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TAREA # 2

Planteamiento del caso:
Del análisis efectuado sobre las razones que dan origen dan origen a la decisión
de ejecutar un proyecto y llevarlo a su implementación, la fábrica de Muebles “El
Sper Mueble de !ficina", #a considerado que es necesario realizar la
implementación del Sistema de $ontrol de %ngreso y Egreso de &ersonal, que
traerá beneficios en un mejor control, comunicación y competitividad, razón por la
cual se debe realizar la programación del proyecto '$alendario del proyecto()
&ara lo cual se solicita realizar los pasos siguientes* '+ pts)(
1 1. Crear el EDT.
2 2. Identificar actividades necesarias (identifique como máximo 12
actividades)
. Definir actividades
! !. "ecuenciar actividades (definir secuencia l#$ica)
% %. Desarrollo del calendario de tra&a'o (ela&ore un dia$rama de
()*TT)
1) E+ EDT (Estructura de Des$lose de Tra&a'o). El EDT es un ,roceso
,ara definir los ,rinci,ales ,roductos entre$a&les del ,ro-ecto. Consiste
en dividir el ,ro-ecto en ,artes más ,eque.as lo que lo /ace más
mane'a&le.
→ $otización de equipo
→ Elección de equipo y proceso administrativo de compra
→ %nstalación de equipo y soft,are
→ $apacitación del personal sobre uso
→ &uesta en funcionamiento del equipo y soft,are
→ Evaluación del equipo y soft,are
2) Identificar actividades necesarias:
 $otizar el equipo de reloj biom-trico y soft,are 'm.nimo /
cotizaciones(
 Someter a elección las cotizaciones)
 Escoger la opción más adecuada
 Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo
 !btener autorización de la gerencia financiera
 Emitir c#eque por precio de compra del equipo
 Efectuar la compra del equipo
 &roceder a la instalación de las terminales receptoras)
 &roceder a la instalación del cableado de red de transmisión de
datos a servidor)
 %nstalar soft,are en la &$ que controla el servidor)
 0acer pruebas para calibrar equipo
 %ngresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al
soft,are
 1ealizar toma de #uellas dactilares del personal
 $apacitar al personal de supervisión 2 fiscalización sobre el uso del
equipo y las modalidades del soft,are
 Dar instrucciones al personal sobre como deben de colocar su #uella
dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada)
 %niciar uso del sistema
 Evaluación de operación del sistema
0 ! ) Definir actividades - "ecuencias )ctividades:
 $otizar el equipo de reloj biom-trico y soft,are 'm.nimo /
cotizaciones(
i) El Departamento de recursos #umanos procederá a requerir al
Departamento de compras y adquisiciones para que cotice el
equipo y soft,are en empresas que comercialicen este tipo de
equipos3
ii) Se necesitará un m.nimo de / cotizaciones, las cuales
deberán contener las especificaciones t-cnicas del equipo y
del soft,are, as. como los requerimientos m.nimos que debe
tener el equipo de computo en donde se instalará el soft,are)
iii) $ada cotización deberá tener e4presado el precio en
5uetzales, con %67 incluido)
iv) 8as empresas en las que se cotice deben ser empresas
especializadas en el área)
 Someter a elección las cotizaciones)
i) 8as / cotizaciones con el menor precio, serán remitidas al
Departamento de $ompras y 7dquisiciones, para su posterior
evaluación y análisis) 9unto con cualquier documentación de
carácter t-cnico que se considere importante)
 Escoger la opción más adecuada
i) El Departamento de $ompras y $ontrataciones, evaluará y
tomará en consideración aspectos t-cnicos, costo, garant.as,
marca y servicio de soporte t-cnico para elegir la mejor opción
entre las propuestas presentadas)
 Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo
i) :na vez escogido el equipo que reuna las caracter.sticas
antes mencionadas, el Departamento de $ompras y
$ontrataciones, procederá a emitir la orden de compra
respectiva, para su aprobación por parte de la ;erencia
<inanciera)
 !btener autorización de la gerencia financiera
i) 8a ;erencia <inanciera evaluará la orden de compra emitida
por el Departamento de compras y adquisiciones y si la misma
cumple con los requisitos del procedimiento de compra de
equipo nuevo o de proyectos, se autorizará la compra)
 Emitir c#eque por precio de compra del equipo
i) 8a ;erencia <inanciera emitirá el c#eque respectivo por el
valor del equipo que fue elegido)
ii) Dic#o c#eque será emitido a nombre de la empresa
vendedora) =o se podrán emitir c#eques al portador o a
nombre diferente al de la empresa vendedora)
 Efectuar la compra del equipo
i) El Departamento de $ompras y 7dquisiciones, procederá a la
compra del equipo)
 &roceder a la instalación de las terminales receptoras 'fingerprint
terminals()
i) Se procederá a la instalaciones de las terminales receptoras,
que consisten en scaners digitales en las cuales los
empleados tendrán que colocar uno de sus dedos para que el
equipo los identifique por medio de sus #uellas dactilares y asi
poder registrar la #ora de entrada, la #ora de salida para
almorzar, la #ora de ingreso del almuerzo y la #ora de salida
de labores)
ii) Se instalará una terminal en la entrada de cada departamento,
para que as. los empleados de cada departamento puedan
realizar este proceso de manera más rapida, agil y eficiente)
 &roceder a la instalación del cableado de red de transmisión de
datos a servidor)
i) Debido a que la empresa contará con varias terminales
receptoras, las cuales serán colocadas en la entrada de cada
uno de los departamentos, se #ará necesario instalar
cableado estructural de red, para poder enviar la información
recabada en cada terminal a un servidor central que a su vez
enviará la información al computador en donde se instalará el
soft,are controlador del equipo)
 %nstalar soft,are en la &$ que controla el servidor)
i) El soft,are del reloj biom-trico, se instalará en un computador
central, el cual #ará el papel de servidor)
ii) 7 traves de este computador se llevarán a cabo los controles
respectivos de los marcaques de los relojes o terminales
receptoras)
 0acer pruebas para calibrar equipo
i) &ara comprobar el funcionamiento del equipo, el personal del
Departamento de 1ecursos 0umanos que sea designado para
tal efecto, se encargará de realizar las pruebas
correspondiente en el equipo, el soft,are y las terminales
receptoras)
 %ngresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al
soft,are
i) Se crearán codigos para cada uno de los empleados, además
se ingresará la información de cada uno de los empleados a la
base de datos del sistema, datos tales como > de empleado o
código, nombre completo, se4o, puesto, departamento al que
pertenece, #orario que tiene asignado 'el sistema permite
crear #asta ?@ #orarios(, nombre del jefe inmediato o de la
persona a quien le reporta, fec#a de ingreso a la empresa,
etc)
ii) Se recomienda que estos códigos sean creados conforme a
ciertos criterios tales como antigAedad, departamento o área a
la que pertenecen, niveles de jerarquia, etc)
 1ealizar toma de #uellas dactilares del personal
i) :na vez creados los registros del personal, con la información
arriba descrita, se procederá a realizar la toma de #uellas
dactilares del personal)
ii) Se realizarán conforme los códigos asignados)
iii) Se deberá registrar / veces, las #uellas de los dedos .ndices
de ambas manos)
iv) 8uego se deberá confirmar que el registro #aya quedado
registrado de forma satisfactoria)
 $apacitar al personal de supervisión 2 fiscalización sobre el uso del
equipo y las modalidades del soft,are
i) El personal del Departamento de recursos #umanos que sea
designado para realizar la labor de controlar y fiscalizar los
registros recabados en el sistema, deberá recibir la adecuada
capacitación respecto a las funciones y modalidades del
sistema)
ii) &ara lo cual es recomendable crear un manual de
instrucciones de uso del soft,are y del equipo biom-trico)
 Dar instrucciones al personal sobre como deben de colocar su #uella
dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada)
i) De igual forma, el Departamento de recursos #umanos deberá
de informar a todos los empleados, respecto a las
instrucciones básicas de uso de las terminales receptoras, en
especial la forma en que deberán de colocar su dedo para que
el registro de su #uella dactilar sea escaneado de la forma
adecuada y que el registro sea valido)
 %niciar uso del sistema
i) Berminadas las fases anteriores, Departamento de recursos
#umanos procederá a dar por iniciado el uso generalizado del
sistema de reloj biom-trico) %nformando a todo el personal
sobre la obligatoriedad de registrar sus entradas y salidas)
 Evaluación de operación del sistema
i) :na vez iniciado el uso generalizado del sistema, el
Departamento de 1ecursos 0umanos con el apoyo del
Departamento de %nformática procederá a realizar
evaluaciones periódicas sobre el buen funcionamiento del
equipo, del soft,are y sus multiples funciones, asimismo
evaluará los resultados del sistema en cuanto a la impresión
de reportes varios de los registros, tales como 0oras e4tras,
tiempos de almuerzo, entradas tarde, inasistencias, salidas
temprano, etc)
ii)
%) Desarrollo del calendario de tra&a'o
7$B%6%D7D SEM7=7S 1ES&!=S7C8E
$otizar el equipo de reloj
biom-trico y soft,are
Departamento de
recursos #umanos
Someter a elección las
cotizaciones)
Depto) $ompras y
adquisiciones
Escoger la opción más
adecuada
Depto) compras y
adquisiciones
Efectuar procedimiento de
orden de compra del equipo
Depto) compras y
adquisiciones
!btener autorización de
la gerencia financiera
;erencia <inanciera
Emitir c#eque por precio
de compra del equipo
;erencia <inanciera
Efectuar la compra del
equipo
Depto) compras y
adquisiciones
&roceder a la instalación de
las terminales receptoras
'fingerprint terminals()
Empresa contratada 2
6endedor)
&roceder a la instalación
del cableado de red de
transmisión de datos a
servidor)
Empresa contratada 2
6endedor)
%nstalar soft,are en la &$ que
controla el servidor
Empresa contratada 2
6endedor 2 Depto) de
%nformática
0acer pruebas para
calibrar equipo
Empresa contratada 2
6endedor 2 Depto) de
recursos #umanos
%ngresar los datos del personal
a la base de datos que
alimenta al soft,are
Depto) de recursos
#umanos
1ealizar toma de #uellas
dactilares del personal
Depto) de recursos
#umanos
$apacitar al personal de
supervisión 2 fiscalización
sobre el uso del equipo y
las modalidades del
soft,are
Depto) de recursos
#umanos 2 Empresa
contratada 2 6endedor)
Dar instrucciones al personal
sobre como deben de colocar
su #uella dactilar en el reloj
para que la misma quede bien
registrada)
Depto) de recursos #umanos
%niciar uso del sistema
Depto) de recursos #umanos
Evaluación de operación del
sistema
Depto) de recursos #umanos 2
Depto) de %nformática