You are on page 1of 82

Informe Final

Nombre del proyecto:

Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana



J ulio de 2008.






Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana




pwc


TABLA DE CONTENIDO

Carta Introductoria 3
I. Antecedentes del Proyecto 4
II. Objetivos del Diagnóstico 4
III. Alcance del Trabajo 4
IV. Actividades Generales 5
V. Enfoque Metodológico 7
VI. Informe
A. Resumen Ejecutivo 9
a. Diagnóstico Institucional 11
b. Evaluación de las Capacidades Institucionales 11
con respecto a su Mandato en General
c. Evaluación de las Capacidades Institucionales con respecto a 13
sus responsabilidades específicas bajo el programa regional USAID-SICA
d. Consideraciones Adicionales 15

B. Detalle por componente de los hallazgos y recomendaciones

1. Estructura de Organización 19
2. Administración de Recursos Humanos 25
3. Adquisiciones 32
4. Sistema de Registro Contable 37
5. Presupuesto 40
6. Planeación 44
7. Comunicación 49
8. Control Interno 53
9. Tecnología de Información 57
10. Funciones de Auditoría 68



Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana




pwc


C. Anexos
• Glosario 71
• Organigrama 72
• Documentos Consultados 73
• Recomendaciones 74
























Las opiniones expresadas en este documento pertenecen únicamente al autor y no reflejan la posición u opinión de la Agencia para el
Desarrollo Internacional de los Estados Unidos o del Gobierno de los Estados Unidos de América.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 3 de 81
pwc
4 de julio de 2008

Sr. Parviz Shahidinejad
Especialista en Administración Financiera
USAID/El Salvador
Purchase Order No. 596-0-00-08-00020-00
Diagnostico Institucional de la Secretaria
de Integracion Económica Centroamericana
(SIECA)
Estimado Sr. Shahidinejad:

En atención a la orden de trabajo de referencia, por este medio PricewaterhouseCoopers S.A. DE C.V. (El Salvador) presenta el informe
relacionado con el Diagnostico Institucional de la Secretaria de Integración Económica (SIECA) de acuerdo con los objetivos y alcances
establecidos para tal efecto.

El trabajo se desarrollo tomando como base el plan de trabajo aprobado para el efecto, realizándose todas las actividades relacionadas con la
recolección y análisis de documentación, entrevistas con funcionarios clave y operativos, levantado general de procesos, inspección de las
actividades y la validación de nuestras conclusiones sobre los hallazgos y recomendaciones formuladas.

Adjunto a esta carta de presentación se incluye el resumen ejecutivo del resultado del Diagnóstico, así como el detalle de los hallazgos y
recomendaciones de cada componente incluidos dentro de la evaluación realizada.

Agradecemos las muestras de cortesía y colaboración manifestadas a nuestros representantes por parte de los funcionarios de SIECA y de USAID
El Salvador, durante la ejecución de nuestro trabajo y quedamos a su disposición para aclarar cualquier aspecto relacionado con el contenido de
este informe.

Atentamente,



Axel F. Castellanos
Socio

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 4 de 81
pwc

I. ANTECEDENTES

La Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos, Misión de El Salvador (USAID/EL SALVADOR) en virtud del Convenio de
Donación de Objetivo Estratégico con la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana, ha requerido un diagnóstico de las
capacidades institucionales de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana.

Con el objetivo de implementar las actividades establecidas en el Convenio, USAID realizó un acuerdo de cooperación con SIECA.
Actualmente, se cuenta con la experiencia que ha sido ganada en el transcurso del acuerdo y debido al crecimiento de los recursos previstos a ser
desembolsados USAID se planteó el esquema para evaluar las fortalezas y debilidades de SIECA.

Dentro de este contexto, PwC fue contratada para realizar el diagnóstico institucional, el cual fue realizado a partir del 15 de mayo
hasta el 4 de julio de 2008.

II. OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

El propósito del diagnóstico contratado por USAID/EL SALVADOR, es la evaluación de las capacidades institucionales y otros controles
internos de SIECA con el objetivo de fortalecer su liderazgo regional y efectividad en la implementación de programas de asistencia técnica.


III. ALCANCE DEL TRABAJO

El alcance del trabajo contemplo la evaluación y reporte de los resultados del diagnostico de dicha institución. Este diagnóstico incluye, pero no
está limitado a lo siguiente:

1. La evaluación de la estructura organizacional, las capacidades de liderazgo y controles internos administrativos/financieros para llevar a
cabo el mandato de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana y sus responsabilidades específicas bajo el programa regional
USAID-SICA, y
2. Recomendar mejoras en donde se considere necesario para fortalecer las capacidades de SIECA para llevar a cabo su mandato, en general,
y las responsabilidades, en particular, bajo el programa regional de USAID, de manera efectiva, eficiente y transparente.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 5 de 81
pwc
Las recomendaciones planteadas se enfocaron en el fortalecimiento de la estructura organizacional y los controles internos/externos de la
institución/unidad y función evaluada, y en donde fuera apropiado y aplicable, sobre la relación administrativo/financiera, para asegurar la
calidad de los reportes y lo adecuado de las capacidades de la institución para llevar a cabo los objetivos mencionados.

IV. ACTIVIDADES GENERALES

Dentro del alcance de este trabajo se requirió evaluar la estructura organizacional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana;
la administración del personal (políticas, procedimientos de administración del personal, cantidad, descripción de las posiciones, escala
salarial, prestaciones laborales, prácticas de evaluación y despido, etc.) y las políticas y procedimientos administrativos y financieros, así como
los sistemas de control interno y externo para determinar la capacidad para llevar a cabo los planes establecidos por la organización.

Para realizar estas actividades incluimos dentro de nuestro trabajo de evaluación las áreas siguientes:

1. Estructura organizacional: Evaluamos el marco legal vigente, la estructura organizacional, la efectividad para administrar, monitorear,
controlar y reportar las operaciones institucionales, así como la efectividad de las actividades que han sido implementadas en respuesta a
evaluaciones anteriores.

2. Administración del personal: Documentamos y evaluamos las políticas, y procedimientos de administración de personal, incluyendo
reclutamiento, contratación, evaluación del desempeño y despido. En adición evaluamos, la delegación de autoridad/toma de decisiones,
responsabilidades, perfiles de los empleados, número, calificación y rotación del personal, escala salarial, prestaciones y beneficios,
capacitación, etc.

3. Adquisiciones: Como parte de nuestro trabajo procedimos a evaluar la políticas y procedimientos de compras/contratación, regulaciones y
controles aplicables. Este segmento incluyó, pero no se limitó a, asegurarse si el sistema está correctamente diseñado y documentado, conflicto
de interés, salvaguarda de la información, adquisición adecuada, asegurando que sean competitivas etc.

4. Sistemas contables: Documentamos y evaluamos los sistemas de registro contable, políticas y procedimientos aplicables, para confirmar si
los registros pueden proveer un efectivo control y contabilidad, divulgar información financiera completa, actual, veraz y oportuna.

5. Presupuestos: Evaluamos las políticas y procedimientos relacionados con la programación y desarrollo de presupuestos por programa y
proyecto, ejecución, monitoreo y reportes de ejecución presupuestaria.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 6 de 81
pwc
6. Planeación: Se documentó y evaluó el proceso para desarrollar, monitorear y reportar planes de trabajo actuales, así como su interrelación con
el presupuesto y sistema contable.

7. Comunicación: Se procedió a la revisión de las funciones, políticas y procedimientos relacionados con el flujo de comunicación a lo interno y
a lo externo de la organización.

8. Control Interno: Se realizó la revisión y evaluación de las políticas y procedimientos que soportan el control interno. Documentamos y
evaluamos los sistemas de control interno y externo, políticas y procedimientos aplicables, para confirmar si los registros contables pueden
proveer un efectivo control y contabilidad, divulgar información financiera completa, actual y veraz.

9. Tecnología de información: Evaluamos el nivel de integración entre los sistemas que están funcionando en la Secretaría de Integración
Económica Centroamericana, como soporte del esquema financiero contable y de control interno, así como el esquema de seguridad vigente,
segregación de funciones y los controles contables y administrativos externos e internos.

10. Funciones de auditoría: Revisamos los informes de auditorías previas, así como la resolución de recomendaciones para la administración.
Confirmamos los sistemas para rastrear, y atender oportuna y adecuadamente, los hallazgos de auditoría. Lo adecuado de las acciones
correctivas y el estado de los hallazgos sin resolver.


Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 7 de 81
pwc
Superación
E. E.
Desarrollo Desarrollo
solución solución
de de unidad unidad
D. D.
Desarrollo Desarrollo
solución solución de de
primer primer nivel nivel
B. B.
Diagnóstico Diagnóstico
Final Final
C. C.
Principios Principios
de de
Diseño Diseño
A. A.
Diagnóstico Diagnóstico
Preliminar Preliminar
Previsión Evaluación Habilitación
F. F.
Desarrollo Desarrollo
Plan Plan
de de Cambios Cambios
G. G.
Implementa Implementa- -
ción ción
de de Cambio Cambio
H. H.
Mejora Mejora
continua continua
Superación
E. E.
Desarrollo Desarrollo
solución solución
de de unidad unidad
D. D.
Desarrollo Desarrollo
solución solución de de
primer primer nivel nivel
B. B.
Diagnóstico Diagnóstico
Final Final
C. C.
Principios Principios
de de
Diseño Diseño
A. A.
Diagnóstico Diagnóstico
Preliminar Preliminar
Previsión Evaluación Habilitación
F. F.
Desarrollo Desarrollo
Plan Plan
de de Cambios Cambios
G. G.
Implementa Implementa- -
ción ción
de de Cambio Cambio
H. H.
Mejora Mejora
continua continua

V. ENFOQUE METODOLOGICO

El enfoque utilizado está centrado en nuestra metodología de Mejora de Procesos a través de la Administración de Beneficios (Process
Improvement Through Business Management), enfoque que nos permite evaluar tanto la dimensión estratégica como los procesos y el apoyo que
la tecnología brinda a las funciones de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana para la toma de decisiones. Nuestro énfasis
estuvo centrado en el diagnóstico de la situación actual, con base en el cual se prepararon las recomendaciones que servirán para la planificación y
priorización de las actividades que se estimen necesarias para resolver los hallazgos.














Para realizar el diagnóstico utilizamos los lineamientos aplicables, identificados en las fases A. y B., de la etapa de evaluación, para establecer la
situación actual de las áreas y procesos establecidos en el alcance del trabajo, definidos en los Términos de Referencia, estando el alcance centrado
en la etapa de Evaluación (Assessment).

Dentro de nuestra metodología recopilamos documentación, aplicamos cuestionarios y entrevistas personales a funcionarios y empleados de cada
una de las áreas evaluadas.

El Glosario de términos utilizados en el presente informe se presenta en el anexo correspondiente
1



1
Ver página 71
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 8 de 81
pwc
En el resumen de las recomendaciones se ha consignado el plazo, el cual identifica la facilidad de implementación, es decir, el tiempo requerido
para la puesta en marcha de la recomendación, así Corto Plazo: entre un mes y menos de tres meses; Mediano Plazo entre tres meses y menos de
doce meses y Largo Plazo más de un año.

Dentro de nuestro esquema metodológico, procedimos a elaborar gráficas que nos permitan presentar de una forma clara los resultados de la
evaluación, a través de gráficas de radar, combinada con la técnica de semáforo.

Cómo interpretar las gráficas de radar y semáforo:

En el desarrollo de nuestro trabajo utilizamos algunas herramientas, propias de la firma, con el objetivo de presentar en forma gráfica el resultado
del diagnóstico. Para ello hemos utilizado la técnica del semáforo, en donde el color verde indica un cumplimiento de acuerdo a lo esperado; el
amarillo identifica que existe algún nivel de cumplimiento y el rojo, se constituye en un área en donde el cumplimiento es pobre o inexistente.

La información ha sido organizada dentro de la gráfica, de acuerdo a las áreas que fueron analizadas para cada uno de los componentes, conforme
el esquema de calificación siguiente:

Verde: Eficiente, cumple completamente con el criterio evaluado, mayor del 85%;
Amarillo: Aceptablemente eficiente, cumple parcialmente, entre 70% y 85%;
Rojo: No eficiente, el nivel de cumplimiento requiere elementos críticos que demandan la toma de acciones inmediatas para mejorar el
desempeño, menor de 70%.

La línea de cumplimiento (azul) muestra qué tanto cumple cada una de las áreas con los criterios que son evaluados y está dibujada sobre las áreas
de eficiencia de la gráfica, para mostrar la oportunidad de mejora identificada.

El Cuadro de Diagnóstico muestra, usando la técnica del semáforo, la evaluación obtenida por cada uno de los elementos agrupados por su
respectiva dimensión, cuya integración establecerá la evaluación final del componente.

Finalmente, la gráfica del Impacto en factores críticos de éxito por prioridad definida, evidencia en dónde se logrará el mayor impacto al
resolver los hallazgos identificados, lo cual se visualiza por el tamaño, que identifica la prioridad y el color de la burbuja, que identifica el
impacto. Así, en el eje de las Y se identifica el impacto con los colores rojo, alto; amarillo, medio y verde; bajo.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 9 de 81
pwc
VI. INFORME

A. RESUMEN EJECUTIVO

Actividades Realizadas:

Durante el período comprendido entre los meses de mayo y julio de 2008 se llevaron a cabo las siguientes actividades relacionadas con el
diagnóstico de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana:

1. Se analizó la documentación legal que soporta la existencia de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana
2
(ver
Documentación Consultada).
2. Con base en su ley de creación y normativa vigente, se procedió al análisis de las principales funciones establecidas para la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana;
3. Se llevaron a cabo entrevistas con personal clave y operativo para realizar el diagnostico de las distintas áreas, tomando como base las
herramientas preparadas especialmente para este proyecto;
4. Se hicieron recorridos de procesos enmarcados en el alcance del trabajo, identificando la existencia, eficiencia y eficacia de los controles;
5. Se analizó la información recopilada;
6. Se validó con los dueños de los procesos la información surgida del análisis;
7. Se prepararon recomendaciones, priorizándose de acuerdo al nivel de riesgo que representan los hallazgos sobre los factores críticos de
éxito;
8. Se hizo la presentación del diagnóstico al Secretario de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana, quien estuvo de acuerdo
con las conclusiones generales de este Diagnóstico;
9. Preparación de la versión final de este informe.


Marco Legal

La SIECA fue creada por el Tratado General de Integración Económica Centroamericana, suscrito en la ciudad de Managua, Nicaragua, el 13 de
diciembre de 1960. De conformidad con ese instrumento, la SIECA es una persona jurídica, con sede en la ciudad de Guatemala, República de
Guatemala.


2
Ver Listado de documentos consultados, página 73 de éste informe.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 10 de 81
pwc
Conforme el artículo 28 del Protocolo de Tegucigalpa a la Carta de la Organización de Estados Centroamericanos (ODECA), suscrito por los
Presidentes de Centroamérica el 13 de diciembre de 1991, la SIECA es la Secretaría que se ocupará de los asuntos económicos del Sistema de la
Integración Centroamericana (SICA), que se creó mediante este instrumento.

Finalmente, el Protocolo al Tratado General de Integración Económica Centroamericana, conocido como Protocolo de Guatemala, suscrito el 29
de octubre de 1993, institucionaliza el Subsistema de Integración Económica y establece en el artículo 43 que la Secretaría de Integración
Económica Centroamericana (SIECA) es el órgano técnico y administrativo del proceso de integración económica centroamericana, de los órganos
que no tengan una Secretaría específica y del Comité Ejecutivo de Integración Económica (CEIE); dispone además que tendrá personalidad
jurídica de derecho internacional y que le corresponde, además de servir de enlace de las acciones de las otras Secretarías del Subsistema
Económico, la coordinación con la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana, en concordancia con lo dispuesto en el
Artículo 28 del Protocolo de Tegucigalpa y en ejercicio de una autonomía funcional.

De conformidad con el artículo 44 del Protocolo de Guatemala, a la SIECA le corresponde:
• Velar, en el ámbito regional, por la correcta aplicación de dicho Protocolo y de los demás instrumentos jurídicos de la integración
económica
• Velar por la ejecución de las decisiones de los órganos de la integración económica
• Realizar los trabajos y estudios que los órganos de la integración económica le encomienden
• Cumplir con las funciones que le asigne el Consejo de Ministros de Integración Económica o su Comité Ejecutivo; y
• Ejercer su capacidad de propuesta en materia de integración económica.




Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 11 de 81
pwc
a. Diagnóstico Institucional

De acuerdo a los términos de referencia de la Orden de Trabajo, relacionada con el diagnóstico de la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana, procedimos a evaluar cada una de las áreas, en sus componentes, tal como se muestra a continuación, con base en tres
dimensiones que permitieron establecer el nivel de eficiencia:

• Diseño: se validó la existencia de documentación relacionada con la conceptualización de medidas de control interno asociado con cada una
de las áreas evaluadas;

• Implementación: nivel de observancia y puesta en marcha de sistemas, procesos, políticas, de acuerdo al diseño existente;

• Monitoreo y Control: asociado con la existencia de medidas de control interno que garantizan el cumplimiento de los sistemas de control en
función de periodicidad, pertinencia, calidad.

b. Evaluación de las Capacidades Institucionales con respecto a su Mandato en General

Dentro de las situaciones identificadas durante el diagnóstico de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana que inciden en la
eficiencia y eficacia con que desarrolla sus actividades, están:

Si bien las definiciones de visión no se contradicen en su esencia, tampoco son claras para guiar el actuar de su personal, por cuanto no
encontramos objetivos estratégicos cuantificables que permitan establecer que tanto esta contribuyendo cada uno de los actores internos,
independientemente de su nivel jerárquico, al logro de esos objetivos.


1. Estructura organizacional: se cuenta con organigramas generales representativos de la estructura de la organización. Dichos organigramas,
permiten identificar las unidades de apoyo funcional, las dependencias de línea y las áreas clave. Sin embargo, no cuenta con una descripción
detallada de la estructura mostrada en ellos. No se encontró evidencia de la existencia de organigramas detallados por dependencia. No se
mostró evidencia de la existencia de un Manual de Organización de la SIECA, ni de un Manual que contenga los descriptores y perfiles de
puestos de la institución. La carencia de los mismos fue confirmada por el personal de la Unidad de Recursos Humanos. Se observa que los
cambios realizados en la estructura de la SIECA no siempre son actualizados en el organigrama de la Institución.

No se encontró evidencia de la existencia de un esfuerzo que integre todas las iniciativas realizadas y permita aplicar un enfoque consistente
que facilite la comunicación, socialización, inducción y capacitación de personal.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 12 de 81
pwc

2. Administración del personal: La institución no cuenta con una estrategia, ni con un modelo de gestión institucional, ni con un diseño
detallado de cada componente dentro del sistema de gestión del Recurso Humano; es decir, selección, carrera, evaluación del desempeño,
clasificación y valoración de puestos, Inventario de personal e inducción y capacitación.

3. Adquisiciones: Se cuenta con un manual de compras y una unidad interna para efectuar adquisiciones. Las compras no se encuentran
concentradas en la Unidad de Compras, los proyectos y otras unidades internas también efectúan actividades del proceso de adquisiciones
(cotización, relación con proveedores, negociación, entre otros). La Unidad de Compras, no tiene el personal suficiente para concentrar las
actividades de compras.

4. Sistema de Registro Contable: Utiliza un sistema de información contable desarrollado internamente, que no está integrado con otras
funciones administrativas (por ejemplo: compras y activos fijos). Se tiene planificado desarrollar las aplicaciones para apoyar las funciones
administrativas, pero no hay una fecha estimada de entrega. La nómina se lleva en hoja de cálculo y se registra contablemente en el sistema de
la institución. La implementación del módulo de nóminas está planificada para realizarse a fin de año.

No se cuenta con un software que permita gestionar los proyectos ni con un flujo de procesos (BPM) para el control y autorización ágil de los
mismos.

5. Presupuesto: Se realiza un presupuesto de la Institución para aprobación del Consejo de Ministros de Economía, y en la elaboración de
dicho presupuesto no se involucra a las unidades operativas ni éstas lo utilizan como una herramienta de gestión. Se elabora un reporte de
ejecución presupuestaria semestral para el Secretario General. El control detallado de presupuestos se realiza únicamente a nivel de proyectos
y no se lleva en el sistema de información de SIECA.

6. Planeación: No se cuenta con un plan estratégico de largo plazo. Al plantear los planes de las Presidencias Pro témpore se procura dar
continuidad a las actividades del plan anterior. Existe un sentido de conformidad a cumplir con los planteamientos que surgen del Comité de
Ministros de Economía (COMIECO) y los cambios significativos que puedan surgir como resultado del cambio semestral de Presidencia Pro
Témpore. Las metas de la Institución no se cuantifican ni existe una función dedicada a darle seguimiento.

7. Comunicación: La función a cargo de la comunicación institucional no tiene una posición bien definida en el organigrama, en términos de a
quién debe reportar. Hace falta elaborar políticas que estandaricen los elementos de comunicación institucional.

8. Control Interno: No existe un Código de Conducta para el personal de SIECA ni se dispone de una metodología estructurada para el análisis
de riesgos.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 13 de 81
pwc

9. Tecnología de la Información: Se determinó que el área de sistemas tiene una orientación estratégica para las funciones de Integración de la
Institución. Sin embargo, ese nivel de madurez no se ve reflejado en las funciones de soporte a la Institución (contabilidad, recursos humanos,
etc.). No se encontró documentación sobre políticas, normas y procedimientos a nivel de seguridad lógica y física de los datos en forma
escrita, únicamente están implementadas, lo cual implica que en las diferentes áreas es necesario reforzar la documentación de las mismas, lo
cual podría hacerse implementando una norma internacional como la ISO 27000.

Con respecto a la continuidad de negocios, se encontró una infraestructura, más que adecuada, en la Institución para continuar trabajando en
caso de un desastre en el país, sin embargo los esfuerzos están dedicados en el edificio mismo, y no existe un plan de sitio alterno, ni los
respaldos necesarios, para continuar la operación fuera de la Institución, ya que todos los respaldos son almacenados dentro de la Institución,
con excepción de uno que se guarda fuera de sitio, una vez al año. Esto es muy importante, ya que la seguridad física de las instalaciones
puede no ser adecuada, al existir áreas abiertas y paredes de vidrio únicamente para llegar a los servidores.

10. Funciones de Auditoría: No existe una Unidad a cargo de la función de auditoría interna. Aunque existe una instrucción administrativa
emitida por el Secretario para que una Asesora tenga dentro de sus funciones el asegurarse del cumplimiento de los procesos internos, no hay
procesos documentados para realizar dicha supervisión. La función de Auditoría queda cubierta por la Auditoría Externa contratada para
realizar una revisión anual y otras auditorías que requieren los donantes con sus respectivos proyectos.

En síntesis, de acuerdo al resultado del diagnóstico, se ha identificado como las limitantes al cumplimiento de los objetivos de la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana: a) cambio frecuente de prioridades y asignaciones que derivan de las instrucciones de la Presidencia Pro
Témpore y del Consejo de Ministros de Economía, que impiden darle continuidad a los planes elaborados; b) falta de una planeación estratégica
documentada que pueda encauzar los requerimientos y directrices mencionadas, así como guiar los planes operativos; c) falta de indicadores
cuantificables para poder monitorear y medir el desempeño de la Institución a todos sus niveles; y d) carencia de una política institucional y los
procesos para la gestión del recurso humano.

c. Evaluación de las Capacidades Institucionales con respecto a sus responsabilidades específicas bajo el programa regional USAID-SICA:

El proyecto RD-CAFTA se encuentra bajo la responsabilidad de la Dirección de Integración Económica, lo que hace efectiva su posición
organizacional dentro de la Institución, para coordinar los objetivos del proyecto con la principal directriz de la SIECA, que consiste en la
Integración Económica de la Región. Sin embargo, la SIECA no cuenta con un marco estratégico que permita alinear los objetivos del proyecto
RD-CAFTA a los objetivos institucionales estratégicos.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 14 de 81
pwc
La Directora de Integración tiene a su cargo la Dirección del Proyecto RD-CAFTA, lo que permite coordinar los objetivos del proyecto con los
planes semestrales de la Presidencia Pro Témpore. Esta situación presenta el riesgo de concentrar la Dirección del proyecto RD-CAFTA (y la de
otros proyectos) con la Dirección de Integración Económica, por lo que sugerimos designar a una persona específica para ejecutar la Dirección del
Proyecto RD-CAFTA a tiempo completo. La misma sugerencia se extiende al personal que trabaja para el RD-CAFTA y otros proyectos, de
manera que el proyecto RD-CAFTA debería tener un equipo de personas dedicadas de tiempo completo a la gestión del mismo.

Derivado de no contar con una planeación estratégica documentada, tampoco existen indicadores cuantitativos que contribuyan al seguimiento
efectivo del monitoreo de los planes de cada Dirección y su contribución al desempeño general en la consecución de los objetivos de SIECA. Si
bien el proyecto RD-CAFTA sigue un plan detallado, la SIECA necesita tener la capacidad de monitorear sus planes con un mejor nivel de detalle
e identificando anticipadamente los problemas y/o incumplimientos, antes que la fecha o evento crítico ocurra. La falta de indicadores
cuantitativos también se puede observar en la falta de elementos objetivos para analizar el avance del proyecto RD-CAFTA, en que se presenta
una lista de actividades como plan de trabajo y luego se entregan reportes de avance indicando las actividades realizadas, pero no se define en qué
porcentaje de cumplimiento se encuentra el proyecto, ni muestra la relación entre las actividades planificadas y las desarrolladas.

A nivel de Estructura Organizacional, SIECA no cuenta con una función designada para llevar a cabo la supervisión de los planes institucionales y
de los planes de los programas, por lo que se sugiere evaluar la carga de trabajo que requiere esta función para asignar el personal necesario. Esta
situación se debe, adicionalmente a no tener indicadores definidos, a las restricciones presupuestarias propias de la SIECA para poder asignar
personal específico para el monitoreo y el aseguramiento de la consecución de los planes institucionales y de los programas.

Esta función de seguimiento debiera coadyuvar a la concertación de esfuerzos entre el proyecto RD-CAFTA, las Direcciones de SIECA y otros
proyectos que puedan ser atinentes a los objetivos en común con las partes mencionadas. Esta unidad debe ser instrumental para asegurar la
eficiencia del uso de los recursos de todos los involucrados y para el monitoreo y supervisión detallado de los planes.

La Unidad de Adquisiciones cuenta únicamente con dos personas, por lo que el apoyo que pueda dar a las necesidades del Proyecto RD-CAFTA
(entre otros) es limitado, lo que requiere al personal del proyecto involucrarse activamente en la gestión de los procesos de adquisiciones. El
impacto de esta situación incide en la falta de cumplimiento oportuno en contrataciones que afectan directamente a la consecución de los objetivos
del proyecto RD-CAFTA. Es recomendable que se fortalezca a la Unidad de Adquisiciones con el personal adecuado para contribuir de manera
eficiente y transparente a los procesos de compras.

La Unidad Financiera tiene bajo su responsabilidad el registro de las transacciones contables que generan las actividades del proyecto, preparación
de información y la gestión de pagos. Los esfuerzos de mejora en ésta área deben enfocarse hacia la agilización del flujo de información, tanto de
reportes como de autorizaciones, para lo que recomendamos la implementación de una herramienta de sistemas (Business Process Management)
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 15 de 81
pwc
que permita dar seguimiento a los procesos de pago y compras, a través de solicitudes y autorizaciones electrónicas, de manera que se agilicen los
procesos.

La Unidad Financiera cuenta con un sistema de información que le permite registrar adecuadamente las transacciones contables por fuente de
información, sin embargo este sistema no se encuentra integrado con otras funciones administrativas (por ejemplo: compras y presupuestos). La
unidad de Proyecto RD-CAFTA tiene su propia aplicación (base de datos) para control de presupuestos y no existe una aplicación para la
administración del proceso de compras, que permita hacer registros contables automáticos y disminuya la cantidad de registros y operaciones
manuales. Por esta razón sugerimos la integración de los sistemas de información para que Institucionalmente se controlen todos los proyectos a
cargo de SIECA.

A nivel general, la SIECA cuenta con una debilidad importante en la gestión del talento humano, ya que la unidad de Recursos Humanos se limita
a funciones operativas (control de asistencia, control de acciones de personal y expedientes) y no ha trabajado en establecer una estrategia
institucional para la administración del personal y la implementación de los procesos básicos de reclutamiento, selección, contratación, inducción,
capacitación y evaluación de los funcionarios. Esta debilidad también afecta a la gestión del proyecto RD-CAFTA pues, por ejemplo, no se ha
detectado la necesidad de mejorar la función general de planificación y uso de indicadores, a través de la capacitación focalizada en este tema al
personal encargado.

La limitación de recursos presupuestarios propios de la Institución, la generalidad de los planes institucionales y la falta de un planteamiento
estratégico para la gestión del recurso humano inciden en la ausencia de una estrategia institucional clara para identificar las necesidades en
función de los recursos humanos (sobrecarga de trabajo, reposición de plazas, planes de capacitación y planes de carrera, entre otros) y establecer
patrones adecuados de contratación.

En conclusión, aun y cuando el proyecto RD-CAFTA ha estado avanzando no al nivel planificado inicialmente, SIECA cuenta con la
organización, los recursos humanos y sistemas de información necesarios para apoyar sus propios objetivos y los del proyecto. Sin embargo, las
situaciones o debilidades de SIECA antes mencionadas limitan su accionar, por lo que la implantación de estas oportunidades de mejora apoyarían
efectivamente el logro de los planes anuales y por consiguiente los grandes objetivos de este tan importante proyecto a cargo de esta Institución, al
contar con herramientas de gestión mas efectivas para tomar las acciones preventivas y correctivas que se requieran. Consideramos que las áreas
prioritarias a ser reforzadas deben ser: la definición de un equipo de tiempo completo para el proyecto RD-CAFTA, la definición de indicadores
cuantificables y mejora en el monitoreo y supervisión de los planes, y el fortalecimiento de la Unidad de Adquisiciones.

d. Consideraciones Adicionales:

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 16 de 81
pwc
Durante el levantamiento de información realizado para la elaboración del diagnóstico, surgieron recomendaciones que consideramos valiosas para
compartir, pero que no necesariamente se relacionan con las áreas delimitadas en el alcance del diagnóstico. Consideramos importante que dichas
situaciones sean compartidas en esta sección denominada Consideraciones Adicionales:

Tercerizar Funciones de Apoyo: tomando en consideración las limitaciones de carácter presupuestario que la Institución puede tener al momento
de fortalecer funciones de apoyo con el personal adecuado (en cantidad y competencias), consideramos que es oportuna la búsqueda de soluciones
a través de la delegación de funciones de apoyo a otra entidad. Entendiendo por funciones de apoyo aquellas funciones que no son sustantivas o
parte de la Cadena de Valor de una Organización. Actualmente, muchas organizaciones, tanto en el sector privado como público, se deciden por
subcontratar funciones que no consideran parte fundamental del propósito, mandato o misión institucional. En el caso particular de SIECA,
consideramos que las funciones de apoyo sujetas a ser tercerizadas son:
• Tecnología de Información
• Recursos Humanos
• Control Interno
• Adquisiciones
• Contabilidad

El Papel de SICA en la Tercerización de Funciones de Apoyo: sin conocer de antemano las capacidades institucionales del SICA (Sistema de la
Integración Centroamericana) para ejercer como el ente que defina políticas y ejecute procesos de apoyo a instituciones como SIECA, es
importante considerar la oportunidad que ofrece SICA, debido a su situación de marco institucional para la Integración Regional, para centralizar
la definición de políticas y ejecución de procesos estandarizados que permitan ofrecer funciones de apoyo a instituciones como SIECA.
Recomendamos evaluar la capacidad institucional de SICA para ofrecer servicios de Tecnología de Información, Recursos Humanos, Control
Interno, Adquisiciones y Contabilidad, a las Instituciones que, como SIECA, están relacionadas directamente con la Secretaría General del SICA.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 17 de 81
pwc

A continuación se presentan la gráfica que en forma resumida presentan el resultado del diagnóstico de la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana. La Gráfica No. 1, muestra el resultado de la interrelación de las diez áreas evaluadas.

Es importante destacar que, de acuerdo con las mejores prácticas en sector público, un desempeño por debajo del 70% se considera no eficiente;
entre 70% y 85%, se estima que la entidad tiene un desempeño aceptablemente eficiente y por encima de ese porcentaje es eficiente. En el caso de
la Secretaría de Integración Económica Centroamericana, el nivel de eficiencia se sitúa en el 57%.

Gráfica No. 1
Eficiencia Organizacional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana,
basada en las áreas de los Términos de Referencia

2008
Area %
1 Estructura Organizacional 69%
2 Administración de Recursos Humanos 28%
3 Adquisiciones 63%
4 Sistema de Registro Contable 72%
5 Presupuesto 45%
6 Planeación 28%
7 Control Interno 58%
8 Comunicación 62%
9 Tecnología de Información 88%
10 Funciones de Auditoría 52%
EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL 57%
Efectividad Organizacional
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Eficiente Aceptablemente eficiente No Eficiente Eficiencia 2008
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)



Página 18 de 81
pwc
B. DETALLE DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES (ANALISIS POR COMPONENTE)

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 19 de 81
pwc
1. Estructura de Organización:

La revisión de este componente, contempló la evaluación de cuatro dimensiones, a saber: 1) Organigramas; 2) Diseño y descripción detallada
de la estructura de organización; 3) Alineación de la Estructura con el marco legal institucional, la estrategia y los procesos de gestión; y
finalmente, 4) la documentación e integración de las descripciones tanto de la estructura como de los puestos y del sistema de clasificación de
puestos.

La Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA- cuenta con organigramas generales representativos de la estructura de la
organización. Dichos organigramas, permiten identificar las unidades de apoyo funcional, las dependencias de línea y las áreas clave; sin
embargo, no cuenta con una descripción detallada de la estructura mostrada en ellos. No se encontró evidencia de la existencia de
organigramas detallados por dependencia.

No se mostró evidencia de la existencia de un Manual de Organización de la SIECA, ni de un Manual que contenga los descriptores y perfiles
de puestos de la institución. La carencia de los mismos fue confirmada por el personal de la Unidad de Recursos Humanos.

Se observa que los cambios realizados en la estructura de la SIECA no siempre son actualizados en el organigrama de la Institución.

La SIECA, no cuenta con un sistema actualizado para la clasificación y valoración de puestos, que facilite la descripción de puestos y
definición de perfiles ocupacionales (competencias requeridas); así como la ubicación relativa de los puestos con fines de compensación
equitativa. Otro de los componentes de análisis y evaluación de la estructura se refiere la distribución de cargas de trabajo. Se pudo observar
que la SIECA no cuenta con una metodología que permita identificar las cargas de trabajo para equilibrar su distribución en puestos similares.

No se encontró evidencia de la existencia de un esfuerzo que integre todas las iniciativas realizadas y permita aplicar un enfoque consistente
que facilite la comunicación, socialización, inducción y capacitación de personal.

Finalmente, durante la evaluación realizada, no se encontró evidencia de la existencia (diseño e implantación) de procesos clave que definan
claramente qué se debe hacer, quién lo debe hacer, cómo lo debe hacer, cuándo lo debe hacer y qué resultados se esperan de su ejecución. La
existencia sistemática y estructurada de estos procesos facilitaría la alineación de una estructura de organización.

A continuación, se presenta una síntesis del grado de contribución a la eficiencia administrativa por parte de la dimensión estructura de
organización y sus componentes, que se califica con una ponderación de 69%:
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 20 de 81
pwc
Gráfica No. 1.1

4. Documentación

1. Estructura Organizacional
3. Alineación
1. Organigramas
2. Diseño y descripción detallada
0
1
2
3
4
5
1.1 Diseño 1er. Nivel
1.2 Di seño Detallado Organi gramas
1.3 Niveles Jerárqui cos / Líneas Comunicaci ón
1.4 Comunicaci ón e Integración
1.5 Funciones y Puestos Clave
2.1 Diseño y Descri pci ón de Estrategias y Estructura
Primer Ni vel
2.2 Diseño y Descri pci ón de Estructura 2do. Nivel
2.3 Descripción de Puestos
2.4 Coordi naci ón, Supervi sión y Control
2.5 Equili brio de Cargas de Trabajo
3.1 Ali neaci ón c/Marco Legal, Estrategia y Ejec.
3.2 Ni veles Jerárqui cos y Estratrategia de Organi zaci ón
3.3 Estructura Funcional y Procesos
3.4 Ni vel es de Autoridad y Responsabi lidad
3.5 Escala Salarial
4.1 Manual de Organización
4.2 Descripciones de Puestos
4.3 Manual de Funciones
4.4 Clasificación de Puestos
4.5 Escala Sal arial Documentada
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 2008












Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 21 de 81
pwc
En la gráfica No. 1.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 1.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO




Cuadro de diagnóstico
1. Estructura Organizacional
3.0 1.1 Diseño 1er. Nivel
3.0 1. Organigramas 3.0 1.2 Diseño Detallado Organigramas
2.0 1.3 Niveles Jerárquicos / Líneas Comunicación
3.0 1.4 Comunicación e Integración
3.0 1.5 Funciones y Puestos Clave
3.0
2.1 Diseño y Descripción de Estrategias y Estructura Primer
Nivel
3.0
2. Diseño y
descripción detallada 3.0
2.2 Diseño y Descripción de Estructura 2do. Nivel
3.0 2.3 Descripción de Puestos
3.0 1. Estructura Organizacional 2.0 2.4 Coordinación, Supervisión y Control
3.0 2.5 Equilibrio de Cargas de Trabajo
2.0 3.1 Alineación c/Marco Legal, Estrategia y Ejec.
3.0 3. Alineación 3.0 3.2 Niveles Jerárquicos y Estratrategia de Organización
3.0 3.3 Estructura Funcional y Procesos
3.0 3.4 Niveles de Autoridad y Responsabilidad
2.0 3.5 Escala Salarial
3.0 4.1 Manual de Organización
3.0 4. Documentación 3.0 4.2 Descripciones de Puestos
3.0 4.3 Manual de Funciones
2.0 4.4 Clasificación de Puestos
2.0 4.5 Escala Salarial Documentada
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 22 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. La SIECA no cuenta con herramientas estandarizadas que faciliten la organización del Recurso Humano; así como, la distribución
funcional, la clasificación de puestos y la distribución equilibrada de cargas de trabajo.

Condición
No existen herramientas o uso de metodologías que permitan conocer formal y consistentemente las funciones, responsabilidades y
requerimientos de cada puesto de trabajo, ya que la Unidad de Recursos Humanos no ha trabajado este tema. La SIECA no cuenta con una
Medición de Cargas de Trabajo.

Causa
La SIECA auque ha realizado algún esfuerzo, no ha sido suficiente para que se cuente con los instrumentos necesarios que faciliten la gestión y
administración del Recursos Humano. Las principales actividades que ocupan la atención de ésta área tienen que ver con la operativa de la gestión
y en la actualidad no se trabaja institucionalmente el área estratégica de la gestión de Recursos Humanos, siendo la administración del personal
competencia de cada jefe inmediato y de el Director del área.

Efecto
Duplicidad de esfuerzos, poca estandarización en la toma de decisiones, provocando falta de equidad en el manejo, evaluación y desarrollo del
recurso humano dentro de la institución, falta de equidad interna en la asignación de cargas de trabajo.

Recomendación 1
Fortalecer la Unidad de Recursos Humanos, con personal especialista del área, para que la misma pueda fungir como un área estratégica, para el
desarrollo y mantenimiento del personal de la institución.

Recomendación 2
Realizar el levantado y documentación de descriptores de puestos, definir un sistema de clasificación y valoración de puestos. Posterior a la
definición de descriptores de puestos, la SIECA deberá evaluar las brechas existentes entre las competencias reales del personal y los
requerimientos del puesto. De dicho análisis pueden identificarse las necesidades de capacitación del personal o su transferencia a áreas que
permitan aprovechar en mejor forma sus competencias en beneficio del desempeño institucional. Finalmente, como parte del análisis, es
recomendable evaluar la actual distribución de cargas de trabajo identificando la estrategia para equilibrarla. El resultado final sería una base de
datos con las competencias del personal y la carga de trabajo actualmente ejecutada en el puesto de trabajo.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 23 de 81
pwc


2. La SIECA no cuenta con herramientas administrativas únicas para uso estandarizado de los integrantes de la organización.

Condición
Al momento de la evaluación no se encontró evidencia de la existencia de manuales y herramientas administrativas que apoyen la
administración y asignación de recursos.

Causa
Falta de fortalecimiento a la Unidad de Recursos Humanos y falta de formulación de una estrategia institucional para la gestión del talento
humano.

Efecto
Incertidumbre, desorden, falta de control y logro parcial o de poco impacto de los objetivos administrativos.

Recomendación 3
Preparar plan de acción para la reestructuración con resultados y fechas definidas para el trabajo de los responsables asignados.

Recomendación 4
Realizar la reestructuración, valoración y clasificación de puestos en el que participen las Direcciones existentes.

Recomendación 5
Elaborar el Manual de Organización de la institución.

3. La SIECA no cuenta con una escala salarial basada en un sistema de clasificación y valoración de puestos, que promueva la equidad
interna.

Condición
En la actualidad se encuentra vigente la Escala Salarial laborada para la SIECA en 1996, la cual no tiene como base un sistema de
clasificación y valoración de puestos que promueva la equidad interna.

Causa
No se ha revisado los lineamientos de la Escala Salarial desde 1996.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
1. ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Página 24 de 81
pwc
Efecto
No se promueve la equidad interna basada en un sistema de clasificación y valoración de puestos.

Recomendación 6
Diseñar una escala salarial acorde a su realidad y necesidad funcional, que presente la ubicación relativa de cada puesto, su agrupación en
categorías de puestos y la asignación salarial por categoría, e incluya: salario mínimo, salario medio y salario máximo; así como las políticas de
administración y actualización de la estructura.

La herramienta administrativa deberá contener:

a. Sistema de clasificación de puestos aprobada
b. Tabla de valoración de puestos aprobada (valores asignados a cada puesto)
c. Categorías aprobadas (agrupación de puestos)
d. Salario Mínimo, Medio y Máximo por categoría.
e. Políticas de administración y actualización del sistema.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 25 de 81
pwc
2. Administración de Recursos Humanos:

La revisión de este componente, contempló la evaluación de cuatro dimensiones: 1) Estrategia, Políticas y Objetivos; 2) Modelo de gestión y
ejecutoría; 3) Integración de componentes de gestión y sistema de información; y 4) La Documentación e integración del sistema y sus
componentes.

En lo relacionado con la dimensión Estrategia, Políticas y Objetivos, debe considerarse que la Unidad de RRHH no está ubicada en un nivel
jerárquico adecuado ya que está a nivel de Unidad, y a pesar que depende directamente del Secretario, (aunque reportando a una Asesora de la
Secretaría), no se observó mayor incidencia de la misma a nivel institucional.

SIECA, no cuenta con una estrategia, ni con un modelo de gestión de Recursos Humanos institucional. Tampoco cuenta con un diseño
detallado de cada componente dentro del sistema de gestión del Recurso Humano; es decir, selección, carrera, evaluación del desempeño,
clasificación y valoración de puestos, inventario de personal e inducción y capacitación, entre otros.

A nivel general, puede concluirse que aun cuando existen esfuerzos para llevar una adecuada administración del personal, estos esfuerzos
están contemplando únicamente el lado operativo y en ningún momento el estratégico, lo que implica que no cuentan con un sistema integrado
de gestión de Recursos Humanos, siendo el día de hoy, una Unidad que ejecuta únicamente operativamente.

Una síntesis del grado de contribución a la eficiencia administrativa por parte de la dimensión gestión del Recurso Humano y sus componentes
se presenta a continuación, en que se ha calificado con una ponderación de 28%:
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 26 de 81
pwc
Gráfica No. 2.1
2. Administración de Recursos Humanos
4. Documentación
2. Ejecutoria
3. Integración de Componentes e
Información
1. Estrategia, Políticas y Objetivos
0
1
2
3
4
5
1.1 Nivel Jerárqui co
1.2 Estrategia
1.3 Objeti vos y Metas
1.4 Integraci ón de Pl anes y Programas
1.5 Procesos Cl ave (Cadena de Val or)
2.1 Diseño Conceptual y Detallado
2.2 Componentes y Procesos Cl ave
2.3 Ámbi to de Responsabi lidad y Autoridad 3.1 Tecnología
3.2 Sistemas de Comunicación y Admini straci ón de
Datos
4.1 Procesos Clave (Cadena de Val or)
4.2 Pol íticas
4.3 Manual de Operaciones
4.4 Disponibil idad de Documentaci ón
4.5 Actual izaci ones Ági les
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 2008














Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 27 de 81
pwc

En la gráfica No. 2.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 2.2
Cuadro de diagnóstico
2. Administración de Recursos Humanos
3.0 1.1 Nivel Jerárquico
3.0 1.2 Estrategia
3.0 1. Estrategia, Políticas y Objetivos 3.0 1.3 Objetivos y Metas
3.0 1.4 Integración de Planes y Programas
3.0 1.5 Procesos Clave (Cadena de Valor)
3.0 2.1 Diseño Conceptual y Detallado
3.0 2.2 Componentes y Procesos Clave
3.0
2. Administración de
Recursos Humanos
3.0
2. Ejecutoria
3.0
2.3 Ámbito de Responsabilidad y
Autoridad
3.0 3.1 Tecnología
3.0
3. Integración de Componentes e
Información
3.0
3.2 Sistemas de Comunicación y
Administración de Datos
3.0 4.1 Procesos Clave (Cadena de Valor)
3.0 4.2 Políticas
3.0 4. Documentación 3.0 4.3 Manual de Operaciones
3.0 4.4 Disponibilidad de Documentación
3.0 4.5 Actualizaciones Ágiles
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 28 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. La SIECA no tiene claramente definida su estrategia y un modelo de gestión de recursos humanos.

Condición
No se tuvo evidencia de un diseño estructurado de un modelo de gestión de recursos humanos que contemple: políticas, normas y
procedimientos relativos a la gestión del Recurso Humano. Existe una Unidad de Recursos Humanos, responsable del área operativa (control
de asistencia y puntualidad, control de vacaciones, seguro médico, expedientes y contratos, entre otros).

Causa
Se percibe que dicha área dentro de la SIECA, no es reconocida y apoyada con la importancia que amerita; además no cuenta con profesionales del
área de Recursos Humanos que promuevan el diseño e implantación de un modelo de gestión de esta naturaleza.

Efecto
Falta de equidad en el manejo, evaluación y desarrollo del recurso humano dentro de la institución, clima organizacional no alineado a enfoque de
alto desempeño y falta de equidad interna en la asignación de cargas de trabajo y en materia salarial según la valoración y clasificación de puestos
de la institución.

Recomendación 1
Diseñar Plan Estratégico de Recursos Humanos que incluya el modelo de gestión humana y sus componentes clave. Adicionalmente realizar el
diseño conceptual del sistema de gestión de RRHH.


2. La SIECA no cuenta con la implementación de los principales procesos de Recursos Humanos a nivel institucional (Reclutamiento,
Selección y Contratación, Capacitación y Desarrollo, Evaluación del Desempeño, Análisis y Descriptores de Puestos, Valuación de
Puestos, Plan de Sucesión, entre otros).

Condición
En la actualidad la Unidad de Recursos Humanos de SIECA, únicamente apoya en cuestiones operativas del área, no existe un Sistema
Integral de Recursos Humanos. Los procesos de Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación y Evaluación del Desempeño, se
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 29 de 81
pwc
realizan independientemente por cada uno de los jefes de área, de considerarlo necesario, sin contar con lineamientos institucionales para los
mismos.

Causa
Las principales actividades que ocupan la atención de ésta área tienen que ver con la operativa de la gestión y en la actualidad no se trabaja
institucionalmente el área estratégica de la gestión de Recursos Humanos.

Efecto
Duplicidad de esfuerzos, poca estandarización en la toma de decisiones, provocando falta de equidad en el manejo, evaluación y desarrollo del
recurso humano dentro de la institución, clima organizacional no alineado a enfoque de alto desempeño y falta de equidad interna en la asignación
de cargas de trabajo y en materia salarial según la valoración y clasificación de puestos de la institución.

Recomendación 2
Debido a la naturaleza de la institución y conscientes que en la actualidad SIECA cuenta con personal altamente especializado, se recomienda
establecer un Programa de Capacitación Interno a ser implementado por el personal experto de la institución.

Recomendación 3
Establecer los procesos de Recursos Humanos (Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación, Evaluación del Desempeño, etc.), con sus
políticas, para su respectiva implementación en toda la institución.

Recomendación 4
Se sugiere la revisión de la Escala Salarial, basado en la valoración y clasificación de puestos de la institución.

3. La SIECA no cuenta con un sistema automatizado para el control, registro y elaboración de la nómina de su personal.

Condición
La Unidad de Recursos Humanos no se involucra en la elaboración, revisión y control de la nómina del personal de SIECA, ya que es la
Unidad de Contabilidad quien realiza la misma. Además SIECA no cuenta con un sistema automatizado para el cálculo, elaboración y
registro de la nómina, por lo que la realizan en el programa Excel, lo cual es un alto riesgo, pues es un programa altamente manipulable.

Comentarios de la Administración:
El J efe Financiero ha indicado que le han requerido a la Dirección de Sistemas de Información el desarrollo e implementación de
los módulos de proveedores (compras), presupuesto y nómina, para poder integrarlos con el sistema de registro contable. Se
estima que la implementación de la nómina se realizará durante el año en curso.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 30 de 81
pwc

Causa
La SIECA no ha priorizado este tipo de sistema dentro de su gestión.

Efecto
Pobre control sobre la conformación de la planilla y su ejecución.

Recomendación 5
Identificar y evaluar tecnología existente en mercado para soportar un sistema integrado de información en el área de Recursos Humanos, que
contemple el área de compensaciones. Para luego, evaluar, adquirir e implementar la tecnología adecuada para la gestión de SIECA en esta área.
Es importante considerar la capacitación al personal que gestiona Recursos Humanos para que pueda operar la nómina.


4. La SIECA no cuenta con procesos debidamente implantados para la gestión del recurso humano dentro de un sistema integrado.

Condición
Los procesos de Recursos Humanos como reclutamiento, evaluación del desempeño, entre otros, no se ejecutan de manera estandarizada, ni
bajo el marco de políticas de aplicación general, dictadas por un órgano especializado dentro de la institución. La SIECA no cuenta con
políticas, procedimientos y requerimientos de información a nivel general y por componente de la gestión de Recursos Humanos dentro de un
enfoque sistémico integrado. La Unidad de Recursos Humanos no cuenta con un Plan de Trabajo Anual.

Causa
La SIECA ha priorizado algunas acciones aisladas, lo que ha limitado la integración ágil de procesos relativos a la Administración de Recursos
Humanos. Las principales actividades que ocupan la atención de ésta área tienen que ver con la operativa de la gestión y en la actualidad no se
trabaja institucionalmente el área estratégica de la gestión de Recursos Humanos.

Efecto
Dificultad para contar con información clave relativa al recurso humano existente, sus competencias, brechas relativas a su competencia y las
requeridas en cada puesto; inexistencia de un programa de evaluación del desempeño y de planes de desarrollo.

Recomendación 6
Diseño detallado de Normas y Procedimientos de gestión de RRHH, según modelo a definir. Además debe realizarse el diseño detallado del
sistema de gestión de Recursos Humanos y de los requerimientos de información para cada uno de los procesos clave; así como, sus
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
2. RECURSOS HUMANOS

Página 31 de 81
pwc
interrelaciones -internas y externas-. Los cuales deberían servir de base para la identificación de una plataforma tecnológica adecuada a las
necesidades de SIECA.

Recomendación 7
Se debe elaborar el manual de operaciones del sistema integrado de Recursos Humanos. Complementariamente, deben ser diseñados y
documentados todas las políticas y procedimientos que permitan una adecuada gestión del Recursos Humanos. Todo ello deberá conformar un
manual, aprobado por la autoridad correspondiente y dado a conocer a todo el personal de la Institución.


5. La SIECA no cuenta con un sistema automatizado e integrado que facilite la gestión y obtención de información al día sobre Recursos
Humanos.

Condición
Carencia de un sistema integrado de gestión de recursos humanos que concentre y reduzca los esfuerzos para el registro y generación de datos
de Recursos Humanos.

Causa
La SIECA no ha priorizado la implementación del sistema que apoye la gestión de los procesos de Recursos Humanos.

Efecto
Duplicidad de esfuerzos en la preparación de información, alta concentración en el componente operativo y dispersión de la información. Pobre
control sobre la conformación de la planilla y su ejecución. Poca claridad en la responsabilidad de consolidación del sistema de información clave
de recursos humanos y especialmente, poca agilidad para adoptar políticas de eficiencia relativas a la interrelación entre acciones de personal y
cálculo de la planilla

Recomendación 8
Identificar y evaluar tecnología existente en mercado para soportar un sistema integrado de información en Recursos Humanos. Así mismo,
evaluar y adquirir la tecnología adecuada y realizar la parametrización del sistema de Gestión de Recursos Humanos. Adicionalmente, se debe
integrar el plan de capacitación para implantación del sistema.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
3. ADQUISICIONES

Página 32 de 81
pwc
3. Adquisiciones:

Como parte de la evaluación de los procedimientos realizada durante los meses de junio y julio del 2008 en la Unidad de Compras, revisamos
las políticas, procedimientos administrativos, normas y principales controles para la adquisición de bienes y contratación de servicios.
Posteriormente a través de cuestionarios de control interno evaluamos el cumplimiento de las directrices enfocados hacia el cumplimiento de
las regulaciones aplicables. Este diagnóstico administrativo-financiero no constituye una auditoría del proceso de adquisiciones, por lo que no
aplicamos las normas de auditoría relacionadas. Como parte del diagnóstico realizado, nos aseguramos del funcionamiento de los procesos, su
documentación de soporte, así como la prevención de prácticas incorrectas en los procesos de adquisición de bienes y contratación de
servicios.

La gráfica que presentamos a continuación muestra el resultado de nuestra evaluación a la unidad encargada del área de adquisiciones en la
Secretaría de Integración Económica Centroamericana; en la cual podemos observar que debido a que no cuentan con un ente supervisor, los
controles internos son débiles, además de la falta de documentación adecuada sobre los proveedores, personal suficiente para la unidad de
adquisiciones y el uso de herramientas administrativas que pueden facilitar los procesos de adquisición, por lo cual se le asigna una
ponderación de cumplimiento del 63% sobre los aspectos evaluados.
Gráfica No. 3.1

3. Adquisiciones
5. Compras
Competitivas
3. Evita Conflictos de
Interés
1. Documentación
4. Confidencialidad
de la Información
6. Política de
Compras
2. Evita Prácticas Inadecuadas
0
1
2
3
4
5
1.1 Manuales
1.2 Cotización
1.3 Proveedores
1.4 Proceso
1.5 Archivo
2.1 Comité
2.2 Publicación
2.3 Compras Centralizadas
2.4 Proceso
2.5 Fraccionamiento
3.1 Segregación
3.2 Autorización
3.3 Independencia
4.1 Disponibilidad
4.2 Presupuesto
5.1 Base de Datos
5.2 Presupuesto
5.3 Ofertas
5.4 Bases de Cotización
5.5 Especificaciones
6.1 Políticas
6.2 Aplicación
6.3 Cumplimiento
6.4 Ley de Contrataciones
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia08

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
3. ADQUISICIONES

Página 33 de 81
pwc

En la gráfica No. 3.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 3.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
3. Adquisiciones
3.0 1.1 Manuales
3.0 1. Documentación 2.0 1.2 Cotización
3.0 1.3 Proveedores
2.0 1.4 Proceso
1.0 1.5 Archivo
3.0 2.1 Comité
3.0 2. Evita Prácticas Inadecuadas 3.0 2.2 Publicación
3.0 2.3 Compras Centralizadas
2.0 2.4 Proceso
3.0 2.5 Fraccionamiento
3.0 3.1 Segregación
3.0 3. Adquisiciones 3.0 3. Evita Conflictos de Interés 3.0 3.2 Autorización
3.0 3.3 Independencia
2.0 4. Confidencialidad de la Información 2.0 4.1 Disponibilidad
2.0 4.2 Presupuesto
3.0 5.1 Base de Datos
3.0 5. Compras Competitivas 2.0 5.2 Presupuesto
2.0 5.3 Ofertas
3.0 5.4 Bases de Cotización
2.0 5.5 Especificaciones
2.0 6.1 Políticas
3.0 6. Política de Compras 2.0 6.2 Aplicación
3.0 6.3 Cumplimiento
2.0 6.4 Ley de Contrataciones

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
3. ADQUISICIONES

Página 34 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.


1. Las compras no se encuentran concentradas en la Unidad de Compras, los proyectos y otras unidades internas también efectúan
actividades del proceso de adquisiciones (cotización, relación con proveedores, negociación, entre otros).

Condición

Observamos que no todas las actividades del proceso de adquisiciones de bienes y servicios son realizadas con exclusividad por la Unidad de
Compras y el personal que la integra.

Comentarios de la Administración:

La Secretaría de Integración Económica Centroamericana indica que recientemente se estableció la directiva para que la
Dirección de Sistemas no participe en las actividades del proceso que no le corresponden. Sí debe participar en la
definición de criterios técnicos para la compra y en la aceptación de los productos y servicios técnicos, al momento de ser
entregados a la Secretaría.

Esta instrucción fue girada en fecha posterior a la evaluación realizada por PricewaterhouseCoopers, ya que la revisión del área de
Adquisiciones se realizó durante el mes de junio del 2008 y el presente informe se presentó con fecha de julio del 2008.


Causa
No se cuenta con un ente de supervisión que verifique el cumplimiento de todos los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios
con base en el manual de compras.

Efecto
Riesgo de que se viole alguna etapa durante el proceso de adquisiciones de bienes o contratación de servicios.

Recomendación 1
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
3. ADQUISICIONES

Página 35 de 81
pwc
Fortalecer a la Unidad de Compras, con el personal requerido para poder llevar a cabo las compras y el volumen de compras requerido por las
distintas unidades internas y proyectos de SIECA.

2. No se cuenta con una base de datos actualizada de proveedores ni se le asigna una calificación a los mismos conforme al desempeño de
la entrega de los bienes y servicios requeridos.

Condición
No observamos una base de datos con proveedores calificados, que identifique el registro de su desempeño y que permita, en la fase
correspondiente del proceso de adquisición, descalificarlos por su incumplimiento con alguno de los términos de referencia o proveedores que
son intermediarios.

Causa
No se cuenta con un sistema y una base de datos para registrar la información de los proveedores recurrentes y la definición de políticas que
permitan establecer los criterios para determinar que un proveedor es recurrente y para calificar el desempeño del mismo.

Efecto
Que los servicios y productos no sean recibidos por las unidades interesadas dentro de la Secretaría conforme a las especificaciones definidas al
momento de requerir la compra.

Recomendación 2
Es importante elaborar el listado de proveedores recurrentes de la Secretaría y registrar el desempeño para crear un banco de datos de proveedores
calificados que permita identificar a los proveedores que han cumplido a cabalidad las adquisiciones y descalificar a quienes incumplen las
órdenes de compra o todos aquellos que tienen funciones de intermediarios.

3. Los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, presentan algunas debilidades.

Condición

Durante nuestra evaluación de los procedimientos realizada durante los meses de junio y julio del 2008, observamos que existen algunas
debilidades que afectan la unidad de adquisiciones, mismas que se presentan a continuación:

a. Producto de nuestra evaluación, obtuvimos evidencia documental de que en algunos procesos no se está cumpliendo con todos los
procedimientos establecidos por el Manual de Compras.
b. No se cuenta con controles para evitar el fraccionamiento por lo que el proceso es discrecional.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
3. ADQUISICIONES

Página 36 de 81
pwc
c. No cuentan con suficiente personal para la unidad de compras, ya que actualmente solo esta integrada por la J efa de la Unidad y un
asistente.
d. La unidad no cuenta con herramientas de software que permita cumplir a cabalidad las funciones de adquisiciones.

Causa
No se cuenta con un ente de supervisión que verifique el cumplimiento de todos los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios
con base en el manual de compras.

Efecto
Riesgo de que se viole alguna etapa durante el proceso de adquisiciones de bienes o contratación de servicios.

Recomendación 3
La Dirección de Sistemas debe proveer las herramientas necesarias al Departamento de Compras, que le permitan registrar las actividades que
componen el proceso de compras (requerimiento, orden de compra, por ejemplo) y monitorear el desempeño de los mismos (herramientas de
Administración de Procesos de Negocio – Business Process Management, en inglés es la denominación que se le da a este tipo de sistemas).

Recomendación 4
Las autoridades de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana deben crear un ente de supervisión de los procesos de adquisiciones,
el cual dentro de sus atribuciones tendrá la responsabilidad de velar por la correcta aplicación de los procedimientos de adquisición y la
fiscalización de los procesos, con el objeto de darle transparencia a las adquisiciones y dejar evidencia oportuna de los procesos iniciados y
finalizados.
.


Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
4. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

Página 37 de 81
pwc
4. Sistema de Registro Contable:

Mediante la formulación de cuestionarios de control interno y entrevistas directas con el personal de la Unidad Financiera de la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana, procedimos a validar el cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos aplicables
para confirmar si los registros contables identificaban las transacciones y la aplicación de los fondos. Así mismo, evaluamos el ambiente de
control para el equipo e inventario.

A continuación se presenta una gráfica de la evaluación realizada a la unidad que tiene a su cargo el control de los sistemas de registro
contable dentro de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana, la ponderación asignada a esta área es de 72%. Observamos que
las transacciones pueden ser identificadas por fuente de financiamiento y aplicación de fondos y que la información es registrada y divulgada
oportunamente. Los procesos de la Unidad Financiera pueden ser mejorados en su eficiencia, en la medida que se puedan integrar otras
funciones administrativas al sistema de información institucional, como por ejemplo: nómina, activos fijos y manejo de órdenes de compra.

Gráfica No. 4.1

4. Sistemas de Registro Contable
5. Políticas y
procedimientos
3. Información precisa y
confiable
1. Identificación de fuentes y
aplicación de fondos
2. Documentación y
caja fiscal
4. Control de equipo y activos
0
1
2
3
4
5
1.1 procedimientos
1.2 enlace
1.3 capacitación
1.4 capacitación Sistema
2.1 cumplimiento
2.2 cali dad gasto
2.3 archivo adecuado
3.1 reportes
3.2 informe
3.3 registros al día
3.4 fiscalización
3.5 Informes Secretario
4.1 Acceso
4.2 Responsable archivo
4.3 control
4.4 Consoli daci ón
4.5 actuali zaci ón
5.1 manuales
5.2 políti cas
5.3 procedimientos
5.4 objetivos
5.5 usuario del sistema
Eficiente
Aceptablemente
Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 08

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
4. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

Página 38 de 81
pwc

En la gráfica No. 4.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.


Gráfica No. 4.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
4. Sistemas de Registro Contable
1.0 1.1 procedimientos
2.0 1. Identificación de fuentes y aplicación de fondos 1.0 1.2 enlace
2.0 1.3 capacitación
2.0 1.4 capacitación sistema
2.0 2.1 cumplimiento
3.0 2. Documentación y caja fiscal 3.0 2.2 calidad gasto
1.0 2.3 archivo adecuado
2.0 3.1 reportes
3.0 3. Información precisa y confiable 2.0 3.2 informe
3.0 4. Sistemas de Registro Contable 1.0 3.3 registros al día
3.0 3.4 fiscalización
3.0 3.5 informes Secretario
2.0 4.1 Acceso
3.0 4. Control de equipo y activos 2.0 4.2 Responsable archivo
3.0 4.3 control
3.0 4.4 Consolidación
2.0 4.5 actualización
1.0 5.1 manuales
2.0 5. Políticas y procedimientos 1.0 5.2 políticas
2.0 5.3 procedimientos
3.0 5.4 objetivos
3.0 5.5 usuario sistema


Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
4. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

Página 39 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. El Sistema de Información Administrativo se utiliza para registrar las partidas contables pero no se encuentra integrado para el
registro automático de los procesos de compras, activos fijos y nómina, entre otros.

Condición
Se determinó que las transacciones contables se ingresan manualmente al sistema y no existen enlaces integrados con la generación de
información de otros procesos de la Institución.

Comentarios de la Administración:
El J efe Financiero ha indicado que le han requerido a la Dirección de Sistemas de Información el desarrollo e implementación de
los módulos de proveedores (compras), presupuesto y nómina, para poder integrarlos con el sistema de registro contable. Se
estima que la implementación de la nómina se realizará durante el año en curso.


Causa
No se han desarrollado e implementado los módulos del sistema que permitan automatizar la gestión de los procesos administrativos, por
ejemplo: compras, activos fijos y nómina.

Efecto
Es necesario invertir una gran cantidad de tiempo en la operación de partidas que pudieran ser automáticas, como las depreciaciones y la
generación de nóminas, y es factible que como resultado de la operación manual puedan existir errores de digitación.

Recomendación 1
Compra o desarrollo, e implementación de herramientas de software que permitan: (a) la gestión de procesos administrativos (en inglés,
Business Process Management) y (b) la gestión y control de los proyectos ejecutados por SIECA.

Recomendación 2
Compra o desarrollo, e implementación de los módulos que puedan apoyar la gestión administrativa y que permitan integrar los procesos al
sistema contable.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
5. PRESUPUESTO

Página 40 de 81
pwc
5. Presupuesto:

Se evaluaron las políticas y procedimientos relacionados con el proceso de formulación, programación, ejecución y liquidación de los
presupuestos de la Institución. Así mismo se evaluó el proceso de ejecución y registro del presupuesto en la Secretaría de Integración
Económica Centroamericana y finalmente se verificaron los controles de monitoreo y los reportes de ejecución y liquidación presupuestaria,
así como su periodicidad.

A continuación presentamos una gráfica de la evaluación realizada a los procesos y entrevistas con el personal que tiene a su cargo el control
del sistema presupuestario dentro de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana, en la cual podemos observar que el presupuesto
ha sido formulado y programado de acuerdo al requerimiento formal de ser aprobado por el COMIECO. Sin embargo, las unidades operativas
no participan en la formulación y no se utiliza como una herramienta de gerencia, por lo que la ejecución y monitoreo de los renglones
presupuestarios se realiza semestralmente y es un ejercicio en el cual participan únicamente el J efe Financiero y el Secretario, por lo que la
ponderación a los diferentes factores evaluados es del 45% de cumplimiento.

Gráfica No. 5.1

2. Sistema de Monitoreo
1. Desarrollo
Presupuestario
5. Presupuestos
3. Reporteo
0
1
2
3
4
5
1.1 Políticas
1.2 Congruencia con POA
1.3 Uni dades Ejecutorias
1.4 Revi si ón Secretario
2.1 Benefi cios
2.2 Registros Auxiliares
2.3 Control
2.4 Asignación
2.5 Cuota Financiera
3.1 Informes
3.2 Di sponi bilidades
3.3 Aprovechami ento
3.4 Revisión
3.5 Entrega Informes
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia08


Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
5. PRESUPUESTO

Página 41 de 81
pwc



En la gráfica No. 5.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 5.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
5. Presupuestos
2.0 1.1 Políticas
3.0 1.2 Congruencia con POA
3.0 1. Desarrollo Presupuestario 3.0 1.3 Unidades Ejecutorias
2.0 1.4 Revisión Secretario
3.0 2.1 Beneficios
3.0 2.2 Registros Auxiliares
3.0 5. Presupuestos 3.0 2. Sistema de Monitoreo 3.0 2.3 Control
2.0 2.4 Asignación
3.0 2.5 Cuota Financiera
3.0 3.1 Informes
3.0 3.2 Disponibilidades
3.0 3. Reporteo 3.0 3.3 Aprovechamiento
3.0 3.4 Revisión
1.0 3.5 Entrega Informes






Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
5. PRESUPUESTO

Página 42 de 81
pwc
A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. El Presupuesto no se utiliza como una herramienta que contribuya a la administración de la Secretaría.

Condición
Observamos las siguientes deficiencias:

a. Las diferentes unidades administrativas no conocen su disponibilidad presupuestaria, ya que no se les involucra para la formulación del
mismo.
b. Por ser un organismo descentralizado, no nos fue posible obtener evidencia de la presentación de la ejecución presupuestaria a la
Dirección Técnica del Presupuesto.
c. No cuentan con el recurso de sistema de información necesario para ejecutar las funciones presupuestarias.

Comentarios de la Secretaría
El J efe Financiero indicó que le han solicitado a la Dirección de Sistemas de Información la implementación de un módulo de
presupuestos, que les permita estar preparados para el involucramiento futuro de las diferentes unidades internas de SIECA en la
formulación, ejecución y análisis del presupuesto.


Causa
El presupuesto no se ha utilizado como una herramienta de gerencia que apoye a la administración de las Unidades y Direcciones de SIECA.

Efecto
Los registros y las transacciones que se efectúan en la contabilidad no se registran automáticamente en la ejecución presupuestaria. Se presenta un
informe semestral de ejecución presupuestaria para el Secretario, preparado por la Unidad Financiera.

El control detallado de presupuestos se realiza únicamente para la ejecución y control de los proyectos.

Recomendación 1
Se debe involucrar a las Direcciones y Unidades en la formulación del Presupuesto, de forma que cada Director y Encargado pueda establecer con
antelación los recursos necesarios para desempeñar su función y alcanzar los objetivos trazados para el mismo periodo de tiempo. Asimismo, es
necesario definir las políticas para implementar esta herramienta.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
5. PRESUPUESTO

Página 43 de 81
pwc

Recomendación 2
Las unidades ejecutoras deben capacitarse para que conozcan el manejo de la herramienta presupuestaria e involucrarse para utilizarla como una
herramienta para gestionar las operaciones de la Institución.

Recomendación 3
Fortalecer la función de presupuesto, ofreciendo capacitación continua y el sistema de información necesario, con el fin de que la función se
realice de manera eficiente y contribuyendo a la consecución de los objetivos de la Secretaría.



Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
6. PLANEACION

Página 44 de 81
pwc
6. Planeación:

Proceso para desarrollar, monitorear y reportar planes de trabajo actuales.

La evaluación de la función de Planeación se realizó en tres dimensiones: El desarrollo de planes, el monitoreo, reporte y control y la
documentación.

En nuestra evaluación encontramos que existe la cultura de desarrollo de planes, así como su monitoreo, reporteo y control, sin embargo no
son planes detallados con fechas límites o indicadores cuantitativos.

No existe un plan estratégico general documentado que permita guiar los planes elaborados y el presupuesto ejecutado, por cuanto las
prioridades varían constantemente durante el año, en función de las resoluciones o requerimientos del Comieco y las prioridades que pueda
fijar la presidencia pro témpore.

Si bien existen lineamientos generales que se plantean en la legislación que define la creación de la SIECA, hace falta realizar una planeación
estratégica que con base en los lineamientos mencionados, pueda definir una dirección estratégica para los planes de las presidencias pro
témpore y que encauce las resoluciones y requerimientos del Consejo de Ministros de Economía de Centroamérica.

Aún cuando se nos indicó que cuentan con la capacidad para monitorear los planes, es una sugerencia que se implementen indicadores
cuantitativos que permitan medir el avance de los planes y el desempeño institucional a todo nivel.

En la gráfica No. 6.1 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado, estableciéndose la
efectividad para esta área en 28%.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
6. PLANEACION

Página 45 de 81
pwc

Gráfica No. 6.1


2. Monitoreo,
reporteo y control
6. Planeación
3. Documentación
1. Desarrollo de
Planes
0
1
2
3
4
5
1.1 Definición
1.2 Participación de Nivel Gerencial
1.3 Comunicación
1.4 Conocimiento del Personal
1.5 Congruencia con Presupuesto
2.1 Alineación
2.2 Monitoreo de Planes
2.3 Entrenamiento en el uso de los indicadores 2.4 Mejora del Control
2.5 Revisión Permanente
3.1 Acceso a la Información
3.2 Agilidad de la Actualización
3.3 Control Periódico
3.4 Entrenamiento y Apoyo
3.5 Sistemas de Información
Eficiente
Aceptablemente
Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 08











Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
6. PLANEACION

Página 46 de 81
pwc

En la gráfica No. 6.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 6.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO


Cuadro de diagnóstico
6. Planeación
3.0 1.1 Definición
3.0 1.2 Participación de Nivel Gerencial
3.0 1. Desarrollo de Planes 3.0 1.3 Comunicación
3.0 1.4 Conocimiento del Personal
3.0 1.5 Congruencia con Presupuesto
3.0 2.1 Alineación
3.0 2.2 Monitoreo de Planes
3.0
6. Planeación
3.0
2. Monitoreo, reporteo y control
3.0
2.3 Entrenamiento en el uso de los
indicadores
3.0 2.4 Mejora del Control
3.0 2.5 Revisión Permanente
3.0 3.1 Acceso a la Información
3.0 3.2 Agilidad de la Actualización
3.0 3. Documentación 3.0 3.3 Control Periódico
3.0 3.4 Entrenamiento y Apoyo
3.0 3.5 Sistemas de Información






Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
6. PLANEACION

Página 47 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.


1. No existe un Plan Estratégico Institucional, sin embargo, los lineamientos estratégicos y el mandato de la SIECA existe y se puede
extraer de los Protocolos y Resoluciones que la han creado.

Condición
Los planes semestrales no tienen un objetivo estratégico. Cumplen con los mandatos y requerimientos del Comieco y, en general, contribuyen
a la consecución del mandato de SIECA, pero no existe una relación directa entre objetivos estratégicos y plan operativo.

Causa
No se ha realizado el esfuerzo de realizar una Planeación Estratégica debido a la noción que los planes son de corto plazo (6 meses) y que pueden
cambiar las prioridades en función de la dirección emitida de las diferentes Presidencias Pro Témpore y/o del Comieco.

Efecto
La planeación de corto plazo, es el único tipo de planificación que la Secretaría realiza a nivel Institucional.

Recomendación 1
Debe realizarse un plan Estratégico Institucional que dirija el plan operativo de las Direcciones y Unidades de SIECA, así como a los proyectos
que elige o busca ejecutar. El plan Estratégico Institucional debe contar con la suficiente flexibilidad para poder encausar los requerimientos e
iniciativas que surjan del Comieco y las Presidencias Pro Témpore.


2. Las metas de la Institución no se cuantifican ni existe una función dedicada a darle seguimiento.

Condición
En el área operativa se realizan planes semestrales, conforme a la Presidencia Pro Témpore, procurando darle continuidad a los temas
trabajados y que se encuentran pendientes de un semestre al otro. Sin embargo, los planes no cuentan con indicadores cuantitativos.

Causa
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
6. PLANEACION

Página 48 de 81
pwc
Desconocimiento de la importancia de la necesidad del monitoreo, seguimiento y evaluación en función de variables cuantitativas que permitan
tener un mejor control del desempeño de la Institución. Situaciones de coyuntura que modifican las prioridades.

Falta de recurso humano para hacer el seguimiento detallado cuantitativo de indicadores y falta de herramientas de sistemas de información que
faciliten el registro y control de los indicadores.

Efecto
Inadecuado seguimiento a la ejecución de los planes de la Institución.

Recomendación 2
Definir los indicadores cuantitativos por proceso y unidades que convienen a la Secretaría para monitorear de manera más efectiva el
cumplimiento de sus objetivos.

Recomendación 3
Implementar un sistema de información que facilite el seguimiento y monitoreo de los indicadores.

Recomendación 4
Realizar evaluaciones periódicas de la ejecución del plan, reprogramando con base a la evaluación y velar para que en lo posible la ejecución del
presupuesto responda a la planificación.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
7. CONTROL INTERNO

Página 49 de 81
pwc
7. Control Interno

Revisamos los procedimientos relacionados con el control interno de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana. Contemplando
que el sistema de control interno comprende aspectos áreas de: código de conducta y conflictos de interés, valoración de riesgos, actividades o
procedimientos de control, información y comunicación y monitoreo. SIECA presenta una eficiencia del 58%, indicando que existen
debilidades importantes en el sistema de control interno, tal como se expresa en el resultado de la evaluación para cada uno de dichos
componentes.

Debido a que no existen políticas y procedimientos administrativos para la supervisión del cumplimiento de los manuales existentes, los
controles internos se muestran débiles, adicionalmente se complica el control por la falta de un software que permita registrar el inventario de
activos fijos de la entidad. Es importante implementar una metodología de identificación de riesgos a diferentes niveles de la Organización,
con el objetivo de fortalecer el control interno.

La siguiente es una gráfica de la evaluación realizada al control interno de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana.

Gráfica No. 7.1

2. Valoración de Riesgos
12. Evaluación del Control Interno
1. Código de Conducta y
3.Actividades o Procedimientos de Control
4. Información y
Comunicación
5. Monitoreo

Conflictos
de Interés
0
1
2
3
4
5
1.1 Diseño
1.2. Comunicación
1.3 Certificación del Personal
1.4 Conflictos de Interés
1.5 Ejecución
1.6 Cumplimiento de Normas
1.7 Monitoreo
1.8 Control
2.1 Identificación
2.2
Objetivos
2.3 Metodología
2.4 Monitoreo 3.1 Implementación
3.2 Alineación
3.3 Constancias de Responsabilidad
4.1 Sistema de Información
4.2 Procedimientos
4.3 Políticas y Normas
4.4 Canales de Comunicación
5.1 Funciones y Procedimientos
5.2 Supervisión
5.3 Autoevaluaciones
5.4 Informe de Auditoría Interna
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 2008

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
7. CONTROL INTERNO

Página 50 de 81
pwc


En la gráfica No. 7.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Gráfica No. 7.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
12. Evaluación del Control Interno
3.0 1.1 Diseño
3.0 1.2. Comunicación
3.0 1.3 Certificación del Personal
3.0 1. Código de Conducta y Conflictos de Interés 3.0 1.4 Conflictos de Interés
3.0 1.5 Ejecución
2.0 1.6 Cumplimiento de Normas
3.0 1.7 Monitoreo
3.0 1.8 Control
3.0 2.1 Identificación
3.0 2. Valoración de Riesgos 3.0 2.2 Objetivos
3.0 2.3 Metodología
3.0 12. Evaluación del Control Interno 3.0 2.4 Monitoreo
3.0 3.1 Implementación
3.0 3.Actividades o Procedimientos de Control 3.0 3.2 Alineación
3.0 3.3 Constancias de Responsabilidad
2.0 4.1 Sistema de Información
2.0 4. Información y Comunicación 2.0 4.2 Procedimientos
2.0 4.3 Políticas y Normas
2.0 4.4 Canales de Comunicación
3.0 5.1 Funciones y Procedimientos
3.0 5. Monitoreo 3.0 5.2 Supervisión
3.0 5.3 Autoevaluaciones
3.0 5.4 Informe de Auditoría Interna



Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
7. CONTROL INTERNO

Página 51 de 81
pwc

A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. Hace falta definir un marco metodológico para la identificación de riesgos en la Institución, a todo nivel (financiero, estratégico,
organizacional, entre otros).

Condición
La Secretaría de Integración Económica Centroamericana no cuenta con un marco metodológico definido que identifique los riesgos
potenciales que pueden afectar a la Institución.

Causa
A nivel interno, cada Dirección o Unidad, toma las medidas de sentido común para evitar los riesgos más evidentes que atañen a cada área de
responsabilidad, pero no hay un esfuerzo institucional por identificar y minimizar los riesgos que pueden estar presentes a todo nivel, en la
organización.

Efecto
No se han identificado formalmente los principales riesgos ni existen medidas que puedan minimizar el impacto de dichos riesgos en la
Institución.

Recomendación 1
Establecer un marco metodológico de riesgos que permita identificar los riesgos institucionales y definir las políticas que permitan monitorear los
riesgos a todo nivel de la Institución, como ejemplo se puede citar el Enterprise Risk Management Framework establecido por COSO, para la
gestión integral de los riesgos en una organización.



2. La Secretaría de Integración Económica Centroamericana no cuenta con un Código de Conducta que establezca los lineamientos
generales de conducta y convivencia que la Institución espera de sus funcionarios.

Condición
Durante nuestra evaluación se pudo observar que no existe un Código de Conducta para el personal de SIECA.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
7. CONTROL INTERNO

Página 52 de 81
pwc
Causa
Falta de una política institucional para el establecimiento documentado de la Conducta que SIECA espera de sus funcionarios.

Efecto
No existe un estándar documentado y comunicado que le haga saber al personal de SIECA el conjunto de actitudes y valores que deben observar
para ser parte de la Institución.

Recomendación 2
Establecer un Código de Conducta, con su respectiva socialización al personal de SIECA. Definir políticas que establezcan el compromiso anual y
firmado de los funcionarios para obedecer y respetar el código de conducta, así como de informar que no existe ningún conflicto de interés de la
persona con la Institución.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
8. COMUNICACIÓN

Página 53 de 81
pwc
8. Comunicación:

La revisión de este componente, contempló la evaluación de dos dimensiones, a ser: 1) Estrategia, Políticas y Objetivos; 2) Modelo de Gestión y
Ejecutoria.

En lo relacionado con la dimensión Estrategia, Políticas y Objetivos, debe considerarse que de acuerdo a lo observado, la SIECA no tiene una
Estrategia de Comunicación establecida, sino que responde a los acontecimientos (internos y externos) que surjan y correspondan comunicar.

La SIECA, no cuenta con un modelo de gestión y ejecutoria de Comunicación Institucional. Aunque si se tienen definidos a los funcionarios
únicos que pueden comunicar directamente a la prensa, siendo éstos el Secretario General y los Directores de la institución.

Actualmente, SIECA realiza Boletines Informativos y una Revista anual como comunicación institucional, lo cual favorece a la comunicación
tanto interna como externa. Los Boletines Informativos se emiten de de forma periódica, los cuales se publican tanto de forma impresa, como se
envían a una red de contactos de forma electrónica. Así mismo publican una revista anual, denominada “Integración”, de la cual se publica un
tiraje de aproximadamente de 2,000 copias, las cuales se distribuyen en Ministerios y actividades de capacitación.

El bajo índice de rotación del personal de la SIECA, es uno de los factores que favorecen la comunicación tanto interna como externa. Ya que el
personal conoce los canales de comunicación, como al personal o contactos para el desarrollo de sus labores.

A continuación, se presenta una síntesis del grado de contribución a la eficiencia administrativa por parte de la dimensión de Comunicaci´no, que
se ponderó en un 62%:












Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
8. COMUNICACIÓN

Página 54 de 81
pwc
Gráfica No. 8.1
1. Estrategi a, Políticas y Objeti vos
7. Comunicación
2. Modelo de Gestión y Ejecutori a
0
1
2
3
4
5
1.1 Estragegia de Comunicación Institucional
1.2 Políticas y Normas
1.3 Objetivos y Metas
1.5 Procesos Clave
2.1 Ambiente de Comunicación Abierta - Interna
2.2 Canales de Comunicación Interna
2.3 Canales de Comunicación Externa
2.4 Comunicador Institucional
2.5 Presupuesto
2.6 Imagen Institucional
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia08


En la gráfica No. 8.2 se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.
Gráfica No. 8.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO
Cuadro de diagnóstico
7. Comunicación
3.0 1.1 Estragegia de Comunicación Institucional
3.0 1.2 Políticas y Normas
3.0 1. Estrategia, Políticas y Objetivos 3.0 1.3 Objetivos y Metas
3.0 1.5 Procesos Clave
3.0 7. Comuni cación 3.0 2.1 Ambiente de Comunicación Abierta - Interna
1.0 2.2 Canales de Comunicación Interna
2.0 2. Modelo de Gesti ón y Ejecutoria 2.0 2.3 Canales de Comunicación Externa
1.0 2.4 Comunicador Institucional
2.0 2.5 Presupuesto
3.0 2.6 Imagen Institucional

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
8. COMUNICACIÓN

Página 55 de 81
pwc
A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica Centroamericana
en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de las mismas al final de
este documento.

1. La SIECA no cuenta con políticas que resguarden su Imagen Institucional.

Condición
No se encontró evidencia de que la SIECA tenga definidas políticas que velen por mantener una Imagen Institucional uniforme, que brinden una
percepción de integral de las áreas que componen la institución. Por ejemplo, la forma de diagramación de las publicaciones, el logotipo, los
fondos, las fuentes, entre otros.

Causa
La SIECA esta realizando algunas acciones para efectuar publicaciones, pero no se muestra evidencia de que los esfuerzos realizados, estén alienados
en una imagen institucional.

Efecto
Falta de congruencia en los estándares de la Institución en el tema de comunicación.

Recomendación 1
Se deben elaborar las políticas e instrumentos necesarios que aseguren el adecuado manejo de la Imagen Corporativa de SIECA. Lo cual deberá ser
comunicado al personal y establecer un área a cargo del monitoreo de su respectivo cumplimiento.

2. Definir la dependencia de la Unidad de Comunicación de SIECA:

Condición
De acuerdo a la información obtenida, no se tiene claramente definida la dependencia directa del Encargado de Prensa, ya que el Director de
Sistemas nos indicaba que esta persona le reportaba directamente a él, pero el Encargado de Prensa, tiene entendido que su posición está como
staff, dentro de la estructura de SIECA, reportando al Secretario General, pero apoyando a todo el personal de la institución.

Causa
La SIECA no cuenta con una estructura de organización detallada por área, formalmente establecida y de uso común, como tampoco posee un Manual
de Descriptores y Perfiles de Puestos.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana -SIECA-
8. COMUNICACIÓN

Página 56 de 81
pwc
Efecto
Existe el riesgo de duplicidad de órdenes, falta de control en la asignación de responsabilidades.

Recomendación 2
Se recomienda revisar la estructura y funciones del Encargado de Prensa, para alinear la misma a la estrategia institucional, buscando fortalecer la
comunicación institucional.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 57 de 81
pwc
9. Tecnología de Información:

La revisión en el área de Tecnología de Información (TI) cubrió seis dimensiones: administración TI, seguridad de datos, continuidad de
operaciones, seguridad física, aplicaciones y comunicaciones. La ponderación asignada a esta área suma 88%.

Se determinó que el área de sistemas tiene una orientación estratégica para las funciones de Integración de la Institución. Existe un “Sistema
de Información Estadística de Comercio Centroamericano”, desarrollado con información clave relativa a la integración Centroamericana. De
la misma forma, un repositorio de información en la web muy valioso, con documentación clave para las mismas funciones. En general el
portal web es un punto de partida para investigar el comercio en la región. Sin embargo, ese nivel de madurez no se ve reflejado en las
funciones de soporte a la Institución (contabilidad, recursos humanos, etc.).

No encontramos políticas, normas y procedimientos a nivel de seguridad lógica y física de los datos en forma escrita, únicamente están
implementadas, lo cual implica que en las diferentes áreas es necesario reforzar la documentación de las mismas, lo cual podría hacerse
implementando una norma internacional como la ISO 27000.

Con respecto a la continuidad de negocios, se encontró una infraestructura, más que adecuada, en la Institución para continuar trabajando en
caso de un desastre en el país, sin embargo los esfuerzos están dedicados en el edificio mismo, y no existe un plan de sitio alterno, ni los
respaldos necesarios, para continuar la operación fuera de la Institución, ya que todos los respaldos son almacenados dentro de la Institución,
con excepción de uno que se guarda fuera de sitio, una vez al año. Esto es muy importante, ya que la seguridad física de las instalaciones
puede no ser adecuada, al existir áreas abiertas y paredes de vidrio únicamente para llegar a los servidores.




Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 58 de 81
pwc
Gráfica No. 9.1

9. Tecnología de Información
6. Comunicaciones
3. Continuidad de Operaciones
2. Seguridad de Datos
4. Seguridad Física
1. Administración IT
5. Aplicaciones
0
1
2
3
4
5
1.1 Plan Estratégi co IT
1.2 Politicas, Normas y Procedimientos
1.3 Estructura del Departamento
1.4 Segregación de Funci ones
1.5 Roles y Funciones
2.1 Administrador de Seguridad
2.2 Estándar de Seguridad
2.3 Procedimientos y Parámetros
2.4 Monitoreo de Seguridad
3.1 Plan de Conti nuidad
3.2 Plan de Recuperación 3.3 Backup
4.1 Controles de Acceso
4.2 Instalaciones
4.3 Diagramas de Red
4.4 Inventari o de Equipo
5.1 Apoyo en Toma de Deci si ón
5.2 Existencia de Aplicaciones
5.3 Integración de Si stemas
5.4 Uso correcto de los si stemas
6.1 Infraestructura
Eficiente
Aceptablemente Eficiente
No Eficiente
Eficiencia 08









Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 59 de 81
pwc
En la siguiente gráfica se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.
Gráfica No. 9.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
9. Tecnología de Información
1.0 1.1 Plan Estratégico IT
2.0 1. Administración IT 3.0 1.2 Politicas, Normas y Procedimientos
1.0 1.3 Estructura del Departamento
1.0 1.4 Segregación de Funciones
3.0 1.5 Roles y Funciones
3.0 2.1 Administrador de Seguridad
2.0 2. Seguridad de Datos 2.0 2.2 Estándar de Seguridad
1.0 2.3 Procedimientos y Parámetros
1.0 2.4 Monitoreo de Seguridad
2.0 3.1 Plan de Continuidad
2.0 9. Tecnología de Información 2.0 3. Continuidad de Operaciones 2.0 3.2 Plan de Recuperación
2.0 3.3 Backup
2.0 4.1 Controles de Acceso
2.0 4. Seguridad Física 1.0 4.2 Instalaciones
3.0 4.3 Diagramas de Red
1.0 4.4 Inventario de Equipo
1.0 5.1 Apoyo en Toma de Decisión
2.0 5. Aplicaciones 3.0 5.2 Existencia de Aplicaciones
2.0 5.3 Integración de Sistemas
1.0 5.4 Uso correcto de los sistemas
1.0 6. Comunicaciones 1.0 6.1 Infraestructura






Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 60 de 81
pwc
A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. La definición de las funciones del personal no se encuentran formalmente documentadas.

Condición
No se tienen definidos la función, roles y responsabilidades del personal del área de sistemas, con la excepción de los puestos para manejo de
los proyectos externos para el área de sistemas.

Causa
Dentro de los planes administrativos no se ha dado la importancia a este tema.

Efecto
El personal de técnico de tecnología y sus dependencias podría no comprender claramente sus funciones. Los perfiles del personal de tecnología
podrían no satisfacer las necesidades estratégicas del plan de tecnología de información.

Recomendación 1
La descripción de puestos debe definir claramente las funciones principales de cada puesto con el fin de que no existan dudas relacionadas con las
responsabilidades que debe cumplir la persona que lo ocupe.

Recomendación 2
El perfil del puesto debe ser la guía que describa los conocimientos, capacidades y experiencias necesarios para ejecutar las funciones de cada
puesto. Esto permitirá seleccionar y capacitar de una manera adecuada al personal de informática, para llevarlo al nivel óptimo que requiere la
posición y obtener los resultados esperados.

2. No existen políticas formales del uso de sistemas

Condición
Aunque existen restricciones en los sistemas, no existen políticas escritas de uso apropiado de los sistemas y computadoras, no existen
políticas escritas de navegación en Internet (existen limitaciones a nivel de software y hardware que no permiten el ingreso a sitios
restringidos). Adicionalmente, no existen políticas y procedimientos de seguridad TI por escrito y de observancia general para usuarios.

Causa
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 61 de 81
pwc
La administración de tecnología ha implementado las restricciones que considera necesarias utilizando software y hardware para el efecto, sin
embargo esto se ha hecho basado más en requerimientos tecnológicos (uso exagerado de ancho de banda) y problemas específicos que en una
política creada vigente.

Efecto
Podrían no atenderse normas de seguridad, privacidad y confidencialidad de la información que se maneja en la Institución, así como la de los
donantes, o contratantes en proyectos específicos.

Recomendación 3
Las políticas son directrices de alto nivel, deben representar la filosofía de la Secretaría y ser claras y concisas. La Dirección debe llevar a cabo las
acciones necesarias para asegurarse que los empleados afectados por una política específica reciban una explicación completa de la misma y
entiendan su razón.

Los usuarios de sistemas son parte importante en la definición de un ambiente adecuado de control informático. La definición de su rol,
responsabilidades y sanciones deben estar definidas en las políticas de la Secretaría. El desconocimiento de las responsabilidades de los usuarios es
la causa principal de uso indebido de recursos informáticos y así mismo podría no permitir la aplicación de las sanciones del caso.

El objeto de estas políticas es definir los niveles requeridos de seguridad informática de la organización, implantarlos y formar una cultura de
seguridad informática en el personal usuario de los sistemas, esto con el fin de minimizar el riesgo de ingresos no autorizados a los sistemas y
programas, así como de manipulación, destrucción o robo de información.

Por ejemplo existen normas internacionales, tales como ISO 27000 o modelos de control del ambiente TI como COBIT que proponen diez
divisiones a saber:

a) Política de seguridad
b) Administración de computadoras y redes.
c) Seguridad organizacional
d) Control de acceso a los sistemas
e) Control y clasificación de activos
f) Mantenimiento y desarrollo de sistemas
g) Seguridad de personal
h) Plan de continuidad de operaciones
i) Seguridad física
j) Cumplimiento
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 62 de 81
pwc

Una política de seguridad se divide en niveles, tales como: política global, principios, requerimientos mínimos y boletines de interpretación de
requerimientos de seguridad.

Política La definición de política de Seguridad se refiere al conjunto de declaraciones de la administración relacionadas
con las expectativas de seguridad, las cuales permitirán utilizar efectivamente los sistemas de información para
fortalecer los objetivos de Secretaría.
Principios Los principios de seguridad se derivan de la política y proveen el panorama de las acciones necesarias para
cumplir los objetivos de la política.
Requerimientos mínimos Los requerimientos mínimos de seguridad son acciones específicas que deben implantarse en los sistemas de
información y se derivan de los principios.
Boletines de interpretación de
requerimientos de Seguridad
Estos boletines se proporcionan para informar al personal sobre los requerimientos específicos sobre los asuntos
necesarios, anticipación de necesidades y clarificación.


3. No se utiliza un modelo de gestión de servicios.

Condición
No se utiliza un modelo de de gestión para la administración de tecnologías de información, tal como ITIL.

Causa
No se ha determinado la necesidad de implementarlo.

Efecto
Los modelos de gestión de la administración de las tecnologías de información proporcionan una guía que permite la gestión del departamento de
una forma efectiva y estandarizada. Proporciona lineamientos probados que mejoran la atención a los usuarios, ayudan a mantenerse operando
adecuadamente y responden a la necesidad de los usuarios y del negocio.

Recomendación 4
Evaluar el modelo de gestión ITIL (Infomation Technology Information Library) y determinar que partes del mismo pueden ser adecuadas para su
implementación en la Secretaría.


4. No existe la figura del Oficial de Seguridad
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 63 de 81
pwc

Condición
Actualmente, no existe una figura de un Oficial de Seguridad (Chief Security Officer).

Causa
No se han definido y formalizado políticas de seguridad de tecnología de información. El presupuesto de la Institución, puede ser un factor
limitante al momento de implementar esta función.

Efecto
Incumplimiento de las políticas de tecnología de información que defina la Secretaría, así como, accesos no autorizados.

Recomendación 5
Designar una persona dedicada al cumplimiento de la seguridad y accesos a los sistemas, denominado Security Chief Officer u Oficial de
Seguridad. Esta persona debe ser independiente al área de Informática y debe reportar directamente al Director de Sistemas.

Las principales funciones que debe tener un Oficial de Seguridad son las siguientes:
1. Construir la unidad de Seguridad informática de acuerdo a la jerarquía de funciones dentro de la Secretaría.
2. Preparar políticas y estándares de seguridad de información y proponerlas a los más altos niveles gerenciales dentro de la Secretaría para
su aprobación.
3. Definición de objetivos, principios y responsabilidades de la seguridad informática sobre los ya establecidos por la Secretaría.
4. Clasificar y definir por escrito los dueños (usuarios líderes) de los sistemas de información.
5. Definir por escrito estándares de acceso físico a los sistemas de cómputo de la Secretaría.
6. Definir por escrito los accesos lógicos a los diferentes componentes del sistema (matriz de usuarios).
7. Supervisión en la administración y control de cambios en las versiones de software.
8. Conformar un comité para desarrollar el Plan de Continuidad de Operaciones.
9. Coordinar las políticas de respaldo, su almacenamiento y custodia del mismo.
10. Implementar programas de concientización para comunicar las políticas y estándares a lo largo de la Secretaría y sus dependencias.
a. Programa de educación en seguridad informática.
b. Panfletos con principios y valores.
c. Anualmente actualizar el programa de sensibilización con cartas.
d. Carteles en las paredes.
11. Monitorear la seguridad del acceso lógico en la Secretaría.
12. Clasificación de la información por tipo ó nivel de confidencialidad (Alto, medio y bajo).
13. Monitoreo de la definición de los niveles de acceso.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 64 de 81
pwc
14. Verificación de la aprobación de los estándares de acceso por autoridad y jerarquía.
15. Definir la normatividad de la Arquitectura de Seguridad de la Información:
a. Políticas.
b. Estándares generales.
c. Estándares específicos de acuerdo a la plataforma informática (ejemplo: Windows 2000, Linux, DBMS SQL Server, etc.).
d. Procedimientos.
16. Descripción de puestos y actividades relacionados con la seguridad informática.
17. Definir estándares de encriptación de la información enviada a través de los diferentes medios.
18. Definir y revisar procedimientos de acceso remoto.
19. Verificar el cumplimiento de las políticas de seguridad definidas.


5. No se practican compromisos de confidencialidad

Condición
Actualmente, no se han contemplado compromisos de confidencialidad y responsabilidad de las claves de acceso con cada uno de los
empleados que tiene acceso a los sistemas de la Secretaría, así como los proveedores de servicios o terceras personas.

Causa
No existen políticas formales de seguridad de tecnología de información.

Efecto
Los empleados, terceras personas o proveedores de servicios podrían no tener conciencia de la necesidad de mantener la confidencialidad de la
información, pudiendo divulgar a personas externas a la secretaría información de carácter confidencial.

Recomendación 6
Un compromiso de confidencialidad debe hacer saber al empleado, proveedores de servicios y terceras personas, sobre la responsabilidad que
asumen de no divulgar la información confiada por la Secretaría para el desarrollo de sus funciones, esto se concreta con la firma del empleado y
de preferencia avalado ante un abogado. Esto con el fin de concientizar al empleado en materia de seguridad, confidencialidad y discreción.

Recomendación 7
Definir un documento denominado "Compromiso de Confidencialidad", con el fin de comunicar a los empleados y prestadores de servicios, sobre
el nivel de confidencialidad de la información de la Secretaría, así mismo la responsabilidad que tienen en el uso de sus claves ó contraseñas que
dan accesos a los sistemas computarizados.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 65 de 81
pwc

6. No se mantienen respaldos actualizados fuera de sitio.

Condición
A pesar de se realizan copias de respaldo con una periodicidad adecuada, no se cuenta con copias de respaldo fuera de sitio, con excepción de
una, que es realizada una vez al año. Todas las demás copias de soporte se mantienen en una caja fuerte dentro de la institución.

Causa
No se ha detectado la debilidad de los planes actuales por parte de la administración.

Efecto
Un Business Continuity Plan – BCP (Plan de Continuidad de Negocio), es un proceso, el cual permite el manejo de los planes proactivos de
arreglos y procedimientos, los cuales hacen posible la continuidad de las actividades o procesos críticos de las entidades ante interrupciones
causadas por eventos no deseados. Como consecuencia de este proceso proactivo, debería resultar en una reducción del riesgo y reducir el tiempo
consumido en la contingencia y / o recuperación de procesos causados por eventos no deseados.

El desarrollo del Plan de Continuidad de Negocio requiere la participación de todas las áreas y unidades de la Secretaría y no es tarea exclusiva de
la Dirección de Informática. Para la aprobación del plan debe crearse un Comité de Alto Nivel que permita discutirlo, proponer los cambios
necesarios y aprobarlo.

El resultado del plan de continuidad de negocio lo conforman tres planes:
a) Plan de continuidad (CP)
b) Plan de contingencias (DCP)
a) Plan de recuperación en caso de desastre (DRP)


Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 66 de 81
pwc
Event
Proactive-
preventive
Reactive-
alternative
max.
ReactionTime
RecoveryTime
Time Time
E
f
f
i
c
i
e
n
c
y

o
f

B
u
s
i
n
e
s
s

P
r
o
c
e
s
s
e
s
E
f
f
i
c
i
e
n
c
y

o
f

B
u
s
i
n
e
s
s

P
r
o
c
e
s
s
e
s
Event
Continuity plans Continuity plans
Contingency Contingency
plans plans Recovery plans Recovery plans
Proactive Proactive-
preventive preventive
Reactive Reactive-
alternative alternative
max.
ReactionTime
Duration of Duration of
Applicability Applicability
Recovery Time


Como se observa en la gráfica, un Plan de Continuidad de Negocio integra los procedimientos para prevenir y detectar la ocurrencia de una
emergencia, hasta la restauración de los servicios normales dentro un tiempo de recuperación.

No se ha desarrollado un plan de Recuperación de Desastres adecuado, únicamente un plan de continuidad y un plan de contingencias.

La secretaría puede presentar dificultades para recuperar sus principales operaciones manuales y computarizadas en caso de un evento
catastrófico.

Recomendación 8
Deben revisarse los planes de continuidad de negocios de forma que cubran un eventual desastre en las oficinas centrales, o en el país, ya que parte
de las funciones las proporcionan al resto de países Centroamérica.

7. Diagrama General de la red no contiene suficiente detalle.

Condición
El diagrama de la red es muy general y no contiene el detalle específico de todo lo que se encuentra en la misma.

Causa
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
9. TECNOLOGIA DE INFORMACION

Página 67 de 81
pwc
Dentro de los planes administrativos no se ha dado la importancia a este tema.

Efecto
En caso de un problema con la infraestructura, cambio de personal o desastre, sería muy difícil reconstruir la infraestructura, sin un diagrama
actualizado de la red.

Recomendación 9
Actualizar el diagrama general de la red con todos los detalles específicos de los componentes que se encuentran en la misma, incluyendo la
configuración de cada uno de los equipos que lo confirman.

8. Existencia de múltiples plataformas.

Condición
Existen múltiples plataformas de desarrollo, sistemas operativos y bases de datos (Windows, Redhat, Postgress, SQL Server, MySQL, etc),
aumentando la complejidad en el desarrollo, soporte y continuidad de las operaciones.

Causa
Distintas necesidades han requerido que se utilicen sistemas distintos para satisfacer adecuadamente las mismas.

Efecto
El uso de distintos sistemas operativos, y distintas plataformas de desarrollo puede ser necesario debido a que la mejor solución para un trabajo,
puede estar en una plataforma o lenguaje de programación distinto, sin embargo, en el largo plazo, esto crea varias islas de información, o varios
grupos paralelos con conocimientos distintos, que no pueden ser aprovechados adecuadamente en caso de faltar una persona de uno u otro grupo.
Adicionalmente los costos de licenciamiento, infraestructura, soporte y capacitación pueden ser mayores, ya que se requieren varios caminos
paralelos para mantener funcionando adecuadamente y actualizada toda la infraestructura.

Recomendación 10
Debe hacerse una evaluación de la necesidad de las distintas plataformas y tratar de minimizar las mismas, si es posible.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
10. FUNCIONES DE AUDITORIA

Página 68 de 81
pwc
10. Funciones de Auditoría:

Evaluamos las funciones de auditoría de la SIECA y determinamos que las funciones de auditoría a las operaciones financieras y
administrativas se llevan a cabo únicamente a nivel de auditoría externa. Hemos asignado una calificación a las tareas de Auditoría que deben
desempeñarse, considerando que algunas son realizadas por la auditoría externa, pero con algunas deficiencias por no contar con una Unidad
de Auditoría Interna.

A continuación observamos la gráfica de la evaluación realizada a las funciones de la Unidad de Auditoría Interna de la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana, que le asignan un cumplimiento del 52%.

Gráfica No. 10.1

2. Recomendaciones
apropiadas
4. Alcance
6. Independencia
10. Función de Auditoría
1. Oportuno
5. Programas de
trabajo
3. Sistemas de
seguimi ento y
evaluación
0
1
2
3
4
5
1.1 intervenciones
1.2 preventiva
1.3 asesoría
1.4 comunicaci ón
2.1 hallazgos comuni cados
2.2 recomendaci ones
2.3 procesos
2.4 áreas de riesgos
3.1 seguimiento
3.2 intervenci ón
3.3 evaluación
3.4 cumplimiento
3.5 ri egos
4.1 cobertura
4.2 acceso
4.3 funciones
4.4 personal
4.5 procesos
5.1 metodología
5.2 POA
5.3 herramientas
5.4 normas
5.5 software
6.1 independencia
6.2 i ntervenci ones
6.3 requisitos
6.4 acceso
6.5 ambi ente
Eficiente Aceptablemente Eficiente
No Eficiente Efi ciencia 08


En la siguiente gráfica se muestra la integración del área y la forma en que cada uno de sus componentes fue evaluado.

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
10. FUNCIONES DE AUDITORIA

Página 69 de 81
pwc
Gráfica No. 10.2
CUADRO DE DIAGNOSTICO

Cuadro de diagnóstico
10. Función de Auditoría
3.0 1.1 intervenciones
3.0 1. Oportuno 3.0 1.2 preventiva
3.0 1.3 asesoría
3.0 1.4 comunicación
3.0 1.5 comunicación
3.0 2.1 hallazgos comunicados
3.0 2. Recomendaciones apropiadas 2.0 2.2 recomendaciones
3.0 2.3 procesos
3.0 2.4 áreas de riesgos
2.0 3.1 seguimi ento
3.0 10. Función de Auditoría 3.0 3. Sistemas de seguimiento y evaluación 2.0 3.2 intervención
3.0 3.3 evaluación
3.0 3.4 cumplimiento
3.0 3.5 ri egos
1.0 4.1 cobertura
2.0 4. Alcance 1.0 4.2 acceso
3.0 4.3 funci ones
3.0 4.4 personal
2.0 4.5 procesos
3.0 5.1 metodología
3.0 5. Programas de trabajo 2.0 5.2 POA
3.0 5.3 herramientas
2.0 5.4 normas
3.0 5.5 software
1.0 6.1 independenci a
1.0 6. Independencia 1.0 6.2 intervenciones
1.0 6.3 requisitos
1.0 6.4 acceso
1.0 6.5 ambiente





Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
10. FUNCIONES DE AUDITORIA

Página 70 de 81
pwc
A continuación se presentan los principales hallazgos que se han identificado para apoyar a la Secretaría de Integración Económica
Centroamericana en la resolución de las debilidades encontradas en ésta área. En el Anexo Recomendaciones, se puede observar la recopilación de
las mismas al final de este documento.

1. No existe una Unidad que realice la función de auditoría interna. Aunque existe una instrucción administrativa emitida por el
Secretario para que una Asesora asegure el cumplimiento de los procesos internos, no existe documentación de los procesos y políticas
para supervisar los procesos internos.

Comentarios de la Administración:
El Secretario de SIECA ha indicado que será implementada una Unidad Regional de Contraloría, que permita brindar el servicio
de la Auditoría a SIECA, así como a otras instituciones regionales.

Condición
Al evaluar el área de auditoría interna, observamos que la Auditoría Interna no existe como Unidad, las actividades de auditoría se realizan
exclusivamente con la contratación de Auditoría Externa.

Causa
No se ha identificado como una necesidad prioritaria el establecer la función de Auditoría Interna. La limitación de recursos de la Secretaría para
su funcionamiento interno, también puede ser una limitante para esto.

Efecto
Al no contar con una unidad de auditoría interna que norme los procesos a seguir se corre el riesgo de que se realicen transacciones y registros que
en determinado momento no cumplan con todos los procedimientos necesarios para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el
final y que por ende afecten los estados financieros.

Recomendación 1
Es necesario implementar una unidad de Auditoria Interna que cuente con un número apropiado de auditores, así como de las herramientas que le
permitan tener presencia en las unidades ejecutoras y de esta manera poder cumplir con su función de evaluar los sistemas integrados de
administración y finanzas, y otros sistemas y procesos complementarios, así como los controles internos y de calidad a ellos incorporados, para
determinar si se están logrando los resultados o beneficios deseados, que fueron establecidos al momento de fijarse los objetivos y metas por los
organismos o entidades.

Recomendación 2
Debido a la limitación presupuestaria y el tamaño de esta institución, se sugiere que la función de Auditoría Interna puede ser proporcionada por
un ente que permita darle el servicio a varias Instituciones.
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
ANEXOS
GLOSARIO

Página 71 de 81
pwc


Glosario

SIECA Secretaría de Integración Económica Centroamericana
BPM Business Process Management
COMIECO Consejo de Ministros de Economía de Centro América
RRHH Recursos Humanos
USAID Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos, Misión de Guatemala
TI Tecnología de Información
POA Plan Operativo Anual
FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Balanced Scorecard Cuadro de Mando Integral
DRP Plan de recuperación en caso de desastre
SICA Sistema de la Integración Centroamericana

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
ANEXOS


Página 72 de 81
pwc



Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
ANEXOS


Página 73 de 81
pwc
Documentos Consultados

• Tratado General de Integración Económica Centroamericana
• Protocolo al Tratado General de Integración Económica Centroamericana
• Plan de Trabajo de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA) – Año 2008
• Plan de Trabajo de la PPT de El Salvador
• Organigrama General de la SIECA
• Manual de Procedimientos Contables de la SIECA
• Estados Financieros de la SIECA, al 31 de diciembre de 2007 y 2006 (con Dictamen del Contador Público y Auditor Independiente)
• Proyecto de Presupuesto de la SIECA 2008
• Reglamento de Relaciones Laborales entre SIECA y su Personal
• Orden Administrativa No. 01-2008, que modifica el Artículo 13 del Reglamento de Relaciones Laborales entre SIECA y su Personal
• Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y sus Anexos
• Plan Financiero Ilustrativo del Convenio de Donación de Objetivo Estratégico
• Enmienda No.1 al Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y su respectivo Plan Financiero Ilustrativo
• Enmienda No.2 al Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y su respectivo Plan Financiero Ilustrativo
• Enmienda No.3 al Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y su respectivo Plan Financiero Ilustrativo
• Enmienda No.4 al Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y su respectivo Plan Financiero Ilustrativo
• Enmienda No.5 al Convenio de Donación de Objetivo Estratégico y su respectivo Plan Financiero Ilustrativo
• SIECA Pre Award Survey Report
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 74 de 81
pwc
RECOMENDACIONES

A continuación se presenta un sumario de las recomendaciones plasmadas a lo largo del documento. Se han agrupado por área de evaluación y
cada una posee una clasificación de plazo e impacto.

Las recomendaciones se han ordenado por orden de importancia, priorizando las acciones que se estiman pueden ser implementadas a corto plazo
y producirán alto impacto. Una recomendación de corto plazo y alto impacto, infiere que la recomendación debiera ser priorizada respecto de
otras que pueden ser implementadas en plazos medianos y largos. En el mismo orden de ideas, se priorizan las acciones a corto plazo y medio
impacto, por encima de las recomendaciones de plazos medios y largos. Cada recomendación de mediano y largo plazo se ordena conforme a la
estimación de su impacto, prefiriendo aquellas que poseen un alto impacto, por sobre las que pueden tener medio y bajo impacto, respectivamente.

Adicionalmente, para definir las acciones que deben ser prioritarias trascendiendo el análisis de áreas, se han marcado con color amarillo claro las
recomendaciones pertinentes.

RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. Fortalecer la Unidad de Recursos Humanos, con personal especialista del área, para que la misma pueda
fungir como un área estratégica, para el desarrollo y mantenimiento del personal de la institución. Corto Alto
2.
Realizar el levantado y documentación de descriptores de puestos, definir un sistema de clasificación y
valoración de puestos. Posterior a la definición de descriptores de puestos, la SIECA deberá evaluar las
brechas existentes entre las competencias reales del personal y los requerimientos del puesto. De dicho
análisis pueden identificarse las necesidades de capacitación del personal o su transferencia a áreas que
permitan aprovechar en mejor forma sus competencias en beneficio del desempeño institucional. Finalmente,
como parte del análisis, es recomendable evaluar la actual distribución de cargas de trabajo identificando la
estrategia para equilibrarla. El resultado final sería una base de datos con las competencias del personal y la
carga de trabajo actualmente ejecutada en el puesto de trabajo. Medio Alto
3.
Realizar la reestructuración, valoración y clasificación de puestos en el que participen las Direcciones
existentes. Corto Alto
4.
Preparar plan de acción para la reestructuración con resultados y fechas definidas para el trabajo de los
responsables asignados. Corto Medio
5.
Elaborar el Manual de Organización de la institución Corto Medio
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 75 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
6.
Diseñar una escala salarial acorde a su realidad y necesidad funcional, que presente la ubicación relativa de
cada puesto, su agrupación en categorías de puestos y la asignación salarial por categoría, e incluya: salario
mínimo, salario medio y salario máximo; así como las políticas de administración y actualización de la
estructura.

La herramienta administrativa deberá contener:
a. Sistema de clasificación de puestos aprobada
b. Tabla de valoración de puestos aprobada (valores asignados a cada puesto)
c. Categorías aprobadas (agrupación de puestos)
d. Salario Mínimo, Medio y Máximo por categoría.
e. Políticas de administración y actualización del sistema. Medio Alto


RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
2. RECURSOS HUMANOS
1. Diseñar Plan Estratégico de Recursos Humanos que incluya el modelo de gestión humana y sus
componentes clave. Adicionalmente realizar el diseño conceptual del sistema de gestión de RRHH. Corto Alto
2.
Debido a la naturaleza de la institución y conscientes que en la actualidad SIECA cuenta con personal
altamente especializado, se recomienda establecer un Programa de Capacitación Interno a ser implementado
para el personal experto de la institución. Corto Alto
3.
Establecer los procesos de Recursos Humanos (Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación,
Evaluación del Desempeño, etc.), con sus políticas, para su respectiva implementación en toda la institución. Corto Alto
4.
Se sugiere la revisión de la Escala Salarial, basado en la valoración y clasificación de puestos de la
institución. Corto Alto
5.
Identificar y evaluar tecnología existente en mercado para soportar un sistema integrado de información en el
área de Recursos Humanos, que contemple el área de compensaciones. Para luego, evaluar, adquirir e
implementar la tecnología adecuada para la gestión de SIECA en esta área. Es importante considerar la
capacitación al personal que gestiona Recursos Humanos para que pueda operar la nómina. Medio Alto
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 76 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
2. RECURSOS HUMANOS
6.
Diseño detallado de Normas y Procedimientos de gestión de RRHH, según modelo a definir. Además debe
realizarse el diseño detallado del sistema de gestión de Recursos Humanos y de los requerimientos de
información para cada uno de los procesos clave; así como, sus interrelaciones -internas y externas-. Los
cuales deberían servir de base para la identificación de una plataforma tecnológica adecuada a las
necesidades de SIECA. Medio Medio
7.
Se debe elaborar el manual de operaciones del sistema integrado de Recursos Humanos.
Complementariamente, deben ser diseñados y documentados todas las políticas y procedimientos que
permitan una adecuada gestión del Recursos Humanos. Todo ello deberá conformar un manual, aprobado
por la autoridad correspondiente y dado a conocer a todo el personal de la Institución. Medio Medio
8.
Identificar y evaluar tecnología existente en mercado para soportar un sistema integrado de información en
Recursos Humanos. Para luego, evaluar y adquirir la tecnología adecuada, así como realizar la
parametrización del sistema de Gestión de Recursos Humanos. Adicionalmente, se debe integrar el plan de
capacitación para implantación del sistema. Largo Alto

RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
3. ADQUISICIONES
1.
Fortalecer a la Unidad de Compras, con el personal requerido para poder llevar a cabo las compras y el
volumen de compras requerido por las distintas unidades internas y proyectos de SIECA.
Corto Alto
2.
Es importante elaborar el listado de proveedores recurrentes de la Secretaría y registrar el desempeño para
crear un banco de datos de proveedores calificados que permita identificar a los proveedores que han
cumplido a cabalidad las adquisiciones y descalificar a quienes incumplen las órdenes de compra o todos
aquellos que tienen funciones de intermediarios. Corto Medio
3.
Así mismo, la Dirección de Sistemas debe proveer las herramientas necesarias al Departamento de
Compras, que le permitan registrar las actividades que componen el proceso de compras (requerimiento,
orden de compra, por ejemplo) y monitorear el desempeño de los mismos (herramientas de Administración
de Procesos de Negocio – Business Process Management, en inglés es la denominación que se le da a este
tipo de sistemas). Mediano Alto
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 77 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
3. ADQUISICIONES
4.
Las autoridades de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana deben crear un ente de
supervisión de los procesos de adquisiciones, el cual dentro de sus atribuciones tendrá la responsabilidad de
velar por la correcta aplicación de los procedimientos de adquisición y la fiscalización de los procesos, con el
objeto de darle transparencia a las adquisiciones y dejar evidencia oportuna de los procesos iniciados y
finalizados. Mediano Alto



RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
4. SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE
1.
Compra o desarrollo, e implementación de herramientas de software que permitan: (a) la gestión de procesos
administrativos (en inglés, Business Process Management) y (b) la gestión y control de los proyectos
ejecutados por SIECA. Corto Alto
2. Compra o desarrollo, e implementación de los módulos que puedan apoyar la gestión administrativa y que
permitan integrar los procesos al sistema contable. Medio Alto



RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
5. PRESUPUESTO
1.
Se debe involucrar a las Direcciones y Unidades en la formulación del Presupuesto, de forma que cada
Director y Encargado pueda establecer con antelación los recursos necesarios para desempeñar su función y
alcanzar los objetivos trazados para el mismo periodo de tiempo. Asimismo, es necesario definir las políticas
para implementar esta herramienta. Corto Alto
2. Las unidades ejecutoras deben capacitarse para que conozcan el manejo de la herramienta presupuestaria e
involucrarse para utilizarla como una herramienta para gestionar las operaciones de la Institución. Corto Alto
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 78 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
5. PRESUPUESTO
3.
Fortalecer la función de presupuesto, ofreciendo capacitación continua y el sistema de información necesario,
con el fin de que la función se realice de manera eficiente y contribuyendo a la consecución de los objetivos
de la Secretaría. Corto Alto


RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
6. PLANEACIÓN
1.
Debe realizarse un plan Estratégico Institucional que dirija el plan operativo de las Direcciones y Unidades de
SIECA, así como a los proyectos que elige o busca ejecutar. El plan Estratégico Institucional debe contar con
la suficiente flexibilidad para poder encausar los requerimientos e iniciativas que surjan del Comieco y las
Presidencias Pro Témpore. Corto Alto
2. Definir los indicadores cuantitativos por proceso y unidades que convienen a la Secretaría para monitorear de
manera más efectiva el cumplimiento de sus objetivos. Corto Alto
3.
Implementar un sistema de información que facilite el seguimiento y monitoreo de los indicadores. Medio Medio
4. Realizar evaluaciones periódicas de la ejecución del plan, reprogramando con base a la evaluación y velar
para que en lo posible la ejecución del presupuesto responda a la planificación. Medio Medio



RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
7. CONTROL INTERNO
1.
Establecer un marco metodológico de riesgos que permita identificar los riesgos institucionales y definir las
políticas que permitan monitorear los riesgos a todo nivel de la Institución, como ejemplo se puede citar el
Enterprise Risk Management Framework establecido por COSO, para el manejo integral de los riesgos en
una organización. Corto Alto
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 79 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
7. CONTROL INTERNO
2.
Establecer un Código de Conducta, con su respectiva socialización al personal de SIECA. Definir políticas
que establezcan el compromiso anual y firmado de los funcionarios para obedecer y respetar el código de
conducta, así como de informar que no existe ningún conflicto de interés de la persona con la Institución. Medio Medio



RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
8. COMUNICACIÓN
1.
Se deben elaborar las políticas e instrumentos necesarios que aseguren el adecuado manejo de la Imagen
Corporativa de SIECA. Lo cual deberá ser comunicado al personal y establecer un área a cargo del
monitoreo de su respectivo cumplimiento. Medio Bajo
2. Se recomienda revisar la estructura y funciones del Encargado de Prensa, para alinear la misma a la
estrategia institucional, buscando fortalecer la comunicación institucional. Corto Bajo



RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
9. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
1.
La descripción de puestos debe definir claramente las funciones principales de cada puesto con el fin de
que no existan dudas relacionadas con las responsabilidades que debe cumplir la persona que lo ocupe. Corto Medio
2.
El perfil del puesto debe ser la guía que describa los conocimientos, capacidades y experiencias
necesarios para ejecutar las funciones de cada puesto. Esto permitirá seleccionar y capacitar de una
manera adecuada al personal de informática, para llevarlo al nivel óptimo que requiere la posición y
obtener los resultados esperados. Corto Alto
Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 80 de 81
pwc
RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
9. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
3.
Las políticas son directrices de alto nivel, deben representar la filosofía de la Secretaría y ser claras y
concisas. La Dirección debe llevar a cabo las acciones necesarias para asegurarse que los empleados
afectados por una política específica reciban una explicación completa de la misma y entiendan su razón. Corto Medio
4. Evaluar el modelo de gestión ITIL (Infomation Technology Information Library) y determinar que partes del
mismo pueden ser adecuadas para su implementación en la Secretaría. Largo Alto
5.
Designar una persona dedicada al cumplimiento de la seguridad y accesos a los sistemas, denominado
Security Chief Officer u Oficial de Seguridad. Esta persona debe ser independiente al área de Informática y
debe reportar directamente al Director de Sistemas. Mediano Medio
6.
Un compromiso de confidencialidad debe hacer saber al empleado, proveedores de servicios y terceras
personas, sobre la responsabilidad que asumen de no divulgar la información confiada por la Secretaría
para el desarrollo de sus funciones, esto se concreta con la firma del empleado y de preferencia avalado
ante un abogado. Esto con el fin de concientizar al empleado en materia de seguridad, confidencialidad y
discreción. Corto Alto
7.
Definir un documento denominado "Compromiso de Confidencialidad", con el fin de comunicar a los
empleados y prestadores de servicios, sobre el nivel de confidencialidad de la información de la Secretaría,
así mismo la responsabilidad que tienen en el uso de sus claves ó contraseñas que dan accesos a los
sistemas computarizados. Corto Medio
8.
Deben revisarse los planes de continuidad de negocios de forma que cubran un eventual desastre en las
oficinas centrales, o en el país, ya que parte de las funciones las proporcionan al resto de países
Centroamérica. Mediano Alto
9.
Actualizar el diagrama general de la red con todos los detalles específicos de los componentes que se
encuentran en la misma, incluyendo la configuración de cada uno de los equipos que lo confirman. Corto Medio
10.
Debe hacerse una evaluación de la necesidad de las distintas plataformas y tratar de minimizar las
mismas, si es posible. Mediano Alto

Informe Final

Nombre del proyecto: Diagnóstico Institucional de la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA)
RECOMENDACIONES


Página 81 de 81
pwc






RECOMENDACIONES PLAZO IMPACTO
10. FUNCIÓN DE AUDITORÍA
1.
Es necesario implementar una unidad de Auditoria Interna que cuente con un número apropiado de auditores,
así como de las herramientas que le permitan tener presencia en las unidades ejecutoras y de esta manera
poder cumplir con su función de evaluar los sistemas integrados de administración y finanzas, y otros
sistemas y procesos complementarios, así como los controles internos y de calidad a ellos incorporados, para
determinar si se están logrando los resultados o beneficios deseados, que fueron establecidos al momento de
fijarse los objetivos y metas por los organismos o entidades. Mediano Alto
2. Debido a la limitación presupuestaria y el tamaño de esta institución, se sugiere que la función de Auditoría
Interna puede ser proporcionada por un ente que permita darle el servicio a varias Instituciones. Largo Alto