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ENSAYO DE GESTIN DE LAS

COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
Alumno: Juan Daniel Alvaro Deara
Materia: ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE TI

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
La gestin de las comunicaciones del proyecto incluye procesos para asegurar la
distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del
proyecto en tiempo y forma.
Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto son los siguientes:
Planificacin de las comunicaciones: Se determinan las necesidades de
informacin con base al proyecto para que los interesados tengan una idea clara
y precisa.
Distribucin de la informacin: Toda la informacin necesaria debe de ser
enviado a todos los interesados del proyecto para cada situacin.
Informar el Rendimiento: Recopilar, medir y distribuir el rendimiento del equipo
de proyecto.
Gestionar a los interesados: Administrar las comunicaciones entre los
interesados y el equipo de trabajo a fin de resolver futuras polmicas.

Para saber cmo comunicarse correctamente ante el equipo de trabajo o los
dems es necesarios saber algunos fundamentos:
Modelo emisor-receptor: Retroalimentacin.
Eleccin de medio: El tipo de comunicacin que se utilizar dependiendo de
cada caso (verbal, minutas, memoradum, etc.).
Estilo de redaccin: Elegir las palabras adecuadas en cada situacin.
Tcnicas de presentacin: lenguaje corporal o ayudas visuales como
presentaciones o esquemas.
Codificar: Traducir los tecnicismos en palabras que sean entendibles para los
dems.
Mensaje: La salida de los tecnicismos que fueron traducidos.
Medio: El mtodo que se usar para enviar el mensaje.
Ruido: Posibles conflictos que hacen que el mensaje no sea enviado (Tiempo).
Decodificar Traducir de nuevo las ideas y tecnicismos.



PLANIFICACIN DE COMUNICACIONES
Este proceso determina las necesidades de informacin y comunicaciones, es
decir cundo ser utilizada la informacin, quien la usar y como se suministrar
hacia los dems. De igual manera se identifican las necesidades de informacin
de los interesados de forma adecuada para satisfacer todas sus necesidades.

PLANIFICACIN DE COMUNICACIONES: ENTRADA
Factores ambientales de la empresa: Es decir, infraestructura, organigrama,
manera en la que trabajan etc.
Enunciado del alcance del proyecto: Base documentada de futuras decisiones
sobre el proyecto para tener una mejor base y realizar el alcance de proyecto
adecuado para los interesados.
Plan de Gestin del Proyecto: El plan proporciona una idea general sobre los
antecedentes de los proyectos incluyendo fechas y hora.
PLANIFICACIN DE COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Anlisis de requisitos de comunicaciones:
En el anlisis de requisitos de comunicaciones se verifican todas las necesidades
de informacin para el interesado. Este requisito funciona usando un tipo de
formato para realizar un mejor anlisis y as contribuir al xito del proyecto.
Cuando en el anlisis algo falla no necesariamente se tiene que comunicar a
los interesados, esto depende de la gravedad del asunto y si se puede
corregir se realizan los cambios.
La informacin necesaria que se requiere para determinar los requisitos de un
proyecto son:
Organigramas.
Roles de responsabilidad en el equipo de trabajo.
Departamentos o disciplinas involucradas.
Necesidades de informacin interna y externa.
Informacin acerca de los interesados.



TECNOLOGA DE COMUNICACIONES
Se pueden utilizar muchas metodologas para transmitir la informacin hacia los
interesados antes, despus o al momento de alguna junta, de igual manera se
pueden usar aplicaciones para el constante manejo de documentacin en la web
pero esto depende mucho del tipo de proyecto manejado.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
Las salidas del plan de gestin de comunicaciones proporcionan los siguientes
puntos:
Requisitos de comunicaciones de los interesados
Persona a cargo de recibir la informacin dada
Mtodos o tecnologas para la transmisin de informacin
Frecuencia en la que se realizaran estos mtodos (Semanal, mensual)
Proceso de escalamiento
Glosario terminologa comn (Algn acrnimo o tecnicismos usados
durante el proyecto)

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
En la distribucin de la informacin se ponen toda la informacin necesaria a los
interesados del proyecto de manera rpida, este distribucin incluye un plan de
gestin y se debe responder a solicitudes por parte los interesados.

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN: HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Habilidades de comunicacin:
El uso de habilidades de comunicacin sirve para intercambiar informacin hacia
otras personas, de igual manera se usa para que a los interesados les llegue la
informacin adecuada y que lleguen en el momento indicado.
El emisor indicado de realizar esta funcin debe hacer que la informacin sea
clara y completa para el receptor y que esta pueda recibirla correctamente. La
comunicacin tiene muchas dimensiones tales como:
Escrita y oral.
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente o el pblico).
Formal (informes) e informar (Memorandos).
Vertical (de subordinado al jefe de trabajo) y horizontal (hacia el mismo
grupo).



DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN: SALIDAS

Documentacin sobre lecciones aprendidas:
En este documento se incluir todas las causas de posibles polmicas en el
trabajo, cual fue la razn y como se resolvi. Todo esto se debe documentar
con el fin de aprender de estos errores en futuros proyectos.
Registros del proyecto:
En los registros del proyecto se incluye todo lo realizado, as como
correspondencias.
Informes del proyecto:
En los informes del proyecto se incluye todo lo relacionado al estado de este,
como se encuentra y en qu etapa esta, los registros de posibles polmicas y
lecciones aprendidas.
Retroalimentacin de los interesados:
Informacin acerca de cmo fue operado el proyecto, esto puede servir para
mejor el rendimiento de un futuro proyecto o de este mismo.

INFORMAR EL RENDIMIENTO:
El proceso Informar el Rendimiento implica la recogida de todos los datos de la
lnea base y la distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los
interesados.
En general, esta informacin sobre el rendimiento incluye la forma en que se
estn utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto.





INFORMAR EL RENDIMIENTO: HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Se pueden utilizar herramientas de software como paqueteras de ofimtica, que
incluyen informes tabulares, anlisis de hojas de clculo, presentaciones o
capacidades grficas para crear imgenes con calidad de presentacin de los
datos de rendimiento del proyecto.
INFORMAR EL RENDIMIENTO: SALIDAS
Los informes de rendimiento organizan y resumen la informacin recogida, y
presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base
para la medicin del rendimiento. Los formatos ms comunes de los informes de
rendimiento incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas.
Proyecciones:
Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la
informacin sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se
ejecuta el proyecto.
Cambios solicitados:
Los cambios solicitados que son realizados en todo el proyecto son realizados
a travs de una hoja de cambios dependiendo de la versin.
Acciones correctivas recomendadas:
Las acciones correctivas recomendadas se incluyen los cambios de rendimiento
futuro esperado en el prximo proyecto.