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 Es importante hacer claridad que la información oportuna no implica

tener la última reparación efectuada o el último repuesto registrado
en este sistema.
 La información gerencial se produce con base en movimientos
históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.
 La información transaccional no es
suficiente. Se requieren
definiciones de indicadores que
normalmente tienen componentes
externos a la función, como la tasa
de producción, o el nivel de
emisiones, e información que se
produce en otros sistemas, como
el presupuesto de operación.
 La definición de un SIG se fundamenta en el establecimiento de
los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo
avanza la función hacia las metas establecidas.
 Se espera que la información transaccional que se procesa en
los ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la información
requerida de estas transacciones en el sistema de información
gerencial.
 Una definición equívoca de estas codificaciones, puede definir
la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con
el objetivo de presentar la información requerida para tomar
decisiones.
 La definición de los requisitos de información está estrechamente ligada
con la concepción del mantenimiento que se ha definido para satisfacer
los objetivos fijados para la función mantenimiento.
 La concepción da las bases para:
◦ jerarquizar los equipos,
◦ calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan,
◦ establecer nexos y canales de comunicación,
◦ definir los factores críticos de éxito y los indicadores de eficiencia que
entregaran la retroalimentación,
◦ el detalle de la información que se necesita,
◦ el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus
actualizaciones,
◦ conocimientos y tecnología necesaria,
◦ estructura administrativa, entre otros aspectos.
 Si el administrador conoce el
objetivo perseguido para la
función mantenimiento podrá
dimensionar adecuadamente el
esfuerzo requerido de su parte y
de todo su equipo de
colaboradores para diseñar su
sistema y por consiguiente la
herramienta computacional que
se precisa.
 Con el conocimiento acabado de
la concepción y de la forma
como se gestionará la función
mantenimiento, se definen:
◦ Las principales funciones globales
internas
◦ Las funciones externas al
departamento de mantenimiento
◦ Cómo será el proceso de atención
de los clientes del mantenimiento
Función 1
Función 3
Función 2
Función 4
Función
relacionada
Función
relacionada
Proceso A Proceso B
Origen
Destino
Mat. Prima
Dinero, bienes
de capital,
personas
Productos y
bienes semi
elaborados
Productos finales
Entradas
Flujos de información
intermedios
Salidas
Función (sistema) global
Desarrollo de
S.I.G
Def. y análisis
del problema
Diseño e
implementación
Operación y
mantenimiento
Percepción de
necesidades
Estudio de
factibilidad
Diseño lógico Diseño físico Construcción
Prueba e
implementación
Operación Mantención
Diseño Lógico
Diseño Lógico
Global
Diseño Lógico
Detallado
Estudio
análisis situac.
actual
Generación de
alternativas
Análisis
grados de
macanización
Evaluación
Selección de
alternativa
Diseño de
procedimientos
Especificación
de
requerimientos
Modelo de
datos
conceptual
Diseño Físico
Diseño Físico
Global
Diseño Físico
Detallado
Anál. situación
actual
computacional
Def. función
objetivo del
diseño
Deter. estruct.
de proceso y
datos
Generación
diseños
factibles
Evaluación
selección
mejor diseño
Especificación
diseño elegido
Especificación
hardware y
hardsoftware
 Lo que se debe reflejar en el análisis de las funciones y la
información que las soportará es pensar en el ideal que al
grupo de gestión le gustaría tener. El ideal no es una gran
cantidad de información, que muchas veces no se usará, sino
todo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en el
momento adecuado, validada y actualizada.
 La primera representación es la forma más amplia de expresar
las funciones, lo cual aún no el insumo adecuado para
identificar los grupos de información y su estructura.
 Hay que desglosar más cada función en sus componentes en
detalle, ya que así será más simple identificar los grupos de
datos que cada sub-función necesita o emite, y en una etapa
siguiente crear la malla de información y definir los grupos de
datos intercambiados entre las funciones.
 Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de
información y el detalle de estos debe ser especificado en un
documento complementario.
 Formalizar el layout de la pantalla o del documento que
servirá como portador de la información, lo cual tiene la
ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se
ordena de una forma coherente el conjunto de datos con los
pasos de análisis de los datos o bien de ejecución de la
decisión.
 Un ejemplo que se muestra es la “Orden de Trabajo” que es
un documento que va desde “Planificación de las tareas de
mantenimiento” al “Proceso de Mantenimiento”
 Es un análisis importante en el diseño del
sistema de información de manera de fijar
responsabilidades por el manejo de la
información en cada etapa de su
procesamiento, además de indicar cómo se
debe procesar en cada sección del
departamento de mantenimiento.
 El modelo recomendado es una tabla
gráfico-narrativa en donde se especifica el
documento y las secciones que están
involucradas directamente con el
procedimiento. La parte gráfica es para
explicar cómo se traslada el documento y la
parte narrativa para dar mayores
antecedentes de cómo completar y tratarlo
 Ningún sistema soluciona problemas
en procesos de gestión mal
definidos.
 Esta es tarea del grupo de trabajo
que estará a cabo de seleccionar el
software y será su responsabilidad
asesorarse por personas idóneas en
el área de la gestión del
mantenimiento.
 Es conveniente invitar personas
externas a la organización, ya que es
la mejor forma de detectar errores o
tener otros puntos de vista para
discutir y sacar nuevos aprendizajes.
 Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes
de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de
negocios de la empresa pronto se verán las consecuencias
negativas al no acompañar eficientemente el proceso
productivo.
 Además si no existe un lazo de retroalimentación, con
indicadores adecuados, el sistema de gestión con seguridad
va a colapsar.
 La alta gerencia y el resto de la organización deben estar
comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto
restringido al área informática. El compromiso se debe
demostrar con actos y actitudes.