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SECRETARIA DE PLANEJAMENTO

E DESENVOLVIMENTO REGIONAL
CONVNIOS UAM e AEM
Manual de Gesto e
Prestao de Contas
Governo do Estado de So Paulo
Geraldo Alckmin
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional
Emanuel Fernandes
Fundao Prefeito Faria Lima Cepam
Lobbe Neto
Fundao Prefeito Faria Lima Cepam
Equipe Tcnica
Gesto de Polticas Pblicas: Fernando Montoro (coordenador)
Assistncia Jurdica: Jos Carlos Macruz (coordenador)
Tcnicos: Luiz Antnio da Silva, Manoel Jardim, Marcos Jos de Castro,
Maria Niedja Leite de Oliveira e Vera Lucia Martins Sette
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional (SPDR)
Equipe Tcnica
Desenvolvimento Regional: Marcelo Sacenco Asquino (coordenador)
Unidade de Articulao com Municpios (UAM): Ivani Vicentini (dirigente)
Tcnicos: Elisabete Neves dos Santos, Karla Alessandra Lobo Dutra, Lenir
Jos da Cunha e Castro, Liliane Suda Torres, Maria Sideni Guedes das Neves
e Simone Jurgenfeldt
Escritrios Regionais de Planejamento: Araatuba, Baixada Santista,
Barretos, Bauru, Campinas, Central, Franca, Marlia, Presidente Prudente,
Ribeiro Preto, So Jos do Rio Preto, So Jos dos Campos, Sorocaba e
Vale do Ribeira
Manual de Gesto e
Prestao de Contas
CONVNIOS UAM e AEM
So Paulo, 2011
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edio
Revista e Atualizada
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edio 2009 900 exemplares
Introduo ............................................................................................. 6
As Transferncias de Recursos do
Estado de So Paulo aos Municpios .................................................. 8
Instrumentos Utilizados nas Transferncias de
Recursos do Estado de So Paulo aos Municpios ............................ 9
Caractersticas dos Convnios ........................................................... 10
Os Principais Programas de
Desenvolvimento Regional da SPDR ............................................... 12
Prestao de Contas e Tomada de Contas ........................................ 13
A Importncia da Prestao de Contas ............................................ 17
Documentos Comprobatrios para
Formalizar a Prestao de Contas ..................................................... 18
Recomendaes Gerais ...................................................................... 27
REFERNCIAS
SUMRIO
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As prefeituras contam com importante parcela de seus recursos nanceiros dis-
ponveis advindos de transferncias voluntrias dos Estados e da Unio. Dada
a enorme quantidade das atribuies, muitos municpios necessitam desses
recursos, uma vez que a arrecadao de tributos prprios e as transferncias
constitucionais e legais no so sucientes.
Para reforar o caixa, as Administraes municipais precisam das transferncias
voluntrias da Unio e dos Estados: so recursos nanceiros repassados em de-
corrncia da celebrao de convnios, acordos, ajustes ou outros instrumentos
similares, cuja nalidade a realizao de obras ou dos servios de interesse
comum e coincidentes entre as trs esferas do governo.
Essas transferncias so destinadas a polticas de carter federativo em diver-
sas reas governamentais. Incluem, alm da sade, educao e assistncia
social, aes em reas como turismo, acessibilidade, cultura, defesa do meio
ambiente, habitao, saneamento, infraestrutura, segurana e esportes.
INTRODUO
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As transferncias voluntrias no podem ser vistas como doao de recursos
e diferenciam-se das demais transferncias, uma vez que sua distribuio s
efetivada se houver vontade das partes na consecuo das polticas comuns.
Para isso, devem celebrar um convnio, no qual os signatrios assumem de-
veres e obrigaes para implementar o objeto de interesse pblico, seja a
construo de uma obra ou a prestao de um servio. Como consequncia,
o municpio deve prestar contas dos gastos efetuados, para provar sua confor-
midade com o acordado no convnio.
preciso lembrar a importncia desses recursos para os municpios paulistas.
O total das transferncias voluntrias de todas as secretarias do governo do
Estado de So Paulo para as municipalidades superaram a cifra de R$ 2 bi-
lhes, no binio 2007/2008, valor que corresponde a cerca de 2,5% da Receita
Oramentria (RO), conforme dados municipais consolidados pela Secretaria
do Tesouro Nacional/ Finanas do Brasil (STN/Finbra)1. Esses recursos so uti-
lizados na compra de bens, em obras ou na prestao de servios que colabo-
ram com polticas pblicas setoriais de competncia comum.
A SPDR realiza dois tipos de transferncias voluntrias, conforme o programa
de repasse:
Programa de Articulao Municipal, da Unidade de Articulao com Mu-
nicpios (UAM);
Programa Atuao Especial em Municpios (AEM).
Para auxiliar a SPDR a cumprir seu papel de orientar na elaborao de conv-
nios e na prestao de contas das transferncias voluntrias, o Cepam elaborou
este manual, depois de ouvir os representantes dos Escritrios Regionais (ER)
e da prpria secretaria na capital. O manual apresenta as principais caracters-
ticas desse tipo de repasse nanceiro e orienta os municpios que celebraram
convnios com a UAM e o AEM para a correta prestao de contas.
Outros avanos e simplicaes so necessrios para agilizar a obteno de transfe-
rncias voluntrias. Novas propostas, que envolvem alteraes legais e institucionais,
devem ser estudadas. Por hora, este um passo importante na desburocratizao
dos procedimentos necessrios execuo e prestao de contas dos convnios.
1
Considerando 637 municpios, em 2008, e 625, em 2007, do total dos 645 municpios do Estado.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
Esperamos que as orientaes apresentadas a seguir facilitem, de fato, a pres-
tao de contas pelos municpios contemplados com os recursos de transfern-
cias voluntrias estaduais e sejam um passo importante no processo de simpli-
cao dos convnios entre os municpios paulistas e o Estado de So Paulo.
AS TRANSFERNCIAS DE RECURSOS
DO ESTADO DE SO PAULO AOS MUNICPIOS
A Constituio Federal entregou a todos os entes da Federao Unio, Esta-
dos, Distrito Federal e municpios , a competncia para instituir e arrecadar de-
terminados tributos. Ocorre que os tributos que geram maior volume de recur-
sos so recolhidos pelas esferas estadual, distrital e federal, como o caso do
Imposto sobre a Renda (IR), que pertence Unio, e o Imposto sobre Circulao
de Mercadorias e Servios (ICMS), que pertence aos Estados.
Por essa razo, a existncia de um sistema de transferncias scais intergover-
namentais, que reduza as disparidades regionais de renda e riqueza, funda-
mental em nosso Pas.
As transferncias podem decorrer de imposio constitucional ou legal, a exem-
plo do Fundo de Participao dos Municpios (FPM), da Quota-Parte do ICMS
(QPM-ICMS), da repartio do Imposto sobre Propriedade de Veculos Automo-
tores (IPVA), do Fundo de Manuteno e Desenvolvimento da Educao Bsica
e de Valorizao dos Prossionais da Educao (Fundeb), do Sistema nico de
Sade (SUS), do Fundo Especial do Petrleo (FEP).
Nesses casos, o que se busca garantir aos governos locais maior previsibili-
dade das suas receitas e, principalmente, autonomia scal, pois, salvo as exce-
es, quem repassa o recurso no pode impor condies para sua utilizao.
So as chamadas transferncias obrigatrias.
Mas, o que nos interessa em especial neste momento, para tratar dos conv-
nios entre Estados e municpios, so as transferncias voluntrias, pelas quais
a Unio e os Estados direcionam, por intermdio da cooperao intergoverna-
mental, recursos para certas funes ou setores considerados prioritrios.
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Ao contrrio das transferncias constitucionais e legais, nas voluntrias, existe
clara interferncia do ente repassador, que dene, via de regra, o objetivo da
transferncia (programa, projeto ou ao) e em que tipo de despesa os recursos
podem ser usados (custeio ou investimento).
O governo do Estado de So Paulo, por meio de suas secretarias, vem intensi-
cando a cooperao com as administraes locais, por meio das transferncias
intergovernamentais voluntrias, um instrumento que fortalece as municipalida-
des e, principalmente, reduz as disparidades de renda e desenvolvimento social
entre as diversas regies do Estado.
INSTRUMENTOS UTILIZADOS NAS TRANSFERNCIAS DE
RECURSOS DO ESTADO DE SO PAULO AOS MUNICPIOS
As transferncias constitucionais e as legais so regulamentadas por leis es-
peccas e tm tanto os critrios que denem a origem dos recursos como
os montantes a serem distribudos a cada municpio legalmente especicados.
Podem ser classicadas em duas espcies: automticas e fundo a fundo.
As transferncias automticas constituem-se no repasse de recursos nancei-
ros sem convnio ou outro tipo de ajuste. So concretizadas mediante depsito
automtico em conta corrente especca do municpio.
As transferncias fundo a fundo consistem no repasse de recursos diretamente
de um fundo estadual (ou federal) para fundos da esfera municipal, especial-
mente nas reas da sade e da assistncia social. Tambm nessas situaes
no h que se falar na celebrao de convnios ou ajustes similares.
Entretanto, as transferncias voluntrias, que a Lei de Responsabilidade Fiscal
(LRF) classica como cooperao, auxlio ou assistncia nanceira, esto vin-
culadas a uma utilizao especca (programa de governo ou eventualmente
a projetos e aes pontuais) disciplinada por convnio de colaborao, termo
de cooperao ou, em situaes especiais, por contrato de repasse. Em nosso
caso, o instrumento jurdico normalmente adotado para disciplinar a utilizao
das transferncias voluntrias o convnio de colaborao, tratado a seguir.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
CARACTERSTICAS DOS CONVNIOS
O convnio de colaborao instrumento utilizado pela Administrao Pblica
para formalizar parcerias com entes pblicos ou com pessoas jurdicas de di-
reito privado. O convnio sempre pode ser celebrado para efetivar objetivos de
interesse comum dos participantes. Est previsto no artigo 241 da Constituio
Federal com a seguinte redao:
A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os municpios disciplinaro por meio
de lei os consrcios pblicos e os convnios de cooperao entre os entes
federados, autorizando a gesto associada de servios pblicos, bem como a
transferncia total ou parcial de encargos, servios, pessoal e bens essenciais
continuidade dos servios transferidos.
Na Administrao Pblica, o convnio vem sendo sistematicamente utilizado
sempre que h o efetivo repasse de recursos pblicos a outras entidades pblicas
ou associaes privadas destinados a determinadas aes de interesse pblico.
Embora o convnio no se confunda com contrato administrativo, o instrumento
formaliza um acordo de vontades e, nesse sentido, impe obrigaes e respon-
sabilidades aos signatrios. A Lei 8.666/93, que trata dos Contratos e Licita-
es, em seu artigo 116, regulamenta os convnios.
Estabelece que a celebrao depende da aprovao de um plano de trabalho,
a ser apresentado pela parte interessada. O plano deve conter as seguintes
informaes ( 1):
I. identicao do objeto a ser executado;
II. metas a serem atingidas;
III. etapas ou fases de execuo;
IV. plano de aplicao dos recursos nanceiros;
V. cronograma de desembolso;
VI. previso de incio e m da execuo do objeto, bem assim da concluso
das etapas ou fases programadas;
VII. se o ajuste compreender obra ou servio de engenharia, comprovao
de que os recursos prprios para complementar a execuo do objeto
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esto devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendi-
mento recair sobre a entidade ou rgo descentralizador.
A assinatura do convnio obriga o rgo repassador do recurso a comunicar o
fato Assembleia Legislativa ou Cmara Municipal respectiva.
A liberao dos recursos parcelada e est vinculada ao plano de aplicao
aprovado. As parcelas cam retidas nos seguintes casos:
Quando no houver comprovao da boa e regular aplicao da parcela an-
teriormente recebida, na forma da legislao aplicvel, inclusive mediante
procedimentos de scalizao local, realizados periodicamente pela enti-
dade ou rgo descentralizador dos recursos ou pelo rgo competente
do sistema de controle interno da Administrao Pblica;
Quando for verifcado desvio de fnalidade na aplicao dos recursos, atrasos
no justicados no cumprimento das etapas ou fases programadas, prticas
atentatrias aos princpios fundamentais de administrao pblica nas contra-
taes e demais atos praticados na execuo do convnio, ou o inadimple-
mento do executor com relao a outras clusulas conveniais bsicas;
Quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas
pelo partcipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo
sistema de controle interno.
Caso o recurso recebido no seja imediatamente utilizado, deve ser aplicado:
em caderneta de poupana de instituio fnanceira ofcial, se a previso de seu
uso for igual ou superior a um ms, ou
em fundo de aplicao fnanceira de curto prazo ou em operao de mercado
aberto lastreada em ttulos da dvida pblica, quando seu emprego vericar-se
em prazos menores que um ms.
As receitas nanceiras decorrentes dessas aplicaes sero obrigatoriamente
computadas a crdito do convnio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de
sua nalidade, devendo constar de demonstrativo especco que integrar a
prestao de contas do ajuste.
Caso, ao nal do convnio, seja por concluso, denncia, resciso ou extino,
exista saldo remanescente,este deve ser devolvido entidade ou ao rgo re-
passador no prazo improrrogvel de 30 dias, sob pena da imediata instaurao
de tomada de contas especial do responsvel, providenciada pela autoridade
competente do rgo ou entidade titular dos recursos.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
Assim, os repasses do Estado aos municpios, por meio de convnios, sempre
implicam a apresentao de um projeto ou de um plano de trabalho pelo bene-
ciado, no caso, o municpio, e no acompanhamento sistemtico do emprego
dos recursos pelo rgo concessor, no caso, a SPDR.
OS PRINCIPAIS PROGRAMAS DE
DESENVOLVIMENTO REGIONAL DA SPDR
O governo do Estado de So Paulo disponibiliza, por intermdio da SPDR, pro-
gramas de apoio ao desenvolvimento regional, com o uso de convnio, instru-
mento jurdico pelo qual pode atuar em conjunto com os municpios.
Essas aes, em consonncia com as diretrizes governamentais, atendem s
demandas das prefeituras por investimentos em diversos setores urbanos e re-
gionais, de maneira a fortalecer os municpios e os consrcios intermunicipais.
Os Programas de Articulao Municipal e Atuao Especial em Municpios
tm por objetivo incentivar o desenvolvimento municipal e regional do Estado,
com projetos de melhoria da infraestrutura urbana, de construo civil, e para a
aquisio de equipamentos, bem como programas emergenciais que atendam
s necessidades imediatas da populao de baixa renda.
Os convnios rmados com os municpios ou consrcios intermunicipais objetivam
proporcionar a pavimentao/recapeamento de vias pblicas; a construo de gale-
rias de guas pluviais; de guias e sarjetas; a iluminao pblica; a construo/reforma
de edicaes pblicas; a aquisio de mquinas e equipamentos; entre outros.
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PRESTAO DE CONTAS E TOMADA DE CONTAS
Conceitos e caractersticas
Segundo denem em documento a Fundao Joo Pinheiro e o Fundo das Na-
es Unidas para a Infncia (Unicef) (2000:83), prestao de contas correspon-
de ao ato administrativo atravs do qual o ordenador de despesas justica
formalmente, seja anualmente, no m de gesto ou em outras pocas, o bom
e regular emprego dos recursos pblicos em conformidade das leis, regulamen-
tos e demais normas administrativas, oramentrias e nanceiras.
Para Heraldo da Costa Reis (1979:154) a prestao de contas a satisfao,
dada pelo agente da administrao, da gesto de recursos que lhe foram cona-
dos para consecuo dos objetivos da entidade
Maria Helena Diniz (1998:706) conceitua, sob a tica do Direito Administrativo,
como: ato pelo qual os responsveis por uma gesto (governadores, prefeitos,
diretores, secretrios, tesoureiros, etc.) demonstram as despesas feitas para
atender a uma nalidade pblica. Trata-se da apresentao documental feita pe-
los administradores pblicos sobre o emprego de verbas de interesse pblico.
Por ltimo, Lino Martins da Silva (1998:294) ensina que prestao de contas
o procedimento pelo qual, dentro dos prazos xados, o responsvel est obri-
gado, por iniciativa pessoal, a comprovar ante o rgo competente o uso, o
emprego ou a movimentao dos bens numerrios e valores que lhe foram
entregues ou conados.
Assim, todos aqueles que utilizam dinheiro pblico, tm o dever de justicar
seu bom e regular emprego, na conformidade das leis, regulamentos e normas
emanadas das autoridades administrativas competentes e isso se d, no caso
especco dos convnios, por meio da prestao de contas, que tambm busca
evidenciar se houve eccia e efetividade em relao ao objeto conveniado.
sempre bom lembrar e fundamentar que as Administraes Pblicas Direta e
Indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
municpios, de acordo com o artigo 37 da Constituio Federal, obedecero aos
princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e ecincia.
Por isso que exigida uma srie de documentos na prestao de contas, que
est prevista no prprio termo de convnio.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
Ressalte-se que, independentemente dos aspectos legais, absolutamente
natural e imprescindvel que o gestor pblico preste contas sociedade sobre
o destino que est sendo dado aos recursos pblicos que lhe so conados.
Embora seja encarada como uma tarefa burocrtica, desagradvel e at des-
gastante, a prestao de contas deve ser tratada como uma obrigao natural,
inerente administrao da coisa pblica, pois por meio dela que os rgos
repassadores podem certicar-se se o convnio est ou no regular.
Porm, certo que os rgos repassadores de recursos no devem exigir do-
cumentos sem utilidade para o controle e que s aumentam as diculdades na
prestao de contas.
Para assegurar boa e regular prestao de contas, fundamental que a admi-
nistrao se organize, valorizando, investindo e capacitando os seus servidores
e mantendo boa estrutura para adequar os procedimentos de planejamento,
direo e controle dos convnios.
Na etapa de planejamento, so denidos os meios para formular os objetivos e
o alcance de cada um. fundamental que as aes estejam em conformidade
com as regras rmadas para a utilizao dos recursos. Certamente, se essa eta-
pa no for cumprida corretamente, a gesto do convnio ser prejudicada, afe-
tando as funes de direo e controle. A direo, por envolver as decises na
designao de pessoas e o alvo dos seus esforos, na motivao, na liderana e
na comunicao, as quais devem estar integradas com o planejado. E o controle
para o atendimento dos prazos e das demais regras de prestao de contas.
A prestao de contas, portanto, integra o controle, o qual representa a funo
administrativa de monitoramento do convnio e possibilita ajustes e correo
de eventuais desvios, principalmente quando so adotados controles prvios e
concomitantes. O controle subsequente (posterior) caracteriza-se pela avaliao
de fatos j consumados e, dependendo do caso, impossibilita o ajuste, salvo no
caso de ressarcimento de valores.
Entende-se por controle, na denio de Megginson et al. (1986:401), o processo de
garantir que os objetivos organizacionais e gerenciais estejam sendo cumpridos. Diz
respeito s maneiras de fazer com que as coisas aconteam do modo planejado.
Na mesma direo, o professor Antonio Lopes de S (1994:69) dene controle
como funo administrativa que se constitui na vericao de eventos, de modo
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a scalizar os mesmos para que possa concluir se foram realizados de acordo com
as nalidades propostas e complementa armando que se trata de scalizao
para que os fatos administrativos no se desviem dos objetivos propostos.
Resumidamente, o controle e, consequentemente, a prestao de contas, po-
dem ser prvios, concomitantes ou subsequentes (posteriores).
A vericao prvia se d, por exemplo, quando o Estado, rgo repassador,
analisa se o municpio atende s condies impostas pela LRF para receber
transferncias voluntrias.
A vericao concomitante o acompanhamento, por meio de relatrios ou in
loco, da aplicao dos recursos ao longo do cronograma denido.
A vericao subsequente acontece depois de concludo o projeto objeto do
convnio, ou ao trmino do exerccio nanceiro.
Em qualquer uma das fases, a prestao de contas deve atender a, no mnimo,
trs objetivos, quais sejam:
demonstrar a legalidade dos atos que resultaram na realizao das despesas;
demonstrar a correo funcional dos agentes pblicos; e
demonstrar que esto sendo atendidas as metas prescritas no programa de tra-
balho, expressas na realizao de obras e na prestao de servios pblicos.
Assim, a prestao de contas , antes de tudo, um instrumento de controle que
ajuda a garantir a transparncia na administrao dos recursos pblicos.
De outro lado, cabe destacar que a prestao de contas uma obrigao cons-
titucional. No mbito estadual, tal obrigao est assim expressa:
Artigo 32 - A scalizao contbil, nanceira, oramentria, operacional e pa-
trimonial do Estado, das entidades da administrao direta e indireta e das
fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, quanto legalidade, le-
gitimidade, economicidade, aplicao de subvenes e renncia de receitas,
ser exercida pela Assembleia Legislativa, mediante controle externo, e pelo
sistema de controle interno de cada Poder.
Pargrafo nico - Prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, de direito
pblico ou de direito privado, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou adminis-
tre dinheiro, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado responda, ou que,
em nome deste, assuma obrigaes de natureza pecuniria.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
O artigo 33 da Constituio Estadual ainda determina que o controle externo, a
cargo da Assembleia Legislativa, ser exercido com o auxlio do Tribunal de Con-
tas do Estado, ao qual compete, entre outras atribuies, avaliar a execuo das
metas previstas no Plano Plurianual (PPA), na Lei de Diretrizes Oramentrias
(LDO) e na Lei do Oramento Anual (LOA) e scalizar a aplicao de quais-
quer recursos repassados ao Estado e pelo Estado, mediante convnio,
acordo, ajuste ou outros instrumentos congneres.
Ressalta-se, assim, que, na Administrao Pblica, no mbito organizacional, h
dois tipos de controles independentes: o controle interno e o controle externo.
Por isso que alguns gestores municipais acreditam que prestam contas duas
vezes, no caso dos convnios: uma para a secretaria estadual responsvel pelo
convnio e outra para o Tribunal de Contas. Porm, observa-se que o controle
predominante realizado pela secretaria estadual o concomitante, e o realizado
pelo Tribunal de Contas o subsequente ou posterior.
O controle interno da administrao pblica
O controle interno conhecido como primrio ou administrativo e realizado por
rgo da prpria administrao. Tem a funo de avaliar a ao governamental e a
gesto dos agentes pblicos, por intermdio da scalizao oramentria, nancei-
ra, operacional e patrimonial. Alm disso, contribui com o apoio ao controle externo,
apontando, inclusive, eventuais irregularidades nos atos dos agentes pblicos.
O controle externo da administrao pblica
O controle externo realizado por rgo que se situa fora da esfera da administrao
scalizada, ou seja, exercido por rgo autnomo e totalmente independente.
O controle, de acordo com o artigo 71 da Constituio Federal, exercido pelo
Poder Legislativo com o auxlio do Tribunal de Contas, o qual tem extensa lista
de atribuies voltadas ao controle.
No Estado de So Paulo, o controle externo do Estado e dos municpios, com
exceo da Capital, exercido pelo Tribunal de Contas estadual.
A falta da prestao de contas, ou a prestao de contas defeituosa, no caso
dos convnios, ocasiona a no liberao de novos recursos decorrentes do ajus-
te, bem como a proibio de novos ajustes a serem celebrados com o ente p-
blico responsvel pelo repasse, provocando a abertura de processo denominado
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Tomada de Contas Especial que denido como um processo devidamente
formalizado, dotado de rito prprio, que objetiva apurar os fatos, identicar os
responsveis e quanticar o dano causado ao Errio, visando ao seu imediato
ressarcimento (Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU 127/2008, art. 63).
Geralmente, a Tomada de Contas Especial feita pelos tribunais de contas ou
controladorias-gerais ou, ainda, pelo rgo concessor dos recursos, aps esgo-
tadas todas as medidas administrativas internas que objetivam o atendimento
das regras conveniadas.
Os detalhes especcos para a prestao de contas dos convnios rmados
entre a SPDR e os municpios so apresentados a seguir.
A IMPORTNCIA DA PRESTAO DE CONTAS
A SPDR, no exerccio de suas atividades, no que tange aos documentos que
comprovam a execuo dos objetos conveniados com os municpios, com o
compromisso de dar maior transparncia aos fatos, solicita uma srie de docu-
mentos no processo de prestao de contas.
Os gestores dos convnios para transferncia de recursos aos municpios de-
vem, ao nal da vigncia, prestar contas ao rgo repassador, inclusive com as
peas, os documentos e as informaes exigidas nas normas que norteiam tais
transferncias voluntrias. A no apresentao da prestao de contas no prazo
regulamentar pode causar srios transtornos Administrao Pblica local e
resultar na instaurao da Tomada de Contas Especial, como j mencionado.
O procedimento custoso e pode trazer consequncias negativas para o con-
venente. As contas irregulares de uma prefeitura, por exemplo, so enviadas
para apreciao do Tribunal de Contas do Estado e o municpio ca impedido de
realizar convnios com o governo estadual.
Desta forma, sugere-se ateno especial para evitar as falhas mais comuns
numa prestao de contas, como as que se seguem:
no apresentao da prestao de contas no prazo regular;
no recolhimento, em caso de obras, do Fundo de Garantia do Tempo de
Servio (FGTS), e a matrcula no Cadastro Especco do INSS (CEI)/ Insti-
tuto Nacional de Seguro Social;
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
alterao do plano de trabalho sem consulta prvia;
falta de aplicao dos recursos fnanceiros;
descumprimento de clusulas do convnio;
no recolhimento dos saldos na conta do rgo ou das entidades repassa-
doras, quando do encerramento do convnio;
preenchimento incorreto de formulrios.
Por isso, sugere-se aos tcnicos responsveis pela prestao de contas que,
antes de tudo, tenham s mos o Manual de Orientao da Prestao de Con-
tas, bem como quem atentos s clusulas do convnio, para, somente assim,
apresent-la de forma correta e no prazo regular.
DOCUMENTOS COMPROBATRIOS
PARA FORMALIZAR A PRESTAO DE CONTAS
O municpio, ao executar o objeto acordado entre as partes, por fora da legisla-
o que rege os convnios, deve prestar contas ao rgo repassador dos recur-
sos. O processo constitui-se da apresentao, concedente, dos documentos
comprobatrios da despesa no nal da vigncia do instrumento.
Desta forma, recomenda-se entregar ao ER a prestao de contas dos recursos re-
passados pelo Estado, dentro das regras atuais, por programas da UAM.
As parcelas do convnio sero liberadas em conformidade com o pargrafo 3,
incisos I, II e III, do artigo 116, da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, com
as respectivas alteraes, e clusula 6 do convnio.
3 As parcelas do convnio sero liberadas em estrita conformidade com o
plano de aplicao aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mes-
mas caro retidas at o saneamento das impropriedades ocorrentes.
I. quando no tiver havido comprovao da boa e regular aplicao da parce-
la anteriormente recebida, na forma da legislao aplicvel, inclusive
mediante procedimento de scalizao local, realizados periodicamente
pela entidade ou sistema de controle interno da Administrao Pblica;
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II. quando vericado desvio de nalidade na aplicao dos recursos, atrasos
no justicados no cumprimento das etapas ou fases programadas, prticas
atentatrias aos princpios fundamentais da Administrao Pblica nas con-
trataes e demais atos praticados na execuo do convnio, ou inadimple-
mento do executor com relao a outras clusulas conveniais bsicas;
III. quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo
partcipe repassador dos recursos ou por integrante do respectivo sistema de
controle interno. (LEI 8.666/93, art. 116, 3, Incisos I, II e III)
A prefeitura deve prestar contas das parcelas repassadas pelo Estado no
prazo de 30 dias aps os gastos, para ns de liberao de nova parcela e/ou
trmino do convnio.
A prestao de contas conter os seguintes documentos comprobatrios:
1. Ofcio
Deve mencionar os documentos da prestao de contas enviados pelo prefeito
aos cuidados da dirigente da UAM.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
MODELO DE OFCIO
OFCIO N ...
..., ... de ... de ...
Prezado(a) Senhor(a),
Em obedincia s instrues da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento
Regional/Unidade de Articulao com Municpios, encaminhamos a Vossa Se-
nhoria, para apreciao, a Prestao de Contas da ...(nmero) parcela, prove-
niente dos recursos repassados pelo Estado por meio do Convnio n..., com-
posta dos seguintes documentos:
Ofcio
Planilha de acompanhamento contbil-nanceiro
Nota de empenho global e os subempenhos e/ou notas de empenhos ordinrios
Notas de liquidao e ordens de pagamentos
Notas scais
Guias de retenes (INSS, Imposto sobre Servios -
ISS e Imposto de Renda Retido na Fonte - IRRF)
Extratos bancrios da conta vinculada ao convnio
referente ao perodo de .../.../... a .../.../...
Extratos bancrios das aplicaes no mercado nanceiro
referente ao perodo de .../.../... a .../.../...
Guia de Arrecadao Estadual (Gare)
Laudo tcnico
Fotos da placa e do objeto do convnio
Cpia da licitao e da contratao
Cauo
Aproveitamos a oportunidade para apresentar-lhe nossos protestos de estima
e considerao.
(assinatura)
Prefeito do Municpio de ...

UNIDADE DE ARTICULAO COM MUNICPIOS


SO PAULO/SP
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.
CARIMBO DE
PROTOCOLO PELO ER
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2. Extratos bancrios da conta vinculada ao convnio
Apresentar os extratos bancrios desde a data do crdito correspondente ao paga-
mento feito pela Secretaria de Estado da Fazenda at a data da Prestao de Contas.
Obs. 1: Movimentar a conta bancria aberta para cada convnio.
Obs. 2: Eventuais tarifas bancrias debitadas devem ser estornadas imediatamente.
3. Extratos das aplicaes no mercado nanceiro
O extrato das aplicaes feitas no decorrer do perodo contido na prestao de
contas ser encaminhado conforme o tipo de aplicao.
4 Os saldos de convnio, enquanto no utilizados, sero obrigatoriamente
aplicados em caderneta de poupana de instituio nanceira ocial se a pre-
viso de seu uso for igual ou superior a um ms, ou em fundo de aplicao -
nanceira de curto prazo ou operao de mercado aberto lastreada em ttulos da
dvida pblica, quando a utilizao dos mesmos vericar-se em prazos menores
que um ms. (LEI 8.666/93, art. 116, 4)
4. Gare
Caso o convnio tenha saldo remanescente a ser devolvido, utilizar a Gare com
o cdigo 890-4, fazendo constar da observao da guia de que se trata de devo-
luo de saldo remanescente do Convnio SPDR/UAM.
5. Planilha de acompanhamento contbil-nanceiro
A prefeitura deve seguir rigorosamente o modelo de planilha da SPDR, dispo-
nvel no site (www. planejamento.sp.gov.br), para inserir as informaes cont-
beis e nanceiras (arquivo em Excel ou Word), acompanhada de cpia da docu-
mentao que a compe.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO
rgo concessor:
Data de recebimento da parcela:
rgo benecirio:
Prestao de contas referente a:
Valor da parcela:
Endereo:
Objeto:
Convnio n:
O signatrio, na qualidade de representante da Prefeitura do Municpio de ..., vem
indicar, na forma abaixo detalhada, a documentao da aplicao dos recursos
recebidos em .../.../... (dia, ms e ano), da SPDR/UAM, na importncia de R$ ...
(por extenso), recursos estes recebidos para ... (objeto do convnio).
(continua)
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MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO
(continuao)
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Declaro, na qualidade de responsvel pela Prefeitura do Municpio de ..., sob
as penas da lei, que a documentao acima relacionada comprova a exata
aplicao dos recursos recebidos para os ns indicados.
Data: .../... /...
(assinatura) (assinatura)
nome e registro do gestor no Conselho nome do prefeito
Regional de Contabilidade (CRC)
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.
O gestor deve anexar planilha cpia de toda a documentao utilizada no seu
preenchimento, conforme a seguir relacionada:
Empenho global ou ordinrio: Nota de empenho por meio da qual a prefei-
tura faz a reserva do valor da despesa referente ao convnio.
Obs.: vedada a realizao de despesa sem prvio empenho (LEI 4.320/64, art. 60).
Nota de liquidao e ordem de pagamento: Nota de liquidao o docu-
mento que permite vericar a realizao da despesa. Ordem de pagamento o
documento pelo qual se autoriza a efetivao de seu pagamento.
Obs.: Base legal: Lei 4.320/64, artigos 63 e 64.
Notas scais: Devem conter a observao de que se referem ao Convnio SPDR/
UAM N..., indicando a origem dos recursos.
Obs.: Nas notas scais, devem ser discriminados os itens e os valores dos materiais
e da mo de obra, e preenchidos obrigatoriamente todos os campos com clareza e
sem rasuras.
Guias de retenes do INSS, ISS e IRRF: As guias devem conter autentica-
o bancria ou comprovante do pagamento efetuado on-line.
Obs.: Os valores retidos devem ser discriminados na nota scal.
Cauo: Modalidade de garantia exigida na contratao de obras, servios e
compras, que poder ser em dinheiro ou em ttulos da dvida pblica.
MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO (continuao)
(COLOCAR BRASO E NOME DA PREFEITURA)
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Quando forem retidos valores a ttulo de cauo no pagamento das parcelas, a
documentao que comprova essa garantia deve ser apresentada junto com a
prestao de contas.
6. Laudo tcnico de obras e servios de engenharia
Emitido pelo responsvel tcnico da prefeitura pelo acompanhamento fsico do
objeto conveniado, indica o estgio e atesta que est em consonncia com o
projeto executivo proposto, bem como inclui os memoriais e as especicaes
tcnicas ans e tambm o cronograma fsico-nanceiro.
MODELO DE LAUDO TCNICO
Prefeitura do Municpio de: ...
Laudo tcnico
Convnio SPDR/UAM n ...
Licitao: Tipo: ... Nmero: ...
Objeto (obra): ...
Atesto que as obras em epgrafe foram por mim vistoriadas, in loco, e que foram
realizadas em consonncia com o projeto executivo, memoriais, especicaes
tcnicas e cronograma do convnio supracitado. Atesto ainda que as obras en-
contram-se ... % concludas.
Data: .../.../...
(assinatura)
nome e registro do responsvel tcnico no
Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Crea)
Obs.1: Os convnios com objetos de aquisio no necessitam de laudo tcnico.
Obs.2: Caso ocorra mudana do responsvel tcnico do convnio, enviar a nova por-
taria que o designe.
Obs. 3: Os laudos de medio referentes ao pagamento de notas scais no substi-
tuem o laudo tcnico.
Obs.4: Apresentar em papel timbrado da prefeitura.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
7. Fotograas
Fotos referentes obra de engenharia:
da placa que identifca a localizao da obra;
da evoluo da obra em cada etapa, de acordo com o cronograma fsico-fnanceiro.
Compete ao municpio colocar e conservar uma placa de identicao da obra
de acordo com modelo e especicao fornecidos pela SPDR, no site www.
planejamento.sp.gov.br.
Fotos referentes aquisio de veculos e equipamentos:
Foto do objeto adquirido contendo o selo indicativo do convnio com a SPDR,
disponvel no site www.planejamento.sp.gov.br.
Obs.1: Nos convnios de aquisio de veculo, alm da foto, anexar cpia autenticada
da documentao do veculo.
Obs.2: Os modelos e especicaes de placa da obra e selo indicativo do convnio
apresentados pela SPDR esto disponveis no site www.planejamento.sp.gov.br.
8. Cpia da licitao e da contratao
Quando da prestao de contas da primeira parcela, ou se houver nova licitao
e contratao, anexar:
No caso de licitao nas modalidades convite, tomada de preos e con-
corrncia:
Edital e todos os anexos nele mencionados;
Publicao do edital;
Ata de abertura e julgamento da habilitao das empresas;
Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
Atas de abertura e julgamento das propostas;
Adjudicao;
Homologao;
Contrato; e
Ordem de incio dos servios.
Obs.1: No necessrio enviar o Envelope 1 (habilitao).
Obs.2: Caso haja dispensa ou inexigibilidade de licitao, enviar cpia do processo.
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No caso de licitao na modalidade prego:
Edital de todos os anexos nele mencionados;
Publicao do edital;
Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
Ata de sesso de julgamento do prego;
Adjudicao;
Homologao;
Contrato;
Ordem de incio dos servios;
Obs.: No h necessidade do Envelope 2 (habilitao).
No caso de dispensa ou inexigibilidade de licitao:
Anexar prestao de contas o respectivo processo administrativo da sua dis-
pensa ou inexigibilidade (Lei 8.666/93, artigo 26 e pargrafo nico), inclusive
com a publicao do ato no rgo ocial de divulgao.
Deve ser adotada a modalidade de licitao pertinente execuo total do
objeto, acompanhada dos documentos comprobatrios de que a autorizao
da despesa foi feita para o custo nal da obra, servio ou aquisio projetado.
RECOMENDAES GERAIS
O convnio caracteriza-se como uma forma mais tradicional de cooperao de
interesses convergentes e se d, efetivamente, pelo repasse de recursos nan-
ceiros destinados a subsidiar aes pblicas desenvolvidas em conjunto. Para que
o municpio tenha xito na parceria com o Estado, necessrio seguir elmente
as clusulas e condies celebradas entre as partes, observando as recomenda-
es descritas a seguir, evitando-se, assim, eventuais dissabores na prestao de
contas, impossibilitando-o de contratar novos convnios, quais sejam:
Depositar e movimentar os recursos repassados exclusivamente por con-
ta vinculada ao convnio;
No deixar os recursos parados na conta corrente, mas aplic-los, rever-
tendo os rendimentos auferidos para o objeto do convnio;
Obs.: Obriga-se a prefeitura, no caso de no utilizao dos recursos para o
m conveniado, ou aplicao indevida destes, a devolv-los, acrescidos da
remunerao devida pela aplicao em caderneta de poupana.
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Manual de Gesto e Prestao de Contas
proibida a retirada de recursos da conta para qualquer outro fm que no
seja o da realizao do objeto a que se refere o convnio, seja qual for o
argumento e o perodo de retirada, sob pena de resciso do convnio e
devoluo dos recursos recebidos, devidamente atualizados;
Efetuar despesas em conformidade com a relao de materiais e servios
apresentados no memorial descritivo e no cronograma fsico-nanceiro;
No realizar nenhum pagamento antes da liberao de recursos do Estado;
Caso haja alguma fatura de reajuste, pag-la com os rendimentos das apli-
caes dos recursos no mercado nanceiro;
Obs.: Se o valor do reajuste exceder o rendimento apurado, pagar seu
complemento com recursos prprios, no deduzvel da contrapartida inicial
constante do convnio.
Manter um arquivo contendo a documentao contbil das despesas pa-
gas com os recursos do convnio, inclusive da contrapartida;
Sempre que solicitado pela SPDR/UAM, prestar os esclarecimentos e/
ou apresentar os documentos necessrios relacionados ao convnio;
A prestao de contas deve ocorrer:
No prazo mximo de at 30 dias aps os gastos, para ns de liberao de
nova parcela e/ ou de trmino do convnio;
At 31 de janeiro do exerccio seguinte ao recebimento dos recursos (Tribunal
de Contas do Estado de So Paulo, Instrues 01/2008), ainda que parcial;
Por ocasio de aditamento de prazo ou de qualquer outra alterao que
venha a ocorrer nos termos de convnio.
Obs.: Caso o objeto do convnio seja concludo antes da liberao de nova
parcela, automaticamente, sero canceladas as subsequentes.
Caso o projeto conveniado no possa ser cumprido dentro da vigncia,
solicitar a prorrogao do prazo com antecedncia mnima de 30 dias,
justicando os motivos;
Cumprir rigorosamente o termo de convnio.
Observaes gerais
Ao preparar a prestao de contas, ter em mos:
cpia do convnio;
planilha oramentria;
cronograma fsico-nanceiro.
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O convnio no tem efeito retroativo, no podendo os recursos serem utili-
zados, com efeitos indenizatrios, conforme expressamente vedado pelo ar-
tigo 58 da Lei Estadual 6.544, de 20 de novembro de 1989, aplicvel aos con-
vnios por fora do disposto em seu artigo 89, e respectivas alteraes.
Os recursos oriundos da aplicao do numerrio estadual devem ser com-
putados a crdito do convnio, mas integrados participao estadual e
no municipal. (LEI FEDERAL 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada
pela Lei 8.883, de 8 de junho de 1994, art. 116, pargrafos 4, 5 e 6 e Lei
9.032, de 28 de setembro de 1995)
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bro de 2008 e 25 de agosto de 2009. Estabelece normas para execuo do
disposto no Decreto 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispe sobre as normas
relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contra-
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SECRETARIA DE PLANEJAMENTO
E DESENVOLVIMENTO REGIONAL
CONVNIOS UAM e AEM
Manual de Gesto e
Prestao de Contas