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Logstica.

Gestin de compras, almacenes y transporte


Autor: Jos Ariel Giraldo Lpez
Canales de distribucin y administracin logstica

ARTICULO GESTIOPOLIS

1. Resumen
El alcance de la Logstica abarca toda la organizacin, desde la gestin de
materias primas hasta la entrega del producto terminado. La misin de la gestin
logstica consiste en planificar y coordinar todas las actividades necesarias para
conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible. La
logstica tiene una funcin muy importante en la satisfaccin de los clientes,
se considera la logstica como un componente valor agregado o factor de
rentabilidad, que enlaza las necesidades del mercado y la actividad operativa
de la entidad.
1. Conceptos sobre logstica
En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en el sitio
justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto
de actividades han sido redefinidas y hoy en da son todo un proceso. La misin
fundamental de la Logstica empresarial es colocar los productos adecuados
(bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las
condiciones deseadas, contribuyendo lo mximo posible a la rentabilidad de
la firma. La logstica tiene como objetivo la satisfaccin de la demanda en las
mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestin de los
medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes,
informtica) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que
sean adecuados. La logstica es el conjunto de medios y mtodos necesarios
para llevar a cabo la organizacin de una empresa, o de un servicio,
especialmente de distribucin

En el mbito empresarial existen mltiples definiciones del trmino logstica, que
ha evolucionado desde la logstica militar hasta el concepto contemporneo del
arte y la tcnica que se ocupa de la organizacin de los flujos de mercancas,
energa e informacin.
Es una disciplina encargada de gestionar flujos de materia, energa e informacin;
a un sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o
llevar el producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo
exigido, a un bajo costo y en beneficio de la comunidad social. La logstica es
fundamental para el comercio. Las actividades logsticas conforman un
sistema que es el enlace entre la produccin y los mercados que estn
separados por el tiempo y la distancia. (Cedillo: 2008)
Logstica empresarial: definicin para el profesor Ronald H. Ballou la logstica
empresarial es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de
productos desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo,
as como los flujos de informacin que se ponen en marcha, con el fin de dar al
consumidor el nivel de servicio adecuado a un costo razonable. (Ballau: 2004). El
profesor Lambert, integra el trmino logstica en otro ms general y la define como
la parte de la gestin de la cadena de suministro (Supply Chain Management
(SCM)) que planifica, implementa y controla el flujo eficiente y efectivo de
materiales y el almacenamiento de productos, as como la informacin asociada
desde el punto de origen hasta el de consumo con el objeto de satisfacer las
necesidades de los consumidores. (Lambert: 1998)
Segn Council of Supply Chain of Management Professionals, CSCMP
anteriormente conocido como Council of Logistics Management, CLM) La
Logstica es aquella parte de la gestin de la Cadena de Suministro que planifica,
implementa y controla el flujo -hacia atrs y adelante- y el almacenamiento eficaz y
eficiente de los bienes, servicios e informacin relacionada desde el punto de
origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los
consumidores (CSCMP: 2008)
La logstica es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada
hacia el lugar correcto en el momento apropiado". (Franklin: 2004), La logstica
cumple una funcin principal de servicio, apoyando las operaciones de produccin
y de marketing, agregando al producto un importante valor de oportunidad. Una
accin logstica bien diseada, coordinada con marketing y orientada al cliente, es
una de las herramientas ms contundente para crear fidelidad va mayor valor al
producto que se entrega. Otros beneficios son el aumento de la rentabilidad por
disminucin de costos, y el manejo de inventarios para un retorno rpido de la
inversin son definitivos tambin metas de logstica y marketing. Los problemas
clsicos que se observan cuando existen inconvenientes en el sistema logstico de
distribucin y que obligan a replantear la situacin son:
Imposibilidad de comprometer fecha cierta de entrega a los clientes
Deficiente informacin sobre las entregas realizadas
Stocks de productos inadecuados y mal distribuidos
Lapsos excesivos entre la forma del pedido y su entrega
Equipamientos e instalaciones deficientes obsoletas
Deficiente respuesta a los reclamos de los clientes
Sistemas orientados a la faz contable y no a la gestin logstica
Distribucin inelstica y muy apegada a lo tradicional
Desconocimiento de los costos reales
Incertidumbre sobre la calidad de servicio ofrecida.
Insatisfaccin de los clientes.
Para suministrar eficazmente los productos y servicios, las Organizaciones deben
definir claramente, antes de establecer su poltica de distribucin, los siguientes
puntos:
Las exigencias del servicio requerido
Los mejores mtodos para satisfacerlas
Los sistemas de transporte y entrega de los productos
Los niveles de existencias apropiados y su seguimiento en lnea
La ubicacin de depsitos y Centros de Distribucin.
Los canales de comercializacin adecuados para cada lnea.
La fijacin de los distintos estndares de servicio debe tener como objetivo
conformar el 100 % de la expectativa de los clientes, y entre los mismos
encontramos:
Ciclo de plazo de pedido
Frecuencia y fiabilidad de entrega
Disponibilidad de stock
Calidad de la documentacin
Restricciones en el tamao del pedido
Pedidos completos cumplimentados
Facilidad en la recepcin
Cumplimiento de plazos
2. Globalizacin y logstica
La globalizacin implica la internacionalizacin en todos los aspectos,
especialmente en el econmico, suscitando cambios en las formas de
competencia estratgica, de diferenciacin a mercados de bajo costo, que
permiten volver a estrategias competitivas basadas en la reduccin de los costos
de produccin y logsticos. Con la globalizacin las empresas han venido
implementando estrategias y planes de accin de mejoramiento en las
operaciones logsticas nacionales e internacionales. Algunas han
aprovechado el nuevo modelo de negocios globalizado y de integracin de
mercados.
En la globalizacin de la economa hay que introducir el concepto de logstica
porque, entre otras cosas, en economa se parte pensando en los consumidores,
creando nuevas estrategias entre los generadores de cargas (bienes) y llegando a
los clientes finales. En las empresas, cada vez, se abocan a hacer lo que
saben hacer bien., dejando el resto de actividades de la cadena productiva
en manos de compaas especializadas. Es el momento de las plataformas
logsticas como soporte en el desarrollo de los mercados internacionales.
La logstica internacional se ha constituido en uno de los elementos clave en este
nuevo ordenamiento econmico internacional, ya que permite la conexin entre
centros de produccin y consumo distantes, todo ello de una manera rpida y
eficaz; la geografa ha dejado de ser una limitacin o barrera estratgica debido a
los avances recientes de la logstica internacional.
Entre los factores que intervienen en la evolucin de la logstica tenemos:
Aumento en lneas de produccin.
La eficiencia en produccin, alcanzar niveles altos.
La cadena de distribucin quiere mantener cada vez menos inventarios.
Desarrollo de sistemas de informacin.
Estrategias de JIT.
Todo esto en conjunto traer los siguientes beneficios:
Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para
acometer el reto de la globalizacin.
Optimizar la gerencia y la gestin logstica comercial nacional e internacional.
Coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin de compra:
calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribucin, proteccin, servicio.
Ampliacin de la visin Gerencial para convertir a la logstica en un modelo, un
marco, un mecanismo de planificacin de las actividades internas y externas de la
empresa.
El alcance de la logstica abarca toda la organizacin, desde la gestin de
materias primas hasta la entrega del producto terminado. El proceso gerencial
requiere de planificar, organizar, ejecutar y controlar, el rol del gerente es el de
facilitar el mejoramiento del proceso. La misin de la gestin logstica es
planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los
niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible. En
consecuencia, la logstica debe contemplarse como el enlace entre las
necesidades de mercado y la actividad operativa de la entidad o empresa. Las
inquietudes y objetivos del gerente tienen que ver con la supervivencia del
negocio, lograr una buena participacin en el mercado, mantener un crecimiento
sostenido, obtener rendimientos ms atractivos, y buscar mercados en los que sea
ms competitivo. De acuerdo con la caracterizacin de la logstica en Colombia,
estudio realizado por el SENA en el ao 2006; Este estudio se basa en la premisa
que la logstica se materializa mediante la coordinacin explcita de las actividades
que aseguran la gestin operativa en:

Cuadro 1 Fuente: SENA 2006, Estudio de la caracterizacin de la logstica.
3. La gestin logstica
La logstica empresarial cubre la gestin de las actividades de los departamentos
de compras, produccin, transporte, almacenaje, manutencin y distribucin. Los
componentes de la administracin logstica, empiezan con las entradas que son
materias primas, recurso humano, financiero e informacin, stas se
complementan con actividades tanto gerenciales como logsticas, que se conjugan
conteniendo salidas de logstica, que son todas las caractersticas y beneficios
obtenidos por un buen manejo logstico. Hoy da, cada vez ms compaas
estn adoptando el concepto de administracin logstica integrada. Este
concepto reconoce que la prestacin de mejores servicios al cliente y la
reduccin de los costos de distribucin requieren de trabajo en equipo tanto
dentro de la compaa como entre todas las organizaciones del canal de
marketing. Dentro de la compaa, los diversos departamentos funcionales
deben colaborar estrechamente para maximizar el desempeo logstico de la
compaa. Esta tambin debe integrar su sistema de logstica con los de sus
proveedores y clientes para maximizar el desempeo de todo el sistema de
distribucin (Kotler, 2004) Es precisa una gestin conjunta de todo el sistema
logstico que implica flujos de mercancas, informacin y dinero. Se trata de
coordinar todo el sistema de distribucin desde el primer proveedor hasta que el
producto llega al cliente. Las unidades de gestin logstica necesarias en cada una
de sus etapas incluye procesos como:
Almacenaje
Despacho
Aprovisionamiento
Compras nacionales e internacionales
Control de inventarios
Economa material
Transporte externo
Transporte interno
Transporte nter-empresa
Distribucin nacional
Distribucin fsica Internacional
Tratamiento y atencin de los pedidos
Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente
Planificacin de la produccin
Control de produccin
Informacin y comunicaciones
Control de calidad
Finanzas
Mantenimiento
Mercadeo
Ventas nacionales e internacionales
Servicio al cliente
Proteccin del medio ambiente
Aplicacin de las Tecnologas de la informacin y la comunicacin.
La gestin logstica es un amplio campo que abarca numerosas actividades entre
las que se encuentran:
La gestin del sistema de suministros,
La gestin del Stock de productos,
La gestin de almacenes y del sistema de transporte.
La integracin de toda la red y la cooperacin entre empresas facilita la
consecucin de los dos grandes objetivos de la logstica:
1. Dar un servicio satisfactorio al cliente. Entregar los productos en el tiempo
previsto y sin errores.
2. Reducir los costes de llevar el producto a travs de todo el sistema hasta el
consumidor final. Entre los costes que podemos reducir son
fundamentalmente los relacionados con los inventarios, los de
almacenamiento, los costes de gestin y los de transportes.
3.1 La gestin de compras
La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y
almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes,
piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso
productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres reas:
Compras, almacenamiento y gestin de inventarios. La gestin del
aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un
eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logstico.
Las compras como funcin empresarial presentan un carcter ms restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio. Pero para lograr una gestin de compras eficiente
debe quedar bien identificada la cadena de suministros de la entidad. Para
lograrlo, las empresas deben involucrar en su estrategia, el trnsito por un
camino de tres etapas: la integracin funcional de cada rea de la
organizacin, la integracin interna entre las reas funcionales formando
una cadena de suministro interna y la integracin externa entre los
proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes (Cristopher,1994).
Una de las responsabilidades ms importantes de la gestin logstica en una
empresa es la de desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores. Es as
como en los ltimos aos, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados
estratgicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica establecer unas
relaciones basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes
se conviertan en socios de las ganancias. Pero, para que esta relacin tenga xito
es necesario que las empresas escojan adecuadamente a sus proveedores, para
lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente
Un departamento de compras eficiente es esencial para el xito de cualquier
intermediario. Las tendencias actuales en la gestin de compras son:
1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores
proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes cadenas estn
localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los
proveedores sino desarrollar una activa labor de bsqueda con criterios
amplios.
2. Aumentar la informacin sobre los productos, costes y proveedores que maneja
el departamento de compras.
3. Disminuir el nmero de proveedores. Para reducir costes de compra y de
gestin Por ejemplo, los fabricantes de automviles han reducido de forma
drstica el nmero de proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de
negociacin para ser un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La coordinacin
con los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el
momento del tiempo oportuno al mnimo coste. Por ejemplo un supermercado que
descarga muy rpido los camiones que vienen de los proveedores en vez de
dejarlos esperando como otras cadenas. Esto supone una importante reduccin
de costes que se reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos
sistemas que permiten realizar los pedidos de productos por ordenador son otra
forma de cooperar que disminuye los costes.
3.2 La gestin de almacenes
El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias primas, el
producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al
siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del
flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes,
comerciantes y consumidores. Funcin de los Almacenes:
1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
La gestin de almacenes implica una serie de decisiones bsicas:
1. Decidir el nmero de almacenes y su tamao.
2. Elegir las localizaciones para los almacenes
3. El tipo y nivel de mecanizacin. La primera decisin es si utilizar almacenes en
propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos productos requieren
almacenes especializados como los productos congelados. Otra decisin
fundamental es el nivel de automatizacin de los almacenes. Actualmente
podemos disponer de almacenes totalmente automatizados. Aunque en ocasiones
resulta ms rentable un nivel intermedio de automatizacin.
4. Establecer la organizacin y los procedimientos concretos de gestin.
5. El nmero de almacenes depende de varios factores. Un factor fundamental es
el coste y la duracin de los transportes. Hace unos aos en Europa los transporte
eran ms lentos y exista cierta dificultad en las fronteras. La mejora de las
comunicaciones y la eliminacin de fronteras dentro de la Unin Europea han
facilitado concentrar en un menor nmero de grandes almacenes automatizados
las operaciones.
Otros factores fundamentales se relacionan con las caractersticas del producto y
del mercado.
6. La localizacin de los almacenes se decide analizando los costes de los
diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el
tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes.
7. E el sistema de organizacin. Se hace preciso decidir el nmero de empleados
de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles responsabilidades. Un
aspecto importante en los almacenes es la distribucin en planta. Es decir cmo
se reparten por la superficie del almacn los distintos productos.
Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la multimodalidad,
sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos de materiales, sistemas
de informacin, sistemas de trazabilidad y sistemas de distribucin, han provocado
la transformacin de los mismos en centros de proceso, (SENA, Estudio de la
caracterizacin de la logstica: 2006) Por ejemplo, si colocamos cerca de la salida
los productos de mayor movimiento reducimos los desplazamientos totales. Dentro
de los almacenes ser preciso determinar cmo se movern los productos, la
informacin y las personas o medios mecnicos. Las distintas etapas o tareas que
se desarrollarn desde la recepcin de los productos en el almacn hasta su
salida. Tendremos que definir de forma precisa los procedimientos. Es decir, como
se realizar el trabajo. Establecer las distintas tareas de cada proceso y como se
realizan.
3.3 La gestin del transporte
En relacin al sistema de transportes tenemos una serie de decisiones bsicas:
1. Los sistemas de transporte utilizados. Es decir si utilizamos camiones, trenes,
barcos, aviones y la combinacin de los mismos. Naturalmente el sistema elegido
afecta a los costes, el tiempo de respuesta a los clientes e incluso en la imagen de
la empresa. Por ejemplo la cadena de restaurantes especializados en pescado La
Dorada, se diferenciaba porque empleaban una avioneta para llevar el pescado
fresco desde el puerto a los restaurantes.
2. Si tenemos camiones propios o contratamos los servicios de empresas de
transportes ajenos. Es importante el GPS (sistema de posicionamiento global)
satlite de comunicaciones para controlar el flujo de informacin que se mueve
entre tiendas, almacenes y fabricantes.
3. La organizacin del sistema de transporte y la gestin de la informacin. La
adecuada coordinacin de todo el sistema integrado de transporte es fundamental
para llevar los productos a los consumidores en el momento adecuado al menor
coste posible.
4. El establecimiento de las rutas. Diversos programas informticos ayudan al
establecimiento de rutas para los camiones de reparto. As como los procesos por
los cuales se formulan los pedidos y se realizan los envos.
5. Los costos de la distribucin podemos decir que estn determinados por cuatro
factores claves independientemente de los sistemas de costeo a utilizar:
EL producto y los canales de comercializacin
El valor del producto
El tamao de la organizacin
El nivel de servicio
Bibliografa
ARBONES E., A. La Empresa Eficiente. Editorial Alfaomega 2002
BALLOU, Ronald H. Logstica: Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta
edicin, editorial Pearson Educacin. 2004.
CHOPRA Sunil y MEINDL Peter. Administracin de la cadena de suministro.
Editorial PHH. Mxico 2008
CEDILLO, M.G., Snchez Anlisis Dinmico de Sistemas Industriales. Editorial
Trillas, Mxico.2008.
COUNCIL OF SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PROFESSIONALS, CSCMP.
Definicin de Gestin Logstica (en ingls). Consultado el 4 de septiembre de
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Christopher. Logstica Aspectos Estratgicos. Editorial Limusa. 2001
CHRISTOPHER. Logstica y aprovisionamiento. Ediciones Folio Barcelona 1998