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_Gua de aprendizaje

Bibliotecas Pblicas

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Elaborado por:
rea de Capacitacin
Programa BiblioRedes
Sistema Nacional de Bibliotecas Pblicas (SNBP)
Direccin de Bibliotecas Archivos y Museos (DIBAM)
Sociedad Educacional T-Educa Ltda.
Microsoft Excel 2010:
Gua de aprendizaje para el Estudiante
del Programa BiblioRedes. Versin 2013.

Propiedad de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y


Museos (DIBAM)
Registro de Propiedad Intelectual N 153.969

Esta obra est publicada bajo una AttributionNon Commercial-ShareAlike 2.0 Chile de Creative
Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/cl.

_Gua de aprendizaje

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ndice
Primera unidad:
Alfabetizacin Digital Complementada

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Operaciones Bsicas
Introduccin a Excel 2010
>Actividad prctica paso a paso
>Utilidades y usos

>Componentes del men del programa

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1.

>Localizacin de los comandos bsicos en la cinta de opciones

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18

>Actividad prctica paso a paso

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>Columnas y filas

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21

>Actividad prctica paso a paso

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>Cinta de opciones

>Ingreso y modificacin de datos en celda

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30

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>Actividad prctica paso a paso

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>Actividad de Aprendizaje

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26

>Actividad prctica paso a paso


>Seleccin de datos

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Alfabetizacin
Microsoft
Excel
2010
digital
Segunda unidad:
Uso de Comandos Bsicos
Uso de comandos bsicos

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>Cintas de opciones

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>Acciones bsicas de seleccin de datos

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>Actividad de Aprendizaje

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>Ordenacin de datos y autofiltro

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>Actividad prctica paso a paso

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>Creacin de tablas

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1.

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Tercera unidad:
Uso de Frmulas

>Componentes de las frmulas

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>Introduccin al uso de frmulas

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>Uso de asistente de funcin de frmulas

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>Actividad prctica paso a paso

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>Uso de frmulas bsicas: operatorias bsicas, autosuma y promedio

57

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>Actividad de evaluacin

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Uso de frmulas

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1.

65

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Alfabetizacin
Microsoft
Excel
2010
digital

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Alfabetizacin Digital Complementada

Microsoft Excel 2010


Uno de los servicios esenciales del Programa BiblioRedes, es su oferta de capacitacin.
Desde sus inicios, el Programa ha fomentado el desarrollo social a travs de los cursos de
Alfabetizacin Digital, que incorporan competencias esenciales para el aprendizaje, el acceso a
la informacin, las comunicaciones, el trabajo, etc. En resumen, para gran parte de la vida y las
relaciones humanas actuales.
Desde el ao 2002, cientos de miles de personas de todo Chile han accedido a la Alfabetizacin
Digital en una Biblioteca Pblica.
Sin embargo, esto no ha sido ms que una puerta a un mundo an ms grande, que a su vez
requiere ms especializacin. De esta manera nace la Alfabetizacin Digital Complementada.
Capacitaciones ms avanzadas, dirigidas a necesidades ms especficas.
Dentro de estas capacitaciones avanzadas, se encuentran los cursos de los programas de Microsoft
Office ms utilizados: Word, Excel, PowerPoint y Publisher.
Hoy en da, el manejo de estos programas, es considerado una herramienta mnima y esencial
para el desenvolvimiento en el mbito social y laboral.

Crear un currculum vitae, dar formato a una carta de invitacin, disear una presentacin
audiovisual, confeccionar un afiche, llenar un formulario digital, disear una tarjeta de visita,
ordenar las cuentas en una planilla de clculo, y muchas otras competencias de gran utilidad, son
las que se pueden conseguir manejando estos programas.
Usted tiene en sus manos la gua de aprendizaje de Microsoft Excel, un programa que facilita
enormemente el procesamiento de los datos. Podemos utilizarlo para ordenar nuestras cuentas,
realizar sumas y promedios con grandes cantidades de cifras, generar grficos, almacenar diversas
bases de datos, y muchas otras labores.
Esperando que este curso sea muy satisfactorio para usted, le invitamos a explorar sin temor y
conocer todos los interesantes elementos que nos ofrece Microsoft Excel.
Reciba un cordial saludo del rea de Capacitacin del Programa BiblioRedes.

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Primera unidad:
Operaciones bsicas

Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Identificar los elementos bsicos que conforman Microsoft Excel 2010.
Utilizar los comandos bsicos en la creacin de tablas.
Utilizar las frmulas bsicas de Microsoft Excel 2010 en una hoja de trabajo.

1. Introduccin a Excel 2010

Qu aprender en esta seccin?


Cmo utilizar componentes y comandos
bsicos, como tambin su localizacin.
Cmo ingresar, seleccionar y modificar
datos dentro de las celdas de una hoja de
trabajo.

Ejemplo de presupuesto
Excel es un programa de hojas de clculo
perteneciente a Microsoft Office el cual nos
permite crear y aplicar formato a conjuntos de
hojas de clculos denominados Libros para
consignar datos, analizarlos y poder tomar
decisiones con mayor precisin en nuestros
asuntos financieros.
Puede

crear

presupuestos,

inventarios,

balances de ingresos, etc.

Ejemplo de inventario

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Actividad prctica paso a paso

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Iniciando Excel
1.

Para abrir Excel, presione el cono que se encuentra en el Escritorio.

2.

Luego, se abrir un documento de Excel en blanco.

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Cmo utilizaremos Excel?

Utilidades y Usos
para

Una vez que hayamos abierto el programa nos

ordenar datos, realizar clculos y representar

encontraremos con el libro de trabajo. ste

la informacin a travs de los grficos con los

contiene hojas de clculo, por defecto

que cuenta el programa. Entre los usos ms

aparecen 3 hojas, pero podemos agregar las

comunes de Excel se incluyen:

que deseemos.

Este

programa

Contabilidad:

sirve

concretamente

informes

Las hojas de clculo estn compuestas por

financieros con precisin como balances de

columnas y filas, en cada celda se pueden

caja, estados de flujos de efectivo, etc.

introducir nmeros, letras y grficos, no es

podemos

realizar

necesario

saber

matemticas

financieras,

Presupuestos: podemos crear presupuestos

slo basta con las operaciones bsicas (resta,

y llevar un control sobre los ingresos y gastos

suma, multiplicacin y divisin) para obtener

mensuales ya sea del plano familiar como de

resultados de manera rpida y confiable,

algn proyecto de emprendimiento.

como Excel tiene la caracterstica de reclculo


automtico usted puede modificar las veces

Inventarios: podemos llevar un orden en los

que sea necesarios los datos de las celdas.

artculos de un negocio asociando, por ejemplo,


al producto la cantidad existente y su precio de
compra y venta.

Fila
Columna

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Recuerde!

Cuando guardamos un
archivo de Microsoft Excel 2010
su extensin ser .xlsx

Componentes del Men del Programa


Al iniciar Excel veremos sus componentes y es
muy importante conocerlos para entender el
programa y maximizar su uso:

Cinta de operaciones

Barra de
estado

Barra de
etiquetas

Barra de
frmulas

Barra de
desplazamiento

Vistas

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Barra de Ttulo:
Cuando

ingresamos

al

programa

automticamente se abre un nuevo libro de


trabajo y su ttulo se ve reflejado en la Barra de
Ttulo, por defecto recibe el nombre Libro1.

En el extremo derecho estn los botones para


Minimizar

, Maximizar

y Cerrar

el programa.

Barra de Herramientas de Acceso Rpido:

Cinta de Opciones:

En esta barra usted podr aadir las opciones

En esta cinta encontraremos agrupados todas

ms utilizados del programa, por defecto ya

las opciones del programa organizadas en

estn ingresados: Guardar

fichas. Al hacer clic sobre ella podemos ver las

y Rehacer

, Deshacer

opciones que contiene cada ficha.

Tenemos la opcin de agregar ms comandos,


para realizar esta accin debemos hacer clic
en el tringulo invertido que se muestra en la
siguiente imagen y seleccionar los comandos
que deseemos agregar.

Barra de Frmulas
Esta barra nos muestra la celda en que estamos
trabajando y aqu ser donde ingresaremos las
frmulas para nuestros clculos.

Barra de Etiquetas
En ella veremos la cantidad de hojas que tiene
nuestro libro y adems nos permite saltar de
una hoja a otra e ir sumando ms hojas de
trabajo.

16

Localizacin de Comandos Bsicos en


la Cinta de Opciones
Archivo:
Al hacer clic en Archivo (ficha verde) se
desplegar un men en donde usted podr ver
las acciones de Guardar, Guardar como,
Imprimir o crear un Nuevo documento.

Barra de Estado
Indica en que condicin se encuentra el
documento, en este caso est abierto. Tambin
podemos escoger el zoom para visualizar
las celdas y cambiar la vista del libro entre

Guardar el
documento
con el
nombre
que desee

Normal, Diseo de pgina y Vista previa


de salto de pgina.

Barra de Desplazamiento

Crear
nuevo libro
de trabajo

Permite movernos a lo largo y ancho de la


hoja de clculo de forma rpida y sencilla
ya sea arrastrando el cursor sobre la barra o
pinchando los tringulos.

Podr
realizar
una
impresin
de su
trabajo

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Cinta de Opciones
Est ubicada en la parte superior del programa
a continuacin de la barra de ttulo. Esta se
divide en fichas: Archivo, Inicio, Insertar,
Diseo

de

pgina,

Frmulas,

Datos,

Revisar y Vista. Cada una de estas fichas


presenta una variedad de opcin para crear
nuestros documentos.

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Actividad prctica paso a paso

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Guardando un documento Excel


En este paso a paso aprenderemos como guardar un documento en nuestro computador.
1.

Haga clic en Archivo.

2.

Luego, seleccione Guardar como.

3.

Ahora, introduzca un nombre para el archivo y seleccione la unidad donde desea guardar el
documento. Finalmente presione Guardar.

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4.

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Veremos en la Barra de Ttulo el nombre con el que se ha guardo el archivo.

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Columnas y Filas
El rea de trabajo de la hoja de nuestro libro
est compuesta por columnas identificadas
por letras maysculas y filas rotuladas con
nmeros.

Columna (A)

Filas (1)

La interseccin entre columnas y filas se llaman


Celda.

Celda
(A1)

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Para seleccionar una columna debemos primero


hacer clic sobre la letra correspondiente a la
columna y si hay otra columna que necesitamos
seleccionar

se

repite

el

mismo

proceso

manteniendo presionada la tecla CTRL.

Para seleccionar una o varias filas hacemos

seleccionar ms de una fila o columna en una

clic en la fila o las filas dejando presionada la

misma hoja.

tecla CTRL. Esta es la forma en que podemos

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Actividad prctica paso a paso

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Insertar, suprimir y ocultar columnas y Filas


1.

Para insertar una columna, seleccione el lugar donde desea agregar una adicional, luego en la
ficha Inicio escoja Insertar y haga clic sobre Insertar columnas de hoja.

2.

Para aadir una fila, seleccione el lugar, en Inicio, pulse Insertar y haga clic sobre Insertar
filas de hoja.

3.

Para Eliminar, seleccione la Columna que desea eliminar, luego en la ficha Inicio, presiona
Eliminar y haga clic sobre Eliminar columnas de hoja.

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4.

Para Eliminar Filas, realice el mismo procedimiento. Seleccione una Fila, luego en la ficha
Inicio, presione Eliminar y haga clic sobre Eliminar filas de hoja.

5.

Para Ocultar Columnas, seleccione una, luego pulse el botn derecho del mouse y escoja en
el men que se despliega la opcin Ocultar.

6.

24

Luego de realizada esta accin, ver que existe un salto de letras en las columnas.

7.

Para volver a mostrar la columna que ha ocultado, seleccione la columna anterior y posterior
a la que ocult, pulse el botn derecho del mouse y haga clic Mostrar.

Para ocultar una fila realizamos el mismo procedimiento que con las columnas, pero esta vez
seleccionamos filas.

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Ingreso y Modificacin de Datos en


Celda
Para el ingreso de datos en una celda vaca slo
debemos posicionarnos en ella y completarla
con los datos que deseemos ya sean estos
nmeros, letras o grficos.

Escriba
aqu

Para modificar la informacin de una celda,


debemos seleccionar la celda que deseamos
modificar y luego hacer clic en la Barra de
Frmulas, lo cual nos permitir editar el texto.
Si necesitamos deshacer la operacin debemos
ir a la Barra de Herramientas de Acceso
Rpido y pulsar
cliquear

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y para rehacer debemos

Actividad prctica paso a paso

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Ingreso de datos correlativos


En esta Actividad prctica paso a paso, aprenderemos a ingresar datos correlativos en un libro
de Excel, para generar listas de nmeros correlativos, impares, fechas, das de la semana, meses
del ao, entre otros.
1.

Insertados datos numricos correlativos continuos, presione la esquina inferior derecha del
recuadro y arrastre hacia abajo.

2.

Digite dos nmeros impares continuos, presione la esquina inferior derecha del recuadro y
arrastre hacia abajo. La secuencia de nmeros ser impar.

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3.

Ingresados fechas continuas y arrastre hacia abajo el recuadro.

4.

Digite una hora y luego ingrese otra ms 30 minutos (por ejemplo, 13:00 y despus 13:30),
ingrese la informacin separando las horas de los minutos con dos puntos : y arrastre el
recuadro hacia abajo.

5.

Digite el primer da dentro de la celda y arrastre hacia abajo o hacia el lado derecho de la hoja
de trabajo.

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6.

Repita el procedimiento anterior con los meses del ao.

7.

Digite la palabra libro en la celda A2 y arrastre hacia abajo, en la celda D2 ingrese la palabra
libro y el nmero 1 separado por un espacio y arrastre el recuadro hacia abajo. Ingrese en
la celda F2 el nmero 1 separado por un espacio de la palabra libro, luego arrastre hacia
abajo el recuadro.

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Actividad prctica paso a paso

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Modificar datos de una celda


1.

Abra un archivo de Excel o bien cree uno con informacin de su inters.

2.

Seleccione la celda E3 y modifique los datos de la columna Sueldos (en este ejemplo son
sueldos, usted puede tener otros datos), haciendo clic sobre la celda y escribiendo en la barra
de frmulas.

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3.

Finalmente edite la informacin cambiado la cantidad de 410.000 a 480.000.

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Seleccin de Datos
Para seleccionar un rango de celdas debemos
colocar el cursor sobre una de ellas y con el
botn izquierdo del mouse mantenindolo
presionado arrastrar el cursor hasta el rango
deseado.

Si

deseamos

suprimir

la

informacin

contenida en las celdas debemos seleccionarla


y presionar la opcin Eliminar del men que
se despliega si apretamos el botn derecho del
mouse.

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Recuerde!
Para seleccionar ms de
un rango de celdas debe
mantener presionada
la tecla CTRL.

Actividad de aprendizaje

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Ingrese al programa Excel desde el botn de Inicio.

Guarde el archivo con el nombre Actividad N1 y almacnelo en la carpeta Mis documentos.

Digite en la columna A la palabra Nombre, en la columna B la palabra Cumpleaos.

Ingrese en la celda A2 la palabra Daniela y en la celda B2 la fecha 14.07.1970.

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Segunda unidad:
Uso de comandos bsicos

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Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Reconocer los elementos que conforman nuestra hoja de trabajo y las acciones
bsicas como Copiar, Cortar y Pegar.
Utilizar la Cinta de opciones.
Descubrir acciones bsicas de seleccin de datos.
Cmo realizar la creacin de tablas.
Cmo ordenar datos y utilizar un autofiltro.

1. Uso de comandos bsicos


Qu aprender en esta seccin?
Cmo utilizar las acciones bsicas de
Copiar, Cortar y Pegar en una hoja de
clculo.

Cinta de Opciones
En la Cinta de Opciones encontraremos todas
las secciones y sus comandos necesarios para
que podamos utilizar Excel de manera rpida.

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Acciones Bsicas de Seleccin de


Datos
En

la

ficha

comando

Inicio

encontraremos

el

, con l usted podr duplicar

la informacin de una celda, sta se debe


seleccionar y presionar Copiar y luego
ubicar una celda vaca y presionar Pegar.
Para realizar este procedimiento debemos
seleccionar la celda a copiar.

Veremos como la informacin de la celda C2


est duplicada en la celda E2.

Luego, hacer clic en Copiar, seleccionamos


la celda en donde duplicaremos la informacin
y presionamos en Pegar.

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El comando

se utiliza para mover

informacin de una celda o de un rango de


celdas a otra celda u otra hoja de trabajo
dentro del libro, para ello debemos seleccionar
la informacin y luego presionar Cortar
para luego ubicar una celda vaca y finalmente
pulsar Pegar.

La informacin de la celda C2 ha sido movida


a la celda E2.

Creacin de Tablas
Las tablas son una forma de almacenar
informacin relacionada y permite que el
trabajo con datos sea ms fcil y dinmico.

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Actividad prctica paso a paso

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a) Creando una tabla


1.

Ingrese los datos a la hoja de clculo como lo muestra la imagen.

2.

Seleccione los datos de las celdas.

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3.

Cambie de la ficha Inicio a la ficha Insertar y haga clic en Tabla.

4.

Ver en el cuadro de dilogo que le indica las celdas que estn siendo consideradas para ser
transformadas en una tabla. Presione en Aceptar.

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5.

Los datos han sido transformados en una tabla.

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b) Creacin de una tabla ms compleja


1.

Ingrese datos del itinerario de buses desde Santiago a Concepcin.

2.

Seleccione los datos para convertirlos en una tabla.

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3.

Luego, haga clic en Insertar y ubique el smbolo de Tabla.

4.

Luego de presionar Tabla, los datos se encuentran listos para ser estudiados.

Recuerde!

Cuando no se ingresan los


ttulos en los encabezados de las
columnas, el programa por defecto
las asigna como Columna1,
Columna2, etc.

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Ordenacin de datos y autofiltro


Para ordenar los datos de la tabla debemos
seleccionarla y luego cambiar a la ficha Datos.

Hacemos clic en Ordenar, seleccionamos la


opcin Ordenar por Quiosco y presionamos
en Aceptar.
A continuacin vemos nuestra tabla ordenada
por Quiosco.
Cuando el flujo de datos es alto y se requiere la
informacin rpidamente se utiliza el comando
de Autofiltro, este comando viene por
defecto cada vez que confeccionamos una
tabla.
El autofiltro cumple la funcin de agrupar
segn la condicin que se le imponga y
siempre que traspasamos los datos a una
tabla el autofiltro viene por defecto, en este
caso aplicaremos el Autofiltro por el tipo de
Quiosco, seleccionaremos la ciudad de Quilpu
y hacemos clic en Aceptar.

44

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Como resultado veremos lo siguiente:

45

Actividad de aprendizaje

Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.

En la hoja de trabajo ingrese la siguiente informacin:

Columna A: Tipos de Bebidas

Columna B: Nombre de bebidas

Columna C: Precios

Celda A2: Fantasa

Celda A3: Alcohlicas

Celda A4: Fantasa

Celda B2: Coca-Cola

Celda B3: Ron Pampero

Celda B4: Fanta

Celda C2: 1550

Celda C3: 6000

Celda C4: 1450

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.....................

Aplique el formato de Tabla y ordene por Precios.

Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de Ejercicio de tablas.

46

47

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Tercera unidad:
Uso de frmulas

Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Identificar los componentes de las frmulas, el uso del asistente de frmulas y la
aplicacin de las operaciones matemticas bsicas en Excel.
Aplicar los conceptos de Suma, Resta, Multiplicacin, Divisin, Autosuma y
promedio en nuestra hoja de trabajo por medio de frmulas.

1. Uso de frmulas
Ejemplos:
Qu aprender en esta seccin?

=10+4*2 Suma 10 ms 4 y multiplica por 2

Conocer los componentes de las frmulas y

=14-2/4 A 14 se restan 2 y el resultado se divide en

el uso del asistente de funcin de frmulas.

4 =A2+A5 Suma la celda A2 ms la celda A5

Aplicar las frmulas bsicas de Suma,

2:A6 Promedia las celdas desde la A2 hasta la

Resta, Multiplicacin, Divisin, Autosuma y

A6

Promedio en nuestra hoja de trabajo por


Componentes de las Frmulas

medio de frmulas.

Una frmula puede contener componentes


tales como: funciones, referencias, operadores
y constantes.
Introduccin al Uso de Frmulas
Sin embargo, los operadores matemticos ms
Las frmulas son ecuaciones que pueden
realizar

clculos,

devolver

informacin,

manipular informacin de las celdas, entre


otros. Una frmula siempre comienza con el
signo igual (=).

50

utilizados para ejecutar las operaciones bsicas

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

son suma, resta, multiplicacin y divisin,


combinar

nmeros

generar

resultados

matemticos.

Uso

de

Asistente

de

Funcin

de

Frmulas
En las versiones anteriores de Excel exista el
Asistente de Frmulas en esta versin 2010 ha
sido remplazado por el Asistente de Funciones.
El objetivo de ste es escribir frmulas que
ejecutan operaciones bsicas como sumar,
restar, multiplicar y dividir pero adems ahora
cuenta con una Biblioteca de Funciones.

51

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Actividad prctica paso a paso

Uso del asistente de funciones


1.

Ingrese en la ficha Frmulas y confeccione una tabla de dos columnas, una columna de
Empleado y otra de Venta Mensual. Deje en blanco las celdas para los resultados de
Vendedor con mayor ventas y Vendedor con menor ventas.

2.

Seleccione la celda C16 y haga clic en el cono Insertar funcin que est ubicada dentro
de la seccin Biblioteca de frmulas bajo el smbolo

52

3.

Ingrese en el cuadro de dilogo el trmino que englobe el requerimiento en este caso es


MAXIMO y haga clic en Ir. Escoja de la lista recomendada la funcin MAX y presione en el
botn Aceptar.

4.

Luego de presionar el botn Aceptar se abre el recuadro Argumentos de funcin y


seala las celdas marcadas para escoger la venta mxima. Haga clic en Aceptar.

53

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.....................
.....................
.....................
.....................

1.
2.
3.
4.
5.

Revise la Barra de Frmulas para cotejar las celdas que abarca la operacin.

6.

Determine al Vendedor con menor venta, seleccione la celda C17 y haga clic en el cono
Insertar funcin.

54

7.

Ingrese en el cuadro de dilogo el trmino que englobe el requerimiento en este caso es MINIMO
y haga clic en Ir. Escoja de la lista recomendada la funcin MIN y presione en el botn Aceptar.

8.

Al abrir el recuadro Argumentos de funcin por defecto las celdas estn seleccionadas
hasta la C17, debe corregirla por la C16, luego haga clic en Aceptar.

55

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.....................

9.

56

Revise la Barra de Frmulas para cotejar las celdas que abarca la operacin.

Uso de Frmulas Bsicas: operatorias


bsicas, autosuma y promedio
Para utilizar las frmulas bsicas, lo primero
que debemos hacer es ingresar a la ficha
Frmulas

en

la

Cinta

de

Opciones

y escribiremos el nombre de las cuatro


operaciones bsicas y algunos nmeros para
practicar cada operacin.

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.......
Para generar la Suma o Adicin debemos.......
.......
escribir en la ltima celda (vaca) de la columna.......
el smbolo igual (=).

57

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.......

Una vez que ya hemos digitado el smbolo


igual (=) hacemos clic en la primera celda
que sera la C4 y agregamos el signo ms (+),
y a continuacin presionamos la celda C5.

Pulsamos la tecla ENTER para ver el resultado


de las celdas sumadas, si observamos la Barra
de Frmulas usted podr ver las celdas
seleccionadas.

La operacin Resta o Substraccin la iniciamos


digitando en la ltima celda (vaca) de la
columna el smbolo igual (=).

58

Una vez que ya digitado el smbolo igual (=)


hacemos clic en la primera celda que sera
la D3 y agregamos el signo menos (-) y a
continuacin presionamos la celda D4.

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Debemos pulsar la tecla ENTER para ver el ......
resultado de las celdas restadas y en la Barra ......
......
de Frmulas usted podr ver las celdas ......
......
seleccionadas.
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59

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.......

La Multiplicacin la iniciamos escribiendo el


smbolo igual (=) en la ltima celda (vaca)
de la columna.

Luego, pinchamos la primera celda que es la


F3 seguido por el operador de la multiplicacin
que es el asterisco (*) luego hacemos clic en
la celda F4.

Para ver el resultado de las celdas multiplicadas


pulsamos

la

tecla

ENTER,

la Barra de

Frmulas mostrar las celdas seleccionadas.

60

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......

Para la Divisin debemos ingresar el smbolo


igual (=) en la ltima celda de la columna.

Luego, hacemos clic en la celda H3 seguido por la


barra oblicua (/) y seleccionamos la celda H4.

61

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Pulsamos ENTER para ver el resultado de las


celdas divididas y en la Barra de Frmulas
usted podr ver las celdas seleccionadas.

Autosuma
Esta operacin se ubica dentro de la ficha
Frmulas en la seccin Biblioteca de
funciones bajo el smbolo

. Este comando es

para sumar celdas seleccionadas directamente


sin la necesidad del uso del smbolo igual (=)
y del signo suma (+).
Para graficar esta operacin crearemos una
tabla de dos columnas con los datos de venta

Una vez creada la tabla debemos seleccionar

mensual de cuatro vendedores.

la columna Venta Mensual desde la celda C4


hasta la celda C7 y posteriormente hacemos
clic en Autosuma.

62

El resultado de esta operacin es el siguiente:

Al situarnos en el resultado observaremos que


en la Barra de Frmulas usted podr ver las
celdas seleccionadas.

Promedio
Esta operacin la utilizaremos para saber

A continuacin seleccionaremos desde la celda

cual es la tendencia media de un grupo de

C4 hasta la C7 y obtendremos el promedio

nmeros. Retomaremos la tabla que hemos

de venta mensual del grupo de los cuatro

confeccionado y aplicaremos esta frmula. El

vendedores luego, pulsaremos el comando

signo para esta operacin son los dos puntos

Promedio que est en la ficha Frmulas

: y se entender como Hasta.

dentro de Autosuma (observar el recuadro).

63

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....... Una vez pulsado Promedio obtendremos el
....... siguiente resultado:
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64

Si observamos la Barra de Frmulas usted


podr ver las celdas seleccionadas.

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Actividad de evaluacin

Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.

Cree una tabla de cuatro columnas, cada columna tendr un ttulo como se
especifica a continuacin:

Columna A: SUMA

Columna B: RESTA

Columna C: AUTOSUMA

Columna D: PROMEDIO

En la columna A: desde la celda A2 hasta la celda A8 ingrese los nmeros pares 2,


4, 6, 8,10, 12, 14.

En la columna B: desde la celda B2 hasta la celda B8 ingrese los nmeros impares


1, 3, 5, 7, 9, 11, 13.

En la columna C: desde la celda C2 hasta la celda C8 ingrese los nmeros pares 2,


4, 6, 8,10, 12, 14.

En la columna D: desde la celda D2 hasta la celda D8 B8 ingrese los nmeros


impares 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13.

Aplique en la celda A9 la frmula para Sumar.

Aplique en la celda B9 la frmula para Restar.

Aplique en la celda C9 la frmula de Autosuma.

Aplique en la celda D9 la frmula para obtener el Promedio.

Guarde el archivo en Mis documentos bajo el nombre de Ejercicio de Frmulas.

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_Gua de aprendizaje

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ndice
Primera unidad:
Introduccin a los Grficos
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74

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74
75
76

..................................................

>Tipos de grficos

.............................................

Uso de los grficos

.............................

1.

80

>Preparacin de informacin para usar en grficos


>Actividad prctica paso a paso
>Actividad de aprendizaje

68

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.....................
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.....................

Alfabetizacin
Microsoft
Excel
2010
digital
Segunda unidad:
Creacin de grficos
Creacin de grficos

.....................................................

84

.............................................

85

.............................................

91

.............................................

92

...........................................................

1.

93

>Actividad prctica paso a paso


>Otros grficos
>Actividad de aprendizaje
>Actividad de evaluacin

69

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.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................

Tercera unidad:
Uso de Plantillas
98

>Actividad prctica paso a paso

.............................................

>Trabajo con plantillas

96

.....................................................

Tipos de plantillas

.....................................................
......................................................

1.

.....

104

.............................................

105

..................................................

110

>Creacin de una plantilla de informe de gastos desde Plantillas de Ejemplo


>Actividad prctica paso a paso
>Actividad de aprendizaje

70

99

.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................

Alfabetizacin
Microsoft
Excel
2010
digital
Cuarta unidad:
Creacin de una Plantilla de Economa Familiar
Gastos Extraordinarios

.................................................

>Actividad prctica paso a paso

115

..................................................

121

.....................................................

122

>Actividad de aprendizaje
>Presupuesto familiar

114

.............................................

>Actividad prctica paso a paso

128

...................................................

>Actividad de evaluacin

123

.................................................

>Actividad de aprendizaje

.............................................

1.

129

71

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.....................

Primera unidad:
Introduccin a los grficos

.....................
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.....................
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.....................
.....................
.....................

Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Identificar los tipos de grficos disponibles en Microsoft Excel 2010.
Representar a travs de grficos la informacin contenida en la hoja de trabajo.

1. Uso de los grficos

Qu aprender en esta seccin?


Conocer los usos de los grficos y sus
comandos bsicos.
Identificar los tipos de grficos.
Representar la informacin de las tablas
en grficos.

Un grfico es una representacin visual de los


datos contenidos en la hoja de trabajo, estos
facilitan la comprensin de grandes cantidades
de datos y la relacin entre diferentes series
de datos para finalmente someterlos a anlisis.
Tipos de Grficos
En Microsoft Excel existen diversos tipos de
grficos que pueden ayudarnos a mostrar los
datos de forma comprensible y asertiva, los
ms utilizados son:

74

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

Grficos

de

Barra:

estos

grficos

son

apropiados para representar comparaciones


entre elementos individuales.

Grficos de lneas: pueden mostrar datos


continuos en el tiempo, establecidos frente
a una escala comn y, por tanto, son aptos
para indicar tendencias en datos a intervalos
iguales.

Grficos de columnas: este tipo de grfico es


til para mostrar cambios de datos en un perodo
de tiempo o para sealar comparaciones entre
elementos.

Preparacin de informacin para usar


en grficos
Grficos

Circulares:

ser

Los datos deben estar organizados en filas

utilizados para ilustrar slo una serie de datos,

y columnas, con etiquetas a la derecha y

estos datos no deben ser negativos o iguales a

etiquetas de columna sobre los datos.

estos

pueden

cero y no debe tener ms de siete categoras.

75

Actividad prctica paso a paso

Cmo crear un grfico bsico


1.

Seleccione la informacin.

2.

Haga clic en la ficha Insertar.

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3.

Haga clic en el grfico Columna y luego haga clic en el primer subtipo de grfico.

4.

A continuacin ver la informacin graficada.

77

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5.

Haga clic en la fichaDiseo, ingrese a Diseos de grfico y seleccione Diseo 1.

6.

Seleccione Ttulo del grfico y modifquelo por Comparacin de Ventas 2011-2012.

78

7.

El ttulo del grfico ha sido modificado a Comparacin de Venta 2011-2012, guarde el


archivo en Mis documentos como Ejemplo de grfico bsico.

79

Actividad de aprendizaje

1.

Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.

2.

En la hoja de trabajo ingrese la siguiente informacin:

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.....................

a. Celda A3: Guzmn


b. Celda A4: Rodrguez
c. Celda A5: Tapia
d. Columna B2: Agosto 2012
e. Columna C2: Septiembre 2012
f.

Celda B3: 1.500.000

g. Celda B4: 1.350.000


h. Celda B5: 1.480.000
i. Celda C3:2.100.000
j. Celda C4:2.050.000
k. Celda C5:2.250.000
3.

Aplique el Grfico de Columnas a la informacin y seleccione en Diseo de grfico el


Diseo2.

4.

Modifique el ttulo del grfico a Vendedores exitosos Agosto-Septiembre 2012.

5.

Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de Ejercicio de Grficos


N1.

80

81

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Segunda unidad:
Creacin de grficos

Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Crear grficos utilizando informacin de la hoja de trabajo.
Aprender a utilizar el comando Cambiar el tipo de grfico.
Aplicar el comando de Diseo de grfico.

1.

Creacin de grficos

Qu aprender en esta seccin?


Crear grficos utilizando informacin de
la hoja de trabajo.
Aprender a utilizar el comando Cambiar
el tipo de grfico.
Aplicar el comando de Diseo de grfico.

84

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Actividad prctica paso a paso

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a) Creacin de un grfico de barras


1.

Seleccione la informacin de la hoja de trabajo.

2.

Haga clic en la ficha Insertar y luego en la seccin Grficos haga clic en Barra.

85

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.....................

3.

Haga clic en el primer subtipo del grfico de Barra.

4.

Ver a continuacin la informacin graficada. Finalmente guarde el archivo en Mis


documentos con el nombre de Ejemplo grfico de barras.

86

b) Aplicando el comando Cambiar tipo de grfico a un grfico de barra para


modificarlo a un grfico de lnea
1.

Seleccionela fichaDiseo y haga clic en Cambiar tipo de grfico.

2.

En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico seleccione Lnea y haga clic en el botn
Aceptar.

87

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.....................

3.

Ver a continuacin la informacin graficada. Finalmente guarde el archivo en Mis


documentos con el nombre de Ejemplo grfico de lnea.

88

c) Aplicar el Diseo de Grfico a un grfico circular


1.

Haga clic sobre el botn de la barra de desplazamiento de la seccin Diseo de grfico.

2.

Luego seleccione el Diseo 2 de la seccin Diseo de grficos.

89

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.....................

3.

Finalmente guarde el archivo en Mis documentos con el nombre Ejemplo de grfico


circular.

90

Otros Grficos

Grfico de Superficie: se utiliza cuando se


busca combinar dos conjuntos de datos.

Existen en Microsoft Excel 2010 otros tipos de


grficos para diferentes clases de informacin,
ya hemos visto los cuatro ms utilizados, a
continuacin haremos referencia a los restantes:
Grficos de rea: stos se utilizan para
demostrar la dimensin del cambio en el tiempo y
se pueden usar tambin para enfocar la atencin
en el valor total de una tendencia.

Grfico de Cotizaciones: se utiliza para ilustrar


la fluctuacin de los precios de las acciones.

Grficos de Tipo XY (Dispersin): los grficos


de dispersin se utilizan generalmente para
mostrar valores numricos de varias series
de datos; por ejemplo datos estadsticos, de
ingeniera o datos cientficos.
Grficos de Anillos: es parecido al circular pero ste
grfico puede contener ms de una serie de datos.

91

Actividad de aprendizaje

1.

Abra el archivo Ejercicio de Grficos N1.

2.

En la hoja de trabajo agregue la siguiente informacin:

Celda A6: Espndola

Celda B6: 0

Celda C6:1.800.000

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3.

Seleccione la informacin, modifique de Grfico de Columnas a Grfico de Lnea.

4.

Modifique el ttulo del grfico a Tres vendedores exitosos Agosto-Septiembre 2012.

5.

Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de Ejercicio de Grficos N2.

92

Actividad de evaluacin
1.

Digite en una hoja de trabajo la siguiente informacin:

2.

Aplique el tipo de grfico que represente correctamente la informacin segn lo


aprendido en el Mdulo 2.

3.

Seleccione en Diseo de grfico el Diseo 1.

4.

Modifique el ttulo de Ventas de 6 meses 2012 a Ventas 1 Semestre 2012.

5.

Elimine dentro del grfico el ttulo de la serie Venta de 6 meses 2012.

6.

Guarde el archivo en Mis documentos con el nombre Actividad de Evaluacin


Mdulo 2.

93

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Tercera unidad:
Uso de plantillas

Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Conocer los usos de las plantillas y sus comandos bsicos.
Identificar los tipos de plantillas existentes en Microsoft Excel 2010.
Crear una plantilla de balances.

1. Tipos de plantillas
Existen dos tipos de plantillas:
Qu aprender en esta seccin?
Conocer la clasificacin de las plantillas

Plantillas para uso profesional.

segn su uso.

Plantilla para uso personal o domstico.

Crear

una

plantilla

partir

de

un

documento existente.

Dentro del grupo de las profesionales se

Crear un plantilla a partir de otra que

encuentran por ejemplo:

est contenida en el programa de Excel


2010.

Las plantillas son una manera ptima de ahorrar


tiempo y crear documentos de Microsoft Excel
2010, son muy valiosas para los tipos de
documentos

que

usamos

frecuentemente

puesto que son archivos bsicos con formatos,


presentaciones y diseos predefinidos, parecido
a lo que conocemos como un formulario, y
apartir de estas plantillas se pueden crear
documentos nuevos.

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Agendas

Diseo de fondo

Hojas de horas

Informes de gastos

Inventarios

Planes

Programaciones

Recibos

Calendarios

Facturas

Informes

Instrucciones

Listas

Presupuestos

Programadores

Planeacin de actividades

Dentro del grupo de las personales o de uso


domstico estn por ejemplo:

Agendas

Cartas

Presupuesto personal

Libretas de direcciones

Lista de compras

rbol genealgico

Gastos de viaje

Calculadoras

Calendarios

Presupuesto domstico

Diarios

Libreta de calificaciones

Amortizacin de prstamos

Registro de medicamentos

Registro de kilometraje

Tarjeta de felicitaciones

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Trabajo con Plantillas


Para trabajar con plantillas debemos ingresar
en la ficha Archivo, luego presionar en la
opcin

Nuevo

aqu

encontraremos

dos

secciones:

Plantillas disponibles: alojadas en el disco


duro.

Plantillas de Office.com: las existentes en


el sitio de Microsoft Excel 2010.

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Actividad prctica paso a paso

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Creando una plantilla nueva a partir de un documento existente


1.

Ingrese a la ficha Archivo, presione Nuevo. Luego, haga clic en Nuevo a partir de
existente.

2.

Para esta actividad utilizaremos un archivo de ejemplo. Seleccione un archivo y presione


Crear nuevo.

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3.

Reemplace en la celda que corresponda:

La palabra Enero por Mes.

La informacin de las ventas desde la celda C3 hasta la C16 con el valor cero.

4.

Su hoja de trabajo quedar as:

100

5.

Guarde este archivo como una plantilla. Abra la ficha Archivo, presione Guardar como,
cambie el nombre del archivo por Sucursal Via Venta, luego en Guardar como tipo
seleccione Plantilla Excel y haga clic en Guardar.

6.

Para usar la plantilla creada ingrese a la ficha Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en
Mis plantillas.

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7.

Cree un nuevo archivo basndose en la plantilla Sucursal Via Venta, seleccinela y haga
clic en Aceptar.

8.

Modifique el encabezado de la columna Mes por Septiembre, digite cantidades de venta


desde la celda C3 hasta la C16.

Las celdas C17 y C18 no deben ser modificadas recuerde que existen frmulas y no debe
borrarlas.

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9.

Ingrese a la ficha Archivo y presione Guardar como, nombre el archivo como


Sucursal Via Venta Septiembre 2012, almacnelo en Mis documentos y haga clic
en Guardar.

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Creacin de una Plantilla de Informe
.......
de Gastos desde Plantillas de Ejemplo
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....... Para crear nuestra plantilla de Informe de
....... Gastos seleccionaremos una plantilla dentro la
.......
....... opcin Plantillas de Ejemplo.
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Actividad prctica paso a paso

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Crear una plantilla nueva a partir de otra plantilla existente en Plantillas de Ejemplo
1.

Ingrese a la ficha Archivo, presione Nuevo. Luego, haga clic en Plantillas de


Ejemplo.

2.

Seleccione la plantilla Informe de Gastos y haga clic en Crear.

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3.

Modifique los campos enmarcados puesto que stos corresponden al uso europeo.

4.

Reemplace en las celdas que corresponda por la siguiente informacin:

Nombre de compaa por un nombre de eleccin personal.

Nmero de Albarn por Mes.

Nmero de seguridad social por Seccin.

Id. de empleado por Rut de empleado.

106

5.

Seleccione las celdas correspondientes a valores de dinero, presione el botn derecho del
mouse y haga clic en Formato de celdas.

6.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione:

Categora: Moneda

Posiciones de decimales: 0

Smbolo: $Espaol (Chile)

Luego, haga clic en Aceptar.

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7.

Seleccione las celdas correspondientes a los totales, presione el botn derecho del mouse y
haga clic en Formato de celdas.

8.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione:

Categora: Moneda

Posiciones de decimales: 0

Smbolo: $Espaol (Chile)

Luego, haga clic en Aceptar.

108

9.

Debe visualizar la plantilla de este modo:

10. Abra la ficha Archivo, presione Guardar como, cambie el nombre del archivo por
Informe de gastos de negocio, luego en Guardar como tipo seleccione Plantilla
Excel y haga clic en Guardar.

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Actividad de aprendizaje

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Descargue desde Plantillas Office.com la plantilla Recibos.

Modifique desde el encabezado de la plantilla [nombre de la organizacin] y [nmero de


telfono].

Haga clic en la ficha Archivo, presione en Guardar como y cambie el nombre del archivo por
Recibo de donacin y gurdelo como tipo Plantilla Excel, finalmente haga clic en Guardar.

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Cuarta unidad:
Creacin de una plantilla de economa
familiar

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Qu habr aprendido al final de esta unidad?:


Identificar dos tipos de plantillas existentes en Microsoft Excel 2010 para
aplicaciones domsticas.
Crear dos plantillas para controlar la economa familiar.

1. Gastos Extraordinarios

Qu aprender en esta seccin?


Crear

una

plantilla

de

gastos

extraordinarios en base a otra plantilla


desde Plantillas Office.com.
Modificar los campos de texto y nmero
de la plantilla.

Este tipo de plantilla es til para comprender


y calcular nuestros ingresos y gastos extras
ya sean mensuales o anuales.

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Actividad prctica paso a paso

Crear una plantilla de gastos extraordinarios a partir de otra plantilla existente en


Plantillas Office.com
1.

Pulse la ficha Archivo, presione Nuevo. Luego, haga clic en Plantillas Office.com e
ingrese en la carpeta Ms categoras.

2.

Ingrese

en

la

subcarpeta

Recursos

humanos,

seleccione

la

plantilla

Gastos

extraordinarios y haga clic en Descargar.

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3.

Seleccione la columna Fecha, haga clic en el botn derecho del mouse y presione Formato
de celdas.

4.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione:

Categora: Fecha

Tipo: 14/03/2007

Luego, haga clic en el botn Aceptar.

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5.

Seleccione la columna Coste, haga clic en el botn derecho del mouse y presione Formato
de celdas.

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6.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione:

Categora: Moneda

Posiciones de decimales: 0

Smbolo: $Espaol (Chile)

7.

Luego, haga clic en el botn Aceptar.

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8.

Seleccione las columnas Fecha y Coste y elimine la informacin de las celdas presionando
la tecla Supr.

9.

Elimine la fila Derramas comunidad.

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10. Abra la ficha Archivo, presione Guardar como, cambie el nombre del archivo por
Plantillas de gastos extraordinarios personales, luego en Guardar como tipo
seleccione Plantilla Excel y haga clic en Guardar.

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Actividad de aprendizaje

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Descargue desde Plantillas Office.com la plantilla Gastos extraordinarios.

Modifique la columna Coste, seleccione nuestra moneda nacional y aplquela a la columna.

Elimine la categora de Espectculos.

Complete la hoja de trabajo con datos propios.

Haga clic en la ficha Archivo, presione en Guardar como y cambie el nombre del archivo
por Gastos extraordinarios Octubre 2012 y gurdelo como tipo Plantilla Excel,
finalmente haga clic en Guardar.

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Presupuesto Familiar

Permite controlar los gastos y evitar el derroche


de recursos.

En este tipo de plantillas se detallan los ingresos


y egresos familiares, es un documento muy til

Al

puesto que slo vamos renovando los datos

situacin financiera nos permite ahorrar y

mes a mes y la plantilla realiza los clculos

hacer planes a futuro.

saber

detalladamente

cul

es

nuestra

financieros.
Al contar con un presupuesto nos permite
Los presupuestos familiares nos sirven

saber de dnde podemos obtener dinero para

para:

gastos inesperados.

Llevar las cuentas al da y saber en qu se


gasta el dinero.

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Actividad prctica paso a paso

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Crear una plantilla de presupuesto familiar mensual a partir de otra plantilla existente
en Plantillas Office.com
1.

Pulse la ficha Archivo, presione Nuevo. Luego, haga clic en Plantillas Office.com e
ingrese en la categora Presupuestos.

2.

Dentro de la categora Presupuestos haga clic en la subcarpeta Presupuestos domsticos.

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3.

Seleccione la plantilla Presupuesto familiar mensual y haga clic en Descargar.

4.

Una vez realizada la descarga, seleccione la columna B, mantenga presionada la tecla Ctrl y
seleccione las columnas C y D, presione el botn derecho del mouse y escoja Formato de
celdas.

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5.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione:

Categora: Moneda

Posiciones de decimales: 0

Smbolo: $Espaol (Chile)

Luego, haga clic en el botn Aceptar.

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6.

Ver que los valores pasan de euros a pesos, a continuacin seleccione las celdas que
contengan nmeros correspondientes a las columnas Costo previsto, Costo real,
Diferencia, Ingresos mensuales previstos e Ingresos mensuales reales y
elimine sus contenidos presionando en el botn Supr.

126

7.

Abra la ficha Archivo, presione Guardar como, cambie el nombre del archivo a Plantilla
de Presupuesto familiar mensual 2012, luego en Guardar como tipo seleccione
Plantilla Excel y haga clic en Guardar.

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Actividad de aprendizaje

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Ingrese a la seccin de Plantillas Office.com y luego a la categora Inventarios.

Seleccione la plantilla Inventario del contenido de la vivienda y haga clic en Descargar.

Ingrese los datos de sus bienes actuales en la plantilla.

Seleccione la celda B11, haga clic en el botn derecho del mouse y escoja Formato de
Celdas, cambie el tipo de moneda de euros a pesos chilenos.

Haga clic en la ficha Archivo, presione en Guardar como y cambie el nombre del archivo
por Plantilla de inventario de vivienda y gurdelo como tipo Plantilla Excel, finalmente
haga clic en Guardar.

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Actividad de evaluacin
1.

Haga clic en la ficha Archivo y luego en Nuevo.

2.

Seleccione de la categora Hojas de hora la plantilla Tarjeta de tiempo para empleados y


descrguela.

3.

Complete con sus datos personales y nmero de horas.

4.

Haga clic en la ficha Archivo, presione en Guardar como y cambie el nombre del archivo
por Plantilla de Control de tiempo de trabajo y gurdelo como tipo Plantilla Excel,
finalmente haga clic en Guardar.

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2010

Microsoft Excel

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