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CODIGO: P-07-04SM
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
COMPRA DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO
REVISION

No. REV






MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRA DE
INSUMOS PARA EL
SERVICIO MEDICO






NOMBRE: PILAR GALAT NOMBRE: FERNANDO GALVIS PINZON NOMBRE: RICARDO NUEZ
CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINSTRATIVO
FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011
ELABOR REVIS APROB

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1.
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
Mejorar el control de los elementos e insumos que solicita el servicio mdico con el propsito de establecer una
metodologa de adquisicin y control de dichos productos, por parte del personal responsable tanto en el almacn como en
el servicio mdico.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL
Indicar la metodologa a seguir para realizar la identificacin, tratamiento y liberacin de los insumos y medicamentos
requeridos por el servicio mdico.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL:
Aplica para las compras de insumos y medicamentos solicitados por el servicio mdico en la ciudad de Bogot D.C.







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2. ADQUISICIN CONTROL:
2.1 NORMAS BASICAS PARA PROGRAMACION:
- Coordinar con el servicio mdico la programacin de solicitud de insumos, con el personal mdico y el
Departamento de compras y suministros.
- Inventario General de insumos mdicos.
- Dar cumplimiento al cronograma de compras establecido por el departamento de compras.

2.2 DATOS DE LOS PROVEEDORES:
- Inscripcin en registro sanitario de la empresa
- Condiciones de la empresa: representacin de producto, concesionario, distribuidor, productor.

2.3 CRITERIOS PARA EL ANALISIS DE LAS COTIZACIONES:
- Presentacin: envase mltiple, unitario, empaque, etiquetado.
- Calidad.
- Cumplimiento de especificaciones tcnicas.
- Sistema de control de calidad.
- Personal de inspeccin.
- Disponibilidad de informacin cientfica.
- Registro sanitario del producto.

2.4 ASPECTOS COMERCIALES:
- Precios
- Plazo de entrega
- Plazo de crdito
- Poltica de devoluciones/cambio de producto (se manejaran de acuerdo al procedimiento de producto no conforme)

2.5 ALMACENAMIENTO:
El almacenamiento de insumos conjuga las actividades de recepcin, clasificacin, ubicacin, custodia, eventual
manipulacin y control de existencia de stos. El almacenamiento tiene como objetivo conservar las caractersticas de los
insumos (tal como las presentaron a su ingreso), por ello estos sern entregados directamente en el sitio de
almacenamiento destinado por el personal del servicio mdico.

2.6 REGLAS MINIMAS PARA LA RECEPCION DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
La recepcin de insumos consiste en recibir el pedido, al cual se le verificar las especificaciones
Tales como: cantidad, calidad y empaque,
- Al recibirse cada entrega, sta debe ser comparada con la orden de compra, segn cantidad y la descripcin del
producto
- Todos los recipientes deben ser cuidadosamente inspeccionados para detectar contaminacin y dao
- Al recibir el pedido se debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en la hoja de vida de cada
producto: cdigo, unidad de dosificacin, descripcin del medicamento, costo unitario y costo total
- No se deben aceptar insumos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el formato de producto no
conforme cuando se presente el caso
- Todo insumo debe ingresar por el servicio mdico con el visto bueno del almacn
- El personal del servicio mdico deber informar sobre su criterio tcnico en el caso de insumos que por problemas de
calidad deben rechazarse, en el formato de producto no conforme.
- Revisar el tiempo mnimo de fechas de vencimiento (12 meses)

2.7 REGLAS MINIMAS PARA LA RECEPCION DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
Del rea
- Espacios fijos: reas que se han sealado con anterioridad para la ubicacin de determinados insumos. Este espacio
fijo garantiza el almacenamiento de los insumos de acuerdo al criterio del personal mdico. Puede ser tanto en tarimas
como en estantes y el espacio definido por categora debe respetarse, ya que ello garantizar el orden, accesibilidad,
fcil ubicacin y aprovechamiento del espacio fsico al mximo.
- Espacios disponibles: reas libres del almacn que permiten el almacenamiento de nuevos productos que podran
ingresar al servicio mdico.
- Desarrollar funciones de control o supervisin con integridad, conocimiento y la experiencia necesaria.

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Del local
- Facilitar la conservacin de los insumos almacenados y protegerlos de todas las Influencias potencialmente dainas,
tales como variaciones drsticas de temperatura y humedad, polvo y olores, entrada de animales, plagas e insectos.
- Tener pisos de superficie lisa, de fcil limpieza y desplazamiento.
- Ser de tamao adecuado segn la cantidad de inventario de productos y donde se permita tener zonas fsicamente
separadas para la ubicacin ordenada de los medicamentos.
- Iluminacin completa para permitir que todas las operaciones se lleven a cabo con Precisin y seguridad.
- Ubicar en reas separadas los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento. Estas reas deben
ser construidas y equipadas de acuerdo a las condiciones deseadas, tomando en consideracin los cambios climticos
estacionales o los reglamentos nacionales en rigor. Se tomarn precauciones especiales para el almacenamiento de
materiales peligrosos y delicados tales como: lquidos y slidos combustibles, gases bajo presin, narcticos y otras
sustancias, tales como las altamente txicas, materiales radiactivos y corrosivos.
- El servicio mdico realizara control diario de registro de la temperatura y humedad de la zona de almacenamiento.

2.8 METODOS DE ALMACENAMIENTO:
- Tomar en cuenta factores que faciliten la rotacin, el despacho, el control y la proteccin de los materiales. Aunque
estos factores varan de acuerdo al espacio disponible, al equipo de movilizacin y a la cantidad de productos a ser
almacenados, hay aspectos comunes que deben considerarse en el ordenamiento de los materiales. Estos aspectos
incluyen :
1. Similitud: agrupacin segn accin farmacolgica, forma farmacutica,
2. Rotacin de los productos segn fechas de vencimiento siguiendo la semaforizacin (cdigo de colores)
rojo<6 meses ; amarillo 6-12 meses y verde >1 ao
3. Caractersticas especiales: uso restringido, inflamables, etc,
4. Capacidad fsica del almacn (tamao, altura del techo)
5. Equipos y personal.

- Es recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es decir, lo primero que entra es lo primero
en salir, considerando la fecha de vencimiento de los productos (independientemente de la modalidad de
almacenamiento)

2.9 SISTEMAS DE SEGURIDAD:
- Mantener un sistema de seguridad implementando medidas de proteccin del material contra incendios, evitar robos y
extravos, humedad y otros factores.
- Mantener polticas de saneamiento y seguridad; identificacin de los empleados, uso de uniformes y tcnicas de
limpieza.

2.10 LOCALIZACION DE LOS INSUMOS:
- Conservar la correcta identificacin del producto, para ello debe contarse con una correcta identificacin de las
zonas de ordenamiento permitiendo as aprovechar los espacios disponibles de acuerdo a la clasificacin utilizada, la
identificacin en la parte frontal de los estantes o tarimas
- Cada producto debe tener su respectivo control de entradas y salida

2.11 INVENTARIOS:
- Realizar control de inventario de los productos. Los tipos ms comunes son: Peridico (a intervalo de tiempo
definidos), permanente (cada vez que se presenta movimiento del producto) y especiales (eventual por razones
especficas). La revisin peridica implica revisar la fecha de vencimiento de los productos para tomar medidas de
cambio de mercanca antes del vencimiento y cambio de material de poca salida.
- Vigilar y controlar los medicamentos al interno del servicio mdico con el propsito de:
1. Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia, necesidades de reposicin y
conocimiento anticipado del tiempo de reposicin
2. Conocer las caractersticas y tendencias del consumo del medicamento
3. Identificar las existencias disponibles
4. Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilizacin de las
existencias con fecha de vencimiento ms prxima, dentro de un marco adecuado de tiempo para lograr su
utilizacin y cuando esto no sea posible, debe elaborarse un inventario

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5. Evitar o disminuir al mximo la prdida de insumos, tal como el dao de envases, inadecuado control en los
despachos o la fuga del producto, - Descartar fsica y contablemente todo insumo que se haya deteriorado
por encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo
6. Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacn a travs de inventarios totales (una vez al
ao) o inventario selectivo (por tipo de insumo).


3. COMPRA DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



































No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
PERSONAL
SERVICIO
MDICO
SOLICITUD DE ELEMENTOS:
Trimestralmente realiza el requerimiento, con todas las especificaciones necesarias para
realizar la cotizacin (cantidad-referencias-marca-especificaciones tcnicas).
2
SECRETARIA DE
COMPRAS
RECEPCION Y CREACIN DE COTIZACIN:
Recibe el pedido (suministro), lo pasa al formato de cotizacin y lo enva a los proveedores
registrados en la lnea de insumos.

Cuando las cotizaciones sean recibidas en el departamento de compras, se entregan al
personal de servicio mdico, para el respectivo tramite
3
PERSONAL
SERVICIO
MDICO
SELECCIN DE PROVEEDOR:
Con acompaamiento del personal del Departamento de Compras Y Suministros selecciona
la mejor propuesta teniendo en cuenta, precio entrega, marca, etc.
4
JEFE DE
COMPRAS
RECEPCION SELECCIN DE PROVEEDORES A COMPRAR:
Revisa y aprueba la seleccin de los proveedores a quienes se les va a comprar, y solicita
visto bueno del ordenador del gasto.
5
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA:
Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente
aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto.
6
SECRETARIA DE
COMPRAS
ENVIO DE ORDEN DE COMPRA:
Enva va fax o correo electrnico la orden de compra al proveedor seleccionado.
7
PERSONAL
SERVICIO
MDICO
RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO:
Recibe la mercanca, confrontando fsicamente con la orden de compra y la factura. Si esta
conforme procede a entregar la factura al Departamento de compras para el respectivo
tramite, con el sello de recibido a conformidad y de acuerdo a las especificaciones tcnicas
establecidas para ello
8 ALMACENISTA
RECEPCION FACTURA:
Verifica sello de recibido a conformidad. Si est acorde procede a ingresar al sistema de
informacin, relacionando orden de compra y nmero de factura. Luego enva el documento
de entrada y la factura a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago.
9
PERSONAL
SERVICIO
MDICO
ALMACENAMIENTO:
Almacena los elementos y los administra segn el proceso establecido

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3.2 DIAGRAMA DE FLUJO:
SERVICIO MDICO (BU) COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
ELEMENTOS
PEDIDO
RECEPCION Y
CREACIN DE
COTIZACIN
SELECCIN DE
PROVEEDOR
ENVIO DE
COTIZACIN
RECEPCION
SELECCIN DE
PROVEEDORES A
COMPRAR
GENERACION DE LA
ORDEN DE COMPRA
ENVI DE ORDEN
DE COMPRA
RECEPCION Y
VERIFICACION DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
RECEPCIN DE
FACTURA
ALMACENAMIENTO
FIN
TRMITE CONTABLE
Y ARCHIVO
DOCUMENTOS




3.3 DEFINICIONES:
- FUNCIONABILIDAD: Capacidad de una pieza o producto de cumplir la funcin para la cual fue diseado y
fabricado.

- Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad

- CONCESIN: Autorizacin para la utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
especificados.

- LIBERACIN: autorizacin para proseguir son la siguiente etapa de un proceso

- ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancas al vendedor indicando
cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.

- ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.


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- PROVEEDOR: personas naturales o jurdicas que habiendo cumplido los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y
consultora.

- SOLICITUD: Formato diligenciado por las distintas dependencias acadmicas y administrativas para solicitar un bien
o servicio; especificando requerimientos tcnicos, marca, modelo, cantidad, etc.


4 DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Manual de procesos y procedimientos de compras y suministros
- Acuerdo 09 del 20 de septiembre de 1994
- Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010


5 REGISTROS:
- Registro de evaluacin de proveedores
- Registro de no conformes
- Registro de devolucin


6 CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
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