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PROPADE

DESARROLLO Y DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACION
PRESENTA
ADMINISTRACION Y
GESTIÓN DE
COMPRAS
Introducción
•El comprador ha sido considerado durante mucho tiempo como un
ejecutor. Su papel consistía en encontrar, en el plazo mas corto y al
precio mas bajo, productos definidos previamente. De ello resultaba
una imagen de empleado administrativo.

•Hoy la función de compras ha adquirido un lugar decisivo en la
empresa; a menudo depende de la gerencia general.

•La función debe convertirse en un centro de beneficio para la
empresa.

•En efecto, según los sectores económicos, el peso de las compras
representa de un 30 a un 70% de las ventas de la empresa.

•La gestión de las compras es, por tanto, capital, ya que cada punto
ganado representa un margen neto.

1. La función de Compra
Evolución de la Función de Compras
En el curso de las dos últimas décadas, la economía a pasado de
una economía de producción a una economía de mercado.

Este cambio ha modificado las actividades y la organización de
las empresas. Para el comprador, el sistema de cálculo de los
precios de los productos también se han transformado.

Evolución de la Función de Compras
Elaboración de los precios en economía de
producción
Precio de Costo


Utilidad

Precio
de
Venta

Materias
Primas
Mano de
Obra
Gastos
generales
Elaboración de los precios en economía de mercado
El paso de la economía de producción a la economía de
mercado ha hecho necesario la reevaluación de la función de
compras
Precio de Costo


Materias
Primas
Mano de
Obra
Gastos
generales
Utilidad

Precio
de
Venta

La nueva misión del comprador
En la economía de mercado, la función de compras debe
comportarse como un centro de utilidad.
Para tener éxito en esta vía es necesario que el comprador actúe
sobre los siguientes aspectos

• Apoyar la concepción de los productos en términos de
funcionalidad.

• Descubrir los buenos proveedores.

• Introducir en su empresa los productos “de mañana” para
apoyar la innovación.

La nueva misión del comprador
• Dar a conocer su propio poder de compra en el exterior de su
empresa para estimular la competencia entre los distintos
proveedores

• Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos claros,
completos y equilibrados.

• Establecer una gestión de las ordenes de pedidos, de entregas, de
facturaciones, etc., compatible con el sistema de gestión de
producción y comercialización de su empresa, no solo para los
proveedores, sino también para los departamentos internos.

• Establecer hojas de control (y no simples listas de actividades) que
permitan el seguimiento de la consecución de los objetivos que se
ha fijado.

• Esta misión implica que el departamento de compras mantiene una
comunicación amplia con otras funciones de la empresa.

Relaciones de Compras con otras
funciones

COMPRAS

Costos, precios y
ajustes.

Presupuestarios
Politicas y estrategias
de la Competencia

Informe sobre
Productos,precios
Condiciones
Econ. y Merc.
Información
Nuevos Mater.
Prod.Ofe dertas
.
Tiempos de
abastecimiento de
mater.y productos
Ordenes Colocadas
PRODUCCION
INGENIERIA
DESARROLLO
DE
PRODUCTOS
GERENCIA
GENERAL
COMERCIALIZA
CION
FINANZAS
CONTABILIDAD
BODEGAS
DPTO. JURIDICO
Contratos
Los principales retos de la compra
No todas las compras representan retos idénticos, por lo tanto el
comprador no debe negociarlas todas de la misma manera ni
dedicarles el mismo tiempo.
Para el responsable de compras existen cuatro tipos de retos
principales:
La Utilidad:
• Inventario de las familias de productos.

• Ampliación del mercado a varias fuentes de suministro.

• Aplicación de nuevos métodos de negociación.
Los principales retos de la compra
La calidad del producto a comprar:
• Inventario de los proveedores que presentan defectos de
calidad

• Redefinición de los pliegos de condiciones funcionales con
los departamentos de estudios

• Establecimiento de un programa de calidad con algunos
proveedores
Los principales retos de la compra
El servicio que puede dar el proveedor
• Inventario de productos sensibles a los conceptos de servicio
o de flexibilidad

• Búsqueda de proveedores en función de su aptitud para la
noción de servicio

• Otorgamiento de contratos anuales a algunos proveedores
seleccionados
Los principales retos de la compra
La imagen de la empresa:
• Fortalecimiento de la profesionalidad de los compradores
(plan de formación)

• Reconocimiento del papel más elevado del comprador como
animador y coordinador

• Definición de una ética profesional basada en la relación
“ganador-ganador”
• Prospección y valoración de fuentes de suministro
• Definición de la necesidad de compra
• Transmisión de la necesidad de compra a los proveedores
• Seguimiento del plan de compra.
OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA FUNCIÓN
DE COMPRAS
2. Compras como Factor de Utilidad y
Rentabillidad
• Costo de materiales
• Crédito de Proveedores
• Inversión en Inventarios - Rotación
EFECTO COMBINADO DE ESTOS FACTORES SOBRE LA
RENTABILIDAD
MARGEN
10%
RENTABILIDAD
ECONOMICA
17.3%
UTILIDAD
100
VENTAS
1.000
VENTAS
1.000
ACTIVO
NETO
577.1
ROTACION
1.73
ACTIVO
FIJO
200
CAPITAL
CIRCULANTE
377.1
OTROS
COSTOS
300
GASTOS
FINANCIEROS
50
COSTO
COMPRAS
550
VENTAS
1.000
TESORERIA
30
CLIENTES
100
EXISTENCIAS
337.5
OTROS
STOCKS
200
MATERIAS
PRIMAS
137.8
ACTIVO
CIRCULANTE
467.8
PROVEEDORES
90.4
X
÷
-
-
÷
+
+
+
+
-
-
GESTION DE LAS COMPRAS
ORGANIZACION

PLANIFICACIÓN

GESTION



CONTROL

3. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS
CICLO DE COMPRAS
FASE FLUJO ACCIONES
1. Determinación
de Necesidades
2. Selección de
fuentes
USUARIO
DPTO. COMPRAS
Requisición
Identifica los proveedores
OFERTANTE OFERTANTE OFERTANTE
Comparación de
ofertas y Negociar
las condiciones
DPTO. COMPRAS
DPTO. USUARIO Análisis Técnico
COMITÉ DECISIÓN Selección del proveedor
3. Emisión y seguimiento
de pedidos
DPTO. DE COMPRAS
Colocar pedido y distribuye
a departamentos vinculados
PROVEEDOR Acepta el pedido
DPTO.
USUARIO RECEPCIÓN
ADMINISTRACIÓN
4. Recepción e
inspección de
pedido
El proveedor entrega el
pedido con guía de
despachado
5. Aprobación y pago de
Facturas
Inspecciona el pedido
(Recepción)
TESORERÍA
DIRECCIÓN
Revisa y coloca cheque
Controla
6. Control de resultados
FASE FLUJO ACCIONES
PARAMETROS DE DECISION
• Definición del Pedido
• Calidad
• Precio
• Plazo
• Cantidad
• Servicio
4
• Capaz de ser satisfecha por varios proveedores
•Flexible – Permitir sugerencias
• Razonable en cuanto a tolerancia
• Susceptible de ser comparada incluir criterios
de aceptación o rechazo
• En lo posible sea producto estándar
EL PEDIDO
CALIDAD
• Dimensión
• Composición Química
• Acabado
• Rendimiento
• Peso
• Propiedades Físicas
• Diseño
• Fiabilidad
FRENTE A ESTE FACTOR LA
RESPONSABILIDAD DE COMPRAS
ES:
• Pedir, si es necesario, que se controle calidad
• Transmitir información al proveedor
• Selección de proveedores que puedan cumplir
• Ayudar a definir especificaciones del producto
PRECIO DE COMPRA
No el precio más bajo – si no el más económico para
la empresa (Calidad – Servicio).
PARA ANALIZAR LOS PRECIOS SE
REQUIERE CONOCER:
• Precios del Mercado
• Precios de Proveedores
• Revisión de Precios
TENER EN CUENTA QUE LOS FACTORES QUE
AFECTAN AL PRECIO DE COMPRA SON:
• Situación de Mercado
• Calidad – (Adecuada)
• Cantidad
• Servicio (Plazo de entrega – Embalaje – Asistencia
Técnica - Atención de Reclamos)
• Condiciones de pago
• Aranceles
• Reciprocidad (Vendedor - Comprador)
PLAZO DE ABASTECIMIENTO
> PLAZO > STOCK > COSTO
FIABLE < STOCK SEGURIDAD < COSTO
ES NECESARIO CONOCER DEL PROVEEDOR
PARA LA EVALUACIÓN
• Capacidad productiva
• Nivel de stock
• Capacidad financiera
• Volumen de su cartera de pedidos
• Grado de interés del pedido para el proveedor
• Experiencia anterior
CANTIDAD
> STOCK > COSTO DE MANTENCIÓN
SERVICIO
• Cumplimiento de plazos
• Entrega de cantidades solicitadas
• Utilización embalajes adecuados
• Asistencia Técnica
• Servicio Técnico - Repuestos
• Atención rápida situación de emergencia
• Razonable aceptación de rechazos y reclamos
• Concesión garantías
CRITERIOS DE SELECCIÓN
• Instalaciones y maquinarias adecuadas
• Capacidad Técnica y Gerencial
• Situación financiera
• Buena imagen en el mercado
• Relaciones laborales satisfactorias
PETICIÓN DE OFERTAS
La petición de Ofertas otorga las
siguientes ventajas
• Fomentar la competencia entre proveedores
• Conocer y ampliar el conocimiento de la oferta del
mercado
• Identificar fuentes de abastecimiento alternativo
NÚMERO DE PROVEEDORES A
SELECCIONAR
Seleccionar, en lo posible, más de una fuente
de abastecimiento porque depender de un solo
proveedor tiene algunos riesgos, tales como:
- Desabastecimiento por incumplimiento del
proveedor único.
- Incapacidad de reacción ante situaciones de
emergencia.
- Eventualmente puede disminuir servicio y
calidad
METODOLOGIA PARA LA EVALUACION DE
PROVEEDORES

PESOS DE LOS FACTORES
CALIDAD : 50 PUNTOS
PRECIO : 30 PUNTOS
SERVICIO: 20 PUNTOS

CALIDAD
(1) (2)
PEDIDOS PEDIDOS (2)/(1) INDICE DE
PROVEEDOR RECIBIDOS ACEPTADOS EN%X FACTOR CALIDAD
A 40 34 85 X 50 42,5
B 50 45 90 X 50 45,0
C 30 24 80 X 50 40,0

PRECIO
PRECIO PRECIO (2)/(1) INDICE
PROVEEDOR NETO (1) MENOR (2) EN % X FACTOR PRECIO
A 94 87 92,5 X 30 27,8
B 92 87 94,6 X 30 28,4
C 87 87 100,0 X 30 30,0

SERVICIO
PORCENTAJE DE INDICE DE
PROVEEDOR PLAZOS CUMPLIDOS FACTOR SERVICIO
A 85 20 17
B 90 20 18
C 95 20 19

EVALUACIÓN
A B C
CALIDAD 42.5 45.0 40.0
PRECIO 27.8 28.4 30.0
SERVICIO 17.0 18.0 19.0

TOTAL 87.3 91.4 89.0
4. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
• Fórmula de revisión de precios
• Comparación de Ofertas
• Financiamiento de proveedores
• Gestión de existencia
FORMULAR DE REVISIÓN DE
PRECIOS
Pr = Po (A + B Sa + C Cta)
So Cto
Pr = Precio revisado
Po = Precio inicial
A = Fracción no sujeta a revisión
B = % de incidencia de los sueldos en la fórmula de revisión
C = % de incidencia de los materiales en la fórmula de revisión.
So = Costo de la unidad de la mano de obra en el momento de la oferta
Sa = Idem al momento de la entrega
Cto = Costo de la Unidad de materiales en el momento de la oferta
Cta = Idem a la entrega
ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA
APLICACIÓN DE LA REVISIÓN DE PRECIOS
• Limitar el periodo de aplicación
• Limitar la parte del precio a revisar
• Establecer fórmula precisa
• Establecer índices claros (oficiales)
• Definir el modo para aplica la formula
en caso de entregas parciales
• Si el plazo es largo, el índice debe promediarse
COMPARACIÓN DE OFERTAS
CRITERIO PRINCIPALES
• CALIDAD
- Experiencia del proveedor en el proceso ofertado
- Adecuación de sus instalaciones y equipos
- Porcentaje histórico de rechazos en pedidos
anteriores
- Calificación del personal técnico
- Imagen en el mercado
• COSTO DEL PRODUCTO
COMPARAR PRECIOS EN BASES HOMOGÉNEAS
QUE INCLUYAN:
- Costo de embalaje
- Transporte
- Impuestos
- Derechos aduaneros
- Forma de pago y descuentos
- Fórmulas de revisión de precios, si se aplican
• PLAZO DE ENTREGA
- Capacidad para abastecer el pedido
- Experiencia en cumplimiento de pedidos anteriores
- Capacidad para anticipar entregas si fuese necesario
• SERVICIOS
- Atención a reclamaciones
- Rapidez de respuesta a la información solicitada
- Asistencia técnica y suministros de repuestos
- Garantías ofrecidas
• ASPECTOS GENERALES
- Solvencia financiera
- Localización
- Calidad de la gestión
- Relaciones Laborales
- Etica empresarial
MODELO DE COMPARACIÓN DE OFERTA
XXX S.A. ASUNTO No 1214
MATERIALES: RECIPIENTE PRESIÓN XYZ MILES DE DOLARES FECHA:

OFERTANTE A B C
PRECIO BASE 6.5 6.8 5.4

EMBALAJE Y TRANSPORTE 0.3 ---- 0.5
IMPUESTO 0.2 0.2 0.5
DESCUENTO -0.5 ---- ----
IMPORTE TOTAL 6.5 7 6.4

REVISION DE PRECIOS SI NO SI
CONDICIONES DE PAGO (MESES) 3 6 3
EXPERIENCIA ANTERIOR R B ---
CAPACIDAD DE SUPERVISAR SI SI NO
PLAZO DE ENTREGA (MESES) 6 8 7
VALIDESZ DE LA OFERTA (MESES) 2 2 4

OBSERVACIONES: El proveedor A se encuentra en una difícil situación financiera. El
producto del proveedor C es de importancia y la fórmula de revisión puede encarecer el
precio si se produce una devaluación del dólar. La mayor financiación del B equivale a un
ahorro de 0.3 $. En relación con el C.
RECOMENDACIÓN COMPRAS B INGENIERIA A B C PROVEEDOR SELECIONADO B
FECHA: 15-05-2001 FECHA: 18-05-2001 FECHA: 25-05-2001
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FINANCIAMIENTO DE PROVEEDORES
PERIODO MEDIO DE PAGO
Es el periodo que media entre la recepción de los materiales
y/o productos y el momento del pago. Se expresa en días.
Cálculo simple del financiamiento de
proveedores( FP).

Valor compras Periodo medio
Anuales x de pago
365
FP=
Evaluación de Costos Financieros en las
Compras
Condiciones:
PAGO AL PROVEEDOR
Fecha
recepción
materiales
Condiciones
normales
Condiciones
aplazadas
Costo normal
de la compra
Pago real

RECARGO DE Recargo x 365
LA COMPRA = __________________
APLAZADA (%) mayor plazo (días)
INTERESES DEL DESCUENTO POR
PRONTO PAGO

INTERESES DEL Descuento por
DESCUENTO = pronto pago x 365____
Valor real x Menores
pagado días de pago
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
Sistemas básicos para tomar decisiones en compras.
 Formular pedidos en cantidades fijas y fechas variables
Formular pedidos en cantidades variables y fechas fijas
 Sistema Híbrido
5. EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA
GESTIÓN
• Control interno
• Indicadores de Gestión
• Informes
6. CONTROL INTERNO
OBJETIVOS
• Evitar razonablemente que se cometan errores, en la
aplicación de programas, presupuestos, políticas,
procedimientos.
• Comprobar que cada unidad cumpla su función.
• Verificar que se cumplan contratos, convenios, pedidos
en cuanto a:
Precio, Calidad, Plazo, Cantidad, Descuento,
Condiciones de pago, Pago controlado de
factura.
• Contabilización de las operaciones de compras e inventarios.

• Control de asignaciones presupuestarias.

• Comprobar que se concilian cuentas contables con
documentación extra contables y proveedores.

• Las compras se realizan con base en una necesidad y se
efectúan en cantidades óptimas

• Se controla que los pedidos se reciban en la fecha convenida.

•La recepción de las compras se realiza sólo si existe un
pedido de compras o programas aprobados.

• Antes de autorizarse el pago de la factura, se
comprueban: cantidad, calidad, condiciones, precios y
descuentos.

• Se cobran todas las devoluciones y descuentos.

• Se pagan las facturas con tiempo para acceder a posibles
descuentos.
INDICADORES DE GESTIÓN
1. Relevancia del costo de materiales
=
Costo materiales
Ventas
x
100
2. Rotación de stock de materiales
=
Consumo materiales
Stock promedio materiales
3. Período medio de pago
=
Deuda de proveedores
Promedio diario de compras
4. Financiación de proveedores
=
Período medio
de pago
365
x
100
Rotación
de stock
x
5. Calidad de compra
=
Valor de devolución a proveedores
Valor de la compra
x
100
6. Fiabilidad de los proveedores
=
Valor de los periodos retrazados
Valor de las compras
7. Plazo medio de espera
=
Valor de los periodos pendientes
Promedio diario de compra
8. Eficiencia operativa
=
Gestión de operación
Personal del Dpto. de Compras
x
1000
Valor de las compras
x
100
x
100
Valor de las compras
9. Carga de trabajo
=
INFORME DE RESULTADOS DE COMPRAS
FECHA..............................
MATERIAL.............................
CONCEPTO
PRESU-
PUESTO
REAL
MES.............................. ACUMULADO
DESVIACIÓN
VALOR %
PRESU-
PUESTO
REAL VALOR %
DESVIACIÓN
1. Compras
en unidades
6. Rotación de
existencias (4/5)
3. Compras
en miles $
4. Unidades
consumidas
5. Unidades en
stock a fin
de mes
2. Costo
Unitatio en $
11.000
7. Meses stock
5/4
9.000 (2.000) 22.2
300
2.700
8.500
2.000
4.75
0.23
290
3.190
10.500
3.000
3.5
0.28
(490)
(1.000)
10
(1.000)
(1.25)
(0.05)
3.3
18.1
50.0
10.5
26.3
21.7
7. ENFOQUE DE COMPRAS
OBJ ETIVOS IDEALES LLAMADOS LOS CEROS OLIMPICOS
CERO
DEFECTO
CERO
STOCK
CERO
DAÑO
CERO
PLAZO
CERO
PAPELEO
JUSTO A TIEMPO
OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS
Cero accidentes de trabajo
Cero desprecio por las capacidades
del personal involucrados en los
procesos de mejora
Cero desperdicio de material