You are on page 1of 24

 

M
MACRA
AO 
Michigan
n Assocciation
n of Collegiatee Regisstrars aand 
Admisssions OOfficerrs 
 

Com
mmitttee & L
Lead
dersh
hip M
Man
nual  

200
08‐2009
 
 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

Tab
ble of Con
ntents 

 
HISTORY ........................................................................................................................................................... 3 
MISSIO NT ...................................................................................................................................... 3 
ON STATEMEN
ND BY‐LAWS ........................................................................................................................ 3 
CONSITITUTION AN
2009 EXECUTIVE COMMITTTEE MEMBER
2008‐2 RS ............................................................................................. 4 
2009 COMMITTEE CHAIRS ...................................................................................................................... 5 
2008‐2
2009 COMMITTEE MEMBEERS ................................................................................................................. 6 
2008‐2
COMM
MITTEE MEMB
BERSHIP .............................................................................................................................. 7 
APP PROCESS ............................................................................................................................. 7 
POINTMENT P
COM
MMITTEE NOM
MINATIONS A OINTMENTS .............................................................................. 7 
AND RE‐APPO
TASK FORCES/AD
D HOC COMM
MITTEES .......................................................................................................... 8 
MMITTEE MEMBER RESPO
COM ONSIBILITIES ................................................................................................... 8 
CHA R .......................................................................................................................................... 9 
AIR/CO‐CHAIR
GOA
ALS AND OBJEECTIVES .............................................................................................................................. 9 
TRA
ANSITION OF C
CHAIRPERSON
NS .................................................................................................................. 9 
NDING – EXPEENSES AND REEIMBURSEMEENT ........................................................................................... 9 
FUN
CALENDAR OF CO
OMMITTEE EV
VENTS, ACTIV
VITIES AND DEEADLINES ......................................................... 10 
NUAL MEETIN
ANN NG ..................................................................................................................................... 11 
GUIDELINES FOR
R HONORARIA
A ................................................................................................................... 12 
GUIDELINES FOR
R ADMINISTER
RING MACRAO
O WORKSHOPS ..................................................................... 12 
GUIDELINES FOR
R MACRAO PR
ROPOSALS AN
ND RESOLUTIO
ONS .................................................................. 13 
08‐09 COMMIITTEE MEMBEERSHIP APPLICATION……………………………
     200 …………………………………………
……….. 15 
     200
09 PRELIMINA
ARY FALL CON
NFERENCE SESSSION/WORK OSAL............................................ 16 
KSHOP PROPO
     200
09 FINAL FALLL CONFERENC
CE SESSION/W
WORKSHOP FO
ORM................................................................ 18 
     COM
MMITTEE BUD
DGET REQUEST.............................................................................................................. 20 
XPENSE REPORT.............................................................................................................. 22 
     INCOME AND EX
     EXP HER REQUESTT................................................................................................................. 23 
PENSE VOUCH
      COMMITTEE YEA
AR‐END REPO
ORT FORMAT AND SUGGESSTED CONTEN
NTS............................................. 24 
 

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 2 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

HISTTORY 
In 1910, twenty‐four college and university registrars and d business offficers, feeling the need to o discuss 
their ccommon resp ponsibilities, m
met in Detroit, Michigan. Before adjou urnment, of tthis conference, the 
particiipants organized the Ameerican Associaation of Colleegiate Registrrars. From thiis small initial 
meetin ng, AACRAO has grown to o a membersh hip of more tthan 2,000 institutions witth some 7,50 00 active 
memb bers in the are eas of admisssion, registration and reco ords, internattional educattion, and 
institu
utional researrch, as well ass affiliate meember organizations. Thesse members rrepresent maany 
types o of institution
ns of higher education in tthe United States, Mexico, Canada and d other counttries.  
 
In 19449, when man ny institutions began to esstablish separate offices o of admissionss and recordss, 
AACRA AO adopted itts present tittle: American n Association of Collegiatee Registrars and Admission ns 
Officers (AACRAO).. Our Michigaan Association of College Registrars ho osted its first meeting in 1 1921 on 
the campus of Easttern Michigan n University iin Ypsilanti. LLike AACRAO,, we adopted d the title of M
MACRAO 
in the early fifties. The organizaation continues to be a national leaderr. 

MISSSION STA
ATEMENT 
The M
Michigan Asso ociation of Coollegiate Registrars and AAdmissions Officers (MACRAO) is organized to 
provid
de for the excchange of infoormation conncerning issuees of interestt to its memb bers and to 
contrib
bute to the advancement of education n in Michigann.  
 
The asssociation, through an ann nual conferennce, other wo orkshops and d seminars an nd contacts wwith 
educattional leaders and other p professional aassociations in the state, sstrives to pro
ovide professsional 
develo
opment oppo ortunities for its memberss as well as prrovide a forum for discusssion and the 
exchannge of ideas. 

CON
NSITITUTIO
ON AND BY‐LAWSS 
The Coonstitution annd By‐Laws off the Michigan Association n of Collegiatee Registrars and Admission
ns 
ed periodically by the Execcutive Committee and preesented to thee membership at the 
Officerrs are reviewe
Annuaal Meeting forr adoption.  Itt is importantt for all memb
bers to be fammiliar with the MACRAO 
Constitution and Byy‐Laws.  Theyy are publisheed on the MAC CRAO web sitte at:  
http:///www.macrao o.org/Mission n.asp. 
   

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 3 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

2008
8‐2009 EX
XECUTIVEE COMMIITTEE MEEMBERS
 
Presideent    Karen Huutslar    Phone:    989
9.774.7226 
      Central M
Michigan Univeersity  Fax:   989
9.774.3783 
      212 Warrriner Hall   Email:   huttsl1ke@cmich.edu 
      Mount PPleasant, MI  48
8859 
 
Presideent‐Elect    Debbie HHarju    Phone:    734
4.936.5307 
      Universitty of Michigan – Ann Arbor  Fax:   734
4.936.3148 
1210 LSAA Building   Email:   dlh
harju@umich.eedu 
500 S Staate Street 
Ann Arbo or MI 48109‐13382 
       
Vice‐Prresident    Anne Mo onroe    Phone:    231
1. 995.1046 
      Northweestern Michigan College  Fax:   231
1.995.1339 
      1701 E. FFront Street   Email:   am
monroe@nmc.eedu 
      Traversee City, MI 49686 
 
Past Prresident    Howard Shanken    Phone:    616
6.234.4205 
      Grand Raapids Commun nity College  Fax:   616
6.234.4204 
      143 Bosttwick NE    Email:   hsh
hanken@grcc.eedu 
      Grand Raapids, MI  4934
41 
 
Secretaary    Stacey Sttover    Phone:    7344.462.4683 
      Schoolcrraft College   Fax:   7344.462.4553 
18600 Haggerty Road   Email:   sstover@schoolccraft.edu 
MI 48152‐2696
Livonia M 6 
 
Treasurer    Pete Lacey    Phone:    810 0.989.5552 
      County Community College 
St. Clair C Fax:   810 0.989.5541 
      323 Erie Street    Email:   plaacey@sc4.edu
      PO Box 5 5015 
Port Hurron, MI 48061‐5015 
 
Membeership Coordin
nator  Scott Ow
wczarek    Phone:    517
7.353.4490 
      Michigann State Universsity    Fax:   517
7.432.3347 
      187 Admministrative Buiilding  Email:   ow
wczare6@msu.eedu 
      East Lanssing, MI 48824
4‐0210 
 
Historiaan    Dorene RRoot    Phone:    989
9.774.7247 
      Central M
Michigan Univeersity  Fax:   989
9.774.3783 
      212 Warrriner Hall   Email:   roo
ot1dl@cmich.eedu 
      Mount PPleasant, MI  48
8859 
 
Newsleetter Editor   Melinda Booth    Phone:    248
8.370.4459 
      Oakland University   Fax:   248
8.370.4462 
      101 Nortth Foundation Hall  Email:   mbbooth@oakland.edu 
      Rochesteer,  MI  48309‐‐4475 
 
Web Ed
ditor    Kristin Scchuette    Phone:    517
7.432.3863 
       Michigan n State Universsity    Fax:   517
7.432.1649 
50 Administration Build ding  Email:   sch
huett1@msu.eedu 
East Lanssing MI 48824‐‐0210 

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 4 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

2008
8‐2009 CO
OMMITTEEE CHAIR
RS 
Collegge Articulation 
  Christopher Marx       P
Phone:  616.742.17118 
Davenport UUniversity      Fax:  616.732.11550 
  415 East Fultton Street      Email:  christopher.marx@davenport.edu 
  Grand Rapidds, MI  49503 
 
Collegge Day/Nighht 
  Renae Gavitt        P
Phone:  616.632.291
13 
  Aquinas Colllege        Fax:  616.732.446
69 
  1607 Robinsson Road SE      Email:  gavitren@aquinas.edu 
  Grand Rapid
ds, MI  49506 
 
Data aand Technollogy Applicaations 
  Dorian Chalo
om        Phone: 
P 616.234.412
27 
  Grand Rapid
ds Community College    Fax:  616.234.420
04 
  143 Bostwick NE        Email:  dchalom@ggrcc.edu 
ds, MI  49503   
Grand Rapid
 
Enrolllment Manaagement 
  Annette Blacck        P
Phone:  313.496.255
52 
  801 West Foort Street      Fax:  313.961.163
30 
  Detroit, MI 4
48226      Email:  ablack1@wcccd.edu 
   
Equal Education O
Opportunityy 
  William Daniels        P
Phone:  248.370.211
13 
  Oakland Uniiversity      Fax:  248.370.446
62 
  101 North Fo
oundation Hall    Email:  daniels3@o
oakland.edu 
  Rochester, M
MI  48309   
 
Legislative Issues 
  TBD 
 
Local Arrangemen
nts 
  Debbie Harjuu        Phone: 
P 734.936.530
07 
  University off Michigan      Fax:  734.936.314
48 
  1210 LSA Buuilding      Email:  dlharju@um
mich.edu 
  500 S. State Street 
  Ann Arbor, MMI  48109‐1382 
 
Michigan Transfe
er Network (MTN) Governance 
  Paul Schmidt        P
Phone:  734.384.423
30 
  Monroe Couunty Communitty College   Fax:  734.384.417
70 
  1555 South Raisinville Road    Email:  pschmidt@monroeccc.edu 
  Monroe, MI  48161 
 
Professsional Deve
elopment 
Mark Jacek        P
Phone:  313.993.747
79 
Wayne State e University      Fax:  313.577.094
45 
5057 Woodw ward        Email:  ba2303@waayne.edu 
Detroit, MI  48202 
MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 5 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

Registtrar’s Practicces 
  Kara Fields        Phone: 
P 248.823.129
95 
  Walsh Collegge of Accountaancy    Fax:  248.823.166
63 
   and Busineess Administrattion    Email:  kfields@walshcollege.edu

P.O. Box 700 06       
  Troy, MI  480007‐7006   
 
Secon
ndary School Relations 
  Craig Aimar        P
Phone:  989.964.265
54 
  Saginaw Valley State Univeersity    Fax:  989.790.018
80 
  7400 Bay Rooad        Email:  ctaimar@svvsu.edu 
  University Center, MI  48710‐0001 
 

2008
8‐2009 CO
OMMITTEEE MEMB
BERS 
Pleasee refer to http
p://www.maccrao.org/Committees/Com
mmitteeList.assp for a current list of com
mmittee 
memb bers and theirr contact inforrmation. 

   

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 6 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

COM
MMITTEE MEMBER
RSHIP 
APPO
OINTMENT PROCESS 
MACRA AO committe ee membersh hip is voluntarry and all MACRAO membeers are welco ome to submit an 
applicaation.  Comm mittee appointtments shall bbe for three‐yyear terms, w
with the excep ption of the Local 
Arranggements Com mmittee which h is a one‐yeaar term appointment.   In oorder to servee the full termm of the 
appoin ntment, mem mbers are expeected to activvely contributte to the funcction and actiivities of the 
committee.  Memb bers who misss meetings orr who do not aactively contrribute to the work of the 
committee may be replaced by tthe committeee Chair upon n review and recommendaation of the Exxecutive 
Comm mittee.  Excepttions to the three‐year limmit are approvved by the MA ACRAO Execu utive Committtee, 
througgh whom the appointed m member reporrts.  For comm mittee appoin ntment, indiviiduals need to o be 
listed aas members o of MACRAO in the MACRA AO Membersh hip Directory
(http:///www.macraao.org/Directory/DirSearch h.asp) and are required too submit a Committee 
Memb bership Appliccation.  Attendance at the Annual Meetting is expectted for all com mmittee mem mbers, 
currennt and incoming. 
 
By the end of July, tthe Vice‐Pressident will req
quest recomm mendations an nd nominatioons of individu uals to 
be connsidered for the upcomingg year.  Inform mation on commmittee appo ointments is aalso included
perioddically in the M
MACRAO e‐neewsletters.  TThe Committeee Membersh hip Application is available in the 
Comm mittee & Leade ership Manuaal and is also published on the MACRAO O web site at:: 
http:///www.macrao o.org/Commiittees/CommitteeApplicattionForm.pdf.. 

COMMITTEE NO
OMINATION
NS AND RE‐‐APPOINTM
MENTS 
Curren nt committee members wh hose terms have not expirred and who h have contribu uted to the 
professsional work o of the committtee will be coontinued if reecommended d by the Chairr.  A Committee 
Memb bership Appliccation is not rrequired for tthese personss.  Ideally, thee number of n new committeee 
memb ber applications should excceed the num mber of vacancies so that alternates aree available forr 
consid deration durin ng the nominaation, applicaation and app pointment pro ocess. 
 
Inclusiveness in com mmittee mem mbership shou uld be kept inn mind duringg the nominattion process aas 
follows: 
• geographic area (north, south, east, w west regions)) 
• type of insttitution (2‐yeaar, 4‐year, pu ublic, private, professional) 
• years of serrvice in the profession 
• gender and d ethnic groupp 
• representattion from adm missions and registrar‐relaated personneel as approprriate 
• current me embers who should be con nsidered as caandidates for Chair or Co‐C Chair for the
        upcoming yyear 
 
The cu urrent Chair should assure that the follo owing information is availaable and accu urate for eachh 
committee nominee/applicant.  If the information is not liisted in the M MACRAO Mem mbership Direectory or 
is not ccorrect, the nnominee/applicant should contact theirr Directory Ed ditor to take tthe appropriaate 
action.  Membershiip Directory EEditors are pu ublished on th he MACRAO w web site at:  
http:///www.macrao o.org/Directo
ory/EditorListt.asp.  All channges should aalso be reportted to the Vicce‐
President by the co ommittee Chaair on a timelyy basis.   
 

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 7 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

By the end of Septe ember all continuing recom mmendationss and Committtee Memberrship Applicattions for 


new m membership should be submitted to thee MACRAO Vice‐President for consideraation, along w with 
nominations provid ded by other M MACRAO sou urces.  MACRA AO members may also sub bmit the Committee 
Memb bership Appliccation themseelves.  At the same time, the committee Chair shoulld recommend to the 
Vice‐President: 
 
• individuals recommendeed for Chair aand Co‐Chair ffor the upcom ming year 
• recommend dations for reeplacement oof any inactivee members 
• nomination ns for any alteernate memb bers, if availab
ble 
 
The Vice‐President reviews all reecommended d committee aappointments and discussses duplications, 
replacements and rrecommendations with thee Executive C Committee as necessary.  AAt the Octobeer 
Executtive Committe ee meeting, aappointmentss will be discu ussed. 
 
Invitattions to accep
pt appointments to commiittees will be extended by the Vice‐Pressident to each 
new ap pplicant with an appropriaate reply datee. The Vice‐Prresident notiffies the comm
mittee Chair 
and thhe Executive CCommittee if any member declines an aappointment,, and decision ns are made tto invite 
alternaates to serve..  Executive Committee meembers may aapproach meembers to join n a committeee after 
discusssion with the Executive Co ommittee and d the current committee C Chair.  Commiittee memberrship 
shouldd be as complete as possib ble by the Annnual Meeting.  All incomingg committee Chairs and Co‐Chairs 
will recceive a copy o
of the MACRA AO Committeee & Leadersh m the President‐Elect.   
hip Book from

TASK FORCES/A
AD HOC COM
MMITTEES
From ttime to time, a topic of som me urgency o or specialized concern, butt not necessarily of an onggoing 
naturee is brought too the attentioon of the Assoociation.  In such instancess it is usual fo
or the Executiive 
Comm mittee to exploore the matteer and determ mine if it can b
be dealt with by an existin ng standing 
committee or if it w
would be desirable to estab blish a task fo
orce or ad hocc committee.. 
 
Such ggroups are normally established by Execcutive Committee action aand appointed d by the President in 
consulltation with thhe Executive Committee.  They may bee made up of persons seleccted from existing 
standing committee on within the Association, former Presid
es, an area off specializatio dents, or som
me other 
selection of persons based on th he nature of tthe task to bee accomplisheed.  Normally the group wiill be 
given aa deadline byy which it is to
o complete itss work and reeport back to the Executivee Committee.  
Fundinng for these aactivities mustt be considerred when its eestablishment is proposed d and normally would 
be made available ffrom Associattion funds. 

COMMITTEE MEEMBER RESSPONSIBILITTIES 
The MACRAO comm mittee structu
ure is MACRA AO at work.  Itt is the means by which th
he majority off our 
activities are carried out.  Accord
dingly, it is neecessary that all the commmittee membeers are familiaar with 
the expectations off them and th he procedure by which theese expectatio ons are accom
mplished. Commmittee 
memb bers are expeccted to: 
 
• be present at the Annuaal Meeting each year 
• support com mmittee com mmitments at the Annual M Meeting 
• attend and participate in n committee meetings 
• assist with projects and planned activvities/events

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 8 of 24 

 
M
MACRA
AO
an Associattion of Colle
Michiga egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

CHAIR
R/CO‐CHAIR 
In addition to the reesponsibilities associated wwith committtee membersship, the Chairs and Co‐Chairs 
have aaccepted the additional ressponsibilities of leadershipp and coordinnation.  The C
Chairs and Co‐‐Chairs 
are expected to com mmunicate frrequently with the Vice‐Prresident and P President‐Elect regarding 
preparration for the
e Annual Meeting and attend occasionaal Executive Committee meeetings as neccessary 
or requested. 
 
Comm mittee Chairs aand Co‐Chairss will meet peeriodically witth the Executtive Committeee to: 
 
•  recommend d and discusss topics for th
he Annual Meeeting (sessionns/workshops) 
• present and d discuss commmittee activiity and projecct plans 
•  assist the CChairs/Co‐Chaairs in setting goals and obbjectives, prepparing budgett requests, an
nd 
  preparing tthe Committeee Year‐End R Report 
•  be familiar with the resp ponsibilities o
of committee leadership/m membership 

GOALLS AND OBJJECTIVES 
Each committee Ch hair is responssible for a revview of defineed committeee goals and ob
bjectives with
h the 
committee members to assure tthat they are accurate, and d that all mem
mbers have a mutual 
undersstanding.   An
ny updated orr revised goalls or objectivees should be ssubmitted to the Executive 
Commmittee for review and appro oval as soon aas they are deeveloped. 

TRAN
NSITION OF CHAIRPERSONS 
Each committee Ch hair and Co‐Ch hair is respon
nsible to the EExecutive Com mmittee for b being knowled dgeable 
duties, respon
of all d nsibilities and
d activities described in thee Committee and Leadersh hip Manual.  AAn 
informmed and respo onsible leadership will enh hance the effeectiveness an nd creative vieew of the com
mmittee.  
Chairs should organ nize their commmittee to wo ork effectively and producctively at a qu uality professiional 
level. WWhen the com mmittee appo ointment pro ocess is finalizzed, the curreent Chair is responsible forr 
contaccting the inco oming Chair ab bout the trannsition prior to o or at the An
nnual Meeting. The new C Chair 
assumes responsibiility for the co ommittee at tthe Annual M Meeting. 
 
The ou utgoing Chair should ackno owledge the o outgoing com mmittee mem mbers’ work att the last Annnual 
Meetin ng of their term.  Certificattes of Apprecciation are prepared for all active comm mittee members, 
signed d by the Presiddent and Secretary, and presented at the Annual Meeting by thee incoming President‐
Elect. 

FUND
DING – EXPENSES AND
D REIMBUR
RSEMENT 
MACRA AO budgets aa specific amo
ount annuallyy to fund apprroved committee activities under the ddirection 
of the President and the Executive Committeee.  There are several types of committeee expenses tthat are 
reimbuursable by MA ACRAO provid ded advance approval is oobtained fromm the Presiden
nt.  Each Chaiir is 
directly responsible
e to the Presid
dent for subm
mitting writteen requests fo
or the committtee and obtaaining 
properr approval priior to committting any MACRAO funds, for example: 
 
• speaker honoraria (non‐‐MACRAO meembers only)
• mileage forr speakers (no on‐MACRAO members onlly) 
• funding forr approved prrojects and workshops 
 

MACR
RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 9 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

All commmittee Chairs and Co‐Chaairs are respo onsible for thee preparation
n of an annuaal committee budget.  
The an nnual committtee budget iss to be submitted to the Vice‐Presidentt by the end o of February foor 
Executtive Committe ee approval.  The Committtee Budget Request form is available in n the Committtee & 
Leaderrship Manual and is also published on tthe MACRAO web site at:  
http:///www.macrao o.org/Commiittees/BudgettRequest.pdff.   
 
Expensses associated with the An nnual Meeting sessions/wo orkshops are to be detaileed and submittted on 
the Fall Conference e Preliminary and Final Sesssion/Worksh hop Proposal fforms by the sponsoring 
committee Chair orr individual.   Committees that expect to charge regiistration fees for programss or to 
generaate income from MACRAO O sponsored w workshops aree required to submit an Income and Exxpense 
Reportt to the Execu utive Committtee for appro oval before anny commitmeents are madee.    The Incom me and 
Expensse Report is aavailable in thhe Committeee & Leadershiip Manual and is also published on the 
MACRA AO web site aat: http://wwww.macrao.orrg/Committeees/Incomeand dExpenses.pd df.  Expenses incurred 
after aapproval mustt be submitteed to the Pressident on the Expense Vou ucher Request for reimburrsement 
or payyment.  The Exxpense Vouch her Request is available in the Committtee & Leadersship Manual aand is 
also puublished on the MACRAO w web site at:  
http:///www.macrao o.org/Commiittees/ExpensseVoucherRequest.pdf. 
 
Receip pts are required and writteen requests fo or mileage should accomp pany the Vouccher Request form.  
Requeests should be e submitted th hrough the co ommittee Chair to obtain his/her signature before 
forwarrding to the PPresident for ssignature and d payment.  R Reimbursemeent is generallly quite prommpt if the 
voucheer is complete and the req quired receiptts and docum ments are provvided.  Comm mittee Chairs 
submittting Expense e Vouchers foor non‐MACRA AO members should keep in touch untiil the voucherr has 
been p paid and paym ment has beeen received.  R Routine comm mittee expensses incurred b by the Chair o
or 
committee members in doing M MACRAO busin ness are geneerally absorbeed by the mem mber’s home  
institution.  Secretaarial and clerical expenses are also exclu uded unless aapproved in aadvance.  MACRAO 
memb bers are reque ested to havee their instituttions cover an
ny mileage, mmeals, or otheer travel expeenses 
where possible. 
 
Importtant:  Only the President aand Treasurerr may sign contracts or com mmit MACRA AO to a financcial 
obligattion.  Expensees submitted for payment or reimburseement withou ut prior appro
oval will not b
be 
granteed. 

CALEN
NDAR OF C
COMMITTEEE EVENTS, A
ACTIVITIES AND DEAD
DLINES (Ten
ntative) 
Novem
mber 
 
• Annual Meeting 
• committee meeting at o or shortly afteer the Annual Meeting 
• outgoing an nd incoming C
Chairs meet tto discuss tran
nsition 
• appoint new w committeee Co‐Chair 
• submit any outstanding Expense Vou ucher Requestts to Presiden
nt for paymen
nt/reimburseement 
 
Decem
mber 
 
•  finalize com
mmittee mem
mbership and roles for upco oming year 
•  update neccessary manuals/forms forr upcoming yeear 
 
MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 10 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

 
Januarry – February  
 
• Leadership Summit for C Chairs and Co o‐Chairs 
• review/revise committee goals and o objectives 
• begin discu ussions for committee worrkshops/activities and obtaain necessaryy contract app provals 
• submit ann nual budget reequest to Vicee‐President fo or Executive C Committee approval 
• begin discu ussions for Annnual Meetingg sessions and d workshops
• solicit mem mbership for A Annual Meeting session/w workshop prop posals 
 
March h  
 
• submit preliminary Annu ual Meeting ssession/workshop proposaals to President‐Elect for aapproval 
•  conduct wo orkshops, activities per com mmittee goalls and objectiives 
 
April –– August 
 
• submit finaal Annual Meeeting session//workshop prroposals to Prresident‐Electt for approval 
• conduct wo orkshops, activities per com mmittee goalls and objectiives 
• plan for Annual Meetingg session pressentations 
• submit Expense Voucher Requests to o President fo
or payment/reeimbursemen nt 
 
Septem mber 
 
•  submit nam mes for nomin nation for com mmittee mem mbership and incoming Chair/Co‐Chair
to the Vice‐‐President for review by th he Executive Committee 
• continue w workshops and d activities peer committee goals and ob bjectives 
• finalize preparations forr Annual Meeting sessions with Vice‐Preesident and P President‐ 
Elect 
 
Octobeer 
 
• Committee e Year‐End Report due to V Vice Presidentt for distributtion at the An
nnual Meetingg 
• submit all o outstanding EExpense Vouccher Requestss, except for tthose associated with the Annual 
Meeting, too President foor payment or reimbursem ment 

ANNU
UAL MEETIN
NG 
The Annnual Meeting (aka Fall Co onference) is MACRAO’s to op priority acttivity, as it provides the main 
e exchange off ideas and the professionaal growth of individual members. The b
opporttunity for the business 
of the Association is also conduccted here, at tthe annual buusiness lunchheon. 
 
The three groups w who play majo or roles in assembling the AAnnual Meeting are the Lo ocal Arrangem
ments 
Comm mittee (LAC), the MACRAO committees, and the Execcutive Committee.  The Preesident‐Elect is the 
Prograam Chair and Chair of the LLAC.  In liaison with the co
ommittee Chaairs and the Executive Com mmittee, 
the Preesident‐Elect is responsible for the proggram session content, settting policy an nd procedure for the 
structu
ure of the meeeting, and itss organizationn and function. 
 
MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 11 of 24 

 
M
MACRA
AO
an Associattion of Colle
Michiga egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

The Prresident‐Electt develops thee theme for tthe meeting, tthe program, manages thee registration 
on with the hotel/conference facility, and is responssible for the ffiscal accounting for 
processs, is the liaiso
registrrants, exhibitoors, and sponnsors.  He/shee is responsib onfirmation, in writing, of aall 
ble for final co
prograam participan nts and for exeecuting any ccontracts requuired.  Comm mittee Chairs aand memberss provide 
leaderrship and coordination for the program sessions and d workshops.  They contactt and confirm m 
speakeers and ensurre their prepaaration for theeir sessions, ssubmit requirred budget/reeimbursemen nt forms, 
identiffy moderators (who introd duce speakerss and collect eevaluations, iif applicable) for each com mmittee‐
sponso ored session, and ensure tthat session m materials are provided for the attendeees.  Every effo ort must 
be made to avoid canceling a session once it is included in n the program ments for speakers, 
m.  If replacem
panel members or moderators aare required, it is the comm mittee’s responsibility to identify them and 
contacct the Preside ent‐Elect immmediately to mmake the neceessary changee(s).  The Execcutive Comm mittee or 
other ccommittees m may assist in identifying reeplacements, if necessary.
 
The Exxecutive Committee mainttains oversigh ht of the Annuual Meeting through its regular meetinggs.  It 
assurees that the needs of the meembership arre met in proggram applicab bility and inteerest; approves the 
budget, registration n fees, publication costs, aand honorariaa; approves th he meeting program and fformat 
submittted by the President‐Elecct; and assurees fiscal respo onsibility in acccounting and d reporting off income 
and exxpenses. 

GUID
DELINES FOR
R HONORARIA 
Comm mittee membe ers are encouraged to seekk presenters, in addition to o MACRAO m members, who o will 
participate in the mmeeting as a p professional ccommitment, such as profeessionals from m the State 
Govern nment, Michiigan Departm ment of of Edu ucation, indivvidual schoolss or colleges, o
or testing ageencies 
and abbsorb their ow wn expenses.  Any honorarium that is p paid must be preapproved via the appro opriate 
form (refer to “Funding‐ Expensees and Reimb burse” section n).   
 
Individ
duals making professional presentations at the Annu ual Meeting oor a MACRAO sponsored event 
may bee eligible to receive an hon norarium and d/or expensess, subject to tthe following: 
 
• the individu ual is NOT a m
member of MACRAO and is not an emp ployee of a MA ACRAO member 
institution 
• the individu ual is NOT an admissions o or records pro ofessional 
• the individu ual does NOTT represent a vvendor 
• the individu ual would nott otherwise have a reason to attend thee meeting or event 
 
Executtive Committe ee approval is required to give an hono orarium.  If th
he individual w
will be attendding the 
entire event or mee eting in addition to his/her presentation, registration and registration fees will be 
requireed. 
 
Attend dance at the A Annual Meetiing by representatives of A AACRAO is geenerally paid ffor by AACRA AO, with 
the pro ovision that M
MACRAO will provide 1 (on ne) night’s coomplimentaryy hotel room aand a meal 
(breakkfast, lunch, oor dinner) as aappropriate.  If the individual elects to aattend the en
ntire conferen nce, 
registrration and reggistration fees will be requuired. 

GUID
DELINES FOR
R ADMINISTTERING MA
ACRAO WO
ORKSHOPS
Propossals for pre‐co
onference woorkshops as p
part of the An
nnual Meetingg must be sub
bmitted throu
ugh the 
President‐Elect for consideration
n by the Execcutive Committee.  These p ould be submitted at 
proposals sho
MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 12 of 24 

 
M
MACRA
AO
an Associattion of Colle
Michiga egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

the sam me time as th
he other session proposalss.  If approvedd by the Executive Committtee, announcements 
and finnancial adminnistration of w
workshops wiill be handledd by the LAC aas part of the Annual Meetting 
planning.  The President‐Elect w will work with the sponsoring committeee to develop registration m material, 
locatio
ons and food requirementss for the workshop.  Workkshops which do not achievve a critical 
registrration numbe er to cover expenses may b be subject to cancellation pending the jjudgment of tthe 
Executtive Committe ee. 
 
Propossals for free‐sstanding workkshops at tim
mes other than n the Annual Meeting or aan ongoing co ommittee 
activityy should be submitted to tthe Executivee Committee at least nine months priorr to the planned 
worksh hop date.  The same guideelines are followed for these workshopss as for preco onference wo orkshops. 
Costs mmust be cove by registration fees chargeed.  Workshops which do n
ered entirely b not achieve a critical 
registrration numbe er to cover expenses may b be subject to cancellation pending the jjudgment of tthe 
Executtive Committe ee. 

GUID
DELINES FOR
R MACRAO
O PROPOSALLS AND RESSOLUTIONSS 
A writtten proposal or resolution n should be cooncise and cleear, stating w
what is to be aaccomplished, who 
will complete the w work, the costt, and the length of time reequired to coomplete the p project.  The p
proposal 
shouldd be factual, aavoiding any ggeneralizationns; redirectio
on and/or rewwriting may bee required. 
 
The following is an outline of req quired proposal or resoluttion sections:
 
1.  Introductio on and Objecttives:  summaarize why thee committee ffeels the prop posal or resolution is 
required an nd what the bbenefits to the Association n will be. 
 
2. Summary:   make a brieff statement o of the major ffeatures or structure of thee proposal, providing 
an objective judgment o of the importaance of the project. 
 
3. Need:  estaablish the neeed for the pro oject or resolu
ution indicatin
ng why and h how it has nott been 
satisfied byy another group or association.  Review w procedures and survey otther associations for 
activities w
which might du uplicate this p
project. 
 
4. Methods:  iindicate the aactivities to be used to ach hieve the desiired results. C
Cite “milestonne 
“dates for ccompletion of portions of the project, if applicable.
 
5. Survey Form ms:   attach any survey forrms which will be used, if aapplicable. 
 
6. Evaluation:  present a pllan to describ be a way to mmeasure the degree to whicch the projecct has 
met its statted objectivess and the bennefits achieveed. 
 
7. Dissemination:  describee to whom the findings willl be sent and d how; will it bbe a written rreport, 
special proggram, meetin ng session, or some other m method. 
 
8. Budget:  brreak down thee costs associiated with thee project by ccategory.  Indicate if separrate 
publicationn funds are neeeded.  Indicaate any travel costs, number of individu uals involved, support 
staff costs, supplies, etc. 
 

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 13 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

9. Time Sched
dule:  a timeline or table sh
hould be incluuded to indicate when meeetings or eveents are 
scheduled aand when thee proposal is ttargeted for ccompletion.
 
Propossals or resolutions should be submitted d to the Presiddent for screeening and/or advice. The
President will submmit the propossal or resolution to the Exeecutive Comm mittee at leasst one month in 
advancce of the Execcutive Committee when discussion will occur. 

   

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 14 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

2008-09 COMMITTE
C EE MEMBERSHIP APPLICATION
N
MACRAO comm mittee membersh
hip is voluntary and
a all MACRAO O members are welcome
w to submit this application
n. In order to serrve the full term
of the appointm
ment, members are expected to actively contribute e to the function and activities of the committee. To be considered for committee
membership, pllease complete this
t form and forwward it to the currrent Vice-President of MACRAO O. For more details, visit www.ma acrao.org.
Additional commmittee membersh
hip information iss available in the
e Committee & Le eadership Manua al.

Committee
C Nam
me:

Nam
me:

Tiitle: 

Institution: 

Addre
ess: 

Telepho
one:  Faxx:

E-m
mail: 

Current MA
ACRAO Member? O Yes O No Years in MACRAO?

Previou
us Committee Memberships
M a
and
Term Yea ars?

Submitted By: Date:

P
Please e-mail or fax
f the completed d application form
m to:
Anne Mon nroe: 2008-09 Vice-President
E-ma ail: amonroe@nnmc.edu
Fax: 231.995.13339
P
Phone: 231.995.1
1039

MACRA
AO Standing Committees
C E
Effective Nove
ember 2008:
Committe
ee Term

College Articu
ulation 3 years

College Day/Night 3 years

Data and Technologyy Applications 3 years

Enrollment Mana
agement 3 years

Eq
qual Education Opportunity
O 3 years

Legislative Isssues 3 years

Local Arrangements 1 year

Michigan Trransfer Network (MTN) Governan


nce 3 years

P
Professional Deve
elopment 3 years

Registrar’s Pra
actices 3 years

Se
econdary School Relations 3 years

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 15 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

20
009 PRELIM
MINARY FA
ALL CONFERENCE SESSION/W
S WORKSHO
OP PROPOSAL

Preliminary Fall Conference pro oposals are to be


e submitted to the
e current Preside
ent-Elect (LAC Chair).
C All sessio
on/workshop prop
posals will be
reviewed by thee Executive Com mmittee for consid
deration. An on-line Fall Confere
ence Session/Workshop databasse is under devellopment;
please use this form until further notice.

Date
e:

Submitted Byy:

Sponsoriing Committee(ss):

Co
ommittee Chair(ss):

Proposed Title
e:

O Session O Worksho
op please checck one; attendeess will be assesse
ed an extra fee fo
or a workshop

Description or ob
D bjectives to be met, please be
s
specific:

S
Session leader and
a contact inform
mation: Name:

Institution:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

P
Proposed presen
nter(s) and conta
act information: 1) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

2) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:
(co
ontinue on next page)
p

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 16 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

3) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

C
Committee priority, if applicable: O High O Moderate
M O Low

Audiovisual Need
A ds: (Equipment cannot be guara
anteed if it is not requested on this form. Please only
o request equipment that is ne
ecessary
a additional fees may be assess
as sed by the conference center.)

Laptop O No O Yes

Projector and Screen


S O No O Yes

Internet Connectivity O No O Yes

Micro
ophone O No O Yes

P
Podium O No O Yes

Other:

R
Room layout preference, please be specific:

F
Fees or other expenses, please be
b specific:

For LAC Use:

Session Approvved: O Yes O No Date:

ernate number:
If alternate, alte

Session Canceled: O Yes O No Date:

ecial Notes:
Comments/Spe

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 17 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

2009
9 FINAL FA
ALL CONF
FERENCE SESSION/W
S WORKSHO
OP FORM
Final Fall Confe
erence proposals s are to be submitted to the President-Elect (LAC Chair) by the de esignated date. The
T conference program will be
developed using g the information
n listed on this fo
orm. If informatio
on changes after the submission of
o this form, plea
ase contact the President-Elect
P
immediately. An
A on-line Fall Co onference Sessio on/Workshop dattabase is under development;
d ple
ease use this form
m until further no
otice. 

Date
e:

Submitted Byy:

Sponsoriing Committee(ss):

Co
ommittee Chair(ss):

Title
e:

O Session O Worksho
op please checck one; attendeess will be assesse
ed an extra fee fo
or a workshop

Description to be
D e printed in the prrogram; please
b as detailed ass possible.
be

S
Session leader and
a contact inform
mation: Name:

Institution:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

P
Proposed presen
nter(s) and conta
act information: 1) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

2) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:
(co
ontinue on next page)
p

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 18 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

3) Name:

Title:

Institution or
o Company:

Pho
one Number:

F Number:
Fax

Email:

C
Committee priority, if applicable: O High O Moderate
M O Low

Audiovisual Need
A ds: (Equipment cannot be guara
anteed if it is not requested on this form. Please only
o request equipment that is ne
ecessary
a additional fees may be assess
as sed by the conference center.)

Laptop O No O Yes

Projector and Screen


S O No O Yes

Internet Connectivity O No O Yes

ophone
Micro O No O Yes

P
Podium O No O Yes

Other:

R
Room layout preference, please be specific:

F
Fees or other expenses, please be
b specific:

For LAC Use:

Session Approvved: O Yes O No Date:

ernate number:
If alternate, alte

Session Canceled: O Yes O No Date:

Comments/Spe
ecial Notes:

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 19 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

COMMITT
TEE BUDG
GET REQUEST

Each year Committee


C Chairs, working with their Co-Chair,
C are responsible for submitting an annual committee budget. Ple
ease submit the com
mpleted form
to the current Vice-President by
b the end of Febru uary.  

Budget Ye
ear: (example 2007--08)

Co
ommittee Nam
me:

C
Committee Chair:

mittee Co-Chair:
Comm

Please innclude any/all expenses


e that your
y committee e will incur this year with the exception
e of exxpenses associiated with
the Fall Conference.
C xpenses assocciated with Fall Conference Se
Ex essions/Worksshops are to be e listed on the Preliminary
P
Fall Confference Session/Workshop Prroposal and the e Final Fall Conference Session/Workshop Form. Also, if your
committe ee expects to ch
harge registration fees for pro
ograms/activitie es or to generaate income fromm a MACRAO sponsored
s
workshop p, an Income and Expense Re eport also needds to be submitted and appro oved before anyy commitmentss are made.

1) Amount Requeste
ed: $

Purp
pose, please be
b specific:

2) Amo
ount Requeste
ed: $

Purp
pose, please be
b specific:

(co
ontinue on ne
ext page)

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 20 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

3) Amou
unt Requested
d: $

Purpo
ose, please be
b specific:

4) Amou
unt Requested
d: $

Purpo
ose, please be
b specific:

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 21 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

INCOME AND EXPEN


NSE REPORT
This form iss to be complete
ed by Committee Chairs who expect to charge reggistration fees for programs/activvities or to genera
ate
income from a MACRAO sp ponsored worksh
hop. The compleeted form is to be
e submitted to thhe current Vice-P
President and app proved
by the Executive Committee before any com mmitments are made.
m

Nam
me of Event/Ac
ctivity:

Daate(s):
Sponsoring/Ho
osting
Comm mittee:

Committee Chair:
C

C
Committee Co-C
Chair:

Income/Reve
enue:
Registtration fees $
Additio
onal dinner tickkets, etc. $
Adverttising $
Vendoor Fees $
Other, please list $
$
$
$
Depossits or “seed” money
m advance
ed by $
MACRRAO

Total Income $
Expen
nses:
Printin
ng
Postag ge
Packe ets/Labels/Nammetags
Supplies
Speakker(s) fees
Speakker transportatioon
Facilityy Rental
Food (meals
( and bre
eaks/snacks)
Registtration refunds,, if applicable
Other, please list

Total Expenses $

Income (or Loss) – Returned


R to Tre
easurer

Minus: Any Advance


e deposits or “sseed”
moneyy from MACRA
AO $ ( )

Net Income (or Exp


pense) $

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 22 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

EXPENSE VOUCHER
R REQUES
ST

Complete this form and obtaain the responsible Committee C Chair’s signaturee.  The Committee Chair shall fo
orward this form
m to the current 
MACRAO Preesident for his/h her signature.  Exxpense vouchers must be signed d by the Presideent before payment/reimbursem ment will be 
issued by thee Treasurer.  Ple
ease itemize each expenditure and include appropriate receiptss.  Attach additioonal documentattion as 
necessary. 

Requeste
ed by:

Date:

Respo
onsible Comm
mittee:

Item Description (please include spe


ecific detail su
uch as eventss, dates, locattion, etc. Amou
unt(s)

1) $

2) $

3) $

4) $

5) $

6) $

7) $

Total Requested:
R $

o:
Payable to Apprrovals (Signa
atures):

Name Comm
mittee Chair Date

Institution/Co
ompany Presid
dent Date

Address Treasu
urer Date

City S
State Zip

Checkk: _______
_________ Ledger: Y N

Date Mailed:
M _______
_________

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 23 of 24 

 
M
MACRA
AO
Michiga
an Associattion of Colle
egiate Registrars and Admissions
A s Officers 

C
COMMITTE
EE YEAR-E
END REPOR
RT FORMA
AT AND SU
UGGESTED
D CONTEN
NTS

The Co
ommittee Chaairs should su ubmit their co
ommittee yeaar‐end report to the Vice‐P President by tthe end 
of Octo
ober.  The Vicce‐President will compile aall reports and will post on
n the MACRAO web site prrior to 
the An
nnual Meetingg.  A small suppply of reports will be mad de available aat the Annual Meeting.   

end report should contain the followingg: 
Each year‐e

• Listt of Committeee Members

• ojects that have been workked on througghout the yeaar 
Pro
‐ list what thee projects were 
‐ list the workk that was put into the pro ojects (researrch, etc.) 
‐ list the curreent status is o
of the projectts 
 
• Connference and/or Workshops 
‐ list the name of the conference or wo orkshop 
‐ list the themme and locatio on of the con
nference or wworkshop 
‐ list the num mber of attend dees  
‐ list special ssessions and/oor keynote sppeaker 
 
• Anyy other accommplishments committee or committee members ach hieved 
 
• Reccommendatio ons for the fu
uture with resspect to comm mittee memb ber involvemeent, 
pro
ojects and connferences or wworkshops 
 
   
Co
ommittee Year‐End Reporrts are posted
d on the MAC
CRAO web sitee @: 
http://www.m
macrao.org/CoommitteeMin nutes/CommiitteeMinutes..asp 

MACRA
AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 24 of 24