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FORMATOS EFICIENTES

Manual de Usuario
Cuentas a Cobrar
Departamento de Capacitación
Marzo 2011
Cuentas a Cobrar
INDICE
Datos Maestros de Clientes 4
Creación / Modificación / Visualización de Clientes. 4
Visualizar Modificaciones 10
Bloquear Clientes 11
Marcar para borrado clientes 11
Operaciones con Clientes 13
Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generación factura SAP 13
Contabilización de Nota de Crédito 14
Visualizar Documento FI 15
Modificar Documento FI 17
Visualizar Modificaciones de Documento 19
Modificación posición documento FI 20
Anular Documento FI 21
Anular en Masa Documentos FI 22
Visualizar Saldos de Clientes 23
Visualizar Partidas de Clientes 25
Compensar deudor 27
Traslado Deudor con Compensación 29
Anular Compensación 33
Operaciones de Cobranzas 34
Contabilizar Entrada de Pagos 34
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Contabilizar entrada de pagos rápida
Cobranza con efecto
Rechazo de cheques de terceros
Contabilización documento multisociedad
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Datos Maestros de Clientes
Creación / Modificación / Visualización de Clientes.
Transacción FD01 / FD02 / FD03
En esta transacción se crean los datos maestros de los clientes. Para crearlos, se debe ingresar el
Grupo de cuentas
El recuadro Modelo se utiliza para copiar los datos de un Deudor existente
Hacer click en o presionar ENTER.
En la etiqueta Dirección ingresar el nombre y el domicilio
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En la etiqueta Datos de Control ingresar los datos fiscales como el CUIT, el número de Ingresos
Brutos.
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En la etiqueta Pagos ingresar los datos bancarios.
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Seleccione Datos de Sociedad .
En la etiqueta Gestión de Cuenta, ingrese la Cuenta Asociada
Los datos de Código de Actividad y Clase de Distribución los utiliza SAP para la distribución de las
ventas para el convenio multilateral. Esta información deberá tomarse desde el sistema facturador.
Seleccione Grabar o Ctrl+S.
Para Modificar los datos maestros del deudor se utiliza la transacción FD02
Ingresar el número del Deudor a modificar y la Sociedad.
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Hacer click en o presionar ENTER.
Se visualizan todos los campos para modificaciones.
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Para visualizar los datos maestros del deudor se utiliza la transacción FD03
Ingresar el número del Deudor a modificar y la Sociedad.
Hacer click en o presionar ENTER. Se visualizan todos los campos sin permitir modificaciones.
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Visualizar Modificaciones
Transacción FD04
Ingresar el número del Deudor y la Sociedad
Al presionar ENTER se visualiza un campo que ha sido modificado.
Presionando el botón o haciendo doble click en el nombre del campo se
visualizan los valores anterior y nuevo del campo que ha sido modificado.
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Bloquear Clientes
Transacción FD05
Esta transacción se utiliza para impedir contabilizaciones en cuentas de Deudores.
Ingresar el Deudor y la Sociedad
Hay dos posibles bloqueos de contabilización: Para todas las sociedades o para la sociedad
seleccionada. Al intentar contabilizar a esta cuenta se impedirá mostrando un mensaje de error.
Se debe tildar la opción deseada y grabar o Ctrl+S.
Marcar para borrado clientes
Transacción FD06
Ingresar el Deudor y la Sociedad
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En el recuadro Peticiones de borrado:
Todas las Áreas: Indica que deben borrarse todos los datos del registro maestro.
Sociedad seleccionada: Indica que deben borrarse los datos específicos de sociedad del registro
maestro.
El borrado se realiza con el programa de archivo de deudores o acreedores. Este programa archiva
los registros maestros marcados para borrar, si no existen datos dependientes.
En el recuadro Bloqueos de borrado
Datos generales: Indica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro.
Sociedad seleccionada:Indica que no se pueden borrar los datos específicos de sociedad del
registro maestro.
En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarán los datos generales
correspondientes.
Se debe tildar la opción deseada y grabar o Ctrl+S.
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Operaciones con Clientes
Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generación factura SAP
Estos documentos serán ingresados en forma automática diariamente por la Interfaz de conexión
con Hasar.
En estos documentos se observaran todos los medios de pago contra las ventas por departamento
efectuadas y el IVA correspondiente. También se generaran las notas de crédito.
En SAP si este asiento no se generara automáticamente, o bien si se desearan registrar ventas de
modo manual la transacción para generar facturas de clientes es la FB70
Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente en este caso tienda 005 Venta
limpieza.
Luego Grabar
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Contabilización de Nota de Crédito
Transacción FB75
En la etiqueta Datos Básicos ingresar el número de Deudor, la Fecha del Documento, el número
oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.
En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de
Beneficios.
Presionar ENTER
Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con un tilde y el saldo
en cero con luz verde .
Clickear para ver como se va a registrar el documento.
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Contabilizar clickeando o Ctrl+S.
Visualizar Documento FI
Transacción FB03
Indicar el número de documento a visualizar.
Al presionar ENTER se visualizan todas las posiciones del documento
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Para visualizar en detalle cada posición hay que hacer doble click sobre la misma.
Para visualizar la cabecera del documento clickear o F5.
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Modificar Documento FI
Transacción FB02
Sólamente se pueden modificar algunos campos del documento, estos son los que tienen color
blanco y el que tiene color amarillo que es el campo activo.
Se pueden modificar algunos campos de las posiciones o de la cabecera.
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Visualizar Modificaciones de Documento
Transacción FB04
Para visualizar las modificaciones del documento ingresar el número de documento y presionar
ENTER
Se visualizan las modificaciones
Haciendo doble click sobre el campo se ven los valores que tuvo el mismo.
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En este caso el campo Texto fué modificado 2 veces.
Modificación posición documento FI
Transacción FB09
En esta transacción hay que indicar el número de documento, la sociedad, el ejercicio y la posición
a modificar.
Presionar ENTER
Los campos posibles de modificaciones son los que están en blanco o amarillo (no grisados).
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Grabar clickeando o Ctrl+S
Anular Documento FI
Transacción FB08
Ingresar el número de documento a anular, tener en cuenta que sólo se anulan las partidas
abiertas, no las compensadas. También ingresar el motivo de anulación, la fecha de contabilización
y el período contable.
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Contabilizar
Anular en Masa Documentos FI
Transacción F.80
Ingresar la sociedad, desde que número a que número de documento se va a eliminar, el ejercicio.
El motivo de anulación, la fecha de contabilización y el período contable.
Ejecutar en modo Test para ver los documentos posibles de anulación.
Se visualizan los documentos anulables y los no anulables
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Volver a Ejecutar destildando Test para que los cambios queden efectivos.
Visualizar Saldos de Clientes
Transacción FD10N
Ingresar el número del Deudor, la Sociedad y el Ejercicio. Luego ejecutar con o F8.
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Haciendo doble click sobre los importes se visualizan las partidas que lo componen.
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Visualizar Partidas de Clientes
Transacción FBL5N
Ingresar la cuenta del Deudor y la Sociedad.
En el recuadro Selección de partidas seleccionar entre Partidas abiertas, Partidas compensadas o
Todas las partidas. Además indicar entre que fechas se solicita la información.
Las partidas abiertas son las partidas no cobradas y las partidas compensadas son las cobradas.
En este caso se seleccionan Todas las partidas sin límites en el rango de fechas
Ejecutar o F8 para acceder a los datos.
Se visualizan todas las partidas.
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Las que tienen luz roja son las partidas abiertas y las de luz verde son las partidas compensadas.
Si desea buscar otros campos hay clickear Modificar disposición
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Por ejemplo el campo Referencia: Marcar el campo y luego marcar el campo donde se quiere
ubicar encima en el recuadro izquierdo.
Clickear para tomar ese campo y .
Compensar deudor
Transacción F-32
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Presionar ENTER o clickear en . Activar las partidas a compensar y simular el
documento.
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Se genera un documento de compensación sin posiciones.
Contabilizar o Ctrl+S
Traslado Deudor con Compensación
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Transacción F-30
Traslada la deuda entre Deudores
Presionar ENTER o clickear
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Página 30
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Clickear . Ingresar el deudor que se le va a trasladar las partidas
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Página 31
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Presionar ENTER o clickear
Simular el documento
Contabilizar o Ctrl+S
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Página 32
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Anular Compensación
Transacción FBRA
Escribir el número de documento de compensación a anular
Clickear o Ctrl+S para anular la compensación.
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Operaciones de Cobranzas
Contabilizar Entrada de Pagos
Transacción F-28
Ingresar la Fecha del Documento,
En el recuadro Datos bancarios la cuenta del banco, el importe. Las Cuentas de banco a utilizar
son las terminadas en 1
En el recuadro Selección de partidas abiertas ingresar la cuenta del cliente
Presionar ENTER o clickear
Seleccionar las partidas que se están pagando haciendo doble click en la posición (las partidas
activas están en color azul). Seguido a esto simular el documento para ver cómo va a registrarse.
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Contabilizar o Ctrl+S
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Contabilizar entrada de pagos rápida
Transacción F-26
Esta transacción se usara cuando se cobre por cheque al día, transferencia o efectivo, el caso de
cheque diferido se tratara en el punto siguiente.
Presionar ENTER o clickear
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Presionar ENTER o clickear
Seleccionar las partidas que se están pagando haciendo doble click en la posición (las partidas
activas están en color azul).
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Seguido a esto simular el documento para ver cómo va a registrarse.
Contabilizar o Ctrl+S
Cobranza con efecto
En este punto se detallan los pasos para efectuar la cobranza de un cliente con cheque diferido.
Pasos a seguir:
1) Se contabiliza la factura de cliente (o el crédito a cobrar en este caso por las ventas
mayoristas) Transacción FB70 (en el caso de EKI vendrá por Interfaz con Hasar)
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2) Se genera la posición de efecto a cobrar mediante CME D “W”
Transacción F-36
a- En la primera posición del documento se completa el número de cliente y automáticamente
esta transacción completa con el indicador CME “W” que es cobranza de cheque diferido.
b- La cuenta 11160001 (valores a dep en cartera) será la cuenta a la que se reclasificara el
crédito a cobrar. NOTA: tener en cuenta que en el mte 120 esta cuenta no se denomina de
esa forma, ya que se ha cambiado su descripción luego de realizar la carga de cuentas en
el ambiente mencionado.
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En esta segunda posición se entra los importes a cobrar del cheque, numero de cheque en el
campo asignación y fechas de emisión y vencimiento del efecto.
Aquí linkeamos esta nueva posición contra la posición del cliente en la factura
previamente contabilizada.
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Presionamos ENTER y Nuevamente
Queda linkeado automáticamente, y procedemos a GRABAR para su contabilización.
3) Se genera el envío del cheque en cartera al banco.
En esta transacción se selecciona el Banco al cual se deberá depositar el cheque a su
vencimiento.
Transacción FBWE
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Seleccionamos la cuenta de valores a depositar en cartera, y la fecha de vencimiento (rango)
desde el cual se necesita depositar los cheques.
Luego presionamos y podemos observar los efectos pendientes:
Marcamos la posición y presionamos
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Presionamos Enter y en el cuadro siguiente se completa el banco seleccionado:
Presionamos Enter y ahora la partida aparece en verde ya que se selecciono el Banco
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Pasamos a la pestaña de Parámetros de Contabilización y completamos los campos necesarios.
Al finalizar, presionar GRABAR
Esto genera un batch input, presionamos ENTER
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Transacción SM35
Aquí se ejecuta la contabilización pendiente generada en el punto anterior
Presionamos
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Presionamos nuevamente.
La contabilización ha finalizado con éxito, por ende chequeamos el log:
Marcamos la sesión que corresponde
Y presionamos
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Se visualiza a través de la FB03 el documento generado:
Rechazo de cheques de terceros
En el caso que algún cheque de cliente, haya venido rechazado, independientemente que el valor
se haya depositado o entregado a algún proveedor, Tesorería deberá realizar los ajustes para
volver a generar la deuda en el cliente, y en el caso que el cheque haya sido entregado a algún
proveedor, generar la deuda en el mismo. Para ello debemos consultar, mediante la transacción
FBL5N
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Se accede por partidas compensadas y operaciones CME
Suponiendo que el número de cheque 123456 vino rechazado, hacemos doble click sobre esa
posición:
Debemos saber si el cheque vino rechazado de un banco o vino de un proveedor (dado como parte
de pago). Esta diferenciación nos indicará la manera de realizar la contabilización.
a-En el caso que el cheque haya venido rechazado de un banco debemos realizar lo siguiente:
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§ TRX: F-22
Se utiliza clase de documento SA o especial para este movimiento (sería como una nota de
debito al cliente por el monto del cheque)
Primera posición:
- Clave de contabilización: 09
- Cliente del cual el cheque vino rechazado
- CME: V cheques rechazados.
Clave de cuenta: 50 (Haber)
Cuenta: cuenta contable del Banco donde se rechaza el cheque.
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El documento quedaría:
Se contabiliza
Luego al momento de cobrar el cheque se repiten los pasos detallados en el cobro de cheque. Con
la transacción F-36, FBWE y F-20
La particularidad para realizar la transacción F-36 es que se deben seleccionar partidas abiertas de
clientes con CME “V” (cheques rechazados) como se ve a continuación:
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En la segunda posición se completan los siguientes campos:
Luego se selecciona Tratar Partidas
Se busca por número de documento las partidas abiertas con indicador CME “V” del cliente en
cuestión.
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. Se completa con el numero de documento:
Tratar partidas nuevamente
Se compensa automáticamente. Grabar
Visualizar documento: FB03
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Se reclasifico el crédito a cobrar rechazado con el cheque del tercero.
El proceso sigue con la FBWE y F-20 según detalle en apartado anterior.
4) Al llegar la fecha de vencimiento del efecto se descuenta el comprometido del cliente. Se
utiliza la cuenta auxiliar posteada en punto anterior contra la cuenta del cliente.
Para visualizar los documentos a compensar, se utiliza la transacción F_72 que lista todos los
cheques pendientes por cuenta contable. Luego la compensación de la cuenta de efectos se
realiza siguiendo lo indicado en el paso siguiente:
Transacción F-20
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En cuenta de mayor se selecciona la cuenta de valores a depositar en cartera que habíamos
reclasificado en la F-36.
Presionamos
Obtenemos la partida, y seleccionamos la que queremos revertir, ya que se efectuó el correcto
cobro del efecto y no tenemos más ese valor a depositar a cobrar:
Grabar/contabilizar
Contabilización documento multisociedad
En esta sección se podrá observar cómo realizar operaciones Intercompany.
Registración de Intercompany de cobros por cuenta y orden de:
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1) Escenario de cobro por cuenta y orden de FESA.
a- se genera factura por FB70
Visualizamos documento
b- Cobro de esa factura
Transacción F-28
EKD cobrará esa factura
Sociedad cobradora: 2000
Cuenta Bancaria de EKD: 11136091
Marcar “Otras cuentas”
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Presionamos
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Cliente: 48
De sociedad: 1000 (FESA)
Partidas normales.
Click en continuar
Simular documento
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Cuentas a Cobrar
La sociedad 2000 (EKD) le debe $3.000 a la 1000 (FESA) ya que cobro por cuenta y orden.
Grabar
Se generan dos documentos por separado, y uno multisociedad que los linkea, informado en el
campo Nº Multisociedad de cada uno de ellos, como se observa a continuación al acceder desde la
transacción FB03
Documento generado en EKD:
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Doc generado en FESA
El documento multisociedad se visualiza desde la Transacción FBU3
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c- Se traslada los saldos de cuentas Intercompany
Transacción F-30
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Esta transacción se utiliza cuando obtenemos por ejemplo:
FESA (1000)
Interco a cobrar de 2000 = 3,000.00
Interco a pagar a 2000 = - 5,000.00
La cuenta de pasivo queda con un saldo de 2.000 al trasladar el saldo de la cuenta de activo a la
de pasivo. Queda saldo a pagar por parte de FESA (1000) a EKD (2000).
2) Escenario de facturación entre empresas
a- EKI le factura a Leaderprice
Transacción FB70
EKI le emite factura a LP
24 es el cliente LeaderPrice.
Grabar
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Cuentas a Cobrar
b- LeaderPrice carga la factura del proveedor EKI
Transacción FB60
Seteamos que sea para la sociedad 3000 en
Luego cargamos las partidas:
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NOTA: La cuenta 21111024 se denominara INTERCO A PAG A EKI.
d- LP le paga a EKI mediante transferencia
Ver proceso en Transacción F110
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Cuentas a Cobrar
En la posición del documento de proveedor a pagar se debe agregar antes la vía de pago T.
e- se genera la cobranza desde EKI
Ver proceso de Cobranza por Transacción F-28.
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