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PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVOS.
Estructurar y estandarizar las tareas para la adquisición de materiales, servicios,
insumos, repuestos y/o activos que no requieran financiamiento externo.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica cada vez que se requiera la adquisición de bienes y/o
servicios que respondan a las necesidades de la empresa.
3. DEFINICIONES.
No aplica.
4. REFERENCIAS.
Manual de la Calidad.
Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos.
Procedimiento Evaluación y Selección de Proveedores.
Procedimiento Recursos Humanos.
5. RESPONSABILIDADES.
Gerencia General: Aprueba Órdenes de Compra.
Gerente de Administración y Finanzas: Responsable de hacer cumplir el
Procedimiento de Compras de Siglo Verde S.A. Responsable de gestionar
la creación del listado Codificado de obras, los cuales estarán dado por los
respectivos centros de costos. Esté da la primera aprobación de las órdenes de
carácter administrativo previa coordinación con el solicitante, quedando a la
espera de la segunda aprobación definitiva de parte del Gerente General.
Gerentes de Área operativa: Esté da la primera aprobación de las órdenes
de carácter operativo previa coordinación con el solicitante, quedando a la
espera de la segunda aprobación definitiva de parte del Gerente General. Están
facultados para autorizar compras sin Solicitudes de Compra. (Fondos por
rendir, y también autorizar compras de taller y compras operativas en forma
directa en proveedores que tienen línea de crédito.)
Gerentes de Cons t r uc c i ón : Este da la primera aprobación de las
órdenes asociadas a los proyectos de construcción previa coordinación con el
solicitante, quedando a la espera de la segunda aprobación definitiva de parte
del Gerente General
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Jefe de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna y eficiente
los insumos o servicios requeridos por las distintas áreas de la empresa.
Responsable del cumplimiento cabal del Procedimiento de Evaluación y Selección
de Proveedores.
Asistente de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna y
eficiente los insumos o servicios requeridos por Obras.
Contabilidad: Dar V°B° a todos los pagos emitidos por la empresa que se ajusten a
procedimiento.
Tesorero: Responsable de emitir los cheques por pagos de insumos o servicios
cada vez que recibe una orden de compra ( Anticipo Proveedores) o facturas con su
respectivas Ordenes de Compras desde el Departamento de Contabilidad.
Secretarias Zonales:
Responsable de gestionar en forma oportuna las Solicitudes de Pago que recibe
por parte del personal autorizado para efectuar compras con Orden de Pago y de
generar oportunamente la respectiva Orden de Pago. Responsable de entregar las
Órdenes de Compra al solicitante. Es responsable t ambi én de la recuperación
de facturas para dar cierre al proceso de compras.
Solicitante: Corresponde a todo el personal autorizado por la empresa para
efectuar Requisiciones de compra y Orden de Pago que implique la adquisición de
un insumo o servicio. Responsables de entregar a la Secretaria Zonal respectiva
(en un plazo inferior a 10 días desde que se efectuó la compra), la Factura o
Guía de Despacho adjunta a la copia de la Orden de Compra.
6. DESCRIPCIÓN:
Cabe señalar que Siglo Verde S.A. separa su proceso de compras en dos
formas, las cuales son:
Compras con Requisición. (Créditos y Anticipos).
Compras con Orden de Pago. (Créditos y reembolsos)
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6.1 Proceso de Compras con Requisición
6.1.1Se da inicio al proceso, con l a requi si ci ón de un producto y/o servicio por parte
de algún Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe de Operaciones,
Gerencias o bien cualquier funcionario del área administrativa previa
autorización de la jefatura correspondiente, el cual se materializa a través de la
elaboración de una requisición numerada y codificada (Anexo 01), la cual es
enviada por correo electrónico a la Jefatura correspondiente para su revisión o
en su defecto, directamente al Departamento de adquisiciones.
En caso de no encontrarse operativo el correo electrónico las solicitudes deben
tener el correlativo y código respectivo, imprimir, obtener el visto de la Jefatura
correspondiente y entregar físicamente a la Secretaria Zonal para el envío de esta
al Departamento de Adquisiciones. (En el casode regiones el envío es vía fax).
NOTA: En los casos en que el requerimiento involucra a más de una obra, el
solicitante completa la requisición, indicando en la descripción las obras y montos a
cargar a cada una de ellas. Para ello debe hacer referencia al código del centro
del costo.
6.1.2El código del centro de costo que deberá asignar la persona que realiza la
requisición, será el dado por el Listado de Centros de Costos de Obras.
6.1.3Si la requisición es aprobada esta es enviada al Departamento de Adquisiciones
vía mail. Cuando la requisición es aprobada y acompaña información adicional
como Notificaciones, Observaciones en manifold, cotizaciones, etc., estas deberán
canalizarse, cuando sea necesario, vía fax o manual, adjuntando la impresión de la
requisición. En caso de modificación o rechazo, la requisición es devuelta al
departamento de origen, para su corrección.
6.1.4Los responsables de la emisión de Órdenes de Compra (Anexo 02) una vez que
reciben la requisición, la imprimen, revisan la descripción de lo solicitado y
aplican cuando corresponda el Procedimiento Evaluación y Selección de
Proveedores (PR-AA-02) efectuando las respectivas cotizaciones, cabe señalar
que en aquellos casos en los cuales existe algún tipo de convenio preestablecido
la gestión de compra se tramita directamente con el proveedor.
NOTA: El Departamento de Adquisiciones tendrá 3 días hábiles para procesar la
Requisición y convertirla en orden de compra para luego imprimirla y dejar en espera
de aprobación.
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6.1.5Concluido lo anterior, el personal del Departamento de Adquisiciones queda a la
espera de la aprobación en el sistema.
6.1.6Una vez ya ingresada la Orden de Compra en el si st ema, est a es aprobada
en pri mera i nst anci a por l os respect i vos Gerent es de Área y en
segunda i nst anci a por el Gerent e General .
NOTA: L o s respectivos Gerentes aprobaran a través del sistema Softland los días
lunes, miércoles y viernes las órdenes de compra. En caso de que una o más
órdenes de compra sean objetadas, estas serán informadas al solicitante por el
respectivo Gerente de Área vía mail con copia al Jefe de Adquisiciones indicando los
motivos del rechazo y dejándola en estado pendiente
6.1.7Una vez aprobada la orden de compra por el Gerente General en el sistema,
el Jefe de Adquisiciones procede a consultar en el sistema “Informe de Listado
de Ordenes de compra”, para luego despachar aquellas que estén en estado
“aprobados”.
6.1.8El Jefe de Adquisiciones o Asistente de Adquisiciones una vez que consulta el
Informe de listado de Órdenes de compra en el sistema y verifica las
aprobadas, procede de dos formas a concretar la compra:
a) Ordenes de compra con Crédito: Procede a enviar las órdenes de compra vía
email o fax, a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializar las
compras.
b) Ordenes de compra Anticipo: Procede a enviar órdenes de compra al
Departamento de contabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobante
de egreso, tomándose este ultimo como un V°B° para emitir el cheque asociado
a la orden de compra. Una vez generado el cheque por tesorería, este es
enviado al Gerente General junto a la orden de compra y comprobante de egreso
para su firma. Posteriormente tesorería revisa firma de cheque, retira y archiva el
comprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra con su
cheque. Luego adquisiciones archiva orden de compra y envía copia de esta
adjunta al cheque a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializar
las compras.
c) El departamento de Adquisiciones ingresa en su planilla control de
requerimiento las órdenes de compras aprobadas por el Gerente General, para
posteriormente enviarla vía mail u/o fax según corresponda a la secretaria
zonal, con el objeto de proceder a materializar las compras.
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NOTA: Las ordenes de compras asociadas a obras de la V región, serán
enviadas desde el Departamento de Adquisiciones directamente al Jefe de
Operaciones con copia al solicitante.
6.1.9El solicitante una vez recepcionada la orden de compra procederá a concretar la
compra y recuperación de factura según la forma de compra, las cuales se detallan
a continuación:
Ordenes de compra con Crédito
Cuando el servicio o insumo ha sido adquirido, el solicitante debe adjuntar la Factura
a la copia de la Orden de Compra para posteriormente entregarla a la Secretaria Zonal
respectiva, en caso que el proveedor despache factura directamente al Cliente (Casa
Matriz Siglo Verde), es el solicitante el encargado de informar que dicha factura será
enviada a Casa Matriz, con el objeto que el Departamento de Adquisiciones este en
antecedentes. Adquisiciones recibe la factura, le adjunta la orden de compra en el caso
que el proveedor no la haya adjuntado como corresponde, y la entrega a Contabilidad.
Contabilidad ingresa la factura al sistema contable, revisa la cuenta corriente del
proveedor, archiva la factura y despacha sólo la orden de compra indicando factura(s)
a pagar a Tesorería. Tesorería emite el cheque que se adjunta a la orden de compra,
los cuales entrega a Gerencia General. Gerencia General firma solamente el cheque
(la orden de compra ya esta aprobada por sistema) y entrega toda la documentación a
Tesorería. Tesorería revisa firma de cheques y entrega a adquisiciones la orden de
compra con el cheque.
Adquisiciones archiva original de la orden de compra y despacha su fotocopia con el
cheque al solicitante respectivo detallando en el reverso del cheque la o las facturas
que esta pagando dicho documento.
Ordenes de compra con Anticipo
Es responsabilidad de la Secretaría Zonal, despachar la correspondencia del
proceso de compra al Departamento de Adquisiciones, previa recuperación de la
factura, por parte del solicitante y entrega de esta a la secretaria zonal.
El departamento de adquisiciones enviara una vez al mes un mail a los jefes
zonales, asistentes de adquisiciones y secretarias zonales el listado de las órdenes
de compra que se encuentran sin su respectiva factura.
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En los casos en que exista una diferencia de monto en virtud de una
variación en las características y especificaciones del producto o insumo
comprado y cantidad, es responsabilidad del solicitante que efectúa la
compra solicitar el cambio de cheque y modificación de la orden de
compra al Departamento de Adquisiciones, pudiendo dejar el documento a
pago como garantía para realizar el retiro del producto en el caso
exclusivo de ser una compra ví a anti ci po. Una vez que el solicitante recibe
el documento a pago emitido de forma correcta, debe entregar al proveedor
el nuevo documento y rescatar el documento en garantía, enviándolo al
Departamento de Adquisiciones. Cada vez que se genere este tipo de
situaciones, será responsabilidad del J efe de adquisiciones o Asistente de
Adquisiciones, mantener el control del número de la Orden de Compra y el
número de serie de los documentos a pagos emitidos.
NOTA: Cuando existan entregas parcializadas del insumo requerido, el solicitante
debe expresarlo claramente en la respectiva Requisición y en forma paralela
el personal de adquisiciones debe coordinarlo con el proveedor para que este ultimo
en cada entrega que efectúe haga referencia (ya sea en la guía de despacho o
factura) a la Orden de Compra que está asociada al pedido.
6.1.13Es el Jefe de Operaciones, Jefe d e Bodega y Taller o el Supervisor de Obra
según sea el caso, o bien quien efectivamente realiza la compra, el responsable de
la verificación de los productos comprados, en relación a las características
técnicas, cantidades y precio. Esta verificación la efectúa realizando la comparación
entre la orden de compra y guía de despacho o factura, dejando el respectivo visto
bueno en documento de respaldo.
6.1.14En los casos, de tener que modificar una Orden de Compra, ya sea, por error en
nombre de Proveedor o emisión del cheque, el encargado de efectuar la compra,
remite la documentación respectiva, a la Secretaria zonal, para que esta, la envíe
directamente al departamento de Adquisiciones junto con el Memo respectivo
(indicando modificaciones), para regularizar la situación. Es un deber del solicitante
efectuar lo antes señalado y del Departamento de Adquisiciones activar el
Procedimiento de Acciones Correctivas (PR-GC-05) en caso de detectar que el
solicitante no dio cumplimiento en lo que se señala en este punto.
6.2 Proceso de Compras vía Orden de Pago.
Este tipo de compra es la realizada vía Orden de Pago y se refiere a:
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6.2.1Compras efectuadas por Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe de
Operaciones, Personal de Administración y Gerentes pertenecientes a las distintas
áreas de la empresa. (Gerencia General, Gerencia de Administración y Finanzas,
Gerencia de Construcción y Gerencia de Operaciones).
6.2.2Una de las característica de este tipo de compra es su carácter “Urgente” y
convenios preestablecidos (Bodega y Taller), la cual es originada directamente por
el personal antes mencionado, en situaciones donde por lejanía con la casa matriz,
por una notificación o algún operativo ordenado directamente por el mandante y
caracterizado por lo apremiante del tiempo, previa autorización telefónica del
Gerente de Operaciones, Jefe de Operaciones, Jefe de Bodega y Taller o Gerente
de Administración y Finanzas (Construcción de Áreas Verdes y Administración )
según corresponda.
En caso de no poder ubicar a las personas antes mencionadas, el Jefe del
Departamento de Adquisiciones está facultado para dar curso al proceso de
compras.
NOTA: Este tipo de compras también se aplica en aquellos casos en los cuales el
servicio esta previamente contratado y es frecuente y que son cancelados cuando
el servicio o insumo ya ha sido ocupado o adquirido.
6.2.3Quien realizó la compra debe confeccionar la Orden de Pago (Anexo03). En el
caso de compras efectuadas por personal de Administración esta debe ser
autorizada por el Gerente de Administración y Finanzas y en el caso de
Supervisores de Obras por el respectivo Gerente de Área.
6.2.4Posteriormente, estas Compras son regularizadas a través de la Secretaria Zonal,
quien recepciona la factura o documento de respaldo para luego proceder a emitir
la Orden de Pago y enviar la Orden de Pago (Anexo 03) al Departamento de
Adquisiciones o Finanzas según corresponda, para lo cual es importante hacer la
siguiente aclaración: Aquellas Ordenes de Pago que impliquen necesariamente la
emisión de un documento a pago a nombre del proveedor que presto el servicio o
insumos, son derivadas por la Secretaria Zonal en forma directa al Departamento
de Adquisiciones para que este ultimo confeccione la respectiva Orden de Compra
y esta siga su proceso normal.
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NOTA: Es considerado documento de respaldo Facturas y Boletas en
general. En caso de que el documento de respaldo no se ajuste a lo
mencionado, el Departamento de Ad q u i s i c i o n e s rechaza el reembolso, el
cual no debe ser inferior a $15.000 por documento.
6.2.5Todas las Órdenes de Compra emitidas (con las respectivas Órdenes de Pago),
son ingresadas al sistema Softland y paralelamente el Departamento de
Adquisiciones hace entrega de la documentación (orden de compra, orden de pago
y factura) a Contabilidad para continuar con el proceso de pago.
Posteriormente el Departamento de Adquisiciones deja respaldo de la
documentación que se ha generado, para l uego proceder de la siguiente
forma, dependiendo del tipo de orden de pago que se trate:
Pagos de Proveedores y los reembolsos: En este caso el Departamento de
Adquisiciones saca copia de la Orden de Compra adjuntando el respectivo cheque
y los hace llegar a la Secretaria Zonal para su despacho a destino. El personal de
Adquisiciones deja en su poder original de la Orden de Compra y documentación
de respaldo.
6.2.6 Factura de compra a terceros. En aquellos casos en los cuales la
empresa ha externalizado un determinado trabajo a través de las prestación de
servicios de un contratista y a este ultimo se le cancelará de acuerdo al avance
de obra presentado en Estados de Pago, se debe proceder de la siguiente
manera:
El solicitante debe entregar el Estado de Pago de acuerdo al avance de la obra a la
Secretaria Zonal respectiva, para que la envíe al Gerente de Construcción quien
deberá revisar la documentación y ratificar que esta cumple con lo exigido. Una vez
revisada y liberada por la Gerencia de Construcción, se entrega al departamento de
adquisiciones para que genere una Orden de Compra por el sistema Softland para
su aprobación y que detallara en el campo de observaciones que se debe emitir una
factura de compra a terceros.
Una vez aprobada la orden de compra en el sistema, el departamento de
adquisiciones entrega la orden de compara original con sus respectivos respaldos a
contabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobante de egreso,
tomándose este ultimo como un V°B° para emitir el cheque asociado a la orden de
compra. Una vez generado el cheque por tesorería, este es enviado al Gerente
General junto a la orden de compra, comprobante de egreso y los respaldos
respectivos para su firma. Posteriormente tesorería revisa firma de cheque, retira y
archiva el comprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra,
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Más los respaldos y el respectivo cheque. Luego adquisiciones archiva orden de
compra y documentación adjunta, y envía copia de esta adjunta al cheque a los
jefes de áreas zonales (para regiones). Con el objeto de proceder a materializar el
pago.
Finalmente, el último día hábil del mes, adquisiciones despacha a contabilidad todas
aquellas órdenes de compra que requieran emisión de factura de compra a terceros.
El departamento de contabilidad procede a emitir factura de compra a terceros, de la
cual despacha a adquisiciones la copia correspondiente al proveedor junto a la orden
de compra. Adquisiciones archiva copia de la factura y de la orden, despachando al
contratista su respectiva copia.
NOTA: En el caso de las Ordenes de Compra con orden de pago (Reembolsos
o Pago a Proveedores) que impliquen un cambio o modificación en el documento a
pago ya emitido (cambio de proveedor, monto, etc.) el solicitante deberá enviar el
documento directamente al Depto de adquisiciones. A través de un memorando
solicitando las modificaciones que estime necesarias.
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7. REGISTROS.
Requisición.
Orden de Compra.
Orden de Pago.
Planilla Control de Requerimientos.
8. ANEXOS.
Anexo 01: Requisición.
Anexo 02: Orden de Compra.
Anexo 03: Orden de Pago.
9. RESPONSABLES.
Gerente General.
Encargado SGC.
Gerente Administración y Finanzas.
Gerente de Operaciones.
Gerente de Construcción.
Jefe de Adquisiciones.
Jefe de Bodega y Taller.
Tesorera.
Jefe de Operaciones.
Supervisor de Obra.
Secretaria zonal.
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10. INDICADOR DE DESEMPEÑO.
No Aplica.
11. CONTROL DE CAMBIOS.
Revisión Fecha Responsable Motivo de cambio
00 25.05.2009 Gerente de Adm. y Finanzas Edición de Lanzamiento.
01 30/09/2009 Gerente de Adm. y Finanzas Actualización a norma vigente
ISO 9001-2008.
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Anexo 01.
Requisición.
SIGLO VERDE S.A.
Rut : 79.640.110-9
LOS CARRERAS 02409
Fono : (32) 2855115 N°
Fax : (32) 2853892 FECHA
Proveedor Dirección
E-mail
Solicitante Fono Fax
CODIGO U.MED CANT. Precio U. TOTAL
- $
- $
- $
Condición Pago
Vehículo / KM
Bodega Destino
Tipo Pago
*( Ingresar Patente o Código Maquinaria y Kilometraje)
Requisición
Rut Proveedor
DESCRIPCION
SUBTOTAL
Autorización Seleccionar Gerencia…
IVA
TOTAL
Centro de Costo
Nombre Seleccionar Pago…
**(Indicar Bodega si se realizarán descargas a varios CC)
Observaciones
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Anexo 02.
Orden de Compra
SIGLO VERDE S.A.
Rut : 79.640.110-9
LOS CARRERAS 02409
Fono : (32) 2855115
Fax : (32) 2853892
www.sigloverde.cl
info@sigloverde.cl
Proveedor xxx
Dirección xxx xxx
Rut xxx Fono xxx Fax xxx
CANT U.MED PRECIO U. TOTAL
SUB-TOTAL 9,999,999
IVA 9,999,999
TOTAL 9,999,999
Código:
Observaciones:
xxx
DEBE ADJUNTAR COPIA DE ESTA ORDEN DE COMPRA EN SU FACTURA
Centro de Costo: xxx
xxx
xxx
ORDEN DE COMPRA
99/99/9999
CODIGO DESCRIPCION
Indicar este N° OC en Factura o Guía Despacho
9999999
Gerente General
Detalle de Pago
Notas o Comentarios
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