SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE

PROYECTOS







FORMAS DE TRABAJOS

Versión 1


2011



-1-


Diseño y Programación Curricular:
Gino Zamora Acosta Mg
Redacción de Contenidos:
Gino Zamora Acosta Mg.

Diseño Gráfico:

Agosto 2011


-2-

Tabla de contenido:

Contenido
Tabla de contenido: ....................................................................................................................... 2
Tema 1.Antecedentes y marco de referencia. .............................................................................. 4
1.1. Definiciones y conceptualizaciones. ................................................................................... 4
1.2. Fase documental del proyecto. .......................................................................................... 6
Tema 2. Diseño sistema de seguimiento, control y evaluación. ................................................ 10
Tema 3. Planificación del seguimiento (monitoreo). .................................................................. 13
Tema 4. El control, cultura organizacional para la mejora.......................................................... 16
Tema 5. Los problemas de la calidad en el seguimiento y evaluación de proyectos. ................. 19
5.2. Eficacia, efectividad y productividad ................................................................................ 20
Tema 6. Toma de decisiones basada en resultados del seguimiento y evaluación. ................... 21
Anexo 2.1: Procesos en el ciclo de vida de un proyecto ......................................................... 24



-3-

DESCRIPCION SIMBOLOS DE LA GUIA


Inicio de tema


Actividad personal


Actividad asociativa


Lectura de apoyo


Actividad evaluativa





-4-

Tema 1.Antecedentes y marco de referencia.

El presente tema, implica un compendio de los temas tratados en eventos
anteriores.

1.1. Definiciones y conceptualizaciones.
Establecer un mentefacto con el docente, luego uno relacionado con su
actividad:

Concepto superior






caracteristicas
concepto

CONCEPTO

Dif. Al concepto /Bajo
superior






Subordinado al
concepto










































-5-




Elaborar un proceso relacionado con la actividad del participante:




Los insumos comprenden: Las actividades implican: Los productos serán:


































Insumos
Actividad
Productos

-6-

1.2. Fase documental del proyecto.

Lectura de apoyo 1: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (Normas de control interno Acuerdo
039 CGE. 2009)
Proyecto
Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones
financieras y socioeconómicas que permiten tomar la decisión de realizar o no
una inversión para la producción de obras, bienes o servicios destinados
satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como
tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economía del país.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversión e
inversión, es decir, estudios y ejecución.
En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para
determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación
de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para
satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarán, lo cual mejora
la calidad de la información, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si se debe
abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el
estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas las
etapas, comprenderán los cálculos de costos y beneficios del proyecto y cada
una de ellas incluirá la correspondiente evaluación financiera o social del
proyecto.

-7-
En la etapa final de la preinversión se procederá a diseñar la obra, a calcular el
presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su
ejecución y operación.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación
económica o financiera avala su continuación se pasará a la etapa de inversión
que es la ejecución del proyecto ya sea por contrato o por administración
directa.
En la etapa de operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo
planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se
implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se
efectuará, además, una evaluación que compare las previsiones de los
estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
información necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.


-8-


Actividad personal 1: Revisión conceptual
Objetivos:
 Verificar el nivel de comprensión de las etapas de un proyecto y su relación
en la organización del participante
 Operar con temas reales del trabajo del participante
 Establecer temas de apoyo para el desarrollo de caso a ser ampliado en el
transcurso de la capacitación.
En base al desarrollo del Tema 1 y de la Lectura de apoyo 1; complete el
siguiente cuestionario:
Cuestionario Respuesta

Institución en la que
labora:

En que macro proceso
se encuentra?:
Estratégico Misional Apoyo



En qué proceso
labora?:


Qué proyectos (3)
desarrolla y de qué
tipo (social o
productivo):

En qué fase se
hallan?:

Mencione la etapa de
su proyecto:

Que quieren los
beneficiarios del
proyecto:






Como mide la calidad:





-9-
Cuestionario Respuesta


Que controles sugiere:





Que indicadores
plantea:






Como realiza el
seguimiento?:








-10-


Tema 2. Diseño sistema de seguimiento, control y evaluación.


Actividad personal
Se debe reflexionar sobre las restricciones pasadas y presentes de un proyecto en concreto.
Nombre del Proyecto:


RESTRICCIONES:
Etapa Aspectos
presupuestarios
Técnicos: Ingeniería
y tecnología
Talento humano Ambientales Legales Sociales
Diagnostico







Diseño: Perfil



-11-
Nombre del Proyecto:


RESTRICCIONES:
Etapa Aspectos
presupuestarios
Técnicos: Ingeniería
y tecnología
Talento humano Ambientales Legales Sociales

Viabilidad:
A. Mercado
A. Técnico
A. Financiamiento
A. Financiero

Ejecución




IDENTIFICACION DE RIESGOS

Riesgo
Antrópico/Natural Prevención Corrección Participación Decisión
Temporales de viento

Olas de aire frío o de calor


-12-
IDENTIFICACION DE RIESGOS

Riesgo
Antrópico/Natural Prevención Corrección Participación Decisión
Tornados y huracanes

Granizo

Nevadas extraordinarias

Tempestades eléctricas.

Erupciones

Huracanes

Aludes (geología-meteorología)

Inundaciones (meteorología-hidrología)

Deslizamientos de ladera vinculados,
en algunos casos, a la lluvia
(meteorología-geología).

Grandes incendios forestales

Sequías.

Erosión

Plagas y pestes

Salud y sentidos (sordera, visión…)

Comunicación





-13-


Tema 3. Planificación del seguimiento (monitoreo).


Lectura de apoyo: Programación de la obra
Norma de control interno – Contraloría General del Estado.
Objetivos:
 Presentar información normativa referencial al tema a desarrollar.
La administración prepararán un programa del avance físico de la obra, desglosándola
en las actividades por realizar e indicando su respectiva duración y requerimiento de
insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello
tomará en cuenta las características ambientales, climáticas y geográficas de la zona
donde va a realizarse. Para definir el plazo de ejecución empleará un método de
programación por redes de actividades, que señale la ruta crítica y sirva como base
para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la
duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio y término) y las holguras de cada
actividad. Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance físico
elaborado por la Administración constituye una guía para programar el abastecimiento
oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por
utilizar, además de proporcionar el plazo de construcción; esta información resultará
útil para verificar la propiedad del presupuesto elaborado, así como para prever los
fondos necesarios para la ejecución de la obra. Si la obra se realiza por contrato, el
programa elaborado por la Administración servirá como parámetro de comparación
para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario. El
método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de redes:
CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades críticas.
Además, con base en la red establecida, se elaborará el diagrama de barras
correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duración, los
tiempos tempranos y tardíos de inicio y término, las holguras y el requerimiento de
insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos. 408-13 Modalidad de
ejecución Una vez finalizada la fase de diseño definitivo, y con el fin de seleccionar la
modalidad de ejecución de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de
recursos para la ejecución de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas
posibilidades de ejecución son: por administración directa, por contrato y por
concesión. Cualquiera que sea la modalidad de ejecución escogida, deberá actuarse
conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen. Cuando haya

-14-
finalizado la fase de diseño definitivo, la entidad efectuará una comparación entre los
recursos requeridos para la ejecución de la obra y los recursos que tiene disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparación, la entidad podrá optar por alguna
de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administración, alternativa en la
que la misma institución construye la obra con su propio talento humano y materiales
independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la
entidad, por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las
especificaciones preparadas, delega en un contratista su administración y construcción;
y, finalmente, por concesión, opción en la que la Administración delega a una empresa
privada la ejecución o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un período
determinado, durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que
opere en condiciones óptimas.


Actividad asociativa: Planeación y medición

En base a la revisión del plan operativo de su unidad o de la entidad en la que
labora, seleccione un tema de interés comunitario.
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Empleando como metodología de trabajo la “lluvia de ideas” formulen tres
alternativas de solución.
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Diseñe un índice de contenidos del estudio de prefactibilidad, mencione al
menos tres detalle constructivos importantes.
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

-15-
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Determine donde ubicaría los hitos por producto. Justifique
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Como mediría su avance.
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Que indicadores recomienda, porqué?
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Cómo los calcularía?
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

-16-


Tema 4. El control, cultura organizacional para la mejora.
Deberá establecer las condiciones de seguimiento y control temporal
PREINVERSION
Actividad Duración Precedencia Recurso 1 Recurso…n Valor
Diagnostico 1
Alternativas


Riesgos


Restricciones


Diseño


Documento perfil


Prefactibilidad Factibilidad
Mercado
Interno Encuestas
Foráneo Prospección directa
Capacidad Instalada y real
Logística Nacional y foránea
Técnico
Ingeniería Balance materia y energía
Tecnología Decisión
Programación Agregada, operativa y estratégica
Inversiones En la escala temporal

-17-
PREINVERSION
Actividad Duración Precedencia Recurso 1 Recurso…n Valor
Financiamiento
Nacional Condiciones
Externo Condiciones
Autónomo Montos y desembolsos
Evaluación
Económica Precios sombra
Impacto Definir
Cobertura Poblacional y social
Otros Indirectos: empleo…
Financiera Indicadores básicos
Mitigación ambiental
Atenuación contingencias
Factibilidad


Encuestas


Prospección directa


Instalada y real


Nacional y foránea





Balance materia y energía


Decisión


Agregada, operativa y estratégica


En la escala temporal





Condiciones


Condiciones



-18-
PREINVERSION
Actividad Duración Precedencia Recurso 1 Recurso…n Valor
Montos y desembolsos





Precios sombra


Definir


Poblacional y social


Indirectos: empleo…


Indicadores básicos


Ingeniería de detalle


Planos estructurales


Planos arquitectónicos


Planos de servicios


Memorias técnicas


Tabla de materiales





















-19-


Tema 5. Los problemas de la calidad en el seguimiento y
evaluación de proyectos.

Ejercitar sobre la calificación de problemas. Se completa con la medición de su
participación en el conjunto.
PRIORIZACION PROBLEMAS


Problema Critico Regular Leve Frecuencia














Críticos Regulares Leves
VIAL: No cumple
normas de materiales
VIAL: Demora en la
entrega de materiales
VIAL: Formas de
registro incompletas
SALUD: Vacunas no
cumplen estándar o
norma vinculada
SALUD: Desorden en
centros de atención
SALUD: Fallas en la
contabilización de
pacientes

-20-

5.2. Eficacia, efectividad y productividad
Adiestrar sobre el cálculo de indicadores básicos.
CALCULO DE INDICADORES CLAVE


PROYECTO/ACTIVIDAD Presupuesto Ejecutado Programado Aplicado Efectividad Eficiencia













El grado de cumplimiento de esas metas se conoce como:
Eficacia = RESULTADOS
METAS

Economía en el uso de recursos
Eficiencia = RECURSOS PROGRAMADOS
RECURSOS GASTADOS

Eficiencia y efectividad


Productividad

CANTIDAD DE BIENES O SERVICIOS
= ____________________________________

CANTIDAD DE RECURSOS GASTADOS

-21-


Tema 6. Toma de decisiones basada en resultados del
seguimiento y evaluación.

Revisión de dos modelos matemáticos aplicados en decisiones
MATRIZ DE PONDERACION Y EVALUACION DEL SITIO

1

100% 68% 32%
SERVICIO DE INTERNET

EVALUACION
FACTORES Peso Importan Alt 1 Alt 2 Alt 3

Alt 1 Alt 2 Alt 3
BÁSICOS


ENERGIA ELECTRICA EN EL SITIO O EN LA CERCANIA V X V


ACCESO A LINEA TELEFONICA FIJA O EN LA
CERCANIA; O, ACCESO A SEÑAL SATELITAL



ACCESO CARROZABLE


CERCA A CENTROS DE ESTUDIO, MERCADOS,
PARADAS BUSES… PUNTOS DE INTERES PARA MIS
USUARIOS...












ESPERADOS.


COSTO agua



-22-
MATRIZ DE PONDERACION Y EVALUACION DEL SITIO

1

100% 68% 32%
SERVICIO DE INTERNET

EVALUACION
FACTORES Peso Importan Alt 1 Alt 2 Alt 3

Alt 1 Alt 2 Alt 3
COSTO electricidad 40% A 3 1 2

13% 40% 27%
Valor del suelo 5% B 1 2 1


Arriendo B


Vías de acceso: asfalto 5% B


Vías de acceso: lastre


Vías de acceso: adoquín o empedrado


Transporte: varias líneas (3) 5% C


Transporte: varias líneas (2) 3% C


Transporte: una línea 2% C


Transporte: ninguna línea 1% C


Teléfono fijo 40% A








-23-



En el gráfico apreciamos, el flujo de trabajo acumulado. Pero, de manera
adicional se visualiza la tendencia (línea punteada de color rojo), a través de un
modelo estadístico.
Asimismo, en caso de desembolsos de dinero es usual verificar su
comportamiento en relación al avance de la obra.


R² = 0.986
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Semanas
% avance acumulado
Gino Zamora Acosta - 2011
-
50,000
100,000
150,000
200,000
250,000
300,000
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Semana
Desembolsos
Gino Zamora Acosta - 2011

-24-
Anexo 2.1: Procesos en el ciclo de vida de un proyecto

CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO- GRUPOS DE
PROCESOS
Áreas de conocimiento
Integración
Gestión
del
alcance
del
proyecto
Gestión del
tiempo del
proyecto
Gestión de
los costos
del
proyecto
Gestión de la
calidad del
proyecto
Gestión de
los RR HH
del
Proyecto
Gestión de las
comunicacione
s del proyecto
Getión de
los riesgos
del
proyecto
Gestión de
las
adquisicione
s del
proyecto

Iniciación
Planific.
Ejecució
n
Control
Cierre
2. Acta de
Constitució
n del
proyecto

1. Identificar a
los stakeholders

4
2

p
r
o
c
e
s
o
s

Planificació
n
Iniciació
n
Ejecució
n
Control
Cierre
3.
Desarrollar
el Plan para
la gerencia
del
Proyecto
4.
Recopilar
requisito
s
7. Definir las
actividades
12. Estimar
los costos
14. Planificar
la calidad
15.
Desarrolla
r el plan
de
recursos
humanos
16. Planificar
las
comunicaciones
17.
Planificar la
gestión de
riesgos
22. Planificar
las
adquisiciones
5. Definir
el
alcance
8. Secuenciar
las
actividades
13.
Determinar
el
presupuest
o


18.
Identificar
los riesgos

6. Crear
la EDT
9. Estimar los
recursos de
las
actividades


19. Realizar
el análisis
cualitativo
de riesgos

10. Estimar la
duración de
las
actividades


20. Realizar
el análisis
cuantitativ
o de


-25-
CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO- GRUPOS DE
PROCESOS
Áreas de conocimiento
Integración
Gestión
del
alcance
del
proyecto
Gestión del
tiempo del
proyecto
Gestión de
los costos
del
proyecto
Gestión de la
calidad del
proyecto
Gestión de
los RR HH
del
Proyecto
Gestión de las
comunicacione
s del proyecto
Getión de
los riesgos
del
proyecto
Gestión de
las
adquisicione
s del
proyecto

riesgos
11.Desarrolla
r el
cronograma


21.
Planificar
las
respuestas
a los
riesgos

Ejecución
Iniciació
n
Planific.
Control
Cierre
23. Dirigir y
gestionar la
ejecución
del
proyecto
24. Realizar el
aseguramient
o de calidad
25.
Adquirir el
equipo del
proyecto
28. Distribuir la
Información
30. Ejecutar
las
adquisiciones


26.
Desarrolla
r el equipo
de
proyecto
29. Gestionar
las expectativas


27. Dirigir
el equipo
del
proyecto


Control
Iniciació
n
Planific.
Ejecució
n
Cierre
31.
Monitorear
y controlar
el trabajo
del
proyecto
33.
Verificar
el
alcance
35. Controlar
el
cronograma
36.
Controlar
los costos
37. Realizar
control de
calidad
38. Informar el
desempeño
39.
Monitorear
y controlar
los riesgos
40.
Administrar
las
adquisiciones
32. Realizar 34.

-26-
CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO- GRUPOS DE
PROCESOS
Áreas de conocimiento
Integración
Gestión
del
alcance
del
proyecto
Gestión del
tiempo del
proyecto
Gestión de
los costos
del
proyecto
Gestión de la
calidad del
proyecto
Gestión de
los RR HH
del
Proyecto
Gestión de las
comunicacione
s del proyecto
Getión de
los riesgos
del
proyecto
Gestión de
las
adquisicione
s del
proyecto

el control
integrado
de cambios
Controlar
el
alcance
Cierre
Iniciació
n
Planific.
Ejecució
n
Control
41. Cerrar la
fase o el
proyecto

42. Cerrar las
adquisiciones