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Manual de usuario SIAGIE 3 2012

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35. Asistencia Mensual a la IE

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Asistencia -> Asist. mensual IE.

Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los
estudiantes a la institucin educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de
las fases del ao de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA).
Al ingresar a esta opcin aparece una ventana similar a la siguiente:


Mediante esta opcin es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
- Registro directo de la asistencia. Se usar la opcin de Registrar asistencia
directamente en el sistema.

- Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la
asistencia a travs de una hoja de clculo.
Enlace Registro
directo de
Asistencia.
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Seleccione
alguna seccin
del grado.
Este es un ao
cronolgico. Note que a
un ao acadmico (o
ao de estudios o
periodo promocional)
puede sobrepasar un
ao cronolgico.
Botn de registro
de asistencia por
intermedio de
plantilla Excel.
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Registro directo de asistencia
El usuario debe seleccionar la seccin en la parte superior de la columna que corresponde
a los enlaces de Registrar Asistencia.

Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las
consideraciones indicadas a continuacin:
a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como lmite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podr
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin
aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario
marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institucin.
c. El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de
leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier
ubicacin del registro.
La ventana que aparecer es similar a la siguiente:

Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una seccin
modifican directamente la informacin en la base de datos del sistema (note que no existe
el botn Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
Pulsar con el mouse
en la casilla para
cambiar el estado.
Fechas especiales
marcadas.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecer el
significado de cada letra.
Con este botn se realiza la
carga de la asistencia desde
una plantilla Excel
previamente descargada.
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Descripcin Smbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza
Justificada U
Asisti .
No se registr
Espacio en
blanco

Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones:
a. Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema
mostrar una ventana similar a la siguiente:

b. Eliminar asistencia
En ocasiones desear realizar la limpieza total del registro realizado. La manera de
hacerlo es a travs del botn Limpiar Asistencia.

Esta accin debe efectuarse siempre y cuando se est seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrar la siguiente ventana y pulse
Aceptar.
Pulse Limpiar asistencia para borrar la
asistencia de todos los estudiantes.
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En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono


En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le
mostrar la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar.


Registro por intermedio de una plantilla Excel
Se recomienda el uso de esta opcin cuando se desee realizar un registro rpido de la
asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexin permanente de internet.
Consiste en descargar una plantilla en Excel con la informacin de los estudiantes de las
secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se
realiza la carga de la informacin registrada en el archivo Excel.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botn Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
Pulse el icono para borrar la
asistencia del estudiante.
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Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a
considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones
seleccionadas. Pulse luego el botn Confirmar. En unos segundos se mostrar la
informacin de que se est generando un archivo Excel.

Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fcil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algn dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
debe actualizar la asistencia aqu mismo. El nombre del archivo
1
tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente informacin:

Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institucin educativa de alguna de las
secciones:

1
Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el cdigo modular y anexo de la i nstitucin
educativa. 20110304 corresponde al ao, mes y seccin y los ltimos dgitos son aleatorios.
Dependiendo del tipo de
navegador, la forma de esta
ventana de aviso puede ser
diferente, sin embargo siempre
va a mostrarse el nombre del
archivo: El nombre del archivo no
debe variarse.
La primera hoja es de
Generalidades y muestra
informacin de la institucin
educativa y las secciones
seleccionadas. No debe
modificar nada en esta hoja.
Note que la plantilla descargada
contiene una hoja del libro para
cada seccin del grado
seleccionado.
Seleccione las secciones que
requiera incluir en la hoja de
clculo.
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Note que la hoja de clculo va a validar que los nicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuacin:

Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botn de Cargar Excel.

En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la informacin
de la asistencia de estudiantes previamente registrada. As:

Al ingresar la ruta y luego presionar el botn cargar registros, el sistema va a actualizar la
informacin de la seccin que corresponda. Si por alguna razn el usuario ha modificado
alguna informacin de la hoja de clculo que no debera, como por ejemplo el nombre de
la hoja, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
Note que la hoja de clculo
descargada contiene el registro
de asistencia realizado hasta ese
momento.
Importante: Si se muestra este
mensaje que sugiere que el
usuario debe habilitar el
contenido de macros, deber
pulsar el botn.
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Con este botn se
activa la carga de
archivos Excel.
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Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar informacin resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.


Use este botn
para consolidar
la informacin.
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36. Registro de Notas Finales

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.

En algunos casos, se va a requerir que la institucin educativa ingrese las notas finales
por rea de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardo en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institucin educativa, entre otras razones.
Los pasos para completar este procedimiento son:
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya ser posible emitir
las actas finales de notas.
d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situacin final de los estudiantes de la
seccin, es posible reprocesar las notas finales.
Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere:
a. Haber creado las secciones de la institucin educativa para el ao acadmico o
periodo promocional en curso.
b. Que la institucin educativa est configurada para trabajar nicamente con notas
finales. Esto se verifica en la opcin de Datos de la Institucin Educativa. Ver la
imagen.
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Si la institucin educativa no est configurada para trabajar con notas finales,
entonces se mostrar un mensaje similar al siguiente:


Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opcin se muestra una ventana que est
dividida en tres reas de trabajo o paneles:


Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una accin especfica. A
continuacin se detallan paso a paso las acciones del usuario:
Pulse el botn Modificar y luego
marcar la opcin de Registro de
Notas Finales. Finalmente
presione el botn Grabar.
Este es el sector para
la descarga de los
archivos Excel con la
informacin de los
estudiantes para que el
docente ingrese las
notas finales.
Este es el sector para la
carga de los archivos
Excel con la informacin
de los las notas finales.
Este es el sector donde se muestra
la informacin que va a ser
actualizada, previa verificacin del
usuario. Note que tambin se
muestran las inconsistencias en la
informacin que ser procesada.
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a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
El usuario debe seleccionar el diseo curricular, el grado y la seccin y presionar el botn
Generar archivo Excel.

Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana
puede tener diversas formas).

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la informacin ah contenida actualizar los datos correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripcin Ejemplo
Del 1 al 16 Identifica que se trata de un archivo de notas
finales, incluye el separador.
RegNotasFinales_
Del 17 al 25 Es el cdigo modular, el anexo de la
institucin educativa y un separador
12584820_
Del 26 al 28 El cdigo del diseo curricular 15_
Del 29 al 30 Es el nivel acadmico A2 (cdigos del Escale)
Del 31 al 34 Es el ao acadmico 2011
Del 35 al 36 Es el cdigo de grado 02
Del 37 al 38 Es el cdigo de la seccin 01
Del 39 al 43 Es un separador y un nmero de control _84327
Del 44 al 47 Es la extensin del archivo precedido por un
punto.
.xls
1


Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta

1
Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opcin a una mayor
cantidad de usuarios.
Pulse este botn
para generar el
archivo en Excel.
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b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin as
como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de las notas de los
estudiantes.

Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrar un
mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
Si desea, puede pulsar este botn,
que le permitir formatear la hoja de
clculo (NF) en un formato ms
amigable.
Estas son las
abreviaturas de las
reas o talleres que
lleva la seccin.
En la hoja NF (Notas finales),
se van a ingresar las notas
finales del estudiante.
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Nota: En el caso de una IE del nivel Educacin Bsica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr
cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botn Examinar.

Presione el botn Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botn Cargar
Notas. Note que el panel muestra la informacin contenida en el nombre archivo Excel, de
esta manera:
El usuario solo debe ingresar la
informacin de las notas. Tenga en
cuenta que las notas cambian del
formato vigesimal o literal segn sea el
caso. Si el usuario aplica un mal
registro, el sistema tomar ello como
una inconsistencia.
Este panel es independiente del panel de
descarga de Excel. Esto quiere decir que no
interesa qu seccin est indicndose en
dicho panel.
No modifique estos datos de los
estudiantes, de lo contrario sus notas
no sern consideradas.
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Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualizacin de la base de
datos de manera definitiva, solamente se ha ledo la hoja de clculo y la informacin es
presentada al usuario.
Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales.
Entre ellas destacan:
- Si existe algn estudiante retirado, trasladado o con evaluacin postergada, sus notas
finales no son cargadas.



- Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institucin educativa. El reporte
de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se
mostrar una ventana similar a la siguiente:


El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algn error, entonces debe hacer la modificacin en el archivo Excel
Si un estudiante aparece
como bloqueado, es
posible que se trate de un
traslado, retiro o
postergacin.
En este caso se informa que existen
inconsistencias.
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que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
est conforme con la informacin mostrada, entonces debe presionar el botn Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualizacin definitiva en la base de datos y el sistema
mostrar la siguiente ventana:

El usuario puede repetir la operacin tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institucin educativa, para ello debe presionar el botn Nueva Carga.
El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta
consolidada de evaluacin mediante la opcin correspondiente. Por ejemplo:
d. Sobre la situacin final del estudiante.
Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situacin final de
cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar
las reglas de promocin y repitencia correspondientes al nivel y grado de la seccin que
viene siendo procesada. El usuario no podr modificar la situacin de un estudiante
directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y
global a todos los grados.
e. Sobre el reproceso de notas finales
Se debe usar el botn de reproceso de notas finales si el usuario desea generar
nuevamente la situacin final del estudiante de la seccin seleccionada. El usuario deber
pulsar el botn luego de haber seleccionado la seccin que desea reprocesar se emitir un
mensaje de confirmacin.

Luego de pulsar Aceptar, se ejecutar el reproceso de notas finales actualizndose la
situacin final de los estudiantes.
f. Registro de notas finales de talleres selectivos
En algunas circunstancias la institucin educativa est configurada para funcionar con
talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se
registren las notas slo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha
seleccionado.
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Como se puede notar, las celdas que estn pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:


Cuando eso pase, el usuario no podr guardar la informacin de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botn Grabar
no aparecer.


Cuando la informacin es consistente, aparece el botn Grabar.
Las columnas pintadas
corresponden a talleres
selectivos por estudiantes.
En este caso, se muestra una
inconsistencia porque la nota de un
taller selectivo no corresponde al
estudiante:

Si los datos son
inconsistentes, entonces
corrija la informacin de
las notas finales con ayuda
de los colores y luego
presione el botn Nueva
carga para volver a cargar
la informacin desde el
Excel.

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Finalmente, ya en la impresin del Acta final de Evaluacin, la informacin se aprecia de la
siguiente manera:



Las notas de los talleres
selectivos se muestran de la
siguiente forma.
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37. Registro de Notas Genrico

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por seccin (Genrico).

Esta opcin permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, seccin y rea.
Mediante esta opcin tambin es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una seccin para que posteriormente se
carguen al sistema.
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:


All se pide ubicar la siguiente informacin:
Diseo Curricular Diseo curricular correspondiente al ao acadmico y al
nivel al que pertenece la institucin educativa.
Periodo El es periodo acadmico al que pertenecen las notas que
van a ser registradas y responden a la configuracin
realiza por la institucin educativa para el ao acadmico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a
utilizar se encuentren en el estado En evaluacin, de lo
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contrario se mostrarn los periodos en cursiva y no podrn
ser seleccionados, como por ejemplo:


Grado

Viene a ser el grado al que pertenece la seccin que se va
a ingresar notas.
Seccin Es la seccin de los alumnos cuyas notas sern
ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una seccin se
activa el botn de generar archivo Excel. Esto significa que
este archivo se va a generar para la seccin que se ha
elegido hasta este momento.
Ms adelante en este acpite abordaremos la generacin
de este archivo:

rea El usuario seleccionar el rea que va a ingresar las notas
existentes.

Luego de seleccionar se activa el botn de registro
resmen:

a. Registro de notas por periodo
Despus de seleccionar los datos pulsar la opcin Registro Resumen, mostrara la
siguiente ventana.
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En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea
correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.

Para registrar notas se procede de la siguiente manera:
Al presionar el botn Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el
botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Datos generales.
Esta leyenda corresponde a los
criterios de calificacin.
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Algunas consideraciones para el ingreso de notas:
- En el momento que se est ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso 9
y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas
automticamente se guardara como 09.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y
B, C sern de color rojo.
- El cono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluacin
determinado.
Si se presionar el botn Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la
aplicacin vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por
ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabacin:
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
Note que la nota final por rea no
es editable. Esta nota se calcula
al final, cuando se guarda el
ingreso para esta seccin.
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Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institucin
educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos,
al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas
pintados de color rosado.

Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente
manera:
Note que al grabar, se
calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota
del ltimo criterio de
evaluacin.
Note que las notas que
corresponden a talleres
selectivos que lleva el
estudiante y que
corresponden al periodo que
se viene registrando, se pintan
con fondo de color contrario.
Por el contrario, el color de
fondo rosado indica que el
estudiante no est registrado
en el taller.
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b. Cierre del registro de notas
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente
advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificacin.

c. Generacin de archivo Excel para carga de notas
Note que ambos botones se
bloquean. El usuario no podr
modificar las notas a menos que
sea liberado por un usuario de
tipo administrador que tenga los
suficientes privilegios.
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Como se mencion anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato
Excel donde se generar un archivo que permita hacer la carga de notas.



Despus de pulsa la opcin Generar archivo Excel mostrara la siguiente ventana,
donde primero tendr que pulsar el botn guardar para que despus pueda abrir el
archivo donde podr ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza
de la misma forma como vimos en el 5.16 Registro de Notas por Docente

Un ejemplo de la hoja de clculo que es descargada se muestra a continuacin:

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un rea determinada.
Pulse la opcin Generar
Archivo Excel.
En cada hoja del libro
(archivo Excel) se encuentra
cada rea.
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En este sector el usuario
debe ingresar las
calificaciones de los
estudiantes al finalizar el
periodo.
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38. Registro de Notas por Docente

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por rea (Docentes).

El docente podr registra las notas solo de las reas que le fueron asignadas, podr
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.


Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opcin Num reas Asignadas, abrir la siguiente ventana donde muestra todas las
reas correspondientes a un determinado grado.


Numero de reas
asignadas al docente.
Elegir el diseo
curricular.
Elegir el grado.
Generar archivos Excel
para el registro de notas.
Lista de reas que el
docente tiene a su cargo
en la seccin
seleccionada.
Lista de secciones que el
personal tiene a cargo en
el grado seleccionado.
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Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podr tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas slo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluacin.
Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrar la siguiente ventana donde se podr
registrar las notas de una determinada rea por periodo.

Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Opcin para eliminar las notas de
un criterio.
Opcin para que no
se pueda realizar
modificaciones.
Descripcin de los criterios.
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Despus de pulsar Grabar automticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.

En el caso que vaya realizar alguna modificacin pulse la opcin Modificar. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opcin
Cerrar Registro, esta opcin bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluacin podr
apreciar el cono con el que se podr eliminar todas las calificaciones de la columna.
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institucin educativa ha
configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor informacin remtase
a la opcin de Registro de Notas Genrico.
Pulse grabar para que guarde
las notas ingresadas.
Notas Finales.
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Generar el archivo Excel
Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono

Cuando pulse la opcin Generar archivo de Excel mostrara la siguiente ventana en la
cual se tiene que elegir el periodo

Despus de elegir el periodo pulse Generar

Despus de pulsar Generar abrir la siguiente ventana donde se generara el archivo
Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.
Generar archivo Excel.
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Despus de pulsar Abrir mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podr
ingresar las notas por asignatura.

Cada pestaa tiene el identificador del Estudiante, el cdigo del estudiante, nombre del
estudiante as como los criterios de evaluacin.

Despus de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.

Cada pestaa es un rea.
Criterios de evaluacin.
Recomendaciones para el
correcto registro de notas.
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39. Subir Notas desde Excel

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.

Esta opcin permite importar la informacin de las notas de cada estudiante desde una
hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opcin de
examinar abrir la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo
pulsamos el botn abrir.









Despus de pulsar abrir se mostrar la siguiente ventana donde muestra el informe de
carga

Busque el archivo de excel.
Pulse Abrir.
Informe de Carga.
Pulse Cargar
Notas.
Pi
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Despus de pulsar cargar notas le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
la informacin de las notas que se han registrado.

En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa
Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.

Entre las inconsistencias ms frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:
Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.
Cuando el cdigo modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.
Que el criterio de evaluacin haya sido modificado
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de
Nueva Carga.

Tambin puede ingresar
las notas directamente.
Informe de
Inconsistencias.
Mostrara este mensaje si hay
inconsistencias en el ingreso de notas.
Opcin para realizar
nueva carga.
Relacin de inconsistencias.
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40. Subir Notas desde Excel por Docente

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por seccin desde excel.

Esta opcin permite importar las notas de las reas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
Despus de ingresar a la opcin subir notas desde Excel por docente mostrara la
siguiente ventana donde podr buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de nicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.

Carga del archivo Excel con las notas
Presionando el botn Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botn Cargar notas, aparecer una ventana similar a la
siguiente:
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184 Oficina de Informtica - MINEDU


El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias,
se ocultar el botn Grabar, de tal manera que solo se guarde informacin con
inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias
encontradas en el registro de la informacin.

NOTA: Si la institucin educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces
estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de informacin.
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41. Registro de Apreciaciones de Docentes

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. apreciac. tutor.

Esta opcin permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de informacin (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, seccin
y periodo.

Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones:
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de clculo.
ste es el cono que
permite la descarga
de archivo Excel para
poder realizar un
registro rpido de las
apreciaciones del
tutor.
ste es el cono que
permite el registro
directo de las
apreciaciones.
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186 Oficina de Informtica - MINEDU

Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema
Consiste en el registro de las apreciaciones a travs del cono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Despus de pulsar en este cono de Registrar apreciaciones nos mostrar la siguiente
ventana donde se podr registrar las apreciaciones por cada periodo.

Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente
ventana


Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.
Ingrese las apreciaciones
del estudiante.
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187 Oficina de Informtica - MINEDU


Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se
muestran en la siguiente ventana.


b. Registro de apreciaciones desde una hoja de clculo
En la parte superior encontrar un botn Generar plantilla Excel, el cual le permitir
descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.

Aparecer una ventana emergente como la siguiente:
Apreciaciones del
Docente.
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188 Oficina de Informtica - MINEDU


El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura:
RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Posiciones Descripcin Ejemplo
Del 1 al 17 Identifica que se trata de
un archivo de carga de
apreciaciones
RegApreciaciones_
Del 18 al 27 Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa y un separador.
03254640_
Del 28 al 39 Nivel educativo, ao
acadmico, periodo de
evaluacin, cdigo de
grado y cdigo de
seccin.
F02011T1123A
Del 40 al 44 Numero aleatorio
generado
57520
Del 45 al 48 Es la extensin del
archivo
.xls

Al abrir el archivo Excel se mostrar como sigue:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
Dependiendo del tipo de
explorador que est
usando, la forma de esta
ventana puede variar.
Usted debe pulsar
Guardar.
No debe cambiar el
nombre del archivo.
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189 Oficina de Informtica - MINEDU

La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los
estudiantes de la Institucin Educativa. Por ejemplo:


Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de
. Al pulsar este botn se va a mostrar la siguiente ventana:

Concluida la operacin el sistema mostrar una lista de las apreciaciones
previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:


En estas columnas se muestran los apellidos y
nombres, cdigo de estudiante.
Columna donde se deben
registrar las apreciaciones
del tutor.

Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realiz
la actualizacin.

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190 Oficina de Informtica - MINEDU

42. Procesar Notas

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).

Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao
acadmico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperacin.
Este proceso tiene las siguientes caractersticas:
Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estacin del usuario, se emite la
orden de ejecucin del proceso y un servidor central realiza el clculo y la
actualizacin de los datos.
Es asncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones
mientras que el servidor va realizando el clculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario
puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el ao acadmico, diseo curricular y la fase que desea realizar
el clculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opcin se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:
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191 Oficina de Informtica - MINEDU


Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del ao
acadmico
a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo
del ao acadmico.
b) La tercera columna se refiere al estado del periodo. En esta columna los
estados posibles son:
Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.
En evaluacin: Cuando se est evaluando a los estudiantes durante el
periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado
del periodo est En evaluacin.
Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.
c) La cuarta columna se refiere al proceso notas finales que consiste en obtener
la nota final por rea de cada estudiante en el periodo seleccionado. Tambin este
proceso calcula estadsticas de la sesin que posteriormente se reflejar en la
boleta de notas.
Al culminar un proceso el clculo de notas el sistema emite un informe que es
similar que se muestra en la ventana siguiente

d) La quinta columna es Procesos previos se refiere a los procesos que se deben
realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al ltimo
periodo y solo se activa para el ltimo periodo del ao acadmico en curso. Este
proceso consiste en actualizar la situacin del estudiante una vez terminada la
Enlace Informe
de Proceso
Clculo de Notas.
Datos de la fecha, hora
y usuario que ejecuto el
proceso.
Datos de la secuencia de proceso seguida
(grados, secciones, nmero de estudiantes).
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fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido
definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promocin de repitencia estudiante por estudiante.
Las reglas de promocin y repitencia se definen centralizadamente.

Al pulsar el botn de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:


Despus de pulsar Procesar se realizar el proceso en la secuencia indicada
como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habr terminado cuando
todos los procesos estn en el estado de Conforme.

As mismo se puede consultar el informe del proceso:

Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promocin y
repitencia.
Con este botn es
posible consultar el
estado de cada
proceso.
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e) La sexta columna se refiere a la generacin de libretas de los estudiantes. Este
proceso consiste en la generacin interna de un archivo PDF conteniendo la
informacin impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo
PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el
familiar del estudiante o el docente.
Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso
de generacin de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario
confirma el proceso, ste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del
procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el
botn de Generar boletas.

Si el usuario refresca el tablero podr notar que se muestra una esfera verde o
amarilla segn sea el caso:

Verde: Indica que el proceso de generacin de boletas ya se viene ejecutando
Amarillo: Indica que el proceso de generacin de boletas est esperando que
culminen otros que ya estn siendo procesados. Note que en la parte inferior
aparece una leyenda
Tambin aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posicin en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
Al finalizar este proceso el sistema tambin muestra un informe similar al
siguiente:
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194 Oficina de Informtica - MINEDU



f) La sptima columna se refiere a la impresin del reporte consolidado de notas
correspondiente a un periodo determinado.
Cuando se pulsa el cono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde
puedes seleccionar el grado y seccin para que genere el reporte del consolidado
de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por
Nmero de Orden o por mrito.

Despus de pulsar la opcin Mostrar Reporte mostrara la siguiente ventana en
donde muestra el consolidado de evaluaciones.
Seleccione el grado. Seleccione la seccin.
Pulse mostrar reporte y le
mostrara la siguiente
ventana.
Pulse el icono de impresora y
abrir la siguiente ventana.
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195 Oficina de Informtica - MINEDU



Nota: El control a nivel de Fases est determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular est CERRADO, de
esta forma no se podr realizar accin alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.


Fase de Recuperacin
Este proceso permitir obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperacin Acadmica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de reas a cargo.
reas y criterios de
evaluacin.
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Al presionar el botn nos muestra una ventana de confirmacin de la ejecucin del
proceso.


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43. Proceso Disgregado de Notas

En opcin permite procesar las notas de forma especfica a un grado, una seccin, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opcin estar validando que solo un
proceso por IE se est ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen informacin
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadsticas de la seccin y generar las libretas de calificaciones.
La pantalla de registro es como sigue:

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Diseo Curricular Escoger el diseo curricular
Fase

Periodo Escoger un periodo

Criterio de
Seleccin
Escoger una opcin para procesar las notas


Primer Criterio de Seleccin: Grados
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por
grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del
ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Lista de los procesos que
fueron ejecutados
anteriormente.
Muestra el estado en que
se encuentra el registro.
Sector de seleccin de
estudiantes para procesar.
Sector de
seleccin.
Sector de procesamiento.
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198 Oficina de Informtica - MINEDU


Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.

Cuando el Estado llegue a %100 se habr completado el proceso de las notas
Segundo Criterio de Seleccin: Secciones.
Seleccin la opcin Por secciones y mostrar la lista de secciones como se puede
observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar
las notas.
% de Avance.
Pulse esta opcin para
actualizar el % de avance.
Seleccin los grados.
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199 Oficina de Informtica - MINEDU


Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Tercer Criterio de Seleccin: Estudiantes.
Permite el proceso de notas y generacin de libretas por un grupo de estudiantes
determinado.

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:


Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este
mensaje

Seleccione las secciones.
Sector de bsqueda de
estudiantes.
Presione la tecla DEL
para eliminar el
estudiante de la lista.
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200 Oficina de Informtica - MINEDU

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan
ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.

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201 Oficina de Informtica - MINEDU

44. Impresin de Boletas de Informacin

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reportes -> Impresin de boletas.

Esta opcin permite imprimir las boletas de informacin de calificacin de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de bsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:



En el proceso de clculo de notas se deber llegar hasta la Generacin de boletas

Regresando a la impresin de boletas, se indica el criterio de seleccin.
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede
tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en
la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de
generacin de boletas de informacin o que el perodo se
encuentre EVALUADO.
Este proceso debe ser
completado para que se
pueda tener acceso a
seleccionar el periodo.
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202 Oficina de Informtica - MINEDU



En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la
siguiente ventana:



Tambin existe la opcin de seleccin Por secciones

La ltima opcin de seleccin es Por estudiante
Seleccione uno de los 3 criterios y pulse
Generar archivo de impresin.
Puede seleccionar un grado o varios y
luego pulse la opcin Generar archivo de
impresin.
Puede seleccionar la seccin de un grado o
varias secciones de diferentes grados y
luego pulse Generar archivo de impresin.
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203 Oficina de Informtica - MINEDU


Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando


Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Ingresar los datos del
estudiante y pulse buscar.
Pulse sobre el registro y este se
pasara a la parte izquierda como se
muestra en la siguiente ventana.
Puede pasar uno o varios registros
y finalmente pulse Generar archivo
de impresin.
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204 Oficina de Informtica - MINEDU

Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones,
presionando el botn de Generar archivo de impresin.

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205 Oficina de Informtica - MINEDU

45. Acta consolidada de evaluacin

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Acta consolid. eval. -> Generacin y envo de acta.

Esta opcin permite emitir las actas consolidadas de evaluacin de las secciones
pertenecientes a una institucin educativa. Tambin permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
est adscrita la IE.
Emisin del formato impreso del acta consolidada de evaluacin.
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:


Primero tiene que
seleccionar el grado y la
seccin cuyas actas
desee generar.
Se debe marcar este
check siempre que
se est seguro que el
acta est bien hecha.

Selecciona el formato:
Acta Final, Subsanacin,
Recuperacin o
Postergacin.

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206 Oficina de Informtica - MINEDU

Debe seleccionar el diseo curricular, la fase, el grado, la seccin y la fecha de emisin del
formato a generar y luego de presionar el botn Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuacin.

Note que existe un
sello de agua que
indica que el acta es
un Borrador, por lo
tanto no sirve para
ser gestionado.

El formato de actas
vara de un ao a
otro.

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207 Oficina de Informtica - MINEDU

La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluacin es similar a la siguiente
1
:

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institucin educativa debe remitirlo.
NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la informacin de las notas de los
estudiantes, se le mostrar una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales
deber resolver antes de generar el acta de evaluacin.




1
El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.
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208 Oficina de Informtica - MINEDU

Remisin del formato de acta de evaluacin.
Luego de pulsar el botn de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que est completa), el
sistema mostrar el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.

Esta imagen del acta consolidada de evaluacin es capturada y almacenada en la base
de datos del sistema y tambin se impide posteriores remisiones del acta con la
desactivacin inmediata del botn Generar Acta. Note tambin que no es posible volver a
generar el formato de acta consolidada de evaluacin de la seccin en curso ya que la
caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado el PDF
correspondiente, Por ejemplo:

Todos los formatos de actas consolidadas de evaluacin generados pueden ser
agrupados en una coleccin de envo para remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin
que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botn Envo de Actas a
DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Es posible eliminar el
registro siempre y
cuando no se haya
enviado a la
DRE/UGEL.
Note que cuando el
acta consolidada de
evaluacin es la oficial
final, ya no se muestra
el sello de agua.
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209 Oficina de Informtica - MINEDU


Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de
evaluacin de las secciones seleccionadas sern incluidas en el envo que se est
preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un
nuevo envo.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envos todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envo.

Impresin del formato de envo.
Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de envo, con el fin de obtener un
listado rpido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como
cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresin
se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envo y pulsar el cono de la impresin, es posible obtener el
listado mencionado:

En este momento, en la DRE/UGEL, se proceder a la aprobacin (o rechazo) del acta
consolidada de evaluacin, luego de ello se podr visualizar la situacin en la que se
encuentra dicho documento. Por ejemplo:
Note que es posible
armar un envo con
formatos de actas de
secciones de diferentes
grados.
Es posible tambin ingresar
un documento de referencia
que puede ser el nmero de
oficio de la IE con la que se
envan los formatos.
Este es el nmero de
envo.
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210 Oficina de Informtica - MINEDU


Al hacer clic en el botn de observaciones, se muestra la siguiente ventana.


Esta es la situacin del
acta luego de la
revisin.
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211 Oficina de Informtica - MINEDU

211. Recuperacin Subsanacin

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.

Esta opcin nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperacin, examen y
subsanacin para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la seccin

Despus de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya
tienen su nota de subsanacin


Manual de usuario SIAGIE 3 2012

212 Oficina de Informtica - MINEDU

47. Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por reas a cargo.

Esta opcin permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperacin de un ao acadmico as como tambin las notas de las reas a cargo
(subsanaciones).
Recuerde que las notas de subsanacin de los estudiantes fueron registradas en la
matrcula (o posiblemente fueron generados a travs del proceso de Promocin y
Repitencia) y corresponden a aquellas reas que no fueron aprobadas por algn
estudiante durante un ao acadmico anterior.
En la siguiente ventana se muestra el registro del rea a cargo en la matrcula del
estudiante:

Note que la matrcula el registro
de las reas a cargo
corresponde a un ao
acadmico previo.
Manual de usuario SIAGIE 3 2012

213 Oficina de Informtica - MINEDU

Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta seccin:
Recuperacin: Las notas de recuperacin se dan en la fase del mismo nombre y
corresponden a los estudiantes que estn incluidos en una seccin de recuperacin. Es
por esta razn que solo se activa este valor cuando la seccin seleccionada es de
recuperacin.
Examen de recuperacin: El examen de recuperacin se refiere a la nota final de la
fase de recuperacin. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la
fase continua de recuperacin, solo se presentan al final para dar este examen.
Subsanacin: Las notas de subsanacin corresponden a reas que el estudiante no ha
podido aprobar en aos anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperacin.
Un estudiante puede arrastrar solamente un rea para recuperacin.
Regresando a esta opcin, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:

Se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo as como
tambin elegir tambin el tipo de nota que se va a registrar.

a. Procedimiento de registro de notas de recuperacin.
La fase de recuperacin tiene lugar despus de la fase regular dentro del mismo ao
acadmico y generalmente se extiende a los primeros meses del ao cronolgico
siguiente al ao acadmico en curso.



Para el registro de las notas de recuperacin se debe seleccionar un grado y seccin
de recuperacin. Para ver cmo se crean las secciones de recuperacin, puede
revisar el instructivo de la opcin Grados y Secciones.

En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus
secciones de recuperacin:

Manual de usuario SIAGIE 3 2012

214 Oficina de Informtica - MINEDU



Por lo tanto en la sesin se puede notar la presencia de estas secciones:



Note que al seleccionar una seccin de recuperacin el sistema solamente va a
permitir que se registre solo notas de recuperacin y de examen de recuperacin.



Para actualizar las notas de recuperacin pulse el botn Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:

Este es el periodo de tiempo
que corresponde a la fase de
recuperacin. El registro de
notas de recuperacin y de
examen de recuperacin debe
hacerse dentro de este plazo.
Secciones de
recuperacin.
Secciones de
recuperacin.
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215 Oficina de Informtica - MINEDU



NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrar un mensaje
similar al siguiente:


Una vez actualizadas las notas de recuperacin se debe pulsar el botn Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.

b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperacin.

Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperacin, mediante la
opcin Grados y Secciones:



El registro de notas se realiza de forma similar.


Registre aqu la
fecha en la que el
estudiante rindi el
examen de
recuperacin.
Registre aqu la nota
obtenida por el
estudiante.
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216 Oficina de Informtica - MINEDU


c. Procedimiento de registro de notas de subsanacin

Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del ao acadmico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron reas de subsanacin ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperacin en algn ao precedente, en el
mismo nivel educativo. Tambin aplica para aquellos registros de reas a cargo en la
opcin de matrcula de estudiantes.

El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos
mencionados.





d. Listado de registro de notas de recuperacin y subsanacin.

Mediante el botn Imprimir es posible obtener el reporte de las situacin de los
estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este
captulo.

Al pulsar este botn se muestra una ventana similar a la siguiente:


El usuario puede optar por imprimir la informacin de toda la IE o lo correspondiente
a un grado y una seccin.

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217 Oficina de Informtica - MINEDU



El reporte es similar al siguiente:



Manual de usuario SIAGIE 3 2012

218 Oficina de Informtica - MINEDU

48. Reporte Recuperacin y Subsanacin

Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperacin/subsanacin.
Seleccione el ao acadmico como se muestra en la siguiente ventana:

Despus de seleccionar el ao acadmico y hacer click en el botn Mostrar Reporte le
mostrara la siguiente ventana:

Seleccione ao
acadmico y haga clic en
Mostrar reporte.
En este ejemplo hay un estudiante
que tiene nota de recuperacin.
Nota y fecha de recuperacin.
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219 Oficina de Informtica - MINEDU

49. Emisin del ROD

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluacin -> Reportes -> Emisin de ROD.

Esta opcin permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada seccin de la institucin educativa. Solo est
disponible para el nivel Secundaria.
Al seleccionar la opcin de Emisin de ROD, aparece la ventana siguiente:

Aqu debe seleccionar el grado, seccin y rea de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botn Generar Reporte.
El ROD se visualiza de la siguiente manera:
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220 Oficina de Informtica - MINEDU




Manual de usuario SIAGIE 3 2012

221 Oficina de Informtica - MINEDU

50. Rectificacin de formatos oficiales

La rectificacin de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nminas de Matrcula o
para Actas de Evaluacin. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la
siguiente:

Matrcula -> Nmina -> Rectificacin de nminas.

Evaluacin -> Acta consolid. eval. -> Rectificacin de acta.

Esta opcin permite gestionar las solicitudes de rectificacin de formatos oficiales, es decir
nminas de matrcula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestin Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificacin.
Este procedimiento se lleva en dos etapas:
La primera etapa consiste en que la Institucin Educativa declara (o avisa) que va a
corregir uno o ms formatos ya aprobados con la consiguiente aprobacin de la Instancia
de Gestin Educativa Local correspondiente, quien libera los formatos para que puedan
ser modificados.
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222 Oficina de Informtica - MINEDU

La segunda etapa consiste en que la Institucin Educativa realiza la correccin sobre la
informacin contenida en el formato, con lo que hace el envo del cambio realizado a la
IGEL.
Este procedimiento tiene lugar nicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestin Educativa local correspondiente.
a. Primera Etapa: Solicitar la rectificacin
Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificacin de formatos
oficiales generados por la institucin educativa en el ao acadmico en curso.

Registrar la solicitud de rectificacin de formato oficial
Al presionar el botn Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificacin de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:
N de Solicitud de
Rectificacin
Es un nmero autogenerado por el sistema. Es
correlativo a la IE durante un ao acadmico.
Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser
Nmina de matrcula o Acta de Notas
Asunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia.
Mediante este dato se ubicar fcilmente la solicitud.
Fecha aprobacin Es la fecha interna del sistema.
Motivo Es un sustento a la rectificacin.

Al pulsar el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
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223 Oficina de Informtica - MINEDU

Remitir la solicitud de rectificacin de formato oficial
El siguiente paso consiste en remitir la informacin de los formatos que se pretende
corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de
Gestin Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institucin educativa.
Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el cono tras lo cual aparece la venta que
permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nminas o actas) emitidos por la
Institucin Educativa que se desean declarar para modificacin.

Al pulsar el botn Enviar, se deja notar el mensaje de confirmacin, similar al siguiente:

Al pulsar el botn Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.

Note que en este punto el estado de la solicitud est como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note tambin que ya no se muestra el cono que permite la
eliminacin). Una solicitud de rectificacin remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
(Instancia de Gestin educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia
1
.
b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios

1
La IGEL va a recibir esta solicitud y con la informacin proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nmina o acta) ser liberado.
Manual de usuario SIAGIE 3 2012

224 Oficina de Informtica - MINEDU

Una vez con la solicitud de rectificacin aceptada es posible hacer el cambio de la
informacin contenida en el formato. Si usted consulta cul es la situacin de un formato
que se solicit corregir aparecer con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:

Regresando a la opcin de Rectificacin se puede notar que la solicitud ha sido aceptada
por la IGEL correspondiente. Se nota que el cono esta vez se muestra con un check , lo
que indica que el usuario de la Institucin Educativa puede realizar el cambio en la
informacin contenida en el formato. La ventana se vera tal como sigue:

Una vez modificada la informacin correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
seccin, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opcin y ubicar la solicitud de
rectificacin original. Al hacer clic sobre el cono del estado se muestra un mensaje que
indica que se van a generar
2
los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:

2
Generar puede ser tomado como sinnimo de obtener la imagen del formato.


Note que el estado del
formato tiene el valor de Por
rectificar.
En este punto la
solicitud ha sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.
Manual de usuario SIAGIE 3 2012

225 Oficina de Informtica - MINEDU


Si el usuario pulsa el botn Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se
van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedar registrada en el sistema).
El usuario deber refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de
estado (cono correspondiente al estado Generado).

Si se consulta la situacin del formato en la seccin correspondiente ser ver de la
siguiente manera:

Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podr hacerlo desde la opcin de
Rectificacin de formatos oficiales.
Enviar la solicitud de rectificacin de formato oficial
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el cono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
Note que el sistema no
sobrescribe el formato
original.
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226 Oficina de Informtica - MINEDU


En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envo. Se debe usar la opcin Generar si desea volver a
generar el formato.
Finalmente al enviar la solicitud, aparecer el mensaje siguiente:


Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:
En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizar de la siguiente forma.

Use la opcin de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.

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