Talleres de Administracin de Proyectos

Vendiendo con
Construventas

Juan Guillermo Consuegra
Arquitecto

















CONSTRUVENTAS fue diseado por el ingeniero Eduardo Valencia y el arquitecto
Juan Guillermo Consuegra.
La programacin estuvo a cargo de cono Multimedia, una empresa Legis.
La supervisin y coordinacin del proyecto estuvo a cargo de Construdata, una
Unidad de Negocio de Legis S.A.
La versin 1.0 se liber en el mes de junio de 2005.
La versin 2.0 se liber en el mes de febrero de 2010.

LEGIS S.A. 2005-2010
1

Operacin

Revisar tablas
bsicas
Verificar tarifas,
trmites,
categoras
Datos generales
Unidades de venta
Formas de pago
Plan de ventas
Gastos
reembolsables
Crear el
proyecto
Escoger
inmuebles
Informacin
econmica
Plan de pagos
Cerrar ventas
Confirmar venta
Informacin inicial
Cotizacin
Estadsticas
Atender
visitantes
Costos
escrituracin
Recibos de pago
Intereses
Manejo de
cartera
Pago de
comisiones
Crear el proyecto
Con esta opcin se crea un nuevo proyecto definiendo su localizacin y
caractersticas generales, su propietario y el tipo y cantidad de sus unidades
vendibles. Si el usuario utiliza previamente la opcin Proyecto y escoge all uno que
est creado, su informacin aparecer en pantalla.
Datos Generales
La pantalla de informacin de proyectos tiene siete carpetas: Definicin, Unidades,
Propietario, Logo, Formas de Pago, Plan de Ventas y Gastos Reembolsables.
Definicin En esta carpeta se determinan el nombre, el rea, la localizacin
del proyecto y el avalo del lote, as como tambin su cdula
catastral, su nmero de matrcula inmobiliaria y la duracin (en
meses) del proceso de ventas.
En la parte inferior de la carpeta se indican el tipo y cantidad de
inmuebles que lo componen (apartamentos tipo 1, garajes, etc.),
las reas construidas y vendibles de cada uno, el precio de venta
inicial y, finalmente, si cada inmueble debe considerarse como
VIS y si es subrogable o no.











3

Si va a iniciar la segunda etapa del proyecto es preferible crear
uno nuevo para no generar confusin de datos.
Unidades Con la informacin del tipo y cantidad de inmuebles que se
digit previamente en la carpeta Definicin, el programa crea
cada uno de los inmuebles correspondientes en la carpeta
Unidades.













Cada inmueble aparece con su nombre genrico, su localizacin,
un nmero de identificacin consecutivo, el valor de venta, el
rea construida, el rea privada, el rea de terrazas, su carcter
de VIS y su disponibilidad para subrogacin.
El nmero que aparece en la columna CONSECUTIVO puede
modificarse para acomodarlo a la nomenclatura del reglamento
de Propiedad Horizontal.
La pantalla incluye tambin una columna para digitar su
coeficiente de copropiedad y dos columnas con el nmero de
matrcula inmobiliaria y de cdula catastral del lote matriz, que
el usuario podr modificar posteriormente cuando las
autoridades asignen los nmeros definitivos,.
Finalmente, existe una columna donde el programa
automticamente coloca la palabra Libre a las unidades
disponibles o Separado o Vendido a las que ya estn
negociadas. El usuario puede hacer clic sobre stas ltimas para
que el programa le de informacin sobre el comprador.
Para modificar una unidad sitese en la celda por modificar y
haga doble clic.
Propietario Carpeta para identificar el propietario del proyecto
Logo Nombre y localizacin de un logotipo que el programa insertar
automticamente en la esquina superior izquierda de todos los
reportes.
Formas de pago Forma de pago por defecto que se asignar a todas las unidades
de venta y aparecer en la carpeta de cada comprador pero el
usuario puede modificarla como desee.
Plan de Ventas Porcentaje de ventas que se ejecutar cada mes del proyecto
para que el programa lleve la pista de las ventas reales y los
compare.
Gastos
Reembolsables En todo proceso de ventas existen gastos que el vendedor hace y
luego le cobra a cada comprador (estudio de crdito, p.ej.). En
esta carpeta se definen el nombre y valor de esos gastos para
que el programa los incluya automticamente en los conceptos
de cartera de cada comprador.



5

Clientes
En esta seccin del programa se reciben los visitantes en la Sala de Ventas, se
expiden cotizaciones y se cierran las ventas. Asimismo, se pueden copiar clientes
entre proyectos, todo ello usando tres opciones: Visitante, Comprador y Copiar
clientes.

Visitante
La pantalla para incorporar visitantes tiene dos carpetas: una para capturar sus datos
y otra para incluir el tipo de inmueble en que el visitante est interesado.
Datos Personales Aqu se capturan algunos datos bsicos del visitante (nombre,
gnero, edad aproximada, cmo conoci el proyecto) y el
vendedor, as como tambin la entidad bancaria que est
sirviendo de referencia para los crditos.
Datos
del inmueble Para poderle hacer una cotizacin al visitante, en esta carpeta se
escoge el tipo de inmueble en el cual est interesado el visitante
y el programa trae a la pantalla su valor y la forma de pago
preestablecida por el vendedor.

Los rangos de edad, las formas de pago y las respuestas a la
pregunta Cmo se enter se definen en la opcin Base de
Datos Tablas Bsicas (ver ms detalles en el Apndice).
Las entidades de crdito y sus condiciones se crean en Base de
Datos Entidades Bancarias.
Para generar una cotizacin desde la pantalla Visitantes use este
icono.




Para obtener estadsticas detalladas del perfil de los visitantes
utilice la opcin REPORTES VISITANTE y escoja all los criterios
de clasificacin y filtrado.
Cliente
Cuando un visitante manifiesta su intencin de comprar un inmueble es necesario
primero convertirlo en cliente, para lo cual se abre la pantalla de Visitante que tiene
sus datos bsicos y se oprime el botn CONVERTIR CLIENTE en la esquina inferior
derecha de la pantalla, con lo cual se abre una nueva pantalla con cuatro pestaas:
Datos Generales, Residencia, Informacin Laboral e Informacin Econmica

Datos generales Esta pantalla es similar a la de Visitante pero contiene algunos
datos ms concretos que se requieren para la venta.
Residencia Direccin y telfonos de residencia actual.
Informacin
Laboral Direccin, telfonos y datos complementarios relacionados con
la situacin laboral del comprador.
Informacin
7

Econmica Esta carpeta est compuesta, a su vez, por varias carpetas que
recogen informacin de distinta ndole relacionada con los
ingresos y los activos del comprador. Estos datos se utilizan para
clculos relacionados con el crdito, de tal manera que para
ventas de contado no se requiere diligenciar ningn campo.
En la carpeta INGRESOS Y EGRESOS se detallan los distintos
conceptos y valores de ingresos (sueldos, comisiones,
honorarios, etc.) y los valores y cuotas de crditos vigentes. Esta
informacin se utiliza para calcular la capacidad de crdito del
comprador.
En la carpeta RECURSOS PARA LA COMPRA se incluyen los
valores en efectivo (cesantas, ahorros, etc.) que el comprador
abonar al inmueble.
Las carpetas ACTIVOS y SUBSIDIOS permiten detallar otros
recursos que se abonarn a la compra, en tanto que la carpeta
CONTROL CREDITO permite hacerle un seguimiento detallado al
crdito del comprador.
En la carpeta RESUMEN aparecen acumulados el total de
ingresos y el total de activos, as como tambin el clculo de la
capacidad mensual de pago del comprador.
Comprador
Al utilizar esta opcin del men se abre una ventana con el nombre de todos los
clientes (los que ya diligenciaron la carpeta CLIENTES) y haciendo doble clic sobre
cualquiera de ellos se abre la ventana definitiva para formalizar la venta, que
contiene a su vez cuatro carpetas: Compradores, Valores, Crdito y Trmite.
Compradores En la parte superior de la pantalla se escoge el nombre del
vendedor. A la izquierda aparece el nombre del cliente, pero si la
operacin incluye varios clientes es posible agregarlos
oprimiendo el smbolo + que muestra el listado de los dems
clientes. A la derecha de la pantalla aparece otro signo + que al
oprimirse muestra la lista de inmuebles disponibles para escoger
los que se deseen, cuyo valor acumulado va apareciendo al final
de la pantalla.
Haciendo doble clic sobre el nombre del comprador en esta
pantalla se abre su carpeta CLIENTE para editar all cualquier
dato.














Valores En la parte intermedia de esta pantalla se determinan las fechas
de confirmacin, escrituracin y entrega del inmueble.
En la parte inferior existen dos sectores: el de la izquierda es fijo
y contiene la forma de pago prevista para el inmueble. El de la
derecha es editable y aparece inicialmente con los mismos datos
de la izquierda pero el usuario puede modificarlos como desee
para acomodarlos a la negociacin convenida con el cliente.
Las formas de pago (cuota inicial, separacin, etc.) se crean y
editan dentro de Tablas Bsicas y se asignan a cada proyecto con
la opcin PROYECTO-FORMAS DE PAGO.






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Crdito En la parte intermedia de esta pantalla aparece el valor total del
inmueble, los recursos para la compra que se determinaron en la
carpeta VALORES y el saldo del inmueble que se cancelar con
un crdito. Se incluye tambin el valor de los ingresos detallados
en la carpeta CLIENTE, la cuota que se debe pagar por el crdito
y los recursos requeridos por la entidad crediticia para conceder
el crdito.
En la parte inferior se escoge la entidad crediticia, el plazo del
crdito en aos y el valor actual de la UVR, con todo lo cual el
programa calcula la cuota inicial y la final para tres tipos
distintos de crdito: Constante en UVR, Constante y Capital y
Pesos.
Las entidades financieras y las condiciones para los crditos se
crean en BASE DE DATOS ENTIDADES BANCARIAS.
Dentro de esta pantalla aparece un botn amarillo para
CONFIRMAR LA COMPRA. Cuando se oprime su color cambia a
rojo y el texto cambia a MODIFICAR CONFIRMACIN, lo cual
significa que aun en este momento es posible reversar la
operacin para hacer algn cambio.
La Confirmacin de la compra tiene varios efectos: a) Activa
en la carpeta TRMITES el cronograma completo de la operacin
b) Crea el formulario ESCRITURACIN para este comprador c)
Crea la carpeta CARTERA para este comprador d) Coloca el texto
VENDIDO en la lista de inmuebles.
Trmite En esta pantalla aparecen todos los trmites definidos en BASE
DE DATOS TRMITES para la operacin de compra venta que
se est llevando a cabo (con o sin financiacin) y el cronograma
probable de ejecucin de todos ellos.
El usuario puede eliminar los trmites que no le interesen y
tambin definir si al cumplirse un determinado trmite el
programa debe asignarle al vendedor un porcentaje de la venta
o un valor convencional.
Registrar oportunamente las fechas de cumplimiento de cada
trmite genera una informacin muy til de seguimiento que se
obtiene en REPORTES-TRMITES.
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Escrituracin
Una vez confirmada la venta es importante terminar la sesin con el COMPRADOR
suministrndole una copia de los gastos en que tendr que incurrir en la notara al
firmar la escritura, lo cual se calcula mediante la opcin ESCRITURACION del men
(para imprimir este listado basta con oprimir el icono VISTA PRELIMINAR del men).
Escrituracin Esta pantalla calcula automticamente los Derechos
Notariales y los Gastos Notariales que debe pagar el
Comprador cuando firme la escritura. Esta liquidacin es
aproximada y es necesario que el Vendedor le aclare al
Comprador que se la suministra simplemente como una
gua, sin responsabilidad adicional de su parte.
La pantalla puede editarse manualmente, digitando en
ella los valores base para clculo de derechos y de gastos,
pero el programa la puede insertar automticamente si el
usuario diligencia previamente la columna Calcula en
BASE DE DATOS-DERECHOS DE ESCRITURACIN o la
columna Cantidad en BASE DE DATOS GASTOS DE
ESCRITURACIN.
En el siguiente ejemplo el programa calcular los derechos
por una Venta de Inters Social a todos los inmuebles
definidos como VIS al crearlos en el Proyecto y los
derechos por Venta de Inmueble a todas las dems
ventas.
Nombre Ret
Registro
Vis Calcula
Venta de Inmueble X
Venta de Inters Social X X

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Cartera
Con la opcin LIQUIDACIN se crean los valores y fechas de vencimiento de los
distintos conceptos de cartera, as como tambin se elaboran los recibos a medida
que se van recaudando los dineros respectivos. La opcin DEVOLUCIN permite
reversar alguna operacin de recaudo y la opcin RESUMEN es un listado de clientes
con todos los conceptos pagados y los saldos por pagar.
Liquidacin
Esta pantalla est compuesta por una carpeta donde se crean o editan los conceptos
de cartera (Conceptos de Liquidacin) y otra donde se hacen y controlan los pagos
(Control de Pagos).
Conceptos de
Liquidacin Contiene, a su vez, cuatro carpetas llamadas inmuebles,
gastos, otros costos y un resumen.
INMUEBLES: El programa coloca automticamente en esta
carpeta los conceptos y valores que se definieron en la
carpeta COMPRADOR-VALORES, y en ella deben digitarse
las fechas de vencimiento. El usuario puede modificarlos y
agregar o quitar lo que desee.
GASTOS: En esta carpeta aparecen los Gastos
Reembolsables que se crearon al definir el proyecto. El
usuario puede modificarlos y agregar o quitar lo que
desee.
OTROS: En esta carpeta pueden crearse otro tipo de
gastos como modificaciones y/o adecuaciones al
inmueble.
RESUMEN: Aparecen en conjunto los totales de las dems
carpetas.
Una vez se han revisado y aceptado los conceptos, valores
y fechas de vencimiento se oprime el botn CONFIRMAR
LIQUIDACIN y el programa queda listo para empezar a
recibir los pagos de cartera.















Mientras esta pantalla est abierta es posible producir el
reporte Estado de Cuenta del comprador oprimiendo el
cono Presentacin Preliminar, o desde la opcin
REPORTES-CARTERA-LIQUIDACIN..
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Control de
Pagos En esta carpeta se elaboran los recibos de pago por concepto de
cartera y se hace el seguimiento de los saldos.













Recibos de
Pago En la pantalla anterior puede verse el resumen de los pagos que
se han hecho hasta la fecha. Para hacer un nuevo pago se coloca
el cursor en la ltima lnea de la columna RECIBO CAJA y se
oprime el smbolo que all aparece para abrir la siguiente
pantalla de captura de recibos:









En la primera columna se define la fecha del pago, la clase
de cartera (por inmueble, gastos, otros costos o todos) y
la forma de pago. En la segunda se determinan el banco
que gira el cheque, la ciudad y el nmero del cheque. En la
tercera el nombre de quien recibe, la tasa de inters que
se aplicar a pagos atrasados y el valor total del cheque.
Una vez hecho lo anterior, el programa coloca en pantalla
los conceptos de cartera escogidos y procede a
cancelarlos en el orden de fecha de vencimiento que se
estableci en los conceptos de liquidacin, calculando el
inters a cualquiera que est atrasado.
El operador puede eliminar el concepto que desee o
cambiar los valores por abonar para que el programa
recalcule lo que sea del caso.
El resumen general del estado de cartera aparece en la
opcin CARTERA RESUMEN y puede consultarse tambin
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en las diferentes opciones REPORTES CARTERA (Cartera
total, cartera al da, atrasada, etc.)
Cualquier recibo que est en pantalla se puede imprimir
oprimiendo el icono Presentacin Preliminar, tal como
puede verse enseguida.










Devolucin
Cuando sea necesario deshacer algn negocio que ya haya abonado dineros al
inmueble o sus gastos se utiliza esta pantalla donde aparecen en forma detallada
todos los dineros recibidos, El usuario puede ordenar la devolucin simple del dinero
recibido o puede incluir algn cobro sancionatorio pactado en el contrato, y
finalmente oprime en la esquina inferior derecha del botn CONFIRMAR
DEVOLUCIN.






















La devolucin origina un documento que formaliza la operacin y puede imprimirse
con el cono Presentacin Preliminar mientras la pantalla est abierta, as como
tambin desde Reportes-Cartera-Devolucin.
La devolucin tambin deshace la carpeta COMPRADOR correspondiente y libera el
inmueble negociado.
El documento Devolucin es el siguiente:



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Vendedores
En esta carpeta se crean los Vendedores que deben incluirse en las. Pantallas
Visitantes y Compradores para que ms tarde el programa incluya en la misma
carpeta los nombres de cada comprador que haya formalizado la venta y el valor de
la misma.
En la lista de trmites que tiene cada comprador el usuario debe indicar el (o los)
trmites cuyo cumplimiento genera una determinada comisin para el vendedor, tal
como sucede, por ejemplo, cuando se firma la promesa y cuando se firma la
escritura.
Tan pronto se cumple el trmite (el usuario pone una marca y la fecha frente a l), el
programa calcula el valor de la comisin del vendedor y la incluye en la carpeta
respectiva, desde donde el usuario puede ordenar su pago parcial o total.




El comprobante de pago puede imprimirse desde Reportes-Ventas.

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Resumen Ejecutivo

El usuario administrador del programa tiene siempre a su disposicin un Resumen
Ejecutivo del proyecto que est activo, con la informacin actualizada del Plan de
Ventas, Cartera, Visitantes, estado de Trmites por comprador, Cantidad de
inmuebles disponibles y Comisiones por Pagar.
El Resumen Ejecutivo se actualiza en tiempo real y el usuario puede imprimirlo desde
Reportes-Proyecto, desactivarlo en pantalla o reactivarlo desde el men Base de
Datos.

Apndice
Tablas Bsicas Las Tablas Bsicas contienen datos que el programa usa
repetitivamente (tales como las ciudades y las entidades
financieras) dentro de sus pantallas de captura de datos o
para clasificar la informacin.
La pantalla respectiva es la siguiente:

















En la lista de la izquierda aparece el nombre de las tablas,
y al situar el cursor sobre una de ellas, a la derecha
aparecen las distintas opciones de la misma, que el
usuario puede modificar a aumentar como desee.
Trmites Con esta opcin se crean o editan todos los posibles
trmites que debe cumplir un comprador de vivienda, y
aunque en la prctica esta es tambin una Tabla Bsica,
por su extensin y complejidad necesita su propia
pantalla:

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Los trmites se asignan a cada comprador dentro de la
pantalla Trmite de la opcin Grupo Comprador.
Los campos de la tabla se diligencian as:
Nombre Denominacin del trmite
Orden Nmero que determina el orden en
que se ejecuta el trmite con relacin
a los dems. El programa utiliza esta
informacin junto con la de la
siguiente columna (Duracin) para
establecer las fechas probables de
entrega del inmueble y elaborar el
programa de ingresos por cuotas de
venta. Cuando se incluya un nuevo
trmite y sea necesario reordenar la
lista, se oprime el botn
correspondiente en la esquina
inferior derecha de la pantalla.
Duracin Cantidad de das que debe demorar el
trmite.
Financiacin El usuario debe hacer clic sobre el
cuadrado que aparece en la columna
cuando el trmite deba cumplirse con
las ventas a crdito.
Sin Financiacin El usuario debe hacer clic sobre el
cuadrado que aparece en la columna
cuando el trmite deba cumplirse con
las ventas que NO tienen crdito.
Valor comisin En esta columna puede definirse el
valor que se pagar al comisionista
cuando el trmite est cumplido.
Porcentaje
Comisin Cuando el cumplimiento del trmite
se remunere al comisionista con un
porcentaje del valor del inmueble, la
cifra correspondiente se digita en
esta columna.

Derechos
Escrituracin Con esta opcin se crean o editan los Actos Notariales que
debe cumplir un comprador de vivienda ante la notara,
beneficencia y registro, y se determina el valor de los
mismos.
Los derechos de escrituracin se asignan posteriormente a
cada comprador individual en la seccin Escrituracin.








Los campos de la pantalla se diligencian as:
Nombre Denominacin del acto (escritura,
hipoteca, etc.)
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Notara Valor (en pesos) a pagar a la notara.
Liquidar tabla Cuando se selecciona esta columna,
CONSTRUVENTAS sabe que ese acto
debe liquidarse de acuerdo con la
tabla Base de Datos / Rangos
escrituracin.
Ley 546 Algunos actos se liquidan de acuerdo
con la tabla Rangos pero tienen un
descuento definido en la Ley 546. As,
por ejemplo, una Cancelacin de
Hipoteca se liquida al 100% de la
tarifa en Rangos mientras que una
Hipoteca Vis con Subsidio slo
cancela el 10% de la tarifa de Rangos.
Retencin En esta columna se define si un acto
est sujeto a Retencin en la Fuente y
el porcentaje de dicha retencin.
IVA En esta columna se define si sobre un
acto cualquiera se debe cobrar IVA, y
el porcentaje correspondiente.
Beneficencia Porcentaje del valor del acto que
debe pagarse a la Beneficencia..
Registro Porcentaje del valor del acto que
debe pagarse a la Oficina de Registro.
VIS Marcar si este derecho se incluye en
los costos notariales de VIS.
Calcula Marcar para incluir como costo
notarial en todas las operaciones que
no sean VIS.

Gastos
Escrituracin Adems de los Derechos Escrituracin, las actividades
notariales generan gastos que se definen en esta pantalla:










Nombre Denominacin del gasto (anotacin,
autenticacin, hojas notariales, etc.)
Notara Valor expresado en pesos, con
destino a la Notara.
Beneficencia Valor expresado en pesos, con
destino a la Beneficencia.
Registro Valor expresado en pesos, con
destino a la Oficina de Registro.
Cantidad En esta columna se puede definir
cuntos elementos de cada costo se
incluirn en cada escritura para que el
programa los calcule por defecto en
la opcin Escrituracin.
Los gastos de escrituracin se asignan posteriormente a
cada comprador individual en la seccin Escrituracin.

Rangos
Escrituracin Los Derechos Escrituracin se calculan con porcentajes
diferenciales dependiendo del valor del Acto Notarial
respectivo, y esa informacin se crea o edita en esta
pantalla.

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En las columnas una y dos se identifica el rango, en la tres
y cuatro se determina el inicio y el final del rango, y en la
cinco se especifica en forma decimal el porcentaje a
cobrar.
Cuando en la pantalla Derechos Escrituracin aparezca
sealada la columna Liquidar Tabla, el programa verifica el
rango correspondiente al Acto Notarial y calcula su valor
con el porcentaje respectivo.
Definicin
Exmenes Las entidades financieras exigen a sus usuarios de crdito
algunos exmenes fsicos y documentacin, que dependen
del valor del crdito y de la edad del solicitante, y se crean
o editan en esta pantalla.







Cuando el comprador de un inmueble confirma la
operacin, el programa verifica sus condiciones de edad y
monto del crdito y le notifica las obligaciones que debe
cumplir.

Gastos
Reembolsables Es usual que el vendedor incurra en algunos gastos por
cuenta del comprador (estudio de crdito, por ejemplo)
que despus le deben ser reembolsados.
Este tipo de gastos puede definirse en esta pantalla y en el
proyecto para que el programa los incluya por defecto en
las relaciones de cartera de todos los compradores.






Entidades
Bancarias Esta pantalla se usa para crear las condiciones que cada
entidad bancaria le aplica a los crditos hipotecarios. La
informacin se clasifica segn el plazo del crdito y debe
incluir la tasa efectiva anual y la cuota por milln en cada
modalidad.
Estos datos se usan para calcular las cuotas de cada
crdito en las pantallas Visitantes y Compradores.









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Indice
Operacin ....................................................................................................... 1
Crear el proyecto ............................................................................................ 2
Datos Generales ......................................................................................................... 2
Clientes ........................................................................................................... 5
Visitante ..................................................................................................................... 5
Cliente ........................................................................................................................ 6
Comprador ................................................................................................................. 7
Escrituracin ................................................................................................. 11
Escrituracin ............................................................................................................. 11
Cartera .......................................................................................................... 13
Liquidacin ............................................................................................................... 13
Devolucin ................................................................................................................ 17
Vendedores .................................................................................................. 20
Resumen Ejecutivo ........................................................................................ 21
Apndice ....................................................................................................... 22
Tablas Bsicas ........................................................................................................... 22
Trmites ................................................................................................................... 22
Derechos .................................................................................................................. 24
Escrituracin ............................................................................................................. 24
Gastos ....................................................................................................................... 25
Escrituracin ............................................................................................................. 25
Rangos ...................................................................................................................... 26
Escrituracin ............................................................................................................. 26
Definicin ................................................................................................................. 27
Exmenes ................................................................................................................. 27
Gastos ....................................................................................................................... 28
Reembolsables ......................................................................................................... 28
Entidades .................................................................................................................. 28
Bancarias .................................................................................................................. 28