Introduccin general

a las ciencias y tcnicas

de la informacin y
documentacin
Claire Guinchat
y Michel Menou
Segunda edicin corregida y aumentada por

Marie-France Blanquet










Introduccin

Comunicacin e informacin son en nuestra poca dos palabras de capital importancia. Toda relacin
humana, toda actividad, supone alguna manera de comunicacin. Todo conocimiento comienza con una
informacin sobre lo que ocurre, lo que se hace, lo que se piensa. Esto determina, en todos los tiempos,
la naturaleza y calidad de las relaciones humanas.
El presente se caracteriza, no obstante, por la amplitud que adquiere el fenmeno, el nivel que
muestra, la atencin que se le confiere. A la comunicacin interpersonal se ha aadido la comunicacin
de masas, que se distingue por la cantidad de informaciones que se transmiten y por la importancia del
pblico que tiene que ver con ellas. Como son los medios de comunicacin -prensa. radio, televisin-
los que movilizan la infoimacin, sta escapa al control directo del usuario, quien no puede ni verificarla,
ni transformarla, ni responder a ella en forma inmediata. Entre estas dos formas extremas de
comunicacin, o sea, directamente de persona a persona o indirectamente del pblico a los medios
masivos de comunicacin funcionan, en todos los campos de la actividad humana, una serie de
instituciones que tienen el poder y el deber de comunicar los conocimientos existentes: familia,
sistemas de enseanza, sistemas profesionales, administracin, etc. Entre estas instituciones, algunas
se han especializado en el tratamiento funcional de la informacin cientfica y tcnica, desde sus
fuentes hasta el usuario.
En realidad, la comunicacin humana directa depende del tiempo y del espacio. Para que se
inscriba en el tiempo, es preciso que deje una huella, que se registre en un soporte material: libro,
imagen, fotografa, disco, etc., o sea, en un documento. Seleccionar la enorme masa de informaciones,
los elementos de conocimiento, suministrarlos a toda persona que los requiera, conservarlos sin
alteracin y actualizarlos permanentemente, son los objetivos que corresponden a las actividades
documentales.
Las formas de comunicacin son extremadamente variadas, pero su esquema general es
aproximadamente el mismo. El principio en que se fundamenta toda comunicacin es la circulacin
de un mensaje entre una fuente (emisor) y un destinatario (receptor), por medio de un soporte (canal).
El emisor, o fuente, puede ser un individuo, un grupo o una institucion. En el caso de una
emisin intencional, que es el nuestro, el emisor da a la idea que desea transmitir cierta forma que e
permita al destinatario percibirla. Esta forma recibe el nombre de cdigo. Por ejemplo, un hablante de
lengua espaflola, cuando se dirige, oralmente o por escrito, a otms hablantes de la misma lengua, tiene
que emplear los trminos de la lengua espaola. Del mismo modo, un ingeniero encargado de colocar
las seales en una va tendr que utilizar los signos internacionales del cdigo de carreteras, y as en
los dems casos.

El receptor, o destinatario, es aquel que recibe el mensaje, pero esta recepcin no siempre es
intencional: contrariamente a lo que ocurre con el emisor, el receptor est mucho ms sometido al
flujo de mensajes que provienen de todas partes, y que le son enviados como productor de
informacin . Para captar el mensaje, el receptor tiene que seleccionar lo que le concierne entre la
masa de smbolos que le llega, y luego codificarlos (en el ejemplo anterior, la lengua espaola o el
cdigo de carreteras) hasta encontrar el mensaje original. El mensaje que circula entre el emisor y el
receptor: informe, seal, idea... slo puede ser comprendido si estos dos polos disponen de un re-
pertorio comn de signos (el cdigo) que ambos comprenden de manera idntica, o si se realiza una
traduccin de un lenguaje a otro. Sin embargo, aun en el caso de un sistema comn, suelen producirse
dos distorsiones: en el inicio se modifica la forma, o n la llegada la lectura no corresponde siempre a
su contenido real. Dicho de otra manera, las palabras no reflejan lo que se quera decir; el emisor y
el receptor no se han comprendido bien. La prdida de sentido resultante puede convertirse en un
empobrecimiento de la informacin (el silencio) o en una interferencia de la misma por la presencia
de datos superfluos (el ruido). En los dos casos, se resiente la calidad de la informacin, hay que
reanudar el proceso y el tiempo se pierde intilmente.
El canal, o medio, o soporte de la comunicacin difiere segn la forma de dicha comunicacin.
Los medios son muy variados; pueden citarse, entre otros, la vibracin del aire que lleva el sonido de
una persona a otra, las ondas heriziana,los satlites artificiales, los dedos de la mano o el papel.
El funcionamiento general de la comunicacin es menos simple de lo que parece. La misma
transmisin es factor de distorsin y de prdida de la informacin, Algunos obstculos provienen de la
institucin que efecta la transferencia de la informacin; otros son de carcter tcnico, estn relacio-
nados con las formas de tratamiento y tambin con la transferencia; otros son psicosociolgicos,
debido a las relaciones entre los usuarios y los especialistas de informacin; por ltimo, algunos
provienen del contexto ideolgico y poltico.
Por otra parte, la comunicacin no se realiza en sentido nico. Por lo general, el receptor
reacciona ante el mensaje emitiendo a su vez otro mensaje. A esta reaccin se le da el nombre de
retroalimentacin (feedbaek) y puede adoptar las formas ms diversas: rumor, correo, respuestas
formalizadas, crtica (del tipo de la crtica periodstica); la naturaleza y forma de la respuesta depende
de la naturaleza y forma de comunicacin. Adems, la retroalimentacin es portadora de una
informacin doble, pues tambin indica en qu medida ha sido satisfecha la pregunta. o desde qu
punto de vista se ha juzgado deficiente la respuesta. El estudio de la retroalimentacin permite
apreciar las condiciones en que se ha recibido un mensaje y ajustar constantemente el procedimiento
con el fin de optimizar el resultado, o sea, adecuar la informacin enviada con la adecuacin de la
informacin recibida. Cuanto ms prximos estn el emisor y el receptor, o mejor estudiados los
contactos, ms efectiva ser la respuesta que encierra la retroalimentacin. Sin embargo, aun cuando
el emisor parezca muy alejado del receptor -por ejemplo, emisor de televisin o discurso de un orador
importante-, la transmisin no es unilateral, sino que origina una accin de regreso o respuesta. Para
valorar y determinar la naturaleza de la transmisin se han desarrollado numerosos medios de anlisis
y control, tales como los sondeos de opinin, las encuestas, los anlisis de necesidades, etc.
La ciencia de la comunicacin, de origen reciente, cuyo desarrollo proviene de distintas
disciplinas y se orienta en diferentes direcciones, ha establecido varios modelos explicativos de
comunicacin: el modelo matemtico de Shannon, el esquema lineal de Lasswell -de orden
sociolgico-, el modelo cibemtico de Moles -esquema que se concreta en el estudio del mensaje-,
como el de Katz -reformado por McLuhan-, el estudio de la mquina de comunicar de Schaeffer, la
teora de la informacin de Escarpit. Existen otros cuantos enfoques cientficos, no slo del esquema
terico, sino de las nuevas condiciones de la comunicacin debidas a las transformaciones tcnicas y
al desarrollo cientfico, que caracterizan nuestro timpo y su corolario indiscutible, es decir, la
demanda de informacion.
En una poca en que la ciencia domina la vida de todos, la informacin es el elemento que la
vivifica y por esto tiene una importancia capital para la sociedad universal. La transferencia de
informacin cientfica y tcnica es condicin primaria e indispensable de todo progreso econmico y
social. Efectivamente el proceso tcnico, factor de aumento de la productividad y de la riqueza
nacional, depende directamente del acceso que se tenga a los descubrimientos. Cualquier retraso o
laguna informativa en este campo significa estancamiento o regresion.
Estar informado significa tambin poder analizar una situacin, hallar las soluciones a un
problema administrativo o poltico, juzgar con conocimiento de causa. La disminucin de la
incertidumbre mejora naturalmente las decisiones, que determinan mediante elecciones sucesivas el
devenir de un sector, de una actividad, o de un pas.
La enseanza, el aprendizaje y la formacin suponen, adems de la relacin pedaggica que se
establece entre el profesor y el alumno, el acceso a los fondos documentales, a las herramientas de
explotacin y de difusin de los conocimientos que constituyen las bibliotecas y otras unidades de
informacin. La rpida intensificacin de la demanda educativa en un nmero creciente de pases, la
obligacin que se impone a categoras cada vez ms diversas de profesionales para que actualicen sus
conocimientos gracias a una preparacin permanente, la elevacin del nivel acadmico indispensable
para el progreso cientfico moderno, son todos factores multiplicadores del desarrollo.
Convertir los resultados de la investigacin en aplicaciones benficas para la vida de los
individuos -en el campo de la salud, de la alimentacin, etctera-, permitir a todos una mejor
comprensin y dominio de su situacin, dar al industrial, al comerciante, al agricultor las
informaciones objetivas que les permitan fundamentar sus decisiones, son las metas de los diversos
canales intermediarios entre la produccin de la informacin y los usuarios.
Un hecho fundamental es que la ciencia se nutre de la ciencia. Los descubrimientos cientficos y
las innovaciones tcnicas retrocederan y probablemente desapareceran si la comunidad cientfica no
contara con la informacin acumulada a travs de los siglos. Esto explica precisamente la baja
productividad cientfica y tcnica de los pases cuyos recursos documentales son muy pobres.
En efecto, la produccin de la informacin y el ambiente cientfico que sta promueve estn
distribuidos en el mundo muy desigualmente. Hay unos cuantos pases en desarrollo que slo
producen el 1% de la literatura cientfica mundial. Esta literatura procede en su mayor parte de los
grandes pases industrializados, que cuentan con una buena parre del presupuesto y la informacin.
Estos pases tienen a su disposicin una infraestructura de informacin capaz de cubrir una enorme
poblacin de usuarios: bibliotecas, centros de documentacin, centros de anlisis de informacin,
personal especiatizado, profesin y formacin institucionalizadas, canales de comunicacin con las
fuentes y los usuarios, poltica nacional. En estos pases se advierte una reorganizacin de estos
estamentos con miras a una racionalizacin e integractn funcionales mediante diversas formas de
acuerdos de cooperacin tanto nacionales como internacionales.
En los pases en desarrollo la situacin es muy diferente. Los recursos que se pueden destinar a la
produccin cientfica y al movimiento de informacin son, por lo general, claramente insuficientes.
La infraestructura que corresponde al equipamiento es frecuentemente muy escasa y existe un
predominio de las bibliotecas, entre las cuales hay algunas de las ms antiguas del mundo que poseen
adems fondos muy valiosos y antiguos. La falta de especialistas y desde luego de tcnicas avanzadas
explica el vaco casi completo que se advierte entre los responsables de mayor rango administrativo y
el personal ejecutivo. Si bien la transmisin de informacin est sujeta a interrupciones y retrasos en
estas regiones, la demanda aumenta.
Es necesario en estos pases reducir el dficit de informacin inherente a un potencial y a un
modo de produccin cientfica restringidos, accediendo a los datos disponibles en vez de aumentar la
produccin local de tales datos, por lo menos al comienzo. Ello exige dos condiciones: la existencia
de infraestructura nacional suficiente y la integracin de los pases desarrollados al sistema de
transferencia de conocimientos de los pases en desarrollo.
Se estn haciendo grandes esfuerzos en este sentido. Desde hace algunos aos (especialmente) se
ha puesto en marcha un programa mundial de informacin cientfica, el Unisist PGI auspiciado por la
UNESCO y un conjunto de organizaciones internacionales y nacionales. Se trata de reforzar y de
coordinar la cooperacin mundial en el campo de la informacin cientfica y tcnica, particularmente
en beneficio de los pases en desarrollo.
El Unisist, orientado de manera esencialmente prctica, no es ni un rgano centralizador ni una
estructura formal, sino un movimiento mundial -tal como l mismo se define- orientado hacia la
mejora de la transferencia de la informacin~en tres direcciones: a) la disponibilidad y accesibilidad
de la informacin cientfica, teniendo en cuenta especialmente las dificultades relacionadas con los
diferentes objetivos de los niveles de desarrollo en diversos pases, lo mismo que otros factores
institucionales; b) la conexin y la compatibilidad de los sistemas de informacin, mediante un
empleo cada vez mayor de normas comunes y de tcnicas modernas de comunicacin; c) una
selectividad y flexibilidad crecientes en el tratamiento y la distribucin de la informacin cientfica y
tcnica, gracias a nuevos mecanismos institucionales confiados al cuidado y diligencia de las
organizaciones cientficas .
Expl5sin documental: la expresin caracteriza muy bien el crecimiento espectacular de la
produccin de documentos en el mundo desde hace algunos aos. La siguiente tabla, referida a la
edicin de libros, permitir medir la amplitud del fenmeno y apreciar sus tendencias . El volumen de
la literatura peridica experimenta el mismo crecimiento exponencial.
En general, esta tasa de crecimiento es muy rpida, pero est caracterizada especialmente por su
continua aceleracin durante los ltimos aos y, en oposicin a ciertas predicciones de saturacin y
desaceleracin, sigue aumentando cada vez con mayor velocidad.

La situacin anterior se explica por el espectacular desarrollo de la ciencia moderna y de la
innovacin tecnolgica. Comparando las distintas pocas del desarrollo de los
conocimientos, se puede observar ms objetivamente el fenmeno. Segn la National
Education Association de Estados Unidos ha sido necesario esperar a 1750 para que el saber
del hombre coetneo de Cristo tan slo se duplicase. Otra multiplicacin por dos se logr
ciento cincuenta aos ms tarde, en 1900: la cuarta multiplicacin de esta ndole para el conjunto del
saber cientfico se llev a cabo slo en el dcccnio que sigui a 1950. En otros trminos, se pude decir
que el conocimiento tecnolgico se ha multiplicado por diez cada 50 aos desde hace ms de 2.800
aos. En 1950, el mundo contaba con 1.000.000 de investigadores e ingenieros; en 1900 eran
100.000; en 1850, 10.000; y en 1800, l.000. Efectivamente, el nmero de investigadores, que
constituyen la fuente principal de conocimientos e informaciones cientficas, no deja de crecer: hoy
alcanza sin duda los diez millones. Adems, a la comunidad cientfica propiamente dicha hay que
aadir ahora toda clase de usuarios:
gerentes, directores de empresa, industriales,juristas, polticos. educadores, etc., no slo con el
carcter de solicitantes, sino tambin, cada vez ms, de productores de nuevas informaciones. A la
multiplicacin de la oferta, segn el proceso natural, responde la multiplicacin de la demanda. A los
grupos de usuarios pertenecen todos aquellos que de una u otra manera participan en la industria del
conocimiento, es decir, de la produccin, distribucin y consumo de los conocimientos, Se puede
afirmar en principio que toda transferencia de conocimentos equivale a una transferencia de infor-
macin y viceversa
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, y que la industria del conocimiento, cuya razn de ser consiste en garantizar
esta transmisin de conocimientos e informaciones, seguir creciendo rpidamente en un mundo que
se fundamenta en el proceso cientfico.
El crecimiento de la informacin influye naturalmente en la composicin del acervo documental. A
los libros y publicaciones seriadas editados por los circuitos comerciales tradicionales se suma una
extensa gama de documentos de todo orden, inditos y de difusin restringida. Entre estos do-
cumentos figuran informes, tesis, actas de congresos, cursos, estudios, separatas, etc., que forman lo
que se ha dado en llamar literatura subterrnea o gris. Estos documentos provienen de los
organismos ms diversos: instituciones cientficas, universidades, servicios de estudio y de
investigacin, reflejando su actividad y sus preocupaciones, y constituyen la primicia de la actualidad
cientfica, siendo a menudo la fuente ms actual y reciente de informacin de los distintos carnpos y
constituyendo la mejor herramienta de comunicacin directa entre cientfficos. Aunque no es posible
registrar su nmero, se sabe que ste aumenta en la actualidad considerablemente. En esta literatura,
multitud de documentos, artculos e informaciones son idnticos o aparecen vartas veces en formas
diferentes. Este fenmeno de redundancia de la informacin necesita cada vez ms al documentalista,
que realiza una actividad de sntesis y seleccin de la informacin.

Un factor suplementario de saturacin es la extraordinaria reduccin de la vida til de un
documento; o sea, la perdida de actualidad de ste, u obsolescencia. En ciertos campos, los
conocimientos se renuevan con tal rapidez que ha llegado a decirse que un libro est atrasado en el
momento de su publicacin. Resulta, por lo tanto, indispensable reactualizar constantemente los
fondos documentales, ya sea por medios manuales o automatizados.
A esta enorme masa de documentos en papel hay que aadir la produccin de material
documental distinto de los libros: discos, fotografas, cintas magnticas, videogramas, etc.,
documentos sobre soporte diferente al papel y cuya aparicin en los circuitos de la comunicacin es
uno de los grandes adelantos de nuestra sociedad: la irrupcin de lo audiovisual y de la edicin
electrnica. Aunque estos medios son muy prometedores, plantean problemas de trata-miento y de
difusin que exigen tcnicas especficas y canales diversificados.
Para responder a este permanente flujo documental, los organismos de tratamiento de la
informacin se han desarrollado en tres direcciones: expansin del nmero y tarnalio, diversificacin
y especializacin, adopcin de nuevas tcnicas. La expansin llega a ser gigante en las grandes
bibliotecas: la Biblioteca Nacional de Francia cuenta con 16 millones de documentos, la Biblioteca
Lenin de Mosc, con 36 millones, la Biblioteca del Congreso, con 72 millones; sta es la primera
biblioteca de los Estados Unidos que ha duplicado sus fondos bibliogrficos en veinte aos, a partir de
1955 7. Delimitacin y especializacin mediante la divisin de funciones, diferenciacin de los
usuarios, de los productos que se ofrecen y de los sectores cubiertos. Creacin de organismos
completamente nuevos, tales como los bancos y bases de datos, que sirven para almacenar la
informacin a un ritmo jams alcanzado antes y, por ltimo, la transformacin de las tcnicas.
A la explosin documental corresponde efectivamente la explosin tecnolgica, principalmente
en tres campos que se relacionan con las operaciones documentales: la informtica, las
telecomunicaciones y la microedicin..
La aparicin del ordenador para el tratamiento de la informacin es relativa-mente reciente -
apenas una treintena de aos-. El ordenador ba dirigido el traiamiento de la informacin por un nuevo
camino, gracias a sus dispositivos de entra-da y de salida de datos, que trabajan a una velocidad
sorprendente; a sus memorias, que tienen una capacidad casi ilimitada, y a sus mtodos de clculo,
que son infalibles. Las consecuencias son numerosas: concentracin de la informacin en memorias
de gran capacidad, bancos y bases de datos numricos y/o bibliogrficos; increble rapidez de las
operaciones, que permiten todas las rnanipulaciones posibles; inversin del proceso de transferencia
de informacin ~a no es el usuario ni el docurnento los que se desplazan, sino la informacin).
Efectivamente, se puede consultar la memoria a distancia, a parir de tenrriales que estn
conectados a un archivo central. El desarrollo de las nuevas memorias de gran capacidad y al acceso
directo facilita su consulta inmediata en tiempo real, a voluntad del usuario.
Por otra .parte, los costos del tratamiento automatizado y la misma lgica del sistema, que
requieren una cooperacin entre organismos a gran escala, se traducen en una regulacin de los
mtodos y procedimientos que permite dividir las tareas y sus resultados. Estamos, de este mdo,
frente a una transformacin de las estructuras tradicionales disociadoras, aisladas, sin brillo, que se
convierten en redes documentales fluidas, claras, abiertas por numerosos puntos de acceso. Nuevos
sistemas de alerta permiten anticipar-se a~la demanda con pleno conocimiento de causa. La difusin
selectiva de informacin, es decir, el envo a un usuario de informaciones seleccionadas regularmente
de acuerdo con sus propios intereses, constituye uno de los aspectos ms atractivos de la
aproximacin entre la oferta y la demanda.
El empleo del ordenador no permite errores ni aproximaciones y ello ha contribuido en gran
medida al desarrollo del anlisis de las necesidades y comportamiento en materia de informacin, y a
un proceso cualitativo de las relaciones entre el hombre y la mquina.
La telemtica, que es la coordinacin y enlace entre las tcnicas del ordenador y las
telecomunicaciones, constituye uno de los elementos funda-mentales del desarrollo de los sistemas y
redes informticos. Este encadenamiento se efecta en dos direcciones: redes especializadas en la
transmisin de datos, que utilizan la red telefnica, los satlites de telecomunicaciones y las fibras
pticas, y redes generales o especializadas de los ordenadores interconectados, o sea, que pueden
ofrecer a distancia el contenido de sus archivos.
Hoy en da se ofrece a las unidades de informacin un amplio conjunto de medios telemticos:
transmisin a distancia de una copia o telecopia, transmisin a distancia de un texto o teletex;
comunicacin directa de las personas por el conjunto de medios que permiten la reunin a distancia,
teleescritura, teletransmisin, consulta a distancia de ficheros bibliogrficos, de bancos de datos,
utilizacin de los circuitos de vdeo, cuyo objetivo consiste en acercar lo ms posible, en el tiempo y
en el espacio, al usuario de las fuentes del saber La opinin general es que la informacin
automatizada suplantar definitivamente, entre 1980 y 1990, a los procedimientos artesanales que
garantizan en la actualidad, mejoro peor, la transmisin y difusin de los conocimientos . Quizs sea
necesario matizar esta informacin, pero la tendencia se mantiene irreversible.
Asistimos a un desarrollo extraordinario de la microedicin y de la microcopia en detrimento de
los soportes clsicos basados en el papel. En ciertos equipos de ordenador ya se ha suprimido el papel
y se ha reemplazado por la transmisin inmediata de los resultados en microfilm que se revela
instantneamente (COM -Computer Output on Microform). La enorme reduccin del documento
original, al convertise en microforma, suprime los problemas de acumulacin causados por el
almacenamiento del papel y fa-cuita la difusin y distribucin de los datos. Se puede prever un
desarrollo espectacular de la edicin y del archivo electrnico, utilizando como soportes las memorias
pticas: videodisco, disco ptico numrico, CD-ROM; sus enormes capacidades de almacenamiento
eliminan todos los problemas de espacio. Con estos nuevos soportes se dispone, adems, de medios de
difusin de bajo coste y de tcnicas de bsqueda elaboradas para encontrar la informacin pertinente.
La aplicacin combinada de estas tcnicas nuevas representa una solucin de los dos
principales problemas de contaminacin de la informacin, a saber, la acumulacin y la
obsolescencia.
Por otra parte, el florecimiento tcnico supone y origina un sorprenden-te esfuerzo cualitativo.
El dominio de tales conjuntos tcnicos impone la cooperacin de especialistas de todas las disciplinas.
A las ciencias exactas y a sus aplicaciones, como la informtica, la bsqueda operacional y la cibern-
tica, se aaden distintas ciencias humanas que se ocupan de aspectos esenciales del tratamiento de la
informacin que todava son mal conocidas y poco estudiadas. Entre estas ciencias humanas hay que
citar la psicologa y las ciencias del comportamiento, que aclaran los mecanismos humanos que tienen
que ver con la transferencia de los conocimientos, como los procesos de comunicacin y adquisicin,
el anlisis de las necesidades, la interaccin entre el hombre y la mquina; la semiologa y la
linguistica, que permiten solucionar los problemas relacionados con los lenguajes documentales y con
la indizacin, lo mismo que con la traduccin automatizada, los anlisis por ordenador y la
inteligencia artificial; la administracin, la economa, que permiten dominar la concepcin y la
administracin de los sistemas (por el anlisis sistemtico), evaluar los costos y los rendimientos,
establecer programas globales; las ciencias de la educacin, que permiten definir los programas de
enseanza que se adapten tanto a la formacin profesional como a los usuarios; las ciencias jurdicas y
la sociologa, para estudiar los aspectos sociales y legales del tratamiento de la informacin; la teora
de la decisin, etc.
Se forma de esta manera un saber fundamental de naturaleza multidisciplinar, que tiende a
constituir una ciencia nueva, paradigmtica, es decir, un corpus o contenido terico respaldado por un
consenso sobre su objeto, sobre sus mtodos, sobre sus procedimientos. Ciencia de encrucijada que
busca un principio que rena los conocimientos dentro de una visin global en la que cada uno de
stos est situado con exactitud y en la que se perciban con claridad las relaciones con los dems
conocimientos. Aunque las ciencias de la informacin slo estn en sus comienzos y a menudo
vacilan para formalizar una teora sobre las aplicaciones de la bsqueda y los resultados de sus
observaciones, demuestran, sin embargo, una notoria fecundidad terica y prctica.
La diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el tratamiento de la
informacin justifican esta aproximacin interdisciplinar de alto nivel. No se trata, en realidad, de
almacenar en orden lgico cierto nmero de documentos con la pretensin de que esto es la
documentacin. La documentacin es memoria, seleccin de ideas, reagrupacin de nociones y
conceptos, sntesis de los datos. Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, sealar el material
capaz de satisfacer las necesidades especficas, siempre cambiantes, pues varan segn el campo del
saber que se trate, segn el estado de los conocimientos, la naturaleza de los usuarios y los objetivos.
Aunque las necesidades son variables, todas se fundamentan, sin embargo, en el mismo principio: la
informacin tiene que ser fiable, actual y disponible de inmediato.
Esto supone un trabajo considerable, estructurado segn un conjunto de operaciones que ha
recibido el nombre de Cadena documental. Estas operaciones se relacionan entre s de modo que las
ltimas dependen de las que preceden, de acuerdo con la lgica misma del proceso. En uno de los
extremos de la cadena ingresan los documentos que hay que tratar. En el otro, tiene lugar la salida de
los resultados, de los productos documentales, desde el ms simple hasta el ms elaborado: referencias
y descripcin de los documentos, herramientas de bsqueda, publicaciones secundarias y terciarias.
El primer eslabn de la cadena es la recogida, o sea, la operacin que permite constituir y
alimentar el fondo documental, o conjunto de documentos utilizados por una unidad de informacin.
Esta operacin tiene varias etapas sucesivas: localizacin de los documentos, seleccin,
procedimientos de adquisicin (gratuita o pagada). La recogida exige que el responsable de ella se
mantenga permanentemente al da de la evolucin de los conocimientos y de la produccin en el
campo correspondiente, y por lo tanto, que la unidad est bien integrada en el mbito cientfico
nacional e internacional, formal e informal. Cuando se trata de publicaciones comercializadas, la
recogida se apoya en numerosas fuentes relativamente identificables y accesibles: depsito legal y
bibliografas nacionales derivadas de l, catlogos de editores, ndices y bibliografas de toda clase,
repertorios. Sin embargo, la bsqueda de las fuentes de informacin resulta diferente cuando se trata
de la literatura gris. No le bastar al documentalista conocer la existencia de los organismos o de los
cientficos que producen los documentos, sino que tendr que organizar una red de intercambio y
adquisicin sistemtica que se integre en un conjunto cientfico.
Por otra parte, la adquisicin no se improvisa, sino que tiene que hacerse en funcin de una
poltica estrechamente relacionada con los intereses y objetivos de la unidad de informacin. Las
elecciones sucesivas que rigen las decisiones relativas a los pedidos presuponen un conocimiento lo
ms preciso posible de la demanda informativa y de su evolucin.
La adquisicin se contina mediante operaciones de control y de registro material del
documento y slo cuando ste se ha verificado y admitido (provisional definitivamente) en los
fondos se da comienzo al tratamiento intelectual: descripcin bibliogrfica, descripcin del
contenido, almacenamiento (o introduccin en la memoria), bsqueda, difusin. Todas estas
operaciones tienen por objeta encontrar inmediatamente la informacin necesaria para dar respuesta a
una demanda.
Se impone en primer lugar establecer la identidad del documento. Este es el objeto de la
descripcin bibliogrfica, o catalogacin. que enumera las caractersticas formales de un documento:
autor, ttulo, fuente, formato, idioma, fecha de edicin, etc. Estas caractersticas se consignan en una
referencia bibliogrfica, que constituye una verdadera relacin de la identidad documental.
La siguiente etapa es la descripcin del contenido, llamada a veces anlisis documental, que abarca
cierto nmero de operaciones: descripcin de la informacin que contiene el documento y traduccin
de sta a una formulacin que resulte aceptable por el sistema. Efectivamente, que ocurre si se utiliza
para describir el contenido el lenguaje natural, libre, conten-te? Por este camino, se llegar pronto a la
incomprensin, a la confusin total, causadas por la ambigtiedad y la riqueza del lenguaje natural, en
el que las palabras estn lejos de tener el mismo sentido para todos.
Adems, cmo responder una pregunta que se ha formulado en un lenguaje diferente del que
emplea la respuesta? Para solucionar esta dificultad semntica, se traducen los trminos de la pregunta
y los trminos del documento a un lenguaje comn, unvoco, es decir, que tienen el mismo sentido
para todos los que se sirven de l: es el lenguaje documental. Como el lenguaje natural, el documental
est compuesto de un lxico, conjunto de trminos llamados segn los sistemas y las pocas,
encabezamientos, palabras clave, descripciones, notaciones, ndices y de una sintaxis, o conjunto de
relaciones entre las palabras, que puede ir de un simple plan de clasificacin hasta un conjunto
complejo de relaciones. Tanto el lxico como la sintaxis presentan, con relacin al lenguaje normal,
dos particularidades que los hacen adecuados para el tratamiento documental. Por una parte, se
elimina del vocabulario todo lo que pueda oscurecer el sentido: ambiguedad de forma y de
significado, sinonimia, pobreza informativa, redundancia, etc. Por otra parte, se trata de un lenguaje
fijo: el uso y las relaciones estn codificados y no pueden cambiar a voluntad del usuario. Se logra de
este modo un instrumento relativamente estable que, sin embargo, puede modificarse cuando se
requiera.
Segn los casos, la descripcin del contenido ser ms o menos profunda. En el nivel ms
elemental, bastar con una operacin de clasificacin: determinacin del tema principal, a veces de
algunos temas secundarios, y traduccin a los trminos apropiados del lenguaje documental. Por lo
gene ral, la clasificacin es la nica descripcin de contenido que se realiza en las bibliotecas no
especializadas, utilizando clasificaciones de tipo enciclopdico (o sea, abarcando todos los campos del
saber) o muy general. La finalidad de esta opracin es clasificar la informacin en un nmero
reducido de categoras y ordenar los ficheros de modo que se pueda hallar ms fcilmente el
documento que las contiene.
La descripcin ms profunda est constituida por la indizacin, que consiste en determinar los
conceptos de que trata el documento contemplado y en representarlos en el lenguaje documental con
los trminos o nmeros adecuados. Se trata en este caso de una operacin esencial, que supone un
conocimiento del tema tratado y la definicin precisa del nivel de informacin que se debe conservar
para responder a las necesidades de los usuarios.
Por ltimo, la condensacin permite restringir la forma inicial del documento mediante un
resumen, de extensin y tipo variables segn el nivel del anlisis, el valor del documento y el sistema
utilizado. El resumen tiene doble inters: facilita el registro en la memoria, limitando la duracin y el
coste de la bsqueda; reduce el tiempo de consulta, permitiendo al usuario formarse rpidamente una
idea de las informaciones contenidas en un texto.
Cumplidas estas operaciones, el documento y la informacin que contiene se presentan en una
resea que puede almacenarse en la memoria, es decir, integrarse en el dispositivo de almacenamiento
y bsqueda del sistema: fichero tradicional (o catlogo), fichero semiautomtico (en tarjetas
perforadas), cada vez menos utilizado y destinado a ser reemplazado por sistemas informticos,
soporte legible por ordenador (cinta magntica, 3.13.disquete, disco...). El documento ser clasificado,
es decir, colocado en un lugar determinado segn el mtodo que utilice la unidad: tipo de documento,
formato, autor (ordenacin alfabtica), materia (ordenacin cronolgica), etctera. La clasificacin es
una operacin material que slo permite saber dnde se encuentra el objeto que se necesita. Un
sistema de localizacin colocado sobre el documento (signatura topogrfica o tejuelo) define
materialmente el lugar donde se encontrar siempre el documento.
Los documentos (por lo menos los documentos textuales) pueden almacenarse en su estado
original, en forma reducida o microforma, en soporte magntico o en soporte ptico. El uso de
microfichas y microfilms se ha extendido en los aos 70/80. Las ventajas de este modo de registro
son: ganancia de espacio (reduccin del volumen del texto en un 95% en algunos casos) y de peso,
posibilidad de duplicar las colecciones por duplicacin inmediata, facilidad de difusin, aunque
presentan ciertos inconvenientes de lectura y de conservacin, que no pueden negarse, pero que
habrn de solucionarse en el futuro. Los soportes magnticos presentan tambin numerosas ventajas:
gran capacidad de almacenamiento y acceso a la informacin muy rpido; pero su duracin es
insuficiente y adems su contenido se limita a textos y grficos. No ocurre lo mismo con las memorias
pticas, medios de gestin de la informacin del futuro, que permiten almacenar sobre un mismo
soporte texto, imagen y sonido.
Las operaciones de bsqueda documental (tambin llamada seleccin) se efectan a partir de
la memoria y no de las propias existencias documentales. La bsqueda y su corolario, la difusin de
informacin,. son el fundamento de los servicios que se ofrecen a los usuarios y la razn de ser de la
unidad. Ya sea manual (en los catlogos de fichas) o automatizada (en las memorias de los
ordenadores), la bsqueda puede adoptar diferentes formas: retrospectiva (sobre el conjunto de los
fondos para encontrar todos los documentos que puedan responder a una pregunta normal que se
refiera a los documentos de actualidad), selectiva, combinatoria, etctera. En cuanto a los productos
documentales, stos pueden adoptar las formas ms variadas: suministro del documento mismo, de
referencias (gracias a los documentos secundarios, como las bibliografas que los registran),
suministro de informaciones extradas y presentadas en documentos de evaluacin y sntesis
(documentos terciarios). Difusin permanente o a intervalos, personalizada segn las necesidades
expresadas por el usuario, en la unidad, a domicilio, etctera, lo mismo que presentacin de servicios
que supongan diferentes modalidades, herramientas especficas, distintos pblicos.
Casi todas estas operaciones se pueden realizar automticamente con el ordenador La entrada y
seleccin de los datos bibliogrficos establecidas en una hoja precodificada, legible por mquina o
directamente mediante la lectura automtica de los textos (lectura ptica), control y verificacin,
mdizacin automatizada gracias a un lenguaje que contiene la mquina, el tesauro, toma de datos en
los ficheros y bsqueda documental segn diversos criterios y distintos mtodos, edicin de productos
documentales (ndices en particular) y consultas, todo esto se realiza automticamente a gran velo-
cidad, suprimiendo la duplicacin de esfuerzo y los procesos manuales repetitivos. Las
investigaciones actuales en el campo de la inteligencia artificial (IA) y la aplicacin en
documentacin de los sistemas expertos permite confiar en que, quizs pronto, se realicen ensayos de
condensacin y traduccin automtica que completen la gama de las tareas documentales automa-
tizadas. Tambin se usa el ordenador para realizar los procedimientos de adquisicin, de pedidos y
para gestin contable.
Segn su orientacin, las unidades de informacin se dedican ms especialmente a un eslabn de
la cadena documental: a) al almacenamiento y a la consulta sin desplazamiento (las bibliotecas
tradicionales se orientan a preservar el patrimonio); b) a la descripcin de contenido y a la difusin
(centros y servicios de documentacin); c) a la explotacin de la informacin contenida en los
documentos (centros de informacin del tipo de los bancos de datos, los centros de anlisis). y de
extensin (centros de evaluacin); d) al acceso de las fuentes de informacin.
Efectivamente, si las tareas documentales se articulan segn un desanollo lgico, no es necesario
que sean todas realizadas por el mismo orga nismo. Asistimos hcy, por el contrario, a una
diversificacin constante de los organismos de tratamiento de la informacin, relacionada con la
explosin de la oferta y la demanda. El usuario, para quien el tiempo no era un elemento prioritario y
se diriga l mismo a la biblioteca para efectuar las bsquedas a partir de catlogos manuales, se ha
convenido en un hombre apresurado, que reclama una informacin de actualidad, revisada y
entregada en el menor tiempo posible, a domicilio.
A la diversificacin y multiplicacin de los usuarios responde la variedad de los servicios y
productos que se suministran. Esto se advierte en la proliferacin de trminos que designan las
distintas unidades de informacin: bibliotecas, archivos, bibliotecas especializadas, centros o servicios
de documentacin, centros o servicios de anlisis, servicios de extensin, bancos de datos, bases de
datos, mediatecas, servicios de orientacin, servicios de compilacin de datos, etc., que traducen la
riqueza de las posibilidades de informacin documental. En realidad, estas diversas unidades de
informacin se diferencian unas de otras por el aspecto de la cadena documental que tratan
prioritariamente. Puede considerarse que coexisten tres ramas principales de actividad: la
conservacin y el suministro de documentos primarios (los documentos mismos), la descripcin de
contenido y su difusin, acompaada de suministro de referencias y de indicacin de las fuentes
(documentos secundailos), el suministro de informacin a partir de los datos disponibles (documentos
terciarios). En la prctica, esta distincin corresponde a la prestacin de servicios diferentes y de
productos cada vez ms profundamente elaborados, realizados con destino a pblicos diferentes. Por
ejempo, un estudiante que prepara una tesis de qumica debe dirigirse a un centro de documentacin
especializado para enterarse de lo que se ha producido sobre el tema panicular que le interesa y tendr
que consultar por s mismo los documentos pertinentes; en cambio, un ingeniero que desea tener el
ltimo resultado de un anlisis lo podr conseguir en un servicio de anlisis de datos, en forma de
informacin puntual inmediatamente utilizable.
Mientras que las bibliotecas de conservacin existen desde la antiglledad -acaso la historia no
ha perpetuado la fama de la biblioteca de Alejandra cuyo catlogo conocemos, que conservaba ms
de 700.000 rollos de papiro en el ao 48 antes dc Cristo?-, los centros de documentacin responden a
preocupaciones ms actuales como los servicios de alerta de una literatura que ha llegado a ser
demasiado abundante y efmera para que el usuario pueda captarla directamente. En este sentido, los
centros de documentacin tienden a especializarse dentro de los ms variados organismos:
empresas, universidades, administraciones, servicios pblicos, para grupos de usuarios muy
especializados, a veces excesivamente restringidos. Su nmero supera los 100.000 en el mundo, lo
que muestra hasta qu punto el sistema de alerta y de bsqueda que dichos centros constituyen ha
llegado a ser indispensable.
Las unidades del tercer tipo son creaciones recientes. Tienen la funcin de responder rpidamente
y con seguridad a las preguntas muy especializadas suministrando una informacin seleccionada,
verificada, evaluada, que se concentra finalmente en productos idneos: balances, sntesis, estudios de
tendencias, etctera. Con estas unidades se relacionan los servicios de orientacin, intercambio y
extensin, encargados particularrnente de dirigir a los usuarios hacia las fuentes de informacin, en el
campo o actividad que les interese.
En realidad, si las unidades de informacin cumplen principalmente tales funciones, no excluyen,
por lo tanto, totalmente a las dems. Por esta razn, los servicios de documentacin disponen a
menudo de una biblioteca y las bibliotecas pueden, por su parte, suministrar documentos secundarios.
La conservacin, documentacin e informacin constituyen de este modo los polos de un
conjunto complejo de organismos de diversa designacin, pero que tienen funciones complementarias.
Se han creado de esta manera redes de informacin que forman vastos sistemas integrados a escala
nacional o internacional. La nocin de red, es decir, sistema de cooperacin y de divisin de las
tareas, no es nueva, pero se apoya considerablemente en las nuevas tcnicas de tratamiento de la
informacin -informtica y telecomunicacin. La interconexin puede hacerse a diferentes niveles:
territorial, funcional, sectorial, pudiendo separarse. yuxtaponerse y constituir una vasta red de
intercambios integrados. Existen redes especializadas en una funcin documental: adquisicin,
catalogacin cooperativa
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almacenamiento y organizacin de datos, y muchas otras funciones que se
pueden garantizar en forma cooperativa, segn procesos aceptados por los miembros del sistema. Las
redes especializadas en una disciplina, o rama de actividad, comprenden unidades especializadas en
un sector del conocimento: medicina, ciencias de la tierra, o una actividad econmica y/o industrial.
Existen tambin redes basadas en una categora particular de usuarios (por ejemplo, las pequeas y
medianas empresas o la administracin).
Actualmente, numerosos sistemas de gran volumen, de estructura ms o menos centralizada,
coordinan la informacin mundial de su campo: INIS, por ejemplo, que se ocupa de la informacin
nuclear, cubre, a travs de unos sesenta centros nacionales e internacionales, la casi totalidad de la
literatura sobre este tema; Medlars (Medical Literature Automatic Retrieval System) para medicina,
est implantada en 85 pases; Euronet, cuyo objetivo era permitir el acceso a las bases de datos
cientficas y tcnicas en los pases de la Comunidad Econmica Europea, ha sido reemplazada
progresivamente desde 1984 por la interconexin de redes pblicas de conmutacin de paquetes de
diferentes pases europeos. Sin embargo, las acciones de coordinacin e intercambio para los bancos y
bases de datos continan dentro del marco de la organizacin Euronet-Diane.
La envergadura de estos sistemas, el nmero de obstculos -polticos, jurdicos, financieros,
humanos, econmicos- que deben afrontar requieren por lo general el apoyo de las autoridades
gubernamentales y una voluntad poltica coordinada.
El tratamiento compartido de la informacin se traduce naturalmente en la racionalizacin y
estructuracin creciente de las instituciones nacionales, con miras a lograr la integracin dentro de un
solo sistema. Todo esfuerzo en este sentido supone tener en cuenta el desarrollo del tratamiento de la
informacin en la planificacin global nacional. Generalmente, un organismo pblico asume la
concepcin y construccin de la estructura general del sistema de acuerdo con las condiciones
nacionales; reforzando la infraestructura de informacin.
A nuevas tareas, nuevas exigencias. El dominio de la informacin no puede ya satisfacerse, como
se ha visto, con los conocimientos y tcnicas del libro (biblioteconoma) o del documento
(documentologa), sino que requiere el concurso de diversas disciplinas. Se abre as un vasto campo
de investigacin cuya realidad no est alejada de las prcticas profesionales concretas como podra
creerse. Efectivamente, los investigadores en ciencia de la informacin se basan en mtodos y
observaciones que exigen la participacin de las unidades de informacin. En contacto directo con las
operaciones tcnicas y con los usuarios, estas unidades suministran elementos de estudio y datos, as
como las posibilidades de experimentacin que son indispensables para la formulacin y la
verificacin de las teoras. El impacto de la investigacin sobre el tratamiento de la informacin
origina una evolucin muy rpida de los procedimientos y de tas tcnicas. Todo especialista de la
informacin, a cualquier nivel que se encuentre, ve, de esta manera, que su trabajo est directamente
alimentado y moldeado por el constante aporte del anlisis fundamental.
La evolucin de la demanda y la necesidad de pasar del suministro de documentos o referencias
al de la informacin misma han transformado la apariencia general de la profesin. Las funciones de
los especialistas de la informacin se han diversificado, especializado y profundizado. Las fronteras
que los separan de los cientficos se han atenuado y evolucionan cada vez ms en el sentido de una
mejor comprensin recproca. Se les exige una nueva preparacin en lingstica, en informtica, en
lgica y, por supuesto, en la especializacin correspondiente. Slo puede analizarse lo que se
comprende. Dos hechos revelan esta necesaria interaccin. Por una parte, el desarrolo de aptitudes y
tcnicas documentales bsicas entre los usuarios, adquiridas en virtud de una formacin apropiada, es
uno de los principales objetivos que persiguen los responsables de la informacin. Por otra parte, se
tiende a exigir al especialista de la informacin una doble preparacin ~n tcnicas documentales y en
el campo o tema que trat~, as como una formacin profesional continua que mantenga actualizados
sus conocimientos. Esta ltima formacin tiende a generalizarse.
Reforzado por el personal de ejecucin, apoyado por el personal de formacin y de
investigacin. el cuerpo profesional presenta perfiles muy diversos, aveces mal definidos: analistas,
indizadores, catalogadores, informticos especializados, difusores de informacin, planificadores de
sistemas, generalistas, tcnicos, especialistas de extensin, o consejeros documentalistas, que
completan y enriquecen los tradicionales oficios de bibliotecario y archivero. De todas maneras, los
une la misma preocupacin: garantizar con eficacia el acceso a la informacin -por lo tanto al saber-
al mayor nmero posible de usuarios; defenderla de los factores que la degradan (retraso, ignorancia,
inteipretacin errnea, subordinacin ideolgica, secreto, o censura).
Estas especializaciones en informacin se logran mediante programas diferenciados de
educacin y formacin todava claramente insuficientes, sobre todo en los pases en vas de
industrializacin cuyo desarrollo y armonizacin constituye una de las principales tendencias de la
profesin. En este sentido y segn diversas modalidades, juega su papel la cooperacin internacional,
ya sea a travs de grandes organizaciones, como las Naciones Unidas y sus agencias especializadas, o
mediante acuerdos y convenios bilaterales o multilaterales entre los distintos pases. Especialmente, se
ha iniciado un gran esfuerzo en favor de los pases en desarrollo, estableciendo y poniendo en marcha
programas de formacin en sus respectivos territorios o en pases tcnica-mente avanzados, o
suministrando personal cualificado, o asistencia financiera, sin mencionar los suministros de
documentos y de material. Cualquier persona deseosa de adquirir formacin en estas tcnicas debe
poder beneficiarse de las posibilidades que ofrezca una red de formacin cada vez ms densa.
En realidad, todas estas profesiones de la informacin tienen, fuera de las distintas tcnicas,
caractersticas comunes que explican su inters. La persona encargada de la comunicacin y del
contacto, cuya curiosidad y espritu crtico estn siempre al servicio de la comunidad, cuya formacin
recibe reajustes peridicos, cuya inteligencia est estimulada por la amplitud de las tareas y de las
necesidades, ejerce una profesin nueva, muy actual, cuyo papel entre la ciencia y la conciencia es
primordial. La solucin frente al gran desafo lanzado por la explosin documental est, en gran parte,
en sus manos.



Tipos de documentos

Un documento es un objeto que ofrece una informacin. Los documentos son la base material del
saber y la memoria de la humanidad. Desde luego es posible y necesario utilizar otras fuentes de
informacin, por ejemplo, consultando a una persona o a un organismo, tomando parte en una reunin
o asistiendo a una conferencia, visitando una exposicin, siguiendo una emisin de rado o de
televisin. Sin embargo, estas fuentes han hallado la informacin, en buena parte, gracias a los
documentos utilizados.
Existe una gran variedad de documentos cuyas caractersticas deben ser conocidas perfectamente
por el especialista de la informacin, que debe ser capaz de identificar la categora a que pertenece un
documento, de modo que pueda manipularlo y servirse de l convenientemente.
Las caractersticas de los documentos son de dos clases: a) fsicas (material, naturaleza de los
signos empleados, tamao, peso, presentacin, medios de produccin, posibilidad de consulta directa
o necesidad de utilizar un aparato, periodicidad, etc.); b) intelectuales (finalidad, contenido, tema, tipo
de autor, fuente, modo de difusin, accesibilidad, originalidad, etc.).



Caractersticas fsicas
Todas las caractersticas fsicas de un documento tienen cierta influencia sobre la manera de
tratarlo. Peso, tamao, movilidad, grado de resistencia, antignedad, estado de conservacin, rareza o
multiplicidad son todos factores que determinan la seleccin y la utilizacin de un documento.


Naturaleza

La naturaleza de los documentos nos lleva a introducir una primera distincin fundamental entre
documentos textuales y no textuales y a determinar as el tipo de informacin que transmiten. Cada
una de estas categoras comprende una gran variedad de documentos.
Los documentos textuales presentan exclusivamente, o en lo esencial, informaciones en forma de
texto escrito que debe leerse. Esto ocurre, por ejemplo, con los libros, las publicaciones seriadas, las
tablas estadsticas, las fichas, los documentos administrativos, los textos legales, los cat~logos, los
documentos comerciales, las patentes, etc.
Los documentos no textuales pueden incluir una parte de texto, pero lo esencial de la
informacin aparece en otra forma. Estos documentos deben verse, orse o manipularse. Distinguimos
en este caso:

Los documentos iconogrficos o grficos -imgenes, mapas, planos, grficos, esquemas. carteles,
cuadros, fotografas en papel, diapositivas.
Los documentos sonoros ~iscos, cintas magnticas grabadas.
Los documentos audiovisuales que combinan el sonido con la imagen -pelculas, diaporamas,
cintas y videodiscos.
Los documentos materiales ~bjetos, muestras, maquetas, obras y monumentos, trabajos en
braille, juegos pedaggicos.
Los documentos compuestos, que renen diversos documentos textuales sobre un mismo tema,
como los libros en disco, los conjuntos pedaggicos.
Los documentos magnticos utilizados en informtica, o sea, los programas que permiten realizar
distintos trabajos de clculo, seleccin, simulacin, manejo de ficheros, etc., y los ficheros.
Los documentos electrnicos utilizados en informtica. Transmiten indistintamente texto,
imagen o sonido. Son los documentos del maana.


Material

El material es el soporte fsico del documento. La natulaleza y el material son dos caractersticas
distintas. Un documento iconogTfico, como una fotografa, puede tener dos soportes diferentes: la
pelcula positiva o negativa y la copia sobre papel llamada prueba. Los materiales tradicionales:
piedra, madera, hueso, tela han sido reemplazados a travs de los tiempos por el papel, que sigue
siendo el soporte ms comn. Adems, la innovacin tecnolgica ha descubierto nuevos soportes que
adquieren una importancia creciente: material plstic (discos), soportes magnticos (cintas sonoras,
discos y cintas de ordenador, discos y cintas de video), soportes qumicos fotosensibles (pelculas,
fotografas, microformas). Estos ltimos aos han estado marcados por el nacimiento de un nuevo
soporte: las memorias pticas o documentos de lectura por lser: videodisco, disco magneto-ptico,
disco ptico numrico, CD-Rom. Las tecnologas pticas han abierto la va del desarrollo de soportes
informticos cuya capacidad de almacenamiento y duracin son muy superiores a las de los soportes
magnticos. Las memorias pticas se encuentran en diversos soportes fsicos: vidrio, aluminio,
polmero para el D.O.N.; plstico, metal y PCV en el caso del videodisco; macrolon, aluminio y
plstico son los soportes del disco compacto, como el CD-Rom.
Cada material tiene propiedades ffsico-qufmcas que influyen sobre las condiciones de
utilizacin y de conservacin de los documentos, que de todos modos requieren cuidados especiales.


Formas de produccin

Por la forma de produccin distinguimos los documentos en bruto de los documentos manufacturados.
Los primeros son objetos que encontramos tal como son en la naturaleza; por ejemplo, muestras de
tierra, minerales, plantas, huesos, fsiles, meteoritos. Los segundos son objetos que ha fabricado el
hombre y que pueden ser producidos por el artesano o por la industria (vestigios arqueolgicos,
muestras, prototipos, etc.), o son creaciones intelectuales (objetos de arte, obras literarias, artsticas,
cientficas, tcnicas, documentos utilitarios, etctera) realizadas a mano o con mquinas.
Las tcnicas principales de produccin son el grabado, la litografa, la imprenta, el duplicado, los
procedimientos fotogrficos, elctricos y fotoelctricos. Estas tcnicas se pueden utilizar a pequea
escala o en una produccin masiva.
Las innovaciones tcnicas y el uso de nuevos materiales transforman considerablemente la forma de
produccin de los documentos manufactura-dos y por lo tanto su uso. Los medios de produccin son a
la vez ms diversificados y ms sencillos y por consiguiente ms difundidos y ms potentes, lo que
permite una produccin ms importante.
Los procedimientos de la reprografa facilitan la reproduccin de los documentos, multiplicando
las posibilidades de acceso y de difusin, que estaban antes reservadas a una minora.
La microedicin, es decir, la edicin de un documento en formato muy reducido, sobre pelcula,
en ficha o tarjeta, aunque tiene algunos inconvenientes, posee grandes ventajas en cuanto a peso,
espacio, comodidad de distribucin y de copia, lo que facilita el funcionamiento de las unidades de in-
formacin y la circulacin ae la informacin.
Las memorias pticas se basan en la tecnologa lser para la escritura en disco. El principio
general de registro del sonido y de las imgenes es el mismo, tanto para el CD-Rom como para el
D.O.N. la informacin se registra en forma de datos numricos, digitales o digitalizados sobre una ma-
triz original o master, a partir de la cual se producen los discos. Las tcnicas de impresin o de
lectura varfan de acuerdo con los estndares adoptados por los constructores.
El mismo documento textual o iconogrfico puede presentarse en un formato normal y en
microforma, o sobre disco magntico u ptico, pudiendo elegirse el que ofrezca las mejores condiciones
de adquisicin, conservacin y utilizacin. La utilizacin de la informtica en el tratamiento de textos,
imgenes y datos numricos, facilita y acelera notablemente la generacin de documentos que se
pueden producir automticamente y transmitir a distancia.


Modalidades de utilizacin

Las modalidades de utilizacin constituyen igualmente un criterio esencial de distincin y de
seleccin de los documentos. Algunos de stos pueden utilizarse directamente por el hombre, pero otros
requieren un equipamiento especial. Las microformas no son legibles directamente, sino que necesitan
aparatos de lectura que aumenten el tamao de las imgenes. Los documentos audiovisuales slo se
pueden utilizar mediante aparatos de proyeccin de la imagen y de reproduccin del sonido. Las
memorias magnticas del ordenador slo pueden aprovecharse con un equipo informtico. Las
memorias pticas se pueden leer a partir de microordenadores profesionales mediante una interfaz
apropiada. Cuando se quiere utilizar este tipo de documentos, es indispensable disponer de un nmero
suficiente de aparatos que habrn de ser mantenidos en buen estado. Conviene resaltar que el coste de
estos aparatos tiende a disminuir rpidamente y que cada vez son ms comunes y de fcil empleo.


Periodicidad

La periodicidad es una caracterstica importante, sobre todo en los documentos textuales. Algunos
documentos se producen slo una vez; otros se publican en serie. Una publicacin seriada es la que
aparece en volmenes o en fascculos sucesivos, a intervalos de tiempo ms o menos regulares: co-
lecciones de obras, informes peridicos, revistas, diarios. Naturalmente, el contenido de cada entrega es
diferente, pero la presentacin de los documentos, el ttulo y muchas otras caractersticas son siempre
los mismos.
Las revistas y los peridicos se denominan ms especficamente publicaciones peridicas, pues
aparecen a intervalos definidos y regulares, por lo menos en principio. La periodicidad puede variar de
veinticuatro horas para un peridico a un ao para un anuario o un informe anual. Es necesario conocer
la periodicidad de las revistas que se reciben para poder controlar su llegada.


Colecciones

Las colecciones son otra forma de agrupacin de documentos. En este caso no se requiere ninguna
periodicidad. Los documentos, sencillamente, tienen la misma forma, generalmente la misma finalidad
y un contenido diferente que se refiere a un mismo tema, identificado por un ttulo o una designacin
propia de la coleccin. A menudo cada documento recibe un nmero de orden en la coleccin. Existen
colecciones para los documentos sonoros, las fotografas en papel, las diapositivas y para algunos otros
documentos tanto textuales como no textuales.


Forma de publicacin

La forma de publicacin permite establecer otra distincin importante entre documentos
publicados y no publicados. Los primeros se distribuyen comercialmente y cualquiera puede
adquirirlos, bien sea del organismo que los ha producido, que est a menudo especializado en esta
actividad, es decir, el editor, o bien en las libreras. Los segundos no estn comercializados y su di-
fusin es ms o menos restringida. Estos ltimos constituyen lo que se denominala literatura
subterrnea, no convencional o gris. Algunos son manuscritos o textos mecanografiados, otros
han sido reproducidos por procedimientos de duplicacin, incluso impresos; su tirada es siempre
limitada. Muchas veces se trata de documentos de trabajo, tesis, informes de estudios o de
investigaciones que deben an completarse o transformarse, reservados al uso particular de su autor o a
la utilizacin interna de los organismos que los han producido.
Los documentos anteriores tienen gran aplicacin en la investigacin, la administracin, las
actividades de produccin y de servicios, que o bien no publican o publican con mucho retraso. El valor
de los documentos no convencionales tiene inters tanto por su contenido como por su actualidad;
constituyen un medio de informacin muy solicitado, a veces nico en ciertos campos. Es difcil tener
acceso a ellos porque su produccin es dispersa, porque no se publican y porque pocas veces se
registran en repertorios. Algunos se mantienen secretos, por lo menos durante algn tiempo, como ocu-
rre con ciertos documentos militares, polticos, administrativos o comerciales y slo estn al alcance de
un reducido nmero de personas autorizadas. Otros, en realidad, slo estn limitados por su forma de
produccin y su numero muy reducido (por ejemplo, una tesis no publicada). Estos documentos
sistemticamente deben buscarse sobre todo mediante contactos personales que puedan establecerse con
los autores y con los organismos que los han producido.
Numerosos documentos de carcter personal y familiar estn respaldados por disposiciones que
prohiben su divulgacin antes de transcurrido cierto tiempo (veinticinco, cincuenta aos).
Los documentos manuscritos realizados da a da, cartas, notas, facturas, etc., se conservan
generalmente por razones administrativas, o como comprobantes. Sin embargo, pueden adquirir un
valor histrico completamente independiente de su funcin inicial, lo que ocurre tambidn con los bo-
nadores, los bocetos y las notas.



Caractersticas intelectuales

Las caractersticas intelectuales de un documento permiten determinar silvabr, inters, sus
usuarios, la forma de tratamiento y de utilizacin.


Objetivo

El objetivo de un documento, la razn por la cual se produce, es muy variable. Puede constituir
una prueba o un testimonio, conservar las huellas de un acontecirmiento, servir de base a otro
documento, presentar ideas o resultados, servir para un trabajo o como diversin, ensear, ilustrar,
anunciar, divulgar (es decir, difundir conocimientos en forma ms sencilla), establecer los derechos de
una persona o de una colectividad, etctera.


Grado de elaboracin

El grado de elaboracin permite establecer una distincin entre documentos
primarios, secundarios y terciarios.
Los documentos primarios (o primeros) son documentos originales elaborados por el auton
Los documentos secundarios son documentos que se refieren a los documentos primarios y que
no existiran sin ellos; contienen la descripcin de los documentos primarios: bibliografas, catlogos,
revistas de resmenes, etctera. (vase el captulo Bibliografa y obras de referencia).
Los documentos terciarios son documentos establecidos a partir dc documentos primarios y/o
secundarios; renen, condensan o elaboran la informacin original en una forma que corresponde a las
necesidades de una categora de pblico: elaboracin de sntesis, balances, situacin de un problema,
etctera

Contenido

El contenido de un documento se aprecia en funcin de diversos criterios. Estos son: el tema
tratado; la forma de presentacin ms o menos sistemtica y exhaustiva, acesible a todo el pblico o a
un pblico especializado; el nivel cientfico; el grado de originalidad y de novedad; la antiguedad de las
informaciones, que es generalmente funcin de la fecha de aparicin del documento; el hecho de que el
documento contenga en parte o en lo esencial datos numricos.
Todos estos criterios son relativos: un documento puede no encerrar ninguna informacin nueva,
pero puede estar presentado de manera ms clara y ms accesible para un cierto pblico; un documento
antiguo puede tener un contenido completamente caduco, pero constituir un testimonio importante de
su poca. En cada actividad informativa conviene determinar cules son los criterios ms importantes
para la evaluacin de un documento.


Origen

El origen, fuente y autor de un documento juegan un papel importante en su forma de utilizacin.
Efectivamente, la fuente puede ser privada o publica, annima o conocida, individual o colectiva,
permanecer secreta o divulgada. El autor puede ser una persona o un grupo de personas, pero puede
tambin ser un ente, es decin una institucin (o varias instituciones). Cada una de estas circunstancias
puede afectar a la forma de obtencin del documento, lo mismo que a su tratamiento y difusin.
La naturaleza ms o menos confidencial de una fuente de informacin influye en el uso que se
pueda hacer de ella. Un periodista, por ejemplo, puede negarse a indicar la fuente de donde tom su
documentacin; sta no pierde por ello su valor, ya que esta manera de proceder est respaldada por la
deontologa del oficio. En cambio, un cientfico tendr que exhibir la prueha de que lo que afirma existe
y citar las fuentes.
Ciertos documentos son del dominio pblico todo el mundo puede utilizarlos- pero otros en
cambio estn protegidos por la propiedad literaria y/o artstica, o comercial, incluso por algunas
disposiciones del derecho comn, que prohben su utilizacin durante algn tiempo sin el
consentimiento del autor, o de las personas citadas o representadas y sin el pago de los derechos
correspondientes; esta circunstancia puede restringir considerable~nte las posibilidades de difusin. Es
importante que los responsables de as unidades de informacin conozcan, en cada pas, las
disposiciones jurdicas relativas al derecho de la informacin y ms concretamente la legislacin
referente a los derechos de autor. Esta legislacin vara de unos pases a otros.


Tipos de documentos

Los tipos de documentos identificados por las unidades de informacin no son tan numerosos y
tan diversificados como permitira establecer una tipologia exhaustiva, sino que responden a
preocupaciones prcticas con el fin de facilitar las operaciones de seleccin, organizacin, tratamiento,
bsqueda y difusin.
En el plano formal se distinguen generalmente: las monografas, documentos nicos que tratan
un tema; las publicaciones seriadas; las patentes; las normas; los documentos no textuales, entre ellos,
las imgenes, los mapas, las fotografas; los documentos secundarios; los documentos no con-
vencionales. Estas categoras se definen, en cada caso, segn las necesidades o los tratamientos
particulares que se les quiera dar.
En el plano intelectual distinguimos, generalmente, los documentos clave o esenciales, que tratan
sobre todo, casi exclusivamente, temas que mteresan a la unidad; y los documentos marginales, entre
los que se distinguen si es necesario dos subgrupos: los documentos que contienen frecuentemente, o en
alguna proporcin, informacin interesante y los que no la contienen sino en casos muy contados o
raros, por lo que deben descartarse en general. Los primeros se adquieren y manejan en forma ms
rpida y completa que los otros.
Hay que decir una vez ms que esta distincin es puramente funcional y que depende de las
necesidades y de los objetivos.



Estructura de los documentos

La estructura de los documentos vara de un tipo a otro y en cierta medida de un documento a
otro, pero todos tienen rasgos comunes. En ciertos casos, el documento es suficiente por s mismo, pues
encierra el conjunto de indicaciones que exige su utilizacin. En otros casos, debe ir acompaado de
otro documento (ficha, nota, resea, informe de la toma de las imgenes o de la grabacin, etctera) que
lo identifica.


Monografa

En general, una monografa comprende: una portada, un texto dividido en varias partes o
subpartes, una tabla de contenido o una simple enumeracin de los captulos, que va al comienzo o al
final del volumen. A estos elementos fijos pueden aadirse en el texto ilustraciones, notas a pie de
pgina o al final de los captulos o del trabajo, que pueden complementar las indicaciones dadas en el
texto (referencias, observaciones, notas, etc.), un prefacio habitualmente escrito por una persona
distinta del autor, una introduccin, un prlogo o advertencia, escritos por el autor o por otra persona,
situados antes del texto, o una nota final situada en contracubierta que sirven unos y otros para
presentar el autor, la obra, el tema, los objetivos o para resumir el contenido. Al final de la obra o de los
captulos se hallan una o varias bibliografas, un glosario o lxico, un ndice de materias, nombres
propios o lugares citados y anexos que contienen datos complementarios.


Publicacin seriada

Segn el sistema internacional de datos sobre las publicaciones seriadas, una publicacin en
serie es una publicacin, impresa o no, que aparece en fascculos o volmenes sucesivos, en general
encadenados numrica y cronolgicamente durante un perodo no limitado con anterioridad.
La publicacin seriada se compone de una cartula, que es siempre la misma en todas las
entregas, pero que puede sufrir modificaciones a travs de la existencia de la publicacin, y de un texto
que comprende los siguientes elementos:

Un sumario que presenta la lista de los artculos y de las secciones.
Varios artculos acompaados o no de un resumen y de una bibliografa, con o sin ilustraciones.
Una parte informativa, ya sea sobre la vida de la institucin editora (condiciones de suscripcin,
responsabilidades de la publicacin), o sobre la actualidad en la disciplina o el campo de que se trate
(calendario de actos).
A veces, una parte bibliogrfica que anuncia revisin de obras aparecidas recientemente
analizndolas ms o menos extensamente.
Un correo de los lectores.
Publicidad.

A estos elementos puede agregarse un editorial, especie de opinin dirigida al lector, firmado por
la redaccin o la direccin de la publicacin, que ofrece los puntos de vista sobre un tema actual o
sobre el contenido de los artculos. Algunas publicactones senadas presentan resmenes de los artculos
en varios idiomas y a veces su traduccin completa en uno o dos idiomas; otras contienen artculos en
varios idiomas; se trata de dos formas de publicacin bilingite o multilinge.
Cada ao los ndices del total de los artculos aparecidos en la publicacin durante el ao se renen en
una tabla o ndice de artculos que remite a los nmeros y a las pginas correspondientes donde
aparecieron. Estas tablas o ndices pueden publicarse tambin acumulativamente cada cinco o diez
aos. Constituyen, desde luego, herramientas de investigacin rpidas y seguras y evitan tener que
hojear toda una coleccin para encontrar un artculo o un autor
Las publicaciones seriadas se numeran en serie continua, bien por aos o volmenes y entregas.

Documentos inditos

Los documentos inditos, sobre todo si en principio no deben conservarse como tales, tienen una
estructura mucho ms variable. En ellos se omiten, a veces, las menciones muy importantes de autor,
ttulo, fecha y fuente; datos stos que en los documentos publicados se suelen hallar en la pgina del t-
tulo, los sumarios y las cubiertas.


Documentos no textuales

Estos documentos tienen una estructura muy variable que depende de su naturaleza, de su finalidad
y de su contenido. Algunos son sencillos (por ejempo, la fotografa de un objeto nico), otros son
complejos (como ocurre con una pelcula que muestre la crianza de un animal).
Frecuentemente se plantea el problema de su identificacin. Bien sea el autor, el ttulo, la fuente,
las partes y otras indicaciones, pueden figurar sobre el documento mismo en forma de explicacin,
etiqueta, encabezamiento de la grabacin, o pueden figurar tambin sobre el embalaje del documento (a
veces en ambos, completando el embalaje la resea del documento y viceversa); tambin pueden figurar
en un documento anexo (como en los objetos en bruto, ciertos documentos materiales, negativos de
pelculas o fotografas en papel) que indica su naturaleza, la fecha y el lugar de recogida de produccin
y de toma de las imgenes, etc. Los mapas, planos, grficos, encierran, adems del trazado mismo,
indicaciones de ttulo; a veces autores, fecha, fuente, impresor y editor, una leyenda o lista explicativa
de los signos y colores convencionales utilizados y. sobre todo, la escala, o sea, la indicacin de la
relacin entre las dimensiones de la realidad y las del papel.
Ciertos documentos, como las leyes, las sentencias legales ojudiciales, los informes peridicos,
los proyectos de investigacin, etctera, incluyen a menudo los mismos elementos constitutivos,
pudiendo presentarse en un orden fijo.


Partes

Cada una de las partes de un documento tiene un valor mayor o menor. Tales partes facilitan
ms o menos las distintas operaciones de idenficacio'n y de tratamiento. En primer lugar queremos
referirnos, de modo general, a las panes ms destacadas y a las ms densas, como las cubiertas, las
portadas, las pginas de sumarios o de ndices generales. La mayorfa de los datos que se requieren
deben hallarse normalmente en lugares precisos, fijados por las normas o los usos (por ejemplo, la
fecha se encuentra al comienzo o al final de un documento).
El ttulo y la denominacin de un documento deben normalmente permitir su caracterizacin,
pero a menudo son ambiguos, vagos e incompletos y tienen por lo tanto que completarse con otras
indicaciones.
En un documento textual se utilizarn la cubierta, la portada, el ndice, los ttulos de tos
captulos, las secciones y prrafos, lo que a la vez nos da una visin de conjunto y nos permite
identificar las partes del texto. El ndice es.til tambin para precisar los temas, los resmenes,
introducciones, prefacios, prlogo, etctera, con el fin de lograr una visin global del documento, de
su orientacin y de sus intenciones. La presentacin general, la bibliografa y las ilustraciones dan una
idea del tipo de tratamiento que se ha dado al tema.
En un documento no textual se deber uno referir en primer lugar a las indicaciones que tienen
los embalajes, las etiquetas, los tejuelos y los encabezamientos de las grabaciones. Sin embargo ser
necesario completar la informacin mediante el estudio de los documentos que les acompaan o de
los catlogos y documentos comerciales que a veces lo presentan con todo detalle.
Es necesario tambin examinar el mismo documento, en su conjunto, como nico medio de
identificacin de los documentos no textuales. Se debe hacer siempre con todos los documentos, por
lo menos a ttulo de verificacin, o para analizarlos ms en profundidad.


Unidad documental

La unidad documental es la parte de un documento que se ha aislado artificialmente con el fin de
proceder a un tratamiento posterior: descripcin bibliogrfica, descripcin del contenido,
almacenamiento y bsqueda de informacin, difusin. Un documento constituye efectivamente una
unidad fsica, pero puede contener informaciones de distinta naturaleza o sobre diversos temas, que
puede ser interesante discriminar. Esta separacin corresponde a veces a una parte de un
documento~fisicamente aislable (por ejemplo, el captulo de un libro o un artculo de una publicacin
peridica, o incluso un cuadro, un anexo, un mapa, etc.), pero no ocurre siempre as. El nico
requisito para separar estos elementos es que la unidad sea fsicamente reutilizable. Esta unidad puede
ser objeto de lo que se llama separata.
Todo sistema documental debe establecer sus propias reglas con el fin de identificar las
unidades documentales en funcin de la especificidad de los contenidos, del nivel de anlisis deseado,
de las necesidades de los usuarios y de las posibilidades prcticas. Las unidades documentales se
tratan como si ellas mismas fuesen un documento, naturalmente con una revisin al documento
original donde han sido identificados, y que, por su parte constituye el objeto de un tratamiento
propio.

Condiciones

Para utilizar como documento cualquier objeto o producto deben cumplrse ciertas condiciones, de
modo que pueda servir eficazmente para la comunicacin y transmisin de los conocimientos:

Debe ser autntico y permitir la verificacin de su origen (autor, fuente, fecha en su caso)
en la medida en que el estado de los conocimientos lo permita. Es el papel del documentahsta.
Debe ser fiable, es decir, digno de confianza; se debe poder verificar la exactitud de las
informaciones que contiene, ya sea por los argumentos y pruebas que proporciona o volviendo a la
realidad (por ejemplo, repitiendo un experimento o un clculo). Esto no es forzosamente competencia
del documentalista, salvo si est muy especializado en la materia tratada en el documento. Se llega as
a uno de los momentos mas importantes de la cooperacin entre el documentalista y el usuario.
En lo posible debe ser materialmente accesible, es decir, que se pueda localizar y difundir
mediante prstamo, adquisicin o reproduccin, dentro de la legalidad, es decir, susceptible d ser
difundido por lo menos entre cierto pblico.

El valor de la actualidad difiere segn el uso y el usuario. Un tema de actualidad hay que tratarlo
con los datos ms recientes y se debe tener cuidado de poner al da la informacin a medida que sta
se renueva y llega a la unidad de informacin. Una investigacin histrica, por ejemplo, requiere
documentos de la poca, pero tambin informacin reciente sobre el tema.
Los criterios de utilidad de un documento dependen, por una parte, dc la relacin entre el tema
y el modo de tratarlo, y por otra, de la especializacin de la unidad de informacin y de las
necesidades de los usuarios. Cuanto ms estrecha sea esta relacin, ms til o pertinente ser el
documento para el sistema.



Vida de un documento

La vida de un documento o de una unidad documental depende de su valor intrnseco y del
campo o disciplina que trate (los hechos cambian y los conocimientos se renuevan ms o menos
rpidamente, segn los casos; una obra filosfica puede ser vlida durante siglos, mientras que la
descripcin de una mquina pierde su vigencia cuando en pocos aos sufre transformaciones
sustanciales), de su grado de actualidad, de su pertinencia con relacin al estado de los conocimientos
y a los objetivos de la unidad de informacin o a las necesidades de los usuarios.
Mediante mtodos estadfsticos es posible calcular la frecuencia de uso o de citacin de un
documento en particular o de un tipo de documentos y determinar su ciclo de vida. El documento se
caracteriza generalmente por un perodo de escaso uso en el que todava es nuevo y poco conocido,
por un perodo de mucho uso y finalmente por un perodo de uso decreciente. Llega un momento que
los documentos slo tienen un valor histrico.
Algunos documentos tienen una duracin bien definida, pues pierden todo su valor en cada
nueva edicin: esto ocurre con los anuarios, normas, publicaciones con hojas intercambiables,
repertorios. Es el caso tambin de la revisin de prensa cuya vigencia depende de la actualidad
inmediata.
Los documentos preliminares o preparatorios de congresos, cursos, los informes provisionales,
los resultados de las encuestas, generalmente estn sujetos a cambios antes de publicarse en su forma
definitiva, por lo cual se puede prescindir de ellos cuando el documento final aparece.
Por regla general, los libros tienen vida ms larga que los artculos de las publicaciones
periodicas, que duran de cinco a diez aos, segn el nivel o la materia, y cuyo papel de actualizacin
de los conocimientos se extingue a medida que aparecen nuevos textos globalizadores.
Efectivamente, todo documento producido en cierta ocasin para satisfacer alguna necesidad
perder paulatinamente su valor de utilizacin de acuerdo con la evolucin de dicha necesidad. No
ocurre lo mismo con los documentos en bmto, que son testimonio de un hecho real (por ejemplo, un
fsil) ni con los documentos que han adquirido un valor histrico, independientemente de las
circunstancias cientficas y tcnicas. No hay que confundir el valor de uso con la frecuencia de
utilizacin, pues un documento poco utilizado, y a veces bastante antiguo, puede tener gran inters
para ciertos objetivos o para cierto pblico.



Definicin de los tipos de documentos

La eleccin de los trminos que aparecen en esta lista se ha realizado siguiendo los criterios de estudio
expuestos en este captulo: caractersticas fisicas, intelectuales. ..
Actas: 1) informes de las ponencias y comunicaciones cientficas que se presentan en un congreso; 2)
relacin, exposicin, informe sobre un hecho.
Almanaque: nombre de diversos anuarios o publicaciones que tienen como base el calendario.
Anales: 1) obra que informa de los acontecimientos en orden cronolgico, ao por ao: 2) ttulos de
revistas, colecciones peridicas de hechos.
Anuario: coleccin publicada anulmente que contiene informacin variable de un ao a otro.
Archivos: conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha de publicacin, su forma y la materia
de que estn hechos, elaborados o por una persona, o por un organismo privado o pblico en
funcin de su actividad, organizados y conservados de modo permanente como consecuencia
de tal actividad (Afnor).
Atlas: coleccin de mapas, cuadros, lminas, planchas, etc.
informan a los miembros de una asociacin o de una oficina administrativa sobre sus
actividades.
Boletn de resmenes: es una publicacin seriada compuesta por una serie de ttulos acompaados de
resmenes y casi siempre presentado por temas.
Carta temtica: documento que proviene de un estudio especial que requiere una interpretain, un
anlisis o una sntesis de acuerdo con un tema determinado.
Cinta de video o magnetoscpica: cinta magntica especial que sirve para grabar imgenes y, a veces,
el sonido que se asocia con ellas.
Cdigo: denominacin de algunos lxicos documentales en los que las noctones se expresan
mediante un sistema simblico especial.
Coleccin: agrupacin de unidades documentales bajo un ttulo comn y en principio de duracin
ilimitada (Afnor).
Compendio: resultado de la reduccin de una obra escrita u oral a sus puntos esenciales (Afnor).
Compilacin: obra formada por varios trabajos que se juntan en una sola publicacin.
Comunicacin: exposicin oral o escrita dirigida a la comunidad cientfica.
Diario: publicacin con una periodicidad muy corta.
Disco: placa circular de baquelita o de plstico en la que se graban y reproducen elementos sonoros.
Documento: 1) conjunto formado por un soporte de informacin y los datos registrados sobre o en ese
soporte y su significado, que sirve para la consulta, estudio o comprobacin (Afnor).
Esquema funcional: documento que representa los distintos elementos constitutivos de las mquinas y
sus circuitos de enlace, mediante smbolos grficos convencionales y expresiones matemticas que
pueden fijar las caractersticas de funcionamiento de dichos elementos.
Estampa: imagen impresa despus de haber sido grabada en madera
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metal, piedra (litografa), etc.
Extracto: fragmento de un texto redactado a partir del texto del documento. Fascculo: 1) entrega o
cuadernillo de una obra o de una revista que se publica fraccionada; 2) excepcionalmente, obra
completa que forma parte de una coleccin.
Ficha de montaje: resea descriptiva que acompaa a una pelcula y que est destinada a facilitar su
montaje y su comentario.
Folleto: documento formado por un mximo de 48 pginas y que constituye una unidad bibliogrfica
(Afnor).
Grfico: representacin por dibujo o por cualquier otro medio anlogo de cualquier hecho dado u
observado.
Gua: obra que contiene informaciones de utilidad.
Hoja plegable: 1) boj4 o pgina de un formato mayor que el del libro en el que est inserta~y que se
despliega para su consulta; 2) documento de una sola hoja que puede plegarse varias veces sobre s
mismo para ofrecer un formato cmodo (Afnor).
Ilustracin: grabado o dibujo que se intercala en el texto de un libro, una revista, un artculo.
Imagen: representacin de informaciones obtenidas por radiaciones y en general aprovechable
visualmente.
Informe: 1) documento que contiene los resultados de una investigacin o de un estudio; 2)
documento que contiene la relacin de las actividades de un organismo durante un determinado perodo
(informe de actividad).
Lmina: ilustracin fuera de texto que no se suele contar en la paginacin de una obra.
Lxico documental: conjunto de trminos utilizados para designar las nociones que aparecen en los
documentos de un determinado campo.
Libro: publicacin impresa, no peridica, con ms de 48 pginas (ICONTEC).
Manuscrito: documento escrito o copiado a mano.
Maqueta: reproduccin a escala reducida de un aparato, mquina, decoracin, obra de arte, etc.
Marca de fbrica: signo o smbolo que sirve para distinguir los productos o los servicios de una
empresa.
Miscelnea: obra compuesta de colaboraciones de varios autores sobre diversos temas ofrecida como
homenaje a una persona por sus colegas.
Monografa: trabajo sobre un tema particular, en uno o varios volmenes,
que puede aparecer de una vez o durante un tiempo previsto segn un plan establecido.
Montaje sonoro: agrupacin de grabaciones, inicialmente separadas, que de este modo pueden
escucharse sin interrupcin.
Muestra: ejemplar, fascculo o folleto publicitario.
Nomenclatura: 1) conjunto de los trminos empleados por una ciencia, tcnica, arte, etc.,
metdicamente clasificado; 2) lista metdica de los elementos que componen una obra.
Patente: ttulo de propiedad industrial, identificado por un nmero oficial que protege un invento
debidamente descrito, en la medida de las reivindicaciones que enuncia y durante un cierto tiempo
(Afnor).
Publicacin espordica: la que tiene una duracin no limitada a priori que generalmente proviene de
una o varias colectividades y que no aparece obligatoriamente a un ritmo peridico.
Publicacin de hoja~ intercambiables: publicacin cuya encuadernacin permite incluir o sustituir
pginas suplementarias o de actualizacin (Afnor).
Publicacin oficial: texto que se publica como volumen, folleto o incluso publicacin seriada por el
Gobierno, por una entidad estatal o por un organismo internacional.
Publicacin preliminar (preprint): copia de una comunicacin editada antes de la publicacin definitiva
del conjunto correspondiente y distribuida en tirada limitada.
Publicacin seriada: Publicacin de autores mltiples que en algunos pases tiene un ttulo legal. y que
aparece normalmente a intervalos regulares, previamente delimitados y cuyos fascculos, que llevan
generalmente un resumen, se encadenan cronolgica y numricamente durante un pcrodo no limitado a
priori (Afnor).
Resea bibliogrfica: anlisis crtico de una obra.
Revisiones (o sntesis).- informe sobre el estado de avance de un tema o campo fundamentado en la
evaluacin de la literatura durante un perodo determinado.
Separata: copia de un artculo de una publicacin seriada que conserva la numeracin y la misma
presentacin de la publicacin de la que procede.
Sinopsis: 1) resumen muy breve de una obra, generalmente reaiiizada por el autor Tesis: conjunto de
trabajos presentados ante una facultad o una universidad con la finalidad de obtener un grado
universitario (en Francia, es el doctorado).
Videocasete: cinta a la vez sonora y visual, que puede proyectarse mediante aparato de video, sobre una
pantalla de televisin o de cine.
Videograma: designa los programas audiovisuales grabados que puede recibir un receptor de televisin.
Los videogramas se editan en videocasetes o videodiscos.
Volumen: unidad material que rene bajo una misma cubierta un cierto nmero de elementos tales
como hojas. cuadernos o discos que forman un todo o son parte de un conjunto (Afnor).