PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

Transportes Mar & Mar
S.A.C
Marzo del 2014
 PR-CON-01_Pago de Comprobantes
 PR-CON-02_Caja Chica
 PR-CON-03_Orden de Compra
 PR-CON-04_Facturación
 PR-CON-05_Cobranzas
 PR-CON-06_Registro de trabajadores
 PR-CON-07_Remuneración Mensual
 PR-CON-08_Solicitud de prestamos
 PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y Permisos
 PR-CON-10_Desvinculación de Trabajadores


Procedimientos Contables
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIÓN
Y COBRANZAS
DUEÑO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTI´ÓN
LOGÍSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE CONTABILIDAD
 PR-CON-01_Pago de Comprobantes
 PR-CON-02_Caja Chica
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
(Alcance)
ALCANCE: El proceso abarca desde recepción y envío de
comprobantes de pago, la revisión de comprobantes operacionales, la
revisión de documentos administrativos, el registro de comprobantes, la
programación de pago, el pago de detracciones, el pago al proveedor y
el envío de vouchers de pago.

ENVÍO DE
COMPROBANTES
DE PAGO
REGISTRO DE
COMPROBANTES
REVISIÓN
COMPROBANTES
DE PAGO
COMPROBANTES
DE PAGO
E
n
t
r
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d
a
s

REVISIÓN
COMPROBANTES
DE PAGO
PROGRAMACIÓN
DE PAGO
PAGO DE
DETRACCIÓN
PAGO AL
PROVEEDOR
ENVIO DE
VOUCHERS
S
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VOUCHERS DE
PAGO
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Recepción y Envió de Comprobantes de Pago Revisión de Comprobantes Operacionales
¿Proveedor envía
comprobante?
Transporte de
GLP
Presentar
comprobantes de pago
a Administrador
correspondiente
Recepcionar y validar
los Comprobantes de
Pago
¿Conforme?
Gestionar la
regularización de
Comprobantes con el
proveedor
NO
Enviar
Comprobantes
de Pago a Lima
SI
Recoger los
documentos en la
agencia de transporte
correspondiente
NO
SI
LOGO
DF 01 – V1.1
Página 1 de 3
DIAGRAMA DE FLUJO – PAGO DE COMPROBANTES
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: Fecha: 07/02/2014
¿Tipo de Pago?
2
¿Conforme?
Gestionar la
regularización de
comprobantes con el
proveedor
Revisar
comprobantes de
pago
NO
Operacional
Administrativo
SI
1
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Revisión de Documentos Administravivos Programación de Pago Registro de Comprobantes
LOGO
DF 01 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – PAGO DE COMPROBANTES
¿Conforme?
Gestionar la
regularización de
comprobantes con el
proveedor
Registrar Pagos en el
Sistema 3DO
Exportar PDF de
vouchers
Revisar
comprobantes de
pago
NO
SI
Obtener Reporte de
Comprobantes por
Pagar
Registrar
Comprobantes en 3DO
Programar Pago de
Comprobantes
1
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Reporte de
Comprobantes por
Pagar
¿Requiere
detracción?
Indicar Pago de
Detracción
SI
NO
3
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Pago de Detracciones Envío de Vouchers de Pago Pago al Proveedor
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: Fecha: 07/02/2014
LOGO
DF 01 – V1.1
Página 1 de 3
DIAGRAMA DE FLUJO – PAGO DE COMPROBANTES
¿Tipo de Pago?
Cargar pagos en el
Sistema Bancario
Transferencia
Gestionar aprobación
de pagos.
Girar cheques y
adjuntar voucher del
sistema
Cheque
Ejecutar el pago en el
Sistema del Banco
Imprimir Constancias
de Transferencias
Enviar copia
digital de
vouchers a
proveedores
Archivar vouchers
Gestionar las firmas
del Gerente General
Depositar cheques
Realizar pago de
detracción
FIN
¿Requiere
detracción?
3
Vouchers de Pago
Constancias de
Tranferencias
 Comprobantes de Tipo Operacional : Combustible, Mantenimientos y Llantas y a los de demás comprobantes de Tipo
Administrativo.
 Si el pago de algún proveedor, requiere de un pago de detracción. Este comprobante es prioridad dentro de la programación de
pagos.
 El crédito con las empresas proveedoras de combustible y de servicio de mantenimiento es de 15 días después de la fecha de
facturación.
 El crédito con las empresas proveedoras de llantas es en letras de cada 30 días.
 Las facturas del servicio de mantenimiento son enviadas por el proveedor directamente al Administrador Central(Lima)
 El Administrador Sur y el Administrador Norte envían los comprobantes de pago los días sábados.
 La Nota de Despacho debe ser llenado completamente, especificando la ruta y nro. de placa del vehículo para la validación con las
guías, facturas y registro de viajes realizados, al momento de pagar los comprobantes de combustibles.
 Para el caso de comprobantes de pago al proveedor de combustible, este consumo debe estar de acuerdo a la cantidad de
galones establecidos por cada ruta.
 El plazo para registrar los Comprobantes de Pago desde que llegan a la Oficina Principal es de 2 días.
 Los Administradores de la Zona Sur y Norte envían los comprobantes de pago cada 4 días vía Agencia de Transportes establecida.
 Los pagos de Leasing se realizan según Cronograma de Pago acordado con Entidad Financiera.
 Para el pago de detracciones, los plazos son los siguientes:
 Si no hubiera pagos parciales, el pago de detracción se debe realizar hasta el quinto día hábil del mes siguiente.
 Si se realiza algún pago parcial dentro del mes, se deberá pagar la detracción hasta el quinto día hábil a partir del día que se realizó
el primer pago parcial.
 La responsabilidad de pago de multa por no cumplir con el procedimiento de pago de detracciones deberá ser asumida por el
responsable de esta actividad.
PR-CON-01_Pago de Comprobantes
( Políticas)
PR-CON-02_Caja Chica (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la Entrega del Monto a Emplear,
Rendición de la Caja Chica, Solicitud de Reembolso de Caja Chica,
Revisión de Caja Chica, Reembolso de Caja Chica, Recepción de
Reembolso y Archivo de Documentos

ENTREGA DE
MONTO A
EMPLEAR
REEMBOLSO
RENDICIÓN DE
CAJA CHICA
FORMATO DE CAJA
CHICA
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RECEPCIÓN DE
REEMBOLSO
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
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MONTO
REEMBOLSADO
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Entrega de monto a emplear Solicitud de Reembolso de Caja Chica Rendición de Caja Chica
DF 02 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – CAJA CHICA
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Coordinar entrega
de dinero con
Administrador
correspondiente
¿Existen saldos?
Transporte de
GLP
Preparar
documentos a rendir
Presentar
documentos al
administrador
correspondiente
Entregar Saldos al
Administrador
correspondiente
Revisar
Comprobantes
Enviar PDF y
sustentos al
Administrador
Central
Calcular montos de
viáticos y peajes
¿Tipo de Gasto?
Operacional
A
Entregar y/o depositar
monto solicitao al
Usuario
A Administrativo
Realizar gasto con el
dinero solicitado
Registrar Monto a
reembolsar en el
sistema 3DO
Imprimir PDF de
Caja Chica
¿Conforme?
SI
NO
Solicitar al Usuario la
regularización del
Comprobante
NO
SI
1
Caja Chica
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Revisión de Caja Chica Reembolso de Caja Chica
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DF 02 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisar Sustentos
Operacionales
¿Tipo de Gasto?
Realizar
transferencia al
Administrador Sur/
Norte
Indicar al Administrador
correspondiente
regularización de
sustentos
1
¿Conforme?
Rececpionar Caja
Chica y sustentos
Operacionales
Revisar Sustentos
Administrativos
A Administrativos
A
NO
Indicar al Administrador
correspondiente
regularización de
sustentos
¿Conforme?
NO
Revisar los
sustentos
Administrativos y
Operacionales
B C
B SI
B SI
¿Conforme?
SI
NO
Indicar al Administrador
correspondiente
regularización de
sustentos
3
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Recepción de Reembolso Archivo de Documentos
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
FIN
Imprimir Voucher de
Transferencia
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DF 02 – V1.1
Página 1 de 3
DIAGRAMA DE FLUJO – CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
3
Registrar
Reembolso en
3DO
Verificar Reembolso
en Sistema 3DO
Archivar Voucher y
Caja Chica
Voucher de
Transferencia
D
D
¿Faltó algún
Sustento
NO
Depositar Faltante SI
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Recepción de Reembolso Archivo de Documentos
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
FIN
Imprimir Voucher de
Transferencia
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DF 02 – V1.1
Página 1 de 3
DIAGRAMA DE FLUJO – CAJA CHICA
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
3
Registrar
Reembolso en
3DO
Verificar Reembolso
en Sistema 3DO
Archivar Voucher y
Caja Chica
Voucher de
Transferencia
D
D
¿Faltó algún
Sustento
NO
Depositar Faltante SI
 Se realizará arqueos de Caja Chica una vez al mes en cualquiera de las 2 sedes.
 El Asistente Operacional realizará auditorías una vez por semana en cualquiera de las 2 sedes.
 El reembolso de Caja Chica tiene un plazo de 24 horas tanto en la Zona Sur como en la Zona Norte.
 Los Sustentos (Comprobantes) de Caja Chica deben ser como máximo de 3 días útiles anteriores a la rendición.
 El Monto de Caja Chica es de 5000 nuevos soles en Zona Sur y 6000 nuevos soles en Zona Norte.
 En caso de no entregar sustento que validen las rendiciones de Caja Chica en los arqueos y auditorías realizados, la
responsabilidad es del Administrador de cada Zona correspondiente, por lo cual deberá autorizar un descuento por Planilla y se le
elaborará un Memorámdum por mal uso de Caja Chica.
 Si el Administrador Norte o Sur posee más de 2 Memorámdum por mal uso de Caja Chica se le suspenderá y esto implicaría una
causa de despido.

PR-CON-02_Caja Chica (Políticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIÓN
Y COBRANZAS
DUEÑO DEL PROCESO:

ASISTENTE OPERACIONAL
PLANILLAS
GESTI´ÓN
LOGÍSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
 PR-CON-03_Órden de Compra
PR-CON-03_Órden de Compra (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud y aprobación de
cotizaciones, generación de OC, aprobación de OC y el envío de OC al
proveedor.
SOLICITUD Y
APROBACION DE
COTIZACIONES
REEMBOLSO
GENERACIÓN DE
OC
NECESIDAD DE
COMPRA
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RECEPCIÓN DE
REEMBOLSO
RCHIVO DE
DOCUMENTOS
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OC ENVIADA AL
PROVEEDOR
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Solicitud y Aprobación de Cotizaciones Envío de OC Generación de OC Aprobación de OC
DF 03 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – GENERACION Y APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
Aprobado por::Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Mantenimiento
¿Tipo de
Compra?
Control de
Viajes
Revisar OC
Aprobar de OC
Solicitar
Cotizaciones
Presentar
Cotizaciones al
Gerente General
Generar OC
Enviar OC al
Proveedor
Otros
A
A
FIN
C
¿Conforme? SI
C
NO
Revisar servicio de
mantenimiento
realizado
OC
Seleccionar
Cotización
¿Cotización
Seleccionada?
B
B
NO
A SI
Registrar OC en
3DO
 Se compran las llantas después de que se hayan reencauchado 3 veces las llantas actuales.
 Se presentan como mínimo 3 cotizaciones a Gerencia General.
 Para el caso de OC generadas para el Servicio de Mantenimiento, el Asistente Operacional revisa el servicio realizado dentro de las
24 horas después de la salida de la unidad del taller.

PR-CON-03_Órden de Compra
(Políticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIÓN
Y COBRANZAS
DUEÑO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTI´ÓN
LOGÍSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS
 PR-CON-04_Facturación
 PR-CON-05_Cobranzas
PR-CON-04_Facturación(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el envío de documentos,
identificación de servicios y órdenes de compra a facturar, cálculo de
monto a facturar y emisión de factura.
ENVÍO DE
DOCUMENTOS
CÁLCULO DE
MONTO A
FACTURAR
IDENTIFICACIÓN
DE SERVICIOS Y
OC
GUÍAS DE
REMISIÓN
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EMISIÓN DE
FACTURA
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FACTURAS
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Envío de Documentos Identificación de Servicios y OC a Facturar
DF 04 – V1.1
Página 1 de 2
DIAGRAMA DE FLUJO – FACTURACIÓN
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Transporte de
GLP
Por Servicio
¿Tipo de
Facturación?
Agrupar guías de 5
días
Entregar Guías de
Remisión a
Administrador
Correspondiente
Identificar Rutas
dentro de Orden de
Compra
Por OC
Enviar Guías
de remisión a
Lima
Revisar Guías de
Remisión
Recoger Guías de
Remisión en
Agencia de
Transporte
A
Registrar GR en el
sistema 3DO
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Cálculo de Monto a Facturar Emisión de Factura
DF 04 – V1.1
Página 1 de 2
DIAGRAMA DE FLUJO – FACTURACIÓN
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Factura
Emitir Factura
Asignar Tarifas
según rutas
Calcular Monto a
Cobrar
¿Servicio
adicional?
¿Tipo de Flete?
Sumar servicio
adicional
Completo
Asignar Tarifas
según tablas por Km
recorrido.
Local
SI
NO
Cobranza
Validar Facturas
¿Conforme?
Corregir Factura
A
A
SI
NO
A
¿Asociada a
OC?
Registra OC en el
sistema 3DO
SI
A
A
 El transportista debe asegurarse que se encuentren las Guías de Remisión – Remitente (Copia Remitente) y Guías de Remisión
Transportista (Emisor, Transportista) en las guías que retorna al Administrador Correspondiente y entregar las demás copias al
Personal Autorizado de las plantas donde descarga el GLP.
 Las Guías de Remisión Remitente y Transportista se envían los días sábados por medio de la Agencia de Transporte a la Sede
Central en Lima.
 Los clientes cuentan con semi remolques (cisternas) para brindarles el servicio de Transporte de GLP.
 Los clientes pueden contar con el alquiler exclusivo de semi remolques (cisternas) de la empresa, de haber generado una Orden
de Compra Anual.
PR-CON-04_Facturación (Políticas)
PR-CON-05_Cobranza (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde presentar las facturas al cliente,
identificación del abono y registro del abono
PRESENTAR
FACTURAS AL
CLIENTE
REGISTRO DEL
ABONO
IDENTIFICACIÓN
DEL ABONO
FACTURAS
E
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ABONO
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Presentar Facturas al Cliente Registro de Abono Identificación del Abono
DF 05 – V1.1
Página 1 de 1
DIAGRAMA DE FLUJO – COBRANZA
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Facturación
Presentar Factura en
Empresa Cliente
Registrar Abono en
el Sistema 3DO
Revisar Abono en la
Cuenta Bancaria
¿Cliente Realizo
abono?
Aplicar Interes
Moratorios
Correspondiente SI
¿Excede plazo
de crédito?
NO
FIN
SI
NO
¿Cliente está
Conforme?
Emitir Nota de
Crédito
NO
Nota de Crédito
A
A
 El crédito que se le brinda a las empresas clientes es de 15 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
 En caso de que el cliente no realice el pago dentro del plazo acordado de pago, se le procederá a realizar una llamada de cobranza.

PR-CON-05_Cobranza (Políticas)
PROCESOS MAPEADOS
FACTURACIÓN
Y COBRANZAS
DUEÑO DEL PROCESO:

ADMINISTRADOR CENTRAL
PLANILLAS
GESTI´ÓN
LOGÍSTICA
CONTABILIDAD
PROCESOS QUE EMPLEAN EL SISTEMA 3DO
PROCESO DE PLANILLAS
 PR-CON-06_Registro de trabajadores
 PR-CON-07_Remuneración Mensual
 PR-CON-08_Solicitud de prestamos
 PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y
Permisos
 PR-CON-10_Desvinculación de Trabajadores
PR-CON-06_Registro de Trabajadores
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el Alta en el T- registro de la
Sunat, elaboración del contrato, ingreso del trabajador en el Mintra y
Sistema 3DO, registro de derechohabientes, registro de AFP y archivo
de documentos.
Alta en el T-
registro de la
Sunat
REGISTRO DE
DERECHOHABIENTE
S
Ingreso del
trabajador en el
Mintra y Sistema
3DO
DOCUMENTOS DEL
TRABAJADOR
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CONTRATO
REGISTRO DE AFP
ARCHIVO DE
DOCUIMENTOS
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Alta en el T Registro - Sunat Ingreso del trabajador en el Mintra y Sistema 3DO Elaboración de Contrato
DF 06 – V1.1
Página 1 de 2
DIAGRAMA DE FLUJO – REGISTRO DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Selección de
personal
Ingresar a la persona
contratada en el T
Registro
Enviar
contrato al
Consultor de
Planillas
Elaborar Contrato
Firmar el Contrato
1
Ingresar contrato en
web del MINTRA
Exportar en PDF
constancia de registro
de contrato
Hacer firmar y colocar
huella en contrato y en
hoja en blanco al
trabajador
Entregar ficha de datos
al trabajador para ser
completado
Recopilar
documentación
necesaria del
contratado
Enviar
constancia
MINTRA al
Asist. Administ.
Registrar Informacion
en el sistema 3DO
Entregar Copia de
Contrato al Trabajador
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Registro de derechohabientes Archivo de Documentos Registro de AFP
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DF 06 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – REGISTRO DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha:07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
¿Existe
derechohabiente
?
Solicitar DNI de
derechohabientes al
trabajador
SI
Registrar
derechohabientes en
el sistema de Planillas
Archivar Documentos
y Original de Contrato
NO
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro de
Derechohabientes
Solicitar Nro de Cuenta
de AFP u ONP al
trabajador
¿Posee AFP u
ONP?
Registrar al trabajador
frente la AFP u ONP
elegida
NO
Registrar AFP u ONP
en el Sistema de
Planillas
SI
Remuneración
Mensual
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro de AFP u
ONP ante la Institución
Comunicar al
Consultor de Planillas
el Registro en el
Sistema
 El alta del trabajador en el T - Registro debe realizarse el mismo día que ingresa a laborar a la empresa.
 Para el registro del contrato del trabajador en el Mintra existe un plazo de 15 días calendarios después de la fecha de suscripción
del contrato
 La fecha de suscripción del contrato debe ser la misma de la fecha de inicio de trabajo.
 El Consultor de Planillas tiene un plazo de 5 días calendarios para el ingreso del trabajador en el Sistema 3DO después de iniciada
su incorporación a la Organización.
 El Asistente Administrativo deberá recopilar la siguiente documentación:
- Ficha de Datos Completada
- Curriculum Vitae
- DNI
- Declaración Jurada de Domicilio.
- Recibo de Luz o Agua
- Hoja en blanco (Para emplearla posteriormente en caso de despido y/o renuncia).
 Es obligatoria la firma y huella del trabajador en los contratos y convenios
 En caso de variación en el contrato del trabajador, elaborar la adenda respectiva
 El plazo para presentar los DNI’s de los Derechohabientes es hasta el 15 de cada mes.
 Una vez que se reciben los DNI´s de los Derechohabientes se deberá registrar en el T-Registro inmediatamente.
 La Organización no es responsable de la falta de comunicación de existencia de Derechohabientes por parte del trabajador.


PR-CON-06_Registro de Trabajadores
(Políticas)
PR-CON-07_Remuneración Mensual
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde el envío de Tareo mensual,
elaboración de la planilla en 3DO, pago de remuneración, impresión de
boletas de pago, entrega de boletas de pago y Pago de AFP
ENVÍO DE TAREO
MENSUAL
PAGO DE
REMUNERACIÓN
ELABORACIÓN DE
LA PLANILLA EN
3DO
TAREO MENSUAL
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BOLETAS DE
PAGO
REMUNERACIÓN
IMPRESIÓN DE
BOLETAS
ENTREGA DE
BOLETAS
PAGO DE AFP
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Envío de Tareo Mensual Pago de Remuneración Elaboración de Planilla en 3DO
DF 07 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – REMUNERACIÓN MENSUAL
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Registro de
Trabajadores
Enviar Tareos
al Consultor
de Planillas
1
Actualizar Tareo
Mensual de zona
correspondiente
Registrar Tareo en el
sistema 3DO
Enviar Tareo al
Administrador
Central
Adjuntar Tareo
Mensual de
trabajadores de Lima y
Revisar Tareo Mensual
Elaborar Planilla en el
Sistema 3DO
Enviar Planilla
al
Administrador
Central
Abonar remuneración
a los trabajadores
Comunicar el pago
realizado al Asistente
Administrativo y
Consultor de Planillas
Solicitud de
Permisos
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Impresión de Boletas de Pago Pago de AFP Entrega de Boletas de Pago
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DF 07 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – REMUNERACIÓN MENSUAL
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
Exportar en PDF las
boletas del Sistema
3DO
Enviar Boletas
al Asistente
Adminitrativo
Imprimir Boletas
Gestionar firma y sello
del Gerente General
Enviar Boletas
al
Administrador
de cada zona
1
Realizar el pago de AFP
en AFPNET
Exportar Planilla de
AFP en PDF
Enviar Planilla
de AFP al
Asistente
Administrativo
Presentar Planilla en
AFP NET
Imprimir Constancia
de Pago de AFP
Adjuntar Constancia a
Planilla y Archivar
¿ Planilla de
Lima?
Entregar Boleta al
Trabajador
Recepcionar Copia
firmada
NO
Archivar Copias de
Boletas Firmadas
Entregar Boleta a los
trabajadores
A
A
SI
B
B
Recepcionar Copia
firmada
Enviar Copias
Firmadas al
Asistente
Administrativo
FIN
 Las fechas de corte para elaborar el Tareo Mensual es del 17 del mes anterior al 16 del mes actual.
 El Tareo Mensual contiene información de Días Laborados, Horas Extras, Faltas, Suspensiones, Descanso Médico.
 Es obligatorio tener el código del trabajador ingresado en el Tareo Mensual.
 El plazo para que el Administrador Sur/Norte envíe a la Sede Central el Tareo mensual es de 2 días después de la feche de corte.
 El plazo para que el Administrador Central/Asistente Operacional envíe al Consultor de Planillas el Tareo Mensual es de 2 días
adicionales.
 Para el 26 de cada mes el Consultor de Planillas debe haber elaborado la Planilla Mensual
 El pago de la remuneración mensual a los trabajadores se realiza el último día de cada mes.
 Las Boletas de Pago se envían 2 días hábiles después de haber realizado el abono de la remuneración mensual al Administrador
Correspondiente
 La presentación de AFP se realiza 3 a 4 días después del abono de la remuneración mensual
 El Pago de AFP debe realizarse máximo 5 días después del abono de la remuneración
 Todos los cambios o modificaciones sobre la remuneración asignada deberá realizarse 1 días antes de la presentación de la planilla
de AFP.


PR-CON-07_Remuneración Mensual
(Políticas)
PR-CON-08_Solicitud de Préstamos
(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud del préstamo o
adelanto, validación de la solicitud, aprobación de los solicitud,
descuento por planilla y archivo de la solicitud.
SOLICITUD DE
PRESTAMO
APROBACIÓN DE
LA SOLICITUD
VALIDACIÓN DE
SOLIICTUD
Formato de Solicitud
de Préstamo
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AUTORIZACIÓN
DE DESCUENTO
DESCUENTO POR
PLANILLA
ARCHIVO DE LA
SOLICITUD
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Solicitud del Préstamo o Adelanto Validación de la Solicitud
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DIAGRAMA DE FLUJO – SOLICITUD DE PRÉSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Enviar
Solicitud al
Asistente
Administrativo
Recepcionar Solicitud
de Préstamo o
Adelanto
Formato de Solicitud
de Préstamo y/o
Adelanto
Completar el Formato
de Solicitud de
Préstamo y/o Adelanto
¿Planilla de Lima? A SI
Recepcionar Solicitud
de Préstamo o
Adelanto
¿Conforme?
Validar Solicitud
FIN
NO
NO
A
SI A
Entregar Solicitud de
Préstamo o Adelanto
al Administrador
Central
1
Adjuntar Sustentos a
Solicitud
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Aprobación de Solicitud Archivo de solicitud Descuento por Planilla
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DIAGRAMA DE FLUJO – SOLICITUD DE PRÉSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
Validar Solicitud de
Préstamo y/o Adelanto
¿Conforme?
FIN
NO
Aprobar y Firmar el
Formato de Solicitud
de Préstamo y/o
Adelanto
SI
Entregar Formato de
Préstamo y/o Adelanto
a Asistente
Administrativo
Enviar Solicitud
Aprobada al
Consultor de
Planillas
Registrar Monto de
Préstamo en el
Sistema 3DO
Prorratear Cuotas a
Descontar
Modificar Sueldo
Archivar Solicitud de
Préstamo o Adelanto
FIN
 No se le puede descontar al trabajador menos de 100 soles mensuales
 Los préstamos al personal son generalmente para cubrir faltas graves que ocurriesen en el proceso de transporte de combustible
u otros de índole administrativo que los trabajadores no puedan cubrir en su totalidad.


PR-CON-08_Solicitud de Préstamos
(Políticas)
PR-CON-09_Solicitud de Vacaciones y
Permisos (Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la solicitud de vacaciones y
permisos, la validación de la solicitud, la aprobación de la solicitud, el
registro en el sistema y el archivo de la solicitud.
.
Solicitud de
Vacaciones y
permisos
Aprobación de la
solicitud
Validación de la
solicitud
FORMATO
SOLICITUD DE
VACACIONES
PLAN ANUAL DE
VACACIONES
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SOLICITUD
APROBADA
PLAN
REPROGRAMADO
Registro en el
sistema
Archivo de la
Solicitud
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Solicitud de vacaciones y permisos Validación de la Solicitud
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DIAGRAMA DE FLUJO – SOLICITUD DE VACACIONES Y PERMISOS
Aprobado por:: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora Contable
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
INICIO
Enviar
Solicitud al
Asistente
Administrativo
Recepcionar Solicitud
de Vacaciones o
Permisos
Formato de Solicitud de
vacaciones y/o permisos. ¿Planilla de Lima?
A
SI
Recepcionar Solicitud
de Vacaciones
¿Conforme?
Validar Solicitud de
Vacaciones o Permisos
FIN
NO
NO
A
SI
A
Entregar Solicitud de
vacaciones al
Administrador Central
1
¿Permisos o
Vacaciones?
Vacaciones
Remuneración
Mensual
Permisos
¿Fuera de Plan Anual
de Vacaciones?
Reprogramar
Vacaciones
Completar el Formato
de Solicitud de
Vacaciones y/o
permisos
SI
NO
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Aprobación de Solicitud Archivo de solicitud Descuento por Planilla
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DIAGRAMA DE FLUJO – SOLICITUD DE PRÉSTAMOS Y ADELANTOS
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
1
Validar Solicitud de
vacaciones
¿Conforme?
FIN
NO
Aprobar y Firmar el
Formato de Solicitud
de vacaciones.
SI
Entregar Formato de
vacaciones a Asistente
Administrativo
Enviar Solicitud
Aprobada al
Consultor de
Planillas
Registrar Periodo de
Vacaciones en el
Sistema 3DO
Archivar Solicitud de
vacaciones y/o
permiso
Remuneración
Mensual
 El colaborador deberá solicitar sus vacaciones con 15 días de anticipación, debido al trámite de envío al Administrador Central en
Lima.
 El colaborador obtendrá el derecho al descanso vacacional por cada año completo de servicios, el cual consta de treinta (30) días
naturales, incluyendo sábados, domingos y feriados y deberá tomarse sus vacaciones totalmente en una sola solicitud de
vacaciones.
 El plazo para justificar una falta por descanso médico es de 2 días.
 Los Administradores de cada zona son los encargados de aprobar las solicitudes de permisos.
 El Administrador Central es quien aprueba las solicitudes de vacaciones.
 Existirán excepciones para la toma de vacaciones antes del periodo correspondiente en caso quede en común acuerdo con el
Administrador Central y Gerente General.
 Si el trabajador decidiera de manera personal no tomar sus vacaciones en el periodo correspondiente, deberá solicitar y firmar un
acuerdo de acumulación de vacaciones según el Artículo 18 del D.S. 713 donde se especifique su pedido.
 El colaborador deberá tomar como fecha de inicio de sus vacaciones el 1 de cada mes.


PR-CON-09_Solicitud de vacaciones y
permisos (Políticas)
PR-CON-10_Desvinculación de
Trabajadores(Flujo)
ALCANCE: El proceso abarca desde la desvinculación laboral, baja en
el T registro y Baja en el sistema de planillas
DESVINCULACIÓN
LABORAL
BAJA EN EL
SISTEMA DE
PLANILLAS
BAJA EN EL T
REGISTRO
RENUNCIA
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SISTEMA DE
PLANILLAS Y T
REGISTRO
ACTUALIZADO
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Desvinculación Laboral Baja en el Sistema de Planillas Baja en el T Registro
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DF 10 – V1.1
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DIAGRAMA DE FLUJO – DESVINCULACIÓN DE TRABAJADORES
Aprobado por: Henry Cáceres Aliaga – Gerente General
Fecha: 07/02/2014
Elaborado por:: Evelyn Cantoral – Consultora de Procesos
Fecha: 07/02/2014
Revisado por:: Carlos Fernández – Consultor Contable
Fecha: 07/02/2014
¿Fin de
Contrato?
Emplear hoja en
blanco firmada por
trabajador
Comunicar al
Consultor de Planillas
la Baja del Trabajador
Enviar carta
notarial al
trabajador.
SI
Realizar la baja del
trabajador en el T
Registro
¿Despido o
Renuncia?
NO
Renuncia
Despido
Realizar la Baja del
Trabajador en el
Sistema
INICIO
FIN
 El mismo día de la desvinculación del trabajador, debe realizarse la baja en el T- Registro.
 En caso de despido, es necesario emplear la hoja en blanco que el transportista firmó al incorporarse a la empresa.
 En caso de renuncia, el trabajador deberá comunicar 30 días antes.


PR-CON-10_Desvinculación de
Trabajadores (Políticas)