PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Por: ALCIDES CERRUD C.
USMA – marzo 2002
1. Introd!!"#n
2. Pro!$%o d$ P&an$a!"#n E%trat'("!a%: Eta)a%
*. La P&an$a!"#n E%trat'("!a Pr+!t"!a
,. F"-ar O.-$t"/o%
0. F"-ar E%trat$("a%
1. E-$!!"#n d$ E%trat$("a%
2. E/a&a!"#n d$ E%trat$("a%
1. Introd!!"#n
A medida que crece una institución, una empresa se hace cada vez más compleja
y las técnicas tradicionales utilizadas en las operaciones administrativas tienden a ser
inadecuadas. Las autoridades universitarias ya no se pueden dar el lujo de dejar que las
cosas transcurran por mucho tiempo, sin antes tomar decisiones. Por eso, hay que diseñar
nuevas formas de manejar este proceso. es a través de la Planeación !straté"ica,
preparada de manera fle#i$le, el instrumento más adecuado para este fin, pues las
decisiones de$en ser tomadas $asándose en los mejores datos disponi$les.
La Planeación !straté"ica es un proceso que permite a una or"anización ser activa
en la formulación de su futuro% es el movimiento planeado desde un presente
incompletamente comprendido hasta el futuro deseado y pro$a$le, con un o$jetivo, a
varios años% es la formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que
una or"anización lo"re sus o$jetivos% es un intento por or"anizar información cualitativa
y cuantitativa, que permiten tomar decisiones efectivas en circunstancia de incertidum$re.
&e reconoce ampliamente que hoy en d'a se está viviendo a un ritmo acelerado y
una complejidad de cam$ios que afectan a las or"anizaciones. !l proceso de Planeación
!straté"ica está $asado en la creencia de que una empresa de$er'a verificar en forma
continua los hechos y las tendencias internas y e#ternas.
(na empresa de$e tratar de llevar a ca$o estrate"ias que les permitan o$tener
$eneficios de las fortalezas internas, aprovechar las oportunidades e#ternas, que la
conduzcan a reducir las de$ilidades internas y a evitar el impacto de las amenazas
e#ternas. !n este proceso descansa o radica la esencia de la Planeación !straté"ica.
)odos los ne"ocios son sistemas vivos que crecen, o declinan, proliferan y
evolucionan, para proporcionar productos y servicios. Para poder so$revivir, hoy en d'a,
las empresas de todo tipo y tamaño de$en estar capacitadas para identificar la necesidad
de cam$ios y poder adaptarse a ellos.
Actualmente se ha lle"ado a la conclusión de que el proceso de la Planeación
!straté"ica es de vital importancia para el é#ito de las distintas or"anizaciones con y sin
fines de lucro. *e all' la importancia de la formulación y ejecución de estrate"ias.
2. Pro!$%o d$ P&an$a!"#n E%trat'("!a: $ta)a%.
!l proceso de planeación consta de tres "randes etapas, que son+
,. -ormulación de !strate"ias +
!sta primera etapa conduce a la fijación de la misión de la firma o empresa, que
conlleva a una investi"ación, con el o$jeto de esta$lecer las de$ilidades, fortalezas,
oportunidades, amenazas y fijar o$jetivos y estrate"ias para la empresa. Las
estrate"ias que se seleccionan de$en aprovechar de forma efectiva las fortalezas de la
empresa, tratando de vencer las de$ilidades, sacando provecho de sus oportunidades
e#ternas y evitando las amenazas e#ternas. Para lo"rar la formulación de estrate"ias
se requiere de tres actividades importantes+
a. /nvesti"ar a nivel interno de la empresa con el o$jeto de identificar de$ilidades y
fortalezas claves en las áreas tales como, la administración, la académica, la
financiera, la investi"ación y desarrollo.
/nvesti"ar a nivel e#terno con el o$jeto de verificar las posi$les oportunidades y
amenazas para la empresa.
$. &e requiere de un análisis o técnicas como es la matriz *0-A, con el o$jeto de
comparar las de$ilidades y fortalezas internas. 1on las oportunidades y amenazas
e#ternas, esencial para la formulación de una estrate"ia.
c. !s importante la toma de decisiones, se de$en tomar decisiones con respecto a
los o$jetivos por fijar y las estrate"ias por se"uir.
2. !jecución de !strate"ia s+
2
3 *espués de formuladas las estrate"ias se procede a la ejecución de las mismas, es
una etapa de acción. &i"nifica que de$e movilizarse todo el personal para llevar a
ca$o las estrate"ias ya formuladas.
!n esta etapa se dice que es la más dif'cil en el proceso porque se requiere de la
disciplina del personal% es necesario un tra$ajo en equipo, que e#ista una fuerza
motivadora que involucre a todo el personal. !s el momento de fijar las metas,
las pol'ticas y la asi"nación de recursos.
4. !valuación de !strate"ias +
3 Para evaluar efectivamente las estrate"ias se de$en analizar los factores internos y
e#ternos que influyen en las estrate"ias actuales.
3 &e de$e medir el desempeño de la empresa.
3 &e de$en tomar medidas correctivas para mejorar la posición estraté"ica de la
or"anización.
*. La P&an$a!"#n E%trat'("!a Pr+!t"!a:
!l proceso de la Planeación !straté"ica comienza con la etapa de formulación,
donde se identifican las estrate"ias, o$jetivos y la misión de la or"anización 5(&6A.,
este es el punto de partida ló"ico.
)oda or"anización o empresa, 3 y, por supuesto, la (&6A 3 poseen unas
estrate"ias, o$jetivos y misiones, aunque no han sido diseñadas, comunicadas o escritas
en forma consciente, razón por la cual nos proponemos implementar una planeación
estraté"ica de la (&6A a cinco años.
!s vital para una empresa la identificación de estos tres elementos, misión,
o$jetivos y estrate"ias, con el o$jeto de formular, ejecutar y evaluar futuras estrate"ias en
forma fruct'fera. !stos elementos nos suministran dirección para realizar análisis del
entorno e#terno de la empresa identificando y evaluando tendencias y hechos sociales,
pol'ticos, económicos y tecnoló"icos, que afectan a la empresa y que no podemos
controlar. !ste análisis nos conduce a identificar nuestras oportunidades más importantes
en las que se de$e $asar la empresa para el futuro y las amenazas que de$emos tratar de
eludir o impedir. *e tal manera que podemos identificar los factores e#ternos y
aprovecharnos de las oportunidades e#ternas y poder reducir al m'nimo el impacto de las
amenazas y lo"rar esta$lecer una $uena estrate"ia.
!l otro análisis que de$e ser identificado claramente por la empresa es interno,
con la intención de ver y aprovechar sus fortalezas internas y vencer o minimizar el
efecto de sus de$ilidades y poder corre"irlos. /dentificar las fortalezas y de$ilidades es
de "ran importancia porque van a influir en el futuro de la or"anización.
4
(na vez realizados los análisis de las fortalezas y de$ilidades internas,
3com$inados con las oportunidades y amenazas e#ternas y con una clara formulación de
la misión 3 , se procede a fijar las estrate"ias y o$jetivos de la empresa.
,. F"-ar &o% O.-$t"/o%:
Los o$jetivos son los resultados espec'ficos a lar"o plazo, más de un año, que la
empresa $usca lo"rar mediante su misión. !s necesario aclarar que los o$jetivos a lar"o
plazo van a permanecer "eneralmente esta$les por el per'odo considerado que a$arca la
Planeación !straté"ica. &in em$ar"o, las metas son mucho más espec'ficas en cuanto a
tiempo, y facti$les de cuantificar% son $lancos a alcanzar anualmente% por ello las metas
se cam$ian o modifican con mayor frecuencia que los o$jetivos.
Los o$jetivos son los ideales y los sueños via$les de los empresarios. *e all' la
importancia de fijar un o$jetivo primario o "lo$al de la institución y formular o$jetivos
$ásicos por las distintas actividades o funciones.

Los o$jetivos proporcionan coherencia en el proceso de toma de decisiones%
además indican las prioridades de la or"anización y presentan la $ase para la selección de
estrate"ias. &in o$jetivos, una empresa quedar'a a la deriva, sin propósito conocido.
0. F"-ar E%trat$("a%:
Las estrate"ias son los medios, los caminos por los cuales una or"anización
pretende lo"rar sus o$jetivos.
7in"una or"anización posee recursos ilimitados% por lo tanto, se de$en tomar
decisiones estraté"icas para eliminar ciertas acciones y poder asi"nar recursos de la
empresa.
!#isten diversas alternativas de estrate"ias por las cuales una empresa pudiera
optar o fijar. La formulación correcta de las mismas no "arantiza su ejecución acertada.
)erminada la etapa de la formulación de estrate"ia, el proceso no culmina con la fijación
de los o$jetivos y las estrate"ias% se pasa entonces a la etapa de la ejecución, donde es
necesario fijar metas, determinar pol'ticas y asi"nar recursos. 8ay diferencias claras en
cuanto la formulación y la ejecución de estrate"ias% la formulación es una actividad que
requiere de $uenas destrezas conceptuales, inte"radoras y anal'ticas, y demanda
coordinación entre pocas personas, en cam$io la ejecución es de carácter operativo, se
necesita de ha$ilidades en cuanto a motivación y admiración del personal y requiere de
una coordinación entre muchos individuos.
1. E-$!!"#n d$ E%trat$("a%
9
*espués de formulados los o$jetivos y estrate"ias, se pasa a analizar las
actividades $ásicas de ejecución de estrate"ias+
3 -ijar 6etas + Las metas son resultados a corto plazo 5anuales.. &on fundamentales
para la ejecución acertada de estrate"ias de$ido a que forman la $ase para la
asi"nación de recursos, constituyen un instrumento para controlar el avance hacia
el lo"ro de los o$jetivos y fijan prioridades de la empresa.
Las metas de$en ser $ien formuladas, que sean coherentes con los o$jetivos
señalados y que sirvan de respaldo a la ejecución de las estrate"ias.
Las metas de$en ser medi$les, coherentes, razona$les, estimulantes, claras y que
se conozcan dentro de la or"anización. *e$en informar so$re cantidad, costo
tiempo y ser verifica$les.
3 -ijar Pol'ticas + &e de$en fijar pol'ticas para resolver los pro$lemas de la
or"anización que sur"en de los cam$ios en la dirección de estrate"ias. Por lo que
es necesario esta$lecer las partidas, métodos, procedimientos, re"las, formas
administrativas espec'ficas para darle apoyo al tra$ajo que $usca las metas que se
han fijado.
Las pol'ticas son instrumentos para la ejecución de estrate"ias, fijan las re"las de
acción que de$en tomarse para lo"rar las metas y o$jetivos de la empresa. !n
definitiva, las pol'ticas vendr'an a ser las re"las del jue"o necesarias para lo"rar
los o$jetivos esta$lecidos. 8ay diferentes tipos de pol'tica dentro de una empresa.
3 Asi"nación de :ecursos + *espués de la formulación de metas y pol'ticas, se
procede a la asi"nación de recursos. !ste proceso de$e realizarse de acuerdo con
las prioridades fijadas en las metas apro$adas% son éstas las que imponen la forma
en que se asi"narán los recursos.
)odas las empresas disponen, por lo menos, de cuatro tipo de recursos que son
utilizados para lo"rar las metas deseadas, estos son+ financieros, f'sicos, humanos
y tecnoló"icos.
-recuentemente, la demanda de recursos es más "rande que la totalidad de
los recursos disponi$les. Por lo tanto, es necesario utilizar un enfoque sistemático
para la asi"nación de recursos% este enfoque incluye ciertas etapas que podemos
mencionar+
3 !fectuar un inventario de todos los recursos que están a disposición de la
empresa.
3 *esarrollar un inventario de recursos de cada departamento.
3 :ealizar solicitudes de recursos.
3 Asi"nar en forma apropiada los recursos para cada departamento y poder preparar
los presupuestos operativos anuales de la institución.
;
2. E/a&a!"#n d$ E%trat$("a%
Pasamos ahora a la <ltima etapa del proceso de la Planeación !straté"ica que es la
evaluación de las mismas. A medida que suceden cam$ios internos y e#ternos en la
empresa, las estrate"ias formuladas y ejecutadas se vuelven o$soletas. Por ello es
necesario que en forma sistemática se revise, se eval<e y controle la ejecución de
estrate"ias. !s frecuente que los pro$lemas internos y e#ternos impidan el lo"ro de las
metas y los o$jetivos propuestos.
A nivel interno es posi$le que se hayan formulado estrate"ias erróneas o que se
hayan formulado $uenas estrate"ias que no se han ejecutado en forma efectiva, o que se
hayan fijado metas y o$jetivos demasiado am$iciosas.
A nivel e#terno, es posi$le que las acciones de los competidores, los cam$ios en
la demanda, los cam$ios tecnoló"icos o las acciones "u$ernamentales sean o$stáculos
para la realización de las metas y o$jetivos.
Las actividades de la evaluación de estrate"ias están encaminadas a resolver
pro$lemas potenciales internos y e#ternos. Primero, se revelan las fortalezas y
de$ilidades internas y las amenazas y oportunidades e#ternas que constituyen las $ases de
las estrate"ias actuales.
La se"unda actividad de la evaluación consiste en medir el desempeño
or"anizativo. /ncluye la comparación de los resultados esperados con los resultados
reales producto de la ejecución de estrate"ias.
La tercera actividad de evaluación es la ejecución de medidas correctivas que
requieren hacer cam$ios para el futuro% es necesario tomar en cuenta nuevos enfoques de
ejecución y la reevaluación de las estrate"ias.
=isto en forma resumida lo que es anal'ticamente el proceso de una planeación
estraté"ica, es posi$le representarlo o ilustrarlo en el si"uiente esquema+ 5ver pa". > .
:esumiendo, los pasos a se"uir en la preparación de la Planeación !straté"ica de
una 0r"anización ser'an los si"uientes+
,. :edactar una declaración de misión de la empresa 5si ya e#iste, verificar si se puede
mejorar..
2. /dentificar las oportunidades y amenazas e#ternas 5Análisis !#terno..
4. /dentificar las fortalezas y de$ilidades internas 5Análisis /nterno..
9. -ormular estrate"ias y fijar o$jetivos.
?
;. -ijar metas y pol'ticas.
?. Asi"nar recursos 5presupuestos anuales..
@
PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA
!)APA *! -0:6(LA1/07 *! !&):A)!A/A !)APA *! !B!1(1/C7 *! !)APA *!
!&):A)!A/A !=AL(A1/07
!&):A)!A/1A
Análisis
/nterno
/dentificar
de$ilidades
/dentificar
fortalezas
/dentificar
6isión
0$jetivos y
!strate"ias
Actuales
-ijar
6isión
*e la
!mpresa
Análisis
!#terno
/dentificar
0portunidad
/dentificar
Amenazas
-ijar
0$jetivos
-ijar
!strate"ias
-ijar 6etas
,. Admón.
2. Académicas
4. -inancieras
9./nvesti"ación
;. *esarrollo
-ijar Pol'ticas
,. Admón.
2. Académicas
4. -inancieras
9. /nvesti"ación
;. *esarrollo
Asi"nar
:ecursos
6edir
!valuar
:esultados