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NORMAS DE CONTROL PARA INVENTARIOS

El Decreto Reglamentario de la contabilidad en Colombia número 2649 de
diciembre 29 de 1993 artículo 129 “Inventario de mercancías: El control de las
mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben
contener, por unidades o grupos homogéneos, por los menos los siguientes datos:
1-Clase y denominación de los artículos
2-Fecha de la operación que se registre...
7-Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de
control.
… Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías… dicho
inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito
probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto… “

El libro se registra ante la cámara de comercio del domicilio de la empresa y se
llama libro Inventario y Balance.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de
cualquier empresa, obtener utilidades; la obtención de utilidades reside en gran
parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función
del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para
trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve;
entonces sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control es fundamental en cualquier organización y puesto que los inventarios
comprenden generalmente la cuenta del activo corriente que compromete más
inversión, se hace indispensable la aplicación de medidas estrictas de control
interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas de la
empresa.

DOCUMENTACION, RESPONSABLES Y FLUJO

Las medidas de control deberán estar encaminadas a separar las funciones
relacionadas con las compras, recibo, fabricación, contabilización,
almacenamiento, registro y entrega de mercancías; a precisar la responsabilidad
de una función específica de determinado empleado o departamento. La
segregación de funciones debe diseñarse de tal forma que ningún empleado
pueda manejar una transacción desde el principio hasta el fin (quien almacene
mercancías no debe entregarlas a los clientes); el trabajo de un empleado permite
verificar la labor de otro, detectar errores y prevenir fraudes.
Al diseñar controles físicos para salvaguardar los inventarios contra robo, daños,
contaminación, pérdidas por mermas, evaporaciones, deterioro o retiros por
empleados no autorizados.
Otra herramienta de control es el análisis periódico de los mínimos y máximos de
existencias para el mantenimiento de niveles adecuados.
Las medidas de seguridad como rejas, chapas, avisos restrictivos en los sitios de
almacenamiento y conservación constituyen controles físicos adecuados que
impiden robos, daños o retiros de mercancías. Cada vez que la empresa vaya a
dar de baja mercancías, debe contar con la respectiva autorización de los
funcionarios encargados.
La pre numeración de documentos es vital; documentos como ordenes de compra,
facturas de venta, informes de recepción, remisiones, pedidos, notas crédito entre
otros, deben pre numerarse porque la interrupción en la secuencia numérica llama
la atención de quienes ejercen controles contables.

El control en el proceso de las compras podría ser:

1-Cuando el almacenista observa que un artículo está llegando a la cantidad
mínima elabora una solicitud de compra en original y una copia (original para el
departamento de compras y la copia para el archivo del almacén)

2-Con base en la solicitud de compras, se elabora en el departamento de compras
el pedido en original y cuatro copias (original y primera copia para el proveedor
para que devuelva la copia con su respectiva factura, la segunda copia para
contabilidad para que la confronte con la factura del proveedor y el informe de
recepción, la tercera copia para el almacén para que sepa que ya se cumplió con
su solicitud, la última copia para el archivo de compras)3-Cuando la mercancía
llega a la empresa se elabora el informe de recepción en original y tres copias (el
original con la copia del pedido y la factura del proveedor se envía a contabilidad
para que con base en ellos se haga el respectivo comprobante, la primera copia,
al departamento de compras para que ellos sepan que ya llegó el pedido, la
segunda copia, al almacén, para darles entrada en la respectiva tarjeta de kárdex,
y la última copia para el archivo de recepción)

4-Con base en el informe de recepción, la orden de compra y la factura del
proveedor, se elabora la orden de pago.

El flujograma de materiales es de gran utilidad en los departamentos involucrados,
muestra de manera objetiva el correcto flujo de la información que debe existir
para un eficiente desempeño de las funciones de cada uno de los departamentos.

CONTROLES AL PERSONAL RESPONSABLE Y AL ENCARGADO DE LA
CONTABILIZACION

1-El jefe de almacén o almacenista es una persona que conoce las características
o especificaciones de las mercancías que compra y vende la empresa; por lo
tanto, al guardarlas tendrá en cuenta si les afecta la luz, la oscuridad, la humedad,
el calor, el frío, etc.; además les asignará un lugar seguro.

El trabajo de empleados de almacén será de complemento y no de revisión.

2-Separación de funciones de adquisición, custodia yregistro contable; ninguna
persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.

3-Todas las ordenes de compra deben hacerse por escrito con detalles mínimo de
precio, cantidad, políticas de precio, descuentos, oportunidad en la entrega, entre
otros; y deben aprobarse y autorizar debidamente

4-No se debe aceptar productos no pedidos o que no cumplan las
especificaciones.

5-La base de valuación de inventarios debe ser razonable, constante y
consistente.

6-Debe existir un control sobre las mercancías solicitadas, para que no se pida en
exceso.

7-Regresar prontamente al almacén los materiales no consumidos o no usados en
el proceso productivo.

8-Cuando se devuelve mercancía, verificar la existencia de la nota crédito
correspondiente.

9-Realizar inventarios físicos periódicos y selectivos y cruzar con cifras contables.

10-Involucrar al personal en el control de los inventarios, aceptar sugerencias y
hacerlos sentir parte importante de la organización.
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Departamentos o
Secciones de fábrica

Requisición
De Compra

Proveedores

Revisión y aprobación De Facturas

Dpto. de Compras

Cotizaciones

Precios Plazo

Pedido

Almacenaje

Almacenes recepción

Contabilidad

Envío a Departamentos

Informe de Recepción