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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.










ADRIANA OROZCO HENAO









UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
2
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.






ADRIANA OROZCO HENAO


Trabajo De Grado

Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo






UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008


3
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pg.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA 11
3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN 13
4. DELIMITACIN 14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS 15
6. JUSTIFICACIN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TERICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEO METODOLGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN 48
8.3. POBLACIN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS 50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51
9.1. DISEO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA 52
9.1.1.1. MISIN Y VISIN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA
ORGANIZACIN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
4
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106
12. BIBLIOGRAFA 114
13. ANEXOS 115
5
LISTA DE FIGURAS

pg.
Figura 1. Proceso Administrativo 19
Figura 2. Fase de Planeacin 21
Figura 3. Fase Organizacin 28
Figura 4. Fase de la Direccin 31
Figura 5. Fase de Control 33
Figura 6. Empleados de la empresa 42
Figura 7. Empleados por gnero 43
Figura 8. Empleados por sucursal 44
Figura 9. reas de la empresa 45
Figura 10-
11.
Empledos por reas 46
Figura 12. Relacin entre las reas de la empresa 47
Figura 13. Distribucin general de bodegas y oficina 59
Figura 14. Distribucin de oficinas 60
Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64
Figura 16. Organigrama por funciones 66
Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68
Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69


6
LISTA DE CUADROS

Pg.
Cuadro 1. Variables de la investigacin 50
Cuadro 2. Variables y su estado 51
Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67
Cuadro 4. Mapa de procesos 71


LISTA DE ANEXOS

Pg.
Anexo A. Diagramas de Flujo 115
Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249
Anexo C. Manual de Funciones 502










7
1. RESUMEN


La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar
de manera ms cercana a la realidad los procesos adelantados en las
diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra
economa, lo que nos permite poner en practica los conocimientos
previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al
interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y
entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten
su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a
travs de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo
de las empresas y estn continuamente actualizando la informacin
que nos imparten.

A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del
avance de las mismas, es posible decir que an hoy en da podemos
encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el
tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades,
dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la
productividad planeada, sin tener en consideracin factores tan
importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las
actividades asignadas y los factores que les motivaran a desempear
de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.

El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica
en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la
administracin de los recursos tanto fsicos como humanos, as como
el inters innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar
laboral de sus colaboradores.


8
SUMARY

The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way
nearest to the reality the processes advanced in the different companies
corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in
practice the previous knowledge acquired in our learning process
developed to the interior of the university classrooms, guided by our
directors and entities of support represented in our teachers, who share
his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or
across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in
the world of the companies and are updating constant the information that
they us give.

In spite of the different administrative theories and knowledge of the
advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can
find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused
towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving
of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned
productivity, without having in consideration factors so important as they it
are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the
factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the
post(cargo), in favor of the mutual benefit.

The problem for an empirical businessman in many occasions takes root
in the ignorance of the aspects related to the administration of the
resources so much physical as human beings, as well as the innate
interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour well-
being of his(her,your) collaborators.

9
2. INTRODUCCIN

En los aos 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la
gestin de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente
mediante la reingeniera de procesos. En la dcada actual, muchas han
vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas
veces no se traducen en rpidas reducciones de costos o en un balance
general ms ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos
y capacidades comenz a ganar aceptacin como un medio para obtener
beneficios ms rpidos.
Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones
importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones sobre
cmo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el
comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos
ms eficientes y benchmarking del desempeo. Dado que los sistemas de
informacin sustentan los procesos, la estandarizacin permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas
estandarizadas entre diferentes firmas.
Uno de los principios fundamentales de la estandarizacin de los
procesos es la divisin del trabajo, la cual hace referencia al nmero de
tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la
produccin de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
Las economas modernas estn cada vez ms enfocadas en aumentar la
produccin a travs de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una
determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez
ms, lograr la especializacin de las actividades.
10
Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que,
a travs de sta, se aumente la produccin de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
La primera caracterstica es la diferencia de capacidades: Cada persona
posee caractersticas propias que le permiten ser mejor en algunas
actividades que en otras. La divisin del trabajo permite que las personas
se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo
y esfuerzo realizando tambin otras actividades que otras personas
podran hacer mejor.
La segunda caracterstica es el aprendizaje por medio de la experiencia:
Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el
dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se
vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en
esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores
tcnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedera si esa persona
tambin se ocupara de otras actividades (sera algo as como la prctica
hace al maestro).
La tercera caracterstica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador est
dedicado permanentemente a una sola tarea evita la prdida de tiempo
por el paso de un trabajo a otro.
11


3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN


3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


3.1.1. Diagnstico o situacin problema. Actualmente la empresa
HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la informacin, la
lnea a seguir y las funciones que se deben desempear en cada uno de
los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que
actividades realmente les compete llevar a cabo.

La organizacin carece de planeacin estratgica que permita identificar
de manera directa la misin, visin, estructura organizacional y objetivos
organizacionales.


Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el
desarrollo de la planeacin estratgica donde se plantee el diseo de la
misin, visin, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
permitirn establecer el orden jerrquico y el flujo de las lneas de
informacin.


La estructuracin del Manual de Funciones y Procedimientos permitir
establecer y sealar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para
facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados
hacia la rentabilidad y la productividad.


12
3.1.2. Formulacin del problema. La elaboracin del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.

Sistematizacin:

La estructuracin del organigrama permitir visionar en mejor medida
la conformacin de la empresa?

El diseo de la misin, visin y objetivos organizacionales influir
positivamente en el planteamiento, direccin y programacin de las
estrategias organizacionales?

La estandarizacin de los procesos contribuir al logro de los
objetivos de la empresa?

El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que
facilitar la seleccin de personal y la designacin de las actividades
inherentes a los cargos?











13
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN


Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones
requieren estar seguras de las tareas que deben desempear y conocer
la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las
cuales fueron contratadas.


El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta tcnica y
procedimental necesaria para la administracin del talento humano
vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene
en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, se
establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la
planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la
misin institucional.

Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboracin se
tienen:

Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y
reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los
cargos que desempeen las personas y los requisitos y
responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y
propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la
prestacin de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la
competitividad.


14
Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educacin, capacitacin y experiencia laboral.


Servir de insumo para la seleccin de personal en la compaa,
procesos de reclutamiento en general, as como para los procesos de
induccin y reinduccin, entrenamiento en el puesto de trabajo,
evaluacin del desempeo y en general, lo referente a los programas
de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.


La elaboracin del Manual de Funciones y Procedimientos para la
empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de
manera prctica los conocimientos tericos adquiridos durante la
formacin profesional.

4. DELIMITACIN

El estudio se desarrollar en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,
en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la
fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar
segn la norma ISO 9001:2000


15
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS


5.1. GENERAL


Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la
empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.

5.2. ESPECFICOS

Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las
actividades que lleva a cabo y su conformacin.


Establecer la misin y visin de la empresa como parte fundamental y
prioritaria para el inicio del proceso de elaboracin del manual.

Disear el organigrama de la compaa para establecer el orden
jerrquico y el flujo de la informacin.

Realizar sensibilizacin y socializacin de los objetivos
organizacionales.

Efectuar el anlisis de los cargos existentes para establecer las
funciones desempeadas por cada uno de los integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.

16
Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.

Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la
empresa HIERROS HB S.A.


17
6. JUSTIFICACIN


Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y
procedimientos es una herramienta que permite la estandarizacin de las
actividades llevadas a cabo al interior de la organizacin se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya
que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se
carece de los elementos constitutivos de la planeacin estratgica.

El problema para todo tipo de empresa radica en: Cmo obtener mejores
desempeos econmicos y laborales?; Qu variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; Es la motivacin un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; Cules son
las razones del xito o fracaso de una organizacin?

Como resultado de la prctica empresarial y la investigacin inherente al
desarrollo de la misma, se contar con la estructuracin de la planeacin
estratgica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la
empresa Hierros HB S.A.

Igualmente es necesario mediante este diagnstico establecer las
caractersticas existentes de la empresa, su evolucin, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.







18
7. MARCO REFERENCIAL


7.1. MARCO TERICO


PROCESO ADMINISTRATIVO


Para direccionar la organizacin hacia el alcance de resultados concretos
de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo,
desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la
implementacin del proceso administrativo, apoyado en la interaccin de
los colaboradores de todos los niveles y reas operativas.

La aplicacin del modelo gerencial administrativo implica la puesta en
marcha de cuatro fases o etapas de carcter permanente e
interrelacionadas entre s:

Planeacin
Organizacin
Direccin
Control









19
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO











Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico
para organizaciones cambiantes.

PLANEACION

Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos
que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el
costo para lograrlos. En la elaboracin y formulacin de planes es
necesario contar con informacin de carcter interno y externo que
permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan
finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos
especficos.



CONTROLAR
PLANEAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
RESULTADOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
20


ORGANIZACIN

Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer
las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos
trazados y alcanzar los resultados propuestos.
Consiste en la definicin y ubicacin de estructuras orgnicas,
identificacin de los grandes procesos (estratgicos, operativos, de
apoyo) corporativos, divisin del trabajo, creacin de cargos, nmero de
personas ideales a vincular, asignacin de funciones y procedimientos,
establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y
competencias, y generacin de recursos de dotacin

DIRECCION

Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo
el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecucin del
da a da, la realizacin de los planes y programas propuestos, el
cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Bsicamente
consiste en poner en accin todo lo que se ha pensado y definido con
anterioridad, de manera coherente y sistemtica.

CONTROL

Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
21
DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

LA FASE DE PLANEACIN.
Fase que se enfoca hacia:

Toma anticipada de decisiones.
Seleccin de un curso de accin entre varias opciones
Definicin anticipada de objetivos.

En la definicin anticipada de objetivos se presentan dos momentos
bsicos:
Un momento conceptual o de definicin de identidad, y un momento
instrumental u operativo.
FIGURA 2: FASE DE PLANEACIN






Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico
para organizaciones cambiantes.

PLANEACIN

FASE CONCEPTUAL

Misin
Visin
Estrategias
Polticas
Valores
Principios
Objetivos

FASE OPERATIVA

Elaboracin planes
Programas de trabajo
Proyectos concretos
Objetivos
Metas
Cronogramas
Presupuestos
RESULTADOS
22
FASE CONCEPTUAL:
Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:

MISIN.
Identificacin de la razn de ser de la organizacin, su radio de accin
(local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el
grado de desarrollo tecnolgico y sus principales fortalezas o cualidades.
El planteamiento de la misin debe permitir el entendimiento claro de las
caractersticas fundamentales de la organizacin a las personas.

VISIN.

Seala los objetivos o propsitos que la organizacin quiere alcanzar en
un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y
debe ser concreto, estimuladora de la accin y del compromiso.

POLTICAS DIRECCIONADORAS:

Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o
procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores
hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las reas y
puestos de trabajo.
Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la
empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la accin de
los diferentes colaboradores en su actuacin cotidiana.
23
Delimitan un rea dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definicin como al logro de
objetivos.
Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboracin de un
plan y delegar autoridad sin perder el control.

ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.

Planes de accin que permiten esbozar la forma correcta de utilizacin de
los recursos, an en la presencia de obstculos; involucra la organizacin
como un todo a travs del tiempo, dentro de su ambiente..

La Estrategia tiene como propsitos los siguientes:

Asegurar el xito en la realizacin de proyectos.

Superar los obstculos y garantizar la supervivencia de los
procesos.

Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados,
producto de la reflexin.

Crear nuevas formas de solucin que den respuestas a
circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se
puedan resolver.

24
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:

COMO IDEA GENERAL:
Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la
visin, partiendo de la respectiva misin, y dar respuesta efectiva a los
retos planteado en el tiempo.
Orienta el programa general de accin y de trabajo y presupone el
despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados,
cumpliendo con los objetivos formulados.
Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitacin oportuna, la
calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la informacin, la
seguridad en los vehculos, la disminucin de los costos, dependiendo del
contexto en que se manejen.

COMO IDEA PARTICULAR:
Seleccin de un curso especfico de accin, orientado a la mejor
utilizacin de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa ms
viable entre varias disponibles.
Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia ms
puntual: logro de una meta o de una accin particular.

RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualizacin
como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir
actos fallidos.

25
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las reas funcionales de
la Organizacin: administracin, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestacin del servicio, personal, instalaciones fsicos,
posicionamiento externo, etc.

OBJETIVOS.

Blanco a alcanzar con el fin de que la organizacin cumpla sus metas.
Pueden plantearse de carcter permanente o puntual
DE CARCTER PERMANENTE:
Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la
organizacin.
DE CARCTER PUNTUAL:
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado
(mediano y largo plazo).

META:

Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo especfico ms corto,
dentro del periodo que abarca el Plan. En este trmino se resumen los
propsitos, la misin y los objetivos de la organizacin.



26
VALORES

Cdigo de conducta general que deben adoptar y poner en prctica todos
los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez,
tolerancia, respeto, solidaridad.

PRINCIPIOS.

Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la
Organizacin, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.

PROPSITO:
El Propsito de una Organizacin es su papel primario, tal como lo define
la sociedad en que opera.

OPERACIONALIZACIN DE LA PLANEACIN.

La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los
OBJETIVOS definidos en categoras conocidas como PROYECTOS, los
que tambin se agrupan segn su afinidad en categoras ms amplias
denominadas PROGRAMAS.



27
EL PLAN DE LA ORGANIZACIN.

Est constituido por el conjunto de programas articulados
coherentemente.
Segn su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:
DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.

ESTRATGICO. Se enfoca en la obtencin de resultados en el mediano y
largo plazo.
DE INVERSIONES. Seala la forma en que se invertirn los recursos
econmicos asignados, disponibles, o necesarios.

TCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo ms
cortos.

28
LA FASE DE LA ORGANIZACIN.

En esta fase se define la distribucin de las actividades entre los
colaboradores de la compaa.
FIGURA 3: FASE ORGANIZACIN









Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico
para organizaciones cambiantes.

Consiste en la identificacin y diferenciacin de los macroprocesos
estratgicos, operativos y de apoyo, divisin del trabajo, creacin de
cargos, asignacin de funciones y procedimientos, responsabilidades y
competencias y recursos de dotacin a suministrar.



ORGANIZACIN

FASE CONCEPTUAL
Divisin del trabajo
Especializacin
Coordinacin
Supervisin
Eficiencia
Eficacia
Niveles jerrquicos
Comunicacin
Informacin

FASE OPERATIVA
Estructura orgnica
Procesos
Procedimientos
Plan de cargos
Planta de personas
Funciones
Competencias
Normalizacin
Aseguramiento
Dotacin

RESULTADOS
29
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las reas funcionales:
Comercial
Tcnica
Talento Humano.
Legal
Logstica
Financiera y econmica.

Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a
los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.

Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente
definidos los criterios y pautas concernientes a:

Divisin del trabajo
Especializacin de funciones, procedimientos y tareas.
Los modelos de coordinacin y supervisin empleados.
Las necesidades concretas de informacin y de comunicacin
entre grupos y personas
Los niveles de jerarqua o las formas de liderazgo a implementar.
Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.





30
LOS PROCESOS

La administracin por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:
Contar con formas organizativas giles
Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos
Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos
Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos
establecidos
Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas,
previo anlisis de mtodos de trabajo y clculos de tiempos.
Establecer y trabajar con indicadores.
Hacer aseguramiento de calidad, con polticas de mejoramiento
continuo y normas de calidad.

LOS PROCEDIMIENTOS

Descripcin en forma detallada y secuencial de la manera en que deben
ser llevadas a cabo las actividades.

LOS MANUALES DE FUNCIONES

Sistematizan la informacin sobre los diferentes aspectos
organizacionales necesarios para la ejecucin de un trabajo. Describe
cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a
cada cargo dentro de la organizacin.
Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por
parte de los dirigentes de la organizacin de las actividades desarrolladas
31
por los colaboradores, servir como herramienta para el anlisis de los
resultados obtenidos, ofrecer informacin que permita el establecimiento
de mtodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluacin de los logros obtenidos.

LA FASE DE LA DIRECCIN

Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organizacin
hacia el empoderamiento y facilitacin.
FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIN








Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico
para organizaciones cambiantes.



DIRECCIN
RESULTADOS
CONOCIMIENTO DE
OBJETIVOS
COMUNICACIONES
EFECTIVAS
EMPODERAMIENTO
TRABAJO EN EQUIPO
LIDERAZGO EJERCIDO
SISTEMAS DE
INFORMACIN
CAPACITACIN
IMPARTIDA
32
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecucin del da a da, como son:

El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.
Altos niveles de liderazgo.
Trabajo en equipo.
Comunicaciones adecuadas.
Efectivos sistemas de informacin.
Empoderamiento personal y colectivo.
Capacitacin y mejoramiento continuo.

LA FASE DE CONTROL

Etapa de implementacin de herramientas para el seguimiento y
desarrollo de las actividades de la organizacin.
33
FIGURA 5: FASE DE CONTROL










Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico
para organizaciones cambiantes.

Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores.
Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados
obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las
correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas
estrategias.





CONTROL
FASE OPERATIVA
Cumplimiento a metas y objetivos
Logro de resultados
Procesos en ejecucin, su logstica,
aseguramiento
Manejo de indicadores
Estructura organizacional adoptada
Ambiente organizacional existente
Resultados econmicos y
financieros
Aspectos fsicos
Medidas correctivas
RESULTADOS
34
7.2. MARCO CONCEPTUAL

Diagnstico
Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crtico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situacin de lo
social.

Empresa u Organizacin
Es el ejercicio profesional de una actividad econmica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por s mismo o por medio de sus
representantes.

Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo,
conjunto de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualizacin de cmo alcanzar los objetivos deseados en una
situacin conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cmo, y la forma de lograr la mxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribucin prctica, adaptacin y aplicacin de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.


Mercado
El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposicin a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.

35
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para s o al
servicio de otra.

Ventaja Competitiva
En marketing y direccin estratgica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compaa tiene respecto a otras compaas
competidoras. Caracterstica nica de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios ms bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos ms beneficios que justifiquen precios ms altos.

Cdigo de comercio
Un cdigo de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.


7.3. MARCO LEGAL

Para las ferreteras son aplicables los principios de la Constitucin
Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica
Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado
particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en
las convocatorias, as mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantas y de los
artculos del Cdigo de Comercio.


Las Ferreteras deben ajustarse a las siguientes normas para la
presentacin de licitaciones:
36
1. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las dems disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los dems documentos que se produzcan durante el proceso de
seleccin.

CDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligacin de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.






37
7.4. MARCO SITUACIONAL

HIERROS HB S.A

LA RAZN DE SU NOMBRE

Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores
Jos Bertulio Prez Gmez y Hernando Fras.
HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y
venta de material para construccin (Hierro, PVC, Eternit, Cemento,
Lminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)

HISTORIA
La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil
novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA),
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuanta, en las
instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 N 34-34 de la ciudad
de Pereira (Risaralda), siendo el seor Bertulio el Gerente y
acompaado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde
ese mismo ao la empresa se preocup por invertir en infraestructura
y equipos para brindar mayor satisfaccin a sus clientes.
Para el primer ao y dada las necesidades detectadas por los socios
debido a la creciente demanda generada por la expansin del mercado
38
a otras regiones del pas, se procedi a sistematizar la empresa y a
vincular nuevo personal; dos aos despus se compraron dos camiones
para mejorar el servicio de entrega de la mercanca hacindola ms
eficiente.

En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquiri
un lote ubicado en la calle 9 N 7A-60 La Badea, Dosquebradas
(Risaralda) donde se inici la construccin de la bodega, que en el ao
1997 pas a ser la sede principal de la empresa. All se coloc un
puente gra que permiti mayor eficiencia en el almacenamiento y
despacho de la mercanca, y se ampli el espacio de las oficinas para el
personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.

LA SUCURSAL DE BOGOT
Debido a la creciente demanda se detect la necesidad de abrir un
nuevo punto de venta, razn por la cual se opt por la ciudad de Bogot,
ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo
industrial, gran infraestructura, estratgica posicin geogrfica, y por
la conveniencia de los socios ya que uno de ellos resida en esa ciudad,
as se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogot el 11 de
febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial
de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento.
En el ao 2000 se efectu la inversin en tecnologa representada en la
compra de un carro montacargas, una mquina enderezadora de chipa,
39
un circuito cerrado de televisin, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.

SUCURSAL DE CALI
Para el ao 2002, el 9 de octubre, se constituy la sucursal de Cali. Por
iniciativa y visin del gerente Jos Bertulio, su conocimiento de la
ciudad, la ayuda de un amigo, y la informacin suministrada sobre al
posibilidad de acceder a ese mercado se decidi establecer una
sucursal en esa ciudad.
Inicialmente se ubic en una zona industrial, all funcion por casi dos
aos, pero era una bodega pequea y arrendada por lo que se
generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de
parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedi a la
compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicacin. Las
actividades se iniciaron en la bodega y con un puente gra.
Para el ao 2006 se efectu la compra y adquisicin de dos puente gra
y la importacin de una mquina para figurar el hierro.
Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 aos).
En estos momentos la sucursal de Cali es la ms tecnificada y la
administracin est a cargo del seor Hernando Fras.



40
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOT
Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la
empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y
descargue de la mercanca y la poca flexibilidad que este local ofreca,
la sucursal de Bogot fue trasladada a una bodega localizada en el
sector de Fontibn donde igualmente se paga renta, este cambio ha
repercutido notablemente en el ndice de ventas que reporta la
sucursal tendiendo a la baja. Se realiz la compra de un terreno en el
mismo sector pero an no se inicia la construccin de las instalaciones.
ALGO MS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA.
Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo
al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital
humano est conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres.
EN LA ACTUALIDAD
Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento
a nivel nacional en la comercializacin de material para la construccin,
adems posee el capital econmico y humano que permite ofrecer a sus
clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor
atencin, asesora, respaldo tcnico y eficiencia en las entregas.
El recurso humano con el que cuenta la empresa est conformado por
111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las reas
administrativa, comercial y operativa.
En este momento la empresa realiza las importaciones de material
relacionado principalmente con hierro a travs de sucursal de Bogot.
41
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
Cali es la que est reportando mayores ventas al da de hoy.

CARGOS:
Gerente.
Subgerente.
Director comercial
Director de cartera.
Auxiliar Contable.
Nmina.
Auxiliar General.
Secretaria.
Auxiliar de inventario.
Cajera.
Mensajero (Cobrador).
Asesor Comercial.
Jefe de bodega.
Auxiliar de bodega.
Conductor.
Servicios Generales.




INFORMACIN ESTADSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA

FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA







Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor nmero de
trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso
humano. Se muestra un nmero similar para los colaboradores de la
ciudad de Pereira y Bogot.
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
CALI ;
42; 37%
PEREIRA ; 35;
32%
BOGOT ; 34;
31%
PEREIRA
BOGOT
CALI
43
FIGURA 7: EMPLEADOS POR GNERO






Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa,
mientras que el restante 74% est conformado por hombres, esto
debido a que la mayora de actividades son desarrolladas en el rea de
bodegas donde se requiere de fuerza fsica y existen mayores riesgos.
Las mujeres realizan labores relacionadas con la administracin y
ventas.





EMPLEADOS POR GNERO
HOMBRES
; 82; 74%
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
MUJERES
44

FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL






Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

El mayor nmero de empleados de gnero masculino se encuentra
situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor nmero de
mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11.
El menor nmero de colaboradoras mujeres se sita en Bogot, 8, y el
menor nmero de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.
24
11
26
8
32
10
0
5
10
15
20
25
30
35
#

P
E
R
S
O
N
A
S
PEREIRA BOGOT CALI
CIUDAD
EMPLEADOS POR SUCURSAL
HOMBRES
MUJERES
45




ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
FIGURA 9: REAS DE LA EMPRESA












Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

A pesar de que se cuenta y se conoce la informacin de los cargos
desarrollados al interior de la organizacin, hasta el momento no se haba
realizado una caracterizacin de las reas que conforman la misma.

ADMINISTRATIVA:
Gerente
Subgerente
Director Comercial
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina

COMERCIAL:
Director de Cartera
Asesor Comercial
Cajera (o)
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
46
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR REA












Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao
El 55 % de los empleados de la organizacin se concentra en el rea
operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el rea administrativa.
La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor nmero de
colaboradores en el rea Administrativa, 26 personas, presentando casi el
doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para
adelantar las labores administrativas.

6
13
14
6
9
18
4
10
26
0
5
10
15
20
25
30
#

E
M
P
L
E
A
D
O
S
PEREIRA BOGOT CALI
CIUDAD
EMPLEADOS POR REAS
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
EMPLEADOS POR REA
ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
VENTAS ;
32; 30%
OPERATIVOS;
58; 55%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
47
FIGURA 12: RELACIN ENTRE LAS REAS DE LA EMPRESA









Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

El flujo de la informacin y la comunicacin entre las diferentes reas de
la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la
interaccin y participacin de los colaboradores en los procesos
desarrollados tanto en su rea de trabajo como en aquella donde se
maneja la informacin suministrada.





BODEGA
COMERCIAL
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIN
48
8. DISEO METODOLGICO


8.1. TIPO DE INVESTIGACIN
Los mtodos utilizados en la presente investigacin son los
siguientes:
Deductivo: la primera parte de la investigacin requiere un
diagnstico del actual estado de la empresa y los trabajos
adelantados hacia la elaboracin del manual de funciones.

Inductivo: de acuerdo a la percepcin y observaciones
encontradas en la etapa de diagnstico, se plantean aportes y
mejoras.

Sinttico: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se
estructura una adecuada Planeacin Estratgica y Manual de
Funciones y Procedimiento.


8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN

Recopilacin de la informacin: conocimiento de la
organizacin, su conformacin, las actividades
desarrolladas y obtencin de la informacin requerida.

Diagnstico: establecer el estado actual de la empresa y
los trabajos adelantados en la elaboracin del manual de
funciones.
49

Anlisis de la informacin obtenida: se identificarn las
falencias y fortalezas de la compaa.

Propuestas: de acuerdo al diagnstico realizado se propone
el mejoramiento y la implementacin de un sistema
adecuado en lo pertinente planeacin estratgica y manual
de funciones y procedimientos a fin de que ste se adapte
a los requerimientos de la organizacin.

Informe: presentacin del informe final con las mejoras
propuestas.

Elaboracin del manual de funciones y procedimientos donde
se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de
los cargos.
Proceso de sensibilizacin y socializacin del trabajo
adelantado en la organizacin.

8.3. POBLACIN Y MUESTRA

La poblacin seleccionada posee unas caractersticas propias las cuales
van a determinar el objeto de estudio. La poblacin son los integrantes de
la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total
de 36 personas.


50
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS

CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIN
PROCESO VARIABLE RESULTADO
GERENCIAL

Misin
Visin
Organigrama


Diseo de la misin,
visin, organigrama para
mejorar el
direccionamiento de la
compaa
MISIONAL
Compra y venta de
productos


Comercializacin de los
productos
APOYO

Financiero

Recurso humano

Salud ocupacional

Comunicacin

Ambiente de trabajo
Contar con
colaboradores motivados
y comprometidos en el
desarrollo de las
actividades


Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao


51
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
DIRECCIONAMIENTO
Es deficiente en cuanto al desconocimiento
de los factores administrativos e importancia
del papel a desempear por cada uno de los
colaboradores
MISIN No se encuentra diseada
VISIN No se encuentra diseada
ORGANIGRAMA
Aunque existe diferenciacin de los cargos e
informacin, no se cuenta con este, algunos
de los colaboradores desconocen cual es su
jefe inmediato
RECURSO HUMANO
No se cuenta con un rea o persona que
desarrolle las actividades necesarias para
brindar apoyo en el manejo del personal
SALUD
OCUPACIONAL
No se est implementando el programa de
salud ocupacional
FINANCIERA
Buena relacin y conocimiento de los
proveedores y manejo de cartera
COMUNICACIN
Se presentan falencias lo que ocasiona el
surgimiento de conflictos
MEDIO AMBIENTE DE
TRABAJO
Se vislumbra un clima tensionante,
estresante y sin ninguna motivacin, lo que
limita a los colaboradores a cumplir sus
funciones o tareas encomendadas
Fuente: Empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao
52
9.1. DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA
9.1.1.1. MISIN Y VISI
MISIN
La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la
comercializacin de materiales para la construccin y enfoca sus
directrices hacia la satisfaccin de sus clientes, ofreciendo
productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores
precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesora, respaldo
tcnico y acompaamiento en los proyectos emprendidos.
Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano
capacitado, comprometido con los procesos necesarios para
alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir
con el desarrollo y mejoramiento de la nacin.

VISIN
Para el ao 2010 HIERROS HB S.A propender por la
consolidacin de su posicionamiento a nivel nacional como una de
las mejores empresas en el mercado de materiales para la
construccin, destacndose por sus estndares de calidad, alto
nivel de satisfaccin de sus clientes, tanto internos como
externos, y compromiso con el desarrollo arquitectnico, social y
econmico de las diferentes regiones.
53

9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la
construccin a travs de la actualizacin en forma permanente de
los procesos y la infraestructura tecnolgica y administrativa para
responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la
demanda del mercado.

Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a travs de la
productividad, y la administracin de los recursos econmicos, de
manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.

Gestin tecnolgica. Conocimiento de las alternativas tecnolgicas
que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la empresa y capacitacin del equipo humano.

Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de
las condiciones sociales y econmicas del pas siendo una fuente
generadora de empleo.

Calidad. Satisfaccin de los requerimientos del cliente a travs de
la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la
asesora tcnica calificada, altos estndares de calidad y
acompaamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano
integrante de la compaa.

54
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

Los Principios Corporativos son el marco de actuacin tica de la
organizacin y la base de la cultura institucional, entendida sta
como el conjunto de valores que inspiran y guan su vida cotidiana,
adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratgico.
Por tanto, la gestin de la organizacin se soportar en los siguientes
Valores:
Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los
principios centrales en el actuar organizacional y deben ser
aplicados, sin excepcin, por todos los miembros de la
organizacin.

Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la
organizacin ser crear una cultura de servicio a sus clientes
tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y
expectativas y ofreciendo asesoras pertinentes para sus
requerimientos.
Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de
un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia
se combinen para asegurar una entidad altamente productiva,
con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos
ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y
proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la
organizacin y la sociedad.

55





Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
informacin ser una de las principales responsabilidades en
todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral
y creando as las condiciones necesarias para desarrollar y
asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.

Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse
dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje
continuo en la articulacin de los talentos, las oportunidades, el
entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la
obsesin institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de
los miembros de la organizacin.

Creatividad e Innovacin: La organizacin tiene que desarrollar
su actuar en un entorno que facilite la creacin y la innovacin
como el nico medio posible para anticipar las demandas de una
sociedad en proceso de cambio cada da ms acelerado. El uso
intensivo de la tecnologa para la modernizacin y virtualizacin
de los ambientes y espacios para la gestin, ser un vehculo
para estimular la Creatividad y la Innovacin.
56


Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben:
Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo
establecidos por la empresa.

Ejecutar de manera comprometida y con disposicin las
funciones del cargo para el cual fue contratado.

Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial,
colaborativo y motivador.

Generar espacios de comunicacin y difusin de las
actividades encaminadas al logro de los objetivos
organizacionales, personales y la mejora del clima
organizacional.

Brindar la mejor atencin a los clientes, asegurando a los
existentes y posibilitando la adhesin de nuevos
compradores.

Cuidar y conservar en buen estado los implementos y
elementos de trabajo suministrados por la empresa.

Seguir los conductos regulares para la presentacin de
observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno
como externo.

Buscar a la menor brevedad posible solucin a las
situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el
desarrollo de las actividades diarias, propias de la
compaa.

Utilizar los implementos de proteccin establecidos para
que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.

Comprometerse con el mejoramiento continuo de la
empresa y las actividades que adelanta.

Facilitar y acompaar a los nuevos colaboradores con la
familiarizacin de las actividades a ejecutar.

Manifestar, comunicar o exponer estrategias que
contribuyan al mejoramiento y conservacin de un buen
ambiente de trabajo.

Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
visitantes de la compaa.
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO
57

9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN

INFRAESTRUCTURA FSICA

La empresa cuenta con una infraestructura fsica propia para la ejecucin de las
actividades inherentes a la comercializacin de productos, contando con reas
para oficinas y bodegas.
Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre s
donde se almacena diferente tipo de productos.
La distribucin fsica de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4)
reas:
Comercial. En ella se ubican:
Subgerencia.
Direccin Comercial.
Direccin Cartera.
Caja.
Ventas.

Es un saln grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempean los cargos antes mencionados.
Inventario. Saln ubicado sobre parte del rea de ventas, donde adems se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
Administracin. Compuesta por la oficina de Gerencia, el rea de
Contabilidad (saln dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetera
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nmina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
rea de ventas y entrada a la bodega 1.

58
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).

Bodega 1:
Tubera, pintura, puntilla, platinara, varilla grafilada, productos SIKA,
perfilara liviana, malla gallinero (pollo).
Bodega 2:
Varillas, ngulos, lminas, malla electrosoldada, perlines.
Bodega 3:
PVC (tubera y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de
asbesto y de yeso.

Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la
entrada de la Bodega 1.

Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de
empleados, visitantes y vehculos de la empresa.
59
REAS FSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS












OFICINAS PISO 1 OFICINAS PISO 2
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
BODEGA 1
BODEGA 2 BODEGA 3
OFICINAS
PISO 1 Y 2
OFICINA
PISO 2
60


FIGURA 14: DISTRIBUCIN DE OFICINAS

G: GERENCIA
S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE
V: VENTAS AN: NMINA
C: CAJA A: AUDITORIA
1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAO









B

B
CO


G



Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
BODEGA 1
V
V
V
V
S
1

V
C
2
V
D



AC
BODEGA 1

A
SALA DE
JUNTAS
SALA DE
ESPERA
INVENTARIO
CONTABILIDAD
C
O
M
E
R
AN
A A

B
61
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
Las principales mquinas y herramientas que utiliza la empresa para el
desarrollo de su actividad son:

EQUIPO DE OFICINA:
COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nmina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nmina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturacin de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crdito) compartida con Director de Cartera, este
ltimo posee otra ms.
MQUINA DE ESCRIBIR ELCTRICA: 1 Secretaria

TELFONOS: 19

Todos los empleados del rea administrativa y ventas cuentan con una
extensin telefnica.
FAX: 2
rea contable (1), ventas (1).
CELULARES: 4
rea contable (2), ventas (2).
FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el rea contable.

62
EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisin con visor y cuatro (4) cmaras.
CAJA FUERTE: 2

MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA:
BODEGA: bscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas,
barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates,
cortafro, tijeras, calibrador, pulidora.

CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta
auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).

El flujo de la informacin entre los diferentes departamentos se realiza a
travs de comunicacin telefnica, traslado o movilizacin del personal de
un rea a otra.
Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se
debe contar con la capacitacin adecuada de manejo y lo ms importante
el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso
de estos.
PUENTE GRA.
Esta mquina es de gran ayuda en la manipulacin de la mercanca ya
que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue
y descargue de los productos sea mucho ms rpido evitando al Auxiliar
efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaucin con
su manejo.
Es una mquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega
donde se encuentra instalada.
63
MONTACARGAS.
Sirve de apoyo y complemento al puente gra y al personal, se utiliza en
el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y
movilizacin entre una bodega y otra.

HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO.
La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes
desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sbados a
horas de 8 a.m. a 12 a.m.

Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se
extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.

VAS DE COMUNICACIN Y ACCESIBILIDAD.
Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vas de
comunicacin por su ubicacin sobre la va de la badea (variante Turn
La Popa).

64
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)














Fuente: empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao
JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENTE SECRETARIA REVISOR(A)
FISCAL
DEPARTAMENTO
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
NMINA
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
SERVICIO
GENERAL
SUBGERENTE
DIRECTOR
COMERCIAL
DIRECTOR
CARTERA
COBRADOR
(MENSAJERO)
ASESOR
COMERCIAL
CAJA

AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
AUXILIAR
BODEGA
CONDUCTOR SERVICIOS
VARIOS
AUXILIAR
GENERAL
65
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organizacin y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuracin del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composicin de la misma, por lo que se
procedi a utilizar la informacin recopilada para el diseo de la estructura
organizacional al momento de iniciar la prctica empresarial.








66




ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES










Fuente: empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao

En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones:
administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las
actividades desarrolladas.




67
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES








Para la no afectacin en gran proporcin del modelo hasta ahora
adelantado por la organizacin, donde se encuentran incluidas las
funciones financieras y contables dentro de la administracin, se
sugieren los siguientes cambios para dar un poco ms de
estructuracin a las diversas reas:
Situar al Director Comercial en el rea comercial y no en la
parte administrativa.
Director de Cartera y Cajera en el rea administrativa y no en
la comercial, debido a que son cargos de gran
responsabilidad e importancia y la informacin que manejan
va dirigida a la administracin principalmente.

ADMINISTRATIVA:
Gerente
Subgerente
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina
Director de Cartera
Cajera (o)
Secretaria

COMERCIAL:
Director Comercial
Asesor Comercial
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
68

FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)














JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENTE SECRETARIA REVISOR(A)
FISCAL
DEPARTAMENTO
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
NMINA
DEPARTAMENTO
LOGSTICA
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
SERVICIO
GENERAL
DIRECTOR
CARTERA
DIRECTOR
COMERCIAL
COBRADOR
(MENSAJERO)
ASESOR
COMERCIAL
CAJA

AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
SUBGERENTE
DIRECTOR
LOGSTICO
AUXILIAR
GENERAL
CONDUCTOR AUXILIAR
BODEGA
SERVICIOS
VARIOS
69

FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)














JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENTE
SECRETARIA AUDITORA
DEPARTAMENTO
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
NMINA
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
SERVICIO
GENERAL
DIRECTOR
CARTERA
DIRECTOR
COMERCIAL
COBRADOR
(MENSAJERO)
ASESOR
COMERCIAL
CAJA

AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
SUBGERENTE
DIRECTOR
LOGSTICO
AUXILIAR
GENERAL
CONDUCTOR AUXILIAR
BODEGA
SERVICIOS
VARIOS
70
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseo se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administracin como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organizacin; el cargo de Director
de Cartera gue y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creacin de un departamento de Logstica
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.

(PROPUESTO 2):
En este diseo se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logstico para lograr una mayor interaccin entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino tambin para los
clientes tanto internos como externos.
71
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.2.1. MAPA DE PROCESOS
CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS








GERENCIALES


ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a
implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.

GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.

AUTORIZACIONES.



72











MISIONALES


VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
Seguimiento del pedido.

COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.

FIJACIN PRECIO DE VENTA.
Establecimiento de precio de venta de los
productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.

METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
73
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Tramitacin de asesora muy especializada para
clientes.
74











APOYO

RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
Ajustes de inventario.

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.
Programacin del cargue de los vehculos y ruta de
entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
Planeacin del cargue y distribucin de los
productos en los vehculos.
Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
Verificacin del cargue y autorizacin de salida de
los vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.

DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca


75

GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las
sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por
entidades estatales.

COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de
los clientes.

CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
76


Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.

NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.

ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
Elaboracin y entrega de notas.
Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.

77












APOYO

MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.

Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.

SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los
automotores de la empresa.
Accidente de trabajo

GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.



78

En el Mapa de procesos se hace la diferenciacin de los procesos
desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los
procesos misionales se enfocan hacia la comercializacin de los productos,
pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar
el xito de los mismos, claro est sin dejar de lado las actividades
administrativas que direccionan, plantean y disean las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos.








MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.

SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de
cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.

79
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR





























Recibir informacin de los
stocks de mercanca
Determinar la rotacin de los
productos
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
NO
INICIO
Revisar o chequear la
informacin
Calcular las cantidades
existentes de cada producto
Producto de
alta
rotacin?
SI
Redefinir
punto de
reorden
Consultar punto de reorden
1
80
















Los dems diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A
Establecer cantidad a comprar
Compra el
producto?
SI
FIN
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
NO
Esperar
alcanzar punto
de reorden
1
81

9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS






HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern
comercializados por le empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes
variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de compra o remisiones.

1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.
Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los costos de compras.
Verificacin de precio de negociacin con proveedor.
Proveedores certificados.
Revisin de las facturas y mercanca comprada.

82
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COMPRA Cdigo:
N
Orden
Procedimiento
rea
Responsable
Responsable
1
Determinar productos a
comprar
Administrativa Subgerente
2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente
3
Pedido de mercanca a
proveedores
Administrativa Subgerente


















83

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar
permite direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de
los productos que realmente se estn agotando y que debido a su
rotacin deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado
de productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de
mercanca existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a
comprar.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.

1.11 OBSERVACIONES.


84

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B
DETERMINAR PRODUCTOS A
COMPRAR
Cdigo:
Pgina
N
Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin de los
stocks de mercanca
Subgerente Administrativa


X
2
Consultar informacin de las
ventas efectuadas
Subgerente Administrativa X
3
Revisar o chequear la
informacin
Subgerente Administrativa X
4
Calcular las cantidades
existentes de cada producto
Subgerente Administrativa X
5
Determinar la rotacin de los
productos
Subgerente Administrativa X
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Subgerente Administrativa X
8
Establecer la cantidad a
comprar
Subgerente Administrativa


X
85
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO

Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la
integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Desempearse como representante legal de la empresa.
2. Direccionar y administrar la compaa.
3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y
polticas generales y particulares para todas y cada una de las reas de la
empresa.
4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva.
5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
6. Aprobar y realizar la contratacin de personal.
7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
8. Determinar el orden de pago a proveedores.
9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
10. Tomar decisiones.
11. Implementar las polticas de la empresa.
12. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin
estratgica.
13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
15. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
16. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias,
los estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo
sino tambin de la compaa.

IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia
los dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
86
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente
de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de
decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar con educacin de nivel
superior en Economa, Administracin
de empresas, Ingeniera Industrial o
carreras afines.


Mnimo dos aos de experiencia en
empresas del mismo sector o en
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la
manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y
familiarizarse con las actividades que implica su cargo.


El manual completo se muestra en el ANEXO C
87
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluacin del
desempeo, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la
compaa propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.

PERSONALES.

Aptitud ante las reglas.
Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas
establecidas.

Aptitud frente al cambio.
Reaccin ante cambios eventuales en diversos campos y afectacin de estos
sobre el comportamiento y las labores a desempear.

Autocontrol y estabilidad emocional.
Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales
a las que se encuentra expuesto.

Honestidad e integridad.
Evaluacin de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.

Motivacin.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.

Orientacin a los resultados.
Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.

Reaccin ante problemas.
Capacidad de proponer alternativas de solucin a los inconvenientes que se
presenten.


88
Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempea.
Compromiso con el desempeo de las actividades para las que fue contratado.


INTELECTUALES.

Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
informacin e instruccin.

Capacitacin.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempear las
funciones que se le imputen.

Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solucin a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.

Solucin de problemas.
Capacidad de rpida respuesta y planteamiento de alternativas de solucin a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.

Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.







89
INTERPERSONALES.

Atencin, trato y respeto hacia los dems.
Forma como entabla relacin con otras personas; respeto tanto a la persona
como a la labor desempeada.

Colaboracin.
Relacin y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compaa.

Comunicacin escrita.
Canales de comunicacin escrita utilizados para el direccionamiento de la
informacin y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.

Comunicacin oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingsticos que le permiten
comunicacin con las dems personas.
Capacidad de entablar dilogo, exponer sus ideas y escuchar la informacin que
las dems personas le puedan aportar.

Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.

Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.

Relacin con compaeros.
Tipo de relacin que maneja con los compaeros de trabajo
Aporte y afectacin del ambiente de trabajo creado con sus compaeros.

Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la seleccin de la
mejor opcin y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.


90
ORGANIZACIONALES.

Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempear y
programacin de cada una de ellas.

Comportamiento.
Conducta y caractersticas de las acciones y reacciones.

Cuidado y proteccin.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad fsica y la de
los elementos que manipula o utiliza.

Manejo de la informacin.
Consideraciones sobre el flujo de la informacin y la responsabilidad para con la
administracin de la misma.

Planteamiento de estrategias.
Visin y estructuracin de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.

Resultados.
Evaluacin del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.

Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempea sus
actividades.



91

CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORA COMPETENCIAS


PERSONALES


Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad



INTELECTUALES


Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones




INTERPERSONALES


Atencin, trato y respeto hacia los dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo



ORGANIZACIONALES

Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de trabajo

92
FECHA: _____________________________
NOMBRE: ___________________________________ CARGO: ______________________
Evale el desempeo de acuerdo con la siguiente escala de valoracin,
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
indicadores de sus competencias laborales generales: Personales,
Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales.
Permanentemente
(siempre)
Habitualmente
(casi siempre)
Ocasionalmente
(Rara vez)
No
Aplica
(P) (H) (O) (NA)

1. COMPETENCIAS PERSONALES

Aptitud ante las
reglas
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.

Ante la autoridad se muestra incmodo e indiferente.
Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.


Aptitud frente al
cambio
Identifica las condiciones cambiantes de su entorno.
Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes
para el cumplimiento de su labor

Modifica la propia conducta para obtener mejores
resultados en entornos cambiantes.


Autocontrol y
estabilidad emocional
Sabe identificar sus propias fortalezas y
limitaciones.

Controla impulsos y reacciones espontneas que
puedan generar incomodidad o perjuicio.

Es asertivo, expresa sus pensamientos y
sentimientos en el lugar y el momento precisos.


Honestidad e
Integridad
Demuestra un comportamiento honesto y claro en el
desarrollo de sus actividades laborales y personales.

Cumple con las normas establecidas en la empresa.
Acta segn sus convicciones y valores en
correlacin con los de la organizacin.

93


Motivacin
Siente complacencia por las funciones que
desempea.

Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro
de sus metas.

Reconoce los logros alcanzados y contina
enfocndose hacia el alcance de retos mayores.


Orientacin a los
resultados
Conoce con claridad sus funciones y sus
responsabilidades.

Cumple satisfactoriamente con las actividades que
llevan a los resultados propuestos.


Reaccin ante
problemas
Identifica y analiza los inconvenientes surgidos.
Propone alternativas de solucin ante los
inconvenientes presentados.

Espera indicaciones de las acciones a seguir.

Responsabilidad
Asume las funciones de su cargo de manera
comprometida.

Se compromete en la mejora continua de ejecucin
de sus actividades.

Asume sus errores y las consecuencias de estos.












94
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES

Capacidad de
aprendizaje
Reconoce sus falencias cognitivas.
Aprende, comprende y memoriza fcilmente la
informacin suministrada.

Capta o asimila rpidamente la manera como debe
desempear las funciones designadas.


Capacitacin
Cuenta con la preparacin necesaria para cumplir
con las actividades que se le asignen.

Se inquieta por conocer y aprender constantemente
sobre temas desconocidos.

Muestra inters por actualizar los conocimientos
previamente adquiridos.


Creatividad
Conoce y genera mltiples formas de dar solucin a
una necesidad o un problema.

Propone nuevas maneras de ver y de manejar las
situaciones difciles.

Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.

Solucin de
problemas
Identifica fcilmente las causas de una situacin
problemtica.

Analiza y propone alternativas para la solucin de
los inconvenientes.

Muestra disponibilidad de participar activamente en
la solucin de los problemas.


Toma de decisiones
Identifica claramente las alternativas y
consecuencias de una decisin.

Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a
las que se enfrenta.

Entrega respuestas e implementa acciones ptimas
en el momento oportuno.







95
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES

Atencin, trato y
respeto hacia los
dems.
Brinda a las personas con las que se relaciona la
atencin, trato y respeto adecuado.

Respeta tanto a la persona como la actividad que
esta realiza.

Ofrece la mejor atencin a clientes y visitantes.

Colaboracin
Respalda las actividades desarrolladas por sus
compaeros.

Apoya y participa en la capacitacin de los nuevos
integrantes de la empresa.

Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le
consulte.



Comunicacin Escrita
Conoce diferentes maneras de producir formas
escritas de comunicacin.

Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y
ortografa.

Utiliza canales de comunicacin escrita dentro de la
empresa.


Comunicacin Oral
Recibe y expone informacin verbal de manera
coherente y eficaz.

Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en
discursos verbales lo que le facilita darse a entender.

Maneja un amplio vocabulario y lxico.


Liderazgo
Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de
los miembros de su grupo de trabajo.

Coordina y organiza los miembros de un grupo de
trabajo para lograr el mejor desempeo.

Denota inters en el potencial del grupo hacia su
mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.


96



Manejo de conflictos
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada
situacin conflictiva.

Cumple un papel mediador y negociador que busca
la mejor solucin para las partes.

Enfrenta con asertividad las situaciones difciles en
la convivencia laboral, social y comunitaria.



Relacin con los
compaeros
Participa activamente en la creacin de un clima de
organizacional fundamentado en el compaerismo,
respeto y colaboracin.

Acepta a sus compaeros con cualidades, defectos y
forma de ser.

Evita el surgimiento de conflictos con los dems
integrantes de la empresa.



Trabajo en equipo
Conoce las dinmicas de interaccin de su grupo de
trabajo.

Sincroniza su trabajo con el de sus compaeros para
obtener los mejores beneficios.

Reconoce la repercusin de sus acciones en las
acciones de sus compaeros de trabajo.

97

4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Control
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.

Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la
ejecucin de las dems actividades.

Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro
del tiempo fijado.


Comportamiento
Sigue la normatividad contemplada en el reglamento
interno de trabajo.

Cumple con las normas y valores de la organizacin.
Propende porque sus acciones no afecten su labor
ni la de sus compaeros negativamente.


Cuidado y proteccin
Utiliza los implementos y elementos de proteccin
entregados por la empresa.

Es cauteloso en el desempeo de su labor para
evitar accidentes y prdida de los productos.

Muestra precaucin en la manipulacin de la
mercanca.


Manejo de
informacin
Recibe y direcciona la informacin de manera
productiva y funcional.

Administra de manera cautelosa, responsable y
organizada la informacin a la que tiene acceso.

Realiza las acciones necesarias para mantener
actualizada la informacin a su cargo.


Planteamiento de
estrategias
Identifica en todas las actividades de la empresa
oportunidades de mejoramiento e innovacin.

Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer
y la manera de lograrlo.

Establece las acciones para llevar a cabo el logro de
los objetivos organizacionales.





98



Resultados
Conoce con claridad sus funciones y
responsabilidades.

Determina e implementa las acciones necesarias
para alcanzar los resultados esperados y superar
las situaciones adversas.

Cumple a cabalidad con las funciones para las
cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.



Medioambiente de
trabajo
Cuenta con las condiciones medioambientales que
garanticen el desempeo del cargo en ptimas
circunstancias.

Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de
limpieza y orden.

Participa de las actividades encaminadas al
mejoramiento ecolgico y funcional del ambiente de
trabajo.


OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________

FIRMA Y SELLO:
____________________________________









99
TCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS

Son llamadas tcnicas activas, pues en ellas la persona crea la situacin, la
desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las tcnicas que se
utilizan para verificar o medir competencias son:

Entrevista: permite a travs de la interaccin real con la persona
determinar la capacidad de escucha, comunicacin, actitudes y
reacciones.

Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que
simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se
pregunta a la persona la manera como tratara o afrontara las diferentes
situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la
forma de trabajar, el nivel de planificacin, organizacin y gestin del
tiempo, entre otros.

Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre s
y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores.
Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo,
Argumentacin, Sensibilidad, Inteligencia Prctica, Capacidad de
Escucha.

Presentaciones: est tcnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio
o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo
posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas
competencias muy especficas.

Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa informacin para
resolver un problema. El avaluador solamente contestar preguntas
100
suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad
de sntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.

Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabacin oral o
un vdeo, evalundose su capacidad de asimilacin y escucha por medio
de preguntas que formular el evaluador, valorando el grado de exactitud
de la informacin.

Otras tcnicas: tambin se utilizan en la evaluacin por competencias los
Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoracin de
Rendimientos, Tcnicas Proyectivas, entre otros.




101
10. CONCLUSIONES


La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos aos en el
mercado de materiales para la construccin. Al ahondar en su historia se
conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la
informacin pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con
la presencia de tres sucursales en el pas, ubicadas en las ciudades de
Pereira, Cali y Bogot. En el momento se estn adelantando gestiones
para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medelln.


No establecimiento de planeacin estratgica: misin, visin, objetivos
institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseo de los
tems antes mencionados debido a la importancia de estos para la
identificacin y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de
los objetivos organizacionales.


El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien
debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con
el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los
cargos, jerarquas y conocer el direccionamiento del flujo de la
informacin. Para dar solucin a este faltante, se elabor un Organigrama
Actual con la informacin obtenida y suministrada por los colaboradores
de la empresa, de igual manera se disearon dos Organigramas
propuestos, los cuales fueron puestos a consideracin de las directivas de
la compaa.


Se desarrollaron actividades de sensibilizacin y socializacin de los
objetivos organizacionales y planeacin estratgica, debido a la gran
importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los
102
integrantes de la compaa. Para ello se formaron grupos que permitieran
una mejor interaccin, entrega y comprensin de la informacin,
programacin y divulgacin de las actividades, y utilizacin de medios
audiovisuales y fsicos.

Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El anlisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribucin de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organizacin.

La descripcin detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los
colaboradores de la organizacin facilita la estandarizacin de las mismas,
al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a
cabo se puede lograr la optimizacin de los resultados.

El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta gua
necesaria para la administracin del talento humano vinculado a las
empresas puesto que contiene la descripcin ordenada y estndar de las
diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados
al interior de la organizacin. Adicionalmente es de gran importancia en
los procesos de seleccin de personal y entrenamiento de los nuevos
colaboradores de la compaa.

Prevalencia del modelo autocrtico: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las rdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegacin de autoridad y autonoma que permita y facilite la toma
de decisiones.
103

Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compaa.

Falta del programa de salud ocupacional: se realiz una aproximacin
pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en
trminos de seguridad tanto para los empleados como para la mercanca
que se maneja y los vehculos.

Falta de proceso de seleccin de personal, programacin de
capacitaciones, etc.

Desconocimiento de temas logsticos, almacenamiento y productos por
parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en
la programacin de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la
perdida de estos ltimos.

Empleados con funciones similares:
Jefe de Bodega y su asistente, este ltimo es quien en realidad
ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es ms aceptado
entre los Auxiliares.
Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan
hacia el rea comercial.
El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un
alto nivel de estrs y desmotivacin entre los empleados de las diferentes
reas, presentndose mayores conflictos en la relacin entre Jefe de
Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una
actitud y la instauracin del tipo de mando o modelo autocrtico ya que las
disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y
obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido
repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la
empresa.
104

No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar
las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solucin a los
inconvenientes presentados, esto adems se debe a la falta de caminos o
mecanismos que permitan la comunicacin entre los diferentes
componentes de la organizacin.

El factor motivacin del empleado no aparece, todo redunda y solo se
enfoca haca la generacin de utilidades y productividad. La preocupacin
por la persona no prima, al parecer hoy en da podemos encontrar,
aunque sea difcil de creer y de acuerdo a los cambios de los ltimos
tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compaas que
consideran a su fuerza de trabajo como mquinas que deben rendir y
cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carcter
humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino
de una sociedad mejor.

Prevalencia del inters por los resultados en trminos monetarios
(utilidades) y no preocupacin por el diseo de los medios o estrategias
para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan
haca la generacin de utilidades buscando solo el beneficio de la
empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecucin
de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus
colaboradores que conllevara a la obtencin de mejores resultados.

A pesar que la empresa ha crecido en los ltimos aos y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apata ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance ms importante y un
nivel de competitividad mejor.

105
No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptacin de las ideas
o proyectos innovadores diseados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda as,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundaran en el bienestar general.

Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con
algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las
consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no
pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formacin
o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran
expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.

106
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

LLAMADAS.

El servicio de contestador automtico permite que se de una atencin ms
rpida y precisa a la persona que se est comunicando, disminuyendo el
tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y
disminuya el ruido generado por el timbre del telfono.

DISEO Y DISTRIBUCIN DE PUESTOS DE TRABAJO.

Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con ms privacidad
debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el rea comercial: ventas, subgerencia,
direccin comercial, direccin de cartera y caja.

La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al
igual que con una registradora que facilite la manipulacin del dinero.

Desarrollar un diseo para los puestos de trabajo que permita su fcil
comunicacin con los dems reas.






107
SALUD OCUPACIONAL.

Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.

Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboracin de las
entidades de salud en la programacin de actividades que permitan
mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores
de la empresa.


COMUNICACIN.

Suministrar a todos los integrantes de la compaa las directrices o camino
a seguir para que la comunicacin sea efectiva.

Fortalecer la comunicacin para brindar rpida solucin a los
inconvenientes que tengan lugar en el desempeo de las tareas.

Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o
pasos a seguir ante el trmite interno de diversas acciones, consulta y/o
manejo de la informacin.






108
RECURSO HUMANO.

Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de
personal.

Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a travs
de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos
organizacionales.

Disear e implementar un proceso de seleccin de personal que permita
identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la
empresa.

Actualizacin constante en temas referentes al manejo del recurso
humano.

Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la
compaa a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia
que representa para la compaa.

Adelantar procesos de sensibilizacin y sociabilizacin de los objetivos
empresariales a todos los integrantes de la compaa.

Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan
con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan
cmodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.

Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y
buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa.
109

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.

Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa
conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones
en l contenidas.

Realizar una revisin y actualizacin del reglamento.

Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicacin de la
normatividad cuando los eventos as lo requieran.

LOGSTICA.

Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la
experiencia para hacer nfasis en la coordinacin logstica de las
actividades relacionadas con despacho, bodega y envo de mercanca a
los clientes.

Programar la capacitacin del personal existente en temas logsticos.

Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos
en bodega y las zonas determinadas para la movilizacin y circulacin de
productos y personal.

Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de
inconvenientes.

110

MANTENIMIENTO DE VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.

Prestar mayor atencin a los empleados cuando reporten las fallas.

Programar mantenimientos preventivos de los vehculos, maquinaria y
equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un dao
mayor que afecte no solo la distribucin de los productos sino las finanzas
de la compaa.

Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de
aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que
estn directamente relacionadas con las actividades operativas.


PROGRAMACIN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE
BODEGA.

Concertar, consultar o solicitar con antelacin la colaboracin de los
Auxiliares en ejecucin de actividades que deben desarrollarse en horas
extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar
la programacin de las mismas.





111
CRDITO A CLIENTES.

Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes
potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentacin
requerida para realizar el estudio de crdito.

Ante la solicitud de ampliacin de cupo de crdito para los clientes
existentes se hace indispensable conocer la situacin financiera actual de
la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para
la compaa.

Solicitar RUT (Registro nico Tributario) a los clientes.

EVALUACIN DEL DESEMPEO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES).
Disear e implementar la evaluacin de desempeo para analizar las
competencias empresariales de los integrantes de la organizacin.

Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas reas por
cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar
las falencias y/o fallas y as poder disear estrategias dirigidas a la
correccin o minimizacin de las mismas.

Determinar las necesidades de capacitacin en temas inherentes al cargo,
actualizacin de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento
de las capacidades de los colaboradores.



112
ALGUNAS MS

Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo
de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de
sus integrantes.

Otorgar a las personas la autonoma y autoridad inherente para el
desarrollo de su cargo, pero controlando que esta ltima no sea excedida.

Programar y brindar espacios para las capacitaciones.

Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de
alimentacin, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra
limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no
siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los
inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan
que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.

Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al
logro de los objetivos organizacionales de un manera ms eficiente.
Desarrollar un rea logstica desde donde se coordinen las actividades
inherentes a la distribucin, ingreso, almacenamiento y salida de la
mercanca.

Fomentar polticas de dialogo y manejo de estrs.

Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es
necesario realizar ajustes o modificaciones.

113
Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
informacin concerniente a la misin, visin, polticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.

Sealizar en las reas de bodega los espacios y pasillos para la
movilizacin y circulacin de personal.

Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos
organizacionales es el contar con la colaboracin, apoyo y compromiso de
todos sus integrantes.

Evaluar el desempeo del cargo a partir de la identificacin de las
competencias organizacionales es un factor que permite la
retroalimentacin y el anlisis de la manera como los colaboradores estn
enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el
camino que para ello han tomado.

Las competencias organizacionales permiten evaluar adems
caractersticas de la persona y determinar algunas condiciones o
capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.

Desarrollar la planeacin estratgica para que sea posible visionar o
establecer los mecanismos que conllevarn al logro de los objetivos
planteados.
114
12. BIBLIOGRAFA


CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin a la Teora General de la
Administracin. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edicin,1992.

GRUPO DE INVESTIGACIN DESARROLLO HUMANO Y
ORGANIZACIONAL. Administracin por Resultados. Un enfoque
terico prctico para organizaciones cambiantes. Facultad de
Ingeniera Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira, 2004.

SLACK, Nigel et al. Administracin de Operaciones. 2 ed. Mxico :
Continental, 1999. 863P

ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de
Administracin : Conceptos y aplicaciones. Mxico : Prentice Hall,
1996. 485P

MARN, Lucas. Sociologa para la empresa. Madrid, Espaa : Mc
Graw Hill, 1994. 436P
115
13. ANEXOS

ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO

INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO

Pg

COMPRA 119
Determinar productos a comprar 119
Seleccin del proveedor 120
Pedido de mercanca a proveedores 121


RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 122
Recepcin de facturas o remisiones 122
Descargue, ingreso y almacenamiento 123
Reporte y verificacin de los productos recibidos 125
Sistematizacin del ingreso de producto(s) 126
Revisin del ingreso de mercanca al sistema 127
Ajustes al inventario 128


FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 129
Establecimiento del precio de venta 129
Cambio de precio 130
Fijar precio de negociacin y descuentos 131


PAGO A PROVEEDORES 132
Recepcin y archivo de las de compra de mercanca 132
Programacin del pago a proveedores 133
Efectuar el pago a proveedores 135


VENTA 138
Programar visita al cliente 138
Visita obra 139
Atencin de mostrador (venta de contado) 140
Consulta disponibilidad de los productos 141
Asesora Tcnica 142
Cotizacin de productos para clientes 143
Seguimiento de las cotizaciones 144
Pedido 145
Facturacin o remisin de mercanca 147
Seguimiento del pedido 152

116

METAS DE VENTA 153
Generacin informe de ventas 153
Revisin estadsticas de ventas 154
Fijacin meta de ventas 155
Seguimiento meta de ventas 156


COBRO Y RECAUDO 157
Generacin de listado de cartera vencida 157
Entrega de listado de cartera 158
Cobro 159
Recaudo 160
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 161
Ajuste de cartera al cliente 162
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 163
Generacin de listados de cartera 165


DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 166
Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 166
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 168
Planeacin del cargue del vehculo 169
Alistar la mercanca a despachar 170
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 171
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 172
Transporte de la mercanca 173
Descargar mercanca en obra o ferretera 174
Entregar factura al cliente 175


DEVOLUCIN EN VENTAS 176
Gestin de devolucin de mercanca 176


CRDITO A CLIENTES 179
Solicitar y recibir documentacin para crdito 179
Estudio de crdito 180
Crear cliente 181


MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 182
Inventario fsico de los productos de bodega 182
Codificacin de productos 184
Elaboracin y entrega de notas 185
Facturacin de remisiones 186
Traslado de mercanca 187
Liquidacin de fletes 188

AUTORIZACIONES 189
117


COMUNICACIN CON PROVEEDORES 190
Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 190
Tramitar asesora muy especializada para clientes 191


GESTIN CONTABLE
192
Consulta de saldo en bancos 192
Registro de consignaciones 193
Cuadre y revisin de la caja 194
Reembolso de caja menor 195
Conciliacin bancaria 197
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199
Revisin de la cartera de la empresa 200
Cancelacin de anticipos de clientes 201
Manejo de informacin contable y general de las sucursales 202
Control de costos de inventario 203
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 204


NMINA 208
Liquidacin de nmina 208
Pago de nmina 210
Pago de parafiscales 211
Liquidacin de vacaciones 212
Interfase de Nmina 213


MANEJO DE CAJA 214
Cuadre de caja 214
Manejo del dinero en caja 215
Administrar la caja menor 216
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 217
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 219
Cheques devueltos 220
Recepcin pago del cliente 221


SALUD OCUPACIONAL 222
Dotacin elementos de proteccin personal 222
Cotizacin y seleccin del proveedor 223
Recepcin y entrega de elementos 224
Dotacin de uniformes 225
Dotacin Botiqun 226

ACCIDENTE DE TRABAJO 227
Reportar accidente de trabajo 227
Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 228
118
Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo 229
Tramitar liquidacin de la incapacidad 230


GESTIN DEL RECURSO HUMANO 231
Seleccin de personal 231
Afiliaciones y contrato de trabajo 232
Induccin 235
Liquidacin contrato de trabajo 235
Asesora y capacitacin del equipo humano 236
Vacaciones 237


MENSAJERA 238
Pagos y consignaciones en bancos 238
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 239
Entrega de documentos a clientes 241
Solicitar y entregar documentacin en entidades 242
Compras eventuales de oficina 243


MANEJO DE ARCHIVO 244
Archivo de documentos 244
Prstamo de documentos 245


SERVICIOS GENERALES 246
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 246
Servicio de cafetera 246
Aseo rea de oficinas 247
Oficios varios 247




119
PROCESO: COMPRA

PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR































































Recibir informacin de los
stocks de mercanca
Determinar la rotacin de los
productos
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
Establecer cantidad a comprar
Compra el
producto?
NO
SI
FIN
INICIO
Revisar o chequear la
informacin
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Calcular las cantidades
existentes de cada producto
Producto de
alta rotacin?
SI
NO
Redefinir
punto de
reorden
Consultar punto de reorden
Esperar
alcanzar punto
de reorden
120
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DEL PROVEEDOR




























































Analizar la
informacin y
opciones ofrecidas
Establecer contacto con el
proveedor
SI
FIN
INICIO
Escoger la mejor opcin
Proveedor
conocido
(antiguo)?
NO
Finalizar
comunicacin
Solicitar informacin
de precio de
productos
Consultar proveedores de
los productos
Consultar polticas de
compras
Posee certificado
de calidad?
NO
SI
Iniciar negociacin
121
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES
































































Diligenciar borrador carta de
pedido
Elaboracin o correccin
carta de pedido
NO
FIN
INICIO
Recibir y revisar carta
Enviar la carta
Verificar informacin
contenida en la carta
(elaboracin, producto y
cantidad)
Carta
aprobada?
SI
Solicitar
cambios y
ajustes
Autorizar el envo de la
carta de pedido va fax
Asegurarse que la carta
haya sido recibida y
confirmada
Reportar el envo de la carta
122
PROCESO: RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS O REMISIONES






























































Recibir las facturas o
remisiones de la mercanca
FIN
INICIO
Anotar las referencias de los
productos en un papel
Llegada de los camiones de
los proveedores
Coordinar el ingreso de los
productos
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotacin de la
mercanca a recibir
Determinar a que bodega
llevar el producto
Consultar el documento e
identificar producto(s)
123


PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO































































Identificar tipo de producto y
sitio de almacenamiento
SI
INICIO
Bajar los productos del
vehculo
Puente gra o
montacargas?
NO
Coordinar labor
con Auxiliares
de Bodega
Descargue manual
Tomar la mercanca
Empleado del
proveedor?
NO SI
Transportar la mercanca
desde el vehculo hasta el
interior de la bodega
Establecer mecanismo de
descargue
Indicar sitio de
almacenamiento
Supervisar labor
1 2
Recibir de Jefe de Bodega
anotacin en un papel de las
referencias de los productos
124





























































Confirmar sitio de
almacenamiento
FIN
1
Sitio
correcto?
Arrumar o colocar los
productos en estibas o
burros
NO
SI
Descargar la mercanca en
el sitio de almacenamiento
Ir contando y/o marcando
con pintura la mercanca
ingresada a bodega
Establecer lugar
indicado
Verificar almacenamiento de
los productos
Est bien?
NO SI
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
2
Reportar el ingreso de la
mercanca
125
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS































































Informar verbalmente referencias y
cantidades almacenadas
SI Coinciden
productos y
cantidades?
NO
Hacer nota
manual
Recontar la
mercanca
Sigue
presentndose
diferencia?
SI
Confrontar la informacin
reportada con la registrada en la
factura o remisin
Anotar mercanca en el
cuaderno de entrada de bodega
FIN
INICIO
Establecer las
diferencias
Entregar facturas o remisiones y
observaciones a Inventario
NO
Revalidar la
informacin
Consultar anotacin de productos
y cantidades ingresados
126
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
































































INICIO
Recibir facturas, remisiones
y observaciones
Consultar factura o remisin
y nota
Digitar la informacin de los
productos
Realizar cambio
de cdigo,
proveedor, etc.
Anotar informacin de la
mercanca en el
cuaderno de entrada
Ingresar al software
FIN
Armar paquete de factura y
remisin
Cotejar el ingreso de los
productos
Ingreso
correcto?
SI
NO
Consultar la carta de pedido
de mercanca
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
127
PROCEDIMIENTO: REVISIN INGRESO DE MERCANCA AL SISTEMA
































































Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Consultar inventario del
sistema
NO
FIN
INICIO
Realizar los
ajustes
Confrontar la informacin
(producto y cantidad)
Requiere
ajuste?
SI
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
Revisar notas de entrada
Recibir las facturas,
remisiones y notas
128

PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES

































































Identificar tipo de ajuste
INICIO
Convertir
paquete de
producto a
cantidad menor
Error de
ingreso?
SI NO
Informar a la persona
solicitante
Recibir nota o peticin
Reprocesar
informacin
FIN
Corte?
Cambio de
producto?
General?
Calcular cuantas
unidades se
pueden sacar del
producto
Analizar
conveniencia
o facilidad
Archivar documentos de
ajuste
Entregar copia de los
ajustes a Contabilidad
Revisar los documentos
de ajuste
Imprimir los ajustes
SI
SI
SI
NO
NO
NO
129
PROCESO: FIJACIN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS

PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS































































Consultar lista de costo de
compra
Calcular precio de venta
Revisar y analizar la
informacin
Conocer precio de la
competencia
Se cumple el
margen?
NO
SI
Determinar precio de venta
del producto
Cambiar precio al
producto
FIN
Autorizar cambio
de precio
INICIO
Consultar precio de venta
anterior
Verificar margen de ganancia
(10% a 12%)
El precio
difiere?
SI NO
Imprimir listado de precios
130
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO

































































Recibir peticin de cambio de
precio del producto(s)
Es el
producto?
NO
SI
Cambiar el precio
Consultar producto y precio
FIN
INICIO
Ingresar al software
Confirmar informacin
Entregar listado a integrantes
del rea Comercial
NO
SI
Cambio el
precio?
Imprimir listado
Salir del software
Consultar tems y ubicar
producto en pantalla
Actualizar y guardar los
cambios efectuados
Relacionar tem y nuevo
precio
Revisin y autorizacin del
cambio
1
1
131


PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS































































Recibir lista de costos de
los productos
Calcular precio mnimo
de venta y descuento
Revisar y analizar la
informacin
Establecer precio mnimo de
negociacin y descuento
Cumple
margen?
NO
SI
Fijar polticas de descuento
FIN
Reunin rea Comercial
INICIO
Consultar precio de venta
establecido
Verificar margen de
ganancia mnimo (8%)
132
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCA































































INICIO
Ubicar facturas
en carpeta o lugar
de fcil alcance y
prximo al sitio de
trabajo
Pronto pago?
SI
FIN
Consultar y revisar las
facturas
NO
Sealar fecha de pago y
descuentos (si los ofrece)
Archivar facturas
Establecer fecha de pago
Recibir las facturas enviadas
por los proveedores
133
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES



























































Consultar diariamente las
facturas adeudadas a los
proveedores
Relacionar proveedores por
fecha y prioridad de pago,
valor y descuento
INICIO
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
Totalizar los pagos
Seleccionar del acorden
(archivador) las facturas que
deben pagarse en la semana
Efectuar el clculo
de los descuentos
Calcular saldo
adeudado
La factura
tiene
abonos?
SI NO
Descuentos?
NO
SI
1
134

















































Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
Determinar a que proveedor
pagar y la cuanta
FIN
Cancelacin
total?
NO SI
Establecer cuanta a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
1
Consultar saldo en bancos
135
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES



























































INICIO
Cheque?
Establecer forma de pago
Consultar la factura
NO SI
Efectuar pago en efectivo
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se est cancelando
y el valor del descuento (si lo
hubo)
Fotocopiar la factura
Archivar factura
Colocar sello de abono
en la factura original y
anexar copia del abono
Abono a la
deuda?
NO SI
Cancelar la deuda en
su totalidad
Establecer el valor adeudado
1 2
Pasar factura del
proveedor a Auxiliar de
Nmina o General y
solicitar la elaboracin
del cheque del banco
establecido
Determinar al banco por
el que se puede girar la
cantidad adeudada
Pasar factura a Auxiliar
de Nmina o General
Verificar el valor y la
cuenta a donde se
est llevando
136




























































Elaborar cheque
Firmar cheques
Anotar en el cuaderno
del banco # del cheque
Anular
cheque
Aprobado?
NO
SI
Enviar a pagar o
consignar a cuenta del
proveedor
Remitir cheques a
Cajera
Anotar la
observacin
en el
cuaderno de
bancos
Diligenciar consignacin a
nombre del proveedor
1 2
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
Recibir los cheques
diligenciados
Pasar a Cajera la
factura a cancelar
Colocar sello para firmas
(2 de 3 firmas)
Pasar a Gerente para
obtener firma
Recibir cheques firmados
3
Recibir autorizacin de
consignacin de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
137
























































FIN
Recibir llamada del banco
Enviar cheque a proveedor o
consignar en efectivo o
cheque
Confirmar firma y valor del
cheque
Autorizar el cheque
Enviar carta de pago a
proveedor va fax
Cancelacin de
varias facturas a a
un proveedor?
SI NO
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
3
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitacin en el banco
respectivo
Revisar cheques y firmar si
es necesario
Solicitar elaboracin
de carta de pago a
Auxiliar General
138

PROCESO: VENTAS

PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE





































Elegir sector o poblacin
objetivo
Solicitar autorizacin
salida de la empresa
SI NO
Visita fuera
de la ciudad?
Programar Visita
local
Armar plan de trabajo
Autorizacin del Plan de
Trabajo (visitas)
INICIO
FIN
Determinar nmero
de das
139
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
































































INICIO
FIN
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Identificarse con
nombre propio y de
la empresa
Recordar al cliente
los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Buscar persona que
pueda tomar
decisin de compra
Obtener informacin de
productos necesitados
SI NO
Realizar
pedido?
SI
Anotar productos
y cantidades
Cotizar productos
Ponerse a disposicin
del cliente
Tomar datos del cliente
Iniciar viaje entre las
6:30 y 7 de la maana
Salir de la empresa a
mitad de la maana
Cliente
antiguo?
NO
Diligenciar Planilla de Visita
Visita fuera
de la ciudad?
Brindar informacin
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
140
PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)



























































Recibir visita del cliente
Determinar que
productos requiere
SI
NO
Productos
disponibles?
Cotizar producto
Informar al
cliente
Informar el valor
al cliente
Entablar comunicacin
Ingresar al software
INICIO
FIN
Consultar disponibilidad
del producto(s)
Algo ms?
NO
Indicar ubicacin de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
Entregar factura o
remisin al cliente
Facturar o
remisionar
Efectuar la
compra?
SI NO
SI
141
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
















































Consultar los
requerimientos del
cliente
Confrontar informacin del
sistema con la de la lista de
precios
Ingresar al
software
INICIO
SI NO Productos
disponibles en
bodega?
Informar al
cliente
Est en la
empresa?
Establecer ubicacin del
Asesor Comercial
SI NO
Indagar por la
existencia del
producto(s)
Comunicarse a la
empresa
Consultar lista de precios
Productos
disponibles en
otra sucursal?
NO
SI
Establecer cantidad existente
FIN
142
PROCEDIMIENTO: ASESORA TCNICA




























































Definir tipo de obra para la
que el cliente requiere el
material
SI NO
Asesora
Bsica?
Indicar el
producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Asesora
especializada?
FIN
Realizar estudio
de los
requerimientos
del cliente y/o
planos de la obra
Solicitar
colaboracin a la
Ingeniera Civil de
la empresa
SI NO
Describir las
especificaciones
del material
Establecer los
productos que
ms se ajustan
a la necesidad
del cliente
Establecer satisfaccin de la
necesidad del cliente
INICIO
Determinar clase de asesora
Explicar al
cliente las
ventajas del
producto(s)
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Acompaar la
asesora
Tramitar asesora
muy
especializada con
el proveedor
idneo
143
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
































































Calcular valor del
producto(s)
Ingresar al software
INICIO
FIN
Consultar lista de
precios y descuentos
Estudiar nota de los
productos requeridos
por el cliente
Enviar documento va
fax o entregar
personalmente (oficina u
obra del cliente)
Diligenciar formato de
cotizacin del sistema o
personalizado
referenciando producto,
cantidad y valor
SI NO Requiere
informe
escrito?
Imprimir cotizacin
Informar al cliente
telefnicamente o en
persona
144

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES

























































FIN
Determinar consideracin
sobre la cotizacin
Comunicarse con el cliente
SI NO
Realizar
pedido?
Establecer razn
INICIO
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
lmites para la
mercanca
Es posible
recotizar?
Cotizar
nuevamente
SI
Ponerse a
disposicin
del cliente
NO
Tomar datos del
pedido
145
PROCEDIMIENTO: PEDIDO





























































Tomar datos del producto y
cliente
Diligenciar formato de
pedido con datos del cliente
y clculos efectuados
SI
NO
Est bien?
Realizar
correcciones
Informar al
cliente
Consultar disponibilidad y
existencia de mercanca en
bodega
Revisar que los datos estn
completos y correctos
Aprobado?
NO
Solicitar autorizacin de
Cartera y Comercial
SI
INICIO
Pasar formato de pedido a
despacho
Consultar lista de precios
1
146

























FIN
Solicitar programacin de la
entrega de pedido
Remisionar
pedido
Informar al cliente la fecha de
entrega de la mercanca
Realizar seguimiento al despacho
Mercanca
existente en
el sistema?
Facturar pedido
NO
SI
1
147
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE MERCANCA
































































FIN
Revisar # de factura para no
saltar consecutivo
Ingresar al software
SI NO
Contado?
INICIO
Con anticipo
Establecer tipo de venta
Facturacin
Crdito
Verificar concordancia de
precio y descuento
Es correcto?
Corregir
Buscar dispositivo de salida
NO
SI
Imprimir factura
Calcular valor total de la venta
Crdito?
Facturacin
Contado
Entregar factura
al cliente
Error en
facturacin?
Anular factura
SI NO
Corroborar datos de la factura
SI NO
148
PROCEDIMIENTO: ANULACIN DE FACTURA


























Revisar que la factura se
encuentre completa (3
hojas) y que no tenga
sello de entregado
Revisar que la factura se
encuentre completa (4
hojas) y que no tenga
sello de entregado
INICIO
Analizar las facturas y la
anotacin de la observacin
de la razn de la anulacin
Recibir peticin de Cajera o
Asesor Comercial junto con la
factura a anular
Factura venta
de contado?
NO SI
Confirmar la apreciacin de
la observacin
Ingresar al sistema para
efectuar la anulacin
Habilitar la factura (ingresar
a la factura con su #)
Adicionar a la factura la
observacin de la anulacin
y la razn de la misma
Recorrer la factura
Colocar sello de anulada a
la factura fsica
Archivar las facturas
anuladas
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CONTADO













































Anexar la informacin de la
mercanca (referencia,
cantidad y valor)
Consultar existencia del
cliente en el sistema
Efectuar
modificaciones
Solicitar informacin
al cliente
Confirmar datos
Existe?
SI NO
Datos
correctos?
NO
SI
Digitar informacin
en el sistema
Compra
representativa?
Grabar informacin
del cliente en el
sistema
SI
NO
Revisar # factura
confrontando con el sistema
INICIO
FIN
150
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CRDITO






























PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE ANTICIPO DE PAGO

































Consultar formato de pedido
Corregir
datos
Datos
correctos?
SI
NO
Digitar informacin de pedido
Verificar los datos del cliente
y del pedido
Digitar informacin del cliente
y productos comprados
Solicitar revisin y autorizacin
comercial y cartera
Realizar facturacin parcial
a un (1) da
Elaborar formato de pedido
proforma describiendo
detalladamente los artculos,
cantidad, precio y datos del
cliente
Solicitar revisin y autorizacin
comercial y cartera
INICIO
INICIO
FIN
FIN
151

PROCEDIMIENTO: REMISIN DE MERCANCA






















































Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboracin de la
remisin facilitndole la
informacin del cliente,
producto y cantidad
Verificar consecutividad de
la remisin
Tomar pedido de producto y
cantidad
INICIO
Elaborar remisin de
mercanca diligenciando
formato del sistema
Imprimir remisin (4 hojas)
Recibir remisin y entregar
al cliente
FIN
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisin, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la
remisin y entregar las
dems a Asesor Comercial
Buscar dispositivo de salida
152
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

























































Establecer etapa del despacho
SI NO
Ya se realiz
entrega?
Comunicarse
con el cliente
Alguna
observacin?
Consultar compras de los
clientes
Consultar con despacho
fecha de entrega de la
mercanca al cliente
FIN
Ayudar a resolver
o participar en la
solucin
Determinar tipo
de inconveniente
SI
NO
INICIO
Comunicarse o
recibir llamada
del cliente
Informar al
cliente etapa del
despacho
Establecer satisfaccin del
cliente
153
PROCESO: METAS DE VENTAS

PROCEDIMIENTO: GENERACIN INFORME DE VENTAS































































INICIO
Ingresar al sistema
Diligenciar y adicionar datos
requeridos
Verificar que el personal de
ventas no se encuentre
utilizando el sistema
FIN
Verificar la informacin
Seleccionar datos
de ventas
Acumulada del da y
acumulada del mes
hasta la fecha
NO SI
Establecer frecuencia de
presentacin
Informacin
correcta?
Informe
diario?
Imprimir listados de ventas
SI
Seleccionar ventas
por vendedor,
cliente, lnea, costo
y acumulada del
mes
Consultar informacin
general de las ventas
NO
154

PROCEDIMIENTO: REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
































































INICIO
Recepcin informe de ventas
Estudiar y analizar los
logros alcanzados
Confrontar y verificar la
informacin impresa con la
registrada en el sistema
Establecer
razones
Se lograron
las metas?
NO SI
Replantear
estrategias
FIN
Consolidar la informacin
Analizar las estadsticas
de ventas
Determinar la rotacin
de los productos
Resaltar o sealar los
datos ms relevantes
Conocer las estrategias
desarrolladas
Tomar nota de las ventas
totales
Informar a Gerencia el nivel
de ventas logrados
Informacin
correcta?
NO
Establecer las
diferencias y la
razn de estas
SI
Determinar alcance de las
estrategias
1
1
155

PROCEDIMIENTO: FIJACIN META DE VENTAS





























































INICIO
Revisin de la informacin
de ventas del mes anterior
Calcular el promedio de
venta general
Analizar la informacin
Definir y revisar las metas
fijadas
FIN
Establecer el monto mnimo
que debe facturar cada Asesor
Consultar las polticas de la
empresa
Realizar reunin del rea
Comercial
Informar las meta de ventas a
alcanzar a los integrantes del
rea Comercial
Realizar las proyecciones de
ventas
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
156



PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS




























































INICIO
Reunin rea Comercial
Reportar las visitas a los
clientes y los negocios
pactados
FIN
NO SI
Conocer las estrategias
desarrolladas
Se
alcanzarn
las metas?
Replantear las
estrategias
Anlisis de las ventas de
cada Asesor Comercial
Establecer el alcance de la
meta de ventas
Comparar las ventas
realizadas con la meta
establecida
157
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA

PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA



























































Ingresar al sistema por
Cartera
Establecer estado del
cliente
SI NO
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Consultar la informacin
de cartera de clientes
INICIO
FIN
Filtrar la informacin
por Asesor
Comercial
Imprimir listados
Analizar la informacin
Generar los listados
de clientes
158

PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA












































Establecer das de
vencimiento del cliente
Consultar listados de
cartera vencida
SI NO
Mayor a 10
das?
Reunin con
Asesores
Comerciales
INICIO
FIN
Entregar listados
Entregar listados a
mensajero
Recibir listados de
cartera vencida
Guardar copia de las
listas de cartera
vencida entregadas
159
PROCEDIMIENTO: COBRO































































Resaltar los pagos recibidos
Consultar y analizar los
listados de cartera vencida
SI NO
Cobro
presencial?
Solicitar a cartera elaboracin
circular o carta de cobro
INICIO
FIN
Elaboracin carta de cobro
Comunicarse
telefnicamente
Establecer comunicacin con el
cliente
Recibir documento de respaldo
Desplazarse a la oficina del
cliente
Hacer firmar al cliente copia
del documento
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
Entregar al cliente la circular o
carta de cobro
Requiere
explicacin?
Recordar al cliente
monto, fecha de pago
de su obligacin con la
empresa y das de
mora
SI NO
Fijar compromiso y fecha de
pago
Entregar copia de la circular o
carta a Director de Cartera
Solicitar cancelacin
del compromiso
160
PROCEDIMIENTO: RECAUDO































































Establecer comunicacin
telefnica con el cliente
SI
NO
Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
FIN
Regresar a la empresa
Recibir el pago en efectivo o
cheque
Elaborar recibo de caja, firmar
y colocar sello de cancelado
Dirigirse a caja
Mucho
dinero?
SI NO
Enviar o entregar recibo de
cancelacin al cliente
INICIO
Entregar dinero o cheque
Desplazarse al banco
Realizar consignacin
Diligenciar formato de
consignacin
Recibir indicacin de cuenta
y banco
Indicar la cuanta
Comunicarse con Cajera o
Auxiliar Contable
Presentar y entregar recibo
de consignacin a cajera de
la empresa
161

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO















































Recibir informacin del
avance de cobro y
recaudo
Reunin de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
INICIO
FIN
Confrontar la
informacin actual con la
anterior
Preguntar y recibir las
observaciones del
Asesor
162
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE




























































Recibir copia de
consignacin
INICIO
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Ingresar todas las
consignaciones al sistema
SI
Establecer a que cliente
corresponde
NO
Se identific?
Consultar con
Asesores
Comerciales
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar informacin de
planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la
consignacin?
NO
SI
Aplicar la consignacin a la
factura del cliente
Elaborar recibo de caja para
cancelar la factura
FIN
163
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES



























































Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
INICIO
Marcar o sealar
en la Planilla
Confrontar la informacin de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
Consultar con vendedores
y/o Director de Cartera las
consignaciones que no
aparecen en la planilla,
informndoles el valor
consignado y el banco
Tratar de establecer a que
cliente pertenece la
consignacin
Confirmada la
consignacin?
NO SI
Consulta de saldos en
bancos
Recibir del Director de
Cartera la Planilla de
consignaciones
Establecer en que ciudad se
realiz la consignacin
Dirigir carta al banco
solicitando copia de la
consignacin
1 2
164









































FIN
Se logro
establecer quien
realiz la
consignacin?
SI
NO
Anotar la informacin en la
planilla de consignaciones
Cuando han pasado
muchos das y no se
sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
Elaborar recibo
de caja y enviar
para anticipo de
clientes
1 1
165

PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA


























































Ingresar al sistema y
consultar la informacin
Recibir solicitud de la
informacin y/o hacerlo
cuando el desempeo del
cargo lo exija
INICIO
FIN
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
Filtrar la informacin segn
el listado requerido:
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
Otros
Imprimir documento(s)
166
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL CARGUE DE LOS VEHCULOS DE LA
EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCA






























































SI
NO
Se requiere
entregar?
Consultar la informacin
contenida en el documento
Recibir las facturas, formato
de pedido y remisiones
INICIO
Archivar
documento
Analizar la informacin
Identificar y ubicar las obras
o direcciones de los clientes
Zonificar la entrega
Priorizar la entrega de la
mercanca
Segn el material, tipo
de producto, tamao de
los artculos, volumen de
compra, requerimientos
del cliente, facilidad,
ubicacin, etc.
Diligenciar Planilla de Horario
anotando e indicando el orden
de las entregas a realizar
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
1
167


































Consultar la ruta
programada con los
conductores
FIN
Entregar las facturas o
remisiones a los Auxiliares
de Bodega en el orden de
entrega de la mercanca
Recibir observaciones de
los conductores
La ruta
requiere
ajuste?
Realizar ajustes
1
NO SI
168
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO

Consultar informacin
contenida en el
documento
Recibir facturas o
remisiones
INICIO
Analizar informacin
Ejecutar las acciones
Programar las acciones a
seguir
FIN
169
PROCEDIMIENTO: PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS

























































SI NO
Planear el cargue en
el orden contrario en
el que fueron
entregadas las
facturas o
remisiones
Vehculo de
la empresa?
Programar el cargue del
vehculo
Consultar las facturas o
remisiones
Determinar productos y
cantidades a despachar
INICIO
FIN
Establecer contacto
con el cliente
Establecer ubicacin en
bodega
Idear la distribucin
de la mercanca en
el planchn del
Tener presente el volumen,
calidad, fragilidad o
resistencia de los productos
170
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR





























































SI
INICIO
Requiere
corte?
NO
Debe
pesarse?
NO
SI
Tomar producto de su sitio
de almacenamiento
Consultar
dimensin
Realizar corte
Buscar
herramienta
Colocar en
bscula
Determinar
peso
Mejorar
ubicacin?
Transportar
productos
Adjuntar tiquete
de pesio al
producto
Ubicarlo en un
lugar ms
prximo a la
salida
NO SI
FIN
Ubicar productos en bodega
y seleccionarlos
Producto
correcto?
NO
SI
Productos listos para el
cargue
Verificar los productos
seleccionados
171
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCA AL VEHCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
































































Tomar y levantar la
mercanca
INICIO
Producto
correcto?
Transportar los productos
hasta el vehculo
SI
NO
Consultar facturas o
remisiones para verificar
productos y cantidades
cargadas
Ir contando los productos a
medida que sean cargados
Ubicar los productos
Se cargaron
todos los
productos?
SI
NO
Ubicar o arrumar los
productos en el vehculo
FIN
Verificar referencia de los
productos y la cantidad a
cargar
Requiere
marcacin?
SI NO
Marcar
productos con
pintura
1
Establecer cuanta de
productos cargados
1
Solicitar la verificacin de la
mercanca cargada y
autorizacin de salida del
vehculo
172
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DEL CARGUE Y AUTORIZACIN DE SALIDA DE LOS
VEHCULOS










































FIN
Consultar facturas o
remisiones
Producto y
cantidad
correctos?
SI
Autorizacin
Salida del
vehculo
NO
INICIO
Contar los productos
cargados al camin
Confrontar informacin
del conteo con la
registrada en los
documentos
Ir marcando con pintura
los productos contados
Faltantes?
SI
Cargar
productos
faltantes al
camin
Establecer
cantidad
Otra
referencia?
NO
Descargar
productos
Establecer
cantidad
Cambiar
producto
SI NO
Cargar
producto
correcto
Sobrantes?
SI NO
Bajar la
mercanca e
ingresarla a
bodega
173
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCA

































































Consultar informacin
contenida en la Planilla
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar
Estacionar vehculo en el
lugar
FIN
Establecer direccin de
entrega
Desplazarse hasta el sitio
Se ubic
direccin?
SI
Buscar direccin
NO
Corroborar direccin
Comunicarse con
despacho
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
Direccin
correcta?
SI
NO
INICIO
174
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCA EN OBRA O FERRETERIA

































































Establecer contacto con el
cliente
Esperar autorizacin del
cliente para descargar
mercanca
Consultar factura o remisin
INICIO
Seleccionar del vehculo los
productos del cliente
Desarrumar la mercanca
del vehculo
Levantar o recibir y sujetar
los productos
Ingresar la mercanca a la
obra o ferretera
Descargar los productos en
el sitio indicado por el cliente
Descargue
autorizado?
Preguntar o establecer sitio
de almacenamiento
SI
NO
Bajar los productos del
vehculo
Ir contando los productos
descargados
Acomodar los productos en
estantes, burros o arrumes
Establecer cuanta de
productos cargados
Se descargaron
todos los
productos?
SI
NO
FIN
Alcanzar los productos
1
1
Proceder a entregar factura
o remisin al cliente
175
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE























































Entregar la factura al
cliente
Hacer firmar copia de la
factura al cliente
INICIO
Guardar factura
El cliente
firm la
factura?
SI
NO
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
Restablecer contacto
con el cliente
Recibir notas u
observaciones
FIN
176
PROCESO: DEVOLUCIN DE MERCANCA

PROCEDIMIENTO: GESTIN DE DEVOLUCIN DE MERCANCA





























































Recibir del Conductor o
Auxiliar de Bodega
asignado al vehculo el
formato de devolucin
INICIO
Descargar mercanca
del vehculo
Recoger
mercanca?
Recibir orden de
recoger mercanca en
obra o ferretera
SI NO
Recoger mercanca
Mercanca no recibida por el
cliente o sobrante de la obra
Transportar los
productos a la empresa
Diligenciar formato de
devolucin
Cargar los productos al
vehculo
Revisar el estado de los
productos
Recibir la mercanca
directamente o realizar
ingreso por bodega
Mercanca
despachada?
SI NO
Recibir factura con
observacin del Asesor
Comercial de error o
decisin de no compra
por parte del cliente
Diligenciar formato de
devolucin de
mercanca
Autorizar mediante
firma, garantizando que
la mercanca no ha
salido de bodega
Radicar en el formato de
relacin devolucin en
ventas: fecha, # factura,
cliente, descripcin
material, cantidad,
observacin (firma del
vendedor)
Mercanca trada por el
cliente
Diligenciar formato de
devolucin de
mercanca
Recibir informacin de devolucin
de mercanca por parte del cliente
177































































Verificar el estado de los productos
Ubicar o almacenar los productos
en la bodega
Buscar copia de la factura a la que
debe realizarse la nota
Revisar informacin contenida en
la devolucin y firma de quien
recibi en bodega
Contar la mercanca ingresada
Firmar y entregar formato de
devolucin al personal del vehculo
Informar al Jefe de Bodega y
entregar formato de devolucin
Diligenciar el formato de
devolucin de ventas: cdigo,
descripcin material, cantidad,
valor unitario, valor total
Radicar en el formato de relacin
devolucin en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripcin
material, cantidad, observacin
(firma del vendedor)
Establecer comunicacin con el
cliente para confirmar motivo de la
devolucin
2 1
1
2
3
178












































Entregar factura y formato de
devolucin a Director de Cartera
Recibir factura y formato de
devolucin
Revisar que la factura se
encuentre completa y formato de
devolucin bien diligenciado y con
la firma de Jefe de bodega o de
quien recibi la mercanca (si fue
despachada)
Firmar formato de devolucin
Solicitar elaboracin de la nota de
devolucin a Auxiliar de Inventario
Revisar la nota de devolucin
Ratificar ingreso de la devolucin
al sistema
Adicionar observacin de la razn
de la devolucin
FIN
3
Elaborar nota de devolucin
179
PROCESO: CRDITO A CLIENTES

PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIN PARA CRDITO














































SI
NO
Al cliente le
interesa?
Hacer llegar la
documentacin a Director de
Cartera
Informar al cliente del
servicio ofrecido por la
empresa
FIN
INICIO
Documentos requeridos:
Fotocopia de cdula del
representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado de ingresos y
retenciones
PyG
Referencias Comerciales
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos
tres (3) meses
Entregar formato de solicitud
de crdito y carta de
instrucciones
Indicar al cliente las
acciones a seguir
Recibir la documentacin del
cliente o indicarle a que
persona debe hacerla llegar
Finalizar
contacto
Recibir los documentos
180
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRDITO
























































SI NO
Cuenta con
respaldo?
Confirmar informacin y
referencias comerciales
Recibir documentacin del
cliente
INICIO
Revisar informacin
financiera
Determinar capacidad de
pago (anlisis de
factibilidad)
Negar crdito
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
Aprobar crdito
FIN
Informar Asesor Comercial
la aprobacin o negacin del
crdito al cliente
181

PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creacin de terceros)




























































Diligenciar formato de la
base de datos
Ingresar al software
INICIO
Adicionar informacin del
cliente y de Asesor
Comercial
Grabar y guardar la
informacin en la base de
datos
Informar a Asesor
Comercial
FIN
Activar al cliente
Verificar informacin
digitada
Informacin
correcta?
SI
NO
Realizar
modificaciones
y/o ajustes
182
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA































































Determinar tipo de inventario
Listar los
productos
Seleccionar el
producto
Ocasional o
aleatorio
Algunos
productos?
SI NO
Seleccionar los
productos
General?
SI NO
A mitad de ao
Programar para Fin de
ao
Listado de todos los
productos
almacenados
Escoger la persona o
personas
INICIO
Recibir informacin y
anotacin del
producto(s) a
inventariar
Ubicar productos en bodega
Informar al personal
de la empresa la fecha
del inventario
Contar o pesar uno a uno la
cantidad existente del
producto
1
Recibir el listado de
los productos
Asignar productos al
personal
183



































































FIN
Relacionar en el listado del
producto la cantidad total
existente en bodega
Establecer la cantidad total
almacenada en bodega
1
Cargar al sistema la
informacin recopilada
Comparar datos recopilados
con los registrados en el
sistema y las entradas de
almacn
Establecer la
cantidad
NO SI
Efectuar
ajustes
Inventario de
fin de ao?
SI NO
Analizar la razn de
las diferencias
Existen
diferencias?
Elaborar informe de los
productos y cantidades
existentes en bodega
Presentar informe de los
productos almacenados
en bodega
184

PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE PRODUCTOS





























































Establecer informacin y
especificaciones del nuevo
producto
Digitar la informacin del
producto
INICIO
Recibir peticin y/o conocer
incorporacin nuevo
producto
Generar cdigo
Diligenciar formato del
sistema para codificacin de
tem
Ingresar al software
FIN
Verificar cdigo asignado
Cdigo
preexistente?
SI
NO
Grabar informacin
Asignar cdigo al producto
Informar cdigo del producto
y enviar documento de
soporte a las dems
sucursales
Copiar informacin en Excel
Imprimir informacin
185
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENTREGA DE NOTAS


































































Determinar tipo de nota
(devolucin de mercanca,
faltantes, menor o mayor
valor cobrado)
Sistematizar nota
INICIO
Recibir informacin y peticin
de elaboracin de nota
Aprobacin de la nota
Diligenciar formato de
entrega de la nota
Entregar a Director
de Cartera
Realizar seguimiento de
entrega de la nota
Seleccionar las notas
FIN
Revisar diligenciamiento de
la nota
Clasificar las notas de
los clientes por
ubicacin geogrfica del
cliente
Clientes en la
ciudad?
SI NO
Entregar a
Mensajero
Proveedor?
SI
NO
Confirmar la recepcin
de la nota
Enviar la nota va fax
Recibir respuesta del
proveedor
Realizar el ajuste
necesario
Entregar copia de la
nota a contabilidad
Causar la nota
contablemente
Archivar copia de la nota
Imprimir la nota
186

PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE LAS REMISIONES





























































Verificar existencia de la
remisin en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
INICIO
Recibir la factura enviada
por el proveedor
Sumar y totalizar las
remisiones
Entregar informe del valor
total y listado de remisiones
del da a Subgerente y
Director Comercial
Verificar el total de las
remisiones
Relacionar la facturacin de
la remisin en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Verificar que todas las
remisiones hayan sido
facturadas antes del cierre del
mes
Revisar y subrayar la
facturacin de la remisin en
el cuaderno de remisiones
Archivar documentos
FIN
187
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCA
















































Solicitar traslado de
mercanca
Diligenciar formato de
traslado de mercanca
Establecer comunicacin
con la sucursal
Recibir mercanca en bodega
o enviarla directamente al
cliente
Ingresar mercanca al sistema
por la opcin de traslado
Efectuar facturacin de la
mercanca
Archivar una copia de la
factura en inventario,
entregar dos copias a
Cartera y una a Contabilidad
INICIO
FIN
Recibir informacin y copia
del traslado efectuado
Contabilizar el traslado de
mercanca
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
188
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA




























































Efectuar los clculos respectivos
para determinar costos
Recibir informacin del
descargue e ingreso de la
mercanca a bodega
Diligenciar formato del sistema
para liquidacin de fletes:
nombre completo del
transportador, direccin,
telfono, ciudad, valor
Hacer retencin del 1% para
rgimen simplificado
Solicitar revisin del formato a
Director de Cartera
Calcular la tarifa por peso o
unidades totales
INICIO
FIN
Recibir formato y revisar
aplicacin de la tarifa
Elaborar comprobante de
egreso con los datos
entregados por Auxiliar de
Inventario
Realizar
correcciones
Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de
egreso con copia
Autorizar liquidacin del flete
adicionando firma al formato
Clculos
correctos?
SI
NO
Recibir el comprobante de
egreso
Desplazarse a caja con el
formato de liquidacin y
comprobante de egreso
Solicitar el dinero para el pago
del flete
Recibir el dinero y efectuar el
pago al transportador
Hace firmar el comprobante de
egreso y la copia al conductor
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
Imprimir formato de liquidacin
1
1
189
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES

































































INICIO
Recepcin de documentos
Consulta de documentos
Clasificacin tipo de
autorizacin
NO
Revisin
concepto
de gasto
Despacho?
SI
Revisin
diligenciamiento
Formato de
Pedido?
Devolucin?
Gasto?
Revisin
diligenciamiento
Formato de
Recibir
Formato
de Pedido
Revisin precio
de venta y
descuentos
otorgados al
cliente
Analizar la
informacin
Analizar y
estudiar
factibilidad
Establecer o
conocer
motivo
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Revisar
factura
Verificar
gasto
Aprobar o no la peticin o
documento
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
FIN
Consultar
cupo y
mora
Devolver los documentos
NO
190
PROCESO: COMUNICACIN CON PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.


























































Consultar la lista de productos
comercializados
Solicitar mayor informacin de
los productos y/o actualizacin
de la informacin
FIN
INICIO
Conocer las especificaciones de
los productos
Verificar su diferenciacin de los
dems productos
Asistir al
lanzamiento
Indagar sobre las ventajas del
nuevo producto
SI
Programar asesora y
capacitacin conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
Producto
nuevo?
NO
Mantener comunicacin con el
proveedor
Analizar el nivel conocimiento de
los productos y sus
especificaciones
Establecer requerimientos de
informacin
191
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES

































































Identificar necesidad del
cliente
Establecer contacto con el
proveedor
FIN
INICIO
Informar al proveedor sobre
los requerimientos del cliente
Establecer satisfaccin de
las necesidades del cliente
Conocer asignacin de
asesor del proveedor
Acompaar al cliente
durante la asesora
192
PROCESO: GESTIN CONTABLE

PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS

















































Asentar la informacin en el libro
de bancos de cada entidad
INICIO
Ingresar a la pgina
Web del banco
Comunicarse
telefnicamente
Por la red?
SI NO
Establecer comunicacin con los
bancos
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos
y saldo del da anterior
Consolidar el saldo de todos los
bancos
Relacionar los saldos de cada
banco y el general
Informar a Gerente
FIN
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Revisar y anotar el # de los
cheques para guardar la
consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno
de los bancos
193


PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES


























































Sealar en el cuaderno de
bancos
Verificar consignacin
realizada
INICIO
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignacin
sello de contabilizado
Registrar con fecha de
consignacin y con fecha de
de registro en caja
Archivar consignacin en la
carpeta del respectivo banco
Revisar que la consignacin
corresponda al banco donde
se enva
FIN
194

PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA






























































INICIO
Ingresar al software contable
Recibir el formato de cuadre de
caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)
Determinar cuales
comprobantes de egreso no
estn registrados en el sistema y
cual fue la razn del pago
efectuado
Verificar que las consignaciones
estn ingresadas en el cuaderno
de bancos, marcarlas para no
volverlas a ingresar
Ingresar al sistema las
consignaciones que no se
encuentren registradas
Analizar los gastos
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se
aproximan al valor de la base)
Elaborar el comprobante de
egreso
Pasar los gastos a Nmina para
que efecte el registro de
reembolso de caja menor
Archivar los dems documentos
Ingresar al software por paquete
comercial
Hacer interfase de los recibos de
caja y de las ventas, para
cuadrar caja
En el sistema por contabilidad,
subir las interfases
Verificar que la caja fsicamente
coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Pasar documento a Cajera
Imprimir el cuadre de caja
FIN
Realizar los ajustes necesarios
para cuadrar la informacin con
contabilidad
1
1
195

PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
































































Acumular los gastos diarios
y sus facturas
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
INICIO
Revisar diligenciamiento y
autorizacin de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del da
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Imprimir nota contable
Gastos = caja
menor?
Elaborar comprobante de
egreso por valor del costo
del reembolso
Ir adicionando a la nota los
gastos diarios, e irlos
sumando hasta que el valor
se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
1
NO
SI
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
direccin, NIT o cdula del
propietario, firma del dueo,
nombre de quien realiz el
gasto y concepto
196









































Confrontar la informacin y
realizar las correcciones
necesarias
Revisar que el total de las
facturas por gastos sea igual
al ingresado al sistema
Desembolsar el dinero para
caja menor
FIN
Iniciar nueva nota de
contabilidad
Archivar nota con facturas
Colocar sello de contabilizada
a la nota cuando se ingresa al
sistema
1
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
SI
NO
Pegar las facturas en hojas
de block
197
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA































































Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Recibir extracto del banco o
imprimirlo de la pgina Web
de la entidad
INICIO
Calcular uno a uno los
tems para cada banco y
totalizarlos
Registrar la informacin en
formato de Excel (predefinido)
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
ltimo da del mes en
conciliacin
Registrar la nota
Imprimir borrador del libro de
bancos
Comparar extracto del
banco con la informacin del
libro impreso
1
198



































Diligenciar formato de
conciliacin bancaria
Archivar conciliacin en
carpeta del banco respectivo
SI
NO
Informacin
correcta?
Revisar consignaciones
o cuentas para
encontrar el origen o
causa de la anomala
FIN
Nombre banco, # cuenta, mes a
conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas dbito o
crdito, ingresos, egresos, etc.
Imprimir libro de bancos
(original)
Archivar libro
1
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
199
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
































































Ingresar al sistema y realizar
la consulta del cliente
Recibir peticin del estado
de cuenta de un cliente
(Asesor Comercial o cliente)
INICIO
Establecer diferencias
Confrontar cuanta adeudada
y pagos realizados
Cuadrar los pagos
efectuados con las facturas
canceladas
Enviar al cliente la relacin y
explicacin por escrito de las
cuentas y pagos, indicando
el saldo adeudado o
informar telefnicamente
FIN
Recibir relacin de los clientes
por parte de los vendedores
Recibir llamada telefnica de
proveedores solicitando
informacin sobre facturas
canceladas y la fecha de pago
Verificar los saldos con los
proveedores
Revisar la cuenta
confrontndola con las
facturas del archivo
Consultar los pagos realizados
Varias
facturas?
SI
Imprimir informacin
de la cuenta
NO
Cliente?
SI
NO
Efectuar los ajustes
necesarios
Solicitar a proveedores el
estado de cuenta de la
empresa
Recibir informe
200

PROCEDIMIENTO: REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA














































Verificar la concordancia de
la informacin
INICIO
Ingresar al software
Imprimir la cartera registrada
en el sistema por
contabilidad y comercial
Seleccionar la informacin
de cartera
Sealar cada uno de los
clientes que presentan
errores o inconsistencia de
los datos, anotando las
posibles causas por las que
no cuadra
FIN
Totalizar la cartera de la
empresa
201
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES

























































Visualizar en pantalla las
facturas del cliente
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relacin de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Conoce las
facturas a
cancelar?
SI NO
FIN
Verificar la cancelacin de
las facturas
Consultar la informacin de
los clientes
Generar otra pantalla e ir
cancelando los mismos
valores que el cliente tiene
en anticipos y cartera
202
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES.


INFORMACIN CONTABLE. DOCUMENTOS.


















































Establecer el motivo por el
cual se encuentran
diferencias, comunicndose
y preguntando a la persona
indicada
INICIO
Recibir de las sucursales los
listados de cartera y los
informes contables
Revisar y confrontar la
informacin de los listados y
la contable
Recibir la informacin y
documentacin de los
movimientos realizados en
las dems sucursales.
Revisar y efectuar los
ajustes necesarios.
Mantener contacto permanente
con las sucursales.
Informar los gastos generados
en las dems sucursales y que
correspondan a cada una
Recibir de las dems
sucursales los formatos de
los bancos, Cmara de
Comercio, Industria y
Comercio, etc.
FIN
FIN
INICIO
Diligenciar los documentos
Anexar la documentacin
necesaria o solicitada por
las entidades y sucursales
Enviar los documentos a la
sucursal respectiva
203

PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO


























































Retirar informacin y colocarla
en la cuenta correcta
Realizar interfase del costo
de inventario
INICIO
Comparar la informacin de
las compras con la
registrada en comercial
Confrontar informacin
impresa con la registrada en
contabilidad
Realizar los ajustes
necesarios
Imprimir informacin del
costo del inventario
Existen
diferencias?
SI NO
Imprimir informacin de las
compras realizadas a cada
uno de los proveedores
FIN
204

PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.



























Diligenciar formatos establecidos por
las entidades, fsicamente o de la
pgina Web
Elaborar los informes contables de la
empresa solicitados por las
diferentes entidades
Enviar informacin y/o documentos
va Internet o con mensajero
INICIO
FIN
205
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnticos)

































































Actualizar los formatos establecidos
por la DIAN segn la resolucin
Ingresar al software por informacin
fiscal
INICIO
Verificar que los conceptos dados por
la DIAN, para los medios, se
encuentren amarrados a los formatos
Amarrar los formatos a cada una de
las cuentas del plan de cuentas que
se maneja en la empresa
Cotejar que los clientes se encuentren
bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
1
Imprimir el listado del plan de
cuentas
Imprimir un listado de los formatos
Revisar que toda la informacin de las
cuentas est incluida en los formatos
Confrontar la informacin y verificar que
las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo
Conocer si los clientes se identifican
por NIT o cdula, para establecer
dgito de verificacin a colocar a
cada cliente
206



























































FIN
1
Realizar actualizacin automtica de
medios
Imprimir por cada concepto y cada
formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del ao del
que se reporta la informacin,
teniendo en cuenta las bases de la
DIAN
Revisar que cada concepto
contenga la informacin necesaria,
en caso de que falte algn dato, este
debe ingresarse por medios
manuales
Imprimir el listado que arroja el
sistema (el sistema muestra cada
formato con los datos amarrados a
cada una de las cuentas).
Empezar a transmitir la informacin
va Internet adicionando los formatos
Generar listado final
Ingresar a la pgina Web de la DIAN
Enviar la informacin
Se presentan
problemas?
SI
NO
Revisar la
informacin de los
clientes y realizar las
correcciones
necesarias
207
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES






























































Contar con el balance de fin de ao,
sus anexos y la informacin de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Bajar de Internet el formato para
reporte de la informacin
INICIO
Diligenciar toda la informacin en
cada uno de los anexos de la
superintendencia
Contar o solicitar informacin de:
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Cantidad de artculos que se
venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.

A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que
es el balance (los datos que hagan
falta se ingresan manualmente)
Enviar el informe fsicamente
FIN
208
PROCESO: NMINA

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE NMINA































































Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
Deducir prstamos,
cuotas o afiliaciones
INICIO
Consultar horas
extras
Sueldo < 2
SMLV?
SI
NO
Verificar datos y vinculacin
del personal
Calcular cuanta de
dinero adicional
Final de
mes?
SI
NO
Efectuar descuento
para salud y pensin
Adicionar Auxilio
de Transporte
Posee
compromisos?
NO SI
Empleado
bodega?
NO SI
1
Consultar base de datos de
empleados de la empresa
209



































































Revisar y verificar
informacin
Establecer cuanta a pagar a
cada empleado
Imprimir borrador de lista de
pago de nmina
Realizar los clculos
necesarios
1
Realizar los
ajustes que se
requieran
Imprimir lista de pago de
nmina en formato grande y
pequeo (colilla de pago)
Requiere
ajustes?
SI
NO
Totalizar el valor de la
nmina
Informar a Caja el valor de la
Nmina
FIN
210

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA

































































Recibir en oficina una persona a
la vez
Consultar la lista de pago de
nmina
FIN
Hacer firmar lista de pago de
nmina (formato grande)
Archivar formato de pago
INICIO
Contar el dinero y revisar billetes
Entregar el dinero y colilla de
pago al empleado
Esperar completar
el dinero
Dinero
completo?
SI
NO
Recibir de caja el dinero para
pago de nmina
Disponer el dinero para el pago
a los empleados
Requiere
explicacin?
Explicar la razn de la
cuanta
SI NO
Separar y contar el dinero
correspondiente al salario de la
persona
211


PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
































































Comparar informacin
impresa con la de provisin
del sistema
Revisar provisin en el
sistema y liquidacin interna
Imprimir listado de aportes a
las entidades
Provisin pago de aportes
Realizar
ajustes
Es correcta?
SI
NO
Grabar
informacin
Se va a
pagar?
SI
NO
FIN
Ingresar a pgina Web del
operador contratado para
realizar el pago de los aportes
Diligenciar formato de pago
unificado
Asignar # de cuenta bancaria
INICIO
Realizar liquidacin interna
Consultar autoliquidaciones
de la pgina Web del
operador (24 horas despus)
Elaborar comprobante de
egreso por el valor pagado
Archivar los documentos de
pago en la carpeta de la
respectiva entidad
Imprimir formato de pago
nico
Imprimir por cada entidad
los aportes cancelados
Imprimir documento soporte
de pago efectuado (arrojado
por el operador)
1
1
212

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE VACACIONES































































Comparar liquidacin del sistema y
la calculada manualmente
Revisar y realizar los descuentos
del periodo
Imprimir borrador de la liquidacin
Diligenciar formato de liquidacin
de vacaciones del paquete de
Nmina (software)
Realizar ajustes
Es correcta?
SI
NO
Elaborar comprobante de egreso
Pasar comprobante de egreso a
caja para su pago
INICIO
Calcular manualmente la liquidacin
FIN
Imprimir original de la liquidacin
Pagar el valor de las vacaciones
Informar a la persona los
descuentos realizados
213
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NMINA


































































Expedir los certificados de
retencin de salarios
Revisar que las provisiones que
pasan de nmina a contabilidad
estn acordes a las que cada
mes se han estado pagando
Consultar la Provisin de
nmina
INICIO
Corregir las cuentas
de provisin por
liquidacin de
contratos y vacaciones
pagadas
FIN
Establecer a que periodo
pertenece la parte de las
vacaciones pagadas, de acuerdo
a lo que haba quedado
pendiente en el periodo anterior
Entregar los certificados de
retencin de salarios a Auxiliar
de Nmina para que los haga
firmar de los empleados
Guardar los certificados en la
declaracin de renta
SI NO
Requiere
correccin?
214


PROCESO: MANEJO DE CAJA

PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA



























































Diligenciar formato manual
del cuadre del da,
relacionando valor de ventas,
recibos de caja, gastos,
consignaciones, # de recibo
de caja y consignaciones
Establecer cuanta de las
ventas de contado
INICIO
Revisar las ventas y los
recibos de caja contra la
informacin del sistema
Revisar formato manual del
cuadre de caja
Efectuar los clculos
necesarios y sacar una
relacin del valor total (tirilla)
Recibir el formato revisado
por Auxiliar Contable
Revisar, firmar y archivar
formato de cuadre del da
Anotar en el cuaderno de caja
la informacin del cuadre
FIN
Enviar o entregar formato de
cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable
Anotar en la nueva hoja de
cuadre del da el nmero
consecutivo de recibos de
caja y consignaciones
215
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA

































































Contar el dinero en efectivo
acumulado en caja
INICIO
Dirigirse a rea de
Contabilidad
Entregar dinero a
Auxiliar Contable
Contar nuevamente
el dinero
Depositar el dinero
en caja fuerte
FIN
Mayor a un
milln?
SI
NO
Recibir el dinero en efectivo
y cheque que ingresa a caja
Informar a Auxiliar Contable la
cuanta del dinero recaudado
Guardar en
caja fuerte?
SI NO
Efectuar el pago a
proveedores.
Recibir de Auxiliar
Contable
autorizacin y
cheques elaborados
Diligenciar el formato
de consignacin del
respectivo banco a
favor del proveedor
Esperar autorizacin e
indicaciones
Pago a
proveedores?
NO SI
Consignar en cuenta de
bancos de la empresa
Recibir de Auxiliar
Contable autorizacin
y cheques elaborados
Elaborar el formato de
consignacin a la
cuenta indicada
Efectuar la consignacin
216
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR




















































Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Recibir reembolso del dinero
de caja menor
Relacionar los gastos
Informar y entregar los
documentos de respaldo de
los gastos a contabilidad
INICIO
FIN
Recibir solicitud de dinero
para sufragar gastos por
parte del empleado
Entregar recibo de gasto y
dinero al empleado
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
217

PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO































































Autorizar los gastos
Recibir las facturas o llamadas
de solicitud de autorizacin de
los gastos
Generar relacin de los gastos
Verificar el gasto
Revisar diligenciamiento de las
facturas y recibos de gastos
INICIO
Verificar la autorizacin de los
gastos por el Director de Cartera
Recibir facturas y recibos de gastos
(Cajera)
Devolver los documentos a la
persona que solicit la autorizacin
1
Revisar la numeracin de los
recibos de gastos
Consultar el # del recibo de
gastos y ratificar la concordancia
con el registrado en el
cuaderno, sealar con una
pequea marca
218



































































Efectuar el cuadre del da
anterior (devolucin de dinero
por parte del trabajador o pago
del dinero adeudado)
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
Totalizar los gastos
Recibir dinero
devuelto por la
persona
Dinero
suficiente?
SI
FIN
NO
Realizar los clculos respectivos
para saber si el dinero entregado
alcanz para sufragar los gastos
Establecer cuanta
a pagar
Sobr
dinero?
SI NO
Pagar la suma
adeudada
Pegar el formato de gasto y/o
facturas al comprobante de egreso
1
Elaborar comprobante de egreso
con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado
Hacer firmar el comprobante de
la persona que realiza el gasto
Ordenar los gastos segn su tipo
Enviar documentos a contabilidad
para su archivo
219
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS

CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA








































RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transicin Rgimen Simplificado con
personas naturales no comerciales)





















Diligenciar formato de
consignacin del respectivo
banco
Recibir de Auxiliar Contable
cheques y autorizacin y/o
peticin de la elaboracin
Entregar a mensajero cheque
y formato de consignacin
Enviar copia de consignacin
a Auxiliar Contable
INICIO
FIN
Archivar copia de la
consignacin
Realizar registro de los
movimientos (flujo de caja)
Ingresar al sistema la
cuanta de los cheques y
efectivo recaudado
Totalizar el recaudo
Informar a Auxiliar Contable
la cuanta a la que asciende
el recaudo
Imprimir recibos de caja
Archivar recibos de caja
INICIO
FIN
Revisar los recibos
Entregar el recibo de gastos a la
persona solicitante
Recibir peticin de dinero para
sufragar gastos
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
INICIO
FIN
220
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS




























































Elaborar nota por cheque
devuelto, diligenciando
formato para nota del
sistema: cliente, banco,
valor, causal
Recibir cheques devueltos
Efectuar ingreso y recibo de
caja para aquellos cheques
autorizados
Guardar los cheques que no
han sido autorizados o el
vendedor no se ha
comunicado con el cliente
FIN
Informar a Asesor Comercial
cliente y causal y a Auxiliar
Contable sobre el cliente,
causal y vendedor
Ingresar al software
INICIO
Establecer comunicacin
con el cliente
221
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE





























































Establecer forma de pago
INICIO
Consultar factura
Devolver dinero
sobrante
SI NO
Verificar la cuanta
Colocar sello de cancelado
a la factura y sus copias
Sobra dinero?
NO SI
Recibir cheques o copia
del formato de
consignacin
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de
caja diario
FIN
Entregar tres copias de
la factura al cliente
Efectivo?
Informar cheques
recibidos a Auxiliar
Contable
Informar el valor total de
la compra al cliente
Recibir el dinero
Archivar una copia de la
factura en caja
Elaborar y enviar al
cliente recibo de
cancelacin de la deuda
Recibir la factura y sus
copias
Revisar y verificar la
autenticidad de los billetes
222

PROCESO: SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
























PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR




































Confirmar el estado de los
elementos
Revisar o recibir informacin
del estado de los elementos
INICIO
Establecer cantidad
a comprar
Compra el
producto?
SI NO
Calcular las cantidades
existentes de cada producto
FIN
Cotizacin y seleccin del
proveedor
Determinacin de los
elementos a comprar
Recepcin y entrega de los
elementos
INICIO
FIN
223

PROCEDIMIENTO: COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR

































































Evaluar la informacin
y opciones ofrecidas
Evaluar productos del
proveedor anterior
FIN
INICIO
Elegir la mejor opcin
Finalizar
comunicacin
Solicitar informacin
de precio de productos
Consultar proveedores
de los productos
Consultar polticas de
compras
Cumple las
normas del
ministerio?
NO
SI
Efectuar pedido
Productos de
buena
calidad?
Buscar nuevo
proveedor
NO SI
224

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS































































Recibir los elementos de
proteccin personal
enviados por el proveedor
FIN
INICIO
Diligenciar formato de
compras con la informacin
del proveedor, descripcin
del artculo, el valor y fecha
de recepcin
Verificar que los elementos
correspondan a los
solicitados
Organizar y disponer los
elementos para la entrega
Diligenciar formato de
entrega
Realizar entrega oficial de
los elementos de proteccin
y dotacin
Firmar el formato de entrega
Entregar los implementos
viejos y recibir los nuevos
Archivar el formato de entrega
Botar los elementos viejos
(deteriorados)
225
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE UNIFORMES

































































Verificar las tallas
Consultar fecha de dotacin de
uniforme al personal
INICIO
Recibir los uniformes enviados
por el proveedor
FIN
Efectuar la entrega de los
uniformes a los empleados
Establecer los tallajes requeridos
Entregar formato para que los
empleados lo diligencien
anotando las tallas de pantaln,
camisa, zapatos, delantal
Realizar pedido al proveedor
Diligenciar formato de dotacin
de uniforme con las tallas
Imprimir formato de entrega
Anotar las cantidades
entregadas a cada empleado
Firmar formato de entrega
Archivar formato de entrega en
carpeta de dotaciones
Imprimir formato para
recopilacin de tallas
226


PROCEDIMIENTO: DOTACIN DEL BOTIQUN


























































Equipar el botiqun de
planta y de los
vehculos de la
empresa
Revisar el contenido del
botiqun de planta y de los
vehculos de la empresa
FIN
INICIO
Recibir los elementos
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguera
Cuenta con los
elementos
necesarios?
Listar los elementos
faltantes
NO SI
Recibir la observacin de
requerimiento de dotacin
del botiqun o realizar
Verificar la dotacin del
botiqun
227
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO

PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO





















































INICIO
Informar a Jefe
inmediato
Archivar una copia del reporte
del accidente e incapacidad
Establecer riesgo del accidente
FIN
Accidente
grave?
SI NO
Accidente
leve?
Informar y narrar a
Auxiliar de Nmina
lo sucedido
Remitirse
rpidamente a la
clnica
Al regresar a la
empresa:
Dirigirse a Nmina
para la
sistematizacin del Esperar y recibir
copias impresas del
reporte
Dirigirse a la clnica
Accidente muy leve:
Solicitar a la persona
encargada del
botiqun elementos
Comunicar a jefe inmediato
SI
NO
Recibe
incapacidad?
SI NO
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nmina
228
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO



































Digitar la clave asignada
Ingresar a la pgina Web de
la ARP
INICIO
Radicar el accidente
Diligenciar formato de la
pgina con la informacin
del empleado
Fotocopiar y entregar dos (2)
copias al trabajador
Imprimir formato diligenciado
del reporte del accidente
Archivar una copia del
reporte
Complementar la
informacin faltante en el
formato novedades, y/o la
informacin de lo ocurrido al
trabajador
FIN
229
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO













































Digitar la clave asignada
Ingresar a la pgina Web de
la ARP
INICIO
Diligenciar formato de la
pgina con la informacin
del empleado y los das de
incapacidad
Incapacidad
> 3 das?
SI
NO
Recibir informacin y
documento de incapacidad
FIN
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
Establecer duracin de la
incapacidad
Tramitar liquidacin
230
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD




























































Esperar respuesta de la
entidad
FIN
Elaborar carta o diligenciar
formulario de la entidad para
solicitar autorizacin,
liquidacin y cancelacin de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Recibir autorizacin del
descuento en pago de aportes
del mes siguiente o cheque
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
Anexar autorizacin del
descuento y copia de la
incapacidad al documento de
pago de aportes
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
231
PROCESO: GESTIN DEL RECURSO HUMANO

PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL



















































Recibir hojas de vida
Establecer comunicacin
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
INICIO
Seleccionar los candidatos
Convocar a las aspirantes
Efectuar entrevista y/o prueba
Cumple
requisitos?
SI NO
Contratar la
persona
Evaluar los resultados de la
entrevista y/o pruebas
FIN
Analizar y detectar la
necesidad de contratacin
de personal
Recibir informacin de
solicitud de personal
232
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO

















































Tramitar cita para examen mdico
SI NO
Se encuentra
suscrito?
Realizar las
afiliaciones a las
entidades
Solicitar documentacin adicional:
fotocopia de cdula, etc.
Determinar estado civil del
nuevo colaborador, para
indicarle los documentos que se
requieren para su afiliacin y la
de sus familiares a las entidades
respectivas
Realizar trmite de afiliacin a
las entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc.
Realizar los ajustes
necesarios para que
sigan siendo cubiertos
por la empresa, segn
la ley
INICIO
Establecer contacto con la
persona a vincular a la empresa
Recibir peticin de elaboracin de
contrato de trabajo e informacin
de la persona a contratar por la
empresa
1
233


































Crear carpeta para el colaborador
y adjuntar en ella sus documentos
FIN
Recibir y archivar contrato y
examen mdico en la carpeta del
colaborador
Elaborar contrato de trabajo
Pasar contrato a Gerente para
su firma
Alimentar paquete contable con
la informacin del empleado
Informar al nuevo integrante de la
empresa, la fecha de realizacin
del examen mdico
1
234
PROCEDIMIENTO: INDUCCIN








































Presentar las polticas de la
empresa
Ubicar al nuevo colaborador
en el entorno organizacional
INICIO
Realizar un recorrido
institucional
Efectuar seguimiento de las
actividades desarrolladas por
el nuevo integrante de la
empresa
Presentar a los compaeros
de trabajo
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
FIN
235
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO

































































Diligenciar formato del
sistema para liquidacin de
contrato
Establecer asuntos pendientes:
prstamos, deudas, etc.
INICIO
Verificar descuentos
parafiscales
Confrontar la informacin
arrojada por el sistema con la
calculada manualmente
Revisar liquidacin de
prestaciones sociales
Realizar clculo manual de
la liquidacin
Elaborar comprobante de
egreso
FIN
Imprimir en borrador de la
liquidacin
Imprimir liquidacin en
original
Informacin
correcta?
Realizar ajustes
Hacer firmar comprobante
de egreso por el empleado
desvinculado de la empresa
Firmar el comprobante (la
persona que lo elabor)
Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Pasar comprobante a Cajera
para su cancelacin
Pagar a la persona, dinero
por concepto de liquidacin
de contrato
1
1
NO
SI
Recibir informacin sobre
desvinculacin del
colaborador
236

PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO

































































SI
FIN
INICIO
Evaluar los resultados
Todo el
equipo?

Seleccionar
personal
Determinar lugar de la
capacitacin
Acompaar capacitacin y
realizar seguimiento
En la
empresa?
NO SI
Establecer nmero de
participantes
NO
Facilitar
asistencia de
los Asesores
Informar a los colaboradores
seleccionados a cerca de la
capacitacin
Programar
horario y fechas
Brindar
herramientas al
expositor
Coordinar actividades
1
1
Identificar la necesidad de
capacitacin
Solicitar a proveedor
capacitacin para el equipo de
ventas o tramitar con entidad
Asistir y participar
activamente de las
capacitaciones programadas
Retroalimentar los
resultados de la capacitacin
Determinar los objetivos de
la capacitacin
Definir temtica
237


PROCEDIMIENTO: VACACIONES




























































Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
Recordar a los empleados
los das de sus vacaciones
(fecha de salida e ingreso)
Elaborar carta de solicitud
de vacaciones
Pedir a Auxiliar de Nmina
la elaboracin de la carta de
solicitud de vacaciones
INICIO
Entregar carta a Subgerente
Autorizar vacaciones
Programar las vacaciones
de los empleados
SI
NO
Descontar
das?
Calcular los das
pendientes
FIN
Entregar carta de solicitud
de vacaciones a la persona
interesada en la misma
Imprimir carta
238
PROCESO: MENSAJERA

PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS






































Desplazarse al rea de
contabilidad de la empresa
Separar el dinero para cada
pago y el que debe consignarse
Recibir el dinero de Auxiliar
Contable
INICIO
Contar el dinero recibido y
dirigirse al rea de Caja de la
empresa
Recibir de Cajera los documentos
a pagar y las indicaciones de lo
que se debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Consultar la informacin
contenida en los documentos
Programar, coordinar y priorizar
la visita a los bancos de
acuerdo al documento que
presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el
pago o consignacin
Entregar a la Cajera de la
empresa, al da siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
239
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES

































































Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicacin del cliente
SI
INICIO
Cantidad
considerable?
NO
Desplazarse al
banco
Recibir de Director de Cartera la
relacin o listado de los
recaudos a realizar
Consignar?
NO SI
Recibir el dinero o cheque del
pago de la obligacin del
cliente con la empresa
Comunicarse con Auxiliar
Contable, informar el
saldo recaudado y
solicitar indicaciones
Realizar consignacin
a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
Llevar el dinero
en efectivo o
cheque a la
empresa
1
240




























FIN
Relacionar los recaudos
efectuados en un formato,
anotando: # factura, cliente, valor,
fecha, banco, nombre del
recaudador
Entregar el dinero recaudado y
no consignado junto con el
formato de recaudo a la Cajera
de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde
conste el pago del cliente
Elaborar recibo de cancelacin de
la obligacin del cliente con la
empresa
Desplazarse a oficina del cliente
para entregar recibo de
cancelacin de su deuda
1
241
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES













































Recibir de Director de Cartera
las facturas a entregar (2 por
cliente: original y copia)
Entregar el original de la factura
al cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Director de Cartera
Consultar las facturas y
programar su entrega
Dirigirse a la oficina principal del
cliente y entregar la factura
Hacer firmar la factura original y
copia
Acumular las facturas no
entregadas
Las facturas que no se alcancen
a entregar dentro del mismo
mes de facturacin, se regresan
para que sean anuladas y se
elaboren nuevamente con fecha
del nuevo mes
FIN
INICIO
242
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIN EN ENTIDADES

































































NO SI
Recibir peticin del personal
administrativo de la empresa o
llamada telefnica e indicaciones
Entregar en entidades:
cartas, certificados,
reportes, documentos,
etc.
Desplazarse hasta la entidad
respectiva
Entregar los documentos
a la persona que los
solicit
Reclamar la
documentacin en las
diferentes entidades y
traerlos a la empresa
FIN
Devolver la copia de los
documentos entregados
a la persona indicada
(en la empresa)
Hacer firmar copia de
los documentos a la
persona que los recibe
INICIO
Responder las
inquietudes que se
presenten sobre le
estado de entrega de los
documentos
Solicitar o
recoger
documentos?
243
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA






























































Recibir peticin de personal
administrativo
Cuadrar los gastos generados
por las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Recibir el listado de productos a
comprar y el dinero para ello
Efectuar la compra de los
productos solicitados
Entregar los elementos a la
persona solicitante de la compra
Entregar a Director de Cartera las
facturas de las compras
realizadas en la semana
Esperar la revisin y
autorizacin de los gastos
FIN
INICIO
Solicitar y recibir de Cajera, el
dinero para las compras de
oficina
Dirigirse al rea de Caja de la
empresa y entregar las facturas
Esperar a que la Cajera realice
los clculos respectivos
Firmar el recibo de egreso
elaborado por la Cajera
244

PROCESO: ARCHIVO

PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS






























































INICIO
Recepcin de documentacin
Consultar la informacin
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento
del documento
Identificar tipo de documento
Posee
autorizacin y
sellos?
NO
SI
Devolver
documentos
Seleccionar y separar
documentos
Existe la
carpeta?
Ordenar documentos por
nmero
Revisar consecutividad
Efectuar las acciones
respectivas a su preparacin
(corte, perforacin, etc.)
Buscar, ubicar o crear
carpeta
NO
SI
Seleccionar la carpeta
Verificar que los
documentos correspondan a
la carpeta
Introducir los documentos en
la carpeta
Crear
carpeta
Es la
carpeta
correcta?
SI
NO
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
FIN
1
1
245

PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE DOCUMENTOS
































































INICIO
Recibir peticin del prstamo

Preguntar por informacin o
identificacin del documento
Establecer tipo de documento
Ubicar en pantalla el
documento
Identificar posicin fsica en
archivo
Buscar y ubicar fsicamente
el documento
Entregar documento a la
persona solicitante
Diligenciar formato de
prstamo
Hacer firmar formato de
prstamo
NO
Esperar devolucin
Recibir documentos
devueltos
Registrar la devolucin del
documento en el formato de
prstamo
Informar a
solicitante
Existe el
documento?
SI
Archivar documento
Ingresar al software de la
empresa
FIN
1
1
246

PROCESO: SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERA



















































Dirigirse a Caja y solicitar
dinero para realizar las
compras
Hacer la lista de los elementos
que se deben comprar
Recibir el dinero y firmar el
recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Dirigirse al supermercado a
realizar las compras
Regresar a la empresa y
solicitar a la cajera el recibo
de caja para elaborar el
comprobante de gasto del
transporte
Pasar a caja y realizar el
cuadre de los gastos y del
dinero
Entregar factura de las
compras y recibo del gasto
del transporte a Director de
Cartera
Esperar a que la cajera
revise el total de los gastos
Autorizacin de los gastos
INICIO Productos de cafetera:
caf, azcar, leche,
aromtica, etc.

Implementos de aseo:
jabones para baos y
cocina, lmpido, fabuloso,
Devolver el dinero sobrante
o recibir el faltante
Dirigirse a la cocina y
organizar los elementos
adquiridos
Separar los utensilios y
productos de aseo de los
vveres
Guardar en la cocina los
productos de la cafetera y
algunos implementos de aseo
Disponer en recipientes
cada uno de los productos
de cafetera
FIN
1
1
Guardar en la nevera los
productos que requieran
conservacin
247
PROCEDIMIENTO:

SERVICIO DE CAFETERA ASEO REAS DE OFICINAS


















































Ofrecer bebidas a los
visitantes y empleados
Recibir llamado de
integrantes de la empresa
solicitando bebidas o
atencin a clientes o
proveedores
INICIO
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera
como lo solicitaron y hasta el
sitio donde se encuentran
Recoger la vajilla y vasos
para llevarlos de regreso a
la cocina
FIN
Sacudir el polvo de
escritorios, telfonos,
computadores, muebles, etc.
Barrer y trapear los pisos del
rea de las oficinas
INICIO
Limpiar vidrios de las
ventanas del rea de las
oficinas
Realizar la limpieza de los
baos
FIN
Limpiar y ordenar la cocina
(cafetera)
Lavar y cambiar las toallas
de los baos para que
permanezcan limpias
Recoger y botar la basura
de los cestos dispuestos en
oficinas y baos
Preguntar y establecer las
bebidas solicitadas
Preparar las bebidas
Lavar los utensilios de la
cocina (vajilla, vasos, etc.)
248

PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS

MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA
LA COCINA



































CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
























Tener siempre la vajilla
organizada
Conservar vasos, pocillos y
platos lavados
INICIO
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesn de la cocina
Proporcionar agua a las
plantas
FIN
Asear la greca
Podar las plantas
Quitar el polvo de las
plantas
Tratar en lo posible de evitar
la prdida o avera de vasos,
pocillos y platos
Lavar la nevera
INICIO
FIN
Eliminar los productos
vencidos
FIN
INICIO
249
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MAPA DE PROCESOS









GERENCIALES


ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.

GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.

AUTORIZACIONES.











MISIONALES


VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
Seguimiento del pedido.

COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.

FIJACIN PRECIO DE VENTA.
Establecimiento de precio de venta de los productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.

METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.

COMUNICACIN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Tramitacin de asesora muy especializada para clientes.

250


















APOYO

RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
Ajustes de inventario.

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.
Programacin del cargue de los vehculos y ruta de entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
Planeacin del cargue y distribucin de los productos en los
vehculos.
Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los
vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.

DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca

GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por entidades
estatales.

COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.

CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.

251



























APOYO


NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.

ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
Elaboracin y entrega de notas.
Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.

MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.

SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo

GESTIN DEL RECURSO HUMAN.
Seleccin de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.

MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.

SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.

252
INDCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg.

COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Seleccin del proveedor 259
Pedido de mercanca a proveedores 261


RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 263
Recepcin de facturas o remisiones 264
Descargue, ingreso y almacenamiento 266
Reporte y verificacin de los productos recibidos 268
Sistematizacin del ingreso de producto(s) 270
Revisin del ingreso de mercanca al sistema 272
Ajustes al inventario 274


FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276
Establecimiento del precio de venta 277
Cambio de precio 279
Fijar precio de negociacin y descuentos 281


PAGO A PROVEEDORES 283
Recepcin y archivo de facturas de compras de mercanca 284
Programacin del pago a proveedores 286
Efectuar el pago a proveedores 288


VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atencin de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesora Tcnica 300
Cotizacin de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturacin 308
Remisin de mercanca 312
Seguimiento del pedido 314

253

METAS DE VENTA 316
Generacin informe de ventas 317
Revisin estadsticas de ventas 319
Fijacin meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323


COBRO Y RECAUDO 325
Generacin de listado de cartera vencida 327
Entrega de listado de cartera 329
Cobro 331
Recaudo 333
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335
Ajuste de cartera al cliente 336
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338
Generacin de listados de cartera 340


DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 342
Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 344
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 346
Planeacin del cargue del vehculo 347
Alistar la mercanca a despachar 349
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 351
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 353
Transporte de la mercanca 355
Descargar mercanca en obra o ferretera 357
Entregar factura al cliente 359


DEVOLUCIN EN VENTAS 361
Gestin de devolucin de mercanca 362


CRDITO A CLIENTES 366
Solicitar y recibir documentacin para crdito 367
Estudio de crdito 369
Crear cliente 371


MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372
Elaboracin y entrega de notas 373
Inventario fsico de los productos de bodega 375
Codificacin de productos 378
Facturacin de remisiones 380
Traslado de mercanca 382
Liquidacin de fletes 384

AUTORIZACIONES 386
254
Autorizaciones 388

COMUNICACIN CON PROVEEDORE 390
Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 391
Tramitar asesora muy especializada para clientes 393


GESTIN CONTABLE 395
Consulta de saldo en bancos 397
Registro de consignaciones 399
Cuadre y revisin de la caja 401
Registro de reembolso de caja menor 403
Conciliacin bancaria 405
Revisar cuenta con clientes y proveedores 407
Revisin de la cartera de la empresa 409
Cancelacin de anticipos de clientes 411
Manejo de informacin contable y general de las sucursales 413
Control de costos de inventario 415
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 417


NMINA 420
Liquidacin de nmina 421
Pago de nmina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidacin de vacaciones 427
Interfase de Nmina 429


MANEJO DE CAJA 431
Cuadre de caja 432
Manejo del dinero en caja 434
Administrar la caja menor 436
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441
Cheques devueltos 443
Recepcin pago del cliente 445
1

SALUD OCUPACIONAL 447
DOTACIN ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL 449
DOTACIN DE UNIFORMES 452
BOTIQUN 454
ACCIDENTE DE TRABAJO
a. Reporte de accidente de trabajo 456
b. Sistematizacin del reporte de accidente de trabajo 458
c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460
d. Trmite de liquidacin de la incapacidad. 462
255

GESTIN DEL RECURSO HUMANO 464
Seleccin de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Induccin 469
Asesora y capacitacin del equipo humano. 471
Liquidacin contrato de trabajo 473
Vacaciones 475


MENSAJERA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentacin en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486


MANEJO DE ARCHIVO 488
Archivo de documentos 489
Prstamo de documentos 491


SERVICIOS GENERALES 238
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 494
Servicio de cafetera 496
Limpieza de las oficinas 498
Oficios varios 500



256
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS




DESCRIPCIN DEL PROCESO

COMPRA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente
2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercanca a proveedores Administrativa Subgerente

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le
empresa.

1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes
variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de compra o remisiones.

1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.
Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los costos de compras.
Verificacin de precio de negociacin con proveedor.
Proveedores certificados.
Revisin de las facturas y mercanca comprada.

257



HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.6 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.7 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar permite
direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de los productos que
realmente se estn agotando y que debido a su rotacin deben ser adquiridos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de
productos a comprar.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca
existente.

PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a comprar.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.

1.11 OBSERVACIONES.




258


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DETERMINAR PRODUCTOS A
COMPRAR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin de los stocks de
mercanca
Subgerente Administrativa


X
2
Consultar informacin de las ventas
efectuadas
Subgerente Administrativa X
3 Revisar o chequear la informacin Subgerente Administrativa X
4
Calcular las cantidades existentes de
cada producto
Subgerente Administrativa X
5
Determinar la rotacin de los
productos
Subgerente Administrativa X
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de reorden
Subgerente Administrativa X
8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa


X
259

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin del proveedor.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificacin de calidad.
2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en
el mercado posibilita seleccionar aquel que ms se ajuste a las polticas de la
empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores
beneficios para la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.

PUNTO FINAL: Seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:


2.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
2.11 OBSERVACIONES.


















260

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

SELECCIN DEL PROVEEDOR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar proveedores de los
productos
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
2 Establecer contacto con el proveedor
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
3
Conocer si cuenta con certificado de
calidad
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
4
Solicitar informacin de precio de
productos
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
5
Analizar informacin y opciones
ofrecidas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
6 Consultar polticas de compras
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
7 Escoger la mejor opcin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa

X
8 Iniciar negociacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa


X
261

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercanca a proveedores.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envo de la mercanca requerida.

3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercanca a los proveedores al llegar al punto de
reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de
los mismos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercanca.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercanca haya sido
realizada con xito.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Carta de pedido de productos.

3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin contenida en la carta de pedido.
Revisin y Autorizacin de envo de la carta de pedido.
Confirmacin de la recepcin de la carta por el proveedor.

3.11 OBSERVACIONES.




262



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO




Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.












PEDIDO DE MERCANCA A
PROVEEDORES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Diligenciar borrador carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
2 Solicitar elaboracin carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
3 Elaborar carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Comercial X
4 Recibir y revisar la carta
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
5
Verificar la informacin contenida en
la carta (elaboracin, producto y
cantidad)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
6
Solicitar cambos y ajustes si es
necesario
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
7 Realizar cambios o ajustes
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Autorizar el envo de la carta de
pedido va fax
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa


X
9 Enviar la carta
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10
Confirmar la recepcin de la carta por
el proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11
Informar a Subgerente o Director
Comercial sobre el envo del carta
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
263


HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepcin de la mercanca comprada.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercanca comprada.

1.4 GENERALIDADES: La recepcin de la mercanca en la bodega de la empresa es
el mecanismo que respalda la disponibilidad fsica de los productos ofertados por
la compaa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas.
Cuaderno de entrada.

1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de las facturas y mercanca comprada.
Verificacin de la mercanca recibida en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.

DESCRIPCIN DEL PROCESO

RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Recepcin de facturas o
remisiones
Bodega Jefe de Bodega
2
Descargue, ingreso y
almacenamiento
Bodega Auxiliar de Bodega
3
Reporte y verificacin de los
productos recibidos
Bodega
Auxiliar de Bodega y
Jefe de Bodega
4
Sistematizacin del ingreso de
producto(s)
Comercial Auxiliar de Inventario
5
Revisin del ingreso de mercanca
al sistema
Comercial Director de Cartera
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
264

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin las facturas o remisiones.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercanca comprada a los
proveedores.

1.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas permite identificar el tipo de
producto que est llegando, la programacin de la recepcin de la misma y la
identificacin del lugar donde debe ser almacenado.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercanca comprada a los
proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a
recibir.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.
1.9 RIESGOS:
Prdida de facturas o remisiones.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.

1.11 OBSERVACIONES





265



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECEPCIN DE LAS FACTURAS O
REMISIONES

Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Conocer llegada de los camiones de
los proveedores
Jefe de Bodega Bodega X
2
Recibir las facturas o remisiones de
la mercanca
Jefe de Bodega Bodega X
3
Consultar el documento e identificar
producto(s)
Jefe de Bodega Bodega X
4
Determinar a que bodega llevar el
producto
Jefe de Bodega Bodega X
5
Coordinar el ingreso de los
productos
Asistente de Jefe
de Bodega
Bodega X
6
Anotar las referencias de los
productos en un papel
Jefe de Bodega Bodega X
7
Entregar a Auxiliar de Bodega
anotacin de la mercanca a recibir
Jefe de Bodega Bodega X
266

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los
productos comprados a los proveedores.

2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se
ejecuta dependiendo del producto, sus caractersticas y peso, realizndose por
medio de mecanismos como el puente gra, montacargas, personal del proveedor
o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado
a bodega.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la
empresa de los productos enviados por los proveedores.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotacin de las referencias de los productos.
PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercanca.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Anotacin de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.

2.9 RIESGOS:
Prdida o deterioro de los productos.
Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
Errores de almacenamiento como arrumes de mercanca muy altos.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Conteo de los productos ingresados a bodega.
Revisin del estado de los productos recibidos.
Verificacin de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.

2.11 OBSERVACIONES.





267


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

DESCARGUE, INGRESO Y
ALMACENAMIENTO DE LA
MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir anotacin de las referencias
de los productos a recibir
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

2
Identificar tipo de producto y sitio de
almacenamiento.
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

3
Establecer mecanismo de descargue
(puente gra, montacargas o
personas)
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

4
Coordinar y supervisar la labor de
Auxiliares de Bodega o empleados del
proveedor
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

5 Tomar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

6 Bajar los productos del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

7
Transportar la mercanca desde el
vehculo hasta el interior de la bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

8 Confirmar sitio de almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega X



9
Ir contando y/o marcando con pintura
la mercanca ingresada a bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

10
Descargar la mercanca en sitio de
almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

11
Arrumar o colocar los productos en
estibas o burros
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

12
Verificar el correcto almacenamiento
de los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

13
Mover, ubicar o reubicar los productos
si es necesario
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

14
Anotar cantidad de productos
ingresados
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

15 Reportar el ingreso de la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

268

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin de los productos recibidos.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los
relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.

3.5 GENERALIDADES: La verificacin de los productos ingresados a bodega permite
establecer si la informacin contenida en las facturas o remisiones enviada por los
proveedores corresponde a la constatada fsicamente con el ingreso de los
mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin o determinacin de los productos y
cantidades realmente recibidos.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotacin de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a
Inventario.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.

3.9 RIESGOS:
Mal conteo de los productos.
No identificar las cantidades faltantes.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
Conteo y reconteo de los productos.
Anotacin de las observaciones.

3.11 OBSERVACIONES.



269


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO




Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS
RECIBIDOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar anotacin de los productos
y cantidades ingresadas a bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
2
Informar verbalmente referencias y
cantidades almacenadas
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
3
Confrontar la informacin reportada
con la registrada con la registrada en
la factura o remisin
Jefe de
Bodega
Bodega X
4
Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar
la mercanca si es necesario
Jefe de
Bodega
Bodega X
5
Recontar la mercanca por indicacin
de Jefe de Bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
6 Revalidar la informacin si se requiere
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
7
Establecer diferencias si se presentan
y realizar anotacin de la observacin
Jefe de
Bodega
Bodega X
8
Registrar mercanca en el cuaderno
de entrada
Auxiliar de
Bodega
Bodega X



9
Entregar facturas o remisiones y
observaciones a inventario
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
270

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizacin del ingreso de producto(s).

4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercanca ingresada a la bodega como resultado
de la compra a proveedores.

4.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los productos facilita la consulta de la
disponibilidad de la misma y agiliza la facturacin de las ventas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, remisiones o notas.

PUNTO FINAL: Anotar la mercanca en el cuaderno de entrada.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.
4.9 RIESGOS:
Referencia equivocada de producto.
Cantidades errneas.


4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos y en el
sistema.

4.11 OBSERVACIONES.





271



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE
PRODUCTO(S)
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir facturas, remisiones y notas
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2
Consultar la carta de pedido de
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3
Verificar la concordancia de material
recibido y solicitado
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4 Armar paquete de factura y remisin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5 Ingresar al software de la empresa
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6 Consultar factura, remisin y nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7 Digitar la informacin de los productos
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8 Cotejar el ingreso de los productos
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9 Realizar los ajustes necesarios
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10
Anotar la informacin de la mercanca
en el cuaderno de entrada
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
272

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin ingreso de la mercanca.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercanca ha sido ingresada al sistema
correctamente o requiere ajustes.

5.5 GENERALIDADES: La revisin del ingreso de la mercanca al sistema permite
detectar fallas en la digitacin de la informacin y realizar los correctivos
pertinentes antes de que la mercanca sea cargada al sistema.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la
mercanca.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.

PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el
sistema.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas, remisiones y notas.

5.9 RIESGOS:
Mercanca mal ingresada al sistema.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.

5.11 OBSERVACIONES.





273


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


REVISIN INGRESO DE LA
MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir las facturas, remisiones y
notas
Director de
Cartera
Comercial X
2
Consultar documento enviado por los
proveedores, notas y cuaderno de
entrada
Director de
Cartera
Comercial X
3 Consultar inventario del sistema
Director de
Cartera
Comercial X
4 Revisar notas de entrada
Director de
Cartera
Comercial X
5
Confrontar la informacin de los
documentos y del sistema
correspondiente a producto y cantidad
Director de
Cartera
Comercial X
6 Solicitar ajustes si se requieren
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7 Realizar los ajustes si es necesario
Director de
Cartera
Comercial X
8
Cargar la entrada de mercanca al
sistema
Director de
Cartera
Comercial X
274

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercanca.

6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas
equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptacin a cdigos y tamao de
presentacin manejado por la empresa.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Correccin de fallas de inventario.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y peticin.

PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Documento de ajuste.

6.9 RIESGOS:
Equivocacin en la modificacin de los datos.
Prdida del documento de soporte del ajuste.
Errores de clculo del ajuste.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.

6.11 OBSERVACIONES.





















275

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.










REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir nota o peticin del ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2 Identificar tipo de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3
Reprocesar informacin por error de
ingreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Convertir paquete de producto a
cantidad menor o solicitada
(General)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este
es cortado en una dimensin
diferente a la recibida
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6
Analizar conveniencia o facilidad de
realizar un cambio de producto
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Informar la realizacin del ajuste a
la persona solicitante
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8 Imprimir documento de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9
Revisar el ajuste y el documento de
ajuste
Director de
Cartera
Comercial X
10
Entregar copia de los ajustes a
Contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11 Archivar documentos de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
276

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijacin de precio de venta de los productos.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y polticas de descuento de los
productos comercializados por la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La fijacin del precio de venta de los productos permite
asegurar el margen de ganancia esperado, adems de establecer los precios y
descuentos que es posible otorgar a los clientes.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con informacin que respalde el proceso de venta brindando a los
integrantes del rea Comercial las herramientas para lograr xito en dicho
proceso.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de precios y descuentos.

1.7 RIESGOS:
El clculo errneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijacin de precios y descuentos.
La no revisin y actualizacin de los precios ocasionar prdidas econmicas
para la empresa.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los costos de compras.
Verificacin del margen de ganancia esperado.
Anlisis y revisin de la lista de precios y la informacin del sistema.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Establecimiento del precio de
venta
Administrativa Subgerente
2 Cambio de precio
Administrativa y
Comercial
Subgerente y
Auxiliar de
Inventario
3
Fijar precio de negociacin y
descuentos
Administrativa Subgerente



277
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.

1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo
fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os
productos y polticas de descuentos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.

PUNTO FINAL: Fijacin o cambio de precio de venta del producto(s).

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de precios.

1.9 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo del precio.
No cumplimiento de margen de ganancia.
Cambios de las condiciones del mercado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin del margen de ganancia esperado.
Revisin de la lista de precios y costo de compra.

1.11 OBSERVACIONES.




278



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE
VENTA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa


X
2 Revisar y analizar la informacin Subgerente Administrativa X
3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X
4
Verificar margen de ganancia (10% a
12%)
Subgerente Administrativa X
5
Conocer precio ofrecido para el
producto por la competencia
Subgerente Administrativa X
6
Determinar precio de venta del
producto
Subgerente Administrativa X
7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X
8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa


X
9 Cambiar precio al producto(s)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10 Imprimir listado de precios
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
279

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea
necesario.

2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener
actualizado el valor de la mercanca de acuerdo a diversos aspectos que influyen
sobre este.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin y peticin del cambio de precio.

PUNTO FINAL: Generacin de nuevos listados de precio de venta y
entrega a integrantes del rea Comercial.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de precios.

2.9 RIESGOS:
Cambiar precio al producto equivocado.
Referencia de producto inadecuada.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y autorizacin del cambio de precio.
2.11 OBSERVACIONES.



280
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

CAMBIO DE PRECIO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir peticin de cambio de precio
del producto(s)
Subgerente Administrativa X
2 Ingresar al software
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3
Consultar tems y ubicar producto en
pantalla
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4 Confirmar informacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5 Relacionar tem y nuevo precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6 Cambiar el precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Actualizar y guardar los cambios
efectuados
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8 Consultar producto y precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial


X
9 Imprimir listado de precios
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10 Salir del software
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11 Revisin y autorizacin del cambio Subgerente Administrativa X
12
Entregar listado a integrantes del rea
Comercial.
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
281

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociacin y descuento.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mnimo de venta y descuentos de cada producto
comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.

3.5 GENERALIDADES: El precio mnimo de venta y descuento establecido para cada
producto es un indicador del lmite de los parmetros que pueden negociar y
ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la
venta.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mnimo de venta y descuento de cada
producto.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.

PUNTO FINAL: Reunin integrantes del rea Comercial.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de precios.

3.9 RIESGOS:
Incumplimiento de las polticas de precio y descuentos.
Desactualizacin de la informacin.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y autorizacin del precio mnimo y polticas de descuento para los
productos

3.11 OBSERVACIONES.





282


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y
DESCUENTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir lista de costo de los productos
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa

X
2 Revisar y analizar la informacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
3 Consultar precio de venta establecido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
4
Calcular precio mnimo de venta y
descuento
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
5
Verificar margen de ganancia mnimo
(8%)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
6 Fijar polticas de descuento
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
7
Establecer precio mnimo de
negociacin y descuento para cada
producto
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
8 Realizar reunin de rea Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X



283

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contradas con los proveedores.

1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efecta dependiendo de la
prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificacin de la existencia de
dinero en las cuentas bancarias de la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la cuanta adeuda.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Comprobantes de egreso.
Cheques y consignaciones.
Carta de pago.

1.7 RIESGOS:
Enviar dinero a cliente equivocado.
Error en el clculo del descuento.
Vencimiento de los pagos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de
proveedores.




DESCRIPCIN DEL PROCESO

PAGO A PROVEEDORES
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Recepcin y archivo de facturas de
compra de mercanca
Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
2
Programacin del pago a
proveedores
Contabilidad Auxiliar Contable
3 Pago a proveedores Contabilidad
Gerente o Auxiliar
Contable
284

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin y archivo de facturas de compras
de mercanca.

1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.

1.5 GENERALIDADES: La recepcin y archivo de las facturas permite establecer las
fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin de la cancelacin de las facturas
adeudadas.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.

PUNTO FINAL: Archivo de facturas.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:


1.9 RIESGOS:
Mora en el pago por equivocacin en el archivo de las facturas por fecha de
pago.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta del archivo de facturas a pagar.
Revisin de la fecha de pago de las facturas.

1.11 OBSERVACIONES.






285





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

RECEPCIN Y ARCHIVO DE
FACTURAS DE COMPRAS DE
MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir las facturas enviadas por los
proveedores
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Consultar y revisar las facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3 Establecer fecha de pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Sealar fecha de pago y descuentos
(si los ofrece)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Ubicar las de pronto pago en carpeta
o lugar de fcil alcance y prximo a
sitio de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6 Archivar las facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
286

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del pago a proveedores.

3.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.
3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.

3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores
permite establecer la cuanta y los descuentos a los que es posible acceder para de esta
manera programar los pagos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la facturas a cancelar.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.

PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas a cancelar.
Lista de proveedores a pagar.
Informe del saldo de los bancos.

3.9 RIESGOS:
Error de seleccin de facturas de proveedores a cancelar.
Prdida de descuentos.
Cancelacin de mayor valor de saldo adeudado.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos.

3.11 OBSERVACIONES.






287

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

PROGRAMACIN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Seleccionar del acorden
(archivador) las facturas que deben
pagarse en la semana
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
2
Consultar diariamente las facturas
adeudadas a los proveedores
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
3
Establecer si se han realizado abonos
y calcular el saldo adeudado
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
4
Determinar si la factura presenta
descuentos y efectuar los clculos
necesarios
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
5
Relacionar proveedores por fecha y
prioridad de pago, valor y descuento
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
6
Elaborar informe de proveedores a
quien se adeuda y el saldo
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
7 Totalizar los pagos
Auxiliar
Contable y
de Nmina

Contabilidad
X
8 Consultar saldo en bancos
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
9
Entregar lista de proveedores a pagar
e informe de saldo en los bancos a
Gerente
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
10
Determinar a que proveedor y cuanta
(total o abono)
Gerente o
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
11
Tomar las factura correspondiente al
proveedor autorizado para pago
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad X
288

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.

4.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda.

4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligacin contrada por la
empresa debido a la compra de productos.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin o abono a la obligacin contrada con
los proveedores.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.

PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago
efectuado.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Comprobante de egreso.
Cheques.
Libro de bancos.
Consignaciones.
Carta de pago.

4.9 RIESGOS:
Elaboracin de cheque por suma mayor a la adeudada.
No recepcin de la carta de pago enviada a los proveedores.
Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
Anulacin de cheque y no registro en el libro de bancos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
Revisin del diligenciamiento de los documentos.
Firma de los documentos para autorizacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.

4.11 OBSERVACIONES.








289

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

PAGO A PROVEEDORES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar la factura
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
2 Establecer el valor adeudado
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
3
Cancelar la deuda en su totalidad o
realizar abono
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
4
ABONO:
Fotocopiar la factura
Colocar sello de abono a la
factura original y anexar copia del
abono a realizar
Archivar la factura
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
5
Elaborar comprobante de egreso,
adicionando el # de la factura que se
est cancelando y el valor del
descuento si lo hubo
Auxiliar
Contable, de
Nmina o
General
Contabilidad X
6
Establecer forma de pago (efectivo o
cheque)
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
EFECTIVO
7
Pasar la factura a Auxiliar de Nmina
o General
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
8
Verificar el valor y la cuenta donde se
est llevando
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Enviar a pagar o consignar a cuenta
del proveedor
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
CHEQUE
11
Determinar al banco por el que se
puede girar la cantidad adeudada
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
12
Pasar la factura del proveedor a
Auxiliar de Nmina o General y
solicitar la elaboracin del cheque del
banco establecido
Auxiliar
Contable, de
Nmina o
General
Contabilidad X
13
Anotar en el cuaderno del banco # del
cheque
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
290


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
14 Elaborar cheque
Auxiliar de
Nmina o
General
Contabilidad X
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
16
Verificar el banco y valor de cada
cheque
Auxiliar Contable Contabilidad X
17
Para cheque aprobado, anotar
cheque en cuaderno de bancos de lo
contrario anularlo
Auxiliar Contable Contabilidad X
18
Colocar sello para firmas (requiere
dos de tres firmas autorizadas)
Auxiliar Contable Contabilidad X
19
Pasar cheques a Gerente para
obtener firma
Auxiliar Contable Contabilidad X
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X
21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
23
Recibir autorizacin de consignacin
de Auxiliar Contable y cheques
elaborados
Cajera Comercial X
24
Diligenciar consignacin a nombre del
proveedor
Cajera Comercial X
25
Revisar cheques y firmar si es
necesario
Cajera Comercial X
26
Enviar cheque a proveedor o
consignar en efectivo o cheque
Cajera Comercial X
27
Entregar consignaciones y cheques a
mensajero para su tramitacin en el
banco respectivo
Cajera Comercial X
28 Recibir llamada del banco
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad X
29 Confirmar firma y valor del cheque
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad X
30 Autorizar cheque
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad X
31
Para informar al proveedor del pago
de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor va
fax
Auxiliar General Contabilidad X
32
Archivar facturas y documentos de
respaldo del pago efectuado
Auxiliar General Contabilidad X
291
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercializacin de los productos.

1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los
clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercializacin del
producto.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de venta o remisiones.
Formato de pedido.
1.7 RIESGOS:
Realizar negociacin con clientes que no cuenten respaldo econmico.
Realizar visitas infructuosas a los clientes.
No identificacin de las oportunidades de negocio.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de planilla de visitas.
Seguimiento de las visitas.
Anlisis de l alcance de la metas de ventas.

DESCRIPCIN DEL PROCESO

VENTA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento
rea
Responsable
Responsable
1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial
2 Visita obra Comercial Asesor Comercial
3 Atencin de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial
4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial
5 Asesora Tcnica Comercial Asesor Comercial
6 Cotizacin de productos para clientes Comercial Asesor Comercial
7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial
8 Pedido Comercial Asesor Comercial
9 Facturacin o remisin de mercanca Comercial Asesor Comercial
10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial
292






HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.

1.5 GENERALIDADES: La programacin de las visitas a los clientes permite trazar el
plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseo del Plan de trabajo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Eleccin del sector o poblacin objetivo.

PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de las visitas por desconocimiento de la zona.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Autorizacin del plan de trabajo.

1.11 OBSERVACIONES.

293


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Elegir sector o poblacin objetivo
Asesor
Comercial
Comercial X
2 Armar Plan de Trabajo
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Determinar si la visita es fuera o
dentro de la ciudad
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Para visita fuera de la ciudad,
determinar el nmero de das
Asesor
Comercial
Comercial X
5 Programar visita local
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Solicitar autorizacin salida de la
empresa
Asesor
Comercial
Comercial X
7
Autorizacin del Plan de Trabajo de
los Asesores Comerciales
Director
Comercial o
Subgerente
Comercial X
294

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar
los productos y servicios de la empresa.

2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretera permite identificar las
oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la
empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisicin de
nuevos.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que
pueda tomar la decisin de compra, ofertar y vender los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.

PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de Visita.

2.9 RIESGOS:
Prdida del tiempo de la visita ante indecisin de compra por parte del cliente.
No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisin de compra.
Accidentes en la obra.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de Planilla de Visitas.
2.11 OBSERVACIONES.




295


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

VISITA OBRA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Desplazarse a la zona o lugar
determinado (obra u oficina)
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Para visita fuera de la ciudad iniciar
viaje entre las 6:30 y 7 de la maana;
para visita local, salir de la empresa a
mitad de la maana
Asesor
Comercial

Comercial

X


CLIENTE ANTIGUO
Asesor
Comercial
Comercial
3
Establecer comunicacin y recordarle
los productos y servicios ofrecidos por
la empresa
Asesor
Comercial
Comercial X
CLIENTE POTENCIAL (nuevo)
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Buscar a la persona que pueda tomar
la decisin de compra
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Identificarse con nombre propio y el
de la empresa
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Brindar informacin de los productos y
servicios ofrecidos por la empresa
Asesor
Comercial
Comercial X




8
Obtener informacin de los productos
necesitados
Asesor
Comercial
Comercial X
9 Tomar datos del cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
10 Cotizar los productos
Asesor
Comercial
Comercial X
11
Tomar datos del pedido si lo realizar
o ponerse a disposicin del cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
12 Diligenciar Planilla de Visita
Asesor
Comercial
Comercial X
296

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atencin de Mostrador.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la
empresa en el punto de venta.

3.5 GENERALIDADES: La atencin de mostrador permite efectuar la venta de los
productos en las instalaciones de la empresa.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.

PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Factura de Venta.

3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de la factura.
Liquidacin errnea del valor de los productos.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta de la disponibilidad de los productos.
Verificacin de la informacin a registrar en la factura.

3.11 OBSERVACIONES.



297
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




ATENCIN DE MOSTRADOR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir visita del cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
2 Entablar comunicacin
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Determinar producto(s) requeridos por
el cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
4 Ingresar al software
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Consultar disponibilidad del
producto(s)
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Si los no se encuentran disponibles
informar al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
PRODUCTOS DISPONIBLES
Asesor
Comercial
Comercial
7 Cotizar producto(s)
Asesor
Comercial
Comercial X
8 Informar el valor al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X



9
Indagar y establecer si el cliente
requiere algn producto ms
Asesor
Comercial
Comercial X
10
Establecer si el cliente realizar la
compra
Asesor
Comercial
Comercial X
11 Facturar o remisionar la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial X
12 Entregar factura o remisin al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
13
Indicar al cliente la ubicacin de la
caja para que realice el pago y de
despacho para que reclame los
productos
Asesor
Comercial
Comercial X
298

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.

4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la
venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la
mercanca a los clientes de manera eficiente.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los
productos solicitados por los clientes.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicacin de los Asesores
Comerciales.

PUNTO FINAL: Determinacin de las cantidades existente en bodega del
producto.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de traslado de mercanca.

4.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los stocks de mercanca.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta de lista impresa de productos e informacin del sistema.

4.11 OBSERVACIONES.




299


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE
LOS PRODUCTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Establecer ubicacin del Asesor
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Si se encuentra en las instalaciones
de la empresa:
Ingresar al software
Consultar los productos requeridos
por el cliente
De lo contrario:
Comunicarse a la empresa
Indagar por la existencia del
producto(s)
Asesor
Comercial
Comercial X
3 Consultar lista de precios
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Confrontar informacin del sistema
con la de la lista de precios
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Establecer cantidad disponible de
productos, de lo contrario informar al
cliente.
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Determinar si los productos se
encuentran en bodega o debe
realizarse traslado desde otra
sucursal
Asesor
Comercial
Comercial X
TRASLADO DE MERCANCA
7
Diligenciar formato de traslado de
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Establecer comunicacin con la
sucursal
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9 Solicitar traslado de mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10
Recibir mercanca en bodega o
enviarla directamente al cliente
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11
Ingresar mercanca al sistema por la
opcin de traslado
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
12 Efectuar facturacin de la mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
13
Archivar una copia de la factura en
inventario, entregar dos copias a
cartera y una a contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
300

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora Tcnica.

5.2 MARCO NORMATIVO.

5.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que ms se ajusten a su
necesidad.

5.5 GENERALIDADES: La Asesora Tcnica permite brindar al cliente la indicacin de
los productos que ms se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definicin
del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y
acompaamiento en el desarrollo de la obra.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definicin del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.

PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS:


5.9 RIESGOS:
Prdida del cliente.
Definicin errnea de materiales.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Determinacin del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento
en los factores a tener en cuenta durante la ejecucin de la misma.

5.11 OBSERVACIONES.



301



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



ASESORA TCNICA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Definir tipo de obra para la que el
cliente requiere el material
Asesor
Comercial
Comercial X
2 Determinar clase de asesora
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Asesora Bsica:
Establecer los productos que ms
se ajustan a la necesidad del
cliente
Describir las especificaciones del
material
Explicar al cliente las ventajas del
producto

Asesor
Comercial
Comercial X
4
Asesora especializada:
Solicitar colaboracin de la
Ingeniera Civil de la empresa
Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o
planos de la obra
Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
Efectuar despiece del producto
Interpretar cartilla
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Asesora muy especializada:
Tramitar con el proveedor idneo
la asesora para el cliente
Acompaar asesora
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Establecer satisfaccin de la
necesidad del cliente
Asesor
Comercial
Comercial

X
302

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotizacin de productos para clientes.

6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos
solicitados.

6.5 GENERALIDADES: La cotizacin de los productos permite indicar al cliente el
valor que tendr su compra si decide realizarla.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimacin del valor de los productos requeridos
por el cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.

PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Cotizacin.

6.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de precios y descuentos.

6.11 OBSERVACIONES.




303



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA
CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Estudiar nota de los productos
requeridos por el cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Consultar lista de precios y
descuentos
Asesor
Comercial
Comercial X
3 Calcular valor de los productos
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Solicitar informacin de precio de
productos
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Informar la cliente telefnicamente o
personalmente durante la visita o
elaborar cotizacin por escrito
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Diligenciar cotizacin del sistema o
personalizada referenciando producto,
cantidad y valor
Asesor
Comercial
Comercial X
7 Imprimir cotizacin
Asesor
Comercial
Comercial X
8
Enviar documento va fax o entregar
personalmente
Asesor
Comercial
Comercial X



304

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.

7.2 MARCO NORMATIVO.

7.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizar la compra de los productos.

7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el
cliente realizar la compra de los productos.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicacin con el cliente.

PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su
disposicin para una compra futura.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:


7.9 RIESGOS:
Perder el cliente y la oportunidad de negocio.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS
Comunicacin con clientes.

7.11 OBSERVACIONES.





305



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Comunicarse con el cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Determinar consideracin sobre la
cotizacin
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Establecer si el cliente realizar el
pedido
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Tomar los datos del pedido si el cliente
ha decidido realizarlo
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:

Establecer la razn para ello
Conocer de otras cotizaciones
Consultar precios y descuentos
lmites para la mercanca
Recotizar si es posible o ponerse
a disposicin del cliente para una
compra futura
Asesor
Comercial
Comercial X
306

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.

8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
8.4 OBJETIVO: Tomar anotacin y tramitar el pedido de los productos solicitados por
los clientes.

8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de
despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de los productos a despachar.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.

PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de pedido.

8.9 RIESGOS:
Pedido errneo de productos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de productos.
Autorizacin de pedido por Cartera y Comercial.

8.11 OBSERVACIONES.



307

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

PEDIDO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Tomar datos del producto y cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Consultar disponibilidad y existencia
de mercanca en bodega
Asesor
Comercial
Comercial X
3 Consultar lista de precios
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Diligenciar formato de pedido con
datos del cliente y clculos efectuados
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Revisar que los datos estn
completos y correctos
Asesor
Comercial
Comercial X
6 Realizar las correcciones necesarias
Asesor
Comercial
Comercial X
7
Solicitar autorizacin de Cartera y
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial X
8 Autorizacin Comercial
Subgerente
o Director
Comercial
Administrativa
y Comercial

X

9 Autorizacin de Cartera
Director de
Cartera
Comercial X
PEDIDO NO AUTORIZADO
10 Informar al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
PEDIDO AUTORIZADO
11
Pasar formato de pedido a despacho
si se obtiene la autorizacin
Asesor
Comercial
Comercial X



12
Solicitar programacin de la entrega
de pedido
Asesor
Comercial
Comercial X
13
Facturar pedido si la mercanca est
cargada al sistema, de lo contrario,
remisionar los productos
Asesor
Comercial
Comercial X
14
Informar al cliente la fecha de entrega
de la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial X
15 Realizar seguimiento del despacho
Asesor
Comercial
Comercial X
308

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin.

9.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

9.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.

9.5 GENERALIDADES: La facturacin de los productos genera un documento de
respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generacin de documento descriptivo de los
productos, cantidades y valor de la compra.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Clculo del valor total de la venta.

PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de
facturacin o anularla.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Factura.

9.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresin.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las facturas.

9.11 OBSERVACIONES.





309

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

ANULACIN DE FACTURA

N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir peticin de Cajera o Asesor
Comercial
Director de
Cartera
Comercial X
2
Revisar que la factura se encuentre
completa:
4 hojas factura venta de contado
3 hojas factura venta a crdito
Director de
Cartera
Comercial X
3
Analizar las facturas y la anotacin de
la observacin de la razn de la
anulacin
Director de
Cartera
Comercial X
4
Confirmar la apreciacin de la
observacin
Director de
Cartera
Comercial X
5
Ingresar al sistema para efectuar la
anulacin
Director de
Cartera
Comercial X
6
Habilitar la factura (ingresar a la
factura por su # )
Director de
Cartera
Comercial X
7 Recorrer la factura
Director de
Cartera
Comercial X
8
Adicionar a la factura la observacin
de la anulacin y la razn de la misma
Director de
Cartera
Comercial X
9
Colocar sello de anulada a la factura
fsica
Director de
Cartera
Comercial X
10 Archivar las facturas anuladas
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
310

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).




FACTURACIN
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Calcular el valor total de la venta
Asesor
Comercial
Comercial X
2 Ingresar al software
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Revisar # de factura para no saltar
el consecutivo
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Establecer tipo de venta (contado,
crdito, anticipo)
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Verificar concordancia de precio y
descuento
Asesor
Comercial
Comercial X
6 Realizar las correcciones requeridas
Asesor
Comercial
Comercial X
7 Buscar dispositivo de salida
Asesor
Comercial
Comercial X
8 Imprimir factura
Asesor
Comercial
Comercial X
9 Corroborar datos de la factura
Asesor
Comercial
Comercial X
10
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturacin, de lo
contrario solicitar anulacin de la
factura
Asesor
Comercial
Comercial X
FACTURACIN CONTADO

N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Confirmar datos del cliente si existe
en el sistema, de lo contrario,
solicitar y digitar informacin del
cliente en el sistema
Asesor Comercial Comercial X
2
Confirmar los datos y/o realizar
modificaciones
Asesor Comercial Comercial X
3
Anexar informacin de la mercanca
(referencia, cantidad y valor)
Asesor Comercial Comercial X



4
Grabar la informacin del cliente en
el sistema si se trata de una compra
representativa
Asesor Comercial Comercial X
311






Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.





Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.










FACTURACIN CRDITO

N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar formato de pedido
Asesor
Comercial
Comercial X
2 Digitar informacin del pedido
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Verificar los datos del cliente y del
pedido
Asesor
Comercial
Comercial X
4 Corregir los datos que se requieran
Asesor
Comercial
Comercial X



FACTURACIN ANTICIPO

N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Digitar informacin de cliente y
productos comprados
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Solicitar revisin y autorizacin
Comercial y Cartera
Asesor
Comercial
Comercial X
3 Facturar a un (1) da
Asesor
Comercial
Comercial X
312

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



10. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisin de mercanca.

10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que an no han sido
ingresados al sistema.

10.5 GENERALIDADES: La remisin de los productos permite la venta de estos ante
su disponibilidad an cuando no han sido cargados al inventario.

10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisin de los productos.

10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.

PUNTO FINAL: Entregar de remisin al cliente.

10.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Remisin.

10.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresin.

10.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las remisiones.
Facturacin de las remisiones.

10.11 OBSERVACIONES.



313


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


REMISIN DE MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Tomar pedido de producto y
cantidad
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboracin de la remisin
facilitndole la informacin del
cliente, producto y cantidad
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Elaborar remisin de mercanca
diligenciando formato del sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Verificar consecutividad de la
remisin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5 Buscar dispositivo de salida
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6
Imprimir remisin (consta de 4
hojas)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones, llenado las
dos primeras casillas (# remisin y
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Archivar una copia de la remisin y
entregar las dems a Asesor
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9 Recibir remisin y entregar al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
314

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


11. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.

11.2 MARCO NORMATIVO.

11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepcin de los productos por parte del cliente.

11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la
entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfaccin de los
mismos ante el compromiso de entrega oportuna.

11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin de la entrega del pedido en el tiempo
estimado.

11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.

PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.
11.8 FORMATOS O IMPRESOS:


11.9 RIESGOS:
No programacin del despacho del pedido.
No recepcin del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
Prdida del cliente.
11.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercanca al cliente.
Comunicacin permanente con el cliente.

11.11 OBSERVACIONES.





315



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar compras de los clientes
Asesor
Comercial
Comercial X
2
Consultar con despacho fecha de
entrega de la mercanca al cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
3 Establecer etapa del despacho
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Comunicarse o recibir llamada
telefnica del cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Informar al cliente la etapa de
despacho de la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Participar en la solucin de los
inconvenientes cuando estos se
presenten
Asesor
Comercial

Comercial

X

7
Establecer satisfaccin del cliente
cuando se haya realizado la entrega
de los productos o conocer sus
observaciones al respecto
Asesor
Comercial

Comercial

X

316

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.

1.4 GENERALIDADES: La proyeccin de ventas permite direccionar el equipo de
ventas hacia el desafo del alcance de las mismas y hacia la puesta en prctica de
todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el
mercado.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las
metas de ventas establecidas.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Estadsticas de ventas.
Informe de ventas por Asesor, Lnea, cliente, etc.

1.7 RIESGOS:
No cumplimiento de las metas.
Cambios imprevistos del mercado.
Planteamiento de estrategias erradas.
Prdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
Inadecuada interpretacin de la informacin.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Anlisis de las estadsticas de ventas.
Seguimiento del alcance de las metas de ventas.
Revisin de los informes de ventas.
Reunin con asesores y revisin formato de visita a clientes.

DESCRIPCIN DEL PROCESO

METAS DE VENTA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Generacin informe de ventas Administrativa
Subgerente y Director
Comercial
2 Revisin estadsticas de ventas Administrativa
Subgerente y Director
Comercial
3 Fijacin meta de ventas Administrativa
Subgerente y Director
Comercial
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa
Subgerente y Director
Comercial
317

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de Informe de Ventas.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
1.4 OBJETIVO: Contar con la informacin de las ventas realizadas en un periodo de
tiempo determinado.

1.5 GENERALIDADES: La generacin de informes de ventas permite conocer los
productos que presentan mayor demanda y rotacin, as como establecer el
cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y
mensuales, por cliente, lnea, cliente, etc.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.

PUNTO FINAL: Impresin de los listados de ventas.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Listado de ventas del da, acumulada del mes, mensual.
Listado de ventas por: vendedor y lnea, vendedor y cliente, lnea, costos.

1.9 RIESGOS:
Seleccin errnea de la informacin.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Generacin y consulta de la informacin solo por personal autorizado.
Verificacin de la informacin.

1.11 OBSERVACIONES.




318



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




GENERACIN INFORME DE VENTAS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2
Verificar que el personal de ventas
no se encuentre utilizando el
sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3
Diligenciar y adicionar datos
requeridos
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Consultar informacin general de
las ventas
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5
Establecer frecuencia de la
presentacin del informe
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del da y acumuladas
del mes hasta la fecha, de lo
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- lnea, vendedor- cliente,
lnea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
Inventario
Comercial X X
7 Verificar la informacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8 Imprimir los listados de ventas
Auxiliar de
Inventario
Comercial X



319

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin Estadsticas de Ventas.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotacin de productos.

2.5 GENERALIDADES: La revisin de las estadsticas de ventas brinda informacin
relevante sobre la rotacin de los productos, los niveles de ventas alcanzados y
adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el
rea Comercial, para as evaluar las estrategias desarrolladas.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilacin de informacin sobre las ventas
realizadas.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes de ventas.

PUNTO FINAL: Determinacin de la rotacin de los productos, los ms
vendidos, los menor salida, etc.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Informe de ventas.
2.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.


2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin de los reportes de ventas.
Confrontar la informacin impresa con la registrada en el sistema.

2.11 OBSERVACIONES.






320
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recepcin informe de ventas


Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
2 Analizar las estadsticas de ventas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
3
Determinar la rotacin de los
productos, los ms y menos
vendidos, etc.
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
4
Resaltar o sealar los datos ms
relevantes
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
5
Confrontar y verificar la informacin
impresa con la registrada en el
sistema
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
6
Establecer diferencias cuando se
presenten
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
7
Conocer las estrategias
desarrolladas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
8
Estudio y anlisis de los logros
alcanzados
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
9
Determinar alcance de las
estrategias
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
10
Establecer las razones y replantear
las estrategias cuando las metas no
han sido alcanzadas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
11 Consolidar la informacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
12 Tomar nota de la ventas totales
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
13
Informar a Gerencia el nivel de
ventas logradas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
321

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijacin meta de ventas.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta que debe facturar cada Asesor Comercial.

3.5 GENERALIDADES: La fijacin de la meta de ventas seala la cuanta mnima que
debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definicin de la meta de ventas.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisin de la informacin de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.

PUNTO FINAL: Informacin de la meta de ventas a lograr a los
integrantes del rea Comercial.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:


3.9 RIESGOS:
Inadecuada fijacin de la meta de ventas.
Errores de clculo de la meta por manejo de informacin errnea.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin de las ventas realizadas.
3.11 OBSERVACIONES.



322



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

FIJACIN META DE VENTAS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Revisin de la informacin de
ventas del mes anterior
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
2 Analizar la informacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
3
Calcular el promedio de venta
general
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
4
Consultar las polticas de la
empresa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
5
Conocer el comportamiento del
sector (mercado)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
6 Realizar las proyecciones de ventas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
7 Definir y revisar las metas fijadas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
8
Establecer monto mnimo que debe
facturar cada Asesor Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
9 Realizar reunin del rea Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X X
10
Informar las metas a alcanzar de
ventas a los integrantes del rea
Comercial.
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
323

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.

4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las
estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados
esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de
ventas.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin rea Comercial.

PUNTO FINAL: Comparacin de las ventas con la meta establecida.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:


4.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Anlisis de las ventas de cada Asesor Comercial.

4.11 OBSERVACIONES.



324



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Reunin de rea Comercial
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
2
Reportar las visitas a los clientes y
los negocios pactados
Asesor
Comercial
Administrativa X
3
Analizar las ventas logradas por
cada Asesor Comercial
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
4
Comparar las ventas realizadas con
la meta establecida
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
5
Conocer las estrategias
desarrolladas
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
6
Replantear las estrategias si es
necesario
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
7
Establecer el alcance de la meta de
ventas
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa X
325


HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.

1.2 AREA TITULAR: Cartera.

1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperacin de cartera, es
decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crdito.

1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes
constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la
actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con
el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las
obligaciones contradas.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperacin de cartera en el menor
tiempo posible, decir, lograr una rotacin de cartera exitosa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Listados de cartera vencida.
Circular o carta de cobro.

1.7 RIESGOS:
Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contradas con la
empresa.
Rotacin lenta de cartera.
Prdidas econmicas para la empresa.
Iliquidez.
Incurrir en gastos por trmites jurdicos para cobrar a los clientes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Estudio de crdito a clientes.
Autorizacin comercial y de cartera para despacho a clientes.
Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.
Comunicacin con clientes.




326




DESCRIPCIN DEL PROCESO


COBRO Y RECAUDO
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Generacin de listado de cartera
vencida
Comercial Director de Cartera
2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera
3 Cobro Comercial
Asesor Comercial y/o
Mensajero
4 Recaudo Comercial
Asesor Comercial y/o
Mensajero
5
Seguimiento del estado de cobro y
recaudo
Comercial
Director de Cartera y
Asesor Comercial
6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera
7
Revisin de consignaciones
locales y nacionales de los
clientes
Comercial Director de Cartera
8 Generacin de listados de cartera Comercial Director de Cartera
327

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin listado de cartera vencida.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.

1.5 GENERALIDADES: La generacin de listados de clientes con cartera vencida
permite disear y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperacin de dinero
adeudado por los clientes.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de clientes
con obligaciones vencidas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar informacin de cartera de los clientes.

PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por
Asesor Comercial.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de clientes con cartera vencida.
1.9 RIESGOS:
Desactualizacin de la cartera.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.
Actualizacin de la informacin de la cartera.

1.11 OBSERVACIONES.




328


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
GENERACIN DE LISTADOS DE
CARTERA VENCIDA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Ingresar al sistema (software) por
cartera
Director de
Cartera
Comercial


X

2
Consultar informacin de cartera de
los clientes
Subgerente Administrativa X

3 Analizar la informacin Subgerente Administrativa X

4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X

5
Relacionar los clientes con cartera
vencida
Subgerente Administrativa X

6
Filtrar la informacin por Asesor
Comercial
Subgerente Administrativa X

7
Generar los listados de clientes con
cartera vencida por Asesor
Subgerente Administrativa X

8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X



329

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para
que proceda a su respectivo cobro y recaudo.

2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a
los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los das de vencimiento,
esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 das es
responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de
manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero
el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben
realizar el respectivo cobro.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida
entregados.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Copia del listado de cartera vencida.

2.9 RIESGOS:
Prdida del listado.
No recepcin del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin del estado y comportamiento de cartera de los
clientes.
Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.
2.11 OBSERVACIONES.



330



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

SELECCIN DEL PROVEEDOR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar listados de cartera
vencida
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
2
Establecer das de vencimiento del
cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
3
Realizar reunin con Asesores
Comerciales o Mensajero
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
4
Entregar los listados de cartera con
vencimiento mayor a 10 das a
Asesores, de lo contrario entregar
listados a Mensajero
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
5 Recibir listados de cartera vencida
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
6
Guardar copia de las listas
entregadas
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
331

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligacin contrada con la empresa, establecer
compromiso y fecha de cancelacin de la misma.

3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada
hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la obligacin por parte del cliente o
compromiso de fecha de pago.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Circular o carta de cobro.

3.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Seguimiento de las actividades de cobro.
Verificacin de la informacin.

3.11 OBSERVACIONES.




332


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


COBRO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar y analizar los listados de
cartera vencida
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial

X
2 Resaltar los pagos recibidos
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
3
Establecer comunicacin presencial
o telefnica con el cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
4
Solicitar elaboracin de circular o
carta de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Elaboracin de circular o carta de
cobro
Director de
Cartera
Comercial X
6 Recibir documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
7 Desplazarse a la oficina del cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial

X

8
Recordar al cliente monto, fecha en
que debi pagar y das de mora
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial

X




9
Entregar al cliente documento de
cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
10
Revisar con el cliente el saldo
adeudado
Asesor
Comercial
Comercial X
11
Solicitar cancelacin del
compromiso
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
12
Hacer firmar al cliente copia del
documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
13 Fijar compromiso y fecha de pago
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
14
Entregar copia del documento
firmado a Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial X
333

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.

4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela
su obligacin con la empresa.

4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada
hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelacin de la obligacin por parte del cliente o
compromiso de fecha de pago.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Circular o carta de cobro.

4.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Seguimiento de las actividades de cobro.
Verificacin de la informacin.

4.11 OBSERVACIONES.



334


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.








RECAUDO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar y analizar los listados de
cartera vencida
Asesor
Comercial o
Mensajero

Comercial

X
2 Resaltar los pagos recibidos
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
3
Establecer comunicacin presencial
o telefnica con el cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
4
Solicitar elaboracin de circular o
carta de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Elaboracin de circular o carta de
cobro
Director de
Cartera
Comercial X
6 Recibir documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
7 Desplazarse a la oficina del cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
8
Recordar al cliente monto, fecha en
que debi pagar y das de mora
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial

X




9
Entregar al cliente documento de
cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
10
Revisar con el cliente el saldo
adeudado
Asesor
Comercial
Comercial X
11
Solicitar cancelacin del
compromiso
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
12
Hacer firmar al cliente copia del
documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial X
13 Fijar compromiso y fecha de pago
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial X
14
Entregar copia del documento
firmado a Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial X
335
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de
cartera.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.

5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera
apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementacin de las
estrategias que conlleven hacia la minimizacin de la cartera adeudada por los
clientes.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y
recaudo.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.

PUNTO FINAL: Confrontar la informacin actual con la anterior.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Listado de cartera vencida.

5.9 RIESGOS:

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Anotacin de las observaciones.
Verificacin de la informacin.

5.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO
Y RECAUDO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Reunin de cartera y comercial
Director de
Cartera
Comercial X
2
Recibir informacin del avance de cobro
y recaudo
Director de
Cartera
Comercial X
3
Preguntar y recibir las observaciones
del Asesor Comercial
Director de
Cartera
Comercial X
4
Confrontar la informacin actual con la
anterior
Director de
Cartera
Comercial X
336
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.

6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.

6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efecta
cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contradas con la empresa,
para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de consignacin.

PUNTO FINAL: Elaboracin de recibo de caja.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.

6.9 RIESGOS:
Cantidades faltantes por ajustar.
Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.

6.11 OBSERVACIONES.




337


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir copia de consignacin
Director de
Cartera

Comercial

X
2
Establecer a que cliente
corresponde
Director de
Cartera

Comercial

X
3
Diligenciar planilla de
consignaciones
Director de
Cartera

Comercial

X
4
Consultar consignaciones de los
clientes en los bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Confrontar la informacin de planilla
de consignaciones y bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Ingresar todas las consignaciones al
sistema
Cajera Comercial X
7
Aplicar la consignacin a la factura
del cliente
Director de
Cartera o
Auxiliar
Contable
Comercial o
Contabilidad
X
8
Elaborar recibo de caja para
cancelar la factura
Cajera Comercial X
338

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin de consignaciones locales y
nacionales de los clientes.

7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisin de las consignaciones locales y nacionales
proporciona informacin sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa
por concepto de pagos efectuados por los clientes.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el
pago o abono de su deuda.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.

PUNTO FINAL: Ajustes a la informacin.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.

7.9 RIESGOS:
Desconocimiento de cliente que realiz consignacin.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
Comunicacin con Asesores Comerciales y clientes.

7.11 OBSERVACIONES.







339



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


REVISIN DE CONSIGNACIONES
LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consulta de saldos en bancos
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
2
Consultar las consignaciones
realizadas a favor de la empresa
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
3
Establecer en que ciudad se realiz
la consignacin
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
4
Recibir del Director de Cartera la
Planilla de consignaciones
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
5
Confrontar la informacin de planilla
de consignaciones con la obtenida
de los bancos y marcar o sealar la
existente
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
6
Tratar de establecer, en lo posible,
a que cliente pertenece la
consignacin si se desconoce
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
7
Consultar con Vendedores y/o
Director de Cartera las
consignaciones que no aparecen en
la planilla, informndoles el valor
consignado y el banco o dirigir
carta al banco solicitando copia de
la consignacin
Auxiliar
Contable

Contabilidad

X
8
Elaborar recibo de Caja y enviar
para anticipo de clientes, si no ha
sido posible establecer a quien
pertenece el dinero
Cajera Comercial X
9
Anotar la informacin en la planilla
de consignaciones
Auxiliar
Contable

Contabilidad


340

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de listados de cartera.

8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera.

8.5 GENERALIDADES: la generacin de listados de cartera facilita el contar con
informacin impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder disear y
plantear las acciones a seguir para su recuperacin.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de solicitud de informacin o actividad propia
del cargo.

PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona
solicitante o a Asesores Comerciales.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Estado de cuenta.
Circularizaciones.
Libros Auxiliares.
Relacin de recaudos.
Otros.

8.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los datos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.

8.11 OBSERVACIONES.





341


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




GENERACIN DE LISTADOS DE
CARTERA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir solicitud de la informacin
y/o hacerlo cuando el desempeo
del cargo lo exija
Director de
Cartera

Comercial

X
2
Ingresar al sistema y consultar la
informacin
Director de
Cartera

Comercial

X
3
Filtrar la informacin segn el
listado requerido:
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
otros
Director de
Cartera

Comercial

X
4 Imprimir documentos o listados
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
entregar o enviar documentos o
listados a la persona solicitante o a
Asesores Comerciales
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
342

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercanca.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercanca a los clientes

1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercanca a los clientes se
realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Factura.
Planilla de horario.

1.7 RIESGOS:
No poder establecer la ubicacin del cliente.
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin y transporte.
Devolucin o no aceptacin de la mercanca por parte del cliente.
Retrasos en la entrega.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los costos de compras.
Verificacin de precio de negociacin con proveedor.
Proveedores certificados.
Revisin de las facturas y mercanca comprada.




343


DESCRIPCIN DEL PROCESO

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Programacin del cargue de los
vehculos y de la ruta de entrega
Bodega Jefe de Bodega
2
Recepcin de facturas y/o
remisiones a despachar
Bodega Auxiliar de Bodega
3 Planeacin del cargue del vehculo Bodega Auxiliar de Bodega
4 Alistar la mercanca a despachar Bodega Auxiliar de Bodega
5
Cargar la mercanca al vehculo de
la empresa o del cliente
Bodega Auxiliar de Bodega
6
Verificacin del cargue de los
vehculos y autorizacin de salida
Bodega
Asistente Jefe de
Bodega
7 Transporte de la mercanca Bodega Conductor
8
Descargar mercanca en obra o
ferretera
Bodega Auxiliar de Bodega
9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega
344

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del cargue de los vehculos y de
la ruta de entrega.

1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas establecidas en la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercanca a los clientes
estableciendo la ruta de entrega.

1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehculos estableciendo
adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y
garantizar la entrega de la mercanca en buen estado y de manera oportuna.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a
realizar.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, formatos de pedido o remisiones.

PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la
mercanca.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de horario.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de la ruta de entrega de la mercanca.
Sobrepeso de los vehculos.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:


1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programacin de la ruta por desconocimiento de la ubicacin de los
clientes causa demoras en la entrega y prdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehculos puede ocasionar prdidas econmicas por
deterioro o dao de la mercanca y gastos por sanciones de trnsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la prdida parcial o
total de los productos.


345


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.









PROGRAMACIN DEL CARGUE DE
LOS VEHCULOS Y DE LA RUTA DE
ENTREGA.
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir las facturas, formato de
pedido o remisiones
Jefe de Bodega Bodega X

2
Consultar la informacin contenida
en el documento
Jefe de Bodega Bodega X

3 Analizar la informacin Jefe de Bodega Bodega X

4
Identificar y ubicar las obras o
direcciones de los clientes
Jefe de Bodega Bodega X

5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X

6
Conocer la carga en peso y volumen
que puede transportar cada vehculo
Jefe de Bodega Bodega X

7
Priorizar la entrega de la mercanca
segn el material, tipo de producto,
tamao de los artculos, volumen de
compra, requerimientos del cliente,
facilidad, ubicacin, etc.
Jefe de Bodega Bodega X

8
Diligenciar Planilla de Horario
anotando e indicando el orden de
las entregas a realizar
Jefe de Bodega Bodega X

9
Entregar la Planilla de Horario a
Conductores
Jefe de Bodega Bodega X

10
Consultar la ruta con los
conductores
Jefe de Bodega Bodega X

11
Recibir observaciones de los
conductores y realizar ajustes a la
ruta si es necesario
Jefe de Bodega Bodega X

12
Entregar las facturas a los Auxiliares
de Bodega en el orden de entrega
de la mercanca
Jefe de Bodega
o Auxiliar
(Asistente) de
Jefe de Bodega
Bodega X

346
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas y/o remisiones para
despacho.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.

2.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas es el primer paso para
determinar que mercanca sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de
los vehculos tanto de la empresa como del cliente.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercanca a despachar y
ubicacin de los productos.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programacin y ejecucin de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercanca.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.

2.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

2.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECEPCIN DE FACTURAS Y
REMISIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X
2
Consultar la informacin contenida
en el documento
Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Analizar la informacin Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X
5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X
347
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeacin de cargue y distribucin de los
productos en los vehculos.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehculo.

3.5 GENERALIDADES: La planeacin del cargue de los vehculos permite establecer
como debe cargarse el vehculo de acuerdo a los productos y ubicacin del cliente,
de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la
entrega.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores
beneficios para la empresa.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.

PUNTO FINAL: seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.

3.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
3.11 OBSERVACIONES.















348



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO




Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.














PLANEACIN DEL CARGUE Y
DISTRIBUCIN DE LOS PRODUCTOS
EN LOS VEHCULOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar las facturas o remisiones
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
2
Determinar productos y cantidades a
despachar
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
3
Tener presente el volumen, calidad,
fragilidad o resistencia de la
mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
4
Programar el cargue del vehculo de
la empresa en el orden contrario en
el que fueron entregados las
facturas o remisiones
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
5
Idear la distribucin de la mercanca
en el planchn del vehculo.
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
6
Establecer contacto con el cliente
para programar el cargue de su
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
7
Establecer ubicacin de los
productos en la bodega de la
empresa
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
349

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercanca a despachar.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
4.4 OBJETIVO: Preparar la mercanca que debe ser entregada.

4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercanca a despachar permite seleccionar los
productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares
ms prximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, as como
si deben llevarse a otra de las bodegas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehculo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.

PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehculos de la
empresa o del cliente.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.

4.9 RIESGOS:
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
Avera o deterioro de la mercanca.
Error en el corte o pesaje de los productos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de los productos seleccionados y preparados para su cargue al
vehculo.

4.11 OBSERVACIONES.




350


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



ALISTAR LA MERCANCA A
DESPACHAR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Ubicar productos en bodega y
seleccionarlos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

2
Verificacin de los productos
seleccionados
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

3
Tomar producto de su sitio de
almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

4
Establecer si el producto debe ser
cortado, pesado o mejorar su
ubicacin
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

CORTE

5
Consultar dimensin requerida para
el producto
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

6 Buscar herramienta
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

7 Realizar corte
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

PESAJE

8 Colocar en bscula
Auxiliar de
Bodega
Bodega X



9 Determinar peso
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

10 Adjuntar tiquete de peso al producto
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

MEJORAR UBICACIN

11 Transportarlo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

12
Ubicarlo en un lugar ms prximo a
la salida de su sitio de
almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

13 Productos listos para el cargue
Auxiliar de
Bodega
Bodega X

351

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercanca al vehculo de la
empresa o del cliente.

5.2 MARCO NORMATIVO

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

5.4 OBJETIVO: Cargar la mercanca a despachar o entregar al vehculo de la
empresa o del cliente.

5.5 GENERALIDADES: La mercanca a entregar a los clientes se carga en los
vehculos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las
facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretera y de forma completa
para garantizar que toda la mercanca enviada a un mismo cliente se encuentre
conjunta. El cargue al vehculo del cliente sugiere la entrega de la mercanca al
cliente y la disposicin en el automotor del mismo.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculos cargados con la mercanca a entregar.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.

PUNTO FINAL: Solicitud de verificacin de la mercanca cargada y
autorizacin de salida del vehculo.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.

5.9 RIESGOS:
Prdida de la mercanca.
Avera o deterioro de los productos.
Sobrantes o faltantes de mercanca.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la referencia de los productos a cargar.
Verificacin del cargue de la mercanca para autorizacin de salida de los
vehculos.

5.11 OBSERVACIONES.




352


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CARGAR LA MERCANCA AL
VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Ubicar los productos a cargar al
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
2
Verificar la referencia de los
productos y la cantidad
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
3
Asegurarse de que el producto sea
el correcto
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
4 Tomar y levantar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
5 Ir contando los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
6
Marcar con pintura los productos
que lo requieran
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
7
Transportar los productos hasta el
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
8
Ubicar o arrumar los productos en el
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
9
Establecer cuanta de productos
cargados
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
10
Consultar facturas o remisiones para
verificar productos y cantidades
cargadas
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
11
Establecer el cargue completo y
adecuado de los vehculos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
12
Solicitar la verificacin de la
mercanca cargada y autorizacin
de salida del vehculo a Asistente de
Jefe de Bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
353

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin del cargue y autorizacin de
salida de los vehculos.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.

6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehculos.

6.5 GENERALIDADES: La verificacin de la mercanca y autorizacin de salida
involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehculos y la
confirmacin de la correspondencia de referencias y cantidades.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorizacin de salida de los vehculos.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.

PUNTO FINAL: Autorizacin de salida de los vehculos.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.

6.9 RIESGOS:
Otorgar autorizacin de salida a vehculo con equivocacin en la referencia de
los productos.
Faltantes o sobrante de mercanca por inadecuado conteo de la productos
cargados.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y conteo de la mercanca cargada a los vehculos.
Autorizacin de salida de los vehculos.

6.11 OBSERVACIONES.




354


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECEPCIN DE FACTURAS Y
REMISIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Consultar facturas o remisiones
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
2
Contar los productos cargados al
camin
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
3
Ir marcando con pintura los
productos contados
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
4
Confrontar informacin del conteo
con la registrada en las facturas o
remisiones
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
5
Detectar errores o equivocaciones
e indicar correctivos
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X

ERROR DE REFERENCIA DE LOS
PRODUCTOS

6 Descargar los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
7
Cambiar los productos errneos
por los correctos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
8
Cargar los productos correctos al
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
FALTANTES
9 Establecer la cantidad
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
10
Cargar productos faltantes al
camin
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
SOBRANTES
11 Establecer la cantidad
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
12
Bajar la mercanca e ingresarla a
bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
13
Autorizar salida para vehculo con
productos y cantidades correctas
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega X
355

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercanca.

7.2 MARCO NORMATIVO.

7.3 RESPONSABLE: Conductor.

7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercanca desde la bodega de la empresa hasta la obra,
ferretera o lugar indicado por el cliente.

7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercanca comprende desde el instante en
que vehculo inicia su trnsito desde la bodega de la empresa hasta el momento
en que el vehculo llega al sitio indicado de entrega de la mercanca.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculo con la mercanca estacionado en el sitio
de entrega.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.

PUNTO FINAL: Estacionar vehculo en el lugar.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de horario.
Facturas y remisiones.

7.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
No encontrar el sitio de entrega.
Prdida de los productos.
Deterioro o avera de la mercanca.


7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la Planilla de Horario.
Verificacin de las entregas realizadas.

7.11 OBSERVACIONES.



356



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




















TRANSPORTE DE LA MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir las facturas o remisiones y
Planilla de Horario con la ruta de las
entregas a realizar
Conductor

Bodega

X

2
Consultar la informacin contenida
en la Planilla
Conductor Bodega X
3 Establecer direccin de entrega Conductor Bodega X
4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
5 Buscar direccin Conductor Bodega X
SI NO SE UBICA LA DIRECCIN
6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X
7 Corroborar direccin Conductor Bodega X
8
Recibir indicaciones o regresar a la
empresa
Conductor Bodega X

SI SE ENCUENTRA LA
DIRECCIN

9 Estacionar vehculo en el lugar Conductor Bodega X
357

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercanca en obra o ferretera.

8.2 MARCO NORMATIVO

8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehculo).

8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercanca en el sitio indicado por el cliente.

8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercanca involucra el desarrumar
los productos del vehculo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercanca.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercanca.

PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisin al cliente.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de Horario.

8.9 RIESGOS:
Retrazo en las entregas.
Prdida o deterioro de la mercanca.
Accidentes en la manipulacin de la mercanca durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
Ubicacin de productos en un nivel diferente al primer piso.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y conteo de la mercanca descargada de los vehculos.
Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho
con la mercanca recibida.

8.11 OBSERVACIONES.




358

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.






DESCARGUE DE LA MERCANCA EN
OBRA O FERRETERA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Establecer contacto con el cliente
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
2
Esperar autorizacin del cliente para
descargar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
3
Preguntar o establecer sitio de
almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
4 Consultar factura o remisin
Conductor
y/o Auxiliar de
Bodega
Bodega X
5
Seleccionar del vehculo los
productos del cliente
Conductor
y/o Auxiliar de
Bodega
Bodega X
6
Desarrumar la mercanca del
vehculo
Conductor Bodega X
7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X
8 Bajar los productos del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
9
Levantar o recibir y sujetar los
productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
10
Ingresar la mercanca a la obra o
ferretera
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
11
Descargar los productos en el sitio
indicado por el cliente
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
12
Acomodar los productos en
estantes, burros o arrumes
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
13
Ir contando los productos
descargados
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega

X


14
Establecer cuanta de productos
descargados
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
15
Proceder a entregar factura o
remisin al cliente cuando se hayan
descargado todos los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
359

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.

9.2 MARCO NORMATIVO.

9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.

9.4 OBJETIVO: Entregar documentacin de respaldo que garantiza al cliente como
propietario de la mercanca.

9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de
entrega de la mercanca y es en este momento donde el cliente procede a firmar la
factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones
y notas pertinentes.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepcin de la mercanca.

PUNTO FINAL: Recepcin de la factura firmada y anotaciones en la
Planilla de horario.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Planilla de Horario.
Copia de la factura.

9.9 RIESGOS:
Prdida de las facturas o remisiones.
Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la Planilla de Horario.
Firma de la factura.

9.11 OBSERVACIONES.





360



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Reestablecer contacto con el cliente
o persona responsable de la
recepcin de la mercanca
Conductor Bodega X
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
3
Hacer firmar copia de la factura al
cliente
Conductor Bodega X
4
Recibir notas u observaciones por
parte del cliente
Conductor Bodega X
5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X
6
Diligenciar y anotar observaciones
en la Planilla de Horario
Conductor Bodega X
361

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolucin en ventas.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitacin de mercanca devuelta.

1.4 GENERALIDADES: La devolucin en ventas permite conocer las razones que
para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten
hacia la minimizacin de su frecuencia.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin de acciones para ejecutar el trmite
de devolucin.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.
Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.

1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Ingreso de la informacin al sistema.



DESCRIPCIN DEL PROCESO

DEVOLUCIN EN VENTAS
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Gestin de devolucin de
mercanca
Bodega Jefe de Bodega
362

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin Devolucin de mercanca.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercanca devuelta por los
clientes.

1.5 GENERALIDADES: La devolucin de mercanca se presenta por diversos factores
entre los que se destacan la no recepcin por parte del cliente, sobrantes de obras
o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide
si es factible o no recibir de nuevo la mercanca antes egresada de las bodegas o
sin despachar.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin de devolucin de mercanca por
parte del cliente.

PUNTO FINAL: Registrar en el software la observacin de la razn de la
devolucin.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas o remisiones.
Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.

1.9 RIESGOS:
Aumento injustificado de las devoluciones.
Mercanca averiada.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.

1.11 OBSERVACIONES.


363
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

GESTIN DEVOLUCIN DE
MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin de devolucin
de mercanca por parte del cliente
Jefe de Bodega Bodega X
2
Establecer si la mercanca fue
despachada
Jefe de Bodega Bodega X
3
Programar recogida de la mercanca
despachada
Jefe de Bodega Bodega X
MERCANCA NO DESPACHADA
4
Recibir factura con observacin del
Asesor Comercial de error o
decisin de no compra por parte del
cliente
Jefe de Bodega Bodega X
5
Diligenciar formato de devolucin de
mercanca
Jefe de Bodega Bodega X
6
Radicar en el formato de relacin
devolucin en ventas : fecha, #
factura, cliente, descripcin del
material, cantidad, observacin
(firma del vendedor)
Jefe de Bodega Bodega X
7
Autorizar mediante firma,
garantizando que la mercanca no
ha salido de bodega
Jefe de Bodega Bodega X
MERCANCA DESPACHADA
Recoger mercanca
8
Recibir orden de recoger mercanca
en obra o ferretera
Conductor Bodega X
9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
10 Revisar el estado de los productos
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
11 Cargar los productos al vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
12 Diligenciar formato de devolucin Conductor Bodega X
13
Transportar los productos a la
empresa
Conductor Bodega X
14
Recibir del Conductor o Auxiliar de
Bodega asignado al vehculo el
formato de devolucin
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
15 Descargar la mercanca del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
364





Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
Mercanca trada por el cliente
16
Diligenciar formato de devolucin de
mercanca
Jefe de Bodega Bodega X
17
Recibir la mercanca directamente o
realizar ingreso por bodega
Jefe de Bodega Bodega X
18 X
19 Verificar el estado de los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
20
Ubicar o almacenar los productos en
bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
21 Contar la mercanca ingresada
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
22
Firmar y entregar formato de
devolucin al personal del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
23
Informar al Jefe de Bodega y
entregar formato de devolucin
Conductor Bodega X
24
Revisar informacin contenida en la
devolucin y firma de quien recibi
en bodega
Jefe de Bodega Bodega X
25
Buscar copia de la factura a la que
debe realizarse la nota
Jefe de Bodega Bodega X
26
Diligenciar el formato de devolucin
en ventas: cdigo, descripcin del
material, cantidad, valor unitario,
valor total
Jefe de Bodega Bodega X
27
Establecer comunicacin con el
cliente para confirmar motivo de la
devolucin
Jefe de Bodega Bodega X
28
Radicar en el formato de relacin
devolucin en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripcin del
material, cantidad, observacin
(firma del vendedor)
Jefe de Bodega Bodega X
29
Entregar factura y formato de
devolucin a Director de Cartera
Jefe de Bodega Bodega X
30
Recibir factura y formato de
devolucin
Director de
Cartera
Comercial X
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
365





Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).





















D S M O
31
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolucin
bien diligenciado y con la firma del
Jefe de Bodega o de quien recibi la
mercanca (si fue despachada)
Director de
Cartera
Comercial X
32 Firmar formato de devolucin
Director de
Cartera
Comercial X
33
Solicitar elaboracin de la nota de
devolucin a Auxiliar de Inventario
Director de
Cartera
Comercial X
34
Elaborar la nota de devolucin de
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
35 Revisar la nota de devolucin
Director de
Cartera
Comercial X
36
Ratificar el ingreso de la devolucin
al sistema
Director de
Cartera
Comercial X
37
Adicionar observacin de la razn
de la devolucin
Director de
Cartera
Comercial X
366

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crdito a clientes

1.2 AREA TITULAR: Cartera.

1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crdito a los clientes y determinar la
conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.

1.4 GENERALIDADES: El servicio de crdito a clientes permite ofrecer a los clientes
la posibilidad de solicitar la mercanca necesitada en el momento y efectuar la
cancelacin de la misma en un periodo de tiempo posterior.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos
con la empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:


1.7 RIESGOS:
Otorgar crdito a personas que no cuenten con el respaldo econmico y
financiero.
Prdidas de dinero.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Estudio de crdito.
Seguimiento al comportamiento de y uso del crdito.
Control en cupo y mora.



DESCRIPCIN DEL PROCESO

CRDITO A CLIENTES
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Solicitar y recibir documentacin
para crdito
Administrativa Director de Cartera
2 Estudio de crdito Administrativa Director de Cartera
3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera

367

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentacin para crdito.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

1.4 OBJETIVO: Recibir la documentacin del cliente para realizar el respectivo
estudio de crdito.

1.5 GENERALIDADES: La documentacin requerida para estudiar la aprobacin del
servicio de crdito a clientes permite efectuar el anlisis de la factibilidad de
ofrecer este servicio al cliente.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin completa de los documentos
requeridos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.

PUNTO FINAL: Recibir la documentacin.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Fotocopia de cdula del representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado de ingresos y retenciones
PyG
Referencias Comerciales
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos tres (3) meses

1.9 RIESGOS:
Iniciar el estudio de crdito sin la recepcin de la documentacin completa.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos.

1.11 OBSERVACIONES.





368



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SOLICITAR Y RECIBIR
DOCUMENTACIN PARA EL
CRDITO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Informar al cliente del servicio
ofrecido para la empresa
Asesor
Comercial
Comercial


X
2
Consultar al cliente si le interesa
acceder a este servicio
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Indicar al cliente las acciones a
seguir
Asesor
Comercial
Comercial X
4
Entregar formato de solicitud de
crdito y carta de instrucciones
Asesor
Comercial
Comercial X
5
Recibir la documentacin del cliente
o indicarle a que persona debe
hacer llegar la documentacin a
Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial X
6
Hacer llegar la documentacin a
Director de Cartera
Asesor
Comercial y/o
clientes
Comercial X
7 Recibir la documentacin
Director de
Cartera
Comercial X
369

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crdito.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobacin
del servicio de crdito.

2.5 GENERALIDADES: El estudio de crdito permite conocer si el cliente aspirante al
servicio cuenta con el respaldo econmico y la seriedad necesaria para acceder a
este.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la informacin de respaldo del cliente y
establecer su veracidad.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentacin del cliente.

PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobacin o negacin del
crdito al cliente.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:


2.9 RIESGOS:
Aprobar crdito sin contar con la documentacin completa.
Informacin ficticia del cliente.
Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin del cliente.

2.11 OBSERVACIONES.





370



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

























ESTUDIO DE CRDITO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir documentacin del cliente
Director de
Cartera
Comercial X
2
Confirmar informacin y referencias
comerciales
Director de
Cartera
Comercial X
3 Revisar informacin financiera
Director de
Cartera
Comercial X
4
Establecer si realmente cuenta con
el respaldo econmico
Director de
Cartera
Comercial X
5 Determinar capacidad de pago
Director de
Cartera
Comercial X
6 Aprobar o negar el crdito
Director de
Cartera
Comercial X
7
Para crdito aprobado establecer
cupo y tiempo de pago y crear
cliente
Director de
Cartera
Comercial X
8
Informar a Asesor Comercial la
aprobacin o negacin del crdito al
cliente
Director de
Cartera
Comercial


X
371
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la informacin
correspondiente a este y activarlo en le sistema.

3.5 GENERALIDADES: La creacin del cliente en la base de datos permite realizar el
seguimiento del cliente y facilita la consulta de la informacin de la cartera del
mismo.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adicin del cliente a la base de datos de la
empresa.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creacin del cliente en el
sistema.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de la Base de datos.

3.9 RIESGOS:
Errores de ingreso de datos del cliente.
Equivocacin en la correlacin del cliente con el Asesor Comercial.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.

3.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CREAR CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
2
Diligenciar formato de la base de
datos
Director de Cartera Comercial X
3
Adicionar informacin del cliente y
Asesor Comercial
Director de Cartera Comercial X
4
Grabar y guardar la informacin en
la base de datos
Director de Cartera Comercial X
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
6 Informar a Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X
372
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercanca y contar con la
informacin de la mercanca existente en bodega.

1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los
productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la
informacin necesaria para la realizacin de pedidos a proveedores y garantizando
la existencia de productos en todo momento.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la informacin de las cantidades
existentes en bodega.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Ajustes de inventario.

1.7 RIESGOS:
Prdidas de material.
Desactualizacin de los stocks de mercanca.
Deterioro de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin ingreso de la mercanca.
Revisin facturas o remisiones y notas.
Revisin cuaderno de entrada de mercanca.
Inventario aleatorio o general.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Elaboracin y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario
2 Codificacin de productos Comercial Director de Cartera
3
Inventario fsico de los productos
de bodega
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
4 Facturacin de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario
5 Traslado de mercanca Comercial Auxiliar de Inventario
6 Liquidacin de fletes Comercial Auxiliar de Inventario


373
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin y entrega de notas.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolucin de mercanca,
mayor o menor valor cobrado.

1.5 GENERALIDADES: La elaboracin y entrega de notas permite tramitar con
clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y
proveedores.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y peticin de la elaboracin de la
misma.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Notas.

1.9 RIESGOS:
No entrega de la nota a clientes o proveedores.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin del diligenciamiento de la nota.
Autorizacin y aprobacin de la nota.
Seguimiento de entrega de las notas.

1.11 OBSERVACIONES.




374
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

ELABORACIN Y ENTREGA DE
NOTAS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin y peticin de
elaboracin de nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2
Determinar tipo de nota a elaborar
(devolucin de mercanca, faltantes,
mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3 Sistematizar nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4 Imprimir nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5 Revisar diligenciamiento de la nota
Director de
Cartera
Comercial X
6 Aprobacin de la nota
Director de
Cartera
Comercial X
7
Seleccionar notas para proveedores
y clientes
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
PROVEEDORES
8 Enviar la nota va fax
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9 Confirmar la recepcin de la nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10 Recibir respuesta del proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11 Realizar el ajuste necesario
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
12
Entregar copia de la nota a
contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X
CLIENTES
14
Clasificar las notas de los clientes
por ubicacin geogrfica
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
15
Entregar la de los clientes de la
ciudad a Mensajero y las dems a
Director de cartera
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
16
Diligenciar formato de entrega de
nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
17
Realizar seguimiento de entrega de
la nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial
18 Archivar copia de la nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
375


HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario fsico de los productos de bodega.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la
bodega.

2.5 GENERALIDADES: El inventario fsico aleatorio o general de los productos
permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la
bodega de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de las cantidades existentes del
producto(s).
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.

PUNTO FINAL: Elaboracin de informe de productos y cantidades
almacenadas en bodega.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Informe de productos y cantidades existentes en bodega.

2.9 RIESGOS:
Errores en el conteo.
Equivocaciones en los ajustes al inventario.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema y la contada
fsicamente.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.

2.11 OBSERVACIONES.




376




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.

INVENTARIO FSICO DE LOS
PRODUCTOS DE BODEGA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
PS SS O
1
Determinar tipo de inventario
general o aleatorio
Director de
Cartera
Comercial X X
2
Programar inventario (ocasional,
mitad o final de ao)
Director de
Cartera
Comercial X X X
GENERAL
3
Programar inventario para fin de
ao
Director de
Cartera
Comercial X
4
Informar al personal de la empresa
la fecha del inventario
Director de
Cartera
Comercial X
5
Listar todos los productos
almacenados en bodega
Director de
Cartera
Comercial X
6 Asignar productos al personal
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7 Recibir el listado de los productos
Director de
Cartera
Comercial X
ALGUNOS PRODUCTOS
3
Ocasional o programar para mitad
de ao
Director de
Cartera
Comercial X X
4 Seleccionar producto(s)
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X X
5 Listar productos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X X
6 Escoger la persona o personas
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X X
7
Recibir anotacin del producto(s) a
inventariar
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
X X
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
PS SS O
377





Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
8 Ubicar productos en bodega
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
X X X
9
Contar o pesar uno a uno la
cantidad existente del producto
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
X X X
10
Establecer la cantidad total
almacenada en bodega
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
X X X
11
Relacionar en el listado del producto
la cantidad total existente en
bodega
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
X X X
12
Cargar al sistema la informacin
recopilada
Auxiliar de
Inventario
Comercial X X X
13
Comparar datos recopilados con los
registrados en el sistema y las
entradas de almacn
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X X X
14
Ante la existencia de diferencias,
calcular la cantidad.
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X X X
15 Analizar la razn de las diferencias
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X X X
16
Realizar los ajustes al inventario si
se trata del inventario de fin de ao
previa autorizacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
17
Elaborar informe de los productos y
cantidades existente en bodega
Auxiliar de
Inventario
Comercial X X X
18
Presentar informe de los productos
almacenados en bodega
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X X X
378

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificacin de productos.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

3.4 OBJETIVO: Asignar un cdigo de identificacin interna a los diferentes tems
comercializados por la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La codificacin de los productos permite el manejo y la
identificacin interna de los diferentes artculos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignacin de un cdigo nico de identificacin de
cada artculo.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin y/o conocer la incorporacin de un
nuevo producto.

PUNTO FINAL: Informar el cdigo del producto a las dems sucursales.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de codificacin de tem.

3.9 RIESGOS:
Asignacin de cdigo preexistente a nuevo producto.
Duplicidad de cdigo para producto.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin del cdigo asignado automticamente por el sistema.
Comprobar la no existencia del cdigo.

3.11 OBSERVACIONES.





379



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.













CODIFICACIN DE PRODUCTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir peticin y/o conocer
incorporacin de nuevo producto
Director de
Cartera
Comercial X
2
Establecer informacin y
especificaciones del nuevo producto
Director de
Cartera
Comercial X
3 Ingresar al software
Director de
Cartera
Comercial X
4 Digitar la informacin del producto
Director de
Cartera
Comercial X
5
Asignacin automtica cdigo al
producto
Director de
Cartera
Comercial X
6
Verificar la no existencia del cdigo
asignado en el sistema
Director de
Cartera
Comercial X
7
Generar nuevo cdigo ante cdigo
preexistente
Director de
Cartera
Comercial X
8
Diligenciar formato del sistema para
codificacin de tem
Director de
Cartera
Comercial X
9 Grabar informacin
Director de
Cartera
Comercial X
10 Copiar informacin en Excel
Director de
Cartera
Comercial X
11 Imprimir informacin del producto
Director de
Cartera
Comercial X
12
Informar cdigo del producto y
enviar documento de soporte a las
dems sucursales
Director de
Cartera
Comercial X
380

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin de remisiones.

4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.

4.5 GENERALIDADES: La facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los
productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan
sido facturadas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturacin de las remisiones.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.

PUNTO FINAL: Archivar los documentos.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Listado de remisiones.

4.9 RIESGOS:
Prdida de remisin.
No facturacin de alguna remisin.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la facturacin de las remisiones.
Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.

4.11 OBSERVACIONES.





381




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.












FACTURACIN DE REMISIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir la factura enviada por el
proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2
Verificar la existencia de la remisin
en el cuaderno de remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3 Numerar la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Relacionar la facturacin de la
remisin en el cuaderno de
remisiones en la casilla respectiva
(# factura)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5
Revisar y subrayar la facturacin de
la remisin en el cuaderno de
remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6 Sumar y totalizar las remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7 Verificar el total de las remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Entregar informe del valor total y
listado de remisiones del da a
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
9 Archivar documentos.
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
382

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercanca.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercanca desde otras sucursales.

5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercanca desde otras sucursales permite
ofrecer disponibilidad de la mercanca al cliente.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercanca y entrega al cliente.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercanca.

PUNTO FINAL: Contabilizacin del traslado de mercanca.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de traslado de mercanca.
Factura.

5.9 RIESGOS:
Prdida, avera o deterioro de la mercanca durante el transporte.
No recepcin por parte del cliente.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Sistematizacin del traslado de la mercanca.
Facturacin.
Seguimiento de entrega de las notas.

5.11 OBSERVACIONES.





383



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
TRASLADO DE MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Diligenciar formato de traslado de
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial

X
2
Establecer comunicacin con la
sucursal
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3 Solicitar traslado de la mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Recibir mercanca en bodega o
enviarla directamente al cliente
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5
Ingresar mercanca al sistema por la
opcin de traslado
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6
Efectuar facturacin de la
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Archivar una copia de la factura,
entregar dos copias a Cartera y una
a Contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Recibir informacin y copia del
traslado efectuado
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9
Contabilizar el traslado de
mercanca
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Comunicar a la sucursal respectiva
el movimiento contable realizado
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
384

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin fletes de mercanca.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidacin y pago de los fletes generados por el
transporte de la mercanca.

6.5 GENERALIDADES: La liquidacin y pago de fletes a los transportadores de
mercanca se realiza una vez la mercanca se encuentre almacenada en bodega.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de los fletes.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de mercanca ingresada a
bodega.

PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar
copia a caja.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de liquidacin del flete.
Comprobante de egreso.

6.9 RIESGOS:
Errores del clculo del valor a liquidar.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de aplicacin de la tarifa del flete y retenciones.
Autorizacin y aprobacin de la liquidacin del flete.
Archivo de los documentos.

6.11 OBSERVACIONES.





385
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

LIQUIDACIN FLETES DE
MERCANCA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin del descargue e
ingreso de la mercanca a bodega
Auxiliar de
Inventario
Comercial

X
2
Efectuar los clculos respectivos
para determinar costos
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3
Calcular la tarifa por peso o
unidades totales
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Diligenciar formato del sistema para
liquidacin de fletes adicionando:
nombre completo del transportador,
direccin, telfono, ciudad, valor.
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5
Hacer retencin del 1% para
rgimen simplificado
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6 Imprimir formato de liquidacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Solicitar revisin del formato a
Director de Cartera
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Recibir formato y revisar aplicacin
de la tarifa
Director de
Cartera
Comercial X
9
Autorizar liquidacin del flete
mediante firma o solicitar las
correcciones necesarias
Director de
Cartera
Comercial X
10
Corregir la liquidacin del flete si se
requiere
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11
Solicitar a Auxiliar General
elaboracin de comprobante de
egreso con copia
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
12
Elaborar comprobante de egreso
con los datos entregados por la
Auxiliar de Inventario
Auxiliar
General
Contabilidad X
13 Recibir el comprobante de egreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
14
Desplazarse a caja con el formato
de liquidacin del flete y
comprobante de egreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
15
Solicitar el dinero para el pago del
flete
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
16
Recibir el dinero y efectuar el pago
al transportador
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
17
Hacer firmar el comprobante de
egreso y la copia al conductor
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
18
Archivar comprobante de egreso y
enviar copia a caja
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
386

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.

1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Direccin Comercial y Cartera.

1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorizacin de documentos y acciones.

1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes
actividades que se realizan al interior de la compaa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.

1.7 RIESGOS:
Equivocacin en la aprobacin.
Prdidas econmicas y generacin de conflictos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la documentacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
Seguimiento.




387

DESCRIPCIN DEL PROCESO

AUTORIZACIONES
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Recepcin de documentos
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
2
Consulta del contenido del
documento
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
3 Clasificacin tipo de autorizacin
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
PEDIDO
4
Revisin diligenciamiento Formato
de Pedido
Administrativa
Subgerente, Director
Comercial
5
Revisin precio de venta y
descuentos otorgados al cliente
Administrativa
Subgerente, Director
Comercial
DEVOLUCIN
6
Revisin diligenciamiento Formato
de Devolucin
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
7
Analizar la informacin registrada
en el formato
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
8
Establecer o conocer motivo de la
devolucin
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
GASTO
9 Revisin concepto de gasto
Comercial
Director de Cartera
10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera
11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera
DESPACHO


12
Revisin diligenciamiento Formato
de Pedido
Comercial Director de Cartera
Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera
13 Analizar y estudiar factibilidad
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
14
Aprobar o no la peticin o
documento
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
15 Autorizar mediante firma
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
16 Devolucin de documentos
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera




388
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas establecidas en la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.

1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobacin o no.

1.5 GENERALIDADES. El anlisis de las acciones y documentos permite conocer los
factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la informacin y actividades
llevadas a cabo en la empresa.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos y/o consultas.

PUNTO FINAL: Devolucin de documentos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada interpretacin de la informacin.
Equivocacin en la aprobacin o negacin de la autorizacin.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la documentacin.
Consulta y verificacin de la informacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
1.11 OBSERVACIONES.

















389

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

AUTORIZACIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recepcin de documentos y/o
consulta
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial

X

2 Consulta del contenido documento
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
3
Revisin del diligenciamiento de los
documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
4 Anlisis de la informacin contenida
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
5
Clasificacin del concepto o tipo de
autorizacin
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
6 Establecer factibilidad
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
7 Tomar decisin
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
8 Aprobar o negar
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
9 Firmar documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
10 Devolucin de documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
X
390

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicacin con proveedores.

1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.

1.3 OBJETIVO: Mantener comunicacin constante con los proveedores de los
productos.

1.4 GENERALIDADES: La comunicacin permanente con los proveedores permite
estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitacin del
personal de ventas.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio comn.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:


1.7 RIESGOS:
Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un nico proveedor).

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:




DESCRIPCIN DEL PROCESO

COMUNICACIN CON PROVEEDORES
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Conocimiento de productos,
asesora y capacitacin equipo de
ventas
Administrativa Subgerente
2
Tramitar asesora muy
especializada para clientes
Administracin Subgerente

391

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesora y
capacitacin equipo de ventas.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
caractersticas y especificaciones tcnicas como herramienta fundamental en la
asesora correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.

1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en
una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el
producto(s) indicado ante su requerimiento.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las caractersticas y
especificaciones de los productos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.

PUNTO FINAL: Programacin de actividades conjuntas.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:


1.9 RIESGOS:
Desconocimiento de productos, sus caractersticas o especificaciones y
ventajas.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Programacin de capacitacin y actualizacin de informacin sobre productos.

1.11 OBSERVACIONES.





392





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS,
ASESORA Y CAPACITACIN
EQUIPO DE VENTA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar la lista de los productos
comercializados
Subgerente Administrativa X
2
Analizar el nivel de conocimiento de
los productos y sus especificaciones
Subgerente Administrativa X
3
Establecer requerimientos de
informacin
Subgerente Administrativa X
4
Asistir al lanzamiento de nuevos
productos
Subgerente Administrativa X
5
Solicitar mayor informacin de los
productos y/o actualizacin de la
informacin
Subgerente Administrativa X
6
Conocer las especificaciones de los
productos
Subgerente Administrativa X
7
Indagar sobre las ventajas del nuevo
producto
Subgerente Administrativa X
8
Verificar su diferenciacin de los
dems productos
Subgerente Administrativa


X
9
Mantener comunicacin con el
proveedor
Subgerente Administrativa X
10
Programar asesora y capacitacin
conjunta con el proveedor para el
equipo de ventas
Subgerente Administrativa X
393

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitacin de asesora muy especializada
para clientes.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

2.4 OBJETIVO: Tramitar asesoras para clientes.

2.5 GENERALIDADES: La tramitacin de asesora muy especializada para los
clientes permite mantener la comunicacin y trabajo conjunto con los proveedores
y de esta manera garantizar las satisfaccin de las necesidades de los clientes.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesora muy especializada para los clientes.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.

PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:


2.9 RIESGOS:
Falta de compromiso con la asesora por parte del proveedor.
No satisfaccin de los requerimientos del cliente.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Acompaamiento de la asesora.

2.11 OBSERVACIONES.





394



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



TRAMITACIN ASESORA MUY
ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Identificar necesidad del cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
2
Establecer contacto con el
proveedor
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
3
Informar al proveedor sobre los
requerimientos del cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
4
Conocer asignacin del asesor del
proveedor
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
5
Acompaar al cliente durante la
asesora
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
6
Establecer satisfaccin de las
necesidades del cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial

Administrativa

X
395

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin contable.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Manejar la informacin contable de la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La gestin contable brinda la informacin financiera que
permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al
conocimiento de datos reales a cerca de los recursos econmicos y los estados
financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o prdida
generada.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin financiera.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Informes.

1.7 RIESGOS:
Errores de registro de informacin.
Cuentas cruzadas.
Estados financieros falsos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro, revisin y verificacin de la informacin contable.



396




DESCRIPCIN DEL PROCESO

GESTIN CONTABLE
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
2 Registro de consignaciones Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
3 Cuadre y revisin de la caja Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
4
Registro de reembolso de caja
menor
Contabilidad Auxiliar Contable
5 Conciliacin bancaria Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
6
Revisar cuenta con clientes y
proveedores
Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
7
Revisin de la cartera de la
empresa
Contabilidad Auxiliar Contable
8
Cancelacin de anticipos de
clientes
Contabilidad Auxiliar Contable
9
Manejo de informacin contable y
general de las sucursales
Contabilidad Auxiliar Contable
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable
11
Documentacin e informes
requeridos por entidades estatales
Contabilidad Auxiliar Contable
397

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.

1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en
los diferentes bancos.

1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con
el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las
obligaciones contradas con proveedores y acreedores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de
dinero de la empresa en bancos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.

PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa
disponible en los bancos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Relacin de saldos de bancos y general.

1.9 RIESGOS:
Consulta por personal no autorizado.
Desconocimiento del saldo por problemas de comunicacin con los bancos.
Filtracin de la informacin.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Manejo de clave para acceder a la informacin.

1.11 OBSERVACIONES.


















398




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.


CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Establecer comunicacin con los
bancos va Internet o telefnica
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
2
Internet: Ingresar a la pgina Web del
banco y digitar la clave.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
3
Consultar las cuentas, movimientos y
saldo del da anterior.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
4
Asentar la informacin en el libro de
bancos de cada entidad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
5
Registrar consignaciones y cheques
girados en el libro de cada banco
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
6
Revisar y anotar el # de los cheques
para guardar consecutividad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
7
Totalizar el saldo de cada uno de los
bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
8
Consolidar el saldo de todos los
bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9
Relacionar los saldos de cada banco y
el general
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Informar a Gerente suma de dinero de
la empresa disponible en los bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
399

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Nmina.

2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.

2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las
mismas y respalda el manejo de la informacin de los bancos.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de consignacin realizada.

PUNTO FINAL: Revisin que la consignacin corresponda al banco donde
se enva.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de registro del software.

2.9 RIESGOS:
Consignacin faltante de registro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin del registro de las consignaciones.

2.11 OBSERVACIONES.






400





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.






















REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Verificar consignacin realizada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Sealar en el cuaderno de bancos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Registrar en el paquete contable
(software) el # de la cuenta y nombre
del cliente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Colocar a la consignacin sello de
contabilizado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Registrar con fecha de consignacin y
con fecha de registro en caja
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Archivar consignacin en la carpeta
del respectivo banco
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Revisar que la consignacin
corresponda al banco donde se enva
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
401

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisin de la caja.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

3.4 OBJETIVO: Verificacin y control de los cuadres de caja.

3.5 GENERALIDADES: La revisin y verificacin de los cuadres de caja permite
conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la informacin real
o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las
reportadas.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisin y cuadre de la caja.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).

PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la
informacin con contabilidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de cuadre de caja.

3.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
No determinacin de las razones de las diferencias encontradas.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.

3.11 OBSERVACIONES.





402

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir el formato de cuadre de caja
con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes de
egreso, gastos)
Auxiliar Contable Contabilidad X
2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
3
Verificar que las consignaciones
estn ingresadas en el cuaderno de
bancos y marcarlas para no
volverlas a ingresar
Auxiliar Contable Contabilidad X
4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X
5
Determinar cuales comprobantes de
egreso no estn registrados en el
sistema y cual fue la razn del pago
efectuado
Auxiliar Contable Contabilidad X
6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X
7
Determinar la necesidad de
reembolso
Auxiliar Contable Contabilidad X
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X
9
Pasar los gastos a nmina para que
efecte el registro de reembolso de
caja menor
Auxiliar Contable Contabilidad X
10 Archivar los dems documentos Auxiliar Contable Contabilidad X
11
Realizar los ajustes necesarios para
cuadrar la informacin con
contabilidad
Auxiliar Contable Contabilidad X
12
Realizar los ajustes necesarios para
cuadrar la informacin con
contabilidad
Auxiliar Contable Contabilidad X
13
Ingresar al software por paquete
comercial
Auxiliar Contable Contabilidad X
14
Hacer interfase de recibos de caja y
de ventas, para cuadrar la caja
Auxiliar Contable Contabilidad X
15
En el sistema por contabilidad, subir
las interfases
Auxiliar Contable Contabilidad X
16
Verificar que la caja fsicamente
coincida con el dato de contabilidad
del sistema
Auxiliar Contable Contabilidad X
17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
18
Pasar documento del cuadre a
Cajera
Auxiliar Contable Contabilidad X
403

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.

4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.

4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y
desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para
con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.

PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa
al sistema.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Nota de contabilidad de los gastos.

4.9 RIESGOS:
Registro de reembolso desfasado.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro del reembolso de dinero para caja menor.

4.11 OBSERVACIONES.





404

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

REGISTRO DE REEMBOLSO DE
CAJA MENOR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir comprobante de egreso,
facturas y formato de gasto
facilitados por caja
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Acumular los gastos diarios y sus
facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Revisar diligenciamiento y
autorizacin de los gastos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Elaborar nota de contabilidad e ir
registrando el total de los gastos del
da con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Ir adicionando a la nota los gastos
diarios e irlos sumando hasta que el
valor se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6 Imprimir la nota contable
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Elaborar comprobante de egreso
por el valor del costo del reembolso
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8
Revisar que el total de las facturas
por gastos sea igual al ingresado al
sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
9
Confrontar la informacin y realizar
las correcciones necesarias
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Adicionar el valor a la cuenta de
gastos asumidos cuando la factura
sea ingresada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11
Colocar sello de contabilizada a la
nota cuando sea ingresada al
sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
12 Pegar las facturas en hojas de block
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
13 Archivar nota con facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
14
Desembolsar dinero para caja
menor
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
15 Iniciar nueva nota de contabilidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
405

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacin bancaria.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.

5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.

5.5 GENERALIDADES: La conciliacin bancaria permite conocer el valor cobrado por
los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con
las cuentas de la empresa el mes anterior.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin o impresin de los extractos bancarios.

PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Extractos bancarios.
Formato de conciliacin bancaria.
Libro de bancos.

5.9 RIESGOS:
Inadecuado registro del valor de la consignacin.
Registro de la informacin en el libro de bancos equivocado.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y registro de la informacin.

5.11 OBSERVACIONES.





406
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

CONCILIACIN BANCARIA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir extracto del banco o
imprimirlo de la pgina Web de la
entidad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
2
Revisar los impuestos y comisiones
cobradas por los movimientos del
mes de cada banco.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
3
Registrar la informacin en formato
de Excel (predefinido)
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
4
Calcular uno a uno los tems para
cada banco y totalizarlos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
5
Elaborar nota de contabilidad con la
fecha del ltimo da del mes en
conciliacin
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
6 Registrar la nota
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
7
Imprimir borrador del libro de
bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
8
Comparar extracto del banco con la
informacin del libro impreso
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
9
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
10
Revisar consignaciones o cuentas
para encontrar el origen o causa de
la anomala, cuando la informacin
no coincida
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
11
Cuando la informacin no presente
inconsistencia: diligenciar formato
de conciliacin bancaria
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
12
Archivar conciliacin en la carpeta
del banco respectivo
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
13 Imprimir libro de bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
14 Archivar libro
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad X
407




HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.

6.5 GENERALIDADES: La revisin de las cuentas con los clientes y proveedores
permite establecer la cuanta adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes
necesarios.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin y ajuste de cuentas con clientes y
proveedores.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin o llamada de clientes o proveedores
solicitando informacin.

PUNTO FINAL: Informacin y Ajustes.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Relacin de pagos y cuanta adeuda.
Documento de informacin de la cuenta.

6.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.
Inconvenientes y generacin de conflictos.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro y verificacin de la informacin.

6.11 OBSERVACIONES.


408
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y
PROVEEDORES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
CLIENTES
1
Recibir peticin de informacin del
estado de la cuenta de un cliente
(Asesor Comercial o cliente)
Asesor
Comercial o
cliente
Comercial X
2
Recibir relacin de los clientes por
parte de los vendedores
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Ingresar al sistema y realizar la
consulta del cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4
Confrontar cuanta adeudada y
pagos realizados
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5 Establecer diferencias
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Cuadrar los pagos efectuados con
las facturas canceladas
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
7
Enviar al cliente la relacin y
explicacin por escrito de las
cuentas y pagos, indicando el saldo
adeudado o informar
telefnicamente
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
PROVEEDOR Contabilidad
8
Recibir llamada telefnica de
proveedores solicitando informacin
sobre facturas canceladas y la
fecha de pago
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9 Consultar los pagos realizados
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Imprimir informacin de la cuenta
cuando se trata de varias facturas
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
11
Revisar la cuenta confrontando la
informacin con las facturas del
archivo
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
12
Solicitar a proveedores el estado de
la cuenta de la empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
13 Recibir informe
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
14
Verificar los saldos con los
proveedores
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
15 Efectuar los ajustes necesarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
409

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin cartera de la empresa.

7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuanta adeudada a la
empresa.

7.5 GENERALIDADES: La revisin de la cartera acta como mecanismo de control ya
que otorga informacin del comportamiento de pago, deteccin de errores, y
determinacin del valor total adeudado por los clientes.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por
los clientes.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.

PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Informe de cartera.

7.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro y verificacin de la informacin impresa y del software.

7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la informacin no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer da del mes siguiente y la factura an
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.




410





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
REVISIN DE LA CARTERA DE LA
EMPRESA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software
Asesor
Comercial o
cliente
Comercial X
2
Seleccionar la informacin de
cartera
Asesor
Comercial
Comercial X
3
Imprimir la cartera registrada en el
sistema por contabilidad y comercial
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4
Verificar la concordancia de la
informacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Sealar cada uno de los clientes
que presentan errores o
inconsistencia de los datos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Establecer en lo posible las causas
por las que las cuentas de los
clientes no cuadran
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
7 Totalizar la cartera de la empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
411

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelacin de anticipos de clientes.

8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.

8.5 GENERALIDADES:

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin de anticipos.

PUNTO FINAL: Verificacin de la cancelacin de las facturas.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:


8.9 RIESGOS:
Cancelacin de factura equivocada.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro y verificacin de la informacin.

8.11 OBSERVACIONES.





412



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir de Director de Cartera la
relacin de los anticipos de los
clientes
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
2 Ingresar al sistema
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
3
Consultar la informacin de los
clientes
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4 Establecer las facturas a cancelar
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Visualizar en pantalla las facturas
del cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Generar otra pantalla e ir
cancelando los mismos valores que
el cliente tiene en anticipos y cartera
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
7
Verificar la cancelacin de las
facturas
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
413

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de informacin contable y general de
las dems sucursales.

9.2 MARCO NORMATIVO.

9.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la informacin contable y general de la empresa.

9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formacin contable y general de las
sucursales conlleva a la consolidacin de la informacin financiera de la empresa
permitiendo la determinacin de los aspectos ms relevantes y el planteamiento
de las estrategias organizacionales.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidacin de la informacin financiera.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes financieros y documentos.

PUNTO FINAL: Revisin y ajuste.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:


9.9 RIESGOS:
Informes no ajustados a la informacin del software.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.

9.11 OBSERVACIONES.





414




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
MANEJO DE LA INFORMACIN
CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Mantener contacto permanente con
las sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
INFORMACIN CONTABLE
2
Recibir de las sucursales los
listados de cartera e informes
contables
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
3
Revisar y confrontar la informacin
de los listados y la contable
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4
Establecer el motivo por el cual se
encuentran diferencias,
comunicndose y preguntando a la
persona indicada
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Recibir informacin y
documentacin de los movimientos
realizados en las sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Informar los gastos generados en
las dems sucursales y que
corresponden a cada una
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
7
Revisar y efectuar los ajustes
necesarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
DOCUMENTOS
8
Recibir de las sucursales los
formatos de bancos, Cmara de
Comercio, Industria y comercio, etc.
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9
Diligenciar los documentos o
solicitar esta labor a Auxiliar
General
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Anexar la documentacin necesaria
o solicitada por las entidades y
sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
11
Solicitar el envo de los documentos
por correo a cajera
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
12
Enviar los documentos a la sucursal
respectiva
Cajera Comercial X
415

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


10. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.

10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.

10.5 GENERALIDADES:

10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.

10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.

PUNTO FINAL: Ajustes.

10.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Informe de compras a proveedores.
Informe costo de inventario.

10.9 RIESGOS:


10.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro y verificacin de la informacin registrada en contabilidad.

10.11 OBSERVACIONES.













416



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Realizar interfase del costo de
inventario
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
2
En el software: Retirar informacin y
colocarla en la cuenta correcta
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
3
Imprimir informacin del costo del
inventario
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4
Confrontar la informacin impresa
con la registrada en el sistema
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Si se presentan diferencias en la
informacin :
Imprimir informacin de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores
Comparar la informacin de las
compras con la registrada en
comercial
Realizar los ajustes necesarios

Auxiliar
Contable
Contabilidad X
417

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


11. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentacin e informes requeridos por
entidades estatales.

11.2 MARCO NORMATIVO. Legislacin vigente.

11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.

11.5 GENERALIDADES: La documentacin e informes requeridos por las entidades
estatales se diligencian para todas las sucursales.

11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.

11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboracin de los documentos e informes.

PUNTO FINAL: Envo de los documentos e informes.

11.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Informes y documentos.

11.9 RIESGOS:
Vencimiento del plazo para la presentacin de los informes.
Multas por no entrega de la documentacin.

11.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de las fechas de presentacin de los informes y revisin del
diligenciamiento de los mismos.

11.11 OBSERVACIONES.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la informacin que se ingresa de los balances.




418
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
DOCUMENTACIN E INFORMES
REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M A
1
Elaborar los informes contables de la
empresa solicitados por las diferentes
entidades
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
2
Diligenciar formatos establecidos por
las entidades, fsicamente o de la
pgina Web
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
3
Enviar informacin y/o documentos
va Internet o con mensajero.
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
MEDIOS MAGNTICOS (DIAN) Contabilidad
4
Ingresar al software por informacin
fiscal
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Actualizar los formatos establecidos
por la DIAN segn la resolucin
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Amarrar los formatos a cada una de
las cuentas que se manejan a la
empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
7
Verificar los conceptos dados por la
DIAN, para los medios, se encuentren
amarrados a los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
8 Imprimir el listado del plan de cuentas
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
9
Revisar que toda la informacin de las
cuentas est incluida en los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10 Imprimir un listado de los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
11
Confrontar la informacin y verificar
que las cuentas del plan de cuentas
se encuentren en el formato
respectivo
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
12
Cotejar que los clientes se encuentren
bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
13
Conocer si los clientes se identifican
por NIT o cdula, para establecer
digito de verificacin a colocar a cada
cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
14
Imprimir por cada concepto y cada
formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del ao del que
se reporta la informacin, teniendo en
cuenta las bases de la DIAN
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
419
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M A
15
Realizar actualizacin automtica de
medios
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
16
Imprimir el listado que arroja el sistema
(el sistema muestra cada formato con
los datos amarrados a cada una de las
cuentas)
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
17
Revisar que cada concepto contenga la
informacin necesaria, en caso de que
falte algn dato, este debe ingresarse
por medios manuales
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
18 Generar listado final
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
19 Ingresar a la pgina Web de la DIAN
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
20
Empezar a transmitir la informacin va
Internet adicionando los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
21
Si se presentan inconvenientes:
Revisar la informacin de los clientes y
realizar las correcciones necesarias
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
22
Enviar la informacin, cuando los
formatos sean habilitados
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
23
Bajar de Internet el formato para reporte
de la informacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
24
Contar con el balance de fin de ao,
sus anexos y la informacin de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
25
Contar o solicitar la informacin de:
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Cantidad de artculos que se venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
26
Diligenciar toda la informacin en cada
uno de los anexos de la
superintendencia
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
27
A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que es
el balance (los datos que hagan falta se
ingresan manualmente)
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
28 Enviar el informe fsicamente
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
420

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nmina.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.

1.4 GENERALIDADES: La nmina permite establecer el nmero de empleados que
laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecucin
de sus labores.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista del pago de nmina formato pequeo (colilla de pago) y formato grande
(soporte de pago de los empleados).

1.7 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo y liquidacin de los salarios.
Billetes falsos.
Pagar mayor o menor valor al personal.


1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la vinculacin de cada persona a la empresa.
Revisin de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados.
Revisin de los billetes.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

NMINA
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Liquidacin de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina
2 Pago de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina
3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nmina
4 Liquidacin de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nmina
5 Interfase de Nmina Contabilidad Auxiliar Contable
421

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de nmina.

1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.

1.5 GENERALIDADES: La liquidacin de nmina estima la cantidad de dinero que la
empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecucin de sus
labores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la cuanta total que se debe
pagar a los empleados de la empresa por concepto de nmina.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.

PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de pago de nmina en formato grande (original y borrador) y pequeo

1.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de la nmina.
Clculo errado de las deducciones o adiciones.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
Revisin de los clculos, deducciones, etc.

1.11 OBSERVACIONES.





422

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal


LIQUIDACIN DE LA NMINA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M Q
1
Consultar la base de datos de los
empleados de la empresa
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Verificar datos y vinculacin del
personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Consultar y revisar compromisos
financieros pendientes de los
empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Deducir prstamo, cuotas o
afiliaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X

LIQUIDACIN PAGO EN
SEGUNDA QUINCENA DEL MES
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Efectuar descuento para salud y
pensin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Adicionar Auxilio de Transporte para
personas que devenguen hasta dos
SMLV
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Consultar y liquidar horas extras a
empleados del rea de Bodega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8 Realizar los clculos necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
9
Establecer cuanta a pagar a cada
empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Imprimir borrador de la lista de pago
de nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11 Revisar y verificar la informacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
12 Realizar los ajustes necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
13
Imprimir lista de pago de nmina en
formato grande (soporte de pago) y
pequeo (colilla de pago)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
14 Totalizar el valor de la nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
15
Informar el valor de la nmina a
Cajera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
423

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nmina.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.

2.5 GENERALIDADES: El pago de la nmina se realiza en efectivo dentro de las
instalaciones de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin el dinero correspondiente al salario
devengado por los empleados.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.

PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nmina).

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista o formato de pago de nmina.

2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
Errores en el pago a los empleados.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los billetes.
Verificacin de liquidacin y cantidad a pagar a los empleados.
Firma de formato de pago de nmina.

2.11 OBSERVACIONES.





424



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.


PAGO DE NMINA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M Q
1 Recibir de Cajera el dinero
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Contar el dinero y revisar los billetes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Esperar a completar el dinero
correspondiente al valor total de la
nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Disponer el dinero para el pago a
los empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Recibir en la oficina una persona a
la vez
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6 Consultar la lista de pago de nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Separar y contar el dinero
correspondiente al salario de la
persona
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8
Entregar el dinero y colilla de pago
al empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad


X
9
Otorgar las explicaciones o
respuestas a los interrogantes sobre
el salario recibido
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Hacer firmar la lista de pago de
nmina (formato grande)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11 Archivar formato de pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
425

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.

3.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo de Trabajo.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.

3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efecta va Internet
por medio de un operador contratado para tal fin.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisin de pago de aportes.

PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de pago nico.
Formato de pago de aportes a cada entidad.
Formato de pago efectuado por el operador contratado.

3.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de los aportes.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
Grabacin de la informacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.

3.11 OBSERVACIONES.





426



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

PAGO DE PARAFISCALES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Provisin de pago de aportes
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
2
Revisar provisin en el sistema y
liquidacin interna
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3 Realizar liquidacin interna
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Imprimir listado de aportes a las
entidades
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Comparar informacin impresa con
la provisin del sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6 Realizar los ajustes necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Ingresar a la pgina Web del
operador contratado para realizar el
pago de los aportes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8 Diligenciar formato de pago nico
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
9
Guardar informacin si el pago se
realizar despus
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Asignar # de cuenta para realizar el
pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11 Imprimir formato de pago nico
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
12
Consultar autoliquidaciones de la
pgina Web del operador 24 horas
despus de efectuar el pago
Auxiliar de
Nmina

Contabilidad
X
13
Imprimir por entidad los aportes
cancelados a cada una de ellas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
14
Elaborar comprobante de egreso
por el valor pagado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
15
Imprimir documento soporte del
pago efectuado arrojado por la
pgina del operador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
16
Archivar los documentos de pago en
la carpeta de la respectiva entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
427

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de vacaciones.

4.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.

4.5 GENERALIDADES: La liquidacin de las vacaciones otorga al empleado el
reconocimiento del dinero generado por la prestacin de sus servicios durante un
ao cumplido, causndose para un periodo de quince das.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin a los empleados del dinero
correspondiente a las vacaciones.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.

PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de liquidacin de vacaciones.
Comprobante de egreso.

4.9 RIESGOS:
Errores de liquidacin.
No realizar los descuentos del periodo.


4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de los clculos de la liquidacin y los descuentos a
realizar.

4.11 OBSERVACIONES.





428





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)



LIQUIDACIN DE VACACIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Diligenciar formato de liquidacin de
vacaciones del paquete de nmina
(software)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Revisar y realizar los descuentos
pertinentes del periodo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Imprimir borrador de la liquidacin
realizada en el sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Efectuar el clculo manual de la
liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Comparar liquidacin del sistema
con la calculada manualmente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Realizar los ajustes que sean
necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7 Imprimir original de la liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8 Elaborar comprobante de egreso
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad


X
9
Pasar comprobante de egreso a
caja para su pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Informar a la persona los
descuentos realizados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11 Pagar el valor de las vacaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
429

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nmina.

5.2 MARCO NORMATIVO.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nmina.

5.5 GENERALIDADES: La interfase de nmina permite establecer la cuanta de
dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contradas con los
empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales,
etc.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin del dinero correspondiente a las
obligaciones generadas por la nmina de la empresa.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.

PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nmina.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de liquidacin de vacaciones, primas, cesantas, parafiscales.
Comprobante de egreso.

5.9 RIESGOS:
Provisin de menor valor que los gastos ocasionados por nmina.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:


5.11 OBSERVACIONES





430



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).




INTERFASE DE NMINA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Revisar que las provisiones que
pasan de nmina a contabilidad estn
acordes a las que cada mes se han
estado pagando
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
2
Corregir las cuentas de provisin por
liquidacin de contratos y vacaciones
pagadas
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
3
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de
acuerdo a lo que haba quedado
pendiente en el periodo anterior
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
4
Expedir los certificados de retencin
de salarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
5
Entregar los certificados de retencin
de salarios a la Auxiliar de Nmina
para que los haga firmar de los
empleados
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Guardar los certificados en la
declaracin de renta
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
431

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestin de caja.

1.4 GENERALIDADES:

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin y control de actividades de caja.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Recibos de caja.
Facturas
Cuadre de caja.
Tirilla de cuadre de caja.

1.7 RIESGOS:
Descuadres de caja.
Prdida de dinero.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

MANEJO DE CAJA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Cuadre de caja Comercial Cajera
2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera
3 Administrar la caja menor Comercial Cajera
4
Cuadre de los gastos del personal
por actividades del cargo
Comercial Cajera
5
Diligenciar documentos:
consignaciones y recibos de caja
Comercial Cajera
6 Cheques devueltos Comercial Cajera
7 Recepcin pago del cliente Comercial Cajera
432

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Cajera.

1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.

1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el
monto del dinero recaudado en el da y la destinacin del mismo.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.

PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa
disponible en los bancos.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato manual del cuadre de caja.

1.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin reportada.

1.11 OBSERVACIONES.






433




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE DE CAJA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Establecer cuanta de las ventas de
contado
Cajera Comercial X
2
Revisar las ventas y los recibos de
caja contra la informacin del
sistema
Cajera Comercial X
3
Diligenciar formato del cuadre del
da: valor de venta, gastos,
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Cajera Comercial X
4
Revisar formato manual del cuadre
de caja
Cajera Comercial X
5
Efectuar los clculos necesarios y
sacar una relacin del valor total
(tirilla)
Cajera Comercial X
6
Enviar o entregar formato de cuadre
de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Cajera Comercial X
7
Recibir el formato revisado por
Auxiliar contable
Cajera Comercial X
8
Anotar en el cuaderno de caja la
informacin del cuadre
Cajera Comercial X
9
Anotar en la nueva hoja del cuadre
del da el nmero consecutivo de
recibo de caja y consignacin
Cajera Comercial X
10
Revisar, firmar y archivar formato de
cuadre de caja
Cajera Comercial X
434

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Cajera.

2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.

2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depsito de dinero.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.

PUNTO FINAL: Depsito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o
consignacin en cuenta de la empresa.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Consignaciones.

2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.

2.11 OBSERVACIONES.





435

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir el dinero en efectivo que
ingresa a caja
Cajera Comercial X
2
Contar el dinero en efectivo
acumulado en caja
Cajera Comercial X
3
Informar a Auxiliar Contable la
cuanta de dinero recaudado
cuando la suma supera el monto
establecido para su manejo
Cajera Comercial X
4 Esperar autorizacin e indicaciones Cajera Comercial X
GUARDAR EN CAJA FUERTE
5 Dirigirse a rea de contabilidad Cajera Comercial X
6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X
7
Contar nuevamente el dinero y
verificar su autenticidad
Auxiliar
Contable
Contabilida
d
X
8 Depositar el dinero en caja fuerte
Auxiliar
Contable
Contabilida
d
X
PAGO A PROVEEDORES
9
Recibir de Auxiliar Contable
autorizacin y cheques elaborados
Cajera Comercial X
10
Diligenciar el formato de
consignacin del respectivo banco a
favor del proveedor
Cajera Comercial X
11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X

CONSIGNACIN CUENTA DE LA
EMPRESA

12
Consignar en cuenta de bancos de
la empresa
Cajera Comercial X
13
Recibir de Auxiliar Contable
autorizacin y cheques elaborados
Cajera Comercial X
14
Elaborar el formato de consignacin
a la cuenta indicada
Cajera Comercial X
15 Efectuar la consignacin Cajera Comercial X
436

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin caja menor.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Cajera.

3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.

3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la
entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y dems
ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelacin de compras de baja
cuanta.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.

PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos
a contabilidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Relacin de gastos.

3.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.

3.11 OBSERVACIONES.





437




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO




Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir reembolso del dinero de caja
menor
Cajera Comercial X
2
Recibir solicitud de dinero para
sufragar gastos por parte del
empleado
Cajera Comercial X
3
Entregar recibo de gastos y dinero
al empleado
Cajera Comercial X
4
Ir rebajando o disminuyendo el
monto de la caja menor cuando se
generan gastos
Cajera Comercial X
5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X
6
Informar y entregar documentos de
respaldo de los gastos a
contabilidad
Cajera Comercial X
7
Solicitar reembolso de dinero
cuando los gastos se aproximen o
sean iguales al dinero de caja
menor
Cajera Comercial X
438

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo.

4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Cajera.

4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.

4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de
control de los mismos y permite contablemente registrar la informacin de los
egresos de dinero generados por las actividades desempaadas por los
integrantes de la empresa.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o llamadas de solicitud de
autorizacin de los gastos.

PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas y recibos de gastos.
Relacin de los gastos.
Comprobante de egreso.

4.9 RIESGOS:
Prdida de facturas, recibos, dinero.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin del diligenciamiento de los documentos.

4.11 OBSERVACIONES.





439



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE DE LOS GASTOS DEL
PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir las facturas o llamadas de
solicitud de autorizacin de los
gastos
Cajera Comercial X
2
Revisar diligenciamiento de las
facturas y recibos de gastos
Cajera Comercial X
3 Verificar el gasto Cajera Comercial X
4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X
5 Generar relacin de los gastos
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
6
Devolver los documentos a la
persona que solicit la autorizacin
Cajera Comercial X
7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X
8
Verificar la autorizacin de los
gastos por Director de Cartera
Cajera Comercial X
9
Revisar la numeracin de los
recibos de gasto
Cajera Comercial X
10
Consultar el # del recibo de gasto y
ratificar la concordancia con el
registrado en el cuaderno, sealar
con una pequea marca
Cajera Comercial X
11
Revisar el diligenciamiento de los
documentos
Cajera Comercial X
12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X
13
Efectuar el cuadre del da anterior
(devolucin del dinero por parte del
trabajador o pago del dinero
adeudado)
Cajera Comercial X
14
Realizar los clculos respectivos
para saber si el dinero entregado
alcanz para sufragar los gastos
Cajera Comercial X
440





Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



















N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
15
En caso de que haya sobrado
dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
De lo contrario: establecer la
cuanta a pagar y realizar el pago
de la suma adeudada
Cajera Comercial X
16
Elaborar comprobante de egreso
con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregada
Cajera Comercial X
17
Pegar el formato de gasto y/o
facturas al comprobante de egreso
Cajera Comercial X
18
Hacer firmar el comprobante de la
persona que realiza el gasto
Cajera Comercial X
19 Ordenar los gastos segn su tipo Cajera Comercial X
20
Enviar documentos a contabilidad
para su archivo
Cajera Comercial X
441

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Cajera.

5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos.

5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado
con la elaboracin de recibos de caja, consignaciones y otros.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboracin de documentos.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorizacin y peticin de la elaboracin de los
documentos.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de consignacin.
Recibos de caja.
Formatos de gastos.

5.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.

5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos
(Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeo de las
funciones de cu cargo.




442

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
CONSIGNACIONES
1
Recibir de Auxiliar Contable cheques
y autorizacin y o peticin de
elaboracin de consignacin
Cajera Comercial X
2
Diligenciar formato de consignacin
de respectivo banco
Cajera Comercial X
3
Entregar a mensajero cheque y
formato de consignacin
Cajera Comercial X
4
Enviar copia de consignacin a
Auxiliar Contable
Cajera Comercial X
5 Archivar copia de la consignacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
RECIBOS DE CAJA
6
Ingresar al sistema cuanta de los
cheques y efectivo recaudado
Cajera Comercial X
7
Realizar registro de los movimientos
(flujo de caja)
Cajera Comercial X
8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X
9 Revisar los recibos Cajera Comercial X
10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X
11
Informar a Auxiliar Contable la cuanta
a la que asciende el recaudo
Cajera Comercial X
12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X
RECIBOS DE GASTO
13
Recibir peticin del dinero para
sufragar gastos
Cajera Comercial X
14
Entregar recibo de gasto a la persona
solicitante
Cajera Comercial X
15
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # recibo y nombre
de la persona solicitante
Cajera Comercial X
443

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.

6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Cajera.

6.4 OBJETIVO: Comunicar devolucin de cheques por las entidades financieras.

6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolucin de los cheques permite establecer
comunicacin con el cliente para buscar una pronta solucin de la situacin o
inconveniente presentado.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepcin de cheques devueltos por las entidades
financieras.

PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Nota de devolucin de cheques.

6.9 RIESGOS:
No comunicacin con clientes.
Prdida del cheque.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Comunicacin con el cliente.
Registro de la devolucin del cheque.

6.11 OBSERVACIONES.





444




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir cheques devueltos entregados
por mensajero
Cajera Comercial X
2
Informar al Asesor Comercial: cliente y
causal, y a Auxiliar Contable: cliente,
causal y vendedor
Cajera Comercial X
3 Establecer comunicacin con el cliente
Asesor
Comercial
Comercial X
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
5
Elaborar nota por cheque devuelto,
diligenciando formato para nota del
sistema: cliente, banco, valor, causal
Cajera Comercial X
6
Efectuar ingreso y recibo de caja para
aquellos cheques autorizados
Cajera Comercial X
7
Guardar los cheques que no han sido
autorizados o el vendedor no se ha
comunicado con el cliente
Cajera Comercial X
445

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin pago del cliente.

7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Cajera.

7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la
empresa.

7.5 GENERALIDADES: La recepcin del pago de la obligacin del cliente se realiza
en efectivo o cheque.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin de dinero, consignacin o cheques.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Recibo de cancelacin de deuda.

7.9 RIESGOS:
Billetes falsos.
Cobrar menor valor al registrado en la factura.
Errores en la devolucin del dinero sobrante.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes recibidos.
Relacin de las consignaciones.
Archivo de copia de factura.

7.11 OBSERVACIONES.





446




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuanta Cajera Comercial X
5
Informar el valor total de la compra al
cliente
Cajera Comercial X
6 Recibir el dinero Cajera Comercial X
7
Revisar y verificar la autenticidad de
los billetes
Cajera Comercial X
8
Colocar sello de cancelado a la
factura y sus copias
Cajera Comercial X
9
Entregar tres copias de la factura al
cliente
Cajera Comercial X
10
Devolver el dinero sobrante, si es el
caso
Cajera Comercial X
11
Archivar una copia de la factura en
caja
Cajera Comercial X
CHEQUES
12
Recibir cheques o copia del formato
de consignacin
Cajera Comercial X
13
Relacionar consignaciones en el
documento de cuadre de caja diario
Cajera Comercial X
14
Informar de los cheques recibidos a
Auxiliar Contable
Cajera Comercial X
15
Elaborar y enviar al cliente recibo de
cancelacin de la deuda
Cajera Comercial X
447

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nmina).

1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de
proteccin personal y dotacin.

1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y
proteger la integridad fsica de los integrantes de la empresa buscando la
bsqueda la minimizacin de los accidentes de trabajo.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimizacin de los factores y accidentes de
trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de entrega de elementos de proteccin personal y dotacin.

1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Eleccin inadecuada de elementos de proteccin personal y dotacin.
Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y seguimiento del uso de los elementos de proteccin y uniformes.

1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la
causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos
facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia
y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.




448


DESCRIPCIN DEL PROCESO











SALUD OCUPACIONAL
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
DOTACIN ELEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL
Contabilidad Auxiliar de Nmina
a
Determinacin de los elementos a
comprar
Contabilidad Auxiliar de Nmina
b
Cotizacin y seleccin del
proveedor
Contabilidad Auxiliar de Nmina
c
Recepcin y entrega de los
elementos
Contabilidad Auxiliar de Nmina
2 DOTACIN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nmina
3 BOTIQUN Contabilidad Auxiliar de Nmina
4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nmina
a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nmina
b
Sistematizar el reporte de los
accidentes
Contabilidad Auxiliar de Nmina
c
Registrar las incapacidades por
enfermedad o accidente de trabajo
Contabilidad Auxiliar de Nmina
d
Tramitar la liquidacin de la
incapacidad
Contabilidad Auxiliar de Nmina
449

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de los elementos de Proteccin
Personal.

1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la
proteccin de su integridad fsica en el desarrollo de las actividades
encomendadas.

1.5 GENERALIDADES: La dotacin de elementos de proteccin personal se
constituye en el medio para garantizar la proteccin de la persona ante
eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeo de la labor, por ello se
hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega
porte los elementos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilizacin de los implementos y minimizacin de
los accidentes de trabajo.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinacin de los elementos a comprar.

PUNTO FINAL: Recepcin y entrega de los elementos de proteccin.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de entrega de elementos.

1.9 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de elementos.
Mala calidad de los elementos de proteccin personal.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Registro y firma del formato de entrega de los elementos.

1.11 OBSERVACIONES.







450


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)


DOTACIN DE IMPLEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL

Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
a
DETERMINACIN DE LOS
ELEMENTOS A COMPRAR

1
Revisar o recibir informacin del
estado de los elementos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Confirmar el estado de los
elementos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Calcular las cantidades existentes
de cada producto
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Establecer la cantidad a comprar si
se requieren los elementos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
b
COTIZACIN Y SELECCIN DEL
PROVEEDOR

5
Evaluar la calidad de los productos
del proveedor anterior
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Buscar nuevo proveedor si se
requiere
Consultar los proveedores de
los productos
Solicitar informacin del precio
de los productos si cumple con
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicacin
Evaluar la informacin y
pociones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Consultar las polticas de compras
de la empresa
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8 Efectuar el pedido
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
c
RECEPCIN Y ENTREGA DE
ELEMENTOS
X
9
Recibir los elementos de proteccin
enviados por el proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Verificar que los elementos
correspondan a los solicitados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11
Diligenciar formato de compras con
la informacin del proveedor,
descripcin del artculo, valor y
fecha de recepcin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
451







Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)








N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
12
Organizar y disponer los elementos
para la entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
13 Diligenciar formato de entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
14
Realizar entrega oficial de los
elementos de proteccin y dotacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
15
Entregar los implementos viejos y
recibir los nuevos
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
16 Firmar el formato de entrega
Auxiliar de
Bodega
Bodega X
17 Archivar el formato de entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
18
Botar los elementos viejos
(deteriorados)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
452

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Uniformes.

2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo de Trabajo.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificacin de las personas vinculadas a la empresa.

2.5 GENERALIDADES: La dotacin de uniformes permite brindar a las personas
vinculadas a la empresa los elementos de identificacin que les acrediten como
integrantes de la compaa, adicionalmente de convertirse en implementos que
adicionan proteccin a su integridad fsica.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal.

PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotacin.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de tallas.
Formato de entrega de dotacin.

2.9 RIESGOS
Compra de productos de baja calidad.
Implementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para la labor
desarrollada.
Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS
Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.

2.11 OBSERVACIONES





453




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).










DOTACIN DE UNIFORMES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Consultar fecha de dotacin de
uniforme
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Establecer los tallajes requeridos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Imprimir formato para recopilacin
de tallas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Entregar formato a los empleados
para que lo diligencien
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Anotar en el formato talla de
pantaln, camisa, zapatos, delantal.
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6 Verificar las tallas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Diligenciar formato de dotacin de
uniforme con las tallas informadas
por los empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8 Realizar pedido al proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
9
Recibir los uniformes enviados por
el proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
10
Imprimir formato de entrega de
dotacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
11
Efectuar la entrega de los
uniformes a los empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
12
Anotar las cantidades entregadas a
cada empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
13 Firmar formato de entrega
Personal de
Bodega y
Mensajero
Bodega X
14
Archivar formato de entrega en
carpeta de dotaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
454

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Botiqun.

3.2 MARCO NORMATIVO

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el
botiqun del planta y de los vehculos de la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La dotacin de botiqun con los elementos necesarios para
atender una emergencia, es uno de los recursos mnimos con los que debe contar
tanto la empresa como los vehculos vinculados a la misma para la solucin de
eventualidades en las que se vea involucrada la integridad fsica de la persona.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiqun con los elementos
necesarios.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realizacin de inspeccin o recepcin de requerimiento
de dotacin del botiqun.

PUNTO FINAL: Verificacin de la dotacin del botiqun con los elementos
necesarios.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Factura de compra de implementos y medicamentos.

3.9 RIESGOS:
Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiqun.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.

3.11 OBSERVACIONES.





455





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DOTACIN DEL BOTIQUN
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir la observacin de
requerimiento de dotacin del
botiqun
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Revisar el contenido del botiqun de
planta y de los vehculos de la
empresa
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Listar los medicamentos y
elementos faltantes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Solicitar los medicamentos y
elementos a droguera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5 Recibir los elementos pedidos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Equipar el botiqun de planta y
entregar los elementos para el
botiqun del vehculo al conductor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7 Verificar la dotacin del botiqun
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
456

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4a. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.

4a.2 MARCO NORMATIVO.

4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.

4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de
presentarse.

4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al
trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este
encomendadas.

4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.

4a.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.

4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Copia del reporte de accidente.

4a.9 RIESGOS:
No informacin del accidente de trabajo.

4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta de la pgina Web de la ARP contratada.

4a.11 OBSERVACIONES.






















457





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
















REPORTAR ACCIDENTES DE
TRABAJO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X
2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X
3
Ante accidente grave:
Remitirse inmediatamente a la
clnica
Al regresar a la empresa,
dirigirse a Nmina para la
sistematizacin del accidente.
Empleado Todas X
4
Ante accidente leve:
Informar y narrar a la Auxiliar de
Nmina lo sucedido.
Esperar y recibir copias
empresas del reporte
Dirigirse a la clnica.
Empleado Todas X
5
Accidente muy leve: solicitar a la
persona encargada del botiqun
elementos y/o medicamentos
Empleado Todas X
6
Si la persona recibe incapacidad:
Informar a jefe inmediato
Entregar o hacer llegar
documento de incapacidad a
Auxiliar de Nmina
Empleado Todas X
7
Archivar copia del reporte y de la
incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
458

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4b. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de
trabajo.

4b.2 MARCO NORMATIVO.

4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.

4b.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los accidentes de trabajo permite
contar con la informacin inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de
esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser
desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.

4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos
profesionales contratada.

4b.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la pgina Web de la ARP contratada.

PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.

4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Reporte del accidente de trabajo.

4b.9 RIESGOS:
Equivocacin en el registro de los datos del empleado.
No sistematizacin del accidente por desinformacin del mismo.

4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.

4b.11 OBSERVACIONES






459



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).



SISTEMATIZAR EL REPORTE DE
ACCIDENTES DE TRABAJO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar a la pgina Web de la ARP
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Digitar la calve asignada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Diligenciar formato de la pgina con
la informacin del empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Complementar la informacin
faltante del formato, novedades y/o
informacin de lo ocurrido al
trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5 Radicar el accidente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Imprimir formato de reporte
diligenciado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Fotocopiar y entregar dos copias al
trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
8
Archivar una copia del reporte del
accidente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad


X
460

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4c. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad
o accidente de trabajo.

4c.2 MARCO NORMATIVO.

4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.

4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por
enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitacin de la liquidacin de las
mismas ante la entidad de riesgos profesionales.

4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades.

4c.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y documento de la incapacidad.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado.

4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:


4c.9 RIESGOS:
Prdida del documento de incapacidad.

4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:


4c.11 OBSERVACIONES.





















461






DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES
POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE
DE TRABAJO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin y documento de
incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2 Ingresar a la pgina Web de la ARP
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3 Digitar la clave asignada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4
Establecer la duracin de la
incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5
Diligenciar formato de la pgina con
la informacin del empleado y los
das de incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Tramitar la liquidacin de la
incapacidad si esta es mayor a tres
(3) das
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Archivar copia de la incapacidad en
la carpeta del trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
462

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4d. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de la liquidacin de la incapacidad.

4d.2 MARCO NORMATIVO.

4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.

4d.5 GENERALIDADES. El trmite de la liquidacin se realiza para aquellas
incapacidades superiores a tres (3) das, mediante la elaboracin de carta o
diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el
descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la
misma.

4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.

4d.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Revisin documento de incapacidad.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado.

4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Carta o formulario de autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad.

4d.9 RIESGOS


4d.10 CONTROLES EJERCIDOS
Revisin del documento de incapacidad.

4d.11 OBSERVACIONES




















463





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).























TRMITE DE LIQUIDACIN DE LA
INCAPACIDAD
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Revisar documento de incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
2
Elaborar carta o diligenciar
formulario de la entidad para
solicitar autorizacin, liquidacin y
cancelacin de la incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Adjuntar al documento elaborado
copia de la incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4 Enviar documentos a la entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5 Esperar respuesta de la entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
6
Recibir autorizacin del descuento
en pago de aportes del siguiente
mes o cheque
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Archivar copia de la incapacidad en
la carpeta del empleado.
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
464

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICCIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin del Recurso Humano.

1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.

1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La gestin del recurso humano busca la seleccin del
personal idneo para el desempeo de las actividades inherentes a su cargo y
participacin en el logro de los objetivos institucionales.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el
desempeo eficiente de las actividades inherentes a su cargo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Hojas de vida.
Contrato de trabajo.
Formato de liquidacin de contrato de trabajo.
Carta de solicitud de vacaciones.

1.7 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de las personas a ocupar cargos dentro de la compaa.
Falta de compromiso de los colaboradores.
Desmotivacin de los empleados.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Aplicacin de correctivos.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

GESTIN DEL RECURSO HUMANO
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Seleccin de personal Administrativa Gerente y Subgerente
2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
3 Induccin Todas Jefe inmediato
4
Asesora y capacitacin equipo de
ventas
Administrativa Subgerente
5 Liquidacin contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
6
Autorizacin y programacin de
vacaciones
Administrativa Gerente y Subgerente
465

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Personal.

1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.

1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idneo para cada puesto de trabajo.

1.5 GENERALIDADES: La contratacin de personal es el procedimiento en el cual se
busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona ms idnea
y que cumpla con todas las caractersticas del puesto de trabajo y realizar su
respectiva vinculacin a la empresa.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin de la persona que cumpla en mayor
medida los requisitos del cargo.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisicin.

PUNTO FINAL: Contratacin del candidato.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Hojas de vida.
Contrato de trabajo.

1.9 RIESGOS:
Eleccin incorrecta de la persona para el cargo.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin y referencias de los aspirantes al cargo.

1.11 OBSERVACIONES.





466





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).













SELECCIN DE PERSONAL
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Analizar y detectar la necesidad de
contratacin de personal
Gerente y
Subgerente
Administrativa X
2
Recibir informacin de solicitud de
personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
3
Establecer comunicacin con
entidades o publicar el
requerimiento de personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
4 Recibir hojas de vida
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
5 Seleccionar los candidatos
Gerente y
Subgerente
Contabilidad X
6 Convocar a los aspirantes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
7
Efectuar entrevista y/o prueba
tcnica
Gerente y
Subgerente
Administrativa X
8 Verificar referencias
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
9
Evaluar los resultados de la
entrevista y/o pruebas
Gerente y
Subgerente
Administrativa X
10 Elegir al candidato
Gerente y
Subgerente
Administrativa X
11 Informar al candidato
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
12
Vincular al candidato a la empresa
mediante contrato de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad X
467
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.

2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del trabajo.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de proteccin social y el
contrato de trabajo.

2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de
proteccin social y elaborar el contrato de trabajo.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratacin de nuevo personal y afiliacin a las
entidades de salud.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.

PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la informacin del
empleado.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Contrato de trabajo.
Carnet de afiliacin a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantas,
Comfamiliar.
Examen mdico.

2.9 RIESGOS:
No afiliacin del colaborador a alguna de las entidades.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Sistematizacin de la informacin del nuevo colaborador.
Archivo de documentos.

2.11 OBSERVACIONES.






468
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).


AFILIACIONES Y CONTRATO DE
TRABAJO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir peticin de elaboracin de
contrato de trabajo e informacin de
la persona a contratar por la
empresa de parte del Gerente o
Subgerente
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
2
Establecer contacto con la persona
a vincular a la empresa
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
3
Solicitar documentacin adicional:
fotocopia de cdula, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
4
Determinar estado civil del nuevo
colaborador para indicarle los
documentos que se requieren para
su afiliacin y las de sus familiares a
las entidades respectivas
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
5
Solicitar documentacin adicional:
fotocopias de documento de
identificacin, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
6
Realizar trmite de afiliacin a las
entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc., si la
persona no se encuentra suscrito;
de la contrario, realizar los ajustes
necesarios
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
7 Tramitar cita para examen mdico
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
8
Informar al nuevo integrante de la
empresa, la fecha de realizacin del
examen mdico
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
9
Crear carpeta para el colaborador y
adjuntar en ella sus documentos
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
10 Elaborar contrato de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
11
Pasar contrato al Gerente para su
firma
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X
12
Recibir y archivar contrato y
examen mdico en la carpeta del
colaborador
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
13
Alimentar paquete contable con la
informacin del empleado
Auxiliar de
Nmina y
Gerente
Administrativa X
469

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Induccin.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato.

3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de
pertenencia que debe despertar hacia la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La induccin brinda al empleado nuevo, informacin clara
amplia de la empresa tanto en el aspecto fsico, tecnolgico, organizacional como
de su grupo humano.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicacin del personal en la compaa y
conocimiento sobre la importancia del cargo a desempear.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicacin del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.

PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo
integrante de la empresa.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:


3.9 RIESGOS:


3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Concientizacin de los jefes de rea acerca del compromiso que se debe
tomar con este procedimiento.

3.11 OBSERVACIONES.




470




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
INDUCCIN
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Ubicar al nuevo colaborador en el
entorno organizacional
Jefe inmediato Todas

X
2
Presentar las polticas de la
empresa
Jefe inmediato Todas

X
3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas

X
4
Presentar a los compaeros de
trabajo
Jefe inmediato Todas

X
5
Realizar entrenamiento en el puesto
de trabajo
Jefe inmediato Todas

X
6
Efectuar seguimiento de la
actividades desarrolladas por el
nuevo integrante de la empresa
Jefe inmediato Todas

X
471

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora y capacitacin equipo de humano.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Subgerente.

4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y
motivacin del personal.

4.5 GENERALIDADES: La asesora y capacitacin permanente del equipo de ventas
es una herramienta a travs de la cual el personal del rea comercial de la
empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral,
profesional y personal.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las caractersticas y
especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de capacitacin.

PUNTO FINAL: Retroalimentacin de la informacin.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:


4.9 RIESGOS:
Inasistencia a la capacitacin por parte del personal.
Desercin del personal durante la capacitacin.
Falta de presupuesto para la realizacin de la actividad.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Evaluacin de los resultados obtenidos.

4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitacin del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la informacin de los productos y comportamiento
del sector.





472


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).





ASESORA Y CAPACITACIN DEL
EQUIPO HUMANO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Identificar las necesidades de
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas X
2
Determinar objetivos de la
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas X
3 Definir temtica
Jefe o Director
de rea
Todas X
4
Solicitar a proveedor capacitacin
para el equipo de ventas o
tramitar con entidad
Jefe o Director
de rea
Todas X
5 Coordinar las actividades
Jefe o Director
de rea
Todas X
6
Establecer nmero de
participantes o seleccionar al
personal
Jefe o Director
de rea
Todas X
7
Determinar lugar de la
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas X
8
Capacitacin en las instalaciones
de la empresa:
Realizar la programacin de
horario y fechas
Brindar herramientas el
expositor
Jefe o Director
de rea
Todas X
9
Capacitacin fuera de la empresa:
Facilitar la asistencia de las
personas
Jefe o Director
de rea
Todas X
10
Informar a los colaboradores
seleccionados a cerca de la
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas X
11
Asistir y participar activamente de
las capacitaciones programadas
Jefe o Director
de rea
Todas X
12
Acompaar la capacitacin y
realizar seguimiento de la misma
Jefe o Director
de rea
Todas X
13 Evaluar los resultados
Jefe o Director
de rea
Todas X
14
Retroalimentar los resultados de
la capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas X
473
HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin contrato de trabajo.

5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

5.4 OBJETIVO: Tramitar finalizacin de contrato de trabajo.

5.5 GENERALIDADES: La liquidacin del contrato de trabajo es el reconocimiento
que por ley se da a los empleados por la prestacin de sus servicios y el
desempeo de sus actividades dentro de la organizacin.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminacin de contrato y desvinculacin del
colaborador de la empresa.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin sobre desvinculacin del
colaborador.

PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidacin de contrato.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de liquidacin de contrato.
Comprobante de egreso.

5.9 RIESGOS:
Errores en el clculo de dinero a cancelar a la persona como liquidacin.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin y revisin de los clculos de la liquidacin.

5.11 OBSERVACIONES.





474

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
LIQUIDACIN DE CONTRATO DE
TRABAJO
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir informacin sobre
desvinculacin del colaborador
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
2
Establecer asuntos pendientes:
prestamos, deudas, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
3
Diligenciar formato del sistema para
liquidacin de contrato
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
4 Verificar los descuentos parafiscales
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
5 Imprimir borrador de la liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
6
Revisar liquidacin de las
prestaciones sociales
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
7
Realizar clculo manual de la
liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
8
Confrontar la informacin arrojada
por el sistema con calculada
manualmente
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
9
Imprimir liquidacin en original si la
informacin es correcta, de lo
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
10 Elaborar comprobante de egreso
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
11
Firmar el comprobante (la persona
que lo elabor)
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
12
Hacer firmar comprobante de
egreso por el empleado
desvinculado de la empresa
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
13
Entregar comprobante de egreso a
Auxiliar Contable para que lo pase a
la Contadora
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
14
Pasar comprobante a Cajera para
su cancelacin
Auxiliar
Contable
Administrativa X
15
Pagar a la persona dinero por
concepto de liquidacin de contrato
Cajera Comercial X
475

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


6 IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.

6.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.

6.4 OBJETIVO: Facilitar la programacin de las vacaciones a los empleados de la
empresa.

6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los
empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado
previa solicitud.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin y liquidacin del periodo de
vacaciones.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboracin de carta de solicitud de vacaciones.

PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los das de sus vacaciones.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Carta de solicitud de vacaciones.

6.9 RIESGOS:
Programar periodo de vacaciones por mayor nmero de das.
Errores de liquidacin de vacaciones por mayor o menor valor.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los das programados y los pendientes.

6.11 OBSERVACIONES.







476




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).


VACACIONES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Pedir a Auxiliar de Nmina la
elaboracin de la carta de
solicitud de programacin de
vacaciones
Empleado
solicitante
Todas X
2
Elaborar carta de solicitud de
vacaciones
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
3 Imprimir carta
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
4
Entregar carta de solicitud de
vacaciones a la persona
interesada en la misma
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
5 Entregar carta a Subgerente
Empleado
solicitante
Administrativa X
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X
7
Programar las vacaciones de los
empleados
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
8
Si se requiere descontar los das
antes tomados y calcular los
pendientes
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
9
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
10
Recordar a los empleados los
das de sus vacaciones (fecha de
salida e ingreso)
Auxiliar de
Nmina
Administrativa X
477

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajera.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.

1.4 GENERALIDADES: Mensajera se encarga de tramitar la consecucin y entrega
de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las
actividades de cobro y recaudo de cartera.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y
recaudo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de compra.
Cartas, certificados, reportes, etc.
Reporte de entrega de documentos.

1.7 RIESGOS:
Asaltos y prdida del dinero.
Accidentes de Trnsito.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Reporte de entrega de documentos.
Verificacin de la entrega de los documentos y consignaciones.


DESCRIPCIN DEL PROCESO

MENSAJERA
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Pagos y consignaciones en
bancos
Comercial Mensajero- Cobrador
2
Recaudo o recepcin de dinero
pagado por clientes
Comercial Mensajero- Cobrador
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador
4
Solicitar y entregar documentacin
en entidades
Comercial Mensajero- Cobrador
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador

478

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.

1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.

1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las
obligaciones contradas por la empresa con proveedores y entidades (servicios
pblicos: agua, energa, aseo; telfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y
depositar dinero en las cuentas de la empresa.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contradas y depsito de
dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al rea de contabilidad de la empresa.

PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas.
Cheques, consignaciones.

1.9 RIESGOS:
Prdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
Asaltos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y conteo del dinero recibido para los pagos.
Archivo de documentos pagados.
Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.

1.11 OBSERVACIONES.




479




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PAGOS Y CONSIGNACIONES EN
BANCOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Desplazarse al rea de contabilidad de
la empresa
Mensajero
Cobrador
Comercial X
2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable
Mensajero
Cobrador
Comercial X
3
Contar el dinero recibido y dirigirse al
rea de Caja de la empresa
Mensajero
Cobrador
Comercial X
4
Recibir de Cajera los documentos a
pagar y las indicaciones de lo que se
debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Mensajero
Cobrador
Comercial X
5
Separar el dinero para cada pago y el
que debe consignarse
Mensajero
Cobrador
Comercial X
6
Consultar la informacin contenida en
los documentos
Mensajero
Cobrador
Comercial X
7
Programar, coordinar y priorizar la
visita a los bancos de acuerdo al
documento que presente mayor monto
Mensajero
Cobrador
Comercial X
8
Dirigirse al banco y realizar el pago o
consignacin
Mensajero
Cobrador
Comercial X



9
Entregar a la Cajera de la empresa, al
da siguiente, los documentos de las
diligencias
Mensajero
Cobrador
Comercial X
480

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.

2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.

2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.

2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la
recuperacin de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin o listado de recaudos a realizar.

PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelacin de su deuda.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Listado de recaudos a realizar.
Recibo de cancelacin de la deuda del cliente.

2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero por asalto o descuido.
Prdida del listado de recaudo.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.

2.11 OBSERVACIONES.





481


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECAUDO DE DINERO PAGADO
POR LOS CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir de Director de Cartera la
relacin o listado de los recaudos a
realizar
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
2
Salir de la empresa y desplazarse
hasta el sitio de ubicacin del cliente
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
3
Recibir el dinero o cheque del pago
de la obligacin del cliente con la
empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
4
Si es una cantidad considerable:
Comunicarse con Auxiliar
Contable, informar el saldo
recaudado y solicitar
indicaciones
Desplazarse al banco
Realizar consignacin a cuenta
de proveedor o de la empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
5 Regresar a la empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
6
Relacionar los recaudos efectuados
en un formato, anotando: # factura,
cliente, valor, fecha, banco, nombre
del recaudador
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
7
Entregar el dinero recaudado y no
consignado junto con el formato de
recaudo a Cajera de la empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
8
Solicitar a la Cajera recibo donde
conste el pago del cliente
Mensajero -
Cobrador
Comercial X



9
Elaborar recibo de cancelacin de la
obligacin del cliente con la
empresa
Cajera Comercial X
10
Desplazarse a oficina del cliente
para entregarle recibo de
cancelacin de su deuda
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
482

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.

3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.

3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.

3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en
oficina o sitio de ubicacin, ya sea en obra o ferretera.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepcin de documentos por parte del cliente.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas a entregar.

PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no
entregadas.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas.

3.9 RIESGOS:
Prdida de facturas.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta de las facturas para determinacin de lugar de entrega.
Reporte de entrega de facturas.

3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.





483




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




ENTREGA DE FACTURAS A
CLIENTES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir de Director de Cartera las
facturas a entregar (2 por cliente:
original y copia)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
2
Consultar las facturas y programar
su entrega
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
3
Dirigirse a la oficina principal del
cliente y entregar la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4
Hacer firmar la factura original y
copia
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
5
Entregar el original de la factura al
cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Director de Cartera
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
6
Acumular las facturas no
entregadas
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
484

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentacin en
entidades.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.

4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.

4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con
las exigencias para la tramitacin de acciones y la entrega, con el cumplimiento de
los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes
organizaciones.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin o entrega de documentos.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.

PUNTO FINAL: Entrega o devolucin de documentos.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Cartas, certificados, reportes, etc.

4.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:


4.11 OBSERVACIONES.






485

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.





SOLICITUD Y ENTREGA DE
DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir de personal administrativo
de la empresa o llamada telefnica
e indicaciones
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
2
Desplazarse hasta la entidad
respectiva
Mensajero -
Cobrador
Comercial X

SOLICITAR O RECIBIR
DOCUMENTOS

3
Reclamar la documentacin en las
diferentes entidades y traerlos a la
empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
4
Entregar los documentos a la
persona que los solicit
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
ENTREGAR DOCUMENTOS
5
Entregar en entidad respectiva los
documentos
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
6
Responder las inquietudes que se
presenten sobre el estado de
entrega de los documentos
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
7
Hacer firmar copia de los
documentos a la persona que los
recibe
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
8
Devolver la copia de los
documentos entregados a la
persona indicada (en la empresa)
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
486

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.

5.2 MARCO NORMATIVO.

5.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.

5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.

5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del
personal administrativo, incluye artculos como telfonos, cables, calculadoras,
etc., elementos necesarios para la ejecucin de las actividades de oficina.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artculos de oficina.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.

PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Listado de productos a comprar.
Recibo de egreso.

5.9 RIESGOS:
Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las dems
actividades propias del cargo.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Cuadre de los gastos generados por las compras.

5.11 OBSERVACIONES.






487





DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.




COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir de personal administrativo
de la empresa
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
2
Recibir el listado de productos a
comprar y el dinero para ello
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
3
Efectuar la compra de los productos
solicitados
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
4
Entregar los elementos a la persona
solicitante de la compra
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
5
Entregar a Director de Cartera las
facturas de las compras realizadas
en la semana
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
6
Esperar revisin y autorizacin de
los gastos
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
7
Dirigirse al rea de caja de la
empresa y entregar las facturas
autorizadas
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
8
Esperar a que la Cajera realice los
clculos respectivos
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
9
Cuadrar los gastos generados por
las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
10
Solicitar y recibir de Cajera, el
dinero para las compras de oficina
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
11
Firmar el recibo de egreso
elaborado por la Cajera
Mensajero -
Cobrador
Comercial X
488

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.

1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Guardar la documentacin de relevancia generada en la ejecucin de
las actividades desarrolladas en la empresa.

1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo
fsico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta
posterior de documentos, convirtindose adems en el mecanismo para respaldar
las acciones o para salvar responsabilidad.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con documentacin que permita respaldar y esclarecer inquietudes y
posibles inconvenientes.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Formato de prstamo de documentos.

1.7 RIESGOS:
Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
Prdida de documentos.
No devolucin de los documentos ante prstamo.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de documentacin a archivar.
Creacin de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su
contenido.
Archivo comercial y contable.



DESCRIPCIN DEL PROCESO

MANEJO DE ARCHIVO
Cdigo:

N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1 Archivo de documentos
Comercial y
Administrativa
Auxiliar de Inventario y
Auxiliar General
2 Prstamo de documentos
Comercial y
Administrativa
Auxiliar de Inventario y
Auxiliar General

489

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.

1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.

1.4 OBJETIVO: Guardar la documentacin en la carpeta o caja dispuesta para el tipo
de informacin contenido en l.

1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo
fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos fsicos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos.

PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.

1.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.
Equivocacin en la puesta de documentos en carpetas o cajas.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la documentacin a archivar.
Ubicacin de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento.
Marcacin de carpeta o caja donde se ubicarn los documentos.

1.11 OBSERVACIONES.




490

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1 Recibir la documentacin
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa

X

2
Consultar la informacin contenida
en el documento.
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa

X

3
Verificar el correcto diligenciamiento
y autorizaciones requeridas
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
4 Identificar tipo de documento
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
5
Seleccionar y separar la
documentacin
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
6 Ordenar documentos por nmero
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
7 Revisar consecutividad
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
8
Efectuar las acciones respectivas a
su preparacin (cortes,
perforaciones, etc.)
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X



9 Buscar, ubicar o crear carpeta.
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
10 Seleccionar carpeta
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
11
Verificar que los documentos
correspondan a la carpeta
seleccionada
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
12
Introducir los documentos en la
carpeta
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
13
Guardar la carpeta en el archivador
o caja
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
X
491

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prstamo de documentos.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.

2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.

2.5 GENERALIDADES: El prstamo de documentos facilita la consulta de la
informacin contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de informacin.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin de bsqueda de documentos.

PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Formatos de prstamo de documentos.

2.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.
No devolucin del documento.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la devolucin de la documentacin prestada.

2.11 OBSERVACIONES.





492



DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir peticin del prstamo
(personal o telefnicamente)
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
2
Preguntar por informacin o
identificacin del documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
3 Establecer tipo de documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
4 Ingresar al Software de la empresa
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
5 Ubicar en pantalla el documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
6 Identificar posicin fsica
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
7
Buscar y ubicar fsicamente el
documento en carpeta
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
8
Diligenciar formato de prstamo
(tipo de documento, a quin, fecha
de prstamo y de devolucin,
estado (si fue o no devuelto))
Auxiliar de
Inventario
Comercial


X
9
Entregar documento a la persona
solicitante
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
10 Hacer firmar formato de prstamo
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
11 Esperar devolucin
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
12 Recibir documentos devueltos.
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
13
Registrar la devolucin del
documento en el formato de
prstamo
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
14 Archivar documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial X
493

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.

1.2 AREA TITULAR: Administracin.

1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el rea de oficinas y apoyar la atencin
de los clientes ofreciendo el servicio de cafetera.

1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen
la limpieza diaria del rea de las oficinas y la atencin a clientes externos e
internos brindando el servicio de cafetera.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del rea de las oficinas y atencin de
cafetera para personal y visitantes.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:


1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Inadecuada atencin de los clientes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:




DESCRIPCIN DEL PROCESO

SERVICIOS GENERALES
Cdigo:


N
Orden
Procedimiento rea Responsable Responsable
1
Compra de implementos de aseo y
vveres de cafetera
Operativa Servicios Generales
2 Servicio de cafetera Operativa Servicios Generales
3 Aseo del rea de las oficinas Operativa Servicios Generales
4 Oficios varios Operativa Servicios Generales


494

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y vveres de
cafetera.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.

1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y vveres de cafetera.

1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y vveres de cafetera
garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y
brindar el servicio de cafetera a empleados y clientes.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetera.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.

PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de
cafetera.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Recibo de egreso.

1.9 RIESGOS:
No compra de algn producto de gran consumo.
Errores de determinacin de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
Contaminacin de los productos de cafetera con elementos de aseo.
Agotamiento de los productos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de la cantidad existente de los productos.
Verificacin de los gastos.

1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetera y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.












495

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
COMPRA DE IMPLEMENTOS DE
ASEO Y VVERES DE CAFETERA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Hacer lista de los elementos que
deben comprarse.
Productos de cafetera: caf,
azcar, leche, aromtica, etc.

Implementos de aseo: jabones
para baos y cocina, lmpido,
fabuloso, guantes, etc.
Servicios
Generales
Operativa X
2
Dirigirse a Caja y solicitar dinero
para realizar las compras
Servicios
Generales
Operativa X
3
Entregar el dinero y elaborar recibo
de gasto por la cantidad conferida
Cajera Comercial X
4
Recibir el dinero y firmar el recibo de
egreso elaborado por la Cajera
Servicios
Generales
Operativa X
5
Dirigirse al supermercado a realizar
las compras
Servicios
Generales
Operativa X
6
Regresar a la empresa y solicitar a
cajera el recibo de caja para
elaborar el comprobante de gasto
del transporte
Servicios
Generales
Operativa X
7
Entregar factura de compra y recibo
de gasto del transporte a Director de
Cartera
Servicios
Generales
Operativa X
8 Autorizacin de los gastos
Director de
Cartera
Comercial X
9
Pasar a caja y realizar el cuadre de
los gastos y del dinero
Servicios
Generales
Operativa X
10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X
11
Devolver el dinero sobrante o recibir
el faltante
Servicios
Generales
Operativa X
12
Dirigirse a la cocina y organizar los
elementos adquiridos
Servicios
Generales
Operativa X
13
Separar los utensilios y productos
de aseo de los vveres de cafetera
Servicios
Generales
Operativa X
14
Guardar en la cocina los productos
de cafetera y algunos implementos
de aseo.
Servicios
Generales
Operativa X
15
Guardar en la nevera los productos
que requieran conservacin
Servicios
Generales
Operativa X
16
Disponer en recipientes cada uno de
los productos de cafetera
Servicios
Generales
Operativa X
496

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetera.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.

2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetera a visitantes y integrantes de la empresa.

2.5 GENERALIDADES: La atencin de visitantes y personal de la empresa constituye
un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluacin a la atencin brindada.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atencin de cafetera a visitantes y empleados.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.

PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:


2.9 RIESGOS:
Equivocacin en la atencin de los requerimientos de las personas.
No contar con el producto solicitado por la persona.


2.10 CONTROLES EJERCIDOS:


2.11 OBSERVACIONES





















497






DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.





SERVICIO DE CAFETERA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Recibir llamado de los integrantes
de la empresa solicitando bebidas o
atencin a clientes y proveedores
Servicios
Generales
Operativa X
2
Ofrecer bebidas a los visitantes y
empleados de la empresa
Servicios
Generales
Operativa X
3
Preguntar y establecer las bebidas
solicitadas
Servicios
Generales
Operativa X
4 Preparar las bebidas
Servicios
Generales
Operativa X
5
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera como lo
solicitaron y hasta el sitio donde se
encuentren
Servicios
Generales
Operativa X
6
Recoger la vajilla y vasos para
llevarlos de regreso a la cocina
Servicios
Generales
Operativa X
498

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.

3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del rea de las oficinas, baos, cocina.

3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los
elementos en ellas contenidos, as como ventanas, paredes, etc.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baos, cocina y todo los
dispuesto en ellas.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.

PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:


3.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:


3.11 OBSERVACIONES.




499




DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.



LIMPIEZA
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O
1
Barrer y trapear los pisos de las
oficinas
Servicios
Generales
Operativa X
2
Sacudir el polvo de los escritorios,
telfonos, muebles, computadores,
etc.
Servicios
Generales
Operativa X
3
Limpiar vidrios de las ventanas de
las oficinas
Servicios
Generales
Operativa X
4
Limpiar y ordenar la cocina
(cafetera)
Servicios
Generales
Operativa X
5
Lavar los utensilios de la cocina
(vajilla, vasos, etc.)
Servicios
Generales
Operativa X
6 Realizar la limpieza de los baos
Servicios
Generales
Operativa X
7
Lavar y cambiar las toallas de los
baos
Servicios
Generales
Operativa X
8
Recoger y botar la basura de los
cestos dispuestos en oficinas y
baos
Servicios
Generales
Operativa X
500

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.

4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.

4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar estn estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organizacin.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL:

PUNTO FINAL:

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:


4.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:


4.11 OBSERVACIONES




501
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

OFICIOS VARIOS
Cdigo: Pgina
N Actividad Responsable rea
Frecuencia
D S M O

MANTENER LIMPIA Y
ORGANIZADA LA COCINA


1
Conservar vasos, pocillos y platos
lavados
Servicios
Generales
Operativa X
2 Tener la vajilla organizada
Servicios
Generales
Operativa X
3
Lavar y limpiar lavaplatos y mesn
de la cocina
Servicios
Generales
Operativa X
4 Asear la greca
Servicios
Generales
Operativa X
5
Tratar en lo posible de evitar la
prdida o avera de vasos, pocillos y
platos
Servicios
Generales
Operativa X

CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS
OFICINAS

6 Proporcionar agua a las plantas
Servicios
Generales
Operativa X
7
Podar las plantas dispuestas en las
oficinas
Servicios
Generales
Operativa X
8 Quitar el polvo de las plantas
Servicios
Generales
Operativa X
ASEAR LA NEVERA
9 Lavar la nevera
Servicios
Generales
Operativa X
10 Eliminar los productos vencidos
Servicios
Generales
Operativa X
OTRAS COMPRAS
11
Comprar toallas para baos y
limpiones para la cocina
Servicios
Generales
Operativa X
12
Comprar loza, vasos, platos y
elementos faltantes
Servicios
Generales
Operativa X
OTRAS
13
Limpiar y organizar los escritorios y
pisos cuando se presente el
derrame de lquidos, en el momento
de su ocurrencia.
Servicios
Generales
Operativa X
14
Estar pendiente de que las
ventanas de la oficina del Gerente
queden bien cerradas, todo
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
Servicios
Generales
Operativa X
502
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO

Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin
de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

14. Desempearse como representante legal de la empresa.
15. Direccionar y administrar la compaa.
16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y polticas
generales y particulares para todas y cada una de las reas de la empresa.
17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva.
18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
19. Aprobar y realizar la contratacin de personal.
20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
21. Determinar el orden de pago a proveedores.
22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
23. Tomar decisiones.
24. Implementar las polticas de la empresa.
25. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin estratgica.
26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
28. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
29. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los
estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
503
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de
decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar con educacin de nivel superior en
Economa, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.


Mnimo dos aos de experiencia
en empresas del mismo sector
o en labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la
manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse
con las actividades que implica su cargo.











504


MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Subgerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO

Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseando y
direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el
mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento
de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo,
excelencia, eficiencia y competitividad.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa.
2. Responder por las compras y ventas realizadas.
3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la ms conveniente.
4. Realizar las compras de los productos a los proveedores.
5. Mantener relacin y comunicacin directa con clientes y proveedores a fin de
promover la integracin con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de
accin y estrategias planteadas.
6. Anlisis y revisin de cartera de los clientes.
7. Efectuar el pedido de la mercanca a los proveedores.
8. Aprobar y realizar la contratacin de personal.
9. Manejo de personal.
10. Representar la compaa en diversos eventos.
11. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia,
integracin y apoyo entre los colaboradores.
12. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificacin del
procedimiento.
Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobacin de crdito a
clientes.
Autorizar devoluciones en ventas.
Autorizar despacho de pedido o clientes.
Autorizar precio de venta.

13. Establecer precio de venta de los productos.
14. Fijar precio de negociacin y descuento que es posible otorgar a los clientes.
15. Disear e implementar estrategias o lneas de accin para el cumplimiento de las
metas.
16. Revisar la informacin correspondiente a las ventas del da.
17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercanca para verificacin fsica
aleatoria de productos almacenados en bodega.
18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la
actualizacin en productos, cambios del mercado y estrategias de comercializacin.
19. Presentar informes de gestin, de los logros alcanzados y estado de la empresa a
gerencia.
20. Recibir y analizar informes.
21. Garantizar el flujo de informacin a todos los niveles de la empresa.
22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores.
23. Logstica de despacho de productos.
24. Realizar reuniones de carcter comercial con Asesores, Director Comercial y Director
de Cartera.
505
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Subgerente
rea: Administrativa
25. Inventario semestral y de fin de ao.
26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente
con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente.
28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivacin de
cada uno de los integrantes de la compaa.
29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.

IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre
manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de informacin;
conocimientos en planeacin estratgica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior
Economa, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo un ao de experiencia en
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
506

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Director Comercial
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO

Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas
trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales,
diseando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los
objetivos organizacionales.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas.
2. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales.
3. Ofrecer acompaamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus
actividades.
4. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados
por la empresa.
5. Establecer precio de venta de la mercanca.
6. Establecer precio de negociacin y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes.
7. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos.
8. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la ms conveniente.
9. Mantener comunicacin con los proveedores.
10. Revisin de los reportes y proyeccin de ventas.
11. Ejercer control de inventario de mercanca mediante verificacin fsica aleatoria de
productos.
12. Programar y publicar la atencin del mostrador.
13. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales.
14. Ventas.
15. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas.
16. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en
productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de
comercializacin.
17. Apoyar el control de la cartera para que su recuperacin sea ms eficiente.
18. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado.
19. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa.
20. Presentar informes a gerencia.
21. Tramitar autorizaciones.
Autorizar devoluciones.
Autorizar pedidos.
Autorizar despacho de mercanca en vehculos extras.
Autorizar gastos que tengan relacin con el proceso de ventas.
22. Prestar colaboracin en el manejo de personal.
23. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.
Anular facturas previa verificacin de la informacin.
Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores con clientes.
Revisar notas de mercanca.
Autorizar cartera, para despacho y facturacin a clientes con visto bueno del
Director de Cartera.
24. Establecer comunicacin permanente con los proveedores, verificando las entregas y
al pago oportuno a estos.
25. Contestar el telfono.
507
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Director Comercial
rea: Administrativa
26. Conocer los precios de la competencia.
27. Realizar compra especfica y eventual de un producto no comercializado por la
empresa.
28. Ejercer control del cargue de los vehculos.
29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
30. Revisar y autorizar el pago de fletes.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con
conocimientos en mercadeo, estadstica, informtica, procesos de comunicacin, normas
de manejo de personal.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en
Economa, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo un ao de experiencia en
labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
508

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Director de Cartera
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la
informacin correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y
participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la
empresa.
2. Recibir y verificar la facturacin relacionada y despachada del da inmediatamente
anterior.
3. Entregar facturas y relacin de cobros a realizar a los diferentes clientes al
Mensajero (Cobrador).
4. Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y
de inmediato cobro.
5. Realizar reunin de cartera con vendedor para conocer la evolucin, cobro, recaudo
y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo.
6. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un da
ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo.
7. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, anlisis y vencimientos,
circularizaciones, libros auxiliares, relacin de recaudos y otros listados.
8. Codificar nuevos productos que sern comercializados por la empresa.
9. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2.
10. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las
actividades relacionadas con el desempeo de los cargos de los integrantes de la
empresa.
11. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor.
12. Autorizar pedidos, su despacho y facturacin a los clientes.
13. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las reas locativas de la
empresa, bodegas y oficinas, en ptimas condiciones de funcionamiento.
14. Manejar y controlar los inventarios.
15. Autorizar devoluciones.
16. Revisar las notas de devolucin y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la
Auxiliar de Inventario.
17. Revisar las facturas de los proveedores.
18. Revisar los ajustes de inventario.
19. Revisar la liquidacin y aprobar el pago de los fletes de mercanca.
20. Crear terceros (clientes comerciales).
21. Efectuar estudio de crdito a clientes nuevos.
22. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema.
23. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresin.
24. Recibir observacin de clientes faltantes por cobrar.
25. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria.
26. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes.
27. Generar estado de cuenta de los clientes.
28. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora.
29. Facilitar el manejo de personal.
30. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
31. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
509
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Director de Cartera
rea: Administrativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad
emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de
decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crdito a clientes y los gastos
ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y
control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de
una empresa, manejo de computador, conocimientos en informtica y sistemas de
informacin.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Debe contar con educacin de nivel superior
en Economa, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.


Mnimo un ao desempeando
labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.

510

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa
Cargo del Jefe
Inmediato:
Gerente
II. OBJETIVO

Apoyar la gestin contable de la empresa mediante el manejo de la informacin financiera
y la adecuada distribucin de los recursos.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos.
2. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes.
3. Mantener al da el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas.
4. Revisin y control de conciliacin bancaria.
5. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercanca y valores transportados,
impuestos de los vehculos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crdito,
libros oficiales, documentos del Gerente.
6. Efectuar el manejo de los activos fijos.
7. Realizar interfase de activos fijos.
8. Realizar el pago de los impuestos de la empresa.
9. Manejar la cartera de la empresa.
10. Cancelar anticipos de clientes.
11. Revisar las cuentas de clientes y proveedores.
12. Crear clientes.
13. Cuadrar la caja y revisarla.
14. Realizar el pago a proveedores.
15. Relacin de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los
proveedores.
16. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa.
17. Diligenciar la documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
18. Recibir y consolidar la informacin contable de las sucursales.
19. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
20. Efectuar el traslado de cuentas de fletes.
21. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crdito de
tesorera.
22. Revisar y pagar cuenta de celulares.
23. Analizar gastos con las sucursales.
24. Realizar interfase de nmina.
25. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios.
26. Hacer comprobantes de gastos.
27. Revisar el Balance General.
28. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnticos.
29. Reportar la informacin de la empresa a supersociedades.
30. Imprimir informacin de bancos.
31. Efectuar la amortizacin de los activos.
32. Realizar interfase de compras.
33. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte.
34. Revisar notas de proveedores en general.
35. Efectuar el pago de seguro de los automotores.
36. Devolucin del IVA.
37. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores.
38. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
511
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa

39. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.

IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el rea
financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador,
conocimientos en informtica y sistemas de informacin.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar con educacin de nivel superior en
Finanzas, Contadura, Administracin de
empresas, Ingeniera Industrial o carreras
afines.

Mnimo un ao desempeando
labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con las
funciones a realizar.
512

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nmina
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO

Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nmina de los empleados,
contratacin, la respectiva vinculacin al rgimen de seguridad social y liquidacin de
contratos.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

NMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compaa para facilitar
el proceso de pago de nmina.
2. Liquidar y pagar la nmina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitologa inherente a la contratacin de nuevo personal.
4. Archivar la documentacin correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidacin de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trmite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelacin del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantas y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitologa inherente a la contratacin de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentacin de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliacin a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantas.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de proteccin personal.
19. Adelantar la bsqueda y prstamo de documentos a empleados del rea de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiqun de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el telfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compaeros y por requerimiento de la
labor desempeada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar informacin Fondo de Empleados.
27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
28. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
513
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nmina
rea: Administrativa


PROVEDORES Y ACREEDORES.

29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos
necesarios.

30. Manejar la cartera de los proveedores.
31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda
contrada y los plazos para su pago.
32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efecta la cancelacin de varias
facturas.
33. Enviar documentos a los proveedores va fax.
34. Realizar pago de las obligaciones contradas con acreedores.
35. Causacin de facturas acreedores varios.

OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA.

36. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor.
37. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos.
38. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias.
39. Procesar informacin de conciliaciones bancarias.
40. Comprar papelera y llevar a cabo el control de la salida de la misma.
41. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario.
42. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempear al
interior de la empresa.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo



514
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nmina
rea: Administrativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Normas de administracin de personal, Rgimen de la seguridad social en Colombia,
conocimientos en normas de contratacin, manuales de funciones y requisitos por
competencias; manejo de computador y sistemas de informacin, normas bsicas de
archivo; manejar temas relacionados con el rea financiera, especficamente en
contabilidad general.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar con educacin de nivel superior en
Finanzas, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.


Mnimo un ao desempeando
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el
cargo.


515


MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Inventario 1
rea: Comercial
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO

Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de
productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Ingresar mercanca al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega
de la empresa.
2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el
ingreso.
3. Tramitar la consecucin de facturas de los proveedores manteniendo una
comunicacin constante con estos.
4. Elaborar notas a proveedores por devolucin de mercanca, mayor o menor valor
cobrado.
5. Elaborar remisiones de mercanca para llevar a cabo la venta de los productos al
cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor.
6. Facturar las remisiones de los materiales.
7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercanca.
8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado.
9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos.
10. Solicitar cemento al proveedor de este material.
11. No permitir el bloqueo del cdigo de cliente.
12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creacin de obras.
13. Solicitar traslado de mercanca a la sucursal respectiva.
14. Efectuar la liquidacin y pago de los fletes a los transportadores de los materiales.
15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales.
16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores.
17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores.
18. Realizar verificacin fsica aleatoria de inventario.
19. Reporte de los inventarios peridicos por escrito para archivo.
20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario.
21. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
22. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.

IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
516
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Inventario 1
rea: Comercial
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,
informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Para desempear el cargo es
indispensable contar con ttulo de
bachiller y/o educacin de nivel superior.


Mnimo cuatro meses
desempeando labores afines
al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con
las actividades propias del cargo.



517

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de inventario 2
rea: Comercial
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO

Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de
productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Manejar el archivo general del rea comercial: seleccionar documentacin,
verificar su informacin y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo.
2. Elaborar notas por devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado o
descuento financiero.
3. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores.
4. Diligenciar cartas generales y especficas para :

Realizar los pedidos a proveedores.
Autorizacin al portador.
Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente).
Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director
Comercial y Asesores Comerciales.
5. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores.
6. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el
Director de Cartera.
7. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes
actividades que implica el cargo:
Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes.
Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas,
enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisin y autorizacin de
Subgerente.
Fotocopiar y enviar fsicamente la carta al proveedor.
Tomar datos y efectuar liquidacin de fletes.
Realizar el cierre del da (presentar informes de ventas del da y
acumuladas del mes).
8. Facturar remisiones.
9. Seleccionar documentacin depositada en la bandeja ubicada en el rea de
direccin de cartera.
10. Entregar notas de contabilidad por devolucin o descuento financiero a mensajero
para hacerlas llegar a los clientes.
11. Organizar documentacin del rea de inventario y hacer ms visible para facilitar
su consulta.
12. Asesorar y colaborar a los vendedores en la bsqueda de documentos.
13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
14. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.



518
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de inventario 2
rea: Comercial
EVENTUALMENTE.

15. Revisar el registro de la informacin en el cuaderno de facturacin, por solicitud
del Director de Cartera.
16. Contestar el telfono y direccionar las llamadas.
17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,
informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Para desempear el cargo es
indispensable contar con ttulo de bachiller
y/o educacin de nivel superior.
Mnimo cuatro meses
desempeando labores afines
al cargo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con
las actividades propias del cargo.

519



MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar General
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO

Ofrecer apoyo a las reas que as lo requieran mediante el desempeo de
funciones diversas.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Manejar el archivo general del rea contable.
2. Elaborar comprobantes.
3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor.
4. Realizar revisin de documentos y/o listados.
5. Diligenciar formularios.
6. Elaborar cartas.
7. Elaborar carta de pago a proveedores.
8. Contestar el telfono.
9. Enviar y recibir fax.
10. Fotocopiar documentos.
11. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
12. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad


INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo



520
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar General
rea: Administrativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.


VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimiento y manejo de computador y programas informticos: procesador de
palabras (Word), Hoja electrnica (Excel), presentacin (PowerPoint).

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Para desempear el cargo es
indispensable contar con ttulo de
bachiller.


Mnimo seis meses
desempeando labores afines
al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.


521



MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Cajera(o)
rea: Comercial
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO

Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la
comercializacin de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero.
2. Archivar los recibos de caja.
3. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores.
4. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que
suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeo de su cargo.
5. Registrar los gastos del personal.
6. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal.
7. Organizar el cuadre del da anterior.
8. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos
producto de las ventas efectuadas.
9. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes.
10. Diligenciar formato de consignacin para depositar dinero en cuenta de la
empresa o para pagar a proveedores.
11. Revisar consignaciones contra recibos de caja.
12. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales.
13. Procesar cheques devueltos.
14. Archivar facturas de ventas de contado.
15. Recibir el dinero producto de las ventas de contado.
16. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero.
17. Recibir el dinero que ingresa a la empresa.
18. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la
entrega a la persona a quien viene dirigida.
19. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales.
20. Iniciar la anulacin de facturas de venta cuando estas presenten errores de
diligenciamiento o por cambios.
21. Archivar documentos en fuelle.
22. Firmar cheques (una de dos firmas).
23. Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero.
24. Pagar a proveedores locales y nacionales.
25. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio da.
26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
27. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.






522
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Cajera(o)
rea: Comercial
IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad


INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimientos bsicos de contabilidad e informtica; manejo computador y sistemas
de informacin.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Para desempear el cargo es
indispensable contar con ttulo de
bachiller.


Mnimo seis meses
desempeando labores afines
al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con
las actividades propias del cargo.



523

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Asesor Comercial
rea: Comercial
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO

Ofertar los productos comercializados por la compaa a todas las personas y
empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificacin o
ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del
departamento de ventas.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
GENERALES.

1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
3. Ofrecer servicio de crdito a clientes mayoristas solicitando la informacin y
documentacin requerida para el estudio del mismo.
4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera va telefnica o desplazndose
a la oficina del cliente.
5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignacin en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
6. Efectuar la venta de la mercanca.
7. Realizar pedido.
8. Consultar disponibilidad de la mercanca en el sistema asegurndose de la existencia
fsica en bodega.
9. Llevar a cabo la facturacin de los productos.
10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
11. Efectuar seguimiento del cliente.
12. Tramitar Devoluciones.
13. Brindar asesora tcnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
15. Atender el telfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
16. Atender los clientes de los compaeros.
17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
18. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

ESPECFICA.
19. Atencin de mostrador.

OTRAS.

20. Entregar facturas.
21. Realizar vueltas de oficina.
22. Manejo de facturas no entregadas.
23. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los dems compaeros.
24. Estar pendiente de la mercanca. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar
la salida de la mercanca sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.
524
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Asesor Comercial
rea: Comercial
25. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa.
26. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios.
27. Vigilar la competencia.
28. Tramitar solicitud de guardar mercanca al cliente.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepcin y anlisis para la adecuada atencin de los visitantes y clientes.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimiento en tcnicas de mercadeo y comunicacin, atencin al cliente, manejo
computador y sistemas de informacin.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller.


Mnimo seis meses desempeando
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el cargo.



525




MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Jefe de Bodega
rea: Operativa
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Comercial
II. OBJETIVO

Desarrollar las actividades logsticas que garanticen la colocacin de los productos en
manos de los clientes, as como mantener control de la mercanca que ingresa y sale de la
bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Programar la ruta de entrega de la mercanca respecto a la ubicacin del cliente para
que se efecte el mayor nmero de entregas posibles.
2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercanca en las bodegas de la
empresa.
3. Recibir las facturas de los proveedores.
4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compaa en cuanto
a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepcin.
5. Iniciar al trmite de devolucin de la mercanca.

Mercanca trada por el conductor de la empresa cuando el cliente no la
recibe o devuelve.
Mercanca trada por el cliente.
Cuando la mercanca no alcanza a ser despachada.

6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada
por la empresa.
Venta de contado.
Venta a crdito.

7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercanca.
8. Determinar el peso de la carga del vehculo para evitar el sobrepeso y sus
consecuencias.
9. Programar la recepcin o descargue de los camiones de los proveedores.
10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho.
11. Realizar seguimiento y control de las entregas a travs de la Planilla de Horario.
12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral.
13. Manejar personal extra de la planta fsica de la empresa.
14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o
permiso concedido.
15. Programar y evaluar las actividades desempeadas por el personal extra.
16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa.
17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones,
incapacidades o para facilitar permisos.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
19. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
526
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Jefe de Bodega
rea: Operativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad


INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor y debe tener cuidado
con el adecuado manejo de la informacin sobre los inventarios y almacenamiento de la
mercanca.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin,
almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informticos: procesador
de palabras (Word), Hoja electrnica (Excel).

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Para desempear el cargo es indispensable
contar con educacin de nivel superior en
Ingeniera o Tecnologa Industrial, Logstica o
carreras afines.


Mnimo seis meses desempeando
labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mnimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.



527



MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
rea: Operativa
Cargo del Jefe
Inmediato:
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO

Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades
logsticas.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Coordinar el despacho de la mercanca a los clientes en los vehculos de la empresa.
2. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercanca al cliente.
3. Coordinar la recepcin de la mercanca que llega proveniente de los proveedores.
4. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o
encontrando espacios.
5. Participar o solicitar a los compaeros el alistar material.
6. Verificar y contar la mercanca cargada a los vehculos de la empresa y de los clientes
para aprobar su salida.
7. Participar en la recepcin de la mercanca enviada por los proveedores verificando
cantidades y especificaciones.
8. Despachar mercanca al cliente.
9. Estar pendiente de todas las bodegas.
10. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignacin de compaeros para
realizar diferentes actividades.
11. Manejar el botiqun y suministrar elementos a compaeros ante accidente de trabajo
leve o medicamentos por enfermedad.
12. Recibir la consulta o llamado de los compaeros ante inconvenientes presentados en
las entregas o en bodega de la empresa.
13. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar
soluciones.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo.
15. Solicitar la autorizacin y programacin de vacaciones.
16. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones.
17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
18. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
528
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
rea: Operativa
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo



INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin,
almacenamiento y manejo de productos).

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Debe poseer como mnimo ttulo de
bachiller.


Haber desempeando labores
afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.




529

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
rea: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO

Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en la recepcin de la mercanca,
almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la
bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los
compradores.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Despachar la mercanca para los clientes, en los camiones de la empresa.
2. Cargar los productos al vehculo.
3. Solicitar transporte extra cuando el camin ya se encuentra cargado, para que no se
presente sobrepeso.
4. Alistar la mercanca a despachar.
5. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa.
6. Recibir la mercanca en bodega.
7. Descargar la mercanca enviada por los proveedores.
8. Ingresar y almacenar la mercanca en la bodega.
9. Efectuar verificacin de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y
especificaciones.
10. Verificar el peso de la mercanca enviada por los proveedores.
11. Contar la mercanca ingresada en la bodega.
12. Organizar la bodega.
13. Devolucin de mercanca.
14. Relevar o reemplazar a los compaeros en sus funciones.
15. Ayudar a los compaeros a ubicar la mercanca en la bodega cuando requieran
efectuar despachos.
16. Brindar colaboracin en la capacitacin del personal extra en la manipulacin de los
productos y en las funciones asignadas.
17. Efectuar inventario fsico aleatorio del producto o productos indicados.
18. Participar en el inventario fsico semestral y/o anual de todos los productos
almacenados en bodega.
19. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor.
20. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulacin de los productos y
aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor.
21. Informar a cerca de accidentes de trabajo.
22. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo.
23. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.
24. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de proteccin personal y dotacin.
25. Efectuar inventario fsico aleatorio de los productos de bodega.
26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
27. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

ESPECFICAS.

BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
530
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
rea: Operativa

BODEGA 2.
30. Manejar el puente gra.

BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
gra.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin,
almacenamiento y manejo de productos).

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Debe poseer como mnimo ttulo de
bachiller.

Haber desempeando labores
afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
531





MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega
rea: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO

Brindar apoyo y colaboracin en las actividades de recepcin, almacenamiento de la
mercanca y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o
en los diferentes establecimientos o lugares indicados.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.

1. Despachar la mercanca para los clientes en los vehculos de la empresa.
2. Cargar la mercanca almacenada en la bodega a los carros de la empresa.
3. Alistar la mercanca a despachar.
4. Recibir la mercanca que llega a bodega proveniente de los proveedores.
5. Almacenar en bodega la mercanca que llega.
6. Participar en el inventario fsico semestral o anual de todos los productos
almacenados en las bodegas de la empresa.
7. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las
obras.
8. Revisar e informar sobre las averas y fallas encontradas en la mercanca.
9. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercanca.
10. Colaborar en la capacitacin del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la
bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas.
11. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.

EN LOS CARROS.

12. Descargar la mercanca de los carros en la bodega o en la obra del cliente.
13. Cargar la mercanca al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por
devolucin.

OTRAS.

14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.
15. Solicitar con antelacin los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en
horario laboral.
16. Solicitar la programacin y autorizacin de vacaciones.
17. Solicitar y/o recibir los elementos de proteccin personal y dotacin.
18. Reportar los accidentes de trabajo.
19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
20. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.


532
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega
rea: Operativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

No requiere de conocimientos bsicos.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar como mnimo con bsica primaria.


Haber desempeando labores
afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.


533

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Conductor
rea: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO

Movilizar la mercanca desde la empresa a los establecimientos de los clientes,
tratando de conservar la integridad y ptimas condiciones de los estos y realizando las
entregas en el lapso de tiempo convenido.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Conducir el vehculo en el que se transporta la mercanca de la empresa.
2. Transportar la mercanca desde la bodega de la compaa hasta las instalaciones
locativas de los clientes.
3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y
cumpliendo oportunamente con la programacin de entrega de pedidos.
4. Desarrumar mercanca almacenada en el camin.
5. Diligenciar planilla de horario.
6. Recoger mercanca en obras de los clientes por concepto de devolucin de
mercanca.
7. Traer a la bodega de la compaa la mercanca por devolucin o no aceptacin
del cliente.
8. Arrumar mercanca en el camin cuando se recoge mercanca en la obra del
cliente.
9. Diligenciar los recibos de gastos.
10. Solicitar autorizacin de los gastos causados por el desempeo de la labor.
11. Cuadrar los gastos con la cajera.
12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompaamiento en
los vehculos.
13. Reportar la mercanca averiada durante el transporte al regresar a la empresa.
14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las
fallas mecnicas del vehculo.
15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercanca tanto en
la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar prdidas o
inconvenientes.
16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de proteccin
personal y primeros auxilios.
17. Realizar el inventario al recibir el vehculo de todos los elementos que este posee.
18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar
reparaciones costosas y prdidas de tiempo.
19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
20. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
534
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Conductor
rea: Operativa
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Poseer conocimientos de mecnica automotriz y normas de trnsito.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar como mnimo con bsica primaria.


Mnimo cuatro meses de haber
conducido vehculos de carga
pesada.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las actividades
del cargo.



535



MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Mensajero Cobrador
rea: Comercial
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO

Apoyar a la administracin en el cobro de cartera y la tramitacin de documentos
necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas.
2. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes.
3. Realizar el cobro de las obligaciones contradas por los clientes con la compaa.
4. Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
5. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la
documentacin requerida por la empresa.
6. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes reas de la empresa.
7. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compaa.
8. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y
proveedores.
9. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el
cumplimiento de sus funciones.
10. Reportar y solicitar autorizacin de los gastos generados en el desempeo de su
labor.
11. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades
propias del cargo.
12. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la
misma.
13. Solicitar y recibir los elementos de dotacin entregados por la empresa.
14. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.).
15. Efectuar diligencias personales del Gerente.
16. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
17. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad

INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

536
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Mensajero Cobrador
rea: Comercial

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fcil cumplimiento.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Poseer conocimientos de mecnica automotriz.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar como mnimo con bsica primaria.


Mnimo tres meses de haber
desempeado labores afines al
cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las
actividades del cargo.



537

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Servicios Generales
rea: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO

Brindar apoyo al funcionamiento de la organizacin, manteniendo debidamente
aseadas y ordenadas todas las reas, e igualmente proporcionando el servicio de
cafetera a los empleados y clientes de la empresa.

III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Ofrecer bebidas y brindar atencin a visitantes, clientes y proveedores, durante
su permanencia en las instalaciones de la compaa.
2. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baos,
cocina, pisos, ventanas, paredes, etc.
3. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los vveres de la cafetera.
4. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos.
5. Mantener limpia y ordenada la cocina.
6. Organizar y mantener aseada la nevera.
7. Cuidar las plantas de las oficinas.
8. Solicitar, comprar y usar la dotacin de uniforme.
9. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral.
10. Tener presentes consideraciones de proteccin personal en el desempeo de la
labor para evitar la ocurrencia de accidentes.
11. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor.
12. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.
13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
14. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo

INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones

ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
538
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Servicios Generales
rea: Operativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Rutinaria. Las actividades que realiza son de carcter repetitivo y solo sigue
instrucciones.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

No requiere de conocimientos bsicos.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia

Contar como mnimo con bsica primaria.


No requiere experiencia para
realizar esta labor.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere de un da para conocer las actividades y tareas que debe desempear.