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FORMATOS EFICIENTES

Manual de Usuario
Contabilidad General
Departamento de Capacitación
Marzo 2011
Contabilidad General
INDICE
Datos Maestros de Cuentas de Mayor 4
Visualización de parámetros de sociedades FI. 4
Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - Central 6
Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central) 9
Visualizar modificaciones en Plan de Cuentas 10
Carga de Tipos de Cambio 11
Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestos 11
Reporte de Plan de Cuentas 13
Consulta cuentas de mayor 16
Registraciones de Cuentas de Mayor 20
Registrar documento cuenta de mayor 20
Modificar documento contable 20
Visualizar asiento contable 22
Visualizar modificación del documento 24
Anulación individual 26
Anulación en masa 28
Contabilización general 29
Contabilizar con modelo 31
GL-017 Crear modelos de imputación 33
Compensación manual 35
Variante de Compensación Manual de Cuentas Bancarias 37
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Compensación Automática
Creación/Modificación/Visualización de documentos periódicos
Visualizar Operaciones
Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor
Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor
Visualizar saldos de cuentas mayores
Operaciones de Cierre y Reportes
Apertura/cierre de periodos contables
Valoración de partidas en moneda extranjera
Arrastre de saldos cuentas de mayor
Diario Compacto Estándar SAP
Reporte cuentas de mayor
Ejecución del Balance
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Datos Maestros de Cuentas de Mayor
Visualización de parámetros de sociedades FI.
Transacción OBY6
Presionando el botón accedemos a otra información como por ejemplo
los datos impositivos de cada empresa.
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Presionando el botón se accede a los datos de dirección de la Sociedad.
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Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - Central
FS00- creación, modificación y visualización
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Transacción FS15 - Extender cuenta a otra sociedad.
Resulta de utilidad cuando fuera necesario crear varias cuentas que serán utilizadas en
varias sociedades
Ejecutar (F8)
Bloqueo de cuenta Contable (se realiza dentro de la FS00 con el botón )
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Se deben tildar los tipos de bloqueos deseados.
Fijar petición de borrado (se realiza dentro de la FS00 con el botón )
Crear/Modificar/Visualizar Cuentas Contables en el Plan de Cuentas
Transacción FSP0
Se pueden realizar las mismas tareas descriptas en el punto anterior pero solo aquellas
funciones asociadas al Plan de Cuentas.
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Como bloquear:
O fijar petición para borrado:
Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central)
Transacción FS04
ENTER
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Se selecciona una de las opciones, se da OK
Doble clic y se tiene el detalle de hora y usuario
Visualizar modificaciones en Plan de Cuentas
Transacción FSP4
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Se visualiza lo mismo que en punto anterior, pero cambios a nivel plan de cuentas.
Carga de Tipos de Cambio
Transacción OB08
Aquí se debe ingresar la cantidad de unidades de la moneda 1 que corresponden a cierta
cantidad de unidades de la moneda 2. En el ejemplo, 3, 94 pesos, corresponden a un
dólar.
Toda vez que se modifique una cotización, se deberá cargar esta un tipo de cambio.
Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestos
Transacción FTXP
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Los importes en azul son los activos.
En cuentas de impuestos, se visualizan las cuentas para cada tipo de alicuota:
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Reporte de Plan de Cuentas
Transacción S_ALR_87012326
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Se obtiene por cuenta la descripción y detalles de la misma
Con el botón se accede al dato maestro de la cuenta en la FSP0
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Consulta cuentas de mayor
Transacción S_ALR_87012328
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Detalle de la cuenta
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Actualización de versiones de Balance Contable
Transacción FSE2/FSE3
Usualmente no puede modificarse, se deberá tener permiso especial.
Ejecutar
Se va modificando cada grupo dependiendo de las necesidades de presentación del
balance.
En asignar cuentas se pueden agregar o quitar según correspondan (en forma de rango, o
individualmente)
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La estructura de balance está definida de manera que no tenga saltos, para que las
cuentas contables caigan dentro de alguna rama de la misma, directamente en el
momento de su creación.

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Registraciones de Cuentas de Mayor
Registrar documento cuenta de mayor
Transacción FB50 (enjoy)
Luego presionar botón que contabiliza:
Por medio de esta transacción solo se registran cuentas contabilizables directamente. No
se puede imputar las cuentas asociadas (de proveedores o clientes)
Modificar documento contable
Transacción FB02
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Enter
Se hace doble click en la posición que se quiera modificar
Le agregamos un dato en el campo asignación
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NOTA: solo los campos en blanco son susceptibles de cambios o modificaciones, los
campos de importe y cuentas contables no podran ser modificados una vez contabilizado
el documento.
se graba modificación
Visualizar asiento contable
Transacción FB03
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Y cada posición con el detalle de cada una, haciendo doble click:
Lista de documentos
Desde la misma transacción FB03 se pueden seleccionar varios documentos a la vez
utilizando filtros de selección. Ejemplo:
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Se completan los parámetros de busqueda que se requiera en este caso:
Sociedad: 1000 (FESA)
Ejercicio: 2011-01-28
Clase de doc: SA (clase de documento para cuentas de mayor)
Fecha de registro (entrada al sistema): 28.01.2011
Luego se presiona botón o F8
Con doble click se puede acceder al mismo.
Visualizar modificación del documento
Transacción FB04
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Enter
Se hizo un cambio en el campo asignación y muestra valor actual o nuevo, y el valor
anterior, que estaba en blanco.
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Posicionándose sobre cualquiera de las dos líneas y presionando se obtiene el
detalle de quien lo hizo:
Anulación individual
Transacción FB08
Se ingresa el número de documento SAP para anulación y se debe elegir un motivo de
anulación:
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Con se puede observar el documento previo a contabilizarse
su anulación.
Con se contabiliza dicha anulación
Se visualiza documento con FB03
El importe del debe ahora pasa a estar en el haber y viceversa con la otra posición.
En la cabecera del documento se observa la información del documento que lo anuló.
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Anulación en masa
Transacción F.80
Esta transacción realiza lo mismo que la del punto anterior, solo que aquí se pueden
reversar varios documentos a la vez.
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Se pueden elegir varios parámetros de selección y luego dejar tildado check “ejecución de
test” para poder ver una simulación antes de contabilizar la anulación. Luego volver con
, sacar el check en el campo test, y ejecutar mediante .
Contabilización general
Transacción F-02
Este paso es igual que el de la transacción FB50. La diferencia está en la disposición de
los datos y la entrada de cuentas.
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Con el matchcode seleccionamos la cuenta a imputar en la posición 40 (debe)
Completamos cuenta, presionamos ENTER, y completamos los siguientes datos:
Vamos a la posición siguiente que se visualiza en la pantalla y seleccionamos la cuenta
del haber en este caso (se pueden tener hasta 999 posiciones, el debe siempre debe
balancear con el haber)
Seleccionamos cuenta para haber (clave de contabilización 50)
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Presionamos Enter y completamos datos:
Grabamos el documento
Contabilizar con modelo
Transacción FBR2
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Se completa con el documento, año y sociedad del cual se quiere tomar como modelo de
imputación.
Con Enter, se van pasando las pantallas hasta que se llega a:
Luego se contabiliza.
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NOTA: si se quieren cambiar fechas o algún campo en particular, se puede efectuar sin
problemas.
GL-017 Crear modelos de imputación
Transacción FKMT
Crear nuevo
Se completan los atributos
Detalle de posición:
Se van completando las líneas de posiciones de documento:
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Grabar
Al querer luego contabilizar cualquier tipo de documento se puede llamar a ese modelo de
imputación generado:
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Compensación manual
Transacción F-03
Se visualizan dos documentos
Compensamos las cuentas Banco Cred. Transitoria
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Presionar Tratar partidas
Seleccionamos número de documento
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Los 600 aparecen en los dos documentos en azul (significa que están seleccionados)
Grabar
Como es compensación de cuentas de mayor el documento no tiene posiciones
Variante de Compensación Manual de Cuentas Bancarias
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En esta etapa se deberán analizar las partidas pendientes que no pudieron ser
conciliados automáticamente.
Para poder realizar este análisis se desarrollo un reporte que muestra el estado de la
conciliación con los saldos y los totales de las partidas pendientes. También se podrá
realizar el análisis en las cuentas bancos transitorios.
Principales motivos de partidas abiertas (pendientes):
Ø Partidas que requieren Ajuste Contable ó Bancario
• No coinciden los importes
• Falta contabilizar en Libros
• Contabilizaciones en Libros erradas
Una vez realizado el ajuste estas partidas serán compensadas en la siguiente
conciliación y podrán ser compensadas a través de los procesos:
q
“Compensación automática”: Si se captura la misma clave en el campo de
Asignación
q
“Compensación manual”.
Ø Partidas solo deben compensarse manualmente en SAP
• Existencia de más de una partida con el mismo valor a conciliar
(ej. Dos depósitos en libros por $ 1.000,00 y un depósito en Bancos por el mismo
valor)
• Débito bancarios que se compensan con Créditos bancarios
• Débito libros que se compensan con Créditos libros
Estas partidas se compensarán mediante el “método de Compensación manual”
utilizando los números de documentos a compensar como enganche de la
compensación o modificando el valor clave en el campo de asignación.
Ø Partidas que se compensarán en las conciliaciones siguientes
• Partidas Pendientes en libros que se compensarán más adelante
• Partidas Pendientes en bancos que se compensarán más adelante
Todas aquellas partidas que no pudieron compensarse a través de la compensación
automática y que correspondan compensarse, deberán para su compensación seguir los
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siguientes pasos:
Ø Identificar las partidas que deben compensarse
Ø Modificar el campo de asignación por la clave “conciliado” u otra clave identificatoria
(Opcional)
Para realizar esa modificación seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese en la transacción FBL3N para visualizar las partidas abiertas y modificar el
campo de asignación con la clave a conciliar
Ejecutar (F8)
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Hacer click en las partidas para ver el documento:
Se hace click en Menú / Documento / Modificar.
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Grabar el cambio
Ahora la partida tiene un texto en campo asignación:
Se ingresa a la transacción F-03 (compensación manual de partidas abiertas)
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Click en
Seleccionar de la lista uno de los criterios de selección, en nuestro ejemplo vamos utilizar
asignación
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Enter
Indicar el concepto de asignación (en este caso “conciliado”) para que compense las
partidas que tengan el concepto indicado en el campo de asignación.

Presionar los botones resaltados en el punto anterior
Ø Marcar todo
Ø Desactivar partidas
Hacer doble Clic las partidas que desean compensar
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Contabilizar
Importante
La modificación en la transacción FBL3N, solo es necesaria si se desea filtrar en esta
transacción por el campo Asignación.
Se visualiza nuevamente la partida conciliada
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Ahora las partidas figuran en verde, ya que han sido conciliadas.
Compensación Automática
Transacción F.13
Las conciliaciones bancarias se realizarán a través del módulo de Libro Mayor, utilizando
la herramienta de “Compensación de Cuentas” para la eliminación de partidas que
correspondan conciliarse.
Esta compensación de cuentas no se realizará en la cuenta de Banco Extracto (real) sino
que se realizará en las cuentas de Banco Transitorias, cuentas que son utilizadas para
registrar los movimientos de libro mayor y movimientos de extractos a conciliar. Son las
que se utilizan en las transacciones diarias de SAP.
Cuenta / Descripción
1113+++0 (Banco Real/Extracto)
1113+++1 (Banco Transitoria)
Las compensaciones podrán realizarse manual y/o automática y se utilizará la clase de
documento de compensación AB
Ø Compensación automática:
Es el proceso que se encargará de compensar la mayor cantidad de partidas posibles en
la conciliación. Este proceso permitirá solo compensar movimientos entre libros y bancos
dentro de una sola cuenta de mayor, siendo su procedimiento buscar todos aquellos
movimientos que coincidan en los valores imputados en el campo de asignación de la
cuenta seleccionada y cuya suma de importes den cero. Las partidas pendientes de
compensación cuyo saldo de cero serán compensadas en una segunda instancia a través
de la compensación manual.
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Contabilidad General
Ø Compensación manual:
Es el proceso que se encargará de compensar todo aquello que no pudo realizarse
a través de la compensación automática y su procedimiento será buscar y listar solo
aquellas partidas del criterio que se defina manualmente al momento de la selección de
datos (por ejemplo: números de documento u otro criterio). Posteriormente el usuario
podrá activar o desactivar aquellas partidas que correspondan o no compensarse y a
diferencia del método anterior este procedimiento permitirá compensar entre diferentes
cuentas.
Acceso a la transacción desde SAP: F.13
Se realiza el siguiente caso:
a- se obtiene el documento de pago 2000000008 consecuencia de la caída de CPD
con Banco Industrial (pago a proveedores
Posición del Banco:
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Numero de cheque
b- Se obtiene un documento clase “CE” consecuencia de la carga del extracto
electrónico.
Posición de banco:
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Numero de cheque
Registramos ahora la compensación automática desde la transacción F.13
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Contabilidad General
Sociedad: la sociedad a la que corresponden los documentos, se puede establecer un
rango de sociedades clickeando y completando los valores que correspondan
Luego presionar para grabar la selección.
Ejercicio: el año actual o al que pertenezcan las partidas a compensar.
: En este caso se compensaran cuentas de mayor (de banco) Tildar
este campo.
Cuenta de mayor: completar las cuentas que se necesiten compensar, en este caso las
cuentas de banco transitorias.
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Fecha de compensación: es la fecha de contabilización de la compensación que se
desea realizar.
Ejecución de test: se recomienda en primera instancia clickear este check ya que de ese
modo se obtendrá una visualización preliminar de las partidas que se conciliaran. Si esta
todo OK, se vuelve para atrás (F3), se quita dicho tilde y se procede con la contabilización
en modo real de la compensación.
En modo TEST:
Aquí se visualizan los dos documentos mencionados anteriormente para su futura
compensación, en los cuales la cuenta seleccionada en la F.13 se encuentra en posición
DEBE en uno, y en posición HABER en el otro documento.
Atrás
Se quita el tilde de Modo Test
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Contabilidad General
Ejecutar nuevamente
Aparecerá el siguiente mensaje y presionamos Enter.
Se visualiza el documento:
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Contabilidad General
Este documento no tiene posiciones ya que es una compensación
Se procede a visualizar el detalle de la cuenta de Banco seleccionada para
compensación:
Transacción FS10N
Ejecutar (F8)
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Contabilidad General
El saldo es cero, porque todas las partidas han sido compensadas. Si se ejecuta un doble
click en la línea de febrero (periodo 2)
Se obtiene la partida en verde, porque ha sido compensada, con el número de cheque
3005.
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Contabilidad General
Creación/Modificación/Visualización de documentos periódicos
Transacción FBD1
Son asientos modelo que deben re-imputarse todos los meses por misma cuenta, y
mismo importe. Se setean de la siguiente manera:
Presionamos ENTER
Datos de la primera posición y comienzo de la selección de cuenta de mayor para la
segunda posición:
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Contabilidad General
ENTER
En importe completamos con * (toma el mismo importe de la posición anterior, solo sirve
para cuando trabajamos con dos posiciones, sino completar el numero de importe que
corresponde)
Grabar
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Visualizar Operaciones
Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor
Transacción FBL3N / FAGLL03
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Contabilidad General
Haciendo doble click en cada línea se navega hasta la posición del documento que
corresponde a la cuenta en cuestión.
Visualizar saldos de cuentas mayores
Transacción FS10N
Ejecutar o F8
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Contabilidad General
Aquí es posible visualizar, las partidas al Debe, las partidas al Haber, todo el Saldo y/o el
Acumulado, a un período determinado, haciendo doble click sobre la casilla deseada.
Una vez seleccionado el importe que deseamos visualizar, la vista es similar a la de
partidas, donde aquellas con el símbolo son partidas pendientes de compensación y
las que tienen el símbolo son partidas compensadas.
Se puede visualizar documento clickeando sobre el numero de documento y marcando
Se va a la posición de la cuenta respectiva en la consulta, y clickeando el boton se
puede observar el documento completo
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Contabilidad General
Operaciones de Cierre y Reportes
Apertura/cierre de periodos contables
Transacción OB52
Variante: depende de la sociedad FI (si es 1000: EKI, si es 2000: EKD, si es 3000:
LeaderPrice)
Clase de cuenta: si es de A (activos), D (clientes), K (proveedores), M (materiales), y S
(cuentas de mayor)
De cuenta a cuenta: esta abierto para todas las cuentas, en caso de querer tener
cuentas con aperturas separadas especificarlas.
De periodo año a periodo año: desde que periodo de que año esta abierto, y hasta cual
(marca año/ejercicio cerrado)
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Valoración de partidas en moneda extranjera
Transacción FAGL_FC_VAL
Desde esta transacción se contabiliza el revalúo de partidas y saldos contabilizados
en moneda extranjera, al cierre de cada mes. Es necesario para la ejecución tener
debidamente actualizados los tipos de cambio en la OB08
Ejecutar valoración de Moneda Extranjera
FAGL_FC_VAL
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Contabilidad General
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Página 62
Contabilidad General
Ejecutar
Se valorizan los documentos con saldos en moneda extranjera.
Clickeando
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Página 63
Contabilidad General
Log de contabilizaciones a efectuarse: clickeando
Transacción SM35: ejecución de la contabilización de valoración
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Página 64
Contabilidad General
Se verifican los documentos generados en SAP por la valoración de la factura del
proveedor y caja en ME
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Página 65
Contabilidad General
Documentos de reversa al mes siguiente:
Por caja en ME
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Página 66
Contabilidad General
Por proveedores:
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Página 67
Contabilidad General
Arrastre de saldos cuentas de mayor
Transacción FAGLGVTR
Con esta operación se registra el arrastre de los saldos de las cuentas de resultados
registradas durante el ejercicio, a una cuenta de remanente del rubro del patrimonio neto.
En caso de querer ejecutarlo en real, volver para atrás (F3) y destildar Ejecución de Test.
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Página 68
Contabilidad General
Diario Compacto Estándar SAP
Transacción: S_ALR_87012289
Se ven todos los documentos y posiciones como en el Libro Diario.
Ejecutar (F8)
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Página 69
Contabilidad General
Reporte cuentas de mayor
Transacción S_ALR_87012277
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Página 70
Contabilidad General
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Página 71
Contabilidad General
Ejecución del Balance
Transacción F.01
Ejecutar (F8)
Se puede realizar navegación clickeando las flechitas del reporte, y así viendo los
diferentes niveles hasta llegar al nodo final que corresponde a la cuenta:
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Página 72
Contabilidad General

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