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María Zavalía Informática

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GUÍA DIDÁCTICA EXCEL

CONCEPTOS BÁSICOS

Las planillas de cálculo son programas que se utilizan para organizar, analizar y graficar datos
numéricos, permitiendo realizar de manera práctica y sencilla todas las tareas que se
realizaban en las hojas cuadriculadas.

Al iniciar Excel nos encontramos con la siguiente ÁREA DE TRABAJO.

La planilla de Excel está formada por filas y columnas:

Las FILAS designadas por números.
Las COLUMNAS designadas por letras.
Las CELDAS (casillero) que son la intersección entre la columna y la fila. Para hacer
referencia a una celda, hay que indicar la letra de la columna donde está y el número de fila.
EJ.: A14

RANGO DE CELDAS: Se le llama al conjunto de
celdas adyacentes o alternadas, seleccionadas de
una hoja de cálculo. Cada vez que especifiquemos
un rango, lo haremos mencionando la dirección de celda
de su extremo superior izquierdo y separado mediante el signo {:}, la de su extremo inferior
derecho. Ej B3: B6
Con celdas alternadas, se separan con ; Ej: B3;B8;C4

Cada documento de Excel está compuesto por varias planillas, denominadas Hojas. En cada
una de ellas se puede guardar datos totalmente distintos.

CONFECCIÓN DE UN LIBRO CON VARIAS HOJAS

a) PARA DAR NOMBRE A LA HOJA:

1) Hacer clic en la solapa de la hoja
2) Pulsar el botón derecho del mouse
3) Aparecerá el siguiente cuadro
4) Hacer clic en cambiar nombre
5) La solapa quedará seleccionada para poder escribir el nombre que deseamos


b) MOVER O COPIAR HOJAS DE UN LIBRO A
OTRO:

Para mover o copiar una hoja de un libro de excel
a otro se debe tener en cuenta que ambos deben
estar abiertos aunque estos pueden estar
minimizados.

1) Hacer clic en la solapa de la hoja
2) Pulsar el botón derecho del mouse
3) Aparecerá el mismo cuadro anterior
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4) Optar por mover o copiar
5) Aparecerá el siguiente cuadro
6) Desplegar la flecha para que aparezca el libro de destino
7) Si queremos una copia tildar ”Crear una copia,” sino la hoja se moverá a dicho libro y
desaparecerá del libro inicial.
8) Por último aceptar.


DISTINTAS FORMAS DE DESPLAZARSE POR LAS CELDAS

1. Ubicar el puntero del mouse en la celda deseada y hacer clic.
2. Con las flechas en cualquier dirección
3. Al presionar la tecla <Enter> se desplaza una celda hacia abajo. Mientras que con <Tab>,
una hacia la derecha.
4. Al presionar simultáneamente la tecla <CTRL> con
una flecha, el desplazamiento se hace hasta la próxima celda
que contenga un dato, siempre en dirección a la flecha
presionada.
5. Con CTRL + Inicio se desplaza hasta la celda A1.
6. Con CTRL + Fin se desplaza hasta la última que
contenga un dato.
7. Por medio del Menú edición Ir a.
En referencia colocar la celda requerida Ej: B2


COMO INGRESAR DATOS EN UNA CELDA

1. Seleccionar una celda
2. Escribir el dato y presionar <Enter>
Los datos que se completan en cada celda pueden ser de tres tipos: textos, números, o
fórmulas. Tanto los textos como los números son datos constantes; (no cambian hasta que se
los borre o cambie). En cambio, las fórmulas son distintas. Son ecuaciones que permiten
calcular valores en base a los datos de otras celdas (ej. La suma de 4 celdas) y por lo tanto
son variables: si cambia el dato al que están asociadas (la referencia), el valor de la celda
cambiará.
- ACLARACIÓN: en la celda no se verá la fórmula, solo se verá el resultado.
- Alineación:
Datos numéricos se alinean a la derecha de la celda.
Datos de texto se alinearán a la izquierda de la celda.
SELECCIÓN DE CELDAS:

1. Para seleccionar varias celdas adyacentes: presionar el botón izq del mouse sobre la
primera celda y arrastrarlo (con el botón presionado) hasta la última celda deseada. Las celdas
seleccionadas se irán “pintando”
1.1 Presionar el botón izq del mouse sobre la primera celda, apretar y mantenerla apretada la
tecla shift, y hacer clic en la última celda a seleccionar.
1.2 Para seleccionar celdas alternadas: seleccionar una celda, mantener apretada la tecla ctrl,
e ir seleccionando las celdas deseadas.
2. Para seleccionar toda una columna o fila: hacer clic en la letra deseada en el Encabezado
de columna. El mismo procedimiento se debe realizar para seleccionar toda una fila
seleccionando el número de fila.
2.1 Para seleccionar toda una fila: También podemos seleccionar toda la fila en la que se
encuentra la celda activa si pulsamos SHIFT y espacio; o la columna, mediante CTRL y
espacio.

3. Para seleccionar varias filas o columnas, ubicarse en la primera fila o columna deseada en
el Encabezado de fila o columna y arrastrar el mouse con el botón izq del mouse presionado
hasta la última fila o columna requerida.

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4. Para seleccionar toda hoja se debe hacer clic en el botón de Seleccionar todo, ubicado en el
ángulo superior izquierdo de la hoja, sobre la intersección de los encabezados de columna y
fila.

Para seleccionar un rango con varias áreas, o selección
múltiple:
1. Seleccionar el rango B3:B6
2. Pulsar CTRL manteniendolo presionado
3. Ej:Desplazarnos hacia abajo y la derecha hasta C9
4. Seleccionar otro rango.
5. Soltar el ctrl, y quedarán seleccionados los dos rangos.




CAMBIAR TAMAÑO DE COLUMNAS Y FILAS.

Columnas: en caso de que el texto ingresado supere
el ancho de la celda puede que el texto continúe en la
celda siguiente si en ella no hay datos entrados, pero
tener en claro que todo el texto pertenece a una celda
en este caso a B2 : Alumnos. O si la celda contigua está
ocupada el texto no se vea completamente. ( como la
figura)


Para cambiar el tamaño de columnas hay diferentes opciones:
A)
1. Situar el cursor en la intersección de los encabezados de las columnas, el puntero se
transformará
2. Con el botón izq. presionado, arrastrar el mouse para darle a la columna el ancho deseado.
Idem para las filas.

B) Autoajuste: Situar el cursor en la intersección de los encabezados, el puntero se transforma
en doble flecha, y hacer doble clic. La columna tomará el ancho de la celda con mayor contenido
en esa columna. Atención que si se cambia luego el contenido de las celdas, el tamaño seguirá
siendo el dado anteriormente.

C) Seleccionar la/s columnas para darles a todas el mismo formato:
Ir a Menú Formato
Clic en columna
Ancho
En ancho de columna colocar el ancho deseado. El Número indica la cantidad de caracteres
que entrarán en dicha columna.

Para modificar el alto de las filas el procedimiento es similar que el utilizado para las columnas.
Tener en cuenta que si se quiere cambiar el alto de la fila 9, se debe ubicar el puntero del mouse
en la división que tiene con la fila 10.
Tanto para las columnas como para las filas el cambio debe hacerse desde los encabezados (zona
gris) y no desde el interior de la planilla.


MOVER Y COPIAR DATOS

COPIAR y CORTAR: Para copiar celdas se utiliza el mismo procedimiento que en Word.
1) Seleccionar la celda
2) Menú Edición comando copiar
3) Seleccionar la celda de destino
4) Pegar o ir al menú insertar, y elegir celdas copiadas. Elegir desplazar celdas o filas hacia
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abajo.

PEGAR: Nos ofrece la posibilidad de copiar solo valores, fórmulas, todo, etc.

MOVER:
1) Seleccionar la celda a mover
2) Ubicar el puntero sobre la línea que rodea la selección. Cuando el puntero se transforma en
flecha, presionar botón izq. y sin soltarlo, arrastrar a la celda de destino.

Ver copiado relativo y absoluto de fórmulas en el ítem funciones

COPIAR FORMATOS DE LAS CELDAS

1) Seleccionar el rango cuyo formato se quiera aplicar en otro
2) Hacer clic en el botón copiar formato. El puntero adoptará la forma de un pincel, o ir al
pincel de la barra de herramientas.
3) Seleccionar el rango al que se le quiera aplicar el formato
4) Al seleccionar el segundo rango soltar el formato sobre él.

INSERTAR COLUMNAS O FILAS
1) Seleccionar la fila o columna.
2) Ir al Menú INSERTAR:
3) Elegir columna o fila. Se insertará una columna o fila antes que la columna o fila seleccionada.
Atención: se insertarán tantas columnas o filas haya seleccionado.

INSERTAR CELDAS

1) Seleccionar la celda
2) Ir a Menú INSERTAR:
3) Elegir celda: surgirá un cuadro
de diálogo:
4) Elegir la opción deseada
5) Aceptar o <Enter>


ELIMINAR CELDAS, COLUMNAS Y FILAS

Para Celdas:
a) Seleccionar la celda a eliminar
b) Ir a Menú edición
c) Elegir eliminar
d) Aparecerá un cuadro similar al anterior diciendo eliminar
e) Elegir la opción deseada
f) Aceptar o <Enter>

Para Columnas o filas
a) Seleccionar la fila o columna
b) Ir al Menú Edición
c) Seleccionar eliminar
d) Se eliminará la columna o fila seleccionada

SERIES

Podemos usar la orden Serie del submenú Rellenar del Menú Edición, para crear rápidamente una
serie regular de números ó de fechas. Nosotros suministramos el valor inicial, el rango que debe
rellenar, un intervalo con el que incrementar la serie (incremento) y, si queremos, un valor
máximo para la serie (valor final).
- Para completar la columna Alumnos, escribimos en las celdas A2 y A3 los valores 1 y 2 .
- Seleccionamos las celdas A2 y A10.
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- Activar el menú Edición, luego seleccionar el submenú Rellenar.
- Seleccione Series
- En el cuadro de diálogo que aparece:
- Seleccionamos filas o columnas dependiendo de cómo queremos crear la serie (en nuestro
ejemplo columnas)
- Luego indicamos el tipo de serie que deseamos crear. (En nuestro ejemplo Lineal).
- Incremento: 1
- Aceptar.

En FORMA AUTOMÁTICA:
1) Colocar en las celdas A2 y A3, el número 1 y 2
respectivamente
2) Seleccionar ambas celdas
3) Llevar el mouse al extremo inferior derecho hasta que
aparezca la cruz negra.
4) Arrastrar hacia abajo manteniendo presionado el botón
izquierdo del mouse
5) Soltar donde se desee finalizar la serie.

En el caso de querer rellenar con fechas ej: 12/03/2000. Solo
hará falta colocar una fecha y arrastrar como el ejemplo anterior. Así quedará la planilla luego de
“arrastrar” una fecha hacia abajo.

FORMATO DE CELDAS

Para establecer el tipo de formato de la
celda:
1) Seleccionar el rango de celdas donde
queremos aplicar un formato determinado
2) Menú formato
3) Celdas
4) Aparece el menú de la figura
5) Seleccionar la categoría deseada
6) Establecer la cantidad de decimales si
corresponde
7) Clic en aceptar


Formato General
Formato Número: contiene una serie de operaciones que visualizan números en formato
enteros, con decimales y con puntos.
Permite seleccionar el número de cifras decimales a mostrar (POSICIONES DECIMALES).
Si activa la opción 'Usar como separadores de miles el (.)', añade puntos entre cientos y miles,
miles y millones.

Formato Moneda: se utilizan para controlar el signo monetario mostrado con el número.
Seleccione el símbolo monetario en la lista desplegable ofrecida.

Formato Fecha: presentan números que representan fechas y hora como valores de fecha.

Formato Porcentaje: visualizan números como porcentajes. La coma decimal del número
formateado salta dos posiciones a la derecha, y se añade un signo de tanto en tanto por ciento al
final del número. Por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0.1234 como
12%; al seleccionar dos cifras decimales, .0.1234 se visualiza como 12,34%.




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MEJORAS EN LA HOJA DE CÁLCULO

Para darle un formato con bordes, cuadrículas,
sombreados, etc., a nuestra tabla:
Seleccionar las celdas, un rango determinado o toda la
tabla
1) Ir a Menú formato
2) Elegir celdas
3) Se abrirá un cuadro de diálogo con distintas
solapas
4) Elegimos la que corresponde para dar el formato
número, alineación, bordes, alineación, fuente y trama.
Si se desea que los encabezados tengan un formato
distinto a los datos entrados, se deberá seleccionar
solo los encabezados.

Dentro del Menú formato tenemos la opción de utilizar
algún autoformato pre-establecido.

Utilizar el Sub-menú Autoformato del Menú formato.

• ALINEACION DE LOS DATOS

OPCIONES DE ALINEACION HORIZONTAL DE TEXTO

Se pueden alinear los datos introducidos en la hoja de cálculo, tanto a la izquierda, derecha o
centro en una celda o sobre un rango determinado. Desde la barra de herramientas o desde el
Menú Formato - Alineación
También puede elegir una alineación "Vertical" en el cuadro con el mismo nombre.

OPCIONES DE ALINEACION VERTICAL DE TEXTO
La lista desplegable VERTICAL incluye cuatro opciones de alineación (Superior, Centrar, Inferior y
Justificar), similares a las opciones de alineación horizontal.

-Posiciónese en la celda A1.
-Seleccione FORMATO- CELDA
-Haga clic en la pestaña ALINEACION
-Seleccione en el cuadro VERTICAL la opción CENTRAR
-Pulse ACEPTAR.

OPCIONES DE ORIENTACION
La sección Orientación permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal vertical, o en cualquier ángulo desde 90 grados en sentido opuesto a las agujas del
reloj a 90 grados en el sentido de las agujas del reloj.

-Posiciónese en la celda A1.
-Seleccione FORMATO - CELDAS
-Haga clic en la pestaña ALINEACION
-Seleccione en el cuadro ORIENTACION 45 grados
-Seleccione Aceptar

OPCION AJUSTAR TEXTO
Si introducimos un rótulo demasiado ancho para la celda activa, Excel extiende el rótulo más allá
del borde de la celda y lo introduce en las celdas adyacentes, a condición de que estén vacías.
Seleccione Formato - Celdas - Alineación - Ajustar texto del área control de texto.

OPCION REDUCIR HASTA AJUSTAR
La opción Reducir hasta ajustar reduce el tamaño de la fuente de la celda seleccionada hasta que
su contenido pueda mostrarse entero en la celda.
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OPCION COMBINAR CELDAS. Igual que en Word.
Todas las celdas seleccionadas se unen en una sola. La celda resultante toma su referencia de
celda, de aquella situada en el margen superior izquierdo del bloque combinado.

FORMATOS CONDICIONALES A LAS CELDAS.

Por medio de esta herramienta Excel nos mostrará el contenido de una celda de uno u otro
aspecto según se cumplan o no ciertas condiciones. Se utiliza para resaltar algún dato o
resultado al que hay que prestar atención.

Para dar un formato especial o condicional a una celda:
1) Seleccionar el rango de datos
2) Ir a Menú formato y optar por Formato condicional en 2003. En 2007, desde la barra de
herramientas, formato condicional, administrar reglas.
3) Elegir la condición
4) Colocar los valores
5) Plusar botón formato
6) De la solapa fuente escoger el color
7) Aceptar

El formato puede obedecer a varias condiciones. De este modo, una celda puede asumir
distintos formatos según cumpla una o varias de las condiciones.
Excel 2007. Se muestra distinto el cuadro.

Se deberá ir editando la regla del formato condicional.

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Configurar la página e imprimir.

Para imprimir la planilla de cálculo se utiliza el mismo procedimiento que en Word.
1) Menú Archivo/diseño de página.
2) Configurar página
3) Configurar en las distintas solapas:
Solapa Página:
- Orientación de la hoja, Vertical u horizontal
- Tamaño de la hoja
- Escala: Ajustar a: (en dicho espacio se coloca el porcentaje) si queremos que entre todo en
una hoja. Bajar la escala que por defecto está al 100%
- Solapa Márgenes: configurar los respectivos márgenes, y si deseamos centrar la página
horizontal y verticalmente tildar len los casilleros correspondientes.
- Solapa Encabezados y Pie de Página: allí colocaremos el encabezado y pie correspondiente.
- Solapa Hoja: tildar si se desea que se imprima las líneas divisorias y los títulos de columnas
y filas.

Opciones:
Si hemos realizado una tabla chica, o solamente queremos imprimir un área de nuestro
trabajo, se puede configurar el área de impresión para no imprimir toda la tabla u hoja.
1) Seleccionar el área que se desea imprimir
2) Ir a Menú archivo/diseño de página.
3) Configurar área de impresión.
Si nos arrepentimos podemos deshacer dicha acción del mismo modo y hacer clic en
borrar área de impresión.

• ORDENAR DATOS. Se aplica del mismo modo que en Word

REFERENCIA ABSOLUTA Y RELATIVA. COPIADO DE FORMULAS

• RELATIVA:
El copiado de formulas que realiza toda planilla de
cálculo es un copiado relativo a la posición; es decir
que las referencias varían de acuerdo a la posición
de la fórmula.
En el ejemplo se muestra que si copiamos la formula
ubicada en la celda D5, se copiará así:
En la celda D6 se copiará así: =suma (B6:C6)
En la celda D7 se copiará así: =suma (B7:C7)
En la celda D8 se copiará así: =suma (B8:C8)

En este caso a medida que arrastramos la fórmula
hacia abajo, se va modificando la referencia de las
celdas. Ya que se refiere a las celdas anteriores.



• ABSOLUTA
En este caso nos interesa mantener la
relatividad de una referencia pero debemos
mantener un valor determinado fijo para todas.
Al colocar la formula haremos referencia
siempre a una misma celda, en este caso a C3.
Pero debemos anteponer el signo $ a la
columna y fila: Ej.: $C$3 para hacerlo
presionamos F4.
Por lo tanto al copiar la formula siempre se
referirá a una celda absoluta que es C3
Por esto se la llaman referencia absoluta ya que
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al realizar el copiado necesito que no varíen.

El copiado de fórmulas se realiza de esta manera ya que se agiliza el proceso de entrada de
datos, de tal modo de no tener que tipear en cada celda la fórmula.

Recordar que para el copiado, se debe seleccionar la celda que contiene la fórmula y una vez
seleccionada, desde el extremo inferior derecho arrastrar con el botón izq. presionado hasta
donde se desee.

OPERADORES ARITMÉTICOS COMUNES

+ SUMA – RESTA / DIVISIÓN *MULTIPLICACIÓN
Van siempre precedidas del signo =
Para realizar operaciones, nos debemos ubicar en la celda donde queremos el
resultado.

FUNCIONES: se debe cliquear sobre fx de la barra
Una función es una fórmula ya escrita que acepta valores y realiza una operación determinada
devolviendo un resultado.
Ej. para sumar los valores de las celdas (E3+E4+E5+E6) usará la función SUMA: SUMA(E3:E6)
Todas las funciones tienen la misma sintaxis:
NOMBRE DE LA FUNCION (LISTA DE ARGUMENTOS)
El argumento puede tener:
- Rango de celdas adyacentes ---> =SUMA (A1:D6)
- Direcciones de celdas separadas por ; (punto y coma) , Cuando no se suman celdas adyacentes
=SUMA(A1;B2;C3)

FUNCIONES BASICAS DE TIPO ARITMETICO

Las funciones están agrupadas, por lo tanto se debe tener en claro que tipo de función uno
necesita para buscarla donde corresponde.

PRODUCTO: (rango) Multiplica los argumentos que indicamos Sintaxis: =producto(C4:C5)
ENTERO: Redondea el número, sin ninguna décima, hasta el entero inferior más próximo.
Sintaxis: Entero (5,9) = 5
MULTIPLO.SUPERIOR: Redondea un número hacia arriba al entero o múltiplo siguiente más
próximo. Sintaxis = Multiplo.Superior (E4,0.5). Esta función es ideal para redondear promedio
por 50 centésimos
SUMA: (n1;n2..rangos) Suma de los argumentos.

NOTA: La función autosuma tiene un botón en la barra que es autosuma. Se debe tener en
cuenta, que al aplicar cualquier función, debemos seleccionar el rango de celdas con las cuales se
desea operar. Ya que Excel automáticamente selecciona todos los valores numéricos que se
encuentran antes de la celda donde queremos el resultado.

FUNCIONES ESTADISTICAS
MAX(n1;n2..rangos) El valor máximo del rango. Devuelve el mayor de los números
especificados en las celdas seleccionadas. =Max(C4,C6,C7)
MIN(n1;n2..rangos) El valor mínimo del rango.
PROMEDIO(n1;n2..rangos) El promedio del rango.


FUNCIONES LÓGICAS

• SI Esta función nos permite realizar condiciones donde evaluar los operadores lógicos.
Primero nos encontramos la condición lógica, luego separado por “;” el valor que devuelve en
caso de que no se cumpla.
Ej: =SI (N12>7,"APROBADO","REPROBADO") En este caso queremos que Excel nos muestre
todos los alumnos aprobados y aquellos reprobados. Por lo tanto ponemos que como condición si
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el valor de la celda N12 (que contiene el promedio) es mayor a 7, que nos devuelva el texto
“Aprobó” en caso contrario “Reprobó”

• CONTAR.SI

Esta función la utilizaremos con el fin de que excel cuente la cantidad de registros que
coincidan con un criterio.

1) Ubicar el cursor donde queremos que aparezca el resultado
2) Hacer clic en Pegar función de la barra de herramientas (fx)
3) Buscar la función CONTAR.SI, que se encuentra en la categoría ESTADÍSTICAS.
4) Hacer clic en ella
5) Aparecerá un cuadro de diálogo como el que se encuentra debajo
6) En RANGO, seleccionar el rango de celdas deseado, aquel de donde se contarán las celdas
que contienen el criterio.
7) Criterio: “aprobó” como es texto debe ir entre comillas
8) Por último aceptar.
En la celda seleccionada nos aparecerá la cantidad de alumnos que obtuvieron aprobaron.















• BUSCARV

Con esta función se utilizan 2 tablas, una principal y otra auxiliar. En la principal se configura
la base y en la auxiliar los valores.
=Buscar v(índice;tabla;columna;ordenada)
- índice: es el dato que indica en qué fila de la tabla tenemos que buscar.
- Tabla: es el rango ocupado por la tabla auxiliar, sin incluir los encabezados de columna
- Columna: es un número que indica en qué columna de la tabla auxiliar se encuentra el
dato por devolver.
- Ordenada: es un valor lógica que indica si la tabla auxiliar tiene sus datos ordenados o
no. Si ordenada es verdadero, la función supone que la tabla está ordenada. Si es Falso,
supone que está desordenada.
-
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Observación: El rango de la tabla indicado como segundo argumento (tabla auxiliar) debe
incluir todas las columnas, sin la fila de títulos. El rango de la tabla auxiliar se fija con F4
(ref absoluta) para poder extender la fórmula.



FILTROS
El filtrado de una lista es el proceso de ocultar todas las filas salvo aquellas que cumplen ciertos
criterios específicos. Hay distintos tipos de filtros: Autofiltro, para criterios simples, filtros
personalizados y Filtro avanzado, para criterios más complejos. Para aplicar filtros, debemos
acceder al menú datos




De acuerdo al tipo de filtro a aplicar utilizaremos el filtro rápido, o el filtro
personalizado.