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Gestionando tareas: libretas o apps?

El tiempo es un recurso escaso. Es quizs el ms escaso de todos. La economa del tiempo es


central para el sujeto moderno (no suena vieja la palabra moderno?) que en paralelo cubre
diferentes roles sociales.
Todos tenemos nuestras maas para llevar el registro de las cosas que tenemos por hacer. Listas
pegadas en la heladera, notitas al lado del telfono, un objeto fuera de lugar para llamarnos la
atencin.
Yo soy de los que todava lleva consigo una libreta donde da a da anota cosas a terminar, aunque
termine tachando muy pocas de esas. Pero ltimamente ya no es slo una libreta, son dos. Los
temas que tienen que ver con mi rol docente los llevo en una libreta (la ms vieja) y las cuestiones
de los proyectos laborales diarios van en otra libreta. Los temas de mis proyectos suelen ser de
naturaleza ntegramente digital, y los proyectos estn escritos y gestionados en soporte analgico.
En principio, ms all de la paradoja, esto no es mayor problema. Hasta que tenemos que trabajar
en equipo. Y mucho peor an si esos equipos no comparten un espacio laboral fsico.
Existen montones de soluciones y herramientas digitales para gestionar proyectos, muchas de
ellas pensadas para metodologas giles. Aqu voy a mencionar la combinacin que utilizo a diario.
Any.do es mi eleccin para tomar pequeas notas que necesito que se activen en forma de tareas
en algn momento en particular. Tengo la versin mvil instalada en mi telfono y es una de las
aplicaciones que ms utilizo. Para registrar una idea que se me ocurre a mitad de la noche y me
quiero acordar la maana siguiente. Para recordar el llamado que tengo que hacer a cierta hora
del da siguiente o el nombre de un autor o un libro sobre el que tengo que profundizar luego.
Tengo instalada adems la extensin para Chrome que se integra con mi Gmail y me permite
convertir cualquier mail en una tarea, y asignarle un momento para que se active. Si la nota que
quiero tomar es ms larga que una frase seguramente me vaya a Gmail y me escriba un mail a m
mismo para luego poder encontrarlo y editarlo en la computadora.
Trello es la herramienta que mejor cumple con mis necesidades para trabajar en equipo y a
distancia. Tiene una interfaz simple y clara, la pantalla se divide en columnas para el estado de las
tareas: por hacer, en proceso y hecho. Permite trabajar en equipos donde cada miembro puede
tener acceso a diferentes tableros. Se pueden asignar las tareas a los miembros del equipo,
etiquetarlas, ponerle lmite temporal y sumar documentos. Tiene versiones para mviles que
conservan la esttica de la versin web y an en una pantalla pequea mantiene las
funcionalidades (yo lo uso en iPad y iPhone, pero me han comentado que la versin de Android
funciona igual de bien). En un nivel complementario integra herramientas como Google Drive o
Dropbox para que funcionen de disco duro en la red y compartir archivos entre miembros de
equipos.
Existen otras opciones muy populares ltimamente. Asana se va posicionando como una
plataforma bastante estandarizada, as como Basecamp (aunque sea de pago). Hace poco uno de
mis desarrolladores me recomend Atlassian, aunque no la he probado.
Cuando es una realidad que los equipos de trabajo estn cada vez ms conformados por personas
que pueden estar en otro huso horario, o simplemente trabajando desde su casa, la incorporacin
de herramientas de este tipo es un paso hacia la gestin eficiente de los recursos. Y esto no slo
se tiene que dar en mbitos laborales, tareas familiares, organizacin de eventos,
Por ahora conviven los dos sistemas en paralelo, analgico y digital, y no creo que esto vaya a
cambiar. Es ms, la gestin de pendientes en mbitos digitales seguramente vaya migrando de
aplicacin en aplicacin y de dispositivo en dispositivo. Mi libreta no creo que actualice el soft,
hasta que se le acabe la memoria RAM al menos...

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Juan Ignacio Belbis
Consultor en nuevos medios e innovacin pblica. Docente e investigador.
@juanibelbis
Doscerolife.com
http://ar.linkedin.com/in/juanibelbis/