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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PGD



APROBÓ: COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
en reunión del dia 29 de enero de 2014



ELABORÓ: EQUIPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL



Versión 1.0



Bogotá, enero 2014

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CONTENIDO

Página

I. PRESENTACIÓN………………………………………………… 3

II. RESEÑA HISTÓRICA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
DE COLOMBIA (SFC)………………………………………….. 5

III. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD ………… 12

IV. ASPECTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD ………… 23

V. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PGD ……………… 29

VI. PRINCIPIOS RECTORES DEL PGD ………………………….. 29

VII. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA COMPLEMENTAR
EL PGD ……………………………………………………… 31

VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………….. 33


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I. PRESENTACIÓN


Dando cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 y al artículo 21 de la Ley 594
de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, relacionados con la
elaboración del Programa de Gestión Documental – PGD, la Superintendencia
Financiera de Colombia diseña esta primera versión de PGD, el cual se
constituye en un primer paso para la consolidación de la Política de Gestión
Documental de la Entidad. Este documento reúne toda la reglamentación con la
cual cuenta la Entidad para regular la producción, trámite y administración de
documentos en soporte papel.

Como parte de las actividades que planea la Entidad para fortalecer su política
de gestión documental, se encuentra incluir allí todos los documentos
electrónicos, con el fin de crear un Programa de Gestión Documental integral, y
más acorde con las nuevas realidades en materia de producción documental.

Para cumplir con este objetivo, como primera medida, se integraron los Comités
Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea, en
un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. En este mismo
sentido, se creó el Equipo de Gestión Documental, el cual tiene como principal
función, la de desarrollar todas las acciones necesarias para dar cumplimiento a
los lineamientos y directrices que sean asignadas por el gobierno nacional o por
el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en temas relacionados con
la gestión documental. (Véase Resolución No.1502 de 2013).

Este equipo interdisciplinario está conformado por:

- El Secretario General o su delegado, quien lo lidera;
- El Director Jurídico o su delegado;
- El Director de Tecnología y Planeación o su delegado;
- El Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado;
- El Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad o su
delegado;
- El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, y
- El Coordinador del Grupo de Correspondencia.



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De acuerdo con lo anterior, será el Equipo de Gestión Documental el encargado de
realizar todas las acciones necesarias, con el fin de diseñar e implementar el PGD en
la SFC, que incluya documentos electrónicos.



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II. RESEÑA HISTÓRICA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

La SFC surgió de la fusión de la Superintendencia Bancaria de Colombia en la
Superintendencia de Valores, según lo establecido en el artículo 1 del Decreto 4327 de
2005. La entidad es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio
propio.

2.1. SUPERINTENDENCIA BANCARIA

La Superintendencia Bancaria de Colombia fue creada mediante el artículo 19 de la Ley
45 de 1923, año durante el cual se produjeron en nuestro país importantes reformas
legislativas que permitieron la conformación de un marco institucional apropiado para el
crecimiento y desarrollo de muchos sectores fundamentales de la economía nacional.
Hasta ese momento en Colombia, como en la mayoría de países del mundo, las
entidades bancarias funcionaban sin mayores trabas, con escasas garantías para los
derechos de sus ahorradores y otros terceros interesados y mínima supervisión del
Estado, ya que a pesar de que la inspección sobre dichos establecimientos estaba
consagrada en la Ley 51 de 1918, en la práctica no se ejercía.
Con la mencionada Ley 45 se organizaron las distintas especialidades de la industria
bancaria, estimulando la creación de secciones de ahorro y de secciones fiduciarias, y
se estableció el campo de acción de cada una de dichas actividades, definiendo los
principios de su funcionamiento, con requisitos acordes a los estándares
internacionales de la época, los cuales se hicieron exigibles a todas las entidades que
realizaran tales actividades.
Así mismo creó un sistema de inspección especializado a cargo de la Superintendencia
Bancaria, organismo al que dotó de amplias facultades legales para vigilar el estricto
cumplimiento de las leyes y reglamentos por parte de las entidades del sector.
Además, la Ley 45 de 1923 estableció un marco equilibrado de responsabilidades entre
la función estatal de vigilancia, el comportamiento de los propietarios y administradores
del sistema y la racionalidad del público ahorrador e inversionista, bajo las siguientes
bases: necesidad de permiso o autorización estatal para la constitución de la



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personalidad bancaria y la apertura de nuevos establecimientos; prohibición a los
bancos comerciales de ser propietarios de otras empresas o de bienes que no tuvieran
que ver con su actividad principal, es decir, se restringió su actividad a la estrictamente
bancaria; exigencia de un capital mínimo para poder operar; cumplimiento de
condiciones de idoneidad, profesionalismo y experiencia, por parte de las personas
interesadas en dedicarse a la actividad financiera y sometimiento al control y vigilancia
del Estado, por conducto de la Superintendencia Bancaria.
De esta manera, se limitaron en forma taxativa las facultades de los bancos, para que
su ejercicio se ajustara a las restricciones y limitaciones impuestas por las leyes.
Además, se tipificaron las operaciones bancarias prohibidas, con el objeto de preservar
la estabilidad financiera y la confianza pública.
Como resultado de la aplicación de las normas antes mencionadas, en los años
siguientes desaparecieran muchos de los bancos locales y regionales, mediante
procesos de adquisición o liquidación, dándole una mayor solidez al sistema bancario
nacional, la cual le permitió superar la Gran Depresión que se inició en 1929 y continuó
en los años siguientes.
En las décadas posteriores se presentó un permanente proceso de crecimiento y
fortalecimiento de la Superintendencia, que procuró ajustar sus esquemas de
supervisión a la rápida evolución de las instituciones vigiladas.
Esto le ha permitido afrontar con éxito varias situaciones de crisis que se han
presentado en el sistema financiero, como la ocurrida a comienzos de los años 80,
cuando el sector resultó seriamente debilitado, por las actuaciones irregulares de los
administradores de varias de las más importantes entidades financieras, que utilizaron
los recursos captados del público para adquirir el control de empresas y efectuar
préstamos a personas y entidades vinculadas, sin contar con garantías adecuadas,
situación que posteriormente llevó al encarcelamiento de varios reconocidos banqueros
y a la fuga de otros
Este proceso de modernización de la entidad y actualización de la legislación financiera
tuvo un fuerte impulso en la década de los 90, con la expedición de la Ley 45 de 1990,
la Ley 35 de 1993, el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero) y sus posteriores modificaciones, en especial la Ley 510 de 1999, que
convirtió a la Superintendencia en una entidad con personería jurídica, autoría
administrativa y financiera, así como patrimonio propio, le asignó funciones y le otorgó
nuevas facultades.



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Continuando con el proceso de modernización, la regulación del país se fue adaptando
a los estándares internacionales de supervisión establecidos por el Comité de Basilea a
través de la expedición de normas referentes al margen de solvencia, cupos
individuales de créditos, la calificación de cartera de créditos y la constitución de
provisiones, la valoración de inversiones a precios de mercado y la gestión de activos y
pasivos.
2.2 SUPERINTENDENCIA DE VALORES

La Comisión Nacional de Valores fue creada mediante la Ley 32 de 1979, con el
objetivo de “estimular, organizar y regular el mercado público de valores”, entendiendo
por tal el conformado por la emisión, suscripción, intermediación y negociación de los
documentos emitidos en serie o en masa, respecto de los cuales se realizara oferta
pública, y que otorgaran a sus titulares derecho de participación, de crédito, de tradición
o representativos de mercancía.

La entidad comenzó a operar en 1980, en un momento en el cual la confianza del
público inversionista en el mercado bursátil estaba gravemente afectada por hechos
tales como las grandes pérdidas sufridas por los ahorradores de algunos fondos de
inversión y las pugnas por obtener el control de importantes empresas del país.
Las funciones iniciales de la Comisión Nacional de Valores, establecidas en el artículo
9º de la Ley 32 de 1979, no incluían la inspección, vigilancia o control sobre ninguno de
los agentes del mercado, centrándose en la administración del Registro Nacional de
Valores e Intermediarios; la autorización de las ofertas públicas de los documentos
emitidos en serie o en masa y la determinación de las características de la información
que debía suministrarse al mercado y de las condiciones para la realización de
operaciones a través de bolsa, principalmente.
Posteriormente, con el fin de fortalecer y especializar la supervisión del mercado
bursátil, el Decreto 2920 de 1982 trasladó a la Comisión Nacional de Valores el control
y vigilancia administrativo de las bolsas de valores, de los comisionistas de bolsas, de
los corredores independientes de valores y de las sociedades administradoras de
fondos de inversión, con las mismas facultades que antes tenía la Superintendencia
Bancaria.
En los años siguientes, diversas normas otorgaron a la Comisión Nacional de Valores la
vigilancia de las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, las



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sociedades calificadoras de valores y los fondos de garantía que se constituyan en el
mercado público de valores y los fondos mutuos de inversión.
En 1991, la nueva Constitución Nacional dispuso en su artículo transitorio 52, que la
Comisión Nacional de Valores tendría el carácter de Superintendencia, y ordenó al
Gobierno Nacional la adecuación de la institución a su nueva naturaleza. Mediante el
Decreto 2115 de 1992, expedido por el Presidente de la República en ejercicio de las
atribuciones conferidas en los Artículos Transitorios 20 y 52 de la Constitución Política,
reestructuró la entidad, que pasó a denominarse Superintendencia de Valores.
En el artículo 2º del mencionado decreto 2115 se dispuso que la Superintendencia
asumiría el control sobre los emisores de valores, con el fin primordial de velar por la
calidad, oportunidad y suficiencia de la información que éstos deben suministrar y
presentar al público, proteger los intereses de los inversionistas y verificar que quienes
participen en el mercado público de valores ajusten sus operaciones a las normas que
lo regulan.
En virtud de lo anterior, cesó la vigilancia que hasta la entrada en vigencia del Decreto
2115 de 1992 ejercía la Superintendencia de Sociedades sobre los emisores de valores
de los sectores agroindustrial, minero, industrial, comercial y de servicios, con
excepción de los fondos ganaderos y las sociedades que se encontraban en concordato
o en proceso de liquidación, las cuales continuarían rigiéndose por las disposiciones
que regulaban tales procesos a la fecha de promulgación del referido Decreto.

2.3 INTEGRACIÓN DE LAS DOS ENTIDADES EN LA SUPERINTENDENCIA
FINANCIERA DE COLOMBIA

Ante el acelerado desarrollo del mercado financiero, el Gobierno Nacional consideró
necesario evaluar si la estructura del actual sistema de regulación y supervisión del
mercado, en cabeza de la Superintendencia Bancaria, respecto de los establecimientos
financieros y de seguros, y de la Superintendencia de Valores, respecto de los
participantes en el mercado de valores, resultaba adecuada para garantizar un sistema
financiero estable, eficiente y competitivo, que brindara un ambiente de protección al
consumidor.
En el estudio realizado con tal propósito por expertos internacionales, se concluyó que
era necesario revisar la estructura del mercado financiero nacional, la regulación que lo



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regía y la supervisión que se ejercía sobre éste, con el fin de adecuarlos a las
necesidades y realidades económicas vigentes.
Para el efecto, se efectuó una profunda revisión del conjunto normativo aplicable al
sistema financiero colombiano, con el propósito de eliminar arbitrajes y disposiciones
obsoletas, así como obtener una regulación moderna, clara y coherente que ofreciera
seguridad jurídica al supervisor, al sistema y a los consumidores.
Se encontró que la existencia de supervisores diferentes había promovido arbitrajes
regulatorios en temas contables, de desarrollo de los negocios y de suministro de
información a los consumidores. Un ejemplo de ello se presentaba en el caso de las
carteras colectivas, que eran vigiladas por la Superintendencia Bancaria cuando eran
estructuradas y administradas por las sociedades fiduciarias; mientras que cuando eran
estructuradas y administradas por sociedades comisionistas de bolsa o sociedades
administradoras de inversión, se encontraban vigiladas por la Superintendencia de
Valores.
Adicionalmente, se hizo necesaria la revisión del diseño del proceso de elaboración de
la regulación, de tal forma que se definieran con claridad las competencias de las
distintas autoridades, para garantizar su acción coordinada, evitar la proliferación de
disposiciones y propiciar la participación de los distintos sectores interesados.
Por otra parte, en relación con la supervisión, se concluyó que los considerables
cambios que durante la última década había sufrido el mercado financiero, en su
estructura, la dinámica de las operaciones y los riesgos implícitos en éstas, hacían que
la existencia de dos supervisores, sobre agentes cuyas actividades con frecuencia
estaban bajo el ámbito de las dos superintendencias, como es el caso de los
intermediarios financieros, muchos de los cuales ejercían además la intermediación de
valores, invertían en forma protagónica en los escenarios bursátiles de negociación y
participaban como emisores en el mercado de valores, hacían necesaria la integración
de la supervisión, reconociendo el cambio en las actividades, la evidente integración de
los mercados y los crecientes riegos a los cuales están expuestos los diferentes
participantes en el sistema.
Así, se materializó la integración de las Superintendencias de Valores y Bancaria, en la
Superintendencia Financiera de Colombia, como un nuevo supervisor que reemplazó a
los dos anteriores. No se trató de que una superintendencia asumiera las funciones de
la otra, sino de crear un nuevo esquema de supervisor, que responda a las nuevas
realidades del sistema financiero colombiano.



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La estructura organizacional y funcional de la SFC se basa en la efectiva y eficiente
supervisión de los principales riesgos a los que están expuestas las entidades del
sistema, tales como los riegos de crédito, operativo, de mercado y de lavado de activos.
Adicionalmente se tuvo en cuenta que los activos del sistema está concentrado en unos
pocos grupos o conglomerados financieros, integrados por instituciones de diferente
naturaleza, que exigen una supervisión altamente especializada, comprensiva y
consolidada, que permita lograr economías de escala, concentrada en el seguimiento
de las operaciones y exposiciones entre entidades del mismo grupo o conglomerado y
que advierta oportunamente situaciones que puedan derivar en problemas del
conglomerado o sistémicos.

2.4 MISIÓN

Preservar la confianza pública y la estabilidad del sistema financiero; mantener la
integridad, la eficiencia y la transparencia del mercado de valores y demás activos
financieros; y velar por el respeto a los derechos de los consumidores financieros y la
debida prestación del servicio


2.5 VISIÓN

Ser una entidad de supervisión financiera comprometida con la excelencia, reconocida
local e internacionalmente por sus altos estándares de desempeño, gestión y nivel
técnico, apoyada en un equipo profesional, capacitado e innovador, que procure el sano
desarrollo del sector vigilado y la satisfacción del consumidor financiero.


2.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

2.6.1 Fortalecimiento Institucional

- Reforma legal tendiente a dar una mayor autonomía a la Superintendencia.
- Fortalecimiento de la red de seguridad financiera.
- Evaluación de la Integración de la Superintendencia Financiera.

2.6.2 Supervisión basada en riesgos

- Marco Integral de Supervisión
- Revisión del Proceso de Seguimiento
- Revisión de los Modelos de Administración de Riesgos



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- Definición de Metodologías de Supervisión para las Entidades Financieras con
Operaciones Significativas en el Exterior
- Definición de los Lineamientos para la Supervisión y Seguimiento a las Carteras
Colectivas y los Multifondos

2.6.3 Fortalecimiento de los requerimientos prudenciales para las entidades
vigiladas

Revisar el régimen de solvencia vigente que se aplica a los diferentes tipos de
entidades, así como de los demás controles de ley, especialmente en los siguientes
aspectos: Requerimientos de capital,
Límites de exposición crediticia,
Apalancamiento o relación de endeudamiento para con el público.

2.6.4. Defensa del Consumidor Financiero

Proporcionar a los consumidores financieros información amplia y suficiente acerca de
sus derechos y deberes y sobre los productos o servicios que adquieren.

2.6.5. Inclusión Financiera

Reglamentación de aspectos tales como funcionamiento de:
Los corresponsales cambiarios.
El depósito simple
Las tarjetas prepago de los establecimientos de crédito.

2.6.6 Desarrollo del Mercado de Capitales

La SFC participará en la definición de la política integral para profundizar el mercado de
capitales, prestando el apoyo técnico que sea necesario para el análisis, diseño y
concertación de las normas que deban expedirse y su reglamentación.



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III. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

3.1 DEFINICIÓN

Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de la SFC, tales como producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, almacenamiento, conservación y disposición final de los
documentos.

3.2 ALCANCE

El presente PGD inicia desde la recepción y/o producción de los documentos en la
Entidad, independientemente de su medio de recibo, su identificación o radicación,
digitalización (de requerirse), gestión y su respectiva respuesta al destinatario.

Igualmente incluye las actividades desarrolladas en el archivo central, tales como:
recepción de transferencias primarias, aplicación de Tabla de Retención y Valoración
Documental, la consulta y préstamo de expedientes, implementación de tecnologías
(digitalización y microfilmación), eliminación de documentos y transferencias
documentales secundarias. Todo lo anterior, en el marco del concepto de “archivo
total”.

En este momento, la SFC está manejando documentos “híbridos” (en soporte papel y
electrónico), los cuales están incluidos en este aparte.

Está pendiente por profundizar lo relacionado con la gestión documental para
documentos electrónicos.


3.3 OBJETIVOS

3.3.1 Objetivo General

El PGD tiene por objeto establecer los lineamientos al interior de la SFC, para la gestión
de la información producida y/o recibida, independientemente del soporte o medio de
registro (análogo o digital) en que se produzca.
3.3.2 Objetivos Específicos



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 Elaborar el diagnóstico del estado de la Gestión Documental al interior de la SFC,
independientemente del medio de producción.
 Propiciar las condiciones para una adecuada implementación de las Tablas de
Retención y Valoración Documental, aprobadas para la Entidad.
 Implementar las mejores prácticas según la política de Cero Papel.
 Implementar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información y de
adecuado uso y administración de los datos personales.
 Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y recuperación de
la información existente en los fondos documentales de la Entidad.
 Conservar, preservar y difundir el patrimonio documental producido o recibido por
la SFC.
 Destacar la importancia que tienen los documentos dentro del cumplimiento de
las funciones institucionales.
 Fortalecer los mecanismos de almacenamiento y manejo confidencial de la
información producida tanto en medio físico como electrónico.
 Normalizar los procesos de Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final en la SFC, tanto para
documentos en soporte papel como en soporte electrónico.
 Consolidar la Política de Gestión Documental al interior de la SFC, la cual
contemple tanto los documentos en soporte papel como los documentos
electrónicos.



3.4 MARCO NORMATIVO

El PGD de la SFC se formula con el propósito de dar cuenta de los requerimientos
legales vigentes, además de contar con un instrumento que permita el mejoramiento
continuo del proceso documental en la Entidad.
Para una gestión documental adecuada se debe observar y cumplir con sus normas
internas, con las normas expedidas por el rchivo eneral de la acin, así como con
las demás normas aplicables al acceso y manejo de la informacin al interior de las
entidades del Estado.
En este conteto, a continuacin se enuncian las normas de carácter general
relacionadas con la gestin documental:
 C C.



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En la Carta Política existen las siguientes disposiciones, las cuales orientan la gestión
documental de las entidades públicas:
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación”.
A 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.”
A 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación
en condiciones de equidad. No habrá censura”.
A 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
los derechos fundamentales”.
A 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación
y cátedra”.
A 63. “Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables”.
A 70. “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de
todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación
permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas
del proceso de creación de la identidad nacional”.



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A 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general,
a la cultura...”.
A 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos
étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”.
A 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley.
El secreto profesional es inviolable.”.
A 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y
en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros
que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.
A 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda
persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia
pacífica;
5. Participar en la vida política, civica y comunitaria del país;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;



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8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de
conceptos de justicia y equidad”.
A 112. “Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica que se
declaren en oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la función crítica frente a
este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, se les
garantizarán los siguientes derechos: el acceso a la información y a la documentación
oficial, con las restricciones constitucionales y legales; el uso de los medios de
comunicación social del Estado o en aquellos que hagan uso del espectro
electromagnético de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para
Congreso inmediatamente anteriores; la réplica en los mismos medios de comunicación.
Los partidos y movimientos minoritarios con personería jurídica tendrán derecho a
participar en las mesas directivas de los cuerpos colegiados, según su representación en
ellos.”
 Ley 23 de 1981. "Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.”

rtículos 34 y 35. Regula archivos de las historias clínicas.
 Ley 23 de 1982. "Sobre derechos de autor”

rtículo 2. Sobre derechos de autor
 Ley 80 de 1989. "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el
Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.”

 Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
 Ley 190 de 1995. "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa.”

rtículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
 Ley 270 de 1996. "Estatutaria de la administración de justicia.”




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rtículo 95. Tecnología al servicio de la administración de justicia. …Los documentos
emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y
eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad,
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
 Ley 527 de 1999. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”

rtículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y
se dictan otras disposiciones.
 Ley 594 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.”

 Ley 734 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”

rtículo 34 1. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:
“1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados
de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los
decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,
los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por
funcionario competente.
(…)
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
(…)
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.”
rtículo 35. . todo servidor público le está prohibido.



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“8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o
enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.
(…)
13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
(…)
21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.”
 Ley 795 de 2003. "Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero y se dictan otras disposiciones.”

El artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero quedará así:
"Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los libros y papeles de las
instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un
período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin
perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser
destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su
reproducción exacta.
PARÁGRAFO. La administración y conservación de los archivos de las entidades
financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para las entidades financieras
en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo
modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción
correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al Archivo
General de la Nación.
Las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en
liquidación, deberán ser transferidas a la entidad a la cual estaban vinculadas o adscritas
una vez finalice el proceso de liquidación correspondiente."
 Ley 951 de 2005. "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

 Ley 962 de 2005. "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”




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 Ley 1273 de 2009. "Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo
bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos”- y se
preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.”
 Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la
información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –
TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
 Ley 1437 de 2011. Capítulo IV. Autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular a lo referente al documento público en medios electrónicos, el
archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico de documentos, el expediente
electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la
prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus
artículos 6° y 9°.

 Ley 1581 de 2012. “or el cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales.”

 Decreto 624 de 1989. "Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.”
rtículo 633. nformacin en medios magnticos. “Para efectos del envío de la información
que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos
Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.”
 Decreto 663 de 1993. “Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero y se modifica su titulación y numeración.”
 Decreto 1748 de 1995. “Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y
demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656,
1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, subsiguientes y concordantes de la Ley 100 de
1993.”
rtículo 47. Archivos laborales masivos y otros archivos informáticos.

 Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

 Decreto 2578 de 2012. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se
establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”
 Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de gestión Documental para todas las entidades del Estado”.

 Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a
las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la
Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de



20

1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo
12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las transferencias secundarias y de
documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales
territoriales.
 Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia.
 Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de
nuevas tecnologías en los archivos públicos.

 Circular 004 DAFP-AGN de 2003. Organización de las historias laborales

 Circular 012 DAFP-AGN de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004 de
2003.

 Circular Externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión
documental.

 Circular Externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativo de cero
papel.

 Circular Externa AGN 001 de 2013. Directrices para el cumplimiento e implementación del
Decreto 2578 de 2012.

 Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

 Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.

 Acuerdo AGN 041 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos
de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su
parágrafo, de la ley 594 de 2000.

 Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental, y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

 Acuerdo AGN 006 de 2011. Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los



21

expedientes pensionales.

 Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decreto 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental.

 Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

 Directiva Presidencial 04 de 2012. “Eficiencia administrativa y lineamientos de la
política Cero Papel en la administración pública.”

 NTC 4436 “apel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad”

La anterior enunciación no es taxativa; por tanto, todas las demás normas, reglamentos,
acuerdos, circulares y demás orientaciones efectuadas por las entidades competentes,
además de sus políticas propias, deberán ser observadas en la SFC, según
corresponda.



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IV. ASPECTOS CONSIDERADOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD

Para elaborar un Programa de Gestión Documental se deben considerar los
siguientes aspectos:
4.1 NORMATIVOS

Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de
vida de los documentos, bajo el concepto de “Archivo Total”.

Para esto se ha adelantado, en coordinación con el Grupo de Planeación y
Gestión de Calidad, el levantamiento de toda la documentación relacionada con
las actividades que se llevan a cabo en el Grupo de Correspondencia, y en el
Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, desde la recepción y/o producción
de los documentos, administración hasta su almacenamiento y disposición final
(Conservación total, selección, eliminación). Todo lo anterior, en el marco de la
Ley 594 de 2000, y demás normatividad vigente sobre el tema.


4.2 ECONÓMICOS

Este aspecto está relacionado con el análisis de situaciones de tipo económico de la
gestión de documentos en la SFC, tales como la reducción de costos derivados de la
recepción, producción, trámite, almacenamiento y conservación de documentos, la
racionalización en la producción y el trámite documental, el uso racional y planificado
de insumos y suministros destinados para el almacenamiento, identificación y control
de los documentos, así como la redistribución de tareas y actividades al interior del
Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica.

En este mismo sentido, la Entidad, desde el año 2003, cuenta con un proyecto de
inversión denominado "Adecuación del archivo documental de la Superintendencia a
través de los procesos de depuración, clasificación, aplicación de la Tabla de
Retención Documental, digitalización y almacenaje del mismo”, en el marco del cual se
han desarrollado diferentes actividades conducentes a hacer de los archivos de la
SFC, verdaderos centros de información, que faciliten la gestión, permitan la acertada
toma de decisiones y sirvan de soporte en todas las funciones que adelanta la
Superintendencia.



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En ejecución de este proyecto se han desarrollado varias actividades que han
mejorado la gestión documental de la Entidad, las cuales en términos generales son:
A. Organización archivística de los fondos documentales acumulados de la anteriores
Superintendencias Bancaria y Valores (aproximadamente 23.000 cajas de archivo)
B. Elaboración y aprobación de herramientas archivísticas para organización,
clasificación, consulta y disposición final de documentos, tales como Diagnósticos
documentales, cuadros de clasificación, inventarios documentales, Tablas de
Retención y Valoración Documental.
C. Implementación de tecnologías tales como la digitalización y microfilmación, en
aplicación de las respectivas TRD´s y TVD´s aprobadas para la Entidad.
D. Organización archivística de los expedientes de funcionarios de la Entidad,
aplicando la normatividad vigente sobre el tema.
Con este proyecto de inversión, la Entidad ha obtenido entre otros los siguientes
beneficios:
 Cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con el tema.
 Dar aplicación a las Tablas de Retención y Valoración Documental de la
Entidad.
 Mayor agilidad en el proceso de búsqueda y recuperación de la información, y
por ende, mejoramiento del servicio al usuario interno y externo.
 Mantenimiento de un entorno tecnológico adecuado al medio, usando tecnología
de punta.
 Optimización de los espacios físicos en las áreas de archivo.
 Continuación del incremento en los índices de productividad en la atención de
consultas y solicitudes de información que se tramitan en la Entidad.
 Generación de una cultura organizacional, con un alto nivel de responsabilidad,
la cual permita un adecuado manejo y conservación de la información
documental de la entidad.
 Consolidación de un nivel óptimo en los procesos internos para la prestación de
los servicios de consulta de información, mediante la utilización de sistemas
propios de la entidad.
 Adecuada conservación del patrimonio documental de la Entidad en su soporte
original.
 Consolidación del proceso de gestión documental.

Este proyecto tiene recursos económicos hasta el 2015, año en el cual se espera ya
se haya dado aplicación a las TRD y TVD, y finalice la transferencia de documentos



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históricos al Archivo General de la Nación, en el marco de la normatividad vigente.


4.3 ARCHIVÍSTICOS

Considerados como parte fundamental del PGD, se refieren a todos aquellos
aspectos contemplados en la Ley 594 de 2000, y en la teoría sobre la gestión de
documentos de archivo, tales como Los Principios archivísticos de Procedencia y
Orden Original, el Concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, y la
valoración documental.

El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental obedece a un plan de
acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva,
contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y
determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y
de la documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de
contingencia.

Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo, coordinado
por el Comité de Desarrollo Administrativo de la SFC, que propicie su adecuado
desarrollo y a través del cual se definen las políticas generales de la gestión
documental y est abl ece un conjunto de directrices que facilitan la planeación de
la documentación.

El punto de partida debe ser el diagnóstico documental, el cual se debe iniciar con los
aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar
sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las
cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención
documental, encuestas documentales.

En un futuro, la Entidad centrará sus esfuerzos en elaborar un diagnóstico documental
enfocado a identificar el estado de la producción, trámite y administración de los
documentos que se encuentran en soporte electrónico, con miras a complementar
este PGD, incluyendo todo lo referente aeste tema.

4.5 TÉCNICOS

Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos, tales como manuales,
procedimientos, manual de funciones, organigrama institucional, cuadros de
clasificación documental, tablas de retención y valoración documental, adopción de
normas técnicas y normatividad en general; existencia de archivos en las diferentes
fases del ciclo vital; además de la existencia de un área especializada en la recepción



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y direccionamiento de correspondencia (Grupo de Correspondencia).

Para verificar el cumplimiento de estos requisitos la SFC cuenta con:

A. Centralización de la recepción y envío de los documentos.
B. Definición de procedimientos de distribución de documentos
internos y externos. (Véase: A-PR-GDC-001 “adicacin de ntrada”, -
PR-GDC-002 “adicacin de alida o de Traslado”, -IN-GDC-001
“ecepcin de documentos por ventanilla”, -IN-GDC-002 “ecepcin de
documentos enviados vía fa”, -IN-GDC-004 “Documentos recibidos por
correo”, -IN-GDC-005 “ecepcin de documentos enviados por correo
electrnico”)
C. Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental debidamente
aprobadas e implementadas, de acuerdo con la siguiente información:


FONDO DOCUMENTAL RESOLUCIÓN DE
APROBACIÓN TVD POR
PARTE DEL AGN
RESOLUCIÓN DE
ADOPCIÓN DE TVD
POR PARTE DE LA
SFC
SUPERINTENDENCIA BANCARIA
DE COLOMBIA
Resolución No.177 del 31
de mayo de 2012
Resolución No.1206 del
6 de agosto de 2012
SUPERINTENDENCIA DE VALORES
DE COLOMBIA
Resolución No.091 del 26
de marzo de 2012
Resolución No.1206 del
6 de agosto de 2012
CAPRESUB-LIQUIDADA Acuerdo No.021 del 7 de
diciembre de 2005
N/A

(Véase A-PR-GDC-009 “laboracin y aplicacin de Tablas de Valoracin
Documental TVD”).

En este mismo sentido, el fondo documental SFC cuenta con Tablas de
Retención Documental, aprobadas por el AGN, mediante la Resolución N0.0224
del 15 de septiembre de 2009, adoptadas por la Entidad mediante la Resolución
No.1797 del 23 de noviembre de 2009, las cuales a la fecha se encuentran
debidamente actualizadas. (Véase A-PR-GDC-008 "Elaboración y actualización
de Tablas de Retención Documental TRD”).
En el momento, se está dando aplicación a las Tablas de Retención y Valoración
Documental; por lo tanto, producto de esta aplicación, se han digitalizado un



26

número aproximado a los 35 millones de folios. (Véase: A-PR-GDC-012
"Digitalización de documentos”).
Asimismo, se han microfilmado un número superior a los 4 millones de folios,
correspondientes a documentos históricos (Conservación total). (Véase: A-PR-
GDC-013 "Microfilmación de documentos”).
De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia cuenta con un sistema híbrido
para la implementación de tecnologías, consistente en que todos los documentos
históricos se digitalizan, de acuerdo con las respectivas Tablas de Valoración
Documental (TVD), con el fin de que sea incorporado en el sistema de gestión
documental de la Entidad, y adicionalmente, se microfilman los documentos
históricos, con el fin de garantizar su conservación a largo plazo, en caso de una
eventual pérdida o deterioro del soporte original en papel
D. Comité encargado de la política archivística al interior de la Entidad.
(Véase: Resolución No. 1502 de 2013).

E. Archivo debidamente organizado, según los lineamientos establecidos por el
Archivo General de la Nación. Como se indicaba anteriormente, la SFC cuenta
con sus fondos documentales debidamente organizados e inventariados, lo cual
permite su consulta y recuperación, por parte de usuarios tanto internos como
externos. (Véase: A-IN-GDC-007 "Organización de fondos acumulados” y A-PR-
GDC-014 "Eliminación de documentos producto de la organización archivística
de los fondos documentales de la Entidad).

F. Mecanismos y estrategias que permitan la organización de los archivos de
gestión a partir de las Tablas de Retención Documental, aprobadas para la
Entidad. En este momento, las dependencias están en este proceso, para la
cual el Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica realiza de forma
permanente capacitaciones y talleres en las distintas dependencias de la
Superintendencia, con el fin de alcanzar este propósito. Igualmente, se cuenta
con un cronograma de transferencias documentales primarias, el cual está
diseñado para organizar el proceso de transferencias documentales de los
archivos de gestión al archivo central. (Véase: A-IN-GDC-006 "Organización de
archivos de gestión a partir de las TRD”, A-GU-GDC-001 "Cartilla de aplicación
de TRD en archivos de gestión”).


4.4 ADMINISTRATIVOS

Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos
en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la



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administración.

Igualmente, hacen relación a la necesidad de integrar el PGD con las correspondientes
funciones administrativas de la Superintendencia, así como con los sistemas de
información, los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la
Entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

A. La Entidad tiene definido su sistema de archivo (para documentos análogos),
cuya documentación se encuentra registrada en el aplicativo del Sistema de
Gestión Integrado (SGI).
B. La Entidad tiene conformado el equipo de gestión documental, en el cual
participan diferentes dependencias. Igualmente, se prevé que dependiendo del
tema a tratar se puede invitar a participar a otras áreas de la SFC.
C. El archivo de la SFC cuenta con un recurso humano debidamente asignado a
las funciones de archivo, y con dedicación exclusiva.
D. La SFC cuent a con un programa de capacitación, el cual permite a los
funcionarios de archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental, manejo de nuevas tecnologías y programas, atención al
cliente, entre otros.
E. Las instalaciones destinadas al trabajo de los funcionarios de archivo reúnen las
condiciones para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las
recomendaciones del Archivo General de la Nación.
F. En relación con la áreas de depósito de documentos, debido a que la Entidad no
cuenta con espacios adecuados y suficientes para almacenar los fondos
documentales a su cargo, se contratan los servicios de almacenamiento y custodia
de archivos, con bodegas externas, las cuales reúnen todas las condiciones
arquitectónicas, medioambientales de espacio y de distribución, en el marco de la
normatividad vigente sobre el tema. (Véase A-GU-GDC-002 "Guía de
Mantenimiento Físico de la Documentación”).
G. La SFC tiene regulado y normalizado el uso de insumos y materiales relacionados
con la organización, identificación, almacenamiento, manipulación y transporte de
documentos de archivo. (Véase A-GU-GDC-002 "Guía de Mantenimiento Físico de
la Documentación”).



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V. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PGD

El PGD de la SFC está dirigido a los funcionarios de la Entidad, a los contratistas, y
a sus clientes e interesados (consumidores financieros, entidades supervisadas, y a
las partes interesadas de la SFC -Gobiernos, organismos de control nacionales,
gremios y asociaciones, entes de control internacionales, organismos multilaterales,
firmas de consultoría y expertos, medios de comunicación, proveedores de
información, academia, sector y ciudadanía en general), permitiendo y aportando a
que de esta manera haya cada vez más canales y mecanismos de participación
ciudadana.


VI. PRINCIPIOS RECTORES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -
PGD

El PGD de la SFC se regirá bajo los siguientes principios:

6.1 Planeación. La creación de documentos está precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determine la utilidad de éstos como evidencia, con
miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si se crea o
no un documento. Esta actividad es desarrollada por el líder del proceso al cual
pertenece el documento a crear, atendiendo lo establecido en el procedimiento E-
PR-PLA-001 Control de documentos.

6.2 Eficiencia. En la SFC solo deben producirse los documentos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

6.3 Economía. Se evaluarán los costos derivados de la gestión de sus documentos
buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

6.4 Control y seguimiento. Se propiciará el control y seguimiento de los documentos
que produce o recibe la Entidad, en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo
el ciclo de vida.

6.5 Oportunidad. Se implementarán aquellos mecanismos que garanticen que los
documentos están disponibles cuando se requieran, de acuerdo con los perfiles
establecidos por los dueños o productores de los mismos.

6.6 Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la
administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios de la
SFC.



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6.7 Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creación.

6.8 Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite, según las tablas de retención y el cuadro
de clasificación documental.

6.9 Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben
mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. En la SFC el
conjunto de documentos que hacen parte de un mismo trámite o asunto
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan o medio de
conservación, se encuentran vinculados entre sí y son identificados por un mismo
número de radicación raíz y diferente derivado y/o caso, conformando de esta
manera un expediente.

6.10 Protección del medio ambiente. La SFC evitará la producción de documentos
impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de
preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de
información. De esta manera la gestión documental debe estar alineada con la
política de Cero Papel establecida por el Gobierno Nacional e implementada al
interior de la Entidad.

6.11 Autoevaluación. El PGD y sus elementos, además la documentación que
conforma el proceso de Gestión Documental dentro del Sistema de Gestión
Integrado de la SFC, serán evaluados periódicamente con el fin de garantizar su
actualización y mejora continua.

6.12 Coordinación y acceso. Las dependencias actuarán coordinadamente en torno
al acceso y manejo de la información que custodian para evitar la duplicidad de
acciones frente a los documentos de archivo y el incumplimiento de la misión de
éstos.

6.13 Cultura archivística. Los jefes de cada una de las dependencias de la SFC
colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia
y valor de los archivos de la SFC.




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6.14 Modernización. Se propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la
SFC, a través de la aplicación de modernas prácticas de gestión documental,
mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

6.15 Interoperabilidad. Se deben propiciar óptimas condiciones relativas a la
habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre
varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los
sistemas de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido,
con el fin de obtener los resultados esperados.

6.16 Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones
para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de
negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado
(Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).

6.17 Neutralidad tecnológica. La entidad garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.

6.18 Protección de la información y los datos. La SFC garantizará la protección de
la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión
documental.


VII. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA COMPLEMENTAR EL PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD


7.1 METAS A CORTO PLAZO


7.1.1 Revisar la normatividad aplicable a la SFC en temática documental, y de toda la
documentación existente en los Procesos de Gestión Documental, Tecnología y
Planeación; y demás procesos pertinentes.
7.1.2 Capacitar al equipo de trabajo de gestión documental
7.1.3 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión documental,
enfocada al tema del documento electrónico.



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7.1.4 Iniciar el proceso de transferencias documentales secundarias al AGN.
7.1.5 Iniciar el proceso de eliminación de aplicación de Tablas de Retención y
Valoración Documental, siguiendo los lineamientos establecidos por la
normatividad vigente.

7.2 METAS A MEDIANO PLAZO

7.2.1 Definir los metadatos requeridos para los documentos electrónicos y análogos
utilizados en la SFC.
7.2.2 Elaborar los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.
7.2.3 Revisar y actualizar las Tablas de Retención Documental.


7.3 METAS A LARGO PLAZO

7.3.1 Implementar los metadatos definidos tanto para documento análogo como para
documento electrónico.
7.3.2 Elaborar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad- PINAR-
7.3.3 Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, el
cual incluya todos los tipos de información enunciados en el artículo 2, del
Decreto 2609 de 2013.
7.3.4 Elaborar las tablas de control de acceso, tanto para documentos en
soportepapel, como para documentos electrónicos.
7.3.5 Modificar el PGD a fin de incluir todos los temas relacionados con documento
electrónico.
7.3.6 Revisar y actualizar la Tablas de Retención Documental.
7.3.7 Elaborar los programas específicos establecidos en el Decreto 2609 de 2013, o
los que la Entidad requiera.
7.3.8 Definir las fases del PGD para documentos electrónicos.







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VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS


COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 037 de 2002. Por el
cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá: 2002. 6 p.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 de 2000. Por el
cual se desarrolla el artículo del apítulo 7 “onservacin de Documentos” del
Reglamento eneral de rchivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a
archivos. Bogotá: 2000. 6 p.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 050 de 2000. Por el
cual se desarrolla del artículo 64 del título V “onservacin de Documentos”, del
eglamento eneral de rchivos sobre “revencin de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo”. ogotá: 2000. 6 p. olombia.

COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. 'Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado". Bogotá: 2012. 16 p.

COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Aplicativo
ISOLUCION v.3.