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MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA


ARQUIVOLOGIA
NSCA 214-3
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
ARQUIVSTICOS NO COMANDO DA
AERONUTICA
2012

MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA

ARQUIVOLOGIA
NSCA 214-3
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
ARQUIVSTICOS NO COMANDO DA
AERONUTICA
2012



MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
COMANDO-GERAL DO PESSOAL
PORTARIA COMGEP N 309/5EM, DE 8 DE MARO DE 2012.
Aprova a edio da Norma de Sistema que
dispe sobre a Microfilmagem de
Documentos Arquivsticos no Comando da
Aeronutica.
O COMANDANTE-GERAL DO PESSOAL, no uso da atribuio que lhe
confere o art. 9, inciso VII, do Regulamento do Comando-Geral do Pessoal, aprovado pela
Portaria n 216/GC3, de 24 de fevereiro de 2005, tendo em vista o disposto na ICA 700-1
Implantao e Gerenciamento de Sistemas no Comando da Aeronutica, aprovada pela
Portaria n 839/GC3, de 29 de agosto de 2006 e considerando o que consta no Processo n
67400.005323/2011-19, resolve:
Art. 1 Aprovar a edio da NSCA 214-3 Microfilmagem de Documentos
Arquivsticos no Comando da Aeronutica, que com esta baixa.
Art. 2 Esta Norma entra em vigor na data de sua publicao no Boletim do
Comando da Aeronutica.
Ten Brig Ar ANTONIO GOMES LEITE FILHO
Comandante-Geral do Pessoal








(Publicado no BCA n 050, de 13 de maro de 2012.)


NSCA 214-3/2012
SUMRIO
1 DISPOSIES PRELIMINARES...................................................................................... 9
1.1 FINALIDADE...................................................................................................................... 9
1.2 CONCEITUAO............................................................................................................... 9
1.3 COMPETNCIA................................................................................................................ 13
1.4 MBITO ............................................................................................................................ 13
2 MICROFILMAGEM NO COMAER................................................................................ 14
2.1 DEFINIO....................................................................................................................... 14
2.2 ORGANIZAO .............................................................................................................. 14
2.3 ATRIBUIES.................................................................................................................. 14
3 PROJETO DE SOLUO DOCUMENTAL................................................................... 17
3.1 CONSIDERAES........................................................................................................... 17
3.2 PROCEDIMENTOS........................................................................................................... 17
3.3 ELABORAO DO PROJETO........................................................................................ 19
3.4 APROVAO DO PROJETO PELO CENDOC.............................................................. 19
3.5 EXECUO DO PROJETO ............................................................................................. 19
4 ARMAZENAMENTO E GUARDA DAS MICROFORMAS......................................... 20
4.1 MICROFILMES ORIGINAIS (MATRIZES) EM SAIS DE PRATA............................... 20
4.2 MICROFILMES CPIA EM DIAZO............................................................................... 20
4.3 PROCEDIMENTOS PARA PESQUISA E ACESSO AOS ACERVOS DE
MICROFILMES CPIA ARMAZENADOS NA SALA DE CUSTDIA E MDIAS
DO SEGECAE .................................................................................................................. 20
5 DISPOSIES GERAIS ................................................................................................... 22
6 DISPOSIES FINAIS ..................................................................................................... 23
REFERNCIAS............................................................................................................ 24
Anexo A Tabela de campos obrigatrios para serem preenchidos no
Projeto de Soluo Documental ............................................................. 26



NSCA 214-3/2012
PREFCIO
Devido constante evoluo tecnolgica, o acesso informao de maneira
rpida e eficaz se torna cada vez mais necessrio. Vivencia-se atualmente a era da informao
e do bem mais valioso o conhecimento. E cuidar do conhecimento significa, alm de
proteger a informao, trat-la de modo que esteja acessvel para auxiliar na tomada de
deciso.
O aumento da produo da informao, fruto do desenvolvimento dos meios de
comunicao escrita, levantou o problema referente a seu armazenamento, originando a
criao do conceito de miniaturizao.
A evoluo tecnolgica dos equipamentos, a chegada da tecnologia ptico-
fotogrfica e o desenvolvimento da engenharia de sistemas culminaram no surgimento de uma
nova ferramenta para a preservao da informao: o microfilme.
O microfilme, criado pelo francs Rene Dragon no sculo XIX, foi utilizado
pela primeira vez durante a guerra franco-prussiana, na qual pombos-correio transportavam
mapas microfilmados das posies inimigas. A sua primeira aplicao comercial aconteceu
em 1927, nos Estados Unidos, quando foi lanada a primeira microfilmadora de cheques.
Devido sua capacidade de compactao, durabilidade, custo previsvel e
simplicidade tecnolgica, o microfilme desde a sua criao, no sofreu grandes alteraes e
foi escolhido para preservao dos documentos de arquivo.
No Brasil, o microfilme, est amparado por legislao Federal especfica (Lei
n 5.433 de 08 de maio de 1968 e Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996), que autoriza as
atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos
efeitos legais dos documentos originais.
imperativo destacar que a falta de tratamento adequado aos documentos
compromete ou at inviabiliza aes da administrao pblica, fato que vulnera a
Administrao eventual infrao que dispe o Art. 5, XXXIII, da Constituio da
Repblica Federativa do Brasil, bem como fere o disposto no Art. 1 da Lei 8.159 de 8 de
janeiro de 1991.
A presente Norma de Sistema aborda os aspectos relativos aplicao da
microfilmagem no mbito do COMAER. Nesse contexto, essa publicao oficial busca
orientar os integrantes das diversas Organizaes Militares a como proceder diante da
necessidade de se estabelecer um suporte confivel, eficiente e juridicamente amparado para o
armazenamento e acesso aos seus documentos, cujo objetivo maior a preservao da
memria da Fora Area Brasileira.
NSCA 214-3/2012
1 DISPOSIES PRELIMINARES
1.1 FINALIDADE
Esta publicao tem por finalidade disciplinar, padronizar, racionalizar,
descrever e normalizar os servios de microfilmagem de documentos arquivsticos no
Comando da Aeronutica.
1.2 CONCEITUAO
1.2.1 ACERVO
Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
1.2.2 ACESSO
a) possibilidade de consulta a documentos e informaes; e
b) funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a
promover sua utilizao.
1.2.3 ACONDICIONAMENTO
Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso.
1.2.4 ARMAZENAMENTO
Guarda de documentos em depsito. Ver tambm acondicionamento.
1.2.5 ARQUIVAMENTO
Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em
equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente
estabelecido.
1.2.6 ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente
da natureza do suporte.
1.2.7 ARQUIVO DE SEGURANA
Conjunto de cpias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos
originais para garantir a integridade da informao. Ver tambm cmara de segurana e
microfilme de segurana.
1.2.8 AUTENTICAO
Atestao de que um documento verdadeiro ou de que uma cpia reproduz
fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao.

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1.2.9 AVALIAO
Processo da anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua
destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos.
1.2.10 CMARA DE SEGURANA
Local prprio para armazenamento dotado de condies especiais visando
restringir o acesso e garantir a mxima segurana contra furtos e sinistros. Tambm chamada
caixa-forte, cmara forte ou cofre-forte.
1.2.11 CLIMATIZAO
Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade
relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos.
1.2.12 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar o processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de
atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1.2.13 CONTROLE AMBIENTAL
Conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de
armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade
relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica,
procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua.
1.2.14 CPIA
Resultado da reproduo de um documento, geralmente qualificada por sua
funo ou processo de duplicao.
1.2.15 CPIA DE SEGURANA
Cpia feita com vistas a preservar as informaes no caso de perda ou
destruio do original. Ver tambm microfilme de segurana.
1.2.16 CPIA DIAZO
Ver FILME DIAZO.
1.2.17 DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o
trmino do perodo de uma unidade de descrio.
1.2.18 DESTINAO
NSCA 214-3/2012 11/27
Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos
destinada a determinar a sua guarda temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua
microfilmagem.
1.2.19 DESUMIDIFICAO
Reduo da umidade relativa do ar em reas determinadas, por meio de
processos mecnicos ou qumicos.
1.2.20 DIGITALIZAO
Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escaneador.
1.2.21 DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato;
qualquer meio de suporte de informao recupervel que descreva, defina, especifique, relate,
divulgue, cobre resultados e certifique atividades.
1.2.22 DOCUMENTO ARQUIVSTICO
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia.
1.2.23 DOCUMENTO PERMANENTE
todo documento que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu
valor probatrio, informativo, histrico e de investigao no pode ser destrudo, sendo de
conservao permanente ou definitiva.
1.2.24 DUPLICAO
Tcnica de produo de cpia de documentos a partir de uma matriz.
1.2.25 FILME
Pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou
negativo.
1.2.26 FILME DIAZO
Filme sensibilizado com sais diazicos, em que a imagem obtida aps
exposio luz ultravioleta, sendo utilizado em cpias de microfilme para consulta.
1.2.27 FILME MATRIZ
Filme que serve como base para a produo de cpias.
1.2.28 GERAO
Medida ou grau de proximidade de uma determinada cpia, geralmente
fotogrfica, em relao ao original ou matriz.
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1.2.29 INTEGRIDADE
Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram
nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
1.2.30 MENSURAO
a) aferio da dimenso fsica de um acervo, total ou parcial, obtida pelo
clculo do comprimento de sua disposio em estantes (metro linear), por
seu volume (metro cbico) ou pela rea ocupada (metro quadrado). Ver
tambm quantificao; e
b) medio ou aferio das dimenses planas ou tridimensionais de um
documento.
1.2.31 METRO LINEAR
Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espao ocupado
pelos documentos nas estantes.
1.2.32 MICROFILMAGEM
Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente
reduzido.
1.2.33 MICROFILME
Filme resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens,
por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s
possvel por meio de leitor de microformas.
1.2.34 MICROFILME DE PRESERVAO
Microfilme que serve preservao de documentos, protegendo-os do uso e
manuseio constantes.
1.2.35 MICROFILME DE SEGURANA
Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser armazenado em local
distinto daquele dos originais, de preferncia em cmara de segurana.
1.2.36 MICROFILME DE SUBSTITUIO
Microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos
que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.
1.2.37 MICROFORMA
As Microformas so os vrios formatos que o microfilme pode assumir na sua
apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao.
1.2.38 MICROGRAFIA
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Conjunto de tcnicas e procedimentos usados para o registro de informaes
em microformas.
1.2.39 PGINA DOCUMENTAL
Cada um dos lados de uma folha.
1.2.40 PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado
controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.
1.2.41 QUANTIFICAO
Aferio da quantidade de documentos, de suas unidades de instalao ou do
mobilirio e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos. Ver tambm
mensurao.
1.2.42 SUPORTE
Base fsica sobre a qual a informao registrada.
1.2.43 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu
mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1.2.44 TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina
os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios,
ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e
eliminao.
1.3 COMPETNCIA
1.3.1 A normalizao do servio de microfilmagem cabe ao Centro de Documentao e
Histrico da Aeronutica (CENDOC). Toda microfilmagem de documentos dever ser
realizada com base em Projeto de Soluo Documental (Cap.3 desta NSCA).
1.3.2 O servio de microfilmagem de documentos no Comando da Aeronutica de
competncia exclusiva do Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica (CENDOC),
como rgo Central do Sistema de Documentao e do Servio Geral de Correspondncia e
Arquivo da Aeronutica (SEGECAE), como rgo Executivo do servio de microfilmagem.
1.4 MBITO
A presente NSCA, de observncia obrigatria, aplica-se a todas as
Organizaes Militares do Comando da Aeronutica.
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2 MICROFILMAGEM NO COMAER
2.1 DEFINIO
2.1.1 A microfilmagem consiste na captao das imagens de documentos por processo
fotogrfico ou eletrnico para reproduzir documentos, dados e imagens em filme com
diferentes graus de reduo. Constitui-se em tcnicas que utilizam a miniaturizao da
imagem como seu principal agente, visando soluo de problemas com a segurana, o
manuseio e o tratamento da informao.
2.2 ORGANIZAO
2.2.1 A sistemtica da microfilmagem no Comando da Aeronutica pertence atividade de
Arquivologia do SISDOC.
2.2.2 A estrutura organizacional do servio de microfilmagem no COMAER a seguinte:
a) rgo Central do Sistema de Documentao: Centro de Documentao e
Histrico da Aeronutica (CENDOC);
b) rgo Executivo do servio de microfilmagem: Servio Geral de
Correspondncia e Arquivo da Aeronutica (SEGECAE);
c) os setores de microfilmes, caso existam nas OM; e
d) OM detentoras de documentos arquivsticos.
2.2.3 O servio de microfilmagem no COMAER visa preservao de documentos
arquivsticos produzidos e recebidos pelas OM. A sua execuo dever ser precedida da
avaliao documental realizada pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos
do Comando da Aeronutica (SPADAER), conforme previsto na ICA 214-3 Avaliao de
Documentos de Arquivo.
2.2.4 A execuo do servio de microfilmagem de documentos arquivsticos estabelecido
nest a Norma segue o previsto no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que
regulamenta a Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras providncias.
2.2.5 O CENDOC elaborar um Programa Anual de Visitas Tcnicas no intuito de
dimensionar as necessidades das diversas OM do COMAER, no tocante microfilmagem. As
equipes responsveis pelas visitas tcnicas elaboraro relatrios que serviro de base para a
montagem do Programa Anual de Microfilmagem de Documentos Arquivsticos.
2.3 ATRIBUIES
2.3.1 DO RGO CENTRAL DO SISTEMA DE DOCUMENTAO CENDOC
a) normalizar, orientar, coordenar, supervisionar e fiscalizar o servio de
microfilmagem no Comando da Aeronutica;
b) manter a guarda e o controle dos microfilmes originais (matriz) em sais de
prata em arquivo de segurana, de acordo com o estabelecido na Norma
NBR ISO/ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana fsica
relativas ao armazenamento de dados e NBR15247: 2004 - Unidades de
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armazenagem segura - Salas-cofre e cofres para hardware - Classificao e
mtodos de ensaio de resistncia ao fogo;
c) aprovar o Programa Anual de Microfilmagem dos Documentos
Arquivsticos do Comando da Aeronutica, elaborado pelo SEGECAE, a
partir dos estudos dos relatrios das Visitas Tcnicas realizadas, no ano
anterior, por equipe designada pelo CENDOC;
d) realizar Visitas Tcnicas nas OM que possuem setores detentores de
microfilmes;
e) fazer gestes, junto ao Comando Geral do Pessoal, para que as unidades do
Sistema de Documentao da Aeronutica possuam em seu efetivo os
recursos humanos qualificados necessrios a sistemtica da microfilmagem;
f) assessorar o Comandante-Geral do Pessoal nos assuntos concernentes ao
servio de microfilmagem; e
g) nomear as equipes que iro elaborar os projetos de soluo documental.
2.3.2 DO RGO EXECUTIVO DO SERVIO DE MICROFILMAGEM SEGECAE
a) manter a guarda e o controle dos microfilmes cpias em sais diazicos em
sala de custdia de mdias sensveis, de acordo com o previsto na norma da
ABNT NBR ISO/ ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana
fsica relativas ao armazenamento de dados;
b) submeter ao CENDOC, para fins de aprovao, o Programa Anual de
Microfilmagem dos Documentos Arquivsticos do Comando da
Aeronutica, com base nos estudos dos relatrios das Visitas Tcnicas
realizadas, no ano anterior, por equipe designada pelo CENDOC; e
c) propor ao CENDOC a aquisio e a manuteno de equipamentos, bem
como a contratao de servios tcnicos especializados para atender ao
servio de microfilmagem do Comando da Aeronutica.
2.3.3 DOS SETORES DE MICROFILMES DAS OM
2.3.3.1 Quando existirem na estrutura da Organizao devero:
a) manter a guarda e o controle dos microfilmes cpias em sais diazicos em
sala de custdia de mdias sensveis, de acordo com o previsto na norma da
ABNT NBR ISO/ ABNT 11515: 2007 - Guia de prticas para segurana
fsica relativas ao armazenamento de dados; e
b) solicitar ao CENDOC a avaliao da necessidade de substituio de suas
leitoras de microfilmes.
2.3.4 DAS OM DETENTORAS DE ACERVOS DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
a) instituir a Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos
SPADAER, conforme preconiza a portaria n 509/GC3, de 29 de julho de
2010. A SPADAER tem a finalidade de assessorar a Organizao Militar
quanto aos procedimentos relativos avaliao documental, relatando a
necessidade ou no de implantao de um Projeto de Soluo Documental
com o intuito de resguardar o valor probatrio e/ou histrico dos acervos
documentais da Organizao;
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b) excepcionalmente, as OM que verificarem que no esto contempladas no
Programa Anual de Visitas Tcnicas, no ano em curso, podero solicitar ao
CENDOC, agendamento de visita para a elaborao de Projeto de Soluo
Documental que contemple o servio de microfilmagem, por meio de
documento oficial que dever conter as seguintes informaes:
- caractersticas da documentao a ser trabalhada: tipo, natureza e grau de
sigilo;
- posto e nome de um oficial para ser o elemento de ligao entre o
CENDOC e a OM solicitante; e
- contatos funcionais: telefone, fax, e-mail e setor responsvel pela
documentao.
c) transferir o acervo documental, em data agendada, para tratamento da
documentao e posterior microfilmagem; e
d) acompanhar a execuo dos servios de microfilmagem.
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3 PROJETO DE SOLUO DOCUMENTAL
3.1 CONSIDERAES
3.1.1 O Projeto de Soluo Documental um documento textual, produzido, a partir de dados
coletados, por equipe chefiada por oficiais arquivistas pertencentes ao CENDOC e/ou
SEGECAE, em visita tcnica realizada nas OM do COMAER.
3.1.2 A execuo do projeto possibilita o cumprimento das disposies previstas no art. 1 da
Lei 8.159/91: dever do Poder Pblico a Gesto Documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Em seu art. 7, a Lei
define os arquivos pblicos como os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito Federal, Estadual, do Distrito
Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias.
3.1.3 No mbito do Comando da Aeronutica, segundo estabelecido no art. 5 do
Regulamento do Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da Aeronutica, compete ao
SEGECAE estudar, planejar e acompanhar a implantao dos Projetos de Soluo
Documental, assim como planejar e assessorar a implantao das metodologias e tecnologias
referentes gesto e preservao documental do COMAER.
3.1.4 O Projeto de Soluo Documental tem como finalidade assegurar a preservao dos
documentos de arquivo das OM do COMAER, salvaguardar e perenizar informaes
importantes para a administrao militar.
3.2 PROCEDIMENTOS
3.2.1 VISITA TCNICA
A visita tcnica OM visa levantar dados para elaborao e execuo do Projeto de Soluo
Documental. Dados esses referentes sua estrutura, seus processos documentais, seus
objetivos, funcionamento e misso, e, ainda, sua documentao de valor permanente que
precisa de anlise e de proposio de solues arquivsticas, no tocante ao tratamento de
conservao ou de restaurao dos documentos em decorrncia do seu mau estado.
3.2.1.1 Objetivo
Avaliar o acervo de documentos, as tcnicas de arquivo, a metodologia de consultas, a
produo documental, o ambiente fsico utilizado, o pessoal disponibilizado, infraestrutura e
equipamentos.
3.2.1.2 Levantamento de Dados
3.2.1.2.1 Visa obteno dos dados referentes aos documentos produzidos pela OM. Tal
procedimento permitir a realizao de um diagnstico geral da situao da documentao na
OM e do mapeamento dos problemas existentes.
3.2.1.2.2 O levantamento de dados constituir no exame dos regimentos, regulamentos,
normas, organogramas e demais documentos constitutivos da estrutura organizacional da OM
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mantenedora do arquivo, sendo complementado pela coleta de informaes sobre o acervo de
documentos, tais como:
a) o setor que produz a documentao;
b) as espcies e tipos documentais;
c) o estado de conservao dos documentos;
d) a quantidade da documentao (usando como medida metros lineares);
e) local de armazenamento;
f) valor da documentao (histrico, probatrio ou administrativo);
g) grau de sigilo da documentao;
h datas-limite correspondentes (data do documento mais antigo e do mais
recente);
i) mtodo de arquivamento (alfabtico, cronolgico, numrico, etc.);
j controle de acesso aos documentos (todo o efetivo, somente pessoal
autorizado);
k) a existncia de registros e protocolos; e
l) a existncia de normas de arquivo.
3.2.1.2.3 Mensurao de Documentos Textuais
A mensurao do acervo executada durante o levantamento documental.
nesta atividade que o acervo ser quantificado tendo como medida os metros lineares. Com
esta medida ser possvel desenvolver o cronograma de execuo e o cronograma financeiro
do projeto, alm de estimar o material que ser utilizado e o pessoal envolvido.
3.2.1.2.4 Anlise dos Dados Coletados
3.2.1.2.4.1 A anlise de dados consiste na interpretao de todos os dados coletados gerando
concluses sobre a situao dos arquivos e documentos da Organizao, apontando os
problemas e formulando as solues arquivsticas mais indicadas que visem preservao do
acervo documental.
3.2.1.2.5 Diagnstico
3.2.1.2.5.1 Trata-se de uma constatao da observao dos pontos crticos (de atrito, de falhas
ou lacunas) existentes quanto ao tratamento dado aos documentos da Organizao. Visando
prover os esclarecimentos necessrios, o diagnstico dever ser discutido com o setor
responsvel pela documentao.
3.2.1.2.5.2 O diagnstico elaborado, por ocasio da visita tcnica, apresentar a melhor
alternativa de preservao de documentos a ser aplicada para atender as necessidades da
Organizao, bem como a recomendao de possveis modificaes na metodologia de gesto
documental aplicada pela OM solicitante.
3.2.1.2.5.3 A partir da anlise dos dados ser confeccionado um Projeto de Soluo
Documental para atender as necessidades verificadas por ocasio da visita tcnica.
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3.3 ELABORAO DO PROJETO
3.3.1 A equipe designada pelo CENDOC para realizar a visita tcnica elaborar um Projeto de
Soluo Documental, a partir dos dados constantes dos relatrios, no qual constaro
detalhadamente todos os passos a serem seguidos para que seja viabilizada a microfilmagem.
3.3.2 A elaborao do Projeto de Soluo Documental, realizada pela equipe designada pelo
CENDOC, observar a tabela constante no Anexo A quanto aos campos de preenchimento
obrigatrio.
3.4 APROVAO DO PROJETO PELO CENDOC
3.4.1 Elaborado o Projeto, a equipe o encaminhar ao chefe do CENDOC para aprovao;
caso no seja aprovado, a equipe dever proceder correo das discrepncias apontadas ou a
elaborao de novo Projeto de Soluo Documental.
3.4.2 Aps a aprovao do chefe do CENDOC, o Projeto ser encaminhado OM para
conhecimento.
3.5 EXECUO DO PROJETO
O Projeto, sempre que possvel, ser executado nas instalaes do CENDOC
ou do SEGECAE, que contam com uma estrutura adequada realizao dos servios de
microfilmagem, alm de uma equipe tcnica treinada para execuo e superviso dos
trabalhos.
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4 ARMAZENAMENTO E GUARDA DAS MICROFORMAS
De acordo com o Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, dever ser
produzido o microfilme original e o microfilme cpia. Para efeito de segurana, a extrao de
filme cpia ser sempre do filme original. O decreto determina ainda, que, o armazenamento
do filme original dever ser feito em local diferente o seu filme cpia.
4.1 MICROFILMES ORIGINAIS (MATRIZES) EM SAIS DE PRATA
4.1.1 Aps a aprovao dos microfilmes pelo SEGECAE, os originais (matrizes) em sais de
prata sero encaminhados para guarda e preservao na sala-cofre localizada no Centro de
Documentao e Histrico da Aeronutica CENDOC.
4.1.2 A sala-cofre dever estar de acordo com as normas NBR ISO/ ABNT 11515 : 2007 -
Guia de prticas para segurana fsica relativas ao armazenamento de dados e NBR15247 :
2004 - Unidades de armazenagem segura - Salas-cofre e cofres para hardware - Classificao
e mtodos de ensaio de resistncia ao fogo;
4.1.3 A sala-cofre dever manter a umidade relativa do ar entre 40% e 55% e a temperatura
entre +17 C e +23 C.
4.2 MICROFILMES CPIAS EM DIAZO
Os microfilmes cpias diazicos para consulta sero armazenados na sala de
custdia de mdias localizada no SEGECAE, que dever manter as condies ambientais da
sala entre 40 % / 55% de umidade relativa do ar e a temperatura entre +17 C / +23 C.
4.3 PROCEDIMENTOS PARA PESQUISA E ACESSO AOS ACERVOS DE
MICROFILMES CPIA ARMAZENADOS NA SALA DE CUSTDIA DE MDIAS DO
SEGECAE
4.3.1 DA SOLICITAO
Somente Organizaes Militares da Aeronutica podero solicitar cpias de
documentos microfilmados sob a guarda do SEGECAE, quer para atender seus interesses ou
para atender requerimento de terceiros.
4.3.2 DA EMISSO DO DOCUMENTO
a) de posse da cpia, o SEGECAE providenciar a resposta a OM solicitante;
b) a cpia da documentao solicitada ser autenticada com o carimbo de
autenticao de cpias registrado em Boletim Interno do SEGECAE,
atendendo ao disposto no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que
determina que as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele,
devero estar autenticadas pela autoridade competente detentora do
microfilme; e
c) caso no seja encontrado o documento na pesquisa, a OM solicitante ser
informada por meio de documento oficial que o mesmo no se encontra nos
microfilmes custodiados no SEGECAE.

NSCA 214-3/2012 21/27
4.3.3 AUTUAO DE PROCESSO
Concludo os procedimentos, o processo ser autuado, conforme a publicao
que dispe sobre Correspondncia e Atos Oficiais do Comando da Aeronutica, com os
seguintes documentos:
a) documento da OM solicitando a pesquisa;
b) documento resposta do SEGECAE;
c) cpia dos documentos extrados dos microfilmes; e
d) cpia do Boletim que registrou o processo.

22/27 NSCA 214-3/2012
5 DISPOSIES GERAIS
5.1 A sistemtica de microfilmagem dever ser aplicada na sua essncia aos documentos de
guarda permanente. No entanto, de acordo com o interesse da OM detentora e aps a anlise
pela sua SPADAER e aprovao do CENDOC, outros documentos tambm podero ser
microfilmados.
5.2 Os documentos de guarda permanente mesmo sendo microfilmados no podero ser
eliminados, conforme prev a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
5.2 De acordo com o que preceitua o Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a
microforma produzida possui valor legal, portanto o suporte da informao indicado para a
preservao do documento de valor permanente.
5.3 Esta Norma de Sistema complementa a publicao oficial que trata de Avaliao de
Documentos de Arquivo.
NSCA 214-3/2012 23/27
6 DISPOSIES FINAIS
Os casos no previstos nesta Norma de Sistema sero submetidos ao Chefe do
Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.

24/27 NSCA 214-3/2012
REFERNCIAS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. Guia de prticas para segurana
fsica relativas ao armazenamento de dados Apresentao: NBR 11515. [Rio de Janeiro],
dez. 2007.
______. Segurana Contra Incndio - Unidades de armazenagem segura - Salas-cofre e
cofres para hardware - Classificao e mtodos de ensaio de resistncia ao fogo
Apresentao: NBR 15247. [Rio de Janeiro], dez. 2004.
______. Image technology color management - Architecture, profile format and data
structure Apresentao: NBR ISO 15076-1. 2005.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: Tratamento documental. 4 ed., Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2006.
BRASIL. Comando da Aeronutica. Comando-Geral do Pessoal. Centro de Documentao e
Histrico da Aeronutica. Confeco, Controle e Numerao de Publicaes: ICA 5-1.
Braslia, DF, 2005.
______. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.
Avaliao de Documentos de Arquivo. ICA 214-3. Rio de Janeiro, 2011.
______. Comando da Aeronutica. Comando-Geral do Pessoal. Centro de Documentao e
Histrico da Aeronutica. Correspondncia e Atos Oficiais do Comando da Aeronutica
(ICAER): ICA 10-1. Braslia, DF, 2010.
______. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.
Gesto de documentos: terminologia: FCA 214-1. Rio de Janeiro, 2005.
______. Comando da Aeronutica. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da
Aeronutica. Avaliao de Documentos de Arquivo. ICA 214-3. Braslia, DF, 2011.
_____. Comando da Aeronutica. Gabinete do Comandante da Aeronutica. Portaria n
509/GC3, de 29 de julho de 2010. Institui a Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos do Comando da Aeronutica e d outras providncias. Dirio Oficial
[da]Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, 2010, n. 146, 2 ago. 2010, p. 6.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 10, de 06 de dezembro de 1999.
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do
Brasil. Braslia, DF, seo 1, p. 202, 22 dez. 1999.
______. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 31 de 28 de abril de 2010.
Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Dirio Oficial
[da] Repblica Federativa do Brasil. [Braslia], DF, 03 mai. 2010.
______. Ministrio da Justia. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei
n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d
outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 31
jan.1996.
NSCA 214-3/2012 25/27
BRASIL. Ministrio da Justia. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem
de documentos oficiais, e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa
do Brasil. [Braslia], DF, 10 jun. 1968.
______. Ministrio da Justia. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da]
Repblica Federativa do Brasil. [Braslia], DF, 09 jan. 1991, e pub. ret. em 28.jan. 1991.
______. Ministrio da Justia. Portaria n 12, de 8 de junho de 2009. Registro e fiscalizao
do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29, de 10
de setembro de 2008. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 10
jun. 2009.
______. Ministrio da Justia. Portaria n 16, 2 de 11 de abril de 2008. Dispe sobre a
emisso de certides de regularidade do Cadastro Nacional de Entidades de Utilidade Pblica
- CNEs/MJ para as entidades declaradas de Utilidade Pblica Federal - UPF, ou qualificadas
como Organizao da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIP. Dirio Oficial [da]
Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, 14 abr. 2008.

26/27 NSCA 214-3/2012
Anexo A Tabela de campos obrigatrios para serem preenchidos no Projeto de
Soluo Documental
INTRODUO
Apresenta os aspectos legais e os riscos para a administrao
militar que tornam necessria uma adequada Gesto
Documental, visando estabelecer uma criteriosa avaliao das
informaes a serem guardadas, por seu valor informativo de
prova ou histrico, relevantes para a comunidade aeronutica.
Estabelece a microfilmagem como meio de garantir a
salvaguarda das informaes, destacando o papel do
CENDOC e SEGECAE como elos do Sistema de
Documentao do COMAER.
JUSTIFICATIVA
Apresenta as necessidades de implantao de projeto de soluo
documental, apontando a responsabilidade que os rgos
pblicos devem ter com seus documentos de relevante
importncia, considerando a informao como base da gerao
do conhecimento no Comando da Aeronutica.
OBJETIVOS
Objetivos Gerais
Estabelecem a Gesto da Informao como meio de gerenciar
fsica e eletronicamente a documentao produzida na
Organizao Militar visando efetiva disponibilizao da
informao documental para que esta possa ser utilizada de
forma segura e enriquecedora para o usurio.
Objetivos Especficos
Enumeram os benefcios a serem adquiridos com a Gesto da
Informao, necessrios para suprir Organizao Militar um
suporte seguro, confivel e juridicamente amparado para o
armazenamento das informaes.
ESCOPO
Estabelece qual o tipo de documentao contemplada no Projeto de
Soluo Documental, mencionando o volume aproximado em
pginas documentais, seguindo a orientao do roteiro para
mensurao de documentos textuais do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ).
IMPLANTAO DO
PROJETO
Levantamento de Dados
Constitui-se na coleta de informaes sobre a documentao a ser
tratada. Tais informaes so imprescindveis para a adoo
da soluo arquivstica adequada s necessidades da OM e
devero contemplar os seguintes aspectos: o tipo documental,
o volume do acervo e o estado de conservao dos
documentos; o arranjo e a classificao documental; o grau de
sigilo; a freqncia de acesso s informaes; alm de dados e
referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo,
equipamentos e localizao fsica.


NSCA 214-3/2012 27/27
Anlise dos Dados Coletados
Este item consiste na anlise da real situao dos servios de
arquivo existentes e a realizao do diagnstico para a
formulao e indicao de possveis alteraes e medidas mais
indicadas, para cada caso, a serem adotadas no projeto de
soluo documental.
nesta fase que ocorre a elaborao do diagnstico, ou seja, uma
constatao dos pontos crticos (de atrito, de falhas ou lacunas)
existentes na atual gesto dos documentos executada pela OM.
MICROFILMAGEM
Aps o levantamento das necessidades da OM, inicia-se a
descrio tcnica de execuo do projeto de soluo
documental.
Neste item ser descrito minuciosamente todo o processo de
microfilmagem, que consiste em captar imagens de
documentos por processo fotogrfico, e dever constar a
indicao da legislao que ampara todo o processo de
reproduo.
Duplicao
Aps a aprovao dos microfilmes em sais de prata (matriz), ser
identificado o material que ser utilizado para a duplicao.
Acondicionamento e Arquivamento
Neste item ser identificado o acondicionamento e o arquivamento
ideal para cada microforma produzida.
CRONOGRAMA DE
EXECUO
No cronograma ser definido o tempo de execuo do projeto para
a microfilmagem.
CUSTO DO PROJETO
Ser definido neste item, todo o custo de execuo do projeto.
EXECUO DOS
SERVIOS
Transferncia do acervo
Neste item o projeto tem que relatar a transferncia dos
documentos para o local da realizao do servio, levando-se
em considerao o previsto no Decreto n 4.553, de 27 de
dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados,
informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurana da sociedade e do Estado, no mbito da
Administrao Pblica Federal.
Parecer da Subcomisso de Avaliao de Documentos
(SPADAER)
Este item fundamental para o incio do projeto, pois, torna-se
imprescindvel ata da Subcomisso de Avaliao de
Documentos (SPADAER), conforme prev a portaria do
COMAER em vigor que institui a Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica e d
outras providncias.

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