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PMBOK


Anexo 6: PMBOK 191


MODELO DE MADUREZDE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO v1.1
Universidad Santa María, CampusGuayaquil http://www.usm.edu.ec/tesis-ss
Introducción

El presenteanexo extiendeunaexplicación sobrelas generalidades del PMBOK
como fuentedecreación del manual deprácticas del Modelo S&S.

El PMBOK es unaguíautilizadapor los gestores deproyectos paradirigir el
proceso deun proyecto deéxito, ysecaracterizapor ladefinición deprocesos y
áreas deconocimiento delas cuales segeneran prácticas.

Laventajadeutilizar el PMBOK paraproyectos es queéstees deaplicación
general, es decir quelas prácticas yconocimientos descritos en él pueden ser, en
su mayoría, adaptados amuchas realidades organizacionales. Además, puede
decirsequeexisteunaconcienciaglobal acercadesu valor yutilidad.

La información presentada en este anexo corresponde al documento del
PMBOK, edición 2000.

Anexo 6: PMBOK 192


MODELO DE MADUREZDE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO v1.1
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1 Definiciones y Conceptos

El Instituto deGestión deProyectos (PMI por sus siglas en inglés), publicó en
1996 el Project Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un término
inclusivo quedescribelasumadeconocimiento adquirido en laprofesión de
administración de proyectos. Incluyeconocimiento deprácticas tradicionales
probadas queson aplicadas en lagestión deproyectos en general, así como el
conocimiento deprácticas innovadoras y avanzadas queson aplicables en casos
un poco más específicos.

El PMBOK se estructura por procesos de gestión de proyectos y áreas de
conocimiento, temas queseexplicarán más adelante.

A continuación, se desarrollarán las definiciones de proyecto y gestión de
proyectos bajo el enfoquedel PMBOK.
1.1 ¿Qué es un Proyecto?

Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmentelos trabajos envuelven
operaciones y/ o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas
características:

• Son desarrollados por personas

• Están restringidos por recursos limitados

• Son planificados, ejecutados ycontrolados

Ladiferenciaentrelas operaciones y los proyectos es queen las primeras los
trabajos son repetitivos y continuos mientras queen los segundos, el trabajo es
temporal y único. Seentiendepor proyecto aunesfuerzotemporal iniciadoparacrear
unúnicoproductooservicio.


1
Mássobre el PMI en http://www.pmi.org/
El hecho queseatemporal implicaquetengaun comienzo yun fin. El fin es
alcanzado cuando los objetivos deproyecto son cumplidos o cuando quedaclaro
queestos no podrán ser cumplidos.

Los proyectos son tomados acualquier nivel de laorganización,
pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerir
menos decien horas paraser completados o más dediez millones.
Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de la
organización yasu vez pueden pasar los límites delamismaatravés
desociedades.
1.2 ¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas paralas actividades de un proyecto con el objeto de
satisfacer o superar las necesidades yexpectativas delos inversores del proyecto.

El término gestión de proyectos es utilizado para describir un acercamiento
organizacional para la administración de operaciones actuales. Este
acercamiento, llamado administración por proyectos, trata varios aspectos u
operaciones actuales como proyectos con lafinalidad deaplicarles gestión de
proyectos alos mismos.

2 Estructura para la Gestión de
Proyectos
2.1 Fases y Ciclo de Vida

Como los proyectos son iniciativas únicas, envuelven un cierto
grado deincertidumbre. Las organizaciones querealizan proyectos
generalmentelos dividen en fases paraproveer un mejor control
administrativo ymejores accesos alas diferentes operaciones quese
realizan en los proyectos.


2
(PMI, 2000)

PMI
1


Asociaciónlíder mundial sinfinesdelucro
expertaengestióndeproyectos, establecida
desde1969enPhiladelphia, USA.

Proyecto
2


Esfuerzo temporal iniciado
paracrear unúnico producto
o servicio.
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Cada fase de un proyecto estámarcada por lafinalización de uno o algunos
entregables. Un entregablees un trabajo tangibleyverificablecomo un estudio
realizado, un diseño detallado o un prototipo. Los entregables son partedeuna
secuencia lógica general diseñada para garantizar la definición apropiada del
producto del proyecto.

inicio final
tiempo
fase
inicial
fasesintermedias fase
final
nivel de
costo y
personal


Figura A6.1. Ciclo devidagenérico deunproyecto (PMI , 2000).

Las conclusiones deunafaseson generalmentemarcadas por unarevisión delos
entregables ydel desarrollo del proyecto con lafinalidad de:

• Determinar si el proyecto debecontinuar hacialasiguientefase

• Detectar ycorregir errores efectivamente

Cadafasenormalmenteincluyeun conjunto deproductos definidos, diseñados
paraestablecer el nivel decontrol deseado.

El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un
proyecto. Por ejemplo, cuando unaorganización identificaunaoportunidad que
puede ser aprovechada, generaráun estudio paradecidir si debeejecutar un
proyecto.

Además, ladefinición del ciclo devidadeterminaquéacciones transitorias deben
ser incluidas en lafinalización del proyecto.

El ciclo devidadeun proyecto generalmentedefine:


3
(PMI, 2000)
• Los trabajos técnicos quedeben ser realizados en cadafase

• Quién debeestar involucrado en cadafase

Las descripciones del ciclo devidapueden ser generales o detalladas. Cuando son
detalladas existen varios formularios, diagramas y/ o listas dechequeo queayudan
a proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llamametodología de
gestión de proyecto.

Lamayoríadelas descripciones delos ciclos devidas tienen varias características
en común (Ver FiguraA6.1):

• Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo,
aumentando en la finalización y bajan rápidamente mientras el
proyecto obtienesus conclusiones.

• La habilidad de los asociados parainfluenciar en las características
finales del producto del proyecto yen el costo final del proyecto es
más alta en el principio y empieza a disminuir progresivamente
mientras el proyecto continúa.

No hay que confundir el ciclo de vidadel proyecto con el ciclo de vidadel
producto.

2.2 Tipos de Procesos Existentes

El PMBOK describe lagestión de proyectos en términos desus
procesos componentes y de sus interacciones con lafinalidad de
enfatizar laimportanciadelaintegración.

Seentiendecomo proceso aunaseriedeacciones quedan un resultado. Los
procesos deun proyecto son desarrollados por personas ygeneralmentecaen en
unadelas siguientes categorías:

• Procesosdegestióndeproyectos, queestán enfocados adescribir yorganizar
el trabajo deun proyecto

• Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear el
producto del proyecto

Entregable
3


Trabajo tangibleyverificablecomo
unestudio realizado o undiseño detallado quese
entregaal final deunafasedeunproyecto.
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Los procesos degestión proyectos ylos orientados aproductos interactúan entre
sí alo largo del proyecto paralograr los objetivos planteados.

2.3 Procesos de Gestión de Proyectos

Los procesos degestión deproyectos definidos por el PMBOK como los más
comúnmenteutilizados son los siguientes:

Iniciación

Sereconocequeun proyecto o unafasedebecomenzar.

Planificación

Semantieneun esquematrabajableparacumplir las necesidades del negocio
sobrelas cuales el proyecto debetratar.

Ejecución

Secoordinan personas yotros recursos parallevar acabo el plan.

Control

Seaseguraquelos objetivos del proyecto están siendo satisfechos mediante
el monitoreo ymedición progresivaytomando acciones correctivas cuando
seanecesario.

Cierre

Seformalizalaaceptación del proyecto o delafasesiendo llevadaauna
finalización ordenada.



Cadauno deestos puntos incluyeactividades ysubprocesos.


4
(PMI, 2000)
Los procesos están relacionados por los resultados queproducen. A su vez, los
resultados o outputs deciertos procesos son los inputs deotros.

Estos procesos no son eventos de unasolaocurrencia: ocurren en diferentes
niveles deintensidad alo largo detodas las fases deun proyecto (Ver Figura
A6.2).

fase
inicial
fase
final
tiempo
Proceso de
Iniciación
Proceso de
Ejecución
nivel de
actividad
Proceso de
Planificación
Proceso de Control
Proceso de
Cierre

Figura A6.2. Procesosyfases.

2.4

Proceso
4


Seriedeacciones quedan
unresultado. Enlos proyectos, los procesosson
desarrolladospor personas
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2.5 Interacción de Procesos de Gestión de Proyectos

Además delos procesos (Ver FiguraA6.3), los subprocesos están relacionados
unos con otros por medio desus inputs youtputs. El PMBOK describeestas
relaciones como:

• Inputs: documentos mediantelos cuales seactuará.

• Herramientas ytécnicas: mecanismos aplicados alos inputs paracrear
los outputs.

• Outputs: documentos queson el resultado delos procesos.

Iniciación Planificación
Control Ejecución
Cierre

Figura A6.3. Relaciónentreprocesos.

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3 Descripción de los Procesos

3.1 Proceso de Iniciación

Particularmente, el proceso de Iniciación contiene un único subproceso (Ver
FiguraA6.4):

• I niciación, comprometiendo alaorganización parainiciar lasiguiente
fasedel proyecto.

Iniciación
Proceso de Iniciación

Figura A6.4. Proceso deIniciación.

3.2 Proceso de Planificación

La planificación es de gran importancia para un proyecto ya que este
posiblementeinvolucrahacer algo queno hasido hecho anteriormente. Por esta
razón existeunagran cantidad desubprocesos en estepunto. Sin embargo, el
número desubprocesos no implicaquelagestión deproyectos es meramente
planificar; la cantidad de planificación realizada debe ser equivalente con el
alcancedel proyecto ylautilidad quebrindesu información.

La Figura A6.5 muestraclaramente larelación entre los subprocesos. Estos
subprocesos están sujetos afrecuentes interacciones previas alafinalización del
plan. Así por ejemplo, si la fechainicial de finalización no es aceptada, los
recursos deproyectos, costos yhastael alcancepueden necesitar ser redefinidos.

Proceso de Planificación
Planific ac ión
del alca nce
SubprocesosBásicos
Subprocesosde facilitación
Definic ión
del alca nce
Definic ión d e
ac tiv ida des
Planific ac ión
de recursos
Sec uenc ia liz.
ac tiv ida des
Est. dura ción
ac tiv ida des
Estimac ión
de costos
Planif. gestión
riesgos
Desa rrollo
cronogra ma
Presup uesto
del costo
Desa rrollo
plan proyec to
Planific ac ión
de ca lid ad
Planific ac ión
de comunic .
Planific ac ión
orga niza c .
Id entific . del
riesgo
Ad quisición
del p ersona l
Aná lisiscua lit.
riesgos
Planific ac ión
consecuc ión
Aná lisis cua ntit.
riesgos
Planific ac ión
solic ita c ión
Planific ac ión
resp . riesgos


Figura A6.5. Proceso dePlanificación.

Laplanificación no es unacienciaexacta; es posiblequedos equipos diferentes
generen dos planes totalmentediferentes paraun mismo proyecto.

Subprocesos básicos

Algunos subprocesos de planificación tienen una dependenciaclaraque
requierequeestos sean desarrollados esencialmenteen el mismo orden en la
mayoría de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas
antes deser costeadas u organizadas en un cronograma.

Estos subprocesos son:
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• Planificación del alcance, sedesarrollaunadeclaración escritadel
alcancecomo baseparalatomadedecisión parael futuro.

• Definición del alcance, se dividen los entregables del proyecto en
componentes más pequeños y manejables.

• Definición de las actividades, se identifican las actividades
específicas quedeben ser desarrolladas paraproducir los entregables
del proyecto.

• Secuencialización de actividades, se identifican y documentan
dependencias interactivas.

• Estimación de laduración de actividades, seestimael número de
periodos de trabajo que van a ser necesarios para completar
actividades individuales.

• Desarrollo del cronograma, seanalizan las secuencias deactividades,
duración, yrecursos necesarios paracrear el cronogramadeproyecto.
• Planificación de los recursos, sedeterminaquérecursos (personas,
equipos, materiales) yquécantidad decadauno debeser utilizado para
desarrollar las actividades del proyecto.

• Estimación de costos, seestimael valor delos costos asociados ala
realización del proyecto.

• Presupuesto del costo, sedeterminael costo total estimado.

• Desarrollo del plan de proyecto, setoman los resultados deotras
planificaciones de procesos y se lo incluye en un documento
consistenteycoherente.

Subprocesos de facilitación

Las interacciones delos siguientes subprocesos dependen delanaturaleza
del proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determinaun
riesgo pequeño o no identificable hasta el momento de terminar la
planificación, pero el equipo reconocequeel costo y el cronogramason
extremadamenteagresivos yqueenvuelven un alto riesgo.

Aunque estos subprocesos de facilitación son ejecutados de forma
intermitenteycuando son necesarios durantelaplanificación del proyecto,
no son opcionales. Los subprocesos son:

• Planificación de la calidad, seidentifican quéestándares decalidad
son importantes para el proyecto y se determinacómo se los vaa
satisfacer.

• Planificación organizacional, seidentifican, documentan yasignan
roles, responsabilidades yrelaciones dereportes del proyecto.

• Adquisición del personal, seobtieneel recurso humano requerido
paratrabajar en el proyecto.

• Planificación de la comunicación, sedeterminalainformación y
comunicación requeridaparalos asociados al proyecto: quién necesita
qué información, cuándo va a ser necesitada, y cómo debe ser
entregada.

• I dentificación deriesgos, sedeterminan quériesgos pueden afectar
al proyecto ysedocumentan las características delos mismos.

• Análisis cualitativo de riesgos, seevalúael efecto quepuedetener
un riesgo sobreel proyecto.

• Análisis cuantitativo de riesgos, se evalúan los riesgos y las
interacciones quepuedan afectar los resultados del proyecto.

• Planificación de respuesta a riesgos, sedefinen los pasos arealizar
pararesponder antelas amenazas deriesgos.

• Planificación deconsecución, sedeterminaquéconseguir ycuándo.

• Planificación de solicitación, sedocumentan los requerimientos del
producto yseidentifican fuentes potenciales.

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3.3 Proceso de Ejecución

El proceso deejecución incluyesubprocesos básicos ydefacilitación (Ver Figura
A6.6).

Proceso de Ejecución
Selección
de la fuente
Desarrollo de
equipo
Solicitación
Planificación
del contrato
Verificación
del alcance
Aseguramiento
de la calidad
Subprocesosde facilitación
Distribución
de información
Ejecución
del plan de
proyecto

Figura A6.6. Proceso deEjecución.

Anexo 6: PMBOK 199


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Subprocesos básicos

• Ejecución del plan de proyecto, sellevaacabo el plan deproyecto
desarrollando las actividades incluidas.

Subprocesos de facilitación

• Verificación del alcance, seformalizalaaceptación del alcancedel
proyecto.

• Aseguramiento de la calidad, se evalúa el desarrollo general del
proyecto en unabaseregular parabrindar seguridad queel proyecto
satisfacelos estándares decalidad.

• Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e
individuales paramejorar el desenvolvimiento del equipo.

• Distribución de la información, sehacedisponibletodainformación
necesariaparalos asociados con el proyecto.

• Solicitación, seobtienen ofertas, propuestas.

• Selección de la fuente, seescogedealgunos vendedores potenciales.

• Administración de contrato, se administra la relación con los
vendedores.

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3.4 Proceso de Control

El desenvolvimiento del proyecto debeser medido regularmenteparaidentificar
variaciones con respecto al plan.

El proceso deControl contienesubprocesos básicos ydefacilitación (Ver Figura
A6.7).

Proceso de Control
C ontrol de ca mbio
del a lca nc e
C ontrol de
ca lida d
Monitoreo y
control de riesgos
C ontrol de
cronogra ma
C ontrol de
costos
C ontrol de
ca mbios
genera les
Reportes de
desenv olv imiento
Subprocesos Básicos
Subprocesos de facilitación


Figura A6.7. Proceso deControl.

El proceso decontrol sealimentadeestas variaciones apartir devarias áreas de
conocimiento (delas cuales sehablamás adelante). Unavez quelas variaciones
son observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesos
apropiados deplanificación deproyectos. Así por ejemplo, unaactividad faltante
puede generar cambios en la planificación del personal, cambios entre el
presupuesto ylos objetivos del cronograma.

Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipación a posibles
problemas.

Subprocesos básicos

• Control de cambios generales, secoordinan cambios alo largo de
todo el proyecto.

• Reportes de desenvolvimiento, secolectaydifundeinformación de
desenvolvimiento.

Subprocesos de facilitación

• Control de cambio del alcance, secontrolan los cambios referentes
al alcancedel proyecto.

• Control de cronograma, se controlan cambios del cronogramadel
proyecto.

• Control de costos, secontrolan los cambios referentes alos costos
del proyecto.

• Control de calidad, semonitorean resultados específicos del proyecto
paradeterminar si cumplen con los estándares decalidad establecidos
y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimiento
insatisfactorio.

• Monitoreo y control riesgos, serespondealos cambios deriesgos
duranteel curso del proyecto.

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3.5 Proceso de Cierre

Los subprocesos del proceso deCierreson (Ver FiguraA6.8):

• Cierre administrativo, segenera, reúneydifundeinformación para
formalizar lafinalización del proyecto.

• Cierre del contrato, secompletael contrato incluyendo resoluciones
decualquier temapendiente.

Proceso de Cierre
Cierre del
contrato
Cierre
administrativ o


Figura A6.8. Proceso deCierre.
4 Áreas de Conocimiento

El PMBOK defineáreasdeconocimiento("KnowledgeAreas") en función desus
prácticas ysus procesos (definidos anteriormente).

Las áreas deconocimiento delos proyectos según el PMBOK son (Ver Figura
A6.9):

Gestión de Integración

Describelos procesos requeridos paraasegurar quetodos los elementos del
proyecto están propiamente coordinados. Abarca los subprocesos:
desarrollo del plan de proyecto (Planificación), ejecución del plan del
proyecto (Ejecución) ycontrol decambios generales (Control).

Gestión de Alcance

Describelos procesos requeridos paraasegurar queel proyecto incluyetodo
el trabajo requerido, ysólo el trabajo requerido paracompletar el proyecto
exitosamente. Abarcalos subprocesos: iniciación (Iniciación), planificación
del alcance (Planificación), definición del alcance (Planificación),
verificación del alcance (Ejecución) y control de cambio del alcance
(Control).

Gestión de Tiempo

Describelos procesos requeridos paraasegurar los tiempos completadosdel
proyecto. Abarcalos subprocesos: definición deactividades (Planificación),
secuencialización deactividades (Planificación), estimación deduración de
actividades (Planificación), desarrollo del cronograma (Planificación),
control decronograma(Control).

Gestión de Costos

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es
completado dentro del presupuesto aprobado. Abarcalos subprocesos:
planificación de los recursos (Planificación), estimación de costos
Anexo 6: PMBOK 202


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(Planificación), presupuesto del costo (Planificación), control de costos
(Control).

Gestión de Calidad

Describelos procesos requeridos paraasegurar queel proyecto satisfarálas
necesidades paralas cuales fueconcebido ypuesto en marcha. Abarcalos
subprocesos: planificación delacalidad (Planificación), aseguramiento dela
calidad (ejecución), control decalidad (Control).

Gestión de Recursos Humanos

Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las
personas involucradas en el proyecto. Abarca los subprocesos:
planificación organizacional (Planificación), adquisición del personal
(Planificación) ydesarrollo deequipo (Ejecución).

Gestión de Comunicación

Describelos procesos requeridos paraasegurar lageneración, recopilación,
difusión, almacenamiento ydisposición delainformación del proyecto de
unamanerapuntual yapropiada. Abarcalos subprocesos: planificación de
lacomunicación (Planificación), distribución delainformación (Ejecución),
reportes dedesenvolvimiento (Control) ycierreadministrativo (Cierre).

Gestión de Riesgos

Describe los procesos concernientes con la identificación, análisis y
respuesta hacia los riesgos que podrían afectar al proyecto. Abarcalos
subprocesos: planificación de gestión de riesgos (Planificación),
identificación de riesgos (Planificación), análisis cualitativo de riesgos
(Planificación), análisis cuantitativo deriesgos (Planificación), planificación
derespuestaariesgos (Planificación), monitoreo ycontrol riesgos(Control).

Gestión de Consecución

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de
entidades externas alaorganización. Abarcalos procesos: planificación de
consecución (Planificación), planificación de solicitación (Planificación),
solicitación (Ejecución), selección delafuente(Ejecución), administración
decontrato (Ejecución) ycierredel contrato (Cierre).

Anexo 6: PMBOK 203


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4. Gestión de Integración del Proyecto
4.1. Desarrollo del plan de proyecto
4.2. Ejecución del plan de proyecto
4.3. Control de cambiosgenerales
GESTIÓN DE
PROYECTOS
5. Gestión de Alcance del Proyecto
5.1. Iniciación
5.2. Planificacióndel alcance
5.3. Definición del alcance
5.4. Verificacióndel alcance
5.5. Control de cambio del alcance
6. Gestión de Tiempo del Proyecto
6.1. Definición de actividades
6.2. Secuencializaciónde actividades
6.3. Estimación duración de actividades
6.4. Desarrollo del cronograma
6.5. Control de cronograma
7. Gestión de Costos del Proyecto
7.1. Planificación de losrecursos
7.2. Estimación de costos
7.3. Presupuesto del costo
7.4. Control de costos
8. Gestión de Calidad del Proyecto
8.1. Planificación de la calidad
8.2. Aseguramiento de la calidad
8.3. Control de calidad
9. Gestión de RRHHdel Proyecto
9.1. Planificaciónorganizacional
9.2. Adquisición del personal
9.3. Desarrollo de equipo
10. Gestión de Comunicación del
Proyecto
10.1. Planificación de la comunicación
10.2. Distribución de la información
10.3. Reportesde desenvolvimiento
10.4. Cierre administrativo
11. Gestión de Riesgos del Proyecto
11.1. Planificación de gestión de riesgos
11.2. Identificación de riesgos
11.3. Análisiscualitativo de riesgos
11.4. Análisiscuantitativo de riesgos
11.5 Planificación respuesta a riesgos
11.6. Monitoreo y control de riesgos
12. Gestión de Consecución del
Proyecto
12.1. Planificación de ??
12.2. Planificación de solicitud
12.3. Solicitud
12.4. Selección de fuente
12.5 Administración de contrato
12.6. Cierre de contrato


Figura A6.9. Áreasdeconocimiento yprocesosdegestión deproyectos.