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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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RESPONSABILIDADES

GESTIN HUMANA

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RESPONSABILIDADES
TABLA DE CONTENIDO

1. GERENCIALES
1.1. Gerente General
1.2. Gerente de Planta
1.3. Gerente Comercial
1.4. Gerente Financiero
1.5. Gerente de Recursos Humanos
2. SUBGERENTES
2.1 Subgerente Administrativo y de Tesorera
3. DIRECTIVOS
3.1. Director de Planeacin y Proyectos Especiales
3.2. Director de Sistemas y Comunicaciones TIC s
3.3. Director de Mercadeo
3.4. Director Jurdico
3.5. Director de HSE
3.6. Director Contable
3.7. Director de Ingeniera
3.8. Representante de la Direccin
4. AUDITOR
4.1 Asistente de Auditoria
5. COORDINADORES
5.1. Coordinador de Recursos Humanos
5.2. Coordinador de Calidad
6. EJECUTIVOS DE CUENTA
7. INGENIERO DE PROYECTOS
8. ANALISTAS
8.1. Analista Tributario
8.2. Analista de Cartera
9. ASISTENTES
9.1. Asistente Comercial
9.2. Asistente Jurdico
9.3. Asistente Contable
10. AUXILIARES
10.1.
Auxiliar Contable
10.2.
Auxiliar de Recursos Humanos
10.3.
Auxiliar de Tesorera
10.4.
Auxiliar de Cartera
10.5.
Auxiliar de Servicio al Cliente
10.6.
Auxiliar de Servicios Generales
10.7.
Auxiliar Operativo
11. RECEPCIONISTA
12. CONDUCTOR
13. MENSAJERO

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1. GERENCIALES
1.1 GERENTE GENERAL
DESCRIPCIN
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente General
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Gerente Comercial, Gerente Financiero,
Gerente de Recursos Humanos, Gerente de
Planta, Comit de Calidad, Auditor.
REPORTA A:
Junta Directiva.

ROL DEL CARGO


Ejecutar, planear, coordinar y controlar las estrategias o actividades bajo el lineamiento de la
Junta Directiva, con el fin de velar por el correcto funcionamiento de la empresa y generar
los recursos necesarios para que esta logre sus objetivos.
Dirigir las estrategias organizacionales para llevar la empresa hacia el logro de su visin y el
cumplimiento de su misin.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Aprobacin de Inversiones
Control de Resultados
Planeacin estratgica
Evaluacin de desempeo
Polticas y procesos relacionados con el
Anlisis y aprobacin de negocios
Recurso Humano
Logstica de distribucin
Relaciones externas de la Compaa
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin de Seguimiento y Evaluacin
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Humana
Gestin Operativa

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al logro
Calidad de trabajo
Adaptabilidad al cambio

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

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Integridad
Trabajo en Equipo
FUNCIONES DEL CARGO
ESTRATEGICAS
Aprobar la formulacin de la estrategia corporativa, liderar los procesos de ejecucin de
los mismos
Liderar los procesos de evaluacin de la situacin competitiva de la empresa, del sector
y la formulacin de las estrategias del negocio a todo nivel, comercial, productivo,
financiero y administrativo.
Liderar y verificar el proceso de evaluacin de diagnsticos estratgicos para identificar
las estrategias y los proyectos a trabajar y ejecutar con miras a aprovechar las
oportunidades del mercado en condicin de ptima productividad
Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos y dems objetivos a todo nivel,
considerando la participacin en el mercado y el posicionamiento de la empresa, la
ptima utilizacin de los recursos disponibles para la produccin, la rentabilidad del
negocio y el desarrollo de los trabajadores.
A travs de las Gerencias, verificar el desempeo general de la empresa, adoptar las
medidas que sean necesarias para orientar el desarrollo de las operaciones de acuerdo
con las condiciones del mercado y los objetivos propuestos y lo dispuesto por la Junta
Directiva.
Continuamente debe estar en bsqueda de elementos, alianzas y asesoras con
entidades pblicas y privadas que le permitan la adquisicin de recursos para satisfacer
las expectativas de los asociados.
Establece las polticas para la ejecucin de los diferentes trabajos
Realiza un seguimiento que garantice el cumplimiento de todos los objetivos.
Delegar lmites de autorizacin para Gerentes y Directores
Comparacin frente a las metas establecidas
Verificar que todas las actividades del proceso estn encaminadas a cumplir con las
metas establecidas
FINANCIERAS
Aprobar los proyectos de inversin tanto en la operacin como las inversiones de capital
y dirigir la ejecucin de los mismos
Control de costos y gastos sujetos al presupuesto.
LEGALES
Representar legalmente a la empresa de acuerdo con lo prescrito por los estamentos y
las disposiciones legales.
Aprobar y suscribir en calidad de representante legal, de acuerdo con el nivel de
atribuciones definido estatutariamente, los contratos celebrados con terceros y
trabajadores.
Representar legalmente la empresa ante las autoridades de control y vigilancia local,
departamental y nacional de todo orden, igualmente representarla jurdicamente y
extrajudicialmente.
Responsabilizarse de enviar oportunamente a la autoridad competente los informes que

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esta solicite.
COMERCIALES
Representar a la empresa ante los clientes, los proveedores y las agremiaciones
Negociar directamente o a travs de sus subordinados los contratos con los clientes,
gestionando las licencias y permisos de operacin.
Participar en la definicin de las polticas de crditos y precios.
JUNTA DIRECTIVA
Evaluar los proyectos comerciales, operativos, financieros y administrativos aprobados
dentro del marco de sus atribuciones o presentarlos para su aprobacin a la Junta
Directiva.
Identificar las oportunidades de desarrollo de negocios, estructurar los correspondientes
proyectos, evaluarlos y ponerlos en consideracin de la Junta Directiva.
Rendir los informes a la Junta Directiva y la asamblea general de accionistas sobre el
desempeo de la empresa a todo nivel.
Preparar y presentar para su aprobacin a la Junta Directiva y la Asamblea General,
planes y proyectos de desarrollo debidamente sustentados.
Rendir los informes que solicite la Junta Directiva y la Asamblea General
Presentar el proyecto de distribucin de excedentes correspondientes a cada ejercicio,
para la aprobacin de la Junta Directiva y Asamblea General
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento de calidad y de auditoria interna


Evaluar el desempeo de los gerentes y las dems personas directas a su cargo,
estructurar y conducir los planes de mejoramiento y fortalecimiento.
Controlar que las diferentes reas cumplan con la calidad en el servicio prestado.
Establecer la Poltica de Calidad acorde con las necesidades del cliente y exigencias del
mercado.
Definir los objetivos de calidad
Definir el Representante de la Direccin y establecer sus funciones.
Establecer responsabilidades y autoridades (Estructura Organizacional)
Establece las polticas para garantizar un mejoramiento continuo
Aprobacin los documentos requeridos por el SGC.

OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

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EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

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PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Ingeniera, administracin o carreras afines
Conocimientos en manejo de personal e hidrocarburos.
Diez (10) aos desempeando cargos directivos en el sector de
hidrocarburos.

APROBACIONES
Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea
Celebrar y autorizar contratos iguales u superiores a 1.225 SMMLV
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Negocios y proyectos de inversin
Ingreso y retiro de personal
Modificar la escala salarial de la empresa.

1.2 GERENTE DE PLANTA


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente de Planta
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Director de HSE, Asistente Administrativo,
Auxiliares Operativos, Auxiliar de
Mantenimiento, Auxiliar de Servicios
Generales.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General

ROL DEL CARGO


Administracin de los recursos operacionales, para manejar productos en condiciones
optimas en calidad, cantidad, oportunidad y seguridad

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Despacho de combustible
Recepcin de producto
Relaciones con ECOPETROL y
Almacenamiento
competencia
Seguridad
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Comercial
Gestin Operativa
Gestin Administrativa y Financiera

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COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Supervisar a los empleados del terminal en las actividades de recibo, almacenamiento y
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despacho de productos.
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Implantar los sistemas de la empresa,
incluyendo: Administracin, Controles, Calidad de
productos y supervisar que se cumplan los objetivos.
Supervisar el desarrollo y cumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo
Supervisar el desarrollo y cumplimiento de los programas de calibracin de medidores.
Asegurar que la planta cumpla con las regulaciones, cdigos y permisos aplicables.
Administrar las interfaces con otros procesos de la empresa, como servicio al cliente,
ventas
Supervisar los procedimientos de cierre mensual de inventarios, para asegurar la
exactitud del inventario.
Verificar que las variaciones de combustible y aditivos en transito y planta estn dentro
de los permisibles.
Analizar las desviaciones y tomar acciones de mejoramiento.
Administrar los presupuestos de capital operativo
Hacer endoso de las ordenes para pago de contratistas y proveedores de acuerdo al
nivel de aprobacin
Asegurar que se cumpla con el programa de entrenamiento de los empleados de la
planta, de acuerdo con el plan de mejoramiento de competencias.
Responder por la adquisicin de insumos y/o servicios de acuerdo al nivel de aprobacin.
Controlar el presupuesto de manera que el costo unitario por galn manejado en la
planta no exceda el valor aprobado.
Responsable del despacho seguro, oportuno, dentro de las especificaciones de calidad y
cantidad de los combustibles al cliente final.
Mantener comunicacin permanente con ECOPETROL con el fin de anticipar acciones
en la programacin de recibos de combustible as como verificar que el combustible esta
siendo despachado dentro de especificaciones de calidad y de cantidad de acuerdo con
los volmenes facturados.
Identificar oportunidades de mejoramiento y planificar el presupuesto y tiempo para su
ejecucin.
Supervisar y controlar la calidad de los productos de acuerdo al sistema de Calidad
Hacer presencia o delegar un representante a las instalaciones de ECOPETROL con el
fin de verificar las calibraciones de los equipos de medicin.
Realizar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de la inspeccin de
plantas y evaluacin de riesgos
Tomar todas las precauciones posibles de control, seguridad y proteccin para evitar que
ocurran anomalas dentro de la instalacin.
Responsable de la custodia de equipos de cmputo, sistemas y aplicaciones.
Elaborar el presupuesto anual de capital y de gastos operacionales
Coordinar las vacaciones del personal de planta, sobre la base del programa anual
Elaborar el programa anual de entrenamiento de personal de planta.
Realizar las evaluaciones de desempeo de los empleados de la planta
Revisar y actualizar los procedimientos operacionales y de emergencia
Revisar y actualizar las descripciones de cargo de los empleados de la planta
Asegurar que anualmente se lleve a cabo una verificacin independiente del inventario
Realizar una inspeccin anual de la planta, desarrollando un plan de seguimiento a los
hallazgos y asegurar que el plan se cumpla
Coordinar y supervisar los simulacros de emergencia en la planta
Participar en las actividades relacionadas con seguridad, salud y ambiente que
desarrollen las agencias locales.
Coordinar y supervisar la ejecucin de proyectos
Planear actividades anuales de mantenimiento, reportes, inspecciones, simulacros y

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APROBACIONES
Negocios y proyectos operativos
Compras hasta 46 SMMLV
Ingreso y retiro de personal a su cargo
1.3 GERENTE COMERCIAL
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente Comercial
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Director de Mercadeo, Director Jurdico,
Director de Ingeniera, Coordinador de Servicio
al Cliente, Ejecutivos de Cuenta, Asistente
Comercial.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General

ROL DEL CARGO


Planear, programar, controlar y auditar la Gestin Comercial para que la empresa obtenga
los resultados determinados en su plan estratgico. Dirigir el equipo comercial y de
mercadeo, respondiendo por sus resultados.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Ventas
Desarrollo de los Recurso Humanos
Cartera
Posicionamiento de Marca
Participacin en el mercado
Rentabilidad
Relacin con los clientes
Clima organizacional

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Jurdica
Gestin Operativa
Gestin Administrativa y Financiera
Control de Gestin
COMPETENCIAS
CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico

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Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

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Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Liderar la elaboracin del plan estratgico comercial y de mercadeo.
Orientar la gestin del equipo de ventas, jurdico, mercadeo e ingeniera.
Dirigir la actualizacin permanente del sistema de informacin de mercadeo.
Decidir sobre la vinculacin y desvinculacin del personal a su cargo.
Evaluar el desempeo de sus colaboradores.
Administrar la fuerza de ventas para dar servicio a los clientes
Establecer las estrategias para lograr que se generen ventas de modo que se cubran las
necesidades de la empresa y el cliente.
Administrar los recursos para controlar la generacin de ventas con el fin de cumplir con
los objetivos establecidos por la Gerencia General.
Evaluar los antecedentes de la empresa, con el fin de establecer estrategias comerciales
y de mercadeo
Investigar, presentar y recomendar acciones de nuevos negocios econmicos ptimos y
que se adecuen al capital a invertir
Participar en la implementacin de nuevos negocios.
Controlar el adecuado manejo de activos propios y en custodia de terceros.
Atender y manejar las relaciones gremiales.
Evaluar y mejorar las competencias de su grupo de trabajo
Autorizar despachos acorde a las polticas de negociacin de la empresa
Posicionar la marca en el mercado
Tener un excelente clima organizacional en su proceso
Presentar y sustentar los negocios ante el comit de negocios
Administrar los contratos comerciales vigentes
Elaborar y controlar el presupuesto de gastos

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

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Participar en la planificacin de calidad.


Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Ingeniera Industrial, administracin o carreras afines
Especializacin en tcnicas Comerciales y de Mercadeo
Cinco (5) aos desempeando cargos de responsabilidad gerencial.

APROBACIONES
Negocios y Proyectos Comerciales
Compras hasta 46 SMMLV
Ingreso y retiro de personal a su cargo

1.4 GERENTE FINANCIERO


DESCRIPCION

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NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:

JEFE INMEDIATO:
CARGO:

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Gerente Financiero
____________________________________
Subgerente Administrativo y de Tesorera,
Director de Sistemas y Comunicaciones,
Director de Contabilidad, Director de
Planeacin y Proyectos Especiales
____________________________________
Gerente General

ROL DEL CARGO


Ejecutar, planear, coordinar y controlar las estrategias o actividades bajo el lineamiento de la
Junta Directiva, con el fin de velar por el correcto funcionamiento de la empresa y generar
los recursos necesarios para que sta logre sus objetivos.
Dirigir las estrategias organizacionales para llevar a la empresa hacia el logro de su visin y
el cumplimiento de su misin.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Planeacin Financiera a corto y

Mantener el equilibrio financiero de la


mediano plazo
compaa
Relaciones con el sector financiero y

Administracin y control de la
consecucin de recursos financieros
utilizacin de los recursos financieros
Cumplimiento de las disposiciones y

Veracidad y oportunidad de la
normatividad gubernamental
informacin financiera
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Jurdica
Control de Gestin
Gestin Comercial
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Operativa
Gestin
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

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FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Velar por el correcto manejo de los recursos econmicos de la empresa, mediante el
diseo de estrategias y mecanismos de control.
Obtencin de los recursos de liquidez para el desarrollo de las operaciones.
Proveer a los procesos comerciales y productivos de todos los recursos necesarios para
su operacin, incluyendo los de inversin en infraestructura y tecnologa.
Apoyar al Gerente General en el diseo de las estrategias corporativas para el desarrollo
financiero y monitorear la ejecucin del plan de inversiones.
Responder por el desarrollo de los mecanismos que le permitan a la empresa disponer
de medios y herramientas informticas idneas para atender las necesidades de
tecnologa.
Supervisar la idoneidad de los controles administrativos que le permitan a la empresa
cumplir con las obligaciones tributarias y requerimientos legales establecidos por los
diferentes entes de control para el desarrollo de sus actividades.
Definir en coordinacin con la Gerencia General y el Comit Directivo y en lnea con la
planeacin estratgica, la estrategia financiera para la toma de decisiones relacionadas
con las inversiones, las polticas de financiacin y estructura de capital y de valorizacin
de la empresa.
Controlar el proceso contable para la obtencin de la informacin financiera de la
empresa, para el reporte de la Gerencia General, Junta Directiva, entidades que ejercen
vigilancia, y control y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Proporcionar asesora financiera a las dems reas.
Formular, recomendar y ejecutar las polticas y procedimientos de una administracin
eficiente, del flujo de caja, poltica de dividendos, impuestos y sistemas con un
procesamiento adecuado de la informacin.
Programar auditorias peridicas, continuas y externas, con la colaboracin del auditor de
la empresa.
Establecer relaciones con el sector financiero para el desarrollo de actividades de la
empresa.
Supervisar la elaboracin y control del presupuesto de gastos.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos

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los niveles de la empresa.


Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la misin
del cargo

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial,
Economa o Contadura Pblica. Estudios de especializacin en
Finanzas o administracin de negocios.
Conocimientos en seguros, gestin de recursos humanos, modelacin
Financiera, legislacin empresarial, direccin estratgica de negocios.
Cinco (5) aos desempeando cargos de direccin financiera y
Administrativa con logros comprobados en generacin de
rentabilidad.

APROBACIONES
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Planeacin contable, financiera y tributaria
Rgimen financiero, de seguros, laboral y tributario
Gestin de Recursos Humanos.
Logstica y administracin de los recursos para el buen funcionamiento de la empresa.
Sistemas de informacin y tecnologa informtica
Ingreso y retiro de personal.

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1.5 GERENTE DE RECURSOS HUMANOS


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente de Recursos Humanos
TITULAR DEL CARGO:
__________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Coordinador de Recursos Humanos
JEFE INMEDIATO:
__________________________________
CARGO:
Gerente General
ROL DEL CARGO
Desarrollar e Implementar las estrategias y herramientas que le permitan a la organizacin
conseguir desarrollar y mantener el mejor talento humano para el logro de su Visin, Misin
y Objetivos estratgicos. Posicionar la gestin de Talento Humano como una variable
estratgica.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Gestin estratgica del talento humano.
Evaluacin de desempeo
Desarrollo de competencias.
Clima organizacional
Desarrollo de Potencial y proyeccin
Organizacional
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Humana
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Jurdica
Gestin Operativa
Gestin Comercial
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Gestin del cambio

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO

GENERALES
Liderar las metodologas participativas para la planeacin estratgica y el alineamiento
organizacional.
Supervisar los procesos de RRHH de seleccin , contratacin, capacitacin,
administracin de personal , bienestar social y compensacin

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Desarrollar estrategias para lograr un clima organizacional adecuado.


Mantener a la organizacin en una posicin competitiva en gestin de RR.HH en el
benchmarking del sector..
Desarrollar habilidades de liderazgo y dar soporte a los jefes de la organizacin para su
gestin de direccin.
Supervisar la aplicacin de los programas de HSE.
Desarrollar el trabajo en equipo en la organizacin
Adelantar acciones para que los principios y valores definidos en la cultura
organizacional sean el criterio de actuacin del personal en todos los niveles.
Facilitar la comunicacin entre reas para lograr acuerdos y establecer compromisos
Para lograr una mayor funcionalidad
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Psicologa, Ingeniera Industrial, administracin o carreras
afines
Liderazgo de procesos de gestin de talento humano y cambio
organizacional. Especializacin en reas de RRHH.
Cinco (5) aos desempeando cargos de direccin de RRHH. 5 aos
dentro del rea en la compaa.
APROBACIONES

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Manejo de presupuesto del rea de RRHH.


Gestion de Recursos Humanos.
Ingreso y retiro de personal.
______________________

2. SUBGERENCIAS
2.1 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y DE TESORERIA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Subgerente Administrativo y Tesorera,
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Analista y Auxiliar de Cartera, Auxiliar de
Tesorera, Auxiliar de Servicios Generales,
Recepcionista, Mensajero.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Financiero

ROL DEL CARGO


Brindar un manejo adecuado de los recursos monetarios, dar apoyo en la consecucin de
recursos a travs de apalancamiento con bancos y otras entidades financieras, Elabora, el
flujo de caja, coordina las compras y el control de los gastos administrativos, los pagos a
contratistas y proveedores, mantenimiento y conservacin de los recursos fsicos de la
compaa, control de la administracin de cartera.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD

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RESPONSABILIDADES

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Proveedores
Control del gasto
Compras
Cartera

Relaciones bancarias
Recursos fsicos
Pagos

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Estratgica
Gestin Humana
Gestin de Calidad
Gestin Jurdica
Gestin Comercial
Recepcin de Pedidos
Gestin Administrativa y Financiera
Despachos
Gestin de Infraestructura

CORPORATIVAS
Orientacin al Cliente
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo

PROCEDIMIENTOS EN LOS QUE PARTICIPA


Incorporacin de Clientes
Control de Resultados Financieros
Autorizacin de Despachos
Procedimiento de compras
Aprobacin de Inversiones
Nomina
Asignacin y Control de activos fijos
Reglamento de caja menor
Control de Cartera
Anlisis crediticios
Poltica de Gastos

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico.
Relaciones Publicas
Orientacin a los resultados
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Velar por el correcto manejo de los recursos econmicos de la empresa depositados en
cuentas bancarias y fondos de valores, mediante el diseo de estrategias y mecanismos
de control.
Apoyar la Obtencin de los recursos de liquidez para el desarrollo de las operaciones.
Proveer a los procesos comerciales y productivos de todos los recursos fsicos

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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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necesarios para su operacin.


Liderar los procesos relacionados con el manejo de tesorera y cartera para la
optimizacin de los recursos de efectivo y proveer los indicadores de gestin que
permitan evaluar las decisiones sobre administracin de cartera,
Liderar los procesos de compras con el fin de lograr el abastecimiento de los
requerimientos para produccin y el desarrollo de los dems procesos,
Administrar los servicios generales Aprobar de acuerdo a los niveles de atribucin las
compras, los gastos administrativos de mantenimiento y de servicios generales.
Evaluar la situacin de riesgo que afecte los bienes, derechos de la empresa,
estableciendo las medidas de cubrimiento y amparo, contratando los seguros requeridos,
y vigilar la vigencia de los mismos.
Mantener las relaciones con el sector financiero.
Programar y pagar a los proveedores de bienes , servicios e inventarios de la compaa
segn disponibilidad y poltica de pagos
Asegurar el abastecimiento de los inventarios requeridos con base en las proyecciones
de ventas y disponibilidad de recursos

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la misin
del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION: Profesional en administracin de empresas, ingeniera industrial, economa o

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 20 de 94

Contadura Pblica. Estudios de especializacin en finanzas o administracin


de negocios.
FORMACION: Conocimientos en seguros, Gestin de Recursos Humanos, modelacin
financiera, legislacin empresarial, direccin estratgica de negocios.
EXPERIENCIA: Cinco (5) aos desempeando cargos de direccin financiera y
administrativa con logros comprobados en generacin de rentabilidad.

APROBACIONES
Finanzas corporativas y de administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Planeacin contable, financiera y tributaria.
Rgimen financiero, de seguros, laboral y tributario.
Gestin de Recursos Humanos.
Logstica y administracin de los recursos para el buen funcionamiento de la empresa.
Sistemas de informacin y tecnologa informtica.
Ingreso y retiro de personal.

3. DIRECTIVOS
3.1 DIRECTOR DE PLANEACIN Y PROYECTOS ESPECIALES
1. DESCRIPCION

NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
JEFE INMEDIATO:
CARGO:

Director de Planeacin y Proyectos Especiales


____________________________________
No aplica
____________________________________
Gerente Financiero

ROL DEL CARGO


Apoyar a la Gerencia financiera en la planeacin financiera de la compaa a corto,
mediano y largo plazo y realizar el seguimiento a los planes y objetivos de las reas
relacionados con la dimensin financiera y el seguimiento del BSC. Evaluar la factibilidad de
las decisiones de inversin y de nuevos negocios y apoyar la consecucin de recursos
adecuados para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa.
Servir de canal para traer a la organizacin la informacin del entorno econmico, del sector
del negocio de la empresa, tendencias cambios, proyecciones, normas, cambios
tecnolgicos a nivel nacional y global que afecten la proyeccin o estrategias de los

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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negocios de Biocombustibles S.A.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Planeacin y Seguimiento Financiero
Presupuesto de operacin e inversiones
Anlisis de nuevos negocios
Control presupuestal
Proyeccin financiera del negocio
Seguimiento BSC
Diseo de herramientas de anlisis
Informacin y anlisis del entorno para la
Gerencia y dems reas

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Estratgica
Gestin Jurdica
Gestin de Calidad
Control de Calidad
Gestin Comercial
Gestin Administrativa y Financiera
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Orientacin al Cliente
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico.
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


ORGANIZACIN
Generar e implementa modelos financieros para apoyar la gestin comercial en anlisis
de negocios e inversiones
Coordinar y preparar las proyecciones financieras
Orientar la elaboracin presupuestal de las reas y hacer el seguimiento.
Establecer la viabilidad de los negocios en coordinacin con el rea Comercial .y
someter a aprobacin los que se salgan de parmetros
Realizar estudios de factibilidad sobre la estructuracin y creacin de nuevas
inversiones
Investigar sobre los aspectos que se generan en el entorno social, poltico , econmico,
local o globalmente y que puedan afectar el desempeo de la compaa y presentar
informes a la direccin
Hacer el seguimiento al BSC

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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Apoyar a la gerencia en la orientacin financiera a mediano plazo y a la planeacin


estratgica
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.

EDUCATIVA:
FORMACION
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Administracin, Ingeniera, Economa o carreras a fines.
Conocimientos en economa y finanzas empresariales, conocimiento en la
legislacin del sector de Hidrocarburos.
Dos (2) aos desempeando cargos financieros.

APROBACIONES
Finanzas corporativas y administracin de capital de trabajo.
Inversiones y presupuesto.
Negocios y proyectos de inversin
3.2 DIRECTOR DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES TIC S
Elaborar,

planificar,

organizar,

ROL DEL CARGO


implementar, mantener

ejecutar

las

actividades

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RESPONSABILIDADES

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relacionadas con la tecnologa, informacin, operatividad de los sistemas informticos y


buen funcionamiento de la red interna. As mismo asesorar a los usuarios de los equipos de
cmputo.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Formular y proponer el plan informtico Instaurar las soluciones informticas
segn los objetivos de la empresa a
necesarias para cubrir las necesidades
corto, mediano y largo plazo.
de la empresa y de sus usuarios.
Supervisar la implementacin y desarrollo Cooperar en el diseo de planes de
de los proyectos informticos.
formacin en materia de tecnologas de la
informacin
y
supervisar
su
Negociar con los proveedores lo relativo
implementacin.
a servicios y productos informticos y
controlar sus servicios.
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Humana
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Operativa
Gestin Jurdica
Gestin Comercial
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia.
Orientacin al Logro.
Calidad de Trabajo.
Adaptabilidad al Cambio.
Integridad
Trabajo en Equipo.

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Desarrollar y mantener los sistemas.
Anlisis y diseo de aplicaciones informticas.
Realizar Gestin de redes y telecomunicaciones.
Crear y mantener el Intranet.
Creacin, implementacin y mantenimiento de la pgina Web.
Realizar Backup del servidor de la empresa.
Proponer las polticas de sistemas de informacin y comunicaciones.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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Formular, ejecutar y evaluar los planes informticos de acuerdo a los lineamientos y


normas establecidas por Gerencia.
Administrar, asignar, distribuir y mantener la operatividad de los equipos informticos.
Administrar la red y servidores de la empresa, de acuerdo a los estndares vigentes,
garantizando su funcionamiento de acuerdo a las polticas de seguridad y de accesos
establecidos.
Administrar los servicios de comunicacin as como el acceso al correo electrnico,
intranet y velar por su buen funcionamiento.
Proponer innovaciones acordes con el avance tecnolgico, para el tratamiento racional y
automatizado de la informacin y comunicaciones.
Proponer y asesorar tcnicamente la adquisicin de equipos, licencias de software,
licencias de uso de usuario final y afines.
Coordinar, proponer, evaluar, conducir la formulacin y actualizacin de normas,
polticas y procedimientos relativos al empleo de los equipos, software, mdulos, base
de datos, sistemas de comunicacin de datos y seguridad de la informacin de acuerdo
a los lineamientos establecidos por la Alta Direccin.
Administrar la informacin existente en las bases de datos, estableciendo y aplicando
mecanismos de seguridad para su custodia, integridad, recuperacin y acceso
autorizado.
Disear, supervisar y brindar soporte tcnico para la elaboracin, actualizacin y
mantenimiento del portal electrnico,
Proponer normas y procedimientos relacionados con el desarrollo, implementacin,
operacin, mantenimiento y seguimiento de los sistemas informticos, orientados a
mejorar las actividades de la empresa.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 25 de 94

Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la


misin del cargo.
EDUCATIVA:
FORMACIN:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Ingeniera de Sistemas.
Conocimientos en Telecomunicaciones, planificacin estratgica de
sistemas de informacin, tecnologas informticas, mercadeo de hardware
y software.
Dos (2) aos desempeando el cargo.
APROBACIONES

Nuevos Software y Hardware


Mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos informticos.

3.3.

DIRECTOR DE MERCADEO

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director de Mercadeo
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial
ROL DEL CARGO
Ejecutar, planear, coordinar y controlar las estrategias o actividades de mercadeo orientadas
a aumentar la competitividad de la empresa y dar el soporte y orientacin requeridos por la
funcin comercial.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Anlisis de la competencia
Promociones y Precios
Conocimiento de las necesidades y
Planes de mercadeo
expectativas de los clientes

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Jurdica
Control de Gestin
Gestin Comercial
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Operativa
Gestin Humana
COMPETENCIAS

NTC ISO 9001:2000

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Anlisis sectorial local.
Estudiar las propuestas de valor de todos los competidores y disear estrategias.
Elaborar y recomendar las estrategias para posicionamiento competitivo de la
empresa en el mercado
Investigacin y anlisis de las necesidades del cliente.
Desarrollar la propuesta de Valor de las lneas de negocio
Anlisis de informacin de clientes actuales y potenciales Seleccionar y gestionar las
alianzas estratgicas
Gestin de precios de los productos,
Definicin de precio de las oportunidades
Gestin de Campaas / Promociones
Definicin de campaas, promociones y lanzamientos.
Implantacin y Acompaamiento de campaas, promociones y lanzamientos
Anlisis y evaluacin de campaas, promociones y lanzamientos.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 27 de 94

Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin


OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejora
la calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Mercadeo, Administracin de Empresas, Ingeniera
Industrial, Economa , Estudios de especializacin en Mercadeo
Conocimientos en Investigacin de Mercados , Diseo e implementacin
de estrategias de mercadeo
Tres (3) aos desempeando cargos de direccin de mercadeo
Preferiblemente en empresas del sector.

APROBACIONES
Presupuesto de gastos de Mercadeo

3.4.

DIRECTOR JURDICO

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director Jurdico
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Asistente Jurdico
JEFE INMEDIATO:
Ejecutivos de Cuenta
CARGO:
____________________________________
Gerente Comercial
ROL DEL CARGO
Orientar y asesorar para que las actuaciones de la empresa en sus diferentes frentes se
ajusten al cumplimiento de los requisitos que determina la legislacin Colombiana
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Relacin con los clientes en la parte


contractual
Clima organizacional

Cdigo: GHMF0102
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Salud ocupacional (HSE)


Estructuracin de negocios

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Humana
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Asesorar para que las relaciones laborales con los empleados en todos sus aspectos:
Contratacin, desvinculacin, acciones disciplinarias, reglamento interno de trabajo, se
ajusten a las exigencias de la legislacin laboral.
Codirigir el cumplimiento de las obligaciones legales de salud ocupacional y medio
ambiente HSE
AREA COMERCIAL

Asesorar al rea comercial en la elaboracin de contratos para proteger a la


empresa sobre todos los riesgos relacionados con la contratacin de negocios

Analizar las propuestas de negocios y recomendar las acciones pertinentes

Ayudar a desarrollar estrategias de negocios desde la perspectiva legal.

Hacer efectivas las garantas

Verificar requerimientos, documentos para valorar la capacidad crediticia de los


clientes

Verificar condiciones de los clientes para evitar relaciones comerciales


indeseables (Lista Clinton, lavado de activos, contrabando de combustibles etc.)

Manejar de los procesos judiciales y otros


GERENCIA

Asesorar y colaborar en la evaluacin de negocios alternativos o complementarios


promovidos por la gerencia general desde la perspectiva legal

Realizar la defensa judicial y administrativa de la empresa

Colaborar en las relaciones de la empresa con entidades externas como.


ECOPETROL, GAS NATURAL, MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA y otros)

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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Administracin de registros de marcas y patentes


Elaboracin y control de presupuesto de gastos

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.

EDUCACION:
FORMACION:
hidrocarburos
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Abogado Profesional
Conocimiento en derecho comercial tributario y laboral del sector de
Dos (2) aos desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo


3.5.

DIRECTOR DE HSE
DESCRIPCION

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
JEFE INMEDIATO:
CARGO:

Cdigo: GHMF0102
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Director de HSE
____________________________________
Conductores
____________________________________
Gerente de Planta

ROL DEL CARGO


Garantizar que los recursos fsicos y humanos de la empresa presenten las condiciones de
seguridad necesarias, diseando e implementando estrategias y programas de seguridad e
higiene industrial, medio ambiente.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Planeacin de HS&E
Seguridad fsica de las instalaciones
Seguridad fsica de los empleados
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Humana
Control de Gestin
Gestin Jurdica
Gestin Operativa
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Gerencial

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Planear y disear las estrategias de HS&E de la empresa.
Preparar, desarrollar y supervisar todas las actividades de HS&E.
Mantener informada a la gerencia sobre las actividades desarrolladas por HS&E.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 31 de 94

Planear, organizar, implementar y verificar el programa de HS&E.


Atender las auditorias internas y externas
Atender los requerimientos y necesidades del comit paritario de salud ocupacional.
Coordinar las actividades con la ARP y otras entidades prestadoras de servicios en
formacin de seguridad e higiene industrial y medio ambiente.
Garantizar el cumplimiento del cronograma de actividades y capacitacin de HS&E
Realizar inspecciones de seguridad en las diferentes reas de trabajo.
Definir las responsabilidades y funciones del equipo de trabajo de HS&E
Revisar los records y estadsticas de entrenamiento en HS&E.
Coordinar la documentacin requerida en HS&E para las licitaciones.
Registrar, reportar, investigar y hacer seguimiento a todo incidente/accidente ocurrido en
las actividades de la empresa.
Realizar planes de evacuacin y emergencia.
Conformar y entrenar las brigadas de emergencia.
Realizar y coordinar programas de manejo defensivo
Cumplir los procedimientos de permisos de trabajo
Cooperar con los equipos de investigacin de accidentes e incidentes.
Mantenerse actualizado en tecnologa de seguridad y en reglamentacin.
Realizar un mejoramiento permanente de los programas de HS&E
Elaborar el presupuesto de seguridad y controlar su ejecucin.

CALIDAD
Conocer y entender la poltica y objetivos de calidad de la compaa
Tener conocimiento y seguir los procedimientos operativos y las instrucciones de trabajo.
Apoyar y participar en los procesos y metas de calidad.
Centralizar y mantener los registros de calidad actualizados.
Implementar las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para cerrar las no
conformidades.
Documentar las no conformidades generadas durante la prestacin del servicio y
solucionar para el cierre de estas
Colaborar con el desarrollo de las auditorias internas de calidad.
Escribir y documentar los procedimientos y/o instructivos de trabajo referente a la
seguridad en planta.
Participar en el mejoramiento continuo del sistema de gestin de calidad.
Participar en las reuniones y/o capacitaciones de la calidad.
HS&E DE TERCEROS
Identificar las necesidades de seguridad del cliente para aplicar los programas de HS&E
Participar en la identificacin y evaluacin de riesgos e impactos.
Participar en las reuniones externas de seguridad.
Controlar la utilizacin adecuada de los elementos de seguridad.
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 32 de 94

Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin


Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Profesional en seguridad industrial y medio ambiente
FORMACION:
Conocimientos en Seguridad Industrial, Salud, Medio Ambiente y la Norma
Tcnica Colombiana ISO 9001:2000.
EXPERIENCIA:

Un (1) ao desempeando el cargo.

APROBACIONES
Ingreso y retiro de personal a su cargo.

3.6. DIRECTOR CONTABLE

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director Contable
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Asistente Contable, Analista Tributario,
Auxiliares Contables.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Financiero

ROL DEL CARGO


Dirigir , Coordinar, Supervisar y Ejecutar todas las actividades relacionadas con todos los
aspectos Contables y Tributarios de la empresa
2

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Conciliaciones
Impuestos

Cdigo: GHMF0102
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GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Contabilidad
Estados financieros

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Humana
Gestin Jurdica
Gestin Comercial
Gestin Operativa
Gestin Gerencial
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Supervisar, coordinar, controlar al equipo humano que hace parte del proceso contable.
Coordinar con el Gerente Financiero y Auxiliares Contables, las actividades relacionadas
con contabilidad, impuestos, seguros, costo de inventarios, activos fijos y materiales.
Realizar, verificar y presentar todos los estados financieros de la empresa, para la
presentacin ante la Junta Directiva y su aprobacin para radicacin en los diferentes
organismos de control.
Firmar todos los estados financieros, como aval de su veracidad
Recomendar procedimientos contables, que aseguren el buen manejo de las cuentas de
la empresa, brindando seguridad y confiabilidad en la informacin
Tramitar ante las autoridades correspondientes todas las reclamaciones relacionadas
con impuestos y registros
Agilizar los registros contables y supervisar que se mantengan al da.
Verificar y aprobar la liquidacin de impuestos
Revisar y controlar los pagos realizados por fletes, bonificaciones, compras
Verificar y aprobar la conciliacin de cuentas con clientes y proveedores
Analizar las cuentas contables, producto de la informacin suministrada por todos los
procedimientos contables
Aprobar pagos mediante el flujo y control de documentos que los sustenten en forma
adecuada
Llevar el control contable de los fondos de inversin

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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Controlar las cuentas bancarias, revisar las conciliaciones bancarias, aclarar los
movimientos de cuenta con los bancos
Verificar y reportar los informes a terceros
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional Contadura Publica. Con tarjeta o matricula profesional.
Conocimientos en Legislacin Laboral, Legislacin Tributaria, Legislacin
Contable, Gestin de Recursos Humanos, Legislacin del sector de
Hidrocarburos.

EXPERIENCIA: Tres (3) aos desempeando el cargo.


APROBACIONES
Ingreso y retiro de personal a su cargo
Balance General de la empresa
Pago de impuestos

NTC ISO 9001:2000

3.7.

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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DIRECTOR DE INGENIERA

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Director de Ingeniera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Ingenieros de Proyectos.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial

ROL DEL CARGO


Responder por las obras de ingeniera, su coordinacin y control, cumpliendo los parmetros
de identidad corporativa, dentro de los plazos, presupuestos y estndares aprobados por la
Gerencia General. Es responsable del proceso de administracin de bienes y contratos
civiles de obra incluyendo cualquier otra actividad de construccin que se ejecute dentro del
ejercicio de BIOCOMBUSTIBLES S.A.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Definicin de diseos de cada proyecto
Recibo de obras a cada contratista
Contratacin de los diseos de cada
Cumplimiento de compromisos adquiridos
proyecto
en cada negocio
Contratacin de compaas ejecutoras de Entrega de cada proyecto a la compaa
cada proyecto
operadora, inversionistas, abanderados,
Compra de equipos e insumos para cada
socios.
EDS o Proyecto Biocombustibles S.A.
Cumplimiento de normas de cada
Control del presupuesto de cada proyecto
proyecto

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Jurdica
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


PLANEACION Y ORGANIZACIN DE CADA PROYECTO

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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Desarrollar y aprobar el plan para cada proyecto


Ejecutar del plan de cada proyecto
Revisar y aprobar los programas y presupuestos de cada proyecto
Desarrollar y aprobar el plan de suministros y contratos
Ejecutar el plan de suministros y contratos
Estudiar, evaluar y aprobar todos y cada uno de los planos de construccin
suministrados por los diseadores contratados por Biocombustibles S.A.
Analizar todos los estudios que resulten necesarios ejecutar en el desarrollo de cada
proyecto
Estudiar y dar concepto a los contratos de construccin y todo documento oficial
concerniente a cada proyecto
Estar enterado completamente de los trminos y plazos de cada contrato de las
especificaciones, cantidades de obra y precios unitarios pactados.
Exigir a cada contratista la elaboracin cuidadosa y detallada del plan de trabajo y plan
de organizacin.
Estudiar todos y cada uno de los planos y documentos presentados en los trminos de
referencia de cada licitacin, as como aquellos que deben ser presentados por cada
contratista de obra.
Elaborar los pliegos de especificaciones generales y particulares para las obras, segn
los diseos aprobados por la Gerencia General

DESARROLLO DE PROYECTOS
Informar a la Gerencia Comercial sobre el estado del proyecto en trminos de avance
fsico, costo acumulado, costo faltante, costo proyectado, estimacin de la fecha de
terminacin
Controlar, verificar y retroalimentar el programa y el presupuesto de obra
Analizar y evaluar tcnica y econmicamente las modificaciones que el contratista de
obra, o interventora consideren que deben hacerse al proyecto y presentar los
resultados a consideracin de la Gerencia Comercial.
Controlar y verificar la ejecucin de los contratos de obra y estar atento a las diferentes
observaciones que haga la Gerencia Comercial
Efectuar visitas de supervisin o de control de proyecto
Estudiar los contratos de construccin y todo documento oficial concerniente al proyecto
Verificar y controlar la calidad en contratistas y/o proveedores
Aprobar las obras adicionales, incluyendo el anlisis detallado de cada precio
Estudiar y recomendar los cambios sustanciales que se consideren convenientes o
necesarios en las especificaciones y presentarlos a la Gerencia.
ADMINISTRATIVO
Aprobar la seleccin y nombramiento de personal directivo en la obra
Aprobar los contratos laborales que se firmen en el transcurso de la ejecucin de la obra
Suscribir actas con los diferentes propietarios de los terceros en donde se realizaron los
trabajos, para certificar que los terrenos son aptos.
ORDEN ADMINISTRATIVO REFERENTE A MATERIALES

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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Visitar con los contratistas o proveedores las fuentes de abastecimiento de materiales y


definir los ms convenientes en cuanto a calidad y costos de los mismos.
Estudiar el plan de pedido de materiales y velar por el cumplimiento de este por parte del
contratista y que obedezca al plan de avance de obras.
Aprobar las requisiciones de materiales que elabore el personal a su cargo, incluyendo:
lista de materiales, condiciones de entrega (garantas), plazo de entrega, lugar de
entrega y las especificaciones tcnicas para cada uno de los materiales.
Compra de activos, preparacin de pliegos de licitacin y procesos de adjudicacin de
compras y/o servicios.
Revisar los montos de aprobaciones.

ORDEN ADMINISTRATIVO REFERENTE A CONTROL Y ACTAS


Revisar o aprobar las actas de iniciacin, las parciales de trabajo, de recibo final de los
trabajos y de finalizacin de contratos, cumpliendo los requisitos pertinentes.
Revisar las actas para pagos, as como el cumplimiento de los documentos exigidos
para cada pago de acuerdo a lo exigido en la minuta del contrato de obra.
Elaborar oportunamente las actas a que halla lugar en el desarrollo del proyecto.
Con apoyo del Director Jurdico, definir los contratos para las diferentes obras civiles,
mecnicas y elctricas.
Revisar y aprobar la entrega de los planos As Build simultneamente a la terminacin de
las obras, ordenando las correcciones del caso.
Efectuar el cierre de cada proyecto
Estudiar y solucionar las posibles reclamaciones del contratista de obra o terceros,
posteriormente a la liquidacin del contrato.
ORDEN TECNICO Y COMERCIAL
Conocer antes de iniciar las obras, perfectamente el terreno, zonas aledaas, sistemas
locales de trabajos, planos y especificaciones, cuidadosamente, con el fin de encontrar
posibles fallas o errores.
Controlar que la obra se adelante, cindose estrictamente a los proyectos y
especificaciones aprobadas.
Controlar que se cumplan a cabalidad las especificaciones y normas de Planeacin
Municipal, Empresas Municipales, telfonos.
Rendir al finalizar cada obra, ante la Gerencia General y/o junta Directiva una memoria
sobre el desarrollo de la misma.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.

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RESPONSABILIDADES

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Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO


9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Ingeniera Civil, Arquitectura o carreras afines
Especializacin en planificacin y Gerencia de Proyectos
Cinco (5) aos desempeando el cargo en el sector de hidrocarburos
APROBACIONES

3.8.

Presupuesto de obra
Compras hasta 46 SMMLV y con consentimiento del Gerente hasta 1225 SMMLV
Programacin de Obra
Conceptos tcnicos de viabilidad de negocios

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Representante de la Direccin
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Coordinador de Calidad
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General

NTC ISO 9001:2000

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RESPONSABILIDADES

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ROL DEL CARGO


Obtener un mejoramiento continuo de la empresa, mediante la inspeccin, identificacin,
mantenimiento y control de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Asegurar que se establecen y se cumplen Mantener y hacer cumplir la poltica de
los objetivos de calidad
calidad
Informar sobre el desempeo del SGC
Asegurar la adecuada informacin para
una buena revisin gerencial
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Humana
Gestin de Seguimiento y Evaluacin
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Partencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos y actividades
necesarias para la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de
Biocombustibles S.A.
Informar al Gerente General de Biocombustibles S.A. sobre el desempeo y
necesidades de mejora del Sistema de Gestin de Calidad.
Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en los procesos de
Biocombustibles S.A. y la importancia de cumplirlos mediante la bsqueda de una

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RESPONSABILIDADES

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excelencia en el servicio y calidad de productos.


Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad.
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin.
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Ingeniera, administracin o carreras afines
Auditor Interno Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2000.
Un (1) ao desempeando funciones en la empresa.

APROBACIONES
Hasta 6 SMMLV, para mantener el SGC.
De documentos del SGC
4. AUDITOR
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auditor
TITULAR DEL CARGO:
_____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
_____________________________________
CARGO:
Gerente General

ROL DEL CARGO


Controlar y supervisar todos los procedimientos realizados en la empresa, verificando la
coherencia de los documentos con las actividades realizadas.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Supervisin y Control en la contabilidad
Control de inventarios
general de la empresa.

NTC ISO 9001:2000

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RESPONSABILIDADES

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PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial

Gestin Humana
Gestin de Seguimiento y Evaluacin

Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial

Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
En coordinacin con el Gerente Administrativo y Financiero, debe establecer el
cronograma de auditorias, en todas las reas de la empresa.
Participar activamente en los inventarios fiscos de cada uno de los departamentos, para
verificar los activos de la empresa.
Preparar la emisin de informes generados en la auditoria, evaluando las acciones
correctivas que deben emplearse para el mejoramiento continuo de la empresa.
Realizar arqueos de caja menor, con el fin de prevenir falencias en este procedimiento.
Auditar todos los procesos contables y financieros con el fin de garantizar a la Gerencia
General la transparencia de los procesos.
Revisar todos los soportes para pagos a terceros antes de ser aprobados y firmados por
la Gerencia Financiera.
Velar por que se cumplan todas las polticas establecidas por la Junta Directiva y
Gerencia General.
Velar por que se cumplan todos los procedimientos establecidos por la ley y organismos
Gubernamentales de control.
Velar porque todos los activos de la empresa estn protegidos, salvaguardados, seguros
o aprovisionados.
Hacer la verificacin de los procedimientos operativos y financieros
Colaborar en el proceso de identificacin, evaluacin, control y monitoreo de los riesgos
crticos de la organizacin.
Promover el mejoramiento continuo del control interno.
Coordinacin de plan de trabajo con la Firma de Auditoria externa.

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RESPONSABILIDADES

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Verificar la cobertura de las plizas de seguros.


CALIDAD

Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad


establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para
el sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organizacin.
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000

ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Contadura Publica o afines.
Conocimientos en legislacin laboral, tributaria y preferiblemente de hidrocarburos

Tres (3) aos desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


4.1 ASISTENTE DE AUDITORIA

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente de Auditoria
TITULAR DEL CARGO:
__________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
Gloria Bentez de Sanchez
CARGO:
Auditor

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RESPONSABILIDADES

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ROL DEL CARGO


Controlar y supervisar todos los procedimientos realizados en la empresa, verificando la
coherencia de los documentos con las actividades realizadas.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Supervisin y Control en la contabilidad
Control de inventarios
general de la empresa.

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial

Gestin Humana
Gestin de Seguimiento y Evaluacin

Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial

Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Pensamiento Estratgico
Relaciones Externas
Habilidad Analtica
Coaching

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Coordinar con el Auditor el cronograma de auditorias, en todas las reas de la empresa.
Apoyar activamente en los inventarios fiscos de cada uno de los departamentos, para
verificar los activos de la empresa.
Realizar informes generados en la auditoria, evaluando las acciones correctivas que
deben emplearse para el mejoramiento continuo de la empresa.
Auditar los procesos contables y financieros con el fin de garantizar a la Gerencia
General la transparencia de los procesos.
Ayudar a la revisin de los soportes para pagos a terceros antes de ser aprobados y
firmados por la Gerencia Financiera.
Hacer la verificacin de los procedimientos operativos y financieros
Colaborar en el proceso de identificacin, evaluacin, control y monitoreo de los riesgos
crticos de la organizacin.
Promover el mejoramiento continuo del control interno.
Apoyo a la coordinacin de plan de trabajo con la Firma de Auditoria externa.
Apoyar la verificacin de la cobertura de las plizas de seguros.
CALIDAD

Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para


el sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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los niveles de la organizacin.


Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de su rea
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Contadura Publica o afines.
Conocimientos en legislacin laboral, tributaria y preferiblemente de hidrocarburos

Dos (2) aos desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


____________________
5.

COORDINADORES

5.1. COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Coordinador de Recursos Humanos
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente de Recursos Humanos

ROL DEL CARGO


Responder y desarrollar procedimientos relacionados con la consecucin y mantenimiento
del Recurso Humano, garantizando la productividad y excelencia en el clima organizacional.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD

NTC ISO 9001:2000

Reclutamiento
Seleccin de personal
Contratacin
Induccin
Capacitacin
Entrenamiento
Promocin

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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Evaluacin de desempeo
Clima organizacional
Bienestar social
Comunicacin interna
Mantenimiento
Salud ocupacional

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Humana
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Jurdica
Gestin Operativa
Gestin Comercial
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Recibir, clasificar y pre clasificar hojas de vida para efectos de reclutamiento
Evaluar y seleccionar el personal idneo para cubrir las vacantes requeridas.
Llevar a cabo el procedimiento de contratacin de personal.
Llevar a cabo el procedimiento de induccin a la empresa y seguimiento de induccin al
cargo.
Hacer entrega y control de Tarjetas magnticas y carns
Elaborar certificaciones laborales y/o de ingreso
Mantener archivadas y actualizadas las hojas de vida y dems registros del personal
activo y retirado de la empresa.
Hacer control y seguimiento de los permisos, licencias e incapacidades laborales.
Realizar los reportes de todas las novedades a contabilidad para pago de nomina.
Apoyo a las actividades, capacitaciones, charlas, etc., orientadas a promover el cambio
en los conocimientos tcnicos, habilidades y aptitudes de todo el personal de la empresa.
Implementar modelo o estrategias para medir el desempeo de cada trabajador
confrontando las funciones o procesos del cargo con respecto a la actuacin de la
idoneidad del evaluado en la ejecucin de sus labores.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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Apoyo en la evaluacin de clima y desempeo organizacional con su respectiva


intervencin y seguimiento.
Apoyar las actividades de manejo relacionadas con el cambio de asignacin de un
puesto de un nivel inferior a uno superior.
Identificar los programas y polticas que buscan la satisfaccin de las necesidades
primarias de los trabajadores y sus familias.
Divulgar constantemente informacin formal e informal interna al personal de la empresa.
Coordinar actividades y compromisos con el propsito de satisfacer las necesidades en
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
Atender y crear vnculos laborales con los asesores o representantes de entidades
prestadoras de salud, riesgos profesionales, fondo de pensiones, entidades privadas que
prestan servicios asistenciales o tcnicos.
Actualizar y divulgar el manual de funciones del personal de la empresa.
SALUD OCUPACIONAL
Elaborar el Panorama de Riesgos, Plan de emergencias, Programa de Salud
Ocupacional.
Establecer la repercusin de riesgos
Elaborar el subprograma de medicina preventiva
Elaborar y mantener el subprograma de vigilancia epidemiolgica
Elaborar y mantener el subprograma de medicina del trabajo
Elaborar y mantener el subprograma de higiene y seguridad industrial
Presidir el comit de medicina, higiene y seguridad industrial
Hacer reuniones mensuales del COPASO.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC


Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Psicologa, Ingeniera Industrial, administracin o carreras
afines
Conocimientos en procesos de seleccin, capacitacin, evaluacin de
desempeo, cultura organizacional, bienestar social y salud ocupacional.
Un (1) ao desempeando cargos similares.

APROBACIONES
No aplica para el cargo
5.2. COORDINADOR DE CALIDAD
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Coordinador de Calidad
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Representante de la Direccin

ROL DEL CARGO


Responsable del Sistema de Gestin de Calidad, coordinando las actividades ligadas al
SGC, atendiendo los requerimientos especficos, control de procedimientos y registros,
auditorias internas y externas, anlisis crticos y propuestas de acciones correctivas,
preventivas y de mejora, teniendo como objetivo garantizar la satisfaccin de los clientes
internos y externos, con un enfoque que garantice un mejoramiento continuo, mediante la
elaboracin, documentacin y control de procedimientos, usando herramientas de
inspeccin, estadstica, indicadores y control del SGC.
Apoyar el programa de Salud Ocupacional como suplente del representante del COPASO.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Implementacin y mejoramiento del SGC
Apoyo a Salud Ocupacional como
Auditorias internas y externas
suplente del COPASO.
Satisfaccin del cliente
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Gestin Gerencial
Gestin de Seguridad y Evaluacin
Gestin Administrativa y Financiera

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

Cdigo: GHMF0102
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Gestin Humana
Gestin Jurdica
Gestin Comercial
Gestin Operativa

COMPETENCIAS
ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


SISTEMA DE CALIDAD
Participar en el diseo e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Informar al Representante de la Direccin sobre el desempeo y necesidades de mejora
del Sistema de Gestin de Calidad.
Informar al Representante de la Direccin la necesidad de recursos para la
implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad.
Preparar la informacin relacionada con la revisin del Sistema de Gestin de Calidad.
Asegurar la divulgacin y comprensin del presente documento y lo relacionado con los
procedimientos mandatarios.
SALUD OCUPACIONAL
Apoyar el programa de Salud Ocupacional como suplente del representante del
COPASO.
ARCHIVO
Archivar documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado, correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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misin del cargo.


PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION: Tecnlogo, Profesional en Ingeniera, administracin o carreras afines
FORMACION: Auditor Interno de Calidad, Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2000 y
preferiblemente con conocimientos en Seguridad Industrial, Salud, Medio Ambiente y la .
EXPERIENCIA: Tres (3) meses desempeando cargos similares.
APROBACIONES
No aplica para el cargo
5.3. COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Coordinador Nacional de Servicio al Cliente
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Auxiliares de Servicio al Cliente
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial

ROL DEL CARGO


Coordinar y vigilar que la satisfaccin y las necesidades de suministro para los clientes, sea
de manera eficiente, eficaz y adecuada, teniendo en cuenta la excelencia del servicio y de
las Polticas de Calidad establecidas por la empresa
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Atencin y Servicio al Cliente
Recepcin de pedidos
Coordinacin de despachos
Coordinacin en inventarios

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial
Gestin Operativa

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Tramitar y dar solucin a las quejas y reclamos realizadas por los clientes
Utilizar tcnicas de recuperacin para resolver situaciones difciles ante los clientes
Identificar los problemas o debilidades de los procesos, en relacin con el impacto en el
servicio al cliente.
Identificar las oportunidades de mejora y realizar planes de mejoramiento
Identificar el nivel de satisfaccin de los clientes
Verificar que los pedidos se realicen con los recursos tcnicos adecuados ofrecidos por
la empresa.
Hacer seguimiento en el sistema, del estado actual de los clientes, para evitar
contratiempos e incumplimientos.
Verificar que los inventarios de producto suministrados por el Superintendente de Planta,
cumplan con las solicitudes del cliente, con el objetivo de no presentar incumplimiento a
los clientes.
Verificar en el sistema la orden de los cargues, facturas y guas para transportar
productos derivados del petrleo, sean iguales y acordes a la solicitud realizada por el
cliente.
Confirmar que el galonaje despachado corresponda a la cantidad recibida por el cliente
Controlar la informacin de cartera para que se realice las notas crdito o debito
correspondientes
Ser un canal de comunicacin entre los clientes, con las diferentes reas de la empresa,
adems de buscar autorizaciones cuando tengan crditos pendientes
Realizar control entre producto facturado y ordenes de despacho.
Revisar la provisin de facturas y guas para transportar productos derivados del
petrleo.
Controlar el recibido de los cheques que enven los clientes por pago del producto
Revisar los informes diario de guas para transportar productos derivados del petrleo
Verificar la custodia de las guas para transportar productos derivados del petrleo y
controlar la anulacin de estas.
Revisar el inventario virtual de las ventas realizadas en la planta YUMBO
Controlar la revisin de recibos provisionales de caja por la recepcin de cheques.
Coordinar el envo de las consignaciones respectivas a cartera.
Emitir los informes requeridos relacionados con ventas y otros con corte a fin de mes.

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:
facturacin
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Tecnlogo en carreras administrativas o afines
Manejo de Office y la proporcionada por la empresa en polticas de
Dos (2) aos desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo


6. EJECUTIVOS DE CUENTA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Ejecutivo de Cuenta
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente Comercial
ROL DEL CARGO
Encontrar posibilidades de negocio, conociendo las necesidades del mercado y generando
estrategias que permitan dar a conocer los diferentes productos ofrecidos por
BIOCOMBUSTIBLES S.A. y que respondan a las necesidades de clientes potenciales,

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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optimizando las ventas y la gestin de recaudo, garantizando la satisfaccin del cliente y su


permanencia en la empresa.
ACTIVIDADES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Contribuir a la solucin de problemas
Establecer nexo empresa cliente
Administrar su territorio o zona de
Integrarse
a
las
actividades
de
ventas
mercadotecnia de la empresa

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial
Gestin Jurdica
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Representar la empresa frente al cliente
Supervisar las cuentas que se le asignen, llevando a cabo la gestin integral del cliente
Organizar, planificar y ejecutar sus objetivos
Dar servicio a sus clientes
Administrar eficientemente la cartera de los clientes
Informar al Gerente Comercial sobre el mercado y sus cambios
Conocer el mercado de los clientes
Presentar la empresa utilizando el sistema de enfoque de caractersticas, ventajas y
valor
Hacer seguimiento para saber si el pedido ha sido recibido, asegurando la satisfaccin
del cliente.
Reunir toda la documentacin e informacin sobre el tipo de negocio
Dar a conocer dentro de la empresa el estatus del cliente y tipo de negocio
Presentar informes de gestin que muestren los resultados de trabajo
Tener y brindar toda la informacin para aclarar cualquier duda a los clientes
Mantener informado de todo lo que cada proceso esta haciendo por su cliente.
Verificar que los objetivos planteados sean los obtenidos en el negocio o su gestin
Conseguir certificaciones de municipios y departamentos, para consignar la sobretasa

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 53 de 94

CALIDAD

Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad


establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para
el sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organizacin.
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000

ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Carreras Administrativas
Conocimiento en ventas de hidrocarburos
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo

7. INGENIERO DE PROYECTOS
3. DESCRIPCION

NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
JEFE INMEDIATO:
CARGO:

Ingeniero de Proyectos
____________________________________
No Aplica
____________________________________
Director de Ingeniera

ROL DEL CARGO

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 54 de 94

Planear y controlar obras en curso para EDS y toda su infraestructura, cumpliendo con las
normas de seguridad establecidas por el gobierno para su construccin. Revisar y controlar
los diseos y presupuestos de proyectos, asesorando y brindando soporte a la empresa y a
terceros. Brindar un concepto tcnico en la viabilidad de construccin de EDS, para nuevos
proyectos.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Diseos y bsqueda de lotes
Interventora
Avalos
Presupuestos para inversin

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial
Gestin Jurdica

Gestin Operativa

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


INTERVENTORIA
Elaborar y solicitar aprobacin de Layout
Contratar diseo y Feed Back
Revisar las licencias de construccin y permisos legales
Preparar los pliegos para realizar licitaciones, discriminando sus especificaciones
Invitar a proveedores a cotizar obras y diseos
Elaborar los cuadros comparativos de cotizaciones.
Realizar control tcnico y QHS&E en los proyectos.
Realizar control en los equipos, especificaciones tcnicas y avance de obra
Presentar informes de obra
Controlar el presupuesto en costo de materiales, equipos y servicios, coordinando la
entrega de estos a los contratistas, segn cronograma de obra
Presentar un informe final de obra, entrega de Dossier, documentos y planos a las EDS
Realizar entrega formal a la compaa operadora.
Seguimiento de tramites ante Empresas de Servicios Pblicos, y entrega de estos
servicios a las respectivas empresas.
Seguimiento de tramites de Licencias de construccin, urbanismo, espacio publico, entre

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 55 de 94

otros que deba hacerse para la entrega de cada EDS completa y en funcionamiento.
PRESUPUESTOS PARA INVERSIN
Realizar visita de periferia y diligenciar el check list 1521-4299-1333
Dar un concepto de viabilidad tcnica del proyecto
Entregar y retroalimentar el presupuesto de obra
Verificar precios en el mercado, negociando y adjudicando a la mejor propuesta, previa
autorizacin del Director de Ingeniera
DISEO
Brindar soporte al Dealer y/o Gestin Comercial
Disear y formalizar estndares constructivos y de imagen para las EDS propias y de
terceros
Generar manual de estndares corporativos
Generar procedimientos de trabajo, segn normas del Consejo Colombiano de
Seguridad
Buscar predios aptos y estratgicos para las EDS propias, de acuerdo a los
procedimientos establecidos y realizar visitas al mismo.
Consultar conceptos de uso, afectaciones viales o zonas en riesgo, verificar la viabilidad
del proyecto a nivel de documentacin
Realizar estudios de mercado, consultar la normatividad urbana y arquitectnica,
estableciendo valor comercial del predio y solicitar revisin de avalos externos.
CALIDAD

Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad


establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para
el sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organizacin.
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000

ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 56 de 94

Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la


misin del cargo.
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Arquitectura o Ingeniera Civil
Conocimiento en planificacin y construccin de EDS
Un (1) ao desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo

8. ANALISTAS
8.1. ANALISTA TRIBUTARIO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Analista Tributario
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Contable

ROL DEL CARGO


Velar por la calidad, veracidad y oportuna informacin tributaria y fiscal de la empresa
enmarcada en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y en las
normas tributarias, para el cumplimiento de las directrices institucionales, ayudando para
que BIOCOMBUSTIBLES S.A. asuma y cumpla con las obligaciones tributarias..
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Entrega oportuna, confiable y veraz de la


informacin tributaria.
Anlisis, interpretacin, conciliacin y
documentacin de la informacin de
acuerdo con la normatividad contable,
tributaria.

Cdigo: GHMF0102
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Elaboracin
y
presentacin
de
impuestos.
Agilidad y mejora a los procesos que
soportan las aplicaciones contables

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial
Gestin Jurdica

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


INFORMES
Enviar va Web a FENDIPETROLEO el informe de soldicom mensual.
Enviar mensualmente el informe de soldicom al Ministerio de Minas y Energa dentro de
los primeros cinco das hbiles de cada mes.
Enviar informe mensual de sobretasa declarada al Ministerio de Minas y Energa.
Realizar informes generales y especficos concernientes a movimientos de cuentas
relacionadas con los impuestos.
Elaborar informe de Medios Magnticos para la DIAN.
Elaborar informe de Superintendencia de Sociedades.
Presentacin de estados Financieros.
Realizar informes especficos solicitados por los clientes internos y externos.
Elaborar la declaracin del impuesto predial y de vehculos.
Realizar informe de ventas mensual a Ecopetrol.
GESTIN
Elaborar el reporte mensual de soldicom para FENDIPETROLEO
Gestionar cualquier requerimiento o inquietud de FENDIPETROLEO cuando ellos lo
requieran.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 58 de 94

Elaboracin y presentacin de la declaracin del Impuesto de Industria y Comercio


avisos y tableros de los municipios donde tiene competencia.
Elaborar y presentar el impuesto de retenciones de ICA efectuadas bimestralmente.
Solicitar los certificados de retenciones de ICA practicados dentro del periodo gravable
de cada declaracin bimestral.
Expedir los certificados de retenciones de ICA efectuadas bimestralmente.
Elaborar la declaracin del impuesto de Retencin en la Fuente mensual.
Presentar la declaracin del impuesto de retencin en la fuente va Web portal de la
DIAN.
Elaborar la declaracin bimestral del impuesto de IVA.
Presentar el impuesto de IVA va Web por el portal de la DIAN.
Elaborar y presentar la declaracin de sobretasa mensual para la Nacin.
Elaborar y presentar la declaracin de sobretasa mensual para los Departamentos.
Elaborar y presentar la declaracin de sobretasa mensual para los Municipios.
Gestionar y responder los requerimientos enviados por las entidades estatales
concernientes a informes de sobretasa.
Apoyar a la revisora fiscal en la gestin de la presentacin oportuno de los impuestos.
Programar y divulgar el calendario tributario de vencimientos para la empresa
Actualizar constantemente la base de datos de los municipios a declarar.
Informar sobre el pago a realizar de los impuestos en general.
Elaborar la renovacin de Registro Mercantil y representacin legal dentro de los plazos
establecidos.
Elaborar y renovar el registro nacional de proponentes dentro de los plazos establecidos.

CONTROL
Verificar el pago de la declaracin del impuesto Industria y comercio avisos y tableros
Bimestral dentro de los plazos de vencimiento estipulados
Verificar el pago de la declaracin de retenciones de ICA dentro de los plazos de
vencimiento establecidos.
Verificar el pago oportuno del impuesto de retencin en la fuente dentro de los plazos
establecidos.
Verificar el pago del impuesto de IVA dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago de la declaracin de sobretasa efectuada a la nacin, departamentos y
municipios dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago de soldicom dentro de los primeros cinco (5) das de cada mes
Verificar el pago del impuesto global a ECOPETROL dentro de primeros dieciocho (18)
das de cada mes.
Revisin detallada de las cuentas contables, concernientes a la preparacin de informes
para la presentacin de impuestos.
Dar asesora sobre el impacto tributario en las inversiones o negocios nuevos o actuales
de la empresa
Verificar el pago oportuno del impuesto predial y de vehculos dentro de los plazos

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 59 de 94

establecidos.
Verificar el pago oportuno de la renovacin del registro mercantil y representacin legal
dentro de los plazos establecidos.
Verificar el pago oportuno de la renovacin del registro nacional de proponentes dentro
de los plazos establecidos.
Elaborar los anexos de declaracin de Sobretasa.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar documentos en forma cronolgica o consecutiva.
Almacenar los soportes de todos los informes tributarios efectuados.
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin.
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC.
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimento de la
misin del cargo.

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en Contadura Pblica
Conocimiento en el rea de contabilidad general y manejo tributario y
fiscal. Manejo de Office
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo

8.2.

ANALISTA DE CARTERA

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 60 de 94

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Analista de Cartera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica.
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera
ROL DEL CARGO
Agilizar, Implementar y Promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera
dentro de la empresa

Cartera
Conciliaciones

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Control contable
Servicio al Cliente

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Jurdica
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Apoyar en la elaboracin de polticas que brinden garantas a la empresa y sus clientes
referentes a la recaudacin de dineros.
Acordar con los clientes externos todos los pagos a realizar por la prestacin del servicio
y/o venta de productos.
Informar al cliente sobre sus vencimientos, con el objetivo de no tener cartera morosa.
Revisar, buscar aprobacin de la Gerencia Comercial y Subgerencia Administrativa y de
Tesorera y Coordinar con despachos la liberacin de cupos de combustible para los
clientes externos.
Ser radical en las decisiones de congelamiento de despachos, con el fin de evitar
fraudes realizados por clientes externos.
Procurar no tener cartera morosa
Recaudar los dineros para brindar liquidez a la empresa

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 61 de 94

Coordinar con el Director Jurdico para el inicio de procesos de cobro legal.


Liquidar inters por mora dentro de las polticas econmicas establecidas.
Liquidar la provisin de Cartera y coordinar con contabilidad la revisin y aprobacin.
Consultar con los clientes, sobre dudas en la consignacin.
Emitir los informes requeridos relacionados con el estado de cartera y otros con corte a
fin de mes.
Controlar el modulo de caja efectiva.
Realizar conciliaciones con los clientes.
Citar mensualmente a la reunin del Comit de Crdito.

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Profesional en carreras administrativas

FORMACION:

Manejo de Office y la proporcionada por la empresa

EXPERIENCIA:

Un (1) ao desempeando el cargo.

APROBACIONES
No aplica para el cargo
9. ASISTENTES

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 62 de 94

9.1. ASISTENTE COMERCIAL


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente Comercial
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
JEFE INMEDIATO:
Javier Plata
CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
ROL DEL CARGO
Generar informes e indicadores de Gestin que apoyen a la Gerencia Comercial para el
control y toma de decisiones en ventas y control de gastos.
Proporcionar soporte a la Gerencia Comercial en el control de informes enviados y recibidos
de los Ejecutivos de Cuenta.
Servir de soporte a los Ejecutivos de Cuenta y en los diferentes procesos de la empresa.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Ventas
Informe de ventas de los Ejecutivos de
Cuenta
Relacin con el grupo de ventas

Relacin con los proveedores de dotacin


Relacin con los clientes internos y
de las EDS y otros
externos de la empresa
Revisar y controlar los documentos de
Reportes de gestin e informes
apertura de clientes
Revisin y control de anticipos y
Responsable del rea administrativa de
legalizaciones de los Ejecutivos de
Ventas
Cuenta
Mantener toda la estadstica comercial
con sus diferentes indicadores de ventainventarios-rotacin.

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Jurdica

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 63 de 94

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Enviar y controlar las cuotas de venta y su cumplimiento por los Ejecutivos de Cuenta
Enviar semanalmente el informe de ventas a los Ejecutivos de Cuenta
Enviar el presupuesto de gastos a los Ejecutivos de Cuenta, segn lo autorizado por la
Gerencia Comercial
Revisar y Controlar los anticipos y legalizaciones de los gastos de viaje, con el fin de
cumplir con los objetivos establecidos por la Gerencia Comercial
Generar base de datos de control
Generar informes semanales y mensuales para la Gerencia Comercial
Revisar la documentacin enviada por los Ejecutivos de Cuenta para la creacin de
nuevos clientes
Solicitar a los proveedores las dotaciones requeridas por las EDS. Previa autorizacin
del Gerente Comercial
Participar en la implementacin de nuevos reportes que aporten al negocio. (manejo de
la Venta-Inventario-Rotacin)
Apoyar en la elaboracin del presupuesto de gasto de Gestin Comercial
Manejar la agenda del Gerente Comercial
Apoyar en las estrategias de mercadeo
Realizar seguimiento y control de las ventas de los clientes
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 64 de 94

Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin


Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Profesional en mercadeo o carreras a fines
Conocimientos en secretariado comercial, manejo de office y mercadeo

Cinco (5) aos desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


9.2.

ASISTENTE JURDICO

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente Jurdico
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Jurdico

ROL DEL CARGO


Brindar apoyo legal en la gestin adelantada por el Director Jurdico en las actuaciones
propias de la empresa
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Relacin con los clientes en aspectos
Salud ocupacional
contractuales
Recaudo de obligaciones de difcil cobro
Clima organizacional

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA

NTC ISO 9001:2000

Gestin Gerencial
Gestin Comercial

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 65 de 94

Gestin Administrativa y Financiera


Gestin Humana

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Brindar el apoyo legal necesario, que requiera el Director Jurdico en las actividades
desplegadas para el cumplimiento de sus funciones
Colaborar con todas las reas de la empresa, en situaciones de carcter legal y que por
su problemtica, delicadeza y/o profundidad no requiera de la intervencin del Director
Jurdico.
Presentar los informes solicitados por los dems procesos de la empresa
Realizar el cobro pre-jurdico de cartera y presentar los informes correspondientes
COMERCIAL
Asesorar al rea comercial respecto de las garantas mnimas a constituir en cada
contrato
Elaboracin de contratos, ofertas mercantiles, minutas, garantas y dems documentos
que se requieran dentro del proceso de negociacin que no sean propias del Director
Jurdico.
Elaborar conceptos, informes y dems documentos solicitados y requeridos por el
proceso
Recaudo de cartera de difcil cobro pre-jurdico.
Elaborar la administracin de contratos y entregarla a cada uno de los proceso
implicados
CIVIL
Realizar estudio de los ttulos inmobiliarios, salvo que su complejidad ameriten la
contratacin de un abogado externo.
Realizar proyeccin derechos de peticin y todos aquellos que resulten en la gestin
Emitir conceptos jurdicos cuya delicadez no requiera la experiencia del Director Jurdico

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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LABORAL
Asesorar a Gestin Humana en la vinculacin, desvinculacin, acciones disciplinarias,
reglamento interno de trabajo, derechos, y dems circunstancias que se deriven de las
relaciones laborales de la empresa
Emitir conceptos jurdicos
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Estudiante de ltimos semestres o Profesional en Derecho.
FORMACION:
Conocimiento terico-practico en derecho civil, comercial, laboral y
procesal. Especial conocimiento en constitucin de garantas y estudio de ttulos
inmobiliarios
EXPERIENCIA:

Dos (2) aos desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

9.3.

Cdigo: GHMF0102
Pgina 67 de 94

ASISTENTE CONTABLE

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Asistente Contable
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Contable
ROL DEL CARGO
Apoyar al Director Contable en la supervisin y ejecucin de actividades relacionadas con la
parte contable y de la empresa

Cartera
Nomina
Tesorera

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Contabilidad
Control contable

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Humana

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS

Liderazgo
Eficacia y Eficiencia
Comunicacin
Conciencia Organizacional

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Apoyar al Director Contable en la supervisin, coordinacin, del equipo humano que hace
parte del proceso contable.
En coordinacin con el Director Contable y Auxiliares Contables, debe ejecutar las
actividades relacionadas con contabilidad.
Colaborar en la elaboracin de los estados financieros de la empresa, para la
presentacin ante la Junta Directiva.
Recomendar procedimientos contables, que aseguren el buen manejo de las cuentas de
la empresa, brindando seguridad y confiabilidad en la informacin.
Revisar la respuesta a reclamaciones relacionadas con impuestos y registros.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
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Agilizar los registros contables y supervisa que se mantengan al da.


Verificar la liquidacin de impuestos
Revisar y controlar los pagos realizados a terceros.
Verificar la conciliacin de cuentas con clientes y proveedores.
Revisar las cuentas contables, producto de la informacin suministrada por todos los
procedimientos contables.
Apoyar al Director Contable en su ausencia en la autorizacin de pagos mediante el flujo
y control de documentos que los sustenten en forma adecuada.
Revisar las conciliaciones bancarias y controlar la depuracin de las mismas.
Codificar todos los soportes contables que ingresan a la empresa.
Verificar los informes a terceros.
Revisar y legalizar los anticipos.
Revisar la nomina.
Realizar revisin de la retencin en la fuente.
Codificar los documentos para el respectivo registro contable.
Auditar el cruce de facturas fsicas Vs. Contabilidad.

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Profesional en Contadura Publica.

FORMACION:
Conocimientos en Legislacin Laboral, Legislacin Tributaria, Legislacin Contable,
Legislacin del sector de Hidrocarburos

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

EXPERIENCIA:

Cdigo: GHMF0102
Pgina 69 de 94

Un (1) ao desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


10. AUXILIARES
10.1. AUXILIAR CONTABLE
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar Contable
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director Contable

ROL DEL CARGO


Respaldar, cooperar y realizar todas las actividades relacionadas con la contabilidad de la
empresa, verificando la calidad y cantidad de la informacin suministrada por el sistema
informtico de la empresa.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Cuentas por Pagar
Conciliaciones
Registro y control de cuentas PUC
Control contable
Aprobacin de facturas por Jefes
Nomina
Areas

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Humana

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 70 de 94

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Recibir las facturas de proveedores que ingresan al procedimiento contable.
Recibir las facturas de servicios generales que ingresan al procedimiento contable.
Recibir las cuentas de cobro para anticipo que ingresan al procedimiento contable.
Recibir las legalizaciones de los empleados que ingresan al procedimiento contable.
Sacar fotocopia de las facturas
Asignar centro de costo, Subcentro y PUC Codificacin
Digitar en el sistema las facturas o cuentas de cobro. Causacin o Registro Contable
Revisar la codificacin Contable.
Realizar entrega diaria de facturas o cuentas de cobro originales a Tesorera
Realizar control de Facturas Vs. Contabilidad
Realizar inventarios fsicos peridicos de los documentos Vs. Registros Contables
Realizar marcacin de activos fijos
Digitar en el sistema las novedades de inventario reportadas por los diferentes
responsables
Emitir informes requeridos, relacionados con ventas y otros con corte al fin de mes
Recibir las facturas de compra de combustible
Control y registro de los gastos que generen las operaciones bancarias
Amortizacin de diferidos
Depreciacin y manejo de activos
CONTROL
Verificar Facturas que entran a Contabilidad
Realizar seguimiento de facturas entregadas para aprobacin
Conciliar cuentas con proveedores
Conciliar semanalmente y mensualmente las cuentas bancarias
Conciliar los inventarios de combustible
Realizar y controlar la planilla de entrega y recibo de facturas, cuentas de cobro y otros
documentos que requieran aprobacin de otra reas

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 71 de 94

NOMINA
Ingresar al sistema la informacin de nuevos empleados
Ingresar al sistema las novedades de nomina
Recibir y registrar los documentos que afectan la nomina
Elaborar una pre nomina
Entregar los comprobantes de pago a los empleados
Expedir los certificados de ingresos y retenciones
Conciliar los mdulos de contabilidad Vs. nomina
Realizar pago de nomina
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Tecnlogo en carreras administrativas
Conocimiento en el rea de contabilidad general y aspectos
administrativos bsicos. Manejo de Office
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo


10.2.

AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 72 de 94

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Recursos Humanos
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Coordinador de Recursos Humanos
ROL DEL CARGO
Apoyar todos procedimientos relacionados con la consecucin y mantenimiento del Recurso
Humano.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Seleccin de personal
Contratacin
Bienestar social
Comunicacin interna

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Solicitar y hacer seguimiento de todos los documentos exigidos para contratacin.
Contactar telefnicamente a los aspirantes a entrevista y a los que se van a ser
contratados.
Diligenciar formatos de afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensacin CAFAM.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 73 de 94

Realizacin y entrega de certificaciones laborales del personal activo.


Realizacin y entrega de cartas de apertura de cuenta, solicitud de exmenes mdicos
de ingreso y egreso, EPS, ARP, AFP, Caja de Compensacin CAFAM, para personal
activo y que se retira.
Alimentar y actualizar bases de datos del personal interno.
Transcribir las hojas de vida del personal que va a ser vinculado.
Organizar y hacer seguimiento de las carpetas del personal interno segn Check List.
Organizar y hacer seguimiento de las carpetas segn procedimiento del SGC.
Seguimiento a proveedores para entregas oportunas.
Apoyo a labores de bienestar
Hacer referencias laborales telefnicamente del personal que va a ser contratado.
Tener contacto con asesores de EPS, ARP, AFP, Caja de Compensacin y Fincomercio
para beneficios adicionales.
Mantener archivo organizado segn procedimiento incluyendo las novedades.
Ingresar la informacin de datos bsico del personal que va a ser contratado en el
modelo de contrato respectivamente.
Solicitud de Carnes y Tarjetas Magnticas del personal que es contratado.
Realizacin y entrega de actas de entrega de herramientas, dotacin, vestuario de
trabajo, en los cargos que apliquen.
Entregas quincenales de los desprendibles fsicos del pago de la nomina a cada
empleado.
Apoyo y seguimiento de novedades de nomina.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 74 de 94

Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la


misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Tcnicos, Tecnlogos o Estudiantes de Psicologa, Ingeniera Industrial,
Administracin o carreras afines
Conocimientos en procesos operativos de Recursos Humanos.
Seis (6) meses desempeando cargos similares.
APROBACIONES

No aplica para el cargo

10.3. AUXILIAR DE TESORERA


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Tesorera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera.
ROL DEL CARGO
Apoyar en las tareas administrativas relacionadas con la operacin y manejo de recursos
financieros, ejercicio presupuestal, registro contable y realizacin de informacin, las cuales
incluyen entre otras, flujo de caja, archivo, pago proveedores, control de plizas, etc.
Coordinar, cooperar y efectuar todas las actividades que aseguren un buen manejo en la
liquidez de la empresa.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Cuentas por Pagar
Preparacin de flujos financieros.
Elaboracin y custodia de cheques
Custodia de cheques posfechados
Informes contables

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera

Gestin Comercial

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 75 de 94

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


CHEQUES
Girar cheques, conseguir firmas y aprobaciones
Recibir cheques
Consignacin y entrega de cheques
Control de devolucin de cheques
Revisin de comprobantes y cheques para pagos
Custodia de cheques (en blanco, girados, devueltos y posfechados)
Atencin a proveedores y notificacin de existencia de cheques para pago
Controlar y coordinar el pago de cheques posfechados
INFORMES
Informe de cuentas y otros con corte al ultimo mes
Generar listado de vencimiento para pagos de proveedores
Realizar inventarios fsicos peridicos de facturas o cuentas de cobro Vs. registros
contables
Preparar el flujo de efectivo
Programacin de pagos
Informe de anticipos realizados y aplicados
Realizar informe diario del flujo de los fondos de la empresa
Informe de relacin de garantas
Elaboracin de cartas para el sector Financiero
CONTROL
Control de saldos
Control de obligaciones financieras
Control y pago de impuesto predial y vehculos de los bienes de la empresa
Control y pago oportuno por retencin de Soldicom
Control de las cuentas por pagar de la empresa
Control sobre los anticipos realizados
Revisin de comprobantes y cheques para pagos
Control de las lneas de crdito con entidades financieras

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 76 de 94

Control sobre las garantas


Responsable de la Caja Fuerte de la empresa.
ARCHIVO
Archivar documentos en forma cronolgica o consecutivo
Almacenar los soportes de todas las transacciones
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
Llevar control de los documentos prestados y la devolucin de estos
CONTABLES
Recibir facturas por pagar autorizadas, aprobadas y contabilizadas.
Elaboracin de los comprobantes de egreso por pagos programados
Colocar sello de cancelado en el momento de girado el cheque o efectuada la
transferencia electrnica
Brindar informacin oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones comerciales
financieras
Apoyo al contador en el desempeo ordinario de las labores
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa
Participar en la planificacin de calidad
Conocer los indicadores de la empresa
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Programar y revisar pagos de crdito con entidades financieras
Recibir efectivo y programar su respectiva consignacin
Brinda una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar las medidas necesarias para la prevencin de errores
Enlace en los portales bancarios, envi de depsitos, aclaraciones y estados de cuenta
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

Cdigo: GHMF0102
Pgina 77 de 94

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Profesional en carreras administrativas
Conocimiento en el rea de contabilidad general y aspectos
administrativos bsicos. Manejo de Office
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo

10.4. AUXILIAR DE CARTERA


DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Cartera
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera

ROL DEL CARGO


Agilizar, Implementar y Promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera
dentro de la empresa

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Cartera
Control contable
Conciliaciones
Servicio al Cliente
Coordinacin Ejecutivos de
Cuenta/cuenta

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial
Gestin Jurdica

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 78 de 94

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Elaborar y digitar en el Syscom los recibos de caja por recaudos de cartera.
Realizar la liquidacin de las respectivas bonificaciones a los clientes.
En coordinacin con Gestin Comercial, debe llevar el control y archivo de la Hoja de
Vida de los Clientes.
Generar a diario el listado actualizado de cartera y enviarlo al Gerente Comercial y a los
Ejecutivos de Cuenta.
Generar los recibos de ingreso por pagos de Clientes.
Elaborar y digitar notas debito por devolucin de cheques.
Elaborar y digitar notas crdito por bonificaciones.
Arqueo de facturas Vs. Cartera.
Conciliar el modulo de cartera Vs. Contabilidad.
Elaborar y digitar notas debito y crdito solicitadas con el visto bueno del Jefe inmediato.
En ausencia del Analista de Cartera servir de apoyo a la Gerencia Financiera y
Comercial.
Cumplir con las polticas establecidas por el Analista de Cartera, referente al recaudo de
cartera
Buscar aprobacin de pedidos, en caso de que se requiera
Apoyar en la liquidacin de intereses por mora
Consultar con los clientes sobre dudas en la consignacin
Realizar conciliaciones con los clientes
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores del proceso.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
Pgina 79 de 94

ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Profesional en carreras administrativas
Manejo de Office y la proporcionada por la empresa
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo


10.5. AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Servicio al Cliente
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Coordinador de Servicio al Cliente

ROL DEL CARGO


Brindar y satisfacer las necesidades de suministro de los clientes, apoyado en la excelencia
del servicio y de las polticas de Calidad establecidas por la empresa

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Atencin y Servicio al Cliente
Recepcin de pedidos
Coordinacin de despachos
Coordinacin en inventarios
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Gestin Administrativa y Financiera


Gestin Operativa

Cdigo: GHMF0102
Pgina 80 de 94

Gestin Comercial

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo presin

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Tomar el pedido utilizando los recursos tcnicos que ofrece la empresa
Validar con el sistema el estado actual del cliente, y en caso de anomalas pedir la
autorizacin a la Gerencia Administrativa y Financiera, Gerente Comercial y/o Gerente
para la liberacin de cupos o despacho de combustible
Informar al Superintendente de Planta el estado de los inventarios, para adquisicin del
producto
Cargar en el sistema la orden de cargue, factura y gua para transportar productos
derivados del petrleo.
Confirmar que el galonaje despachado corresponda a la cantidad recibida por el cliente
Informar a cartera para que realice las notas crdito o debito correspondientes
Ser un canal de comunicacin entre los clientes, con las diferentes reas de la empresa,
adems de buscar autorizaciones cuando tengan crditos pendientes
Coordinar con operaciones las existencias de producto para poder atender las solicitudes
de los clientes
Realizar control entre producto facturado y ordenes de despacho.
Realizar la provisin de facturas y guas para transportar productos derivados del
petrleo.
Realizar el informe diario de guas para transportar productos derivados del petrleo
Custodiar las guas para transportar productos derivados del petrleo e informar en caso
de anulacin de estas.
Descargar del inventario virtual las ventas realizadas en la planta YUMBO
Verificar la Factura Vs. Gua para Transportar Productos Derivados del Petrleo.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 81 de 94

Entregar las facturas y Guas para transportar productos Derivados del Petrleo a los
transportadores.
Realizar arqueo de facturas Vs. Contabilidad
Recibir las llamadas del cliente y consultar su estado
Digitar los pedidos realizados por el cliente o ejecutivos de cuenta
Programar los pedidos y coordinar el despacho
Emitir los informes requeridos relacionados con ventas y otros con corte a fin de mes.
Recibir las facturas de compra de combustibles y digitarlas en el sistema
Generar informes sobre los cargues realizados en Planta de NAFTA al programa de
Ecopetrol.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Estudiante o Tecnlogo en carreras administrativas o afines
Manejo de Office y la proporcionada por la empresa en polticas de facturacin

Seis (6) meses desempeando el cargo.

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 82 de 94

APROBACIONES
No aplica para el cargo
10.6. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Auxiliar de Servicios Generales
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente de Planta
ROL DEL CARGO
Encargado de la limpieza general de las oficinas y cafetera y de atender a empleados y
visitantes en sus requerimientos. Respaldar todos los procesos para la entrega y recoleccin
de documentos e informacin, que garanticen el funcionamiento en los procesos
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Atencin y servicio al cliente
Apoyo en archivo y mensajera

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Humana
Control de Gestin
Gestin Jurdica
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Realizar la limpieza general en los sitios de trabajo.
Preparar los insumos adecuadamente para desempear sus labores de limpieza y

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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desinfeccin
Prestar el servicio de cafetera a los empleados y visitantes
Informar oportunamente sobre las anomalas que se presenten en las instalaciones
administrativas y/o operativas.
Colaborar en la clasificacin y organizacin del archivo.
Apoyar en las labores de fotocopiado.
Realizar diligencias de mensajera cuando se requiera.
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:
EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Bachiller
Atencin al cliente.
Seis (6) meses desempeando el cargo.
APROBACIONES

No aplica para el cargo


3

10.7. AUXILIAR OPERATIVO


DESCRIPCION
3

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
JEFE INMEDIATO:
CARGO:

Cdigo: GHMF0102
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Auxiliar Operativo
____________________________________
No Aplica.
____________________________________
Gerente de Planta

ROL DEL CARGO


Llevar a cabo las tareas operacionales de recibo, almacenamiento, despacho y control de
calidad de productos almacenados en la planta, controlando el inventario y calidad de estos.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Atencin y Servicio al Cliente
Coordinacin en inventarios
Coordinacin de despachos

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Operativa

Gestin Comercial

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo presin

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Recibir por oleoducto combustibles en tanques de almacenamiento.
Recibir por camin-tanque el etanol.
Controlar la calidad del combustible en los procesos de recibo, manejo y entrega.
Entregar combustibles a carro tanque de acuerdo a la orden de cargue.
Realizar verificacin diaria de los elementos de medicin (Cintas, Termmetros,
Varas)
Obtener, analizar y registrar las muestras en llenadero del 5% de cargues
(Marcacin, mezcla etanol).
Hacer revisiones peridicas de elementos de medicin, equipos de laboratorio,
estticas, extintores a solicitud del supervisor y registrarlas.
Hacer labores de mantenimiento menor en planta.
Comprobar peridicamente los Sistemas como planta elctrica, motores Sistema

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Cdigo: GHMF0102
Pgina 85 de 94

Contra Incendio. Cumplir con los requerimientos de las Guas de Inspeccin de


terminales, normas operacionales, sistema de calidad, sistema administrativo y
sistema de control.
Drenar los tanques de productos segn requerimientos de calidad del mismo.
Registrar la operacin y resultados.
Seguir los procedimientos operacionales para recibo por oleoducto, medicin de
tanques, despacho a carro tanques, recibo de etanol, recibo de aditivo, medicin
manual de tanques, medicin manual de carro tanques, muestreo, control de
calidad, drenaje de tanques y dems procedimientos y anlisis de trabajo seguros
desarrollados en la planta.
Realizar corte diario de todos los tanques de combustibles (incluyendo tanques
sistema drenaje y/o recuperadores), Etanol y aditivos para gasolina.
Proveer informacin y la documentacin completa para el proceso de corte y cierre
de inventarios diario.
Participar en entrenamientos, reuniones de seguridad y simulacros contra incendio.
Recibir y entregar turno con registro escrito firmado.
Dar cumplimiento a las polticas de seguridad, salud, medio ambiente, alcohol y
drogas, calidad y de servicio al cliente de la Compaa.
Realizar la inspeccin de los carro tanques
Cumplir con funciones descritas en los Planes Especficos de Emergencia.
Cumplir con las funciones dentro del esquema de Permisos de Trabajo.
Verificar y hacer cumplir los procedimientos de seguridad para cargue de productos
en el llenadero
Coordinar y ejecutar la entrega de tanques, recibo de productos por oleoducto.
Verificar en cada turno el buen funcionamiento de bombas tanques, alarmas.
Asistir a los conductores de carro tanques de terceros en el cargue cuando sea
necesario.
Dar soporte a los conductores y solucionar problemas que se presentan con el
sistema.
Manejo y conocimiento del sistema TMS6

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NTC ISO 9001:2000

Cdigo: GHMF0102
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Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin


Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Bachiller o Tecnlogo en cualquier rea
Manejo de Office y la proporcionada por la empresa en polticas operacionales

Un (1) ao desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


4

11. RECEPCIONISTA
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Recepcionista
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Subgerente Administrativo y de Tesorera

ROL DEL CARGO


Satisfacer las necesidades de comunicacin del personal de BIOCOMBUSTIBLES S.A.
operando la central telefnica, atendiendo al pblico en sus requerimientos de informacin,
ejecutando y controlando la recepcin y despacho de la correspondencia, para servir de
apoyo a las actividades administrativas de la empresa. Asistir, coordinar y ejecutar las
funciones secretariales de digitacin, manejo de archivo y envi de correspondencia.

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Servicio al cliente
Envi de correspondencia
Manejo de Correspondencia
Control de ingreso a las oficinas
Atencin a Clientes y visitantes
Caja Menor
Atencin Telefnica

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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Humana
Control de Gestin
Gestin Jurdica
Gestin Administrativa y Financiera
Gestin Comercial

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Operar la central telefnica y comunicar las llamadas con las reas solicitadas,
cumpliendo con el protocolo de la empresa.
Atender a los clientes internos y externos, que solicitan informacin.
Anotar en los formatos respectivos el ingreso y salida de correspondencia.
Recibir o enviar la correspondencia de la empresa.
Recibir y entregar los mensajes a las diferentes personas, en caso de que el empleado
no se encuentre.
Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elaboracin de certificaciones, cartas, solicitudes, referencias bancarias y dems
documentos propios de la empresa, solicitados por el Gerente Administrativo y
Financiero.
Manejo y control de la caja menor
Autorizar el ingreso de personas ajenas a la empresa
CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad

NTC ISO 9001:2000

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RESPONSABILIDADES

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establecida por la direccin.


Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001:2000

ARCHIVO
Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Tcnico en reas administrativas o secretariado sistematizado
FORMACION:
Atencin al cliente. Manejo de Office y la proporcionada por la empresa
en polticas propias de la empresa
EXPERIENCIA:

Seis (6) meses desempeando el cargo.


APROBACIONES
No aplica para el cargo

12. CONDUCTOR
DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Conductor
TITULAR DEL CARGO:
____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: No Aplica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Director de HSE
ROL DEL CARGO
Encargado de conducir y transportar personal de la Gerencia General de la empresa.

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RESPONSABILIDADES

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GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD


Conducir y transportar personal de
la Gerencia General
Atencin y servicio al cliente
Apoyo en archivo y mensajera

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA


Gestin Gerencial
Gestin Financiera
Gestin Humana

COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES

Conducir y transportar personal de Gerencia General


Conducir y transportar personal de la empresa para efectos laborales
Apoyar en las labores de fotocopiado.
Apoyar con diligencias de mensajera.
Apoyar con consignaciones y diligencias bancarias.

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RESPONSABILIDADES

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CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la empresa.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo

EDUCACION:
FORMACION:

EXPERIENCIA:

PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA


Bachiller
Atencin al Cliente.

Seis (6) meses desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


5

13. MENSAJERO
DESCRIPCION

NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

NOMBRE DEL CARGO:


TITULAR DEL CARGO:
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
JEFE INMEDIATO:
CARGO:

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Mensajero
____________________________________
No Aplica.
____________________________________
Subgerente Administrativo y de Tesorera

ROL DEL CARGO


Respaldar todos los procesos para la entrega y recoleccin de documentos e informacin,
que garanticen el funcionamiento en los procesos.
GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Mensajera
Atencin y servicio al cliente
Apoyo a Archivo
PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA
Gestin Gerencial
Gestin Humana
Control de Gestin
Gestin Jurdica
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Gestin Operativa
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Sentido de Pertenencia
Orientacin al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Trabajo en Equipo
Trabajo Bajo Presin

ESPECIFICAS
Responsabilidad
Conciencia Organizacional
Productividad
Orientacin al Cliente

FUNCIONES DEL CARGO


GENERALES
Preparar los documentos adecuadamente para desempear sus labores de Mensajera
Informar oportunamente sobre las anomalas que se presenten en las instalaciones
administrativas y/o operativas.
Apoyo en la clasificacin y organizacin del archivo.
Apoyar en las labores de fotocopiado.
Realizar diligencias de mensajera.

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RESPONSABILIDADES

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Realizar consignaciones y diligencias bancarias.


Entregar documentos para procesos de notarias y certificaciones.
Realizar las consignaciones de pagos Parafiscales, impuestos y cuentas a terceros.
Entregar y radicacin de remisiones y facturas.
Entregar de documentacin requerida para gestin diaria.
Manejar de efectivo y consignaciones bancarias.

CALIDAD
Cooperar con el Comit de Calidad para controlar y cumplir la poltica de calidad
establecida por la direccin.
Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de calidad.
Participar en la planificacin de calidad.
Conocer los indicadores de la empresa.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO
9001/2000
ARCHIVO
Colaborar con el archivo de los documentos en forma cronolgica o consecutiva
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS
Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC
Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores
Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION:
Bachiller
FORMACION:
Atencin al cliente. Manejo de Office y la proporcionada por la empresa
en polticas propias de la empresa
EXPERIENCIA:

Seis (6) meses desempeando el cargo.


APROBACIONES

No aplica para el cargo


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RESPONSABILIDADES

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NTC ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

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________________________

__________________________
Reviso: Guiovanni Mahecha
Cargo: Coordinador de Calidad

_______________________________
Reviso: Patricia Pardo
Cargo: Coordinadora Recursos Humanos

__________________________
Aprob: Sergio Snchez
Cargo: Rep. de la Direccin
Fecha: 26/02/2008