You are on page 1of 20

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR


COLEGIO UNIVERSITARIO MONSEOR DE TALAVERA
EXTENSIN MARACAIBO ESTADO ZULIA
ESCUELA DE ADMINISTRACIN
CARRERA DE ESPECIALIDAD ADMINISTRACIN
MENCIN: PERSONAL

INFORME DE PASANTAS

Bachiller: Delma Hernndez

Maracaibo, Febrero 2014


1

UNIDAD EDUCATIVA VIRGINIA GIL DE HERMOSO


ENERO MAYO 2014
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN: PERSONAL

Modalidad Pasantas y Orientacin Profesional

________________________________

_______________________________

Lcdo. Jhonny Robertis

Lcda. Irma Rosa Zabala de Rincn

Tutor Empresarial

Tutor Acadmico

_____________________________
Delma Hernndez
C.I. 10.702.159
Pasante

INDICE DE CONTENIDO
pp.
Agradecimiento..i
ndice General...ii
Resumen...iii
Introduccin.......1
CAPTULO I. LA EMPRESA
Descripcin de la Empresa.....2-3
Descripcin del Departamento...........4-5
Descripcin del trabajo asignado...6-7
CAPTULO II. ACTIVIDADES REALIZADAS
Planteamiento del Problema.....9-10
Formulacin del Problema..10
Justificacin e Importancia. 10
Objetivos: General y Especficos...11-12
CAPTULO III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones....12
Recomendaciones....13
Anexos

AGRACEDIMIENTO
*A Dios padre celestial por el regalo de la vida y la dicha de vivir en su amor, por
mi gua, mi luz en momentos de obscuridad, darme la sabidura para caminar y
conseguir llegar a la meta final, a ti padre gracias por todas y cada una de las
experiencias vividas en este largo caminar y por todas aquellas personas que
colocaste es mi camino y me ayudan a ser cada da mejorGracias seor gracias.
*A Madre por ser quien me motiva e impulsa a seguir luchando hasta alcanzar mis
metas, gracias por todo cuanto me has dado, por ser fuente de inspiracin en este
arduo caminar y hacer de mi un ser con principios y valores que transmitir.
*A mis familia, por ser una base solidad de constancia, dedicacin, esfuerzo y
unidad en mi vida, por estar cuando ms los necesite y por seguir brindndome cada
da su apoyo, s que siempre cuento con ustedes.. Gracias.
*Al Colegio Universitario Monseor de Talavera Extensin Maracaibo y a todo el
personal docente que labora en el mismo, por brindarme la formacin adecuada
para ser un profesional integral y desarrollar en mi la capacidad de ensear a otros.
*A mis amigos y grupo de estudio, gracias por todos los momentos vividos, por su
amistad, su compaerismo, su enseanza, confianza, alegra e impulso de cada una
de ustedes para continuar y culminar con xito una meta que juntas hoy vemos
alcanzadaDios los bendiga.
*Al personal de la Unidad Educativa Virginia Gil de Hermoso, por su
receptividad al darme la oportunidad de llevar a cabo las pasantas tcnicas en
dicha institucin .Muchas gracias..
Delma

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
COLEGIO UNIVERSITARIO MONSEOR DE TALAVERA
EXTENSIN MARACAIBO ESTADO ZULIA
ESCUELA DE ADMINISTRACIN
CARRERA DE ESPECIALIDAD ADMINISTRACIN
MENCIN: PERSONAL

ANLISIS DEL FLUJO COMUNICACIONAL ENTRE COORDINADOR Y


SUBORDINADO UTILIZADO EN EL REA OBJETO DE ESTUDIO

Autor: Delma Hernndez


Tutor Empresarial: Lcdo. Jhonny Robertis
Tutor Acadmico: Lcda. Irma Rosa Zabala de Rincn
Ao y Mes: febrero de 2014

RESUMEN
A travs de los procesos de interaccin y comunicacin coordinador-subordinado en
el Departamento de Evaluacin y Control de Estudio de la Unidad Educativa
Virginia Gil de Hermoso, se acordaron una serie de actividades para dar
cumplimiento a las pasantas para optar al Ttulo de Tcnico Universitario de la
Carrera de Especialidad Administracin Mencin: Secretariado Administrativo del
Colegio Universitario Monseor de Talavera de la Ciudad de Maracaibo. El objetivo
general de las pasantas fue Proponer un cronograma de actividades para llevar a cabo
un flujo comunicacin en la seccional en el complejo educativo Virginia Gil de
Hermoso, sin embargo, el proceso de comunicacin descendente limita su
implementacin, por lo que se orient la pasanta hacia ordenar y estructurar
documentos, atencin al pblico, revisin y actualizacin de nminas, revisin y
actualizacin de expedientes. Conclusiones y Recomendaciones: Se logr
comprender el flujo de comunicacin entre coordinador y subordinado, el cual se
desarrolla de manera Descendente y se recomienda de manera especfica actualizar
con mas periodicidad la informacin referente a los expedientes que se realizan ao a
ao en el departamento, a fin de agilizar los procesos que all se llevan cabo y de esta
manera facilite la informacin a las personas que las requieran.

ii

iii

INTRODUCCIN
Para la formacin de un profesional integral en el rea de Administracin de
Personal, es importante propiciar la participacin en la prctica, a fin de capacitarlo
en aspectos como la planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin,
control, evaluacin y hasta investigacin a travs del intercambio de saberes con otros
profesionales que ya dominan los conocimientos prcticos.
Por esto es fundamental la ejecucin de pasantas, ya que a travs de su
componente pedaggico eminentemente orientado hacia la prctica se contribuye a
reforzar los conocimientos adquiridos durante el periodo de formacin acadmica en
las diferentes casas de estudios universitarios.
En ese sentido, la Unidad Educativa Virginia Gil de Hermoso,
conservando un alto prestigio desde su fundacin, orientado sobre la base de la
calidad de enseanza, el espritu de trabajo y vocacin de servicio de su personal,
permite desarrollar y llevar a la prctica los conocimientos adquiridos como prximo
Tcnico Superior Universitario en el rea de Administracin de Personal, logrndose
con el cumplimiento de las actividades asignadas y requerimientos exigidos a lo largo
del desempeo laboral, presentndose en ese informe dividido en tres captulos:
El Captulo I, Descripcin de la Empresa, el Captulo II, se plantea la
descripcin de las actividades ejecutadas, luego el planteamiento de problemas,
objetivo generales y especficos, y aportes desarrollados, el Captulo III, Resultados,
se presentan las conclusiones del informe y Recomendaciones para la empresa y para
el CUMT.

CAPTULO I
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN
Liceo de gran trayectoria que con orgullo se honra llevar el nombre de la insigne
portar falconiana Dona Virginia Gil de Hermoso, quien nace en Sabaneta el 19 de
mayo de 1856.
Esta institucin educativa es una de las ms antiguas de la Ciudad de Coro,
fundada el 12 de octubre de 1941. En

su comienzo,

fue una escuela estadal,

solamente para nias, ms adelante fue denominada Escuela Graduada Mixta, luego
paso a ser Unidad educativa y a partir del ao escolar 2006-2007 paso a ser Liceo
Bolivariano, donde se desarrollan actividades curriculares en los niveles de educacin
Inicial, Subsistema Primaria y subsistema Secundaria.
Desde el ao Escolar 2007-2008 esta Institucin educativa est dirigida por la
Lcda. Evelyn Thielen

Directora (e)

y la Prof. Malfida Galicia Subdirectora

Administrativa, actualmente funciona con dos sistemas; el primario con una matrcula
de 456 estudiantes y el secundario con una matrcula de 326 estudiantes, esta
poblacin cuenta con un beneficio como lo son: el PAE, servicio de orientacin,
CEBIT, especialista en Folklores, msica Lcdo. Rmulo Guarecuco el cual tiene bajo
su cargo la direccin de la Banda seca de la Institucin. De igual manera brinda
apoyo a las diversas misiones como son: Robinson, Rivas y Sucre.
Para el Ao Escolar 2011-2012 la Institucin retorna a Unidad Educativa
Virginia Gil de Hermoso, la cual ha conservado su prestigio desde su fundacin,
por la calidad de enseanza, y el espritu de trabajo, vocacin de servicio de su
personal el cual es de excelente calidad.
MISIN
Desarrollar una accin educativa que tome en cuenta la correspondencia e
interrelacin de los objetivos, en los diferentes etapas y niveles en el cual los

aprendizajes se constituyen en experiencias significativas, vinculados a la realidad y a


la prctica, que permita que los educadores demuestren sus destrezas y habilidades
que van desarrollando en los diferentes reas del saber, hacia el logro del desarrollo
integral de los nios y adolescentes en la que se atiendan sus necesidades, se utilicen
tcnicas modernas educativas y se optimicen los recursos para presentar un servicio
realmente eficaz.
VISIN
Lograr que el educador adquiera una mayor compresin de los procesos
enseanza y aprendizaje que le permita tener seguridad, confianza en s mismo,
conciencia de su realidad, principios y valores arraigados, continuar estudios, capaz
de trazarse y enfrentarse a los retos que se le presentan en la vida, para que sea un
mejor ciudadano, til a su comunidad, su patria, para el logro de metas, proyectos
futuros de acuerdo a las polticas del Estado Venezolano en el campo educativo.

VALORES INSTITUCIONALES
Centro: Ofrecer en todo momento un ambiente agradable con armona, amor
y cario, lleno de fe y aceptacin.
Colectivo Docente: Con mstica de trabajo, vocacin, buena disposicin de
integrarse a los nuevos cambios que exige el sistema educativo y la responsabilidad
ante su comunidad.
Colectivo Administrativo: Un personal idneo y participativo, demostrando
solidaridad y cooperacin activa.
Colectivo Alumno: Seguros y confiados en la formacin recibidos sobre
bases slidas infundados en el respeto, la tolerancia, el amor, comunicacin y apoyo.
Personal Directivo: Involucrados totalmente y comprometidos con todos los
cambios de Proyecto Integral Comunitario, sentido de fraternidad, comunicacin y
solidaridad.

Comunidad educativa: Apoyo incondicional, buena disposicin en la


solucin de los problemas y necesidades detectadas en la institucin, con capacidad
de lder.
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
COMUNIDAD

Comisin Social

Contralora Social

Consejo General

Consejo Comunal

Consejo asesor Tcnico

DIRECTOR

Licda. Evelyn Thielen

Contralora Social Escolar

Contraloria Social Comunal


Asociacin Civil
Cantina Escolar

Control y Evalu
Coord proyecto

Secretaria

Subdireccin Acadmico
SUBDIRECCION
CBIT

Obrero

Subdireccion Adm

Coord rea

Bienestar Est

eeestudian

Portero

DOCENTES

Coord Endog
Educacin Fs y Cultu

COORD PROYECTO

Patrulla Escolar

ALUMNOS

Organizacin

estudiantil

Sociedad Bolivariana
Programa PAES

Salud Cruz

roja
Control Estudiantil
Vocera Estudiantil

Ambiente Prevencin y
Mantenimiento

DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO


El Departamento de Control de Estudios donde se llevaron a cabo las
pasantas est conformado por la Directora: Licda. Evelyn Thielen, Subdirectora:

Prof. Malfira Galicia, Coordinador de Control de Estudio: Prof. Jonny Robertys,


Asesor Pedaggico: Lcda. Mara Veroes, Coordinadores: Lcda. Virginia Miquilena,
Lcdo Gustavo Curiel, Lcdo. ngel Partida, Orientadores: Lcda. Llaurilee Castillo,
Lcda. Joselys Montero y Lcda. Carmen Flores, Coordinador PEA Prof. Jos Lugo.
FUNCIONES DEL COORDINADOR:
1.

Elaborar el Plan Anual del Departamento.

2.

Orientar a los y las docentes sobre el proceso de evaluacin de los

aprendizajes.
3.

Orientar a los y las docentes en la planificacin de las evaluaciones a ser

aplicadas durante el perodo escolar.


4.

Planificar la aplicacin de los tipos de evaluacin durante el proceso de

aprendizaje, en concordancia con lo establecido en el Captulo V del RGLOE y


Resoluciones 35, 213, 266 y 49.
5.

Analizar los resultados de las evaluaciones abstenidas por los y las

estudiantes reorientado el proceso evaluativo, si as se requiere.


6.

Elaborar calendarios de Pruebas Final de Lapso, Revisin, Materia

Pendiente y Extraordinarias.
7.

Determinar la nulidad de las evaluaciones cuando se compruebe

inconsistencia de criterios didcticos en su elaboracin.


8.

Coordinar los Consejos de Seccin.

9.

Elaborar transferencias y equivalencias de estudios en concordancia con lo

establecido por la Direccin General de Registro y Control de estudio.


10. Procesar los casos de irregularidades no imputables al alumno y alumna
detectados en las Planillas del Resumen Rendimiento Final del Rendimiento
Estudiantil.
11. Procesar y tramitar ante la Autoridad Educativa los casos de materia
quedada.
12. Gestionar ante la Autoridad Educativa reconocimientos de estudios.

FUNCIONES DE LOS DOCENTES:


1. Impartir los programas relacionados con sus especialidades emanadas del
Poder Popular para a Educacin.
2. Acompaar los procesos de enseanza-aprendizaje.
3. Establecer los procesos evaluativos.
4. Elaborar los planes de clases diarios, plan semestral y plan anual, en
concordancia con lo establecido en el Captulo V del Reglamento General de la Ley
Orgnica de Educacin y Resoluciones 35, 213, 266 y 49.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA:
1. Organizar cada uno de los expedientes de los graduandos al culminar cada
lapso, de manera correcta.
2. Elaborar borradores de cambios de datos y equivalencias de los estudiantes,
sin errores ni omisiones cuando se requieran.
3. Realizar borradores de resumen final, revisin y extraordinarios, para su
transcripcin al final de cada lapso de forma eficiente.
4. Elaborar kardex para certificacin de notas de los alumnos cada vez que se
requiera de forma clara y eficaz.
5. Archivar los recaudos recibidos y enviados tales como: planes fe evaluacin,
actas de calificaciones y recaudos requeridos por la Zona Educativa Aragua,
matricula inicial, hojas de registro y planillas de resumen final al culminar el lapso de
forma responsable.
Descripcin de las Actividades Realizadas en el Departamento de Evaluacin y
Control de Estudio
El proceso de ejecucin de pasantas se llev a cabo en el periodo
comprendido entre el del 16 de septiembre al 08 de noviembre de 2013, cumpliendo
una serie de actividades en orden cronolgico de una forma satisfactoria y de la
manera siguiente:

APORTES DESARROLLADOS
ACTIVIDADES

SEMANAS
1

Presentacin y observacin de las


actividades
realizadas
en
el
Departamento de Evaluacin y
Control de Estudio
Ordenar y archivar documentos
Atencin al pblico y archivar

X
X

documentos
Revisin y actualizacin de nminas
Revisin
y
actualizacin
de

X
X
X

expedientes
Elaboracin de borradores de final y
extraordinario
Elaboracin de kardex para elaborar
certificaciones
Revisin de la matrcula inicial y
recaudos para enviar a la Zona
Educativa de Aragua

X
X
X

X
X
X

CAPTULO II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


El flujo comunicacional segn Andrade de San Miguel lo define como el
conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una
organizacin y entre esta y su medio (2004:8).

Bajo este contexto el flujo

comunicacional significa que debe existir un equilibrio de la comunicacin


organizacional: conjunto de tcnicas independientes que facilitan el proceso de
comunicacin entre sus miembros y el entorno.
La comunicacin organizacional se divide en interna y externa, la primera
dirigida a los integrantes de la organizacin y la segunda a las relaciones pblicas
externas. La comunicacin interna se basa en el estudio de los flujos
comunicacionales internos de una empresa. Su conocimiento permite comprender la
estructura organizativa de la empresa y adecuar las herramientas e instrumentos
necesarios propiciados por la direccionalidad.
Es necesario hacer nfasis en que la empresa tiene su estructura limitada lo
que permite que los flujos de comunicacin internos sean ms dinmicos, directos y
continuos, lo que favorece explotar los recursos comunicacionales internos mucho
ms intensamente y con niveles de eficacia mayores, segn el siguiente cuadro.

Un adecuado funcionamiento de la comunicacin dentro de la empresa puede


contribuir si es orientado estratgicamente, a modificar la cultura organizacional en
beneficio de los resultados de la organizacin con los siguientes objetivos:
1. Integrar los trabajadores a los objetivos, metas y normas de la empresa. Para
ello la comunicacin debe favorecer la motivacin del trabajador en los logros de la
empresa.
2. Establecer un clima socio-psicolgico favorable en la empresa. Esto est
referente en buena medida al tipo de comunicacin que se instituye entre
trabajadores, directivos y entre trabajadores donde la claridad, honestidad,
colaboracin y personalizacin estn presentes.
3. Fomentar la participacin del personal. Para ello los trabajadores debern
estar informados de lo que se deber hacer, las normas y regulaciones existentes as
como las perspectivas de lo que se espera de ellos.
De la calidad de esta comunicacin depende que el colectivo laboral de la
empresa ample el trabajo en grupo y el valor de las comunicaciones formales e
informales, se preserve en contacto, desarrolle confianza, brinde ayuda y comparta
una visin fortalecida al sentimiento de pertenencia como forma de crear relaciones
dentro y fuera de la organizacin. En los canales internos se transportan los mensajes
que informan a los miembros de la organizacin de objetivos, tareas, actividades y
problemas actuales a resolver.
Cabe destacar estos mensajes ayudan a los miembros a comprender el estado
actual de la organizacin y sus roles en la misma, ms an los canales internos se
utilizan para dirigir a los miembros de la organizacin a realizar actividades
organizativamente asignadas para ampliar tareas especficas, las cuales eventualmente
ayudarn a la organizacin a moverse hacia la comunicacin de sus objetivos.
En tal sentido la comunicacin es un proceso transaccional ya que es recproco al
afectar mutuamente ambas partes del orador y el receptor cuando envan y reciben
mensajes. Desde esta perspectiva, al momento de iniciar las pasantas pudimos darnos
cuenta que la problemtica ms acenta estaba la comunicacin, lo que incide en el
desarrollo de las actividades.

En el departamento de control de estudio de la Institucin Educativa Complejo


Educativo Virginia Gil de Hermoso se presenta una problemtica en la
comunicacin: debido que ellos en su conversacin de trabajo no llegan a ningn
acuerdo porque se contradicen y no siguen la lnea del flujo, es necesario que fluya la
organizacin de ideas para lograr una comunicacin de flujos efectivos, respetando el
valor de la comunicacin formal de esta manera se logran acciones estrategias para
mejorar la calidad de trabajo en dicha coordinacin.
En tal sentido, la comunicacin informal no permite lograr calidad y xito en
el ambiente educativo y su responsabilidad debe cumplir un papel dinamizador y
catalizador que facilite la construccin de sentido individual y colectivo.
FORMULACION DEL PROBLEMA
En funcin del planteamiento realizado, se formula el problema de esta
investigacin en los siguientes procesos.
Es necesario el anlisis del flujo comunicacional del personal docente y
administrativo a las diferentes actividades en la seccional del Complejo Educativo
Virginia Gil de Hermoso?
JUSTIFICACION E IMPORTANCIA
La pasanta constituye una actividad pedaggica obligatoria, de contenido
prctico, que favorece la formacin profesional de los estudiantes de educacin
universitaria. Se organiza una relacin flujo comunicacional y universidad a travs
del estudiante para ayudar a la formacin del personal docente de la seccional es
indispensable para desarrollo institucional.
La pasanta, al estar en el propio contexto laboral de los trabajadores se establece
entonces una estrategia significativa mingitoria y viable para afianzar la formacin
permanente e transgredir en el progreso del entorno en el que trabaja. Actuara como
un espacio en se promueve la reflexin y el intercambio con los profesionales creando
una dinmica de comunicacin y de trabajo en equipo, es necesario compartir en el
contexto social educativo.

10

En sntesis la pasanta dignifica la experiencia del estudiante

y el docente

ofreciendo oportunidades de un clima de flujo comunicacional exitoso con estrategias


innovadoras creativas y emocionales.
Por lo tanto, en las empresas la comunicacin descendente es una herramienta de
direccin extremadamente importante a la hora de dirigir a los trabajadores en el
cumplimiento de las tareas propuestas. Otra red de comunicacin utilizada en las
organizaciones es la horizontal, que se establece entre individuos que se encuentran
en un mismo nivel jerrquico y su ventaja reside en la posibilidad de resolucin de
problemas sin la necesidad de acudir a otros niveles. Esto supone una clara mejora
sobre aspectos de produccin, funcionalidad y rendimiento
Objetivo General
Proponer un cronograma de actividades para llevar a cabo un flujo comunicacin en
la seccional en el complejo educativo Virginia Gil de Hermoso.
Objetivos Especficos
_ Identificar cada una de las actividades de los tipos de flujo comunicacional
que se realizan en el personal de la seccional del complejo educativo Virginia Gil
de Hermoso.
_Organizar las actividades comunicacional que se realizan en el personal de la
seccional del complejo educativo Virginia Gil de Hermoso.
_Disear cronograma de actividades comunicacional realizadas en el personal
de la seccional del complejo educativo Virginia Gil de Hermoso.
_ Presentar sugerencias y recomendaciones para facilitar las actividades y
optimar la comunicacin en la seccional en el complejo educativo Virginia Gil de
Hermoso

11

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La realizacin de las pasantas en el Departamento de Control de Estudios
llevadas a cabo en la Unidad Educativa Virginia Gil de Hermoso, permite desde un
enfoque como futuros profesionales en el

rea de Administracin de Personal

comprender los procesos de planificacin y ejecucin para el aprovechamiento del


recurso humano, en especial durante la ejecucin de actividades administrativas que
efectan dentro del departamento, tomando en cuenta las normativas y
procedimientos.
Durante el periodo de pasantas se desarrollaron unas serie de actividades que
se efectan bsicamente en las tareas asignadas y realizadas dentro de los
Departamento de Control de Estudios, todas estas tareas se llevaron a cabo con la
finalidad de aprender y reforzar los conocimientos adquiridos durante la formacin
acadmica aplicndolos en el campo laboral y por esto se logr mejorar el perfil
profesional del pasante, tambin desarrollando las habilidades comunicacionales a fin
de conocer el ambiente de trabajo e integrarse.
Adems, se logr comprender el flujo de comunicacin entre coordinador y
subordinado, el cual se desarrolla de manera Descendente. La comunicacin
descendente fluye de personas en los niveles superiores a personas en los niveles
inferiores de la jerarqua, aunque se da libertad de accin al pasante, este siempre
est sujeto a las indicaciones del coordinador quien es el que supervisa, asigna y
evala las actividades realizadas.
RECOMENDACIONES
Se recomienda de manera especfica actualizar con ms periodicidad la
informacin referente a los expedientes que se realizan ao a ao en el departamento,
a fin de agilizar los procesos que all se llevan cabo y de esta manera facilite la
informacin a las personas que las requieran

12

APORTES: INSTITUCIN:
Propiciar convenios con diferentes empresas pblicas, y privadas para dar
oportunidad a los pasantes para que ejecuten las pasantas.
Formular estrategias para compartir experiencias y conocimientos sobre
el manejo del personal desde un enfoque de trabajo integrador.
APORTE A LA EMPRESA

La institucin se configur en un apoyo para el pasante al darle la

oportunidad de participar y compartir con otros profesionales durante el desempeo


de las pasantas.

La asignacin de las funciones claves del futuro profesional permiti la

apropiacin de la terminologa y metodologa de trabajo, as como dio oportunidad al


pasante para proponer soluciones y/o nuevos enfoques del trabajo

13