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Sistemas y Organizaciones

Instituto Superior “Dr. Ramón Carrillo”







Tecnicatura Superior en Desarrollo de Software
1º Año







Docente:
Ing. Noelia Mainero
Sistemas y Organizaciones


P r o f . I n g . N o e l i a M a i n e r o P á g i n a | 1

UNIDAD I
ELEMENTOS DE TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS, ENFOQUE SISTÉMICO DE LA
ORGANIZACIÓN.
El concepto de sistemas ha invadido todos los campos de la ciencia y penetrado en el
pensamiento y el habla populares y en los medios de comunicación de masas. El
razonamiento en términos de sistemas desempeña un papel dominante en muy
variados campos, desde las empresas industriales y los armamentos hasta temas
reservados a la ciencia pura.
Se hizo necesario, pues, un “enfoque de sistemas”.
Tanto el hardware de las computadoras, como el software de la ciencia de los
sistemas, representan una nueva tecnología que ha sido llamada Segunda Revolución
Industrial y sólo lleva unas décadas desenvolviéndose.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario que persigue un objetivo. Es un
conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.

TIPOS DE SISTEMAS
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y
cosas reales. Ej.: El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Ej.: El software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso
externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen
sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento programado y que opera con muy pequeño intercambio de
energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de
una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable. Ej.: Las máquinas.
Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas
y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema
se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Ej.: Una organización.
Un sistema cerrado se mantiene aislado. Un sistema abierto interactúa con otros. En
general todos los sistemas son abiertos.

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA T.G.S.
La Teoría General de los Sistemas (T.G.S.) busca reglas de valor general,
aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad.
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Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas
palabras, estas se acumulan, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo
es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que
los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y
cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir
una semántica científica de utilización universal. Así aparecen algunos conceptos
claves:
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos
(u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y
ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
o Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse que el sistema
presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los
sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer. Si aumenta la
información, disminuye la entropía, pues la información es la base del orden. De
aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de
ordenación del sistema.
o Homeostasia: es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta
y de adaptación al contexto. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con
el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del
entorno. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la
supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren
transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones.
Retroacción o retroalimentación: La retroalimentación se produce cuando las
salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a
ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el
control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la
información retroalimentada.
Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante
interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas.
La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente
puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
Subsistemas: En la misma definición de sistema, se hace referencia a los
subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo está formado por
partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez
sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que
conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que
componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el
cual para los primeros se denomina macrosistema.
Permeabilidad: Mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o
menor permeabilidad del sistema el mismo será más o menos abierto. Los sistemas
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que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas
altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas
abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan
sistemas cerrados.
Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un
proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el
contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita
responder a los cambios internos y externos a través del tiempo. Para que un sistema
pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se
desarrolla.
Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse
constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento
que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se
mantiene en equilibrio con su medio.
Estabilidad: Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a
través del flujo continuo de materiales, energía e información. La estabilidad de los
sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen
de manera efectiva (mantenibilidad).
Éxito: El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus
objetivos.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
persiguiendo el mismo objetivo: producir información para apoyar las actividades de
una empresa o negocio.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser
recursos materiales, recursos humanos o información. Es la fuerza de arranque del
sistema. Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son
tomados de otros sistemas o módulos.
En una O, casi todos los datos que se utilizan como entrada para su SI se generan y
se recopilan dentro de la O, ya que provienen de transacciones realizadas dentro del
negocio (Ej: se toman los datos de las ventas para emitir un informe).
Procesamiento de Información: El proceso es lo que transforma una entrada en
salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto
químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. Es el fenómeno
que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o
resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los
insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
Si hablamos de SI, la principal contribución de las computadoras, es la capacidad de
procesamiento, velocidad y precisión (Ej: manejo de inventarios).
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Salida de Información: es la finalidad para la cual se reunieron elementos y
relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben
ser coherentes con el objetivo del sistema. La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.
Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la
entrada a otro Sistema de Información o módulo.
Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos.
Otra gran contribución de las computadoras a los SI, es la capacidad de
almacenamiento
Ejemplo de actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:
o Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
o Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

Almacenamiento:
o Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
o Catálogo de clientes.
o Facturas.

Proceso:
o Cálculo de antigüedad de saldos.
o Cálculo de intereses moratorios.
o Cálculo del saldo de un cliente.

Salidas:
o Reporte de pagos.
o Estados de cuenta.
o Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE LA T.G.S., PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE
SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:
1. Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema,
se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
2. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido
ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
3. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a
realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el
tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como
propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
4. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio,
como así también toda la información que hace al límite de interés.
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5. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio.
Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema
logra los objetivos con una relación costo-beneficio positiva.
6. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
a. Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema,
hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser
presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente
paso.
b. Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los
procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de
organización la cual se aplicará sobre dichos procedimientos.
7. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la
práctica al mismo, ésta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a. Global: Se procede a la implantación completa del nuevo sistema, dejando sin
efecto todo sistema o metodología de trabajo anterior.
b. En fases: Se va implementando por módulos o partes definidas del sistema.
c. En paralelo: Se comienza el uso del nuevo sistema mientras se continúa con el
sistema o la metodología usada anteriormente.
8. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema
implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar
el problema.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y,
posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se
desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas
etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se
justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como
nóminas o contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área
de contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser
manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de
computación.
El personal que trabaja en este pequeño departamento consta a lo sumo de un
operador y/o un programador.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal
y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se
desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
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Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información.
Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las
que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el
intento de introducir la computadora a la empresa.
Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten
diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la
organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
transforma en el paradigma o persona que habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los
Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como
facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de
la Gerencia Administrativa.
El tipo de administración empleada está orientada hacia la venta de aplicaciones a
todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un
especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.
Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista
de sistemas, analista-programador, técnico desarrollador, jefe de desarrollo, jefe de
soporte técnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal
forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma
manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que
marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos
computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución
marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por
esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la
necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas
de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación
de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio
para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos,
control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo
de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial,
dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.
El tipo de administración empleada dentro del área de Informática se orienta al
control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar.
Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de
nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a
crecer.
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En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo
dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de
proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.
Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparado técnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:
La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la
centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de
bases de datos y lenguajes avanzados, hicieron posible la integración.
En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios
inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los
usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de
sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más
usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del
departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó
hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas
para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas,
reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta
etapa están las siguientes:
El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un
recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma
apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y
debe manejar niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa
se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida
como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama
(dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por
Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas
de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que
proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de
carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de
datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares
remotos, a través del uso de recursos computacionales.