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Gua de Outlook

1. CMO CREO UN CONTACTO?


Para crear un contacto, puede ir a la carpeta Contactos y hacer clic en Nuevo.
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) En Contactos, en la barra de herramientas, haga clic en Nuevo.
c)
seleccionar cmo desea que el contacto se muestre en la carpeta Contact
Contacto incluye la informacin de contacto del contacto.
d) Haga clic en Guardar y cerrar o presione CTRL+S antes de cerrar la ventana del explorador del
formulario de contacto.
2.- Cmo modifico un contacto?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque y resalte el contacto que desea cambiar.
c) Para abrir el contacto, presione ENTRAR en el teclado, y haga doble clic en el contacto o haga
clic en Editar en la barra de herramientas.
d) Realice los cambios que desee.
e) Para guardar los cambios, haga clic en Guardar y cerrar, pero si desea cerrar la entrada sin
guardar los cambios haga clic en Cerrar en la ventana del explorador del formulario de contacto.
Para modificar un grupo de contactos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS, haga
clic en el primer contacto y, seguidamente, haga clic en el ltimo para seleccionar todos los
contactos intermedios. Para seleccionar varios contactos no adyacentes, mantenga presionada
la tecla CTRL y haga clic en cada uno de los contactos que desee seleccionar. Una vez realizadas
las selecciones, presione ENTRAR para abrir los contactos.
3.- Cmo abro un contacto?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque y resalte el contacto que desea abrir.
c) Para abrir el contacto, presione ENTRAR en el teclado, haga doble clic en el contacto o
haga clic en Modificar en la barra de herramientas.
d) Si realiza cualquier cambio que desea guardar, haga clic en Guardar y cerrar, o bien
presione CTRL+G antes de cerrar el contacto. Para abrir un grupo de contactos
adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS, haga clic en el primer contacto y,
seguidamente, haga clic en el ltimo para seleccionar todos los contactos intermedios.
Para seleccionar varios contactos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en cada uno de los contactos que desee seleccionar. Una vez realizadas las
selecciones, presione ENTRAR para abrir los contactos.
4.- CERRAR UN CONTACTO
herramientas para cerrar
explorador de formularios de contacto para cerrar el contacto sin guardar los cambios.
5.- ELIMINAR UN CONTACTO
Para eliminar uno o varios contactos, haga clic en Contactos en el Panel de navegacin. Para eliminar un
contacto abierto, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas de contactos.
1. Busque y resalte el contacto que desea eliminar de la lista de contactos.
2. Haga clic en Eliminar o presione la tecla SUPR.
6.- GUARDAR UN CONTACTO
Si cambia un contacto abierto, tiene que hacer clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas de
contactos para guardar los cambios.
7.- ENVIAR UN MENSAJE DESDE UN CONTACTO
Es posible enviar un mensaje de correo electrnico a un contacto mientras se ve la informacin de
contacto de dicha persona en el panel de lectura o en un contacto abierto.
1. En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
2. Busque y haga clic en el contacto al que desee enviar un mensaje. Cuando lo haya
seleccionado, el contacto se resaltar.
3. Haga clic en Nuevo mensaje para abrir un formulario de mensajes nuevo con el contacto
en la lnea Para. El botn Nuevo mensaje para el contacto tambin est disponible en los
contactos abiertos.
4. Agregue los destinatarios adicionales, un asunto y el mensaje.
5. Haga clic en Enviar o presione ALT+S. Para enviar un mensaje a varios contactos
adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS, haga clic en el primer contacto y a
continuacin, haga clic en el ltimo contacto para seleccionar todos los contactos
intermedios. Para seleccionar varios contactos no adyacentes, mantenga presionada la
tecla CTRL y haga clic en cada uno de los contactos que desee seleccionar. Una vez
realizadas las selecciones, haga clic en Nuevo mensaje para el contacto para abrir un
formulario de mensaje nuevo con las direcciones de los contactos que ha seleccionado.

8.- ENVIAR UNA CONVOCATORIA DE REUNIN A UN CONTACTO
Es posible enviar una convocatoria de reunin a un contacto mientras se ve la informacin de contacto
de dicha persona en el panel de lectura o en un contacto abierto.
1. En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
2. Busque y haga clic en el contacto al que desea enviar la convocatoria de reunin. Cuando lo
haya seleccionado, el contacto se resaltar.
3. Haga clic en Nueva convocatoria de reunin a contactos para abrir un formulario de
convocatoria de reunin con el contacto en la lnea Para.
4. Agregue los detalles de la reunin, entre los que se incluyen la fecha y hora, el asunto y el lugar.
5. Haga clic en Enviar o presione ALT+S. Para enviar una convocatoria de reunin a varios
contactos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS, haga clic en el primer contacto y,
seguidamente, haga clic en el ltimo contacto para seleccionar todos los contactos intermedios.
Para seleccionar varios contactos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en cada uno de los contactos que desee seleccionar. Una vez realizadas las selecciones, haga clic
en Nueva convocatoria de reunin a contactos para abrir un formulario de convocatoria de
reunin nuevo con las direcciones de los contactos que ha seleccionado.
9.- TRABAJO CON GRUPOS
Un grupo es un tipo de contacto especial que sirve para enviar un correo electrnico a varios
destinatarios a travs de una misma entrada de la carpeta Contactos. Un grupo puede incluir entradas
de la carpeta Contactos y entradas de la libreta de direcciones compartida, si tiene una. Los grupos se
pueden utilizar para enviar mensajes y convocatorias de reunin como si se trataran de contactos
individuales. Los grupos que creen en su carpeta Contactos no aparecern en la libreta de direcciones
compartida.
10.- Cmo creo un grupo?
1. En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
2. En Contactos, en la barra de herramientas, haga clic en la flecha situada a la derecha del botn
Nuevo.
3. Haga clic en Grupo.
4. En la nueva ventana de grupo, escriba la informacin sobre el grupo que desee incluir.
miembros que desea incluir en el grupo. A continuacin encontrar informacin detallada sobre
r informacin relativa
al grupo.
5. Haga clic en Guardar y cerrar antes de cerrar la ventana del explorador del formulario de grupo.

11.- CMO AGREGO MIEMBROS A UN GRUPO?
Para incorporar miembros a un grupo, agrguelos en el cuadro Miembros y, a continuacin, haga clic en
Agregar a un grupo. Para agregar varias entradas a un grupo, escriba en el cuadro Miembros el nombre
o la direccin de correo electrnico completos o una parte de estos. Separe cada entrada con un punto y
coma (;). Cuando haya terminado de agregar nombres, haga clic en Agregar a un grupo. Si no se
encuentran nombres duplicados, las entradas se resolvern automticamente. La correspondencia de
nombres o direcciones de correo electrnico incompletos con sus respectivos destinatarios solamente
puede resolverse de forma automtica cuando la parte del nombre o de la direccin tiene una nica
correspondencia. Por ejemplo, si la lista de direcciones contiene los nombres John y Johnny, y escribe
John, el nombre John no ser nico. Esto se debe a que tanto John como Johnny pueden coincidir con
John. El nombre John aparece en texto gris subrayado en rojo para indicar que existe ms de una
coincidencia. Si intenta enviar un mensaje a uno o ms destinatarios que no se pueden resolver en una
direccin de correo electrnico, aparecer un men en el que se enumera cada nombre sin resolver.
Con respecto a cada nombre sin resolver, puede eliminarlo de la lista de destinatarios o seleccionar una
opcin de la lista de posibles coincidencias encontradas en la Libreta de direcciones. Tambin se pueden
agregar miembros haciendo clic en Miembros. Esto abre la Libreta de direcciones. A travs de la Libreta
de direcciones, puede buscar entradas en la libreta de direcciones compartida de la organizacin o en su
carpeta Contactos. Cuando localice la entrada que est buscando en la Libreta de direcciones, agrguela
a la lista de miembros que desee seleccionando el nombre y, a continuacin, haciendo clic en Miembros.
Haga clic en Aceptar para volver al grupo. Haga clic en Agregar a un grupo para agregar las entradas al
grupo. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios.

12.- Cmo modifico un grupo?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque el grupo que desea modificar y seleccinelo.
c) Para abrir el grupo, presione ENTRAR en el teclado o haga doble clic en l.
d) Realice los cambios que desee.
e) Para guardar los cambios, haga clic en Guardar y cerrar, pero si desea cerrar la entrada sin guardar
los cambios haga clic en Cerrar en la ventana del explorador del grupo.
13.- Cmo abro un grupo?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque y resalte el grupo que desea abrir.
c) Para abrir el grupo, presione ENTRAR en el teclado, haga doble clic en el grupo o haga clic en
Modificar en la barra de herramientas.
d) Haga clic en Guardar y cerrar o presione CTRL+S antes de cerrar la ventana del explorador del
formulario de grupo.
14.- CERRAR UN GRUPO
a cerrar el
explorador de formularios del grupo para cerrar el grupo sin guardar los cambios.
15.- Cmo elimino un grupo?
a) Busque el grupo que desea eliminar en la lista Contactos y haga clic en l para
seleccionarlo.
b) Haga clic en Eliminar o presione la tecla SUPR.
16.- Cmo envo un mensaje desde un grupo?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque y a continuacin seleccione el grupo al que desea enviar un mensaje. Se resaltar el
grupo que seleccione.
c) Haga clic en Nuevo mensaje para abrir un formulario de mensajes nuevo con el grupo en la lnea
Para. El botn Nuevo mensaje tambin se encuentra disponible en el panel de lectura y en un
grupo abierto.
d) Agregue los destinatarios adicionales, un asunto y el mensaje.
e) Haga clic en Enviar o presione ALT+S.
17.- Cmo envo una convocatoria de reunin a un grupo?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Busque el grupo al que desea enviar una convocatoria de reunin y seleccinelo. Se resaltar el
grupo que seleccione.
c) Haga clic en Nueva convocatoria de reunin a contactos para abrir un formulario de
convocatoria de reunin con el contacto en el cuadro Necesario.
d) Agregue los detalles de la reunin, entre otros, el asunto, el lugar y la fecha de inicio y
finalizacin.
e) Haga clic en Enviar o presione ALT+S.
18.- Cmo creo una carpeta de correo nueva?
a) En el Panel de navegacin, haga clic en Correo para ver la lista de todas las carpetas de la
Bandeja de entrada.
b) Haga clic con el botn secundario en la carpeta en la que desee crear una carpeta nueva.
Por ejemplo, para crear una subcarpeta dentro de la Bandeja de entrada, haga clic con el
botn secundario en Bandeja de entrada. Para crear una carpeta nueva al mismo nivel que
la Bandeja de entrada, haga clic con el botn secundario en su nombre al principio de la
lista de carpetas.
c) Haga clic en Crear nueva carpeta.
d) Escriba un nombre para la carpeta nueva.
e) Presione ENTRAR para guardar los cambios.
19.- Cmo creo una carpeta de calendario nueva?
a) En el panel de navegacin, haga clic en Calendario.
b) Haga clic en Crear calendario nuevo.
c) Escriba un nombre para el calendario nuevo.
d) Presione ENTRAR para guardar los cambios.

20.- Cmo creo una carpeta de contactos nueva?
a) En el panel de navegacin, haga clic en Contactos.
b) Haga clic en Crear nueva carpeta.
c) Escriba un nombre para la nueva carpeta de contactos.
d) Presione ENTRAR para guardar los cambios.
21.- Cmo creo una carpeta de tareas nueva?
a) En el panel de navegacin, haga clic en Tareas.
b) Haga clic en Crear nueva carpeta.
c) Escriba un nombre para la nueva carpeta de tareas.
d) Presione ENTRAR para guardar los cambios.
22.- Cmo elimino una carpeta?
a) En el panel de navegacin, haga clic en Correo para ver la lista de todas las carpetas del buzn
de correo.
b) Haga clic con el botn secundario del mouse en la carpeta que desee eliminar.
c) En el men, haga clic en Eliminar.
23.- Cmo cambio el nombre de una carpeta?
a) En el panel de navegacin, haga clic en Correo para ver la lista de todas las carpetas del buzn
de correo.
b) Haga clic con el botn secundario del mouse en la carpeta cuyo nombre desee cambiar y, a
continuacin, haga clic en Cambiar nombre.
c) Escriba el nombre de la carpeta nueva y presione ENTRAR.
24.- Cmo muevo o copio una carpeta?
Puede mover o copiar carpetas de dos maneras diferentes:
1. Arrastrndolas
a) En el panel de navegacin, haga clic en Correo para ver la lista de todas las carpetas del buzn
de correo.
b) Para mover una carpeta, arrstrela hasta la ubicacin deseada.
c) Para copiar una carpeta, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre la carpeta hasta la
ubicacin deseada. Mientras arrastra la carpeta, aparecer un signo ms (+) junto al puntero.
2. Mediante el men contextual
a) En el panel de navegacin, haga clic en Correo para ver la lista de todas las carpetas del buzn
de correo.
b) Haga clic con el botn secundario del mouse en la carpeta que desee mover o copiar y, a
continuacin, en el men, haga clic en Mover carpeta o Copiar carpeta. Se abrir una ventana
nueva en la que se mostrarn las carpetas que se pueden mover o copiar. Seleccione la carpeta
que desee mover o copiar y, a continuacin, haga clic en Mover o Copiar.
c) Tambin se puede crear una carpeta nueva para mover o copiar la que ha seleccionado. Para
ello, haga clic en Crear nueva carpeta en la ventana Mover a carpeta o Copiar en la carpeta

25.- MOVER O COPIAR ELEMENTOS
a) Para mover un elemento a una carpeta existente.
1. Seleccione el elemento que desea mover.
2. Arrastre el elemento para moverlo a la carpeta de destino.
b) Para copiar un elemento en una carpeta existente.
1. Seleccione el elemento que desea copiar.
2. Para copiar el elemento en la carpeta de destino, presione CTRL y arrstrelo.
Los mensajes nicamente se pueden mover o copiar en las carpetas de
mensajes, los contactos en las carpetas de contactos, las tareas en las
carpetas de tareas y los elementos de calendario en las carpetas de
calendario.
26.- Cmo se organizan los mensajes?
Para organizar los mensajes de distintas formas, haga clic en Ordenar por y, a continuacin, seleccione
todos los mensajes por dest
untos:
es ordenados por el tema de conversacin.
Para ver todos los mensajes de una conversacin determinada, expanda el grupo de mensajes haciendo
clic en la flecha junto al grupo.

27.- Cmo se organizan los contactos?
Para organizar los contactos, haga clic en Ordenar por en la barra de herramientas de orden y, a
alfabticame
por el nombre seleccionado en el campo Archivar como. El valor predeter
Departamento: Muestra todos los contactos ordenados alfabticamente por nombre de departamento.
odos los contactos por la fecha de inicio establecida con una marca.

28.- Cmo se usa el panel de lectura?

De manera predeterminada, al hacer clic en un mensaje, se muestra en el panel de lectura. Para activar
o desactivar el panel de lectura en cualquier carpeta, haga clic en Ver en la barra de herramientas y, a
continuacin, seleccione Derecha, Inferior o Desactiva en Panel de lectura. Puede usar estos botones de
opcin para activar o desactivar el panel de lectura en Correo, Contactos y Tareas.
29.- Cmo agrego los datos adjuntos?
Cualquier tipo de archivo al que se pueda tener acceso desde un equipo o a travs de la red se puede
adjuntar a un elemento creado en el buzn de correo.
a) En un mensaje, elemento de calendario o contacto, haga clic en el icono para
adjuntar archivo de la barra de herramientas.
b) En el cuadro de dilogo Adjuntar archivos, escriba la ruta de acceso del
archivo que desea adjuntar, o bien haga clic en Examinar para buscar el archivo.
c) Si usa Examinar, resalte el archivo que desea adjuntar y haga clic en Abrir para
agregarlo a la lista de datos adjuntos.
d) Haga clic en Adjuntar y el nombre del archivo aparecer en el cuadro de
dilogo Adjuntar archivos.
e) Para cambiar el archivo seleccionado, haga clic en Examinar y busque el archivo
que desee.
f) Para adjuntar ms de un archivo, haga clic en Elegir ms archivos en el cuadro
de dilogo Adjuntar archivos.
g) Para volver al elemento, haga clic en Adjuntar para adjuntar los archivos
seleccionados, o bien haga clic en Cancelar para volver al elemento sin adjuntar
los archivos.
30.- Puedo incrustar una imagen en un mensaje?
Para agregar una imagen al cuerpo de un mensaje, haga clic en Insertar imagen en la barra de
herramientas de mensajes y busque la imagen que desea agregar al mensaje. Haga doble clic en la
imagen para agregarla al mensaje. Para cambiar el tamao de la imagen, haga clic en los controladores
situados en los bordes y arrstrelos hacia dentro o hacia fuera.
31.- Cmo quito los datos adjuntos?
Puede quitar datos adjuntos de un elemento que est creando, como un mensaje de correo electrnico
que est preparando para enviar.
a) Abra el elemento y haga clic en los datos adjuntos que desea quitar.
b) Presione SUPR en el teclado para quitar los datos adjuntos.
32.- Cmo abro los datos adjuntos?
Cuando un elemento incluye datos adjuntos, se muestra un icono de sujetapapeles al lado del elemento
en la ventana de la lista.
Cuando el elemento se abre (o se obtiene una vista previa de ste), el nombre del archivo de datos
adjuntos aparece en la informacin del elemento. Algunos datos adjuntos, como los archivos .txt y .gif,
se pueden abrir directamente en el explorador web.
a) Haga clic en el nombre de archivo de datos adjuntos situado en la informacin de encabezado
del mensaje. Tiene la opcin de abrir los datos adjuntos en la aplicacin adecuada o guardarlos
en disco.
b) Tambin se puede usar Abrir como pgina web para abrir el archivo de datos adjuntos con el
explorador web.
33.- Qu tipo de archivos de datos adjuntos puedo abrir?
Con Outlook Web App puede enviar y recibir muchos tipos de archivos comunes. Es posible que algunos
tipos de archivos estn bloqueados o que se vea obligado a guardarlos en su equipo antes de poder
abrirlos. De forma predeterminada, con Outlook Web App puede abrir directamente archivos de datos
adjuntos de Word, Excel, PowerPoint, archivos de texto y muchos archivos multimedia. Los archivos que
se pueden abrir desde Outlook Web App variarn en funcin de la configuracin de la cuenta. En esta
tabla se incluyen las extensiones de nombre de archivo y tipos MIME predeterminados que puede abrir
en Outlook Web App: Extensiones del nombre de archivo que se permiten de forma predeterminada
Tipos MIME que se permiten de forma predeterminada
.rpmsg, xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .pptx, .pptm, .ppsx, .ppsm, .doc, .docx, .docm, .xls, .wmv, .wma, .wav, vsd,
.txt, .tif, .rtf, .pub, .ppt, .png, .pdf, .one, .mp3, .jpeg, .gif, .doc, .bmp, .avi
image/jpeg, image/png, image/gif, image/bmp

34.- Cmo edito los datos adjuntos?
Si desea editar los datos adjuntos, primero tiene que descargarlos en el equipo.
a) Abra el elemento que contiene el archivo de datos adjuntos original.
b) Haga clic en el archivo de datos adjuntos y, a continuacin, en Guardar en el cuadro de dilogo
Descarga de archivos para guardarlo en el equipo. Tambin puede hacer clic con el botn
secundario en el archivo de datos adjuntos y hacer clic en la Guardar destino como del men.
c) Busque la copia guardada del archivo de datos adjuntos en el equipo, brala y realice los
cambios que desee.
d) Guarde los cambios y cierre el documento. De esta forma, el archivo de datos adjuntos
modificado se habr guardado en el equipo.
35.- Cmo adjunto un mensaje a otro mensaje?
Adems de archivos, tambin se pueden adjuntar mensajes a un mensaje.
a) Haga clic con el botn secundario en el mensaje que desea enviar como archivo de datos
adjuntos.
b) Haga clic en Reenviar como datos adjuntos. Se abrir un nuevo mensaje con el mensaje
seleccionado agregado a modo de archivo de datos adjuntos.
c) Escriba los destinatarios que desee en las lneas Para y CC.
d) Escriba un asunto.
e) Escriba el texto del mensaje en el cuerpo del mensaje.
f) Cuando haya terminado de redactar el mensaje, haga clic en Enviar o presione ALT+S para
enviarlo.