Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
     
 
Produced by PayByWeb.   On the Internet at hp://www.paybyweb.com  
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com

The process of opening a merchant account can seem 
very confusing.   With so many processors out there, 
and every merchant having unique issues, there are 
many options to consider. One wrong answer on a 
merchant account application can make a huge impact on your business.  This 
guide will explain the intricacies of a merchant account.   We’ll explain the 
terms, give you tips on getting your application approved, what to do and not to 
do, and most importantly provide you with the information you need, to keep 
your merchant account open with little or no effort.  We hope you find this guide 
useful. 
 
Introduction ............................................................................... 2 
What is a Merchant Account .......................................................  3 
My Credit is Not an Issue, Is it? ................................................... 4 
Terminated Merchant/Match File ................................................ 5 
Getting Approved .................................................................... 6‐7 
Glossary of Terms .................................................................... 8‐9 
PCI Compliance ......................................................................... 10 
Frequently Asked Questions (FAQ) ............................................ 11 
Never...EVER! ........................................................................... 12 
Avoiding the Security Department ............................................ 13 
The Author ...............................................................................  13 
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
A merchant account is VIRTUAL account held with a bank, used 
to process credit card transactions.  Unlike a regular bank ac‐
count, you cannot access your merchant account to withdraw  or 
add funds.   Credit card transactions are processed using a termi‐
nal, whether wireless, desktop, mobile, or virtual (using a pay‐
ment gateway such as Authorize.net).    
Once transactions have been processed and the daily batch has 
been settled, the Merchant Service Provider (MSP), the company 
that manages the merchant account, will either deposit or withdraw  funds  from the mer‐
chant account to the merchant’s depository bank.  Deposit times can vary based on the 
MSP’s terms and type of account.  For example, funds are generally deposited significantly 
earlier for a retail/swipe account, than for an Internet/phone account.  This is due to Risk 
issues, which are discussed in this guide. 
Once a merchant account has been approved, a merchant number or Merchant ID (MID) 
issued by the MSP.  This can be as many as 16 digits and is unique to each account.  The 
MID can generally be found on the merchants monthly statement.    Most MSP’s provide a 
monthly statement detailing the transactions and fees assessed.  This can be delivered via 
email or reg. mail, generally at the merchant’s selection.   
The merchant account agreement typically will contain all terms of the agreement be‐
tween the MSP and the merchant, including but not limited to Avg transaction volume, 
Max transaction volume, description of business, credit information, business and person‐
al information, terms of termination, and fees.  In virtually all cases, the merchant agree‐
ment is a binding legal document between a merchant, the MSP, and the bank that ser‐
vices the account, regardless of the method used to obtain the merchants signature. 
Once the merchant account has been approved, it is time for deployment of the terminal.  
Whether using a desktop swipe, wireless mobile, or Internet virtual terminal, this is setup 
once the merchant account has been approved.  Once the terminal is setup and activated, 
the merchant can begin processing credit card transactions. 
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
One of the most commonly asked questions we receive has to do with 
the application process, namely, “Why is my credit checked?”  Many mer‐
chants unfamiliar with the workings of a merchant account, do not be‐
lieve that their credit should have any bearing on their ability to obtain or 
maintain a merchant account...they are TOTALLY WRONG.   Here’s the scoop! 
Believe it or not, a merchant account is similar to a loan.    
With a merchant account, you are generating sales and being paid by your Merchant Ser‐
vice Provider in anywhere from 1—5 days from the transaction settlement date.   Let’s say 
that you have a merchant account with an avg sale of $200 and a monthly volume of 
$100,000.   Remember that most credit card holders have up to 30 days to get their next 
credit card statement, with an additional 30 days to pay their bill.  With your account, dur‐
ing the first 60 days, you could generate $200,000 in sales for which funds have been de‐
posited into your bank acct, BEFORE  CARDHOLDERS HAVE  THEIR BILL.  
Most companies that operate legitimately, there is no problem.  What about the others?  
They could process thousands of dollars in fraudulent transactions, get paid the funds and 
by the time the cardholders see the fraudulent charges on their statement and report 
them, the merchant acct holders take the funds from the account and disappear, leaving a 
tremendous loss to the banks.   
In order to mitigate the risk associated, MSP’s review credit and other criteria.  We all 
know that there may be reasons beyond one’s control that can 
negatively impact their credit.  However, from an MSP’s per‐
spective, if you don’t take responsibility for your own credit, you 
may be too high a risk for a merchant account.   While credit is 
usually not a sole reason to be turned down (except for an open 
bankruptcy), it is virtually always criteria used to some extent in 
the merchant account underwriting/approval process. 
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
When consumers do not honor the terms of their credit agreements, the creditor may re‐
port the default to a credit reporting agency. If the consumer applies for additional credit, 
the new creditor obtains a credit report and learns about the consumer's previous history. 
The merchant processing banks (also known as "acquiring" banks) do not have a similar 
credit‐reporting agency available that can report information about the way that a busi‐
ness handles its merchant processing responsibilities. The card associations, instead, use 
a file known as "MATCH." The MATCH File is a database file, previously and most com‐
monly known as the Terminated Merchant File "TMF." This Terminated Merchant File is 
used by MasterCard and Visa processing banks to identify specific merchants and princi‐
pals who have already been terminated. Once a merchant is on this list, it is highly un‐
likely that future merchant account applications will be approved. The "TMF", or 
MATCH list, is essentially a BLACKLIST from which it is almost impossible to be re‐
moved. 
How exactly is the MATCH file used when I apply for a Merchant 
 Account? 
Your new merchant acquiring bank must query every merchant account application 
against the Terminated Merchant File to determine whether a company, or its principals, 
has been terminated. If your new acquirer receives a response indicating a "possible 
match" against a merchant or individual listed on the file, the acquirer must double check 
and make certain the listed merchant or individual is truly the same as the one for which 
the inquiry was generated. If so, the acquirer must contact the listing bank to determine 
why the business or individual was added to the file. 
If a previous acquirer listed your business or your name, that does not mean you are pro‐
hibited from obtaining merchant processing privileges in the future, however, being on 
the Terminated Merchant File makes it VERY unlikely that you will be approved for a 
merchant account with most MSP’s. The new acquirer is to base its approval decision on 
complete investigation and to use the Terminated Merchant File as an informational tool 
in the decision making process. Some acquirers will issue an approval conditioned upon 
having the listing removed by the prior processor while others will review the circum‐
stances surrounding the listing and make an informed decision. 

























 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com

Do I need to enter all the information requested?  Can I use my PO Box ad‐
dress?  Do we need to be incorporated?  So many questions…here are some 
tips to help you complete your merchant account application.  While they 
won’t guarantee your approval, they will provide insight on what Merchant 
Service Providers are looking for.  

SOCIAL SECURITY NUMBER/TAX ID NUMBER
Make sure you enter your SSN or EIN correctly. This is VERY important. If this is not en-
tered correctly, virtually every application will be pended or declined immediately.

HOME BASED BUSINESSES
If your business is in your home, be sure to enter the same information for home and busi-
ness address. DO NOT USE P.O. BOXES. ALWAYS PROVIDE YOUR PHYSICAL AD-
DRESS.

BANKING INFORMATION
A valid checking account is required for a merchant acct. The Merchant Service Provider
(MSP) will use that account to deposit your funds, and to debit their fees, as applica-
ble. Make sure your banking information is correct. Do not use a deposit ticket to provide
you with your account information, as the numbers on most deposit tickets are NOT the
same.

INTERNET BANKS ARE A NO NO!!
They may be convenient, but if you bank with an Internet bank such as MetaBank, you are
very likely to not be approved. MSP’s accept financial institutions that accept ACH debit/
deposits and almost always reject merchants who use Internet Banks. In todays world, it
is just as convenient to go online and open a checking account with a REAL bank.

AVERAGE MONTHLY LIMIT
This is a VERY important issue. It's important that you enter the correct Average Monthly
limit. This is how much you expect to process in Visa/MC sales each month. Be realistic
with this number and it is best to keep under $35,000. If your business is just starting up
and you are not sure, be conservative. You can always contact your MSP and request an
increase, if necessary. Most small businesses or startups enter between $3,500 and $15k
for this field. With most MSP’s, what you enter here will become your monthly limit!

AVERAGE SALE (TICKET)
Your average sale is very important. This is the average total of most of your sales. Be very
careful not to enter $2500 when you


Getting Your Application Approved - cont.
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com

mean $25.00. This may cause your application to be placed on hold for
review. Keep in mind, the higher your sale amount, the greater the
risk to the bank. Keep it reasonable and accurate. Average sale/ticket over $200 will likely
result in your application being pended for review. High average ticket amounts may result
in you being requested to provide invoices, financial statements, bank statements, tax re-
turns, etc. showing these amounts being charged to other customers.

AVERAGE TICKET VS. MONTHLY VOLUME
Don't make your average sale and total monthly volume similar. You
can't process $6,000 a month with a $3,000 average sale, unless you
only plan to process 2 sales a month. There should be a good
spread between the two. For example: $5k monthly and $100 per
sale.

COMPANY EMAIL ADDRESS IS ALWAYS BETTER
While virtually everyone has a gmail, Hotmail, or Yahoo email, it is always better to have an
email address in your business or domain name. Example: If you are trying to setup a mer-
chant account for your business: BEST TOYS which has the domain www.besttoys.com, it is
better to use an email such as bill@besttoys.com than “fishingjunkie@hotmail.com.


PROVIDE COMPLETE INFORMATION
The MSP does NOT know you. When asked for your name, don't just
enter BOB. Enter area codes with phone numbers. Enter complete
and correct information. If you don't, your application will likely be
Pended for more information or declined.

PRODUCT/SERVICE OFFERED - BE CLEAR!
On your application, clearly and descriptively explain what product or
service you offer.
ENTER This: "We sell tools, computers, and electronics, via our website."
NOT This: "sell stuff"

SIGN THE APPLICATION
Regardless of whether the merchant account application requires a hard (real) signature or
digital, perhaps a signature you draw with your mouse, if you don’t sign the application, it will
not be submitted properly or approved. A merchant account agreement is a legal document
that will not be approved without the applicants signature.

  While these tips are not a guarantee, they will provide a better opportunity to get 
your merchant account approved.  Of course approval is just the first step.  Properly 
maintaining and managing your merchant account will provide years of credit card 
acceptance and a good working relationship between your business and the Mer‐
chant Service Provider.  A merchant account application is an agreement between
your business and a Bank! Dot your i's and cross your T's.

A complete and thorough application will
expedite you through the application process.
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
AVS (Address Verification Service) 
A system developed by the Card Issuers which matches the credit card to the billing address on file.  
The system takes the house number and zip code and keeps this on file.  When a transaction is sub‐
mitted, the transaction data, which should include the cardholders billing address is instantly 
scrubbed against the AVS to determine the validity.  If the billing address on the transaction match‐
es the AVS information on file, the transaction passes to be authorized for payment.  If the AVS 
fails, the transaction may/may not be declined, based on the merchant’s settings in their payment 
gateway.  Failure to capture billing address or bypass AVS may result in the transaction being 
downgraded from qualified to mid or non qualified.  This may result in higher transaction fees to the merchant. 
DDA ‐ Depository Bank 
This is the bank account, usually checking, used by a merchant for funds from credit card transactions to be deposited, as 
well as fees to be debited.   
Internet Merchant Account 
Also known as: MOTO (mail order/telephone order), & e‐Commerce merchant account.  This is a type of mer‐
chant account for all NON ‐ face to face transactions.  If a merchant is not physically swiping the credit card, this 
type of account is generally used.  Rates/fees are minimally increased from a retail/swipe merchant account, due 
to the inherent risk issues involved when running a transaction without credit card in hand.  The rule of thumb is 
that if you are not swiping at least 85% of the credit cards being processed, an Internet merchant account is most 
applicable. 
ISO (Independent Sales Organization) 
Merchant Service Providers generally do not communicate or market to prospective merchants.   Marketing and 
account setup is typically handled by ISO’s and Agents.   There are significant differences between the two.  
Mainly, pretty much anyone can become an Agent.  Sign an agreement with a MSP and you can start referring 
merchant accounts.  To be an ISO, you must become registered with the card issuers, Visa/MasterCard.  Initial 
registration costs approximately $10,000 with annual renewals of around $4,500.  A significant amount of paper‐
work and documents are required  and the process takes months to complete.  ISO’s are permitted to market 
credit cards using their own business name and identity, while agents must use the name of the MSP for their 
marketing.   Example:  Paybyweb, Inc. is a Registered ISO so it may market credit card merchant accounts as 
Paybyweb via http:www.PayByWeb.com.   An agent would have to use a name such as First Data Independent 
Sales or other MSP, on their website.    While both are knowledgeable and able to set up merchant accounts, 
ISO’s have significantly more service and pricing options available.  They can pretty much set their own pricing 
structure with more flexibility than an agent, who is bound by the terms and pricing of the MSP to which they are 
registered.   
Merchant Service Provider (MSP) 
This is the company that manages the merchant account.  A merchant agreement is between the merchant and 
MSP.   
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
 
Payment Gateway 
A Payment Gateway, such as Authorize.net, PlugNPay, PayProFlow, provides the conduit between the merchant 
account and merchant.  It provides integration for a merchant account to work with a shopping cart or website, as 
well as a virtual terminal for manual credit card transaction entry.  Typically, the payment gateways provide de‐
tailed reports of transaction amounts, card types, and customers, making it relatively simple to review or access 
specific transactions.  Some gateways provide additional tools such as Recurring Billing, Fraud Detection, and 
more.  Payment gateways are REQUIRED with Internet/MOTO merchant accounts.  They bill separately and fees 
vary by provider. 
PCI Compliance 
PCI (Payment Card Industry) DSS (Data Security Standards) were enacted to protect credit card holder’s data and 
create standards for the industry and all who accept credit card data.  More info on PCI is found in this guide. 
Retail/Swipe Merchant Account 
This is a type of merchant account for face to face transactions.  Transactions may be run using a desktop, wire‐
less, & mobile terminal.  Rates/fees are lower than non‐swipe accounts because there is less risk involved when 
physically swiping a credit card.  The rule of thumb is that if you are swiping at least 85% of the credit cards being 
processed, an Retail/Swipe merchant account is most applicable. 
Risk Department 
This one of the most important areas of the MSP.  They decide which merchants meet or do not meet the criteria 
to continue processing transactions.  When a merchant account red flags, this department assesses the issue and 
responds accordingly.  It may be as simple as contacting cardholders to verify transactions, requesting copies of 
signed credit card slips, or asking a merchant for invoices to support cardholder charges.  If a merchant processes 
outside their pre‐set limits, the risk department is generally the next contact to the merchant.  They have the 
ability to close virtually any merchant account, for virtually ANY reason.  If a risk advisor is uncomfortable with a 
merchant, you can pretty much be sure that the merchant will be looking for a new MSP.  There are tips to keep‐
ing your account out of the security department.  You will find them in this guide. 
Underwriting Department 
This is the MSP’s department responsible for reviewing incoming merchant account applications.  It is their job to 
determine whether a merchant should be approved, declined, or if further information needs to be provided.  The 
underwriting department is typically kept at arm’s length from other departments to ensure proper conduct and 
ensure their job is done to exact requirements.  At some MSP locaons, underwriters have their own entrance/
exits and do not comingle with other departments.  In many cases, merchants will never know their real names, as 
many underwriters use pseudonyms in order to protect their identy and privacy.   They are not always the easi-
est to work with and it is almost always in a merchant’s best interest to comply with their requests.    They may 
work closely with the Risk/Security department to protect MSP’s from fraudulent merchants.   
Glossary of Terms - cont.
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
The Payment Card Industry (PCI) enacted strict standards for keeping cardholder pay‐
ment data safe and secure.  Regardless of whether you are a Fortune 100 or small Inter‐
net startup company, compliance with the PCI Data Security Standard (DSS) is NOT op‐
tional.   With good reason.  Let’s face it, we all are at risk of credit card fraud and/or mis‐
use of personal information.  Many people have had their personal credit card infor‐
mation stolen by those who have breached security of companies thought to be safe.  Even banks have 
been compromised.  These standards are designed to ensure that the card data from consumers, like you, is 
kept secure. 
Compliance comes at a cost...or does it.   
TRUE or FALSE:  Most processors charge PCI compliance fees to their merchants, whether monthly or an‐
nually?  TRUE!   
TRUE or FALSE:  There is a way to get out of paying those fees?   TRUE! 
Did you know that many merchants don’t necessarily have to pay PCI Compliance fees?  The process to 
have those fees waived is simple and takes just a few moments.   Always check with your Merchant Service 
Provider to make sure of the process required: 
1.  Complete a SAQ (Self– Assessment Quesonnaire 
2.  Upon compleon, assuming that you ARE PCI compliant, you will be taken to a cerficate. 
3.  Provide the cerficate to your Merchant Service Provider.  In most cases, your PCI Compliance will be 
waived for the length of me covered on the cerficate. 
 
TRUE OR FALSE:  Once I run SAQ and show that I am compliant, there is nothing further needed in the fu‐
ture?   FALSE!   As the payment industry makes changes, businesses change their operations, and govern‐
ance with regards to financial services changes,  compliance with PCI must be re‐checked.   Compliance is a 
continual process that must be tested at regular intervals.   
PCI Informaon provided by PCI Security Standards Council.  Visit them on the web at www.pcisecuritystandards.org 
“Quick Guide” to the PCI Data Security Standard How to Be Compliant
Self-Assessment Questionnaire (SAQ) PCI News & Events
Approved Companies & Providers PCI FAQ
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
I f you have quest i ons on Mer chant
Account s, accept i ng cr edi t car ds,
or ot her payment i ssues, we ar e
her e t o hel p. Wi t h over 19 year s
i n busi ness, PayB yWeb has
t he ANSWE RS you need!
Call us anytime at 727.289.7009
Or
Email - sales@PayByWeb.com
♦ What is a Payment Gateway? A gateway (authorize.net, Linkpoint, Paypro, etc.) provides a link from your website or shop‐
ping cart to your merchant account. It also provides a virtual terminal that can be used to manually enter credit card transac‐
tions via the Internet. An Internet/Mail order Phone Order merchant account does NOT work without a gateway. 
♦ How Long Does it Typically Take To Receive Funds in My Bank Acct?  For Retail/Swipe merchant accounts, many proces‐
sors deposit funds within 1‐2 business days after settlement.  Internet/Phone/Mail Order merchants generally take 3‐5 busi‐
ness days. 
♦ Do Merchant Accounts Offer Recurring Billing?  Generally, recurring billing or subscription functionality if offered by the 
Payment Gateway.  For example, Authorize.net offers the Automated Recurring Billing (ARB) service for an additional $10/
month. 
♦ Even Though it Costs More, Should I Accept Amex?  Absolutely!  Amex offers cardholders considerable incentives to use 
their cards.  Many cardholders want to use Amex to capitalize on those incentives such as MILES and bonuses.  On average, 
accepting Amex costs around 1% more than Visa/MasterCard/Discover.  That said, if it costs you 1% more to earn as much as 
25%+ additional business, does that make sense?  We believe it does. 
♦ What is the difference between Qualified, Mid Qualified, and Non Qualified?  We could literally take a whole page to an‐
swer this question...but let’s not.   In a nutshell, Visa/MC has three main categories of transactions:  Qual, Mid, & Non‐Qual.  
Most every day transactions for a standard credit card will be classified as Qualified.  In most cases, MasterCard Rewards, 
Visa World, Corporate, Government, etc cards may be classified as MID Qual.  International cards are generally classified as 
Non Qualified.  Using an Internet/MOTO acct, not collecting AVS (Address Verification Service) can downgrade the transac‐
tion to a Mid or Non qual.  With a Retail/Swipe acct, not swiping (manually keying) a card can downgrade the transaction to 
Mid or Non Qual.  Typically, the fees  for Mid Qual and Non Qual consist of an additional rate of anywhere from .5% to 2%.  
Most MSP do not advertise these fees on their sites because the basic fee structure is confusing enough and adding this in 
the mix would make it nearly impossible for many prospective merchants to figure out.  
♦ What is CVV (Card Security Code)?   There are different types of CVV  (card verification Value) including  
CVV 1—which has data encoded in the credit card’s mag stripe, CVV2– which is the 3 digit code on 
 the back of Visa/MC or 4 digit code on the front of Amex, and CID (card identification number) used  
with Discover.  Requesting the card security code from a cardholder helps ensure that the card is in 
hand at the time of purchase.  It may help in a chargeback dispute as well. 
 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
There are certain things you should NEVER do with 
regards to a merchant account.  Here are just a few: 
1.  NEVER go over your pre‐set limits for avg ticket, max ticket, monthly vol‐
ume without first notifying your MSP and getting prior approval.  Exceed‐
ing these limits are almost certain to cause your merchant account to be 
placed with the Security Department...or be closed. 
2.  NEVER close your depository bank account before establishing the new account.  Example: if you want to 
change banks, setup your new account, provide the DDA (bank info) to your MSP, and make sure you see de‐
posits into the new account before closing the old account.  If your MSP attempts to deposit or withdraw funds 
from a closed account, the next merchant account to be closed will likely be YOURS. 
3.  NEVER leave your MSP with a balance due.  Simply put, if you owe your MSP money, or leave them unable to 
debit fees due, they will likely close your existing account, and/or place you on the TMF (terminated merchant 
file). 
4.  NEVER email correspondence without including your complete information.   This is just a general pet peeve.  
When we receive an email such as the one below, we just want to scream: 
Dear PayByWeb, 
We applied yesterday for an account and want to know the status. 
Thanks, 
Bill 
Who are you?  For what type of account did you apply?  Include your full name, business name, and complete con‐
tact information in all correspondence.  MSP’s have Tens of Thousands of merchants.  Some as many as 2 million 
currently processing at any given time.  We can’t locate your information by your first name alone.   Imagine con‐
tacting your bank and saying, “Hi, this is bill...can I have my balance?”  Nuff Said. 

19 
YEARS  
IN 
BUSINESS 

 
Copyright 2011, PayByWeb, Inc. All Rights Reserved. May not be copied or disseminated without express permission of PayByWeb. This guide
is for information purposes only and does not guarantee approval with any merchant service provider. www.PayByWeb.com
David Weiss has been in the merchant account and payment industry since 1992, when he founded ChekDEBIT, a 
pre-authorized check (check dra) prinng company.  In 1994, responding to the FTC’s proposal to ban check 
dras, Mr. Weiss founded and organized the Naonal Automated Payment Associaon (NAPA), which comprised 
of check dra and electronic payment companies.  On behalf of NAPA, Mr. Weiss was hand-picked to sit at the 
round-table discussions with the FTC, Regulatory and Law Enforcement  agencies in promulgang what came to 
be called The Telemarkeng Sales Rule (16-CFR Part 310).   NAPA was instrumental in developing the language which came to be 
included in the Law.  Mr. Weiss was also invited to tesfy before the United States House of Representaves Subcommiee on 
Banking & Financial Services, with regards to check and credit card fraud issues.   
In 1998, ChekDEBIT became PayByWeb and focused on providing financial services in the Internet space.  Today, PayByWeb is a 
leading provider of merchant accounts and other financial services.  Mr. Weiss connues on as PayByWeb’s President. 
The Security Department is charged with protecting the Merchant Service Provider from 
potential fraudulent activity, as well as misuse of merchant accounts. 
If a merchant account has been referred to the Security Department, there is generally a good 
reason for it.  MSP’s have many triggers , along with checks and balances to ensure safe and ap‐
propriate transaction processing.  When an account sets off a trigger, the Security Department 
takes charge promptly.   Depending on the trigger or situation, they may close the merchant 
account immediately OR request information from the merchant.  For example, it is not uncom‐
mon for the security department to verify sales with cardholders or request invoices & signed 
credit card slips from merchants.   What many do not know is that legitimate mistakes by mer‐
chants can be EASILY avoided.  Here are some tips to help prevent being contacted by the MSP’s Security Depart‐
ment: 
1.  GOOD CUSTOMER SUPPORT 
Answer your phones ( a live person) during normal business hours and contact your customers back promptly.  
Complaints can cause your  
2.  GIVE REFUNDS/AVOID CHARGEBACKS 
Merchants who do not issue refunds that are legitimately due are susceptible to chargebacks.  Does this mean 
that you are required to give refunds?  No!  If your refund policy states no refunds, you may not be obligated to 
do so, but Visa/MC allows up to 1% chargebacks.  Any more than that and your account is subject to referral to 
the Security Department ‐  or being closed. 
3.  STAY WITHIN YOUR LIMITS 
If you are permitted to charge $10k/mo, don’t go over that amount for ANY reason without prior authorization 
from your MSP.  If your max sale is $250, don’t run a sale for $500.  Basic stuff. 

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.