Proyecto FAO COPEMED

Universidad de Alicante
Ramn y Cajal, 4
03001 - Alicante, Espaa
GCP/REM/057/SPA
Web : www.fao.org/fi/copemed Tel : +34 96 514 59 79 Fax : +34 96 514 59 78 Email : copemed@ua.es





Formation lutilisation des Systmes de Gestion
de Bases de Donnes Relationnelles


organise avec la collaboration du

Centre Royal de Tldtection Spatiale
(*)







SGBD Microsoft ACCESS 97

Support de cours
(**)










Rabat (Maroc), 28 fvrier 3 mars 2000












(*) CRTS 16 bis, Avenue de France Agdal, Rabat Maroc Tel. : +212 (7) 776305 Fax : +212 (7) 776300 E-mail : layachi@crts.gov.ma

(**) Socit AT TIME 28, Rue Michlifen, Appt. 2 Agdal Rabat (Maroc) Tel./Fax : +212 (7) 672030 E-mail : attime@mtds.com
Formation SGBD CRTS, 28 fvrier au 3 mars 2000
1

Deuxime Journe

Session 2 Mardi 29/02/2000 matin (10h45 : 11h45)

Points abords :
Prsentation de MS-ACCESS :
Liste des types de champs ACCESS
Liste des Fonctions (chane, date/heure, choix, agrgat, conversion )
Liste des oprateurs (arithmtiques, logiques, concatnation )


Barre de menus

La barre de menus est une barre spciale situe en haut de l'cran, qui contient, entre
autres, les menus Fichier, Edition et Affichage. On peut la personnaliser de la mme
manire que les autres barres prdfinies, en ajoutant ou en supprimant des boutons
et des menus par exemple, mais on ne peut pas la masquer.

Menu Fichier :

Il contient les commandes de :
Cration et douverture de bases de
donnes existantes.
Enregistrement des modifications apportes
aux objets de la base de donnes.
La mise en page et limpression des objets
de la base.
Envoyer les objets via le rseau sous un
autres formats (texte, fichier HTML, feuille
EXCEL et autres ).







Menu dition :

Il contient les commandes ddition : annuler une
opration, renommer un objet, couper / copier /
coller et supprimer des donnes ou des objets de
la base de donnes.






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2
Menu Affichage :

Il contient les commandes
daffichage et de description des
objets de la base de donnes, et
daffichage/ masquage des barres
doutils.



















Menu Insertion :

Il contient les commandes dinsertion de nouveaux
objets dans la base de donnes ainsi que de cration
automatique de formulaires et de rapports.











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3
Menu Outils :

Il contient des commandes de correction
d'orthographe, de corrections automatiques, de
statistiques sur les donnes, de scurit et
des commandes de
lancement des utilitaires
et de personnalisation de
lenvironnement
ACCESS.
















Menu fentre :

Il contient les commandes dorganisation
des fentres ouvertes ( fentre base de
donnes, fentre de cration de table, feuille
de donnes dun formulaire, etc.).










Menu Aide (?) :

Il permet dafficher le compagnon Office, de
prsenter le sommaire de laide MS-
ACCESS, de rechercher des mots prcis via
lindex ou de recherche de texte intgral et
de se brancher sur des sites Web Microsoft.



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4
Fentre base de donnes

La fentre Base de donnes se compose de plusieurs onglets rangs comme dans un
classeur. Chaque onglet correspond un type d'objets. Ces objets, qui constituent la
base de donnes, sont : Tables, Requtes, Formulaires, tats, Macros et Modules.






Barre doutils base de donnes

La barre doutils situe sous la barre de menus de la fentre principale fournit des
commandes accessibles rapidement par simple clic sur les icnes.

On constate que les icnes se modifient en fonction du travail effectu ( cration
dune table, cration dun formulaire, ouverture dun tat en mode aperu, etc.).

Onglet tables
Nouvelle
base
de donnes
Ouvrir une base
de donnes
Fusion et
Exportation des
donnes vers Word
Aperu avant
impression des
objets.

Proprits de
lobjet slectionn
Relations
entre les
tables
Compagnon Office Rorganisation des objets dans la
fentre base de donnes
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5
Fentre Cration dune table :

Cette fentre se compose de trois parties. La premire sert pour entrer les noms de
champ, leurs types et leurs descriptions. La seconde partie contient les proprits de
champ. La troisime partie affiche une aide portant sur le champ slectionn.






























Barre doutils table en mode cration :







Nom du champ cl
Type du champ
description
aide
Proprit du champ
Mode Cration/Feuille de donnes
Cl primaire
Requte,/Formulaire
/tat automatique
Index
Fentre de
proprits
Enregistrer
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Fentre Feuille de donnes :

Elle permet la saisie des donnes dans les champs appropris. La fentre feuille de donnes de
table est identique celle de requte.



Barre doutils table en mode feuille de donnes :

Elle contient les commandes de tri, recherche, filtre, dinsertion et de suppression des
donnes.











Mode Cration /Feuille
Tri croissant
Tri dcroissant Rechercher
Appliquer le Filtre en cours
Filtrer par Formulaire
Filtrer par Slection
Aperu avant impression
Enregistrement en cours ( encore non sauvegard)
Fin denregistrements
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Fentre Cration dune requte :

Une requte est une question formule la base de donnes. elle peut tre enregistre et
excute tout moment :
Vous pouvez, dans une requte, dfinir les champs que vous souhaitez afficher lors de
son excution ;
Vous pouvez insrer dans une requte des champs calculs (dont la valeur dpend
d'une expression compose d'un ou plusieurs champs de la table) ;
Enfin, les critres peuvent porter sur des champs provenant de plusieurs tables relies
entre elles.

Appele aussi Grille de cration ou Interface QBE (Query By Example)., la fentre cration
d'une requte est compose de deux volets. Pour changer de volets, on utilise la touche F6.



Barre doutils requte en mode Cration :

Elle est quipe des principales commandes servant crer une requte.













Mode Cration / Feuille de donnes / SQL
Excuter la requte
Proprits
Gnrateur
dexpression
Ajouter une table
Nombre denregistrements
renvoyer par la requte
Opration
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8
Fentre tat en mode cration :

Elle est constitue de plusieurs sections :

Sections en-tte et pied de page : qui saffichent sur chaque page, elles sont facultatives
selon le besoin.
Sections den-tte et pied de groupe : facultatives qui permettent de synthtiser les
donnes de la section Dtail.
Sections en-tte et pied dtat qui saffichent une seule fois dans ltat. Elles sont
facultatives et servent en gnral pour afficher des calculs de synthse.
Section dtails qui est la zone de travail proprement dite de ltat. Elle se rpte autant
de fois que le nombre de lignes (enregistrements ) renvoyes par la requte ou la table
sous-jacente (source de ltat).




Barre doutils tat en mode cration :











Aperu avant impression / Aperu du format / Cration
Liste de champs
Bote Outils
Format automatique
Trier et regrouper
Imprimer
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9
Fentre formulaire en mode formulaire :

Le formulaire permet une meilleure prsentation des donnes l'aide des contrles qu'il
utilise.

En mode feuille de donne et en mode cration, le formulaire dispose de la mme fentre et la
mme barre doutils que ltat.






Fentre Macro :

Une macro est une suite dactions enregistres dont le droulement est dclench par
lappui sur lune des touches du clavier ou par un clic de la souris. Les actions sont excutes
dans lordre de leur apparition dans la macro.
La fentre Macro est subdivise en deux sections distinctes. La partie suprieure comporte
deux colonnes, Action contenant les actions excuter et Commentaire permettant de mieux
identifier les diffrents composants de la macro.
Dans la partie infrieure saffiche les paramtres de laction slectionne (si elle en a) et
leurs valeurs.

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Fentre Module :

Elle fournit un environnement de dveloppement convivial. Cest un diteur de code
Visual Basic plus les options de vrifications de syntaxe et de dbogages.



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LISTE DES TYPES SUPPPORTS PAR ACCESS :



Paramtre Type de donnes Taille
Texte (Valeur par dfaut) Texte ou combinaisons de texte
et de nombres, ainsi que des nombres qui ne
ncessitent pas de calculs, tels que des numros de
tlphone.
255 caractres maximum ou la longueur
dfinie par la proprit Field Size si elle
est infrieure. Microsoft Access ne
rserve pas de place pour les portions
inutilises d'un champ de texte.
Mmo Texte assez long ou combinaisons de texte et de
nombres.
Jusqu' 65 535 caractres (si le champ
mmo est manipul au moyen d'objets
d'accs aux donnes et s'il contient
uniquement des donnes de type texte ou
numrique [et pas de donnes binaires], la
taille du champ mmo est limite par la
taille de la base de donnes).
Numrique Donnes numriques utilises dans des oprations
mathmatiques. Il peut tre soit
un octet
Un entier

Un entier long

Un rel simple




Un rel double






N rplication


=>1 octet (Nombre entre 0 et 255).
=>2 octets (Nombres entre 32 768 et
32 767).
=>4 octets (Nombre entre 2 147 483 648
et 2 147 483 647)
=>4 octets (Nombre entre 3,402823E38 et
1,401298E45 pour les valeurs
ngatives et entre
1,401298E45 et 3,402823E38 pour les
valeurs positives).
=>8 octets (Nombre entre
1,79769313486231E308 et
4,94065645841247E324 pour les
valeurs ngatives et entre
1,79769313486231E308 et
4,94065645841247E324 pour les
valeurs positives).
=>16 octets. Utilis pour identifier des
jeux de rplicat, et autres objets de base
de donnes.
Date/heure Valeurs de date et heure pour les annes comprises
entre 100 et 9999.
8 caractres.

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LISTE DES TYPES SUPPPORTS PAR ACCESS (suite) :

Paramtre Type de donnes Taille
Montaire Valeurs montaires et donnes numriques utilises
dans des oprations mathmatiques sur des
donnes de 1 4 dcimales. Prcision 15 chiffres
gauche de la virgule et 4 chiffres droite.
8 caractres.
NumroAuto Numro squentiel unique (incrment de 1 en 1)
ou numro alatoire attribu par Microsoft Access
lorsqu'un nouvel enregistrement est ajout une
table. Les champs NumroAuto ne peuvent pas tre
modifis.
4 octets (16 octets si la proprit Taille
du champ est paramtre sur la valeur
N rplication).
Oui/Non Valeurs Oui et Non et champs qui contiennent
exclusivement une valeur duale (Oui/Non,
Vrai/Faux, ou Actif/Inactif).
1 bit.
Objet OLE Objet (tel qu'une feuille de calcul Microsoft Excel,
un document Microsoft Word, des graphiques, des
sons ou toute autre donne binaire) li ou incorpor
une table Microsoft Access.
Jusqu' 1 giga-octet (limit par l'espace
disque disponible)
Lien hypertexte Texte ou combinaisons de texte et de nombres
enregistres sous forme de texte et utilises comme
adresse de lien hypertexte.
Chacune des trois parties d'un type de
donnes Lien hypertexte peut contenir
jusqu' 2 048 caractres.
Assistant Liste
de choix
Cre un champ qui vous permet de choisir une
valeur partir d'une autre table ou d'une liste de
valeurs l'aide d'une zone de liste ou d'une zone de
liste modifiable .
La mme taille que le champ cl
primaire utilis pour excuter la
recherche, soit en gnral 4 octets.

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LISTE DES OPERATEURS :


Oprateurs arithmtiques :

Oprateur Description Exemple
^ Permet d'lever un nombre une puissance. 2^3 = 8
* Permet de multiplier deux nombres. 4*2 = 8
+ Permet de faire la somme de deux nombres. 4+4 = 8
- Permet de calculer la diffrence entre deux nbres 9-1 = 8
MOD Renvoi le reste de la division de deux nombres. 19 MOD 11 = 8
/ division de deux nombres en virgule flottante. 5/2 = 2,5
\ Division entire de deux nombres. 25 \ 3 = 8


Oprateurs Logiques :

Oprateur Description Valeurs possibles du Rsultat
And Permet d'tablir une conjonction logique entre deux
expressions
Exp1 And Exp2 = Rsultat
True True True
True False False
True Null Null
False True False
False False False
False Null False
Null True Null
Null False False
Null Null Null
Eqv Permet d'tablir une quivalence logique entre deux
expressions. Si lune des deux expressions est Null, le
rsultat est Null.
Exp1 Eqv Exp2 = Resultat
True True True
True False False
False True False
False False True
Imp Permet d'tablir une implication logique entre deux
expressions.
Exp1 Imp Exp2 = Resultat
True True True
True False False
True Null Null
False True True
False False True
False Null True
Null True True
Null False Null
Null Null Null

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Oprateurs Logiques (suite) :


oprateur Description Valeurs possibles du rsultat
Not Permet d'tablir la ngation logique d'une expression.
Exp1 Not Exp1
True False
False True
Null Null
Or Permet d'tablir une disjonction logique entre deux
expressions.
Exp1 Or Exp2 =Resultat
True True True
True False True
True Null True
False True True
False False False
False Null Null
Null True True
Null False Null
Null Null Null
Xor Permet d'tablir une exclusion logique entre deux
expressions.
Exp1 Xor Exp2 = Resultat
True True False
True False True
False True True
False False False


Oprateurs de concatnation :

oprateur Description Exemple
& Permet de provoquer la concatnation de chanes de
deux expressions.
"Salut" & "Tout le monde" =
"Salut Tout le monde"
+ Permet de faire la somme de deux expressions. 4 +2 =6.
"4" +"2" ="42"


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LISTE DES FONCTIONS

Fonctions de chanes :

Fonction Description Exemple
Left$(CH,NB) Soustrait une chane de caractres de
longueur NB de la chane CH en partant de
la gauche.
Left$("CRTS",2) = "CR"
Right$(CH,NB) Soustrait une chane de longueur NB de la
chane CH en partant de la droite.
Right$("CRTS",2) = "TS"
Lcase$(CH) Renvoie CH convertie en minuscules Lcase$("CRts") = "crts"
Ucase$(CH) Renvoie CH convertie en majuscules. Ucase$("crTs") = "CRTS"
Trim$(CH) Supprime les espaces gauche et droite
de CH.
Trim$(" CRTS ")= "CRTS"
Ltrim$(CH) Supprime les espaces gauche de CH. Ltrim$(" CRTS ")= "CRTS "
Rtrim$(CH) Supprime les espaces droite de CH. Rtrim$(" CRTS ")= " CRTS"
String$(NB, CAR) Renvoie une chane constitue du caractre
CAR rpt NB fois.
String$(3,"*") = "***"
Space$(NB) Renvoie une chane comprenant le nombre
d'espaces indiqu par NB.
"A" & Space$(2) & "B"
= "A B"
Str$(nombre) Renvoie une chane reprsentant un
nombre.
Str$(4) = "4"
Mid$(CH,POS,NB) Soustrait de CH une chane partir de POS,
de longueur NB.
Mid$("CRTS",2,1) = "R"
Chr$(CODE) Renvoie un caractre associ au CODE
indiqu.
Chr$(65) = "a"
Format$(EXPR, FORMAT) Renvoie une chane contenant EXPR
formate en fonction des instructions
contenues dans FORMAT.
Format("HELLO", "<") = "hello".
Format("fine", ">") = "FINE"


Fonctions de date/heure :

Fonction Description Exemple
Date$ Renvoie la date systme en cours sous
forme de chane de caractres.
Date$() = "10/02/2000"
Date Renvoie la date systme en cours sous
forme de date.
Date() = 10/02/2000

DateAdd(INTERVAL, NB,
DATE)
Permet d'ajouter ou de soustraire une date
un intervalle de temps spcifi.
Intervalle signification
aaaa Anne
t Trimestre
m Mois
a Jour de l'anne
j Jour
e Jour de la semaine
ee Semaine
h Heure
n Minute
s Seconde
Date = 10/10/2000
DateAdd("m",2,Date) = 10/12/2000

DateAdd("aaaa",-1 ,Date)=
10/10/1999

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Fonctions de date/heure(suite) :

Fonction Description Exemple
DateDiff(Intervalle, Date1,
Date2)
Renvoie le nombre d'intervalles de temps
entre Date1 et Date2.
DateDiff("j",#1/1/2000#,
#5/1/2000#) = 4 (jours)
Day(Date) Renvoie un nombre entier compris entre 1
et 31, inclus, qui reprsente le jour du mois.
Day(#17/2/00#) = 5
Month(Date) Renvoie un nombre entier compris entre 1
et 12, inclus, qui reprsente le mois de
l'anne.
Month(#17/2/00#) = 2
Year(Date) Renvoie l'anne de la date spcifie. Year(#17/2/00#) = 00
Now() Renvoie la date et l'heure en cours fournies
par la date et l'heure systme de votre
ordinateur.
Now() = 17/2/00 10:30:50
Time() Indique l'heure systme en cours Time(#17/2/00#) = 10:31:20
Hour(Time) Renvoie l'heure du temps spcifi Hour(#10:30:20#) = 10


Fonctions de choix :

Fonction Description Exemple
Iif(COND,EXP1_Si_True,EXP
2_Si_False)
Renvoie EXP1 ou EXP2 selon
l'valuation d'une expression.
Iif(4 > 5, "O", "N") = "N"
Choose(Index, Liste) Slectionne dans Liste et renvoie
l'lment situ dans la position
Index.
Choose(2,"B","Z","A") = "Z"


Fonctions de regroupement :

Fonction Description Exemple
COUNT(CHAMPS) Renvoie le nombre de lignes Count(*)
MAX(CHAMPS) Revoie la valeur la plus grande de
CHAMPS.
Max("NB_SPEC")
MIN(CHAMPS) Revoie la valeur la plus petite de
CHAMPS.
Min("TOT_WEIGTH")
AVG(CHAMPS) Revoie la moyenne des valeurs de
CHAMPS.
Avg("WEIGHT")
SUM(CHAMPS) Revoie la somme des valeurs de
CHAMPS.
Sum("DURATION")
VAR(CHAMPS) Revoie la variance des valeurs de
CHAMPS.
Var("NB_SPEC")
STDEV(CHAMPS) Revoie l'cart-type des valeurs de
CHAMPS.
StDev("WEIGHT")