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CODIGO: P-07-04SM
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
COMPRA DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO
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No. REV






MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRA DE
INSUMOS PARA EL
SERVICIO MEDICO






NOMBRE: PILAR GALAT NOMBRE: FERNANDO GALVIS PINZON NOMBRE: RICARDO NUÑEZ
CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINSTRATIVO
FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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1.
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
Mejorar el control de los elementos e insumos que solicita el servicio médico con el propósito de establecer una
metodología de adquisición y control de dichos productos, por parte del personal responsable tanto en el almacén como en
el servicio médico.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL
Indicar la metodología a seguir para realizar la identificación, tratamiento y liberación de los insumos y medicamentos
requeridos por el servicio médico.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL:
Aplica para las compras de insumos y medicamentos solicitados por el servicio médico en la ciudad de Bogotá D.C.







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2. ADQUISICIÓN CONTROL:
2.1 NORMAS BASICAS PARA PROGRAMACION:
- Coordinar con el servicio médico la programación de solicitud de insumos, con el personal médico y el
Departamento de compras y suministros.
- Inventario General de insumos médicos.
- Dar cumplimiento al cronograma de compras establecido por el departamento de compras.

2.2 DATOS DE LOS PROVEEDORES:
- Inscripción en registro sanitario de la empresa
- Condiciones de la empresa: representación de producto, concesionario, distribuidor, productor.

2.3 CRITERIOS PARA EL ANALISIS DE LAS COTIZACIONES:
- Presentación: envase múltiple, unitario, empaque, etiquetado.
- Calidad.
- Cumplimiento de especificaciones técnicas.
- Sistema de control de calidad.
- Personal de inspección.
- Disponibilidad de información científica.
- Registro sanitario del producto.

2.4 ASPECTOS COMERCIALES:
- Precios
- Plazo de entrega
- Plazo de crédito
- Política de devoluciones/cambio de producto (se manejaran de acuerdo al procedimiento de producto no conforme)

2.5 ALMACENAMIENTO:
El almacenamiento de insumos conjuga las actividades de recepción, clasificación, ubicación, custodia, eventual
manipulación y control de existencia de éstos. El almacenamiento tiene como objetivo conservar las características de los
insumos (tal como las presentaron a su ingreso), por ello estos serán entregados directamente en el sitio de
almacenamiento destinado por el personal del servicio médico.

2.6 REGLAS MINIMAS PARA LA RECEPCION DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
La recepción de insumos consiste en recibir el pedido, al cual se le verificará las especificaciones
Tales como: cantidad, calidad y empaque,
- Al recibirse cada entrega, ésta debe ser comparada con la orden de compra, según cantidad y la descripción del
producto
- Todos los recipientes deben ser cuidadosamente inspeccionados para detectar contaminación y daño
- Al recibir el pedido se debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en la hoja de vida de cada
producto: código, unidad de dosificación, descripción del medicamento, costo unitario y costo total
- No se deben aceptar insumos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el formato de producto no
conforme cuando se presente el caso
- Todo insumo debe ingresar por el servicio médico con el visto bueno del almacén
- El personal del servicio médico deberá informar sobre su criterio técnico en el caso de insumos que por problemas de
calidad deben rechazarse, en el formato de producto no conforme.
- Revisar el tiempo mínimo de fechas de vencimiento (12 meses)

2.7 REGLAS MINIMAS PARA LA RECEPCION DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
Del área
- Espacios fijos: áreas que se han señalado con anterioridad para la ubicación de determinados insumos. Este espacio
fijo garantiza el almacenamiento de los insumos de acuerdo al criterio del personal médico. Puede ser tanto en tarimas
como en estantes y el espacio definido por categoría debe respetarse, ya que ello garantizará el orden, accesibilidad,
fácil ubicación y aprovechamiento del espacio físico al máximo.
- Espacios disponibles: áreas libres del almacén que permiten el almacenamiento de nuevos productos que podrían
ingresar al servicio médico.
- Desarrollar funciones de control o supervisión con integridad, conocimiento y la experiencia necesaria.

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Del local
- Facilitar la conservación de los insumos almacenados y protegerlos de todas las Influencias potencialmente dañinas,
tales como variaciones drásticas de temperatura y humedad, polvo y olores, entrada de animales, plagas e insectos.
- Tener pisos de superficie lisa, de fácil limpieza y desplazamiento.
- Ser de tamaño adecuado según la cantidad de inventario de productos y donde se permita tener zonas físicamente
separadas para la ubicación ordenada de los medicamentos.
- Iluminación completa para permitir que todas las operaciones se lleven a cabo con Precisión y seguridad.
- Ubicar en áreas separadas los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento. Estas áreas deben
ser construidas y equipadas de acuerdo a las condiciones deseadas, tomando en consideración los cambios climáticos
estacionales o los reglamentos nacionales en rigor. Se tomarán precauciones especiales para el almacenamiento de
materiales peligrosos y delicados tales como: líquidos y sólidos combustibles, gases bajo presión, narcóticos y otras
sustancias, tales como las altamente tóxicas, materiales radiactivos y corrosivos.
- El servicio médico realizara control diario de registro de la temperatura y humedad de la zona de almacenamiento.

2.8 METODOS DE ALMACENAMIENTO:
- Tomar en cuenta factores que faciliten la rotación, el despacho, el control y la protección de los materiales. Aunque
estos factores varían de acuerdo al espacio disponible, al equipo de movilización y a la cantidad de productos a ser
almacenados, hay aspectos comunes que deben considerarse en el ordenamiento de los materiales. Estos aspectos
incluyen :
1. Similitud: agrupación según acción farmacológica, forma farmacéutica,
2. Rotación de los productos según fechas de vencimiento siguiendo la semaforización (código de colores)
rojo<6 meses ; amarillo 6-12 meses y verde >1 año
3. Características especiales: uso restringido, inflamables, etc,
4. Capacidad física del almacén (tamaño, altura del techo)
5. Equipos y personal.

- Es recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es decir, lo primero que entra es lo primero
en salir, considerando la fecha de vencimiento de los productos (independientemente de la modalidad de
almacenamiento)

2.9 SISTEMAS DE SEGURIDAD:
- Mantener un sistema de seguridad implementando medidas de protección del material contra incendios, evitar robos y
extravíos, humedad y otros factores.
- Mantener políticas de saneamiento y seguridad; identificación de los empleados, uso de uniformes y técnicas de
limpieza.

2.10 LOCALIZACION DE LOS INSUMOS:
- Conservar la correcta identificación del producto, para ello debe contarse con una correcta identificación de las
zonas de ordenamiento permitiendo así aprovechar los espacios disponibles de acuerdo a la clasificación utilizada, la
identificación en la parte frontal de los estantes o tarimas
- Cada producto debe tener su respectivo control de entradas y salida

2.11 INVENTARIOS:
- Realizar control de inventario de los productos. Los tipos más comunes son: Periódico (a intervalo de tiempo
definidos), permanente (cada vez que se presenta movimiento del producto) y especiales (eventual por razones
específicas). La revisión periódica implica revisar la fecha de vencimiento de los productos para tomar medidas de
cambio de mercancía antes del vencimiento y cambio de material de poca salida.
- Vigilar y controlar los medicamentos al interno del servicio médico con el propósito de:
1. Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia, necesidades de reposición y
conocimiento anticipado del tiempo de reposición
2. Conocer las características y tendencias del consumo del medicamento
3. Identificar las existencias disponibles
4. Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilización de las
existencias con fecha de vencimiento más próxima, dentro de un marco adecuado de tiempo para lograr su
utilización y cuando esto no sea posible, debe elaborarse un inventario

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5. Evitar o disminuir al máximo la pérdida de insumos, tal como el daño de envases, inadecuado control en los
despachos o la fuga del producto, - Descartar física y contablemente todo insumo que se haya deteriorado
por encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo
6. Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacén a través de inventarios totales (una vez al
año) o inventario selectivo (por tipo de insumo).


3. COMPRA DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO:
3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



































No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
PERSONAL
SERVICIO
MÉDICO
SOLICITUD DE ELEMENTOS:
Trimestralmente realiza el requerimiento, con todas las especificaciones necesarias para
realizar la cotización (cantidad-referencias-marca-especificaciones técnicas).
2
SECRETARIA DE
COMPRAS
RECEPCION Y CREACIÓN DE COTIZACIÓN:
Recibe el pedido (suministro), lo pasa al formato de cotización y lo envía a los proveedores
registrados en la línea de insumos.

Cuando las cotizaciones sean recibidas en el departamento de compras, se entregan al
personal de servicio médico, para el respectivo tramite
3
PERSONAL
SERVICIO
MÉDICO
SELECCIÓN DE PROVEEDOR:
Con acompañamiento del personal del Departamento de Compras Y Suministros selecciona
la mejor propuesta teniendo en cuenta, precio entrega, marca, etc.
4
JEFE DE
COMPRAS
RECEPCION SELECCIÓN DE PROVEEDORES A COMPRAR:
Revisa y aprueba la selección de los proveedores a quienes se les va a comprar, y solicita
visto bueno del ordenador del gasto.
5
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA:
Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente
aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto.
6
SECRETARIA DE
COMPRAS
ENVIO DE ORDEN DE COMPRA:
Envía vía fax o correo electrónico la orden de compra al proveedor seleccionado.
7
PERSONAL
SERVICIO
MÉDICO
RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO:
Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta
conforme procede a entregar la factura al Departamento de compras para el respectivo
tramite, con el sello de recibido a conformidad y de acuerdo a las especificaciones técnicas
establecidas para ello
8 ALMACENISTA
RECEPCION FACTURA:
Verifica sello de recibido a conformidad. Si está acorde procede a ingresar al sistema de
información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento
de entrada y la factura a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago.
9
PERSONAL
SERVICIO
MÉDICO
ALMACENAMIENTO:
Almacena los elementos y los administra según el proceso establecido

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3.2 DIAGRAMA DE FLUJO:
SERVICIO MÉDICO (BU) COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
ELEMENTOS
PEDIDO
RECEPCION Y
CREACIÓN DE
COTIZACIÓN
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR
ENVIO DE
COTIZACIÓN
RECEPCION
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES A
COMPRAR
GENERACION DE LA
ORDEN DE COMPRA
ENVIÓ DE ORDEN
DE COMPRA
RECEPCION Y
VERIFICACION DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
RECEPCIÓN DE
FACTURA
ALMACENAMIENTO
FIN
TRÁMITE CONTABLE
Y ARCHIVO
DOCUMENTOS




3.3 DEFINICIONES:
- FUNCIONABILIDAD: Capacidad de una pieza o producto de cumplir la función para la cual fue diseñado y
fabricado.

- Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad

- CONCESIÓN: Autorización para la utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
especificados.

- LIBERACIÓN: autorización para proseguir son la siguiente etapa de un proceso

- ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancías al vendedor indicando
cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.

- ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.


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- PROVEEDOR: personas naturales o jurídicas que habiendo cumplido los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y
consultoría.

- SOLICITUD: Formato diligenciado por las distintas dependencias académicas y administrativas para solicitar un bien
o servicio; especificando requerimientos técnicos, marca, modelo, cantidad, etc.


4 DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Manual de procesos y procedimientos de compras y suministros
- Acuerdo 09 del 20 de septiembre de 1994
- Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010


5 REGISTROS:
- Registro de evaluación de proveedores
- Registro de no conformes
- Registro de devolución


6 CONTROL DE CAMBIOS:
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