente
Access: # 40
Formulrios V
Novo formulrio
Vista de estrutura: para estruturar formulrios de raz
Assistente de Formulrios: cria formulrios em funo de conjuntos de opes
Formulrios Automticos: cria formulrios com base em padres predefinidos
Assistente de Grficos: cria formulrios em forma de grfico
Assistente de Tabelas Dinmicas: cria formulrios em forma de tabela dinmica
Access: # 41
Formulrios VI
Assistente de formulrios
o modo mais simples e rpido de criar um formulrio que rena dados de mais
do que uma tabela
Permite definir o tipo de formulrio hierrquico
Access: # 42
Formulrios VII
Vista de estrutura I
Permite personalizar o conjunto de controlos de um formulrio
Cabealho, Detalhe e Rodap do formulrio
Controlos dependentes: reflectem directamente o contedo do registo actual
Controlos independentes: mostram informao esttica ou informao relativa ao
contedo do registo actual (clculos) mas no esto directamente ligados a ele
Access: # 43
Formulrios VIII
Vista de estrutura II
Boto Lista de campos: controlos dependentes
Boto Caixa de ferramentas: controlos e assistentes de controlos
Boto Formatao automtica: formatos predefinidos
Boto Cdigo: procedimento de acontecimentos
Boto Propriedades: configurao de formulrios e controlos
Access: # 44
Formulrios IX
Controlos I
Rtulos: servem para apresentar texto descritivo; no mostram valores de
campos ou clculos; so sempre independentes; no se alteram quando se move
de um registo para outro
Caixas de texto: servem para visualizar valores de campos (caso em que so
dependentes); apresentar resultados de clculos ou aceitar dados do utilizador
(caso em que so independentes)
Grupos de opo: servem para apresentar um conjunto limitado de opes; cada
opo est associada a um dado valor; a seleco de uma dada opo define o
valor do grupo
Botes de alternar, botes de opo e caixas de verificao: servem para
apresentar tipos de dados Sim/No; quando o boto/caixa est seleccionado o
valor Sim, quando no est No; podem ser includos em grupos de opo
Caixas de combinao e caixas de listagem: facilitam a seleco de valores e
ajudam a garantir a sua correco; podem ter mais do que uma coluna mas
apenas uma pode ser dependente
Botes de comando: fornecem uma forma de executar aces por simples clique
sobre eles; existem mais de 30 tipos diferentes de aces j previamente definidas
para serem associadas a botes de comando
Access: # 45
Formulrios X
Controlos II
Imagens: permitem adicionar imagens aos formulrios
Molduras de objectos dependentes e independentes: permitem adicionar
objectos dependentes/independentes a um formulrio sob a forma de objecto
inserido ou de objecto ligado; no caso de objectos dependentes o campo associado
deve ser do tipo Objecto OLE
Quebras de pgina: permitem definir quebras de pgina em formulrios de vrias
pginas
Controlos separador: servem para apresentar vrias pginas de informao como
um conjunto nico; especialmente til nos casos em que os dados a apresentar
podem ser agrupados em vrias categorias
Subformulrios: so particularmente eficazes para mostrar dados relativos a
relaes um-para-muitos; o formulrio principal e o subformulrio ficam ligados de
forma a que o subformulrio mostre apenas os registos que esto relacionados com
o registo actual do formulrio principal; um formulrio pode ter um nmero
indeterminado de subformulrios
Linhas e rectngulos: permitem desenhar linhas e rectngulos
Access: # 46
Formulrios XI
Propriedades
Origem dos registos: tabela, consulta ou instruo SQL
Ligar campos incorporados e principais: campos de ligao entre formulrios e
subformulrios
Origem do controlo: campo
dependente do controlo
Acontecimentos: macros ou
procedimentos em cdigo VBA
Access: # 47
Formulrios XII
Controlos com clculos
= [PreoUnitrio]*0,75
= [Endereo] & ISe(Nulo([Cidade]),"", - " & [Cidade])
= Formulrios![Clientes]![Id Cliente]
Funes agregadas em subformulrios
No subformulrio: =Soma([Quantidade]*[Cotao Actual])
No formulrio: = [Ttulos em Carteira Subformulrio]![Valor em Carteira]
Access: # 48
Relatrios I
Para que servem?
Servem para apresentar os dados num formato passvel de ser impresso
Permitem configurar e personalizar uma srie de aspectos relacionados com o
modo como os dados so impressos
Como so?
Access: # 49
Relatrios II
Como funcionam?
Tal como os formulrios,
disponibilizam uma srie de
controlos para personalizar a
interface com o utilizador e
para criar dependncias entre
os registos das tabelas e os
dados do relatrio
A grande diferena para com
os formulrios que os
relatrios esto
essencialmente vocacionados
para lidar com as
especificidades relacionadas
com a impresso de dados
Access: # 50
Relatrios III
Sub-relatrios
um relatrio dentro de outro relatrio
Sub-relatrios independentes: so aqueles cujos dados no esto directamente
relacionados com os dados do relatrio principal
Sub-relatrios dependentes: so particularmente eficazes para visualizar dados
de relaes um-para-muitos. As propriedades Ligar campos principais e Ligar
campos incorporados do controlo sub-relatrio permitem especificar os campos
relacionados dos registos do sub-relatrio e do relatrio principal
Access: # 51
Relatrios IV
Agrupamento de registos
O agrupamento de registos que partilham valores comuns facilita a apresentao
dos dados e permite o clculo de subtotais relativos ao grupo
Access: # 52
Relatrios V
Novo relatrio
Vista de estrutura: para estruturar relatrios de raz
Assistente de Relatrios: cria relatrios em funo de conjuntos de opes
Relatrios Automticos: cria relatrios com base em padres predefinidos
Assistente de Grficos: cria relatrios em forma de grfico
Assistente de Etiquetas: cria relatrios para impresso em etiquetas
Access: # 53
Relatrios VI
Assistente de relatrios
o modo mais simples e rpido de criar relatrios que renam dados de mais do
que uma tabela
Uma forma de simplificar e potenciar o uso do assistente utilizar consultas que
agrupem, filtrem e ordenem previamente os dados de origem para o relatrio
Opes: tabelas e campos; nveis de agrupamento; sequncia de ordenao;
valores de resumo; esquema; orientao e estilo
Access: # 54
Relatrios VII
Pr-visualizar
Permite visualizar o relatrio antes de imprimir
Botes de impresso e visualizao
Access: # 55
Relatrios VIII
Vista de estrutura
Permite personalizar o
conjunto de controlos do
relatrio
Funcionalidade dos
controlos idntica nos
formulrios
A informao encontra-se
dividida por seces
(cabealhos, rodaps e
detalhe) a que
correspondem os nveis de
agrupamento definidos
Access: # 56
Relatrios IX
Seces
Cada seco preenche o
relatrio de acordo com
regras predefinidas
Existem 5 seces bsicas
Por cada agrupamento de
dados so adicionadas 2
novas seces
Na vista de estrutura, o
contedo de uma seco
representa o tipo de
informao por registo
Na pr-visualizao, essa
informao repetida
consoante o nmero de
registos a apresentar
Access: # 57
Relatrios X
Boto Ordenar e agrupar
Permite definir nveis de agrupamento e sequncias de ordenaes entre os campos
Propriedades do grupo
Para criar um nvel de grupo necessrio definir a propriedade Cabealho do
grupo ou Rodap do grupo como Sim
A propriedade Reagrupar especifica o modo como os valores so agrupados e a
propriedade Intervalo do grupo especifica o intervalo de agrupamento
A propriedade Manter junto especifica o modo de impresso do grupo
Access: # 58
Macros I
Para que servem?
Servem para automatizar tarefas comuns e repetitivas
So uma sequncia de aces especficas que no seu conjunto executam tarefas
particulares
Como funcionam?
Aces e argumentos
Access: # 59
Macros II
Grupos de macros
Boto Nomes de macro
Expresses condicionais
Boto Condies
Access: # 60
Macros III
Executar a partir de botes
Menu <Ferramentas> seguido da opo <Personalizar...>
Arrastar a macro a executar para a barra de ferramentas pretendida
Executar a partir de formulrios
Propriedades do controlo seguido do separador Acontecimento
Associar o acontecimento ao nome da macro a executar
Access: # 61
Ferramentas I
Painel de navegao I
Opo <Ferramentas>
seguida das opes
<Utilitrios de base de dados>
e <Gestor de painis de
navegao>
Access: # 62
Ferramentas II
Painel de navegao II
A configurao dos painis
de navegao guardada
sob a forma de uma tabela
Access: # 63
Ferramentas III
Arranque automtico
Opo <Arranque>
Access: # 64
Ferramentas IV
Segurana
Opo <Segurana>